12 правил эффективного тайм менеджмента: Управление временем. 12 правил эффективного тайм-менеджмента

Содержание

5 правил эффективного тайм-менеджмента | Построй свой бизнес

Хороший тайм-менеджмент важен для владельцев бизнеса вне зависимости от размеров предприятия. Правильное управление временем позволяет делать больше за меньшее время.

Тайм-менеджмент – это стратегия планирования доступного времени и контроля количества времени, которое вы тратите на определенные задачи, чтобы работать более эффективно. Одним людям управление временем дается легче, чем другим, но каждый может развить привычки, чтобы улучшить свои навыки управления временем. Без четкого тайм-менеджмента могут пострадать ваша работа и благополучие. Это приводит к некачественной работе, пропущенным срокам, повышению уровня стресса, нарушению баланса между работой и личной жизнью, урону вашей профессиональной репутации.

Сегодня от владельца бизнеса требуется больше, чем когда-либо. Ведь сейчас клиенты ожидают взаимодействия со своими любимыми компаниями в цифровом формате и в социальных сетях. Согласно исследованию, опубликованному в McKinsey Quarterly, большинство руководителей, недовольных своими навыками тайм-менеджмента, имеют одну общую черту: отсутствие баланса. Они проводят слишком много времени в Интернете, нетворкинге, тушат пожары или активно управляют сотрудниками. Все это необходимо, но слишком много внимания одному приводит к тому, что другие остаются на обочине, и страдает тайм-менеджмент.

Несмотря на достаточную распространенность идей о необходимости развития этого навыка, только 17% людей серьезно отслеживают свое время. Ниже мы дадим вам 5 правил тайм-менеджмента, которые помогут вам быть продуктивными, но при этом избежать переутомления.

  1. Планирование

Планирование работы является важнейшей стратегией эффективного управления временем. Планирование и составление расписания требует постоянства, и лучшее время для планировки дня – конец предыдущего. Таким образом, вы можете начинать работу над важными задачами каждое утро, прежде чем вас отвлекут или вы потеряете концентрацию. Ведь начиная каждый день не по плану, вы тратите много времени на ненужные дела.

Если вы хотите добиться большего, попробуйте следовать этим советам по планированию:

– Расставьте задачи по приоритетам в порядке важности и срочности.

– Отметьте задачи, которые можете выполнять только вы.

– Имейте при себе расписание и часто сверяйтесь с ним.

– Держите под рукой телефон, планшет, дневник или ежедневник, чтобы записывать встречи, сроки и идеи.

– Установите определенное время для перерывов, совещаний и других вопросов и настаивайте на том, чтобы люди подождали до этого времени, за исключением экстренных случаев. При этом не забывайте про отдых, чтобы избежать выгорания.

– Не отвлекайтесь на телефонные звонки и электронные письма до тех пор, пока есть более срочные дела.

– Уделяйте больше времени деятельности, которая приносит наибольшую пользу для бизнеса.

  1. Расстановка приоритетов

Для определения приоритетов в своей работе, вы можете использовать несколько эффективных методов.

Матрица Эйзенхауэра

34-ый Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр однажды сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Метод Эйзенхауэра классифицирует задачи на важные, не важные, срочные и несрочные. Планируйте немедленно выполнять срочные и важные дела, а только затем – важные, но не срочные задачи. За ними следуют срочные, но не важные задачи, а затем несрочные и не важные задачи.

Метод ABC

Этот метод включает в себя ранжирование всей вашей работы и домашних дел буквами А, B, C в порядке важности. Вы также можете расставить приоритеты в каждой категории, указав их под номером 1, 2 или 3. Расстановка приоритетов начинается с выполнения задач A-1, затем A-2 и далее до C-3.

Принцип Парето

Принцип Парето называют правилом 80/20, и он важен в бизнесе. Например, часто 20% ваших клиентов приносят 80% дохода. Другая интерпретация состоит в том, что 20% вашей работы будут обеспечивать 80% бизнеса. Парето анализирует, что предпочтение отдается выполнению наиболее важных 20 процентов работы, приносящей наибольшую выгоду.

Методология POSEC

Аббревиатура POSEC расшифровывается как «Расстановка приоритетов через систематизацию, рационализацию, экономию и содействие». Вы можете организовать свои ежедневные цели в соответствии с их срочностью и временем, которое у вас есть. Оптимизируйте или упростите неприятные задачи или вопросы, которые могут быть решены другими. Экономия относится к личным спискам дел, которые вам нравится выполнять, или к вещам, которые следует делать. Устраните оба, если не хватит времени. Если есть время, сконцентрируйтесь на том, что нужно делать, а не на том, что вам нравится. Содействие связано с социальными обязательствами, поддержкой сообщества и вниманием к жалобам клиентов и работников, что также является важной задачей.

  1. Отсутствие кластеризации похожих задач.

Одновременная организация одинаковых задач может сэкономить много времени в течение дня. Выделите определенное время для решения проблем сотрудников, заполнения и хранения документов, прослушивания сообщений, чтения электронной почты и решения других бизнес-задач, которые являются исключительными для вашего бизнеса или отрасли. Например, проверка склада, тестирование продуктов, встреча с поставщиками или осмотр здания.

  1. Делегирование ответственности

Многозадачность без учета рабочего времени снижает производительность на 45%. Делегирование обязанностей часто является одной из самых сложных вещей, которые предприниматель должен сделать, чтобы сэкономить время. Но это важно, если вы хотите снизить стресс, добиться большего и повысить шансы на успех. Большая часть бизнеса основана на принципе привлечения других к работе от вашего имени. Организуйте свои бизнес-задачи следующим образом:

– Задачи, которые предстоит делать исключительно вам.

– Работа, которую вы можете делать, но другие могут помочь вам в ее выполнении.

– Работа, которую могут делать другие, но вы можете помочь им довести все до конца.

– Работа, которую другие могут выполнить без посторонней помощи.

Здесь также можно применять принцип Парето 80/20: если другие могут выполнить задачу не менее чем на 80% так же хорошо, как вы, обычно допустимо делегировать задачу. Некоторые виды деятельности вам могут очень нравиться, но вы должны научиться говорить: «Нет, с этой работой справится кто-то, кому я доверяю».

  1. Сведение к минимуму отвлекающих факторов

В бизнесе каждый поставщик, клиент и работник обычно хочет поговорить с начальником, поэтому важно контролировать свою рабочую среду, ограничивать доступ и избегать личных отвлекающих факторов, таких как чтение электронной почты и ответ на телефонные звонки. Восстановление концентрации после перерыва тратит много времени. Чем больше вы сможете сосредоточиться на рабочих задачах, тем быстрее вы их выполните.

Если вы проводите слишком много времени, листая социальные сети, настройте блокировку. Или, например, если вы тратите слишком много времени на ответы на электронные письма, установите ограничение на время, которое вы тратите на электронную почту каждый день.

 

Следование пяти приведенным выше стратегиям может помочь любому владельцу бизнеса сэкономить время в течение дня. Если вы проактивно подойдете к тайм-менеджменту, вы сможете лучше работать, избежать стрессов и получать больше доходов.

Вашему бизнесу нужны вы, и чтобы проявить себя наилучшим образом, начните с тайм-менеджмента. Выясните, где вы теряете время. Убедитесь, что вы расставляете приоритеты для своих задач в соответствии с их важностью, что поможет вам добиться наибольшего прогресса в достижении вашей конечной цели: расширения и развития вашего бизнеса.

Знайте, что ваши навыки тайм-менеджмента не отнимут у вас время. Вместо этого они найдут для вас время, и позволят вам сделать больше за короткое время.

7 правил эффективного тайм-менеджмента для студентов за рубежом ‹ GO Blog

Учеба в университете значительно отличается от учебы в школе, а обучение за рубежом отличается от всего, к чему вы привыкли. Здесь требуется больше самостоятельной работы. Объемы материала для изучения вырастают в разы и часто бывает, что к занятию вы уже должны прочитать 50-100 страниц, и это только по одному предмету. Как выжить при такой интенсивной нагрузке и реально ли это? Да, реально, если правильно все спланировать и запастись терпением.

В первую очередь, учебу в университете нужно воспринимать как временное явление. Да, кажется, что год на магистратуре или четыре на бакалавриате будут длиться вечно, но при высокой интенсивности время летит незаметно. Во-вторых, вы не первый и не последний студент, кто учится в таком режиме. Обращайтесь в учебный центр за помощью к тьюторам. Они вам помогут быстро адаптироваться.


Читайте также: «Тьютор, ментор, бадди – кто помогает иностранным студентам учиться за рубежом»


Если вы остались с проблемой тайм-менеджмента один на один, вот несколько советов.

Планируйте самостоятельное обучение

В начале учебы студентам раздаются описания программ курсов — силлабусы, где очень четко прописаны даты всех контрольных и экзаменов. Также основные этапы учебы преподаватели проговаривают на первом занятии. Это очень полезная информация, если подойти к ней системно и составить график учебы. Такое планирование будет полезно для распределения нагрузки, так как многие исследования рекомендуют изучать материал не за один раз, а по чуть-чуть, но каждый день.

Определите, когда у вас ключевые даты по каждому предмету, сколько материала надо освоить и пытайтесь заниматься по 20-40 минут каждый день. Информация будет усваиваться более эффективно и накапливаться в долгой памяти. Так вы поймете больше материала и перед экзаменом вам останется только все повторить.

С самого начала учебы будет казаться, что времени хватит на все, но это ошибочное ощущение. Лучше брать и выполнять задания как можно раньше. Иногда преподаватели до финального экзамена распределяют кому и когда делать презентации, групповые проекты. Не стесняйтесь быть проактивным, брать первым задание и сдавать его в срок, так как дальше количество заданий от разных преподавателей будет только расти и вы рискуете погрязнуть в дедлайнах.


Читайте также: «Как быстро выучить язык: 4 легкие и полезные техники»



Конспектируйте лекции

Звучит как совет от капитана очевидность, но заметки с лекций действительно помогают структурировать и восстанавливать материал при самостоятельной учебе. Также полезно делиться конспектами с другими студентами, так вы не пропустите ничего важного. Полезно перечитывать конспект в последующие 24 часа после лекции, а также перед занятием. Вы еще раз даете мозгу обновить информацию и отправить ее в долгосрочную память.

Есть несколько стилей конспектирования. Поймите, какой подходит вам больше: удобнее печатать или писать; как вы лучше понимаете информацию: линейно или через диаграммы и схемы. Не пытайтесь записывать за преподавателем все слово в слово, это только займет ваше время. Лучше фиксируйте основную мысль, которую хочет донести профессор — так вы поймете материал глубже и сможете сформулировать вопросы, если что-то будет не ясно.

Лекторы также сами интонационно или прямыми фразами подсказывают, что следует конспектировать. Обращайте внимание:

– на фразы “это будет в экзамене”;

– на повторение фраз, информации;

– на громкость — важные моменты произносят громко и отчетливо;

– на записи на доске;

– на перечисления (“во-первых, во-вторых, в-третьих”)

Для фиксации лекций можно использовать приложения типа Evernote или OneNote, в них удобно структурировать по папкам и тэгам, а также сохранять скриншоты и прочие визуальные элементы.

Понимайте, а не просто читайте

Это, пожалуй, главный пункт. Чтение и зубрежка в ночь перед экзаменом не даст глубокого эффекта, так как большой объем информации, который вы попытаетесь запомнить за сжатый срок, быстро испарится из короткой памяти. В чтении книг и статей важно понимание. Делайте небольшие заметки по тексту, краткие выводы после отдельных разделов, записывайте то, что вы поняли или перефразируйте то, что вы только что прочитали. Переводите незнакомые слова в текстах только в том случае, если они имеют ключевое значение для понимания.

Читайте критически, задавайте вопросы тексту, если вы с чем-то не согласны или не понимаете. Почему автор так решил, какие доводы он приводит, насколько эти доводы вас удовлетворяют?

Для закрепления материала так же полезно участвовать в reading groups — это группы студентов, которые читают один текст и собираются для его обсуждения. Обычно, для подготовки к таким встречам вам уже нужно набросать несколько вопросов к тексту.

Если вы изучаете материал, где много фактов: даты, события, важные имена, формулы, концепции и определения, используйте flashcards — карточки для запоминания, как в игре мемори или викторине: на одной стороне напишите дату, имя, формулу, на другой стороне что в эту дату случилось, чем прославился человек с этим именем и какую теорию описывает формула. Такие карточки можно делать на протяжении всего семестра.

Начните с первых занятий и к концу курса у вас уже будет базовый каталог знаний, по которому вы сможете готовиться к экзаменам. К этому процессу можно подключить однокурсников — так повторение материала станет полезной игрой и поводом для общения. Сегодня есть множество ресурсов, где можно сделать или найти такие карточки онлайн, например, по английским идиомам.

Используйте полезные ресурсы

Когда времени не хватает, а список для чтения не заканчивается, можно использовать уже существующие ресурсы, где собраны так называемые study guides — конспекты и пересказы литературных произведений, основных тем и концепций из разных дисциплин. В США пользуются популярностью Cliff Notes, который начинался как краткое содержание великих романов. Сегодня на обоих ресурсах можно найти все: от пересказа Гамлета до методов изучения глобального населения.


Читайте также: «9 способов быстрее запоминать новые слова»



Учитесь в группе

Во время учебы старайтесь не замыкаться. Через интерактив, обсуждение, пересказы, дискуссии с однокурсниками приходят самые интересные идеи, а материал усваивается быстрее и эффективнее. Участвуйте активно в групповой работе, заведите пару друзей, с кем вам комфортнее всего сидеть вместе в библиотеке или обсуждать прочитанное. Социализация полезна не только для более эффективного усвоения материала, но также для душевного здоровья — вы друг для друга будете группой поддержки.

Скажите нет мультизадачности

Вам кажется, что вы можете все успеть, но это не так. Старайтесь концентрироваться на одной задаче по 20-30 минут, отключив телефон и все уведомления, с короткими перерывами на социальные сети. Есть огромное количество приложений, которые помогут вам заблокировать сайты и соцсети от самого же себя: OffTime, Space, Flipd — все они подойдут как для iOS, так и для Android. Вы также можете использовать встроенные функции контроля за временем, проведенным в приложениях или просто отключить на время вайфай.

Отдыхайте

Не забывайте отдыхать. Мозг работает в двух фазах — активно потребляет информацию, а потом переваривает ее в фоновом режиме. Именно поэтому важно делать перерывы, тратить выходные на отдых, а не на зубрежку. Прогулки на природе, спорт, общение с друзьями, продолжительный сон и вкусная еда — все это будет способствовать глубокому усвоению материала. Но не забывайте возвращаться в работу.


Читайте также: «Три способа все успевать и при этом высыпаться»


Учеба в зарубежном вузе очень увлекательный опыт, но также и очень стрессовый. В этой ситуации важно долгосрочное планирование. Осознанное распределение ресурсов — вашего времени и способности запоминать и усваивать материал станут главными сильными навыками, которые сделают ваш образовательный опыт наиболее полезным и незабываемым.

Мастер-класс по тайм-менеджменту на тему «Время лидера. Как им управлять?» | Методическая разработка:

Быть пунктуальным человеком и все успевать одно из наиболее важных качеств лидера, которое пригодится ему в социальной деятельности и по жизни в общем!

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих.

Поэтому каждый современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент»

Тайм-менеджмент — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить сначала минуты, а постепенно и всю жизнь истинным целям человека. На этой диаграмме мы видим причины нехватки времени у учащихся 8-11 классов. Но как же научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов?

ПИРОГ ВРЕМЕНИ

Рассмотрим одну картинку (см. схема «Пирог времени»). Попробуем заштриховать пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у нас еще есть. Итак, поставьте на окружности точку и от этой точки. 
Отсчитайте количество секторов, равное вашему возрасту. Заштрихуйте. Это то, что вы уже прожили. В этом круге 70 секторов (средняя продолжительность энергичности человека до пенсионного возраста). А теперь давайте посмотрим на то, что у нас еще впереди. Если мы тратим на сон – 8 часов. Это треть суток. Не правда ли? В сутках 24 часа, 8 часов это 1/3часть. Итак, треть нашей жизни мы тратим на сон. Отсчитайте и заштрихуйте 1/3часть секторов на сон. А теперь давайте посмотрим, сколько мы примерно потратим нашего времени на какие-то бесцельные ожидания, в течение которых нельзя ни почитать, ни послушать музыку. Это, к сожалению, могут быть периоды болезни. 
Отсчитайте на это еще 3 года. Тоже заштрихуйте.
Посмотрите сколько остается. Весьма и весьма небольшой кусок пирога. На пару чашек чая. Наша задача растянуть этот пирог. Сделать его максимально вкусным, максимально питательным и полезным, максимально нужным нам.

Как это сделать? На этот вопрос ответим с помощью 12 правил эффективного тайм-менеджмента.

  1. На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

  1. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

  1. Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

  1. «Съешь слона»

«Слоны» — любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно «съесть»). Изначально может показаться, что «съесть такого слона» просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших «бифштексов» для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться.

  1. Носи с собой список задач

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

  1. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить, понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

  1. Попроси друга о помощи

Просить о помощи трудно. Мы все этого немного боимся. Это заставляет нас чувствовать себя уязвимыми. Но таковы реалии современной жизни и работы — никто не справляется в одиночку. Никто не может преуспеть в вакууме. Чаще, чем когда-либо, мы вынуждены полагаться на других людей, на их поддержку и сотрудничество, чтобы преуспеть. Поэтому, если вам нужна помощь, попросите об этом вслух. И делайте это в той манере, которая увеличит ваши шансы услышать в ответ «да» и даст другому человеку возможность порадоваться тому, что он помог вам, потому что вы оба этого заслуживаете.

  1. Принцип равновесия.

Необходимо контролировать, чтобы в жизни всё находилось в равновесии. Это справедливо и для баланса между рабочим и личным временем. Даже если работать до изнеможения, все равно не получится обмануть организм, и если не остановиться самостоятельно, он сделает это принудительно. А это не входит в планы эффективного управления временем! Планируйте свой отдых.

  1. Мотивируй себя

Научившись управлять собственными внутренними побуждениями, каждый из нас сможет улучшить любую сферу своей жизни настолько, что раньше даже представить было невозможно. Знание того, какие шаги следует предпринять, а каких стоит избежать, в буквальном смысле наделяет человека властью над собственной судьбой. Четкая мотивация заставит вас совершать правильные действия и приведет к той жизни, о которой вы мечтаете.

  1. Возьмите выходной.

Умение найти время для выходного очень важно для эффективного управления временем. Отдых позволяет восстановить все ресурсы организма — уставший работник вряд ли сможет всё успеть. Поэтому, когда вы отдыхаете, вы также занимаетесь тайм-менеджментом!

  1. «Съешь лягушку с утра»

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

  1. Доводи дело до конца

Независимо от того, кем является человек, будь то директором огромной компании или сотрудником небольшого магазина – для него важно уметь доводить свои дела до конца. Ключ к успеху лежит в простых советах, которые изложены выше. Будьте терпеливы и находчивы перед лицом своих задач. Никогда не сдавайтесь, и будет вам счастье!

 Матрица Эйзенхауэра

Сейчас мы попробуем распределить дела в соответствии с матрицей Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру. Она представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Вывод

Как только вы научитесь грамотно распределять свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Главное — чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. Я желаю вам удачи и успешного овладения новым навыком!

 

Тайм-менеджмент для школьников — техника и советы по управлению временем для подростков

Принципы тайм-менеджмента для школьников и студентов помогают жить более эффективно распределять временные ресурсы, стать  более успешным. Постоянная учеба, подготовка к экзаменам и тестированию может вывести из строя. Подросток хочет успеть все: учеба, прогулка в парке с собакой, курсы по саморазвитию, спортивный зал, выставка современного искусства, вечеринка у друзей.  А в сутках всего лишь 24 часа…

Как все успеть и не сойти с ума, когда учеба упирается в бессонные ночи? Жертвовать общением со значимыми людьми  или прекратить уделять время на увлечения? Не стоит идти на такие жертвы.  Мы расскажем вам о планировании и основных принципах тайм- менеджмента для подростков, как развить навыки управления временем для школьников и начать жить полноценной жизнью.

Содержание:

  1. Что такое тайм-менеджмент для школьников?
    • Методы планирования времени
  2. Постановка целей
  3. План на день
  4. Расстановка приоритетов
  5. Освободи голову
  6. Полное погружение в работу
  7. Самодисциплина
  8. Мотивация
  9. Чередуйте дела
  10. Взаимовыручка
  11. Анализ проделанной работы
  12. Отдых тоже важен
  13. Подводя итог…

Что такое тайм-менеджмент для школьников?

Тайм-менеджмент (англ. time management) – в переводе с английского дословно «управление временем». Простыми словами – это методы эффективного распределения времени на выполнение конкретных задач.

Принципы тайм-менеджмента для школьников и студентов помогают определять какие задачи первостепенны, а какие можно отложить на определенное время. Четко поставленные цели помогают решить не только вопросы по учебе или работе, но и распределять время на досуг и отдых.

Методы планирования времени:

Большинство методов планирования времени включают в себя:

  • Метод расстановки приоритетов – определить, какие задачи требуют неотложного решения, какие являются сложными и важными, а какие можно отложить на потом.
  • Метод планирования – предполагаем, сколько времени требуется для выполнения конкретной задачи.
  • Метод структурирования – составляем план по выполнению задачи и отслеживанию результатов.

Узнать больше о тайм-менеджменте для школьников и студентов вы сможете на нашем курсе.

Постановка целей

Составляйте список дел: это поможет понять объём работы на день, неделю или месяц. Но, при этом не стоит писать расплывчато – нужна конкретика. Сделать уроки – да, это цель, но не указаны временные рамки. А вот «сделать уроки сразу после школы» — уже другое дело.

Или, например, к следующему уроку литературы необходимо ознакомиться с биографией Толстого. Поставить цель «прочитать про Толстого» не подойдет – нет конкретики. А вот «прочитать в учебнике страницы 95-135 на тему «Жизнь Л.Н. Толстого» — подходит намного лучше. В таких заданиях ты видишь объём работы, понимаешь,  сколько времени следует потратить на эту задачу и знаешь, когда задание можно считать выполненным.

Еще один пример хорошего тайм-менеджмента для студентов: «хорошо учиться» — расплывчато, а вот «учиться на 4 и 5 для получения стипендии» — конкретная цель: ты понимаешь какие именно оценки нужно получить для назначения денежного пособия.

Помимо составления списка заданий, необходимо понимать для чего и зачем тебе это нужно: значимая цель дает мотивацию для выполнения сложных задач.

Составь план на день

У студентов и школьников первая половина дня загружена сильно – учеба и дополнительные занятия. А после – свобода действий. Можно сидеть часами в интернете или гулять допоздна, а к ночи вспомнить о реферате по биологии. Вот здесь и требуется план конкретных действий, чтобы не потерять нужное время.

План действий рекомендуется составлять накануне вечером, определив сколько времени уйдет на выполнение, и сколько времени останется на увлечения и прогулки. А может быть лучше перенести дела с конца недели на завтра, чтобы к выходным разгрузить себя полностью? Или на оборот, в один день дел может быть слишком много и не столь важные следует перенести на следующий день.

Плюс бумажных записей в том, что, фиксируя в блокнот список дел, ты заранее продумываешь их. Такой подход в тайм-менеджменте для школьников помогает им вносить ясность в структуру следующего дня.

Расстановка приоритетов

Разделяй дела по следующему принципу:

  • срочные и важные – первостепенные задачи, которые необходимо выполнить здесь и сразу. Например, подготовка к завтрашнему итоговому тесту или написать сочинение на сложную тему к концу недели. Зачем откладывать сложные дела? Лучше сделать и больше не беспокоиться об этом.
  • важные, но не срочные – важно понимать, что, если эти дела не сделать вовремя. Они могут перейти в разряд срочных и важных. Поэтому не стоит откладывать их, а лучше преступить к ним сразу после выполнения первого пункта. Например, для курсовой работы по химии «Создание эксклюзивного аромата» необходимо собрать ингредиенты для изготовления духов. Процесс, который требует времени – такие дела откладывать до последнего явно не стоит.
  • срочные, но не очень важные – можно отложить на завтра или любой другой день;
  • неважные и несрочные – оставить напоследок.

При таком принципе тайм менеджмента школьник или студент будет выполнять главные задачи качественно и в срок, а хороший результат даст силы и мотивацию для новых свершений. А если подросток что – то не успевает, то это не беда, ведь дела в конце списка не такие и важные – их можно выполнить в другой раз.

Освободи голову

Не следует держать всю информацию в голове – заведи блокнот или скачай приложение на смартфон. Записывая дела на носитель, ты освобождаешь свой мозг от этой информации и используешь его ресурс для выполнения текущего задания.

Например, на завтра тебе необходимо написать сочинение по произведению «Война и Мир». Работа сложная и для ее выполнения требуется максимальная концентрация внимания, а в этот момент в голове всплывает информация «Сходить в магазин, погулять с собакой, съездить к бабушке». Эти мысли могут отвлекать и не давать сконцентрироваться на выполнении задания. Такой принцип тайм менеджмента для школьников дает возможность освободить «оперативную память» и, записав все дела в блокнот, о них точно не забудешь.

Полное погружение в работу

Для эффективной работы нужно следовать правилу «Работая — работай». Когда ты полностью погружен в выполнение задания и тебя ничего не отвлекает, то работа выполняется намного легче и быстрее. Например, отключи звуковые уведомления в социальных сетях – это не даст тебе повода отвлекаться от поставленной задачи. Но и не забывай про перерыв – установи для себя удобный график – 25 минут работать и 5 минут перерыв. Вот увидишь – работа будет намного эффективнее.

Самодисциплина

Для успешного планирования времени у подростков самодисциплина играет ключевую роль в достижении цели. Например, ты решил бегать по утрам. Наступает утро, а тебе лень вставать с кровати – и вот тут самодисциплина проявляет себя. Если она развита достаточно, то человек встанет и выйдет на пробежку, в противном случае ждать вдохновения можно бесконечно.

Это касается всех сфер жизни: если человек не может заставиться себя работать ради достижения цели, то результата не будет.

Что делать?

  • Даже в школьном возрасте нужно понимать: то, что мы делаем, не всегда приносит нам удовольствие. Например, некоторые не любят математику, не понимают или не хотят понимать точные науки. Но для получения аттестата ты должен получить положительную оценку своих знаний.
  • Замотивируй себя сам – например, если я решу сложную задачу по геометрии, я пойду в кино с друзьями.
  • Для выработки самодисциплины сложные задачи оставляй на первую половину дня – можно встать на час раньше и дополнительно повторить материал перед контрольной – это повысит твои шансы сдать тест н высокий балл.
  • Разделяй дела – отсеки не нужное, и посвяти больше времени на то, что тебе действительно важно: вместо бессмысленного сидения в социальных сетях позанимайся иностранными языками – так ты повысишь свои знания, укрепишь самодисциплину и изучишь международный язык общения.

Мотивация

Бывает, что некоторые предметы отталкивают школьников и студентов, но как бы нам не хотелось, их приходиться сдавать и учить. Для выполнения такой работы нужно себя замотивировать: например, если я успешно сдам экзамен по дисциплине «Искусственный интеллект», я смогу идти на красный диплом.

Или можно попросить родителей дать мотивацию для выполнения нелюбимого задания – это могут быть поощрительные мармеладки или ужин в любимом кафе.

Чередуйте дела

Мозгу тоже нужна перезагрузка, он устает от однотипной работы. Когда составляете план действий на будущий день, учитывайте смену деятельности. Например, после школы (когда мозг устал) займитесь уборкой квартиры. После можно выполнить домашнее задание на завтра, а затем помыть посуду и подготовить продукты к ужину. Таким образом, происходит чередование умственной и физической деятельности. Пока работают руки – голова отдыхает.

Взаимовыручка

Кто-то силен в математике, а кому-то гуманитарные науки даются лучше. Стоит помнить о взаимопомощи – ты можешь помочь другу с решением задачи по высшей математике, а он поможет написать сочинение по зарубежной литературе.

Или договориться с одноклассниками вместе готовиться к контрольной работе по химии и еще раз разобрать непонятные темы. Даже если ты знаешь этот материал на отлично, помоги разобраться другим – так ты укрепишь свои знания и поможешь друзьям справиться с трудностями.

Анализ проделанной работы

Когда правила тайм-менеджмента для школьника войдут плотно в его жизнь, необходимо сделать анализ проделанной работы. Возможно, вы найдете ошибки в своем планировании – это поможет исключить их в дальнейшем и не допускать их вовсе.

Или наоборот, ребенок понимает, что он устал жить по графику и ему не хватает развлечений. Значит, график надо немного подкорректировать и добавить в него время на просмотр сериала.

Смысл планирования времени для подростка заключается не в максимальной загруженности ребенка, а грамотном распределении времени на учебу, хобби и отдых.

Отдых тоже важен

Для выполнения трудных задач отдых является неотъемлемой частью. Силы умственные и физические – это тоже ресурс, который требует восстановления. Здоровый сон необходим организму, а также прогулки с друзьями и общение с близкими является неотъемлемой частью здорового и продуктивного состояния организма.

Обязательно включите в список дел катание на велосипедах или поход на массовое катание на коньках – заряд положительных эмоций поможет выполнить задачу любой сложности.

Подводя итог…

Подросток находиться в многофункциональной среде: он общается, учится, развивается, отдыхает. Задача взрослого рассказать и показать, как эффективно использовать время на благо себе.

Задача тайм-менеджмента для школьников и студентов не сводиться лишь к изучению принципов планирования управлением времени. Тайм-менеджмент – это стиль жизни, при котором подросток успевает не только учиться, но и заниматься любимым делом.

В СПП «Эмпатия» уже много лет проводится программа по эффективному управлению временем. Если вы хотите повысить эффективность, научиться все успевать и грамотно планировать время – приходите к нам на тренинг.

Правила тайм-менеджмента подходят не всем. Возможно ли подчинить себе время без вреда для здоровья?


Управление собственным временем – одно из самых полезных умений человека в XXI веке. В мире, где всё «бежит» с неимоверной скоростью: меняются люди, появляются новые ресурсы, совершенствуются все системы, – планирование распорядка дня, недели, месяца становится жизненно необходимым. Управление временем позволяет контролировать жизнь, продуктивно распоряжаться запасами времени, результативно работать и полноценно отдыхать, радоваться жизни.


Сегодня почти каждый успешный человек считает своим долгом рассказать о собственных правилах тайм-менеджмента. Издательства выпускают огромное количество обучающих книг, в которых пошагово расписано применение этой технологии. Многие, однако, считают, что тайм-менеджмент им не нужен или же у них совершенно не получается настроить эту технологию «под себя». Так ли необходим тайм-менеджмент современному человеку? Или это очередной миф, к которому следует относиться с долей скептицизма?



Тайм-менеджмент появился в России в 20-х годах прошлого столетия, когда начали бурно развиваться экономика и наука. Тогда появилась необходимость повысить эффективность хозяйственной и экономической деятельности государства. Татьяна Телегина в книге «Тайм-менеджмент. Полный курс» утверждает, что первооткрывателями тайм-менеджмента в то время стали Алексей Гастев и Платон Керженцев. Гастев – директор Центрального института труда – считал, что человеческий фактор играет большую роль на любом предприятии, поэтому для успешной работы всей организации необходимо эффективно и продуктивно планировать работу отдельной личности.


Платон Керженцев – руководитель лиги  «Время» – в 1923 году опубликовал статью в «Правде» под заголовком «Время строит аэропланы», посыл которой был в том, что нужно правильно управлять собственными временными ресурсами. Это послужило началом рационального подхода к организации времени. И хотя лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свёртыванием новой экономической политики, её деятельность доказала, что у общества и государства есть возможность научить людей рационально подходить ко времени.


В начале 1970-х годов на свет появилась книга Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней рассказывалось о профессоре Александре Любищеве, решившем создать периодическую систему биологических объектов. Однако, осознав, что ему не хватит и жизни, чтобы достичь этой цели, биолог решил изыскать резервы собственного времени. Он начал вести хронометраж своей работы, анализировать результаты, составлять план. Впервые в этой книге озвучена идея бюджетирования расходов времени.


В 2001 году в России появилось (и до настоящего времени функционирует) первое онлайн-сообщество тайм-менеджмента «Организация Времени». Свою миссию компания определяет как помощь «людям, обществу, бизнесу и государству в настройке отношений с самым ценным и трудноуправляемым ресурсом – Временем».



Искажённая идея тайм-менеджмента


По словам тольяттинского психолога, члена Ассоциации семейных психологов Юлии Бакулиной, идея тайм-менеджмента, которая была развита в западных странах, до России дошла неполной и с искажениями:


– В западной культуре было принято хвалить, поощрять себя за правильно и вовремя выполненную работу. У нас хвалить детей, себя, друг друга не принято. Отсюда перекос – мы гонимся, спешим, хватаем иллюзию успешности, устаем, выгораем, но нет возможности остановиться, поразмышлять, оценить происходящее, насладиться результатами своего труда. Это ведёт к снижению энергии и мотивации, человек не может начать или закончить схваченные обязательства, соответственно, пропускает, опаздывает, не успевает. И оценивает себя как неспособного к тайм-менеджменту. Хотя это не так.


Более того, психолог считает, что чрезмерная зацикленность на личной эффективности и успешности привела к ещё одному перекосу в сознании:


– Люди составляли расписание своего дня из дел, которые поддерживали иллюзию счастья, востребованности, социальной активности, успешности. При этом «забывая» про дела для души. Получилось поколение неких роботов с расписанием и атрибутами успешных – и глубоко несчастных людей.


Именно в то время, по словам психолога, выросла популярность антидепрессантов, которые стали употребляться массово.


 


Правила продуктивной оптимизации времени от Илона Маска


Одним из самых популярных людей в мире (а теперь ещё и самым богатым), сумевших максимально продуктивно организовать свой труд, является Илон Маск, предприниматель, изобретатель, инженер и миллиардер. Основатель, совладелец, генеральный директор и главный инженер компании SpaceX; генеральный директор и главный идейный вдохновитель (Chief Product Architect) компании Tesla – этих регалий достаточно, чтобы понять: человек умеет эффективно управлять своим временем.


Портал Entrepreneur предоставил возможность познакомиться с его 10 правилами продуктивной оптимизации рабочего времени.


1. «Постоянно подвергайте сомнению устоявшиеся практики».
Постоянное усовершенствование системы, по его мнению, является залогом успеха. Необходимо наблюдать за своей жизнью и привычками, отмечать зря потраченное время и каждый день следить за результатами.


2. «Не теряйте концентрацию». Как пишут в Enterpreneur.com, во время работы Маск полностью уходит в процесс, отключая при этом любые оповещения. Это даёт возможность направить намного больше энергии на конкретную задачу и решить её в более короткий срок.


3.  «Экономьте время на чтение почты». По его словам, необходимо выделять как можно меньше времени на это занятие. Не думать над каждой фразой и писать лаконичные сообщения. В своих видеовыступлениях Маск как-то сказал, что главное уметь сортировать письма и делать их максимально краткими, при этом не теряя смысл.


4. «Если есть возможность, делайте несколько дел одновременно».
Если для решения задачи не требуется полной сосредоточенности, Маск выполняет несколько дел одномоментно. Например, ест во время чтения почты или обсуждения рабочих вопросов.


5. «Строго соблюдайте расписание». Enterpreneur.com пишет, что распорядок дня предпринимателя расписан поминутно. Он продумывает всё до мелочей. Избегает длинных разговоров и обсуждений. Также он не тратит время на случайные мысли во время перерывов, а старается сделать что-нибудь полезное.


6. «Ставьте перед собой оптимистичные цели». Даже если достичь их не получится, сама цель мотивирует работать намного усерднее.


7. «Полностью посвятите себя саморазвитию». Маск считает, что на это необходимо направить всю свою энергию, что позволит в конечном итоге увеличить производительность и достичь больших результатов.


8. «Не прекращать учиться». Постоянная учёба позволила Маску ускорить понимание идей, улучшить качество мыслей и ответов, которые появляются в каком-либо вопросе.


9. «Уполномочивайте других». Маск требует от своих сотрудников максимальной отдачи во всём. Это выводит производительность его команды на высочайший уровень.


10. «Не беспокоиться о том, что о вас думают другие». Маск совершенно не переживает по поводу мнений со стороны. На это, по его мнению, уходит слишком много времени. Он старается сосредотачивать все свои усилия на решение каких-то своих задач.



«Ежедневник – мой верный товарищ». Студенты о тайм-менеджменте


Тайм-менеджмент интересует не только тех, кто в своих руках «держит» крупнейшие предприятия или управляет государством. Студентка 3-го курса кафедры русского языка, литературы и лингвокриминалистики Тольяттинского государственного университета Кнара Буниатян рассказала, что к тайм-менеджменту она обратилась, став первокурсницей. Появилась необходимость совмещать учебную и внеучебную деятельность, работать и выкраивать время для отдыха: «Тайм-менеджмент на 100 % облегчает мою жизнь. Ежедневник – мой верный товарищ. Именно он помогает помнить о многих делах и всё успевать. Конечно, без спонтанных обстоятельств не бывает. В приоритете учёба и работа, поэтому стараюсь распределить всё так, чтобы ничего из этих пунктов не пострадало». По словам студентки, на распределение времени у неё уходит 15–20 минут в день, а появляющиеся новые задачи она добавляет мгновенно в свой ежедневник. «К переходу на дистанционное обучение в университете в апреле [2020 года] я привыкла не сразу. Учиться стало немного сложнее, но уже в апреле у меня стало получаться продуктивно управлять своим временем», – поделилась Кнара опытом.


Её сокурсник Антон Давыденко считает, что благодаря тайм-менеджменту стал более дисциплинированным. Это помогло ему в период дистанционного обучения.


– Поначалу было тяжело, просто потому что с утра до вечера сидишь в компьютере, но потом я подстроил свой график, стал планировать учебный день буквально по минутам, привык, и мне даже понравилось. Я никогда не был таким дисциплинированным, как во время карантина, – признался студент.


Технологией тайм-менеджмента пользуется и Анна Катюхина, студентка 4-го курса направления подготовки «Социология».


– К распределению времени я пришла методом проб и ошибок. Раз в неделю я сажусь и вбиваю в гугл-календарь расписание пар. Дальше уже вокруг них ситуативно выстраиваю работу и остальные планы. У меня часто дела планируются на неделю вперёд, а тайм-менеджмент позволяет не держать всё это в голове, но при этом и ничего не забывать, что может негативно сказаться на учёбе и работе,
– рассказала Анна.


Но есть и те, кто считает тайм-менеджмент скучным. Так, магистрант кафедры «Журналистика» ТГУ Дмитрий Потапенко считает, что «управление временем» – не для него:


– По графику жить нудно, никакой импровизации не может быть. Это как «день сурка». Так можно только выполнять отчёты, делать сеты приседаний и тягать гантели. Тайм-менеджмент необходим деловым людям, «москвичам», людям, у которых ипотека и три работы.


Ещё одной «проблемой» использования тайм-менеджмента он назвал лень, которая просто не «вписывается в составленный график. Ведь нельзя прописать в плане на день „минутки лени“».


Тайм-менеджмент либо удачно вписывается в жизнь человека, либо остаётся чем-то непонятным, неизученным, ненужным. Может, и не всем он нужен?


 


Не для всех


Почему кто-то активно внедряет в свою жизнь технологию управления временем, а кто-то совершенно не готов не только ею пользоваться, но и даже принимать как таковую. Психолог Юлия Бакулина заявляет, что тайм-менеджмент – благо только для работодателя, нанимателя и государства:


– Для человека большинство рамок, правил и условий – гнёт и несвобода, что рано или поздно приносит негативные «плоды»: повышение заболеваемости, субъективной неудовлетворённости своей жизнью, депрессии и прочее.


Она убеждена, что креативные люди, загнанные в строгие рамки, будут страдать. Если человек и правда талантлив, он заслуживает жизни по индивидуальной траектории, без ограничений и рамок. Такие условия будут для него более комфортными.


– Тайм-менеджмент может быть хорошей идеей, если человек будет обязательно выделять время на отдых, на непопулярные развлечения, на лежание на диване, на общение со своей семьёй, – считает Юлия Бакулина.


Тайм-менеджмент действительно необходим в определённых ситуациях, поскольку позволяет оптимизировать рабочие процессы. И всё же управление собственным временем должно строиться на принципе «не навреди». Причём не вредить нужно самому себе и между важными встречами и нерешёнными задачами необходимо выделять время на отдых, саморазвитие, получение удовольствия. Тогда тайм-менеджмент станет не «гнётом», а «верным товарищем».

Тайм-менеджмент: 15 эффективных техник и инструментов для управления временем


Есть два вида отношений со временем. Первый — успеваю всё и хочу еще больше. Второй — успеваю не всё, но надо это исправить. В обоих случаях уместны правила эффективного распределения времени, чтобы управлять личной продуктивностью. Какие инструменты будут при этом наиболее полезны — рассказываем в статье.  

Что такое тайм-менеджмент


Правила организации времени складывались на протяжении всего XX века. В России над ними начали работать А. К. Гастев и П. М. Керженцев, на Западе — Фредерик Тейлор и Генри Форд. В 1966 году в США вышла в печать книга Питера Друкера «Эффективный управляющий». В ней были подробно описаны основные принципы тайм-менеджмента для руководителя. В постсоветской России самым известным экспертом в этой сфере считается Глеб Архангельский: он основал школу управления временем, разработал соответствующую стратегию, отвечал за внедрение ее принципов и инструментов в нескольких российских ВУЗах. 


Все специалисты делают упор на практические рекомендации, и мы следуем их примеру.

Зачем нужен тайм-менеджмент в жизни


Организация времени бывает коллективной и индивидуальной. Первое — это расписания, графики, разнарядки… Второе — это умение совмещать личные цели, планы и биологические ритмы с общественными. Это несложно, если знать базовые правила и техники контроля времени.


Руководителю они помогают справиться с большой интеллектуальной нагрузкой. А что дают обычному человеку?   


  • Избавление от переработок.


  • Контроль над происходящим.


  • Уверенность в своих силах.


  • Понимание своих истинных возможностей. 


Больше отдыхать, меньше уставать, сосредоточиться на главных целях, уметь планировать и перестраиваться — это тоже про искусство управления временем. Начать можно с применения 15 простых техник.

15 простых принципов тайм-менеджмента


  1. Вписывайте предстоящие дела в to do лист. Его удобно разделить на три уровня:


  • задачи ближайшей недели — то, что следует сделать в течение ближайших семи дней;


  • задачи ближайшего месяца — с соответствующим сроком выполнения;


  • задачи ближайшего года — то, что нужно сделать на горизонте от двух до 12 месяцев, например, раннее бронирование авиабилетов.


Эта простая схема работает на всех этапах тайм-менеджмента. В структуре возможны варианты: например, день-неделя-месяц или неделя-месяц-полгода. Чем крупнее задача, чем больше сил она требует, тем длиннее должен быть промежуток. Нужна и отдельная «коробочка» для интересных идей с неопределенным сроком — backlog. 


Бумажный или электронный перечень удобно заменить мобильным приложением для формирования списков. Оно будет всегда с вами, и вы сможете корректировать планы в любую свободную минуту


  1. Пользуйтесь лекарством от прокрастинации — принципом Pomodoro (помидора). Вы ставите таймер на 25 минут и концентрируете силы на одной задаче, не отвлекаясь. После сигнала таймера делаете перерыв в 5 минут, затем засекаете следующие 25 минут. После четвертой итерации в 25 минут — большой перерыв в 20-30 минут. 



25 минут — условная норма, вы вправе сделать свой личный график. Важно понять цикличность: кому-то удобнее работать короткими итерациями по 30 минут, кому-то — по часу. Перерывы также можно удлинять или сокращать. Когда вы находите свой распорядок и не меняете его, за 2-3 недели организм привыкает к рабочему ритму. Главное, не забывать про большие перерывы в 20-30 минут после каждого 3-4 захода



  1. Основа нашей эффективности — учет времени. Трудно признать, что мы тратим слишком много времени на серфинг по социальным сетям или переписку по нерабочим поводам. Вот почему идея учета времени иногда вызывает отторжение. Посмотрите на это под другим углом: вы не загоняете себя в рамки, вы исследуете свои возможности. 


В Google Sheets есть бесплатные шаблоны, которые можно использовать и для гибкого планирования, и для учета личного времени


5. «Нерабочие» дела — это дополнительный труд. Заказать доставку еды, выбрать новый ноутбук, даже просто вынуть тарелки из посудомойки — это тоже требует времени и сил. Но бытовой менеджмент часто кажется ничего не значащей мелочью, хотя при попытке совместить его с рабочими задачами времени уходит больше, а качество на выходе получается хуже. Чтобы успеть выполнить всё намеченное без ошибок, нужно несколько дней максимально честно записывать, какую часть дня вы тратите на занятия, не связанные с работой.  


6. Определите хронометраж задач. Мы автоматически отмечаем, сколько времени расходуется на дорогу от дома до работы и обратно. А сколько длится каждая рабочая операция? А выбор новых наушников или сравнение инвестиционных предложений — ведь мы уже выяснили, что это тоже работа? В этом легко убедиться, если вести дневник времени. Он похож на дневник питания: каждые 3-4 часа вы отмечаете, чем были заняты в этот период, с указанием, сколько времени потрачено на каждое дело. 



Исследования подтверждают: те, кто хронометрирует свои задачи, относятся ко времени более осознанно. Зная продолжительность всех регулярных дел, вы состыкуете любые временные блоки внутри дня и недели. Это и есть планирование времени



7. Откладывайте всю рутину на период наименьшей продуктивности. Если вы работаете в соответствии со своими суточными ритмами, вы точно знаете, когда активность мозга снижена. В этот период стоит выполнять типовые задачи наподобие составления шаблонных писем. Так вы освободите время для отдыха и сбережете силы.


8. Используйте канбан. Это один из основных приемов классического тайм-менеджмента, в соответствии с ним работает, например, сервис Trello. Проектная доска делится на части: «планируется», «в работе», «выполнено». Одной задаче соответствует одна карточка, на ней обозначается срок и исполнитель. По мере продвижения карточка перемещается из одного столбца в другой. Канбан можно использовать в профессиональной и личной сфере. Он позволяет визуализировать не только задачу, но и все этапы ее решения. 


9. Когда вас заваливает монотонная текучка, экспериментируйте с мотивацией. Есть простое упражнение для ее повышения: вспомните все сложные и неприятные задачи последней недели, с которыми вы справились хорошо. Это необязательно грандиозные дела вроде спасения людей или съемок фильма. Может быть, вы нашли способ отказаться от невыгодного заказа, сохранив хорошие отношения с клиентом. Или заказали наконец комплексные витамины, разобравшись во всех противопоказаниях и характеристиках. Все это — показатель вашего умения справляться с задачами любой величины и сложности. 


10. Знаменитое «правило лягушки» работает так же. Если в начале рабочего дня «съедать лягушку», то есть выполнять как минимум одно неприятное дело, это мощная положительная мотивация. Вместо того, чтобы целый день переживать и собираться с духом, вы решаете проблему превентивно. 


11. Пересмотрите стереотипы. Допустим, у вас есть реперные точки командной работы: ежедневная планерка в 10 утра по Москве и созвон внутри команды в 14.00. Между ними распорядок должен быть таким, как вам удобно. Возможно, вы наиболее продуктивно работаете не 8 часов подряд, а 4 часа утром и 4 часа вечером. Или 4 дня по 12 часов, а потом полноценно восстанавливаетесь за три дня. Это тоже относится к персональному тайм менеджменту. 


12. Используйте автоматизацию. Этот принцип часто встречается в работе, например, seo-оптимизаторов: ключевые фразы можно собирать вручную и потратить на это несколько рабочих дней, а можно выгрузить их через специальный сервис и еще рассортировать по группам. И уложиться в час. Многие рутинные процессы тоже можно автоматизировать: от автоплатежей за интернет до периодического полива комнатных растений. Да, придется всё настроить и отрегулировать, но оно того стоит! Исключение — задачи, которые все время меняются. Их автоматизировать не получится (но иногда можно делегировать). 


13. Стройте диаграммы отношений со временем — это интересно. И полезно: очень часто на графике наглядно видны все временные накладки. Обычно в пример приводят гистограмму Ганта, где отмечают стадии ведения проектов. Но пригодиться может не только она. 



Если вы хотите понять, какие дела наиболее продолжительны — постройте столбчатую диаграмму. Среди самых высоких столбцов часто прячутся 1-2 пожирателя времени вроде соцсетей или youtube. Если вам нужно разобраться, какие операции занимают большую часть вашего рабочего дня в процентах, поможет круговая диаграмма. Одно НО: для эффективности данные нужно вносить честно и относиться к результату без эмоций 



14. Анализируйте, где нужна однозадачность. Есть занятия, которые можно совмещать: например, форматировать документ и слушать аудиокнигу. И есть дела, которые требуют однозадачности, иначе качество сильно падает. Вы должны знать, где нужно один раз поработать хорошо и не отвлекаясь, чтобы потом не потратить на дополнения и правки еще столько же времени.


15. Всегда оставляйте пространство для маневра. Жесткое планирование не помогает успевать всё. Хотя бы потому, что в нашем мире есть дорожные пробки, внезапные болезни коллег, отмены и переносы мероприятий. Все модели тайм-менеджмента подтверждают: гибкое планирование лучше жесткого. Стройте список дел так, чтобы их можно было менять местами: в этом поможет точный хронометраж и матрица Эйзенхауэра.  

Матрица управления временем: как организовать тайм менеджмент


34-й президент США придумал хорошую систему планирования дел. Ее назвали именем автора — матрица Эйзенхауэра. Чтобы разобраться в ней, не нужна долгая и сложная подготовка. Достаточно ручки, бумаги и линейки. 


Вы чертите большой квадрат и делите его на 4 части. А затем распределяете свои дела по четырем зонам:


  • «Срочные и важные» — форс-мажоры, дедлайны, внезапные неотложные задачи. 


  • «Важные и несрочные» — регулярные рабочие дела и труд на перспективу: саморазвитие, построение и поддержание отношений, обучение, тренировки.


  • «Срочные, но неважные» — в основном задачи, постановка которых зависит от вышестоящих лиц (срочно отчитаться по проекту или провести встречу).   


  • «Несрочные и неважные» — простые бесполезные развлечения, а также действия, навязываемые извне, например, спам-рассылки (у Эйзенхауэра в этой категории были звонки репортеров желтой прессы). 


Простейшая версия матрицы Эйзенхауэра (источник)


Уже в конце XX века матрицу Эйзенхауэра доработал Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей». Его версия, более подробная, называется матрицей приоритетов. В ней указаны не только уровни распределения дел по значимости, но и итоги их выполнения. 


Матрица приоритетов — часть базы, на которой может строиться планирование процессов небольшой организации или самозанятого специалиста. В ней детально прописан принцип сортировки задач по квадратам (картинка отсюда)


Матрица Эйзенхауэра эффективно работает в связке с другими техниками: принцип Pomodoro, хронометраж, учет времени, планирование нагрузки согласно суточным ритмам. Вы делите проектную доску на 4 части и в каждый квадрат вписываете рабочие задачи. В скобках указываете их продолжительность и ориентировочное время выполнения. По мере выполнения нескольких дел можно сразу стирать эти строки — и вы увидите, как квадрат освобождается. 

Мифы о практическом тайм-менеджменте

Сложные задачи обязательно решать с утра. 


На самом деле часть людей начинает оперативно мыслить через 2-3 часа после пробуждения. Простой пример: если с утра у вас всегда пониженное давление, нужно минимум полчаса после пробуждения, чтобы мозг начал мыслить быстрее. Планировать всю текучку надо с учетом своих особенностей.

Искусство тайм-менеджмента — для молодых, успешных и одиноких. 


Тот же квадрат Эйзенхауэра и гибкое планирование вполне подходят и многодетным родителям, и активным пенсионерам. А мотивировать себя, вспоминая недавние достижения любой величины, полезно вообще всем: это связано не с социальным статусом, а с уверенностью в себе.

Идеи управления временем бесполезны, если вы занимаетесь физическим трудом. 


Тоже ошибочное мнение: канбан и принцип Pomodoro вполне нормально используются в мебельных цехах и на сварочных участках. Иногда определенную технику сложно адаптировать к конкретной сфере. Это решается изучением разных направлений (к примеру, GTD, ZTD, Fresh or Fried, метод 4Д) и выбором подходящих методов. 

При учете времени дела меньше пяти минут разрешается не записывать. 


Если каждые 30 минут отвлекаться на 5 минут, а потом еще делать положенный перерыв в 10 минут, за целый рабочий день теряется минимум полчаса. Их можно потратить гораздо более продуктивно. Но сначала это нужно признать. Ведите хронометраж — тогда вы поймете, стоит ли записывать внеплановые перерывы или они влияют на распорядок незначительно. 

Использовать все формулы и принципы нужно одновременно. 


Если вы давно хотели пересмотреть образ жизни — да. Если же на большие перемены нет ресурсов и энергии, меняться лучше понемногу. С одного принципа в неделю или пяти минут в день. Это сродни привыканию к тренировкам в ослабленном состоянии: начинаем с самых простых упражнений и плавно наращиваем нагрузку.   

Индивидуальный тайм менеджмент: когда он наиболее полезен


Работать без отдыха и постоянно наращивать нагрузку — это не про управление временем. Концепция тайм менеджмента помогает в достижении целей. Будет ли это позиция топ-менеджера или работа в свое удовольствие, собственный бизнес или здоровый образ жизни — решаете вы. Но для успешного тайм-менеджмента нужна определенная смелость и честность с самим собой. 


Потребуется признавать свои слабости, тренировать память, быть последовательным. Придется привыкать и к неожиданным решениям: например, писать ручкой на бумаге длительность дел и план дня. Или рассчитывать свою норму эффективной нагрузки на неделю и месяц, даже если вы не токарь-станочник, а UX-дизайнер. И здесь мы подходим к самому главному: необходимо наметить свой путь и его ключевые точки.


Эффективное управление временем вполне помогает решать единичные задачи. Но лучше всего он работает, когда у вас есть система личных и профессиональных целей. Тогда вы четко видите, к чему хотите прийти. Но и здесь обязательно помнить про принцип гибкого планирования: при самом жестком распорядке важно учитывать свои личностные особенности и потребности, из которых рождается мотивация.   

12 правил эффективного управления временем.

  • Автор сообщения:

Срочно Не срочно
Важно
  • Билеты на приоритетную поддержку
  • Билеты с эскалацией
  • Последующие действия
  • Обновления базы знаний/документации (внутренние и внешние)
  • Сбор отзывов клиентов
  • Создание отчетов
Не важно
  • Поддержка через социальные сети
  • Запланированные групповые встречи/тренинги
  • Тимбилдинг