Что такое полис дмс и как его получить: что это, стоимость услуги, как оформить и пользоваться

Медицинское страхование для иностранных студентов – Иностранным студентам – Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Что такое добровольное медицинское страхование? 

Добровольное медицинское страхование (ДМС) – это вид личного страхования, позволяющий застрахованному получать медицинскую помощь в лечебно-профилактических учреждениях. Программы ДМС для иностранных студентов обеспечивают защиту от рисков, связанных угрозами жизни и здоровью, на всем протяжении пребывания на территории Российской Федерации.

Почему иностранному студенту важно иметь полис ДМС?

В первую очередь полис ДМС, являясь одним из обязательных документов, подтверждает право на пребывание в Российской Федерации иностранного гражданина. Каждый иностранный студент, въезжающий на территорию Российской Федерации, в течение 15 дней с даты прибытия обязан приобрести полис ДМС на срок всего периода пребывания на территории России (ФЗ № 115 «О правовом положении иностранных граждан в РФ»; ФЗ № 114 «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию»).

Полис ДМС дает возможность обратиться в медицинское учреждение на территории России и получить квалифицированную медицинскую помощь.

Где и как иностранному студенту приобрести полис ДМС?

Иностранные студенты могут приобрести полис ДМС у представителей страховых компаний, рекомендуемых НИУ ВШЭ. 

Предложения по добровольному медицинскому страхованию (ДМС) иностранных студентов:

Страховая компания	Стоимость полиса ДМС	Что входит в программу страхования	Сумма  страхового  покрытия	Адрес офиса страховой компании, телефоны
САО «Ресо-гарантия»	3250 р.	Экстренное амбулаторно-поликлиническое обслуживание, экстренная стоматологическая помощь, скорая медицинская помощь, экстренная госпитализация, репатриация	500 000 р.	Вы можете оформить полис ДМС от САО «РЕСО-Гарантия» дистанционно, заполнив google-форму по ссылке, либо связавшись с представителем страховой компании Пепеляевой Нэлли Михайловной по тел. +7(902)47-899-18
ООО СО «Верна»	3 600 р.  2980 р. 520 р.  360 р. 2400 р.	Услуги амбулаторно-поликлинической помощи: консультативные, диагностические, лечебные услуги, включая: — лечебно-диагностические приемы, консультации врачей- специалистов. Услуги экстренной стационарной медицинской помощи: консультативные, диагностические, лечебные услуги, включая: — консультации врачей-специалистов; — диагностические исследования; — хирургическое и консервативное лечение. Репатриация Возможны дополнительные услуги за дополнительную плату: Медосмотр +справка 86 Тест на ВИЧ Гепатит В ПЦР COVID	100 000 р.	ул. 25 Октября, д. 77, оф. 3, Электронная форма создается, полис можно приобрести по прибытии в Пермь
Абсолют Страхование	От 1900 р.	— Амбулаторно-поликлиническая помощь — Экстренная стоматологическая помощь — Экстренная стационарная помощь — Ежегодная диспансеризация — Репатриация	150 000 р.	Пермь, ул. Петропавловская, д. 53, оф. 107 контактное лицо: Ирина Андреевна тел.: +7(342)240-38-06 доб. 5302 моб.: +7(951) 94-72-681
ВСК	От 3600 р.	«Российский медицинский ассистанс»   — Медицинские услуги (амбулаторно-поликлинические, скорая медицинская помощь, госпитализация). — Медико-транспортные услуги. — Услуги экстренной стоматологической помощи. — Услуги по репатриации. — Страховое покрытие по стоматологии с лимитом до 4 000.   Застрахованным может быть любое физическое лицо в возрасте от 18 до 75 лет Период страхования — от 3 месяцев до 1 года	от 500 000 р.	Пермь, 25 Октября, 18   Для получения помощи достаточно позвонить на круглосуточный пульт ВСК. Бесплатный звонок из любого города РФ по телефону 8-800-200-14-41.   Начало действия страховой защиты — через 5 дней с даты оформления полиса.
Ингосстрах	2700 р.	мин. страховка включает: — репатриация — первичная неотложная медпомощь. — амбулаторный прием врача — вызов врача на дом	100 000 р. + репатриация 50000	Тел. +7 (342) 257-01-24 Н. Островского, 64   Начало действия страховой защиты — через 5 дней с даты оформления полиса.

ДМС в Новосибирске | ЦНМТ

1. 
   
   Главная
   
2. ДМС

ДМС

Памятка пациентам, обслуживающимся по полису ДМС

Пациент может получить услуги по программе ДМС только в рамках страхового случая.

Страховым случаем признается обращение Застрахованного за получением медицинских услуг в течение периода действия Договора страхования в медицинское учреждение из числа предусмотренных договором страхования при остром заболевании, обострении хронического заболевания, инфекции, при родах, травме, отравлении и других состояниях, требующих медицинской помощи, предусмотренной Договором страхования.

Страховой случай — это острое заболевание или обострение хронического заболевания в данный момент времени, травмы, ожоги, обморожение. В этом случае пациент может обратиться в медицинский центр по полису ДМС на прием к врачу. Все обследования и лечения строго по назначению врача.

В других случаях пациент обслуживается за свой счет.

Программы ДМС не предусматривают услуги, связанные с профилактическими посещениями врачей, услуги, полученные без назначений врача. Исключением являются некоторые заболевания: сахарный диабет, врожденные аномалии и пороки развития, наследственные и генетические заболевания;  бесплодие, импотенция, хронические заболевания вне обострения, венерические заболевания и др. Более подробную информацию можно получить, изучив свою персональную программу страхования, либо уточнить в страховой компании.

Во избежание недоразумений убедительно просим Вас соблюдать следующие рекомендации:

• При разговоре с оператором Колл-ЦентраПожалуйста, укажите, что Вы обслуживаетесь по программе Добровольного медицинского страхования.
• При посещении медицинского ЦентраВозьмите с собой паспорт  (или документ, удостоверяющий личность) и полис ДМС. Если для приема необходимо гарантийное письмо (ГП), нужно сделать запрос в страховую компанию за несколько дней до приема.
• До приемаОбязательно обратитесь к администратору Центра, чтобы он зафиксировал ваш визит, уточнил способ оплаты данной услуги или наличие гарантийного письма. Если гарантийного письма нет или вы не заказали его накануне, свяжитесь с куратором своей страховой компании (телефон указан на страховой карточке) и запросите гарантийное письмо.
• После приемаЕсли врач на приеме назначил Вам дополнительные обследования, необходимо проконсультироваться с куратором вашей СК, что из указанного входит/не входит в программу ДМС в рамках вашего страхового случая.
   

  Важно! Если врач назначил такие исследования, как кровь на гормоны, гемостаз, биохимические исследования (более 5 показателей), генетические исследования, ЛФК, мануальную терапию, массаж, физиолечение или иное дорогостоящее лечение, необходимо дополнительно проконсультироваться об оплате данных услуг с менеджером страховой компании.

Ставим Вас в известность, что у Вас возникнет обязанность по оплате медицинских услуг в следующих случаях:

• полученные Вами медицинские услуги, которые не входят в программу ДМС
• услуги, по которым Ваша страховая компания отказала в оплате

Необходимы документы при посещении по полису ДМС:

• паспорт (или документ, удостоверяющий личность)
• полис ДМС (пластиковая карта)

После приема в ЦНМТ:

• Если врач назначил дополнительные обследования, необходимо проконсультироваться с администратором или менеджером страховой компании, что из указанного в направлении входит/не входит в программу ДМС.
• Важно! Если врач назначил такие исследования, как кровь на гормоны, гемостаз, биохимические исследования (более 5 показателей), генетические исследования, ЛФК, мануальную терапию, массаж, физиолечение или иное дорогостоящее лечение, необходимо дополнительно проконсультироваться об оплате данных услуг с менеджером страховой компании.

Список страховых компаний, с которыми сотрудничает ЦНМТ:

• ООО «Росгосстрах»
• Страховая компания «СОГАЗ»
• ОСАО «РЕСО-Гарантия»
• ОАО «АльфаСтрахование»
• ОАО СК «Альянс»
• ОАО «ВСК»
• ООО СК «ВТБ Страхование»
• ООО «Группа Ренессанс Страхование»
• ЗАО «Д2 Страхование»
• ОСАО «Ингосстрах»
• «Капитал-Страхование»
• ЗАО «МАКС
• ООО «МЛДЦ — новейшие технологии»
• ООО «Страховая компания «Согласие»
• ОАО «Страховая группа МСК»
• ЗАО «Страховая группа «УралСиб»
• Филиал РГС в НСО
• ОАО «ГСК Югория»
• ООО СМО «СИМАЗ-МЕД»
• ООО «Абсолют страхование»
• АО «МЕТЛАЙФ»

Добровольное медицинское страхование

Более 40 000 довольных клиентов

Мы предлагаем более 50 страховых программ ДМС, ориентированных на различные категории корпоративных клиентов. Если у Вас будут особые пожелания, мы разработаем для Вас индивидуальную программу, с учетом всех Ваших потребностей.

• Шефке Янсен
  Генеральный директор Belmond Grand Hotel Europe
  «Ведущий отель Северной Столицы всегда славился своим пятизвездочным сервисом. Поэтому для нас важно, чтобы наши сотрудники, которых мы всегда обучаем обслуживать гостей по наивысшему стандарту, в свою очередь получали соответствующий уровень сервиса. И именно СК «Капитал-полис», с которой мы сотрудничаем вот уже несколько лет, позволяет нашим сотрудникам получать именно такой уровень сервиса. «

• Николаев Виктор Васильевич
  Председатель Совета директоров Биржа «Санкт-Петербург»
  «Наша компания «Биржа «Санкт-Петербург» одна из первых в стране площадок, на которой начинались торги в трудные времена становления новых экономических отношений. Именно поэтому нам очень важны такие партнеры, которые постоянно доказывают свою эффективность на деле. С 2009 года мы сотрудничаем с компанией «Капитал-полис» по организации добровольного медицинского страхования. И мы уверены, что наш коллектив находится под постоянной и надежной защитой полиса ДМС от страховой компании «Капитал-полис». Желаем нашим партнерам достойно встретить в 2018 году свой четвертьвековой юбилей и пожелать удачи и процветания в нелегком деле защиты своих клиентов от любых неожиданностей и неприятностей со здоровьем.»

• Чагунава Олег Леонтьевич
  Главный врач Санкт-Петербургской клинической больницы РАН
  «Санкт-Петербургская клиническая больница Российской академии наук начала оказывать медицинскую помощь по полисам добровольного медицинского страхования 25 лет назад и страховая организация «Капитал Полис» была в числе первых Страховщиков, с которыми был заключен договор на оказание услуг по ДМС. С 1996 года мы начали очень активно и плодотворно сотрудничать, взаимно создавая наиболее благоприятные условия для быстрого получения качественных медицинских услуг застрахованными по ДМС пациентами. Мы отмечаем постоянный профессиональный рост сотрудников ООО «СК «Капитал Полис», повышение качества страховых программ, совершенствование работы диспетчерского центра, постоянную заботу о застрахованных, искренне участие и желание помочь своим клиентам в решении медицинских проблем. Мы рассчитываем на дальнейшую совместную работу и дорожим нашим сотрудничеством со страховой компанией «Капитал-полис».»

• Смирнов Валерий Викторович
  Директор по персоналу АО «Концерн «НПО «Аврора»
  «АО «Концерн «НПО «Аврора» застраховало своих работников по ДМС в СК «Капитал-Полис» еще в ХХ веке и с тех пор сотрудничает без малого 20 лет. Надо сказать о том, что до СК «Капитал-Полис» мы страховались в нескольких СК, но только с коллективом данной компании у нас сложились хорошие деловые и доверительные отношения. После полугода совместной работы мы поняли, что это «наша» Компания. Ее сотрудники всегда доброжелательны, отзывчивы, приветливы и самое главное профессионалы своего дела. Компания развивается, постоянно совершенствуется и обеспечивает предоставление услуг на высоком уровне.
  Ежегодные опросы, проводимы среди сотрудников Концерна, свидетельствуют о том, что более 90% из них удовлетворены уровнем услуг, которые оказывает Компания. Многие сотрудники стали страховать в ней своих родственников.
  Коллектив Концерна надеется на дальнейшее плодотворное сотрудничество со СК «Капитал-полис».»

• seun2006
  Обратился по полису ДМС в МЦ Капитал полис после ДТП. Быстро был поставлен диагноз связанный с разрывом крестообразной связки на ноге. Травматологи Капитал полиса совершили чудо, вернулся к прежнему образу жизни без операции. Спасибо большое за квалифицированную помощь. Особую благодарность выражаю Урусову М. и Априсяну В.

  Пунктуация и орфография автора сохранены.

• Andrey Doe
  У меня ДМС этой компании. Да, часто уговаривают записаться в их медицинский центр, где могут сэкономить на некоторых исследованиях. Но при этом врачи медицинского центра Капитал-Полис обнаружили заболевание, которое легко можно было пропустить, направили в правильные клиники. Ещё ни разу не отказали в оплате какого-либо исследования, даже тех, про которые в клиниках говорят, что обычно компании ДМС не оплачивают. Очень удобный круглосуточный центр приема звонков. Я чувствую себя по-настоящему защищенным.

  Пунктуация и орфография автора сохранены.

• jsilina
  Мы страхуем своих работников в этой страховой компании с 2004 года и врачи этой же компании проводят у нас периодические медосмотры. За все эти годы ни один наш работник ни разу не столкнулся ни с недоброжелательным отношением, ни с некомпетентностью сотрудников этой страховой компании.

  Пунктуация и орфография автора сохранены.

Доверьте здоровье своих сотрудников профессионалам

• Снижение уровня заболеваемости в коллективе уменьшение времени нетрудоспособности на 30%
• Офисный врач Терапевт может принимать пациентов на территории работодателя
• Круглосуточный диспетчерский центр В круглосуточном диспетчерском центре работают опытные врачи, которые могут дать консультацию по любым процедурам
• Доверие Услуги по программам ДМС «Капитал Полис» оказывают более 1500 ведущих медицинских учреждений России
• Куратор договора Сотрудник отдела по работе с клиентами сопровождает договор, курирует работу и предоставляет отчеты
• 50 различных страховых программ Мы разработали более 50 различных страховых программ, вы можете подобрать для себя наиболее оптимальную
• Защита клиента Юристы и врачи экспертной службы защищают интересы застрахованных лиц в лечебных учреждениях
• Личный кабинет/мобильное приложение Информация о своем полисе ДМС и медицинской карте, семейный профиль, онлайн-запись к доктору
• Расширенная зона обслуживания Помощь за пределами административных границ Санкт-Петербурга
• Собственный медицинский центр Многопрофильный медицинский центр, занимающий площадь более 3000 кв. Новейшее оборудование от ведущих мировых производителей

Амбулаторная помощь

Помощь на дому: врачебная, сестринская

Скорая помощь без госпитализации

Экстренная госпитализация

Плановая госпитализация

Стоматологическая помощь

Нет времени разбираться?Мы поможем!

Просто оставьте нам свой номер телефона и мы перезвоним Вам

ДМС — Лечебно-диагностический центр «АвисМед»

Информация по обслуживанию пациентов с полисом добровольного медицинского страхования (ДМС)

Здоровье – это наиболее значимый аспект жизни современного человека.

+

Получение полного спектра медицинских услуг в одной клинике.

+

Наличие врача-координатора договора на базе медицинского центра. Это дает возможность быстро и без участия пациента согласовать все назначения со страховой компанией.

+

Защита интересов пациента перед страховой компанией.

Все сферы жизни — работа, семья, дети и многое другое, зависят от состояния здоровья нашего организма. В современных экономических условиях мы не всегда готовы отдавать крупные суммы денег за медицинскую помощь, а в государственных учреждениях здравоохранения ее получить просто не возможно. Полис ДМС – спасение в данной ситуации. Его может приобрести работодатель или любой человек самостоятельно.

Записаться

Контакты

Преимущества получения медицинских услуг по ДМС

• 
  Получение квалифицированной помощи в лучших медицинских учреждениях.

• 
  Медицинская помощь всегда будет соответствовать профилю заболевания. Это условие является главным при сотрудничестве клиники и страховой компании.

• 
  Существует возможность в любое время обратиться к врачу, который является куратором договора и всегда готов помочь решить все проблемы, связанные со здоровьем.

• 
  Есть возможность составления комплексной программы лечения, куда можно включить как обслуживание в поликлинике, так и стоматологию, экстренную или плановую стационарную помощь и даже скорую медицинскую помощь.

• 
  ДМС оплачивается один раз в год. Все последующие расчеты с лечебным учреждением берет на себя страховая компания, при этом реальные затраты на медицинскую помощь могут в несколько раз превышать стоимость полиса.

Преимущества получения медицинской помощи по полису ДМС в ЛДЦ «АвисМед»:

• 
  Получение полного спектра медицинских услуг в одной клинике.

• 
  Наличие врача-координатора договора на базе медицинского центра. Это дает возможность быстро и без участия пациента согласовать все назначения со страховой компанией.

• 
  Защита интересов пациента перед страховой компанией.

Гарантийные письма:

• 
  При наличии направления от врача другого ЛПУ, в этом случае гарантийное письмо вы запрашиваете самостоятельно.

• 
  Если по медицинским показаниям необходимо получить услуги, которые требуют дополнительного согласования с вашей страховой компанией, в этом случае гарантийное письмо запрашивают администраторы ЛДЦ «АвисМед».

Среди наших партнеров:

Вопросы и ответы — СК «ИНГОССТРАХ-М»

Какой срок действия у временного свидетельства, которое выдается на время изготовления полиса единого образца? Можно ли получать бесплатную медицинскую помощь по этому свидетельству?

Временное свидетельство подтверждает оформление полиса и удостоверяет Ваше право на бесплатное получение медицинской помощи. Временное свидетельство действительно до момента получения полиса ОМС, но не более 45-ти рабочих дней с даты его выдачи. В случае истечения срока действия временного свидетельства до момента получения застрахованным лицом полиса единого образца территориальный фонд обязательного медицинского страхования и страховая медицинская организация принимают меры по организации беспрепятственного оказания медицинской помощи застрахованным лицам по временному свидетельству при наступлении страхового случая до момента обеспечения застрахованных лиц полисом обязательного медицинского страхования единого образца.

Как получить полис обязательного медицинского страхования на ребенка?

Обязательное медицинское страхование детей со дня рождения до дня государственной регистрации рождения осуществляется страховой медицинской организацией, в которой застрахованы их матери или другие законные представители. Таким образом, бесплатную медицинскую помощь новорожденный получает по полису матери или другого законного представителя.

После дня государственной регистрации рождения ребенка и до достижения им совершеннолетия обязательное медицинское страхование осуществляется страховой медицинской организацией, выбранной одним из его родителей или другим законным представителем.

Заявление о выборе страховой медицинской организации подает один из родителей или другой законный представитель ребенка.

К заявлению о выборе страховой медицинской организации прилагаются следующие документы или их заверенные копии, необходимые для регистрации в качестве застрахованного лица:

• Для детей после государственной регистрации рождения и до четырнадцати лет, являющихся гражданами Российской Федерации:
  • Свидетельство о рождении
  • Документ, удостоверяющий личность законного представителя ребенка, и (или) документ, подтверждающий полномочия законного представителя
  • СНИЛС (при наличии)

• Для детей от четырнадцати до восемнадцати лет, являющихся гражданами Российской Федерации:
  • Документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина Российской Федерации, временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта)
  • Документ, удостоверяющий личность законного представителя ребенка, и (или) документ, подтверждающий полномочия законного представителя;
  • СНИЛС

Как обжаловать решения, действия или бездействия работников при выдаче полисов?

Общество с ограниченной ответственностью «Страховая компания «Ингосстрах-М» на основании Федерального закона от 02. 05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об  обязательном  медицинском  страховании  в  Российской  Федерации» рассматривает обращения граждан, в том числе жалобы на решения, действия или бездействия работников страховой медицинской организации при выдаче полисов.

Жалобу в ООО «СК «Ингосстрах-М» можно направить:
•    в бумажной форме по адресу местонахождения Центрального офиса ООО «СК «Ингосстрах-М» или   по  адресу  местонахождения  филиалов ООО «СК «Ингосстрах-М». Вся информация об адресах для направления обращений в компанию размещена на сайте ООО «СК «Ингосстрах-М»;
•    в электронной форме, заполнив форму «Официальное обращение» на официальном сайте или направив обращение на официальный электронный адрес ООО «СК «Ингосстрах-М».

Жалоба на решения, действия или бездействия работников страховой медицинской организации также может подана устно при личном обращении к руководителю филиала.

Указанные выше способы обжалования решений, действий или бездействия работников страховой медицинской организации не исключают возможность направления жалобы в контролирующий страховую медицинскую организацию орган – территориальный фонд обязательного медицинского страхования.

Что делать, если полис обязательного медицинского страхования потерян или пришел непригодное для использования состояние?

В этом случае необходимо получить дубликат полиса. Выдача дубликата осуществляется по заявлению застрахованного лица в страховую медицинскую организацию о выдаче дубликата полиса. На время его изготовления Вам будет выдано временное свидетельство, подтверждающее оформление полиса ОМС.

Можно ли получить полис обязательного медицинского страхования в форме пластиковой карточки?

Решение о выдаче застрахованным лицам электронных полисов принимает территориальный фонд обязательного медицинского страхования субъекта Российской Федерации с учетом технической возможности по обеспечению их обращения. В случае принятия указанного решения электронный полис выдается застрахованным лицам страховыми медицинскими организациями.

Как заменить страховую медицинскую организацию?

Застрахованные лица, получившие полис обязательного медицинского страхования единого образца, имеют право на замену страховой медицинской организации, в которой ранее был застрахован гражданин, один раз в течение календарного года не позднее 1 ноября либо чаще в случае изменения места жительства или прекращения действия договора о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования путем подачи заявления о выборе (замене) во вновь выбранную страховую медицинскую организацию.

Страховая медицинская организация, выбранная застрахованным лицом при осуществлении замены страховой медицинской организации на основании заявления о выборе (замене) страховой медицинской организации, в день подачи застрахованным лицом заявления вносит свои реквизиты в новую строку на оборотной стороне полиса обязательного медицинского страхования или в электронный носитель пластиковой карты.

Можно ли получить полис ОМС для другого человека?

Да, можно. Если у гражданина нет возможности обратиться в страховую компанию самостоятельно, то при наличии надлежащим образом оформленной доверенности, другой человек может за него подать заявление на оформление полиса ОМС. Форма доверенности, а также перечень необходимых документов для получения полиса единого образца размещены на сайте компании.

Каким категориям иностранных граждан и лиц без гражданства выдается полис обязательного медицинского страхования?

В соответствии со статьей 10 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» застрахованными лицами являются постоянно или временно проживающие в Российской Федерации иностранные граждане, лица без гражданства.

Согласно Федеральному закону от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» постоянно проживающим в Российской Федерации иностранным гражданином признается лицо, получившее вид на жительство, а временно проживающим в Российской Федерации иностранным гражданином — лицо, получившее разрешение на временное проживание. В целях указанного Федерального закона понятие «иностранный гражданин» включает в себя понятие «лицо без гражданства».

Иностранный гражданин, прибывший в Российскую Федерацию на основании визы или в порядке, не требующем получения визы, но не имеющий вида на жительство или разрешения на временное проживание, считается временно пребывающим в Российской Федерации.

Постоянно или временно проживающие в Российской Федерации иностранные граждане, лица без гражданства могут получить полис обязательного медицинского страхования, являющийся документом, удостоверяющим право застрахованного лица на бесплатное оказание медицинской помощи на всей территории Российской Федерации в объеме, предусмотренном базовой программой обязательного медицинского страхования.

Выбор страховой медицинской организации для постоянно или временно проживающих в Российской Федерации иностранных граждан и лиц без гражданства и процедура получения полиса аналогичны таковым для граждан Российской Федерации.

Постоянно проживающим на территории Российской Федерации иностранным гражданам и лицам без гражданства выдается бумажный полис со сроком действия до конца календарного года, иностранным гражданам членам коллегии Комиссии, должностным лицам и сотрудникам органов ЕАЭС, находящимся на территории Российской Федерации.

Временно проживающим на территории Российской Федерации иностранным гражданам и лицам без гражданства полис выдается на срок действия разрешения на временное проживание.

Иностранные граждане, временно пребывающие в Российской Федерации, согласно Федеральному закону не являются застрахованными лицами и полисы обязательного медицинского страхования им не выдаются. Оказание медицинской помощи данной категории иностранных граждан осуществляется в соответствии с Правилами оказания медицинской помощи иностранным гражданам на территории Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.09.2005 № 546.

Скорая медицинская помощь иностранным гражданам оказывается бесплатно и безотлагательно в случае возникновения состояний, представляющих непосредственную угрозу их жизни или требующих срочного медицинского вмешательства (последствия несчастных случаев, травм, отравлений). После выхода из указанных состояний иностранным гражданам может быть оказана плановая медицинская помощь.

Плановая медицинская помощь иностранным гражданам оказывается в случае нарушения здоровья, не представляющего непосредственной угрозы их жизни, на платной основе в соответствии с договором на предоставление платных медицинских услуг либо договором добровольного медицинского страхования.

Как получить полис обязательного медицинского страхования беженцам?

Беженцы имеют право на медицинскую помощь в соответствии с Федеральным законом от 19.02.1993 № 4528-1 «О беженцах», и вправе получить полис обязательного медицинского страхования.

Выбор страховой медицинской организации для лиц, имеющих право на медицинскую помощь в соответствии с Федеральным законом «О беженцах» и процедура получения полиса аналогичны таковым для граждан Российской Федерации. К заявлению о выборе (замене) страховой медицинской организации прилагаются следующие документы или их заверенные копии, необходимые для регистрации в качестве застрахованного лица:

• удостоверение беженца
• или свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем по существу
• или копия жалобы на решение о лишении статуса беженца в Федеральную миграционную службу с отметкой о ее приеме к рассмотрению
• или свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации

Лицам, имеющим право на получение медицинской помощи в соответствии с Федеральным законом «О беженцах», полис выдается на срок пребывания, установленный в документах, прилагаемых к заявлению.

Когда необходимо предъявлять полис медицинского страхования?

Полис ОМС необходимо предъявлять при обращении за медицинской помощью в медицинские организации, осуществляющие деятельность в системе обязательного медицинского страхования. Эта обязанность застрахованного по ОМС гражданина указана в статье 16 главы 4 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации».

Как можно выбрать медицинскую организацию?

Застрахованные по ОМС граждане имеют право на выбор медицинской организации и врача. Выбор медицинской организации осуществляется из числа участвующих в реализации территориальной программы ОМС в соответствии с законодательством РФ. При выборе медицинской организации необходимо убедиться, что она включена в реестр медицинских организаций, осуществляющих деятельность в сфере ОМС. Такой реестр ведется территориальным фондом ОМС.

Реализация права граждан, застрахованных по ОМС, на выбор медицинской организации осуществляется на основании письменного заявления на имя главного врача.

Можно ли получить компенсацию в страховой компании за оказанные на платной основе медицинские услуги?

Законом не предусмотрена компенсация расходов граждан на получение платных медицинских услуг из средств ОМС. Финансовые средства, поступающие в страховую медицинскую организацию, имеют целевое назначение — они предназначены для оплаты медицинской помощи, оказанной гражданам в рамках территориальной программы ОМС.

Согласно Федеральному закону «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», граждане имеют право на получение платных медицинских услуг по их желанию за счет личных средств. Приняв решение получить медицинские услуги платно, Вы реализовали свое право, предусмотренное указанным законом.

Рекомендуем перед принятием решения об оплате медицинских услуг обратиться в страховую компанию за консультацией о возможности получения данных услуг бесплатно по полису ОМС.

Что обязана предпринять медицинская организация в системе ОМС, если она не имеет возможности оказать необходимые мне медицинские услуги?

При невозможности оказать медицинские услуги медицинская организация обязана направить застрахованного гражданина для получения необходимой медицинской помощи в рамках территориальной Программы ОМС в другое учреждение, работающее в системе ОМС.

Вправе ли в медицинской организации отказать в предоставлении медицинской помощи, потому что страховой полис выдан в другом регионе России?

Нет, не вправе. Согласно статье 16 Закона «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации», застрахованные лица имеют право на бесплатное оказание им медицинской помощи медицинскими организациями при наступлении страхового случая на всей территории Российской Федерации в объеме, установленном базовой программой обязательного медицинского страхования.

Обслуживание по ДМС

Обслуживание по ДМС

Обычная версия сайта

Размер шрифта

a-na+

Интервал

a-na+

Цветовая схема

ААА

Изображения

ч/бцветскрыть

заявка на прием

Оставьте свои данные и в рабочее время с вами свяжется
наш администратор для уточнения деталей

Ваш телефон *

Электронная почта

Желаемая дата приема *

Удобное время приема *

08:00 — 09:0009:00 — 10:0010:00 — 11:0011:00 — 12:0012:00 — 13:0013:00 — 14:0014:00 — 15:0015:00 — 16:0016:00 — 17:0017:00 — 18:0018:00 — 19:0019:00 — 20:00

К какому специалисту *

Сообщение

Согласие на обработку персональных данных *

Уважаемые пациенты!

Наша забота о комфорте пациентов и заинтересованность в высоком качестве обслуживания открыла дополнительные возможности для наших пациентов.

В нашей поликлинике созданы все условия для эффективного лечения в рамках обслуживания по полисам добровольного медицинского страхования.

Мы гарантируем квалифицированную медицинскую помощь при возникновении страхового случая. Если у вас возникли какие-то вопросы, связанные с обслуживанием по полису ДМС, вы можете задать их своей страховой компании или специалисту нашей поликлиники.

Для представителей страховых компаний:

По вопросам заключения договоров ДМС с ООО «Поликлиника консультативно-диагностическая им.Е.М. Нигинского» обращаться к координатору по ДМС Каштановой Виктории Геннадьевне по телефону +7(3452) 29-03-34 или по электронной почте: [email protected]

Основания для предоставления услуг ООО «Поликлиника консультативно-диагностическая им.Е.М. Нигинского» клиентам программы ДМС:

1. Наличие договора между ООО «Поликлиника консультативно-диагностическая им.Е.М. Нигинского» и страховой компанией на предоставление услуг по ДМС;
2. Наличие действительного полиса и документа удостоверяющего личность у пациента;
3. Гарантия оплаты со стороны страховой компании, а именно:

             — списки застрахованных клиентов с прилагаемыми программами страхования;

             — гарантийные письма на определенную сумму для прохождения исследований или необходимые конкретные услуги.

Комментарий: Согласно предоставленной программе обследования пациент получает право на прохождение нужных ему услуг. В случае необходимости прохождения дополнительных услуг, не включенных в индивидуальную программу обследования, пациенту следует заплатить деньги или предоставить гарантийное письмо, подтверждающее обязанность компании оплатить дополнительные услуги.

Обращаем ваше внимание, что обслуживание по полису добровольного медицинского страхования возможно при наличии страхового полиса, гарантийного письма страховой компании и расчетной карты.

Обслуживание по полису добровольного медицинского страхования в клинике ООО «Поликлиника консультативно-диагностическая им.Е.М. Нигинского» может включать, как амбулаторную помощь пациенту, так и широкий комплекс программ диагностического характера для пациента, целой семьи, или сотрудников организации.

Для того чтобы получить медицинскую помощь по полису ДМС, в нашей поликлинике, Вам необходимо убедиться, что в перечне лечебных учреждений, в которых Вы можете обслуживаться, есть ООО «Поликлиника консультативно-диагностическая им. Е.М. Нигинского» .

Добровольное медицинское страхование — один из самых востребованных видов страховой защиты в России, который с каждым годом привлекает все большее количество клиентов.

По полису ДМС его владелец получает медицинскую помощь, предусмотренную программой страхования в течение оговоренного срока в медицинских организациях, заключивших договор со страховой компанией.

Разные варианты страхования рассчитаны на разные потребности и уровни дохода.

• Крупнейшая многопрофильная поликлиника в Тюменской области;
• Опыт работы на рынке медицинских услуг более 35 лет;
• Высокий профессиональный уровень специалистов;
• Работа специалистов в соответствии с медицинской лицензией;
• Полый комплекс амбулаторно-поликлинической помощи взрослых;
• Современное диагностическое и стоматологическое оборудование.
• Разумное соотношение цены и качества;
• Ведение документации, согласно законодательству РФ.
• Качественное обслуживание;
• Оказание медицинских услуг в соответсвтии с Федеральными стандартами;
• Эксклюзивные соглашения под большой коллектив застрахованных;
• Индивидуальный подход к каждому застрахованному, учитывая программу медицинского страхования;
• Возможность записи по телефону и через интернет
• Надежность
• Предложение широкого выбора программ медицинского обслуживания.
• Удобное расположение ЛПУ;

Нас знают, нам доверяют, 

а это — главный показатель 

качества предоставляемых услуг.

Мы искренне желаем всем обратившимся 

за лечением в нашу поликлинику скорого и полного выздоровления.

2009 — 2022. Поликлиника консультативно-диагностическая им. Е.М.Нигинского

Разработано в

Netoria

Агентство эффективных
интернет-решений

Ваш партнёр в Интернете

www. netoria.ru

, 2016

Закрыть поиск

DMS: Политика

Значение политик

Возможно, вы так часто слышали слово «политика», что забыли, что оно на самом деле означает. Прежде чем рассматривать вопросы политики управления документами , вы должны сначала понять значение политик.

Политики — это рекомендации по действиям и ответам. Руководство по политике может помочь вам предпринять действия или принять решение о ответных действиях во многих ситуациях, охватываемых политикой.

Естественно, хорошая политика требует мозгового штурма. Вы должны думать о том, какие ситуации могут возникнуть. Затем вы должны рассмотреть последствия различных действий и ответов в этих ситуациях.

Затем вы формулируете принципы политики, которые с наибольшей вероятностью приведут к желаемым вами результатам.

Однако именно размышления предшествуют политическим решениям, тщательное рассмотрение вероятных ситуаций и последствий различных ответов составляют реальное значение формулирования политики.

Политики управления документами

В случае управления документами вы продумываете связанные с этим вопросы и последствия различных курсов и вырабатываете политики, которые обещают наиболее желаемые результаты.

Политики управления документами обычно охватывают:

Доступ к документам:

Документы обязательно должны быть защищены от несанкционированного просмотра. Например, компания по производству безалкогольных напитков может не захотеть, чтобы кто-либо, кроме избранных, имел доступ к формуле их продукта. В вашем бизнесе вы решаете, насколько конфиденциальным является каждый тип документа, а затем решаете, кому должен быть предоставлен доступ к этому типу документа.

Разрешения для документов:

Человеку может быть разрешен доступ к документу, но может быть запрещено изменять или удалять его. Разрешения включают разрешения на чтение и запись, и только лица, связанные с созданием и обслуживанием документа, должны иметь оба этих вида разрешений. Другие лица, которым разрешен доступ к нему, должны иметь только права на чтение. Таким образом, вы должны решить, какие разрешения будут предоставлены каждому лицу, получающему доступ к документу. Вы же не хотите, чтобы работник, занимающийся расчетом заработной платы, повышал себе зарплату.

Хранение документов:

Во время определенных операций создается множество незавершенных документов. Большинство из них можно уничтожить без какого-либо вреда для бизнеса. Необходимы политики, четко определяющие документы, которые могут быть уничтожены, и продолжительность периода, по истечении которого разрешено уничтожение. Хранение ненужных документов занимает место и стоит денег, и то, и другое может вырасти до значительных сумм при отсутствии политик хранения документов. Политики хранения документов должны также указывать, как следует уничтожать документы. Просто бросать конфиденциальные документы в корзину для бумаг не рекомендуется.

Внедрение политик управления документами

В некомпьютеризированной среде осуществление вышеуказанных видов контроля, за исключением, возможно, контроля хранения и уничтожения, может быть довольно сложным. Например, вам может потребоваться заблокировать конфиденциальные документы, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.

С появлением компьютеров и сетей многие из этих задач стали рутинными. Требование от пользователя ввести пароль перед доступом к документу контролирует доступ. Сами документы могут храниться в глубоких тайниках сети, защищенных не только паролями, но и брандмауэрами и антивирусным программным обеспечением.

Лицам, получающим доступ к документу, могут быть предоставлены различные права в отношении этого документа. Некоторым может быть предоставлено только разрешение на чтение. Другим могут быть предоставлены полные разрешения. Тогда можно было бы разрешить контролируемый доступ всем, кому необходимо работать с этим документом.

Одним из важных прав является право на печать документа. Если кто-либо может распечатать документ, посторонние лица могут распечатать и забрать распечатанную копию. Это может представлять серьезную опасность для бизнеса, если конфиденциальные документы попадут в руки, скажем, ваших конкурентов.

В компьютеризированной среде исходный документ все еще оставался бы там, где он был, и высшее руководство могло не знать об утечке информации.

В сети можно указать, что документы можно печатать только на защищенных принтерах, доступных только уполномоченным лицам. Таким образом, можно заблокировать один важный путь к потере конфиденциальных данных.

Еще одна мера безопасности, которая может быть реализована в компьютеризированной среде, — это маркировка того, что каждый человек делает с документом. Можно вести историю для записи просмотра и редактирования определенных документов.

Политики документов для требований конфиденциальности

Существуют юридически обязательные требования, которые делают формулировку политик управления документами (и их надлежащую реализацию) чрезвычайно важными. Вы можете столкнуться с огромным требованием компенсации, если определенные виды данных просочатся наружу. Примеры включают медицинские и финансовые данные о ваших сотрудниках или клиентах.

Закон требует, чтобы вы сохраняли конфиденциальность любых таких данных, которые поступают к вам в ходе работы. Существуют также законы о конфиденциальности, которые становятся все более строгими по мере увеличения объема спама в электронной почте.

При отсутствии четких политик управления документами почти невозможно соблюдать закон.

Управление документооборотом требует проверки

Простое установление политик, а затем создание некоторых правил не будет служить вашей цели. Вам необходимо убедиться, что:

• Правила действительно реализуют политики, а
• Правила соблюдаются на практике

Создание соответствующих отчетов об эффективности и их периодическая проверка являются ключевым компонентом деятельности руководства.

Аудит также необходим, чтобы показать властям, что требования, установленные законом, действительно соблюдаются и относятся с уважением.

Аудит также может выявить недостатки политики и указать на слабые места. Если они не будут идентифицированы и выделены, плохая политика может продолжаться вечно.

Маркировка документов

Идентификация документов с помощью этикеток — еще одна важная задача ПО для управления документами . В то время как маркировка требует определенных действий в некомпьютеризированном офисе, она в значительной степени автоматизирована в компьютеризированной среде.

Даже для этой, казалось бы, небольшой задачи потребуются четкие политики, чтобы она работала эффективно.

Окончательная политика NIH по управлению данными и обмену ими

Резюме

Национальные институты здравоохранения (NIH) выпускают эту окончательную политику NIH по управлению данными и обмену ими (Политика DMS) для содействия управлению и обмену полученными научными данными из исследований, финансируемых или проводимых NIH. Настоящая Политика устанавливает требования к представлению Планов управления и обмена данными (далее Планы) и их соответствие Планам, утвержденным институтом, центром или офисом NIH (ICO). В нем также подчеркивается важность надлежащей практики управления данными и устанавливаются ожидания максимального надлежащего обмена научными данными, полученными в результате исследований, финансируемых или проводимых NIH, с обоснованными ограничениями или исключениями. Настоящая Политика применяется к исследованиям, финансируемым или проводимым NIH, результатом которых являются научные данные.

Справочная информация

Обмен научными данными ускоряет открытие биомедицинских исследований, отчасти за счет обеспечения проверки результатов исследований, обеспечения доступа к ценным наборам данных и содействия повторному использованию данных для будущих исследований. ^[1] Являясь распорядителем национальных инвестиций в биомедицинские исследования, Национальный институт здравоохранения давно отстаивает политику, которая делает исследования доступными для общественности для достижения этих целей. Например, Политика NIH по обмену данными 2003 г. усилила приверженность NIH к обмену данными, требуя от исследователей решать вопрос об обмене данными в заявках на получение крупных исследовательских наград. Политика NIH по обмену геномными данными (GDS) 2014 года, которой первоначально предшествовала Политика исследований ассоциаций всего генома 2008 года, устанавливает ожидание того, что исследователи будут обмениваться крупномасштабными геномными данными, независимо от вида, чтобы обеспечить возможность объединения больших и богатых информацией наборов данных. В 2016 году Политика NIH по распространению информации о клинических испытаниях, финансируемых NIH (Политика клинических испытаний), еще больше укрепила приверженность NIH участникам исследований и исследовательскому сообществу, сделав результаты клинических испытаний доступными своевременно.

NIH признает, что его политика обмена данными должна гибко развиваться, чтобы идти в ногу с научными и технологическими возможностями, и отмечает, что возможности исследователей создавать, хранить, обмениваться и комбинировать данные никогда не были выше. Чтобы извлечь выгоду из этих достижений, NIH инициировал разработку более комплексной политики обмена данными наряду с усилиями по модернизации инфраструктуры обмена данными в своем Плане 2015 года по расширению доступа к научным публикациям и цифровым научным данным из научных исследований, финансируемых NIH. Благодаря усилиям по модернизации политики и инфраструктуры, работающим в тандеме, NIH инициировал поэтапный процесс получения отзывов от сообщества для разработки надежной политики обмена данными, способной отразить разнообразие потребностей сообщества в обмене данными. В 2016 году NIH запросил общественное мнение о стратегиях и приоритетах управления и обмена данными (NOT-OD-17-015). В 2018 году NIH запросил общественность по предложенным ключевым положениям, которые могут послужить основой для будущей политики NIH в отношении управления данными и обмена ими (NOT-OD-19).-014). Используя отзывы общественности для обоснования своего мышления, в 2019 году NIH опубликовал проект предложения о будущей политике управления данными и обмена ими в Федеральном реестре (84 FR 60398).

Наряду с проектом предложения по политике, NIH запросили отзывы о дополнительных материалах, которые могли бы помочь исследователям интегрировать методы эффективного управления данными и обмена ими в исследования, включая «Элементы плана управления данными и обмена ими» и «Допустимые затраты на управление данными и обмен ими». ». Мы отмечаем, что третий документ «Дополнительная информация к Политике NIH в отношении управления данными и обмена ими: выбор репозитория для данных, полученных в результате исследований, поддерживаемых NIH», был разработан в ответ на комментарии общественности, полученные как по Проекту политики, так и по «Запросу». для комментариев общественности к проекту желаемых характеристик репозиториев для управления и обмена данными, полученными в результате исследований, финансируемых из федерального бюджета», который был выпущен для общественного обсуждения Управлением научно-технической политики Белого дома (OSTP) для обеспечения согласованности между федеральными агентствами и снижения нагрузки на исследователей. (85 ФР 3085).

В знак уважения и признания суверенитета племен NIH также инициировал консультации с племенами по своему проекту политики в соответствии с Политикой консультаций с племенами HHS и Руководством NIH по реализации политики консультаций с племенами HHS. Отчет NIH о консультациях с племенами — проект политики NIH по управлению данными и обмену ими содержит более подробную информацию о процессе консультаций с племенами относительно разработки окончательной политики DMS и ответе NIH. Вкратце, вклад племенных наций выявил три темы: 1) укрепление взаимодействия, основанного на доверии между исследователями и племенными нациями; 2) Обучить исследователей ответственному и уважительному управлению и обмену данными американских индейцев и коренных жителей Аляски (AI/AN); и 3) Обеспечить соответствие исследовательской практики законам, политикам и предпочтениям партнеров сообщества AI/AN. NIH намеревается продолжить обсуждение, чтобы обеспечить надлежащую реализацию политики DMS в отношении этих сообществ, и подробности о некоторых планах реализации приведены в обсуждении ниже.

Обзор комментариев общественности

В течение нескольких лет NIH учитывал отзывы для разработки предложения по политике управления данными и обмена и опубликовал запрос на комментарии к проекту политики NIH по управлению данными и обмену и проекту дополнительного руководства в ноябре 8, 2019 (84 FR 60398, срок подачи комментариев истекает 10 января 2020 г.). 16 декабря 2019 года NIH провел открытый вебинар, в котором приняли участие более 580 человек. В ответ на проект политики NIH получил 203 ответа как от местных, так и от международных заинтересованных сторон, и эти комментарии находятся в открытом доступе. ^[2] Самая большая группа респондентов сообщила о своей принадлежности к университетам, за ней следуют некоммерческие исследовательские организации, профессиональные ассоциации (связанные с «другим»), а также небольшой процент респондентов, связанных с государственными учреждениями, медицинскими организациями и организации защиты интересов пациентов. Респонденты, как правило, идентифицировали себя как научные исследователи, в то время как другая значительная часть идентифицировала себя как «другое». Остальные респонденты идентифицировали себя как должностные лица учреждений, при этом меньший процент назвал себя специалистами в области биоэтики или социальных наук, государственными служащими, защитниками интересов пациентов и представителями общественности. NIH учел все отзывы при разработке окончательной Политики DMS, и обсуждение комментариев общественности по темам следует ниже.

Обсуждение комментариев общественности к проекту политики NIH в отношении управления данными и обмена ими

Разъяснение ожиданий в отношении обмена научными данными

Проект политики : Проект политики явно не устанавливает ожидания по умолчанию в отношении обмена данными. Скорее, он сосредоточился на требовании представления и соблюдении Плана управления и обмена данными (Плана), в котором описывается, как данные будут управляться и совместно использоваться. Проект Политики также включает признание того факта, что определенные факторы (например, юридические, этические или технические) могут ограничивать возможность сохранения и обмена данными.

Комментарии общественности : В то время как комментаторы в целом поддержали общий охват проекта политики, многие просили NIH взять на себя явное обязательство ожидать обмена данными от исследовательского сообщества. Предложения включали требование совместного использования данных и указание на то, что совместное использование данных должно использоваться по умолчанию, с допустимыми хорошо обоснованными исключениями.

Окончательная политика : Окончательная политика DMS не устанавливает единого требования для обмена всеми научными данными. В отличие от требования о представлении планов, которое может быть реализовано для различных механизмов финансирования и типов исследований с небольшими вариациями, соответствующий обмен данными, вероятно, будет варьироваться и зависит от контекста. В соответствии с требованием представить план исследователи в перспективе планируют обмен данными, что, как мы ожидаем, будет все чаще побуждать исследователей интегрировать обмен данными в рутинное проведение исследований. Соответственно, мы включили в окончательную Политику DMS ожидание того, что исследователи будут максимизировать надлежащий обмен данными при разработке планов. В окончательной Политике DMS сохранены факторы проекта Политики (т. е. этические, юридические или технические), которые могут потребовать изменений в степени сохранения и обмена научными данными, и исследователи должны отразить такие факторы в своих Планах. Окончательная политика DMS также была изменена, чтобы уточнить, что эти факторы не ограничиваются данными, полученными от участников исследований на людях. Мы считаем, что это обеспечит необходимую гибкость для исследователей, чтобы приспособиться к значительному разнообразию областей исследований, проектов и типов данных, которые будут охватывать это ожидание.

Определение «научных данных»

Проект политики : объем данных, которыми будут обмениваться, зависит от определения «научных данных». Этот термин был определен в Проекте политики как: «Записанный фактический материал, общепринятый в научном сообществе как необходимый для проверки и воспроизведения результатов исследований, независимо от того, используются ли данные для поддержки научных публикаций. Научные данные не включают лабораторные журналы, предварительные анализы, заполненные формы истории болезни, черновики научных статей, планы будущих исследований, экспертные оценки, общение с коллегами или физические объекты, такие как лабораторные образцы. NIH ожидает, что будут предприняты разумные усилия для оцифровки всех научных данных».

Комментарии общественности : комментаторы сосредоточились на различных аспектах определения «научных данных». Они предложили включить понятие качества данных, поскольку данные, которые в противном случае могут соответствовать определению, но, если их невозможно интерпретировать, не представляют ценности. Комментаторы также предложили определение, касающееся нулевых или отрицательных результатов (и указание на то, что эти данные должны быть переданы). Комментаторы просили разъяснить предложение о том, что NIH ожидает, что будут предприняты разумные усилия для оцифровки всех научных данных, в том числе будет ли NIH покрывать расходы на оцифровку данных, которые не собираются в цифровой форме.

Окончательная политика : Окончательная политика DMS определяет научные данные как: «Записанный фактический материал, общепринятый в научном сообществе как имеющий достаточное качество для проверки и воспроизведения результатов исследований, независимо от того, используются ли данные для поддержки научных публикаций. Научные данные не включают лабораторные журналы, предварительные анализы, заполненные формы отчетов о случаях, черновики научных статей, планы будущих исследований, экспертные оценки, общение с коллегами или физические объекты, такие как лабораторные образцы». Мы согласны с тем, что качество данных является важной концепцией, которую необходимо донести, чтобы убедиться, что научные данные полезны, и чтобы обмен данными не стал формальным административным требованием, а должен осуществляться с пониманием того, что эти данные предназначены для использования другими. . Поэтому мы добавили к определению, что данные должны быть достаточного качества для проверки и воспроизведения результатов исследований. Даже те научные данные, которые не используются для поддержки публикации, считаются научными данными и подпадают под действие окончательной Политики DMS. Мы понимаем, что отсутствие публикации не обязательно означает, что результаты являются нулевыми или отрицательными; однако указания на то, что научные данные определяются независимо от публикации, достаточно, чтобы охватить данные, лежащие в основе нулевых или отрицательных результатов.

Мы также отмечаем, что, хотя в окончательной Политике DMS говорится, что научные данные имеют достаточное качество для «проверки и воспроизведения», мы ожидаем, что общие научные данные будут использоваться для различных целей (в соответствии с применимыми законами, политиками и ограничений), включая последующий анализ, как это предлагается в разделе «Цель» окончательной Политики DMS. Таким образом, концепции проверки и воспроизведения обеспечивают стандарт для определения того, что составляет научные данные, и не предназначены для ограничения использования общих данных.

Наконец-то мы отказались от оцифровки научных данных. Мы поощряем разумные усилия по оцифровке данных, признавая, что оцифровка данных может быть техническим фактором, который может ограничить обмен данными.

Сроки представления планов управления и обмена данными

Проект политики : Проект политики предлагает представление планов точно в срок для грантов.

Комментарии общественности : Несмотря на то, что мы получили ряд комментариев о сроках представления Плана, большинство из них были против или запросили дополнительные разъяснения относительно представления Плана «точно в срок». Комментаторы были обеспокоены нехваткой времени для разработки Планов и выразили озабоченность по поводу процесса пересмотра Планов, который привел к задержкам в выдаче грантов. Другие указали, что учреждения захотят пересмотреть планы, потому что в конечном итоге они будут нести ответственность за соблюдение требований, но представление плана «точно в срок» не даст учреждениям достаточно времени. Основная практическая проблема с представлением плана «точно в срок» заключалась в сложности представления бюджета при подаче заявки, которая включала запросы на допустимое управление данными и расходы на совместное использование до фактического составления плана. Комментаторы, выступавшие за представление планов в режиме «точно в срок», часто отмечали снижение нагрузки на заявителей, поскольку в случае с «точно в срок» планы должны будут представлять только те заявители, которые, вероятно, получат финансирование, а не все заявители.

Окончательная политика : Окончательная политика DMS требует представления плана заочных грантов при подаче заявки. Этот подход больше способствует достижению цели NIH по продвижению культуры, в которой управление данными и обмен ими признаются неотъемлемым компонентом проекта биомедицинских исследований, а не административным или дополнительным компонентом. Хотя NIH осознает, что этот подход предъявляет требования к общему пулу соискателей грантов, а не к тем, кто может получить финансирование, именно такой подход перспективного планирования управления данными и обмена ими надеется продвигать NIH и что ряд комментаторов предложенные данные имеют решающее значение для обеспечения более регулярного планирования управления данными и обмена ими. На нас повлияли логистические проблемы, выраженные в комментариях, а именно то, как кандидаты могут представить бюджеты, надлежащим образом отражающие управление данными и обмен ими, когда еще не требуется представлять план, который призван помочь им рассмотреть эти вопросы. Кроме того, были убедительны опасения по поводу того, что у учреждений будет достаточно времени для рассмотрения Планов, и потенциальные проблемы с логистикой при выдаче своевременных наград. Этот подход также согласуется с Запросом на информацию о предлагаемых положениях проекта политики управления данными и обмена ими для исследований, финансируемых или поддерживаемых NIH, от 2018 г., в котором предлагается представлять планы вместе с заочными заявками на гранты. Ответы на это предложение, как правило, благоприятствовали представлению Плана во время подачи заявки.

Оценка планов

Проект политики : В проекте политики предлагается, чтобы персонал программы NIH при финансировании ICO NIH оценивал планы за счет внешних грантов.

Публичные комментарии : Многие комментаторы поддержали рецензирование Планов коллегами, отметив их навыки и то, что рецензирование Планов коллегами будет способствовать культурному сдвигу в пользу обмена данными. Комментаторы также предположили, что проверка сотрудниками программы NIH может привести к более последовательной оценке Плана и снизить нагрузку на рецензентов.

Окончательная политика : Окончательная политика DMS поддерживает оценки Планов персоналом программы NIH. Однако рецензенты могут прокомментировать предлагаемый бюджет на управление данными и обмен ими, хотя эти комментарии не повлияют на общую оценку. Этот подход уравновешивает преимущество последовательности, обеспечиваемой персоналом программы NIH при проверке планов, проверке обновлений и мониторинге соблюдения, с возможностью для независимых экспертов комментировать запросы на управление данными и расходы на совместное использование. Со временем и с помощью этих обзоров мы надеемся узнать больше о том, что представляет собой разумные затраты на различные действия по управлению данными и обмену ими в портфеле исследований NIH.

ICO NIH Согласованность ожиданий в отношении обмена данными

Проект политики . В проекте политики отмечается, что ICO NIH могут дополнять ожидания Политики в отношении Планов своими собственными дополнительными требованиями для дальнейшего продвижения своей конкретной программы или целей исследования. Кроме того, в проекте политики указано, что финансирование NIH ICO может запросить дополнительную или конкретную информацию для включения в планы, чтобы оправдать ожидания в отношении управления данными и обмена ими в поддержку программных приоритетов или для расширения полезности научных данных, полученных в результате исследования.

Публичные комментарии : В свете различных существующих политик обмена данными ICO NIH, комментаторы выразили недоумение по поводу потенциально разных ожиданий в реализации политики обмена данными в NIH. Были опасения по поводу недостаточного направления ICO NIH и потенциально нескоординированного множества подходов. Комментаторы предложили руководство для обеспечения согласованности ICO NIH и предложили, чтобы NIH предоставил централизованное расположение ожиданий, специфичных для ICO NIH, чтобы помочь исследователям ориентироваться в вариациях, особенно когда они подчиняются более чем одной политике обмена данными ICO NIH.

Окончательная версия политики : хотя формулировка окончательной политики DMS по этому вопросу существенно не изменилась по сравнению с черновой версией политики, мы услышали о проблемах и намерены решить их в период планирования реализации до даты вступления в силу политики DMS. . ICO NIH могут, в определенных пределах, по-разному достигать своих научных, политических и программных целей. Таким образом, эта Политика предоставляет ICO NIH возможность достичь целей настоящей Политики таким образом, чтобы улучшить их соответствующую науку. Тем не менее, мы намерены обеспечить согласованность некоторых ключевых принципов окончательной Политики DMS, таких как требование о представлении Планов и сроки их представления. Политика DMS представляет собой минимальные требования для NIH, но ICO NIH могут ожидать большей конкретики в планах. Например, ICO и программы NIH могут продвигать через специальные объявления о возможностях финансирования (FOA) или через свои исследовательские портфели использование определенных стандартов для обеспечения функциональной совместимости наборов данных и ресурсов. Мы признательны за предложение о том, как организовать ожидания NIH ICO, и будем работать над тем, чтобы предоставить четкие материалы по реализации для заявителей и лауреатов.

Данные, полученные от участников-людей

Проект политики : В проекте политики признается применимость законов, нормативных актов, руководств и политик, регулирующих проведение исследований с участием людей, и то, как следует использовать данные, полученные от участников-людей. . В нем также описывается, что в Планах должно быть указано, как будут защищены участники-люди и полученные от них данные. Наконец, в проекте политики признается, что определенные факторы могут ограничивать возможность обмена данными, и предлагается описать эти факторы в плане. Важно отметить, что проект политики не предлагал каких-либо новых ожиданий в отношении проведения исследований с участием людей.

Публичные комментарии : Комментаторы выразили озабоченность по поводу того, как защитить конфиденциальность и конфиденциальность участников при обмене данными, при этом некоторые запрашивали информацию о методах деидентификации. Комментаторы также запросили рекомендации по передовой практике обмена данными в информированном согласии. Они также подчеркнули важность обмена данными для максимального увеличения вклада тех, кто добровольно участвует в исследованиях, финансируемых NIH. Некоторые указали на особые группы населения с предпочтениями в вопросах обмена данными, такие как группы AI/AN, и спросили, как предполагается обрабатывать обмен данными от этих групп участников.

В дополнение к комментариям общественности, представленным в течение периода комментариев, NIH получил информацию от Консультативного комитета секретаря по защите исследований человека (SACHRP). ^[3] SACHRP предоставил ряд рекомендаций, касающихся применения Политики DMS к исследованиям с участием людей, некоторые из которых мы включили в окончательную Политику DMS и обсуждаются ниже.

Сообщества AI/AN внесли свой вклад по различным каналам, в том числе посредством писем, отправленных в NIH в рамках межправительственных коммуникаций. Процесс племенных консультаций также привел к ценным вкладам, которые легли в основу усилий NIH по внедрению, описанных ниже.

Окончательный вариант политики : Как и в случае с проектом политики, окончательный вариант политики DMS не вводит новых требований по защите исследований с участием людей. Существующие законы (например, Сертификаты конфиденциальности), правила (например, Общее правило) и политики (например, Политика обмена геномными данными Национального института здравоохранения) продолжают применяться. Однако с помощью настоящей Политики и связанной с ней дополнительной информации и других мероприятий NIH продвигает продуманные методы обработки данных, полученных от участников-людей.

В ответ на комментарии общественности и рекомендации SACHRP по проекту Политики мы включили в окончательный вариант Политики DMS три концепции, которые, по нашему мнению, важно подчеркнуть для исследователей, когда они обдумывают, как привлечь потенциальных участников к тому, что, как ожидается, произойдет с данные, которые они вносят, и, далее, как лучше всего уважать этот вклад. Во-первых, мы призываем исследователей рассмотреть при разработке своих планов, как решить вопросы управления данными и обмена ими в процессе получения информированного согласия, чтобы потенциальные участники понимали, что ожидается с их данными. Это планирование будет полезно исследователям при разработке своих Планов, поскольку некоторые элементы Плана побуждают исследователей излагать ожидаемые факторы, которые могут повлиять на возможность обмена и сохранения научных данных, например любые ограничения, возникающие в процессе получения информированного согласия. NIH также намеревается разработать ресурсы, которые помогут исследователям и учреждениям сообщать о намерении поделиться данными с потенциальными участниками исследований. Во-вторых, мы отмечаем, что любые ограничения на последующее использование данных (которые могут применяться и к данным, не относящимся к человеку) должны быть доведены до сведения тех лиц или организаций, которые сохраняют научные данные и обмениваются ими. Это гарантирует, что факторы, которые могут повлиять на последующее использование данных, должным образом сообщаются и будут перемещаться вместе с данными. Наконец, мы подчеркиваем важность того, чтобы исследователи рассматривали вопрос о том, следует ли контролировать доступ к научным данным, полученным от людей, при выборе того, где и как сделать свои данные доступными (если это еще не указано в FOA или финансировании ICO NIH), должен ли контролироваться доступ к научным данным, полученным от людей, даже если — идентифицированы и не имеют явных ограничений на последующее использование.

Обратите внимание, что данные, имеющие явные ограничения на последующее использование, требуют контроля доступа для управления такими ограничениями. Этот подход учитывает пожелания и автономию участников, предоставивших свои данные, и его важно поддерживать, даже если данные обезличены. Кроме того, следователи должны рассмотреть вопрос о том, следует ли контролировать доступ к данным даже без таких ограничений. SACHRP выявила проблемы, связанные с повторной идентификацией данных, которые в противном случае были бы обезличены, и, действительно, технологические достижения и повышение функциональной совместимости между ресурсами данных, предоставляя возможности для нового анализа, вызывают проблемы с идентифицируемостью, которые широко признаны. В ответ на опасения, выраженные в публичных комментариях и со стороны SACHRP, NIH может поддержать разработку ресурсов, чтобы помочь исследователям и учреждениям определить, как должным образом деидентифицировать данные участников-людей, а также для обмена данными в информированном согласии.

Окончательная версия Политики DMS не препятствует открытому обмену данными от участников-людей способами, которые соответствуют практике получения согласия, установленным нормам и применимому законодательству. Например, открытый обмен компиляцией данных о генотипе популяции в конкретном локусе может быть приемлемой и установленной практикой, если это согласуется с информированным согласием. И что важно, мы знаем, что некоторые сообщества пациентов отдают приоритет открытости для ускорения научного прогресса и открытий. Ничто в окончательной Политике DMS не предназначено для предотвращения этих подходов, если участники должным образом проинформированы и в перспективе согласны с ними.

Мы подчеркиваем, что уважение автономии участников и сохранение конфиденциальности участников и конфиденциальности их данных может соответствовать обмену данными. В окончательной Политике DMS мы намечаем баланс, который учитывает различные ответственные подходы, которые соответствуют ожиданиям в отношении обмена данными и соблюдают соответствующие ограничения в обмене. Кроме того, в то время как Политика DMS устанавливает ожидание того, что в рамках своих Планов исследователи максимизируют надлежащий обмен научными данными (признавая факторы, которые могут ограничить такой обмен, как обсуждалось выше), Политика DMS не предполагает, что информированное согласие, данное участники должны быть получены каким-либо конкретным способом, например, путем широкого согласия.

В ответ на комментарии Племенных Наций, окончательная Политика DMS уточняет соблюдение агентством суверенитета Племени при отсутствии письменных законов или правил Племени. Для решения некоторых других тем и комментариев, которые мы услышали как от сообществ AI/AN, так и от публичных комментаторов, выразивших интерес к усилиям агентства по содействию ответственному и уважительному взаимодействию с населением AI/AN, мы разрабатываем дополнительную информацию для исследователей, которые хотят работа с сообществами AI/AN. Ожидается, что такое руководство побудит исследователей (среди прочего): вдумчиво рассмотреть уникальные проблемы совместного использования данных сообществами ИИ/АС; уважительно заключать соглашения об использовании данных с Tribal Nations; и повысить осведомленность исследователей о процессах, которые Tribal Nations используют для обзора перспективных исследований. NIH будет запрашивать информацию у сообществ AI/AN для разработки руководства, чтобы убедиться, что оно служит целям руководства исследователями, принимая во внимание предпочтения и ценности племен.

Когда ожидается обмен данными

Проект политики : В проекте политики предлагается своевременно предоставлять доступ к общим научным данным для использования исследовательским сообществом и широкой общественностью.

Комментарии общественности : Хотя комментаторы оценили гибкость, обеспечиваемую этим подходом, они также выразили озабоченность по поводу его двусмысленности. Некоторые предложили, чтобы время обмена данными было связано с публикацией. Комментаторы также предложили NIH указать внешние границы времени обмена данными в отсутствие публикации. В целом комментаторы выразили пожелание большей ясности.

Окончательная политика : Окончательная политика DMS гласит, что «распространяемые научные данные должны быть доступны как можно скорее и не позднее времени соответствующей публикации или окончания периода присуждения/поддержки, что наступит раньше.» Это заявление обеспечивает большую ясность, чем Проект политики, через внешние границы, чтобы помочь исследователям в том, когда сделать научные данные доступными. В нем поясняется, что публикация вызывает выпуск данных, лежащих в основе этой публикации (действительно, издатели часто требуют того же). Но он также признает, что исследования не всегда приводят к публикации, которая сама по себе вызывает публикацию данных. Важно отметить, что окончательная Политика DMS предназначена для расширения обмена научными данными, независимо от того, производится ли публикация. Важные исследования могут никогда не быть опубликованы по целому ряду причин, не в последнюю очередь из-за того, что результаты не подтвердили гипотезу. Тем не менее, мы считаем, что научные данные, лежащие в основе всех исследований, финансируемых NIH, имеют важное значение, особенно для целей подотчетности и прозрачности. Данные, которые не составляют основу публикации, выпущенной в течение периода присуждения, должны быть предоставлены до конца периода присуждения. Один и тот же исследовательский проект может использовать преимущества обоих подходов. А именно, исследователи могут делиться данными, лежащими в основе публикации, в течение периода присуждения, но могут делиться другими данными, которые еще не привели к публикации к концу периода присуждения.

Как долго данные должны быть доступны

Проект политики : В проекте политики указано, что «Национальные институты здоровья поощряют предоставление общих научных данных до тех пор, пока они считаются полезными для исследовательского сообщества или общественности».

Комментарии общественности : Комментаторы выразили неуверенность в том, как будет определяться понятие полезности и кто будет определять полезность.

Окончательная политика : Мы указали основу, помогающую исследователям продумать минимальный период времени для доступности данных. Ожидается, что предоставление этой структуры поможет исследователям как разработать планы, так и составить соответствующий бюджет на управление данными и затраты на совместное использование, когда это необходимо. Существующие требования и ожидания, изложенные, например, в применимых требованиях к хранению записей, политиках репозиториев и политиках журналов, могут служить ориентиром для исследователей, когда они стремятся определить минимальные периоды доступности данных. Тем не менее, мы призываем исследователей предлагать более длительные периоды времени, которые могут быть обусловлены другими факторами, такими как ожидаемая ценность набора данных для научного сообщества и общественности.

Где делиться научными данными

Проект политики : В проекте политики указано, что «NIH поощряет использование установленных репозиториев для сохранения и обмена научными данными».

Комментарии общественности : Комментаторы поддержали использование установленных репозиториев для хранения и обмена научными данными.

Окончательная политика : Окончательная политика DMS настоятельно рекомендует использовать установленные репозитории, насколько это возможно. Это отражает предпочтение NIH, чтобы научные данные передавались и сохранялись в репозиториях, а не хранились только исследователем или учреждением и предоставлялись по запросу, с признанием того, что это не всегда практичный или даже предпочтительный подход. Например, мы признаем и уважаем, что сообщества AI/AN, в частности, могут захотеть управлять, сохранять и делиться своими собственными данными. Мы поддерживаем усилия, которые позволяют сообществам AI/AN расставлять приоритеты в области исследований и обеспечивать достаточную защиту научных данных, полученных в результате таких исследований. Кроме того, мы выпустили Дополнительную информацию к Политике NIH в отношении управления данными и обмена ими: выбор репозитория для данных, полученных в результате исследований, поддерживаемых NIH, которая поможет исследователям в выборе подходящих репозиториев для сохранения и обмена данными. Эта дополнительная информация более подробно обсуждается ниже.

Обсуждение комментариев общественности к проекту дополнительной информации: элементы плана управления и обмена данными NIH

Ограничение страниц и шаблон для планов

Проект дополнительной информации : В проекте дополнительной информации предлагается ограничение для плана объемом две страницы или меньше. В нем не указано, будут ли предоставлены типовые планы.

Комментарии общественности : Комментаторы заявили, что двух страниц недостаточно для описания подходов к управлению данными и обмену ими, особенно для более крупных и сложных проектов, таких как проекты с участием консорциумов. Кроме того, комментаторы предложили NIH предоставить шаблон для планов, причем планы должны быть машиночитаемыми.

Заключительная дополнительная информация : Мы понимаем озабоченность по поводу описания планов управления данными и обмена ими на двух страницах. В окончательной дополнительной информации мы отметили элементы, которые должны быть рассмотрены на двух страницах или меньше, указывая на то, что эти описания не должны быть длинными повествованиями. Кроме того, ожидается, что краткие планы ограничат нагрузку на исследователей.

Приемлемость « Подлежит определению» в качестве ответа на элементы плана

Проект дополнительной информации : В проекте дополнительной информации предлагалось, чтобы, если некоторые элементы Плана не были определены на момент подачи Плана, запись «подлежит определению» может быть приемлемой, если обоснование предоставлено вместе с сроки или соответствующий этап, на котором будет принято решение.

Комментарии общественности : Комментаторы не согласились с разрешением ответов «подлежит уточнению» при первоначальном представлении Плана.

Окончательная дополнительная информация : Окончательная дополнительная информация исключает формулировку, согласно которой ответ «подлежит определению» является приемлемым. Мы не ожидаем, что исследователи обязательно будут иметь все детали на этапе подачи заявки, но мы рекомендуем исследователям заполнять Планы в меру своих знаний и способностей, чтобы Планы могли быть должным образом оценены. Мы также отмечаем, что соблюдение планов, утвержденных NIH ICO, является требованием окончательной Политики DMS. Как указано в окончательной Политике DMS, исследователи будут иметь возможность обновлять свои планы в течение всего периода получения наград при условии одобрения ICO NIH.

Использование постоянных уникальных идентификаторов (PID)

Проект дополнительной информации : В проекте дополнительной информации исследователям было предложено указать, как можно будет найти данные и будет ли использоваться постоянный уникальный идентификатор или другие стандартные инструменты индексирования.

Общественные комментарии : Комментаторы выразили поддержку PID, объяснив, что исследователи заинтересованы в использовании PID, поскольку они обеспечивают эффективное цитирование. Они также отметили, что PID — это способ отслеживать соответствие требованиям обмена данными.

Окончательная дополнительная информация : Окончательная дополнительная информация просит исследователей описать, как можно будет найти и идентифицировать научные данные, т. е. с помощью постоянного уникального идентификатора или других стандартных инструментов индексации. Это изменение формулировки предназначено для того, чтобы подчеркнуть важность использования PID или другого стандартного инструмента индексирования, чтобы данные можно было найти, что является ключевым компонентом принципов FAIR (находимость, доступность, совместимость и возможность повторного использования). PID также перечислены в качестве желательной характеристики хранилищ данных в Дополнительной информации к Политике NIH по управлению данными и совместному использованию: выбор хранилища для данных, полученных в результате исследований, поддерживаемых NIH.

Безопасность данных

Проект дополнительной информации : В проекте дополнительной информации исследователям предлагается принять меры для обеспечения безопасности и целостности научных данных, например, посредством шифрования и резервного копирования. Он также отметил, что совместное использование данных должно соответствовать требованиям безопасности, а также другим факторам.

Комментарии общественности : Комментаторы подчеркивали важность безопасности данных.

Окончательная дополнительная информация : Мы удалили запрос для исследователей о соблюдении положений, связанных с безопасностью научных данных. Хотя мы согласны с важностью надлежащих мер безопасности данных, мы считаем, что технические положения, касающиеся безопасности данных, более целесообразно учитывать учреждениями и репозиториями, сохраняющими и распространяющими научные данные. В дополнительной информации к Политике NIH по управлению данными и совместному использованию: выбор репозитория для данных, полученных в результате исследований, поддерживаемых NIH (более подробно обсуждается ниже), описаны характеристики подходящих репозиториев, и мы не хотим обременять финансируемое сообщество описанием в — углублять процессы безопасности данных в хранилищах данных, сохраняя и обмениваясь данными, полученными в результате их исследований. Хотя данные могут оставаться в учреждении до отправки в репозиторий данных, политика DMS не предназначена для установления каких-либо новых стандартов для методов обеспечения безопасности данных учреждения.

Обсуждение комментариев общественности к проекту дополнительной информации: Допустимые затраты на управление данными и обмен ими

Сроки использования средств для деятельности по управлению данными и обмену ими

Проект дополнительной информации к NIH может включать затраты на сохранение и обмен данными через репозитории, которые взимают периодические сборы, однако он не указывает сроки, в которые должны быть потрачены средства, выделенные на управление данными и обмен ими, или как учитывать оплату сборов репозиториям данных, хранящим данные после окончание периода исполнения.

Комментарии общественности : Комментаторы в целом поддержали предложение, но попросили разъяснить, могут ли средства использоваться для предоплаты сборов за долгосрочную доступность данных. Комментаторы также спросили, могут ли эти средства покрыть расходы на персонал.

Окончательная дополнительная информация : Расходы на персонал, необходимые для выполнения типов управления данными и действий по обмену, описанных в окончательной дополнительной информации, являются допустимыми. Что касается доступности данных после завершения проекта, что имеет решающее значение для достижения целей Политики DMS, в окончательной Дополнительной информации разъясняется, что плата за долгосрочное хранение данных и обмен ими разрешена, но средства на эту деятельность должны быть потрачены. в течение периода работы, даже для научных данных и метаданных, сохраненных и переданных после периода награждения. Средства NIH не могут быть потрачены по закону после периода присуждения премии.

Обсуждение запросов на дополнительные указания и информацию

Общественные комментаторы запросили больше ясности не только в отношении информации в предоставленных материалах, но и в отношении вопросов, имеющих ключевое значение для реализации. Одной из распространенных тем был запрос руководства о том, как выбрать хранилище данных, причем некоторые запрашивали список подходящих хранилищ. NIH не намерен предоставлять полный список подходящих репозиториев, кроме тех, которые поддерживаются или управляются NIH. ^[4] Тем не менее, NIH признает необходимость предоставления способа помочь исследователям определить, какие характеристики делают хранилище подходящим для сохранения и обмена данными исследований, финансируемых NIH. Таким образом, мы публикуем Дополнительную информацию к Политике NIH в отношении управления данными и обмена ими: выбор хранилища для данных, полученных в результате исследований, поддерживаемых NIH. Этот документ частично является результатом межведомственных усилий под руководством OSTP Белого дома по определению желаемых характеристик сохранения и обмена данными исследований, финансируемых из федерального Финансируемое исследование (85 FR 3085). Цель также заключалась в том, чтобы способствовать согласованности между федеральными агентствами, чтобы уменьшить нагрузку на исследователей. Комментарии общественности к этому документу также повлияли на разработку Дополнительной информации.

Дополнительная информация к Политике NIH по управлению данными и совместному использованию: выбор репозитория для данных, полученных в результате исследований, поддерживаемых NIH, включает процесс, помогающий исследователям определить подходящие репозитории путем предоставления соответствующих характеристик, с учетом того, что ICO NIH могли определить предпочтительные репозитории в FOA или через другие объявления.

Заключительные пункты

Поскольку политика DMS выпущена, мир находится в разгаре COVID-19пандемия. Признание того, что более открытый обмен информацией может привести к более быстрому прогрессу и лечению, привело к беспрецедентным усилиям во всем мире по открытому обмену публикациями и данными, касающимися как SARS-CoV-2 (новый коронавирус, вызывающий COVID-19), так и коронавирусов в целом. Хотя это конкретный пример неотложной потребности общественного здравоохранения, пациенты, семьи и группы защиты интересов пациентов считают болезни и состояния, которые их затрагивают, столь же безотлагательными, как и те, кто исследует эти заболевания и состояния и лечит пострадавших пациентов. При участии общественности NIH работал над разработкой и усовершенствованием этой Политики DMS, цель которой состоит в том, чтобы расширить обмен научными данными, полученными в результате исследований, финансируемых NIH, чтобы в конечном итоге улучшить здоровье, продлить жизнь и снизить заболеваемость и инвалидность.

В дополнение к дополнительной информации, обсуждаемой здесь, мы намерены предоставлять часто задаваемые вопросы и другую информацию, чтобы помочь в реализации, до Даты вступления в силу Политики DMS. Мы понимаем, что некоторые области и исследователи планируют обмен и подготовку данных для сохранения и обмена в качестве обычной практики. Для других эти действия могут быть новыми. Мы ожидаем периода обучения и развития практики внедрения. Кроме того, важно признать, что NIH признает, что ожидания в отношении надежного управления данными и практики обмена должны быть оправданы инвестициями и развитием сопутствующей инфраструктуры данных. Мы с нетерпением ждем возможности работать с кандидатами и финансируемым сообществом, поскольку они готовятся соответствовать требованиям и ожиданиям Политики DMS, поскольку мы все движемся к будущему, в котором обмен данными станет нормой сообщества.

Окончательная политика DMS представлена ​​ниже. После даты вступления в силу Политика DMS заменяет Политику обмена данными NIH 2003 года.

Политика NIH в отношении управления и обмена данными

Раздел I. Цель

Политика Национального института здравоохранения (NIH) в отношении управления данными и результаты и результаты исследований, финансируемых NIH, доступны для общественности благодаря эффективному и действенному управлению данными и практикам обмена данными. Обмен данными позволяет исследователям тщательно проверять достоверность результатов исследований, ^[5] Усовершенствуйте анализ с помощью комбинированных наборов данных, повторно используйте трудногенерируемые данные и открывайте новые горизонты открытий. Кроме того, NIH подчеркивает важность надлежащей практики управления данными, которая обеспечивает основу для эффективного обмена данными и повышает воспроизводимость и надежность результатов исследований. NIH поощряет методы управления данными и обмена данными, соответствующие принципам данных FAIR. ^[6]

В соответствии с Политикой DMS, NIH требует от исследователей перспективного планирования того, как научные данные будут сохраняться и распространяться посредством представления Плана управления и обмена данными (Плана). После утверждения плана NIH ожидает, что исследователи и учреждения будут внедрять методы управления данными и обмена ими, как описано. Политика DMS предназначена для установления ожиданий в отношении планов управления и обмена данными, которые соответствующие институты, центры и офисы NIH (ICO) могут дополнять по мере необходимости.

Раздел II. Определения

Для целей Политики DMS термины определяются следующим образом:

Научные данные: Записанный фактический материал, общепринятый в научном сообществе как имеющий достаточное качество для проверки и воспроизведения результатов исследований, независимо от того, данные используются для поддержки научных публикаций. Научные данные не включают лабораторные журналы , предварительные анализы, заполненные формы отчетов о случаях, черновики научных статей, планы будущих исследований, экспертные оценки, общение с коллегами или физические объекты, такие как лабораторные образцы.

Управление данными: Процесс проверки, организации, защиты, обслуживания и обработки научных данных для обеспечения доступности, надежности и качества научных данных для пользователей.

Совместное использование данных: Действие по предоставлению научных данных для использования другими (например, более широким исследовательским сообществом, институтами, широкой общественностью), например, через установленный репозиторий.

Метаданные: Данные, которые предоставляют дополнительную информацию, предназначенную для того, чтобы сделать научные данные интерпретируемыми и пригодными для повторного использования (например, дата, построение и описание независимой выборки и переменной, методология, происхождение данных, преобразование данных, любые промежуточные или описательные переменные наблюдения).

План управления и обмена данными (План): План, описывающий управление данными, их сохранение и обмен научными данными и сопутствующими метаданными.

Раздел III. Область применения

Политика DMS применяется ко всем исследованиям, финансируемым или проводимым полностью или частично Национальным институтом здоровья, результатом которых является получение научных данных. Сюда входят исследования, финансируемые или проводимые за счет внешних грантов, контрактов, внутренних исследовательских проектов или других соглашений о финансировании, независимо от уровня финансирования или механизма финансирования NIH. Политика DMS не применяется к исследованиям и другим видам деятельности, которые не генерируют научные данные, включая обучение, развитие инфраструктуры и неисследовательскую деятельность.

Раздел IV. Дата вступления в силу

Датой вступления Политики DMS в силу является 25 января 2023 г., в том числе для:

• • Конкурсные заявки на гранты, подаваемые в NIH на 25 января 2023 г. и последующие даты получения;
  • Предложения по контрактам, поданные в NIH 25 января 2023 г. или позднее;
  • Внутренние исследовательские проекты NIH, проведенные 25 января 2023 г. или позднее; и
  • Другие соглашения о финансировании (например, Другие сделки), заключенные 25 января 2023 г. или после этой даты, если иное не предусмотрено NIH.

Раздел V. Требования

Политика DMS требует:

• • Предоставление плана управления и обмена данными с изложением того, как научные данные и любые сопутствующие метаданные будут управляться и распространяться с учетом любых потенциальных ограничений или ограничений.
  • Соответствие плану лауреата, утвержденному NIH ICO.

ICO NIH может запросить дополнительную или конкретную информацию для включения в План, чтобы оправдать ожидания в отношении управления данными и обмена данными в поддержку программных приоритетов или расширить полезность научных данных, полученных в результате исследования. Расходы, связанные с управлением данными и обменом данными, могут быть разрешены в рамках бюджета предлагаемого проекта (см. Дополнительную информацию к Политике NIH в отношении управления данными и обмена ими: Допустимые затраты на управление данными и обмен ими).

Раздел VI. Планы управления данными и обмена ими

Исследователи, планирующие генерировать научные данные, должны представить план в финансирующий NIH ICO в рамках раздела «Обоснование бюджета» заявки на получение внештатных грантов в рамках технической оценки контрактов, как определено Программой внутренних исследований для внутренних исследовательских проектов в соответствии с целями настоящей Политики или до выделения средств для других соглашений о финансировании. В планах должно быть пояснено, как будут управляться научные данные, полученные в ходе исследовательских проектов, и какие из этих научных данных и сопутствующих метаданных будут использоваться совместно. Если необходимы пересмотры Плана (например, новое научное направление, другой репозиторий данных или пересмотр временной шкалы), Планы должны обновляться исследователями и пересматриваться ICO NIH через регулярные отчетные интервалы или раньше. Планы исследований, финансируемых или проводимых NIH, могут быть общедоступными и не должны включать конфиденциальную или частную информацию. ^[7]

Элементы плана: NIH разработал Дополнительную информацию к Политике NIH по управлению и обмену данными: Элементы плана NIH по управлению данными и обмену, в котором описаны рекомендуемые элементы для рассмотрения в планах.

Оценка плана: ICO NIH оценит план с помощью следующих процедур:

• • Внешние награды: планы будут проходить программную оценку NIH в соответствии с предлагаемым ICO NIH. NIH рекомендует потенциальным лауреатам работать с персоналом NIH для решения любых потенциальных вопросов, касающихся разработки плана, до его подачи.
  • Контракты: Планы будут включены как часть технической оценки, проводимой персоналом NIH.
  • Внутренние исследовательские проекты: Планы будут оцениваться в порядке, определенном Программой внутренних исследований.
  • Другие соглашения о финансировании: Планы будут оцениваться в контексте других механизмов соглашения о финансировании (например, Другие транзакции).

Раздел VII. Управление научными данными и обмен ими

NIH ожидает, что при составлении Планов исследователи будут максимально обеспечивать надлежащий обмен научными данными, признавая определенные факторы (например, юридические, этические или технические), которые могут повлиять на степень сохранения и обмена научными данными. О любых потенциальных ограничениях на последующее использование данных следует сообщать физическим или юридическим лицам (например, руководителям репозиториев данных), которые будут сохранять научные данные и обмениваться ими. ICO NIH оценит, должным ли образом Планы учитывают и описывают эти факторы.

Соображения относительно научных данных, полученных от участников-людей : Национальные институты здоровья отдают приоритет ответственному управлению и обмену научными данными, полученными от участников-людей. Применимые федеральные, племенные, государственные и местные законы, постановления, уставы, руководства и институциональная политика регулируют исследования с участием людей, а также обмен и использование научных данных, полученных от участников-людей. NIH также уважает суверенитет племен при отсутствии письменных законов или правил племен. Политика DMS согласуется с федеральными нормами по защите участников исследований на людях и другими ожиданиями NIH в отношении использования и обмена научными данными, полученными от участников-людей, включая Политику NIH по обмену геномными данными (GDS) 2014 г., Программу внутренних исследований 2015 г. Данные человека. Политика совместного использования и   45 CFR 46. Исследователи, предлагающие генерировать научные данные, полученные от участников-людей, должны указать в своих Планах, как будет защищаться неприкосновенность частной жизни, права и конфиденциальность участников исследований-людей (т. е. посредством обезличивания, сертификатов конфиденциальности и другие меры защиты).

 NIH настоятельно рекомендует исследователям планировать, как управление данными и обмен ими будет решаться в процессе получения информированного согласия, включая информирование потенциальных участников о том, как их научные данные будут использоваться и передаваться. Исследователям следует подумать о том, следует ли контролировать доступ к научным данным, полученным от людей, даже если они не идентифицированы и не имеют явных ограничений на последующее использование.

Выбор репозитория данных : NIH настоятельно рекомендует использовать установленные репозитории, насколько это возможно, для сохранения и обмена научными данными. ^[8] Дополнительная информация к Политике NIH по управлению данными и совместному использованию: выбор хранилища для данных, полученных в результате исследований, поддерживаемых NIH, помогает исследователям в выборе подходящего хранилища данных или платформы облачных вычислений.

Сроки хранения и обмена данными: Совместно используемые научные данные должны быть доступны как можно скорее и не позднее времени соответствующей публикации или окончания периода выполнения, в зависимости от того, что наступит раньше. Исследователям рекомендуется учитывать соответствующие требования и ожидания (например, правила хранения данных, требования к хранению записей о наградах, правила журналов) в качестве руководства в отношении минимального периода времени, в течение которого должны быть доступны научные данные, который исследователи могут продлить.

Раздел VIII. Соблюдение и обеспечение соблюдения

В течение периода финансирования или поддержки

В течение периода финансирования соблюдение Плана будет определяться ICO NIH. Соблюдение Плана, включая любые обновления Плана, может проверяться через регулярные отчетные интервалы (например, во время ежегодных отчетов о результатах исследований (RPPR)).

• • Заочное вознаграждение: План станет Положением и условием Уведомления о присуждении вознаграждения. Несоблюдение Положений и условий может привести к принудительным мерам, включая дополнительные особые положения и условия или прекращение присуждения вознаграждения, и может повлиять на будущие решения о финансировании.

  Контракты

  • : План станет Положением и условием Присуждения, а соблюдение и обеспечение выполнения Плана будет соответствовать присуждению и Положениям о федеральных закупках, если применимо.
  • Внутренние исследовательские проекты: Соблюдение и обеспечение соблюдения Плана будет соответствовать применимым политикам NIH, установленным Управлением внутренних исследований NIH и ICO NIH.
  • Другие соглашения о финансировании: Соблюдение и обеспечение соблюдения Плана будет соответствовать применимым политикам NIH.

Период постфинансирования или поддержки

После окончания периода финансирования несоблюдение утвержденного NIH плана ICO может быть принято NIH во внимание при принятии будущих решений о финансировании учреждения-получателя (например, в соответствии с Заявление о политике предоставления грантов NIH, раздел 8.5, Особые условия присуждения и средства правовой защиты в случае несоблюдения (Особые условия присуждения и меры по обеспечению соблюдения)).

[1] См. также усилия NIH по строгости и воспроизводимости на https://www.nih.gov/research-training/rigor-reproducibility

[2] Сводные комментарии общественности к ПРОЕКТУ политики NIH в отношении управления и обмена данными и дополнительного ПРОЕКТА руководства (февраль 2020 г.) https://osp.od.nih.gov/wp-content/uploads/RFI_Final_Report_Feb2020.pdf

[ 3] Приложение A — Политика обмена данными NIH (сентябрь 2020 г.) https://www.hhs.gov/ohrp/sachrp-committee/recommendations/august-12-2020-attachment-a-nih-data-sharing-policy/index .html

[4] Пример репозиториев, поддерживаемых или контролируемых NIH, см. в разделе «Открытые доменные репозитории для обмена данными» (сентябрь 2020 г.) https://www.nlm.nih.gov/NIHbmic/domain_specific_repositories.html 9.0005

[5] Строгость и воспроизводимость NIH https://www.nih.gov/research-training/rigor-reproducibility

[6] Уилкинсон, М., Дюмонтье, М. и др. Руководящие принципы FAIR для научных данных Управление и управление (март 2016 г. ) https://www.nature.com/articles/sdata201618

[7] Заявление о политике предоставления грантов NIH 2.3.11 Доступность и конфиденциальность информации (октябрь 2019 г.) https://grants.nih.gov /grants/policy/nihgps/html5/section_2/2.3.11_availability_and_confidentiality_of_information.htm

[8] Стратегический план NIH по науке о данных (июнь 2018 г.) https://datascience.nih.gov/sites/default/files/NIH_Strategic_Plan_for_Data_Science_Final_508.pd

Обзор — Политика управления и обмена данными (DMS) NIH

Создано библиотекарями медицинских наук

  Обратитесь в HSL

Основные сведения: Политика NIH DMS — действует с января 2023 г.

Политика управления данными и обмена ими

Действует с 25 января 2023 г.

Применяется к:

С 25 января 2023 г. политика NIH Data Management and Sharing (DMS) применяется ко всем исследованиям, отвечающим следующим критериям:

• Финансируется или проводится в целом или часть по NIH
• Результаты генерации научных данных

Исследовательская деятельность, на которую распространяется политика DMS, включает следующее, независимо от уровня финансирования :

• Заочные конкурсные заявки на гранты, подаваемые в NIH на 25 января 2023 г. и последующие даты получения.
• Заочные предложения по контрактам, представленные в NIH 25 января 2023 г. или позднее.
• Внутренние исследовательские проекты, проведенные 25 января 2023 г. или после этой даты.
• Другие соглашения о финансировании, заключенные 25 января 2023 г. или позднее, если иное не предусмотрено NIH.
• Примеры: Исследовательские проекты, Определенные награды за развитие карьеры (Ks), Малый бизнес SBIR/STTR, Исследовательские центры.

Политика DMS не распространяется на исследования и другую деятельность, которая не приводит к получению научных данных . Примеры включают: Обучение (Ts), Стипендии (Fs), Некоторые карьерные награды, не связанные с исследованиями (например, KM1), Строительство (C06), Конференционные гранты (R13), Ресурсы (Gs), Инфраструктурные программы, связанные с исследованиями (например, S06) и неисследовательская деятельность.

«Научные данные » определяются как общепринятые в научном сообществе данные, имеющие достаточное качество для проверки и воспроизведения результатов исследований, независимо от того, используются ли данные для поддержки научных публикаций.

• Научные данные включают любые данные, необходимые для проверки и воспроизведения результатов исследований.
• Научные данные не включают лабораторные журналы , предварительные анализы, заполненные формы отчетов о случаях заболевания, черновики научных статей, планы будущих исследований, экспертные оценки, общение с коллегами или физические объекты, такие как лабораторные образцы.»

Источник: https://sharing.nih.gov/data-management-and-sharing-policy/about-data-management-and-sharing-policy/research-covered-under-the-data-management- политика совместного использования

Требования политики:

Кандидаты должны будут предоставить двухстраничный план управления данными и обмена ими и соблюдать этот план.

1. Подача официального плана по управлению и совместному использованию данных (DMS) в рамках всех заявок на финансирование, начиная с 25 января 2023 г.
2. Соответствие плану DMS, утвержденному финансирующим институтом, центром или офисом NIH. Утвержденный план становится частью условий гранта . Соответствие будет контролироваться с регулярными отчетными интервалами финансирующим институтом, центром или офисом NIH и может учитываться при принятии будущих решений о финансировании.

Дополнительные сведения:

• Политика не требует, чтобы исследователи обменивались данными как таковыми, но ожидает, что они будут максимизировать обмен данными . NIH настоятельно рекомендует использовать установленные репозитории, насколько это возможно, для сохранения и обмена научными данными.
• Это позволяет следователям запрашивать финансирование расходов на персонал или других сборов, связанных с управлением данными и обменом данными; однако деньги должны быть потрачены в течение периода предоставления гранта.
• Рецензенты гранта увидят план управления данными и смогут прокомментировать бюджет, но планы не используются для определения научной ценности гранта .

Ограничения на совместное использование

Планы DMS должны обеспечивать максимальное надлежащее совместное использование

Обоснованные этические, юридические и технические факторы для ограничения обмена включают:

• Информированное согласие не разрешает или ограничивает объем обмена или использования
• Конфиденциальность или безопасность участников исследования будут поставлены под угрозу, а доступные средства защиты недостаточны
• Явный федеральный закон, закон штата, местный или племенной закон, постановление или политика запрещают раскрытие информации
• Ограничения налагаются существующими или предполагаемыми соглашениями с другими сторонами

Причины, которые обычно НЕ оправданы для ограничения совместного использования:

• Данные считаются малыми
• Исследователи ожидают, что данные не будут широко использоваться
• Считается, что данные не имеют подходящего репозитория

Источник: часто задаваемые вопросы по политике управления и обмена данными на 2023 год — https://sharing. nih.gov/faqs#/data-management-and-sharing-policy.htm?anchor=56549

NIH Guidance: Sharing Данные от людей — https://sharing.nih.gov/data-management-and-sharing-policy/sharing-scientific-data/data-sharing-approaches#sharing-data-from-human-participants-

Элементы DMS NIH План

• Тип данных: Идентификация данных для сохранения и обмена
• Связанные инструменты, программное обеспечение, код: Инструменты и программное обеспечение, необходимые для доступа и управления данными
• Стандарты: Стандарты, применяемые к научным данным и метаданным
• Сохранение данных, доступ, временные рамки:  Используемый репозиторий, постоянный уникальный идентификатор, а также когда и как долго данные будут доступны
• Вопросы доступа, распространения, повторного использования: Описание факторов доступа к данным, распространения или повторного использования
• Надзор за управлением и обменом данными: Соблюдение плана будет контролироваться/управляться и кем

Источники:

• Загрузка справочных слайдов от 11 августа 2022 г. Веб-семинар «Понимание новой политики управления данными и обмена ими»
• Дополнительная информация к политике NIH в отношении управления данными и обмена ими: элементы плана NIH по управлению данными и обмену ими (дата выпуска: 29.10.2020)

Шаблоны и руководство по созданию планов NIH DMS

Мониторинг соответствия

NIH будет контролировать соблюдение планов в течение периода финансирования через регулярные отчетные интервалы (например, во время ежегодных отчетов о ходе исследований (RPPR)). Шаги включают:

• Утвержденный план DMS становится сроком и условием присуждения вознаграждения
• Получатель сообщает о ходе выполнения утвержденного Плана DMS в RPPR
• Национальные институты здоровья США ежегодно проверяют соответствие требованиям

Несоблюдение Планов DMS может привести к тому, что ICO NIH добавит особые условия предоставления присуждения или отменит присуждение. Если получатели гранта не соблюдают Планы по окончании гранта, это несоблюдение может быть учтено при принятии будущих решений о финансировании.

В отношении контрактов несоблюдение плана DMS будет рассматриваться в соответствии с положениями и условиями контракта и применимым Положением о федеральных закупках (FAR).

Источники:

• Часто задаваемые вопросы по политике управления и обмена данными на 2023 год — https://sharing.nih.gov/faqs#/data-management-and-sharing-policy.htm?anchor=56553
• Загрузка справочных слайдов от 11 августа 2022 г. Веб-семинар «Понимание новой политики управления данными и обмена ими»

Ресурсы по политике DMS NIH

Для получения более подробной информации о политике NIH DMS см. ссылки на центральный портал, окончательный вариант политики, сведения о реализации, дополнения к политике и часто задаваемые вопросы ниже:

Видео / справочные слайды: Сессии NIH по политике NIH DMS

Родственные руководства

Свяжитесь с нами

Для получения дополнительной помощи:

Если вам нужна помощь в создании плана управления данными или вы не нашли здесь необходимую информацию об агентстве, , свяжитесь с нами по телефону dataplan@listserv. unc.edu .

Предстоящие и недавно выпущенные

Свяжитесь с нами

Для получения дополнительной помощи:

Если вам нужна помощь в создании плана управления данными или вы не нашли здесь необходимую информацию об агентстве, , свяжитесь с нами по телефону [email protected] .

• Далее: Политики для институтов, центров и программ NIH >>

Программное обеспечение для управления политиками

Преимущества PowerDMS

• Обновление политик в 4 раза быстрее:  Политики можно пересматривать и распространять в 4 раза быстрее по сравнению с традиционными бумажными процессами.
• Экономия 11 000 долларов США на бумаге и печати:  Наши клиенты экономят в среднем 11 000 долларов США только на бумаге и печати.
• Повышение ответственности:  Привлекайте сотрудников к ответственности за соблюдение политик путем отслеживания подписей, создания пользовательских тестов и сохранения истории документов.
• Общайтесь более эффективно:   Обеспечьте круглосуточный доступ к политикам и процедурам и убедитесь, что сотрудники прочитали важные обновления.
• Создайте культуру соответствия:  Сообщайте персоналу о важных обновлениях, предоставляйте доступ к политикам с любого устройства, убедитесь, что существует одна версия каждого документа, и поймите взаимосвязь между вашими политиками и отраслевыми стандартами.

Нам доверяют более 4000 организаций в области управления политиками и соблюдением нормативных требований

«Мы используем PowerDMS для предоставления доступа и контроля проверки и изменений в многоцентровой системе здравоохранения. Это позволяет всем нашим офисам получать доступ к политикам и отправляет надлежащие напоминания, когда Политики необходимо пересмотреть. Мы также настроили рабочие процессы таким образом, чтобы утверждение могло быть автоматическим». — Стефани Пинс, Военный мемориальный госпиталь

«PowerDMS хранит все наши документы и процедуры… он решает нашу проблему с утверждением документов, контролем версий, хранением записей и даже проверкой эффективности обучения. Раньше мы хранили наши записи в картотеках, и это занимало целую вечность, чтобы не отставать. с этой системой. Теперь мы просто вводим то, что нам нужно, или члена команды, которого мы ищем, и все сразу». — Лидия Скотт, Генри Шейн

«Благодаря общедоступным документам и PowerDMS в два клика мы можем… обеспечить нашим гражданам доступ к самым последним политикам и процедурам — тем же самым, на которые ежедневно ссылаются наши сотрудники». — лейтенант Роберт Квик, BPD

«Документы легко найти, прочитать и подписать при необходимости. Подписи легко отслеживаются, а настройка сотрудников/пользователей также проста.» — Мишель Бака, Amerisave Mortgage

«Проверка полисов выполняется быстро и легко. Вы можете запланировать проведение проверки на ежегодной основе. PowerDMS автоматически помещает проверку в почтовые ящики соответствующих сторон». — Кэти ДеЛилло, Университет штата Северная Каролина, студенческое здравоохранение,

«Наличие истории изменений в политике и обеспечение гораздо более эффективного способа отслеживания коммуникации и подтверждения делает PowerDMS выгодным вложением». — Мими Мери, город Хендерсон

«PowerDMS позволяет мне установить ограничение по времени для просмотра важной политики или процедуры. Таким образом, у меня есть уверенность в том, что сотрудники не просто подписывают новые политики, не прочитав их.» — Венди Лайвли, служба экстренной связи округа Спартанбург (Южная Каролина)

.

Зачем вам нужно управление политиками PowerDMS

• 178-2″> Подотчетность
• Предоставьте сотрудникам необходимую им информацию, когда они больше всего в ней нуждаются.

  

  Центральный репозиторий

  Получите неограниченное хранилище для большинства типов файлов (до 100 МБ на файл), включая Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG, HTML и видео.

  Мобильное приложение

  Доставляйте политики прямо на смартфоны ваших сотрудников. Администраторы могут выполнять основные задачи, такие как управление документами, папками и пользователями.

  Доступная платформа

  Мы постоянно улучшаем доступность всех наших продуктов и стремимся соблюдать стандарты соответствия WCAG AA и 508c.

  Интуитивно понятный поиск по ключевым словам

  Полнотекстовый поиск, интуитивно понятная структура папок, теги и закладки упрощают для сотрудников просмотр и поиск политик и процедур.

  Полномочия пользователя/группы

  Контролируйте, кто может просматривать, проверять и редактировать определенные папки, документы или пользователей. Будьте уверены, что каждый сотрудник имеет надлежащий уровень доступа к важной информации.

  Интеграция инструментов редактирования

  Используйте инструменты редактирования, с которыми вы уже знакомы. PowerDMS интегрируется с Microsoft Word, Excel и PowerPoint, а также с OneDrive и Google Drive.

  Обеспечение ответственности сотрудников за соблюдение политик и процедур

  Отслеживание электронной подписи

  Собирая и отслеживая электронные подписи, вы обеспечиваете ответственность сотрудников за важные документы и получаете представление о том, кто что подписал.

  Информационные панели и отчеты

  Просматривайте незавершенные элементы, такие как отсутствующие подписи, незавершенное обучение или неудачные тесты, чтобы держать сотрудников и менеджеров подотчетными.

  Общедоступные документы

  Укрепляйте доверие сообщества, делая отдельные политики общедоступными. При изменении политики общедоступное представление автоматически обновляется.

  Запланированные отчеты

  Автоматически отправлять отчеты супервайзерам, чтобы дать им возможность возлагать на своих непосредственных подчиненных ответственность за политику и обучение.

  Контроль версий

  При обновлении политики предыдущая версия автоматически архивируется, и сотрудникам доступна только самая последняя.

  Журнал аудита документов

  Просматривайте полную историю изменений на протяжении всего жизненного цикла документа, включая подписи, правки, рабочие процессы, утверждения и многое другое.

  Устранение затрат и сложности устаревших процессов политики.

  Список дел

  При входе в систему сотрудники видят список незавершенных дел вместе со всем, что они сделали за день в PowerDMS.

  Уведомления по электронной почте

  Запланируйте настраиваемые оповещения по электронной почте или отправьте сотрудникам автоматический список текущих дел.

  Инструменты рабочего процесса

  Направление документов для совместной работы, проверки или утверждения. Установите согласованные процессы для каждого отдела с помощью шаблонов рабочих процессов.

  Параллельное сравнение

  Легко просматривайте и одобряйте изменения в важных документах благодаря цветовому выделению рядом всего, что было добавлено, удалено или изменено.

  Автоматизация проверки политик

  Планируйте периодические проверки ваших политик и получайте автоматические напоминания по электронной почте о датах этих проверок, чтобы ни одна ваша документация не осталась незамеченной.

  Сопоставление политики со стандартами

  Мы публикуем руководства по стандартам более чем 40 органов по аккредитации. Сопоставьте свои документы с конкретными стандартами, чтобы понять, как они влияют на соблюдение требований.

  Признано лучшим программным обеспечением для управления политиками и соответствием требованиям

  Платформа PowerDMS также поставляется с множеством встроенных инструментов, предназначенных для упрощения задач управления политиками. Узнайте, как эти инструменты могут помочь вам и вашей организации.

  • Общедоступные документы
  • Аналитика
  • Мобильное приложение

  Прозрачность укрепляет доверие в вашем сообществе

  С Public-Facing Documents публикацию важного контента для вашего сообщества можно выполнить всего несколькими щелчками мыши, что сэкономит ваше время, чтобы сосредоточиться на других важных задачах.

  Подробнее

  Заставьте свои политики и данные соответствия работать на вас

  PowerDMS Analytics позволяет пользователям, независимо от их технических навыков, легко создавать отчеты, выполнять анализ и собирать ценные сведения из данных о соответствии своей организации.

  Узнать больше

  Поместите важную информацию на свою ладонь

  Мобильное приложение PowerDMS предоставляет сотрудникам доступ к необходимой им информации, где бы они ни находились, с любого мобильного устройства.

  Узнать больше

  Мы серьезно относимся к вашему успеху. Вместе мы создадим план проекта для успешного развертывания.

  Текущая поддержка

  Наша группа поддержки в США разрешает 90% проблем клиентов менее чем за один рабочий день. За постоянную поддержку не взимается дополнительная плата, даже за круглосуточную экстренную техническую поддержку.

  Обучение по требованию

  С PowerDMS University вы можете учиться в своем собственном темпе. Этот обучающий портал для самостоятельного обучения предоставляет все знания, необходимые для успешной работы с PowerDMS.

  200+ отзывов с 5 звездами

  Для обслуживания клиентов на Capterra.com

  Создан для вашей отрасли

  PowerDMS обслуживает более 5500 клиентов из государственного и частного секторов по всему миру. Теперь организации с высоким уровнем доверия в любой отрасли могут быть превентивными, а не реактивными.

  Правоохранительные органы доверяют PowerDMS:

  • Информирование сотрудников о последних политиках и обучении
  • Улучшите подотчетность с помощью сбора и отслеживания электронных подписей
  • Способствовать прозрачности в сообществах, которые они обслуживают

   

  Правоохранительные органы

  Посмотрите, как мы помогаем

  Медицинские организации доверяют PowerDMS:

  • Предоставление сотрудникам единого источника достоверной информации
  • Автоматизация проверок и обновлений политик
  • Сокращение времени, необходимого для подготовки к опросу на месте

   

  Здравоохранение

  Посмотрите, как мы помогаем

  Центры экстренной связи доверяют PowerDMS:

  • Убедитесь, что у вас есть нужные люди: качество, количество, доступность
  • Улучшить планирование коммуникаций и наглядность в центре
  • Обучайте свой персонал для каждого этапа карьеры: рекрутер, телефонист, диспетчер, технический директор

  9-1-1

  Посмотрите, как мы помогаем

  Отделы пожарной охраны/скорой помощи доверяют PowerDMS:

  • Обеспечение круглосуточного доступа к SOP/SOG с любого устройства с выходом в Интернет
  • Повышение эффективности за счет упрощения внутренних процессов и коммуникации
  • Быстрый обмен последней информацией о рисках, тактике и процедурах

  Пожарная/скорая помощь

  Посмотрите, как мы помогаем

  Муниципалитеты доверяют PowerDMS:

  • Обеспечение согласованности для всех городских служащих с помощью безопасного центрального хранилища политик
  • Эффективно отслеживать, сообщать и фиксировать изменения политики и электронные подписи
  • Упростите адаптацию сотрудников, объединив обучение и политики в одной системе

  Правительство

  Посмотрите, как мы помогаем

  Отделы исправительных учреждений доверяют PowerDMS:

  • Модернизация устаревших методов управления политиками
  • Сокращение времени и усилий, необходимых для подготовки к аудиту
  • Эффективно храните, управляйте и распространяйте любую критически важную для работы информацию

  Исправления

  Посмотрите, как мы помогаем

  Корпорации доверяют PowerDMS:

  • Предоставление сотрудникам доступа к политикам и процедурам в любое время
  • Требуйте от сотрудников ответственности за ожидания, созданные компанией
  • Создание настраиваемых рабочих процессов политики для удовлетворения уникальных потребностей каждого отдела

  Корпоративный

  Посмотрите, как мы помогаем

  Розничные продавцы каннабиса доверяют PowerDMS:

  • Предоставляют сотрудникам центральный репозиторий всех важных для работы документов и обучения
  • Эффективное создание, хранение, обновление и совместная работа над изменениями политики
  • Создание онлайн-курсов для снижения стоимости и сложности очного обучения

  Каннабис

  Посмотрите, как мы помогаем

  Офис шерифа округа Семинол (Флорида)

  «PowerDMS дает нам возможность быстро пересмотреть политику и одним щелчком мыши опубликовать ее для сотен людей, чтобы они могли ее подтвердить».

  Уилл Стоун — сержант

  Университет Центральной Флориды Студенческое здоровье (Флорида)

  ничего не найти. PowerDMS объединяет все организационно и эффективно».

  Мэри Шмидт-Оуэнс — Заместитель директора UCF по соблюдению требований здравоохранения

  Департамент полиции МакГенри (Иллинойс)

  «Благодаря PowerDMS мы спасли не только кучу деревьев и кучу денег, но и моих офицеров. теперь они еще более информированы, и я могу это доказать».

  Стефани Эрб — Департамент полиции МакГенри (Иллинойс)

  Деревня меннонитов (ИЛИ)

  «Я даже не знаю, что бы мы сделали, если бы нам пришлось вернуться к старой системе. … это [PowerDMS] работает так хорошо».

  Ариэль Шульц — Деревня меннонитов (Орегон)

  Департамент полиции Бакай (Аризона)

  «Все в одном месте, что делает вашу жизнь намного проще».

  Эд Гудман — Полицейское управление Бакай (Аризона)

  Полицейское управление Спрингфилда (Миссури)

  «Каждый раз, когда вы можете повысить прозрачность общественной безопасности, по моему мнению, вы лучше защищаете граждан своего сообщества».

  Брэнди Осборн  – Департамент полиции Спрингфилда (Миссури)

  .

  Самые популярные вопросы, которые нам задают

  Ознакомьтесь с ответами на самые популярные вопросы, которые нам задают

  Чем PowerDMS отличается от конкурентов?

  Многие решения для управления политиками позволяют хранить, организовывать, создавать, распространять и отслеживать политики. Но очень немногие создают живую связь между вашей политикой, обучением и аккредитацией. Что мы подразумеваем под живой связью?

  PowerDMS — это экосистема, в которой политика, обучение и аккредитация связаны и информируют друг друга. Это дает вам контроль над единой активной версией каждой из ваших политик с включенными полезными данными, такими как отслеживание подписи, история версий и многое другое. Он рассматривает каждую политику как живой документ, способный адаптироваться к изменяющимся условиям и неожиданным угрозам.

  Это правда, вы получаете то, за что платите. В то время как некоторые из наших конкурентов передают разработку и/или поддержку клиентов на аутсорсинг в другие страны, PowerDMS имеет команду по работе с клиентами в США и рейтинг удовлетворенности клиентов 97%. В отличие от многих других решений, мы являемся экспертами в области аккредитации и можем помочь вам своевременно решить самые сложные проблемы соответствия требованиям.

  Помимо онлайн-курсов, обучающих курсов, специальных консультантов по работе с клиентами и службы быстрого реагирования, мы предоставляем ресурсы, необходимые для внедрения и обслуживания PowerDMS.

  Подробнее

  Какую рентабельность инвестиций я могу ожидать от PowerDMS?

  Окупаемость инвестиций зависит от вашей отрасли и организации. Сколько времени занимает ваша текущая политика, процессы обучения и аккредитации? Оптимизированы ли они и автоматизированы, или ваша организация приспособилась к обходным путям? С PowerDMS вы можете сэкономить в 2–4 раза больше времени и денег, чем обычно тратите на эти процессы. Только на бумаге и печати наши клиенты экономят в среднем 10 000 долларов. Чтобы рассчитать предполагаемую рентабельность инвестиций с помощью PowerDMS, воспользуйтесь нашим инструментом калькулятора рентабельности инвестиций сегодня.

  Существует также нематериальная окупаемость инвестиций, или VOI (стоимость инвестиций), получаемая от PowerDMS в форме подотчетности, доверия и снижения рисков. Например, снижение риска судебных исков, штрафов и дурной славы бренда оказывает огромное влияние, но его трудно измерить количественно. Политики, процедуры и обучение также влияют на организационную культуру и повышают ответственность сотрудников. Все это, когда все сделано хорошо и прозрачно, укрепляет доверие в вашем сообществе.

  Чтобы повысить прозрачность и доверие к вашей организации, узнайте больше о нашей функции общедоступных документов, которая позволяет вам делиться важной информацией с вашим сообществом.

  Подробнее

  С какими программами интегрируется PowerDMS?

  В настоящее время PowerDMS интегрируется с набором инструментов Microsoft Office и Adobe, а также с OneDrive и Google Drive. В ближайшее время появится множество интеграций, включая Lexipol, Guardian Tracking, Envisage Technologies, Agency360, LEFTA Systems и другие.

  Мы работаем над открытым API, который позволит клиентам интегрироваться с любой системой за символическую плату в зависимости от использования. В настоящее время он находится в стадии бета-тестирования.

  Хотя интеграция с любой системой будет возможна после выпуска, ваша организация будет нести ответственность за подключение.

  Подробнее

  Можно ли автоматизировать процесс проверки и утверждения политик?

  Да. Наши мощные инструменты рабочего процесса позволяют автоматизировать процесс утверждения. Различные владельцы/рецензенты политик могут быть назначены для проверки и/или утверждения документов. Каждый шаг рабочего процесса может быть назначен пользователям, ролям или группам с возможностью шаблонизации рабочих процессов, чтобы при каждом запуске выполнялись согласованные шаги процесса.

  Кроме того, пользователи/группы могут быть включены в рабочие процессы утверждения на разовой основе, включая возможность предоставления одноразовых прав редактирования документа. Шаги рабочего процесса могут быть настроены на разные уровни ответа: Первый ответ, Динамический первый ответ, Все ответы или Простое голосование.

  Подробнее

  Позволяет ли PowerDMS назначать политики для подписания персоналом?

  Да. Используя наше встроенное отслеживание электронной подписи, вы можете назначать политики сотрудникам для подтверждения. Это гарантирует, что они прочитали и поняли документ, и защищает вашего работодателя от будущих трудовых споров. Аттестация происходит, когда пользователь вводит свое имя пользователя и пароль и нажимает «подписать», или ее можно завершить с помощью отпечатка пальца в мобильном приложении.

  Подробнее

  Какой тип контента поддерживает PowerDMS?

  PowerDMS поддерживает широкий спектр содержимого и наиболее распространенные типы файлов (Word, Excel, PowerPoint, изображения, видео, аудио и т. д.). Помимо политик и процедур, PowerDMS поддерживает контракты, контрольные списки, карты, планы этажей, планы действий в чрезвычайных ситуациях, электронные таблицы, заметки, сертификаты, записи обучения, оценки, опросы, обучающие видеоролики и многое другое.

  Недавняя интеграция с Google Диском позволяет загружать и редактировать документы в Google Диске (Документы, Таблицы и т. д.).

  Мы можем удовлетворить подавляющее большинство ваших потребностей в контенте, но если вы не видите здесь то, что вам нужно, не стесняйтесь запланировать беседу с одним из членов нашей команды.

  Подробнее

  Позволяет ли PowerDMS контролировать доступ к содержимому?

  Да. В PowerDMS модель безопасности устанавливается заказчиком, поэтому у вас есть полный контроль над тем, кто может получить доступ к информации на вашем сайте PowerDMS. Пользователям/группам/ролям могут быть назначены права, включая только просмотр, аудит (отчетность) и редактирование. Уровни доступа определяются администраторами вашего сайта.

  Подробнее

  Узнайте, как вы можете трансформировать управление политиками уже сегодня.

  Система управления документами (DMS): Как это работает [✅2022]

  …не ищите – найдите!

  Кратко о самом главном

  • Системы управления документами (DMS) и облачное управление документами все чаще используются для различных частных или бизнес-решений

  • Их основные функции состоят из сбора, структурирования, распространения/редактирования и архивирования документов

  • Использование программного обеспечения для управления документами дает много преимуществ, например, сокращает время на поиск документа или расходы на его хранение

  Содержание

  • Основные вопросы по теме документооборота
    • • Что такое система управления документами (DMS)?
    • • DMS на практике
    • • Как это работает?
    • • Зачем он нужен?
    • • Какие лучше?
    • • Sharepoint для крупномасштабного управления документами?
    • • Что такое система управления записями и ERDMS?
    • • Что такое сервер DMS?
  • Что делает система управления документами?
  • 1. Захват документов
  • 2. Немедленная доступность структурированной и неструктурированной информации
  • 3. Автоматическое распределение и управление рабочим процессом
  • 4. Архивирование с защитой от аудита
  • Управление документами с помощью BitFarm-Archiv
  • Общая информация о системах управления документами
  • Дополнительная литература: Источники и интересные ссылки

  Что такое система управления документами (DMS)?

  Централизованные системы управления документами определяются как поддерживаемое базой данных управление различными электронными записями и также адаптируют классические задачи системы управления корпоративным контентом (ECM).

  Цель состоит в том, чтобы архивировать записи и сделать их доступными для всех пользователей, имеющих разрешение в организации. Создание, пересмотр, контроль и распространение документов организованы и координируются с помощью программного обеспечения DMS.

  Вообще говоря, управление документами включает в себя создание, обработку, распространение, редактирование документов, архивирование и поиск документов. Сети клиент-сервер, интерфейсы к другому программному обеспечению и важные бизнес-процессы обычно используются для интеграции этих сервисов. Основной целью управления документами является повышение эффективности рабочей среды за счет сокращения времени обработки и ускорения доступа к необходимой информации.

  DMS на практике

  Узнайте, как работает бесплатная DMS. Bitfarm-Archiv сочетает в себе все важные функции корпоративного управления документами, такие как архивирование, структурирование, распространение и обработка, в одном решении. Она не требует лицензионных затрат, актуальна в соответствии с действующим законодательством и благодаря своим широким возможностям является конкурентоспособной альтернативой дорогостоящим системам.

  ► Загрузите последнюю версию GPL для бесплатно !
  Полнофункциональный✓ Нет пробных версий✓ С 2003 г.✓► Свяжитесь с нашей командой, чтобы получить бесплатно живая презентация

  Как это работает?

  Электронная система управления документами (или, как ее часто называют, система DMS) представляет собой централизованное цифровое архивирование всех поступающих документов. В дополнение к надежному архивированию осуществляется также управление документами, начиная с момента их создания. Таким образом, профессиональная DMS с индивидуальными рабочими процессами и соответствующим управлением правами поддерживает эффективное проектирование процессов компании. Решение для управления документами сопровождает весь жизненный цикл документа: начиная с создания и захвата, распространения и обработки, архивирования или удаления.

  Зачем он тебе нужен?

  Даже небольшие компании ежедневно получают большое количество документов, будь то цифровые или бумажные. Со временем становится все труднее отслеживать каждый документ. Для бумажных документов затраты на физическое хранение бумаги возрастут. Поиск информации или мелких деталей по документу занимает очень много времени, а в некоторых случаях даже невозможен.

  Здесь на помощь приходит DMS. С помощью передовых OCR и быстро реагирующих серверов вы сможете искать детали в миллионах документов за считанные секунды. Более того, большую часть времени вам не нужно будет хранить исходный документ. Многие DMS защищены от аудита, что означает, что исходный файл будет нередактируемым.

  Использование DMS дает гораздо больше преимуществ. Например, вы сможете более эффективно управлять контрактами и не будете пропускать дедлайны в будущем. Система сообщит вам, когда появится возможность расторгнуть договор. Кроме того, вы получите прозрачность в своем рабочем пространстве.

  Можно отслеживать все изменения, сделанные пользователями. Вероятность потери документов значительно снизится, и вам не придется создавать копии при передаче документов другим сотрудникам. Другие преимущества:

  • Улучшенные возможности управления и большая прозрачность
  • Копии для распространения не требуются
  • Минимизация ошибок
  • Повышена безопасность документов, что означает потерю меньшего количества документов

  Какие лучше?

  На сегодняшний день существует множество типов систем управления документами. Поскольку каждая компания и их требования различаются, нецелесообразно называть только одну систему.

  Однако некоторые функции используются почти в каждой компании. При выборе лучшей системы следует учитывать, например, оптическое распознавание символов. Это очень важно, так как позже вы сможете выполнять полнотекстовый поиск. Современные системы используют самые современные OCR с очень высокой скоростью распознавания, такие как Omnipage или Tesseract.

  Другим важным фактором является удобство использования вашей системы. Поскольку ваши сотрудники ежедневно работают с ним, очень важно иметь удобный интерфейс. Мы рекомендуем окно предварительного просмотра, в котором вы можете увидеть свой файл, не открывая его во внешнем приложении. Это должно работать почти со всеми типами файлов, будь то .xlsx или .docx. Для оптимальной системы управления документами необходимо учитывать множество других критериев, поэтому мы рекомендуем всестороннее консультирование и планирование.

  Sharepoint для крупномасштабного управления документами?

  SharePoint от Microsoft — это популярная веб-система для совместной работы, наряду с другими инструментами Microsoft Office, которая использует инструменты рабочего процесса, базы данных списков и другие веб-части и функции безопасности, позволяющие бизнес-командам сотрудничать.

  Часто возникает вопрос, можно ли использовать Sharepoint для крупномасштабного управления документами.

  Тем не менее, программное обеспечение обеспечивает целостный подход, в то время как фокус не такой строгий по сравнению с автономной DMS. Помимо отсутствующих функций, затраты на поддержку и настройку высоки.

  Исходя из нашего опыта, важно легко адаптировать вашу DMS к потребностям компании. Microsoft даже зашла так далеко, что прямо указала, что пользовательские изменения не рекомендуются, что не является чем-то необычным в деловом мире.

  Другие аспекты, которые следует учитывать в связи с этой темой:

  • Система лицензирования стоит дорого
  • Нет мобильного приложения для удаленной работы с рабочего стола
  • Сложный для неопытных пользователей
  • Фильтрация/сортировка ограничена

  Что такое система управления записями и ERDMS?

  ERDMS ( E lectronic R ecords и D ocument M management) часто используется как синоним системы управления документами. То же самое относится и к термину «система управления записями». Оба термина охватывают администрирование документов и записей, начиная с их создания и заканчивая их удалением.

  Однако документы более формального характера часто используются в системе управления записями. Они имеют повышенное значение, поскольку они служат доказательством или доказательством. Как правило, такие документы не ожидают изменения в будущем. Поэтому часто важно, чтобы документы могли храниться в компьютерной системе в течение длительного периода времени для проверки.

  Следует отметить, что в настоящее время системы также могут без проблем предлагать эту функцию, так что пользователю не нужно выбирать между одной из двух систем. Часто архивирование становится возможным с защитой от аудита, так что исходный документ всегда можно найти, даже если были внесены изменения.

  Что такое сервер DMS?

  Установка клиент-сервер обычно используется в контексте систем управления документами. На серверной части все документы должны быть заархивированы и храниться в зашифрованном виде. Другие компоненты на сервере включают базу данных, в которой хранятся метаданные документов, и систему распознавания текста (OCR). Эти модули также могут быть установлены отдельно друг от друга в больших сетях.

  Аппаратные характеристики серверного компонента различаются в зависимости от конфигурации сети и количества обрабатываемых документов. Однако есть несколько конкретных требований к минимальному аппаратному обеспечению сервера DMS. Скорость, с которой DMS отвечает на запрос документа, частично определяется скоростью жестких дисков сервера — в этом отношении жесткие диски SSD обеспечивают значительно лучшую производительность, чем традиционные жесткие диски.

  Кроме того, чем быстрее процессор сервера (CPU), тем больше пользователей получают доступ к DMS одновременно. Это связано с тем, что данные, которые система отображает в файлах, собираются в фоновом режиме посредством запросов к базе данных, требующих больших вычислительных ресурсов. Как правило, сервер должен иметь не менее 8 гигабайт оперативной памяти и процессор с не менее чем четырьмя процессорными ядрами.

  Вышеуказанные характеристики — это, по сути, минимальные критерии, которые входят в стандартную комплектацию большинства бизнес-приложений. Клиентские компьютеры, конечно же, должны соответствовать высоким требованиям современного офиса и, по возможности, работать с самым последним обновлением операционной системы. Полный список минимальных системных требований для bitfarm-Archiv можно найти здесь.

  • Захват
    – электронных или бумажных записей
  • Структура
    – электронной архивной информации и метаданных
  • Распространять и редактировать
    – с индивидуальными рабочими процессами и комплексным контролем
  • Архив
    – неизменяемый, защищенный от аудита, соответствующий законодательству

  1.

  Захват документов

  В настоящее время большая часть информации доступна в цифровом формате, но информация на бумаге все еще существует. В то время как электронные документы могут быть захвачены автоматически Bitfarm-Archiv, входящие бумажные документы, такие как счета-фактуры, попадают в архив посредством сканирования документов.

  DMS сохраняет все входящие документы в центральном архиве для последующего поиска документов. Поэтому системы управления документами также выступают в роли информационно-поисковых систем. Метаданные этих документов хранятся в базе данных. Метаданные включают такие детали, как дата создания, тип документа, ключевые слова и содержащийся в нем текст. Данные могут быть сохранены локально на сервере или в облачном решении. Если вас интересует дополнительная информация по теме захвата документов, не стесняйтесь смотреть наше видео на YouTube (пожалуйста, включите английские субтитры).

  Ключевой вопрос при внедрении системы касается объема информации, которую необходимо зафиксировать, которая «хорошо бы иметь» и которая, возможно, является излишней и требует только ненужных усилий по обслуживанию. Поэтому при планировании важно взвесить требования, различные мнения, преимущества и недостатки для каждого типа документа и найти хорошее решение, при котором дальнейшая оптимизация представляет собой непрерывный процесс, который продолжается даже после внедрения программного обеспечения.

  2. Немедленная доступность структурированной и неструктурированной информации

  Используя эти метаданные, программа извлекает архивный файл в любое время и получает доступ к документам для пользователей. В отличие от управления файлами в проводнике Windows, использование DMS для поиска того, что вы ищете, занимает всего несколько секунд. Однако для этого СЭД требуется надежное распознавание текста и встроенный полнотекстовый поиск на базе поисковой системы.

  С помощью решения для управления документами вы включаете поиск и извлечение, когда это необходимо. Это основа практически любого бизнес-процесса. Чем быстрее доступна соответствующая информация, тем быстрее могут быть приняты необходимые решения.

  Полнотекстовый поиск является самым простым способом поиска в DMS и работает точно так же, как поиск в Google. Чем больше условий поиска мы можем ввести или чем они более релевантны и ясны, тем точнее будет наш результат. С кавычками ищем точные группы слов, минус — это так называемое «не слово», которое не должно появляться в результатах поиска. Также есть семантический полнотекстовый поиск с учетом сходства.

  3. Автоматическое распределение и управление рабочим процессом

  Используя современную DMS, транспортировку и обработку документов в соответствующих отделах можно осуществить полностью в электронном виде. В ходе рабочего процесса система автоматически отправляет документы по заданным параметрам (категория, проект, номер клиента и т. д.) ответственным агентам или группам внутри или вне компании. В зависимости от того, как и когда эти лица завершат обработку документа, выполняются дальнейшие шаги рабочего процесса.

  Рабочий процесс не следует понимать как жесткую сущность, поскольку также возможны полуавтоматические или специальные рабочие процессы. Они сокращают время обработки документов и повышают прозрачность отдельных этапов обработки, поскольку они беспрепятственно регистрируются системой.

  Документы также остаются видимыми для всех уполномоченных сотрудников во время обработки, даже если они не участвуют в рабочем процессе. Сам документ никогда не пересылается, только ссылка, по которой можно получить доступ к документу в DMS. Таким образом, работа ведется с общей базой данных без необходимости делать дистрибутивные копии и т.п.

  Для управления DMS предлагает важные оценки всех записанных метаданных — даже до того, как они будут доступны в приложениях для конкретных отделов, таких как корпоративный бухгалтерский учет. Если вы заинтересованы в более глубоком погружении в тему управления рабочим процессом, вы можете посмотреть свое видео на эту тему на YouTube (пожалуйста, включите английские субтитры).

  Интересная функция, которая тесно связана: Если пользователь помещает документ в список задач другого пользователя, у которого не было бы прав на него — обычно, согласно настройкам архива — пользователь временно наследует права задачи автора к этому одному документу, т.е. только до тех пор, пока задача не будет выполнена. Это позволяет назначать относительно ограниченные права, не ограничивая возможности редактирования документов. Например, можно делегировать работу без наличия у пользователей постоянных разрешений на доступ. Это всего лишь один пример хорошо построенного контроля доступа, в котором рассматриваются разрешения пользователей. Это также обеспечивает безопасность документов, поскольку невозможно просматривать, редактировать или удалять файлы любого типа без соответствующей авторизации.

  Не только пользователи могут отправлять документы другим пользователям в виде задач или повторных отправок, но и система может это делать. Конечно, только если заранее определены правила, так называемые «правила рабочего процесса». Эти правила рабочего процесса могут быть созданы администратором или также лицом с соответствующими полномочиями, руководителем своего отдела. С одной стороны, правила рабочего процесса определяют событие, которое должно произойти для запуска рабочего процесса. Например, все счета за материалы могут быть отправлены клерку А, счета за услуги клерку Б и так далее. Роль контроллера также указана в правиле рабочего процесса и может применяться ко всем видам бизнес-документов.

  Все изменения, сделанные пользователями, можно увидеть в режиме реального времени. В случае, если редактирование необходимо отменить, bitfarm-Archiv предлагает контроль версий. Это означает, что копия создается для каждого внесенного изменения. Это также гарантирует, что исходный файл можно будет восстановить в любое время позже.

  4. Архивирование с защитой от аудита

  Современная DMS также должна включать надежное архивирование для хранения и поиска. Файлы хранятся в репозиториях документов, защищенных от записи, что делает их неизменяемыми. Для финансовых органов они будут иметь тот же статус, что и бумажные документы, которые больше не нужно хранить для возможных проверок. Тем не менее, оригинальные записи, такие как подписанные контракты, должны храниться в безопасности, поскольку в случае судебного спора они могут служить доказательством.

  Документы из системы ERP требуют архивирования в соответствии с требованиями аудита, и поэтому после захвата их больше нельзя обрабатывать в исходном формате файлов.

  bitfarm-Archiv — это современная и профессиональная DMS с открытым исходным кодом. Благодаря интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу и высокой гибкости его можно использовать в различных отраслях без особых усилий по обучению. Существует множество существующих интерфейсов прикладного программирования (API) для других систем, которые обеспечивают плавный импорт или экспорт данных. Растущие требования соответствия и правительственные постановления (DSGVO, GDPdU) также охватываются нашим программным обеспечением.

  Наш продукт доступен в двух версиях. Бесплатная версия GPL разработана как свободно доступная база разработчиков для частных пользователей и небольших рабочих групп. Версия Enterprise Edition с расширенными функциями доступна для требовательного корпоративного использования.

  Сочетание точного распознавания текста и высокопроизводительного полнотекстового поиска обеспечивает всем членам команды удобный и, самое главное, быстрый доступ к необходимой им информации. Кроме того, обширные процессы рабочего процесса, интеграция с офисом, веб-интерфейс, управление версиями (программное обеспечение для управления документами), автоматическое создание файлов, отчетность, документация с многочисленными интерфейсами и документированная безопасность версий обеспечивают эффективный и совместимый с GoBD рабочий процесс.

  Взгляните на наши видеоролики и скриншоты, чтобы получить представление о функциональных возможностях Bitfarm-Archiv.

  ► Свяжитесь с нашей командой, чтобы получить бесплатную презентацию в прямом эфире

  Наши клиенты

  • «Мы всегда в восторге от быстрой, квалифицированной и дружелюбной поддержки со стороны службы поддержки битфармов. Спектр услуг значителен»
    К истории клиента
  • «Поддержка Bitfarm-Archiv превосходна. Всегда компетентна. Всегда дружелюбна. Всегда готова к решению. Всегда открыта, даже для необычных требований.»
    прочитать историю
  • «Мы особенно ценим способность Bitfarm-Archiv гибко адаптировать программное обеспечение к нашим бизнес-процессам». “
    Mehr erfahren
  • «Поиск в bitfarm великолепен. В ответ на запросы руководства мы можем предоставлять информацию быстрее, без необходимости искать бизнес-файлы — он просто более структурирован».
    прочитать статью
  • «Рост последних нескольких лет был бы невозможен без Bitfarm-Archiv».
    К статье
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5

  Первые цифровые архивные системы существуют с начала 1990-х годов. Однако в то время стоимость лицензий, серверов, сканеров, музыкальных автоматов и т. д. была все еще настолько высока, что цифровое архивирование можно было найти почти только в корпоративной среде. Кроме того, работа с цифровыми архивами отнимала много времени; все документы приходилось индексировать вручную с большими усилиями, чтобы потом их можно было найти по маскам индексов.

  Стремительное развитие информационных технологий сегодня приносит нам высокопроизводительные серверы и большие объемы хранения по доступным ценам. Кроме того, уже несколько лет существуют компоненты распознавания текста (OCR), которые могут распознавать документы в цифровом виде с высокой точностью. Это позволяет изменить парадигму, которая позволяет захватывать документы без вмешательства пользователя и надежно извлекать их позже.

  Bitfarm-Archiv DMS, как представитель нового поколения, использует эти технологии. Сегодня, благодаря прогрессивным разработкам, особенно в области открытого исходного кода, цифровое архивирование и электронный документооборот могут быть реализованы очень удобно и экономично в любом бизнесе.

  Вас интересует дополнительная информация по теме систем управления документами (DMS)?

  Github

  Researchgate

  Wikipedia

  Что такое система управления документами (DMS)?

  Сегодня организации создают огромное количество документов и данных, когда они работают и поддерживают связь с клиентами, партнерами и другими заинтересованными сторонами. Несмотря на то, что многие рассматривают возможность отказа от бумаги, они продолжают создавать, получать и обмениваться документами в своих многочисленных рабочих процессах и системах.

  Создание и составление документов сравнительно просто. Организация и хранение их таким образом, чтобы они были доступными и безопасными, — это то, где большинство команд сталкиваются с проблемами. В этой статье рассказывается обо всем, что вам нужно знать для безопасного управления документами в вашей организации. Мы рассмотрим, как внедрить систему управления документами, проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и основные функции, на которые следует обращать внимание в системе управления документами.

  Что такое документооборот?

  Управление документами — это то, как организация использует, управляет и хранит документы в бизнесе. Эти документы могут иметь различные форматы, например PDF-файлы, изображения, видео, аудио, электронные таблицы, пакеты кода и т. д. 

  Большинство систем управления документами сосредоточены на цифровых файлах, в то время как другие хранят физические элементы или и то, и другое. Системы управления документами служат единым источником достоверной информации для всей информации и архивов вашей компании. Когда кому-то с правом доступа что-то нужно, он знает, где искать.

  Использование программного обеспечения для управления документами помогает значительно упростить процесс управления жизненным циклом документов. Вы можете настроить автоматизированные рабочие процессы и процессы для управления, обновления и хранения документов, совместно используемых и используемых в компании. Управление документами также помогает поддерживать: 

  • Конфиденциальность с командами, клиентами и партнерами
  • Эффективность рабочих процессов и систем
  • Соответствие отраслевым стандартам и регулирующим органам 

  Какова цель плана действий?

  При внедрении новой системы управления документами или обновлении существующей вам следует сначала спланировать процесс. Вы хотите иметь четкое представление о том, как информация добавляется, организуется, хранится и извлекается.

  Поделитесь своим планом действий со своими командами, чтобы убедиться, что все следуют рекомендациям в будущем. Ваш план действий должен учитывать управление существующими и новыми документами, цифровыми и физическими копиями. Убедитесь, что вы протестировали новую систему в небольшом масштабе, прежде чем внедрять ее во всей организации.

  Как работает система управления документами

  Система управления документами упорядочивает ваши документы разными способами, например, по типу файла, типу данных, безопасности или уровню приоритета. Когда новые документы получены или созданы, они фиксируются и перемещаются в систему.

  На этом этапе система управления документами может автоматически добавлять в файл дополнительную информацию, например, внутренние теги, метки и метаданные, например, кто создал или загрузил документ и когда.

  Системы управления документами затем сортируют и сохраняют новый документ или данные на основе ранее установленных правил. Вы можете ограничивать разрешения и редактировать информацию в конфиденциальных документах, чтобы только утвержденные пользователи могли просматривать их или вносить изменения.

  Что такое хранилище документов?

  Репозиторий документов — это ветвь хранения системы управления документами. Хотя его основная функция — хранение документов, это больше, чем просто картотечный шкаф. Хранилища документов защищают и ограничивают доступ к внутренним документам компании, предоставляя многоуровневые уровни разрешений на основе критериев каждого из них.

  Когда группы работают с хранилищем документов, они сводят к минимуму противоречивые данные, сбои связи и дезинформацию внутри организации. Это особенно полезно при работе с внешними сторонами и соавторами, такими как сторонние поставщики. Современные репозитории документов автоматически очищают и обновляют вашу базу данных, удаляя повторяющиеся записи и избыточность.

  Зачем компаниям нужно программное обеспечение для систем управления документами?

  В сегодняшней бизнес-среде, с продолжающимся воздействием COVID-19 и переходом на гибридную или удаленную работу, инновационные владельцы бизнеса и менеджеры уже давно не используют специальные системы для управления, хранения и обмена документами.

  Компании внедряют системы управления документами, чтобы получить контроль и понимание документов и данных, входящих и исходящих из организации. Независимо от того, работаете ли вы удаленно или в офисе, вы хотите убедиться, что все сотрудники используют самые последние и актуальные версии документов, с которыми они работают, без особых хлопот или переписки по электронной почте.

  Члены команды могут легко добавлять комментарии, предложения и аннотации в программное обеспечение системы управления документами, что упрощает совместную работу, общение, проверку и утверждение работы.

  Программное обеспечение системы управления документами также решает вопросы безопасности и аудита данных, создавая следы жизненного цикла документа от создания до изменения и распространения. Это полезно для внутренней подотчетности или запроса на внешний аудит со стороны отраслевых органов.

  Каковы преимущества систем управления документами?

  Преимущества внедрения систем управления документами значительны и быстро возрастают — прогнозируется, что рыночная стоимость отрасли систем управления документами вырастет до 6,78 млрд долларов США к 2023 году. Ключевые преимущества внедрения системы управления документами включают: 

  • Улучшение совместной работы и работа в команде: Системы управления документами гарантируют, что члены команды всегда имеют доступ к самой последней версии документа.
  • Повышенная безопасность: Системы управления документами обеспечивают безопасность документов, входящих и исходящих из вашей организации, и надежно хранят их на центральной доступной платформе, доступной для всех групп.
  • Соответствие и аудит: Системы управления документами помогают отслеживать историю документа от создания до редактирования и загрузки. Эта информация имеет решающее значение для практики соблюдения отраслевых требований и для проверяемых предприятий.
  • Простота доступа к информации: Системы управления документами обычно имеют надежную функцию поиска, позволяющую группам легко находить нужные документы, когда они им нужны.
  • Повышение производительности: Использование системы управления документами означает, что сотрудники не тратят время на поиск файлов на нескольких компьютерах, в приложениях или облачных платформах. Любой, у кого есть права доступа, может быстро и легко найти нужные документы с помощью панели поиска.

  Каковы проблемы управления документами?

  Несмотря на все преимущества управления документами, существуют некоторые проблемы, на которые следует обратить внимание. К ним относятся: 

  • Ошибки идентификации: Идентификация и разделение документов с конфиденциальной информацией может быть сложной задачей. Конфиденциальный документ, поступающий в организацию, не может быть мгновенно распознан и, таким образом, открыт для общего доступа. При настройке системы убедитесь, что существуют четкие политики для разных уровней безопасности для разных типов документов.
  • Изменение форматов: Меняющееся пространство форматов документов может стать проблемой для старых систем управления документами. Системы могут быть не приспособлены для работы с новыми форматами документов. Представьте, что вы пытаетесь сохранить ZIP-файл или аудиофайл в физической картотеке. Это невозможно. Это может создать проблемы совместимости, поскольку системы управления документами должны иметь возможность обновляться, чтобы принимать новые форматы файлов.
  • Длительное время адаптации: В зависимости от выбранной вами системы, вы можете столкнуться с длительным временем адаптации при обучении своих команд работе с системой. Система управления документами, которой никто не пользуется, в первую очередь противоречит цели ее создания.
  
  Фото Максима Кагарлицкого на Unsplash

  Как внедрить систему документооборота

  Внедрение системы документооборота — простой процесс. Чтобы начать, выполните следующие действия.

  1. Просмотрите свой текущий процесс управления документами

  Первым шагом является проверка того, чего не хватает вашей организации в текущей системе управления документами. Рассмотрите каждый шаг в жизненном цикле документа: какие члены команды создают или получают эти документы? Как они распределяются и используются? Кто имеет доступ и может вносить изменения? Какие изменения они могут внести?

  Уточнение того, как каждый член команды может использовать документы компании, управлять ими и взаимодействовать с ними, поможет определить, как будет работать ваша система управления документами.

  2. Протестируйте и выберите систему управления документами в соответствии с вашими потребностями

  Прочтите отзывы клиентов и протестируйте системы управления документами в небольшом масштабе перед запуском в масштабах всей организации. Такой подход гарантирует, что вы не инвестируете в систему, которая не соответствует вашим потребностям. Вопросы, которые следует задать, чтобы оценить, подходит ли вам система управления документами, включают: 

  • Можно ли ее интегрировать с вашим программным обеспечением для управления проектами?
  • Поддерживает ли он все типы файлов, которые использует ваша организация?
  • Облегчает ли доступ к документам и их просмотр?
  • Существуют ли различные способы представления информации, такие как список, сетка, диаграммы и библиотеки эскизов?
  • Могут ли члены группы комментировать файлы и документы?
  • Соответствует ли система управления документами требованиям соблюдения нормативных требований и безопасности?
  • Есть ли у него хорошие функции поиска?
  • Могут ли пользователи загружать необходимые им документы из любого места?
  • Сколько времени обычно занимает процесс адаптации работодателя?

  Когда вы найдете систему, которая вам подходит, вызовите ИТ-команду для ее проверки перед настройкой.

  3. Настройте правила управления документами 

  Следующим шагом будет создание процедур для каждого действия, которое может быть выполнено в системе управления документами. Это включает в себя все, от загрузки и добавления метаданных до внесения изменений, загрузки и извлечения архивной информации. Как только ваши процедуры и политики будут готовы, загрузите и отсортируйте существующие документы в системе и позвольте своим командам начать использовать систему.

  Продолжайте тестировать новую систему в течение первых нескольких недель или месяцев. Настройте обзорные сеансы с руководителями и членами команды, чтобы собрать отзывы и убедиться, что система работает должным образом. Просмотрите весь рабочий процесс управления документами, включая автоматизированные аспекты и точки ввода данных вручную.

  Функции, которые следует искать в службах управления документами

  Правильная система управления документами для вас во многом зависит от потребностей вашей организации. Пробелы, которые вы заметили в вашей текущей системе, должны определить наиболее важные функции для вашей новой системы. Основные функции, которые следует искать в системах управления документами, включают: 

  • В облаке: Документы компании должны быть доступны сотрудникам независимо от того, работают они в офисе или нет. Облачные системы управления документами позволяют любому, у кого есть правильные ключи доступа, легко войти в систему и получить доступ к необходимой информации.
  • Возможности автоматизации: Автоматизация в системах управления документами гарантирует оптимизированные и взаимосвязанные рабочие процессы в соответствии с установленными вами правилами. Это помогает сократить количество ручного ввода данных и других малозначительных задач, таких как обновление метаданных и тегов контроля версий.
  • Надежные возможности поиска: Правильная система управления документами упрощает быстрый поиск файлов и документов. Он обеспечивает безопасный и доступный способ копать глубже и извлекать необходимую информацию.
  • Уровень разрешений: Системы управления документами должны иметь разные уровни разрешений, чтобы администраторы и менеджеры могли устанавливать определенные разрешения для разных файлов и сотрудников.
  • Контроль версий: Системы управления документами должны иметь четкий и понятный контроль версий, позволяющий пользователям знать, когда документ обновляется и кем.

  Сколько стоит система управления документами?

  Как и в случае с любым типом программного обеспечения, цены на системы управления документами различаются. Вы можете использовать услуги по подписке или купить бессрочную лицензию. Цены зависят от функциональности, объема и размера документов, количества членов команды и того, как/где размещается программное обеспечение.

  Подписка на услуги по управлению документами варьируется от 15 долларов в месяц на пользователя до примерно 200 долларов. Некоторые системы имеют бесплатный или условно-бесплатный план, но этого часто недостаточно для удовлетворения долгосрочных потребностей бизнеса. Большинство программных решений для систем управления документами размещены в облаке, но некоторые из них предлагают возможность установки на месте.

  Кто отвечает за системы управления документами?

  В крупных компаниях может быть назначено лицо, ответственное за надзор за деятельностью в системе управления документами. Этот человек может быть менеджером по записи или администратором контроля документов. На малых предприятиях ответственность может нести офис-менеджер или владелец бизнеса.

  Многие компании находятся где-то посередине, когда системой управляет назначенный член команды, обычно это руководитель отдела ИТ или отдела кадров. Сотрудники на этих должностях умеют использовать программное обеспечение для управления для выполнения своей работы и высоко ценят безопасность данных и соответствие нормативным требованиям.

  Кому будет полезна система управления документами?

  Использование мощной системы управления документами приносит пользу как крупным, так и малым предприятиям. Это идеальное решение для компаний, в которых документы, файлы и данные постоянно принимаются, создаются и передаются.

  Преимущество для пользователей систем управления документами — сотрудники могут легко выполнять свою работу независимо от того, где они работают, и все знают, когда документ был изменен.

  Как использовать Wrike в качестве системы управления документами

  Имеет смысл объединить вашу систему управления документами и программное обеспечение для управления проектами в одну синхронизированную платформу, чтобы упростить работу команд, где бы они ни находились.

  Решение Wrike для совместного управления проектами позволяет сотрудникам легко и безопасно обмениваться файлами, связанными с проектом, улучшая совместную работу и общение, поскольку каждый член команды всегда в курсе любых изменений проекта.