Как правильно управлять временем: Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов.

Как научиться эффективнее управлять своим временем. 20 практических советов.

На эту тему написано немало книг и еще больше различных статей, и все же люди не устают говорить о тайм-менеджменте. И, несмотря на то, что информации об управлении временем масса, большинство как-то пропускают ее мимо себя. Или не хотят тратить время на прочтение книги, оправдываясь нехваткой времени.

В этой статье мы не будем советовать вам очередные книги, вы про них уже и так знаете. Дабы сохранить ваше бесценное время, и чтобы вам не пришлось бродить “по интернетам” в поисках годных и полезных советов, мы все их собрали в этой статье.

Практически каждого человека не устраивает его продуктивность. Чтобы понять, насколько реальность соответствует вашим ожиданиям, составьте список дел на день. Конечно, этот список должен быть в границах разумного, не нужно себе устраивать жизнь Золушки и пытаться впихнуть недельный объем заданий в один день. Здраво оцените, сколько времени уйдет на каждое из дел. Затем, по окончанию своего дня, посмотрите, сколько вы успели, а сколько дел еще не было сделано вами. Объясните самому себе, почему вам не хватило времени. Возможно, вы переоценили свои возможности или недооценили сложность задания, а возможно вы просто потеряли массу времени впустую.

Готовы поспорить, что в вашем случае ответом на вопрос “Почему я не успел сделать то, что запланировал?” будет что-то вроде “Ну, я ходил на перекуры/мне позвонили/я залип в соцсети и т.д.”. Получается, что вы просто неправильно управились со своим временем, позволив ему взять верх над вами.

Итак, что же нужно делать для того, чтобы перестать тратить время впустую? Мы собрали для вас советы, которые написаны во многих книгах по тайм-менеджменту, но только в этой статье они поданы кратко.

1. Заведите ежедневник

В предыдущих статьях мы не раз говорили о пользе ежедневника и о том, как его создать. И нет ничего удивительного в том, что в каждой статье и книге о тайм-менеджменте упоминается органайзер – это универсальный способ планировать свое время и следить за выполнением заданий.

2. Погружайтесь в работу полностью

Приучите себя полностью отдаваться делу (кстати это касается всего в жизни). Ныряйте в работу с головой, отвергая любой раздражающий фактор. Отключите телефоны, выйдите из соцсетей, наденьте наушники. Делайте все для того, чтобы в отведенное вами время на работу вы занимались только ей одной. Поверьте, вы скажете самому себе спасибо за это, когда сделаете задание быстрее, чем обычно, так как ничего не будет вас отвлекать.

3. Отдыхайте

Не нужно строить из себя супергероя, пытаясь работать 36 часов в сутки. Умейте четко разделять отдых и работу. Если вы пришли домой и проводите время с семьей – будьте добры отдаться этому полностью (предыдущий пункт, опять же). Таская в своей голове мысли о работе или, еще хуже, какие-то рабочие задания, вы рискуете не только вызвать раздражение и недовольство своих близких тем, что работа для вас всегда на первом месте. Если вы не будете полноценно отдыхать, вы не сможете набраться сил и возобновить свое желание работать. Цените свой отдых.

4. Назначайте себе дедлайны

Даже если их нет. Если вам нужно что-то выполнить, и этому заданию не были поставлены четкие сроки, то его все равно нужно сделать рано или поздно. Так вот лучше это задание сделать рано. Оно не будет висеть у вас над головой и вам будет легче. А еще дедлайны позволяют повысить продуктивность. Вспомните, как повышается производительность у студентов во время сессии. А все из-за жестких временных рамок, которые подстегивают работать не отвлекаясь.

5. Расставьте приоритеты

Это поможет вам понять, что стоит сделать в первую очередь, а что может и подождать. Важные и сложные дела всегда планируйте на утро, ведь продуктивнее всего работается до полудня. Возможно, вам проще работается в другое время суток, но если ваш рабочий день начинается с утра – все же сделайте самые важные дела до обеда. Если вы их отложите на потом, то вы рискуете просто не успеть их сделать.

6. Делите большие проекты на небольшие задания

Если у вас есть какой-то огромный проект, мысли о котором заставляют вас растеряться, то разделите его на пункты и вы увидитесь, насколько проще и понятнее он стал.

7. Планируйте встречи на утро

Зачастую зная, что предстоит встреча, мы боимся начинать работу над каким-либо заданием думая, что не успеем завершить его до встречи. Поэтому планируйте встречи на утреннее время, чтобы после них со спокойной душой заняться своей работой.

8. Снимайте с себя обязанности

Если есть возможность поручить какое-то задание кому-то другому – делайте это. Не всегда поговорка “хочешь сделать хорошо – сделай это сам” правдива на деле. Иногда лучше и выгоднее отдать часть своих дел другому работнику и заняться более важными заданиями.

9. Не прокрастинируйте

Ага, это тоже еще из одних пунктов, присутствующих в каждой статье и книге о тайм-менеджменте, и мы знаем, что вы его читали много раз. Но еще раз напомнить никогда не помешает. Занимайтесь прокрастинацией в перерывах, выделяйте себе время для этого важного задания, делайте что угодно, только не нужно прокрастинировать вместо работы. Отучайтесь от этого.

10. Объединяйте однотипные дела в блоки

К примеру, вам нужно пойти на встречу, ответить на письма и сделать звонки. Это все задачи одного типа и их стоит объединить в блок и сделать все вместе, не прерываясь на задания другого рода.

11. Делайте неприятные дела в первую очередь 

Не нужно откладывать самые неприятные задания на потом. Выпишите себе все дела такого типа и делайте по одному в день. Во-первых, вы наконец-то сделаете то, что должны были сделать давно, а во-вторых вы снимете со своих плеч этот груз и получите дозу мотивации. “Съедайте лягушку” в первую очередь, поверьте, так будет проще.

12. Работайте в определенное время

Свой организм можно приучить к чему угодно. Работайте каждый день в одно и то же время и тогда ваш мозг будет заранее настраиваться на работу.

13. Автоматизируйте все, что можно автоматизировать

Установите себе программу, которая автоматически присылает вам уведомление о новом письме, пришедшем на вашу почту. Вам не придется тратить время на постоянную проверку ящика. Подумайте о таких мелочах, которые можно автоматизировать и сделайте все для того, чтобы не тратить на эти мелочи свое время.

14. Учитесь у более опытных людей

Ищите профессионалов в своей сфере и учитесь у них. Знания помогут вам делать работу быстрее. Нет надобности изобретать колесо, просто прочтите статьи и книги по теме своей работы и применяйте знания на деле.

15. Оцените продуктивность своих инструментов

Подумайте, что может мешать вам работать быстрее. Возможно, у вам слишком медленный интернет или компьютер. Иногда проще поменять какой-то из инструментов, тормозящих вашу работу, и тратить меньше времени на выполнение задания.

16. Не торопитесь

Несмотря на то, что всю статью мы только и говорим о более быстром выполнении заданий, не стоит делать дела в спешке. Исправление ошибок, которые вы можете наделать, если будете торопиться, займет больше времени, чем кропотливое и неспешное выполнение задания.

17. Наведите порядок на рабочем столе

Уберите все ненужное со стола. Никто не говорит вам соблюдать идеальный порядок, не всем удобно работать за пустым столом. Не стоит держать на своем рабочем столе вещи, которые могут вас отвлечь. Уберите все отвлекающие штуки и оставьте только то, что пригодится вам во время работы.

18. Не бойтесь отказать

У нас недавно была статья про силу слова “нет”. И если вы сомневаетесь, стоит ли отказывать тем или иным предложениям – прочтите ее. Иногда можно сказать “нет” и сэкономить на этом массу времени.

19. Не бойтесь экспериментировать

Иногда придуманный вами метод работы может оказаться для вас более эффективным, чем все существующие методы вместе взятые. Так что не бойтесь что-то менять в своем рабочем процессе. В крайнем случае вы всегда можете восстановить старый режим работы.

20. Анализируйте

Просматривайте список запланированных заранее дел и вычеркивайте выполненные. Так вы не только сможете увидеть свою результативность, но и мотивировать себя. Также прокручивайте прошедший день у себя в голове и думайте над тем, что вам мешало добиться желаемого результата и каким образом вы можете еще больше повысить свою продуктивность.

8 способов правильно управлять временем

Отключитесь от внешнего мира

Часто быстро и продуктивно работать нам мешают телефонные звонки, болтовня с коллегами, постоянно приходящие оповещения из соцсетей и так далее. Если перед вами стоит задача, которая должна быть сделана несмотря ни на что, просто отключите все внешние раздражители, попросите коллег вас не отвлекать и сосредоточьтесь только на работе. 30 минут без «айфона» и «контакта» вполне можно прожить.

Возьмите таймаут

Порой нужно просто «перезагрузиться». Кажется, что все дела невероятно срочные и ни одно из них не может подождать. На самом же деле только несколько (а может и вовсе ни одно) действительно требуют вашего пристального внимания и сил. На остальные же можно будет потратить не больше пары минут.  

Сделайте небольшую передышку, сходите на обед, прогуляйтесь, позвоните родителям. 10 минут ничего не решат, зато дадут вам возможность очистить голову от паники и ненужных мыслей.

Научитесь говорить «нет»

Нет постоянному просмотру Instagram (запрещенная в России экстремистская организация), пролистыванию ленты Facebook (запрещенная в России экстремистская организация), бесполезному трепу возле кулера с водой, навешиванию на вас новых дел, болтанию по телефону с соседкой мамы, рисункам в блокноте, маникюру на работе и другим мелким и большим, но одинаково бесполезным и отвлекающим от работы делам. Нет!

Не делайте все одновременно

Делать несколько дел одновременно непродуктивно, вы тратите по чуть-чуть своего внимания на десяток задач и в итоге не делаете ничего. Составьте список дел на листке бумаги и поочередно выполняйте каждое из них, зачеркивая сделанное. Так сосредоточившись только на одной проблеме вы быстро решите ее и перейдете к следующей, а там, спустя часок, и вовсе не останется «неотложки».

Составляйте списки

Нет ничего лучше, чем простой список нужных дел. Во-первых, вы ничего не забудете сделать. Во-вторых, сможете организовать свой рабочий процесс. В-третьих, испытаете приятное чувство удовлетворения, когда, в конце концов, вычеркните все пункты.

Не оставляйте ничего на пятницу

Самое глупое что можно сделать с неотложными делам – это отложить их на вечер пятницы. Так поступает большинство из нас, мотивируя себя, что в пятницу придется все равно все сделать, ведь потом выходные. В результате вы либо ночью и всю субботу сидите над делами, либо откладываете все на понедельник. Помните, вечер пятницы ничуть не легче утра субботы, усталость, головная боль и желание спать придут ровно по часам.

Будьте реалистом

Если вы думаете, что встанете завтра в четыре утра и начнете делать все свои задачи уже к половине пятого, быстро позавтракав полезной кашей на воде и сделав интенсивную 12 минутную зарядку, то сильно заблуждаетесь. И вы не сможете сделать миллион дел за два часа, а потом еще забежать в салон, поужинать с подругой, купить маме подарок, а еще причесать, помыть и выгулять собаку. Будьте уже, наконец-то реалистом!

Вставайте рано

Не настолько, чтобы не высыпаться, но так, чтобы все успевать и не сидеть по ночам. Вспомните ту поговорку, что вам твердили в детстве родители про ранние подъемы и попытайтесь воплотить ее в жизнь. Научно доказано, что утром мы успеваем сделать гораздо больше, чем в вечерние или даже дневные часы.

Фото: Getty Images

Сегодня читают

Арабская роскошь: в какой тиаре пойдет под венец дочь королевы Рании

Вошли в историю: 20 легендарных фото с коронации Георга VI, которые вы никогда не видели

Король Абдалла и его Рания: восточная сказка, ставшая реальностью

Нежный маникюр на весну 2023: самые модные идеи

Проклятый король: почему звезды массово отказываются выступать на коронации Карла III

10 советов по управлению временем на работе

Знаете ли вы, что микропредприятия (от одного до девяти сотрудников) каждую неделю тратят 15 часов на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже: они тратят 31% своего рабочего времени в неделю на сортировку финансов. Если вы владелец бизнеса или менеджер, вы знаете, что администрирование и ведение финансового хозяйства — это лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнять, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

Как лучше управлять своим временем на работе

Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и целенаправленно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества:

• Лучшее качество работы
• Меньше стресса
• Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
• Меньше проволочек
• Больше уверенности в себе

Вот как начать:

1. Знайте, на что вы тратите свое время

Если ваша продуктивность измеряется выходом за определенный период, потерянное время может означать потерю денег. Точно так же, как при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как просмотр социальных сетей или Покупка.

2. Придерживайтесь распорядка дня

Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Создайте ежедневное расписание с выделенными блоками времени для различных задач. Придерживаться его — залог успеха.

• Создание реалистичных временных шкал . Люди переоценивают свои возможности добиться цели, явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
• Уделите все свое внимание . Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или на другие сайты, которыми вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все эти вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина здесь ваш лучший друг.

3. Расставьте приоритеты

Списки дел могут спасти продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, чему расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:

• Выполнить немедленно : Важные задачи с установленными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что они просрочены
• Расписание на потом : Важные задачи без установленных сроков
• Делегат : Задачи, которые может выполнять кто-то другой
• Удалить : Задачи, которые вы можете исключить, потому что они не имеют решающего значения для ваших целей или миссии

4.

Сначала беритесь за самую сложную задачу

Каждый из нас может отвлечься, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, день ушел. Пришло время «съесть эту лягушку».

Метод повышения продуктивности «Съешь эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или с трудом избегают отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».

5. Пакетная обработка похожих задач

Пакетная обработка или пакетная обработка означает группировку похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.

Например:

• Встречи с клиентами по средам и четвергам
• Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов
• Составлять отчеты первым делом с утра и распространять

6.

Установите разумные сроки

Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две задачи, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.

7. Учитесь, когда говорить «нет»

У нас не так много энергии в течение дня, и с часами она убывает. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, в чем вы хороши, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.

8. Избегайте многозадачности

Наука говорит о многозадачности: она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование включает в себя «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто работаете в многозадачном режиме. Риск ошибки также возрастает.

9. Держите вещи организованными

Если с вами произошло что-либо из перечисленного, вам может понадобиться реорганизация:

• Опоздание на совещание, которое вы ведете
• Забыли распечатать отчет, необходимый вашему боссу для презентации
• Приходилось спрашивать у ИТ ваше имя пользователя или пароль более одного раза

Хорошая новость заключается в том, что организованность — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.

• Содержать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите все ненужное и положите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.
• Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски . Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
• Использовать календарь . Организуйте свой календарь по сегментам жизни, таким как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные.

10. Используйте инструменты тайм-менеджмента

Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:

• Slack для хранения командных коммуникаций в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно рыться в бесконечных цепочках писем за подробностями проекта.
• Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
• Календарь Google и Календарь Outlook для ежедневного, еженедельного и ежемесячного расписания. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания прямо в связанных каналах.
• Canva и Lucidchart для дизайна и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого проблемы с дизайном, создавать профессионально выглядящие шаблоны.

Мастер тайм-менеджмента для повышения производительности

Большинство высокоэффективных команд выяснили, как максимально эффективно использовать свое время. Восстановите свой рабочий день с помощью этих лучших практик тайм-менеджмента, повысьте свою производительность и снизьте уровень стресса.

7 советов по тайм-менеджменту, которые помогут изменить ваш день

Эффективное управление временем на основе графика и рабочей нагрузки требует приверженности. Тем не менее, вознаграждение за знание тайм-менеджмента стоит планирования и самоотверженности.

Вот семь советов, которые помогут вам улучшить навыки управления временем.

Сравнение времени и приоритетов

Есть очень хороший шанс, что вы сказали себе, что у вас нет времени, чтобы выполнить задачу. Но, если вы перестанете думать об этом, у вас действительно будет время. Вы разрешили другим задачам иметь приоритет.

Понимание ваших главных приоритетов и выделение необходимого времени для важных задач — залог хороших навыков тайм-менеджмента. Это также поможет вам организовать свой ежедневный календарь, чтобы вы могли оставаться в курсе в течение дня.

Взгляните на свой текущий список задач и упорядочите их по приоритету, учитывая два фактора: ценность задачи и риск ее невыполнения. Затем займитесь своим списком дел, назначив выделенное время для каждой задачи.

Уделите все свое внимание и избегайте многозадачности

Тайм-менеджмент — это присутствие рядом с вашей задачей и знание того, что будет дальше. Попробуйте полностью сосредоточиться на своей текущей задаче, пока не придет время перейти к следующей. Ограничьте отвлекающие факторы и будьте преднамеренными, когда вам нужно сделать перерыв.

Избегайте многозадачности, потому что ваш мозг не запрограммирован на выполнение нескольких задач одновременно. Жонглирование несколькими проектами и переключение между задачами требуют, чтобы ваш мозг останавливался и перефокусировался.

Вашему мозгу может потребоваться до 15 минут, чтобы наконец вернуться в продуктивное состояние. Многозадачность также повышает риск совершения до 50 % ошибок.

Связанный: Что происходит с вашим мозгом, когда вы слушаете музыку

Позвольте себе сказать «нет»

Говорить «нет» не всегда легко, но это способ установить границы с собой и окружающими. Когда на вашем пути появляется новая задача, которая может отложиться на потом или которую вы не можете взять на себя, не стесняйтесь сказать «нет». Затем вы можете объяснить свои текущие приоритеты и, при необходимости, предложить реалистичные ожидания того, когда вы сможете выполнить их просьбу.

Подумай завтра

Тайм-менеджмент помогает понять, что нужно сделать сегодня, а что может подождать до завтра. Однако не забывайте о завтрашнем времени и приоритетах. Скорее всего, вы будете так же заняты и посвящены завтрашним задачам.

Когда вы переносите задачи на другой день, не откладывайте их на потом. Если вы обнаружите, что постоянно откладываете задачу или проект, найдите время, чтобы подумать о своих мотивах, чтобы понять, почему вы изо всех сил пытаетесь начать.

Не стоит недооценивать силу нескольких минут

Короткие перерывы здесь и там составляют большую часть вашего дня. Перерывы помогают вам отдохнуть и перезагрузиться. Разумно распоряжаясь своим временем, вы можете в полной мере использовать время отдыха, чтобы либо проверить одну-две задачи из списка дел, либо дать мозгу передышку.

Найдите время, чтобы отвлечься

Невероятно легко отвлечься, сосредоточившись на задаче. Даже вставая, чтобы потянуться или сделать перерыв в ванной, вы можете открыть дверь к ошеломляющим отвлечениям.