К принципам управления временем относят принцип: 6 принципов управления временем — WEEEK на vc.ru

Содержание

Как планировать рабочее время: основные принципы тайм-менеджмента

Когда ни на что не хватает времени и приходиться жить в постоянной спешке, поневоле задумываешься, как все успевать. Еще в старые времена люди размышляли об этом: выдающиеся психологи, экономисты и просто успешные люди создали массу теорий на эту тему. Чтобы сделать свой труд эффективным, нужно ознакомиться с научными трудами о тайм-менеджменте.

Что такое тайм–менеджмент и для чего он нужен

Большое количество задач порождает стресс и растерянность Человек хватается то за одно, то за другое. В результате оба дела остаются невыполненными или следанными наспех, некачественно.

Распорядившись своим временем умело, без суеты и спешки можно выполнить намного больше заданий. К тому же качество работы будет намного выше.

Постоянная спешка выбивает из колеи, нарушает душевное равновесие и вызывает стресс. В результате решается меньше задач, качество выполнения становится хуже.

Из-за этих причин грамотный тайм-менеджмент приобретает большое значение. Он нужен и рядовым сотрудникам, и руководителям. Но каждом случае подход должен быть индивидуален.

Таким образом, система управления временем позволяет не только выполнить как можно больше работы, но и повысить ее качество, успокоиться и сделать свой труд более эффективным.

Основные принципы управления временем

Все основные принципы правильного распоряжения временем сводятся к 3 категориям:

  • выделение приоритетов;
  • планирование;
  • структурирование.

Первая ступень – разделение задач по степени их важности. После этого важно правильно составить план, руководствуясь выделенными приоритетами. Структурирование предполагает отслеживание результатов деятельности.

Один из способов структурирования – т н. «календарь Сайнфелда». Визуальное наблюдение за своими результатами мотивирует к дальнейшему развитию.

Идея заключается в том, чтобы каждый день отмечать в календаре выполнение поставленной задачи и создать как можно более длинную цепочку. Если она прерывается, следующая линия должна быть на единицу длинней. Например: цель – наводить порядок на рабочем столе в конце рабочего дня. Вы добросовестно выполняли эту задачу в течение 8 рабочих дней подряд, потом произошел сбой. Запланируйте следующий интервал в размере 9 дней и т д.

Планирование рабочего дня

Опыт успешных людей нашего времени доказывает, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои ресурсы. Грамотное планирование не только повысит эффективность труда, но и освободит часть времени для других дел или отдыха.

Закон Парето гласит, что 20% усилий обеспечит 80% успеха. Задача планирования – найти те самые 20%. Для этого существует множество инструментов.

Для руководителя

Важность умелого руководства трудно переоценить. От того, насколько грамотно оно будет осуществляться, зависит успех предприятия. Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время.

Глава организации работает в режиме многозадачности. Нужно уметь выделить из всей массы дел самые важные, приносящие максимальную отдачу. Остальные мероприятия можно поручить подчиненным. Обязательно нужно предусмотреть время для отдыха. Каждому этапу отводится установленное время.

На непредвиденные, спонтанные дела и отдых отводят по 20%. Остальные 40% времени должны занимать запланированные задачи.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют придерживаться следующих правил:

  1. Каждый день заканчивать составлением плана на завтра.
  2. Четко разграничить время для выполнения своих задач, работы с коллективом и отдыха.
  3. Не решать все задачи самостоятельно. Научиться делегировать полномочия.
  4. Для всех мероприятий отвести четко ограниченный промежуток времени и строго его придерживаться.
  5. В конце рабочего дня подводить итоги, сверяясь с планом.

Для сотрудников

Рядовым работникам тоже нужно уметь организовать свой день путем грамотного планирования. Больше всего составление графика важно для бизнесменов, работающих на себя, фрилансеров. Ряд советов поможет составить план:

  1. Планируйте работу заранее. Тогда, начиная новый период, не придется думать о том, что нужно сделать и тратить на это время.
  2. В процессе составления плана продумайте сразу, как можно упростить и оптимизировать задачи.
  3. Отделите планирование от работы, не смешивайте эти два занятия. Можно больше успееть сделать, если сначала продумать свои шаги, а затем взяться за дело. Не стоит продумывать свои действия в процессе выполнения задачи.
  4. Многие разработанные инструменты планирования противоречивы. Выберите из них те, которые наиболее помогают в вашей ситуации.
  5. Занимаясь планированием рабочего времени, всегда включайте в список дел то, что способствует общему развитию, повышению квалификации и уровня знаний. В плане должна быть не только рутина. Неважно, если сегодня этот пункт плана не сработает. Возможно, его удастся выполнить завтра.
  6. Научитесь отсортировывать задачи по степени их значимости.
  7. Избегайте суеты и недоделанных дел.

Методики тайм–менеджмента

Чтобы выполнить все задачи по упорядочиванию рабочего процесса, ведущими научными деятелями разрработаны разные методики. Все они основаны на основных принципах тайм–менеджмента. Но в каждом случае есть свои нюансы, поэтому к выбору инструмента для планирования стоит подходить индивидуально.

Матрица Эйзенхауэра

\Известный экономист, бывший президент Америки Дуайт Эйзенхауэр предложил разделять весь массив дел на 4 категории:

  1. Важные и срочные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, как можно скорее. Это может быть составление конспекта сегодняшней речи на общем собрании, или написание статьи, которую нужно сегодня сдать. Возможно, сюда попадут необходимость закончить проект для клиента или забрать детей из школы.
  2. Важные, но не срочные задания. Например: записаться на курсы по английскому языку, просмотреть статьи по теме увеличения количества продаж, ознакомиться с новейшими разработками и т. д.
  3. Срочные, но маловажные задачи. Это мелкие повседневные дела, которые можно поручить другому: создать рассылку, позвонить клиентам, сходить в магазин.
  4. И наконец, несрочные и неважные дела. Их вообще выполнять не обязательно. Они не приносят пользы в работе, не помогают достигать цели. Это компьютерные игры, просмотр телепередач или ленты в соцсетях и т.п. Если такие занятия все же есть, время на них нужно контролировать.

Правило «лягушки»

Этот способ предусматривает выполнение самых трудных и важных дел в первую очередь. После этого все остальные задачи покажутся легкими.

Правило разработал канадский психолог и биснес-тренер Брайан Трейси. Перед началом выполнения работы организм полон энергии и психологически устойчив, поэтому выполнять задачи будет легче.

Составление плана действий заранее
Врач-психолог Ник Уигнал считает, что самым важным является полноценная подготовка к работе. Для этого нужно:

  1. Собрать с вечера все, что может понадобиться для завтрашней работы: одежду, еду, инструменты, блокнот, телефон или ноутбук, зарядное устройство и т. п.
  2. Хорошо выспаться. Если человек недосыпает, неорганизован и раздражителен, он не сможет работать в полную силу.
  3. Завести ритуал. Например, всегда перед работой слушать одну и ту же музыку, или постоянно начинать день с выполнения какого-либо дела.
  4. Продумать с вечера план действий на завтра. Неплохо оставлять его на рабочем столе.

Осмысленная работа не происходит сама по себе. Неважно, как рано вы просыпаетесь – если вы недосыпаете, неорганизованны и раздражительны, то не сможете работать в полную силу.

Чтобы максимально использовать наше утро, нужно сделать его легче, а не встать пораньше. И секрет облегчения заключается в создании системы, которая устранит отвлекающие факторы, подготовит ум и укрепит привычки.

Метод дедлайнов

Еще один способ организовать свой день – после того, как будут расставлены приоритеты, на все задачи установить дедлайн, т.е. крайний срок, к которому этот пункт плана нужно выполнить.

Метод разработан учеными Массачусетского университета. Эти сроки помогают людям контролировать прокрастинацию – т.е. желание отложить дело «на потом».

Лучше, если сроки выполнения установит руководитель или коллега. Внешние дедлайны работают более эффективно.

Методика разделения

Этот способ предполагает разбиение задач на небольшие части. Тогда выполнение дела не кажется столь глобальным и начинает обрастать конкретикой. Решение маленькой задачи не вызывает страха перед масштабом задачи.

Правило 5 минут

Генеральный директор и соучредитель Инстаграма Кевин Систрем считает, что преодолеть нежелание что-либо делать поможет решение посвятить делу только 5 минут. В результате, когда это время пройдет, выполнение задачи незаметно для самого себя продолжится и в конце концов все окажется выполненным. По мнению Система мы настолько погружаемся в деятельность, что забываем о том, что нас окружает. Тогда кажется, что время летит незаметно.

Такого же мнения придерживалась профессор Лейпцигского университета Джулия Мюллер. Разработанная ею теория основана на том, что решив выполнять задачу 5–10 минут, человек чувствует себя более свободным от обязательств. На него не давит груз ответственности, а через небольшой интервал времени он может отказаться от задания.

«Помидоро»

Итальянский психолог разработал методику, суть которой сводится к тому, что время для выполнения дел разбивается на равные промежутки – «помидоры». Эти интервалы составляют 30 минут, 25 из которых – работа, а 5 – отдых. Через 4 цикла нужно сделать большой перерыв в течение 30 минут. Аналогичная тактика предлагает работать 52 минуты, а отдыхать – 17. Это время определено в результате исследований. Оказывается, 10% самых продуктивных сотрудников действовали так. Из этого исследователи американского сервиса The Muse сделали вывод, что секрет сохранения высочайшего уровня производительности в течение рабочего дня не в том, чтобы работать дольше, а в том, чтобы работать умнее с частыми перерывами на отдых. Но периоды расслабления нельзя затягивать.

Техника 1–3–5

Методика основана на том, что каждый день нужно выполнять 1 крупное дело, 3 менее значительных и 5 мелких. Применение этого праваила поможет постепенно уничтожить накопления.

Принцип трех дел

Этот способ поможет тем, у кого не хватает времени для выполнения долгосрочных задач по развитию, достижении целей. Согласно этой теории нужно сделать следующее:

  1. Записать 3 задачи, которые нужно сделать сегодня.
  2. Обозначить 3 вещи, которые требуется выполнить на этой неделе.
  3. Зафиксировать 3 цели, которых нужно достичь в этом году.

Рекомендации для того, чтобы выполнить намеченное :

  1. Начинайте каждый день с выяснения того, на чем сосредоточиться в течение дня.
  2. Проверяйте себя в течение дня — помните ли вы, какие у вас три приоритета?
  3. Совершенствуйте свои навыки — обратите внимание на то, сколько времени, по вашему мнению, займет процесс, и улучшайте свои результаты с течением времени.
  4. Радуйтесь достигнутому! Поощрайте себя каждый раз, когда вы достигнете того, к чему стремились.

Японский канбан

Система, разработанная в Японии, предлагает сделать рабочий процесс наглядным. Для этого на доске размещают стикеры с заданиями в 3 столбца: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Благодаря этой методике сразу видна рабочая загрузка, а переход в другую колонку приносит удовлетворение.

По мере выполнения дел стикеры перемещают в соответствующую графу. Можно пользоваться бумагой разного цвета в зависимости от степени важности задания.

Метод айсберга

Этод способ помогает создать собственную базу данных. Он заключается в том, чтобы сохранять всю информацию – письма, статьи, отчеты, предписания – в одном месте, например в приложении «Заметки». Каждые 4–6 недель весь собранный материал просматривают, ненужное удаляют, распределяют по папкам.

Метод 90/30

Многие известные люди пользуются этим способом. Его суть заключается в том, что 90 минут посвящается работе, а 30 минут – отдыху. Причем во время первого интервала выполняют самые трудные дела, а затем – в порядке убывания их сложности. По мнению психологов, 90 минут – это тот период, который человек может плодотворно работать. Причем поначалу мозг находится на пике своей продуктивности, а потом начинает уставать.

Одна задача в один период времени

Социологи предполагают, что невозможно обрабатывать более одной строки информации за раз. Мозг просто не может этого сделать. Исследователи из Стэнфордского университета доказали, что люди, которые выполняют одновременно несколько задач – смотрят телевизор, разговаривают, составляют отчет – плохо справляются со всеми. Они не могут полностью контролировать то, о чем они думают и на что обращают внимание.

Есть подарок?

Наиболее частые ошибки при планировании

Возможные причины, из-за которых план срывается, можно разделить на 3 категории:

  1. Технические. Сюда входят неправильно рассчитанное или неопределенное время на выполнение дела, нечетко поставленная задача, чрезмерно сложная работа.
  2. Психологические. Это страх неудачи, предпочтение работать в постоянном состоянии цейтнота, неопределенность собственных целей и отношения к делу.
  3. Внешние. Сюда относятся слишком большой объем возложенных задач, невыполнение коллегами своей деятельности и т.д.

Планирование необходимо всем: как рядовым сотрудникам, так и руководителям, поскольку повышает эффективность труда, организует деятельность и способствует успеху. Каждый должен выбирать подходящие ему методы.

Что такое управление временем и какие техники можно применить для организации работы


Бизнес строится на понимании, что время — деньги. Именно поэтому предприниматели внедряют новые инструменты, техники и методики в управление предприятием. Для руководства важно, чтобы бизнес работал эффективно и приносил успешные результаты в сроки. 


Использование тайм-менеджмента пришло в работу давно, но до сих пор появляются новые подходы. 


Тайм-менеджмент — это комплекс техник управления временем для повышения продуктивности деятельности.


Точное применение этого инструмента помогает за меньшие сроки добиться бóльших результатов. Управление временем — это целое искусство, которое помогает организовать работу и выполнить ее в короткие сроки.

Принципы качественного тайм-менеджмента


Для того чтобы применить тайм-менеджмент в работе, важно понимать правила управления временем. Так как пренебрежение элементами техники не даст эффективный результат.


Мотивация. В первую очередь, вы должны быть заинтересованы в задачах, которые делаете. А чтобы это произошло, важно определить цель, которую нужно достигнуть в работе. После этого можно выстроить план действий и сформировать задачи. Тогда вы будете знать, как должен выглядеть конечный результат и ваш уровень мотивации будет поддерживаться итоговой целью.


Приоритетность. Расставьте задачи по приоритетам и трудозатратам. Советуют начинать с наиболее сложной или отталкивающей, так как есть вероятность никогда до нее не добраться. При этом можно использовать методологию SMART, которая помогает определить цели:


Это поможет последовательно двигаться к результату и выполнять задачи в процессе.


Планирование. Без плана работа будет хаотичной, и есть риск заниматься всеми делами сразу. Чтобы не впадать в многозадачность, которая вредит продуктивности и качеству, нужно прописать действия. Можно выбрать определенное количество задач, которые вы сможете выполнить за день и сконцентрироваться на них. 



Структурирование. Пропишите цепочку действий в чеклисте или декомпозируйте задачи на этапы, чтобы было удобно действовать последовательно. Это поможет методично справиться с более крупными делами в короткие сроки. 

Что нужно знать о тайм-менеджменте


Есть множество заблуждений по поводу пользы тайм-менеджмента и его влияния на работу команды. Разберем подробнее основные убеждения и узнаем, что дает управление временем на самом деле.


Управлять временем невозможно. В тайм-менеджменте речь идет о самоорганизации, управлении действиями и ресурсами. Поэтому техники направлены на внутренний контроль сотрудника.


Работы будет в два раза больше. Техники нужны не для того, чтобы загрузить день сотрудника полностью. Их цель — расставить задачи по приоритетам и выполнить самые важные для достижения цели. Это поможет ускорить процессы и повысить качество результата.


Тайм-менеджмент мешает творчеству. Применение техник направлено на концентрацию, а не на ограничение. Даже в творческой профессии есть сроки работы, поэтому тайм-менеджмент поможет генерировать идеи без излишнего хаоса.


Техники тайм-менеджмента подходят всем. Есть множество техник управления временем, но не все они универсальные. Поэтому важно выбрать ту, которая будет наиболее эффективна для вашей сферы деятельности.


Тайм-менеджмент для ленивых. Управленцы бизнеса знают, что правильное распределение времени может значительно повлиять на прибыльность компании. Поэтому техники не воспитывают ленивых людей, а помогает грамотно организовать задачи и получить нужный результат.

Приемы управления временем


Существует множество методов организовать свое время работы. Мы разберем наиболее известные и легко применяемые в системе бизнеса.

Kanban


Это метод управления проектами, в котором отслеживается производительность команды через прозрачность рабочих процессов. Такой способ помогает быстро найти ошибки в реализации задач и проследить за эффективностью каждого сотрудника. 


Классический канбан включает в себя несколько элементов, которые необходимы для работы. Это общая доска с задачами команды, которая разделена на несколько столбцов. Например, в CRM-системе Аспро.Cloud они называются: «бэклог», «в работе», «сделано», «принято». При этом названия этапов могут меняться на усмотрение компании.  


Также к элементам относятся карточки задач и WIP-лимиты. Это необходимо для визуализации процесса работы, чтобы сотрудники видели вклад друг друга в реализацию проекта. Благодаря отслеживанию этапов задач и продуктивности сотрудников, руководителю и команде проще контролировать сроки выполнения работы. При этом работа не ограничена по времени, но результат измеряется краткосрочностью цикла задач.

Scrum


Некоторые путают методологию с подходом kanban, но у них есть существенные отличия. Scrum это тоже способ работы по гибким методологиям для управления командой и проектами. Элементы такого подхода также подразумевают общую доску, но задачи сотрудников оцениваются по системе чисел Фибоначчи. Другими словами, оцениваются трудозатраты, которые команда тратит на выполнение определенных заданий.



Пройти


Также в scrum большие задачи декомпозируются на более мелкие и распределяются по спринтам. Спринт — это определенный отрезок времени, в который команда выполняет конкретное количество задач. Результатом в scrum является завершенность всех тасков за выбранный период. Благодаря этому контролируются сроки выполнения работы и реализация плана действий.

Метод таймера


Сюда относится несколько методов для работы по таймеру. Это хороший инструмент для контроля осознанного включения в задачу и распределения времени таким образом, чтобы не растягивать работу на долгий срок.


Техника Pomodoro. Или другими словами, метод Помидора, который заключается в регулярном контроле времени. Помидором называют отрезок в 30 минут, который делится на 25 минут работы и 5 минут отдыха. Так вы повторяете четыре раза, а после делаете полноценный перерыв в полчаса. 


Метод «90 на 30» и «52 на 17» строятся по похожему принципу. Первое значение — это минуты на работу, второе — минуты на отдых.


Благодаря таким техникам мозг разгружается и может воспринимать больше информации в день. Но важно соблюдать не только минуты работы, но и отдыха, чтобы метод был эффективным.

Принцип девяти дел


Способ заключается в выстраивании иерархии задач. В течении рабочего дня вам нужно закрыть одну большую задачу, три средних и пять маленьких. Также есть альтернативный вариант принципа трех дел. Нужно определить три дела, которые приближают вас к достижению глобальной цели и выполнить их за день.

Матрица Эйзенхауэра


Подразумевает деление задач по четырем категориям матрицы по важности и срочности их выполнения. При этом постоянно пользоваться этим методом может быть сложно, но когда накопилось множество дел, система поможет грамотно распределить их в течение дня. Матрица выглядит как квадрат, разделенный на четыре части. Каждый сектор имеет свое название: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно. 


Срочно и важно — задачи с дедлайнами, которые необходимо сделать. Например, подготовить заказ клиента, отправить коммерческое предложение и другое. Именно то, что повлияет на процесс работы, если не сделать.


Важные и несрочные — задачи, которые нужно запланировать, но обязательно сделать. Некоторые из них нужно планировать заранее, как посещение нетворкинг-ивента или выступление на мероприятии.


Неважные и срочные — задачи, которые можно делегировать. Например, выложить пост в блог или сформировать рассылку по тайному Санте для сотрудников. Это рутинные задачи, которые можно распределить в команде и освободить время для более важных задач.


Неважные и несрочные — возможно, есть смысл не выполнять эти задачи. Это занятия, которые не приносят пользы и забирают время. Например, отчистить почту от спамов. Эта задача не приведет вас к цели, поэтому ее можно сделать в отдельное от работы время.

Декомпозиция


Эту технику еще называют поеданием слона поэтапно. Некоторые важные и большие задачи могут пугать своим объемом, поэтому можно их разделить на более мелкие подзадачи. При этом нужно конкретно прописать каждое действие. Тогда вашему мозгу не нужно пытаться понять неизвестное и охватить глобальное. Вы сможете постепенно двигаться к более крупной цели и при этом не бояться бездействия.

Поедание лягушки


Автор метода предлагает каждое утро съедать лягушку. То есть начинать свой рабочий день с самой неприятной и большой задачи. Так как с утра наш мозг не перегружен лишней информацией и ему проще осилить более трудное дело. После выполнения большой задачи, остальные покажутся легкими и на их выполнение останутся силы. 

Правило 10 минут


Дело подходит для задач, которые не хочется выполнять. Убедите себя в том, что вы будете делать задачу всего лишь 10 минут, а после снова отдыхать. Сделайте это несколько раз, а дальше выполнение задания будет идти легче, так как страх начать новое дело у вас пропадет.

Причины нарушения сроков


Нарушение сроков и затянутость в выполнении задач могут иметь более глубокие причины, чем простая лень или неумение распределять время. Предлагаем рассмотреть несколько ситуаций, когда вы можете сопротивляться работе и не осознавать этого.


Негативные эмоции при взгляде на задачу. С некоторыми заданиями нас могут связывать неприятные воспоминания, плохой опыт или преждевременная оценка. Например, вам нужно впервые обзвонить теплую базу клиентов и предложить им новую услугу. Но вы знаете, как люди могут негативно среагировать на звонки менеджеров, которые хотят что-то продать. Поэтому вы откладываете задачу и растягиваете ее во времени. 


В этом случае важно отличить свои эмоции от приобретенных. Другими словами, понять на чьем опыте вы основываетесь. Если это ваш негативный опыт, то определите положительные моменты, которым вы научились и используйте эти знания в работе. Если это негативный опыт другого человека, то отделите его от своего и попробуйте самостоятельно сделать задачу и узнать результат.


Многозадачность. Вы беретесь за несколько задач одновременно и пытаетесь быть многофункциональным сотрудником. Но переключение между заданиями отвлекает вас и не дает завершить одно из дел качественно. При этом затрачивается больше времени и ресурсов в перерывах между делами, вместо концентрации сил на чем-то одном. Поэтому многозадачность рассредотачивает внимание и мешает организовать рабочий процесс.


Недостаток знаний. Еще одна причина, по которой сотрудник может медленно выполнять работу. Причем ощущение нехватки знаний может быть на подсознательном уровне. Также мысль о компетентности может быть как реальной, так и говорить о синдроме самозванца. Сотрудник сомневается в своих силах и боится допустить ошибку. В этом случае руководитель должен обеспечить работника необходимым источником знаний, а специалист пробовать себя и приобрести новый опыт.


Зависимость от других. В этом случае речь идет о комплексных проектах и задачах, в которых есть соисполнители. Тогда процесс может затягиваться из-за разной скорости выполнения работы отделами или сотрудниками. Нужно задать себе вопрос: зависит ли сейчас что-то от меня? Если вы поймете, что сделали часть своей работы на совесть, тогда отпустите переживания о сроках задачи.


Неправильная оценка задач. На первый взгляд некоторые задачи могут показаться небольшими и легкими, пока сотрудник не приступает к их выполнению. В процессе оказывается, что для работы нужны дополнительные ресурсы в виде времени. Поэтому важно, чтобы оценка задачи не была преждевременной и срок реализации мог устанавливаться с запасом.




Демотивация. Одна из глубоких причин, в которых может разобраться сам человек или совместно со специалистом. Факторов влияния на такое состояние может быть множество. Когда сотрудник не заинтересован не только в задаче, но и в работе, важно найти причину такого состояния. Вариации могут быть от банального непонимания глобальной цели, до внутренних проблем человека. Поэтому важно решить вопрос демотивации, чтобы она не привела к выгоранию на работе.

Итоги


Тайм-менеджмент — полезный инструмент для организации работы, управления временем и ресурсами. Но чтобы овладеть им в полной мере, важно соблюдать принципы подхода и пробовать новые техники в команде, которые будут наиболее эффективны для вашего бизнеса. Тайм-менеджмент может помочь повысить продуктивность сотрудников, что влияет на развитие и прибыльность компании.

Вернуться к списку

Поделиться

Подписаться на рассылку

Подпишитесь, чтобы раз в неделю получать статьи о финансах, продажах и управлении проектами.

Предыдущая статья

Система SMART: подробный гайд по постановке целей

Следующая статья

Какой таск-менеджер выбрать для работы

6 Принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам успевать больше

6 Принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам успевать больше

Понимание основных принципов тайм-менеджмента может помочь нам быть более продуктивными в течение дня. Мы все стремимся быть более эффективными со своим временем, делать больше и неуклонно отмечать все в нашем постоянно растущем списке дел… но легко почувствовать себя полностью перегруженным.

В наше время потребность в нашем времени постоянна. Нас тянет в разных направлениях, которые постоянно заполняют наши графики, не оставляя места для таких вещей, как личный перерыв, который поможет нам перезарядиться и продолжить продуктивно работать.

Принципы тайм-менеджмента могут поддерживать и повышать нашу эффективность и обеспечивать стабильность в большинстве сфер нашей жизни. Это может помочь нам достичь наших целей, создать баланс между работой и личной жизнью и почувствовать больше личного удовлетворения, даже когда мы чувствуем, что наше время ограничено. С помощью эффективных методов тайм-менеджмента мы можем начать внедрять их в нашу повседневную жизнь, что улучшает нашу концентрацию, блокирует отвлекающие факторы и возвращает контроль над нашим временем.

Принцип тайм-менеджмента №1: Планируйте заранее

Подготовка к предстоящей напряженной неделе может помочь вам расставить приоритеты в задачах и разработать осмысленное расписание, которое поможет вам не сбиться с пути. Но это гораздо больше, чем перечисление всего, что вам нужно сделать. Есть способ сделать это эффективно, поддерживая вашу продуктивность…

Он называется методом Айви Ли.

В 1918 году один из самых богатых людей в мире Чарльз Шваб нанял консультанта по имени Айви Ли, чтобы помочь своей команде достичь максимального потенциала с точки зрения эффективности. Ли провел примерно по 15 минут с каждым руководителем команды Шваба и наметил для каждого простую процедуру. Им была дана такая стратегия:

  • В конце рабочего дня они должны были придумать 6 задач (и не более этих 6), которые они хотели бы видеть выполненными на следующий день.
  • После определения 6 задач их попросили расставить приоритеты в порядке важности.
  • На следующий день им было приказано сосредоточиться на выполнении самой важной задачи в их списке.
  • Когда первая задача будет завершена, они повторят ту же процедуру для второй задачи.
  • Они будут повторять это для всего списка.
  • Ли распорядился, чтобы любые задачи, не выполненные в течение дня, были перемещены в новый список, который они создадут этим вечером, и повторили шаги в процессе.

Этот процесс так хорошо сработал с командой Шваба, что Ли получил эквивалент 400 000 долларов за эту разовую консультацию.

Джеймс Клир, автор книги «Атомные привычки», объясняет, что гениальность этой стратегии заключается в ее простоте. Это достаточно легко следовать с очень небольшой сложностью. В то время как Клир признает, что его прямолинейность часто подвергается критике, поскольку он не принимает во внимание такие события, как чрезвычайные ситуации, метод Айви Ли является надежной, структурированной системой, и даже в случае отвлекающих факторов мы можем вернуться к этому методу и продолжить наш список приоритетов и изменить порядок по мере необходимости.

Еще одна причина успеха этого метода заключается в том, что он заставляет вас отказаться от многозадачности и позволяет вам сосредоточиться только на одной задаче за раз. Чтобы иметь возможность эффективно выполнить задачу, нам нужно посвятить ей все свое внимание, уменьшить стресс, возникающий в результате того, что слишком много внешних факторов отвлекают наше внимание, и работать над достижением одной конкретной цели.

Заблаговременное планирование поможет нам сконцентрироваться на самых важных задачах и уменьшит количество отвлекающих факторов.

Принцип тайм-менеджмента № 2: Принцип Парето

«80 % результатов принесут 20 % действий».

Это обобщение впервые было предложено экономистом и философом Вильфредо Федерико Дамасо Парето и позже определено как правило 80/20. Первоначально заметив, что только 20% его растений гороха дают около 80% здоровых стручков гороха в его саду, он начал смотреть на другие области, казалось бы, неравномерного распределения. Далее он заметил, что примерно 80% земли в Италии принадлежит 20% населения. Чтобы подтвердить свое наблюдение, он провел опросы в разных странах и обнаружил аналогичную закономерность.

Итак, как мы можем применить принцип Парето к нашей повседневной жизни? Если вы посмотрите на приложения на своем телефоне, из 80% загруженных вами приложений вы, скорее всего, будете использовать только около 20%. Или, если мы применим эту концепцию к спортсменам, 80% их результатов достигается за счет 20% их тяжелой работы. В этом примере имеет смысл только то, что эти спортсмены полностью сосредоточились на этих 20%, чтобы максимально использовать свое время.

Теперь давайте воспользуемся этим в контексте нашей производительности. Согласно правилу 80/20, примерно 80 % результатов нашей работы зависят от 20 % наших усилий. Итак, как и в случае со спортсменами, мы должны уделить время совершенствованию наших процессов и сосредоточиться на этих 20%.

Мы можем сделать это за несколько простых шагов:

  • Определите свои самые важные цели. В зависимости от того, чего вы хотите достичь, это может означать изучение вашего текущего статуса, того, что должно произойти для достижения этих целей, и что вам нужно снять с тарелки, чтобы у вас была возможность достичь своих целей.
  • Расставьте приоритеты в своих целях. Направьте свои усилия на цели, которые требуют наибольшего внимания, чтобы вы могли получить максимальную отдачу.
  • Сосредоточьтесь только на этих целях. Например, если вы являетесь руководителем группы и хотите, чтобы конкретный проект был завершен в конце квартала, вам нужно определить задачи, которые помогут вам достичь этой цели. Любые другие несвязанные задачи могут быть либо отложены до следующего квартала, либо полностью исключены в зависимости от необходимости.

Принцип тайм-менеджмента № 3: Избегайте отвлекающих факторов

Мы живем в мире, полном отвлекающих факторов, тем более что все больше и больше сотрудников ценят гибкость в своем графике, которая включает в себя меньше времени в офисе и больше времени на работу дом. От сообщений на наших телефонах до всплывающих уведомлений на наших компьютерах наше внимание постоянно отвлекается в разных направлениях, отвлекая наше внимание.

Есть простые способы построить границы, которые позволят нам делать больше и отключаться от шума.

  • Избегайте социальных сетей. Для некоторых из нас это непросто. Социальные сети стали способом избежать стресса. Однако, если социальные сети мешают вашей продуктивности, а отключение телефона или минимизация браузеров не имеет большого значения, возможно, пришло время загрузить приложение, которое на некоторое время блокирует социальные сети на ваших экранах. Вот некоторые из них, которые вы можете скачать прямо сейчас:
    • Приложение Freedom — бесплатное использование в течение первых семи сеансов
    • RescueTime – бесплатно в течение первых 14 дней использования
    • Сарен – бесплатная ограниченная пробная версия
    • SelfControl – бесплатное использование
  • Убери телефон. Еще одна привычка, от которой трудно избавиться, но как только вы войдете в привычку выключать телефон, переводить его в режим полета или просто ставить вне зоны досягаемости на определенный период времени, это поможет вам уменьшить количество отвлекающих факторов, которые может помешать вашей продуктивности.
  • Сообщите людям, что вы недоступны. Если у вас есть определенные люди, с которыми вы регулярно разговариваете, рекомендуется сообщить им, когда вы будете недоступны. Таким образом, вы можете установить некоторые границы во время, которое вы отложили, чтобы по-настоящему сосредоточиться. Это также ограничит некоторые уведомления, которые могут появляться на ваших экранах во время работы.
  • Платье по случаю. Хотя у вас может возникнуть соблазн остаться в самой удобной одежде, работая из дома, это поможет снять пижаму и одеться для случая, когда вы хотите повысить свою производительность. Если вы сделаете это неотъемлемой частью своей рутины, это поможет послать в мозг сигналы о том, что пора сосредоточиться, а не расслабляться. Согласно The Cut, одежда для работы может помочь сосредоточиться и повысить уверенность в себе. Пребывание в удобной одежде может увеличить искушение быть менее продуктивным.

Этот подход не ограничивается нашей одеждой. Создание рабочего пространства, способствующего продуктивной работе, также может помочь предотвратить ряд потенциальных отвлекающих факторов.

Принцип тайм-менеджмента № 4. Разбивайте большие задачи на более мелкие части

Десмонд Туту, южноафриканский англиканский священнослужитель и теолог, однажды сказал: «Есть только один способ съесть слона: по кусочку за раз. ”

Если мы посмотрим на это через призму нашей производительности, это означает, что мы можем найти задачу непосильной и трудной для выполнения из-за того, насколько сложным может показаться проект на первый взгляд, но вполне возможно выполнить его, если мы его разобьем. на более мелкие, более управляемые куски. Это уменьшает наше чувство перегруженности сложными проектами.

Разбивка больших задач на более мелкие также может помочь преодолеть еще одно препятствие: начать работу. Иногда проблема с управлением временем начинается с самого начала. Поскольку мы, вероятно, находимся в состоянии стресса, это останавливает нашу продуктивность, и мы с большей вероятностью избегаем задачи, которую нам нужно выполнить.

В качестве альтернативы у нас может быть так много идей, что мы легко тратим кучу времени на обсуждение того, что нам следует делать. Но если мы потратили время на то, чтобы урезать, расставить приоритеты и разделить проект на выполнимые части, нам будет легче взяться за меньшую задачу и фактически завершить ее.

Принцип тайм-менеджмента № 5. Создайте запас времени для непредвиденных задач

Как бы ни было важно управлять своим временем стратегически и организованно, не менее важно обеспечить место для неожиданных задач. Мы можем планировать как можно лучше, чтобы избежать неожиданных проектов или запросов в последнюю минуту, но иногда это может быть неизбежно.

Лучший способ сэкономить время — это выделить в расписании окна, специально предназначенные для «наверстать упущенное». Лучший способ добиться этого — просмотреть свой календарь на день или неделю и выделить эти конкретные блоки. Это дает вам несколько вещей:

  • Вы продолжаете думать на опережение.
  • Вы избегаете дополнительного стресса, когда к вам приходят неожиданные запросы.
  • Если вы не используете время, чтобы наверстывать упущенное или работать над проектами, вы зарезервировали немного свободного времени для себя!

Оставляя место для непредвиденных задач, вы можете сделать расписание более гибким, чтобы вы по-прежнему могли выполнять свои задачи, и дает возможность выделить время, чтобы двигаться вперед и оставаться продуктивным.

Принцип тайм-менеджмента № 6: Находите время для ухода за собой

Когда мы чувствуем, что время работает против нас и его слишком мало, чтобы что-то сделать в течение дня, мы часто испытываем стресс и психологически и физически истощены. Для многих из нас это не является приоритетом в нашем напряженном графике. Однако, в конце концов, наше здоровье является огромным фактором нашей общей продуктивности. Очень важно, чтобы мы заботились о себе, чтобы иметь ясный ум при управлении своим временем.

Согласно Forbes, забота о себе на самом деле полезна для ваших когнитивных функций. Рассел Тэкери, лицензированный клинический психолог, рассказал Trello, как это работает в отношении производительности. Тэкери заявил, что людям, для которых забота о себе является приоритетом, часто легче концентрироваться, и в конечном итоге они производят больше.

Те, кто учится заботиться о своем психическом и физическом благополучии, часто регулярно занимаются спортом и практикуют медитацию или другие практики осознанности. Они находят место в своем расписании, чтобы иметь это безопасное место для перезарядки и уменьшения стресса и беспокойства.

Одним из важнейших аспектов ухода за собой является понимание того, что для каждого это выглядит по-разному. Это не обязательно означает еженедельное посещение спа-салона или регулярный массаж. Это может быть так же просто, как чтение книги, которая приносит вам радость, или спокойное наслаждение утренним кофе.

Когда вы работаете, забота о себе может проявляться в виде частых перерывов. Важно постоянно отходить от дел, чтобы не чувствовать себя выгоревшим из-за длительных отрезков экстремальной концентрации. Перерывы могут помочь сохранить работоспособность в течение дня и уменьшить общее умственное и физическое истощение. Подумайте об этом так: частые перерывы помогают вам восстановиться, чтобы вы могли творчески мыслить и быстрее выполнять свою работу. Во время этих перерывов вы можете делать все, что вас расслабляет. Это ваш шанс полностью отвлечься от работы и вернуться обновленным.

Эти важные принципы тайм-менеджмента помогут вам стать более продуктивными

Независимо от того, ищете ли вы способы повысить свою общую производительность или действительно пытаетесь управлять своим временем, эти важные принципы тайм-менеджмента помогут вам построить эффективную рутину, чтобы вы может сделать больше.

Все начинается с того, что вы потратите несколько минут на то, чтобы заранее спланировать свои дела и расставить приоритеты в соответствии с необходимостью. Все лишнее должно быть убрано из вашего расписания, чтобы вы могли более гибко распоряжаться своим временем. Уменьшите свои отвлекающие факторы, осознавая, что отвлекает ваше внимание, и принимайте действенные меры, чтобы устранить их во время выделенных окон продуктивности.

Помните о более длительных и сложных задачах, требующих больших усилий, и разбивайте их на более мелкие задания, чтобы уменьшить чувство подавленности. Будьте активны и освобождайте место для неожиданных задач, которые являются неотъемлемой частью нашего рабочего процесса. И, наконец, уделите первостепенное внимание своему здоровью и благополучию, чтобы чувствовать себя восстановленным и полным энергии, когда вы вернетесь к поставленной задаче, чтобы выполнить ее максимально эффективно.

Используйте свое время с умом (и сохраните рассудок), внедрив эти полезные методы в свою повседневную жизнь!

6 принципов тайм-менеджмента

О тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент дословно переводится как «управление временем». Понятно, что вы не Флэш и не Доктор Манхэттен — вы с трудом управляете временем (хотя и хотели бы). Но управлять им максимально эффективно вполне реально.

Основные принципы тайм-менеджмента формируются на основе четырех компонентов:

  • Контроль времени,

  • оптимизация времени,

  • планирование дня/недели/месяца,

  • создание мотивации.

Давайте разберемся.

Принцип 1. Планируйте заранее

Планировать — это круто. Когда у вас есть подробный план, вам не нужно держать все в голове, а значит, вы можете добиться высокой эффективности.

Как всё это работает:

  • план состоит из последовательности действий;

  • каждое действие приносит определенный результат;

  • результаты помогут вам продвинуться вперед в достижении вашей цели.

В зависимости от глубины планирования различают три типа целей:

  • тактический (от 1 дня до 3 месяцев),

  • стратегический (от 3 месяцев до года),

  • общий вектор (на несколько лет).

Общий вектор диктует стратегические цели, которые, в свою очередь, определяют тактику на короткие промежутки времени: день, неделю, месяц. Когда вы начинаете работать над планом, начинайте с глобальных целей и двигайтесь к малым, постоянно задавая себе вопрос: «Что мне для этого нужно?»

Пример

Я хочу повысить свой уровень английского, накопить на первоначальный взнос по ипотеке и заняться разработкой интерфейса. Это мои векторы на ближайшие годы. Да, правильно, ведь работать в одном направлении не так продуктивно — жизнь очень ограничена.

Чтобы улучшить свои навыки английского и интерфейса, мне нужно пройти курсы и больше практиковаться. Чтобы накопить на первоначальный взнос, мне нужно откладывать около 30 000 в месяц, а значит, я могу зарабатывать больше. Это мои стратегические цели на год.

Курсы английского языка и фронтенд-разработка дадут мне множество тактических целей: от изучения некоторых правил английской грамматики до освоения принципов программирования на JS. Чтобы зарабатывать больше, мне нужно найти дополнительную работу или попросить прибавку — в любом случае мне может понадобиться приобрести какие-то дополнительные компетенции.

С этим уже можно работать.

Постоянно фиксируйте, как и на что вы тратите время. Затем вы можете строить планы на основе реальных данных. Различные приложения для учета рабочего времени помогут вам все исправить.

Не планируйте более 10 задач в день, берите столько, сколько реально можете сделать. Делите большие задачи на маленькие.

Принцип 2.

Стремление к конкретному результату

Результаты ваших действий ведут к достижению целей. Это значит, что нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с вашими целями.

Для проверки можно использовать систему SMART. Все ваши действия должны:

  • быть конкретным (конкретным),

  • быть измеримым (измеримым),

  • есть исполнитель (назначаемый),

  • быть осуществимым (реалистичным),

  • имеют конкретные временные рамки для реализации (Timebound).

Основным критерием полезности задачи является ее специфичность. Вы понимаете, какие конкретно действия и в каком порядке приведут к достижению результата? Результат должен быть измеримым — так будет проще распределить бюджет времени.

Пример

«Проверка почты» не является конкретной или измеримой задачей.

«Составьте 5 ответных писем для клиентов и отправьте их по почте» является конкретным и измеримым.

Главный общий критерий продуктивности – всегда двигаться к цели, выполняя задания разной степени сложности.

Принцип 3. Расставьте приоритеты

Когда общий план действий готов, вам нужно решить, какие действия выполнять в первую очередь. Есть много способов установить приоритеты. Я использую два: принцип AB и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оценивайте каждую цель и задачу с точки зрения окупаемости ваших инвестиций: времени, усилий и финансов. Вы получите три группы задач:

90 273 Менее важные дела (B)
Тип Конкретные действия
Важные дела (А) Антикризисное управление, крупные проекты
Мелкие, но важные проекты , оперативные инструкции от руководства
Неважные вещи (C)

Наиболее важные задачи составляют 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели составляет около 65%, поэтому лучше заниматься ими самостоятельно и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели составляет около 20%. С этими задачами нужно решить, делегировать их или нет — все зависит от важности конечной цели и компетентности коллег.

Внимание!

Не допускайте «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что вы просто не успеваете их выполнять или неправильно расставляете приоритеты.

Операционные задачи составляют 65% от общего количества. при этом их значимость составляет всего 15%.Такие задачи желательно делегировать сразу

Матрица Эйзенхауэра

Подходит для быстрого анализа и быстрого принятия решений по расстановке приоритетов

Принцип 4. Фокус на главном вещь, делегируйте остальные

Если лучше передать кому-то задание по деньгам и времени, то надо сделать. Проще говоря, чем дороже ваше время, тем меньше второстепенных задач должно быть в вашем расписании.

Пример

Сводную таблицу предложений потенциальных контрагентов можно составить самостоятельно, но лучше доверить это кому-то другому. С точки зрения результатов это не самая важная задача.

Определите часы, когда вам легче всего сконцентрироваться, и запланируйте на это время наиболее ресурсоемкую работу. Выполняйте менее важные задачи до конца дня. Вы также можете отвечать на электронные письма в вечернее время.

Научитесь говорить «нет» отвлекающим факторам, любым делам и людям, которые тратят ваше время впустую.

Принцип 5. Визуализируйте планы и задачи

Визуализация информации помогает организовать все в голове. В том числе планов и задач. Есть много способов сделать это: от карты интеллекта до диаграммы Ганта.

Пример

Для ремонта квартиры мне необходимо: подготовить проект, купить необходимые материалы, сделать ремонт в комнате, сделать ремонт на кухне, организовать новоселье.