Содержание
Тайм-менеджмент, или современная алхимия / Хабр
Средневековые энтузиасты корпели над своими колбами, пытаясь синтезировать золото. Знали бы они, что спустя века ресурсом, не менее ценным, чем желтый металл, для человека станет время.
Всем привет, это Владимир Завертайлов, основатель scrum-студии Сибирикс и приложения для планирования задач SingularityApp. Мы разрабатываем планировщик задач, и потому просто обязаны знать все обо всех методиках управления временем. Одни более популярны и даже реализованы в отдельных приложениях. Например, всем знакомый Pomodoro. Другие менее известны, и порой воспринимаются как часть проектного управления — тут достаточно вспомнить про диаграммы Ганта. Есть и экзотические варианты, например тайм-менеджмент по хронотипу или метод биоритмов.
Мы решили выяснить, что же действительно популярно, посмотрели статистику запросов в Яндекс.Wordstat и очень удивились: многие методы, достаточно универсальные, чтобы применять их в реальной жизни — незаслуженно обделены вниманием.
Принцип Парето
Даже если вы не знаете про экономиста и социолога Вильфредо Парето, вы точно слышали выведенное им эмпирическое правило: 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата.
Но в тайм-менеджменте этот метод явно не востребован — 394 запроса про Парето за декабрь — против 19436 у матрицы Эйзенхауэра за тот же период (на графике ниже). А зря! Вместо того, чтобы «в лоб» читать правило и начинать чистить свой список контактов, бормоча себе под нос: «80% людей, на которых я трачу время, приносят мне только 20% пользы» — посмотрите на проблему под другим углом. Определите задачи, которые приносят максимальную пользу, и сделайте их регулярными.
Метод 4D
Если вы слышали про старика Дарвина и его теорию естественного отбора, то мне не придется долго объяснять — как вы неправы, пренебрегая правилом 4D: delete (удаляй), delay (откладывай), delegate (делегируй), do it (делай).
Сделать все невозможно по определению.
В сутках всего-то 24 часа, а значит, какая-то часть из запланированного просто обречена на забвение в конце списка «может быть, в следующей жизни». А потому — вооружаемся боевой четверкой, сортируем входящие задачи и снижаем уровень собственного стресса.
Метод Айви Ли
Знаете, сколько раз в яндексе в декабре интересовались методом Айви Ли? Всего 94 запроса! Мелочь, недостойная внимания, не так ли? Вот только цена этой мелочи — 25000 долларов в ценах 1918 года. Именно столько заплатил Чарльз Шваб отцу-основателю пиара Айви Ли за один единственный совет.
Вот он: определи цель, вечером определи 6 задач, которые к ней ведут, расставь приоритеты и с утра возьмись за самую важную. Выполнив ее — переходи к следующей по важности. Вечером перенеси нерешенные задачи на завтра и дополни их список до 6.
Сумму за совет, кстати, Айви Ли не назначал — ценность определил тот, кто его получил. Не верите в эффективность — просто проверьте! И не зацикливайтесь на цифре 6 — если больше нравится 3 или 8, ничего страшного.
Метод zero inbox
Возможно, сама простота формулировки этого принципа определяет малое количество запросов о нем в статистике поиска. Всего-то и надо — держать папку «входящие» пустой. Хотя речь изначально идет о почтовом ящике и удобстве работы с ним — на самом деле это мощный инструмент управления собственным временем.
С одной стороны, привычка распределять входящие сообщения по соответствующим папкам сразу после их поступления не позволит вам прозевать нужное и важное письмо. Кроме того, вы избавитесь от необходимости время от времени тратить часы на разгребания авгиевых конюшен в своем почтовом ящике. Отдельный бонус — расстановка на лету приоритетов для всех входящих вводных.
Принцип 90 на 30
Если вы не робот, то работать без перерывов с максимальной производительностью — не получится. Принцип 90 на 30 — один из вариантов, как можно упорядочить свой рабочий день, сбалансировать периоды труда и отдыха. Смысл прямо вытекает из названия — разбиваем свою активность на двухчасовые отрезки, полтора часа работаем, тридцать минут отдыхаем.
К вечеру остаемся свежи, бодры, а если все сложится как надо — еще и веселы. Не буду отдельно расписывать, как с помощью повторяющихся напоминаний или банального приложения «будильник» в вашем мобильнике настроить процесс контроля.
Итого
Главная прелесть различных методик тайм-менеджмента заключается в том, что их можно подбирать под себя, комбинировать и модернизировать. Это на самом деле алхимия XXI века. Разумеется, я вспомнил лишь о нескольких, но поиск по фразе «как управлять временем» доступен всем. Узнавайте, изучайте, внедряйте. Именно так мы разрабатываем планировщик задач Сингуларити, скринами которого проиллюстрированы некоторые из обсуждаемых в статье методов.
С вами был Владимир Завертайлов, если остались вопросы или комментарии — делитесь ими ниже.
как успевать больше / Хабр
Мы разные: кто-то привык выполнять задачи в строгой последовательности, кому-то достаточно примерного плана действий, а кому-то для эффективной работы очень важно быть в хорошем настроении.
Но во многом мы похожи: например, в том, что хотим больше успевать.
Как эффективнее распоряжаться своим временем на работе, помогала разбираться тренер по тайм-менеджменту, HR-специалист Wrike, Дарья Игнатович.
Следовать принципам тайм-менеджмента не значит жить каждую минуту по плану или строить свою работу только так, как написано в книге. Это значит в первую очередь управлять смыслами, не бояться экспериментировать с подходами к работе и выбирать, что подходит именно вам.
Одной волшебной таблетки «Как лучше строить рабочий день» для всех нет. Но вероятно вам будут полезны хотя бы несколько советов, о которых пойдет речь ниже.
Как настроиться на работу
Начинать работу стоит с плана на день. Многие не любят планировать, потому что процесс ассоциируется с жесткими рамками, или кажется, что список задач легко держать в голове целый день. Но, во-первых, можно написать список дел и выполнять их в удобной для себя последовательности. Во-вторых, важно понимать, что займет внимание в течение дня, чему уделить больше времени, а на что сил уже не хватит.
Память – ненадежное хранилище информации: когда задач много, забыть об одной-двух очень легко, поэтому стоит фиксировать все, что хочется и нужно сделать. Здесь помогает прием выгрузки сознания: нужно подумать обо всех своих задачах, – не только о важных делах по работе, но и простых, бытовых – и записать их. После этого выделить главные и второстепенные задачи на день.
Многие не хотят планировать и берутся только за ту работу, которая приходит сама – живут в состоянии текучки. От этого могут возникать авралы, неудовлетворенность, выгорание или ощущение, что плывешь по течению.
Рабочие задачи можно разделить на три типа:
Универсального совета, какие задачи лучше делать в начале дня, а какие – в конце, нет. Все зависит по меньшей мере от культуры, в которой работает человек. Например, в скрам-культуре много командной работы: в один день может быть несколько совещаний, и подстраивать свою работу нужно под них. Встречи разрывают день и часто не позволяют погрузиться в сложную задачу надолго, но они помогают всегда быть в курсе, что происходит с проектом.
Одни предпочитают выполнять сложные потоковые задачи утром, на свежую голову, а потом идти на встречи. Другие любят начинать рабочий день с текущих задач, чтобы быстро получить результат, а потом берутся за что-то более сложное. Здесь стоит экспериментировать и искать, что вам больше подходит.
Есть культуры, где много общаться с коллегами не нужно, – там можно устраивать тематические дни. Например, три дня в неделю выделять на глубокое погружение в сложные задачи, день на обсуждения и день на организационные вопросы и «хвосты».
Что важно в планировании? Нужно управлять не только временем, но и смыслами. Например, если кажется, что встреч много, а пользы от них мало, стоит провести ревизию: поговорить с организаторами встреч и узнать, если ли возможность собираться на обсуждения реже. Возможно, встречи проходят по инерции: потому что кто-то уверен, что они нужны.
Видеть в работе смысл очень важно: когда человек осознает, зачем он что-то делает, появляется мотивация и силы.
Как войти в поток
Поток – состояние, когда человек погружен в свою деятельность настолько, что время для него летит незаметно. Американский исследователь Михай Чиксентмихайи, изучавший состояние потока, пришел к выводу, что погружаться в него могут люди любых, не только творческих, профессий. В этом состоянии люди очень продуктивны и способны показать свои лучшие результаты.
Что нужно, чтобы войти в поток?
• Понятно сформулировать задачу
Если перед вами стоит непонятная или очень объемная задача, например, «начать большой проект», погрузиться в поток будет невозможно. А вот испытать стресс из-за того, что задача кажется неподъемной, – легко. Одно из главных условий потока – ясность задачи. Например, вы решили полчаса в день на работе уделять английскому. Задача «поучить английский» сформулирована размыто. Когда придет время ее выполнять, будет непонятно, за что браться. Поэтому ее стоит формулировать конкретнее, например, «посмотреть два видео на TED».
Если перед вами сложная задача, ее нужно разбить на несколько простых, понятных и браться за них.
• Настроиться на задачу
Сконцентрируйтесь и настройтесь на задачу – побудьте в ее контексте 10-15 минут: соберите информацию, подумайте над решением. Обычно после такой настройки легко «нырнуть» в деятельность и заниматься чем-то сложным на протяжении 2-3 часов.
• Придумать, как сделать рутинные задачи интереснее
Когда есть интерес, войти в поток легко, а когда работа кажется скучной – трудно. Если рутинные задачи делегировать нельзя, стоит пересмотреть свое отношение к ним и попробовать заинтересовать себя. Это можно сделать, например, с помощью геймификации: пытаться выполнять задачи быстрее, чем раньше, и за сделанную работу чем-нибудь вознаграждать себя.
Как прокрастинировать с пользой
Вернуться с обеда и погрязнуть в соцсетях на полчаса – наверняка вам это знакомо. Такое поведение может говорить о том, что накопилась усталость, и нужна передышка.
После обеда полезно дать себе 15-20 минут отдыха. Что делать в это время? Прогуляйтесь, поговорите с коллегами или запланируйте простые дела, которые можно выполнять в расслабленном состоянии: заказать что-то, оплатить счета, посмотреть видео доклада. Американский консультант по управлению и руководству, автор книг по тайм-менеджменту Стивен Кови называет такие задачи «дела-песок». Он советует составлять списки простых дел и выполнять их во время переключения: тогда не будет чувства вины за то, что время потрачено впустую. По системе Кови, еще есть «дела-галька» и «дела-большие камни».
Важность и срочность у этих дел разная, но их все нужно выполнить – сложить большие камни, гальку и песок в банку ограниченного размера. Концепция Кови заключается в том, что большие камни в банку не поместятся, когда там уже есть галька и песок. Поэтому при планировании важно в первую очередь обращать внимание на дела-большие камни, которые дадут существенные результаты в будущем, и уходить от подхода «Когда-нибудь в свободное время я этим займусь».
Как продолжать работать, если настроение испорчено
Бывает так: только начнешь работать – приходит гневное письмо, или рушатся договоренности, на которые рассчитываешь. Настроение испорчено, но работу нужно выполнять. Настроиться на конструктивный лад помогает такое упражнение: всё, что случилось, нужно признать как факт и проговорить это про себя. Например, «Коллега повысил на меня голос». После этого про себя проговорить, что вы на самом деле чувствуете. Например, «Я в гневе». Нужно абстрагироваться от ситуации и напомнить себе: чувства, которые вы испытываете сейчас, – временные, они скоро пройдут. Потом можно устроить небольшую прогулку, выпить чаю – сделать то, что поможет успокоиться.
Как часто стоит делать перерывы
Если подолгу концентрироваться сложно, можно использовать технику «Помодоро»: 25 минут работать, 5 минут – отвлекаться. Такой ритм лучше подойдет тем, кому нужно выполнять задачи последовательно и в одиночку. Если вы постоянно работаете с людьми (общаетесь, ждете ответов на письма), эта техника для вас вряд ли будет работать.
Но раз в полтора-два часа стоит устраивать небольшую передышку: пройтись, позвонить родным или повыполнять дела-песок.
Как понять, что пора домой
Тут, опять же, помогает планирование. Если утром обозначить себе главную и второстепенные задачи на день, будет понятно, когда пора остановиться. Если цели достигнуты, стоит устроить ритуал завершения дня – проставить галочки рядом со списком дел. Когда мы замечаем, что сделали за день, в мозг поступает сигнал, что на сегодня хватит, и можно с чувством выполненного долга (и удовлетворения!) идти отдыхать.
Тайм-менеджмент в реальной жизни / Хабр
ультрал
Время чтения
3 мин
Просмотров 4.5K
GTD *Лайфхаки для гиков
Учебник
Вы когда-нибудь замечали, что весь день были заняты, но ничего не сделали, или в рождественский вечер вы испытываете прозрение, что ничего не делалось в течение года? Если ваш ответ «да», вам следует улучшить свои навыки тайм-менеджмента.
Согласно Википедии, тайм-менеджмент — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на конкретные действия, особенно для повышения эффективности, результативности и производительности. Тем не менее, как мы можем с этим справиться?
Ящик Эйзенхауэра
Вы должны разделить все свои задачи на срочные/несрочные и важные/не важные. Рассмотрим несколько примеров:
- ДО — у вас не должно быть таких задач, т.е. найти сантехника, который починит прорванную трубу горячего водоснабжения в ваших квартирах.
- РЕШИТЬ — подавляющее большинство ваших задач должно быть таким, например, заниматься спортом, писать исследовательскую статью, учить английский язык.
- ДЕЛИГАЦИЯ — если есть возможность, то делигировать, т.е. починить прорванную трубу горячего водоснабжения в ваших квартирах.
- УДАЛИТЬ — у вас не должно быть этих задач, т.
е. смотреть телевизор, проверять фейсбук/вконтакте.
е. смотреть телевизор, проверять фейсбук/вконтакте.Принцип Парето
Принцип Парето (известный также как правило 80/20, закон меньшинства или принцип редкости факторов) утверждает, что для многих событий примерно 80 % эффектов приходятся на от 20% причин. т.е. Вы не должны тратить 10 000 часов на то, чтобы научиться ездить на велосипеде. Однако это работает только для soft-skills. Это означает, что вы профессиональный велосипедист, вы должны ездить на велосипеде.
GTD
Getting Things Done — метод тайм-менеджмента, описанный в одноименной книге консультанта по продуктивности Дэвида Аллена. Этот метод часто называют GTD. Основная идея метода заключается в том, чтобы убрать запланированные задачи и проекты из головы, записывая их во внешнем виде, а затем разбивая их на рабочие элементы. Это означает, что вам нужно создавать разные контексты для разных задач, это помогает вам уменьшить переключение контекста.
В результате вы более эффективны.
Кайдзен
Кайдзен (改善) в переводе с японского означает «улучшение». Это продолжение философии совершенствования. С моей точки зрения, это означает, что мы должны создать короткую петлю обратной связи и постоянно улучшать все наши процессы.
SMART
Ваши цели должны быть SMART:
- Конкретные — наметьте конкретную область для улучшения.
- Измеримый — дать количественную оценку или, по крайней мере, предложить показатель прогресса.
- Назначаемый — укажите, кто это будет делать.
- Реалистичный — укажите, какие результаты реально могут быть достигнуты при имеющихся ресурсах.
- В зависимости от времени – укажите, когда результат(ы) может быть достигнут.
С одной стороны звучит красиво, а с другой без примеров ничего не значит.
Итак, хочу поделиться некоторыми примерами из своей жизни. Как все это мне помогло:
- похудеть.
- учить английский язык.
- взаимодействуйте с оператором ЖКХ и не сходите с ума.
Трекер задач
Я хотел бы поделиться некоторыми из моих инструментов. Одним из самых важных инструментов является трекер задач. Я использую Trello, потому что это бесплатно. Однако для этого есть много разных способов:
- Trello/jira/yourtrack/redmine.
- файлов Txt/markdown в dropbox/google drive/one drive.
- Эверноут.
- Блокнот.
Календарь
Я использую calendar.google.com, синхронизирую его с Trello, платформами для изучения английского языка, моей женой и т. д.…
- Планирование мероприятий в группу, потому что вам не нужно ее синхронизировать, и все используют ту же версию документа, что и вы.
- Долгосрочная цель, т.е. отслеживать свой вес.
- Выкиньте все из головы.
- Создать контексты.
- Запишите все.
- Использовать календарь.
- Создавайте привычки, а не цели.
- Пост
- Это текстовая версия презентации на Geekpicnic.
Метки:
- GTD
- Управление временем
Концентраторы:
- GTD
- Лайфхаки для гиков
Всего голосов 19: ↑18 и ↓1 +17
Комментарии
0
Лев Гончаров
@ультрал
Архитектор программного обеспечения
Подготовка корпоративного блога / Для компаний / Хабр
Отличие корпоративного блога от частного
Хабр — крупнейшая блог-платформа для технических специалистов в Западной Европе. Ежедневно сюда приходят сотни тысяч человек, сотни IT-компаний ведут здесь корпоративные блоги. Важно помнить, что наш проект является саморегулируемым сообществом, а значит, успех корпоративного блога во многом будет зависеть от умения красиво подать информацию и взаимодействовать с аудиторией.
Прежде чем что-либо делать, важно провести грань между личным кабинетом и корпоративным блогом:
Личный кабинет — вы подписываетесь своим именем и все под вашу личную ответственность, вы не связаны с компанией и не выбирайте корпоративный блог из общего списка. Это, однако, не означает, что вы можете делать все, что хотите — все приведенные ниже советы будут полезны как частным авторам, так и экспертам.
Корпоративный блог — в этом случае вы будете размещать материалы как сотрудник компании, а не как частное лицо. Вы транслируете опыт и мировоззрение компании, говорите от ее имени — все ваши заявления будут восприниматься как заявления компании, поэтому вы несете повышенную ответственность за каждое слово. Помните об этом и будьте тактичны и корректны в любой, даже самой неприятной ситуации.
Чем отличаются корпоративные и частные аккаунты
Решите, для кого вы будете писать
Хабр — сообщество айтишников. На платформе приветствуются самые технические публикации, они обычно «содержат код».
Аудитория проекта требовательная, активная, живая и готова к обсуждению, а это все, что читатели хотят от вас:
отраслевой опыт и знания;
полезный контент и отсутствие прямой рекламы;
готовность к общению;
готовность решать проблемы клиентов здесь и сейчас.
Изучайте профильные темы и популярные публикации
Проект состоит из тематических разделов — хабов — своеобразных полок, на которых пользователи разбивают контент. Каждый, кто регистрируется на Хабре, может опционально подписываться только на хабы по личным интересам и читать только специализированный контент — таким образом, у каждого хаба есть аудитория.
Каждая публикация должна быть привязана к какому-либо хабу(ам), иначе она останется без внимания. Размещение информации в неправильном хабе приводит к беспорядку. Поэтому изучите хабы, чтобы понять, какой из них подходит вам больше всего. Также смотрите примеры публикаций в каждом из хабов (особенно топовые публикации внутри хаба), в которые вы собираетесь вносить свой вклад, — чтобы знать, какой тип контента там написан и как на него реагируют пользователи.
Проверьте своих конкурентов
Вероятно, один из ваших конкурентов уже ведет блог на Хабре. Даже если ваш соперник уже «собрал все вишни», не расстраивайтесь — вы можете лучше. Но все же потратьте время на изучение активности ваших конкурентов:
как давно они ведут блог;
сколько людей занимается ведением блога;
как часто они публикуют свой контент;
какие темы уже освещали, вдавались ли они в детали и какого качества удалось достичь;
как аудитория отреагировала на эти материалы, какие публикации получили наивысший балл;
что писали зрители в комментариях под публикациями, задавали ли вопросы;
как компания отреагировала на отзывы пользователей.
В некоторых публикациях есть ошибки — ищите слабые места в контенте конкурентов, делайте выводы и старайтесь понять, как сделать лучше и не повторять ошибок. Анализ этой информации может очень помочь.
Если вы не знаете, о чем писать, просто посмотрите, какие публикации ваших конкурентов были оценены особенно хорошо — если через какое-то время вы предложите более качественное освещение той же темы, скорее всего, оно также будет положительно оценено аудиторией. И наоборот: если какие-то темы заминусованы, смело удаляйте их из своего контент-плана.
Выберите цель
Решите, какую цель вы хотите достичь с помощью ведения блога. Повысить узнаваемость продукта или бренда? Поделитесь опытом решения тех или иных задач? Нанять технических специалистов в компанию? Порадовать самоуважение и попасть в топ рейтинга компаний? Понимание ответа поможет вам выстроить правильную контент-стратегию.
В качестве домашнего задания
Прочитайте раздел помощи
Полезно узнать об основных механизмах Хабра: типы аккаунтов, приглашения, карма, рейтинг, голосование и прочее. Все это подробно описано в разделе Помощь.
Изучите FAQ для компаний
Он находится в админке вашего корпоративного блога — вы найдете ответы на многие вопросы, которых нет в «общем» справочном разделе.
