Эффективный тайм менеджмент: 7 эффективных методов тайм-менеджмента — Офтоп на vc.ru

7 эффективных методов тайм-менеджмента — Офтоп на vc.ru

3735
просмотров

Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.

Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.

Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем в этой статье. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:

1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.

2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.

3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.

Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.

7 методов тайм-менеджмента

1. «Съешь лягушку!»

Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).

Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.

2. Деление большой задачи

Такой способ ещё называют «поедание слона по кусочкам» (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть). Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. «Порционно» можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.

Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные «кусочки». У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.

3. Матрица Эйзенхауэра

Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей «важно — не важно» (ось Х) и «срочно — не срочно» (ось Y).

Пользоваться матрицей очень легко: просто распределите свои задачи по её квадрантам.

• Первый квадрант — «важное и срочное». Это задачи, которые нужно выполнить максимально быстро, их нельзя откладывать.

• Второй квадрант — «важное, но не срочное». Сюда относятся важные задачи, на выполнение которых есть много времени. Например, если вам нужно сделать большой серьезный проект, он будет располагаться как раз во втором квадранте.

• Третий квадрант — «срочное, но не важное». Обычно это повседневные задачи (в том числе домашние), которые нужно выполнить, но они не очень важные. Чаще всего именно такие дела можно кому-то делегировать.

• Четвертый квадрант — «несрочное и неважное». Такие задачи можно совсем убрать из плана, особенно если у вас много дел в первом и втором квадранте. Но иногда их можно выполнить — если они приносят удовольствие. Например, сходить на фильм, который вы долго ждали или посетить новый бар.

4. Тайм-менеджмент по хронотипу

Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.

• «Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов, а отход ко сну не позднее 23 часов.

• «Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано — с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.

• «Волки». Это привычные нам «Совы»— им тяжело просыпаться, но нужно постараться встать хотя бы до 12:00, эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.

• «Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.

5. Техника Pomodoro или «Метод помидора»

Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.

В случае с Pomodoro, время одного «помидора» — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.

Кстати, метод назвали «Pomodoro» в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).

6. Одна задача в один промежуток времени

В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.

Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение — совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции — одно другому не помешает.

7. Канбан

Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: «нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.

Изначально все дела находятся в «нужно сделать», затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в «сделано». Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.

Приложения для управления временем

Мы составили небольшой список приложений, которые помогут вам протестировать методы, о которых мы рассказали, в удобном формате.

• Trello — бесплатная канбан-доска для работы в команде и личных нужд.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер.

• Todoist — планировщик для разных методов планирования (можно настроить под матрицу Эйзенхауэра).

• Notion — база данных для хранения и систематизации всего.

• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете смартфон, на его экране растет красивое дерево. Если разблокировать телефон раньше времени, то дерево погибнет.

Попробуйте все методы и поймите, какой действует наиболее эффективно именно для вас. Также можете рассказать о других методах, которые мы не упомянули в статье (возьмём их на заметку).

Подписывайтесь на наш телеграм-канал «Digital squad». Там мы ежедневно публикуем все важные обновления, новости и статьи, связанные с SMM, рекламой, digital и не только.

20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер

7 декабря 2020

Продуктивность

Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.

1. Правило 1‑3‑5

AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4.

Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

1. Собирайте всю информацию в Inbox.
2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
5. Создавайте простые короткие списки дел.
6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

• Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
• Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
• Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
• Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Читайте также ⏲

• В чём разница между продуктивностью и эффективностью и что важнее
• 50 золотых советов для повышения продуктивности
• Как справиться с выгоранием и вернуть себе былую продуктивность

21 совет по эффективному тайм-менеджменту

Как лучше всего управлять своим временем и какие полезные советы по тайм-менеджменту? В этом списке вы можете найти тщательно подобранные самые эффективные методы тайм-менеджмента. Они могут помочь вам оптимизировать ваши личные рабочие процессы или рабочие процессы вашей команды, оптимизируя использование рабочего времени и качество получаемых результатов.

Если вы хотите расширить свои знания о лучших методах тайм-менеджмента, не пропустите нашу подробную статью о лучших системах тайм-менеджмента.

№1. Планируйте, планируйте и еще раз планируйте

Планирование — это простая, но неумолимо мощная мантра тайм-менеджмента. Он начинается с создания списка ваших задач, а затем распределяет их наиболее подходящим образом в течение вашей недели. Создание ежедневных планов управления временем также пригодится. Вы даже можете предварительно просмотреть порядок, в котором вы хотите выполнить ожидающую работу в течение дня, а также перерывы, которые вы хотите сделать между задачами.

Крайне важно сопоставлять свои ежедневные и еженедельные планы со своими всеобъемлющими целями.

Вы можете управлять своей постановкой целей, придерживаясь целей SMART. Убедитесь, что ваши цели конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и своевременны. Вот как вы можете быть уверены, что тратите свое время на действия, которые помогут вам достичь ваших целей.

#2. Расстановка приоритетов имеет ключевое значение

То, как вы создаете свои планы действий, должно основываться на глубоком понимании ваших целей и их иерархии. Вы должны научиться распознавать, какие задачи напрямую способствуют достижению того, к чему вы стремитесь, а какие нет.

После того, как вы определили различные уровни важности и срочности, вы должны поставить самые важные дела вверху списка дел — те, которые являются одновременно важными и срочными. Делая это, вы можете предотвратить потерю отслеживания их статуса или отсрочку их без необходимости.

№3. Проведение проверок управления временем

Если вы хотите знать, на что уходит ваше время в течение дня, лучшим помощником для вас является проверка управления временем. Его очень легко приготовить, а пользы много. В Интернете есть различные шаблоны аудита времени, так что вы также можете воспользоваться одним из них при подготовке собственного аудита.

Прежде всего, вы должны записать, как вы планируете использовать свое время в течение определенной недели или месяца. Затем отслеживайте часы каждый день и отмечайте, какие действия вы выполняете. Когда у вас есть данные из реальной жизни, вы можете легко сравнить, соответствуют ли ваши намерения тому, что вы делаете в рабочее время. После этого вы можете внести необходимые коррективы, чтобы постепенно свести воедино свои цели и свой фактический ежедневный график.

№4. Уменьшите отвлекающие факторы в рабочем процессе

Возможно, вы (и втайне) хорошо осведомлены о различных отвлекающих факторах, которым вы ежедневно поддаетесь. У всех нас есть свои цифровые греховные удовольствия, такие как бесконечная прокрутка социальных сетей. Однако эффективное управление временем зависит от уменьшения отвлекающих факторов.

Устранение их слишком амбициозно, но ограничение времени, которое вы посвящаете им, определенно возможно. На самом деле вы можете превратить отвлекающие факторы в удовольствие после каждого достижения в течение дня. Таким образом, они могут работать на вашу производительность, а не против нее.

#5. Научитесь делегировать полномочия

Одной из основных причин истощения и выгорания предпринимателей и многих других специалистов сегодня является неспособность отказаться от задач. Делегирование бесценно, когда речь идет о вашем личном тайм-менеджменте, и является методом развития доверия и сотрудничества в вашей команде.

Первые шаги могут быть трудными, если вы не привыкли отказываться от ответственности. Однако вам следует найти баланс между своим здоровым усердием и нездоровым чувством, что вы единственный человек, который может выполнить работу. Со временем это улучшит ваши отношения с партнерами, коллегами или товарищами по команде, а делегирование задач станет естественным и намного проще.

#6. Назначьте временные интервалы для своих задач

Установите четкие сроки для каждой задачи. Даже если у вас нет четкой даты от клиента или партнера, она обязательно должна быть в вашем расписании. Вы не хотите затягивать задачу в течение нескольких недель, откладывая остальную работу на потом. Прокрастинация касается всех нас, поэтому мы должны применять эффективный подход для ее преодоления.

Вы можете начать с оценки запланированного времени, которое вам потребуется для выполнения задания. Затем вам нужно вернуться к расстановке приоритетов и посмотреть, когда запланировать это, учитывая остальные ваши обязанности. Вы можете разделить задачу на более мелкие части, чтобы при необходимости распределить ее на несколько дней, но убедитесь, что вы установили четкое целевое время для каждой части.

#7. Примите однозадачность

И неустанно защищайте ее. Одним из самых больших источников стресса в том, как мы работаем (и живем) сегодня, является многозадачность. Хотя несколько лет назад выполнение нескольких задач одновременно считалось главным навыком, сегодня люди осознали, что такой подход пагубно влияет на производительность, концентрацию и общее самочувствие.

Существуют различные методы, которые можно использовать, чтобы сосредоточиться на одной задаче и избавиться от «неполной работы». Например, полезно закрыть свой почтовый ящик и каналы социальных сетей и работать только над текущей задачей. Вы также можете ограничить звонки и другие потенциальные отвлекающие факторы. Затем вы можете установить временные интервалы для фокусировки, например, полчаса или час.

#8. Организовывайте похожие задачи вместе

Этот совет тесно связан с предыдущим. Вместо того, чтобы разбрасывать их по всему дню, более эффективно группировать задачи одного типа вместе. Делая это, вы можете сэкономить время, выполняя их сразу.

Например, вы повысите продуктивность, если отправите несколько писем сразу, а не будете обрабатывать их по отдельности в течение дня и разбивать работу на другие задачи.

#9. Планируйте самые важные дела первым делом с утра

Эта стратегия явно связана с хорошей расстановкой приоритетов, но требует особого внимания. Причина, по которой наиболее важные задачи должны идти первыми, заключается не только в том, что в противном случае вы можете забыть о них.

Для большинства людей утро — самое продуктивное время дня. Даже если вы еще не чувствуете себя полностью проснувшимся, ваш мозг все еще свеж и способен гораздо лучше обрабатывать информацию. Вот почему лучше всего использовать это время для самых сложных задач или тех, которые требуют максимальной концентрации внимания из-за их приоритета.

#10. Знайте, когда остановиться

Даже если вы выделили временные интервалы для своих задач, у вас может возникнуть соблазн продолжить работу над ними после того, как отведенное время истекло, особенно если вы считаете, что они важны или сложны. Тем не менее, вы должны научиться устанавливать ограничения, несмотря ни на что.

Стремление к совершенству достойно восхищения и является сильным качеством. В то же время он может стать большим врагом для вашего эффективного тайм-менеджмента. По мере того, как вы беретесь за все больше и больше проектов, вы научитесь лучше оценивать, когда вы действительно закончили работу, а когда просто тратите время, пытаясь сделать ее более «идеальной», чем она действительно должна быть.

#11. Планируйте перерывы между рабочими потоками

Перерывы между различными видами деятельности необходимы для того, чтобы ваш мозг оставался свежим и чтобы избежать умственной перегрузки, которая так распространена сегодня. Когда вы планируете слоты для разных задач, имеет смысл также запланировать паузы для растяжки и переключения передач.

Например, если вам нужно работать над юридическими контрактами все утро, хорошо запланировать перерыв на четверть или полчаса, прежде чем погрузиться в написание электронных писем. Это даст вам возможность совершить мысленный прыжок и поможет бороться с истощением. Вам решать, как лучше провести паузу. Однако лучше всего, если это не связано с использованием какого-либо из ваших цифровых устройств, чтобы у вас действительно было время простоя без экрана.

#12. Найдите свой рабочий темп

Планирование временных интервалов для задач и планирование перерывов между ними — это только начало. Со временем вы должны перейти на следующий уровень и открыть для себя правильный темп работы, который соответствует вашей личности.

Вы можете добиться этого, обращая внимание на часы, когда вы наиболее продуктивны, а также на моменты, когда ваша энергия и концентрация снижаются. Очень полезно также сверяться с вашими зарегистрированными часами и проверять эффективность в течение дня. Анализируя данные и зная, как вы себя чувствуете, вы можете узнать, что нужно изменить в своей повседневной жизни, чтобы повысить производительность и снизить уровень стресса.

#13. Ставьте четкие цели для рабочих совещаний

Для многих профессионалов большая часть их ежедневного рабочего времени уходит на совещания. Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, владельцем малого бизнеса или руководителем группы, вы, вероятно, сталкиваетесь с одной и той же ситуацией. Поскольку встречи занимают много времени (но важны), вам нужно убедиться, что вы хорошо подготовлены к каждой из них.

Прежде всего убедитесь, что каждая встреча, на которую вы соглашаетесь, действительно необходима. Иногда звонок или чат могут служить той же цели. Как только вы поймете, что встреча важна, вы должны подготовить четкую повестку дня и указать, чего вы ожидаете от нее. Конечно, вы также должны установить временные рамки, чтобы не тратить полдня на болтовню.

#14. Научитесь отказываться от работы

Говорить «нет» — это здоровый механизм, который нам нужен в большинстве сфер жизни. Однако когда дело доходит до работы, такой подход может спасти вас от выгорания. Стоит попробовать, несмотря на страх перед тем, как отреагирует другая сторона.

Будь то новая внештатная работа или другое задание для вашего командного проекта, вы должны знать, когда отказаться. Если вы завалены работой и ясно видите, что дополнительные задачи будут тяжелым бременем, вам лучше всего честно и прямо сказать, где ваши пределы.

#15. Не работать в отпуске и на выходных

Это строгое правило, которое вы должны соблюдать, чего бы вам это ни стоило. Единственное связанное с работой дело, которым стоит заняться на выходных, — это планирование. Это может занять у вас час, но окупится в течение недели.

Кроме того, вредно работать во время отпуска или в другое время, посвященное отдыху. На самом деле, ваша производительность в конечном итоге пострадает от этой вредной привычки, потому что вам действительно нужно немного отдохнуть от работы.

#16. Думайте об отдельных элементах, а не о всем списке задач

Вот еще одна всеобъемлющая стратегия, которая избавит вас от массы проблем: никогда не уменьшайте масштаб всего (и очень длинного) списка задач, когда вы заняты. Это принесет вам только стресс. В такие моменты очень легко начать чувствовать, что вы не можете справиться со всем этим. Но на самом деле вы можете.

Вместо этого разбивайте задачи на более мелкие части и смотрите на отдельные элементы, а не на всю кучу работы, которая вас ждет. Затем вы сможете адаптироваться к более мелким задачам, которые необходимо выполнить прямо сейчас, и выполнять их одну за другой, спокойно и продуктивно.

#17. Проанализируйте свои ежедневные привычки

После того, как вы проведете аудит времени и соответствующим образом скорректируете свой рабочий график, вы также можете сделать еще один шаг в управлении своим временем, проанализировав свои привычки. Полезно внимательно присмотреться к остальным занятиям помимо работы.

Например, если вы работаете из дома, а не из офиса, вы можете посмотреть, как часто вы отвлекаетесь на домашние дела или прыгаете к холодильнику, чтобы перекусить. В случае офисной работы вы можете обратить внимание на свои ритуалы, необходимые и ненужные взаимодействия с коллегами и даже привычки в еде. Получив хороший обзор, вы сможете понять, как устранить лишние отвлекающие факторы и наладить значимые отношения с товарищами по команде и партнерами.

#18. Используйте лучшие приложения для тайм-менеджмента

Несмотря на то, что применять все эти передовые методы довольно сложно, хорошая новость заключается в том, что вы не одиноки. Сегодня существует множество приложений для тайм-менеджмента, которые могут стать вашими верными партнерами в достижении эффективной организации и продуктивности.

Существует несколько типов платформ, которые могут помочь вам упростить рабочий процесс: календари, диспетчеры задач и многое другое. Календарь является хорошей отправной точкой для вашего планирования, так как вы можете визуально упорядочить свои задачи на неделю и месяц. Вы также можете использовать органайзеры и диспетчеры задач, где вы можете вводить проекты и задачи, добавлять для них информацию и устанавливать сроки выполнения. Естественно, настоятельно рекомендуется иметь приложение для отслеживания времени, так как оно поможет вам с аудитом вашего времени и общим планированием.

#19. Добавьте упражнения в свой день

Вы уже знаете, что физические упражнения очень важны для вашего общего самочувствия. Но более того, оказывается, что регулярная физическая активность также способствует лучшему управлению временем.

Как? Упражнения помогают лучше справляться со стрессом и чувствовать себя увереннее в жизни. Это доказано и работает. Первый шаг — найти, как вы уже догадались, время для этого в своем расписании. Лучший подход — проводить пару тренировок в неделю до или после рабочего дня. Вы также можете добавить растяжку, медитацию или паузы для физического расслабления в течение дня. Если вы только начинаете, начните с небольших шагов, которые вам удобны, и постепенно расширяйтесь.

#20. Разнообразьте свой распорядок дня

Никто не любит скучать. Если вы чувствуете, что застряли в своей повседневной рутине, сделайте шаг назад и выясните, что может внести в нее немного свежести. Лучшее решение, конечно, взять отпуск, но если такой возможности нет, можно воспользоваться некоторыми хитростями.

Вы можете работать из дома, если вы слишком долго находились в офисе. Попробуйте также изменить свое рабочее пространство. Вы также можете начать день с упражнений или изменить типичный способ планирования рабочего времени. Хитрость заключается в том, чтобы создать физическое и ментальное пространство для инноваций и нестандартного мышления.

#21. Время от времени меняйте свой ландшафт

Вы не поверите, какой груз вы можете снять со своих плеч, если просто переключитесь на другое физическое место. Это касается как работы вне офиса или домашнего стола, так и полноценного отпуска. Смена декораций — предпочтительный метод возрождения творчества для писателей и художников, но он также работает для всех типов профессионалов.

При первых признаках беспокойства, скуки и перегрузки отправляйтесь в путь. Если у вас нет выходных или если проект нельзя бросить прямо сейчас, то просто смените ландшафт. Это может быть ваш коттедж, день в парке или поездка на пляж — любое место, которое подарит вам глоток свежего воздуха.

Начните работу с улучшенным подходом к управлению временем

Как только вы проанализируете и поймете, как вы тратите свое время, вы сможете улучшить свои организационные привычки, чтобы добиться большего и снизить уровень стресса. С помощью этих полезных советов вы сможете изменить свой распорядок дня к лучшему. Узнайте, как избежать проблем с тайм-менеджментом, здесь.

Бонус: Шпаргалка

Загрузите эти лучшие советы, чтобы более эффективно управлять своим временем.

21 Советы по эффективному тайм-менеджменту для управления работой (2022)

Управление временем — это то, как вы организуете и распределяете свое время между различными видами деятельности. Хорошие стратегии тайм-менеджмента повышают вашу производительность и эффективность.

Эффективное управление временем важно для всех, но это абсолютно необходимо для предпринимателей.

Поскольку предприниматели несут полную ответственность за каждый аспект своего бизнеса, выделение нужного количества времени для выполнения правильных задач имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.

Лучшее управление временем заключается не только в том, чтобы работать усерднее, но и в том, чтобы работать умнее. Мы попросили экспертов по продуктивности поделиться своими лучшими советами по тайм-менеджменту. Используйте этот список методов, чтобы поэкспериментировать и найти стратегии, наиболее подходящие для вас.

Советы по эффективному управлению временем

1. Проведите аудит времени

Чтобы лучше тратить свое время, начните с понимания того, на что оно тратится. Существуют отличные приложения для управления временем, но, честно говоря, я предпочитаю, чтобы оно было легким — система карточек Марка Андриссена всегда работала для меня.

На простой карточке размером три на пять записывайте свои основные задачи на день. На обратной стороне карточки вы должны написать то, что вы сделали, но изначально не планировали сделать накануне вечером — рабочий день всегда любит придумывать множество дополнений.

Глядя на свою карточку 3 на 5 в конце дня, вы увидите, что вы расставили по приоритетам (и выполнили ли вы это) и какая работа была добавлена ​​к вашей тарелке. Дополнительная работа — это хорошо, но если вы не выполняете свои основные задачи день за днем, что-то не так.

— Адам Роджерс, контент-менеджер в Shopify

2. Создайте ежедневное расписание

Для меня, если это не запланировано, это не будет сделано! Поэтому планирование каждого часа моего рабочего дня имеет решающее значение для сохранения концентрации и продуктивности. Даже «свободное время» для занятий побочными интересами ставится в календарь.

Если это не запланировано, это не будет сделано! Я достигаю целей, разбивая их на очень маленькие проекты, которые я могу выполнять ежедневно.

Каждый шаг должен выполняться не более одного часа в день. Если я обнаружу, что выполнение этого шага займет больше часа, значит, я недостаточно разбил его.

Даже если я закончу шаги этого дня раньше, я удержу себя от выполнения следующего шага. Я знаю, что это звучит нелогично, но это помогает мне не выгорать, и я более мотивирован на рабочий час следующего дня. Эта стратегия также удерживает меня от того, чтобы сделать шаг «наполовину», что не так хорошо, как выполнение всего, что было запланировано на этот день.

Источник: Asana

Управлять своим временем означает планировать его заранее. Последние 30 минут моего дня всегда отводятся для планирования следующего рабочего дня.

— Тим Буркин, предприниматель

3. Расставьте приоритеты и делегируйте полномочия

Знайте свои личные и профессиональные приоритеты и планируйте их в своем календаре. Все остальное должно помещаться вокруг них или быть отброшено.

Источник: Asana

Получите отличного помощника, которому вы можете делегировать планирование и другие рутинные дела. Этот человек может быть одним из самых больших стимуляторов вашей продуктивности и снижения стресса.

— Элизабет Грейс Сондерс, тренер по тайм-менеджменту

4.

Сгруппируйте связанные задачи вместе

Вместо того, чтобы начинать с верхней части списка и двигаться вниз, потратьте несколько минут и просмотрите весь список. Затем сгруппируйте похожие задачи вместе. У вас могут быть такие категории, как телефонные звонки, финансы, общение в сети, работа с документами или творческая деятельность.

Источник: Asana

Группируя (или объединяя) действия, сходные по своей природе, вашему мозгу не приходится перескакивать с одного типа мышления на другой. Переходы становятся более плавными. Вы набираете скорость, выполняя связанные задачи, а в некоторых случаях даже ускоряетесь!

— Стефани Л. Х. Калахан, основатель компании Calahan Solutions Inc. Интернет и социальные сети ускорили получение новостей, поддержание контакта с людьми и общение с клиентами. Это также привело к тому, что у всех нас появились вредные привычки, одна из которых — многозадачность.

Согласно исследованию, проведенному Американской психологической ассоциацией, многозадачность не экономит ваше время. На самом деле, это засоряет ваш рабочий процесс, повышает уровень стресса и в конечном итоге мешает вашей общей функциональности.

Стэнфордское исследование сообщает, что многозадачность влияет даже на вашу долговременную и кратковременную память. Хроническая ежедневная многозадачность фактически влияет на вашу способность удерживать и использовать информацию в уме, а также на вашу способность извлекать информацию.

Нейробиолог Даниэль Левитин говорит: «Все переключение между задачами сопряжено с нейробиологическими издержками. Это истощает ресурсы, поэтому после часа или двух попыток одновременного выполнения нескольких задач мы обнаруживаем, что устали и не можем сосредоточиться, это потому, что те самые нейрохимические вещества, которые нам нужны для концентрации, теперь исчезли».

6. Установите ограничения по времени для задач

Теперь возьмите этот проект или этот рабочий продукт и разбейте его на более мелкие подзадачи и настройте отслеживание времени или временной блок, сколько времени потребуется для выполнения каждой из этих задач— даже если они по пять минут за штуку.

Так что на самом деле очень четко определите, чего вы хотите достичь, чтобы вы знали, когда вы на самом деле закончите — когда вы добьетесь успеха — и вы сможете вычеркнуть это из списка и получить дозу дофамина, которая будет поддерживать вас. полны энергии, мотивированы и готовы продолжать работу.

В противном случае у нас есть тенденция просыпаться и прыгать в работу без преднамеренности, а затем мы работаем часами, часами и часами, не чувствуя, что достигли того, к чему стремились.

—Доктор. Сахар Юсеф, когнитивный нейробиолог

7. Регулярно делайте перерывы

Перерывы повышают вашу продуктивность. Фактически, Уильям С. Хелтон, профессор человеческого фактора и прикладного познания в Университете Джорджа Мейсона, показал, что короткие перерывы могут улучшить внимание.

Он и его коллеги провели эксперимент, в ходе которого протестировали две группы студентов университета, которые должны были следить за рядом железнодорожных линий на экране. Одной группе не давали перерыва в течение всех сорока пяти минут, а другой группе давали пятиминутный перерыв в середине задания.

Второй группе были даны различные действия, которые им разрешалось выполнять в течение этих пяти минут. Независимо от активности, вторая группа продемонстрировала заметное улучшение своих показателей.

Исследования также показывают, что важно, какие перерывы вы делаете. Psychology Today сообщает, что важно избегать уведомлений, текстовых сообщений и ваших устройств в целом. Прогуляйтесь на природе, порисуйте или потренируйтесь — что-нибудь, что не будет напрягать ваш мозг или ваши глаза.

Если вы хотите продолжать работать на оптимальном уровне, держите этот инструмент управления временем в своем наборе инструментов и обязательно сделайте его приоритетным.

8. Устранение отвлекающих факторов

То, как вы управляете своим временем, имеет значение только в том случае, если вы также контролируете свое внимание при выполнении поставленной задачи. Это связано с тем, что если вы выделяете время на задачу, но тратите это время на переключение между несколькими разными задачами, конечный результат, скорее всего, будет отличаться от того, что вы планировали. Контроль внимания означает эффективное управление внутренними и внешними отвлекающими факторами, а также однозадачность для более качественной работы, выполняемой быстрее.

— Маура Томас, тренер по продуктивности

9. Оставайтесь организованными

Организация — важный метод тайм-менеджмента. Дженнифер Вердолин, доктор философии, доцент Аризонского университета, говорит: «Исследования показывают, что чрезмерный беспорядок и беспорядок отвлекают и снижают нашу способность концентрироваться и сосредотачиваться». Затем она приводит примеры из животного мира, которые показывают, как опрятность помогает животным проявлять себя наилучшим образом.

Под организованностью подразумевается не только физическая организация пространства, но и ментальная организованность. В отличие от совета 4, сохранение умственной организованности — это не группировка похожих задач, а расстановка приоритетов в том, что вам нужно сделать. Поэтому поставьте цели на день и попробуйте сгруппировать задачи, которые у вас есть, например: 

• Ежедневные задачи: задач, которые, как вы знаете, вы должны выполнять каждый день, например, отслеживание своего времени, проверка электронной почты, вход в корпоративный сеанс Slack и т. д.
• Срочные задачи: задач, срочные и требующие вашего немедленного внимания.
• Важные задачи: задач, которые важны, но не обязательно имеют срок выполнения. Под эту категорию подпадает множество текущих проектов.
• Маленькие задачи: это задачи, которые требуют либо небольших умственных способностей, либо небольшого количества времени. Например, отправить электронное письмо, ответить на сообщение Slack или обновить свой профиль LinkedIn.

Подробнее: 14 обязательных к просмотру выступлений TED Talks for Entrepreneurs

10. Задайте свой темп

Будучи предпринимателем, вы много времени находитесь в режиме сверхпроизводительности, потому что вы все в нем. Будет время. Однако вам потребуются время, энергия и внимание; и когда вы дадите полный газ прямо из ворот, вы истощите себя.

Знаете ли вы, что достаточно хорошо для каждого из проектов в вашем списке? Это достаточно хорошо для организации и достаточно хорошо для вас. Чрезмерное обдумывание, редактирование и настройка отнимают драгоценное время и в этом нет необходимости. Сделайте хорошую работу, а затем остановитесь.

— Карсон Тейт, автор книги «Просто»

11. Остановись и подумай

Самое важное, что может сделать занятой предприниматель, — это остановиться и подумать.

Подумайте хотя бы пять минут утром о прошедшем дне:

• Что для вас сегодня важнее всего?
• Отражает ли ваш календарь этот приоритет?

Настройте телефон на подачу звукового сигнала каждый час и, когда он подаст звуковой сигнал, спросите себя:

• Делаю ли я то, что мне больше всего нужно делать?
• Я тот, кем больше всего хочу быть?

А в конце дня сделайте пятиминутную паузу и спросите себя:

• Чему я научился? Есть ли кто-то, кого мне нужно поблагодарить или признать?
• Есть ли что-то, что я хочу сделать завтра по-другому?

Очень часто мы думаем об управлении временем как о повышении нашей эффективности. Но некоторые из самых эффективных людей, которых я знаю, неэффективны в тайм-менеджменте. Ключ в том, чтобы быть эффективным, работать над тем, что является наиболее важным, и опускать все остальное.

— Питер Брегман, тренер по лидерству руководителей

12. Включите в свой график неструктурированное время

Включите в свой еженедельный график от двух до четырех часов неструктурированного времени. Это время, отведенное в сторону, без каких-либо планов, кроме обучения, исследования и размышлений. Для многих занятых предпринимателей это может показаться нелогичным или просто нереалистичным. Тем не менее, исследования подтверждают важность «свободного» времени в вашем расписании по двум направлениям:

1. Когда вы постоянно заняты и у вас нет свободного времени — поскольку каждая минута каждого дня расписана вплотную — вы максимально используете пропускную способность вашего мозга: ваши когнитивные способности снижаются, вы становитесь более склонны к ошибкам, и вы менее проницательны.
2. В самом начале работы в Amazon Джефф Безос делал понедельники и четверги совершенно неструктурированными, чтобы у него всегда было время посвятить себя глубоким размышлениям о видении компании. Священное «неструктурированное время» — отличительная черта успешных руководителей, потому что без этого они всегда будут реагировать на проблемы, которые перед ними ставят другие, и никогда не будут активно думать о будущем компании.

— Джоселин К. Глей, эксперт по работе и творчеству

13. Делайте самые важные дела утром

Не торопитесь делать «правильные вещи». Работать в постоянном напряжении нехорошо. Чувствовать тревогу и подавленность — это не нормально. Вы сожалеете о принятом решении? Останавливаться.

Вы не должны судить о своем успехе только по результатам. Самые положительные результаты могут быть получены от вещей, которые вам не нужно делать. Делайте самые важные дела утром — исследования показывают, что после использования силы воли позже в течение дня люди начинают принимать неверные решения.

— Камиль Рудницки, генеральный директор TimeCamp

14. Сначала выполняйте самые простые задачи

Мой школьный учитель математики однажды сказал мне, что если вы застряли на задаче, начните записывать числа, и вы будете удивлены, как часто Вы придумываете решение, когда пишете. Я убедился в этом во всей жизни, не только в математике.

Всякий раз, когда я на чем-то застреваю, не знаю, как начать проект, волнуюсь или начинаю откладывать, я заставляю себя делать самую простую и маленькую часть задачи. Я снижаю свои ожидания от завершения всего проекта до выполнения самого простого, наиболее достижимого компонента — я напишу первое предложение, вставлю первую строку кода, создам первую строку в электронной таблице.

И что неизменно происходит, так это то, что вы заканчиваете это первое дело, и оно выливается в следующее, а затем в следующее, и, как снежный ком, часами спустя вы заряжаете мили вниз по склону, и вы даже не помните, почему это было трудно начать в первую очередь.

— Марк Мэнсон, трехкратный #1 New York Times автор бестселлеров

15. Начинайте свой день раньше всех

Начинайте свой день раньше всех. Если вы почитаете биографии и автобиографии успешных мужчин и женщин, почти всех их объединяет одно — привычка ложиться спать в разумное время и рано вставать.

Просыпаясь раньше остальных, у вас есть время заранее спланировать свой день и получить преимущество перед некоторыми задачами, которые могут нависнуть над вашей головой, прежде чем другие проснутся, чтобы помешать вам.

—Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор

16. Используйте технику Помидора

Источник: Todoist

Мой главный совет для занятых предпринимателей — Техника Помидора и Календарь Внеплана. По сути, это означает, что я просто ставлю таймер на 25 минут и начинаю выполнять только одно задание. Этот цейтнот и сосредоточенность на одном помогают мне вернуться на правильный путь и войти в ритм продуктивности.

—Майкл Сливински, основатель приложения для повышения производительности, Nozbe

17.

Используйте матрицу Эйзенхауэра

Электронные письма накапливаются, телефонные звонки продолжают поступать, множество дел: рабочая нагрузка творца огромна. Расстановка приоритетов в этой работе является ключом к тому, чтобы оставаться сосредоточенным. Чем больше вы сможете расставить приоритеты, тем эффективнее вы будете. Именно здесь вступает в действие матрица срочности-важности Эйзенхауэра, заставляющая вас дважды подумать, прежде чем добавлять задачу в свой список дел.

Источник: Асана

Вот как. Выберите те задачи, которые являются наиболее срочными. Спросите себя: одинаково ли они важны? Отложите менее срочное, делегируйте менее важное. А если нет ничего из вышеперечисленного: избавьтесь от этой задачи.

18. Составьте список «5 до 11»

Составьте список «5 до 11» из пяти дел, которые вы можете взять на себя обязательство сделать до 11 утра завтрашнего дня. Продвигает ли каждая задача вашу цель, приоритеты и цели? Должно. Когда вы сделаете свои 5 до 11 завтра, у вас будет блаженно-мирное чувство выполненного долга, зная, что вы сделали то, что имеет для вас значение.

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

19. Регулярно очищайте свой мозг

Вы испытываете стресс, потому что у вас слишком много незавершенных задач. На обычном листе бумаги напишите их и все вниз. Затем вычеркните все, что не является абсолютно необходимым. Будьте брутальными. Глядя на свой список, пообещайте выполнять одну задачу в день, пока список не будет завершен. Почаще возвращайтесь к этому списку!

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

20. Свободно распределяйте время, необходимое для выполнения задачи

Свободно распределяйте время, необходимое для реального выполнения части работы до минимального следующего этапа завершения.

Под «реалистичным» я подразумеваю реальное количество времени, которое потребуется, а не то, которое вы хотели бы, чтобы это заняло . После того, как вы приняли это решение, вообще не думайте о времени и выполняйте работу. По иронии судьбы, размышления о тайм-менеджменте — самая большая трата времени, которой я занимаюсь! Хотя я беспокоюсь о том, сколько времени что-то занимает, я не трачу 100% своего внимания на выполнение полезной работы или решение проблем.

Под «минимальным следующим этапом завершения» я имею в виду «полезный элемент», который каким-то существенным образом способствует достижению ваших рабочих целей. Я склонен зацикливаться на «конечном результате», а не на следующем этапе, потому что я нетерпелив, но это просто создает разочарование, которое снова сжигает энергию, которая в противном случае могла бы быть использована для создания чего-то.

Давать себе достаточно времени, чтобы что-то сделать, а также позволять себе не чувствовать себя торопливым или виноватым из-за того, что на это уходит время, — вот что работает для меня.

—Дэвид Сих, производитель инструментов для повышения производительности

21. Планируйте задачи, которые нужно выполнить накануне

В конце каждого дня планируйте, какие задачи нужно выполнить на следующий день и сколько времени займет каждая из них. Затем запланируйте эти задачи в своем календаре между встречами, которые там уже есть. Тайм-менеджмент — это управление мышлением. Как только вы поймете, что контролируете свои часы и можете указывать своему времени, что делать, ваша рабочая и личная жизнь станут менее напряженными.

— Хелен Сегура, эксперт по продуктивности

Выйдите за рамки бесконечного списка дел, возьмите под контроль свое время

Со всем, чем вы жонглируете, эффективное управление своим временем может показаться несбыточной мечтой прямо сейчас, но это не возможно. Только в этой статье есть более 20 примеров, которые показывают людей, которые нашли проверенные способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Вы тоже можете это сделать.

Перестаньте тратить всю свою энергию на те действия, которые только тратят время. Попробуйте один или два из этих советов, и вы увидите, как улучшится ваша продуктивность и ваше психическое здоровье.

Советы по тайм-менеджменту Часто задаваемые вопросы

Каковы 5 эффективных советов по тайм-менеджменту?

1. Создавайте временные блоки для целенаправленной работы.