Содержание
Как создать запись об отсутствии на работе в календаре Outlook
Независимо от того, используете ли вы традиционную настольную версию календаря Outlook или веб-версию, вы можете создать запись об отсутствии на работе.
Если у вас есть общий календарь Outlook, вы хотите убедиться, что люди, имеющие к нему доступ, будут знать, когда вы будете в отъезде или вне офиса. Независимо от того, используете ли вы приложение Outlook в Microsoft Office, Outlook в Интернете или даже приложение «Почта и календарь» в Windows 10, вот как настроить запись календаря «Нет на месте».
Запустите Outlook из пакета Office и выберите календарь. Затем дважды щелкните первый день, когда вы планируете отсутствовать в офисе.
В появившемся окне в теме письма укажите причину вашего отсутствия на рабочем месте. Затем выберите подходящее время начала, когда вы уйдете, и время, когда вы вернетесь. После этого обязательно снова установите флажок «Событие на весь день». Установите в поле Показать как значение «Нет на месте».
Затем введите сообщение, которое вы хотите передать другим, когда они увидят, что вас нет. Возможно, альтернативный номер или человек, с которым можно связаться, пока вас нет.
Когда вы закончите, выбранное вами время появится в календаре как время, заблокированное на время вашего отсутствия.
Использование Outlook.com
Перейдите на Outlook.com и войдите в систему, если вы еще этого не сделали, и запустите Календарь из панели запуска приложений в верхнем левом углу экрана.
Далее выберите Создать > Событие календаря .
Теперь введите, что вас нет на месте, в поле «Подробности». Выберите день начала и время начала отпуска, а также дату и время возвращения. Затем убедитесь, что вы установили флажок «Весь день». Выберите календарь для сохранения, установите Показать как на «Нет на месте» и установить для Повторить и Напоминание значение «никогда» и «нет».
Затем, если хотите, введите сообщение, позволяющее людям получить доступ к календарю любой информации, которая, по вашему мнению, может им понадобиться. Когда вы закончите, убедитесь, что вы нажали «Сохранить», чтобы люди могли его увидеть.
В доступном для просмотра календаре введенные вами данные и выбранные вами дни будут заблокированы.
Использование приложения «Почта и календарь» для Windows 10
Если вы используете Windows 10 и используете приложение «Почта и календарь», вы также можете создать запись «Нет на месте». Запустите приложение «Календарь» и нажмите «Новое событие» на левой панели.
Затем введите название вашей поездки, выберите дату и время и введите необязательное сообщение. Как и в других версиях, убедитесь, что вы установили флажок «Весь день». Кроме того, выберите параметр «Нет на месте» в раскрывающемся списке «Показать как » вверху и нажмите «Сохранить и закрыть».
Если вы впервые пользуетесь календарем Outlook в любом из этих приложений, легко создать запись, чтобы другие знали, что вы отсутствуете или отсутствуете в офисе в течение определенного периода времени.
Как и другие варианты, показанные выше, после того, как вы закончите, время будет заблокировано в календаре.
Уведомляете ли вы других в вашем общем календаре, когда вас нет дома? Какой версией календаря вы пользуетесь? Оставьте комментарий ниже и дайте нам знать.
Связанные элементы:Microsoft Office, Microsoft Outlook, Windows 10
Шаблоны сообщений об отсутствии на работе
Если вы собираетесь сделать перерыв в работе и знаете, что у вас будет ограниченный доступ к папке «Входящие», один из пунктов в вашем списке дел непосредственно перед уходом должно быть создание сообщения об отсутствии на работе (сообщение ООО). Однако сообщение ООО не может быть случайным текстом, а представляет собой тщательно отобранный набор информации.
Читайте дальше, чтобы узнать, как выглядит хорошее сообщение об отсутствии на работе и чего следует избегать в автоматических ответах. Наконец, взгляните на лучшие примеры офисных сообщений, которые вы можете использовать на месте.
Что такое хорошее сообщение об отсутствии на работе?
Обмен сообщениями вне офиса нельзя оставлять на последний момент, так как это важная часть информирования получателей о том, что вы собираетесь делать в ближайшее время. Вы можете настроить сообщение об отсутствии на работе, чтобы убрать невежливые предположения о том, доступны вы или нет.
Вот основные элементы сообщения об отсутствии на работе, которые обязательно нужно использовать.
1. Используйте правильное приветствие и окончание
В зависимости от получателя сообщения об отсутствии на работе вам следует подумать о приветствии и окончании письма. Не стесняйтесь выбирать из наших готовых списков лучших приветствий по электронной почте и лучших заключений по электронной почте. Не забывайте следовать тону и правилам голоса вашей компании при их выборе.
2. Укажите точные даты вашего отсутствия
Добавьте диапазон дат, когда вас не будет рядом, чтобы ваши получатели могли быть в курсе событий.
Для ясности попробуйте отформатировать дату следующим образом: […] с 31 марта 2022 г. (четверг) по 11 апреля 2022 г. (понедельник). Подтвердите даты и дважды проверьте свой календарь.
3. Укажите причину, по которой вас не будет рядом.
Придайте индивидуальность своему сообщению об отсутствии и сообщите получателям, почему ваш ответ будет задержан. Может быть, вы посещаете интересную конференцию? Или, может быть, вы собираетесь в отпуск? Напишите причины отсутствия на работе. Это снизит вероятность того, что коллеги или клиенты попытаются связаться с вами, потому что они будут знать, что вы заняты или отдыхаете.
4. Дайте дальнейшие инструкции
Вы также можете добавить инструкции, которые получатели смогут просмотреть в ваше отсутствие. Например, вы можете отправить ограниченную ссылку на документ, содержащий полезные ресурсы, связанные с вашей работой. Создание такой «таблетки знаний» требует некоторого времени и усилий, но ваши коллеги это оценят.
5. Предоставьте контактную информацию о людях, которые могут помочь
Включите личную информацию о деловых партнерах, которые будут выполнять некоторые из ваших обязанностей во время вашего отсутствия. Укажите их имя, должность и контактный адрес электронной почты. Сообщите этим людям, что вы упомянете их в своем сообщении об отсутствии на работе, чтобы они не были застигнуты врасплох.
6. Предоставьте альтернативную контактную информацию на случай чрезвычайной ситуации
Это необязательно, но если вы менеджер и хотите держать руку на пульсе, вы можете добавить свой номер телефона, чтобы люди могли использовать его, чтобы получить срочную информацию. помощь. Добавьте информацию о том, когда ваш коллега может позвонить вам, чтобы убедиться, что он не злоупотребляет этой возможностью.
Теперь, когда вы знакомы с рекомендациями по написанию сообщения об отсутствии на работе, давайте рассмотрим элементы, которых следует избегать в сообщении электронной почты автоответчика в офисе.
1. Предоставление слишком большого количества ненужных деталей
Будьте профессиональны в своем автоответчике. Не давайте слишком много подробностей в своих ООО-сообщениях и подумайте о соответствующем содержании в вашем случае. Это будет зависеть от того, собираетесь ли вы в отпуск по уходу за ребенком или в отпуск по беременности и родам. Временной диапазон здесь, безусловно, имеет значение.
2. Сообщите людям, что вы ответите вскоре после вашего возвращения
Количество входящих сообщений, когда вы вернетесь, может быть огромным. Вот почему давать обещания ответить на электронные письма или телефонные звонки, как только вы вернетесь в офис, — это ловушка. Посмотрим правде в глаза — вы не сможете сделать это в одно мгновение, потому что у вас будет много всего на уме, а не только деловое общение. Вот почему вам нужно подчеркнуть в своих сообщениях электронной почты автоответчика, что вы уважаете получателей, но это займет некоторое время, чтобы наверстать упущенное.
Для некоторых из них это будет плохой новостью, но вы должны позаботиться о балансе между работой и личной жизнью, верно?
3. Перегрузка ваших коллег
Не ожидайте, что ваши коллеги будут отвечать здесь и сейчас на каждое электронное письмо, тесно связанное с вашей работой. Их работа состоит в том, чтобы помогать и поддерживать разговоры, а не выручать вас. Будьте благодарны за то, что ваши коллеги могут быть первой точкой контакта, когда вас нет рядом, и помиритесь с ними.
4. Использование непристойных шуток и сленга
Помните, что ваши сообщения доходят не только до наших коллег, но и до клиентов, которые ожидают от вас профессионального поведения. Не рассказывайте глупые шутки и не используйте сленг в сообщениях вне офиса, так как люди могут воспринять это неправильно.
5. Допуск орфографических и грамматических ошибок
Как вы могли догадаться, ошибки в электронных письмах могут резко ухудшить впечатление читателя и негативно повлиять на то, как люди видят вас.
Тем не менее, требуется так мало, чтобы отшлифовать ваше сообщение. Используйте бесплатные языковые плагины в своих браузерах, чтобы корректировать сообщения об отсутствии на работе и выявлять языковые ошибки. Будьте профессиональны в каждом исходящем сообщении.
Основные примеры шаблонов сообщений об отсутствии на работе
Есть несколько событий, к которым стоит подготовить сообщения об отсутствии на работе, например, когда вы находитесь на больничном или когда вы готовы отправиться на работу. праздничный день или деловая поездка.
Вам не нужно планировать свое электронное сообщение автоответчика с нуля, так как я подготовил некоторые из них специально для вас. Скопируйте и вставьте один из этих примеров офисных сообщений, чтобы быстро забыть об этом.
Шаблон сообщения об отсутствии на работе для отпуска по болезни
Когда у вас плохое здоровье, очевидно, что вы не будете проверять свою электронную почту, а ложитесь и восстанавливаетесь. В такие моменты используйте этот шаблон сообщения об отсутствии на работе для отпуска по болезни.
Уважаемый отправитель! К сожалению, я заболел, поэтому ответ на ваше письмо может быть немного задержан. Я недоступен с [времени начала вашего отсутствия] до [времени окончания вашего отсутствия]. Спасибо за Ваше понимание. По срочным вопросам обращайтесь к [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица]. Искренне, [Ваше имя]
Копировать в буфер обмена
Скопировано!
Дорогой отправитель,
К сожалению, я заболел, поэтому ответ на ваше письмо может быть немного задержан.
Я недоступен с [времени начала вашего отсутствия] до [времени окончания вашего отсутствия].
Спасибо за Ваше понимание.
По срочным вопросам обращайтесь к [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица].
Искренне,
[Ваше имя]
Шаблон сообщения об отсутствии на работе в связи с праздничным днем
Некоторые важные события нельзя пропустить в течение года, например День Благодарения, Рождество или Пасха. Если вы хотите провести отпуск в тишине, оставьте сообщение об отсутствии на работе в праздничные дни на потом.
Уважаемый господин или госпожа! Спасибо за то, что связались со мной. Я отправляюсь на [название национального праздника], и меня не будет в офисе до [времени твоего отсутствия]. Если у вас есть срочный вопрос, не стесняйтесь обращаться к [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица]. Желаю вам и вашей семье прекрасного отдыха. С наилучшими пожеланиями, [Ваше имя]
Скопировать в буфер обмена
Скопировано!
Уважаемый Господин или Госпожа,
Спасибо за то, что связались со мной.
Я отправляюсь на [название национального праздника], и меня не будет в офисе до [времени твоего отсутствия].
Если у вас есть срочный вопрос, не стесняйтесь обращаться к [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица].
Желаю вам и вашей семье прекрасного отдыха.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
Шаблон сообщения об отсутствии на работе для ежегодного отпуска
Планируете ли вы ежегодный отпуск? Повезло тебе! Не беспокойтесь о прозрачности вашей ситуации.
Запланируйте сообщение об отсутствии на работе для ежегодного отпуска в своем почтовом ящике, и у вас был спокойный год.
Здравствуйте, Спасибо за ваше сообщение. Я нахожусь в ежегодном отпуске с [момент начала вашего отсутствия] до [момент окончания вашего отсутствия], и я не смогу регулярно проверять свой почтовый ящик, пока не вернусь. Я любезно обещаю ответить на ваше письмо, как только я вернусь. Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица]. Спасибо за ваше время, [Ваше имя]
Копировать в буфер обмена
Скопировано!
Привет,
Спасибо за ваше сообщение.
Я нахожусь в ежегодном отпуске с [момент начала вашего отсутствия] до [момент окончания вашего отсутствия], и я не смогу регулярно проверять свой почтовый ящик, пока не вернусь.
Я любезно обещаю ответить на ваше письмо, как только я вернусь.
Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица].
Спасибо за ваше время,
[Ваше имя]
Шаблон сообщения об отсутствии на работе для командировки
Когда приближается важная деловая встреча, вам нужно оставаться сосредоточенным, но постоянно входящие электронные письма могут вас отвлекать. Запланируйте сообщение вне офиса для командировки, чтобы достичь своей цели и добиться успеха.
Привет, Я вне вашей досягаемости с [времени начала вашего отсутствия] до [времени окончания вашего отсутствия], так как я в командировке. Если в вашем случае требуется немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица]. Спасибо за терпеливость. С уважением, [Ваше имя]
Копировать в буфер обмена
Скопировано!
Всем привет,
Я вне вашей досягаемости с [времени начала вашего отсутствия] до [времени окончания вашего отсутствия], так как я в командировке.
Если в вашем случае требуется немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица].
Спасибо за терпеливость.
С уважением,
[Ваше имя]
Шаблон сообщения об отсутствии на работе для отпуска
Отпуск обязателен, если вы хотите отключиться и подзарядиться. Максимально используйте свое свободное время и заранее спланируйте внеофисное сообщение для отпуска.
Привет, Спасибо за ваше письмо. Я не могу ответить на ваше сообщение лично, так как нахожусь в пути и доступ к моему почтовому ящику ограничен. Я буду отсутствовать с [времени начала вашего отсутствия] до [времени окончания вашего отсутствия]. В случае срочного вопроса, пожалуйста, свяжитесь с [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица]. Теплые пожелания, [Ваше имя]
Скопировать в буфер обмена
Скопировано!
Привет,
Спасибо за ваше письмо.
Я не могу ответить на ваше сообщение лично, так как нахожусь в пути и доступ к моему почтовому ящику ограничен.
Я буду отсутствовать с [времени начала вашего отсутствия] до [времени окончания вашего отсутствия].
В случае срочного вопроса, пожалуйста, свяжитесь с [имя, фамилия, адрес электронной почты контактного лица].