Офис-менеджер: необходимые навыки и обязанности. Навыки офис менеджера для резюме

необходимые навыки и обязанности :: SYL.ru

В современном обществе появилось много новых профессий, о которых еще несколько десятков лет назад даже и не слышали. Но новшества постепенно и верно входят в нашу жизнь, и вчерашние школьники задумываются о вечном вопросе «кем быть». Девушек особо привлекает профессия «офис-менеджер». Что собой представляет эта работа, и какие навыки необходимо иметь, рассмотрим в данной статье.

Что за менеджер такой

Из названия понятно, что должность «офис-менеджер» связана с нахождением в кабинете и управление текущими делами предприятия. Сотрудник имеет дело с документацией, различной информацией и посетителями.

В основном обязанности офис-менеджера связаны с документами. Всем понятно, что приказы, справки и другие бумаги должны быть правильно оформлены, зарегистрированы и соответствующе храниться.

К тому же любое предприятие всегда посещают клиенты, заказчики или партнеры, и их необходимо грамотно распределить, чтобы люди попали к нужному им человеку. Всю поступающую извне информацию также принимает офис-менеджер, обязанности которого – правильно распределить данные по подразделениям.

С приходящими в организацию людьми первым общается также работник данной профессии. И порой именно этого контакта бывает достаточно, и не нужно отвлекать вышестоящих по должности людей. Офис-менеджер может дать нужную посетителю информацию или какой-либо документ. Если же нужен контакт с другими людьми, определяет удобное для всех время приема.

Непосредственные обязанности

Итак, мы разобрались, кто такой офис-менеджер. Обязанности:

1. Работа с входящей и исходящей документацией. Систематизируя все поступающие письма (как электронные, так обычные), может давать необходимые ответы. Если это компетенция других лиц, передает в соответствующие службы.
2. Является связующим звеном между посетителями и начальством. Регистрирует посетителей, записывает на прием, помогает с решением первичных вопросов.
3. Все телефонные звонки и факсы также поступают сперва к офис-менеджеру.
4. Подготавливает необходимые документы, такие, как приказы, постановления, выписки.
5. Собирает нужную информацию и составляет по ней отчеты, готовит аналитические сводки.
6. Подготовка к совещаниям и конференциям также входит в круг его обязанностей.
7. Ответственен за оснащенность офиса всеми необходимыми принадлежностями. Соответственно, ведет плановый учет наличия и потребностей в материальных ценностях. Участвует в закупке и принятии материальных ценностей.

Офис-менеджер, обязанности которого очень разносторонние, является, по сути, «хозяином» офиса. Много дел лежит на его плечах, и вся работа учреждения может сорваться без правильного и грамотного руководства.

Как занять вакантное место?

Чтобы устроиться на работу, первым делом нужно рассказать и показать работодателю, кто вы такой. Для этого используются всевозможные анкеты и резюме.

Резюме офис-менеджера, как и другого офисного сотрудника, должно содержать базовые пункты, на которые обращают внимание.

Основные пункты резюме

1. Ф.И.О.
2. Контактные данные.
3. Образование.
4. Опыт работы и достижения.
5. Личностные качества.

К основным пунктам желательно добавить что-то от себя. Следует постараться заинтересовать потенциального работодателя с тем, чтобы из общей массы он выбрал именно вас.

Хотя сама по себе может показаться скучной такая работа, офис-менеджер не погрязнет в рутине. От человека на данной должности ждут креатива и самодостаточности, поэтому и на соответствующее резюме сразу обратят внимание.

Оригинально представляем себя

• Резюме офис-менеджера, конечно, должно содержать основные, привычные всем пункты. Но и однообразные анкеты тоже всем уже надоели. Особенно опасно использовать клише, которые набили оскомину.
• Резюме - это не что иное, как самореклама. А офис-менеджер представляет собой всю организацию. Для этого, прежде всего, нужно суметь представить себя.
• Составляют анкеты, как правило, на компьютере, и поэтому следует ее красиво оформить. Желательно делать подзаголовки, каждую мысль выделять в отдельный абзац. Этим вы покажете свое умение четко и логически мыслить.
• Не следует увлекаться длинными предложениями, как правило, их не прочитывают до конца и переключаются на другое.
• Не бойтесь писать о своих увлечениях, но не растягивайте их на полстраницы.
• Все же главное для офис-менеджера – наличие грамотности, четкости и логичности, поэтому, составляя резюме, пишите без ошибок, кратко и по существу.
• Описывая свои личностные качества, помните, что офис-менеджер должен быть общителен, уметь находить контакт с любым человеком и быть при этом доброжелательным.

Какое необходимо образование

Для того чтобы получить работу офис-менеджера, лучше всего иметь высшее экономическое образование. Но даже если у вас за плечами не экономический вуз, а должность привлекает, можно пройти обучение на специальных курсах. В любом случае высшее образование всегда ценится работодателем больше, чем среднее, пусть и не экономическое.

Также многие компании предъявляют требования к знаниям языков. При этом важно как свободное общение, так и чтение бумаг, их перевод.

Естественно, офис-менеджер обязан разбираться в оргтехнике и прекрасно владеть компьютерными программами, необходимыми в работе.

Вследствие того, что должностная офис-менеджера требует подготовки и составления различной документации, необходимы начальные знания юриспруденции.

А если у вас за плечами курсы по психологии, то это только прибавит шансов в трудоустройстве. Ведь сотрудник на данной должности очень много общается и призван решать многие спорные ситуации и конфликты.

Секретарь или офис-менеджер: в чем разница

После работы в должности «секретарь» офис-менеджер может стать продолжением карьеры. В чем разница и каковы отличия работы этих двух людей? Давайте разберемся.

Вы секретарь, если:

• Отвечаете на телефонные звонки.
• Ведете учет дел, встреч и планов руководителя организации.
• Занимаетесь заказом и выдачей пропусков.
• В вашем ведении билеты на самолет, бронирование гостиницы и т. д.
• Готовите чай и кофе руководителю и посетителям.
• Получаете входящую документацию и занимаетесь ее перераспределением.

Зачем тогда нужен офис-менеджер?

Это своего рода шаг на ступеньку выше по карьерной лестнице. Как правило, в больших организациях несколько руководителей и, соответственно, секретарей. Предполагается обширная работа. Офис-менеджер является главным над ними и координирует их действия.

Помимо того, он занимается координацией работы младшего обслуживающего персонала, такого, как разнорабочие, уборщицы. Если в компании всего несколько автомобилей, то и водители находятся в его подчинении.

На плечах офис-менеджера офисное оборудование: закупка, списание, заключение договоров на поставку.

www.syl.ru

Резюме Офис-менеджер

hr42.ru

обязанности, должностная инструкция, личные качества и навыки

Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит ведение делопроизводства, налаживание коммуникативных связей.

Работники путают секретаря организации с должностью офис-менеджера, ошибочно полагая, что это одна и та же профессия. В реальности круг должностных обязанностей у менеджера гораздо шире привычного секретаря, он сочетает в себе некоторые функции завхоза, секретаря, менеджера по набору персонала и многое другое. Каждый ли сотрудник станет преуспевающим офис-менеджером? Какими личностными качествами он должен обладать?

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры.

Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

• Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
• Отличная скорость печати для набора текстов для документов

  Проведение переговоров

• Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
• Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
• Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
• Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
• Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
• Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Общие положения должностной инструкции

В каждой компании общепринятая должностная инструкция отличается по содержанию, но имеются общие положения, остающиеся в неизменном виде. Работа офис-менеджера и его обязанности в подробностях прописаны в этом документе. Вот общие положения, касающиеся работника:

• Позиционируется в компании как специалист
• Назначение на должность и освобождение от него производится на основе соответствующего приказа

  Ответственность

• Сотрудник находится в непосредственном подчинении генеральному директору
• В подчинении офис-менеджера находятся технические работники, водители и курьеры
• Во время отсутствия работника по уважительной причине его прямые обязанности передаются другому лицу, о чем объявляется в официальном приказе
• На должность принимают кандидата, отвечающего всем требованиям, владеющего указанными навыками
• Во время работы менеджер основывается на законодательные акты, официальные приказы и распоряжения официального руководства компании, действующей должностной инструкцией

Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

• Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
• Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
• Выполнение копий ценной документации по поручению руководства

  Приглашение на собрание

• Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
• Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
• Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
• Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
• Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
• Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
• Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
• Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

• Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
• Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
• Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
• Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.

Во время отбора претендентов на должность, руководители компаний рассматривают возраст, а также личностные качества кандидата.

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

• 
  Резюме супервайзер
• 
  Резюме на должность администратора пример
• 
  Резюме менеджер
• 
  Охранник пример резюме
• 
  Резюме сбербанк бланк
• 
  Открыть резюме на суперджоб
• 
  Фото на резюме профессиональное
• 
  Пример резюме инженера конструктора
• 
  Пример резюме охранник
• 
  Деловое фото для резюме
• 
  Резюме для официанта