Содержание
КАК НАУЧИТЬСЯ УПРАВЛЯТЬ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ.
Просмотров: 433
«Мы устаем и изнемогаем
не потому, что много работаем,
а потому, что плохо работаем,
не организованно работаем,
бестолково работаем».
Введенский Н. Е.
Цитата, с которой мы начали своё повествование сегодня, как ни что лучше описывает причины постоянной не результативной занятости и спешки. «Жить не успеваю» – часто можно услышать от вечно торопящихся людей. Мы спешим научится, познать, любить, общаться, стать лучше. Стремимся к материальным благам, высокой должности на работе. Да, конечно, никто не отрицает важности денег, как говорил Роберт Кийосаки: «О неважности денег рассуждает лишь тот, кто никогда не испытывал в них недостатка». При этом мысль того, что время – это тоже ценность, порою забываем. А ведь такая идею существовала и раньше – и в этом есть глубокий смысл, именно время – единственный невосполнимый ресурс.
И то как правильно мы его используем, во многом зависит и результат нашей деятельности, планов, а в итоге жизни.
Тайм-менеджмент или индивидуальное управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, который позволяет не только правильно использовать это ценный ресурс. Управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности, может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов.
Возникает вопрос, зачем? Ведь было как-то раньше и без этого. На самом деле причин можно отыскать много. И, наверное, главная из них это то, что человек никогда не жил в таком темпе, как сейчас, и значение индивидуальности раньше не возводилось до идеала. Стремление к успеху двигает всех нас к тому что мы ищем новые идеи, пути к свершению желаемого, к успеху.
Сегодня такими методами организации рабочего времени, правильному его планированию, хотим поделиться и мы с вами. Сказать, что идеи не новы – это значит ничего не сказать. Нам кажется, с учетом опыта прошедших лет, совершенных технологий планировщиков, напоминалок, различных сервисов что-то новое придумать просто нереально. Но это очень простая, лаконичная схема, которая заострит ваше внимание на, хоть и поверхностно, но главных вещах, которые необходимо учитывать в управлении своим временем.
И начнём мы с тем, казалось бы, совсем далёких от «времени», но тем не менее важных. Если вы правильно определили свои желания, то остается лишь поддерживать свою мотивацию. Ведь зная куда идти, путь проходит на много быстрей, тот, кто ещё и правильно выбирает шаги и стиль хода. По этому о всех шагах, которые ведут к экономии времени, а значит и к успеху, сегодня в нашей статье.
Начнём.
I. Мотивация: как справляться с неприятными задачами.
Кто хочет – ищет способы.
Кто не хочет – причины.
Народная мудрость
Есть задачи, которые мы выполняем с удовольствием, но что делать, когда мотивации не хватает? Вот варианты:
– Делите крупные задачи на мелкие подзадачи.
– За выполненные задачи давайте себе мини-вознаграждения.
– Используйте психологические «якоря». Начинайте работать под какую-нибудь специальную музыку или под какой-то особенный напиток. Со временем это будет вас подсознательно вводить в рабочий ритм. Только не используйте эти «якоря» в других ситуациях! Например, на отдыхе.
– Давайте публичные обещания и выполняйте их.
– Если вам лучше всего работается в цейтноте, то создавайте себе искусственную нехватку времени.
На нашем ТЕЛЕГРАМ канале вы всегда сможете быть в курсе новостей, новых статей, истории и практика иностранцев в Турции. Подписывайтесь и следите за полезными ПУБЛИКАЦИЯМИ.
II. Глобальные цели или как определить цели своей жизни:
Жизнь – дорога с
односторонним движением.
Так что лучше заранее представлять,
куда едешь, и главное – зачем.
Постановка правильных глобальных целей – это первый шаг к успеху.
– Четкие цели должны быть поставлены по всех важных сферах: семья, карьера, здоровье и т.д.
– Представьте себе максимально подробно себя через 5-10 лет. Что вы видите? Что бы вы хотели видеть?
– Сформулируйте свою миссию — то, что вы ДАЕТЕ миру, а не берете у него.
– Составьте свою надгробную надпись. Часто это и будет вашей миссией.
При этом следует не забывать слова Стивена Кови, который говорил о том, что всё что с вами происходит зависит от вас (то есть от ваших действий).
III. «Разглобализация» крупных задач, или план на день.
План — ничто,
планирование — всё.
Дуайт Эйзенхауэр
У вас обязательно должен быть план на грядущий день. В письменном виде. Пусть сколь угодно гибкий, но план.
Кому-то удобнее планировать день вечером. А кому-то утром. Это не так важно.
Ваш дневной план — это не закон, который нельзя нарушать. Он может меняться по ходу дня в зависимости от обстоятельств. Именно поэтому нам важна гибкость плана.
План должен быть мобильным, то есть вы должны иметь возможность подглядывать в него, где бы вы ни были. Он должен быть удобным и красивым, просто для того чтоб вам доставляло удовольствие работать с ним.
Для удобства следует различать 3 типа задач, которые могут появиться в плане:
– Жестко привязанные к сроку, например, «встреча с партнерами в 10:00»
– Бюджетируемые задачи, которые не важно, когда начинать, но они занимают строго определенное время, например, «просмотр обучающего видео — 1 час»
– Гибкие задачи — остальные.
Записывать все задачи следует в почасовую сетку, при этом только жёстко привязанные к сроку задачи могут быть привязаны к конкретному времени, а гибкие дела просто перечислены.
Это и позволяет быть плану гибким.
Формулируя задачи, при записи в план, старайтесь чтоб ваши задачи по возможности были нацелены на результат, то есть задачу «Позвонить Ирине», запишите как – «Позвонить Ирине, попросить переслать предложение по сотрудничеству с консалтинговой компанией в Турции «ЕвразиЯ».
Не забывайте при планировании учитывать время на дорогу, пробки, и т.д. То есть следует закладывать запас времени в свой ежедневный план.
Если в планах поездка, перед поездкой соберите всю необходимую информацию на случай особых обстоятельств: адрес, карту проезда, телефоны встречающих и т.д. Также перед выездом полезно позвонить и еще раз удостовериться, что все договоренности в силе.
IV. Дневной план, еженедельный, ежемесячный
Итак, имея глобальные цели, вы запросто из задач планируете свой «путь» к этим целям. Делая это «дробя» цель на задачи, в итоге у вас должно быть три вкладки- плана: дела на день, на неделю и на месяц. Каждый день мы, как ловкий жонглер, перемещаем задачи из одной вкладки в другую по мере их «дозревания».
V. Первоочерёдность и время выполнение задач.
При составлении плана необходимо учитывать, что у задач бывают разные приоритеты. Примерно это выглядит так:
– Направляющие задачи, формирующие повестку дня. Например, «позвонить в консалтинговую компанию «ЕвразиЯ» и спросить, когда необходимо прибыть в Турцию для регистрации формы». Такие задачи делаются в первую очередь, потому что, они определяют план на последующие дни.
– Безотлагательные задачи. Одной из которой может стать хорошая привычка планирование дня.
– Все остальные задачи с разными приоритетами — выполняются в соответствии с планом на день.
Но, и тут следует учесть, что для выполнение определённой задачи необходимо и подходящее время, благоприятный момент подходящее для конкретного дела. Одним словом – Кайрос. Что это значит? А вот, пример:
Задача 1: Полить цветы. Место: Дом. Вы ведь не можете полить цветы, когда едите в машине.
Задача 2: Посетить Собор Святой Софии.
Место и обстоятельства: Поездка в Турцию. Вы не сможете посетить Собор, находясь в Житомире.
Но кайрос — это не только место, но и самый широкий спектр обстоятельств. Например, вы не выспались и чувствуете себя полностью разбитым. В таком случае у вас может быть кайрос «Не работается», в котором будут сложены всякие мелкие не слишком важные дела, до которых не доходили руки.
Например, вам «не работается», то можно «позвонить Алексею, спросить, как у него дела — давно не общались» и т.п.
Важно выработать привычку АВТОМАТИЧЕСКИ просматривать свой план при смене кайроса!
Допустим, вы пришли домой — сразу смотрим кайрос «Дом». Или вы сели в машину — смотрим кайрос «Машина». Так одна и так же задача может иметь сразу несколько кайросов. Например, задача «прослушать аудиокнигу» может иметь кайросы «В машине» и «Дом».
Но что это мы всё о работе!
VI. Планы на отдых или это лень.
Товарищ, запомни
правило простое:
Работаешь сидя —
Отдыхай стоя!
Главным и самым важным в планировании, это не забыть запланировать отдых! Да, да, в этих словах нет никакой ошибки.
Отдых поддерживает и развивает ваш самый ценный ресурс – вас самих.
Вот представьте себе человека, который пилит дерево уже пять часов, но когда вы советуете ему прерваться на пару минут, чтобы заточить пилу, он отвечает: «Нет у меня времени пилу точить! Мне пилить надо!» Такой «Пилой» в бесконечной работе можно считать и вас. Но вам ведь важно не количество вашего труда, а его качество. Уставший измученный человек не способен работать качественно, а потому надо организовать СТРУКТУРУ вашего отдыха. Планируйте свой отдых!
Отдыхать надо с максимальной степенью переключения. Например,
– если вы большее время проводите сидя, то отдыхать надо активно, в движении;
– если род ваших основных занятий – активное движение, то хорошим отдыхом может стать компьютерная игрушка, или чтение книги.
Но не наоборот!
Теперь о лени… Лень — это нормально и возможно, что лень сигналит вам о том, что: вам надо передохнуть, или что дело, которым вы хотите заняться не «ваше» и стоит от него отказаться.
Если вам лень — отдохните на полную! Отключитесь от работы, расслабьтесь. Не стоит «изображать» работу. Лучше займитесь «творческой ленью». Именно она может родить неожиданные идеи тогда, когда вы этого не ждете.
Сон, пожалуй, самый лучший отдых для человека любой профессии.
Многие учёные говорят о том, что человек физиологически предрасположен к дневному отдыху, в эти часы продуктивность снижается. Так что, если у вас есть такая возможность, вздремнуть после обеда, не упускайте момент, восстанавливаетесь! 15-30 минут пойдут только на пользу.
Что касается сна, для нас обычного и привычного, ночного, здесь рекомендуем выдерживать строгий график сна — засыпать, скажем, всегда в 22-00. Можно перед сном выполнять какой-либо ритуал. Один и тот же. И не выполнять его больше никогда, кроме ситуаций, когда вы хотите поспать. То есть вы выработаете у себя привычку быстро засыпать, и выспавшись, рано вставать!
VII. Экономим наше время:
– Научитесь говорить «НЕТ» всему что мешает приближаться к цели.
– Начните вести хронометраж всего, чем вы занимаетесь за день. Вы сразу увидите всех «поглотителей» времени. Начинайте борьбу за уменьшение этих показателей
– Сидя на низко информационной «диете» — не стоит получать информацию, которая вас никак не касается и на что вы повлиять никак не можете, например, на революцию в Египте.
– Покупайте время — нанимайте людей, чтобы они выполняли вашу работу.
– Много времени проводите в машине? Подготовьтесь к этому заранее. Например, Вы можете слушать аудиокниги.
– Уберите напоминание о новых письмах.
– Автоматизируйте сортировку писем.
Хранение и обработка информации, один из важных вопросов в деле экономии времени.
Вот такие рекомендации дадим вам мы:
Как организовать всю поступающую информацию: документы, визитки, отчёты?
Создайте организованный хаос:
1. Пихайте все в одну папку
2. Скоро вам станет не комфортно — не найти ведь ничего!
3. Создайте 1-2 подпапки по самым частым и нужным материалам.
На этом этапе с поиском уже будет полегче.
4. Но скоро созреет необходимость в новых подпапках.
Это и есть метод организованного хаоса, то есть вы создаете структуру хранения информации не ДО, а В ПРОЦЕССЕ.
Важный совет: не забывайте делать регулярные резервные копии важной информации: контакты, документы, пароли.
Эффективное чтение – это всё ж не скорочтение, а качественное чтение.
Здесь ещё можем посоветовать читателям выписывать, в процессе чтения, понравившиеся мысли, строки, цитаты. Затем разместить записи в своей системе хранения информации.
А вот читать всё подряд, не советуем. Это не неэффективно. Лучше невзначай спрашивать у людей, которые являются для вас серьезными авторитетами, о том, какие книги их любимые. И потом просто добавлять их в свой список для прочтения. Затем не забывать размещать в планах, и читать!
Организация рабочего стола, тоже, как бы не звучало странным, экономит ваше время.
Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.
1 Расставьте всё правильно
Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.
Располагайте часто используемые предметы, например, телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.
2. Используйте канцтовары рационально
Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.
Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.
3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма
Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.
Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.
4. Не переборщите с личными вещами
Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.
Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.
Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.
5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой
Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.
Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.
6. Оставляйте свободное место для бумажной работы
Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.
Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.
7. Упорядочите рабочие процессы
Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:
– важные и срочные;
– срочные и неважные;
– важные и не срочные;
– не срочные и неважные.
Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.
8. Наводите порядок как можно чаще!
9. Не забывать о зонах внимания человека!
Совещания, мероприятие, которое избежать, как не крути, не получится, а вот изменить его ход, тем самым сэкономив время, возможно. Для этого предлагает вам проделать следующее:
а) Ведущий.
Человек, который координирует повестку.
б) Секретарь совещания, записывающий принятые решения и ведущий хронометраж.
в) Заранее определять список вопросов и материалов совещания и перед встречей рассылать его всем участникам.
г) Попросите участников прислать решения рассматриваемых вопросов заранее.
д) После совещания разошлите всем участникам копии принятых решений.
Вот эти простые действия помогут проводить совещания и другие мероприятия на много быстрее.
Но, не секрет, что быть эффективным, организованным очень сложно, если вокруг все наоборот.
VIII. Как заразить окружающих теми же идеалами:
Влияйте на руководителя тем, что покажите ему, что ваш тай менеджмент приносит ему деньги. Это его впечатлит, и он будет идти вашим новым начинаниями на встречу.
Влияете на подчиненных тем что подавайте им пример, уважайте их время
Что бы наладить семейную жизнь:
– Не бойтесь проговаривать или даже прописывать основные договоренности.
– Давайте друг другу время побыть в одиночестве.
– Начинайте прививать про активность своим детей с самого раннего возраста, (самым маленьким это можно организовать в форме игры).
– Всегда и во всём будьте примером!
И, пожалуй, последнее на сегодня из рекомендаций ценить не только свое, но и ЧУЖОЕ время!
Ничего не откладывать на завтра – вот секрет того, кто знает цену времени. Э. Лабуле
Если Вам хочется получать много интересной и полезной информации настоятельно советуем подписаться в социальные группы нашей компании в: ФЕЙСБУКЕ, ВКОНТАКТЕ, ТЕЛЕГРАМ канале ОДНОКЛАССНИКАХ или в ТВИТТЕРЕ
8 способов правильно управлять временем
Отключитесь от внешнего мира
Часто быстро и продуктивно работать нам мешают телефонные звонки, болтовня с коллегами, постоянно приходящие оповещения из соцсетей и так далее.
Если перед вами стоит задача, которая должна быть сделана несмотря ни на что, просто отключите все внешние раздражители, попросите коллег вас не отвлекать и сосредоточьтесь только на работе. 30 минут без «айфона» и «контакта» вполне можно прожить.
Возьмите таймаут
Порой нужно просто «перезагрузиться». Кажется, что все дела невероятно срочные и ни одно из них не может подождать. На самом же деле только несколько (а может и вовсе ни одно) действительно требуют вашего пристального внимания и сил. На остальные же можно будет потратить не больше пары минут.
Сделайте небольшую передышку, сходите на обед, прогуляйтесь, позвоните родителям. 10 минут ничего не решат, зато дадут вам возможность очистить голову от паники и ненужных мыслей.
Научитесь говорить «нет»
Нет постоянному просмотру Instagram (запрещенная в России экстремистская организация), пролистыванию ленты Facebook (запрещенная в России экстремистская организация), бесполезному трепу возле кулера с водой, навешиванию на вас новых дел, болтанию по телефону с соседкой мамы, рисункам в блокноте, маникюру на работе и другим мелким и большим, но одинаково бесполезным и отвлекающим от работы делам.
Нет!
Не делайте все одновременно
Делать несколько дел одновременно непродуктивно, вы тратите по чуть-чуть своего внимания на десяток задач и в итоге не делаете ничего. Составьте список дел на листке бумаги и поочередно выполняйте каждое из них, зачеркивая сделанное. Так сосредоточившись только на одной проблеме вы быстро решите ее и перейдете к следующей, а там, спустя часок, и вовсе не останется «неотложки».
Составляйте списки
Нет ничего лучше, чем простой список нужных дел. Во-первых, вы ничего не забудете сделать. Во-вторых, сможете организовать свой рабочий процесс. В-третьих, испытаете приятное чувство удовлетворения, когда, в конце концов, вычеркните все пункты.
Не оставляйте ничего на пятницу
Самое глупое что можно сделать с неотложными делам – это отложить их на вечер пятницы. Так поступает большинство из нас, мотивируя себя, что в пятницу придется все равно все сделать, ведь потом выходные. В результате вы либо ночью и всю субботу сидите над делами, либо откладываете все на понедельник.
Помните, вечер пятницы ничуть не легче утра субботы, усталость, головная боль и желание спать придут ровно по часам.
Будьте реалистом
Если вы думаете, что встанете завтра в четыре утра и начнете делать все свои задачи уже к половине пятого, быстро позавтракав полезной кашей на воде и сделав интенсивную 12 минутную зарядку, то сильно заблуждаетесь. И вы не сможете сделать миллион дел за два часа, а потом еще забежать в салон, поужинать с подругой, купить маме подарок, а еще причесать, помыть и выгулять собаку. Будьте уже, наконец-то реалистом!
Вставайте рано
Не настолько, чтобы не высыпаться, но так, чтобы все успевать и не сидеть по ночам. Вспомните ту поговорку, что вам твердили в детстве родители про ранние подъемы и попытайтесь воплотить ее в жизнь. Научно доказано, что утром мы успеваем сделать гораздо больше, чем в вечерние или даже дневные часы.
Фото: Getty Images
Сегодня читают
Гороскоп на неделю с 7 по 13 ноября: кого ждет встреча с мужчиной мечты, а кого — финансовый сюрприз
Сметут с полок: эти 8 продуктов к Новому году нужно купить уже сейчас (потом будет поздно и дорого)
10 лаков для ногтей, которые будут в моде зимой 2022/23: от шоколадного до алого
Испортят любой образ: 5 моделей ботильонов, которые давно вышли из моды (но вы их все равно носите)
Стыдно и неловко: 8 вопросов, которые мужчины всегда стесняются задать девушкам
Руководство по таймбоксингу | Блог Lucidchart
Время чтения: около 7 минут
Автор: Lucid Content Team
Жизнь полна временных интервалов.
Найдите минутку, чтобы подумать об этом: быстрые свидания и нетворкинг, высокоинтенсивные тренировки и даже сроки, которые вам нужно соблюдать на работе каждый день, зависят от фиксированных периодов времени или временных рамок.
Каждый из этих повседневных сценариев является примерами временных рамок, процессов, которые могут помочь вам лучше понять, где вы максимизируете свою продуктивность в каждом аспекте своей жизни. Давайте посмотрим, как работает тайм-боксинг, какую ценность он дает и как он интегрируется в другие рабочие процессы.
Пример таймбоксинга (Нажмите на изображение, чтобы изменить онлайн)
Что такое таймбоксинг?
В отличие от большинства практик повышения производительности, когда человек берет на себя задачу и работает над ней до завершения, тайм-боксинг — это метод управления временем, который ограничивает задачу фиксированным (но реалистичным) графиком времени, который может составлять минуты, часы, дни или даже недели, в зависимости от сложности задачи.
Подумайте о случае, когда вы справлялись со стрессом из-за надвигающегося, казалось бы, невыполнимого срока. Надеюсь, вы уложились в срок, но все еще помните, насколько сильно вы были сосредоточены, когда торопились все сделать. Тайм-боксинг использует этот психологический феномен в интересах того, кто его использует.
Но почему сроки являются таким мотивирующим фактором?
Теория временной мотивации предполагает, что время является центральным мотивирующим фактором и что «воспринимаемая полезность данной деятельности экспоненциально возрастает по мере приближения крайнего срока». Другими словами, наше внимание увеличивается по сравнению с ожидаемой ценностью его по отношению к графику времени, в течение которого он доступен нам.
Рассмотрим, например, ребенка, которого просят сделать все по дому «до того, как папа вернется домой» с риском наказания, по сравнению с игрой на улице с друзьями. Большинство неконтролируемых любопытных детей предпочитают играть со своими друзьями до тех пор, пока время, необходимое для выполнения работы по дому, почти не истечет, спешат выполнить работу как раз вовремя, чтобы избежать наказания.
Ребенок на самом деле продемонстрировал мощную концепцию — он максимизировал время игры и повиновался. Таким образом, то, что часто рассматривается как прокрастинация, можно рассматривать как эффективность. Ограничение времени — это упреждающий подход к этому естественному психологическому принципу человека.
Как использовать таймбоксинг
Глядя на длинный список дел, легко почувствовать себя перегруженным, что может привести к стрессу или прокрастинации. Тайм-боксинг может помочь вам планировать свой день так, чтобы максимизировать свою продуктивность и вычеркивать пункты из списка дел наиболее эффективным способом.
Попробуйте выполнить следующие четыре шага, чтобы начать планировать свой день с помощью временной рамки:
1. Установите временную шкалу для каждой задачи
Начните с оценки того, сколько времени вам потребуется для выполнения каждой задачи в вашем списке дел. Будьте реалистами — чаще всего выполнение задач занимает больше времени, чем вы ожидаете, и важно предусмотреть перерывы и любые неожиданные перерывы.
Вы можете поэкспериментировать с продолжительностью ваших таймбоксов — может быть, 15 минут не дают вам достаточно времени, чтобы войти в ритм, но через 35 минут вы начинаете терять концентрацию.
2. Установите таймер
После того, как вы выделили время для каждой задачи, установите таймер, чтобы вы знали, когда пора переходить к следующей задаче и приступать к работе. Установка определенного периода времени не только мотивирует вас на эффективную работу, но и гарантирует, что другие важные проекты не останутся без внимания.
3. Сделайте перерыв
Между каждым таймбоксом обязательно оставляйте место для коротких перерывов. Может показаться заманчивым продолжить работу через отведенное время перерыва, но отстранение на несколько минут действительно может помочь вам вернуться к работе со свежим взглядом.
4. Просмотрите, промойте, повторите
По завершении каждого временного интервала или в конце дня посмотрите на свой прогресс.
Если вы выполнили все свои задачи, что вы можете узнать и применить в своем будущем расписании? Если нет, задайте себе честные вопросы. Вы выделили достаточно времени для выполнения задания? Где вы сбились с пути или отвлеклись?
Ограничение времени в Agile Scrum
Фреймворк Agile Scrum использует ограничение времени как центральный компонент рабочих спринтов. Разбивая большие проекты на короткие интервальные циклы разработки или спринты, скрам-команды рассматривают производительность как меру выполнения небольших задач как серии частей большего целого. Техника тайм-боксинга помогает этому процессу, устанавливая строгие параметры времени, затрачиваемого на отдельные задачи.
Подробный пример доски задач Scrum (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)
Scrum включает пять событий, и все пять событий ограничены по времени.
Спринт: Спринт — это интервал продолжительностью один месяц или меньше, в течение которого команда определяет цель и достигает ее.
Ограничение времени используется для установки продолжительности данного спринта и может даже использоваться для установки временных ограничений для отдельных процессов в спринте.
Планирование спринта: Прежде чем отправиться в спринт, в процессе планирования спринта необходимо точно определить, какие задачи необходимо выполнить и как они будут выполняться. Планирование спринта ограничено по времени путем установки определенной продолжительности процесса планирования — эксперты рекомендуют 8 часов или меньше для месячных спринтов, два часа или меньше для недельных спринтов.
Ежедневный скрам: Каждый день спринта команды встречаются на 15-минутный таймбокс скрама, чтобы согласовать приоритеты и устранить любые препятствия на пути к цели спринта.
Обзор спринта: По завершении спринта отставание просматривается и дается обратная связь в процессе, называемом обзором спринта. Обзор спринта — это временной интервал, примерно равный половине продолжительности совещания по планированию спринта.
Ретроспектива спринта: После того, как спринт полностью завершен, товарищи по команде Scrum встречаются, чтобы обсудить весь процесс спринта, обдумать области улучшений и принять решения об изменениях для следующего спринта. Эта ретроспектива спринта представляет собой временной интервал Scrum примерно от трех до четырех часов в течение одного месяца спринта и имеет такую же продолжительность, что и обзор спринта.
Ценность таймбоксинга на работе и вне ее
Эксперты по продуктивности пришли к выводу, что когда задачи решаются частями, а не концентрируются до завершения, общее время, затрачиваемое на задачу, может быть значительно сокращено.
Ограничение времени само по себе не является мощным источником плодотворной работы. Энергичная концентрация, когда она соответствует установленному лимиту времени и чередуется со значимым отдыхом, является мощной комбинацией для повышения производительности.
Некоторые эксперты предлагают работать «отрезками времени», уделяя сосредоточенное внимание задаче в течение 25 минут подряд с последующим пятиминутным перерывом. Эта техника, называемая техникой Помодоро, является примером таймбоксинга.
К преимуществам тайм-боксинга относятся:
Фокус: Поскольку основная ценность тайм-боксинга заключается в выполнении одной задачи за раз, менеджеры проектов могут быть уверены, что для каждой задачи задействованы все умственные ресурсы. Техника тайм-боксинга требует, чтобы каждой задаче уделялось все внимание, и есть риск, что она не будет завершена в установленный срок.
Объем: Определение целей проекта до начала позволяет методу временных рамок обеспечить объем в заданный срок проекта. Когда тайм-боксинг сочетается с зависимостью задач, как в диаграмме Ганта, управление проектом становится таким же простым, как заглядывание вперед, чтобы увидеть влияние каждой задачи на результат всего проекта.
Ясность: Ограничение времени обеспечивает ясность, определяя границы как результатов проекта, так и сроков проекта. Менеджеры проектов имеют дополнительное преимущество, зная, что к концу периода времени X будет завершена задача Y.
Тайм-боксинг — это даже отличный способ внедрить мирские, но ценные задачи в вашу повседневную жизнь. Например, многие специалисты в области психического здоровья предлагают выделять всего пять минут в день на осознанное дыхание и медитацию. Этот пятиминутный тайм-бокс может вписаться в любую часть вашего графика, принося отличную физическую и умственную пользу. Даже выделение пяти минут в день на уборку спальни и заправку постели — это тайм-бокс, который способствует душевному спокойствию, освобождая пространство, а также экономит драгоценное время в выходные или сезонные уборки.
Возьмите временные рамки с собой
Как и в случае с любым инструментом повышения производительности, отслеживание следующих шагов и текущего прогресса необходимо для работы, ориентированной на результат, а визуальные эффекты часто являются лучшим способом информировать членов команды и повышать производительность.
Лучшие специалисты обращаются к Lucidchart, где они могут создавать доски Scrum и другие визуальные средства управления проектами и делиться ими напрямую с каждым членом команды на различных интегрированных платформах.
Ознакомьтесь с дополнительными советами о том, как использовать Lucidchart для более эффективного управления своим временем (и временем вашей команды).
Проверьте это
Начните строить диаграммы с Lucidchart сегодня — попробуйте бесплатно!
Зарегистрируйтесь бесплатно
Сейчас популярно
Что такое интеллектуальное построение диаграмм? 4 фазы жизненного цикла управления проектами. Набор инструментов для удобного документирования
Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в месяц.
Подпишитесь на нашу рассылку
О Lucidchart
Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет командам прояснять сложность, согласовывать свои идеи и строить будущее быстрее. С помощью этого интуитивно понятного облачного решения каждый может работать визуально и сотрудничать в режиме реального времени, создавая блок-схемы, макеты, диаграммы UML и многое другое.
Самая популярная онлайн-альтернатива Visio, Lucidchart, используется в более чем 180 странах миллионами пользователей, от менеджеров по продажам, планирующих целевые организации, до ИТ-директоров, визуализирующих свою сетевую инфраструктуру.
Как преодолеть прокрастинацию с помощью матрицы Эйзенхауэра
Время чтения: около 6 минут
Вы когда-нибудь просматривали свой список дел и не знали, с чего начать? Помимо ваших основных проектов, у вас есть встречи, электронные письма и расписание (и это даже не считая вашей личной жизни).
Со всеми этими задачами, требующими вашего внимания, может показаться, что сделать что-либо практически невозможно. И чем длиннее становится ваш список дел, тем сложнее его начать. Паралич задач и прокрастинация — знакомые звери. Но как их преодолеть?
Ответ может лежать в прошлом.
Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, генералом Второй мировой войны и мастером тайм-менеджмента. Выиграть войну и управлять страной — непростая задача. Поэтому Эйзенхауэр разработал эффективный способ расставить приоритеты в своем списке дел, чтобы он мог сосредоточиться на самом важном.
Введите: матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра (Нажмите, чтобы использовать этот шаблон в Lucidchart)
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Матрица Эйзенхауэра (также известная как «матрица срочности-важности») — это простой инструмент для принятия решений, который помогает расставить приоритеты в списке дел на основе срочности и важности.
Матрица разделена на четыре части или квадранта:
Квадрант 1: Важное и срочное
Квадрант 2: Важное, но не срочное
Квадрант 3: Срочные, но не важные
Квадрант 4: Неважные, несрочные
Идея состоит в том, чтобы составить список всех задач, которые необходимо выполнить, и отсортировать их по соответствующему квадранту.
Важные и срочные дела
«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».
— Дуайт Д. Эйзенхауэр
В основе матрицы Эйзенхауэра лежит понимание разницы между «срочными» и «важными» задачами.
Важно: Важные задачи соответствуют вашим ценностям и помогают достигать целей. Они часто ориентированы на долгосрочную перспективу и могут не дать немедленных результатов. Это позволяет легко пренебречь ими в краткосрочной перспективе для более срочных дел.
Срочно: Срочные задачи зависят от времени и требуют немедленного внимания. Иногда мы откладываем важные задачи настолько долго, что они становятся срочными, вызывая стресс и тревогу, когда мы спешим закончить их вовремя.
Одна из больших ловушек продуктивности, в которую мы попадаем, заключается в том, что мы слишком много внимания уделяем срочным задачам и пренебрегаем важными. Этот рабочий цикл переводит вас в реакционный режим, когда вы постоянно тушите пожары и реагируете на «следующее срочное дело».
Различая срочное и важное, вы можете начать работать на опережение.
Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений
Итак, как именно это работает?
Каждый квадрант соответствует своему уровню приоритета. Когда вы определите, какие задачи или действия являются важными, срочными или их сочетанием, вы сможете решить, как с ними справиться.
Квадрант 1: Делайте сначала
Первый квадрант — это ваш список «важных и срочных» дел.
Это задачи, которые имеют как высокую важность, так и срочность. Сначала сосредоточьтесь на выполнении этих задач.
Совет от профессионала: В этом первом квадранте есть два типа задач: задачи, которые вы не могли предвидеть, и задачи, которые вы откладывали. Создавая список, подумайте, какие задачи вы оставили на последний момент, и спланируйте, как избежать прокрастинации в будущем.
Один из способов снизить уровень стресса в будущем — выделить в своем расписании дополнительное время для выполнения непредвиденных задач и дать вам запас для любой отложенной работы.
Квадрант 2: Решите, когда
Второй квадрант охватывает важные, но несрочные задачи. Другими словами, вам нужно сделать их когда-нибудь, но для них нет строгого или немедленного срока.
Эти задачи помогут вам достичь целей и завершить важную работу, но ими часто пренебрегают, потому что они не срочные.
Чтобы избежать прокрастинации, решите, когда вы будете заниматься каждой задачей.
Установите четкие сроки и включите эти действия в свое расписание. Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы закончить их в соответствии с высокими стандартами, с буфером для любых непредвиденных требований.
Квадрант 3: Делегат
Квадрант 3 — это место, где многие люди застревают. Это список «срочно, но не важно».
Как правило, это задачи, которые мешают вам работать над достижением своих целей (или заставляют вас сосредоточиться на достижении целей других). Задачи в этом квадранте часто исходят от других людей. Например, ваш коллега может попросить вас просмотреть его отчет, который должен быть готов через несколько часов.
Постарайтесь свести к минимуму то, над чем вы работаете, из этого списка. Вежливо отклоняйте или делегируйте эти задачи, когда это возможно. Для всего остального подумайте о том, чтобы выделить в своем расписании регулярный период для решения проблем других людей.
Квадрант 4: Сделайте это позже или исключите
Квадрант 4 охватывает элементы с самым низким приоритетом.
Это «не важные и не срочные» задачи.
В конечном счете, все, что осталось в этом списке, — это просто отвлечение, поэтому лучший способ справиться с этими задачами — полностью исключить их из списка приоритетов или отложить их на потом.
Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)
Лучшие методы управления временем с помощью матрицы Эйзенхауэра
Прелесть матрицы решений Эйзенхауэра в том, что ее легко использовать и применять. Тем не менее, вы можете использовать несколько лучших практик, чтобы получить максимальную отдачу от этого.
1. Цветовая кодировка вашей матрицы
Цветовая кодировка каждого квадранта по уровню приоритета поможет вам быстро определить, что будет дальше в вашем списке с первого взгляда. Вы можете настроить свою матрицу с помощью персонализированных цветов или использовать простой метод светофора:
Красный: Срочные и важные задачи (выполнить немедленно)
Желтый: Важное, не срочное (решите когда)
Зеленый: Срочное, не важное (делегировать)
Необязательно: Заполните Квадрант 4 знаком серый (или другой приглушенный цвет), чтобы указать, какие задачи следует игнорировать.
2. Ограничьте каждый квадрант максимум 10 элементами
Слишком большое количество задач в вашем списке может перегрузить вас и затруднить выполнение работы вовремя. Чтобы избежать паралича задач и следить за соблюдением графика, ограничьте каждый квадрант не более чем 10 элементами. Хорошее эмпирическое правило — сосредоточиться на пяти-семи задачах в каждой категории.
3. Составьте отдельные списки дел для личных и профессиональных задач
Кто сказал, что нельзя иметь более одной матрицы Эйзенхауэра? Если ваш общий список дел длинный или вы хотите разделить свои приоритеты, рассмотрите возможность разделения личных и профессиональных списков дел. Составьте одну матрицу для работы и одну для личной жизни.
Создание нескольких визуальных элементов поможет вам проанализировать, как вы используете свое время, и убедиться, что ничего не упущено.
4. Устранить, а затем оптимизировать
Легче оптимизировать свое время, если у вас меньше дел, которыми нужно заниматься.
Создавая списки дел, сосредоточьтесь на том, чтобы избавиться от лишнего. Ищите задачи, которые вы можете делегировать или вовсе исключить. Этот шаг облегчит выполнение всего остального в вашем списке.
Преодоление прокрастинации с Lucidchart
Управление временем никогда не бывает легким. Но с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете повысить свою продуктивность, сосредоточившись на самом важном.
Lucidchart может помочь.
Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет легко создавать собственные диаграммы. Используйте наши готовые таблицы приоритетов, чтобы создать следующую матрицу Эйзенхауэра. Упрощенные параметры обмена позволяют сообщать о своих приоритетах членам вашей команды одним нажатием кнопки.
Создайте свою собственную матрицу Эйзенхауэра в Lucidchart.
Начало работы
Создайте собственную матрицу Эйзенхауэра в Lucidchart.
