Как пройти собеседование на должность администратора: Топ-10 вопросов на собеседовании на позицию администратора и как на них ответить

Топ-10 вопросов на собеседовании на позицию администратора и как на них ответить

Во многих организациях администраторы — лицо компании. Каждый новый клиент, соискатель, сотрудник будет проходить мимо и, поэтому работодатели стремятся найти ответственного, дружелюбного и спокойного сотрудника.

10 типичных вопросов, задаваемых на собеседовании с администратором:

1. Что вы делаете, чтобы не отставать от рабочего ритма?

Цель: ваш интервьюер хочет удостовериться, что вы справитесь. Как вы это делаете, скорее всего, не имеет значения, но у вас должен быть готов четкий и уверенный ответ.

Пример: Главное —  это сохранять спокойствие, поскольку напряженное состояние не помогает и не выглядит привлекательным для сотрудников или клиентов. Я стараюсь упорядочить задачи, так что всегда начинаю с самой главное задачи. Обычно это касается одного из клиентов компании. Кроме того, я веду постоянный список всего, что мне нужно сделать, чтобы ничего не забыть.

2. Как вы организовываете свой день?

Цель: главное не то, как вы организуете свой день. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете компетентно и своевременно выполнять обязанности.

Пример: Каждое утро я составляю список дел на день. Я проверяю встречи в календаре, чтобы вовремя попросить коллегу подменить меня на стойке ресепшн. В моей работе ключевым моментом являются коммуникации, я постоянно отвечаю на звонки и проверяю электронную почту на предмет новых запросов и обновляю список дел соответственно. 

3. Какую роль администратор играет в первом впечатлении клиента об организации?

Цель: ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете в чем состоит функционал должности, на которую вы собеседуетесь, но этот вопрос также может быть касаться вашей философии работы.

Пример: Администратор может произвести на клиентов как положительное, так и отрицательное. Поскольку я один из первых, кого видят клиенты, негативное впечатление может действительно испортить их мнение о компании. Для меня это похоже на то, когда хостесс встречает вас в ресторане. Если она ведет себя грубо, позже может показаться, что ваша еда была не такой уж и вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали себя комфортно.

4. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось иметь дело с рассерженным клиентом или гостем по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?

Цель: это один из нескольких вопросов, которые вам могут задать, о том, как вы справляетесь со стрессовыми и трудными ситуациями.  Будь честным. Не преувеличивайте и не преуменьшайте своих достижений.

Пример: как администратор приемной врача, я часто общалась с разочарованными пациентами по телефону. Однажды женщина была так недовольна, тем, что что бухгалтерский отдел не перезвонил ей в тот же день, что начала на меня кричать  Было неприятно. В таких ситуациях я стараюсь думать о том, какой стресс должен испытывать человек, чтобы вести себя подобным образом. После минуты ее крика я сказал: «Вы, должно быть, действительно расстроены. Не могли бы вы рассказать мне больше о том, что происходит?» Это помогло замедлить разговор и уменьшить ее громкость. Она объяснила всю ситуацию, и я заверил ее, что наш бухгалтер отсутствовал на сегодня и свяжется с вами. Я также сказал ей, что положу записку на стол коллеги попросив ее перезвонить женщине в первую очередь. К концу разговора она стала намного спокойнее и извинилась за свои ранее резкие слова.

5. Готовы ли вы работать сверхурочно?

Цель: если вы не готовы работать сверхурочно, скажите об этом. Если же в определенных пределах, скажите и об этом. Да, есть компании, в которых отказ от сверхурочной работы будет стоить работы. Но взять на себя обязательство, которое вы не можете выполнить, или поставить себя в положение, когда вам придется пожертвовать своим благополучием или благополучием своей семьи ради работы, — неприемлемый вариант. Вам нужна работа, которая удовлетворит ваши запросы.

Пример: Мне комфортно работать сверхурочно несколько раз в месяц, если меня уведомили за день, чтобы я могла подстроить свои планы. Я, вероятнее всего, смогу отработать день в день, но, все-таки, предпочитаю знать заранее.  

6. Сколько сотрудников было на вашем последнем месте работы?

Цель: интервьюер хочет понять, в какой среде вы работали, как она соотносится с компанией, в которой вы проходите собеседование, и в какого размера командах вам комфортно работать. 

Пример: в моем последнем офисе было пять сотрудников. Этого достаточно, чтобы мы начали чувствовать себя семьей. Все знали, что Наталье из бухгалтерии нужно две чашки кофе, прежде чем вы сможете обсуждать сложные вопросы. Но до этого у меня был довольно большой офис — 60 сотрудников. Я чувствовал себя комфортно в обеих средах, хотя первый месяц в большом офисе был немного сложным, так как мне нужно было выяснить, кто чем занимается и куда направлять звонки.

7. Опишите свои предыдущие обязанности помощника по административным вопросам, секретаря или администратора.

Цель: интервьюер хочет пройтись по обязанностям, которые вы перечислили в резюме, и подтвердить, что они соответствуют предлагаемой должности. Это также хорошая возможность подробнее остановиться на моментах, выявленных в вашем опыте работы.

Пример: как администратор в компании Х я был первым человеком, с которым общались клиенты. Я отвечал на общую телефонную линию, а также отвечал на звонки пяти вице-президентов компании. Я отвечал за получение посылок и рассылку почты, приветствие и сопровождение клиентов в конференц-залы. У меня было много административных обязанностей: я управлял календарями вице-президентов, организовывал их деловые поездки и помогал создавать и совершенствовать презентации PowerPoint и другие материалы для распространения на мероприятиях.

8. Как вы расставляете приоритеты звонков, клиентов, доставки и других вопросов, которые необходимо решать немедленно?

Цель: интервьюер хочет знать, насколько вы многозадачны, хорошо ли распределяете время и расставляете приоритеты.  

Пример: многозадачность важна, когда офис загружен. Если есть возможность, я стараюсь выполнять несколько задач одновременно. Например, я могу отвечать на звонки расписываясь за доставку. Когда многозадачность невозможна, я уделяю особое внимание клиентам и покупателям как приоритету номер один. 

9. Насколько свободно вы владеете компьютерными навыками? 

Цель: интервьюер хочет понять какие у вас навыки работы с компьютером, соответствует ли ваш уровень ожиданиям компании и какие программы вам знакомы. Если возможно, изучите перед собеседованием какие программы использует компания.

Пример: я хорошо знаком с компьютерными программами. Помимо Microsoft Office, на последнем месте работы я также обновлял веб-сайт компании, поэтому свободно владею WordPress. Когда я начинаю использовать новую программу или приложение, ответы на мои вопросы можно легко найти онлайн.

10. Расскажите о своем опыте обслуживания клиентов.

Цель: интервьюер хочет получить более четкое представление о вашем опыте работы с клиентами  — сколько лет, конкретные примеры и как вы выходите из сложных ситуаций.

Пример: Я работаю в сфере обслуживания клиентов со школы. Моя первая работа была в книжном магазине, где я помогала покупателям находить книги и отвечала за кассу. Во время учебы в университете я подрабатывала в магазине одежды. Затем, в качестве администратора в компании Х я тоже имела дело с клиентами, хоть и не в качестве сейлза. Мне комфортно взаимодействовать с клиентами и решать их проблемы, будь то поиск книги или изменение времени встречи с руководителем.

7 вопросов, которые следует задать интервьюеру:

• Не могли бы вы рассказать мне больше о повседневных обязанностях этой должности?
• Какие качества вы ищете в человеке на эту должность?
• Каковы ваши ожидания от сотрудника на этой позиции и как вы оцениваете успех?
• Почему ушел предыдущий сотрудник?
• Кто является руководителем? Какова иерархия?
• Каковы перспективы карьерного роста в компании?

Собеседования на должность администратора.

Статья для руководителя

Собеседования на должность администратора. Статья для руководителя

• Главная
• Управляющему
• Персонал
• Собеседования на должность администратора. Статья для руководителя

Категория: Персонал

11.07.2018

Автор: Инга Радченко

Просмотров: 40154

Последние 10 лет я работаю отраслевым психологом и оказываю поддержку многим руководителям и сотрудникам индустрии красоты и здоровья, спа и велнес. Многие истории вдохновляют, многие огорчают… Но каждый раз я удивляюсь как далеки руководители и сотрудники друг от друга, как жители разных планет.

И точно это «далекость» не только в нашей индустрии. Находясь рядом с этой историей, не могла не поделиться ею, конечно же, с разрешения автора, имя которого называть не могу. Может она поможет руководителям и сотрудникам приблизиться друг к другу, услышать другую сторону.  

Зная реальность происходившего, необходимо заметить, что человек, который поделился со мной своими заметками, описал свои переживания и чувства и к индустрии, и к руководителям, весьма лояльно. Итак, заметки.

Хождение по мукам, выводы, обещания

«Разочаровавшись в предыдущем месте работы, я с огромным желанием, колоссальным интересом и потоком неисчерпаемой энергии приступила к поиску достойного места с достойным руководством. Началась серия собеседований. Но постепенно желание пропадало, интерес угасал, а энергия куда-то исчезала. Чтобы справиться с этим поиском, не разрушить себя и понять почему и куда ушли все силы, один очень тёплый человек порекомендовал мне все наблюдения, которые касаются поиска работы записывать, анализировать, чтобы я как возможный, потенциальный будущий руководитель не допускала увиденных ошибок и подходила с умом к выбору кандидатов. Так и появились мои заметки на тему «Хождение по мукам».

«Хождение по мукам» номер 1. Узнать все друг о друге

Я несколько раз слышала на первой минуте собеседования подобные фразы: мне вас порекомендовали, вы работали у таких-то людей. .. все мы вас берём, собеседование окончено – идите, оформляйтесь.

Стоп! Я и правда работала, и правда рекомендовали, все знаю, но о вас я, собственно, ничего толком не знаю. Договариваться нужно о сотрудничестве в начале и, если хотите долгую и плодотворную работу, давайте обсудим все моменты. Я расскажу о себе, и вы сформируете отношение обо мне лично, вы расскажете мне о вас, и мы вместе придём к решению сотрудничать нам или нет. Ну и, в конце концов, мне и время какое-то требуется все взвесить, сопоставит и потом уже принять грамотное решение сотрудничать или нет. Мне кажется, это максимально правильно и просто. Но, увы, в ответ слышалось – не сейчас, много дел, по ходу работы все прояснится.

Либо другая ситуация: наниматель как опытный следователь спрашивает досконально все о тебе, яро наблюдает за твоей реакцией, выводит тебя на эмоции, играет тобой, полагая что он на поле боя и что тебя нужно вывернуть и прощупать со всех сторон. Хорошо, согласна – спрашивайте, провеивайте что хотите, у вас на это есть право. Но у кандидата на должность есть схожее право, а ему разрешают задать максимум один вопрос и наниматель откровенно удивляется и высказывает своё пренебрежение, когда ты задаёшь второй вопрос про него и про компанию, а если ты смелый и попытаешься ещё и третий вопрос задать, точно услышишь: о милочка, здесь вопросы задаю я! И почему-то руководители забывают, что они, возможно, нуждаются в хорошем сотруднике, наверное, больше, чем тот же хороший сотрудник нуждается в их работе. И вот вопрос, почему руководители тогда удивляются, что сотрудники поработают два три месяца и возмущённо уходят. Плохие сотрудники! А может просто то, что им надо, вы не можете дать, их представление о вас было другое и прочее и прочее, и именно вы вначале не прояснили и не описали всю картину в целом.

«Хождение по мукам» номер 2. Худшее собеседование в жизни

Хочу рассказать о своём худшем собеседовании в жизни. Я претендовала на вакансию администратор. Морозным солнечным утром, пребывая в восхитительном настроении, я просто на сайте «Хэдхантер» нашла, как мне тогда казалось, достойную работу, с блестящими условиями, широкими возможностями и прочей заманчивой мишурой. В интернете нашла подробную информацию о, как мне казалось, моей будущей работе, и осталась в полном восторге, далее написала сопроводительное письмо с примерами и фактами, почему стоит меня пригласить на интервью и как я была бы рада у них поработать. Отправляю и жду день, два, три, четыре, пять, ответа нет и просмотра нет, хм странно.

Так вот те пять дней, пока ждала ответ, я провела продуктивно: сходила на учебу, и на шестой решила сама позвонить. Соединили меня с директором, которая спросила у меня сначала сколько мне лет, далее есть ли у меня дети и вот чудо – после этого пригласила на интервью, через три дня! Хм… то есть, к тому времени они уже более недели будут искать кандидата. Ну ладно, их деньги, что я переживаю.

Прошло три дня, и я пошла на интервью с большим интересом и воодушевлением. Открыв двери спа, подошла к рецепции (резюме мне сказали не отправлять, взять с собой, как я выгляжу никто не знал), поздоровалась и не успела ничего сказать, как две девушки, которые сидели на рецепции уткнувшись в мониторы компьютера, за которым их не было видно, не поднимая на меня глаз и, конечно, не вставая и не выходя из-за рецепции, хором и холодно ответили: «Присаживайтесь, нужно подождать!» У вас нет людей, вас двое, компьютер может подождать! Хм… ладно. Ожидание продлилось около 10 минут, после чего одна из девушек выглянула из-за монитора и спросила: «На какую Вы процедуру?». «Но я не на процедуру, а…» На этих словах меня опять перебили, сказав: «Тогда ждите». Я, честно сказать, растерялась и покорно ждала. Ещё через 10-15 минут ко мне подсела девушка, она не представилась и сразу сказала: «Если у вас какое-то предложение по покупке косметики или оборудования, это нам не интересно, вам лучше сразу уйти». В этот момент я начала понимать, почему у них нет гостей и почему телефон не звонит. Если я пришла не на процедуру, я же все равно могу быть потенциальным клиентом, купить, может, хочу косметику или сертификат или просто узнать о вашем месте, а потом идти на процедуру, а вы меня прогоняете, говорите что вам не нужна косметика, вы вообще о чем? Я ответила, что пришла на собеседование, оно назначено на такое-то время, просто пришла пораньше. Девушка сказала: «Ждите». И я ещё более получаса ждала. Ожидание для меня не является проблемой, наоборот можно осмотреться и многое узнать. За время пока ждала, не было ни звонка, и никто не пришёл, две девушки не проронили ни звука, ничего не замечая, уставившись в свои мониторы. А я замечала много пыли, грязь, непонятные пятна – и это все в люксовом спа пятизвездочного отеля, в котором, как понимаю, немного гостей. Обратила внимание и на стол рецепции – он был завален и захламлен: журналы, бумаги, папки, кружки, какие-то конфеты… возможно, девушки думали, что за огромными мониторами этого не видно, но видно было все. В конце-концов, одна из девушек подошла ко мне. Она так и не представилась, а просто сказала: «Расскажите о себе». Я сначала спросила как могу к ней обратиться и она указала на бейдж, просто молча указала на него. Она была менеджером, при этом в ней не было ни эмоций, ни малейшей эмпатии. Ну да ладно прорвёмся! Я отдала своё резюме. (На сайте «Хэдхантер» мой отклик так и не просмотрели). Менеджер буквально за две секунды с ним ознакомилась и я начала рассказ о себе, о том, что я могу, как и почему хочу у них работать и было явно видно, что меня не слушают, на меня даже и не смотрели. Я только заметила, что той второй девушке за рецепцией явно было интереснее узнать про меня. Меня ни разу не остановили, этакий монолог, а когда я закончила, мне задали пять вопросов: 1) сколько мне лет? (В резюме эта информация есть, и я ещё раз повторила ее в рассказе, теперь я была уверена – меня точно не слушали), 2) есть ли у меня дети? 3) хочу ли я детей в ближайшее время? 4) знаю ли английский язык? (в резюме эта информация также была), и 5) точную сумму за продажу косметики в последние два месяца моей работы! На последний вопрос я затруднилась ответить точно, сумму не помнила, и менеджер первый раз посмотрела на меня и сказала: «Ага-ага, мне все про вас ясно.» Тут я попыталась задать вопросы, которые интересовали меня: и получила строгий ответ: «Все вопросы после успешного прохождения собеседования, нужно будет подождать пол часа, и управляющий тоже с вами поговорит». Я немного подождала, и потом попросила мне показать, где у них женская комната. Та другая девушка начала объяснять из-за монитора, не поднимая на меня глаз: «Обогните диван, повергните направо, увидите первую дверь, заходите, далее пройдите в раздевалку, и там увидите». Эх, гостям интересно они так же объясняют? В раздевалке было грязно: много пыли, в корзинах грязные полотенца (я уже у них была час и никто не приходил), и, конечно, заканчивалось жидкое мыло в нереально красивой и дорогушей мыльнице, и не было туалетной бумаги (вообще). Вернувшись на рецепцию, я обнаружила, что менеджер разговаривает по сотовому телефону, и явно не по работе.

Минут через 30 менеджер провела меня к директору, мы прошли через административную зону. Это было маленькое помещение в котором сидели, прижавшись друг к другу сотрудники, на моё удивление их было слишком много, у них орал ноутбук, параллельно некоторые сотрудники включали видео на своих телефонах, маленький стол был захламлён едой, пустыми грязными тарелками, под столом была убрана зимняя обувь, на стульях валялись куртки, стоял ужасный запах не пойми чего. В целом, было неуютно, темно, грязно и шумно. Я пошла в кабинет директора, в котором везде валялись бумаги, папки, журналы, кружки чая. Директор представилась и сказала, что мы будем общаться на английском, сказала раскапывайте. Не скажу, что я идеально знаю язык, но опыт интервью на иностранном был и успешный. В этот раз меня постоянно переспрашивали что я говорю, хотя на мой взгляд, о себе говорила понятно и чётко. После того как я закончила, управляющая задала мне все те же пять вопросов и услышав, что я не могу дать точный ответ, на какую сумму продала косметику, остановила меня. И уже на русском ответила – все понятно, мы вам перезвоним. И, конечно, я попыталась задать свои вопросы, но ответ был такой: «Все вопросы обсуждаются с кандидатом при успешном прохождении стажировки». Далее уже на рецепции со мной общалась менеджер, она сообщила мне о том, что именно компания предлагает сотруднику и, честно говоря, это на порядок отличалось от того, что заявляли на сайте «Хэдхантер»: зарплата существенно ниже, график другой с частыми задержками допоздна и без оплаты за задержки, без оформления, медицинской страховки, обедов и ужинов (зачем они об этом напили в вакансии?), при этом заявлялась обязательная готовность работать в любое время и с лёгкостью заменять коллег из другой смены. Не соответствовало и многое другое. Вот такое собеседование!

Имея определенный опыт прохождения интервью, я сделала для себя несколько выводов:

Вывод №1. Нет на свете людей, которые работали бы медленнее, чем рекрутеры, hr-менеджеры.

Рекрутеры, hr-менеджеры – такие прям улитки в человеческом обличии. А время золото! И пока hr доползет до своего компьютера и хотя бы проверит отклики на вакансию, компания потеряет огромные деньги, и потеряет клиентов, и их уже сложно будет вернуть вернуть. И, конечно, мне попадались молниеностные hr, но моё личное мнение – их единицы.

А как долго ваши hr ищут сотрудников?

Вывод №2. Директора ищут администраторов с опытом работы 3-5 лет.

Директора ищут себе сотрудников с колоссальным опытом работы минимум три года, а лучше пять. Но почему?

Во-первых, для меня сотрудник, который просто пять лет занимает позицию только администратора и ни разу не был повышен, не может называться полностью эффективным. А во-вторых, с чего вы взяли что опыт заключается только в количестве проработанных лет, может с моей стороны не скромно, но я могу заявить, что в свои 22 и со стажем работы ровно два года, могу быть лучшим сотрудником чем кто-то, кто проработал и пять и шесть лет в той же должности. А может сотрудник просто приходил на работу, листал журналы и пил чай/кофе и так все пять лет, где здесь опыт работы?

Со мной был случай, когда в требованиях к сотруднику писали – опыт строго от трёх лет работы в спа. У меня не было этих трех лет, но я рискнула. Уже на личном собеседовании сначала hr, потом директор сказал, что я чуть ли не первый кандидат, у которого есть опыт работы в спа. Что?!? А зачем вы тогда в требованиях это пишете и теряете столько крутых девчонок, которые хотят у вас работать, но даже не откликаются на ваши вакансии, ведь написано – строго от трёх лет! И честно скажу, почти все у кого я была на собеседовании, искренне удивляются моему опыту работы в спа, но при этом все равно пишут в требованиях опыт работы в спа от трёх или от пяти лет.

Вывод №3 Возрастной стереотип не позволяет брать на работу молодых и активных девушек.

Как уже сказала, мне 22, и я слышала отказ нереальное количество раз только по этой причине. Существует стереотип, что в 22 ты ещё ребёнок и не можешь быть работоспособной, не можешь знать чего хочешь, не можешь брать ответственность и ещё сто пунктов «не»! Вы давно общались с моей возрастной группой? Я собственно окружена разными людьми и могу с уверенностью заявить, что только по возрасту судить не стоит.

А кого берёте на работу вы? Кому за 25! А как же аргумент о том, что в этом возрасте чаще всего хотят детей? Поработает полгода и уйдёт от вас в декрет, а вы столько сил в неё вложили? Или вам проще поверить в то, что детей она не хочет?

Или может быть вы ищете сотрудницу, которой за 30? Но если ей 30+ и она идет на работу исключительно на позицию администратора, сможет ли она быть максимально эффективной?

Нет, конечно, есть случаи, что в свои 50 миллионеры решали стать уборщиками, находя в этом призвание, но это другая история. Что она делала целых 12 лет, что не нашла свое призвание, и в 30 решила стать просто администратором?

Вывод №4 «Встречают по одежке…» или «Блондинка? Это несерьезно».

Хочу сделать еще одно небольшое дополнение к сделанным выводам и добавить факт о себе: ношу светлые волосы, просто напросто я блондинка. И да, этот стереотип живёт и процветает. Мне ни один руководитель сказал, что увидев меня (вернее мои светлые волосы), не хотел со мной общаться. Но что-то перевешивало это нежелание и мы начинали беседу, в которой руководитель был приятно удивлен, когда я открыла рот и так достойно, подробно, со знанием себя и пониманием что мне нужно, начала о себе говорить, так что, впоследствии этот стереотип в беседе не мешал.

Обещания

Я мечтаю открыть свой салон и, пройдя через огромное количество собеседований, видя типичные минусы в салонах, которые можно легко исправить, хочу себе дать ряд обещаний:

1. Обещаю нанимать профессиональных hr

Я считаю, что управляющий и владелец не могут грамотно подбирать себе сотрудников, и потому обещаю себе, что буду нанимать профессиональных hr, которые будут грамотно подбирать сотрудников для меня.

2. Обещаю давать hr чёткий портрет сотрудника, в котором я нуждаюсь

Я вижу много некомпетентных hr в бьюти-сфере, и обещаю себе не только нанимать на работу профессиональных hr, но и давать им чёткий портрет сотрудника, в котором я нуждаюсь. Обещаю вместе с hr прописать каких результатов от него жду и строго по пунктам контролировать работу.

3. Обещаю дать наставление hr-менеджеру поощрять кандидата, который задаёт вопросы

Проходя как-то собеседования, и задав управляющему свой третий вопрос о его компании, услышала буквально следующее: «Милочка, здесь вопросы задаю я». Обещаю себе дать наставление hr-менеджеру поощрять кандидата, который задаёт вопросы.

4. Обещаю приставлять к каждому сотруднику компетентного наставника для адаптации

Когда сотрудник первый день выходит на работу, ему сложно сразу адаптироваться ко всему новому. Обещаю себе приставлять к каждому сотруднику компетентного наставника, который бы помог адаптироваться новому члену коллектива. Обещаю себе создать карту вхождения в работу для всех сотрудников всех отделов, где будет грамотно изложена вся необходимая информация, которая понадобится новичку во время испытательного срока. Обещаю контролировать, чтобы управляющий в конце дня лично общался с новым сотрудником, выявлял обратную связь, помогал с усвоением материала.

5. Обещаю нанимать людей грамотнее и компетентнее меня

Часто замечаю, что на работу управляющие нанимают тех, кто слабее, менее образован, менее компетентен, чем они. Якобы таких людей легче под себя подстроить и сломить. Обещаю себе нанимать людей грамотнее и компетентнее меня, чтобы мы вместе продуктивно сотрудничали и развивали компанию.

6. Обещаю себе ценить время каждого сотрудника и не ставить себя выше

У меня была ситуация, когда я пришла на собеседование за полчаса до назначенного времени и реально полтора часа ждала управляющего. Она, как оказалось, была на массаже. Обещаю ценить время каждого сотрудника и не ставить себя выше.

7. Обещаю разработать подробные и понятные должностные инструкции для каждого сотрудника

Я вижу много неопределённости и спорных моментов в работе, которые ведут к серьёзным конфликтам. Обещаю себе разработать подробные и понятные должностные обязанности и инструкции для каждого сотрудника моей компании. Чтобы не было никаких белых пятен во взаимодействии между всеми членами коллектива и между коллективом и клиентами. И буду постоянно совершенствовать должностные инструкции.

8. Обещаю пользоваться принципом win-win

В процессе работы часто вижу, что директора создают такие условия, что только они оказываются в выигрыше, а сотрудник в рабстве. И это заметно не всегда сразу. Обещаю себе пользоваться принципом win-win. Я выигрываю потому, что выигрывают мои сотрудники: мои сотрудники выигрывают, потому то выигрываю я.

9. Обещаю быть максимально прозрачной и честной, все условия изначально обговаривать и менять их только при согласии и уведомлении сотрудника

Я знаю много реальных историй когда начальство заведомо обманывает своих подчинённых в различных вопросах, например в том, как рассчитывается зарплата, в ее объёме и прочее. Обещаю себе быть максимально прозрачной и честной и все условия изначально обговаривать и менять их только при согласии и уведомлении сотрудника.

10. Обещаю себе всегда держать обещания

Замечала много ситуаций, когда начальство обещает что либо и потом не выполняет обещание, и даже не стремится оправдаться.

11. Обещаю работать «в белую» и пресекать мошенничество

Сейчас многие фирмы не платят налоги, работают «в черную», строят схемы, как бы забрать нечестно больше денег с клиента и как бы обмануть сотрудника. Обещаю себе работать «в белую» и пресекать мошенничество в любом его виде.

12. Обещаю нанимать компетентных людей и сосредотачиваться на главном – развитии и масштабировании бизнеса

Лично я считаю, что главный тормоз своего бизнеса – это сам владелец. Чтобы развивать и масштабировать бизнес, владелец занимается абсолютно всеми делами сразу и ещё, почти во всем, ему не хватает компетенций. Обещаю не быть тормозом моего бизнеса. Нанимать компетентных людей и не делать абсолютно всю работу самой, а сосредотачиваться на главном – развитии и масштабированием моего бизнеса.

Обещаю себе выполнить все обещания, изложенные выше и постоянно добавлять новые!»

Об авторе

• Назад

• Вперёд

Новое в разделе

Культура обслуживания и оказания услуг, как …

Владельцы spa-салонов нередко сталкиваются с ситуацией, когда они инвестируют большие суммы в …

Вторник, 26 октября 2021

Наиболее читаемые

Бренд Institut Esthederm — лидер профессионального рынка косметики 

В блогах

• Новое

• Комментарии

• • Написала
    Анна Юрченко

  Глобальные роли спа и велнес

• • Написала
    Инга Радченко

  Новая кризисная типология клиентов «Клиенты на ближайшие 24 месяца»

• • Написала
    Анна Юрченко

  Влияние спа на здоровье человека

Профессиональный
ЖУРНАЛ
для инвесторов
и управляющих 

ILLYSSIA – швейцарская профессиональная клеточная косметика

Подписка

Введите адрес электронной почты

Вопросы на собеседовании на должность администратора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вопросы на собеседовании на должность администратора». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Kdump это механизм сохранения дампов при крахе системы или панике ядра. Дампы могут быть сохранены как на удаленной машине, так и на локальном диске. Анализируя дампы мы можем найти корневую причину отказа системы или паники ядра. В случае, если у вас есть платная поддержка ОС, вы можете отправить файл vmcore поставщику для дальнейшего анализа.

Тем самым вы покажете, что умеете мыслить стратегически и планировать свою деятельность. К тому же отчетливое понимание своих задач в компании — это настоящий двигатель карьеры.

Содержание:

Шаг пятый. Выясняем, ориентирован соискатель на процесс или результат

Продемонстрируйте свой профессионализм. Докажите, что умеете конструктивно высказывать свои опасения. Если однажды вам удалось изменить общее мнение, и это изменение было удачным, хорошо. Если подобных примеров нет, подчеркните, что вы можете поддержать решение, даже если оно кажется вам неверным (речь не идет о неэтичных и безнравственных решениях).

FlexJobs — это  9Служба подписки 0103 для соискателей , которая предлагает гибкие и удаленные рабочие места. Благодаря рейтингу A+ от Better Business Bureau ежемесячная стоимость подписки позволяет нам полностью проверять и проверять все вакансии на нашем сайте , гарантируя клиентам безопасный и положительный опыт поиска работы.

7 Вопросы и ответы для собеседования с помощником по административным вопросам

Каковы ваши самые сильные области знаний?

Учитывая широкий круг задач, которые часто просят помощников по административным вопросам, сейчас самое время протрубить в свой собственный рог. Ваш ответ на этот вопрос должен показать ваши сильные стороны по всем направлениям.

Возможный ответ: Будьте конкретны. Вместо того, чтобы говорить: «Я хорошо разбираюсь в компьютерах», расскажите о своем обучении, сертификатах и ​​опыте. Например, обсудите любые бизнес-курсы, которые вы закончили, или такие особенности, как сертификация специалиста Microsoft. Упомяните любые обязанности, которые вы выполняли на прошлых работах из-за ваших сильных сторон в определенной области, например, в письменном общении или общении с общественностью.

Какие инструменты вы используете для тайм-менеджмента?

Выполнение задач в соответствии с графиком и помощь вашему руководителю или членам команды не отклоняться от графика — общие требования к помощникам по административным вопросам. Работодатели ценят административных специалистов, которые не только хорошо распоряжаются своим временем, но и помогают другим соблюдать сроки и приоритеты. Крайне важно прояснить это во время собеседования с помощником по административным вопросам.

Возможный ответ: Если у вас есть опыт или знакомство с инструментами тайм-менеджмента, которые помогали вам в прошлом, опишите свой опыт сейчас. Вашим помощникам по тайм-менеджменту не нужны приложения или другие «технические» инструменты; вы также можете поговорить о таких стратегиях, как постановка целей (и достижение целей), организационные навыки и соблюдение или превышение сроков.

Как вы справляетесь с конкурирующими заданиями?

Этот вопрос связан с вопросами об управлении временем, но в большей степени он относится к вашему суждению, когда дело доходит до определения приоритетов работы. Если вы проходите собеседование на должность помощника по административным вопросам, которая требует от вас работы на несколько человек или в команде, многозадачность будет иметь центральное значение для этой работы.

Возможный ответ: Расскажите конкретно о том, как вы общались в прошлом с руководителями и членами команды, чтобы расставить приоритеты и определить, какие задачи являются наиболее важными. Вы также можете предложить конкретный пример, связанный с работой, который иллюстрирует правильное принятие решений при расстановке приоритетов в длинном списке дел.

Расскажите мне о ситуации, когда вам пришлось иметь дело с трудным начальником, коллегой или клиентом.

Этот вопрос для собеседования на основе личных качеств предназначен для оценки вашей способности справляться с людьми в сложных ситуациях. Помощники по административным вопросам могут быть идеальными решателями проблем и «фиксаторами». Это может означать сохранение спокойствия и сосредоточенности и достижение хорошего результата.

Возможный ответ: Вы можете снова сосредоточиться на конкретных сценариях из вашей прошлой работы (не называя имен трудных людей), где вы сохраняли хладнокровие под критикой. Вы будете впереди игры, если сможете сослаться на свой тип личности из теста Майерс-Бриггс или аналогичной оценки, чтобы рассказать о том, как это помогает вам сохранять хладнокровие, когда работа становится тяжелой.

Опишите свои сильные и слабые стороны в общении.

Хорошая коммуникация означает много компромиссов: передача информации клиентам и коллегам и получение входящей информации с полным пониманием того, что необходимо или ожидается. Руководители по найму, которые задают этот тип вопросов, хотят знать о вашей ясности мысли как в письменном, так и в устном обмене.

Возможный ответ:  Избегайте давать ответ, который говорит: «Я хорош в этом, но не хорош в этом». Вместо этого расскажите о задаче, основанной на коммуникации, с которой вы хорошо справились, например, об отчете или презентации перед группой. Что касается обсуждения «слабых сторон на собеседовании», используйте вопросы как возможность сосредоточиться на реальной силе («Я сторонник деталей») или упомяните об административной слабости, которая у вас была, и о том, как вы ее преодолели (« Раньше я фокусировался на одном проекте за раз, но теперь я научился работать в режиме многозадачности»).

Какой график работы вам нужен?

Это один из вопросов на собеседовании для административного помощника, который дает вам возможность выразить свое желание работать по гибкому графику. Всегда лучше уточнить заранее, если вы ищете график неполного рабочего дня, гибкую работу на дому, альтернативный вариант графика или какую-либо другую итерацию гибкой работы.

Возможный ответ: Хотя в описании работы может быть указан требуемый график, будьте конкретны в своем ответе и сосредоточьтесь на типе гибкости работы, которую вы ищете. Чем более конкретно вы можете указать часы и дни, в которые вы хотите работать, тем лучше.

Какие еще ваши навыки можно использовать в качестве помощника администратора?

Работодатели рады узнать, что у вас есть навыки, которые могут выходить за рамки работы, которую вы ищете. Если менеджер по найму спросит о ваших передаваемых навыках, воспримите это как прекрасную возможность обсудить, что вы можете привнести в работу помимо того, что может быть указано в вашем резюме.

Возможный ответ: Должность административного помощника может быть универсальной. Таким образом, помимо разговора о конкретных навыках, связанных с работой, о которых работодатель, возможно, уже знает, этот вопрос дает возможность поговорить о мягких или нематериальных навыках, таких как оптимизм, уверенность в себе и способность к обучению.

Собеседование с помощником по административным вопросам

Теперь, когда вы понимаете, как отвечать на вопросы на собеседовании с помощником администратора, давайте познакомим вас с возможностями. Мы предлагаем гибкие вакансии в более чем 50 категориях вакансий, включая работу помощника администратора. Просмотрите наши открытия сегодня!

Подключение к заданиям помощника администратора >>>

Не забудьте поделиться этой статьей с друзьями!

Связанные статьи

Кто такой медицинский директор? Описание работы, обязанности и прочее

10 компаний, которые нанимают сотрудников для работы в сфере удаленного управления

10 компаний, которые нанимают сотрудников для работы следователей с гибким графиком

10 компаний, нанимающих сотрудников для работы в сфере гибких и удаленных коммуникаций

Родственные категории

Компании с гибкими рабочими местами

Вакансии по карьере

Вакансии по местонахождению

Топ-100 удаленных компаний

Топ-10 вопросов для собеседования с помощником по административным вопросам

Помощник по административным вопросам работает над тем, чтобы их команда, группа руководителей или группа других администраторов добились успеха, выполняя задачи наиболее эффективным способом. Хотя они часто находятся за кулисами, они находятся в центре бизнеса.

«Помощники занимают уникальное положение в центре организации, — говорит Пегги Васкес, автор Не «Просто администратор!»  «Они контактируют с большим количеством людей, систем, предприятий и клиентов, чем кто-либо другой в компании. У них огромное влияние и понимание, которые могут сделать компанию чрезвычайно успешной или нет». Независимо от того, ищете ли вы роль административного помощника в качестве стартовой площадки для карьерного роста, чтобы перейти на различные должности, стать доверенным партнером генерального директора или другого руководителя или стать бесценным членом команды в центре компании, вы сначала нужно произвести впечатление во время интервью.

ПОИСК ОТКРЫТЫХ ВАКАНСИЙ НА MUSE! Посмотрите, кто нанимает здесь , и вы даже можете отфильтровать свой поиск по преимуществам, размеру компании, удаленным возможностям и многому другому. Затем подпишитесь на нашу рассылку новостей , и мы предоставим вам рекомендации по трудоустройству.

Чтобы получить заветное предложение о работе помощника по административным вопросам, подготовьтесь, изучите информацию о компании и будьте готовы ответить на общие вопросы собеседования, а также на приведенные ниже вопросы, которые часто возникают для административных должностей, прежде чем говорить с рекрутером. или менеджер по найму.

Для помощников по административным вопросам начального и среднего звена компании ищут кандидатов с отличными навыками межличностного общения, а не с заранее определенным количеством лет опыта или технической подготовкой.

Как правило, менеджеры по найму ищут кандидатов, которые эффективно общаются, творчески решают проблемы и остаются в курсе бесконечных деталей, чтобы поддерживать команду и помогать всем продвигать бизнес вперед.

Главное, что ищут менеджеры по найму:

• Навыки общения: В качестве административного помощника вы будете взаимодействовать с сотрудниками на всех уровнях компании. Общение в совместной, профессиональной и эффективной форме является ключевым. Менеджеры по найму ищут кандидата с такими сильными коммуникативными навыками прежде всего потому, что они знают, что то, насколько хорошо общается помощник по административным вопросам, может оказать огромное влияние на организацию.
• Организационные навыки: В этой роли вы будете нести ответственность за ведение календарей, планирование мероприятий, управление проектами и выполнение других задач в срок. Мелкие детали жизненно важны. Когда ваш руководитель пропускает встречу, на кону могут быть деньги. Организованный администратор помогает бизнесу достигать поставленных целей.
• Навыки совместной работы: В качестве административного помощника вы будете работать со своим менеджером или менеджерами, а также с людьми из других отделов, чтобы все работало гладко и выполнялось проекты. Вы должны уметь делать это эффективно.
• Компьютерные навыки: Большая часть работы административного помощника выполняется за компьютером, будь то просмотр или написание электронных писем, управление календарями или создание презентаций PowerPoint. Тем не менее, вы можете получить навыки работы с компьютером на работе, тогда как коммуникативным навыкам научить гораздо сложнее. Так что если это ваше слабое место, не паникуйте! Вы все еще можете получить отличную должность, если продемонстрируете, что готовы и способны учиться.

Не забывайте об этих навыках, готовясь отвечать на вопросы на собеседовании с помощником по административным вопросам. Работа с ними там, где это имеет смысл, может помочь вам стать лучшим кандидатом в глазах рекрутера или менеджера по найму.

1. Какие инструменты вы используете, чтобы оставаться организованным?
2. Опишите ситуацию, в которой вы допустили ошибку. Как вы взяли на себя ответственность за эту ошибку и чему вы научились?
3. Как вы справляетесь с конкурирующими высокоприоритетными проектами?
4. Какие компьютерные программы и программное обеспечение вам удобно использовать?
5. Как бы вы справились с проектом, на котором чувствуете, что застряли?
6. Каков был ваш самый значительный вклад в команду, с которой вы работали в прошлом?
7. Расскажите мне о случае, когда вам нужно было проявить благоразумие.
8. Расскажите мне о случае, когда у вас был конфликт с начальником или коллегой. Что случилось и как вы это решили?
9. Что отличает вас от других кандидатов?
10. Какую офисную среду вы предпочитаете?

Менеджеры по найму считают помощников по административным вопросам самым организованным человеком в офисе. Будь то планирование встреч, соблюдение сроков или подготовка документов в любой момент, поддержание организованности имеет важное значение для хорошего выполнения роли. Организационные инструменты — от Google Calendar до Asana и другого программного обеспечения для управления проектами — могут помочь вам преуспеть в этой роли, поэтому не бойтесь рекламировать, что у вас есть опыт работы с ними.

Организованность — это не только уверенность в том, что вы знаете, где находится каждый файл. «Управление календарями может показаться простым, но оно оказывает огромное влияние на организацию и может быть сложным. Администратор должен проявлять здравый смысл и правильно расставлять приоритеты», — говорит Трина Диболт, вице-президент Peloton по глобальному привлечению талантов.

Как ответить

Перед собеседованием подумайте, какие инструменты управления проектами, организационные и календарные инструменты вы использовали на прошлых должностях или в личной жизни. Будьте готовы объяснить, какие функции вы используете в инструментах, чтобы быть организованным, например, ежедневная электронная почта Asana, которая предупреждает всех, кто участвует в проекте, о приближающемся сроке.

Вот пример того, как может звучать ответ на этот вопрос:

«Я синхронизирую свой контрольный список через G Suite, чтобы легко переключаться из календаря в электронную почту и список дел. На моей последней должности я также делал заметки во время еженедельных встреч один на один с менеджером, которому подчинялся. Я бы отправил ему по электронной почте резюме и список любых действий для нас обоих позже. Затем я обновлял все детали проекта и сроки в Asana, чтобы наш список дел был четким. Эта система помогла нам обоим оставаться организованными и заставила нас обоих нести ответственность за наши цели».

Никто не идеален, и ошибки неизбежно случаются даже с лучшими административными помощниками. Менеджеры по найму понимают это и хотят знать, как вы признаете ошибку, быстро найдете решение и извлечете уроки из него, чтобы избежать подобных ошибок в будущем.

Как ответить

Вы должны подготовить реальный пример сценария, в котором вы допустили ошибку. Найдите время, чтобы подумать об этой ошибке, почему она произошла и что вы сделали, чтобы исправить ситуацию. Наконец, обсудите, чему вы научились и что теперь делаете по-другому, чтобы не повторять ту же ошибку.

Используйте метод STAR, чтобы составить свой ответ (на этот и другие поведенческие вопросы), чтобы наилучшим образом объяснить свою историю и убедиться, что вы передали все ключевые моменты. STAR — это аббревиатура, которая означает:

• Ситуация: Установите сцену и сообщите все необходимые детали.
• Задание: Опишите, за что вы несли ответственность в этой ситуации.
• Действие: Расскажите, какие шаги вы предприняли для решения этой проблемы.
• Результат: Поделись результатами своих действий.

Например:

«Будучи стажером прошлым летом, в мои обязанности входило планирование обслуживания автомобилей для моего босса, даже во время его отпуска. Я забыл, что в субботу у него была 24-часовая остановка в Чикаго, и он не смог запланировать трансфер из аэропорта в отель. Я был в кино с отключенным телефоном, поэтому я пропустил его звонки более двух часов. Когда я понял, что произошло, я понял, что должен это исправить.

“ Я позвонил ему, признал свою ошибку и без извинений извинился. После этой ошибки я изменил свое расписание, чтобы выделять 30 минут каждую пятницу на просмотр графика поездок моего босса и подтверждение того, что я принял все необходимые меры и перепроверил их. Я даже начал оставлять запланированное время получения, номера подтверждения и лучшее контактное лицо, к которому можно обратиться прямо в его календаре, если он не сможет связаться со мной.

«Я больше не совершал этой ошибки с тех пор, как он провел отпуск в Чикаго, и другие стажеры в компании тоже начали следовать моей системе».

Некоторые помощники по административным вопросам подчиняются нескольким руководителям; у других может быть широкий круг обязанностей, что означает, что они контролируют многочисленные высокоприоритетные задачи. Менеджеры используют этот вопрос, чтобы узнать, как кандидат управляет своим временем и использует свои навыки суждения для определения приоритетности задач.

Как ответить

Вы должны продемонстрировать, как вы можете совмещать несколько проектов, будь то рабочие или школьные, объяснив, как вы распределяете свое время и расставляете приоритеты между различными проектами. Это также отличный шанс продемонстрировать свои навыки суждения.

Это может звучать примерно так:

«В колледже всегда казалось, что все большие работы должны быть сданы на одной неделе. Прежде чем приступить к реальной работе, я находил время, чтобы кратко указать сроки в своем планировщике. Затем я предсказывал, сколько времени у меня займет каждое из них, и заранее составлял план, как все сделать вовремя, создавая некоторый буфер для учета любых задержек или препятствий. Я из тех, кто любит сверяться со списком, поэтому я сначала завершал некоторые из более коротких проектов или те, которые, как я знал, давались мне легче, чтобы помочь набрать обороты. Я бы расставил приоритеты перед бумагами, которые должны быть сданы в начале недели, но также обязательно уделил бы проектам, которые стоят большей части моей оценки, больше запланированного времени.

«На этой должности я обязательно узнаю у своего руководителя четкие сроки и убеждаюсь, что понимаю влияние каждого проекта на бизнес. Например, я хотел бы убедиться, что они хотят, чтобы я уделял приоритетное внимание определенному проекту, если у меня нехватка времени. Для проектов с аналогичными сроками я обязательно устанавливаю четкие ожидания со своими менеджерами относительно того, что будет сделано в первую очередь и когда. Со своей стороны я набрасывал план, как всегда во время финальных недель, чтобы быть уверенным, что выполняю каждое задание».

Менеджеры по найму, как правило, не возражают против обучения работе с компьютером, но они хотят видеть, что у вас есть некоторый опыт работы с различным программным обеспечением, и они готовы изучить любые другие программы, необходимые для работы.

Люди, которые нанимают помощников администратора, часто нуждаются в опыте работы с Microsoft Office Suite, особенно в PowerPoint, чтобы помочь в создании внутренних или внешних презентаций для команды. В зависимости от должности менеджеры по найму могут заинтересовать кандидата, который хорошо разбирается в социальных сетях, может управлять онлайн-конференциями, умеет создавать документы или имеет опыт использования программного обеспечения для совместной работы, говорит Стефани Назницки, исполнительный директор OfficeTeam, подразделения Robert. Половина из них специализируется на трудоустройстве высококвалифицированных офисных и административных специалистов.

Как ответить

Вы должны быть готовы перечислить, какие программы вы использовали в прошлом, и объяснить уровень понимания каждой из них. В зависимости от компании они будут использовать разное программное обеспечение, поэтому ознакомьтесь с описанием работы, чтобы узнать, что они ищут. Если в списке нет конкретных программ, отдайте предпочтение именитому программному обеспечению, такому как Salesforce, Slack, G Suite или Microsoft Teams. Вы также можете обратить внимание на то, какие программы вы выучили быстрее всего, чтобы показать, что даже если вы не использовали какую-то конкретную программу, на которую опирается эта команда, вы быстро и старательно учитесь и легко ее освоите.

Например:

«Лично я использую продукты G Suite для отправки электронной почты, создания резюме и разработки презентаций. В школе мы использовали Microsoft Teams для виртуального обучения во время пандемии. Раньше я никогда не использовал Microsoft Teams, но мне нужно было быстро научиться. Я использовал веб-сайт Microsoft, чтобы научиться основам, и посмотрел несколько видеороликов на YouTube, чтобы найти ярлыки и полезные советы. Я обнаружил, что очень быстро освоился с программой и даже смог помочь одному из моих профессоров устранять неполадки в режиме реального времени, когда он не мог понять, как работать с новой функцией. Я знаю, что компания ABC использует Zoom, Slack и Trello, и я уверен, что смогу освоить их так же быстро. Я проводил несколько часов перед своим первым днем ​​за просмотром видео, чтобы узнать советы и рекомендации и набраться скорости».

Напряженный или занятый менеджер может делегировать проект помощнику по административным вопросам, не объясняя в полной мере цели или ожидаемый процесс. Здесь менеджеры по найму ищут помощника по административным вопросам, который проявит инициативу и попросит о помощи, а не завершит проект бессистемно.

Как ответить

Опишите шаги, которые вы предпримете, и свое отношение к обращению за помощью. Сначала вы должны объяснить, как вы будете исследовать и пытаться решить проблемы самостоятельно. Вы также можете поговорить о том, чтобы обратиться к другим ресурсам и связям в компании — найти примеры подобных проектов, завершенных в прошлом, или связаться с кем-то, кто, как вы знаете, выполнял аналогичную работу раньше. Затем опишите, как вы могли бы получить разъяснения от своего руководителя, если это необходимо.

Вы должны сказать, что как администратор вы знаете расписание вашего менеджера и знаете, когда он занят, говорит Назницкий. Затем вы можете сказать, что «либо воспользуетесь личной встречей, либо зарезервируете время, чтобы попросить разъяснений. Забронировав 10 минут сейчас, вы сэкономите часы бесполезной работы или потраченного времени».

Например, вы можете сказать что-то вроде:

«Если я застрял в проекте, сначала я потратил немного времени, пытаясь решить проблему самостоятельно, ссылаясь на свои заметки из развертывания проекта. Затем, если бы я все еще боролся, я бы подумал о том, чтобы обратиться к коллеге, который также был на встрече или у которого мог быть опыт работы с подобными проектами в прошлом. В конечном счете, даже если мой менеджер занят, я знаю, что несколько минут его времени сейчас сэкономят больше времени позже и сделают проект сильнее. Так что я обязательно либо воспользуюсь еженедельными встречами один на один, либо сверюсь с их календарем, чтобы найти небольшое место, где я мог бы быстро наверстать упущенное. Перед встречей со своим руководителем я готовил конкретные вопросы по существу, чтобы эффективно использовать то ограниченное время, которое мы могли провести вместе, и получить необходимые разъяснения.

Помощники по административным вопросам могут проявить себя в планировании мероприятий, управлении проектами или организационных проектах, которые помогают команде работать более эффективно. Хотя у административных помощников есть определенные роли, их также часто просят взять на себя новые проекты или «заполнить пустоту», если что-то нужно сделать, и никто другой не может это сделать. Менеджеры по найму ищут кандидатов, которые будут хорошо работать с другими и могут помочь своей команде функционировать на более высоком уровне.

Как ответить

Приготовьтесь рассказать о выдающемся проекте или вкладе, который вы внесли в прошлые команды, в которых работали. Если вы начальный уровень, подумайте о любом крупном групповом проекте, который вы делали в классе или в составе внеклассной группы.

Выбирая проект для описания, выберите то, чем вы увлечены, чтобы ваши интересы, лучшие качества и личность вышли на первый план. «Подумайте о том, что вам понравилось больше всего, [затем] создайте упрощенные маркеры, чтобы описать, что это было, что от вас требовалось и творческие решения, которые у вас были, а затем опишите результат», — говорит Назницкий. Будьте готовы объяснить, как вы возглавили проект или внесли свой вклад в него, взяли на себя ответственность и выполнили его вовремя. Затем расскажите, как это помогло команде процветать или достичь поставленных целей.

Вот как это может звучать:

«На прошлой работе я курировал графики двух вице-президентов небольшой некоммерческой организации. Там была очень насыщенная культура встреч, и эти вице-президенты часто проводили шестичасовые встречи в день. Я мог видеть, что они устают, переходя от встречи к встрече весь день, едва успевая сходить в туалет! Я читал статью о том, как встречи заполняют время, которое вы им уделяете.

Я поделился этим со своими менеджерами и порекомендовал сократить продолжительность всех внутренних совещаний до 50 минут вместо 60, чтобы у всех было время наверстать упущенное по электронной почте или в Slack или просто сделать небольшой перерыв. Мне пришлось работать с технической командой, чтобы создать план развертывания для настройки всех календарей на 50 минут по умолчанию при создании мероприятия, улучшить обмен сообщениями, чтобы вся компания поняла изменения, а также изучить и поделиться советами, чтобы быть такими же продуктивно с десятью минутами меньше, чтобы работать. В конце концов, весь персонал остался доволен этим значительным сдвигом в культуре и чувствовал себя более продуктивно, хотя на встречи уходило меньше времени».

Помощники по административным вопросам часто помогают управлять коммуникациями, планированием и другими проектами для управления компанией без утечки деталей всему персоналу. Между тем, остальная часть персонала часто рассматривает помощников по административным вопросам как равных, которым можно доверять, что может помочь организации работать лучше, но также требует, чтобы помощники по административным вопросам использовали свое суждение о различных ситуациях.

Как ответить

Отвечая на вопрос о конфиденциальности, проявляйте осмотрительность. Разглашение всех подробностей ситуации навредит вам и покажет, что вы не знаете, когда упустить информацию, чтобы защитить свою компанию или своих коллег.

«Подумай об этом заранее, потому что объяснять слишком много деталей — это не показывать осмотрительности!» — говорит Джули Перрин, основатель и генеральный директор All Things Admin, обучающей компании для административных специалистов. Говорить о ситуации расплывчато, но при этом достаточно подробно, чтобы донести свою точку зрения, требует практики.

Если вы кандидат начального уровня, менеджеры по найму могут пропустить этот вопрос, но если он возникнет у вас, подумайте о клубе, в котором вы участвовали во время учебы в колледже, и используйте пример оттуда. Вы также можете использовать метод STAR для структурирования этого ответа.

«Моим последним менеджером был руководитель, который рассчитывал на то, что я буду в курсе настроений по поводу изменений и общего морального духа команды. Я начал слышать слухи о том, что люди недовольны несколькими проблемами, которые, как я знал, ее расстроят. Мои коллеги знали, что я был близок с руководителем, но они также доверяли мне и доверяли мне, чтобы я мог помочь всему офису работать лучше. Я решил пойти к своему руководителю и рассказать ей, что я слышал в целом, но не называть имен или каких-либо других подробностей, которые могли бы дать ей понять, откуда исходит обратная связь. Отсутствие имен помогло моему руководителю лучше обработать информацию. Это позволило ей работать над решением проблемы для персонала, не держа зла ни на кого в частности. По своему усмотрению определяя личности несчастных работников, я построил доверие с обеих сторон, и мы смогли улучшить работу каждого в офисе».

Рабочие разногласия и конфликты естественны. Как помощник по административным вопросам вы взаимодействуете со многими сотрудниками, поэтому вероятность возникновения спора выше. Менеджеры по найму используют этот вопрос, чтобы оценить, обладаете ли вы способностью к саморефлексии, самоанализу и извлечению уроков из прошлого опыта.

Как ответить

«Не отвечайте: «У меня никогда не бывает конфликтов, я со всеми лажу». Это чушь. У всех конфликт. Расскажи историю. Как вы это решили?» — говорит Васкес. Если менеджеры по найму задают этот вопрос, им все равно, что конфликт произошел, они хотят знать, что вы сделали, чтобы исправить это и продолжать работать, не повторяя тот же конфликт.

Для кандидатов начального уровня Васкес говорит, что вы можете использовать конфликты вне работы, такие как разногласия во время процесса найма в женское общество или одноклассник, не справляющийся со своим весом во время группового проекта. Будьте готовы кратко объяснить, что произошло, где возник конфликт и как вы пришли к решению, или, если это не удалось решить, как вы решили двигаться дальше. Никогда не оскорбляйте коллегу или бывшего начальника. Вместо этого сосредоточьтесь на том, как вы творчески думали, чтобы прийти к этому решению, и чему вы научились.

Васкес рекомендует попрактиковаться в ответе, чтобы избавиться от некоторых эмоций при рассказе о напряженной или неприятной ситуации.

Ваш ответ может звучать так:

«Во время группового проекта в классе нам нужно было спланировать фальшивое мероприятие, управлять бюджетом и набрасывать каждую деталь того, как оно будет выглядеть. У моего напарника по заданию было совершенно другое мнение о том, как потратить деньги из фальшивого бюджета. Он хотел потратить деньги на большой хедлайнер, чтобы привлечь больше людей, а я хотел убедиться, что там достаточно киосков с закусками, переносных горшков и обслуживающего персонала, чтобы всем было комфортно и о них заботились. Мы оба были увлечены получением хороших оценок, так как это влияло на наш итоговый средний балл. Это разногласие остановило нашу работу почти на три дня.

«Я знал, что продвижение проекта и принятие решения — независимо от того, придерживаемся ли мы моего подхода или нет — было единственным способом для нас обоих достичь нашей конечной цели — спланировать сильное мероприятие и получить хорошая оценка. Поэтому я обратился к нему с моим планом компромисса, когда мы оба урезали наши бюджеты на то, что мы хотели. Я предложил обсудить гонорар с относительно крупным хедлайнером, чтобы мы все еще могли найти кого-то известного, но у нас осталось немного денег на закусочную. Он согласился, и мы смогли продвинуться вперед и получить пятерку за задание.

«Я узнал, что когда вы сталкиваетесь с препятствием, творческое мышление может помочь вам найти новый способ воплотить несколько хороших идей, не жертвуя качеством, деньгами или сроками. ”

С помощью этого вопроса менеджеры по найму хотят услышать, что, по вашему мнению, является вашим самым большим преимуществом и навыками и насколько они уникальны для вас.

Как ответить

Перед собеседованием вам следует подумать о своих сильных сторонах. Начните с внимательного изучения описания работы и анализа того, какие навыки или навыки ищет менеджер по найму, которые вы больше всего воплощаете. Приведите реальный пример того, как эти сильные стороны принесли пользу команде, частью которой вы были в прошлом.

Итак, вы можете сказать:

«Я выделяюсь своей способностью творчески решать проблемы. В прошлом году я был выпускным в колледже и запланировал мероприятие для газеты колледжа. Выпускники должны были посетить кампус, провести панельные дискуссии и обсуждения с нынешними студентами факультета журналистики о развитии карьеры, а также принять участие в часовом общении. Из-за COVID-19 нам пришлось отменить очное мероприятие. Многие в редакции были готовы вообще отменить мероприятие, но я увидел возможность перенести мероприятие в онлайн. Поскольку никому больше не нужно было путешествовать, мы могли расширить панель, включив в нее других высокопоставленных выпускников, которые ранее отклонили приглашение. Мы вдвое превысили ожидаемую явку и получили отзывы от студентов и выпускников о том, как они благодарны за возможность общаться в такое неспокойное время. Я бы взял то же творческое мышление и применил его к своей роли здесь».

На собеседовании менеджеры по найму должны не только оценить, обладает ли кандидат навыками, необходимыми для достижения успеха в качестве административного помощника, но и проверить, будет ли кандидат хорошо работать с существующей командой. То, что ищет менеджер, будет зависеть от офисной среды в этой конкретной компании.

Как ответить

Заранее изучите компанию, с которой вы проводите собеседование, чтобы понять ее ценности и культуру. Если во время исследования вы поймете, что ваши цели совпадают с их целями, вы сможете ответить более страстно. Убедитесь, что вы отвечаете честно здесь. Если вы из тех, кто любит сотрудничество, так и скажите. С другой стороны, если вы работник, который большую часть времени любит опускать голову и работать независимо, опишите это. Как бы сильно вы ни хотели эту работу, если культура неправильная, вам не понравится работать там в долгосрочной перспективе.

Вот как это может звучать:

«Мне нравится работать в коллективной среде, и я преуспеваю в быстро меняющейся обстановке. Моя любимая работа была в колледже, когда я работал регистратором в приемной комиссии моей школы. Крайние сроки были ключевой частью культуры, и сотрудники всегда ценили мой вклад в любые системы, которые могли помочь лучше организовать входящие приложения или почту, чтобы ускорить работу. Мне нравится работать с людьми, у которых есть стремление добиться цели и которые готовы работать вместе, чтобы пробовать новые решения».

Менеджеры по найму хотят, чтобы кандидаты хорошо общались, поэтому практика ответов на эти типичные вопросы собеседования поможет вам чувствовать себя подготовленным, уверенным и готовым объяснить, почему вы лучший кандидат на эту роль помощника по административным вопросам.

После того, как менеджер по найму задаст вам вопросы, у вас почти всегда будет возможность задать свои вопросы. Не забудьте прийти подготовленным! Например, вы можете попросить менеджера по найму «описать сильное партнерство между исполнительным и административным помощником», — говорит Васкес, потому что «это многое скажет вам о том, как они видят эту роль».

В конце концов, «самое важное, что может сделать человек при приеме на работу, — это осознать, что это не только решение работодателя, но и его решение», — говорит Диболт. Так что используйте свое собеседование, чтобы понять, подходит ли вам эта работа, а также чтобы доказать, что вы лучше всего подходите для этой работы.

Обновлено 26. 01.2022

Мередит Галанте — штатный писатель-фрилансер, проживающий в Нью-Йорке. Последние 10 лет она пишет о недвижимости, бизнесе, воспитании детей, вине и спиртных напитках и многом другом. Во время творческого отпуска от журналистики она работала в некоммерческих организациях, политике и консалтинге, помогая нанять более 1000 человек за три года. Мередит окончила Школу общественных коммуникаций им. С.И. Ньюхауса в Сиракузском университете по специальности журнальная журналистика и политология. Когда она не пишет, вы можете найти Мередит на велосипеде Peloton или за приготовлением свежей пасты на кухне.

Еще от Мередит Галанте

Топ-30 вопросов и ответов на интервью с помощником по административным вопросам

Майк Симпсон

ОБНОВЛЕНО 04.06.2022

показывать. Хотя это заявление должно быть забавным, в нем есть довольно солидная доля правды.

Компетентный, квалифицированный и полный энтузиазма помощник по административным вопросам на вес золота, и менеджеры по найму используют точные вопросы для собеседования с помощниками по административным вопросам, чтобы отсеять неквалифицированных кандидатов в поисках лучших из лучших. Если вы хотите убедиться, что вы готовы, вот что вам нужно знать.

Кто такой помощник по административным вопросам?

Итак, кто такой помощник по административным вопросам? Что ж, хорошие ребята из The Balance говорят, что эти профессионалы — «основа функциональности офиса», , и они не ошибаются. Современные помощники по административным вопросам подобны швейцарскому армейскому ножу сотрудников и должны знать огромное количество информации и обладать множеством навыков.

Сегодняшние помощники по административным вопросам часто являются правой рукой генерального директора, помогая в повседневных задачах управления бизнесом. Помощники по административным вопросам координируют календари, планируют встречи, управляют основными потребностями офиса и часто выступают в качестве связующего звена между генеральным директором и другими отделами.

Им также могут быть поручены более традиционные задачи, такие как ответы на телефонные звонки и электронные письма, подготовка отчетов и ведение информационных баз данных и файловых систем.

Поскольку роль хорошего административного помощника очень широка, менеджеры по найму будут искать кандидатов, обладающих множеством навыков. Это означает, что если вы собираетесь на собеседование помощника по административным вопросам, вы должны быть готовы ответить на одинаково разнообразные вопросы, которые охватывают как профессиональные, так и социальные навыки.

Пройти собеседование на помощника по административным вопросам может быть непросто, особенно из-за того, что конкуренция довольно высока. Всего в отрасли работает почти 2,3 миллиона человек. Но выделиться невозможно. С правильной стратегией у вас все получится.

Как подготовиться к собеседованию на должность административного помощника: наши 4 лучших совета

Вот 5 наших лучших советов, которые помогут вам подготовиться к следующему собеседованию на административного помощника:

1. Подготовка

Важно, чтобы вы начали думать как помощник администратора задолго до того, как ступите в комнату для собеседований. Как мы упоминали выше, надежный помощник по административным вопросам — это тот, кто может помочь управлять и облегчить повседневную работу занятых руководителей. Если вы сможете продемонстрировать этот навык менеджеру по найму в своем заявлении, ваши шансы попасть на собеседование значительно возрастут!

Это означает, что ваше сопроводительное письмо, ваше заявление и ваше резюме должны быть адаптированы как для работы, так и для компании. Убедитесь, что навыки и способности, которые вы описываете, соответствуют тому, что ищет компания, и четко выделены.

Менеджер по найму с большей вероятностью пригласит вас на собеседование, если с первого взгляда увидит, что вы идеально подходите для этой работы. Облегчите им работу!

2. Используйте конкретные примеры из своего прошлого

Одним из ключевых компонентов хорошего административного помощника является облегчение жизни менеджера или руководителя. Приведите менеджеру по найму веские примеры того, как вы помогли начальству в этом, как в сопроводительном письме, так и во время собеседования.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы готовитесь именно к собеседованию на должность помощника руководителя, а не на должность помощника по административным вопросам (есть разница!), перейдите к нашей статье с вопросами о собеседовании помощника руководителя.

3. Тщательно взгляните на свои навыки межличностного общения

Мы уже рассмотрели навыки межличностного общения ранее, поэтому обязательно просмотрите список и отточите навыки межличностного общения, необходимые для работы. Быть технически грамотным — это только полдела. Твердое понимание социальных навыков, необходимых для должности, на которую вы проходите собеседование, и демонстрация их в сопроводительном письме, резюме и собеседовании поможет превратить вас из соискателя в работающего!

4. Познакомьтесь с высокими технологиями

Помощники по административным вопросам обычно работают с технологиями. Убедиться, что вы знаете, как работают компьютеры, копировальные аппараты, факсимильные аппараты и другое стандартное офисное оборудование, даже на базовом уровне, — это навык, который оценит любой менеджер по найму.

Хотя от вас, скорее всего, не потребуется выполнять какой-либо капитальный ремонт, практические знания о том, как использовать оборудование и выполнять базовое техническое обслуживание, помогут подчеркнуть вашу способность управлять бесперебойной работой офиса.

На самом деле мы хотели, чтобы вы знали, что мы создали удивительную бесплатную шпаргалку , которая даст вам дословных ответов  на некоторые из самых сложных вопросов интервью, с которыми вы столкнетесь на предстоящем собеседовании. В конце концов, менеджеры по найму часто будут задавать вам более общие вопросы на собеседовании вместе с конкретными вопросами своего помощника администратора!

Нажмите ниже, чтобы получить бесплатный PDF-файл прямо сейчас:

Получить наши вопросы и ответы на собеседовании Шпаргалка!

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС Шпаргалка в формате PDF: Получите наш » Вопросы и ответы на собеседовании в формате PDF Шпаргалка «, который даст вам » слов-образных ответов на наиболее распространенные вопросы собеседования, с которыми вы столкнетесь на следующем собеседовании . административный помощник вопросы и ответы

Помните, что, читая их, думайте о том, как бы вы ответили на них и как лучше всего подчеркнуть свои соответствующие навыки и знания.

Не забудьте также указать успехи на прошлых работах!

1. Если вам дали две высокоприоритетные задачи от разных менеджеров, как вы решаете, какую выполнить в первую очередь?

Один из классических вопросов для собеседования с помощником по административным вопросам. Этот вопрос дает менеджеру по найму представление о том, как вы принимаете решения и справляетесь с трудностями. В идеале вам нужно наметить общую стратегию — желательно на примере из вашего прошлого, — которая подчеркивает вашу способность быстро делать правильный выбор и достигать результатов.

ПРИМЕР ОТВЕТА:

«В этой ситуации я использую многогранный подход, чтобы решить, за какую задачу я возьмусь в первую очередь. Обычно я учитываю запрошенную дату родов, затраченное время и общую сложность. Кроме того, я рассмотрю, могут ли какие-либо задачи иметь задержки, например, ожидание ответов от других участников проекта.

«Например, на моей прошлой должности одному менеджеру понадобилась презентация, созданная для предстоящей конференции, а другому — отчет с описанием статуса проекта. У обоих были одинаковые временные обязательства, и задания должны были быть выполнены практически в одно и то же время. Тем не менее, я смог определить, как действовать, исходя из характера работы. Отчет требовал участия разных членов команды, а презентацию я мог завершить самостоятельно. Итак, я сначала протянул руку, чтобы получить данные, необходимые для отчета, и, пока я ждал этих ответов, переключился на презентацию. К тому времени, когда все данные отчета были получены, презентация была завершена, что позволило мне снова сфокусироваться и заняться этим тоже».

2. Какие из ваших сильных сторон помогают вам преуспеть в качестве административного помощника?

Ответив на этот вопрос на собеседовании помощника администратора, менеджер по найму узнает, как вы рассматриваете эту должность, а также получит представление о ваших возможностях. Это простой способ оценить свое мышление и узнать о своих сильных сторонах.

ПРИМЕР ОТВЕТА:

«Если бы мне пришлось выбрать только одну силу, которая, как мне кажется, позволяет мне процветать, это активное слушание. Помощник по административным вопросам, как правило, выполняет роль поддержки, обеспечивая других тем, что им нужно для выполнения своих задач. Навыки активного слушания делают меня особенно эффективным.

«В рамках моего процесса я выхожу за рамки простого прослушивания того, чем поделились. В своей последней роли я начал с простого слушания. Затем я повторил то, что услышал, что позволило мне убедиться, что я полностью понял. По мере необходимости я буду задавать уточняющие вопросы, чтобы получить дополнительную ясность. В целом, я обнаружил, что эта стратегия очень эффективна, позволяя мне превзойти ожидания, просто собирая правильную информацию с самого начала».

3. Какие стратегии вы используете, чтобы оставаться организованным?

Помощники по административным вопросам, как правило, имеют много дел, поэтому организация очень важна. С помощью этого вопроса вы просто хотите наметить методы, которые вы используете, чтобы оставаться на вершине всего этого.

ПРИМЕР ОТВЕТА:

«За свою карьеру я разработал несколько надежных стратегий, позволяющих оставаться организованным. Во-первых, я заядлый пользователь приложения-календаря. Наряду с цветовым кодированием встреч для облегчения отслеживания и использованием уведомлений, чтобы все было вовремя, я выделяю время для всех своих обязанностей. Это дает мне список дел на основе времени, гарантируя, что я не отклонюсь от цели.

«Когда дело доходит до управления документами, файловые системы с цветовой кодировкой и стандартизированные соглашения об именах имеют большое значение. Благодаря цветовому кодированию легче быстро найти физические документы. Использование стандартизированных соглашений об именах для цифровых файлов значительно упрощает поиск важной информации. В целом эти процессы повышают мою эффективность, гарантируя, что все находится на своем месте и его легко найти снова в будущем».

4. Расскажите мне о случае, когда вы имели дело со сжатыми сроками.

Вот один из вопросов на собеседовании для помощника по административным вопросам, когда менеджер по найму узнает, как вы справляетесь с давлением. Убедитесь, что вы обсудили четкий пример, который описывает ситуацию и то, как вы преодолели проблему.

ПРИМЕР ОТВЕТА:

«На моем последнем месте встречи по важному бюджету проекта пришлось неожиданно перенести, что привело к сдвигу даты более чем на неделю. В результате вместо семи рабочих дней на сбор необходимой информации и составление отчета у меня было всего два дня на все.

«Первым шагом, который я предпринял, была проверка моего календаря и корректировка расписания, чтобы гарантировать, что никакие другие задачи не будут упущены, пока я готовлюсь сосредоточиться на отчете. Кроме того, я сразу же связался с соответствующими участниками проекта. Наряду с информированием их об изменении собрания, я изложил точную информацию, которую мне от них требовали, и то, когда она была нужна, установив время ответа на несколько часов раньше, чем действительно было необходимо создать буфер.

«После этого я немедленно связался с каждым поставщиком и подрядчиком, выбрав телефонные звонки, чтобы обеспечить быстрый ответ. Опять же, я точно указал, что было необходимо, и время отклика, создавая ощущение срочности.

«В конечном итоге эта стратегия привела к быстрым ответам, что дало мне достаточно времени, чтобы подготовить необходимый отчет перед встречей. На самом деле, он был даже завершен на несколько часов раньше запланированного срока, что дало моему менеджеру время просмотреть данные перед сбором».

5. Опишите случай, когда вам срочно пришлось изменить приоритеты.

Аналогично предыдущему вопросу помощники по административным вопросам часто имеют дело с меняющимися приоритетами. Опять же, менеджер по найму хочет знать, как вы справляетесь с этой задачей.

ПРИМЕР ОТВЕТА:

«На моей последней работе у другого помощника по административным вопросам в моем отделе возникла неотложная медицинская помощь, из-за чего он был вынужден покинуть офис на несколько недель. Поскольку я был единственным доступным помощником по административным вопросам, это означало, что я должен был быстро переключиться на решение важнейших задач всего отдела.

«Чтобы упростить процесс, я встретился с каждым менеджером, чтобы узнать больше о проектах, которые были у другого помощника администратора. Это позволило мне создать функциональный список дел с учетом моей рабочей нагрузки и нагрузки отсутствующего члена команды. Хотя переход был сложным, я смог адаптироваться, выполняя важные задачи для всего отдела».

Еще 25 вопросов помощника администратора, к которым следует подготовиться

1. 1. Вы раньше были помощником по административным вопросам? Каков масштаб вашего опыта?
   2. Что вам больше всего нравится/не нравится в работе помощником администратора?
   3. Почему ты оставил свою последнюю роль?
   4. Какое ваше самое большое достижение на сегодняшний день в этой роли?
   5. Какие задачи на предыдущей должности были для вас самыми сложными? Что вы сделали для того, чтобы выполнить поставленные задачи на высоком уровне?
   6. Как вы думаете, какой самый большой вклад помощник администратора вносит в команду?
   7. Какова ваша скорость печати и частота ошибок?
   8. Опишите свой уровень владения компьютером. С какими операционными системами вы работали?
   9. Какие традиционные программы вы использовали? Вам удобно работать с Office, Excel и другими подобными программами?
   10. Есть ли у вас какие-то конкретные инструменты, которые вы хотели бы использовать для управления временем?
   11. Какой руководитель выявляет в вас лучшее? С какими людьми вы работаете лучше всего?
   12. Вам нравится работать самостоятельно или в команде?
   13. Какой график работы вы себе представляете в этой роли? Готовы ли вы работать сверхурочно?
   14. Опишите случай, когда вы не ладили с кем-то в офисе, и что вы сделали, чтобы урегулировать ситуацию.
   15. Вы когда-нибудь сталкивались с непосредственным начальником, с которым было трудно работать? Как вы управляли отношениями?
   16. Как вы думаете, какую роль помощник администратора играет в корпоративной культуре?
   17. Какие стратегии вы используете при расстановке приоритетов задач?
   18. Можете ли вы вспомнить конкретный проект, над которым вам нравилось работать больше всего? Что в нем вам понравилось, и можете ли вы ожидать, что испытаете это снова, если вас наймут?
   19. Считаете ли вы себя хорошим коммуникатором? Ваши бывшие коллеги или руководители согласны/не согласны?
   20. Вы когда-нибудь помогали более чем одному начальнику одновременно? Как вы справлялись с поставленными перед вами задачами и расставляли их по приоритетам?
   21. Опишите случай, когда вам нужно было быть осторожным в отношении вашего начальника, и как вы конкретно справились с этим.
   22. Предвидите ли вы изменение роли помощника администратора в краткосрочной/средне/долгосрочной перспективе? Если да, то как? А вы думали о том, как будете адаптироваться?
   23. Вы когда-нибудь руководили другими людьми? Вам было бы комфортно, если бы один или несколько человек отчитывались перед вами?
   24. Считаете ли вы себя помощником по карьере? Если нет, каковы ваши амбиции для роста в вашей текущей карьерной вертикали?
   25. Помимо своих основных обязанностей, какие еще обязанности, которые вы выполняли в качестве помощника администратора, выходили за рамки того, что от вас ожидали?

20 хороших вопросов, которые следует задать на собеседовании помощнику администратора

Перед завершением собеседования ваш менеджер по найму, скорее всего, спросит вас, есть ли у вас какие-либо вопросы к ним.

Хотя заманчиво как можно быстрее выручить, найдите время, чтобы задать свои собственные вопросы. Это не только покажет интервьюеру, что вы искренне заинтересованы в этой должности, но вы можете просто узнать о работе кое-что, чего раньше не знали.

Хорошие вопросы:

1. 1. Можете ли вы описать типичный день в этой роли/отделе?
   2. Если меня примут на работу, что будет входить в мои обязанности и ответственность?
   3. Куда, по вашему мнению, пойдет эта компания в ближайшие пять лет?
   4. Есть ли возможность роста на этой должности?
   5. Как устроены отделы? Кому я конкретно отвечаю?
   6. Если бы я поговорил с вашим бывшим помощником, что бы он сказал, что самое лучшее в работе на вас? Что самое худшее?
   7. Опиши своего идеального помощника. Какие лучшие качества вы ищете?
   8. Расскажи мне о своем худшем помощнике. Что они сделали, что сделало их хуже?
   9. Можете ли вы описать мне процесс оценки эффективности? Как часто проводятся обзоры? Кто их проводит?
   10. Вознаграждает ли эта компания сотрудников или поощряет их?
   11. Вы или компания поощряете и/или поддерживаете текущие образовательные программы? Побуждают ли сотрудников посещать программы повышения квалификации или возвращаться в школу?
   12. Есть ли какие-либо профессиональные организации, вступление в которые вы поощряете своих сотрудников?
   13. Каковы ожидаемые сверхурочные часы и/или часы выходного дня?
   14. Что общего у бывших сотрудников, занимавших эту должность?
   15. Какова политика отпуска? Какова политика больничного?
   16. Что лично вам больше всего нравится в работе здесь? Что вам нравится меньше всего?
   17. Если бы вы могли дать новому административному помощнику один совет, какой бы он был и почему?
   18. Как изменилось это положение за последние пять лет? Как вы видите изменение этой роли в ближайшие пять лет?
   19. Какова самая большая проблема, с которой сталкивается эта компания или отдел? Как новый сотрудник на этой должности может помочь решить эту проблему?
   20. Каковы ваши цели для нового сотрудника в течение первых 30, 60 и 90 дней?

Конечно, это всего лишь наш список предложений. Основываясь на ваших исследованиях и ваших личных опасениях, не стесняйтесь придумывать свои собственные.

Собрать все воедино

Чтобы убедиться, что вы готовы ответить на вопросы собеседования с помощником по административным вопросам, нужно заранее изучить вопрос, сформировать правильное мышление и найти конкретные примеры, чтобы подчеркнуть свой опыт. Конечно, будучи студентом The Interview Guys, это должно быть совсем несложно!

Удачи!

—

Загрузите наш » Вопросы и ответы на собеседовании в формате PDF Шпаргалка «, который дает вам дословных ответов на некоторые из наиболее распространенных вопросов интервью , в том числе:

• Какова ваша самая большая слабость?
• В чем ваша самая сильная сторона?
• Расскажите мне о себе
• Почему мы должны вас нанять?
• И многое другое!
  

Нажмите здесь, чтобы получить ответы на вопросы и ответы на собеседовании Шпаргалка

Майк Симпсон (соучредитель и генеральный директор)

Соучредитель и Генеральный директор TheInterviewGuys. com. Майк — эксперт по собеседованиям и карьере, а также главный автор TheInterviewGuys.com.

Его советы и идеи были опубликованы и представлены в таких изданиях, как Forbes , Entrepreneur , CNBC и других, а также в образовательных учреждениях, таких как University of Michigan , Penn State 3 North Eastern

14 и другие.

Узнайте больше о The Interview Guys на нашей странице О нас .

25 Вопросы для собеседования помощника по административным вопросам

Чтобы нанять отличного помощника по административным вопросам, необходимо знать две вещи: знать, какие навыки, опыт и личностные качества необходимы для успеха на этой должности, и признавать эти качества у кандидатов на работу. Звучит достаточно просто. Но, как знает каждый менеджер по найму, это сложнее, чем кажется.

Вторая часть уравнения — оценка кандидата — лучше всего выполняется на собеседовании. Учитывая характер этой важной роли и высокие требования, предъявляемые к человеку, вопросы для интервью для помощников по административным вопросам должны охватывать ряд областей, которые в равной степени касаются технических и социальных навыков.

Какие вопросы лучше всего задать административному помощнику?

В идеале вам нужен ряд запросов, которые охватывают такие темы, как организационная культура, навыки, опыт, отношения на рабочем месте, стиль работы и энтузиазм.

Следующие 25 вопросов на собеседовании для помощников по административным вопросам могут дать вам более полное представление о кандидате и, в конечном счете, помочь вам принять решение о приеме на работу.

Вопросы о корпоративной культуре на собеседовании

Наем людей, которым будет комфортно в вашей корпоративной культуре, требует навыков. Обязательно четко объясните, что значит работать в вашей организации, и задайте вопросы, которые прольют свет на то, хотел бы кандидат работать в среде, похожей на вашу

1. Что вам приходит на ум, когда вы думаете о нашей компании? Почему ты хочешь работать здесь?

2. Что вам нравится в этой административной работе?

3. Как вы думаете, какой вклад в организацию мог бы внести помощник по административным вопросам?

4. В каком типе офисной среды вы преуспеваете больше всего?

5. Почему вы оставили свою последнюю должность административного помощника? Или: почему вы хотите оставить свою нынешнюю должность административного помощника и что могло убедить вас остаться?

Проверка конкретных навыков и опыта

В отличие от ваших давних предшественников, вы, вероятно, ищете административных специалистов, которые берут на себя больше обязанностей, чем набор текста и ответы на телефонные звонки. Найдите время, чтобы подумать о том, какие технические навыки вам нужны от помощника по административным вопросам, такие как обработка текстов и знакомство с Excel; ищете ли вы конкретный отраслевой опыт; и если есть навыки планирования, общения, закупок или обслуживания клиентов, которые были бы ценны в этой роли.

6. Как вы думаете, почему вы хорошо подходите для должности административного помощника и, в частности, для этой работы?

7. Какими особыми навыками вы обладаете, которые помогут вам преуспеть в нашей компании?

8. Как бы вы описали свой уровень комфорта, когда дело доходит до (конкретной программы)? Какова последняя версия этого программного обеспечения, которое вы использовали?

9. Приведите примеры того, как вы использовали (программу) на работе. Какие дополнительные функции вам известны?

10. Что бы вы назвали своим самым большим профессиональным достижением на сегодняшний день? Ваша самая большая профессиональная неудача?

НАНЯТЬ? МЫ МОЖЕМ ПОМОЧЬ

Размышления об отношениях и личностях

Важная роль помощников по административным вопросам заключается в том, чтобы поддерживать вас и других членов команды, что означает, что им, возможно, придется иметь дело с целым рядом личностей и приоритетов. Для вас важно найти кого-то спокойного или более напористого? Уважительно? Решение проблем? Дипломатический? Задавайте вопросы, чтобы определить, обладает ли кандидат характеристиками, которые вам нужны на рабочем месте.

11. Какой тип руководителя помогает вам добиваться лучших результатов?

12. Можете ли вы поделиться конструктивным отзывом, который дал вам менеджер? Какие корректировки, если таковые имеются, вы внесли из-за этой обратной связи?

13. Вы когда-нибудь отчитывались перед несколькими руководителями одновременно? Если да, то как вы манипулировали приоритетами каждого человека?

14. Можете ли вы рассказать мне о конфликте на рабочем месте, в который вы были вовлечены в качестве административного помощника, и как вы его разрешили?

15. Можете ли вы описать самого сложного коллегу, с которым вам приходилось работать? Как вы пережили эти отношения?

Более глубокое изучение стилей работы

Менеджеры часто не знают о стиле работы кандидатов, пока они не приступят к работе, но стоит спросить о том, как они руководствуются указаниями, каков их стиль общения, как они предпочитают планировать свой день. и являются ли они адаптивными, надежными, эффективными, способными к многозадачности и так далее.

16. Не могли бы вы рассказать мне об обычном дне на вашей нынешней/последней должности?

17. Вы когда-нибудь отчитывались перед несколькими руководителями одновременно? Если да, то как вы манипулировали приоритетами каждого человека?

18. Каков ваш первый шаг, когда вам предстоит управлять большим проектом? Как бы вы это организовали?

19. Можете ли вы описать сложный проект, который вам поручали в прошлом, и как вы к нему подошли?

20. Есть ли какие-либо инструменты, оборудование или процедуры, которые вы бы заменили или изменили на вашей последней/текущей работе? Если да, то какие изменения вы бы внесли и почему?

Дополнительные вопросы для собеседования на должность помощника по административным вопросам

Важно выяснить, серьезно ли человек, с которым вы проводите собеседование, хочет стать помощником по административным вопросам и понимает ли, в чем заключается эта работа. Вам нужен кто-то, кто искренне заинтересован в этой роли, а также в вашей компании.

21. Какой самый интересный проект, над которым вы работали в качестве административного помощника?

22. Что вам больше всего нравится в административной работе?

23. Как вы изменили должность административного помощника в прошлых компаниях?

24. Какие тенденции, по вашему мнению, повлияют на роль административного помощника в будущем?

Наконец, не забудьте спросить:

25. У вас есть к нам вопросы?

Поиск лучших кандидатов на работу для собеседования

Конечно, наличие правильных вопросов для собеседования с кандидатами на помощников по административным вопросам работает лучше всего, когда у вас есть лучшие кандидаты для собеседования. Мы можем помочь упростить процесс поиска и найма помощника по административным вопросам. Вы можете просмотреть профили квалифицированных кандидатов в помощники по административным вопросам в вашем регионе, используя нашу онлайн-базу данных. Расскажите нам, кто вас интересует, и мы быстро организуем собеседование или трудоустройство.

Вопросы для собеседования с администратором офиса (с примерами ответов)

Вопросы для собеседования с администратором офиса (с примерами ответов)

Если вы хотите подать заявку на должность администратора офиса, вы должны ожидать вопросов, связанных с этой должностью. Администратор офиса отвечает за организацию и функционирование рабочего места. Ответы квалифицированного кандидата докажут, что он обладает этими необходимыми навыками.

Вы можете ожидать вопросы, начиная от повседневных задач, таких как выставление счетов и составление расписания, до поведенческих или ситуационных вопросов, которые анализируют вашу личность. Интервьюер хочет увидеть, как вы справляетесь с типичными проблемами. Ваши ответы дают представление о том, подходите ли вы для компании.

Будьте честны в своих ответах. Вы только усложните ситуацию в будущем, если попытаетесь притвориться кем-то, кем вы не являетесь. Однако также будьте осторожны. Дайте соответствующую информацию в дружеской форме, чтобы показать, что вам можно доверить административные обязанности офиса.

Вопросы и ответы администратора Office

1. Почему вы хотите работать офис-менеджером в нашей компании?

   Администраторы Office нужны во всех отраслях, поэтому интервьюер захочет узнать, почему вы выбрали их компанию. Хотя у вас могут быть практические причины, такие как время в пути, сосредоточьтесь на характеристиках компании. Заранее проведите небольшое исследование и найдите в компании что-то, что вас волнует или мотивирует.

   Мне нравится, что ваша компания занимается международным бизнесом. Мне нравится работать с людьми из разных культур, потому что всегда есть чему поучиться и пообщаться. Я много путешествовал, и я считаю, что мой опыт за границей поможет дополнить мультикультурную философию компании.

2. Как вы представляете себе ваши повседневные задачи?

   Возможно, вы захотите задать этот вопрос сами, но не удивляйтесь, если интервьюер поставит вас в тупик. Они хотят видеть, читали ли вы описание работы и думали ли вы о том, что влечет за собой работа. Ваш ответ должен показать, что вы глубоко обдумали эту роль и принимаете на себя ее обязанности.

   Судя по описанию работы, я думаю, что каждый день мне придется планировать задачи для офиса. Организую встречи и предоставлю необходимый материал для любых текущих проектов. В дни, когда у нас есть клиенты или гости, я позабочусь о том, чтобы у них было все необходимое, чтобы они чувствовали себя комфортно.

3. Какой офис вы предпочитаете?

   Ваш ответ определяет, соответствуете ли вы культуре компании. Будьте честны и исследуйте, чтобы получить общее представление о компании. Будет лучше, если вы сможете быть гибкими в своем ответе, так как это даст вам больше возможностей.

   Я лучше всего работаю в офисе, где основное внимание уделяется четкому распределению ролей и обязанностей. Я могу более эффективно распоряжаться своим временем и энергией. Тем не менее, я также не возражаю против более свободной среды, пока люди согласны с поставленными целями.

4. Каков ваш опыт бронирования поездок и планирования маршрутов?

   Администраторы Office часто планируют командировки сотрудников. Ваш ответ должен понимать, как эта задача включает в себя детальную координацию, чтобы избежать проблем в последнюю минуту. Если можете, упомяните конкретные программные приложения или другие инструменты, демонстрирующие удобство работы с технологиями.

   На моей предыдущей работе офисным стажером мне приходилось планировать ежемесячные поездки моего менеджера. Я создал учетную запись на веб-сайте, на котором были объединены авиабилеты и отели. Затем я убедился, что согласовал с авиакомпаниями и отелями индивидуально. После этого я обновлял онлайн-календарь нашей компании, добавляя всю необходимую информацию.

5. Расскажите мне о времени в прошлом, когда вам приходилось управлять несколькими проектами одновременно.

   Это поведенческий вопрос, в котором вас спрашивают о конкретном опыте, чтобы интервьюер мог лучше понять ваши способности. Они смотрят на ваши суждения и организаторские способности. Используйте метод ЗВЕЗДЫ, чтобы установить сцену, затем объясните задачу, действие и результат ваших усилий.

   Работая офис-менеджером в местном банке, налоговый сезон всегда был насыщенным. Чтобы быть активным, я обращался к клиентам и назначал всех заранее, чтобы предотвратить любые проблемы. Когда подошел крайний срок, я настроил автоматизированную систему обмена сообщениями для решения проблем, возникающих в последнюю минуту. В результате все наши клиенты остались довольными, воспользовавшись нашими услугами.

6. Какой тип обратной связи вы предпочитаете?

   Ожидается, что администраторы

   Office получат отзывы как от своих руководителей, так и от своих коллег. Поэтому администратор офиса должен уметь работать со всеми типами обратной связи. При этом вы имеете право установить свой стиль общения в самом начале, чтобы укрепить свои профессиональные отношения.

   Я открыт для любых отзывов, если они уважительны. Для меня это означает избегать чего-либо личного. Обратная связь должна быть сосредоточена на работе. Я всегда хочу совершенствоваться, поэтому я не против. На самом деле, я приветствую конструктивную критику. В лучшем случае мне будет предоставлена ​​обратная связь либо в письменной форме, либо в частном порядке, чтобы у нас был позитивный разговор.

7. Какой у вас опыт работы с программным обеспечением для организаций?

   Жесткие навыки важны для офисных администраторов, особенно когда речь идет о компьютерах. Наиболее квалифицированным кандидатам будет очень удобно пользоваться компьютерами для максимальной организации офиса. В описании работы может быть даже указан конкретный опыт работы с программным обеспечением, который ищет компания.

   На моей последней работе я использовал Salesforce для отслеживания отношений с клиентами и организовывал собрания компании с помощью Календаря Google. Я был настолько искусен в программном обеспечении, что мой менеджер попросил меня обучить новых сотрудников. Именно из-за этих навыков я рассматривал возможность поиска работы в качестве офисного администратора.

8. Как бы вы управляли несколькими телефонными звонками одновременно?

   В этом ситуативном вопросе интервьюер хочет увидеть, как вы справитесь со стрессом. Администратор офиса должен уметь управлять несколькими абонентами, чтобы сотрудники и клиенты были довольны.

   Когда я просматривал звонки, я сначала быстро собирал важную информацию, чтобы расставлять приоритеты и направлять звонки. Например, я бы спросил имя звонящего и причину звонка. Затем я ставил их на удержание, пока звонил другим абонентам. Я решал, кому из звонивших нужна немедленная помощь, а с кем можно связаться позже.

9. Расскажите мне о случае, когда вам приходилось работать в сжатые сроки.

   Опять же, это еще один вопрос для изучения того, как вы справляетесь со стрессом. Администраторы офиса должны будут помогать в проектах, и есть большая вероятность, что у них могут быть строгие сроки.

   Однажды мне нужно было подготовить материал для моего начальника, у которого в последнюю минуту была встреча с генеральным директором. У нас был всего один час на работу, поэтому я оставил сообщение на наших телефонах и электронной почте. Затем я разбил цели своего руководителя на две задачи. Мой руководитель работал над своим отчетом, пока я готовил все данные из предыдущих отчетов.

10. К кому вы обращаетесь, когда вам нужна помощь на работе?

    Всем рано или поздно понадобится помощь. Интервьюер хочет знать, как вы решаете эту проблему и какой подход вы считаете подходящим. Подумайте, на что похожа корпоративная культура, когда вы отвечаете на этот вопрос.

    Это зависит от того, в чем мне нужна помощь. Обычно я сначала пытаюсь вспомнить, сталкивался ли я с проблемой раньше, и посмотреть, что я могу сделать, чтобы решить ее самостоятельно. Однако, если что-то незнакомо, я иду к человеку, который, как я думаю, сталкивался с проблемой раньше. Обычно я отправляю электронное письмо с вопросом, можно ли позвонить человеку с коротким вопросом.

11. Что вы делаете, чтобы оставаться организованным?

    Организация — важный навык офисного администратора. Ваша роль в качестве администратора офиса заключается в том, чтобы убедиться, что в офисе есть все необходимое, чтобы помочь сотрудникам. Организуя профессиональную жизнь своих коллег, вы должны организовать и себя.

    Я остаюсь организованным, распределяя свои задачи по категориям. Мне нравится разбивать цели между моей профессиональной и личной жизнью. Затем я использую цветовые схемы для достижения аналогичных целей. Например, на работе я буду использовать ярко-оранжевый для всех задач, связанных с планированием, и ярко-красный для задач, связанных с финансами.

12. Что вам больше всего нравится в работе офисным администратором?

    Теперь офисный администратор, возможно, не самая захватывающая работа в мире, но эта должность по-прежнему очень любима. У вас должен быть хотя бы один аспект, который вас возбуждает. Это могут быть люди, которых вы встречаете, ваша любовь к поддержанию порядка или что-то еще, что делает вас заинтересованным сотрудником.

    Мне нравится помогать во всех сферах деятельности компании. Будь то бухгалтеры, которым нужна помощь в подаче документов о дебиторской и кредиторской задолженности, или отдел продаж, ищущий новые ресурсы для привлечения клиентов, мне нравится, что я могу участвовать. Особенно приятно чувствовать, что у меня есть такая разносторонняя, но важная роль.

13. Расскажите мне о случае, когда вы столкнулись с конфликтом на работе. Как вы это решили?

    Разрешение конфликтов является важным навыком для офисных администраторов, поскольку предполагается, что они будут работать с разными людьми. Будь то между коллегами или недовольным клиентом, вы можете столкнуться с такой проблемой. Ваш ответ должен показать, что вы уважаете себя и других вовлеченных людей.

    Предыдущая сотрудница забывала сообщать своим клиентам часы работы. Мне всегда приходилось отвечать за нее. В конце концов, это стало слишком отвлекать меня. Я избежал эскалации проблемы, объяснив коллеге, что ее поведение мешает мне помочь ей более конструктивно. Это помогло решить ситуацию.

14. Что бы вы сделали, если бы вам поручили работать на нескольких менеджеров?

    Нельзя всегда рассчитывать на одного наблюдателя. Для администратора офиса это может быть проблемой, потому что вы можете столкнуться с противоречивыми обязанностями. В этой ситуации вам придется расставить приоритеты и организовать свои обязанности.

    Я бы поговорил со своими менеджерами и разъяснил бы свою роль для каждого из них. Тогда я увижу, за кого больше всего отвечаю. Этого человека я бы сделал своим приоритетным менеджером. Любые задачи, которые поступали от других менеджеров, я проверял у своего менеджера по приоритетам, чтобы убедиться, что не возникнет никаких проблем.