Содержание
5 правил эффективного тайм-менеджмента | Построй свой бизнес
Хороший тайм-менеджмент важен для владельцев бизнеса вне зависимости от размеров предприятия. Правильное управление временем позволяет делать больше за меньшее время.
Тайм-менеджмент – это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно. Одним людям управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого тайм-менеджмента могут пострадать ваша работа и благополучие. Это приводит к некачественной работе, пропущенным срокам, повышению уровня стресса, нарушению баланса между работой и личной жизнью, урону вашей профессиональной репутации.
Сегодня от владельца бизнеса требуется больше, чем когда-либо. Ведь сейчас клиенты ожидают взаимодействия со своими любимыми компаниями в цифровом формате и в социальных сетях. Согласно исследованию, опубликованному в McKinsey Quarterly, большинство руководителей, недовольных своими навыками тайм-менеджмента, имеют одну общую черту: отсутствие баланса. Они проводят слишком много времени в Интернете, нетворкинге, тушат пожары или активно управляют сотрудниками. Все это необходимо, но слишком много внимания одному приводит к тому, что другие остаются на обочине, и страдает тайм-менеджмент.
Несмотря на достаточную распространенность идей о необходимости развития этого навыка, только 17% людей серьезно отслеживают свое время. Ниже мы дадим вам 5 правил тайм-менеджмента, которые помогут вам быть продуктивными, но при этом избежать переутомления.
- Планирование
Планирование работы является важнейшей стратегией эффективного управления временем. Планирование и составление расписания требует постоянства, и лучшее время для планировки дня – конец предыдущего. Таким образом, вы можете начинать работу над важными задачами каждое утро, прежде чем вас отвлекут или вы потеряете концентрацию. Ведь начиная каждый день не по плану, вы тратите много времени на ненужные дела.
Если вы хотите добиться большего, попробуйте следовать этим советам по планированию:
– Расставьте задачи по приоритетам в порядке важности и срочности.
– Отметьте задачи, которые можете выполнять только вы.
– Имейте при себе расписание и часто сверяйтесь с ним.
– Держите под рукой телефон, планшет, дневник или ежедневник, чтобы записывать встречи, сроки и идеи.
– Установите определенное время для перерывов, совещаний и других вопросов и настаивайте на том, чтобы люди подождали до этого времени, за исключением экстренных случаев. При этом не забывайте про отдых, чтобы избежать выгорания.
– Не отвлекайтесь на телефонные звонки и электронные письма до тех пор, пока есть более срочные дела.
– Уделяйте больше времени деятельности, которая приносит наибольшую пользу для бизнеса.
- Расстановка приоритетов
Для определения приоритетов в своей работе, вы можете использовать несколько эффективных методов.
Матрица Эйзенхауэра
34-ый Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр однажды сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Метод Эйзенхауэра классифицирует задачи на важные, не важные, срочные и несрочные. Планируйте немедленно выполнять срочные и важные дела, а только затем – важные, но не срочные задачи. За ними следуют срочные, но не важные задачи, а затем несрочные и не важные задачи.
Метод ABC
Этот метод включает в себя ранжирование всей вашей работы и домашних дел буквами А, B, C в порядке важности. Вы также можете расставить приоритеты в каждой категории, указав их под номером 1, 2 или 3. Расстановка приоритетов начинается с выполнения задач A-1, затем A-2 и далее до C-3.
Принцип Парето
Принцип Парето называют правилом 80/20, и он важен в бизнесе. Например, часто 20% ваших клиентов приносят 80% дохода. Другая интерпретация состоит в том, что 20% вашей работы будут обеспечивать 80% бизнеса. Парето анализирует, что предпочтение отдается выполнению наиболее важных 20 процентов работы, приносящей наибольшую выгоду.
Методология POSEC
Аббревиатура POSEC расшифровывается как «Расстановка приоритетов через систематизацию, рационализацию, экономию и содействие». Вы можете организовать свои ежедневные цели в соответствии с их срочностью и временем, которое у вас есть. Оптимизируйте или упростите неприятные задачи или вопросы, которые могут быть решены другими. Экономия относится к личным спискам дел, которые вам нравится выполнять, или к вещам, которые следует делать. Устраните оба, если не хватит времени. Если есть время, сконцентрируйтесь на том, что нужно делать, а не на том, что вам нравится. Содействие связано с социальными обязательствами, поддержкой сообщества и вниманием к жалобам клиентов и работников, что также является важной задачей.
- Отсутствие кластеризации похожих задач.
Одновременная организация одинаковых задач может сэкономить много времени в течение дня. Выделите определенное время для решения проблем сотрудников, заполнения и хранения документов, прослушивания сообщений, чтения электронной почты и решения других бизнес-задач, которые являются исключительными для вашего бизнеса или отрасли. Например, проверка склада, тестирование продуктов, встреча с поставщиками или осмотр здания.
- Делегирование ответственности
Многозадачность без учета рабочего времени снижает производительность на 45%. Делегирование обязанностей часто является одной из самых сложных вещей, которые предприниматель должен сделать, чтобы сэкономить время. Но это важно, если вы хотите снизить стресс, добиться большего и повысить шансы на успех. Большая часть бизнеса основана на принципе привлечения других к работе от вашего имени. Организуйте свои бизнес-задачи следующим образом:
– Задачи, которые предстоит делать исключительно вам.
– Работа, которую вы можете делать, но другие могут помочь вам в ее выполнении.
– Работа, которую могут делать другие, но вы можете помочь им довести все до конца.
– Работа, которую другие могут выполнить без посторонней помощи.
Здесь также можно применять принцип Парето 80/20: если другие могут выполнить задачу не менее чем на 80% так же хорошо, как вы, обычно допустимо делегировать задачу. Некоторые виды деятельности вам могут очень нравиться, но вы должны научиться говорить: «Нет, с этой работой справится кто-то, кому я доверяю».
- Сведение к минимуму отвлекающих факторов
В бизнесе каждый поставщик, клиент и работник обычно хочет поговорить с начальником, поэтому важно контролировать свою рабочую среду, ограничивать доступ и избегать личных отвлекающих факторов, таких как чтение электронной почты и ответ на телефонные звонки. Восстановление концентрации после перерыва тратит много времени. Чем больше вы сможете сосредоточиться на рабочих задачах, тем быстрее вы их выполните.
Если вы проводите слишком много времени, листая социальные сети, настройте блокировку. Или, например, если вы тратите слишком много времени на ответы на электронные письма, установите ограничение на время, которое вы тратите на электронную почту каждый день.
Следование пяти приведенным выше стратегиям может помочь любому владельцу бизнеса сэкономить время в течение дня. Если вы проактивно подойдете к тайм-менеджменту, вы сможете лучше работать, избежать стрессов и получать больше доходов.
Вашему бизнесу нужны вы, и чтобы проявить себя наилучшим образом, начните с тайм-менеджмента. Выясните, где вы теряете время. Убедитесь, что вы расставляете приоритеты для своих задач в соответствии с их важностью, что поможет вам добиться наибольшего прогресса в достижении вашей конечной цели: расширения и развития вашего бизнеса.
Знайте, что ваши навыки тайм-менеджмента не отнимут у вас время. Вместо этого они найдут для вас время, и позволят вам сделать больше за короткое время.
7 правил эффективного тайм-менеджмента для студентов за рубежом ‹ GO Blog
Учеба в университете значительно отличается от учебы в школе, а обучение за рубежом отличается от всего, к чему вы привыкли. Здесь требуется больше самостоятельной работы. Объемы материала для изучения вырастают в разы и часто бывает, что к занятию вы уже должны прочитать 50-100 страниц, и это только по одному предмету. Как выжить при такой интенсивной нагрузке и реально ли это? Да, реально, если правильно все спланировать и запастись терпением.
В первую очередь, учебу в университете нужно воспринимать как временное явление. Да, кажется, что год на магистратуре или четыре на бакалавриате будут длиться вечно, но при высокой интенсивности время летит незаметно. Во-вторых, вы не первый и не последний студент, кто учится в таком режиме. Обращайтесь в учебный центр за помощью к тьюторам. Они вам помогут быстро адаптироваться.
Читайте также: «Тьютор, ментор, бадди – кто помогает иностранным студентам учиться за рубежом»
Если вы остались с проблемой тайм-менеджмента один на один, вот несколько советов.
Планируйте самостоятельное обучение
В начале учебы студентам раздаются описания программ курсов — силлабусы, где очень четко прописаны даты всех контрольных и экзаменов. Также основные этапы учебы преподаватели проговаривают на первом занятии. Это очень полезная информация, если подойти к ней системно и составить график учебы. Такое планирование будет полезно для распределения нагрузки, так как многие исследования рекомендуют изучать материал не за один раз, а по чуть-чуть, но каждый день.
Определите, когда у вас ключевые даты по каждому предмету, сколько материала надо освоить и пытайтесь заниматься по 20-40 минут каждый день. Информация будет усваиваться более эффективно и накапливаться в долгой памяти. Так вы поймете больше материала и перед экзаменом вам останется только все повторить.
С самого начала учебы будет казаться, что времени хватит на все, но это ошибочное ощущение. Лучше брать и выполнять задания как можно раньше. Иногда преподаватели до финального экзамена распределяют кому и когда делать презентации, групповые проекты. Не стесняйтесь быть проактивным, брать первым задание и сдавать его в срок, так как дальше количество заданий от разных преподавателей будет только расти и вы рискуете погрязнуть в дедлайнах.
Читайте также: «Как быстро выучить язык: 4 легкие и полезные техники»
Конспектируйте лекции
Звучит как совет от капитана очевидность, но заметки с лекций действительно помогают структурировать и восстанавливать материал при самостоятельной учебе. Также полезно делиться конспектами с другими студентами, так вы не пропустите ничего важного. Полезно перечитывать конспект в последующие 24 часа после лекции, а также перед занятием. Вы еще раз даете мозгу обновить информацию и отправить ее в долгосрочную память.
Есть несколько стилей конспектирования. Поймите, какой подходит вам больше: удобнее печатать или писать; как вы лучше понимаете информацию: линейно или через диаграммы и схемы. Не пытайтесь записывать за преподавателем все слово в слово, это только займет ваше время. Лучше фиксируйте основную мысль, которую хочет донести профессор — так вы поймете материал глубже и сможете сформулировать вопросы, если что-то будет не ясно.
Лекторы также сами интонационно или прямыми фразами подсказывают, что следует конспектировать. Обращайте внимание:
– на фразы “это будет в экзамене”;
– на повторение фраз, информации;
– на громкость — важные моменты произносят громко и отчетливо;
– на записи на доске;
– на перечисления (“во-первых, во-вторых, в-третьих”)
Для фиксации лекций можно использовать приложения типа Evernote или OneNote, в них удобно структурировать по папкам и тэгам, а также сохранять скриншоты и прочие визуальные элементы.
Понимайте, а не просто читайте
Это, пожалуй, главный пункт. Чтение и зубрежка в ночь перед экзаменом не даст глубокого эффекта, так как большой объем информации, который вы попытаетесь запомнить за сжатый срок, быстро испарится из короткой памяти. В чтении книг и статей важно понимание. Делайте небольшие заметки по тексту, краткие выводы после отдельных разделов, записывайте то, что вы поняли или перефразируйте то, что вы только что прочитали. Переводите незнакомые слова в текстах только в том случае, если они имеют ключевое значение для понимания.
Читайте критически, задавайте вопросы тексту, если вы с чем-то не согласны или не понимаете. Почему автор так решил, какие доводы он приводит, насколько эти доводы вас удовлетворяют?
Для закрепления материала так же полезно участвовать в reading groups — это группы студентов, которые читают один текст и собираются для его обсуждения. Обычно, для подготовки к таким встречам вам уже нужно набросать несколько вопросов к тексту.
Если вы изучаете материал, где много фактов: даты, события, важные имена, формулы, концепции и определения, используйте flashcards — карточки для запоминания, как в игре мемори или викторине: на одной стороне напишите дату, имя, формулу, на другой стороне что в эту дату случилось, чем прославился человек с этим именем и какую теорию описывает формула. Такие карточки можно делать на протяжении всего семестра.
Начните с первых занятий и к концу курса у вас уже будет базовый каталог знаний, по которому вы сможете готовиться к экзаменам. К этому процессу можно подключить однокурсников — так повторение материала станет полезной игрой и поводом для общения. Сегодня есть множество ресурсов, где можно сделать или найти такие карточки онлайн, например, по английским идиомам.
Используйте полезные ресурсы
Когда времени не хватает, а список для чтения не заканчивается, можно использовать уже существующие ресурсы, где собраны так называемые study guides — конспекты и пересказы литературных произведений, основных тем и концепций из разных дисциплин. В США пользуются популярностью Cliff Notes, который начинался как краткое содержание великих романов. Сегодня на обоих ресурсах можно найти все: от пересказа Гамлета до методов изучения глобального населения.
Читайте также: «9 способов быстрее запоминать новые слова»
Учитесь в группе
Во время учебы старайтесь не замыкаться. Через интерактив, обсуждение, пересказы, дискуссии с однокурсниками приходят самые интересные идеи, а материал усваивается быстрее и эффективнее. Участвуйте активно в групповой работе, заведите пару друзей, с кем вам комфортнее всего сидеть вместе в библиотеке или обсуждать прочитанное. Социализация полезна не только для более эффективного усвоения материала, но также для душевного здоровья — вы друг для друга будете группой поддержки.
Скажите нет мультизадачности
Вам кажется, что вы можете все успеть, но это не так. Старайтесь концентрироваться на одной задаче по 20-30 минут, отключив телефон и все уведомления, с короткими перерывами на социальные сети. Есть огромное количество приложений, которые помогут вам заблокировать сайты и соцсети от самого же себя: OffTime, Space, Flipd — все они подойдут как для iOS, так и для Android. Вы также можете использовать встроенные функции контроля за временем, проведенным в приложениях или просто отключить на время вайфай.
Отдыхайте
Не забывайте отдыхать. Мозг работает в двух фазах — активно потребляет информацию, а потом переваривает ее в фоновом режиме. Именно поэтому важно делать перерывы, тратить выходные на отдых, а не на зубрежку. Прогулки на природе, спорт, общение с друзьями, продолжительный сон и вкусная еда — все это будет способствовать глубокому усвоению материала. Но не забывайте возвращаться в работу.
Читайте также: «Три способа все успевать и при этом высыпаться»
Учеба в зарубежном вузе очень увлекательный опыт, но также и очень стрессовый. В этой ситуации важно долгосрочное планирование. Осознанное распределение ресурсов — вашего времени и способности запоминать и усваивать материал станут главными сильными навыками, которые сделают ваш образовательный опыт наиболее полезным и незабываемым.
Мастер-класс по тайм-менеджменту на тему «Время лидера. Как им управлять?» | Методическая разработка:
Быть пунктуальным человеком и все успевать одно из наиболее важных качеств лидера, которое пригодится ему в социальной деятельности и по жизни в общем!
Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих.
Поэтому каждый современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент»
Тайм-менеджмент — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить сначала минуты, а постепенно и всю жизнь истинным целям человека. На этой диаграмме мы видим причины нехватки времени у учащихся 8-11 классов. Но как же научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов?
ПИРОГ ВРЕМЕНИ
Рассмотрим одну картинку (см. схема «Пирог времени»). Попробуем заштриховать пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у нас еще есть. Итак, поставьте на окружности точку и от этой точки.
Отсчитайте количество секторов, равное вашему возрасту. Заштрихуйте. Это то, что вы уже прожили. В этом круге 70 секторов (средняя продолжительность энергичности человека до пенсионного возраста). А теперь давайте посмотрим на то, что у нас еще впереди. Если мы тратим на сон – 8 часов. Это треть суток. Не правда ли? В сутках 24 часа, 8 часов это 1/3часть. Итак, треть нашей жизни мы тратим на сон. Отсчитайте и заштрихуйте 1/3часть секторов на сон. А теперь давайте посмотрим, сколько мы примерно потратим нашего времени на какие-то бесцельные ожидания, в течение которых нельзя ни почитать, ни послушать музыку. Это, к сожалению, могут быть периоды болезни.
Отсчитайте на это еще 3 года. Тоже заштрихуйте.
Посмотрите сколько остается. Весьма и весьма небольшой кусок пирога. На пару чашек чая. Наша задача растянуть этот пирог. Сделать его максимально вкусным, максимально питательным и полезным, максимально нужным нам.
Как это сделать? На этот вопрос ответим с помощью 12 правил эффективного тайм-менеджмента.
- На что способна корзина для мусора?
Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.
- Метод Парето
Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.
- Слово «нет» экономит неожиданно много времени
Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
- «Съешь слона»
«Слоны» — любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно «съесть»). Изначально может показаться, что «съесть такого слона» просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших «бифштексов» для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться.
- Носи с собой список задач
Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.
- Учет биологических ритмов
При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить, понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.
- Попроси друга о помощи
Просить о помощи трудно. Мы все этого немного боимся. Это заставляет нас чувствовать себя уязвимыми. Но таковы реалии современной жизни и работы — никто не справляется в одиночку. Никто не может преуспеть в вакууме. Чаще, чем когда-либо, мы вынуждены полагаться на других людей, на их поддержку и сотрудничество, чтобы преуспеть. Поэтому, если вам нужна помощь, попросите об этом вслух. И делайте это в той манере, которая увеличит ваши шансы услышать в ответ «да» и даст другому человеку возможность порадоваться тому, что он помог вам, потому что вы оба этого заслуживаете.
- Принцип равновесия.
Необходимо контролировать, чтобы в жизни всё находилось в равновесии. Это справедливо и для баланса между рабочим и личным временем. Даже если работать до изнеможения, все равно не получится обмануть организм, и если не остановиться самостоятельно, он сделает это принудительно. А это не входит в планы эффективного управления временем! Планируйте свой отдых.
- Мотивируй себя
Научившись управлять собственными внутренними побуждениями, каждый из нас сможет улучшить любую сферу своей жизни настолько, что раньше даже представить было невозможно. Знание того, какие шаги следует предпринять, а каких стоит избежать, в буквальном смысле наделяет человека властью над собственной судьбой. Четкая мотивация заставит вас совершать правильные действия и приведет к той жизни, о которой вы мечтаете.
- Возьмите выходной.
Умение найти время для выходного очень важно для эффективного управления временем. Отдых позволяет восстановить все ресурсы организма — уставший работник вряд ли сможет всё успеть. Поэтому, когда вы отдыхаете, вы также занимаетесь тайм-менеджментом!
- «Съешь лягушку с утра»
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.
Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
- Доводи дело до конца
Независимо от того, кем является человек, будь то директором огромной компании или сотрудником небольшого магазина – для него важно уметь доводить свои дела до конца. Ключ к успеху лежит в простых советах, которые изложены выше. Будьте терпеливы и находчивы перед лицом своих задач. Никогда не сдавайтесь, и будет вам счастье!
Матрица Эйзенхауэра
Сейчас мы попробуем распределить дела в соответствии с матрицей Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру. Она представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.
Вывод
Как только вы научитесь грамотно распределять свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Главное — чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. Я желаю вам удачи и успешного овладения новым навыком!
Тайм-менеджмент для школьников — техника и советы по управлению временем для подростков
Принципы тайм-менеджмента для школьников и студентов помогают жить более эффективно распределять временные ресурсы, стать более успешным. Постоянная учеба, подготовка к экзаменам и тестированию может вывести из строя. Подросток хочет успеть все: учеба, прогулка в парке с собакой, курсы по саморазвитию, спортивный зал, выставка современного искусства, вечеринка у друзей. А в сутках всего лишь 24 часа…
Как все успеть и не сойти с ума, когда учеба упирается в бессонные ночи? Жертвовать общением со значимыми людьми или прекратить уделять время на увлечения? Не стоит идти на такие жертвы. Мы расскажем вам о планировании и основных принципах тайм- менеджмента для подростков, как развить навыки управления временем для школьников и начать жить полноценной жизнью.
Содержание:
- Что такое тайм-менеджмент для школьников?
- Методы планирования времени
- Постановка целей
- План на день
- Расстановка приоритетов
- Освободи голову
- Полное погружение в работу
- Самодисциплина
- Мотивация
- Чередуйте дела
- Взаимовыручка
- Анализ проделанной работы
- Отдых тоже важен
- Подводя итог…
Что такое тайм-менеджмент для школьников?
Тайм-менеджмент (англ. time management) – в переводе с английского дословно «управление временем». Простыми словами – это методы эффективного распределения времени на выполнение конкретных задач.
Принципы тайм-менеджмента для школьников и студентов помогают определять какие задачи первостепенны, а какие можно отложить на определенное время. Четко поставленные цели помогают решить не только вопросы по учебе или работе, но и распределять время на досуг и отдых.
Методы планирования времени:
Большинство методов планирования времени включают в себя:
- Метод расстановки приоритетов – определить, какие задачи требуют неотложного решения, какие являются сложными и важными, а какие можно отложить на потом.
- Метод планирования – предполагаем, сколько времени требуется для выполнения конкретной задачи.
- Метод структурирования – составляем план по выполнению задачи и отслеживанию результатов.
Узнать больше о тайм-менеджменте для школьников и студентов вы сможете на нашем курсе.
Постановка целей
Составляйте список дел: это поможет понять объём работы на день, неделю или месяц. Но, при этом не стоит писать расплывчато – нужна конкретика. Сделать уроки – да, это цель, но не указаны временные рамки. А вот «сделать уроки сразу после школы» — уже другое дело.
Или, например, к следующему уроку литературы необходимо ознакомиться с биографией Толстого. Поставить цель «прочитать про Толстого» не подойдет – нет конкретики. А вот «прочитать в учебнике страницы 95-135 на тему «Жизнь Л.Н. Толстого» — подходит намного лучше. В таких заданиях ты видишь объём работы, понимаешь, сколько времени следует потратить на эту задачу и знаешь, когда задание можно считать выполненным.
Еще один пример хорошего тайм-менеджмента для студентов: «хорошо учиться» — расплывчато, а вот «учиться на 4 и 5 для получения стипендии» — конкретная цель: ты понимаешь какие именно оценки нужно получить для назначения денежного пособия.
Помимо составления списка заданий, необходимо понимать для чего и зачем тебе это нужно: значимая цель дает мотивацию для выполнения сложных задач.
Составь план на день
У студентов и школьников первая половина дня загружена сильно – учеба и дополнительные занятия. А после – свобода действий. Можно сидеть часами в интернете или гулять допоздна, а к ночи вспомнить о реферате по биологии. Вот здесь и требуется план конкретных действий, чтобы не потерять нужное время.
План действий рекомендуется составлять накануне вечером, определив сколько времени уйдет на выполнение, и сколько времени останется на увлечения и прогулки. А может быть лучше перенести дела с конца недели на завтра, чтобы к выходным разгрузить себя полностью? Или на оборот, в один день дел может быть слишком много и не столь важные следует перенести на следующий день.
Плюс бумажных записей в том, что, фиксируя в блокнот список дел, ты заранее продумываешь их. Такой подход в тайм-менеджменте для школьников помогает им вносить ясность в структуру следующего дня.
Расстановка приоритетов
Разделяй дела по следующему принципу:
- срочные и важные – первостепенные задачи, которые необходимо выполнить здесь и сразу. Например, подготовка к завтрашнему итоговому тесту или написать сочинение на сложную тему к концу недели. Зачем откладывать сложные дела? Лучше сделать и больше не беспокоиться об этом.
- важные, но не срочные – важно понимать, что, если эти дела не сделать вовремя.
Они могут перейти в разряд срочных и важных. Поэтому не стоит откладывать их, а лучше преступить к ним сразу после выполнения первого пункта. Например, для курсовой работы по химии «Создание эксклюзивного аромата» необходимо собрать ингредиенты для изготовления духов. Процесс, который требует времени – такие дела откладывать до последнего явно не стоит.
- срочные, но не очень важные – можно отложить на завтра или любой другой день;
- неважные и несрочные – оставить напоследок.
При таком принципе тайм менеджмента школьник или студент будет выполнять главные задачи качественно и в срок, а хороший результат даст силы и мотивацию для новых свершений. А если подросток что – то не успевает, то это не беда, ведь дела в конце списка не такие и важные – их можно выполнить в другой раз.
Освободи голову
Не следует держать всю информацию в голове – заведи блокнот или скачай приложение на смартфон. Записывая дела на носитель, ты освобождаешь свой мозг от этой информации и используешь его ресурс для выполнения текущего задания.
Например, на завтра тебе необходимо написать сочинение по произведению «Война и Мир». Работа сложная и для ее выполнения требуется максимальная концентрация внимания, а в этот момент в голове всплывает информация «Сходить в магазин, погулять с собакой, съездить к бабушке». Эти мысли могут отвлекать и не давать сконцентрироваться на выполнении задания. Такой принцип тайм менеджмента для школьников дает возможность освободить «оперативную память» и, записав все дела в блокнот, о них точно не забудешь.
Полное погружение в работу
Для эффективной работы нужно следовать правилу «Работая — работай». Когда ты полностью погружен в выполнение задания и тебя ничего не отвлекает, то работа выполняется намного легче и быстрее. Например, отключи звуковые уведомления в социальных сетях – это не даст тебе повода отвлекаться от поставленной задачи. Но и не забывай про перерыв – установи для себя удобный график – 25 минут работать и 5 минут перерыв. Вот увидишь – работа будет намного эффективнее.
Самодисциплина
Для успешного планирования времени у подростков самодисциплина играет ключевую роль в достижении цели. Например, ты решил бегать по утрам. Наступает утро, а тебе лень вставать с кровати – и вот тут самодисциплина проявляет себя. Если она развита достаточно, то человек встанет и выйдет на пробежку, в противном случае ждать вдохновения можно бесконечно.
Это касается всех сфер жизни: если человек не может заставиться себя работать ради достижения цели, то результата не будет.
Что делать?
- Даже в школьном возрасте нужно понимать: то, что мы делаем, не всегда приносит нам удовольствие. Например, некоторые не любят математику, не понимают или не хотят понимать точные науки. Но для получения аттестата ты должен получить положительную оценку своих знаний.
- Замотивируй себя сам – например, если я решу сложную задачу по геометрии, я пойду в кино с друзьями.
- Для выработки самодисциплины сложные задачи оставляй на первую половину дня – можно встать на час раньше и дополнительно повторить материал перед контрольной – это повысит твои шансы сдать тест н высокий балл.
- Разделяй дела – отсеки не нужное, и посвяти больше времени на то, что тебе действительно важно: вместо бессмысленного сидения в социальных сетях позанимайся иностранными языками – так ты повысишь свои знания, укрепишь самодисциплину и изучишь международный язык общения.
Мотивация
Бывает, что некоторые предметы отталкивают школьников и студентов, но как бы нам не хотелось, их приходиться сдавать и учить. Для выполнения такой работы нужно себя замотивировать: например, если я успешно сдам экзамен по дисциплине «Искусственный интеллект», я смогу идти на красный диплом.
Или можно попросить родителей дать мотивацию для выполнения нелюбимого задания – это могут быть поощрительные мармеладки или ужин в любимом кафе.
Чередуйте дела
Мозгу тоже нужна перезагрузка, он устает от однотипной работы. Когда составляете план действий на будущий день, учитывайте смену деятельности. Например, после школы (когда мозг устал) займитесь уборкой квартиры. После можно выполнить домашнее задание на завтра, а затем помыть посуду и подготовить продукты к ужину. Таким образом, происходит чередование умственной и физической деятельности. Пока работают руки – голова отдыхает.
Взаимовыручка
Кто-то силен в математике, а кому-то гуманитарные науки даются лучше. Стоит помнить о взаимопомощи – ты можешь помочь другу с решением задачи по высшей математике, а он поможет написать сочинение по зарубежной литературе.
Или договориться с одноклассниками вместе готовиться к контрольной работе по химии и еще раз разобрать непонятные темы. Даже если ты знаешь этот материал на отлично, помоги разобраться другим – так ты укрепишь свои знания и поможешь друзьям справиться с трудностями.
Анализ проделанной работы
Когда правила тайм-менеджмента для школьника войдут плотно в его жизнь, необходимо сделать анализ проделанной работы. Возможно, вы найдете ошибки в своем планировании – это поможет исключить их в дальнейшем и не допускать их вовсе.
Или наоборот, ребенок понимает, что он устал жить по графику и ему не хватает развлечений. Значит, график надо немного подкорректировать и добавить в него время на просмотр сериала.
Смысл планирования времени для подростка заключается не в максимальной загруженности ребенка, а грамотном распределении времени на учебу, хобби и отдых.
Отдых тоже важен
Для выполнения трудных задач отдых является неотъемлемой частью. Силы умственные и физические – это тоже ресурс, который требует восстановления. Здоровый сон необходим организму, а также прогулки с друзьями и общение с близкими является неотъемлемой частью здорового и продуктивного состояния организма.
Обязательно включите в список дел катание на велосипедах или поход на массовое катание на коньках – заряд положительных эмоций поможет выполнить задачу любой сложности.
Подводя итог…
Подросток находиться в многофункциональной среде: он общается, учится, развивается, отдыхает. Задача взрослого рассказать и показать, как эффективно использовать время на благо себе.
Задача тайм-менеджмента для школьников и студентов не сводиться лишь к изучению принципов планирования управлением времени. Тайм-менеджмент – это стиль жизни, при котором подросток успевает не только учиться, но и заниматься любимым делом.
В СПП «Эмпатия» уже много лет проводится программа по эффективному управлению временем. Если вы хотите повысить эффективность, научиться все успевать и грамотно планировать время – приходите к нам на тренинг.
Правила тайм-менеджмента подходят не всем. Возможно ли подчинить себе время без вреда для здоровья?
Управление собственным временем – одно из самых полезных умений человека в XXI веке. В мире, где всё «бежит» с неимоверной скоростью: меняются люди, появляются новые ресурсы, совершенствуются все системы, – планирование распорядка дня, недели, месяца становится жизненно необходимым. Управление временем позволяет контролировать жизнь, продуктивно распоряжаться запасами времени, результативно работать и полноценно отдыхать, радоваться жизни.
Сегодня почти каждый успешный человек считает своим долгом рассказать о собственных правилах тайм-менеджмента. Издательства выпускают огромное количество обучающих книг, в которых пошагово расписано применение этой технологии. Многие, однако, считают, что тайм-менеджмент им не нужен или же у них совершенно не получается настроить эту технологию «под себя». Так ли необходим тайм-менеджмент современному человеку? Или это очередной миф, к которому следует относиться с долей скептицизма?
Тайм-менеджмент появился в России в 20-х годах прошлого столетия, когда начали бурно развиваться экономика и наука. Тогда появилась необходимость повысить эффективность хозяйственной и экономической деятельности государства. Татьяна Телегина в книге «Тайм-менеджмент. Полный курс» утверждает, что первооткрывателями тайм-менеджмента в то время стали Алексей Гастев и Платон Керженцев. Гастев – директор Центрального института труда – считал, что человеческий фактор играет большую роль на любом предприятии, поэтому для успешной работы всей организации необходимо эффективно и продуктивно планировать работу отдельной личности.
Платон Керженцев – руководитель лиги «Время» – в 1923 году опубликовал статью в «Правде» под заголовком «Время строит аэропланы», посыл которой был в том, что нужно правильно управлять собственными временными ресурсами. Это послужило началом рационального подхода к организации времени. И хотя лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свёртыванием новой экономической политики, её деятельность доказала, что у общества и государства есть возможность научить людей рационально подходить ко времени.
В начале 1970-х годов на свет появилась книга Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней рассказывалось о профессоре Александре Любищеве, решившем создать периодическую систему биологических объектов. Однако, осознав, что ему не хватит и жизни, чтобы достичь этой цели, биолог решил изыскать резервы собственного времени. Он начал вести хронометраж своей работы, анализировать результаты, составлять план. Впервые в этой книге озвучена идея бюджетирования расходов времени.
В 2001 году в России появилось (и до настоящего времени функционирует) первое онлайн-сообщество тайм-менеджмента «Организация Времени». Свою миссию компания определяет как помощь «людям, обществу, бизнесу и государству в настройке отношений с самым ценным и трудноуправляемым ресурсом – Временем».
Искажённая идея тайм-менеджмента
По словам тольяттинского психолога, члена Ассоциации семейных психологов Юлии Бакулиной, идея тайм-менеджмента, которая была развита в западных странах, до России дошла неполной и с искажениями:
– В западной культуре было принято хвалить, поощрять себя за правильно и вовремя выполненную работу. У нас хвалить детей, себя, друг друга не принято. Отсюда перекос – мы гонимся, спешим, хватаем иллюзию успешности, устаем, выгораем, но нет возможности остановиться, поразмышлять, оценить происходящее, насладиться результатами своего труда. Это ведёт к снижению энергии и мотивации, человек не может начать или закончить схваченные обязательства, соответственно, пропускает, опаздывает, не успевает. И оценивает себя как неспособного к тайм-менеджменту. Хотя это не так.
Более того, психолог считает, что чрезмерная зацикленность на личной эффективности и успешности привела к ещё одному перекосу в сознании:
– Люди составляли расписание своего дня из дел, которые поддерживали иллюзию счастья, востребованности, социальной активности, успешности. При этом «забывая» про дела для души. Получилось поколение неких роботов с расписанием и атрибутами успешных – и глубоко несчастных людей.
Именно в то время, по словам психолога, выросла популярность антидепрессантов, которые стали употребляться массово.
Правила продуктивной оптимизации времени от Илона Маска
Одним из самых популярных людей в мире (а теперь ещё и самым богатым), сумевших максимально продуктивно организовать свой труд, является Илон Маск, предприниматель, изобретатель, инженер и миллиардер. Основатель, совладелец, генеральный директор и главный инженер компании SpaceX; генеральный директор и главный идейный вдохновитель (Chief Product Architect) компании Tesla – этих регалий достаточно, чтобы понять: человек умеет эффективно управлять своим временем.
Портал Entrepreneur предоставил возможность познакомиться с его 10 правилами продуктивной оптимизации рабочего времени.
1. «Постоянно подвергайте сомнению устоявшиеся практики».
Постоянное усовершенствование системы, по его мнению, является залогом успеха. Необходимо наблюдать за своей жизнью и привычками, отмечать зря потраченное время и каждый день следить за результатами.
2. «Не теряйте концентрацию». Как пишут в Enterpreneur.com, во время работы Маск полностью уходит в процесс, отключая при этом любые оповещения. Это даёт возможность направить намного больше энергии на конкретную задачу и решить её в более короткий срок.
3. «Экономьте время на чтение почты». По его словам, необходимо выделять как можно меньше времени на это занятие. Не думать над каждой фразой и писать лаконичные сообщения. В своих видеовыступлениях Маск как-то сказал, что главное уметь сортировать письма и делать их максимально краткими, при этом не теряя смысл.
4. «Если есть возможность, делайте несколько дел одновременно».
Если для решения задачи не требуется полной сосредоточенности, Маск выполняет несколько дел одномоментно. Например, ест во время чтения почты или обсуждения рабочих вопросов.
5. «Строго соблюдайте расписание». Enterpreneur.com пишет, что распорядок дня предпринимателя расписан поминутно. Он продумывает всё до мелочей. Избегает длинных разговоров и обсуждений. Также он не тратит время на случайные мысли во время перерывов, а старается сделать что-нибудь полезное.
6. «Ставьте перед собой оптимистичные цели». Даже если достичь их не получится, сама цель мотивирует работать намного усерднее.
7. «Полностью посвятите себя саморазвитию». Маск считает, что на это необходимо направить всю свою энергию, что позволит в конечном итоге увеличить производительность и достичь больших результатов.
8. «Не прекращать учиться». Постоянная учёба позволила Маску ускорить понимание идей, улучшить качество мыслей и ответов, которые появляются в каком-либо вопросе.
9. «Уполномочивайте других». Маск требует от своих сотрудников максимальной отдачи во всём. Это выводит производительность его команды на высочайший уровень.
10. «Не беспокоиться о том, что о вас думают другие». Маск совершенно не переживает по поводу мнений со стороны. На это, по его мнению, уходит слишком много времени. Он старается сосредотачивать все свои усилия на решение каких-то своих задач.
«Ежедневник – мой верный товарищ». Студенты о тайм-менеджменте
Тайм-менеджмент интересует не только тех, кто в своих руках «держит» крупнейшие предприятия или управляет государством. Студентка 3-го курса кафедры русского языка, литературы и лингвокриминалистики Тольяттинского государственного университета Кнара Буниатян рассказала, что к тайм-менеджменту она обратилась, став первокурсницей. Появилась необходимость совмещать учебную и внеучебную деятельность, работать и выкраивать время для отдыха: «Тайм-менеджмент на 100 % облегчает мою жизнь. Ежедневник – мой верный товарищ. Именно он помогает помнить о многих делах и всё успевать. Конечно, без спонтанных обстоятельств не бывает. В приоритете учёба и работа, поэтому стараюсь распределить всё так, чтобы ничего из этих пунктов не пострадало». По словам студентки, на распределение времени у неё уходит 15–20 минут в день, а появляющиеся новые задачи она добавляет мгновенно в свой ежедневник. «К переходу на дистанционное обучение в университете в апреле [2020 года] я привыкла не сразу. Учиться стало немного сложнее, но уже в апреле у меня стало получаться продуктивно управлять своим временем», – поделилась Кнара опытом.
Её сокурсник Антон Давыденко считает, что благодаря тайм-менеджменту стал более дисциплинированным. Это помогло ему в период дистанционного обучения.
– Поначалу было тяжело, просто потому что с утра до вечера сидишь в компьютере, но потом я подстроил свой график, стал планировать учебный день буквально по минутам, привык, и мне даже понравилось. Я никогда не был таким дисциплинированным, как во время карантина, – признался студент.
Технологией тайм-менеджмента пользуется и Анна Катюхина, студентка 4-го курса направления подготовки «Социология».
– К распределению времени я пришла методом проб и ошибок. Раз в неделю я сажусь и вбиваю в гугл-календарь расписание пар. Дальше уже вокруг них ситуативно выстраиваю работу и остальные планы. У меня часто дела планируются на неделю вперёд, а тайм-менеджмент позволяет не держать всё это в голове, но при этом и ничего не забывать, что может негативно сказаться на учёбе и работе,
– рассказала Анна.
Но есть и те, кто считает тайм-менеджмент скучным. Так, магистрант кафедры «Журналистика» ТГУ Дмитрий Потапенко считает, что «управление временем» – не для него:
– По графику жить нудно, никакой импровизации не может быть. Это как «день сурка». Так можно только выполнять отчёты, делать сеты приседаний и тягать гантели. Тайм-менеджмент необходим деловым людям, «москвичам», людям, у которых ипотека и три работы.
Ещё одной «проблемой» использования тайм-менеджмента он назвал лень, которая просто не «вписывается в составленный график. Ведь нельзя прописать в плане на день „минутки лени“».
Тайм-менеджмент либо удачно вписывается в жизнь человека, либо остаётся чем-то непонятным, неизученным, ненужным. Может, и не всем он нужен?
Не для всех
Почему кто-то активно внедряет в свою жизнь технологию управления временем, а кто-то совершенно не готов не только ею пользоваться, но и даже принимать как таковую. Психолог Юлия Бакулина заявляет, что тайм-менеджмент – благо только для работодателя, нанимателя и государства:
– Для человека большинство рамок, правил и условий – гнёт и несвобода, что рано или поздно приносит негативные «плоды»: повышение заболеваемости, субъективной неудовлетворённости своей жизнью, депрессии и прочее.
Она убеждена, что креативные люди, загнанные в строгие рамки, будут страдать. Если человек и правда талантлив, он заслуживает жизни по индивидуальной траектории, без ограничений и рамок. Такие условия будут для него более комфортными.
– Тайм-менеджмент может быть хорошей идеей, если человек будет обязательно выделять время на отдых, на непопулярные развлечения, на лежание на диване, на общение со своей семьёй, – считает Юлия Бакулина.
Тайм-менеджмент действительно необходим в определённых ситуациях, поскольку позволяет оптимизировать рабочие процессы. И всё же управление собственным временем должно строиться на принципе «не навреди». Причём не вредить нужно самому себе и между важными встречами и нерешёнными задачами необходимо выделять время на отдых, саморазвитие, получение удовольствия. Тогда тайм-менеджмент станет не «гнётом», а «верным товарищем».
Тайм-менеджмент: 15 эффективных техник и инструментов для управления временем
Есть два вида отношений со временем. Первый — успеваю всё и хочу еще больше. Второй — успеваю не всё, но надо это исправить. В обоих случаях уместны правила эффективного распределения времени, чтобы управлять личной продуктивностью. Какие инструменты будут при этом наиболее полезны — рассказываем в статье.
Что такое тайм-менеджмент
Правила организации времени складывались на протяжении всего XX века. В России над ними начали работать А. К. Гастев и П. М. Керженцев, на Западе — Фредерик Тейлор и Генри Форд. В 1966 году в США вышла в печать книга Питера Друкера «Эффективный управляющий». В ней были подробно описаны основные принципы тайм-менеджмента для руководителя. В постсоветской России самым известным экспертом в этой сфере считается Глеб Архангельский: он основал школу управления временем, разработал соответствующую стратегию, отвечал за внедрение ее принципов и инструментов в нескольких российских ВУЗах.
Все специалисты делают упор на практические рекомендации, и мы следуем их примеру.
Зачем нужен тайм-менеджмент в жизни
Организация времени бывает коллективной и индивидуальной. Первое — это расписания, графики, разнарядки… Второе — это умение совмещать личные цели, планы и биологические ритмы с общественными. Это несложно, если знать базовые правила и техники контроля времени.
Руководителю они помогают справиться с большой интеллектуальной нагрузкой. А что дают обычному человеку?
-
Избавление от переработок. -
Контроль над происходящим. -
Уверенность в своих силах. -
Понимание своих истинных возможностей.
Больше отдыхать, меньше уставать, сосредоточиться на главных целях, уметь планировать и перестраиваться — это тоже про искусство управления временем. Начать можно с применения 15 простых техник.
15 простых принципов тайм-менеджмента
-
Вписывайте предстоящие дела в to do лист. Его удобно разделить на три уровня:
-
задачи ближайшей недели — то, что следует сделать в течение ближайших семи дней; -
задачи ближайшего месяца — с соответствующим сроком выполнения; -
задачи ближайшего года — то, что нужно сделать на горизонте от двух до 12 месяцев, например, раннее бронирование авиабилетов.
Эта простая схема работает на всех этапах тайм-менеджмента. В структуре возможны варианты: например, день-неделя-месяц или неделя-месяц-полгода. Чем крупнее задача, чем больше сил она требует, тем длиннее должен быть промежуток. Нужна и отдельная «коробочка» для интересных идей с неопределенным сроком — backlog.
Бумажный или электронный перечень удобно заменить мобильным приложением для формирования списков. Оно будет всегда с вами, и вы сможете корректировать планы в любую свободную минуту
-
Пользуйтесь лекарством от прокрастинации — принципом Pomodoro (помидора). Вы ставите таймер на 25 минут и концентрируете силы на одной задаче, не отвлекаясь. После сигнала таймера делаете перерыв в 5 минут, затем засекаете следующие 25 минут. После четвертой итерации в 25 минут — большой перерыв в 20-30 минут.
25 минут — условная норма, вы вправе сделать свой личный график. Важно понять цикличность: кому-то удобнее работать короткими итерациями по 30 минут, кому-то — по часу. Перерывы также можно удлинять или сокращать. Когда вы находите свой распорядок и не меняете его, за 2-3 недели организм привыкает к рабочему ритму. Главное, не забывать про большие перерывы в 20-30 минут после каждого 3-4 захода
-
Основа нашей эффективности — учет времени. Трудно признать, что мы тратим слишком много времени на серфинг по социальным сетям или переписку по нерабочим поводам. Вот почему идея учета времени иногда вызывает отторжение. Посмотрите на это под другим углом: вы не загоняете себя в рамки, вы исследуете свои возможности.
В Google Sheets есть бесплатные шаблоны, которые можно использовать и для гибкого планирования, и для учета личного времени
5. «Нерабочие» дела — это дополнительный труд. Заказать доставку еды, выбрать новый ноутбук, даже просто вынуть тарелки из посудомойки — это тоже требует времени и сил. Но бытовой менеджмент часто кажется ничего не значащей мелочью, хотя при попытке совместить его с рабочими задачами времени уходит больше, а качество на выходе получается хуже. Чтобы успеть выполнить всё намеченное без ошибок, нужно несколько дней максимально честно записывать, какую часть дня вы тратите на занятия, не связанные с работой.
6. Определите хронометраж задач. Мы автоматически отмечаем, сколько времени расходуется на дорогу от дома до работы и обратно. А сколько длится каждая рабочая операция? А выбор новых наушников или сравнение инвестиционных предложений — ведь мы уже выяснили, что это тоже работа? В этом легко убедиться, если вести дневник времени. Он похож на дневник питания: каждые 3-4 часа вы отмечаете, чем были заняты в этот период, с указанием, сколько времени потрачено на каждое дело.
Исследования подтверждают: те, кто хронометрирует свои задачи, относятся ко времени более осознанно. Зная продолжительность всех регулярных дел, вы состыкуете любые временные блоки внутри дня и недели. Это и есть планирование времени
7. Откладывайте всю рутину на период наименьшей продуктивности. Если вы работаете в соответствии со своими суточными ритмами, вы точно знаете, когда активность мозга снижена. В этот период стоит выполнять типовые задачи наподобие составления шаблонных писем. Так вы освободите время для отдыха и сбережете силы.
8. Используйте канбан. Это один из основных приемов классического тайм-менеджмента, в соответствии с ним работает, например, сервис Trello. Проектная доска делится на части: «планируется», «в работе», «выполнено». Одной задаче соответствует одна карточка, на ней обозначается срок и исполнитель. По мере продвижения карточка перемещается из одного столбца в другой. Канбан можно использовать в профессиональной и личной сфере. Он позволяет визуализировать не только задачу, но и все этапы ее решения.
9. Когда вас заваливает монотонная текучка, экспериментируйте с мотивацией. Есть простое упражнение для ее повышения: вспомните все сложные и неприятные задачи последней недели, с которыми вы справились хорошо. Это необязательно грандиозные дела вроде спасения людей или съемок фильма. Может быть, вы нашли способ отказаться от невыгодного заказа, сохранив хорошие отношения с клиентом. Или заказали наконец комплексные витамины, разобравшись во всех противопоказаниях и характеристиках. Все это — показатель вашего умения справляться с задачами любой величины и сложности.
10. Знаменитое «правило лягушки» работает так же. Если в начале рабочего дня «съедать лягушку», то есть выполнять как минимум одно неприятное дело, это мощная положительная мотивация. Вместо того, чтобы целый день переживать и собираться с духом, вы решаете проблему превентивно.
11. Пересмотрите стереотипы. Допустим, у вас есть реперные точки командной работы: ежедневная планерка в 10 утра по Москве и созвон внутри команды в 14.00. Между ними распорядок должен быть таким, как вам удобно. Возможно, вы наиболее продуктивно работаете не 8 часов подряд, а 4 часа утром и 4 часа вечером. Или 4 дня по 12 часов, а потом полноценно восстанавливаетесь за три дня. Это тоже относится к персональному тайм менеджменту.
12. Используйте автоматизацию. Этот принцип часто встречается в работе, например, seo-оптимизаторов: ключевые фразы можно собирать вручную и потратить на это несколько рабочих дней, а можно выгрузить их через специальный сервис и еще рассортировать по группам. И уложиться в час. Многие рутинные процессы тоже можно автоматизировать: от автоплатежей за интернет до периодического полива комнатных растений. Да, придется всё настроить и отрегулировать, но оно того стоит! Исключение — задачи, которые все время меняются. Их автоматизировать не получится (но иногда можно делегировать).
13. Стройте диаграммы отношений со временем — это интересно. И полезно: очень часто на графике наглядно видны все временные накладки. Обычно в пример приводят гистограмму Ганта, где отмечают стадии ведения проектов. Но пригодиться может не только она.
Если вы хотите понять, какие дела наиболее продолжительны — постройте столбчатую диаграмму. Среди самых высоких столбцов часто прячутся 1-2 пожирателя времени вроде соцсетей или youtube. Если вам нужно разобраться, какие операции занимают большую часть вашего рабочего дня в процентах, поможет круговая диаграмма. Одно НО: для эффективности данные нужно вносить честно и относиться к результату без эмоций
14. Анализируйте, где нужна однозадачность. Есть занятия, которые можно совмещать: например, форматировать документ и слушать аудиокнигу. И есть дела, которые требуют однозадачности, иначе качество сильно падает. Вы должны знать, где нужно один раз поработать хорошо и не отвлекаясь, чтобы потом не потратить на дополнения и правки еще столько же времени.
15. Всегда оставляйте пространство для маневра. Жесткое планирование не помогает успевать всё. Хотя бы потому, что в нашем мире есть дорожные пробки, внезапные болезни коллег, отмены и переносы мероприятий. Все модели тайм-менеджмента подтверждают: гибкое планирование лучше жесткого. Стройте список дел так, чтобы их можно было менять местами: в этом поможет точный хронометраж и матрица Эйзенхауэра.
Матрица управления временем: как организовать тайм менеджмент
34-й президент США придумал хорошую систему планирования дел. Ее назвали именем автора — матрица Эйзенхауэра. Чтобы разобраться в ней, не нужна долгая и сложная подготовка. Достаточно ручки, бумаги и линейки.
Вы чертите большой квадрат и делите его на 4 части. А затем распределяете свои дела по четырем зонам:
-
«Срочные и важные» — форс-мажоры, дедлайны, внезапные неотложные задачи. -
«Важные и несрочные» — регулярные рабочие дела и труд на перспективу: саморазвитие, построение и поддержание отношений, обучение, тренировки. -
«Срочные, но неважные» — в основном задачи, постановка которых зависит от вышестоящих лиц (срочно отчитаться по проекту или провести встречу). -
«Несрочные и неважные» — простые бесполезные развлечения, а также действия, навязываемые извне, например, спам-рассылки (у Эйзенхауэра в этой категории были звонки репортеров желтой прессы).
Простейшая версия матрицы Эйзенхауэра (источник)
Уже в конце XX века матрицу Эйзенхауэра доработал Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». Его версия, более подробная, называется матрицей приоритетов. В ней указаны не только уровни распределения дел по значимости, но и итоги их выполнения.
Матрица приоритетов — часть базы, на которой может строиться планирование процессов небольшой организации или самозанятого специалиста. В ней детально прописан принцип сортировки задач по квадратам (картинка отсюда)
Матрица Эйзенхауэра эффективно работает в связке с другими техниками: принцип Pomodoro, хронометраж, учет времени, планирование нагрузки согласно суточным ритмам. Вы делите проектную доску на 4 части и в каждый квадрат вписываете рабочие задачи. В скобках указываете их продолжительность и ориентировочное время выполнения. По мере выполнения нескольких дел можно сразу стирать эти строки — и вы увидите, как квадрат освобождается.
Мифы о практическом тайм-менеджменте
Сложные задачи обязательно решать с утра.
На самом деле часть людей начинает оперативно мыслить через 2-3 часа после пробуждения. Простой пример: если с утра у вас всегда пониженное давление, нужно минимум полчаса после пробуждения, чтобы мозг начал мыслить быстрее. Планировать всю текучку надо с учетом своих особенностей.
Искусство тайм-менеджмента — для молодых, успешных и одиноких.
Тот же квадрат Эйзенхауэра и гибкое планирование вполне подходят и многодетным родителям, и активным пенсионерам. А мотивировать себя, вспоминая недавние достижения любой величины, полезно вообще всем: это связано не с социальным статусом, а с уверенностью в себе.
Идеи управления временем бесполезны, если вы занимаетесь физическим трудом.
Тоже ошибочное мнение: канбан и принцип Pomodoro вполне нормально используются в мебельных цехах и на сварочных участках. Иногда определенную технику сложно адаптировать к конкретной сфере. Это решается изучением разных направлений (к примеру, GTD, ZTD, Fresh or Fried, метод 4Д) и выбором подходящих методов.
При учете времени дела меньше пяти минут разрешается не записывать.
Если каждые 30 минут отвлекаться на 5 минут, а потом еще делать положенный перерыв в 10 минут, за целый рабочий день теряется минимум полчаса. Их можно потратить гораздо более продуктивно. Но сначала это нужно признать. Ведите хронометраж — тогда вы поймете, стоит ли записывать внеплановые перерывы или они влияют на распорядок незначительно.
Использовать все формулы и принципы нужно одновременно.
Если вы давно хотели пересмотреть образ жизни — да. Если же на большие перемены нет ресурсов и энергии, меняться лучше понемногу. С одного принципа в неделю или пяти минут в день. Это сродни привыканию к тренировкам в ослабленном состоянии: начинаем с самых простых упражнений и плавно наращиваем нагрузку.
Индивидуальный тайм менеджмент: когда он наиболее полезен
Работать без отдыха и постоянно наращивать нагрузку — это не про управление временем. Концепция тайм менеджмента помогает в достижении целей. Будет ли это позиция топ-менеджера или работа в свое удовольствие, собственный бизнес или здоровый образ жизни — решаете вы. Но для успешного тайм-менеджмента нужна определенная смелость и честность с самим собой.
Потребуется признавать свои слабости, тренировать память, быть последовательным. Придется привыкать и к неожиданным решениям: например, писать ручкой на бумаге длительность дел и план дня. Или рассчитывать свою норму эффективной нагрузки на неделю и месяц, даже если вы не токарь-станочник, а UX-дизайнер. И здесь мы подходим к самому главному: необходимо наметить свой путь и его ключевые точки.
Эффективное управление временем вполне помогает решать единичные задачи. Но лучше всего он работает, когда у вас есть система личных и профессиональных целей. Тогда вы четко видите, к чему хотите прийти. Но и здесь обязательно помнить про принцип гибкого планирования: при самом жестком распорядке важно учитывать свои личностные особенности и потребности, из которых рождается мотивация.
12 правил эффективного управления временем.
- Автор сообщения: Сэмюэл Тоби Дэвид
- Сообщение опубликовано: 24 июня 2017 г.
- Категория поста: Мотивация
- Последнее изменение сообщения: 2 августа 2017 г.
- Время чтения: 7 минут чтения
Поделиться сообщением
Вы когда-нибудь ловили себя на том, что бежите, чтобы успеть к срокам, обязательствам и встречам, и кажется, что время летит незаметно?
Что ж, у меня для вас хорошие новости. «Время ЛЕЧИТ, но вы ПИЛОТ». Вы можете иметь то, что кажется более 24 часов в сутках.
Управление временем заключается не в выполнении большого количества дел или заполнении каждого расписания, чтобы успеть. Все дело в том, чтобы ваша работа выглядела проще и быстрее. Таким образом, вместо того, чтобы работать усерднее, вы работаете умнее. Когда вы управляете своим временем, у вас есть время для себя, других, для игр и отдыха.
Я уверен, что вы, читающие эту статью, действительно хотите эффективно управлять своим временем. Оставайтесь со мной, пока я разгадываю техники, с помощью которых вы можете постоянно управлять своим временем.
Нет времени, кроме того, которое вы создаете.
ПРАВИЛО 1
Ведите список дел.
Это может выглядеть несовременно, но я уверяю вас, что если вы хотите лучше управлять своим временем, вы должны работать по списку. Всегда носите с собой ручку и дневник.
Ваш список дел должен содержать все, что вы должны сделать в определенный период. В нем должны быть указаны действия, которыми вы будете заниматься, телефонные звонки, которые вам предстоит сделать, люди, с которыми вам предстоит встретиться, письма, которые нужно написать, и так далее. Если вам нужно отвести кошку к ветеринару или вам нужно посетить выпускной дочери. Записывать вещи — это психонейромоторный навык, который заставляет ваш разум действовать.
ПРАВИЛО 2
Расставьте приоритеты в своем списке дел.
Теперь в вашем списке дел вы должны решить, что для вас наиболее важно, а что наименее важно. Это просто. Расставьте сначала дела срочные и важные, затем дела неважные, но срочные. Далее следуют важные, но не срочные задачи. Наконец, задачи, которые не являются важными и несрочными. В вашем списке дел должен быть журнал времени. Когда вы сделаете это, вы обнаружите, что вы можете управлять временем, просто расставляя приоритеты для своих задач.
ПРАВИЛО 3
Начните с конца.
Если вы хотите управлять своим временем, вы должны начать с конца. Имейте визуальную доску, умственную стимуляцию. Подумайте в картинках, как вы собираетесь достичь своих целей к определенному сроку. Прежде чем начать, нужно увидеть конец. Это дает вам психологическую готовность увидеть вашу задачу насквозь.
ПРАВИЛО 4
Начните с самых важных задач.
Первоочередные задачи — это те задачи, которые дают нам наибольшие результаты и достижения. Когда вы выполняете такие задачи, это дает вам чувство собственного достоинства. Какую единственную задачу, которую вы должны выполнить, является срочной и важной? Когда вы найдете эту задачу, сделайте это немедленно. Вы контролируете ситуацию, когда выполняете свою первоочередную задачу.
ПРАВИЛО 5
Планируйте вечером или первым делом рано утром.
Это правило нужно беречь. Не ложитесь спать, пока не дадите работу своему подсознанию. Незадолго до того, как вы ляжете спать, спланируйте мысленно, а также в письменной форме, как будет проходить ваш день. Повторите это еще раз, когда проснетесь утром. Вы будете поражены, насколько эффективно вы сможете выполнять свои действия.
ПРАВИЛО 6
Не медлите.
Имейте чувство срочности. Просто сделайте это сейчас! Если вы действительно хотите управлять своим временем, у вас должен быть менталитет «я должен сделать это сейчас». У вас должен быть импульс покупателя. Таким образом, всякий раз, когда вы хотите выполнить задачу с наивысшим приоритетом, делайте это как можно быстрее. Когда? В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ!!!
ПРАВИЛО 7
Научись говорить №
Вы управляете своим временем, когда научитесь говорить «нет» задаче, которая не может вписаться в ваш график, или задаче, которая не была запланирована в вашем списке дел.
Это очень важно, потому что, когда вы берете на себя задачи и обязанности, которые не были запланированы ранее, вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь выполнить свои уже запланированные задачи. Дело в том, что вы должны знать, когда отказаться от помолвки.
ПРАВИЛО 8
Перенесите незавершенную задачу на другое конкретное время.
Очень просто! Задачи, которые вы не смогли выполнить, или задачи, которым вы сказали «нет», должны быть перенесены на определенный период, когда вы сможете эффективно управлять временем вокруг них. Все дело в том, чтобы делать это умнее, а не сложнее.
ПРАВИЛО 9
Работайте в самые продуктивные часы.
В зависимости от того, являетесь ли вы жаворонком или ночным человеком. Если вы действительно хотите сделать много в то время, когда вы хотите. Вы должны эффективно управлять своим временем, выполняя большую часть своей задачи в то время, когда вы наиболее продуктивны.
Некоторые люди в приподнятом настроении по утрам и кажутся острее, ярче, настроеннее, чем другие. В то время как у некоторых ночь является их часом пик. Таким образом, вам нужно найти наиболее продуктивный час в вашем дне, чтобы вы могли достаточно хорошо справляться со своей задачей.
ПРАВИЛО 10
Не отвлекайтесь.
Вы должны быть достаточно дисциплинированы, чтобы управлять своим временем. Иногда приходится выключить телевизор, приостановить работу социальных сетей. Игнорируйте ненужные телефонные звонки. В других случаях вы должны проверять, кому вы позволяете видеть себя. Основная идея состоит в том, чтобы следить за тем, чтобы ваши запланированные действия не прерывались, а также чтобы вы максимально эффективно использовали запланированную задачу.
ПРАВИЛО 11
Расписание сна.
Управляя своим расписанием, вы должны не только ложиться спать в назначенное время, но и поддерживать определенный график сна, когда ваше тело приучено спать в определенное время.
Это потому, что если у вас нет цикла сна/бодрствования, это может повлиять на вашу эффективность в управлении временем. Вы можете начать чувствовать себя сварливым или сонливым, когда должны активно заниматься своим графиком.
ПРАВИЛО 12
Дополнительное правило
Работа Дополнительный рабочий день.
Вы должны делать то, что другие не хотят делать. Начните свой день, выйдя немного раньше, этим вы обойдете пробки. Используйте часть обеденного времени, чтобы быстрее выполнить некоторые задачи. Когда вы закончите работу, оставайтесь немного позже. Когда вы делаете это, вы уходите после движения. Все вместе вы сэкономили 2-3 часа. Это просто дополнительный совет для управления своим временем.
Наконец, помните, что никто не может управлять вашим временем, кроме вас. Пройдитесь по этой технике и примените ее к своей личной жизни. Вы будете удивлены, насколько быстрее и умнее вы станете.
Читайте также: Сделайте свой день прекрасным!
Об авторе сообщения
Сэмюэл Тоби Дэвид
Сэмюэл Тоби Дэвид — серийный предприниматель, писатель, тренер по здоровому образу жизни и здоровому образу жизни. Увлекается письмом, общением и музыкой.
Смотрите сообщения автора
Нравится:
Нравится Загрузка…
Теги: Управление, Разум, Время
12 правил управления проектами TMN — ниндзя тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент
9 комментариев
Управление проектами.
Эти два слова вызывают у многих компаний мысли о сложности, путанице и даже страхе.
Люди считают, что управление проектами — это своего рода секретное искусство, которым могут овладеть немногие.
Я здесь, чтобы сказать вам, что это не так сложно.
Для этого нужна тяжелая работа, дисциплина и еще раз тяжелая работа.
К сожалению, многие компании не справляются с этой задачей.
Усложнение управления проектами
Хотите знать, почему так много компаний имеют проблемы с управлением проектами?
Все просто: они все усложняют.
Действительно.
Если в вашем корпоративном проекте есть собрания с участием 15 человек и обновления проекта, которые представляют собой мини-новеллы… значит, ваш проект стал слишком сложным.
Если ваша проектная документация больше, чем руководство, необходимое для запуска ядерного реактора… значит, она стала слишком сложной. (Я бы знал.)
Если более половины вашего времени запланировано на обновление проекта с различными заинтересованными сторонами… тогда это определенно стало слишком сложным.
Почему компании это делают?
Многие считают, что должны «включить» всех, прежде чем принимать решение.
Для других это потому, что они не в состоянии принять решение. Иногда и то, и другое.
Многие компании путают сложность с навыками и выполненной работой.
«Если вы не планируете следующую миссию в дальний космос, вам не нужна 48-страничная диаграмма Ганта о том, как вы собираетесь запускать этот новый проект».
О, но ваша компания не имеет проблем с управлением проектами, вы говорите?
Что-нибудь из этого звучит знакомо…?
– Проекты не завершаются вовремя (Иногда они вообще не завершаются.)
– Ожидается превышение бюджета
– Предполагается продление срока
– Обновления статуса рассылаются чаще, чем реальная работа products
Дело в том, что большинство компаний сами себе злейшие враги, когда дело доходит до управления проектами.
12 правил управления проектами TMN
Во имя простоты я не собираюсь писать диссертацию по управлению проектами.
Вместо этого вот мои 12 эмпирических правил для управления проектами:
- Не усложняйте .
– Я бы хотел, чтобы у меня было что-то более яркое, как Правило № 1. Но это всегда #1. Самая распространенная причина провала проектов заключается в том, что они слишком сложны. Часто они начинаются иначе, но быстро переполняются слишком большим количеством людей, слишком большим количеством обновлений статуса и слишком большим количеством документов. То, что начинается как проект для 4 человек, становится обзором для 24 человек и всего руководящего состава.
- Соберите команду А – Важные проекты не выполняются одним человеком. Требуется команда людей с разными навыками и сильными сторонами. Позвольте командным игрокам вносить свои индивидуальные сильные стороны. У вас может быть технический эксперт. Детальный человек. Герой боевика «Сделай это». Каждый приносит различные навыки, необходимые для успеха всего проекта.
- У вас нет времени на неучастников – У каждого проекта есть своя доля критиков, противников и неучастников.
Мой совет: не связывайтесь с ними. Если кто-то не вносит свой вклад или не хочет быть частью команды, удалите его и поторопитесь. Их присутствие будет только мешать и демотивировать других членов команды. Спортивный тренер быстро убирает на скамейку игрока, который жалуется и не выкладывается на 100%. Тем не менее, в корпоративном мире компании часто чувствуют, что должны дать всем возможность участвовать.
- Имей план, а не диссертацию – Ах, печально известный план проекта. Вы должны иметь один, не так ли? Да, вам нужен план. Однако соблюдайте Правило №1. Не составляйте план размером с НАСА для простого проекта. Держите его простым, прямолинейным и скудным. Это не должно быть красиво, это должно быть эффективно. Раздутые, красочные планы проектов только тратят время и добавляют ненужную сложность. Я работал с одной компанией, которую больше заботил внешний вид и формат обновлений статуса, чем качество работы над реальным проектом.
- Используйте правильные инструменты – Что такое правильные инструменты? Это инструменты, которые выполняют работу и которые будет использовать ваша команда.
Это может быть белая доска или письменная доска состояния. Это может быть программное обеспечение для управления проектами. Что бы это ни было, убедитесь, что вы и ваша команда используете его неукоснительно.
- Ключ к скорости – Многие проекты застревают на этапе планирования. Они медленно начинают, и некоторые никогда не выходят за ворота. Скорость имеет значение. Это создает импульс. Спешка не всегда приводит к потерям. Не стоит недооценивать силу скорости для выполнения работы.
- Держите сроки смертельно опасными – Почему в современном мире можно пропускать сроки? Убедитесь, что ваши проекты живут и умирают в соответствии с установленными сроками. Соблюдайте жесткие сроки и не бойтесь выделять на проекты меньше времени, чем предполагалось изначально. Дедлайны привносят ответственность, креативность и упорный труд.
- Принимайте решения – Принимайте решения и принимайте их часто. Проект без быстрых решений — это исследовательский проект.
Это никуда не денется. Хорошие менеджеры проектов принимают правильные решения, имея под рукой информацию. Правильные решения сейчас всегда лучше совершенных решений позже .
- Каждый проект упирается в стену – Обратите внимание, ваш проект столкнется с кризисом. Каждый проект в какой-то момент это делает. Даже самые лучшие планы наткнутся на шероховатости. Будьте к ним готовы. Ожидайте их и выделите достаточно ресурсов и времени, чтобы справиться с ними. У каждого успешного проекта есть нижняя точка, ключ в том, чтобы продвигаться вперед, когда это происходит.
- Слушайте исполнителей – Хотите знать, как продвигается проект? Спроси тех выполнение работы. Многие проекты срываются из-за того, что начинают «прислушиваться к второстепенным». То есть начинают слушать людей, не вовлеченных в проект напрямую. Не позволяйте сторонней болтовне изменить реальную работу.
Игнорируйте это и вместо этого слушайте тех, кто делает работу.
- Остерегайтесь пожарной учения . Некоторые проекты находятся в нескольких дюймах от завершения, когда кто-то активирует пожарную сигнализацию. Это может остановить успешный проект. Часто это будет незначительная деталь, которая угрожает сорвать более крупные усилия. Это может быть даже тогда, когда старший руководитель решает в конце игры, что он попытается повлиять на проект в последнюю минуту. Избегайте противопожарных учений, которые не служат цели проекта. Когда начнется пожарная тревога, остановитесь и спросите: «Это что-то, что нужно решить до завершения проекта?»
- Вы должны финишировать, чтобы выиграть – Вы когда-нибудь работали над проектом, в котором заканчивался бензин в пределах прямой видимости от финишной черты? Это никогда не доходит до этого. Он не доходит до завершения, и незавершенных дел предостаточно. Если не принято решение отменить проект, убедитесь, что ваш проект действительно завершен.
Дюжина правил, плюс одно
Я подумал, что стоит пойти дальше и сделать дюжину пекарей… вот бонусное правило…
13. Остерегайтесь модных словечек . Вы должны быть очень обеспокоены, если обнаружите, что на бесконечных встречах слышите такие слова, как: заинтересованные стороны, диаграмма Ганта, анализ пробелов и вскрытие. Эти термины часто используются теми, кто пытается избежать работы. Или скрыть его отсутствие. Беги… беги в другую сторону.
Помните, что есть 3 вещи, которые делают проекты успешными: тяжелая работа, дисциплина и еще раз тяжелая работа.
Каковы ваши лучшие правила управления проектами? Как ваша компания в управлении проектами?
Пройдите бесплатную оценку производительности
Хотите знать, насколько продуктивен ваш повседневный рабочий процесс? Пройдите эту бесплатную оценку, чтобы узнать!
Пройдите бесплатную оценку
Ищи:
50к
Подписчики
Последние сообщения TMN
- Совет TMN: не позволяйте телефону владеть собой
- 10 причин, по которым беспорядок снижает вашу продуктивность
- Тайм-менеджмент Ninja Podcast № 20: 7 причин, по которым я отказался от Apple Watch
- 5 советов, как не допустить, чтобы маленькие задачи мешали вашему дню
- Книга о ниндзя по тайм-менеджменту уже доступна!
- Придерживайтесь своих решений
- Что вам нужно, чтобы начать?
- Совет по тайм-менеджменту: сделайте работу сейчас, чтобы сэкономить время позже
- Совет по тайм-менеджменту: сделайте ОДНУ вещь, которую вы собирались «отложить»
- Должен ли ваш список дел быть на бумаге или в вашем телефоне?
Улучшите управление своим временем уже сегодня!
Популярные статьи
Должен ли ваш список дел быть на бумаге или в вашем телефоне?
Совет TMN: не позволяйте телефону владеть собой
Подкаст TMN №2 – Десять советов путешественникам, которые сделают ваше путешествие менее напряженным
10 советов, как сохранить рабочий стол в чистоте, порядке и продуктивности
Нужно начать? Тыкать в коробку Сет Годин
12 советов по тайм-менеджменту.
Хорошо ли вы управляете своим временем? – Процветающий малый бизнес
Время – это ресурс, который постоянно теряется. Это одна из тех вещей, которые, потеряв однажды, никогда не вернутся, и большинство людей в какой-то момент своей жизни сожалеют о том, что потеряли их.
Грамотное управление временем помогает людям достигать целей, исполнять мечты, желания и, в конечном счете, свою судьбу.
Возможно, мы никогда не узнаем, как все могло бы сложиться, если бы люди более ответственно относились к тому времени, которое у них было.
Когда люди получают это откровение, они учатся уважать время и управлять им, как другими ценными ресурсами.
Тайм-менеджмент важен как на личном, так и на профессиональном уровне.
Изучение некоторых базовых навыков тайм-менеджмента может помочь избавиться от стресса, вызванного схватками в последнюю минуту, и позволит вам выполнять больше дел, которые вы хотите сделать.
1. Организуйте свою жизнь
Организованность — это секрет многих вещей, но эффективное управление временем стоит на первом месте.
Держите свою гостиную и рабочую зону в порядке и избавьте от беспорядка, чтобы вы могли найти нужные вещи, когда они вам нужны.
Это помогает не только лучше управлять своим временем, но и справляться со стрессом.
2. Письменные цели/задачи
Если вы составляете список дел для проектов на выходные или управляете рабочими задачами, наличие письменных целей и задач очень важно.
Если вы не знаете, куда идете (об этом говорят цели), как вы узнаете, что делать или в каком направлении идти?
Это когда люди перегружены, потому что они не знают, с чего начать или как провести время, что приводит к ненужной трате времени.
3. Управление прерываниями
Прерывания неизбежно будут происходить. Умение управлять этими перерывами поможет вам добиться большего.
Если вам мешает болтливый сосед, когда вы пытаетесь закончить работу во дворе, или дружелюбный коллега, который хочет поделиться с вами своими впечатлениями на выходных, важно знать, как свести к минимуму перерывы, чтобы вы могли выполнять необходимые задачи. .
Я научился некоторым приемам: когда я вижу, что ко мне приближается болтливый человек, я никогда не сажусь, а если он находится в коридоре, я просто продолжаю идти.
Вы можете вести себя дружелюбно, улыбаться и болтать во время прогулки, но гораздо легче уйти, если вы движетесь, чем если останавливаетесь.
Не замедляя свои ворота, вы отправляете сообщение, что находитесь на миссии.
Есть такая хитрость, чтобы никого не обидеть и не показаться недружелюбным, но когда понимаешь, сколько времени можно сэкономить, оно того стоит.
4. Приоритизация задач
Наши списки дел для работы или дома постоянно расширяются и меняются. По этой причине важно постоянно расставлять приоритеты в обязанностях и задачах.
Существуют разные способы расставить приоритеты, но сосредоточьтесь на задачах, которые принесут вам наибольшую отдачу в кратчайшие сроки, или на задачах, для которых установлен срок или временная шкала.
5. Запланированные задачи
Ведение календаря и планирование времени для всех задач помогает сосредоточить на них внимание и дает наглядное представление о том, когда что-то будет выполнено.
Задания должны выполняться в запланированное время, независимо от того, «чувствуете» вы это или нет.
Еще один совет: планируйте самые сложные задачи на время пиковой производительности.
Пиковое время для некоторых людей приходится на утро, но другие люди даже не разогреваются до обеда.
Ваш график должен также включать время на общение, отдых и непродуктивное время, чтобы сохранить хороший баланс между работой и личной жизнью.
6. Управление отвлекающими факторами
Наша жизнь наполнена «отвлечениями». По иронии судьбы, некоторые отвлекающие факторы предназначены для того, чтобы отвлечь нас от ответственных или стрессовых аспектов нашей жизни.
При правильном управлении этими отвлекающими факторами они могут быть очень ценными для сбалансированной жизни, но когда отвлекающие факторы становятся правилом, а не исключением из правила, они могут помешать человеку выполнять обязанности и достигать целей.
7. Управление временем ожидания
Это случается со всеми нами.
Мы сидим в зале ожидания, в аэропорту, в машине ждем, чтобы пройти мойку или того, кто опаздывает на встречу.
Это время ожидания — отличное время, чтобы наверстать упущенное.
Наличие смартфона или iPad может помочь в этом, но знание того, что вы хотите делать в это время, поможет не раздражаться в ожидании.
Это также дает вам ценное время, о котором вы даже не подозревали.
8. Управление собраниями
По своей природе и для создания хорошей команды собрания должны иметь социальный аспект.
Но будьте осторожны, не позволяйте неорганизованным, неструктурированным собраниям отнимать у вас драгоценное время.
Будь то ежемесячное собрание персонала или родительское собрание, убедитесь, что у собраний есть время начала и окончания, повестка дня, ведущий и цель.
Не ходите на собрания без этих очень важных материалов и не ходите на собрания только ради встречи.
9. Управление непродуктивной деятельностью
Непроизводственная деятельность может отвлекать нас, но важно, чтобы ею управляли.
Не позволяйте этим занятиям отнимать у вас драгоценное время, которое можно было бы использовать для достижения целей — личных или рабочих.
Чтобы сделать это эффективно, запланируйте видеоигры или время на Facebook и ограничьте количество времени, которое вы тратите.
10. Управляйте бумагой
Лично я буду рад, когда все станет цифровым и исчезнут горы бумаги.
Почта, служебные записки, счета, предложения и т. д. приходят к нам постоянно, и на их обработку требуется время.
Хитрость заключается в том, чтобы следовать старому правилу «прикоснись один раз и избавься от него».
Положить ли это в корзину, зарегистрировать, делегировать или сделать, избавиться от этого.
Секрет в том, чтобы запланировать время, чтобы управлять своей бумагой и переместить ее один раз.
11. Психическое управление
Многие люди тратят время на «беспокойство» о вещах.
У моего мужа отличное отношение к этому. Он говорит: «беспокоитесь о тех вещах, с которыми вы можете что-то сделать…»
И я понял, что есть так мало вещей, с которыми я могу что-то сделать, что я научился отбрасывать свои заботы и не позволять им поглотить меня.
Если вы поглощены беспокойством, будь то повышение по службе, экономика или безумие мира, в котором мы живем, постарайтесь не быть озабоченным, потому что беспокойство может отвлекать и тратить время.
12. Управление ошибками
Ошибки и ошибки могут отнять много времени.
Будь то не до конца прочитанная инструкция и допущение ошибок в большом проекте или спешка с продуктами и падение сумки на пол, важно попытаться сделать все правильно с первого раза.
В этой цитате много мудрости – «делай правильно, правильно, в первый раз и каждый раз».
Наконец, независимо от того, управляете ли вы собой или сотнями людей, грамотное управление временем может помочь вам в достижении личных и профессиональных целей.
12 советов по созданию и улучшению командного тайм-менеджмента – Блог Clockify
Несмотря на то, что существуют сотни статей и публикаций по тайм-менеджменту, многие из них касаются отдельных людей. И хотя мы можем улучшить то, как мы отслеживаем время для себя, это не обязательно означает, что мы будем делать то же самое, когда от нас требуется отслеживать время в команде. Это требует немного другого мышления и подхода.
Чтобы помочь вам понять, как отслеживать и управлять временем в команде, или если вы просто хотите стать лучше, вот несколько советов, которые помогут вам начать работу.
Содержание:
- Почему тайм-менеджмент важен в команде?
- Снижает стресс
- Держит всех в курсе
- Пусть все знают, как продвигается проект
- Улучшает сотрудничество
- Как улучшить управление временем на рабочем месте
- Отслеживайте время, чтобы узнать, где вы находитесь
- Сделать обзор рабочей нагрузки
- Поговорите со своей командой
- Не сосредотачивайтесь только на управлении рабочим временем
- Воздержитесь от утомительных задач
- Инновации
- Повысить осведомленность о сроках
- Предложить помощь
- Установите некоторые общие правила
- Сокращение импровизированных встреч
- Используйте проверенные методы и приемы
- Внедрить инструменты управления рабочим временем
Почему тайм-менеджмент важен в команде?
Во-первых, мы должны кратко рассказать, как правильное управление командой помогает общему рабочему процессу и отношениям между командами.
Снижает стресс
Эксперты часто предупреждают, что плохое управление временем на самом деле приводит к стрессу. И дело не только в срыве сроков или сверхурочной работе.
Когда люди плохо распоряжаются своим временем и не могут расставить приоритеты в своих задачах, это неизбежно приводит к чувству перегруженности. Перегруженность вызывает нервозность, боязнь пропустить важную информацию или задачи, подслушать или неправильно прочитать ситуации и т. д. Вместе они могут заставить мозг человека перейти в «режим паники» и либо совершать ошибки, либо падать под давлением.
В команде разные люди по-разному реагируют на стресс, вызванный неправильным управлением временем. Это может создать межкомандный конфликт, поскольку человек А может обвинить человека Б в том, что он слишком расслаблен, или человек Б может обвинить человека А в том, что он слишком невротичен.
Таким образом, грамотное управление временем на командном уровне может значительно улучшить динамику команды и облегчить рабочий стресс, с которым они сталкиваются ежедневно.
Держит всех в курсе
Прозрачность является огромной проблемой даже сегодня. Даже со всеми приложениями и сервисами, разработанными, чтобы помочь нам отслеживать, что каждый делает в любой момент, мы все еще в основном в неведении, когда дело доходит до части работы наших коллег. А общение по ходу выполнения задачи жизненно необходимо для здоровья команды и, конечно же, самого проекта.
Одним из преимуществ формирования привычки командного управления временем является повышение прозрачности. Когда все отслеживают, над чем они работают и что находится на тарелке их коллег, расставлять приоритеты становится проще. В групповом чате меньше понуканий и тыканий, чтобы сообщить о прогрессе, и, конечно, меньше встреч.
Сообщает всем, как продвигается проект.
Как только команда начнет коллективно отслеживать свое время, с течением времени вы сможете более четко видеть общую картину. Становится проще следить за ходом проекта, а кроме того, избавляет от необходимости спрашивать, как дела. Гораздо проще создавать отчеты и проводить собрания.
Члены команды начнут понимать, как их тайм-менеджмент отражается на проекте в целом. Их коллеги также смогут увидеть это и своевременно решить любые проблемы.
Улучшает сотрудничество
Люди более склонны помогать друг другу, когда они находятся в одной лодке. Когда команда отслеживает свое время и учится управлять им вместе, они с большей вероятностью поделятся своими советами и поддержат друг друга, когда случаются ошибки.
Пока вы создаете здоровую среду обучения, ваша команда станет намного лучше благодаря обучению управлению временем.
Как улучшить управление временем на рабочем месте
1. Отслеживайте время, чтобы видеть, где вы находитесь
Вы можете начать улучшать управление временем своей команды, заставив их отслеживать время индивидуально. Каждый должен начать нести ответственность за свои затраты времени, прежде чем он действительно сможет внести свой вклад в тайм-менеджмент всей команды.
Например, в Clockify — приложении для управления временем для команд, менеджер команды может настраивать проекты и важные вехи для их выполнения. С этого момента, когда каждый член команды отслеживает время, потраченное на задачи, которые способствуют достижению каждой вехи, таймер будет отражать это.
Чтобы увидеть, как Clockify может обеспечить хорошо задокументированный прогресс проекта, вы можете перейти сюда. Он входит в пошаговую настройку рабочего пространства вашей команды, проекта и отчета о ходе работы, когда дело доходит до управления временем.
Также рекомендуется отслеживать время в течение двух недель или даже месяца, чтобы узнать о привычках вашей команды отслеживать время и о том, как они проводят свое время. Это также единственный способ получить более подробную информацию о том, как каждый участник предпочитает распоряжаться своим временем, и как это отражает всю команду. Из этих собранных данных вы можете начать вносить изменения и улучшения.
💡 Хотите знать, что команда теряет время?
- Вот руководство по определению потерянного времени
- Как вести учет времени в команде
2. Сделайте обзор рабочей нагрузки
В качестве второго шага полезно ознакомиться с тем, что каждый член команды должен делать в соответствии с должностной инструкцией. Сколько у них второстепенных задач, на какие из них они тратят больше всего времени, а на выполнение каких уходит меньше всего времени. Дополнительные задачи, которые включают рабочую нагрузку, но часто упускаются из виду:
- обратная связь,
- обучение новых сотрудников,
- проведение презентаций,
- организация встреч,
- связь с клиентом,
- электронная почта и т. д.
Сначала обрежьте жир в этих местах. Если и вы, и сотрудник заметите, что некоторые неважные задачи занимают больше времени, чем необходимо, просто исключите их.
Возьмем, к примеру, собрания.
Часто вы посещаете собрания, тема которых не волнует как минимум треть присутствующих. Их время и энергия тратятся на прослушивание данных и разговоров, которые их не касаются. То же самое касается цепочек электронной почты или обсуждений в чатах.
И наконец, хотя совместная работа является преимуществом высокоэффективных команд, следите за членами команды, которые начинают выполнять больше работы других. Если они тратят весь день на тушение небольших пожаров, а затем выполняют свою работу сверхурочно, возникает большой дисбаланс в рабочей нагрузке, и его необходимо устранить как можно скорее.
3. Поговорите со своей командой
В продолжение предыдущего пункта, чем больше вы общаетесь с командой, тем легче будет определить, какие аспекты тайм-менеджмента вам нужно изучить. Вот на что стоит обратить внимание:
- Проверить, каковы их обычные задачи и какие части их работы могут быть утомительными и утомительными;
- Спросите их, когда они чувствуют себя наиболее/наименее продуктивными;
- Поговорите о отвлекающих факторах и определите наиболее распространенные в команде;
- Вместе придумать стратегии, соответствующие их рабочему процессу и подходу;
- Время от времени встречайтесь с ними, чтобы узнать, как изменилось их распределение времени, или проводите ежемесячные опросы;
- Позвольте членам команды подходить к управлению своим временем аналитически, без микроменеджмента — пока они контролируют свой прогресс в обучении, результаты будут намного лучше.
Поскольку команды от отдела к отделу разные, их проблемы и любимые офисные мозоли будут различаться. Важно найти точки соприкосновения и дать им понять, что они будут играть активную роль в обучении тому, как лучше управлять временем. Не просто получить информативный раздаточный материал от HR, который они неизбежно засунут в ящик стола и забудут о нем.
4. Не сосредотачивайтесь только на управлении рабочим временем
Еще один полезный способ научиться лучше управлять временем в команде — включить управление личным временем. Сообщите команде, что улучшение привычек на работе — это хорошая практика, которая может пригодиться им в личной жизни.
Коуч по продуктивности Мэтт Ист предложил самый простой способ убедить людей в преимуществах тайм-менеджмента и направить их на путь совершенствования. Он считает, что , ответив всего на десять вопросов, может заставить людей задуматься о том, как они распределяют свое время и задачи по приоритетам . Если у вас есть возможность, сделайте раздаточный материал с этими вопросами, и пусть команда обдумает их в течение дня или двух. Затем обсудите их ответы, чтобы лучше понять приоритеты друг друга и то, как вы можете идти навстречу друг другу, когда дело доходит до управления временем в команде.
- Если бы я мог добиться чего-то сегодня, что бы это было?
- Что было бы вторым по важности?
- Что будет третьим по важности?
- Что осталось сделать после этих трех вещей?
- Какие задачи я могу делегировать другим?
- Какие другие задачи, над которыми работают другие, требуют моего внимания?
- Какое действие сегодня приблизит меня к моим целям?
- Какое единственное дело, которое я мог бы выполнить, чтобы чувствовать себя продуктивным и счастливым в конце дня?
- Как мне снизить уровень стресса сегодня?
- Какие отношения в моей жизни требуют больше всего моей энергии сегодня? (рабочие отношения, семья, друзья, романтический партнер и т.
д.)
Хотя некоторые вопросы довольно просты, другие нет. Скорее, они дают хорошее представление о том, как люди тратят свою энергию, что, в свою очередь, влияет на их отношения со временем и расстановку приоритетов. Когда кто-то проводит все утро, споря со своей второй половинкой, скорее всего, он будет слишком истощен, чтобы сосредоточиться на отношениях сотрудничества с коллегами.
Знание того, как расходовать эмоциональную энергию, также помогает в тайм-менеджменте.
5. Воздержитесь от утомительных задач
По возможности постарайтесь исключить утомительные задачи.
В бывшей компании, где я работал, была привычка назначать двух младших членов команды для ведения заметок во время собрания. Потом мы должны были сравнить эти записи и написать единый отчет, который раздадим всем, кто был на собрании. Как нам объяснили, это было сделано для того, чтобы обеспечить охват всей информации.
Однако все, что ему удалось сделать, это удвоить работу: мы сравнивали записи, затем мой коллега присылал мне свои пункты списка по электронной почте, я добавлял недостающее (или наоборот), а затем я форматировал это и отправить всем.
Только через час мы смогли продолжить нашу обычную работу.
Мы оба были бы заняты задачей, которую мог бы выполнить один человек, с дополнительными ненужными шагами.
Итак, когда дело доходит до таких задач, как написание отчетов, ведение заметок, архивирование, исследование, опрос и другие — если вы не можете избавиться от этого, упростите. Как можно больше, как можно чаще. Потому что чем дольше сотрудники заняты второстепенными, неважными задачами, тем дольше они отвлекаются от того, чем они действительно должны заниматься.
6. Инновации
В статье Harvard Business Review на тему управления коллективным временем автор Лесли Перлоу предложила глубокую идею об инновациях с помощью методов тайм-менеджмента. Она рассказала о проверенных практиках многих компаний, которые предлагали перерыв, чтобы посмотреть, как это повлияет на ход проекта и рабочий процесс в целом.
В компаниях, которые страдали от культуры «всегда на связи», сотрудники ценили выходные, чтобы восстановить силы и посвятить немного времени своей личной жизни. Это помогло людям снять стресс.
Компании с командами, которые, как правило, выполняли задачи вовремя и без особых проблем, восприняли это время как награду за тяжелую работу. В их случае они увидели в этом признание своих усилий.
А в компаниях, команды которых были перегружены совещаниями, внутрикомандными (и внешними) отвлекающими факторами, сотрудники могли уединиться за пределами шумного офиса. Им стало легче выполнять задания или наверстывать упущенное.
Новшество введения выходных после обеда или утра в будний день может быть полезным как для сотрудников, так и для руководителей. Команды могут научиться лучше сотрудничать, а также управлять своим временем в эти перерывы. Вы можете сделать то же самое, например, предложив ранний конец рабочего дня в пятницу, чтобы повысить производительность, которая обычно падает перед выходными. Или в среду, которая приходится на середину недели и кажется самым длинным днем.
7. Повысить осведомленность о дедлайнах
Никто не любит дедлайны. Это факт.
Однако, если подумать, мы все согласны со сроками в тот момент, когда мы их устанавливаем. Есть ощущение, что у нас все еще все под контролем, и мы можем это сделать. В тот момент, когда мы начинаем ненавидеть дедлайны, они неизбежно приближаются, а мы не сделали большую часть запланированного.
Так что можно с уверенностью сказать, что наше отношение к дедлайнам зависит от того, насколько мы их осознаем.
Что вы можете сделать, чтобы помочь своей команде лучше управлять своими приоритетами, так это постоянно напоминать о ходе проекта и сроках выполнения. Конечно, ничто из этого не должно быть навязчивым и пугающим. Скорее информативный график на настенном экране или простой трекер вех, написанный на доске.
Таким образом, люди лучше осознают свои временные рамки и ограничения. Цифровые канбан-доски и трекеры легко игнорировать, если людям нужен доступ к ним со своих компьютеров. Но если они постоянно присутствуют на стене рядом, сроки с меньшей вероятностью «подкрадутся» к кому-либо.
8. Предложите помощь
Эксперты McKinsey высказали интересную точку зрения: в настоящее время управление временем является не столько индивидуальной проблемой, сколько институциональной. Они также отмечают, что люди, которые считали себя отличными тайм-менеджерами, говорили, что их очень поддерживают в планировании и распределении времени.
Они привели пример помощника по административным вопросам, который помогал генеральному директору в составлении расписания, задавая правильные вопросы: встречались ли они с определенными клиентами, должны ли они более регулярно связываться с другой компанией, правильно ли установлены определенные приоритеты. в соответствии с текущими задачами компании и так далее.
В меньшем масштабе менеджер может сделать то же самое для своей команды. Они могут встретиться с командой и посмотреть, на что можно перенаправить свои усилия и время. Со временем приоритеты будут меняться. Возможно, разработку веб-сайта нового инструмента можно отложить, потому что новые потенциальные заинтересованные стороны хотели бы видеть более полную версию инструмента. Или бета-тестирование показало, что реальная база пользователей — это не компании среднего размера, а фрилансеры, поэтому нужно будет пересмотреть маркетинговую стратегию.
Измените свое мышление с индивидуального отслеживания времени на то, которое отражает проект, продукт и усилия команды. Менеджеры могут позволить себе роскошь видеть более широкую картину, и именно поэтому они должны направлять команду во время изменений и помогать им лучше управлять своим временем.
9. Установите общие правила
Как и в любой команде, люди будут сотрудничать, но могут и конфликтовать. Они будут раздражать друг друга и находить недостатки и недовольство в чужой работе. Подобные разочарования могут привести к ситуациям, которые могут повредить тому, как они распределяют время и расставляют приоритеты. Такие вещи, как личное отвлечение, плохая коммуникация задач и обратная связь, отсутствие прозрачности… Все это может привести к тому, что команда начнет трещать по швам, одно разочарование за раз.
И хотя вы можете позволить им сгладить свои привычки с течением времени, чтобы коллеги действительно начали управлять своим временем в команде, им нужен набор согласованных правил, которые обеспечат их душевное спокойствие.
Надежный этикет общения
Внедрите систематизированный способ обсуждения вопросов проекта, задач и прогресса. Например:
- Если что-то необходимо решить в течение следующих 24 часов, отправьте электронное письмо.
- Если что-то потребует вашего внимания в ближайшие час или два, отправьте сообщение в чат.
- Если вопрос срочный и ждать нельзя, отправьте текстовое сообщение или позвоните.
Слишком много времени тратится на обсуждение неважных вещей по электронной почте или когда срочные задачи упускаются из виду, потому что чат человека постоянно пингуется с разных сторон. Таким образом, у каждого уведомления есть установленные временные рамки, которые позволяют получателю узнать, следует ли ему обратиться к нему сейчас или можно подождать.
Это устраняет помехи и отвлекающие факторы.
Коды непрерывного рабочего времени
Большую часть времени сотрудникам требуется сосредоточенность и непрерывность. Если не часами напролет, то в определенных ситуациях.
Например, агент по обслуживанию клиентов может обратиться к руководителю отдела маркетинга, чтобы спросить о функции, о которой спрашивает пользователь. Однако, если руководитель отдела маркетинга в настоящее время пишет важное электронное письмо, он рискует показаться грубым, когда откажет представителю службы поддержки. Или одному разработчику нужна обратная связь об ошибке в коде, а другой пытается исправить свои собственные проблемы, которые они обнаружили.
В таких случаях полезно иметь универсальный код «не беспокоить». Это может быть что угодно — от красных стикеров на экране компьютера до настоящих табличек «Не беспокоить» на их столах. Команде просто нужно согласовать код и уважать установленные им границы.
10. Сократите количество импровизированных совещаний
Не для каждого решения или вопроса требуется конференц-зал и часы обсуждения. Слишком большое количество совещаний в неделю может вывести из равновесия командное управление временем. Особенно, когда менеджер созывает встречу из-за неожиданной вещи, которая только что возникла.
Итак, когда и как на самом деле нужно проводить собрание?
После достижения определенного рубежа/крайнего срока
Это нужно для того, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути, или если необходимо внести какие-либо изменения. Однако, если вы хотите оставить отзыв о прогрессе, достигнутом командой на данный момент, делайте это либо очень кратко, либо сохраните его для электронных писем или личных встреч с участниками.
Составьте расписание и придерживайтесь его
У каждой встречи должна быть повестка дня с основными вопросами для обсуждения и любыми дополнительными вопросами или обсуждениями.
Перед каждой встречей найдите время, чтобы составить маркированный список тем и отправить их по электронной почте всей команде. Таким образом, каждый будет проинформирован о теме встречи и сможет соответствующим образом подготовиться.
Оптимизируйте беседу
Не позволяйте людям сбивать тему спорами, разногласиями или беззаботной болтовней. Мозговой штурм — это нормально, если собрание предназначено именно для него. Сосредоточьтесь на теме встречи, и она будет
Своевременно объявляйте о встречах
Незапланированные встречи могут привести к потере внимания любого сотрудника. В один момент они сидят за своим столом, работают, а в следующий момент от них требуется переключить свое внимание на совершенно новую вещь. И время, необходимое им, чтобы вернуться к своей первоначальной задаче, может привести к тому, что известно в Agile-разработке как «издержки переключения». Это сильно влияет на производительность, и в результате усилия по тайм-менеджменту терпят неудачу.
11. Используйте проверенные методы и методики
В настоящее время мы все охотимся за лучшими стратегиями, которые помогут нам научиться лучше управлять временем. И хотя большинство из них имеет дело с отдельными людьми, два самых известных метода можно применять и к более крупным группам. Вот как матрица Эйзенхауэра и блокировка времени могут быть применены к командному развитию.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это признанный метод управления временем, который помогает повысить производительность и эффективность за счет обучения правильной расстановке приоритетов. Не все задачи одинаково важны и неотложны. И этот метод доказывает, что правильно расставленные задачи могут сэкономить много времени и энергии.
Хотя матрица часто упоминается как средство индивидуального управления временем, она прекрасно подходит для работы в команде.
Он распознает четыре категории:
- Важные и срочные задачи – завтрашний срок
- Задачи важные, но не срочные – написание отчета о проделанной работе на следующую неделю
- Неважные и срочные задачи — назначение встречи на следующую неделю, которую менеджер просит в ближайшие пять минут, и
- Задачи неважные и несрочные — очистка папки коллектива от старых файлов
Для более четкого обзора матрица часто представлена в четырех квадрантах, например:
Так, например, группа поддержки клиентов может создать матрицу Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:
Срочно | Не срочно | |
Важно |
|
|
Не важно |
|
|
Следуя приведенным ниже схемам, вы сможете относительно легко сформулировать матрицу своей команды. И, если возможно, лучшим подходом будет проведение мозгового штурма, на котором все члены команды могут участвовать в создании матрицы. Помните, что когда сотрудникам предоставляется больше свободы действий в их коллективном управлении временем, они с большей вероятностью будут следовать и учиться быстрее.
💡 Более подробные инструкции о том, как использовать матрицу Эйзенхауэра, вы можете найти в следующем руководстве: Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше управление временем.
Блокирование времени
Блокирование времени — второй высокоэффективный метод тайм-менеджмента.
Если вы планируете свой день (или неделю) заранее, работа в течение дня будет идти гладко. Когда вы ставите задачи на день на бумаге, вы затем записываете, сколько времени займет каждая задача. Затем вы записываете эти задачи в расписание и таким образом создаете временные блоки.
Как только вы начнете работать по временным блокам, важно придерживаться отведенного времени и избегать просачивания задач в другие временные интервалы. Таким образом, вы гарантируете, что сосредоточитесь на чем-то одном, и не будете полностью забывать об определенных задачах. На самом деле это эффективный инструмент для предотвращения сверхурочной работы.
И настроить день блокировки по времени очень просто, особенно для команд. Например, вы можете подключить расширение Clockify к своему календарю Google, и как только появится временной интервал, вы просто запустите таймер и начнете. Вам не нужно покидать вкладку браузера или открывать совершенно новое приложение.
Попробуйте адаптировать этот метод к коллективному управлению временем, установив временные блоки для важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Члены команды могут отмечать эти задачи по мере их завершения, и к концу дня у вас будет четкий обзор.
Это также хороший способ выявить проблемы с тайм-менеджментом в индивидуальном порядке, прежде чем они начнут влиять на команду в более широком масштабе.
12. Внедрение инструментов управления временем в команде
Теперь мы не можем забывать, что управление временем также требует некоторой помощи извне. Приложения, платформы, сервисы и программное обеспечение — все для помощи отдельным лицам и командам. Они также используются для анализа, улучшения и даже в качестве ярлыков, исключающих второстепенные задачи.
Вот некоторые из наших любимых:
Clockify
Здесь мы можем быть предвзятыми, но Clockify действительно многогранный инструмент. Хотя это в основном средство отслеживания времени, оно также может помочь вам в оценке работы, создании отчетов о ходе проекта, отслеживании того, кто что делает, и выявлении потерянного времени.
Он быстро становится правой рукой любого менеджера и команды, стремящихся улучшить свое управление временем.
Notion
Notion — это платформа с обширным набором функций, которая работает как несколько инструментов в одном. Это архив документов, доска управления проектами, платформа для обзора задач, встроенный чат, вики и многое другое. Это очень универсальное рабочее пространство, которое может заменить множество инструментов, выполняющих одну функцию.
Когда вся ваша информация и прогресс хранятся в одном месте, нет необходимости тратить время на просмотр различных приложений.
Doodle
Как планировщик встреч, Doodle может сделать жизнь каждого проще. Нет необходимости в длинных цепочках электронной почты или ожидании ответа людей на сообщения чата. Приложение позволяет вам назначить встречу и возможное время для нее, и когда вы пересылаете ссылку, каждый в команде может выбрать, какое время им подходит больше всего.
Wisemapping
Мы обсуждали, как на совещаниях могут потребоваться отчеты по обсуждаемым вопросам, что часто приводит к тому, что кто-то в команде тратит время на их ввод вместо выполнения своих задач. Что ж, такие инструменты, как Wise Mapping , устраняют необходимость в этом. Это бесплатный инструмент с открытым исходным кодом, который позволяет вам проводить мозговой штурм идей и проводить встречи из вашего веб-браузера, и любой, у кого есть ссылка для приглашения, может присоединиться. Затем карта ума может быть отправлена всем участникам встречи.
Устранение дополнительной утомительной работы является большим плюсом для управления временем, кроме того, такие инструменты гарантируют, что все участники собрания будут вовлечены в обсуждения.
Otter.ai
Поскольку встречи также были важной частью наших дискуссий по управлению временем, такие инструменты, как аудиозаписывающие устройства, могут дополнительно сэкономить время. Otter.ai позволяет записывать любой звук (будь то собрание целиком, отзыв или инструкции) и транскрибировать его в документ за считанные минуты. Таким образом, вы можете не только делиться самим звуком, но и диктовать, что вам нужно передать, и получать автоматически написанную форму на другом конце. Инструмент также интегрирован с Zoom , так что вы даже можете записывать видеозвонки.
Заключение
Управление временем команды в основном направлено на поиск способов расстановки приоритетов для более крупных целей, четкого общения и предотвращения пробелов в рабочем процессе, вызванных чрезмерно сложными системами. Чтобы заставить команды совместно работать над улучшением своего тайм-менеджмента, нужно помочь им освоить эти жизненно важные навыки. Вовлечение их в процесс на каждом этапе также поможет им стать более восприимчивыми к новым методам и инструментам, которые вы планируете внедрить.
12 простых способов улучшить стратегии тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент — важный навык, который должен освоить каждый, чтобы повысить свою продуктивность. Когда у вас есть хорошие стратегии тайм-менеджмента, гораздо легче выполнять и достигать целей. По определению, тайм-менеджмент — это то, как мы используем свое время для эффективного выполнения задач.
Мы живем во времена, когда отвлекающие факторы повсюду, и оставаться сосредоточенным сложно. Надеетесь ли вы увеличить скорость и качество выполнения работы или просто хотите тратить меньше времени впустую, эти стратегии тайм-менеджмента будут иметь большое значение.
Если вы будете работать умнее, вам не придется работать усерднее. Эта статья покажет вам 12 стратегий тайм-менеджмента , которые помогут вам сэкономить время и эффективно выполнять свои задачи.
12 стратегий тайм-менеджмента для эффективного выполнения задач
1. Правило 4D
Есть четыре основных принципа, которых вы можете придерживаться и которые помогут вам эффективно управлять своим временем. Они:
- Сделать
- Задержка
- Делегат
- Drop
Внимательно изучите свои запланированные задачи и перечислите их под этими четырьмя заголовками. Сосредоточьтесь на самых срочных и выполнимых задачах.
Какое задание вы можете позволить себе выполнить позже? Которые наиболее актуальны. Будьте осторожны, чтобы намеренно не недооценивать задачу, которую вы не хотите выполнять. Иногда нам приходится заканчивать работу, которая нам не нравится.
Вы можете разделить почти все, что вам нужно делать — на работе и дома — в соответствии с этими принципами и делать больше.
Используя эту стратегию, вы определяете наиболее важные или трудоемкие задачи и сосредотачиваетесь на их выполнении в первую очередь.
Этот подход также поможет вам выработать привычку принимать решения, которые помогут вам стать более организованными. Вы также будете иметь более четкое представление о том, какие задачи можно делегировать, а какие полностью игнорировать.
2. Делайте перерывы
Даже самый целеустремленный и трудолюбивый человек должен делать перерыв, когда дела заходят слишком далеко. Или, что предпочтительнее, до того, как дела пойдут слишком далеко.
Хорошая привычка — делать небольшие перерывы в течение рабочего дня, чтобы дать себе передышку.
Конечно, вы должны продуктивно делать перерывы и не позволять себе стать немотивированным или ленивым.
Убедитесь, что при приостановке работы вы полностью отключаетесь. Вместо того, чтобы сидеть за столом во время перерыва, встаньте и выпейте стакан воды. Или просто посмотрите в окно, или пообедайте на улице.
Возобновление кровообращения с помощью этого небольшого занятия может помочь «снова разбудить ваш мозг». Когда вы сядете, чтобы вернуться к работе, вы почувствуете себя немного более свежим и сможете продолжать усердно работать.
Делайте все возможное, чтобы делать 5-10-минутные перерывы каждые несколько часов и не тратьте на непродуктивность больше отведенного времени.
Регулярные перерывы необходимы для продуктивности. (Источник: Стэплтон Консалтинг)
3. Однозадачный
Вопреки тому, во что многие хотели бы вас убедить, вам не следует пытаться стать мастером многозадачности.
Несмотря на то, что работодатели часто хвалят людей, многозадачным людям сложнее сосредоточиться на сложной работе. Это также вызывает умственную усталость и является верным способом снизить эффективность вашего рабочего подхода.
Лучше сосредоточиться на одной задаче и закончить ее, прежде чем переходить к следующей. Вы также сможете получить более устойчивые результаты.
Использование онлайн-табелей учета рабочего времени, табелей учета рабочего времени и отчетов о рабочем времени может в значительной степени способствовать повышению эффективности учета рабочего времени.
4. Используйте списки дел
Иметь списки дел довольно просто, но очень эффективно, если вы их придерживаетесь. Создайте список всех задач или целей, которые у вас есть на день. Затем расположите их в порядке важности или затрат времени, чтобы вы могли сначала взяться за наиболее исчерпывающую работу.
Когда вы выполните все свои задачи, вы почувствуете себя выполненными и более вдохновленными, чтобы выполнить менее интенсивные пункты в вашем списке.
Списки дел без излишеств, но эффективно поддерживают мотивацию людей в течение дня.
Однако было бы лучше установить ограничение на количество предметов, которые вы добавляете в свой список. Если их слишком много, вы почувствуете себя измотанным еще до того, как начнете.
Количество пунктов в вашем списке дел будет зависеть от вашего уникального графика и рабочей ситуации. Но постарайтесь не перегружать себя, иначе ни один из этих тайм-менеджмент стратегии будут очень эффективными.
Диспетчеры задач отлично подходят для этой цели. Внедрение инструментов, которые помогут вам с вашими стратегиями тайм-менеджмента , может сделать вещи намного проще. Это также позволит избежать стресса из-за пропущенных задач или траты на них слишком много времени.
Рассмотрите возможность использования инструмента управления задачами, чтобы планировать свою работу и чувствовать себя более мотивированным, чтобы не отклоняться от нее в течение дня.
Как составить список дел:
- Решите, хотите ли вы составить список на бумаге или в электронном виде, и рассмотрите период времени. Вы делаете это только на день? Или на месяц?
- Случайным образом записывайте все приходящие на ум задачи, которые вам необходимо выполнить. Не думайте о важности, просто «свободно напишите» все, что вам нужно сделать.
- Запишите, сколько времени, по вашему мнению, займет выполнение каждой задачи. Зная примерное количество времени, которое займет каждая задача, может быть немного проще выяснить, как расставить приоритеты.
- Переупорядочите список и поместите самые важные элементы вверху. Дифференцируйте важные задачи по времени. Может быть полезно сначала избавиться от более трудоемких вещей.
- Вычеркивайте по ходу работы. Может показаться полезным удалять или отмечать выполненные задачи. В конце концов, все будет сделано, и вы сможете составить новый список.
- Оставить список видимым на весь день. Наличие списка дел перед вами может усилить чувство срочности и гарантировать, что вы продолжите работать над своими задачами в течение дня.
[Источник: инфографика]
5. Используйте метод ALPS
Метод ALPS — это еще одна стратегия управления временем, в которой используются аббревиатуры, чтобы вы не отставали от своей работы.
- A — Активность
- L — Длина
- P — План
- S — Надзор
Метод AlpsErungenRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRENTRELENTER. метод, но даже при переводе он остается тем же в принципе. Цель состоит в том, чтобы повысить производительность и снизить стресс.
Профессор Лотар Дж. Сейверт, эксперт по тайм-менеджменту , представил этот метод, и многие его поддержали.
Этот метод предполагает, что люди выполняют четыре шага, чтобы лучше управлять своим временем.
Постройте свое время на объявлении действия, определении его продолжительности (длительности), планировании выполнения действия и наблюдении за тем, как оно проходит через надзор.
Вы можете использовать метод ALPS в качестве стратегии тайм-менеджмента дома или на работе, и это поможет вам лучше сосредоточиться и добиться большего затраченное время.
Согласно этому методу, когда вы спланировали свою работу, вы, вероятно, обнаружите, что чувствуете себя более лично вознагражденным за выполнение задач.
Этот метод повышает эффективность вашего тайм-менеджмента и может использоваться во многих различных сценариях. Вы можете работать в шумном офисе или в тихом месте дома; метод останется полезным и актуальным.
6. Использование буллет-журналов
Если вы не любите перечислять задачи, которые планируете на день, возможно, буллет-джорнал покажется вам более привлекательным.
У вас должен быть индекс, журнал будущего, ежемесячный журнал и ежедневный журнал в вашем журнале пуль. Журнал будущего предназначен для быстрого просмотра ваших запланированных будущих событий. Ваш ежемесячный журнал может держать вас в курсе планов на месяц, таких как дни рождения и праздники.
Ежедневник стал более подробным и сосредоточен на задачах на каждый день. Если вам нравятся действительно организованные стратегии тайм-менеджмента , вы можете рассмотреть возможность использования символов для своего буллет-журнала.
Идеи, задачи, события и даже идеи можно помечать различными символами, чтобы сделать их более заметными.
7. Научитесь говорить «нет»
Одной из самых трудных вещей для многих из нас является просто сказать «нет». Но если вы можете сказать «нет» тому, чтобы брать на себя больше, чем вы можете выдержать, вы сможете следовать своей стратегии тайм-менеджмента с большим успехом.
Слово «нет» также относится к тому, чтобы не позволять себе отвлекаться или откладывать дела на потом, когда вы должны что-то сделать.
Создавайте свои стратегии тайм-менеджмента на основе того объема работы, который, как вы знаете, вы можете выполнить. Затем сделайте все возможное, чтобы строго следовать только своим планам и ничего к ним не добавлять.
Вам также следует воздерживаться от исключения задач из списка, если вы знаете, что они необходимы. Сказать «нет» означает разработать стратегию и следовать ей с дисциплинированной решимостью.
8. Блокируйте отвлекающие факторы
В общем, жизнь полна отвлекающих факторов, но если вы хотите добиться тайм-менеджмента , вам нужно избавиться от них.
Многие вещи могут отвлекать вас в течение дня, от лая собак на улице до вашего телефона, гудящего уведомлениями.
Даже коллеги могут отвлекать, и вам придется сообщать им, что вы заняты, иначе вы рискуете не закончить работу.
Каждое отвлечение приводит к пустой трате времени, потому что вам нужно снова переориентироваться, а это часто бывает непросто.
Установите границы с окружающими и дайте понять, что, когда вы работаете, они должны избегать общения с вами, если это не срочно. Вы также должны сделать все возможное, чтобы ваш ум был сосредоточен, чтобы не было внутренних отвлекающих факторов.
Избавление от отвлекающих факторов требует времени, но оно того стоит.
Много времени на работе тратится на отвлекающие факторы. (Источник: Atlassian)
9. Пакетное выполнение похожих задач
Рекомендуется объединять задачи, похожие друг на друга, в пакет. Таким образом, вы можете настроиться на одну задачу и перейти к аналогичной с той же направленностью и выполнить ее быстрее.
Например, если ваша работа состоит из написания, редактирования, управления командой и управления рабочей средой, вы можете объединить написание и редактирование вместе, а оставшиеся задачи выполнять вместе.
Объединяйте задачи таким образом, чтобы обеспечить синергию для наиболее эффективных результатов.
Если вы отвечаете за более крупные и сложные задачи, вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами. Такой инструмент может помочь улучшить ваши стратегии управления временем и помочь вам достичь своих целей с большим успехом.
10. Положите часы на видное место перед собой
Это один из самых простых, но эффективных способов эффективно управлять своим временем. Разместите часы там, где вы все время будете их видеть, это поможет вам сосредоточиться на работе.
Иногда мы так заняты, что теряем счет времени. Если перед вами большие хорошо видимые часы, вам будет легче оставаться в настоящем моменте.
Ритмичное тиканье часов также успокаивает некоторых людей. Просто убедитесь, что вы не слишком часто смотрите на часы, что приводит к ненужным отвлечениям.
11. Борьба со стрессом
Стресс — огромная проблема современного общества, и он не только вреден для здоровья, но и может отвлекать от работы.
Люди испытывают стресс по-разному и по разным причинам. Это может привести к усталости тела и ума, что сильно влияет на производительность.
Хотя для преодоления стресса требуется более одного решения (особенно если вы испытываете стресс из-за нескольких вещей), вы можете использовать упрощенный подход.
Один из способов борьбы со стрессом — высыпаться. Звучит слишком просто, но хороший ночной отдых может иметь большое значение. Ваше тело будет лучше подготовлено к новому дню, а ваш разум будет более отдохнувшим.
Вы также можете делать больше регулярных упражнений и проводить время на свежем воздухе, наслаждаясь спокойствием природы. Йога — отличный способ расслабиться и отдохнуть, а прослушивание музыки может творить чудеса с уставшим умом и душой.
Найдите то, что лучше всего подходит для вас, и используйте это. Чаще применяйте привычки для снятия стресса, чтобы извлечь максимальную пользу из своих стратегий тайм-менеджмента .
12. Смело делегируйте полномочия
Люди нередко берут на себя больше, чем они действительно могут выполнить, когда хотят быть продуктивными. Но если вы откусите больше, чем сможете прожевать, это повлияет на вашу продуктивность и затруднит вашу работу.0035 тайм-менеджмент стратегии.
Часто разумнее делегировать работу другим, чем тратить на нее свое время. Может случиться так, что кто-то другой сможет выполнить конкретную задачу быстрее или лучше вас, тогда нет смысла тратить ваше время, пытаясь это сделать.
Делегирование части вашей работы разгрузит вас, и вы сможете сосредоточиться на выполнении другой работы. Конечно, вы не должны злоупотреблять этой возможностью, а делегировать полномочия только при необходимости.
Совет для менеджеров, работающих удаленно из-за пандемии и нуждающихся в делегировании работы: проверьте эффективность удаленных сотрудников.
Все сотрудники должны быть оценены для обеспечения оптимальной производительности. Если вы не знаете, как ваши сотрудники справляются с работой, вы не можете делегировать им больше работы.
Управляйте своим временем более эффективно
Обсуждаемые здесь стратегии тайм-менеджмента могут хорошо работать для всех, независимо от того, нужны ли они им для работы или дома. Вы можете выбрать стратегии, которые вам больше всего нравятся, и ежедневно разрабатывать идеи для их реализации. Когда у вас есть план битвы, тайм-менеджмент больше не будет для вас проблемой.
Об авторе:
Марк Квадрос — маркетолог контента SaaS, который помогает брендам создавать и распространять контент rad . Точно так же Марк любит контент и вносит свой вклад в несколько авторитетных блогов, таких как HubSpot, CoSchedule, Foundr и т. д. Свяжитесь с ним через LinkedIn или Twitter.
12 стратегий управления временем для эффективной работы
- Правило 4D
Есть четыре основных принципа, которых вы можете придерживаться и которые помогут вам эффективно управлять своим временем: Делать, Откладывать, Делегировать и Отбрасывать.
- Делайте перерывы
В течение рабочего дня полезно делать небольшие перерывы, чтобы дать себе передышку.
- Однозадачность
Лучше сосредоточиться на одной задаче и закончить ее, прежде чем переходить к следующей. Вы также сможете получить более устойчивые результаты.
- Использование списков дел
Списки дел без излишеств, но эффективно поддерживают мотивацию людей в течение дня.
- Используйте метод ALPS
Этот метод предлагает людям выполнить четыре шага, чтобы лучше управлять своим временем.
- Используйте пулевые журналы
Если вы не любите перечислять задачи, которые планируете на день, пулевые журналы могут показаться вам более привлекательными.
- Научитесь говорить «Нет»
Если вы можете отказаться брать на себя больше, чем можете выдержать, вы сможете успешнее следовать своей стратегии тайм-менеджмента.
- Блокируйте отвлекающие факторы
Каждое отвлечение приводит к пустой трате времени, потому что вам нужно снова перефокусироваться, а это часто бывает непросто.
- 9. Объединяйте похожие задачи в пакеты
Объединяйте задачи таким образом, чтобы обеспечить синергию для наиболее эффективных результатов.
- Поставьте перед собой часы на видном месте
Разместите часы там, где вы будете постоянно их видеть, это поможет вам не отвлекаться от работы.
- Борьба со стрессом
Стресс — огромная проблема современного общества, и он не только вреден для здоровья, но и может отвлекать от работы.
- Разумно делегируйте полномочия
Если вы откусите больше, чем сможете проглотить, это повлияет на вашу продуктивность и помешает стратегии управления временем.
Это может вас заинтересовать:
12 Стратегии тайм-менеджмента высокоэффективных людей
Что такое тайм-менеджмент? Это менеджер говорит вам, как управлять своим временем? Или просто держать себя как можно более занятым, чтобы гарантировать, что вы всегда работаете на пиковом уровне производительности?
Реальность такова, что существует тщательный баланс между разумным управлением временем и выполнением всего, что необходимо, без чрезмерного давления на себя.
Вы обнаружите, что самые усердные работники не всегда лучше всех распоряжаются временем, но это также не означает, что вы должны работать менее усердно. Следование эффективным стратегиям тайм-менеджмента включает в себя включение в ваш ежедневный, еженедельный и ежемесячный распорядок тактики, которые оптимизируют доступные часы дня.
Давайте углубимся в 12 из этих методов, чтобы увидеть, как вы можете повысить свою производительность без необходимости проводить больше ночей в офисе.
1. Поймите, что вы несовершенны
Многим людям труднее всего принять тот факт, что они не идеальны. Они думают, что, поскольку они принимают все меры предосторожности и планируют каждый возможный сценарий, нет никаких шансов, что что-то пойдет не так. К сожалению, любой с таким мышлением рано или поздно столкнется с серьезной проверкой реальности.
Прямо сейчас поймите, что ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента, понимая, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Эти мысли откроют вам двери для улучшения, когда наступят эти времена, вместо того, чтобы чувствовать себя побежденными ими.
2. Планируйте каждый день
Даже если планы меняются, это не означает, что вы вообще не должны их строить. Есть много способов сделать это, чтобы добиться успеха, поэтому вам может потребоваться некоторое время, чтобы определить, что лучше всего подходит для вас. Многие люди считают полезным уделять несколько минут каждый вечер перед сном и составлять план на следующий день.
Сделайте шаг назад из своего списка, чтобы решить, кто, что, когда, где, что, почему и как выполнять любые сложные обязанности, которые у вас будут завтра. Убедитесь, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном календаре. Это подготовит вас к работе на следующий день, а также позволит вам принять дополнительные задания, если это необходимо.
3. Расставьте приоритеты для ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач
Наряду с планированием вы должны определить приоритеты на предстоящие дни, недели и даже месяцы. Отслеживание будущих задач позволит вам распределить рабочую нагрузку таким образом, чтобы вы не были чрезмерно заняты или напряжены. Вы сможете установить более структурированный распорядок для своих ежедневных целей и оставаться продуктивным в течение всей недели.
Один из лучших способов начать работу — составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас есть на работе. Затем вы можете потратить некоторое время, разбив их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные задачи. Как только вы узнаете эти детали, вам будет намного легче оставаться сосредоточенным изо дня в день и выполнять все в своем списке дел.
4. Используйте инструменты тайм-менеджмента
Кстати, о списках дел. Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать для более разумного управления своим временем, — это использовать столько инструментов, сколько необходимо для поддержки вашей позиции. Существуют миллионы компьютерных программ и приложений для смартфонов, которые могут облегчить вашу жизнь простой загрузкой. Даже добавление одного инструмента тайм-менеджмента к вашему репертуару может сэкономить вам часы работы каждую неделю.
Отличным примером, на который стоит обратить внимание, является программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все, от контрольных списков до графиков. Ежедневные, еженедельные и ежегодные обзоры позволяют легко планировать заранее и добиваться успеха в каждом проекте. Вы даже можете интегрировать и расширять другие инструменты, которые вы уже используете, чтобы улучшить общий опыт и повысить эффективность.
5. Не многозадачность
Знаете ли вы, что многозадачность может снизить уровень понимания и общий интеллект более чем на 11%? Попытки выполнить более одного задания за раз могут иметь ошеломляющие негативные последствия как для вас, так и для окружающих вас людей. А для тех, кто не думает, что это так уж плохо, просто представьте, что вы зарабатываете на 11% меньше в год, чем сейчас.
Помимо вашего уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность, снижая производительность на 40%. Если вы задумаетесь над этой статистикой, то обнаружите, что можете сделать в два раза больше за рабочую неделю, если будете работать только над одним делом за раз. Имейте в виду, что такие вещи, как прослушивание мягкой, расслабляющей музыки, обычно не считаются многозадачностью, поскольку при правильном использовании они могут повысить производительность.
6. Определите свое продуктивное время
Вы жаворонок, сова или находитесь где-то посередине? Часто вопросы такого типа могут помочь вам в разработке стратегии тайм-менеджмента, поскольку вы определяете, когда вы наиболее продуктивны в течение дня.
Утренний человек, способный вскочить с кровати с широко раскрытыми глазами и пушистым хвостом за минуту до звонка будильника, скорее всего, сможет выполнить больше работы в начале дня. В то время как сова может двигаться немного медленнее, когда просыпается, и ей нужно некоторое время, чтобы погрузиться в обычную работу. Эти люди обычно способны достичь более высокого уровня продуктивности во второй половине дня.
На какой бы стороне вы ни находились, решите, когда вы наиболее бодры, бдительны и мотивированы. Это будет ваше время, чтобы сделать свою глубокую работу и выполнить больше ваших повседневных задач.
7. Избавьтесь от отвлекающих факторов
Почему важен тайм-менеджмент? Потому что мир полон отвлекающих маневров, готовых отвлечь ваше внимание от работы и других ваших обязанностей. В то время как некоторые из самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте включают:
- Смартфоны
- Социальные сети
- Интернет
- Электронная почта
- Коллеги
- Встречи (если это не сильное и продуктивное собрание)
- 18 контролируя расписание совещаний, у вас есть способы избавиться от других отвлекающих факторов, которые могут снизить вашу производительность. Чтобы не пользоваться смартфоном и миром соцсетей, отнимающих время, переведите телефон в беззвучный режим и положите его в ящик стола на время работы. Для таких вещей, как электронная почта, ограничьте количество проверок, установив время для просмотра папки «Входящие» 2–3 раза в день.
И хотя вы всегда должны быть искренними и профессиональными в общении со своими коллегами, если один из них отвлекает вас от работы, можно мягко сообщить им об этом и посоветовать им другое время, когда вы можете поговорить.
8. Используйте таймер
Как бы безумно это ни звучало, использование таймера может быть одним из лучших методов тайм-менеджмента. Установка таймера может быть эффективным способом напоминать вам о перерывах, устанавливать ограничения по времени и даже повышать вашу продуктивность. Выделение части вашего дня для перерывов является неотложной частью любого рабочего дня, поскольку они дают вам время вдали от рабочего стола и возможность ненадолго очистить свой разум, прежде чем вернуться к работе.
Еще одно полезное применение таймера — установка временных ограничений для определенных задач. Давая себе определенное количество времени для выполнения цели, вы подталкиваете себя к тому, чтобы уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы до того, как время истечет.
И не волнуйтесь, вам не обязательно приобретать один из этих громких, неприятных таймеров для яиц, которые ваша бабушка использовала, когда пекла. Существует множество цифровых опций, начиная от хорошо зарекомендовавшего себя таймера Toggl и заканчивая томатным таймером Pomodoro Technique.
9. Разбивайте большие проекты на части
Вы когда-нибудь смотрели на проект и хотели бежать куда подальше из-за того, насколько сложным и трудным он казался? Вы можете посмотреть на уменьшенную картинку. Отличный совет по управлению своим временем в большом проекте — разбить большие вехи и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.
Поскольку все разделено, вы можете вернуться к предыдущим стратегиям управления временем, которые мы упоминали, планируя и расставляя приоритеты, что и когда необходимо выполнить. Когда вы делаете это, общая картина становится гораздо менее пугающей, а надвигающийся крайний срок кажется гораздо более достижимым.
10. Научитесь чаще говорить «нет»
Вы когда-нибудь смотрели фильм «Да, чувак» с Джимом Керри в главной роли? Основной синопсис комедии представляет банкира с негативным настроем, который решает сказать «да» всему после посещения семинара по позитиву.
Хотя это создает некоторые забавные ситуации, главный герой в конце концов понимает, что чрезмерная готовность что-либо делать может привести к серьезным проблемам.
Основная мораль этой истории заключается в том, чтобы не стать «да-мужчиной» или «да-женщиной» в своем офисе. Если вы часто обнаруживаете, что переутомлены или погрязли в слишком большом количестве обязанностей, возможно, вам стоит начать говорить «нет», когда кто-то просит вас чем-то помочь. Это может открыть перед вами целый мир возможностей для более эффективного управления своим временем и повышения ценности вашей работы.
11. Делегируйте работу, когда можете
Следуя концепции, аналогичной предыдущим двум советам по управлению временем, вам следует искать возможности передать свою работу на аутсорсинг, когда вы слишком заняты. Если вам дали задание с крайним сроком, который вы не сможете выполнить самостоятельно, разделите нагрузку со своей командой и справьтесь с ней вместе.
Это может быть особенно важно для менеджеров и руководителей групп, поскольку рабочая нагрузка может быстро ложиться на ваши плечи, если вы не делегируете полномочия должным образом.
Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваша роль и роли каждого члена команды четко определены, чтобы было легче понять, кто должен обрабатывать каждую задачу по мере ее возникновения.
12. Подзарядите свои батареи
Некоторые могут счесть это наиболее важным из всех методов тайм-менеджмента для вашего общего успеха и здравомыслия, если уж на то пошло. Очень многие отрасли в мире всегда находятся в боевом режиме, сталкиваясь с очередной проблемой или решая очередной вопрос на повестке дня. Но среди всего этого хаоса вы всегда должны выделять время, чтобы расслабиться и отдохнуть.
Перерыв в повседневной рутине, чтобы дать отдых разуму и телу, может сыграть важную роль в вашей способности оставаться сосредоточенным и энергичным, когда вы вернетесь к своему рабочему столу, складу или строительной площадке.
Отправляетесь ли вы в поход на выходные или отправляетесь в семейный круиз по пляжу, дайте себе время перезарядить свои умственные, физические и эмоциональные батареи любым удобным для вас способом.
Выберите 3 из этих стратегий тайм-менеджмента
Мысль о том, чтобы сразу же изменить 12 вещей в себе, может показаться почти невозможной. Но что, если вы просто выберете три из упомянутых выше стратегий и интегрируете их в свою рутину? Как вы думаете, это будет иметь значение?
Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или избавьтесь от надоедливых отвлекающих факторов, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены тем, насколько большую разницу могут иметь эти небольшие изменения.
Логан Деррик — штатный бизнес-писатель и специалист по контент-маркетингу. В течение многих лет он тесно сотрудничал с несколькими профессионалами в области управления проектами, учась у них и расширяя свои знания в отрасли. Занимая несколько руководящих должностей в различных областях, от обслуживания клиентов до маркетинга, Логан нашел страсть помогать другим узнавать об управлении проектами, маркетинге и мощных инструментах, доступных сегодня профессионалам.