12 правил эффективного тайм менеджмента: Управление временем. 12 правил эффективного тайм-менеджмента

Содержание

понятия, принципы, приемы и техники

Время — самый дорогой ресурс на планете, поэтому важно правильно им распоряжаться. Особенно это касается бизнеса. Если сотрудники не успевают вовремя выполнить свои задачи, то это сказывается и на прибыли компании.

В этой статье мы подробно расскажем, что такое тайм-менеджмент, ознакомимся с ключевыми принципами этого метода и рассмотрим современные техники, которые уже успешно применяются в международных корпорациях.

Содержание

Что такое тайм-менеджмент — определение и история развития
1. Донаучный период
2. Тейлоризм (1910-е — 1950-е)
3. Классический (1950-е — 1990-е)
4. Современный (1990-е — наши дни)
Зачем нужен тайм-менеджмент и его задачи
Основы и типы тайм-менеджмента
Популярные приёмы, техники и лайфхаки
Инструменты
Системы тайм-менеджмента
Классический метод
GTD
Agile Results
«Джедайские техники»
Мифы о тайм-менеджменте
№1. Управлять временем невозможно
№2. Это не работает!
№3. Придётся больше и усерднее работать
№4. Много рамок и ограничений
№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям
№6. Бесполезно бороться с прокрастинацией
№7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех
№8. Тайм-менеджмент экономит время
Управление рабочим временем
Управление свободным временем
Тайм-менеджмент для больших и маленьких, или как всё успевать
Советы и мнения от экспертов
Книги и литература
Тренинги и курсы онлайн по управлению временем и повышению личной эффективности
Вывод

Что такое тайм-менеджмент — определение и история развития

Time Management в дословном переводе с английского языка означает «управление временем». Как правило, под этим термином подразумевают совокупность методов и техник, помогающие человеку эффективно распределять своё время.

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают организовать рабочее время и повысить эффективность от его использования.

После того как мы узнали, что такое тайм-менеджмент, углубимся в историю появления этого термина. Историю развития техники управления временем условно можно разделить на 4 периода. Рассмотрим каждый из них в отдельности.

1. Донаучный период

Прародителем искусством управления времени можно считать римского философа Луция Аннека Сенека. В одном из своих писем, отправленное прокуратору Луцилию, Сенека задавался вопросом о важности эффективного использования времени.

Также более поздние мыслители, такие как Леон Баттиста Альберти и Френсис Бекон, делились своими мыслями о личной эффективности. Но самый большой вклад в развитие методологии управления временем внёс американский политик Бенджамин Франклин.

Политический деятель разработал технику под незаурядным названием “Пирамида Франклина”. В ней Франклин описал алгоритм постановки и достижения долгосрочных целей.

Это период хоть и считается основополагающим для истории развития менеджмента, но имел ряд недостатков, а именно: элитарное использование методики, субъективность информации и отсутствие структурированной системы.

2. Тейлоризм (1910-е — 1950-е)

Промышленная революция, происходящая в ведущих странах мира с середины XVIII по конец XIX в., привела к необходимости создать методику для управления работой большого количества людей. При разработке планирования рабочего времени использовали идеи основоположника научной организации труда Фредерика Тейлора.

Если не углубляться в детали, то суть тейлоризма заключалась в анализе систематизации работы. Таким образом, методика позволяла повысить производительность труда на предприятии.

Да

43.33%

Нет

56.67%

Проголосовало: 30

3. Классический (1950-е — 1990-е)

В середине XIX века произошёл резкий технологический скачок и возникла потребность в повышении производительность интеллектуального труда.

Методы тейлоризма, направленные на увеличение эффективности физического труда, не справлялись с этой задачей, поэтому на смену учениям Фредерика Тейлора пришёл классический тайм-менеджмент. За основу классического метода была взята идея, что работник самостоятельно способен улучшить личностные качества без надзора «сверху».

Стоит отметить, что классический тайм-менеджмент не учитывал психологические факторы, то есть был рассчитан на людей, которые не подвержены перепадам настроения, лени и прокрастинации.

4. Современный (1990-е — наши дни)

Основное отличие современного тайм-менеджмента от классического состоит в том, что первый период воспринимает людей не как «шестерёнки в едином механизме», а как личностей со своими потребностями и желаниями.

Поэтому в современной технологии выстраивания плана действий есть несколько важных дополнений:

Состояние окружающей среды. Теперь учитываются внешние факторы, которые влияют на продуктивность работы.
Личные потребности и предпочтения. На этом этапе развития рассматриваются личные нужды каждого человека.
Инновационных технологий. Чтобы повысить результативность команды, современная методология прибегает к использованию новейшие компьютерные технологии.

Когда катастрофически не хватает времени 🙁

Зачем нужен тайм-менеджмент и его задачи

Людям постоянно не хватает времени на выполнение всех рабочих, учебных и домашних обязанностей. Современный ритм жизни требует ежедневного совершения множества действий, которые без основ тайм-менеджмента сложно выполнить в срок. Из-за этого человек находится под давлением и испытывает нервные перегрузки. Тайм-менеджмент помогает решить данную проблему. С помощью методики организации времени можно:

больше успевать;
добиваться поставленных целей;
получать максимальный результат от работы;
находить время на несрочные дела;
контролировать свою жизнь.

Основы и типы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент следует рассматривать как целую науку, в основе которой лежит перечень главных принципов. Рассмотрим общий список из 16 правил и законов тайм-менеджмента:

№	Описание
1. Постановка целей	Придумать цель — это уже 50% успеха. Цели необходимы для повышения уровня самоорганизации. Важно ставить как краткосрочные (на день, месяц, год), так и глобальные (длиною в жизнь) цели.
2. Планирование	Чтобы выполнить задание в срок, нужно составить план работы. Планирование помогает оптимально распределить ресурсы для реализации проектов.
3. Расстановка приоритетов	После того как мы спланировали рабочее время, важно распределить задачи по приоритетам. Выполнение заданий проходит последовательно: в первую очередь выполняются самые срочные дела, а затем второстепенные.
4. Опора на самодисциплину	Самодисциплина — это качество личности, которое проявляется в принятии человеком самостоятельного решения, независимо от его эмоционального состояния.
5. Планирование отдыха	Работа работой, а отдых по расписанию. Отдых — важнейший фактор, на который необходимо обращать внимание при составлении распорядка дня.
6. Фиксация задач	Даже самые незначимые задачи должны быть записаны в простой блокнот или task-менеджер. Таким образом, снижается шанс того, что задача будет утеряна.
7. Декомпозиция	Декомпозиция — это процесс деления целого на части. Человек легче воспринимает информацию, когда он знает список конкретных дел. Поэтому крупные проекты рекомендуется разбивать на несколько подзадач.
8. Иерархия планов	Важно не только соблюдать иерархию в задачах, но и в планировании дел. Принципы очень похожи: при составлении плана на день, нужно учитывать планы на неделю, затем на месяц и потом на год. Такая схема помогает постоянно двигаться к поставленной цели.
9. Борьба с хронофагами	Хронофаги — это всё то, что отвлекает нас от действительно важных дел. Например, к хронофагам можно отнести просмотр сериалов или новостных лент в соцсетях.
10. Отстранение от внешнего	Наверное, вы уже замечали, когда требуется погрузиться в рабочий процесс, любая мелочь может отвлечь ваше внимание. Поэтому перед тем, как взяться за работу, следует поставить телефон в «режим полёта». Это позволит максимально «отгородиться» от внешнего мира.
11. Однозадачность	Не пытайтесь одновременно делать несколько дел. Как правило, попытка выполнить более одной задачи приводит к повышению уровня напряжения. Рекомендуется выбрать одну задачу и полностью в неё погрузиться. Такой способ позволяет сосредоточиться на конкретном действии, что приводит к повышению производительности.
12. Рациональный подход	Стратегию работы необходимо выстроить таким образом, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах.
13. Гибкость	Тайм-менеджмент подстраивается под актуальную обстановку в мире. Если предложения на рынке меняются, то нужно пересматривать планы развития.
14. Создание своей системы тайм-менеджмента	Из огромной методологии тайм-менеджмента необходимо брать лишь те инструменты, которые будут работать у вас. Кроме того, в каждом случае необходимо адаптировать его под себя.
15. Анализ	Периодически проводите анализ своей деятельности: проверяйте её актуальность, оценивайте эффективность работы, а также ищите точки роста. Глубокий анализ помогает постоянно совершенствовать свой продукт и добиваться больших успехов в работе.
16. Саморазвитие	Не стоит забывать про главный инструмент в тайм-менеджменте — самого человека. Мы уже говорили, что продуктивность работы напрямую зависит от личных качеств сотрудника, а именно: самодисциплины, пунктуальности и трудолюбия. Развивая свои лучшие стороны, человек развивает навыки управления временем.

Стоит уточнить, что тайм-менеджмент — просто система управления временем, которая никого ни к чему не обязывает. Поэтому если сотрудник недисциплинированный, то ему будет сложно распоряжаться временем и выполнить задачу в назначенный срок.

Также стоит заметить, когда человек пытается удержать все дела в голове, у него увеличивается уровень стресса и тревоги. Как мы уже знаем, негативное эмоциональное состояние влияет на работоспособность человека.

Инструменты

Сейчас познакомимся с четырьмя предметами и приспособлениями, которые помогают оптимизировать рабочее время. К ним относятся:

Бумага и карандаш

Это самый примитивный и доступный способ, чтобы составить распорядок дня. С помощью бумаги и карандаша можно реализовывать любые методы тайм-менеджмента. Однако есть несколько ключевых недостатков — отсутствие автоматизации и интерактивности.

Бумажный помощник (органайзер)

Персональный органайзер — это ежедневник, содержащий в одном месте календарь, адресную книгу и блокнот. Хотя еженедельник и являются более современным инструментом, нежели бумага и карандаш, но всё же значительно уступает электронной версии.

Таск-менеджеры

Таск-менеджеры или электронные органайзеры представляют собой интерактивные программы для планирования задач, мониторинга работы и автоматизации бизнес-процессов.

К электронным органайзерам относятся следующие сайты и приложения:

GanttPRO
Todoist
Weeek
Trello
Infinity
Kintone
Process Bliss
Nifty
SAM9000
FunctionFox

Просто посмотреть и отдохнуть 🙂

Системы тайм-менеджмента

После того как мы больше узнали про полезные инструменты в тайм-менеджменте, разберём основные системы организации времени.

Классический метод

Мы уже частично затрагивали этот вид, когда рассказывали про историю развития тайм-менеджмента. Классический метод распределения временной занятости сложно назвать системой. Он больше напоминает набор приемов, которые применяли в XX веке для повышения личной эффективности сотрудников. Из преимуществ этого метода можно выделить рациональный и прагматичный подход.

GTD

Аббревиатура GTD (Getting Things Done) расшифровывается с английского языка как «доведение дел до завершения». Данный метод разработал эксперт в вопросах организации временем Дэвид Аллен. Это достаточно простой способ, чтобы совмещать организацию актуальных задач и планировать долгосрочные проекты.

Agile Results

Методология «гибких результатов» имеет большую популярность по всему миру. Agile Results — это подход к личной продуктивности, созданный американским бизнесменом Джеем Ди Мейером. К особенностям данного подхода можно отнести: ориентацию на достижения результатов, адаптивность и непрерывное самосовершенствование.

«Джедайские техники»

Нет, это не приёмы из серии фильмов «Звёздные войны», а система специальных техник, помогающие эффективно расходовать ресурсы головного мозга. Основателем этой системы считается российский специалист по вопросам прокрастинации Максим Дорофеев. Он считает, что важно экономить запас умственных сил, чтобы использовать их только в подходящий момент.

Мифы о тайм-менеджменте

Познакомимся с распространёнными заблуждениями о тайм-менеджменте:

№1. Управлять временем невозможно

Безусловно, в мире не существует суперсилы, c помощью которой можно управлять временем. Научный подход организации временем направлен на развитие самодисциплины у человека, а не на изобретение телепорта.

Прагматичный подход к своим делам и есть управление временем: вы поймете, сколько свободных минут и часов появляется в вашем расписании, если начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

№2. Это не работает!

Зачастую такую фразу говорят люди, которые попробовали одну технику и убедили себя, что методология работает неисправно. Важно понимать, что наука тайм-менеджмента существует уже несколько веков и проверена на миллионах людей. Методология точно работает, просто нужно найти наиболее близкие и понятные для себя техники и приёмы.

№3. Придётся больше и усерднее работать

На первый взгляд может показаться, что система распределения временем не облегчает работу, а, наоборот, усложняет её. Но это не так. Суть тайм-менеджмента — не сделать всё и сразу, а выбрать важные задачи и сделать только их.

№4. Много рамок и ограничений

Этот миф появился, когда на тренингах призывали планировать целый день. Сейчас же подход видоизменился, и уже нет таких строгих дедлайнов. Упор идёт на отвлечение от внешних факторов и решения первостепенных задач.

№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям

Если говорить глобально, то данная техника нужна для достижения поставленных целей, а значит, подходит всем людям без исключения.

№6. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация, как и любая другая болезнь лечится. Для решения этой болезни нужно разобраться со своими приоритетами, отказаться от ненужных действий и разложить все дела по полочкам. Это поможет углубиться в суть проблемы и сфокусироваться на главных задачах.

№7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех

Однозначно нет! Все люди уникальны по-своему, поэтому нет универсального метода, который бы решал проблемы каждого человека на планете.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Нужно осознать, что тайм-менеджмент — это всего лишь инструмент, который помогает организовать рабочий процесс. Это немагическая таблетка, с помощью которой можно поставить время на паузу или телепортироваться в пространстве.

Как планировать свой день! Как стать эффективным и много успевать! Тайм менеджмент: Видео

Управление рабочим временем

Рабочее время — это время, затрачиваемое на выполнение обязанностей в соответствии с условиями трудового договора. Для рационального использования рабочего времени нужно соблюдать следующие правила:

60/40. При составлении распорядка исходите из того, что 60% времени занимает работа, а 40% идёт на отдых.
Отслеживание затраченного времени. Важно фиксировать, на какие нужны было потрачено время. На основании полученных данных сотрудник может составить расписание на будущее.
Расстановка приоритетов. Распределяйте задачи на долго-, средне- и краткосрочные, чтобы правильно расставить приоритеты.

Управление свободным временем

Свободное время — время, которое остаётся после выполнения основных дел. Важно планировать не только рабочее время, но и свободное. В зависимости от специфики работы можно практиковать как эмоциональные, так и физические разгрузки. К эмоциональным можно отнести фильмы или театральные представления, а тренажёрных зал — для физических переключений.

Тайм-менеджмент для больших и маленьких, или как всё успевать

Методы управления временем варьируются от возраста и пола человека. Для более эффективного использования расчёта времени принято разделять тайм-менеджмент:

Для женщин и мужчин

Женщина по своей природе устроена таким образом, чтобы аккумулировать энергию и обмениваться ею со своей семьёй и близкими. Тайм-менеджмент для женщин ориентируется на домашние заботы и саморазвитие.

Мужчина же от природы кормилец, ему постоянно нужно искать пропитание для своей семьи. Время мужчинам нужно, чтобы найти сферы жизни, где можно себя реализовать.

Для детей и подростков

Дети постоянно растут, а вместе с этим увеличивается объём их обязанностей. Особенно это хорошо прослеживается у девяти- и одиннадцатиклассников, которым по окончании учебного года необходимо будет сдать экзамены.

У так называемого поколения Z есть несколько характерных черт, которые мешают им сфокусироваться на учёбе: отсутствие концентрации, слабая память, болезненное отношение к критике и выгорание. Тайм-менеджмент поможет структурировать задачи и определиться с целями.

Советы и мнения от экспертов

Представляем вашему вниманию несколько примечательных цитат о тайм-менеджменте:

«Жить жизнью, не имея плана, это всё равно, что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках», — Питер Турла

«Пока вы не научитесь ценить себя, вы не будете ценить своё время. Пока вы не научитесь ценить своё время, вы ничего не сможете с ним сделать», — М. Скотт Пек

«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»,— Том Грининг

«Самое подходящее время, чтобы расслабиться, когда у вас не хватает времени», — Сидни Харрис

«Время — это то, чего мы хотим больше всего и то, что мы хуже всего умеем использовать». — Вильям Пенн

Книги и литература

Рассмотрим 3 книги, которые помогут лучше понять принципы управления временем:

«Прокрастинация. Первая помощь» (Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург)

В книге понятным и простым языком описаны ключевые техники и методики по выявлению и лечению прокрастинации. Нидерландские психологи Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург попытались ответить на следующие вопросы: отчего нам так хочется прокрастинировать и почему это свойственно всем людям?

«Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (Франческо Чирилло)

В книге Франческо Чирилло подробно рассказывает, как фокусироваться на сложных делах, бороться с прокрастинацией, систематизировать свою работу и укладываться во временные рамки без стресса и выгорания.

«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Дэвид Аллен)

Мы уже упоминали в статье про знаменитого специалиста в области тайм-менеджмента Дэвида Аллена, который в течение двадцати лет создавал уникальную методику организации рабочего процесса. В своей книге он говорит, как эффективно усваивать информацию, планировать и контролировать рабочий процесс.

Тренинги и курсы онлайн по управлению временем и повышению личной эффективности

Рассмотрим 5 лучших онлайн-курсов/тренингов по тайм-менеджменту:

Курс «Time-management» — Skillbox
Курс «Time-management» — Нетология
Курс «Time-management» — Brammels
Курс «Управление временем» — ТренингСпэйс
Курс «Персональная эффективность: time-management» — Открытое образование

Вывод

Приёмы тайм-менеджмента направлены продуктивное использование времени, отслеживания прогресса работы и дробление объёмных задач на блоки. Это нужно для того, чтобы сохранять концентрацию, ставить правильные приоритеты и предотвращать выгорания. В статье мы описали действенные способы организации временем, которые вы можете использовать, чтобы развить дисциплину и воплощать свои мечты в жизнь.

Одни из путей к успеху — умение управлять своим временем. Пусть наша статья поможет Вам в освоении этого искусства!

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Регистрация

5 правил эффективного тайм-менеджмента | Построй свой бизнес

Хороший тайм-менеджмент важен для владельцев бизнеса вне зависимости от размеров предприятия. Правильное управление временем позволяет делать больше за меньшее время.

Тайм-менеджмент – это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно. Одним людям управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого тайм-менеджмента могут пострадать ваша работа и благополучие. Это приводит к некачественной работе, пропущенным срокам, повышению уровня стресса, нарушению баланса между работой и личной жизнью, урону вашей профессиональной репутации.

Сегодня от владельца бизнеса требуется больше, чем когда-либо. Ведь сейчас клиенты ожидают взаимодействия со своими любимыми компаниями в цифровом формате и в социальных сетях. Согласно исследованию, опубликованному в McKinsey Quarterly, большинство руководителей, недовольных своими навыками тайм-менеджмента, имеют одну общую черту: отсутствие баланса. Они проводят слишком много времени в Интернете, нетворкинге, тушат пожары или активно управляют сотрудниками. Все это необходимо, но слишком много внимания одному приводит к тому, что другие остаются на обочине, и страдает тайм-менеджмент.

Несмотря на достаточную распространенность идей о необходимости развития этого навыка, только 17% людей серьезно отслеживают свое время. Ниже мы дадим вам 5 правил тайм-менеджмента, которые помогут вам быть продуктивными, но при этом избежать переутомления.

Планирование

Планирование работы является важнейшей стратегией эффективного управления временем. Планирование и составление расписания требует постоянства, и лучшее время для планировки дня – конец предыдущего. Таким образом, вы можете начинать работу над важными задачами каждое утро, прежде чем вас отвлекут или вы потеряете концентрацию. Ведь начиная каждый день не по плану, вы тратите много времени на ненужные дела.

Если вы хотите добиться большего, попробуйте следовать этим советам по планированию:

– Расставьте задачи по приоритетам в порядке важности и срочности.

– Отметьте задачи, которые можете выполнять только вы.

– Имейте при себе расписание и часто сверяйтесь с ним.

– Держите под рукой телефон, планшет, дневник или ежедневник, чтобы записывать встречи, сроки и идеи.

– Установите определенное время для перерывов, совещаний и других вопросов и настаивайте на том, чтобы люди подождали до этого времени, за исключением экстренных случаев. При этом не забывайте про отдых, чтобы избежать выгорания.

– Не отвлекайтесь на телефонные звонки и электронные письма до тех пор, пока есть более срочные дела.

– Уделяйте больше времени деятельности, которая приносит наибольшую пользу для бизнеса.

Расстановка приоритетов

Для определения приоритетов в своей работе, вы можете использовать несколько эффективных методов.

Матрица Эйзенхауэра

34-ый Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр однажды сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Метод Эйзенхауэра классифицирует задачи на важные, не важные, срочные и несрочные. Планируйте немедленно выполнять срочные и важные дела, а только затем – важные, но не срочные задачи. За ними следуют срочные, но не важные задачи, а затем несрочные и не важные задачи.

Метод ABC

Этот метод включает в себя ранжирование всей вашей работы и домашних дел буквами А, B, C в порядке важности. Вы также можете расставить приоритеты в каждой категории, указав их под номером 1, 2 или 3. Расстановка приоритетов начинается с выполнения задач A-1, затем A-2 и далее до C-3.

Принцип Парето

Принцип Парето называют правилом 80/20, и он важен в бизнесе. Например, часто 20% ваших клиентов приносят 80% дохода. Другая интерпретация состоит в том, что 20% вашей работы будут обеспечивать 80% бизнеса. Парето анализирует, что предпочтение отдается выполнению наиболее важных 20 процентов работы, приносящей наибольшую выгоду.

Методология POSEC

Аббревиатура POSEC расшифровывается как «Расстановка приоритетов через систематизацию, рационализацию, экономию и содействие». Вы можете организовать свои ежедневные цели в соответствии с их срочностью и временем, которое у вас есть. Оптимизируйте или упростите неприятные задачи или вопросы, которые могут быть решены другими. Экономия относится к личным спискам дел, которые вам нравится выполнять, или к вещам, которые следует делать. Устраните оба, если не хватит времени. Если есть время, сконцентрируйтесь на том, что нужно делать, а не на том, что вам нравится. Содействие связано с социальными обязательствами, поддержкой сообщества и вниманием к жалобам клиентов и работников, что также является важной задачей.

Отсутствие кластеризации похожих задач.

Одновременная организация одинаковых задач может сэкономить много времени в течение дня. Выделите определенное время для решения проблем сотрудников, заполнения и хранения документов, прослушивания сообщений, чтения электронной почты и решения других бизнес-задач, которые являются исключительными для вашего бизнеса или отрасли. Например, проверка склада, тестирование продуктов, встреча с поставщиками или осмотр здания.

Делегирование ответственности

Многозадачность без учета рабочего времени снижает производительность на 45%. Делегирование обязанностей часто является одной из самых сложных вещей, которые предприниматель должен сделать, чтобы сэкономить время. Но это важно, если вы хотите снизить стресс, добиться большего и повысить шансы на успех. Большая часть бизнеса основана на принципе привлечения других к работе от вашего имени. Организуйте свои бизнес-задачи следующим образом:

– Задачи, которые предстоит делать исключительно вам.

– Работа, которую вы можете делать, но другие могут помочь вам в ее выполнении.

– Работа, которую могут делать другие, но вы можете помочь им довести все до конца.

– Работа, которую другие могут выполнить без посторонней помощи.

Здесь также можно применять принцип Парето 80/20: если другие могут выполнить задачу не менее чем на 80% так же хорошо, как вы, обычно допустимо делегировать задачу. Некоторые виды деятельности вам могут очень нравиться, но вы должны научиться говорить: «Нет, с этой работой справится кто-то, кому я доверяю».

Сведение к минимуму отвлекающих факторов

В бизнесе каждый поставщик, клиент и работник обычно хочет поговорить с начальником, поэтому важно контролировать свою рабочую среду, ограничивать доступ и избегать личных отвлекающих факторов, таких как чтение электронной почты и ответ на телефонные звонки. Восстановление концентрации после перерыва тратит много времени. Чем больше вы сможете сосредоточиться на рабочих задачах, тем быстрее вы их выполните.

Если вы проводите слишком много времени, листая социальные сети, настройте блокировку. Или, например, если вы тратите слишком много времени на ответы на электронные письма, установите ограничение на время, которое вы тратите на электронную почту каждый день.

Следование пяти приведенным выше стратегиям может помочь любому владельцу бизнеса сэкономить время в течение дня. Если вы проактивно подойдете к тайм-менеджменту, вы сможете лучше работать, избежать стрессов и получать больше доходов.

Вашему бизнесу нужны вы, и чтобы проявить себя наилучшим образом, начните с тайм-менеджмента. Выясните, где вы теряете время. Убедитесь, что вы расставляете приоритеты для своих задач в соответствии с их важностью, что поможет вам добиться наибольшего прогресса в достижении вашей конечной цели: расширения и развития вашего бизнеса.

Знайте, что ваши навыки тайм-менеджмента не отнимут у вас время. Вместо этого они найдут для вас время, и позволят вам сделать больше за короткое время.

12 правил повышения производительности

Снижает ли когда-либо вашу продуктивность желание найти наилучшее возможное решение? Когда вы ищете самый простой или самый быстрый путь к своей цели, вы можете полностью остановиться. Иногда вы даже можете делать это нарочно, чтобы не принимать решения.

Однако есть обходное решение. Возможно, вы слышали о термине «эвристика». Эвристика — это правила, позволяющие быстрее найти решение. С помощью эвристики можно найти решение, даже если весь путь с самого начала не ясен.

Например, если дорог нет, но вы живете в Нью-Йорке и хотите добраться до Калифорнии, эвристика может быть такой:

Идите на запад как можно дальше.
Если возможно, обойдите любое препятствие.
Если вы столкнулись с горным хребтом, идите к пространству между двумя небольшими вершинами.
Повторяйте, пока не достигнете Калифорнии.

Дает ли эта эвристика наиболее эффективное решение? Нет! Тем не менее, это приведет вас туда, куда вы хотите, и вы не потратите много времени на попытки принять решение.

Попробуйте эти поведенческие эвристики, чтобы повысить свою продуктивность:

Выберите подходящее время. Почти у всех есть периоды дня, когда они наиболее эффективны, и периоды, когда они склонны тянуть время. Разумно планировать наиболее важные задачи на наиболее эффективное время дня.
Выбросить. Если задачу на самом деле не нужно выполнять, просто избавьтесь от нее.
Убери все плохое с дороги. Делайте неприятные дела быстро и как можно раньше в течение дня.
Ставьте цель каждый день (или ночь). Утром решите, что вы хотите сделать сегодня. Это может быть еще более эффективным, если запланировать его накануне вечером. Если у вас есть чувство направления, вы можете тратить все свое время на выполнение дел!
Устранить все коммуникации. Во время работы выключите телефон/сотовый телефон. Также не проверяйте почту. При необходимости повесьте табличку с надписью «Не беспокоить». Вам не обязательно делать это для всех ваших задач, но, по крайней мере, делайте это во время более сложных элементов.
Объединяйте похожие задачи в пакеты. Отправляйте всю почту одновременно. Сделайте все ваши телефонные звонки в другой. Откройте свою обычную почту в течение установленного промежутка времени. Вы будете тратить меньше времени, выполняя свою работу таким образом.

Установите таймер. Даже если задача может занять несколько часов, начать ее будет проще, если вы дадите себе 30 минут, чтобы сделать как можно больше. Ограничение по времени помогает многим людям сконцентрироваться и лучше работать.
Установить цели. Например, если вам нужно сделать холодные звонки по поводу вашей работы по продажам, скажите себе, что вы не встанете ни по какой причине, пока не сделаете хотя бы 100 звонков. Что бы ни случилось, отказывайтесь останавливаться, пока не достигнете цели.

Используйте принцип Парето. Этот принцип гласит, что 20 % действий, которые вы можете предпринять, принесут вам 80 % преимуществ. Итак, сосредоточьтесь на задачах, которые принесут наибольшую пользу. К сожалению, часто такие задачи не приносят удовольствия. Вы можете быть удивлены, как мало вам действительно нужно сделать, если вы сосредоточитесь на критических 20%.
Делегируйте часть своей работы. Ищите кого-нибудь еще, кто может вам помочь. Окружающие вас люди — это ресурсы. Когда это уместно, используйте их время и таланты с умом, чтобы делать дела быстрее.
Установите крайний срок. Наличие конкретной конечной точки действительно поможет сфокусировать ваше время и энергию. Если задача не кажется необходимой, есть вероятность, что она не будет выполнена.

Увеличьте скорость. Глупо? Конечно, нет. Но это действительно может помочь. Старайтесь делать все немного быстрее. Быстрее ходите, быстрее говорите, быстрее печатайте и быстрее читайте.

Внедрите эти эвристики в свою жизнь, и вы обнаружите, что успеваете больше за меньшее время . Помните, главный секрет заключается в том, чтобы оставаться на задании и не терять время понапрасну. Тогда эти правила помогут вам в этом.

12 советов по тайм-менеджменту. Хорошо ли вы управляете своим временем? – Процветающий малый бизнес

Время – это ресурс, который постоянно теряется. Это одна из тех вещей, которые, потеряв однажды, никогда не вернутся, и большинство людей в какой-то момент своей жизни сожалеют о том, что потеряли их.

Грамотное управление временем помогает людям достигать цели, исполнять мечты, желания и, в конечном счете, свою судьбу.

Возможно, мы никогда не узнаем, как все могло бы сложиться, если бы люди более ответственно относились к тому времени, которое у них было.

Когда люди получают это откровение, они учатся уважать время и управлять им, как другими ценными ресурсами.

Тайм-менеджмент важен как на личном, так и на профессиональном уровне.

Изучение некоторых базовых навыков тайм-менеджмента может помочь избавиться от стресса, вызванного схватками в последнюю минуту, и позволит вам выполнять больше дел, которые вы хотите сделать.

1. Держите свою жизнь организованной

Организованность — это секрет многих вещей, но эффективное управление временем стоит на первом месте.

Держите свою гостиную и рабочую зону в порядке и избавьте от беспорядка, чтобы вы могли найти нужные вещи, когда они вам нужны.

Это помогает не только лучше управлять своим временем, но и справляться со стрессом.

2. Письменные цели/задачи

Если вы составляете список дел для проектов на выходные или управляете рабочими задачами, наличие письменных целей и задач очень важно.

Если вы не знаете, куда идете (об этом говорят цели), как вы узнаете, что делать или в каком направлении идти?

Это когда люди перегружены, потому что они не знают, с чего начать или как провести время, что приводит к ненужной трате времени.

3. Управление прерываниями

Прерывания неизбежно будут происходить. Умение управлять этими перерывами поможет вам добиться большего.

Если вам мешает болтливый сосед, когда вы пытаетесь закончить работу во дворе, или дружелюбный коллега, который хочет поделиться с вами своими впечатлениями от выходных, важно знать, как свести к минимуму перерывы, чтобы вы могли выполнить необходимые задачи. .

Я научился некоторым приемам: когда я вижу приближающегося ко мне болтливого человека, я никогда не сажусь, а если он в коридоре, я просто продолжаю идти.

Вы можете вести себя дружелюбно, улыбаться и болтать во время прогулки, но гораздо легче уйти, если вы движетесь, чем если останавливаетесь.

Не замедляя свои ворота, вы отправляете сообщение, что находитесь на миссии.

Есть сноровка, чтобы никого не обидеть и не показаться недружелюбным, но когда понимаешь, сколько времени можно сэкономить, оно того стоит.

4. Приоритизация задач

Наши списки дел для работы или дома постоянно расширяются и меняются. По этой причине важно постоянно расставлять приоритеты в обязанностях и задачах.

Существуют разные способы расставить приоритеты, но сосредоточьтесь на задачах, которые принесут вам наибольшую отдачу в кратчайшие сроки, или на задачах, для которых установлен срок или временная шкала.

5. Запланированные задачи

Ведение календаря и планирование времени для всех задач помогает сосредоточить на них внимание и дает наглядное представление о том, когда что-то будет выполнено.

Задания должны выполняться в назначенное время, нравится вам это или нет.

Еще один совет: планируйте выполнение самых сложных задач в часы максимальной производительности.

Пиковое время для некоторых людей приходится на утро, но другие люди даже не разогреваются до обеда.

Ваш график должен также включать время на общение, отдых и непродуктивное время, чтобы сохранить хороший баланс между работой и личной жизнью.

6. Управление отвлекающими факторами

Наша жизнь наполнена «отвлечениями». По иронии судьбы, некоторые отвлекающие факторы предназначены для того, чтобы отвлечь нас от ответственных или стрессовых аспектов нашей жизни.

При правильном управлении этими отвлекающими факторами они могут быть очень ценными для сбалансированной жизни, но когда отвлекающие факторы становятся правилом, а не исключением из правила, они могут помешать человеку выполнять обязанности и достигать целей.

7. Управление временем ожидания

Это случается со всеми нами.

Мы сидим в зале ожидания, в аэропорту, в машине ждем, чтобы пройти мойку или того, кто опаздывает на встречу.

Время ожидания — отличное время, чтобы наверстать упущенное.

Наличие смартфона или iPad может помочь в этом, но знание того, что вы хотите делать в это время, поможет не раздражаться в ожидании.

Это также дает вам ценное время, о котором вы даже не подозревали.

8. Управление собраниями

По своей природе и для создания хорошей команды собрания должны иметь социальный аспект.

Но будьте осторожны, не позволяйте неорганизованным, неструктурированным собраниям отнимать у вас драгоценное время.

Будь то ежемесячное собрание персонала или родительское собрание, убедитесь, что у собраний есть время начала и окончания, повестка дня, ведущий и цель.

Не ходите на собрания без этих очень важных элементов и не ходите на собрания только ради того, чтобы провести собрание.

9. Управляйте непроизводственной деятельностью

Непроизводственная деятельность может отвлекать нас, но важно, чтобы ею управляли.

Не позволяйте этим занятиям украсть драгоценное время, которое можно было бы использовать для достижения целей — личных или рабочих.

Чтобы сделать это эффективно, запланируйте видеоигры или время на Facebook и ограничьте количество времени, которое вы тратите.

10. Управляйте бумагой

Лично я буду рад, когда все станет цифровым и исчезнут горы бумаги.

Почта, служебные записки, счета, предложения и т. д. приходят к нам постоянно, и на их обработку требуется время.

Хитрость заключается в том, чтобы следовать старому правилу «прикоснись один раз и избавься от него».

Положить ли это в корзину, зарегистрировать, делегировать или сделать, избавиться от этого.

Секрет в том, чтобы запланировать время, чтобы управлять своей бумагой и переместить ее один раз.

11. Психическое управление

Многие люди тратят время на «беспокойство» о вещах.

У моего мужа отличное отношение к этому. Он говорит: «беспокоитесь о тех вещах, с которыми вы можете что-то сделать…»

И я понял, что есть так мало вещей, с которыми я могу что-то сделать, что я научился отбрасывать свои заботы и не позволять им поглотить меня.