Эффективный тайм менеджмент: 20 эффективных техник тайм-менеджмента

Содержание

20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

7 декабря 2020Продуктивность

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям^{The Enchanted World of Sleep специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями^{Sleep and Wakefulness нейрофизиолога Натана Клейтмана.}}

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту^{The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.}

7. Поедание лягушек

Метод придумал^{Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.}

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

Собирайте всю информацию в Inbox.
Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
Создавайте простые короткие списки дел.
Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана^{Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.}

В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл^{The Autofocus Time Management System эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.}

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Not Found (#404)

Помощь

Регистрация

Вход

Not Found (#404)
Страница не найдена

На главную

Домены

Регистрация доменов
Освободившиеся домены
Промоакции
Перенос домена
Переадресация

Сайты

Конструктор сайтов
Сайты на WordPress

Хостинг сайтов

Хостинг
Windows хостинг

VPS и серверы

VPS хостинг
Windows VPS
Аренда серверов

Дополнения

SSL-сертификаты

//=url(‘/free-mail’)?>

Сервисы

Бесплатный хостинг
Whois
Связь с администратором домена
Определить свой IP-адрес
Проверка порта на доступность
Узнать местоположение по IP
Проверить доступность сайта

Поддержка

Справка
Стоимость услуг
Способы оплаты
Связаться с нами

Компания

О компании
Документы
Офис
Дата-центр
Новости
Блог
Акции и скидки

Домены оптом
Географические домены
Кириллические домены
Административные домены
Национальные домены
Новые домены первого уровня
Где купить домен дешево
Дешевый хостинг
CloudVPS
Хостинг для сайта-визитки
Хостинг с PHP и MySQL
Надежный хостинг
Самые дешевые домены
Хостинг WordPress
Хостинг для 1С-Битрикс
Хостинг для Drupal
Хостинг для Joomla
Хостинг для MODX
Хостинг для OpenCart
Антивирус для хостинга
Бэкап сайта
Защита от DDoS-атак
Хостинг с ISPmanager
SSL бесплатно
AlphaSSL
AlphaSSL WildCard
ExtendedSSL
GlobalSign-сертификаты
Comodo / Sectigo — сертификаты
GeoTrust-сертификаты
Symantec-сертификаты
Thawte-сертификаты
TrustWave-сертификаты
Wildcard-сертификаты

Политика обработки
персональных данных

Тех. поддержка: [email protected]

Указанные на сайте цены могут не включать стоимость применимых комиссий.

При заказе услуги стоимость может быть уточнена исполнителем.

Not Found (#404)

Помощь

Регистрация

Вход

Not Found (#404)
Страница не найдена

На главную

Домены

Регистрация доменов
Освободившиеся домены
Промоакции
Перенос домена
Переадресация

Сайты

Конструктор сайтов
Сайты на WordPress

Хостинг сайтов

Хостинг
Windows хостинг

VPS и серверы

VPS хостинг
Windows VPS
Аренда серверов

Дополнения

SSL-сертификаты

//=url(‘/free-mail’)?>

Сервисы

Бесплатный хостинг
Whois
Связь с администратором домена
Определить свой IP-адрес
Проверка порта на доступность
Узнать местоположение по IP
Проверить доступность сайта

Поддержка

Справка
Стоимость услуг
Способы оплаты
Связаться с нами

Компания

О компании
Документы
Офис
Дата-центр
Новости
Блог
Акции и скидки

Домены оптом
Географические домены
Кириллические домены
Административные домены
Национальные домены
Новые домены первого уровня
Где купить домен дешево
Дешевый хостинг
CloudVPS
Хостинг для сайта-визитки
Хостинг с PHP и MySQL
Надежный хостинг
Самые дешевые домены
Хостинг WordPress
Хостинг для 1С-Битрикс
Хостинг для Drupal
Хостинг для Joomla
Хостинг для MODX
Хостинг для OpenCart
Антивирус для хостинга
Бэкап сайта
Защита от DDoS-атак
Хостинг с ISPmanager
SSL бесплатно
AlphaSSL
AlphaSSL WildCard
ExtendedSSL
GlobalSign-сертификаты
Comodo / Sectigo — сертификаты
GeoTrust-сертификаты
Symantec-сертификаты
Thawte-сертификаты
TrustWave-сертификаты
Wildcard-сертификаты

Политика обработки
персональных данных

Тех. поддержка: [email protected]

Указанные на сайте цены могут не включать стоимость применимых комиссий.

При заказе услуги стоимость может быть уточнена исполнителем.

Not Found (#404)

Помощь

Регистрация

Вход

Not Found (#404)
Страница не найдена

На главную

Домены

Регистрация доменов
Освободившиеся домены
Промоакции
Перенос домена
Переадресация

Сайты

Конструктор сайтов
Сайты на WordPress

Хостинг сайтов

Хостинг
Windows хостинг

VPS и серверы

VPS хостинг
Windows VPS
Аренда серверов

Дополнения

SSL-сертификаты

//=url(‘/free-mail’)?>

Сервисы

Бесплатный хостинг
Whois
Связь с администратором домена
Определить свой IP-адрес
Проверка порта на доступность
Узнать местоположение по IP
Проверить доступность сайта

Поддержка

Справка
Стоимость услуг
Способы оплаты
Связаться с нами

Компания

О компании
Документы
Офис
Дата-центр
Новости
Блог
Акции и скидки

Домены оптом
Географические домены
Кириллические домены
Административные домены
Национальные домены
Новые домены первого уровня
Где купить домен дешево
Дешевый хостинг
CloudVPS
Хостинг для сайта-визитки
Хостинг с PHP и MySQL
Надежный хостинг
Самые дешевые домены
Хостинг WordPress
Хостинг для 1С-Битрикс
Хостинг для Drupal
Хостинг для Joomla
Хостинг для MODX
Хостинг для OpenCart
Антивирус для хостинга
Бэкап сайта
Защита от DDoS-атак
Хостинг с ISPmanager
SSL бесплатно
AlphaSSL
AlphaSSL WildCard
ExtendedSSL
GlobalSign-сертификаты
Comodo / Sectigo — сертификаты
GeoTrust-сертификаты
Symantec-сертификаты
Thawte-сертификаты
TrustWave-сертификаты
Wildcard-сертификаты

Политика обработки
персональных данных

Тех. поддержка: [email protected]

Указанные на сайте цены могут не включать стоимость применимых комиссий.

При заказе услуги стоимость может быть уточнена исполнителем.

7 эффективных методов тайм-менеджмента — Офтоп на vc.ru

975
просмотров

Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.

Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.

Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем в этой статье. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:

1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.

2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.

3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.

Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.

7 методов тайм-менеджмента

1. «Съешь лягушку!»

Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).

Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.

2. Деление большой задачи

Такой способ ещё называют «поедание слона по кусочкам» (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть). Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. «Порционно» можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.

Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные «кусочки». У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.

3. Матрица Эйзенхауэра

Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей «важно — не важно» (ось Х) и «срочно — не срочно» (ось Y).

Пользоваться матрицей очень легко: просто распределите свои задачи по её квадрантам.

Первый квадрант — «важное и срочное». Это задачи, которые нужно выполнить максимально быстро, их нельзя откладывать.
Второй квадрант — «важное, но не срочное». Сюда относятся важные задачи, на выполнение которых есть много времени. Например, если вам нужно сделать большой серьезный проект, он будет располагаться как раз во втором квадранте.
Третий квадрант — «срочное, но не важное». Обычно это повседневные задачи (в том числе домашние), которые нужно выполнить, но они не очень важные. Чаще всего именно такие дела можно кому-то делегировать.
Четвертый квадрант — «несрочное и неважное». Такие задачи можно совсем убрать из плана, особенно если у вас много дел в первом и втором квадранте. Но иногда их можно выполнить — если они приносят удовольствие. Например, сходить на фильм, который вы долго ждали или посетить новый бар.

4. Тайм-менеджмент по хронотипу

Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.

«Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов, а отход ко сну не позднее 23 часов.
«Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано — с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.
«Волки». Это привычные нам «Совы»— им тяжело просыпаться, но нужно постараться встать хотя бы до 12:00, эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.
«Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.

5. Техника Pomodoro или «Метод помидора»

Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.

В случае с Pomodoro, время одного «помидора» — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.

Кстати, метод назвали «Pomodoro» в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).

6. Одна задача в один промежуток времени

В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.

Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение — совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции — одно другому не помешает.

7. Канбан

Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: «нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.

Изначально все дела находятся в «нужно сделать», затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в «сделано». Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.

Приложения для управления временем

Мы составили небольшой список приложений, которые помогут вам протестировать методы, о которых мы рассказали, в удобном формате.

Trello — бесплатная канбан-доска для работы в команде и личных нужд.
Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер.
Todoist — планировщик для разных методов планирования (можно настроить под матрицу Эйзенхауэра).
Notion — база данных для хранения и систематизации всего.
Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете смартфон, на его экране растет красивое дерево. Если разблокировать телефон раньше времени, то дерево погибнет.

Попробуйте все методы и поймите, какой действует наиболее эффективно именно для вас. Также можете рассказать о других методах, которые мы не упомянули в статье (возьмём их на заметку).

Подписывайтесь на наш телеграм-канал «Digital squad». Там мы ежедневно публикуем все важные обновления, новости и статьи, связанные с SMM, рекламой, digital и не только.

Семь советов эффективного тайм-менеджмента | Shifton

Опубликовано: 26-07-2022

Мы живём в очень динамичное время, нам всем нужно непременно куда-то бежать, что-то делать, не раздумывая принимать важные решения, и совершать значимые поступки. Мы все заложники бешеного жизненного темпа — чтобы не потерять работу и уважением коллег, мы вынуждены успевать, словно Цезарь, делать несколько дел одновременно. По сути, это умение и есть эффективный тайм менеджмент. Ведь так важно правильно распределять своё время, расставлять приоритеты и достигать поставленных целей в намеченный срок. Но как быть тем, кто ещё не научился рационально использовать своё время, решать профессиональные задачи во время и всё успевать? Ответ прост – прочтите наши советы, усвойте нужное и станьте наконец хозяином собственного времени!

Совет первый: составляйте план работы на каждый день

Многим составление планов может показаться бесполезной тратой времени, но поверьте, это один из лучших инструментов эффективного тайм менеджмента. Грамотно и пошагово составленный план работы может стать отличным ориентиром на весь день. Вы можете уклоняться от него, но он все равно поможет вам сделать день более продуктивным. Лучшее время для составления плана работы — это раннее утро. Проснитесь, сварите себе вкусный кофе, возьмите лист бумаги и тезисно, по пунктам, распишите свой день. Начните с более важных задач, а закончите список делами и действиями, которые менее значимы и могут быть выполнены во второй половине дня. В первые дни эта, с первого взгляда, довольно простая техника тайм менеджмента может даваться вам с трудом, но со временем составление планов на день войдёт в привычку, без которой ваше утро будет казаться незавершенным.

Совет второй, но не менее важный: Научитесь расставлять приоритеты

Ещё один очень важный и значимый инструмент тайм менеджмента – это умение правильно расставлять приоритеты. В начале каждого рабочего дня старайтесь адекватно и объективно оценить объём работы и количество дел, которые должны быть выполнены до конца дня. Расставляйте приоритеты перед выполнением любой работы на основании её значимости, важности, сроков сдачи, количества времени, необходимого для её завершения и т.д. Сначала выполняйте важные задачи, но которые требуют меньше временных затрат. Тогда к середине рабочего дня вам будет казаться, что вы сделали уже очень много важных дел. Этот приём тайм менеджмента отлично повышает боевой дух и мотивирует на дальнейшие победы и свершения.

Совет третий: Откажитесь от бесполезных действий, которые забирают ваше время

Пожалуй, наиболее эффективный, но довольно сложный инструмент тайм менеджмента – это отказ от вредных привычек, частого мониторинга социальных сетей и проверки почты. Перестаньте бегать курить или к кофейному аппарату каждые 15-20 минут. Эти пятиминутки безобидны только на первый взгляд, на самом деле, в день на эти привычки уходит до полутора часов вашего рабочего времени, а на проверку почты и социальных сетей ещё больше. Чтобы начать эффективно управлять своим временем, вы должны удалить из закладок в браузере все социальные сети, сохранённые пароли от почты и ссылки на новостные ленты. Замените их на полезные ссылки, связанные с вашим родом деятельности. Вскоре вы обнаружите, что проверяете социальные сети и почту гораздо реже, нежели раньше. А это, в свою очередь, поможет увеличить эффективность работы!

Совет четвёртый: Научитесь говорить «нет»

Если вы хотите по-настоящему эффективно и рационально управлять своим временем, то вам нужно научится говорить «нет». Речь не идёт о том, чтобы отказываться от своих основных обязанностей или не выполнять поручения начальства. Но вы должны чётко уяснить для себя, что вы не обязаны выполнять любую работу, которую на вас вешают и которая, зачастую, не входит в ваши прямые обязанности. Так же вы не должны выполнять работу за своих коллег, даже если вам очень хочется кому-то помочь. Постарайтесь, спокойно, без нервов, объяснить руководству, почему вы не можете делать всё, что они вам поручают, в связи с текущими обязательствами. Иначе, если вы вовремя не научитесь говорить «нет», окружающие смогут сесть вам на шею, и тогда придётся засиживаться в офисе до позднего вечера, работать из дома в выходные, и мчаться в офис по первому зову.

Совет пятый, но очень важный: не держите всё в голове

Где и кем бы вы ни работали, есть один очень важный, универсальный инструмент тайм менеджмента, без которого нельзя обойтись – это записи. У вас под рукой всегда должен быть блокнот, ежедневник, лист бумаги, молескин для заметок или органайзер в смартфоне. Фиксировать данные, телефонные номера, записывать идеи или делать заметки — это очень важно. Так как удержать в голове терабайты информации, которые мы слышим, узнаем, пропускаем через себя каждый день, просто невозможно. Если вы хотите вовремя приходить на встречи, не забывать совершать важные звонки и сдавать проекты в срок – отмечайте и записывайте всё, что считаете нужным! Поверьте, это самый простой и эффективный инструмент, который позволит вам держать всё под контролем и максимально эффективно управлять своим временем.

Совет шестой, и не менее эффективный: научитесь подводить итоги

Каждый день, каждую неделю и каждый месяц старайтесь подводить итоги своей работы. По истечению выбранного вами для анализа отрезка времени, снова берите в руки лист бумаги, ручку и перечисляйте все задачи, которые удалось выполнить в срок. Затем ниже перечислите дела, которые вызвали у вас затруднения, а ещё ниже отметьте те, что выполнить пока не удалось. Эта техника тайм менеджмента позволяет правильно оценить и понять, насколько точно вы распределяете свое время, на что стоит обратить особое внимание. Она показывает, насколько правильно и быстро вы движетесь к поставленной цели. А также очень мотивирует на дальнейшие свершения и делает вас лучше и сильнее в собственных глазах.

Совет седьмой – заключительный: работайте в правильное время

Напоследок мы поделимся с вами ещё одним хорошим инструментом эффективного тайм менеджмента — умением работать в правильное время. Для того, чтобы овладеть данной техникой в полной мере, вам нужно будет несколько дней понаблюдать за своим организмом. Каждый из нас с лёгкостью, сможет определить собственные биоритмы, в том числе и часы, на которые приходится пик активности. Именно в это время возможно работать с максимальной эффективностью. Таким образом вам удастся успеть решить множество задач за достаточно короткий промежуток времени. Мы все разные, кто-то более продуктивен в первой половине дня, кто-то во второй, а кто-то и вовсе поздней ночью. Ваша задача понять в какое время вы можете быть более активный и работать с максимальной продуктивностью, и исходя из этого постараться выбрать себе работу по душе.

Попробовать бесплатно

21 совет по эффективному тайм-менеджменту

Как лучше всего управлять своим временем и какие полезные советы по тайм-менеджменту? В этом списке вы можете найти тщательно подобранные самые эффективные методы тайм-менеджмента. Они могут помочь вам оптимизировать ваши личные рабочие процессы или рабочие процессы вашей команды, оптимизируя использование рабочего времени и качество получаемых результатов.

Если вы хотите расширить свои знания о лучших методах тайм-менеджмента, не пропустите нашу подробную статью о лучших системах тайм-менеджмента.

№1. Планируйте, планируйте и еще раз планируйте

Планирование — это простая, но неумолимо мощная мантра тайм-менеджмента. Он начинается с создания списка ваших задач, а затем распределяет их наиболее подходящим образом в течение вашей недели. Создание ежедневных планов управления временем также пригодится. Вы даже можете предварительно просмотреть порядок, в котором вы хотите выполнить ожидающую работу в течение дня, а также перерывы, которые вы хотите сделать между задачами.

Крайне важно сопоставлять свои ежедневные и еженедельные планы со своими всеобъемлющими целями.

Вы можете управлять своей постановкой целей, придерживаясь целей SMART. Убедитесь, что ваши цели конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и своевременны. Вот как вы можете быть уверены, что тратите свое время на действия, которые помогут вам достичь ваших целей.

#2. Расстановка приоритетов имеет ключевое значение

То, как вы создаете свои планы действий, должно основываться на глубоком понимании ваших целей и их иерархии. Вы должны научиться распознавать, какие задачи напрямую способствуют достижению того, к чему вы стремитесь, а какие нет.

После того, как вы определили различные уровни важности и срочности, вы должны поставить самые важные дела вверху списка дел — те, которые являются одновременно важными и срочными. Делая это, вы можете предотвратить потерю отслеживания их статуса или отсрочку их без необходимости.

№3. Проведение проверок управления временем

Если вы хотите знать, на что уходит ваше время в течение дня, лучшим помощником для вас является проверка управления временем. Его очень легко приготовить, а пользы много. В Интернете есть различные шаблоны аудита времени, так что вы также можете воспользоваться одним из них при подготовке собственного аудита.

Прежде всего, вы должны записать, как вы планируете использовать свое время в течение определенной недели или месяца. Затем отслеживайте часы каждый день и отмечайте, какие действия вы выполняете. Когда у вас есть данные из реальной жизни, вы можете легко сравнить, соответствуют ли ваши намерения тому, что вы делаете в рабочее время. После этого вы можете внести необходимые коррективы, чтобы постепенно свести воедино свои цели и свой фактический ежедневный график.

№4. Уменьшите отвлекающие факторы в рабочем процессе

Возможно, вы (и втайне) хорошо осведомлены о различных отвлекающих факторах, которым вы ежедневно поддаетесь. У всех нас есть свои цифровые греховные удовольствия, такие как бесконечная прокрутка социальных сетей. Однако эффективное управление временем зависит от уменьшения отвлекающих факторов.

Устранение их слишком амбициозно, но ограничение времени, которое вы посвящаете им, определенно возможно. На самом деле вы можете превратить отвлекающие факторы в удовольствие после каждого достижения в течение дня. Таким образом, они могут работать на вашу производительность, а не против нее.

#5. Научитесь делегировать полномочия

Одной из основных причин истощения и выгорания предпринимателей и многих других специалистов сегодня является неспособность отказаться от задач. Делегирование бесценно, когда речь идет о вашем личном тайм-менеджменте, и является методом развития доверия и сотрудничества в вашей команде.

Первые шаги могут быть трудными, если вы не привыкли отказываться от ответственности. Однако вам следует найти баланс между своим здоровым усердием и нездоровым чувством, что вы единственный человек, который может выполнить работу. Со временем это улучшит ваши отношения с партнерами, коллегами или товарищами по команде, а делегирование задач станет естественным и намного проще.

#6. Назначьте временные интервалы для своих задач

Установите четкие сроки для каждой задачи. Даже если у вас нет четкой даты от клиента или партнера, она обязательно должна быть в вашем расписании. Вы не хотите затягивать задачу в течение нескольких недель, откладывая остальную работу на потом. Прокрастинация касается всех нас, поэтому мы должны применять эффективный подход для ее преодоления.

Вы можете начать с оценки запланированного времени, которое вам потребуется для выполнения задания. Затем вам нужно вернуться к нашему старому знакомому расстановке приоритетов и посмотреть, когда его запланировать, учитывая остальные ваши обязанности. Вы можете разделить задачу на более мелкие части, чтобы при необходимости распределить ее на несколько дней, но убедитесь, что вы установили четкое целевое время для каждой части.

#7. Примите однозадачность

И неустанно защищайте ее. Одним из самых больших источников стресса в том, как мы работаем (и живем) сегодня, является многозадачность. Хотя несколько лет назад выполнение нескольких задач одновременно считалось главным навыком, сегодня люди осознали, что такой подход пагубно влияет на производительность, концентрацию и общее самочувствие.

Существуют различные методы, которые можно использовать, чтобы сосредоточиться на одной задаче и избавиться от «неполной работы». Например, полезно закрыть свой почтовый ящик и каналы социальных сетей и работать только над текущей задачей. Вы также можете ограничить звонки и другие потенциальные отвлекающие факторы. Затем вы можете установить временные интервалы для фокусировки, например, полчаса или час.

#8. Организовывайте похожие задачи вместе

Этот совет тесно связан с предыдущим. Вместо того, чтобы разбрасывать их по всему дню, более эффективно группировать задачи одного типа вместе. Делая это, вы можете сэкономить время, выполняя их сразу.

Например, вы повысите продуктивность, если отправите несколько писем сразу, а не будете обрабатывать их по отдельности в течение дня и разбивать работу на другие задачи.

#9. Планируйте самые важные дела первым делом с утра

Эта стратегия явно связана с хорошей расстановкой приоритетов, но требует особого внимания. Причина, по которой наиболее важные задачи должны идти первыми, заключается не только в том, что в противном случае вы можете забыть о них.

Для большинства людей утро — самое продуктивное время суток. Даже если вы еще не чувствуете себя полностью проснувшимся, ваш мозг все еще свеж и способен гораздо лучше обрабатывать информацию. Вот почему лучше всего использовать это время для самых сложных задач или тех, которые требуют максимальной концентрации внимания из-за их приоритета.

#10. Знайте, когда остановиться

Даже если вы выделили временные интервалы для своих задач, у вас может возникнуть соблазн продолжить работу над ними после того, как отведенное время истекло, особенно если вы считаете, что они важны или сложны. Тем не менее, вы должны научиться устанавливать ограничения, несмотря ни на что.

Стремление к совершенству достойно восхищения и является мощным качеством. В то же время он может стать большим врагом для вашего эффективного тайм-менеджмента. По мере того, как вы беретесь за все больше и больше проектов, вы научитесь лучше оценивать, когда вы действительно закончили работу, а когда просто тратите время, пытаясь сделать ее более «идеальной», чем она действительно должна быть.

#11. Планируйте перерывы между рабочими потоками

Перерывы между различными видами деятельности необходимы для сохранения свежести вашего мозга и предотвращения умственной перегрузки, которая так распространена сегодня. Когда вы планируете слоты для разных задач, имеет смысл также запланировать паузы для растяжки и переключения передач.

Например, если вам нужно работать над юридическими контрактами все утро, хорошо запланировать перерыв на четверть или полчаса, прежде чем погрузиться в написание электронных писем. Это даст вам возможность совершить мысленный прыжок и поможет бороться с истощением. Вам решать, как лучше провести паузу. Однако лучше всего, если это не связано с использованием какого-либо из ваших цифровых устройств, чтобы у вас действительно было время простоя без экрана.

#12. Найдите свой рабочий темп

Планирование временных интервалов для задач и планирование перерывов между ними — это только начало. Со временем вы должны перейти на следующий уровень и открыть для себя правильный темп работы, который соответствует вашей личности.

Вы можете добиться этого, обращая внимание на часы, когда вы наиболее продуктивны, а также на моменты, когда ваша энергия и концентрация снижаются. Очень полезно также сверяться с вашими зарегистрированными часами и проверять эффективность в течение дня. Анализируя данные и зная, как вы себя чувствуете, вы можете узнать, что нужно изменить в своей повседневной жизни, чтобы повысить производительность и снизить уровень стресса.

#13. Ставьте четкие цели для рабочих совещаний

Для многих профессионалов большая часть их ежедневного рабочего времени уходит на совещания. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, владельцем малого бизнеса или руководителем группы, вы, вероятно, сталкиваетесь с одной и той же ситуацией. Поскольку встречи занимают много времени (но важны), вам нужно убедиться, что вы хорошо подготовлены к каждой из них.

Прежде всего убедитесь, что каждая встреча, на которую вы соглашаетесь, действительно необходима. Иногда звонок или чат могут служить той же цели. Как только вы поймете, что встреча важна, вы должны подготовить четкую повестку дня и указать, чего вы ожидаете от нее. Конечно, вы также должны установить временные рамки, чтобы не тратить полдня на болтовню.

#14. Научитесь отказываться от работы

Говорить «нет» — это здоровый механизм, который нам нужен в большинстве сфер жизни. Однако когда дело доходит до работы, такой подход может спасти вас от выгорания. Стоит попробовать, несмотря на страх перед тем, как отреагирует другая сторона.

Будь то новая внештатная работа или другое задание для вашего командного проекта, вы должны знать, когда отказаться. Если вы завалены работой и ясно видите, что дополнительные задачи будут тяжелым бременем, вам лучше всего честно и прямо сказать, где ваши пределы.

#15. Не работать в отпуске и на выходных

Это строгое правило, которое вы должны соблюдать, чего бы вам это ни стоило. Единственное связанное с работой дело, которым стоит заняться на выходных, — это планирование. Это может занять у вас час, но окупится в течение недели.

Кроме того, вредно работать во время отпуска или в другое время, посвященное отдыху. На самом деле, ваша производительность в конечном итоге пострадает от этой вредной привычки, потому что вам действительно нужно немного отдохнуть от работы.

#16. Думайте об отдельных элементах, а не о всем списке задач

Вот еще одна всеобъемлющая стратегия, которая избавит вас от массы проблем: никогда не уменьшайте масштаб всего (и очень длинного) списка задач, когда вы заняты. Это принесет вам только стресс. В такие моменты очень легко начать чувствовать, что вы не можете справиться со всем этим. Но на самом деле вы можете.

Вместо этого разбивайте задачи на более мелкие части и смотрите на отдельные элементы, а не на всю кучу работы, которая вас ждет. Затем вы сможете адаптироваться к более мелким задачам, которые необходимо выполнить прямо сейчас, и выполнять их одну за другой, спокойно и продуктивно.

#17. Проанализируйте свои ежедневные привычки

После того, как вы проведете аудит времени и соответствующим образом скорректируете свой рабочий график, вы также можете сделать еще один шаг в управлении своим временем, проанализировав свои привычки. Полезно внимательно присмотреться к остальным занятиям помимо работы.

Например, если вы работаете из дома, а не из офиса, вы можете посмотреть, как часто вы отвлекаетесь на домашние дела или прыгаете к холодильнику, чтобы перекусить. В случае офисной работы вы можете обратить внимание на свои ритуалы, необходимые и ненужные взаимодействия с коллегами и даже привычки в еде. Получив хороший обзор, вы сможете понять, как устранить лишние отвлекающие факторы и наладить значимые отношения с товарищами по команде и партнерами.

#18. Используйте лучшие приложения для тайм-менеджмента

Несмотря на то, что применять все эти передовые методы довольно сложно, хорошая новость заключается в том, что вы не одиноки. Сегодня существует множество приложений для тайм-менеджмента, которые могут стать вашими верными партнерами в достижении эффективной организации и продуктивности.

Существует несколько типов платформ, которые могут помочь вам упростить рабочий процесс: календари, диспетчеры задач и многое другое. Календарь является хорошей отправной точкой для вашего планирования, так как вы можете визуально упорядочить свои задачи на неделю и месяц. Вы также можете использовать органайзеры и диспетчеры задач, где вы можете вводить проекты и задачи, добавлять для них информацию и устанавливать сроки выполнения. Естественно, настоятельно рекомендуется иметь приложение для отслеживания времени, так как оно поможет вам с аудитом вашего времени и общим планированием.

#19. Добавьте упражнения в свой день

Вы уже знаете, что физические упражнения очень важны для вашего общего самочувствия. Но более того, оказывается, что регулярная физическая активность также способствует лучшему управлению временем.

Как? Упражнения помогают лучше справляться со стрессом и чувствовать себя увереннее в жизни. Это доказано и работает. Первый шаг — найти, как вы уже догадались, время для этого в своем расписании. Лучший подход — проводить пару тренировок в неделю до или после рабочего дня. Вы также можете добавить растяжку, медитацию или паузы для физического расслабления в течение дня. Если вы только начинаете, начните с небольших шагов, которые вам удобны, и постепенно расширяйтесь.

#20. Разнообразьте свой распорядок дня

Никто не любит скучать. Если вы чувствуете, что застряли в своей повседневной рутине, сделайте шаг назад и выясните, что может внести в нее немного свежести. Лучшее решение, конечно, взять отпуск, но если такой возможности нет, можно воспользоваться некоторыми хитростями.

Вы можете работать из дома, если вы слишком долго находились в офисе. Попробуйте также изменить свое рабочее пространство. Вы также можете начать день с упражнений или изменить типичный способ планирования рабочего времени. Хитрость заключается в том, чтобы создать физическое и ментальное пространство для инноваций и нестандартного мышления.

#21. Время от времени меняйте свой ландшафт

Вы не поверите, какой груз вы можете снять со своих плеч, если просто переключитесь на другое физическое место. Это касается как работы вне офиса или домашнего стола, так и полноценного отпуска. Смена декораций — предпочтительный метод возрождения творчества для писателей и художников, но он также работает для всех типов профессионалов.

При первых признаках беспокойства, скуки и перегрузки отправляйтесь в путь. Если у вас нет выходных или если проект нельзя бросить прямо сейчас, то просто смените ландшафт. Это может быть ваш коттедж, день в парке или поездка на пляж — любое место, которое подарит вам глоток свежего воздуха.

Начните работу с улучшенным подходом к управлению временем

Как только вы проанализируете и поймете, как вы тратите свое время, вы сможете улучшить свои организационные привычки, чтобы добиться большего и снизить уровень стресса. С помощью этих полезных советов вы сможете изменить свой распорядок дня к лучшему.

Бонус: Шпаргалка

21 совет по тайм-менеджменту

Ищете лучший и более продуктивный способ управления временем вашей команды? Ну, не смотрите дальше. Мы изложили несколько простых советов по эффективному тайм-менеджменту.

21 Советы по эффективному управлению временем для управления работой (2022)

Управление временем — это то, как вы организуете и распределяете свое время между различными видами деятельности. Хорошие стратегии тайм-менеджмента повышают вашу производительность и эффективность.

Эффективное управление временем важно для всех, но это абсолютно необходимо для предпринимателей.

Поскольку предприниматели несут полную ответственность за каждый аспект своего бизнеса, выделение нужного количества времени для выполнения правильных задач имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.

Лучшее управление временем заключается не только в том, чтобы работать усерднее, но и в том, чтобы работать умнее. Мы попросили экспертов по продуктивности поделиться своими лучшими советами по тайм-менеджменту. Используйте этот список методов, чтобы поэкспериментировать и найти стратегии, наиболее подходящие для вас.

Советы по эффективному управлению временем

1. Проведите аудит времени

Чтобы лучше тратить свое время, начните с понимания того, на что оно тратится. Существуют отличные приложения для управления временем, но, честно говоря, я предпочитаю, чтобы оно было легким — система карточек Марка Андриссена всегда работала для меня.

На простой карточке размером три на пять записывайте свои основные задачи на день. На обратной стороне карточки вы должны написать то, что вы сделали, но изначально не планировали сделать накануне вечером — рабочий день всегда любит придумывать множество дополнений.

Глядя на свою карточку 3 на 5 в конце дня, вы увидите, что вы расставили по приоритетам (и выполнили ли вы это) и какая работа была добавлена к вашей тарелке. Дополнительная работа — это хорошо, но если вы не выполняете свои основные задачи день за днем, что-то не так.

— Адам Роджерс, контент-менеджер в Shopify

2. Создайте ежедневное расписание

Для меня, если это не запланировано, это не будет сделано! Поэтому планирование каждого часа моего рабочего дня имеет решающее значение для сохранения концентрации и продуктивности. Даже «свободное время» для занятий побочными интересами ставится в календарь.

Если это не запланировано, это не будет сделано! Я достигаю целей, разбивая их на очень маленькие проекты, которые я могу выполнять ежедневно.

Каждый шаг должен выполняться не более одного часа в день. Если я обнаружу, что выполнение этого шага займет больше часа, значит, я недостаточно разбил его.

Даже если я закончу шаги этого дня раньше, я удержу себя от выполнения следующего шага. Я знаю, что это звучит нелогично, но это помогает мне не выгорать, и я более мотивирован на рабочий час следующего дня. Эта стратегия также удерживает меня от того, чтобы сделать шаг «наполовину», что не так хорошо, как выполнение всего, что было запланировано на этот день.

Источник: Asana

Управлять своим временем означает планировать его заранее. Последние 30 минут моего дня всегда отводятся для планирования следующего рабочего дня.

— Тим Буркин, предприниматель

3. Расставьте приоритеты и делегируйте полномочия

Знайте свои личные и профессиональные приоритеты и планируйте их в своем календаре. Все остальное должно помещаться вокруг них или быть отброшено.

Источник: Asana

Получите отличного помощника, которому вы можете делегировать планирование и другие рутинные дела. Этот человек может быть одним из самых больших стимуляторов вашей продуктивности и снижения стресса.

— Элизабет Грейс Сондерс, тренер по тайм-менеджменту

4. Сгруппируйте связанные задачи вместе

Вместо того, чтобы начинать с верхней части списка и двигаться вниз, потратьте несколько минут и просмотрите весь список. Затем сгруппируйте похожие задачи вместе. У вас могут быть такие категории, как телефонные звонки, финансы, общение в сети, работа с документами или творческая деятельность.

Источник: Asana

Группируя (или объединяя) действия, сходные по своей природе, вашему мозгу не приходится перескакивать с одного типа мышления на другой. Переходы становятся более плавными. Вы набираете скорость, выполняя связанные задачи, а в некоторых случаях даже ускоряетесь!

— Стефани Л. Х. Калахан, основатель компании Calahan Solutions Inc. Интернет и социальные сети ускорили получение новостей, поддержание контакта с людьми и общение с клиентами. Это также привело к тому, что у всех нас появились вредные привычки, одна из которых — многозадачность.

Согласно исследованию, проведенному Американской психологической ассоциацией, многозадачность не экономит ваше время. На самом деле, это засоряет ваш рабочий процесс, повышает уровень стресса и в конечном итоге мешает вашей общей функциональности.

Стэнфордское исследование сообщает, что многозадачность влияет даже на вашу долговременную и кратковременную память. Хроническая ежедневная многозадачность фактически влияет на вашу способность удерживать и использовать информацию в уме, а также на вашу способность извлекать информацию.

Нейробиолог Даниэль Левитин говорит: «Все переключение между задачами сопряжено с нейробиологическими издержками. Это истощает ресурсы, поэтому после часа или двух попыток одновременного выполнения нескольких задач мы обнаруживаем, что устали и не можем сосредоточиться, это потому, что те самые нейрохимические вещества, которые нам нужны для концентрации, теперь исчезли».

6. Установите ограничения по времени для задач

Теперь возьмите этот проект или этот рабочий продукт и разбейте его на более мелкие подзадачи и настройте отслеживание времени или временной блок, сколько времени потребуется для выполнения каждой из этих задач— даже если они по пять минут за штуку.

Так что на самом деле очень четко определите, чего вы хотите достичь, чтобы вы знали, когда вы на самом деле закончите — когда вы добьетесь успеха — и вы сможете вычеркнуть это из списка и получить дозу дофамина, которая будет поддерживать вас. полны энергии, мотивированы и готовы продолжать работу.

В противном случае у нас есть тенденция просыпаться и прыгать в работу без преднамеренности, а затем мы работаем часами, часами и часами, не чувствуя, что достигли того, к чему стремились.

—Доктор. Сахар Юсеф, когнитивный нейробиолог

7. Регулярно делайте перерывы

Перерывы повышают вашу продуктивность. Фактически, Уильям С. Хелтон, профессор человеческого фактора и прикладного познания в Университете Джорджа Мейсона, показал, что короткие перерывы могут улучшить внимание.

Он и его коллеги провели эксперимент, в ходе которого протестировали две группы студентов университета, которые должны были следить за рядом железнодорожных линий на экране. Одной группе не давали перерыва в течение всех сорока пяти минут, а другой группе давали пятиминутный перерыв в середине задания.

Второй группе были даны различные действия, которые им разрешалось выполнять в течение этих пяти минут. Независимо от активности, вторая группа продемонстрировала заметное улучшение своих показателей.

Исследования также показывают, что важно, какие перерывы вы делаете. Psychology Today сообщает, что важно избегать уведомлений, текстовых сообщений и ваших устройств в целом. Прогуляйтесь на природе, порисуйте или потренируйтесь — что-нибудь, что не будет напрягать ваш мозг или ваши глаза.

Если вы хотите продолжать работать на оптимальном уровне, держите этот инструмент управления временем в своем наборе инструментов и обязательно сделайте его приоритетным.

8. Устранение отвлекающих факторов

То, как вы управляете своим временем, имеет значение только в том случае, если вы также контролируете свое внимание при выполнении поставленной задачи. Это связано с тем, что если вы выделяете время на задачу, но тратите это время на переключение между несколькими разными задачами, конечный результат, скорее всего, будет отличаться от того, что вы планировали. Контроль внимания означает эффективное управление внутренними и внешними отвлекающими факторами, а также однозадачность для более качественной работы, выполняемой быстрее.

— Маура Томас, тренер по продуктивности

9. Оставайтесь организованными

Организация — важный метод тайм-менеджмента. Дженнифер Вердолин, доктор философии, доцент Аризонского университета, говорит: «Исследования показывают, что чрезмерный беспорядок и беспорядок отвлекают и снижают нашу способность концентрироваться и сосредотачиваться». Затем она приводит примеры из животного мира, которые показывают, как опрятность помогает животным проявлять себя наилучшим образом.

Под организованностью подразумевается не только физическая организация пространства, но и ментальная организованность. В отличие от совета 4, сохранение умственной организованности — это не группировка похожих задач, а расстановка приоритетов в том, что вам нужно сделать. Поэтому поставьте цели на день и попробуйте сгруппировать задачи, которые у вас есть, например:

Ежедневные задачи: задачи, которые, как вы знаете, вы должны выполнять каждый день, например, отслеживание своего времени, проверка электронной почты, вход в корпоративный сеанс Slack и т. д.
Срочные задачи: задачи, срочные и требующие вашего немедленного внимания.
Важные задачи: задачи, которые важны, но не обязательно имеют срок выполнения. Под эту категорию подпадает множество текущих проектов.
Маленькие задачи: это задачи, которые требуют либо небольших умственных способностей, либо небольшого количества времени. Например, отправить электронное письмо, ответить на сообщение Slack или обновить свой профиль LinkedIn.

Узнайте больше: 14 обязательных к просмотру выступлений TED Talks for Entrepreneurs

10. Поддерживайте свой темп

Будучи предпринимателем, вы много времени находитесь в режиме сверхпроизводительности, потому что вы все в нем. Будет время. Однако вам потребуются время, энергия и внимание; и когда вы дадите полный газ прямо из ворот, вы истощите себя.

Знаете ли вы, что достаточно хорошо для каждого из проектов в вашем списке? Это достаточно хорошо для организации и достаточно хорошо для вас. Чрезмерное обдумывание, редактирование и настройка отнимают драгоценное время и в этом нет необходимости. Сделайте хорошую работу, а затем остановитесь.

— Карсон Тейт, автор книги «Просто»

11. Остановись и подумай

Самое важное, что может сделать занятой предприниматель, — это остановиться и подумать.

Подумайте хотя бы пять минут утром о прошедшем дне:

Что для вас сегодня важнее всего?
Отражает ли ваш календарь этот приоритет?

Настройте телефон на подачу звукового сигнала каждый час и, когда он подаст звуковой сигнал, спросите себя:

Делаю ли я то, что мне больше всего нужно делать?
Являюсь ли я тем, кем больше всего хочу быть?

А в конце дня сделайте пятиминутную паузу и спросите себя:

Чему я научился? Есть ли кто-то, кого мне нужно поблагодарить или признать?
Есть ли что-то, что я хочу сделать завтра по-другому?

Очень часто мы думаем об управлении временем как о повышении нашей эффективности. Но некоторые из самых эффективных людей, которых я знаю, неэффективны в тайм-менеджменте. Ключ в том, чтобы быть эффективным, работать над тем, что является наиболее важным, и опускать все остальное.

— Питер Брегман, тренер по лидерству руководителей

12. Включите в свой график неструктурированное время

Включите в свой еженедельный график от двух до четырех часов неструктурированного времени. Это время, отведенное в сторону, без каких-либо планов, кроме обучения, исследования и размышлений. Для многих занятых предпринимателей это может показаться нелогичным или просто нереалистичным. Тем не менее, исследования подтверждают важность «свободного» времени в вашем расписании по двум направлениям:

Когда вы постоянно заняты и у вас нет свободного времени — поскольку каждая минута каждого дня расписана вплотную — вы максимально используете пропускную способность своего мозга: ваши когнитивные способности снижаются, вы становитесь более склонны к ошибкам, и вы менее проницательны.
В самом начале работы в Amazon Джефф Безос делал понедельники и четверги совершенно неструктурированными, чтобы у него всегда было время посвятить себя глубоким размышлениям о видении компании. Священное «неструктурированное время» — отличительная черта успешных руководителей, потому что без этого они всегда будут реагировать на проблемы, которые перед ними ставят другие, и никогда не будут активно думать о будущем компании.

— Джоселин К. Глей, эксперт по работе и творчеству

13. Делайте самые важные дела утром

Не торопитесь делать «правильные вещи». Работать в постоянном напряжении нехорошо. Чувствовать тревогу и подавленность — это не нормально. Вы сожалеете о принятом решении? Останавливаться.

Вы не должны судить о своем успехе только по результатам. Самые положительные результаты могут быть получены от вещей, которые вам не нужно делать. Делайте самые важные дела утром — исследования показывают, что после использования силы воли позже в течение дня люди начинают принимать неверные решения.

— Камиль Рудницки, генеральный директор TimeCamp

14. Сначала выполняйте самые простые задачи

Мой школьный учитель математики однажды сказал мне, что если вы застряли на задаче, начните записывать числа, и вы будете удивлены, как часто Вы придумываете решение, когда пишете. Я убедился в этом во всей жизни, не только в математике.

Всякий раз, когда я на чем-то застреваю, не знаю, как начать проект, волнуюсь или начинаю откладывать, я заставляю себя делать самую простую и маленькую часть задачи. Я снижаю свои ожидания от завершения всего проекта до выполнения самого простого, наиболее достижимого компонента — я напишу первое предложение, вставлю первую строку кода, создам первую строку в электронной таблице.

И что неизменно происходит, так это то, что вы заканчиваете это первое дело, и оно выливается в следующее, а затем в следующее, и, как снежный ком, часами спустя вы заряжаете мили вниз по склону, и вы даже не помните, почему это было трудно начать в первую очередь.

— Марк Мэнсон, трехкратный #1 New York Times автор бестселлеров

15. Начинайте свой день раньше всех

Начинайте свой день раньше всех. Если вы почитаете биографии и автобиографии успешных мужчин и женщин, почти всех их объединяет одно — привычка ложиться спать в разумное время и рано вставать.

Просыпаясь раньше остальных, у вас есть время заранее спланировать свой день и получить преимущество перед некоторыми задачами, которые могут нависнуть над вашей головой, прежде чем другие проснутся, чтобы помешать вам.

—Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор

16. Используйте технику Помидора

Источник: Todoist

Мой главный совет для занятых предпринимателей — Техника Помидора и Календарь Внеплана. По сути, это означает, что я просто ставлю таймер на 25 минут и начинаю выполнять только одно задание. Этот цейтнот и сосредоточенность на одном помогают мне вернуться на правильный путь и войти в ритм продуктивности.

—Майкл Сливински, основатель приложения для повышения производительности, Nozbe

17.

Используйте матрицу Эйзенхауэра

Электронные письма накапливаются, телефонные звонки продолжают поступать, множество дел: рабочая нагрузка творца огромна. Расстановка приоритетов в этой работе является ключом к тому, чтобы оставаться сосредоточенным. Чем больше вы сможете расставить приоритеты, тем эффективнее вы будете. Именно здесь вступает в действие матрица срочности-важности Эйзенхауэра, заставляющая вас дважды подумать, прежде чем добавлять задачу в свой список дел.

Источник: Асана

Вот как. Выберите те задачи, которые являются наиболее срочными. Спросите себя: одинаково ли они важны? Отложите менее срочное, делегируйте менее важное. А если нет ничего из вышеперечисленного: избавьтесь от этой задачи.

18. Составьте список «5 до 11»

Составьте список «5 до 11» из пяти дел, которые вы можете взять на себя обязательство сделать до 11 утра завтрашнего дня. Продвигает ли каждая задача вашу цель, приоритеты и цели? Должно. Когда вы сделаете свои 5 до 11 завтра, у вас будет блаженно-мирное чувство выполненного долга, зная, что вы сделали то, что имеет для вас значение.

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

19. Регулярно очищайте свой мозг

Вы испытываете стресс, потому что у вас слишком много незавершенных задач. На обычном листе бумаги напишите их и все вниз. Затем вычеркните все, что не является абсолютно необходимым. Будьте брутальными. Глядя на свой список, пообещайте выполнять одну задачу в день, пока список не будет завершен. Почаще возвращайтесь к этому списку!

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

20. Свободно распределяйте время, необходимое для выполнения задачи

Свободно распределяйте время, необходимое для реального выполнения части работы до минимального следующего этапа завершения.

Под «реалистичным» я подразумеваю реальное количество времени, которое потребуется, а не то, которое вы хотели бы . После того, как вы приняли это решение, вообще не думайте о времени и выполняйте работу. По иронии судьбы, размышления о тайм-менеджменте — самая большая трата времени, которой я занимаюсь! Хотя я беспокоюсь о том, сколько времени что-то занимает, я не трачу 100% своего внимания на выполнение полезной работы или решение проблем.

Под «минимальным следующим этапом завершения» я имею в виду «полезный элемент», который каким-то существенным образом способствует достижению ваших рабочих целей. Я склонен зацикливаться на «конечном результате», а не на следующем этапе, потому что я нетерпелив, но это просто создает разочарование, которое снова сжигает энергию, которая в противном случае могла бы быть использована для создания чего-то.

Давать себе достаточно времени, чтобы что-то сделать, а также позволять себе не чувствовать себя торопливым или виноватым из-за того, что на это уходит время, — вот что работает для меня.

—Дэвид Сих, производитель инструментов для повышения производительности

21. Планируйте задачи, которые нужно выполнить накануне

В конце каждого дня планируйте, какие задачи нужно выполнить на следующий день и сколько времени займет каждая из них. Затем запланируйте эти задачи в своем календаре между встречами, которые там уже есть. Тайм-менеджмент — это управление мышлением. Как только вы поймете, что контролируете свои часы и можете указывать своему времени, что делать, ваша рабочая и личная жизнь станут менее напряженными.

— Хелен Сегура, эксперт по продуктивности

Выйдите за пределы бесконечного списка дел, возьмите под контроль свое время

Со всем, чем вы жонглируете, эффективное управление своим временем может показаться несбыточной мечтой прямо сейчас, но это не возможно. Только в этой статье есть более 20 примеров, которые показывают людей, которые нашли проверенные способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Вы тоже можете это сделать.

Перестаньте тратить всю свою энергию на те действия, которые только тратят время. Попробуйте один или два из этих советов, и вы увидите, как улучшится ваша продуктивность и ваше психическое здоровье.

Готовы создать свой интернет-магазин? Начните бесплатную 14-дневную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется.

Советы по тайм-менеджменту Часто задаваемые вопросы

Каковы 5 эффективных советов по тайм-менеджменту?

Создавайте временные блоки для целенаправленной работы.
Используйте инструменты управления временем, чтобы быть более продуктивным.
В первую очередь расставляйте приоритеты для самых важных задач.
Избегание многозадачности.
Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Каковы 10 шагов к тайм-менеджменту?

Определите, сколько времени вы можете тратить на работу в день.
Установите значение вашего времени.
Расставляйте приоритеты для важных задач.
Составьте достижимые списки дел.
Придерживайтесь одной задачи за раз.
Сосредоточьтесь.
Используйте инструмент для отслеживания времени.
Осознайте, если вы в стрессе.
Делайте регулярные перерывы.
Завершить в установленный срок.

Каковы 4 P тайм-менеджмента?

Четыре элемента тайм-менеджмента: планирование, расстановка приоритетов, исполнение и позитивный настрой.

Как продемонстрировать навыки эффективного тайм-менеджмента | Work

Навыки эффективного тайм-менеджмента позволяют совмещать различные рабочие нагрузки, эффективно использовать свое время и укладываться в сроки. Навыки тайм-менеджмента также демонстрируют ваш профессионализм, способность работать в режиме многозадачности и готовность участвовать в командных проектах при достижении целей компании. Разработка эффективного резюме тайм-менеджмента также может быть бесценным активом на рынке труда.

Хорошо знай себя

Эффективно управлять своим временем означает быть честным с собой и с другими в отношении своих личных и профессиональных способностей. Например, если вы жаворонок, планирование высокоуровневых, ориентированных на детали проектов в начале дня имеет больше смысла, чем выбор позднего вечера. Понимание своих сильных и слабых сторон поможет вам развить и усовершенствовать свои навыки тайм-менеджмента.

Совет

Создайте организационную систему, которая позволит вам быстро получить доступ к важным материалам и информации, которые помогут вам эффективно управлять своим временем.

Научитесь расставлять приоритеты

Навыки расстановки приоритетов идут рука об руку с навыками тайм-менеджмента. В зависимости от вашего направления работы, вы можете расставить приоритеты для своих рабочих задач или иметь полную свободу действий, чтобы сделать это самостоятельно. Некоторые критерии, которые следует использовать при принятии решения о том, какие задачи имеют приоритет, включают сортировку по срокам, важности для компании, денежной ценности или необходимости.

Планируйте свой день

Используйте инструменты для планирования дня, такие как списки дел, программы отслеживания управления проектами, такие как Workforce, или напоминания, установленные на вашем компьютере, часах или телефоне. Просматривайте свой список первым делом утром, в полдень и вечером, когда закончите работу. Отслеживание задач не только помогает вам сосредоточиться, но и создает отчет о достижениях, который вы можете использовать, чтобы продемонстрировать свои навыки управления временем руководству.

Соблюдайте режим дня

Выработайте привычки на работе, которые помогут вам не сбиться с пути. Например, назначьте определенное время дня для проверки электронной и голосовой почты, ответа на звонки или выполнения регулярно возникающих задач. Если возможно, отнесите другие элементы вашего дня к рутине, в зависимости от вашей отрасли. Например, если вы занимаетесь розничной торговлей, вы можете заполнять полки в нерабочее время, а если вы работаете в ресторанном бизнесе, у вас может быть установлен порядок открытия и закрытия.

Делайте разумные оценки времени

Легко потерять счет времени, если вы не делаете разумных оценок того, сколько времени займет выполнение определенных рабочих задач. При планировании своего графика оценивайте по более длинной стороне уравнения. Например, если встречи сотрудников запланированы на один час, но люди обычно приходят рано и остаются допоздна, чтобы поболтать, вы лучше обслуживаете бюджет на 90 минут. Этот подход демонстрирует вашу способность эффективно справляться с конкретными ситуациями управления временем.

Устранение всех отвлекающих факторов

Внешние отвлекающие факторы могут сильно отнимать время, особенно в открытой или загруженной рабочей среде. Избегайте обычных отвлекающих факторов, таких как:

Постоянный мониторинг вашего телефона или личной электронной почты в рабочее время
Прослушивание музыки
Работа в Интернете
Многократный запуск и остановка задач

Создание 1 Cushion

0 запас времени на каждый день, чтобы учесть непредвиденные потребности и чрезвычайные ситуации. Держите долгосрочные или «занятые» проекты наготове, если вы обнаружите, что достигли конца дня и у вас есть свободное время. Например, очистка папки «Входящие», уничтожение документов или запуск обновлений компьютера — это необходимые задачи, которые обычно не нужно выполнять в течение определенного периода времени, но которые требуют внимания.

План на случай непредвиденных обстоятельств

Не планируйте себя так жестко, чтобы у вас не было места для маневра, если приоритеты вашей компании изменятся или возникнет проект, требующий участия всех. Один из лучших способов убедиться, что вы не нарушаете свой график, — планировать выполнение задач досрочно, а не ждать до последней минуты. Даже если вы постоянно укладываетесь в сроки, вы можете продемонстрировать свои навыки тайм-менеджмента, стремясь по возможности выполнять задачи досрочно.

Обзор и анализ

Даже самые эффективные системы тайм-менеджмента могут выиграть от периодического обзора. Периодически выделяйте время, чтобы подвести итоги своей рутины и распределения времени, чтобы проанализировать, что работает, а что можно улучшить. Как и в семейном бюджете, часто можно найти места, где можно сэкономить немного лишних денег или, в данном случае, времени, чтобы обеспечить постоянную работу с максимальной производительностью.

Подтверждение навыков

Отслеживание ваших навыков управления временем сделает вас более эффективным сотрудником и более продуктивным командным игроком. В конечном счете, вы хотите, чтобы ваш начальник также признал ваш вклад, а это означает, что нужно найти способы количественной оценки и демонстрации ценности вашей работы. Это имеет решающее значение для положительного отношения к вам на рабочем месте и помогает вам составить резюме по тайм-менеджменту с потенциалом получения вознаграждения в будущем.

Вот несколько способов достижения этой цели:

Определите свои цели : Многие руководители устанавливают цели вместе с сотрудниками во время оценки эффективности. Постановка четко определенных целей в этот период и их точное выполнение демонстрируют ваши способности управления временем.

Создание планов проектов : Создание планов проектов для больших и малых задач позволяет вам эффективно отслеживать и управлять своей рабочей нагрузкой, а также подтверждает ваши навыки управления временем. Вы можете ссылаться на планы, когда сообщаете своему руководителю последние новости, обсуждаете стратегии или в обзорах эффективности, когда вы выделяете достижения.

Предоставление регулярных отчетов о состоянии : Возьмите за привычку ежедневно, еженедельно или ежемесячно предоставлять вашему руководителю обзор ваших проектов и достижений. Это не только демонстрирует ваш вклад, но одновременно показывает, насколько хорошо вы управляете своим временем.

Самостоятельно оценить : всегда есть место для совершенствования, поэтому постоянно оценивайте, насколько эффективно вы используете свое время. Если вы обнаружите, что не достигаете своих целей, поищите области, в которых вы, возможно, недооцениваете свою рабочую нагрузку или переоцениваете свою доступность.

Создание всеобъемлющих стратегий

Хорошее управление временем заключается не только в эффективном использовании времени; речь идет о регулярном поиске способов улучшения рабочих функций, которые оптимизируют операции в целом. Например, если вы регулярно тратите час в день, отвечая на общие вопросы клиентов, подумайте о том, чтобы просмотреть раздел часто задаваемых вопросов на своем веб-сайте, чтобы узнать, сможете ли вы заранее ответить на распространенные вопросы до того, как клиенты свяжутся с вами. Если встречи регулярно выходят за рамки графика, установите плотную повестку дня и наймите модератора, чтобы обеспечить бесперебойную и своевременную встречу. Если вы обнаружите, что вас регулярно втягивают в разговоры в комнате отдыха, спешите выпить утренний кофе, принести кофе из дома и встретиться с коллегами во время назначенных перерывов или обеда.

Остерегайтесь влияния коллег

Коллеги могут серьезно повлиять на ваше управление временем. Если вы работаете в командной среде и полагаетесь на то, что другие внесут свой вклад в проект или выполнят их работу до того, как вы сможете завершить свою, существует вероятность того, что сроки будут нарушены. Существует также распространенная проблема человеческого отвлечения внимания — разговор в коридоре, не связанный с работой, или втягивание в офисную драму. Хотя вы не хотите уединяться или регулярно давать отпор своим коллегам, при планировании своего дня принимайте во внимание эти траты времени.

Вот несколько советов:

Закройте дверь своего офиса, если она у вас есть, чтобы предотвратить появление посетителей или отвлекающих факторов, которые могут сбить вас с пути.
Если вы работаете в открытом рабочем пространстве или кабине, расположите монитор таким образом, чтобы вас не отвлекали соседи по кубу или пешеходы.
Когда кажется, что быстрый разговор с коллегой ведет к более серьезной проблеме или обсуждению, предложите отложить этот вопрос и запланировать короткую встречу для полного рассмотрения проблемы.
Если беседа с коллегой переходит от дел к личным вопросам и сокращает рабочее время, вежливо завершите разговор, сказав: Хотя я хотел бы продолжить болтать, боюсь, у меня есть крайний срок, чтобы уложиться в срок .

Если вы обнаружите, что берете на себя задачи, которые не входят в вашу ответственность, или регулярно несете чужой вес, заблаговременно притормозите. Обсудите этот вопрос с коллегой или руководителем, чтобы убедиться, что вы используете свое время наилучшим образом.

Управление временем других людей

Нравится нам это или нет, но большинство из нас работает в коллективной среде, где рабочие нагрузки взаимосвязаны или пересекаются с другими. Когда коллеги не разделяют ваш подход к тайм-менеджменту, может быть сложно продемонстрировать собственный подход к эффективному управлению рабочей нагрузкой.

Вот несколько способов справиться с этой дилеммой:

Вместе с другими членами команды выясните ожидания относительно распределения рабочей нагрузки и сроков выполнения. Изложите детали в письменной форме, чтобы все были на одной волне.
Организуйте регулярные проверки, чтобы убедиться, что другие идут по плану, особенно если вы находитесь в ситуации, когда вы ждете, пока кто-то другой завершит свою работу, прежде чем вы сможете завершить свою.
Рассылайте электронные письма с напоминаниями о сроках проекта. Это гарантирует, что все находятся на одной странице, а также предупреждает вас о потенциальной задержке или проблеме, которую можно решить с помощью раннего вмешательства.

Совет

Успейте протянуть руку помощи другим, когда сможете. У вас будут услуги, к которым можно обратиться, когда это необходимо, что в конечном итоге поможет вам следить за временем.

Может возникнуть соблазн продемонстрировать свои навыки эффективного управления временем, планируя каждую минуту своего рабочего дня. К сожалению, этот амбициозный подход может иметь неприятные последствия. Если ваш компьютер зависает, у вас спустило колесо или вы вынуждены заболеть, все ваше расписание может быть сорвано. Чрезмерное планирование может привести к сбою многих проектов.

Вместо этого попробуйте эти советы:

Регулярно оценивайте факторы, которые отвлекают ваше время от ключевых задач.
Не стоит недооценивать время, необходимое для завершения проектов.
Если недостаток знаний или опыта в отношении какого-либо предприятия может нарушить ваше расписание, признайте этот факт и сообщите об этом заранее.
Если определенные виды обучения, оборудование или расходные материалы позволят вам более эффективно использовать свое время, обсудите это со своим начальником и попросите поддержки.

Делитесь передовым опытом

Продемонстрируйте свои навыки тайм-менеджмента, поделившись передовым опытом с коллегами в формальной или неформальной обстановке. У ваших коллег могут быть собственные советы и приемы, которые помогут сделать работу более эффективной. Создайте путеводитель для своего места работы или добровольно проведите краткий тренинг на собрании сотрудников или выездном семинаре. Вы не только поделитесь ценной информацией со своими коллегами, но и продемонстрируете начальству, что у вас есть совместные действия по управлению временем.

8 Основные стратегии тайм-менеджмента

Создание эффективных стратегий тайм-менеджмента заключается в том, чтобы расставлять приоритеты для наиболее важных задач и выполнять их за меньшее время, поддерживая при этом планку высокого качества. Звучит тяжело? Не волнуйтесь, у нас есть 8 советов, как этого добиться. И эти навыки помогут вам продвинуться по карьерной лестнице, успешно реализовать свои проекты и выделить больше личного времени.

Развитие этих навыков похоже на начало новой тренировки. Когда вы начинаете, может быть сложно сохранять мотивацию, создавать новые привычки и напрягать мышцы, которые вы никогда не использовали. Но, как и в случае с физическими упражнениями, спустя месяцы вы оглянетесь на свой прогресс и порадуетесь, что не сбились с пути.

Чем лучше вы будете сохранять концентрацию и управлять своими приоритетами, тем большего вы добьетесь. Мы все хотим вовремя уйти из офиса и иметь энергию для личной жизни. Многие люди могут приравнять навыки тайм-менеджмента к вашей трудовой жизни, но преимущества в личной жизни еще больше. Когда появится больше времени для семьи, друзей и хобби, поверьте мне, ваша работа тоже улучшится.

Звучит привлекательно? Затем следуйте этим восьми основным стратегиям тайм-менеджмента, чтобы превратить даже заядлого прокрастинатора в умного планировщика.

1. Начните свой день со здоровой утренней рутины

Что вы делаете в первую очередь, когда просыпаетесь? Это просмотр социальных сетей или чтение новостей? Психологи рекомендуют избегать общения с телефоном, поскольку научные исследования показывают, что эта привычка может поставить вас на негативную траекторию до конца дня. Если вы начнете свой день с позитивным и продуктивным настроем, то, скорее всего, у вас будет успешный день.

«Люди, которые смотрели только три минуты негативных новостей утром, на целых 27% чаще сообщали о своем дне как о несчастливом через шесть-восемь часов». ¹

Преднамеренный подход к началу дня может повысить продуктивность, говорит Энгл, лицензированный клинический психолог из Медицинского центра Ирвинга Колумбийского университета. Вместо того, чтобы тянуться к телефону, настройте свой выходной день правильно, заменив эти привычки тратить время на более продуктивные.

В своей книге «Заправь свою постель» адмирал морских котиков Уильям Х. МакРейвен предполагает, что простое действие заправлять постель каждое утро может изменить вашу жизнь. Если вы ищете преднамеренный способ начать каждое утро, это отличный вариант для рассмотрения.

2. Создайте список дел

Этот список дел должен включать не только рабочие задачи, которые необходимо выполнить, но и ваши личные задачи. Здоровый баланс между работой и личными достижениями позволит вам чувствовать себя более удовлетворенным в конце долгого дня.

Не забудьте зафиксировать задачи и действия, над которыми вы должны работать сегодня, и отметить их как главные приоритеты. Слишком легко заполнить свой день мелочами, которые можно быстро выполнить, рискуя не выполнить самую важную работу. Затем перечислите второстепенные задачи, которые вы хотели бы выполнить, и, наконец, список «достигающих целей». Важно разделить эти задачи на эти три сегмента, чтобы вы могли быстрее и легче расставлять приоритеты.

В течение дня обязательно проверяйте список и регулярно обновляйте его. Добавляйте новые элементы, как только они станут известны, чтобы запомнить их и соответствующим образом расставить приоритеты. Этот последний пункт важен, так как выполнение списков второстепенных задач может сначала показаться приятным, но не будет значимо продвигать работу или личные цели. Что приводит нас к следующему ключевому пункту — пониманию приоритета №1.

3. Начните с самой важной задачи

Прежде чем приступить к работе над своими задачами, определите задачу или проект, которые имеют наибольшее влияние, и выполните ее в первую очередь. Иногда может показаться, что легче начать день с менее важных задач, таких как проверка электронной почты или анализ отчетов. Это очень важные части вашей работы, но какую ценность они на самом деле создают? Вместо этого начните с работы, которая приносит наибольшую пользу вашей команде или проекту.

Хотя это потенциально более сложно, многие из нас более продуктивны в начале дня. Если вы будете уделять все свое внимание важной работе в первой половине дня, это также создаст импульс, который сохранит баланс вашего дня. Не бойтесь ставить блоки в календаре, чтобы выкроить для этого время, ваша команда будет вам благодарна в долгосрочной перспективе!

Не знаете, на чем сосредоточиться в первую очередь? Задайте себе следующие вопросы:

Над каким проектом вы работаете в наибольшей степени?
Какой самый большой вклад я могу внести в свою команду и компанию прямо сейчас?
Какое задание вызовет хаос у других людей, если оно не будет выполнено сегодня?
Какие стратегические задачи помогут мне работать эффективнее завтра?

4. Минимизируйте отвлекающие факторы

Даже незначительные отвлекающие факторы накапливаются и негативно влияют на нашу производительность. Крайне важно выделять время для концентрации, чтобы убедиться, что вы выполняете свои самые важные задачи. Помните свой список обязательных дел? Выделение времени для выполнения этих задач позволит вам быть более эффективным в долгосрочной перспективе.

Определите факторы, которые снижают вашу производительность, и минимизируйте их. Это одна из наиболее важных стратегий тайм-менеджмента, которую необходимо освоить.

Например, не проверяйте электронную почту, не отвечайте на сообщения Slack и не отвечайте на телефонные звонки, когда заняты чем-то важным. Вы можете сделать это, отключив уведомления телефона и компьютера, пока ваша задача не будет выполнена. Как только вы нарушили сосредоточенный рабочий процесс, может быть трудно быстро восстановить его.

Вместо этого приучите себя к целенаправленной работе над задачей, пока она не будет завершена. Это должно уменьшить потраченное впустую время в течение дня.

5. Поймите, почему вы откладываете дела на потом

Если вам трудно оставаться сосредоточенным или вы склонны откладывать дела на потом, попытайтесь понять, почему это происходит. Задайте себе следующие вопросы:

Являются ли определенные типы задач более склонными к прокрастинации?
- Избегаете ли вы работы, которая вам не нравится?
- Вы избегаете более сложных задач?
- У вас есть работа, которая не соответствует вашим навыкам?
Склонны ли вы быть менее продуктивными в определенное время дня?
Влияют ли внешние факторы на вашу концентрацию?

Как только вы определите проблему, вы сможете разработать план, как остановить прокрастинацию. Например, выкраивайте время и планируйте более сложные задачи в ту часть дня, когда вы наиболее сосредоточены и продуктивны. Или, если вы избегаете задач, которые вам не нравятся, позвольте себе небольшое вознаграждение после их выполнения. Если у вас есть работа, которая лучше подходит для кого-то другого, постарайтесь передать ее в руки нужному владельцу.

6. Прекратите многозадачность

Многие из нас работают в многозадачном режиме и считают, что при этом мы более эффективны. Но исследования показывают, что мы не можем эффективно сосредоточиться более чем на одном деле одновременно. Клиффорд Насс, профессор психологии Стэнфордского университета, говорит , что «сегодняшняя безостановочная многозадачность на самом деле тратит больше времени, чем экономит ».

Чтобы перестать работать в режиме многозадачности, попробуйте следующие советы:

Установите для себя таймер, чтобы сосредоточиться на одной задаче в течение 15 минут. После этого вы можете сделать перерыв, чтобы проверить электронную почту или ответить на сообщения. Планирование дня блоками поможет вам выработать эту привычку за короткие промежутки времени.
Всякий раз, когда вы обнаружите, что у вас возникает многозадачность, остановитесь и переоцените, что важнее сделать в данный момент. И переключите свое внимание обратно на эту самую важную задачу.
Организуйте свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас. Когда мы видим кучу бумаг, это может отвлечь наше внимание от текущей задачи. Вы можете не осознавать, что делаете это поначалу, поэтому просто выделяйте время в конце каждого дня, чтобы упорядочить беспорядок.

7. Сокращение числа совещаний

Каждый был на совещании, которое, как они понимают постфактум, либо должно было быть отправлено по электронной почте, либо ему не нужно было присутствовать. Встречи могут быть отличным способом связаться с вашей командой, чтобы убедиться, что все работают над правильными приоритетами, но они также могут быть огромной тратой вашего времени.

Вместо посещения этих совещаний по обновлению статуса попробуйте инструмент управления проектами, такой как LiquidPlanner. Члены команды могут обновлять свои задачи в режиме реального времени, чтобы вы знали, на каком этапе находится проект, не обсуждая его. Подумайте, сколько регулярных встреч вы можете полностью исключить с помощью этой технологии. Разве вы не хотели бы иметь эти дополнительные часы каждый день снова?

8. Завершите день уборкой по дому

Потратьте 5-10 минут в конце дня на просмотр списка задач. Это может дать вам толчок к завтрашнему дню, чтобы вы могли сразу же взяться за дело. Теперь вы будете точно знать, что является приоритетом № 1, который вам нужно решить, когда вы попадете в офис (виртуальный или нет).

Если есть другие задачи, которых еще нет в вашем списке , обязательно запишите их, прежде чем покинуть офис. Если вы зафиксируете эти вопросы, пока они свежи в вашей памяти, вы повысите свою продуктивность для себя в будущем, а выделение времени на то, чтобы заняться ими позже, освободит ваше внимание для более непосредственной работы.

Есть ли электронные письма, на которые вы забыли ответить? Отметьте их для последующих действий или выполняйте их быстро, чтобы они не висели у вас над головой. Ваш стол завален бумагами? Организуйте его быстро, прежде чем уйти в течение дня.

Как важно правильно начать свой выходной день, так же важно и завершить его здоровым образом. Потратьте время, чтобы собраться с мыслями и начать работу над списком дел на завтра.

Основные выводы по стратегии тайм-менеджмента

Не забывайте проявлять терпение по отношению к себе, пока вы учитесь включать эти стратегии тайм-менеджмента в свою повседневную жизнь. Создать новые привычки сложно, дайте себе время внедрить эти привычки в свой распорядок дня. Напомните себе:

Вы не более продуктивны, когда выполняете многозадачность
Как важно начинать утро с хорошей рутины и заканчивать день также
Потратьте время на то, чтобы понять, почему вы откладываете определенные задачи, чтобы решить основную причину снижения продуктивности
Всегда создавайте список задач в порядке приоритета

Прилагая последовательные и согласованные усилия, вы обнаружите, что ваши дни и проекты будут проходить гораздо более гладко!

Об авторе

Мисси Дэй имеет более чем десятилетний опыт разработки и реализации маркетинговых стратегий для различных отраслей. Она управляет и управляет своей маркетинговой консалтинговой фирмой и различными другими предприятиями малого бизнеса. Она также специализируется на управлении и предотвращении эмоционального выгорания для других корпоративных специалистов.

11 Советы по эффективному тайм-менеджменту для студентов колледжей

Тайм-менеджмент — постоянная забота любого студента. Добавьте к этому работу, семью и общественную деятельность, и эти обязанности станут еще более сложными.

Вы не одиноки в попытке сбалансировать хаотичный график для получения степени. Согласно исследованию 2015 года, проведенному Джорджтаунским университетом, 40 процентов учащихся в возрасте 16–29 лет и 76 процентов учащихся в возрасте 30–54 лет работают во время учебы. ¹ Как вы можете себе представить, если вы студент с конкурирующими приоритетами, невероятно важно сосредоточиться на управлении временем в колледже.

Итак, что вы можете сделать, чтобы лучше управлять своим временем? Мы собрали несколько отличных советов, которые помогут вам не отставать от учебы.

11 Советы по тайм-менеджменту для студентов колледжей

Независимо от того, закончили ли вы школу или работаете на двух работах, воспитывая семью, эти стратегии и советы по тайм-менеджменту для студентов колледжей помогут вам быть организованными и выполнять задания в соответствии с графиком.

1. Запишите все даты и сроки выполнения

Допустим, вы сидите в классе и готовы уйти, когда учитель делает объявление. Домашнее задание нужно сдать через три дня, а экзамен через неделю. Выходя из класса, вы делаете мысленную пометку, чтобы вспомнить те дни.

Как часто это случалось с вами только для того, чтобы вы впадали в панику в ночь перед сдачей домашнего задания из-за того, что забыли? Избавьте себя от ночной суеты и записывайте все, что слышите.

«Даже если вы думаете, что запомните дату сдачи или что-то, что вам нужно сделать на работе, запишите это», — говорит Ребекка Холли, студентка дневного отделения и специалист по маркетингу в Edvisors.

Холли рекомендует просматривать календари курсов и программы в начале семестра и записывать все важные даты. Знание предстоящих событий поможет вам лучше подготовиться.

2. Создайте распорядок дня

Принятие распорядка может снизить неопределенность в отношении того, когда и как вы будете выполнять домашние задания и учиться помимо учебы и работы. Создайте распорядок в начале семестра, чтобы вы могли приспособиться к нему раньше, а затем посмотрите, осталось ли у вас время для других занятий.

Холли планирует свой день на работе и в школе.

«Это не всегда идеально — иногда вам, возможно, придется ложиться спать допоздна или пропустить что-то интересное, чтобы не отставать от домашней работы, — но так оно и есть, — говорит Холли. «Это не будет длиться вечно, и пересечение этой финишной черты будет стоить того».

3. Используйте свои технологии во благо

Когда у вас под рукой миллионы приложений и игр, ваш смартфон может показаться скорее пожирателем времени, чем его менеджером. Однако, проявив некоторую самодисциплину, вы можете превратить свой телефон или мобильное устройство в мобильный календарь и планировщик. Установите напоминания, которые помогут вам помнить о сроках выполнения и других важных обязательствах в течение дня. Приложения также могут быть полезными: приложения для управления проектами и повышения производительности, такие как Trello®, служат цифровыми списками дел.

Испытываете искушение регулярно проверять социальные сети во время учебы? Попробуйте одно из множества приложений , которые блокируют социальные сети и другие отвлекающие факторы.

Но не останавливайтесь на телефоне. Учетные записи вашего компьютера и планшета также можно организовать так, чтобы свести к минимуму возможные отвлекающие факторы.

«Создайте трех разных пользователей: одного для личного использования, одного для работы и одного для учебы», — советует Дэвид Биттон, директор по маркетингу DoorLoop. «В рабочих и учебных учетных записях пользователей должно быть только самое необходимое для выполнения рабочих и учебных задач. Все остальное, что касается досуга и развлечений, должно находиться в личном кабинете. Чем меньше отвлекающих факторов вы допускаете в своей рутине, тем лучше вы будете управлять своим временем».

4. Разделите свою рабочую нагрузку с помощью техники Pomodoro®

Если вы обнаружите, что технологии все больше мешают вам, тьютор и студентка факультета медсестер Университета Расмуссена Кристин Ирвин рекомендует попробовать технику Pomodoro.

Изобретенный итальянским разработчиком по имени Франческо Чирилло, этот метод назван в честь кухонного таймера в форме помидора, который Чирилло использовал для отсчета времени ( pomodoro — итальянское слово, означающее помидор).

«Техника Pomodoro похожа на высокоинтенсивную интервальную тренировку (HIIT)», — объясняет Ирвин. «Во-первых, вы выбираете задачу, над которой хотели бы работать, устанавливаете таймер на 25 минут и начинаете работать над выбранной задачей, не отвлекаясь. Как только таймер сработает, установите таймер на 5 минут и сделайте перерыв. Повторите эти шаги столько раз, сколько захотите».

Конечно, на самом деле вам не нужен таймер в форме помидора, чтобы придерживаться этого подхода — любое устройство, которое отсчитывает от 25 минут, сделает свою работу. Даже лучше? Для тех, кто любит слушать музыку во время учебы, вы даже можете найти плейлисты, рассчитанные на 25 минут.

5. Выведите конспектирование на новый уровень

Многие из нас делают конспекты во время лекций, но на этом останавливаются. Фрэнк Бак, консультант по вопросам образования в Frank Buck Consulting Inc., предлагает студентам думать о своих конспектах лекций как о черновом плане или первом наброске.

«Во время занятий не беспокойтесь об аккуратности, форме или правописании, — говорит Бак. «Волшебство происходит в тот вечер, когда вы взаимодействуете с этими заметками во второй раз в течение одного дня».

По словам Бака, большинство забываний происходит в течение первых 24 часов после знакомства с новым материалом. Повторное копирование и реорганизация этих заметок улучшит ваше запоминание и понимание новых концепций. Делая это, вы также делаете паузу, чтобы подумать обо всем, что не имело смысла во время первоначальной лекции.

«Поищите в учебнике или выполните быстрый поиск в Google, чтобы устранить путаницу», — советует Бак. «Перепроверьте орфографию по мере необходимости. Эта практика подобна прядению соломы в золото. Когда пришло время готовиться к тесту, записи остаются чистыми. Время, необходимое для учебы, сокращается».

6. Изучите и ограничьте возможные отвлекающие факторы

Реальное отношение к своим привычкам и предпочтениям не только поможет вам установить режим, который работает для вас, но также может помочь вам, когда дело доходит до ваших отвлекающих факторов.

«Если вы лучше всего работаете ночью, нет смысла пытаться сделать всю работу утром», — говорит Майк Гроссман, генеральный директор GoodHire®. когда вам не хочется работать, будь то глубокая уборка своего рабочего места, пролистывание социальных сетей или планирование планов с другом, который заходит к вам. Изменение места учебы, перенос телефона в другую комнату или просто закрытие двери могут быть превентивными мерами, которые необходимо предпринять, чтобы не тратить драгоценное время впустую.

7. Попросите о помощи

Один из советов по управлению временем, который часто упускают из виду, — это попросить о помощи, — говорит Стивен Лайт, директор по маркетингу Nolah Mattress.

«Немедленно свяжитесь с профессором, если вы что-то не понимаете», — советует Лайт. «Некоторые чувствуют себя неловко или смущаются, задавая вопросы, но в конечном итоге это того стоит. Если вы изо всех сил пытаетесь понять концепцию или урок и не просите о помощи, вы можете потратить драгоценные часы, пытаясь понять это самостоятельно».

Если вы чувствуете, что ваша курсовая работа охватывает концепции, которые вы уже понимаете, рекомендуется проверить, предлагает ли программа, в которой вы учитесь, курсы обучения, основанные на компетенциях, которые могут обеспечить дополнительную гибкость в отношении того, где вы проводите свое время в курсе.

Но тайм-менеджмент ничего не значит, если вы истощены физически, эмоционально и психологически. Если вы поймете, что перегружены, и попросите о помощи, это сослужит вам больше пользы в долгосрочной перспективе. Это может означать прекращение деятельности или снижение кредитной нагрузки. Многие школы также предлагают репетиторство и другие виды поддержки учащихся, поэтому обязательно проверьте любой из этих доступных вам ресурсов.

8. Следите за своим здоровьем

Это может показаться неочевидным, но забота о своем здоровье может сыграть огромную роль в успешном управлении временем во время учебы в колледже. Регулярные физические упражнения могут поддерживать ваш уровень энергии на высоком уровне, в результате чего ум становится более занятым при выполнении школьных заданий. Многие также утверждают, что полноценный ночной сон может сэкономить время студентов колледжа — это не только помогает вам не тратить время на послеобеденный сон, но также может повысить вашу бдительность и снизить уровень стресса.

9. Соблюдайте порядок

Поддержание порядка в учебе может стать огромным фактором экономии вашего времени в течение недели, особенно если вы посещаете несколько занятий одновременно. Если у вас есть отдельные папки, тетради и папки для каждого класса, вы быстро сможете найти этот лист заметок для контрольной на следующей неделе или статью, на которую вы планировали ссылаться в своей большой исследовательской работе.

Избегать беспорядка важно не только при организации заметок и раздаточных материалов. Убедитесь, что рабочий стол вашего компьютера организован таким образом, чтобы вы всегда могли найти файлы, которые вам понадобятся для каждого конкретного класса.

10. Контрольные списки — ваши друзья

Распечатывание или составление контрольных списков для каждого класса или дня недели может быть полезным способом запомнить все, что вам нужно сделать. Попробуйте согласовать задачи с цветом по важности или предмету (например, школа или работа), чтобы лучше визуализировать то, что нужно сделать.

«Составьте контрольный список всех основных домашних заданий на день или неделю», — говорит Василики Баскос, учитель и основатель Изучайте греческий онлайн. «Расставьте приоритеты, чтобы в случае нехватки времени менее важные задачи остались незавершенными».

11. Найдите баланс

Жизненный стресс бывает у каждого. Учеба в школе не исключение. Работа становится беспокойной, семейные обязанности увеличиваются, а социальная деятельность становится неуправляемой. В такие моменты хорошо сделать шаг назад и сделать глубокий вдох.

«Попросите свою семью и друзей поддержать вас в эти трудные времена совмещения работы и учебы, но также дайте им разрешение противостоять вам, если они думают, что вы время от времени сводите себя — и их — с ума», — говорит Анита Томас, старший вице-президент Edvisors.

Дать себе время на перезарядку также является важной частью эффективного тайм-менеджмента.

«Многие люди забывают уделять время себе, и это большая ошибка, — говорит Кэти Миллс, директор Net Influencer. Миллс говорит, что это время не обязательно должно быть долгим — 15 или 30 минут в день — но оно должно включать занятия, которые вам нравятся: упражнения, просмотр эпизода любимого телешоу, прослушивание музыки, прогулка.

«Эти занятия, которые вам нравятся, станут отличной мотивацией», — добавляет Миллс. «Вы увидите, что станете намного продуктивнее и сможете лучше управлять своим временем».

Используйте эти стратегии управления временем в колледже

Прислушайтесь к советам экспертов и студентов, которые были там. Посмотрите, сможете ли вы успокоить этот хаотичный график для беззаботного обучения в колледже. Конечно, чтобы добиться успеха в колледже, потребуется больше, чем просто хорошие навыки управления временем. В нашей статье «Как преуспеть в колледже: 5 советов для достижения успеха» рассказывается о некоторых других вещах, которые вы должны делать, чтобы оставаться на пути к успеху.

¹ Энтони П. Карневале, Николь Смит и Мишель Мелтон, «Обучение во время заработка: новая норма», Джорджтаунский университет, Центр образования и рабочей силы [Информация получена в декабре 2021 г. ] https://cew.georgetown.edu/wp-content/uploads/Working-Learners-Report.pdf

ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКТОРА. 2022.

Trello — зарегистрированная торговая марка Trello, Inc.
Техника Pomodoro — зарегистрированная торговая марка Francesco Cirillo.
GoodHire является зарегистрированным товарным знаком Inflection, LLC.

9 Техники тайм-менеджмента для лучшей вовлеченности

Время — это то, чего мы больше всего хотим, но хуже всего используем. — Уильям Пенн

Время, как известно, дорого и ценно для всех. В этом быстро меняющемся мире стало сложно соблюдать график и не отставать от изменений.

Вот почему так важно выделить место для техник тайм-менеджмента.

Из-за постоянных преобразований объем работы увеличился. Из-за этого вам и вашим сотрудникам трудно поддерживать баланс между работой и личной жизнью. И у людей мало знаний об управлении временем.

Но все упирается в то, насколько хорошо у вас или у ваших сотрудников 24-часовой рабочий день?

В этой статье мы обсудим, как можно управлять временем, чтобы максимизировать производительность.

Что такое тайм-менеджмент?

Плохая новость: время летит незаметно. Хорошая новость в том, что вы пилот. -Михаил Альтшулер

Тайм-менеджмент — это планирование и организация времени, которое вы потратите на определенные виды деятельности. Основная цель – повышение эффективности и производительности.

Эффективное управление временем повышает вероятность успеха на работе и в жизни.

Практика тайм-менеджмента экономит ваше драгоценное время и улучшает его использование.

Наличие эффективной программы тайм-менеджмента позволяет правильно использовать время. В свою очередь, это повышает производительность и вовлеченность.

И чтобы иметь эффективный график управления временем, во-первых, вам нужно следовать четырем Ds эффективности. Это:

Желание: Эффективное управление временем возможно только тогда, когда есть желание понять ценность времени. Признание этого может повысить вашу уверенность, если вы хорошо справляетесь с этим.

Решимость: Во время выполнения основных задач вас будут отвлекать, что в конечном итоге приведет к потере времени. Но ваша решимость избегать отвлекающих факторов будет критически важным неправильным тайм-менеджментом.

Решительность: У вас должно быть сильное чувство решимости практиковать хорошие методы управления временем, пока это не станет регулярной и повседневной привычкой. Вы должны решить, что эта практика сделает вас лучше в дальнейшей жизни.

Дисциплина: Наконец, четвертая D — дисциплина. Это один из самых важных и решающих факторов для лучшего управления временем. Поддержание дисциплины даст вам представление о том, что вам нужно делать и когда это делать. Дисциплина помогает вам придерживаться рутинного графика, которому вы будете следовать, не отвлекаясь на задачи, отнимающие ваше время и усилия.

Эффективные методы управления временем

Теперь, когда мы обсудили четыре элемента управления временем, давайте рассмотрим следующие методы управления временем.

1. Делегирование:

Возможно, вы сталкивались с ситуациями, когда ваши сотрудники сталкиваются с трудностями при завершении своей работы и проектов. Когда возникает такая ситуация, второстепенные задачи накапливаются.

Это увеличивает их рабочую нагрузку, и, таким образом, управление временем для незавершенной работы становится проблемой.

Чтобы избежать этого, вы можете попросить своих сотрудников разбить работу на сегменты и делегировать задачи. Это поможет им управлять своим временем и выполнять работу быстрее и лучше в команде.

2. Расстановка приоритетов:

Без надлежащего руководства сотрудники могут потерять контроль над своими целями и отклониться от своих обязанностей. И с растущим корпоративным миром идти в ногу с изменениями может быть трудной задачей. Иметь умные цели недостаточно, если вы не сосредоточены на их достижении.

Чтобы лучше управлять временем, вы можете сначала попросить своих сотрудников расставить приоритеты для своих жизненно важных задач. Таким образом, они узнают, как использовать время для выполнения важных задач и повышения скорости своей работы.

Как процитировал Стивен Кови, «Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты». улучшает их вовлеченность. У каждого сотрудника есть зона комфорта и способы выполнения своей работы.

Некоторым сотрудникам нравится решать свои задачи сложным путем, а некоторые прибегают к легким методам.

Крайне важно помнить, что пока работа выполняется вовремя, вы не должны вмешиваться в их методы работы. Когда вы предоставляете автономию, ваши сотрудники будут ценить время. Они будут меньше отвлекаться от помех и уделять больше времени своей работе.

Таким образом, они, скорее всего, будут экономить и управлять временем по-своему.

4. Планирование дня заранее:

Каждому сотруднику нравится, когда весь день улажен, а не сосредоточен на чем-то одном. Если не уладить все до начала рабочего дня, то могут наступить такие моменты, когда сотрудники могут почувствовать себя потерянными.

В конце концов разочаровываюсь и выгораю. И лучший способ избежать этого — планировать весь день. Это один из самых важных и проверенных методов тайм-менеджмента.

Во-первых, это позволяет им организовать свой день; во-вторых, это дает им подробное представление о том, что им нужно сделать. Планирование дня позволяет выполнять одну задачу за раз более эффективно и искренне.

5. Ограничение проверки электронной почты:

Когда вы начинаете свой рабочий день, очень важно проверять соответствующую электронную почту. Но когда ваш почтовый ящик переполнен ненужными сообщениями и спамом, становится сложно выбрать важные.

Согласно статистике, средний работник тратит около 30 часов в неделю на проверку своей электронной почты. Это целая куча рабочих часов.

Чтобы не тратить эти часы работы на электронную почту, вы можете ограничить проверку электронной почты только теми сообщениями, которые требуют немедленного ответа. А остальное вы можете отслеживать в свободное время, не теряя времени, или в конце дня.

Вы можете применять фильтры, которые помечают важные электронные письма и удаляют спам.

6. Предотвращение отвлекающих факторов:

Социальные сети, всплывающие текстовые сообщения, уведомления, электронные письма и ваши коллеги отвлекают ваше внимание от работы. И чтобы быть более вовлеченным в свою работу, вам нужно блокировать эти отвлекающие факторы. Они отнимают слишком много вашего времени, и ваша работа накапливается.

Научитесь говорить «нет» своим коллегам в перерывах между работой. Отключите уведомления и уберите телефон. Но самое главное, оставайтесь сосредоточенными на том, что вы делаете. Ограничьте себя от выполнения задач, которые ограничивают вашу продуктивность.

Когда вы вкладываетесь в свою работу, у вас будет больше времени, если вы закончите ее до того, как наступит крайний срок.

7. Поддержание структуры:

Вы выполните свою ежедневную задачу в то время, когда будете следовать жесткой структуре. Вот почему так важно составить расписание и рассчитать время, необходимое для выполнения каждой задачи.

Заранее определенное время позволит вам мысленно подготовиться к дню и посвятить время выполнению задания. Это поможет вам добиться большей эффективности и повысить производительность в течение дня.

Помогает вам и организации эффективно управлять временем, не мешая рабочему процессу.

8. Сосредоточьтесь на одной задаче:

Управление временем, которое у вас есть, является неотъемлемой частью вашей жизни. Поскольку время драгоценно и незаменимо, важно выполнить поставленную перед вами задачу.

Всегда старайтесь сосредоточиться на выполнении одной задачи за раз, чтобы не было места для ошибки. Если вы закончите свою работу в спешке, есть вероятность, что вам снова придется тратить больше времени на ошибки.

Это будет процесс обучения, но будет значительная потеря времени. Вот почему для большей эффективности выполняйте одну задачу за раз. И не прибегайте к многозадачности, которая может помешать работе.

9. Использование инструментов тайм-менеджмента:

Технологии захватили мир во всех сферах. Корпоративная среда также приняла происходящие изменения. Цифровая трансформация не только упростила жизнь для всех, но и упростила управление временем.

Существует огромное количество инструментов, которые вы можете использовать, чтобы в полной мере использовать свое время. Инструменты, которые фокусируются на:

Учет времени: Отслеживает ваше время и то, сколько вы потратили на выполнение одной задачи, используя счетчик времени на рабочем столе.
Список дел: Помогает вам сосредоточиться на организации своей работы и планировать все в соответствии с вашим днем.
Коммуникация: Это позволяет создавать беспроводные соединения внутри вашей организации, не покидая рабочего стола, что помогает вам сэкономить время.