Где применяется электронная подпись: Электронная подпись (ЭЦП): какую и как получить?

Как получить и использовать электронную подпись

Что такое электронная подпись?

Это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно идентифицировать физлицо или юрлицо без его личного присутствия. Существуют простая электронная подпись и усиленная электронная подпись, которая, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Где применяется электронная подпись?

При совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, в том числе при обращении через портал Госуслуг, исполнении государственных и муниципальных функций и при совершении других юридически значимых действий.

Физлицо с использованием электронной подписи может, например, обмениваться документами с удаленным работодателем, подать судебный иск или жалобу в электронном виде. Юрлица — подписывать заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде, регистрировать электронные сделки с недвижимостью и т.  д. Область применения обширная.

В чем различия между всеми этими видами?

В степени защиты и в том, где они применяются.

Простая электронная подпись — это комбинация из логина и пароля. Она подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом. Сообщение с простой электронной подписью может быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно, только по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись защищена больше, чем простая — это две уникальные последовательности символов, которые однозначно связаны между собой: ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации. Этот вид подписи не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Однако она тоже не аналог собственноручной подписи (только по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях).

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (кроме случая, если ФЗ или принимаемыми в соответствии с ними НПА установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе). Сертификат выдается на USB-носителе. 

Где получить электронную подпись?

Чтобы получить электронную подпись надо обратиться в удостоверяющий центр. Ближайший аккредитованный удостоверяющий центр можно найти на официальном сайте Минцифры. Там же можно скачать список этих центров.

Физическим лицам проще всего получить подпись в ближайшем МФЦ. С июля 2021 года компании могут получить квалифицированную электронную подпись в налоговой инспекции.

Для использования электронной подписи может потребоваться установка дополнительного программного обеспечения.

Сколько стоит получение?

Стоимость услуг и срок оформления заявки на получение электронной подписи устанавливаются самими удостоверяющими центрами. Обычно срок действия электронной подписи заканчивается через 12 месяцев с момента получения. Поверить срок действия можно тут.

Какие документы нужны?

В соответствии с законом:

• основной документ, удостоверяющий личность;

• СНИЛС;

• ИНН;

• если вы ИП — основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации физлица в качестве ИП;

• если вы получаете подпись представителя юрлица — дополнительный комплект документов, подтверждающий ваши полномочия действовать от имени юрлица.

простая электронная, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная

Электронная подпись необходима для участия в закупках, сдачи отчетности, ведения ЭДО, обращений в государственные органы и работы с гос.порталами. Сегодня широко используется три вида: усиленная квалифицированная, простая и усиленная неквалифицированная подпись. Чем же они отличаются друг от друга, и какие существуют виды, расскажем в нашей статье.

1. Простая электронная подпись подтверждает факт подлинности владельца. Этот вид подписи, который используется постоянно. Например, это комбинация кодов доступа при входе в личный кабинет или с помощью логин-пароль в онлайн-банке, полученных из смс. При дальнейшем использовании она имеет юридическую силу и равнозначна обычной подписи. Но с наименьшей степенью защиты. 
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись или НЭП. В основном такой вид электронной подписи используют во внутреннем и внешнем ЭДО с контрагентами. Усиленная неквалифицированная подпись не используется при участии в электронных торгах. Усиленная неквалифицированная ЭЦП имеет среднюю степень защиты. С помощью нее можно узнать вносились ли изменения в документ, и определить подписанта. 
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись или КЭП – цифровой аналог собственноручной подписи. Квалифицированная ЭЦП подходит для участия в электронных торгах и является гарантом юридической силы. С помощью квалифицированной электронной подписи можно получить доступ к информационным государственным системам и пользоваться порталом госуслуг. Чтобы ее приобрести, нужно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) аккредитованный Минкомсвязи России. Данный УЦ должен иметь лицензию ФСБ России и выдавать соответствующие сертификаты подписей (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Владелец получает электронную подпись в виде открытого и закрытого ключа, и сертификат подтверждающий личность владельца. Закрытый ключ нужен для подписания документов, а с помощью открытого ключа проверяется подпись.  Проверить электронную подпись можно на сайте АО «ЕЭТП» с помощью специального сервиса.

Оформите электронную подпись в нашем удостоверяющем центре УЦ АО «ЕЭТП» и выберите подходящий комплект по основным направлениям:

1. для электронных торгов – торги по банкротству, коммерческие и государственные торги;
2. для гос.порталов;
3. для отчетности.

Наш Удостоверяющий центр входит в реестр аккредитованных УЦ Минкомсвязи, и имеет лицензию ФСБ. Все выпускаемые подписи регламентируются в соответствии с  63-ФЗ.

Интересные статьи

Удостоверяющий центр

Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись?

Квалифицированная электронная подпись (или КЭП) – равнозначна собственноручной подписи. Для формирования усиленной квалифицированной ЭЦП применяются методы криптографической защиты. С помощью ключей КЭП можно: …

Удостоверяющий центр

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) для Росреестра

Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии России (Росреестр) — государственный орган, который занимается регистрацией сделок с недвижимостью на территории Российской Федерации в соо…

Удостоверяющий центр

Электронная подпись (ЭЦП) для сдачи отчетности

Для сдачи электронной отчетности используется сертификат ключа квалифицированной электронной цифровой подписи (письмо ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489). Отчетность по самым популярным направлениям, таким как ФНС,…

Почти все, что вам нужно знать

Изучите наш блог

Полное руководство по электронным подписям

Электронные подписи: полное руководство по электронным подписям

Электронные подписи позволяют организациям и частным лицам подписывать документы удаленно с мобильного устройства или компьютера, создавая подпись, приемлемую для суда, за считанные секунды. Использование электронных подписей или электронных подписей помогает предприятиям снизить риски, сэкономить ресурсы и повысить качество обслуживания клиентов. В этой статье рассказывается все, что вам нужно знать об электронных подписях, в том числе о том, как они работают, а также о безопасности и юридических преимуществах.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись используется для подписи документов, отправляемых через Интернет, что устраняет необходимость подписывать бумажные документы с помощью мокрой подписи. Электронная подпись может использоваться в юридических документах, договорных соглашениях, счетах-фактурах, финансовой документации и многом другом. Это может быть цифровая версия подписи человека. Электронная подпись служит доказательством того, что подписывающая сторона принимает или соглашается со всем, что изложено в документе. Электронные подписи легальны и безопасны. Вы можете подписать многие юридические документы в электронном виде.

Как работают электронные подписи?

Электронные подписи проверяют подлинность, отслеживают и хранят подписи и информацию о подписавших на каждом этапе жизненного цикла контракта. Как и рукописные подписи, электронные подписи уникальны для каждого подписывающего лица. Узнайте больше о том, как работают электронные подписи.

Чтобы убедиться, что ваша организация следует передовым методам работы с электронными подписями, убедитесь, что вы предлагаете сотрудникам адаптацию и обучение работе с электронными подписями. Клиенты также могут оценить краткие инструкции, если они используют электронные подписи впервые. Рекомендуется протестировать решение для электронной подписи, чтобы убедиться, что оно подходит для вашего бизнеса и интегрируется в другие системы, которые вы используете. Вы также должны убедиться, что выбранное вами решение соответствует местным и отраслевым стандартам электронной подписи. Узнайте больше о том, как подписывать документы онлайн. Вот пять вещей, которые нужно рассказать начинающим пользователям электронных подписей, и как создать электронную подпись в Word.

Каковы преимущества электронных подписей?

По мере того, как предприятия продолжают двигаться в направлении цифровой трансформации и автоматизации, электронные подписи становятся бизнес-необходимостью и законной заменой мокрых подписей. Вот несколько преимуществ электронных подписей:

• Переход на безбумажные документы : сокращение использования бумаги, электронное подписание сокращает количество требуемой бумаги и может помочь организациям перейти на безбумажные документы.
• Повышенная гибкость: вы можете подписывать из любого места, что упрощает ведение бизнеса из удаленного места или в дороге.
• Снижение затрат: электронные подписи могут помочь организациям сэкономить деньги. Они помогают ускорить рабочие процессы, чтобы сэкономить время и повысить производительность, а также сократить расходы на печать, почтовые расходы и расходы на хранение файлов.
• Уменьшение ошибок и рисков — усовершенствованные методы безопасности и цифровой аутентификации снижают риски, а формы могут быть предварительно заполнены, что позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором. Электронные подписи также обеспечивают контрольный журнал, который помогает обеспечить соответствие требованиям.
• Повышенная эффективность — рабочий процесс утверждения автоматизирован, что позволяет владельцам документов четко видеть, кто и когда их подписал, а оптимизированный процесс повышает производительность труда сотрудников. Программное обеспечение для электронной подписи часто имеет инструментальную панель, которая позволяет легко отслеживать, какие документы ожидают подписи, ускоряя процессы, которые раньше могли занимать недели. Программное обеспечение также хранит подписанные документы, что упрощает их поиск.
• Улучшенный UX — подписать документ с помощью программного обеспечения для электронной подписи можно быстро и просто. Это создает лучший опыт как для клиентов, так и для сотрудников. Более того, решения для электронной подписи можно легко интегрировать в системы, которыми уже пользуются ваши сотрудники.

Законны ли электронные подписи?

Одним словом, да. Электронные подписи имеют такую ​​же, если не большую юридическую силу, как и традиционные подписи. Англия, Северная Ирландия и Уэльс признали электронные подписи Законом об электронных коммуникациях 2000 г. и Регламентом об электронных подписях 2002 г.

Ирландия юридически признает электронные подписи с 2000 года в соответствии с Законом об электронной торговле. Регламент eIDAS (электронная идентификация, услуги аутентификации и доверия) — это закон ЕС, который регулирует электронную идентификацию, включая электронные подписи, а программное обеспечение для электронной подписи, такое как DocuSign eSignature, совместимо с eIDAS.

В Великобритании Регламент eIDAS был введен в действие в соответствии с Положением об электронной идентификации и доверительных услугах для электронных транзакций 2016 г. (2016 № 69).6) и раздел 7 Закона об электронных коммуникациях 2000 г. Есть несколько случаев, когда электронные подписи не соответствуют требованиям законодательства. Однако в июле 2020 года физическое требование распечатать и подписать документ о сделке с недвижимостью было отменено, поскольку Земельный кадастр Ее Величества (HMLR) начал принимать «засвидетельствованные электронные подписи». Узнайте больше о законности электронной подписи в Великобритании.

1 февраля 2022 года экспертная отраслевая рабочая группа по электронному оформлению документов опубликовала свой промежуточный отчет, в котором изложен их анализ текущего состояния электронных подписей в Англии и Уэльсе.

В этом отчете подробно описывается, как частные лица и предприятия могут и должны безопасно использовать электронные подписи, потому что, как отметил лорд-судья Бирсс, «нет необходимости в старомодных ручке и чернилах».

Отраслевая рабочая группа надеется, что это руководство позволит принять его правительству и всему обществу, поскольку они считают, что электронные подписи во многих отношениях лучше и надежнее, чем традиционные методы, и должны быть нормой, а не исключением. .

Группа рекомендует правительству сделать электронную подпись доступной для всех официальных документов, включая его собственные контракты с поставщиками и государственными ведомствами. В отчете в качестве хорошего примера поощрения со стороны правительства цитируется практическое руководство Ее Величества по земельному кадастру по оформлению сделок и проект Министерства юстиции с постоянными доверенностями.

«Сейчас есть все основания использовать эти методы. И нормативно-правовая база, и техническая база уже есть – и нет смысла ждать»

Вы можете прочитать отчет полностью, где г-н судья Фрейзер отмечает, что электронная подпись «совершит революцию в скорости и эффективности выполнения транзакций».

Подробнее читайте в руководстве по легальности DocuSign.

Кто использует электронные подписи?

Предприятия почти всех секторов получают выгоду от использования решений eSignature, включая малые, средние и крупные организации. По мере роста удаленной работы все больше и больше организаций считают электронную подпись необходимой для своего бизнеса. Электронные подписи часто используются для:

• Договоры купли-продажи
• Управление персоналом и адаптация сотрудников
• Государственные услуги и приложения
• Здравоохранение
• Финансовые услуги
• Лицензирование интеллектуальной собственности
• Соглашения о неразглашении
• Проверка возраста

Крупные организации в Великобритании используют решения для электронной подписи; например, Specsavers, Santander, AstraZeneca и Salesforce используют электронную подпись DocuSign. 85% соглашений Astra Zeneca теперь оформляются менее чем за один день.

Электронные подписи могут помочь вам сделать шаг к лучшему управлению контрактами

Электронные подписи упрощают повышение производительности, сокращение затрат, удаленную работу и ускорение ведения бизнеса. Использование электронных подписей может помочь организациям ускорить рост и увеличить доходы. Попробуйте DocuSign eSignature, зарегистрировавшись на 30-дневную бесплатную пробную версию.

Попробуйте электронную подпись DocuSign бесплатно

Бесплатная 30-дневная пробная версия

Опубликовано

14 февраля 2022 г.

Похожие сообщения в блоге

Что это такое и как вы их используете?

Согласно исследованию рынка DocuWare, в ходе которого было опрошено более 1200 сотрудников в США (США) и 1400 сотрудников в Соединенном Королевстве (Великобритания), более 70% предприятий США и 83% предприятий Великобритании говорят, что они используют электронные подписи для некоторые, многие или большинство бизнес-процессов. Как глобальная компания, мы видим спрос на электронные подписи и хотели узнать больше о том, что мешает более широкому внедрению; потому что даже среди этих последователей внедрение электронных подписей часто далеко не всесторонне, и некоторые люди не знакомы с технологией, которая делает это возможным.

Все наши респонденты уполномочены подписывать документы от имени своих компаний, поэтому именно им известны болевые точки, связанные с отсутствием решения для электронной подписи. Для простоты остальная часть этого блога будет посвящена тому, что сказали наши респонденты из США, потому что отношение к внедрению электронной подписи и препятствия, замедляющие движение, одинаковы на обоих рынках. Тем не менее, вы можете найти более подробную информацию о нашем опросе в Великобритании, просмотрев эту инфографику для иллюстрированного обзора результатов опроса как в Великобритании, так и в США. Мы хотели бы поделиться с вами нашими находками!

Что такое электронные подписи?

Существует множество вариантов, подпадающих под действие электронной подписи, в том числе:

• Подписание документа путем ввода вашего имени и некоторых других идентифицирующих данных, таких как ваш идентификационный номер
• Подписание цифрового документа вашей фактической подписью с помощью стилуса или с помощью пальца на сенсорном экране
• Подписание с использованием учетных данных, для чего могут потребоваться биометрические данные, ввод пароля или шифрование, а также координация с проверенным поставщиком услуг доверия (TSP).

Последний вариант является наиболее безопасным и рекомендуется для бизнеса, особенно при работе с контрактами или другими вопросами, связанными с соблюдением требований.

Как работают электронные подписи?

Зависит от используемого варианта. Если вы просто подписываете цифровой документ с помощью стилуса, как это делается сегодня на кассе в большинстве магазинов, изображение подписи фиксируется и добавляется к документу. подписи являются подлинными и безопасными. Эти подписи обеспечивают контрольные журналы, шифрование и другие внутренние инструменты для обеспечения подлинности.

Вот краткий обзор работы этих процессов:

• Документ отправлен заинтересованному лицу и требует подписи
• Пользователь подтверждает свою личность. Это можно сделать с помощью TSP, такого как Validated ID или DocuSign, или с помощью биометрических данных, использующих сканирование пальцев или лица, или технологии, которая измеряет, как человек подписывает свое имя, включая форму и длину штрихов пера и используемое давление.
• К цифровому документу добавляются данные об электронной подписи.
• Документ и поддающаяся проверке отслеживаемая подпись проходят через автоматизированный рабочий процесс до следующего шага, необходимого компании для обработки.

Зачем использовать электронную подпись?

Более 50 % опрошенных компаний, которые использовали электронную подпись, заявили, что это положительно повлияло на время, необходимое для завершения процессов, а 39 % заявили, что это экономит время сотрудников.

Другие преимущества, о которых сообщают предприятия, включают:

• Лучшее соблюдение требований безопасности и соответствия
• Возможность исключить бумагу и все связанные с ней расходы из бизнес-процессов
• Снижение зависимости от печати, сканирования и почтовых расходов
• Улучшенная поддержка удаленных рабочих процессов
• Лучшее ведение документации
• Варианты мгновенного поиска документов для поддержки обслуживания клиентов, продаж, отдела кадров и других отделов
• Уменьшение количества ошибок, связанных с вводом, хранением и поиском данных

Сравните эти преимущества с общими проблемами, с которыми сталкиваются компании при работе с процессами подписи на бумаге. Респонденты нашего опроса назвали препятствия, в том числе:

• Отслеживание статуса документов или общение с людьми, не понимающими, где находятся документы в любом заданном рабочем процессе
• Увеличение времени, затрачиваемого на сбор нужных подписей для полного выполнения контракта
• Денежные и временные затраты на хранение бумажных документов и управление ими
• Ошибки при хранении и вводе данных, которые приводят к необходимости переработки контрактов или других документов или даже к более серьезным последствиям для бизнеса, таким как потеря продаж.

Как предприятия используют электронную подпись

Электронные подписи используются в различных бизнес-процессах. В большинстве случаев бумажные подписи можно заменить более эффективными и менее дорогими электронными подписями.

Вот лишь несколько примеров:

• Контракт должен быть подписан несколькими людьми. Бумажный документ должен быть передан всем в надлежащем порядке, что увеличивает время, необходимое для выполнения контракта. При использовании электронной подписи несколько человек могут работать с документом и подписывать его одновременно, что устраняет узкие места.
• Для ускорения обслуживания требуется авторизация. Вместо ожидания почты, факса или сканирования вы можете быстро подписать документ в электронном виде.
• Вы работаете с зарубежными партнерами. Бумажные документы путешествуют за тысячи миль; даже если вы платите высокие сборы за ускорение рассылки, это приводит к замедлению процесса. Электронные документы можно отправлять и подписывать почти мгновенно, даже из любой точки мира.

Почему некоторые предприятия не внедрили электронную подпись

Почему, принимая во внимание все эти преимущества, только треть предприятий США полностью внедрили электронные подписи в своих организациях? Полное внедрение означает использование его для большинства процессов. Некоторые общие факторы, которые мешают компаниям внедрить технологию цифровой подписи или полностью внедрить ее, включают:

• Политика компании, которая не разрешает это, или общее предпочтение подписи ручкой и бумагой
• Опасения по поводу соответствия или правовых норм, а также разрешена ли электронная подпись
• Восприятие того, что будет крутая кривая обучения, которая вызовет сбои в бизнесе
• Беспокойство, что использование электронной подписи может открыть двери для новых уязвимостей кибербезопасности или мошенничества
• Необходимость интеграции технологии с существующими системами или привлечения клиентов, поставщиков или деловых партнеров

Узнайте, какую пользу электронная подпись может принести вашему бизнесу

Хотя опасения, высказанные некоторыми компаниями в нашем опросе, безусловно, обоснованы, многие причины, по которым компании не внедряют электронные подписи, основаны на страхе, непонимании технологии или придании слишком большого значения к воображаемым препятствиям.

Загрузите наше бесплатное руководство, чтобы узнать больше о том, как работают электронные подписи, как предприятия используют их в настоящее время и как лучше всего использовать их в своей организации, чтобы сэкономить время и деньги, а также получить множество других преимуществ.

Часто задаваемые вопросы по электронной подписи

Как создать электронную подпись?

Для этой цели вы можете приобрести программное обеспечение для управления документами (DMS), такое как DocuWare, со встроенными возможностями электронной подписи. Вы также можете инвестировать в автономные приложения. Однако в системе DMS процесс подписания можно использовать в сочетании с электронными формами и интегрировать в рабочий процесс, который проходит этап контракта или документа, предназначенного для сотрудников, от создания до подписания и исполнения. Затем документы надежно архивируются для быстрого поиска.

Для большинства цифровых подписей требуется некоторая настройка. Этот процесс может включать в себя работу с TSP, который генерирует зашифрованные ключи и обеспечивает двухфакторную аутентификацию, с дополнительным сертификатом проверки и биометрическими данными или без них.

Сколько существует типов цифровых подписей?

Электронные подписи подразделяются на три категории:

Простые: Простая подпись не зашифрована и является наименее безопасным типом подписи. Типичными примерами являются подпись, которую вы ставите на мобильном устройстве курьера, когда получаете посылку, или что-то столь же простое, как установка флажка в Интернете, подтверждающая, что вы прочитали политику безопасности компании.

При использовании простой подписи у вас нет доказательств того, кто подписал документ. Он неформален и используется для подписания документов, когда существует небольшой риск оспаривания их юридической силы.

Расширенный: этот тип подписи зашифрован ключом, созданным TSP, который доступен только подписывающему. Данные закодированы, поэтому они не могут быть прочитаны или использованы кем-либо, если они не предоставят ключ. Для расширенной подписи достаточно двухфакторной аутентификации личности подписывающего лица (например, кода, отправленного в электронном письме или тексте). Биометрические подписи также относятся к этой категории. Если возникает спор, в котором вам необходимо подтвердить личность подписавшего, вам нужна расширенная электронная подпись.

Квалифицированная: Квалифицированная подпись является наиболее безопасным вариантом и в большинстве случаев имеет юридическую силу. Этот тип электронной подписи гарантирует, что документ не был изменен, потому что TSP выдал цифровой сертификат и удостоверил личность подписавшего. Поскольку эти типы цифровых подписей проверены и безопасны, они часто имеют такой же вес, как и подписи пером и чернилами.

Безопасно ли использовать цифровые подписи?

Фактический процесс подписи происходит в аппаратных модулях безопасности (HSM), которые работают в защищенной инфраструктуре облачных серверов. Аппаратные модули безопасности — это специальные криптопроцессоры, обеспечивающие защиту подписей и программных ключей.