Аутсорсинг бухучет: что это простыми словами, плюсы и минусы

Содержание

Бухучет аутсорсинг — бухгалтерский учет недорого в Бизнес-партнере

  • Главная
  • Услуги
  • Бухучет


Для любого бизнеса важно организовать правильное ведение бухгалтерского учета. В первую очередь этого требует законодательство. Но есть и другие преимущества. Когда все цифры доступны и понятны намного проще  говорить о развитии компании, выплачивать дивиденды или получать кредиты. И с  деловыми партнерами легче найти общий язык, оперируя цифрами.


Отчетность для руководства и акционеров


Бумажная неразбериха в бухгалтерии останется в прошлом, если отдать бухгалтерский учет на аутсорсинг. Забудьте о рутине, визитах в налоговую и заблокированных счетах. От компании Бизнес Партнер вы получите понятную отчетность, необходимую для принятия управленческих решений, которая:


  • иллюстрирует соотношение активов и обязательств, наличие трудовых, материальных ресурсов и денежных средств;


  • позволяет планировать, предвидеть и предотвращать убыточный результат;


  • выявляет резервы роста финансовой стабильности;


  • ставит под контроль законности целесообразность сделок;


  • дает возможность отслеживать соблюдение утвержденных нормативов.

Бухгалтерский учет чужими руками – в чем преимущество


Сложно найти в одном лице счетного работника, налогового консультанта, юриста и аналитика. Специфические навыки необходимы при составлении смет и калькуляций. Ошибки в декларациях оборачиваются штрафами. А сколько ресурсов забирают начисление заработной платы или кассовые операции! Штатный бухгалтер может уволиться, заболеть, не знать каких-то нюансов.

Тем более руководителю фирмы не целесообразно вести дела самостоятельно. Намного практичнее делегировать такого рода задачи сторонней организации.


Мы предлагаем свои услуги по ведению бухгалтерского учета. Наша компания дорожит своей репутаций, каждый клиент для нас особенный.


Мы предоставим в ваше распоряжение интеллектуальный багаж профессиональных бухгалтеров. Порядок в документации обеспечит стабильность в работе. Грамотная отчетность защитит от санкций. Умелая трактовка неясностей законов в пользу компании и применение налоговых льгот позволят экономить на взносах в бюджет. Мы поможем без потрясений пройти налоговую проверку, победить в арбитраже.

Сопутствующие услуги


Компания Бизнес Партнер проведет экспертизу входящих, корректно оформит внутрифирменные документы, обеспечит их хронологическую подборку, регистрацию и хранение.


Подробнее: методы бухгалтерского учета


Цена договора

Стоимость бухгалтерского обслуживания зависит от набора услуг, масштабов бизнеса,системы налогообложения и численности персонала. Вы можете ограничиться ведением бухучета, поручить нам налоговый блок, юридическое сопровождение, делопроизводство или кадровые

вопросы. Абонентское обслуживание обойдется дешевле разового оказания услуг. Всегда на связи, работаем в Москве и в Московской области.

Обращайтесь к нам, если Вам нужно серьезное отношение к бухгалтерии —

О компании

Контакты

Наши преимущества:

Высокий профессионализм

Все наши сотрудники проходят тщательный отбор при устройстве в компанию

Оперативность и эффективность

Решаем вопросы максимально быстро

Высокая ответственность

Гарантируем качество наших услуг

Полный комплекс бухгалтерский услуг

Обеспечим комплексный подход к вашему бизнесу

Индивидуальный подход к клиенту

Консультируем любым удобным способом

Вовлеченность в процесс

Понимаем задачи клиента и решаем их

Ответственность бухгалтерской фирмы за ведение учета. – Блог компании «Бухгалтер.

рф»

Оцениваете перспективы бухгалтерского аутсорсинга или уже решили передать непрофильные функции на внешнее управление? Тогда эта статья для вас. В ней мы подробно рассмотрим ответственность исполнителя и заказчика бухгалтерских услуг.


Аутсорсинг бухучета имеет ряд неоспоримых преимуществ. Во-первых, он позволяет значительно снизить затраты на организацию, ведение учета, содержание непродуктивного персонала. Во-вторых, обеспечивает профессиональный подход к решению актуальных учетных задач. В-третьих, аутсорсинг бухгалтерии снимает с повестки дня вопрос подготовки, сдачи отчетов.


Но, как и в любой другой деятельности, здесь не обходится без рисков. Руководители компаний, передавая бухучет на аутсорсинг, опасаются ошибок, которые может совершить исполнитель, и, конечно, связанных с ними расходов. Давайте разберемся в вопросе ответственности аутсорсера и в том, кому и за что придется платить в случае возникновения учетной ошибки.

Ответственность аутсорсера при абонентском обслуживании



Ответственность бухгалтерской фирмы может быть разной. Определяется она прежде всего форматом обслуживания и объемом оказываемых услуг.


При полном аутсорсинге (сопровождении бухучета, абонентском бухгалтерском обслуживании) оказание услуг осуществляется в три этапа. Первый предусматривает первичную обработку информации о финансово-хозяйственных операциях компании-заказчика. Второй этап является аналитическим. Третий включает расчет налоговых обязательств. Фактически последний этап определяет качество аутсорсинговых услуг.


На каждом из указанных выше этапов бухгалтерская фирма несет ответственность за:


Согласно условиям типового договора с аутсорсером, если его действия или бездействие нанесли компании-заказчику ущерб, этот ущерб должен быть компенсирован. Иными словами, за ошибки в учете, отчетности, нарушение правил коммуникации с контролирующими структурами юридически и материально отвечает исполнитель. Компенсируются все без исключения санкции (пени, штрафы), если они возникли по вине бухгалтерской фирмы.


Рассмотрим ситуацию на примере. Компания передает бухучет на аутсорсинг. Аутсорсер, обрабатывая первичку, допускает ошибку. Эта ошибка отражается в отчетности. Налоговая при проведении камеральной проверки выявляет ошибку, выставляет налогоплательщику штраф. Расходы по его погашению ложатся на бухгалтерскую компанию. Заказчик не несет дополнительных расходов.


Что делать, если вам позвонили из налоговой с претензиями на предмет достоверности, полноты данных в отчетах, несдачи деклараций или несвоевременной их сдачи? Переадресовывайте претензии аутсорсеру. Бухгалтерская компания, по условиям договора, обязана дать объяснения и компенсировать все санкции.

Ответственность аутсорсера при заказе отдельных услуг



Частичный аутсорсинг сегодня тоже широко распространен. Передавая на внешнее управление отдельные участки бухучета, необходимо четко понимать, за что и как будет нести ответственность исполнитель.


Чаще всего бухгалтерской компании передаются:

  • составление, сдача отчетности.


Если у налоговой возникают претензии к налогоплательщику, последнему необходимо разобраться в том, по чьей вине возникли ошибки в учете. Если они касаются участков, переданных на внешнее управление, претензии переадресовываются аутсорсеру.


Следует отметить, что процессинговый (частичный) аутсорсинг учета не включает аналитическую функцию. То есть в обязанности исполнителя не входит проверка законности, правильности оформления финансово-хозяйственных операций и отражения их в учете. Также аутсорсер не уполномочен квалифицировать факты хозяйственной жизни организации. Он не сопоставляет экономический смысл таких фактов с учетной первичкой.


Приведем простой пример. Компания передала на аутсорсинг сдачу отчетности. При этом она оставила за собой функцию обработки первичной документации. В сданной отчетности обнаружилась ошибка. И эта ошибка возникла по причине неправильной обработки первичных данных. Проверка этой информации в функции исполнителя не входила. Соответственно, ответственность за ошибку ложится на заказчика бухгалтерских услуг, то есть на самого налогоплательщика.


Другой пример на тему процессингового аутсорсинга. Налоговая предъявляет претензии к качеству отчета. При детальном рассмотрении ситуации выясняется, что первичные данные были правильными. А при составлении отчета аутсорсер допустил ошибку. Здесь ответственность – за исполнителем. Он обязан компенсировать все санкции, примененные налоговиками к налогоплательщику (заказчику бухгалтерской услуги).


Отказ исполнителя от ответственности


Каждого заказчика бухгалтерских услуг волнует вопрос: может ли исполнитель отказаться нести ответственность за ошибки в учете? Практика показывает, что такие случаи – большая редкость. Конечно, если речь идет о секторе профессионального бухгалтерского аутсорсинга и компаниях, которые дорожат своей репутацией.


Но от возникновения спорных ситуаций не застрахован никто. Что делать, если исполнитель не признает своей вины, а вы считаете, что он однозначно должен компенсировать санкции налоговой? Начните разрешение спора в претензионном порядке. Если претензия не удовлетворена, обращайтесь в суд.

Несколько слов об ответственности заказчика



Передача бухучета на аутсорсинг не отменяет юридической ответственности заказчика как налогоплательщика, работодателя. Выделяют 4 зоны такой ответственности. Прежде всего, это обеспечение законности хозяйственной деятельности. То есть оформление бизнеса и способ его ведения должны соответствовать требованиям действующего законодательства. Если в законности деятельности заказчика бухгалтерских услуг у аутсорсера возникают сомнения, он имеет полное право отказать в процессинговом или абонентском обслуживании.


Также заказчик несет ответственность за организацию бухучета, налогового и кадрового учета. В практической плоскости это означает, что отвечать перед контролирующими структурами будет налогоплательщик, работодатель. Но если функции организации и/или ведения учетов переданы сторонней организации и с ней заключен грамотный договор, то аутсорсер несет ответственность перед заказчиком.


Третья зона ответственности заказчика бухгалтерских услуг – исполнение обязательств налогоплательщика. Аутсорсер может рассчитать, исчислить налоги. Но он не несет ответственности за то, уплачивает их заказчик услуг или нет.


Еще одна зона ответственности – хранение документов. Если функция передается на аутсорсинг, важно получить соответствующие гарантии от компании-исполнителя.

7 Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

7 Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

Необходимость создания полноценной бухгалтерской команды прямо пропорциональна росту вашего бизнеса.

Для надлежащего управления кредиторской и дебиторской задолженностью и ведения учета компания может передать бухгалтерский учет на аутсорсинг или нанять бухгалтера.

Помощь фирмы, предоставляющей бухгалтерские услуги, дает вам время перевести дух и сосредоточиться на том, что необходимо.

Однако существует множество факторов, которые компания должна взвесить, прежде чем прибегать к аутсорсингу бухгалтерского учета, таких как подотчетность, доступность, прозрачность и многое другое.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг?

Бухгалтерский аутсорсинг — это когда вы нанимаете стороннего поставщика бухгалтерских услуг для выполнения ваших бухгалтерских задач по фиксированной цене.

Они позаботятся обо всех ваших бухгалтерских потребностях, включая общий бухгалтерский учет, регистрацию и сверку деловых операций, расчет заработной платы сотрудников, налоговую декларацию, финансовое планирование и прогнозы, а также обо всем, что вам нужно под этим зонтиком.

Поскольку аутсорсинговая команда бухгалтеров выполняет критически важные задачи, их можно рассматривать не как поставщиков услуг, а как часть компании.

Не нанимая бухгалтеров, вы получаете знающих специалистов, которые будут работать на вас над созданием надежной платежной и бухгалтерской системы.

Большинство бухгалтерских фирм предлагают вышеперечисленные услуги в комплексе или специализируются на одной нише, например, налогообложении или аудите.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг безграничны. Вот несколько причин, по которым вам следует обратиться за бухгалтерскими услугами на аутсорсинг:

1. Экономичность

Решения для бухгалтерского учета дешевле, чем наем сотрудников для работы внутри компании. Затраты на найм бухгалтерской команды начинаются, когда вы размещаете объявление о вакансии.

И есть расходы на заработную плату и вознаграждения работникам. Если вам нужны опытные специалисты, вам придется платить больше.

Прочие расходы включают расходы на материалы и канцелярские принадлежности, гаджеты и программное обеспечение, надбавки работникам за сверхурочную работу, обучение и другие платежи.

Подключившись к стороннему поставщику бухгалтерских решений, вы можете просто платить за использованную услугу, найдя поставщика, который соответствует вашему бюджету и потребностям.

2. Квалификация

Независимо от того, какие инструменты вы используете, вам нужна квалифицированная помощь, чтобы управлять командой бухгалтеров и управлять неуклюжим процессом.

Итак, когда вы решите нанять и развивать собственную команду бухгалтеров, это может быть довольно дорого, включая зарплату и другие расходы.

Вместо этого, если вы отдаете бухгалтерию на аутсорсинг, вы можете позволить опытным бухгалтерам вести вашу бухгалтерию.

Эти специалисты должны иметь практический опыт работы в различных сферах бухгалтерского учета и финансов, учитывая, что они работали со многими клиентами из разных отраслей.

3. Масштабируемость и гибкость

Когда ваша компания расширяется, размер команды каждого отдела, особенно бухгалтерии, увеличивается. Ваша кредиторская и дебиторская задолженность достигает таких размеров, с которыми вы никогда раньше не сталкивались.

У вас не будет другого выхода, кроме как платить больше или нанимать больше сотрудников.

Но, если вы отдаете бухгалтерский учет на аутсорсинг, внезапное расширение не будет проблемой, поскольку компании, занимающиеся аутсорсингом бухгалтерского учета, могут нанимать больше бухгалтеров в зависимости от потребности.

И то же самое происходит с обратным сценарием, когда наблюдается спад деловой активности.

4. Избавьтесь от стресса в бизнесе

Конец финансового года — это стрессовое время для всех.

Это когда компании ежегодно закрывают свои счета, собирают все записи, документы и ставят их на место.

Другие периоды, вызывающие беспокойство, — это проверки и налогообложение, которые могут ввести ваших сотрудников в состояние паники.

Бухгалтерские аутсорсинговые компании хорошо привыкли к таким ситуациям и умеют справляться с ними как профессионалы.

5. Меньший риск мошенничества

Внутреннее мошенничество неизбежно, если у вас есть собственная бухгалтерия.

С бухгалтерскими аутсорсинговыми компаниями вероятность любого нарушения безопасности, кражи данных или других рисков ниже.

У них есть высоконадежные системы для защиты ваших данных.

Несмотря на наличие полного доступа к вашему финансовому стеку, доходам, выпискам по кредитам, обязательствам и активам, аутсорсинговое бухгалтерское агентство не может сделать ничего плохого, что могло бы подорвать его репутацию.

6. Повышение эффективности бизнеса

Если вы нацелены на рост и у вас есть новые планы, пришло время подумать об аутсорсинге бухгалтерских услуг.

Благодаря финансовому аутсорсингу ваш финансовый директор может принимать более обоснованные финансовые решения, планировать будущие прогнозы и инвестиции и снижать риски для улучшения вашего бизнеса.

Позволяя своим сотрудникам делать то, что они умеют лучше всего, а все остальное отдавая на аутсорсинг, вы создаете надежную дорожную карту для финансового развития вашей компании.

7. Не только бухгалтер, но и консультант

Поскольку опытные бухгалтеры оказывают бухгалтерские услуги, они могут предложить идеи, которые потенциально могут изменить ваши денежные потоки и управление.

Вы можете определить потенциальные риски и неудачи как можно раньше, чтобы ваша финансовая команда могла принять меры.

Минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг

Аутсорсинг бухгалтерских услуг также имеет некоторые недостатки, которые могут иметь незначительное или существенное влияние в зависимости от структуры вашего бизнеса и операций.

1. Меньше контроля

Так как команда аутсорсинга бухгалтеров работает за пределами вашего помещения, вы не можете обращаться к ним в любое время за обновлениями в режиме реального времени.

Может быть трудно завоевать доверие и понять их характер работы, пока вы оба не наладите здоровый рабочий распорядок с надлежащим общением.

Бухгалтерия является ключевой частью вашей компании, и поначалу будет трудно передать работу кому-то, кто не является частью компании.

Прежде чем начать период действия контракта, установите несколько основных правил и обеспечьте режимы и частоту общения.



Вы можете проводить еженедельные встречи и звонки для сбора обновлений.

2. Скрытые расходы

Бухгалтерские аутсорсинговые компании взимают плату в зависимости от должности бухгалтера и количества требуемых специалистов.

Но большой счет со скрытыми платежами от агентства может вас шокировать, потому что есть скрытые платежи, которые могут не обсуждаться или игнорироваться при подписании контракта.

Некоторые стандартные расходы, взимаемые за предоставление услуг по бухгалтерскому учету, включают расходы на расторжение контракта, накладные расходы, затраты на найм и другие, в зависимости от того, где находится фирма.

Никогда не пропускайте страницы при подписании контракта и внимательно прочитайте его, чтобы понять скрытые пункты.

3. Задержка связи

Задержки связи и работы возможны при работе с внешним бухгалтерским агентством.

Задержка связи характерна не для всех агентств. Но вполне естественно, что сообщение потеряно или проигнорировано, что приведет к задержке.

Несмотря на то, что есть варианты связи с ними, такие как телефонные звонки, сообщения и электронные письма, задержки в общении из-за прокрастинации или других факторов будут иметь место.

Когда следует рассмотреть возможность аутсорсинга бухгалтерских услуг?

Аутсорсинг определенно нужен всем. Но наилучшее соотношение цены и качества вложенных денег достигается, когда компания проходит через следующие сценарии.

• Малый бизнес, который изо всех сил пытается управлять транзакциями и документацией, проводит ночи с балансовыми отчетами и прогнозными графиками.

• Компания любого размера уже имеет бухгалтера, но нуждается в расширенной помощи в области бухгалтерского учета и финансового управления, чтобы лучше управлять обязательствами и получать более высокую прибыль.

• Компании, которые планируют расширяться и ищут способы расширить свою команду бухгалтеров, не выходя за рамки бюджета.

• Компании, в которых произошел внезапный рост и выручка которых превысила 1 миллион долларов США, высшее руководство которых больше не может участвовать в принятии финансовых и бухгалтерских решений.

Теперь, когда мы определились с лучшими кандидатами, которые могут выбрать решения для бухгалтерского учета, давайте перейдем к другим техническим аспектам.

Эта оценка определит, нужны ли вам бухгалтерские и бухгалтерские услуги на стороне или нанять штатного бухгалтера.

У вас уже есть команда бухгалтеров? Они перегружены работой и нуждаются в дополнительной рабочей силе или передовых инструментах для выполнения задач? Или у них едва есть работа, и они заканчивают вовремя или раньше времени?

Обладает ли ваш нынешний бухгалтер продвинутыми бухгалтерскими навыками, чтобы занять должности следующего уровня?

Если у вас нет группы бухгалтеров, какова ваша предполагаемая рабочая нагрузка?

Если ваши ответы подчеркивают необходимость найма одного или нескольких помощников, но бюджет кажется огромным, то аутсорсинг бухгалтерского учета будет приемлемым вариантом.

На что следует обратить внимание, прежде чем отдать свои бухгалтерские услуги на аутсорсинг

Бухгалтерских аутсорсинговых компаний пруд пруди, и вы не хотите застрять с неправильным выбором. Учитывайте следующие факторы, чтобы найти лучшее агентство для аутсорсинга бухгалтерского учета.

Безопасность

Безопасность данных имеет здесь приоритет, поскольку даже незначительное нарушение может привести к катастрофе.

Как правило, бухгалтерские фирмы заботятся о своей репутации и не будут заниматься деятельностью, которая может ее подорвать. Тем не менее, хорошо убедиться в этом дважды и получить это в письменной форме.

Проверьте их системы безопасности и другие меры, которые они принимают для обработки конфиденциальной информации.

Стоимость

Каждая фирма имеет уникальные тарифные планы, основанные на множестве факторов.

Помимо проверки стоимости внешних бухгалтерских услуг, просмотрите их планы.

Узнайте, на какой основе они оценивают зарплату бухгалтера, ежемесячно или почасово.

Лучше выбрать поставщика бухгалтерских решений, который предлагает лучшее соотношение цены и качества, а не просто экономию в ценах.

Комплексные бухгалтерские услуги

В каких бухгалтерских услугах вам нужна помощь? Это начисление заработной платы или управление кредиторской и дебиторской задолженностью или анализ данных бухгалтерского учета?

Если у вас есть команда или ответственное лицо, которое прямо сейчас занимается бухгалтерскими задачами, обсудите с ними, что нужно передать на аутсорсинг.

Для четкого понимания требований и ожиданий с обеих сторон вы должны знать, что в настоящее время нужно вашей компании.

Можно ли с ними работать гибко?

Предприятия могут расти за очень короткий промежуток времени и масштабировать свою деятельность. В таких случаях ваш партнер по аутсорсингу бухгалтерского учета должен иметь возможность привлечь больше бухгалтеров для выполнения вашей работы.

Прежде чем выбрать аутсорсинг бухгалтерского учета, изучите уровень гибкости поставщиков.

Управляйте своими бухгалтерскими операциями с помощью Volopay

Хотите лучшее из обоих миров, когда у вас есть собственная команда бухгалтеров и автоматизированные бухгалтерские решения, которые вписываются в ваш бюджет?

Мы понимаем, что наем бухгалтеров может стоить так же дорого, как агент по аутсорсингу.

Но что, если имеется интеллектуальное универсальное программное обеспечение для управления расходами, обеспечивающее видимость в режиме реального времени и интегрируемое с другим программным обеспечением для бухгалтерского учета? И все это в рамках вашего бюджета?

Организуйте свои исходящие платежи, собирайте счета и квитанции в одном месте, предлагайте корпоративные карты и многое другое с Volopay.

Лучше всего то, что вам не понадобится целая деревня, чтобы заботиться о ваших бухгалтерских решениях!

Хотите поднять бухгалтерский учет компании на совершенно новый уровень? Volopay здесь, чтобы помочь вам.

Упростите и автоматизируйте процесс бухгалтерского учета с помощью Volopay

Запланируйте демонстрацию

Global

Бухгалтерский аутсорсинг | Априо