Как составить правильно кп: пример текста и шаблоны КП

Содержание

Как правильно составить горячее коммерческое предложение

Бльшинство публикаций этого блога посвящены подготовке «холодных» коммерческих предложений.
Холодное КП — это небольшой текст, объемом 1-2 страницы, который рассылается клиенту без предварительной договоренности.
То есть клиент не ждет от вас предложения. Цель такого КП — заинтересовать потенциального покупателя вашим товаром или услугой
и «продать» идею сотрудничества именно с вашей компанией.

Холодные КП редко приводят непосредственно к продаже — обмену вашего продукта на деньги.
Это всего на всего первый контакт с потенциальным клиентом, цель которого перевести клиента на
следующий этап воронки продаж:

  1. Холодное КП
  2. Перезвон или второй контакт с помощью холодного КП
  3. Телефонные переговоры, выяснение потребностей клиента
  4. Горячее КП
  5. Встреча и презентация продукта (вариативно)
  6. Заключение договора
  7. Закрытие сделки

Схема, конечно, упрощенная, но суть, я думаю понятна. Как видите горячее КП выходит на арену после того,
как становятся понятны потребности конкретного клиента.



Если холодное предложение продает интерес к вашей фирме, то горячее продает или следующий — более конкретный
этап взаимодействия — или непосредственно закрывает продажу.

В чем ошибки составителей горячих коммерческих предложений?

Готовят универсальное предложение «подо всех»


Есть некий когда-то кем-то разработанный текст. Его и рассылают всем клиентам без учета специфики.
Часто бывает, что КП готовил сотрудник (начальник отдела продаж, например), который уже давно уволился,
а новому лень переделывать коммерческое предложение. Менеджерам вообще все до фонаря.
Им «спустили сверху» текст, они его добросовестно отправляют в ответ на запросы. И плевать,
что с момента последней редакции у фирмы поменялась стратегия, изменился продукт и целевая аудитория.

Вывод: коммерческое предложение нужно поддерживать в актуальном состоянии.

Неправильно понимают место горячего КП в системе продаж

Чаще всего это связано с неправильным выбором целевого действия в коммерческом предложении.
Как это понимать? Смотрите:

Вы продаете установку систем спутникового мониторинга.
Вы обработали холодного клиента и дошли до стадии отправки горячего КП, в котором предлагаете сразу сделать заказ на крупную партию.
Вы уверены, что это правильно? Клиенту, трудно решиться на большие вложения сразу.
Особенно, если он не может посмотреть продукт в действии и «потрогать» его руками.

Ваши лучшие специалисты по продажам (или вы сами) это понимают и во время
телефонных продаж встречу, чтобы провести продающую презентацию. То же самое должно делать и ваше КП.
Не перескакивайте через один этап в воронке продаж. Пишите призыв договориться о встрече и проведении презентаций, показов и тест-драйвов.

Если же ваш продукт понятен, просто, не требует сложных демонстраций и в
коммерческом предложении вы показали его лицом, то можно смело делать призыв совершить покупку прямо сейчас.


Вывод: Чтобы на коммерческое предложение был высокий отклик, его нужно точно вписывать в цепочку продаж.
В реальную последовательность действий, которую вы совершаете обычно для успешного закрытия сделки.

Как писать горячее коммерческое предложение?

Обычно я использую алгоритм пазла. То есть сначала разрабатываю структуру будущего коммерческого предложения.
А затем уже разворачиваю в текст каждый элемент структуры. Эти элементы можно комбинировать в зависимости от того, кому адресуется коммерческое предложение.

Такой подход помогает, когда у вас неоднородная целевая аудитория.
Она состоит из разных сегментов потребителей, которых интересуют разные сведения о вашем товаре или услуге. Если у вас КП имеет структуру пазла,
вы можете быстро адаптировать его под интересы определенной группы потребителей. Для этого вы просто меняете некоторые элементы структуры.

Структура горячего коммерческого предложения

  1. Титульная страница. Опционально. Она сразу должна давать понять, что вы продаете, содержать контактную информацию, ключевую выгоду вашего предложения, упоминая нескольких крупных клиентов, и —
  2. Заголовок. Это обязательный элемент горячего КП. В нем формулируем ту самую ключевую выгоду вашей целевой аудитории.
  3. Проблематизация. Обычно в форме проблемного абзаца
    с подстройкой под нужды клиента. Если групп клиентов несколько, то проблематизация должна это учитывать. Покажите заказчикам, что знаете их проблемы и опишите их максимально простым языком.
  4. Предложение. Оффер.
    Что вы предлагаете и почему ваше предложение ценно для клиентов?
    Офферов также может быть сформулировано несколько — под каждую целевую группу.
  5. Работа с типовыми возражениями.
  6. Товар. Описание, достоинства, комплектация, наличие и пр.
  7. Сервис. Доставка, обслуживание, ремонт и пр.
  8. Цена. Должна быть. Точная и конкретная. Не высылайте 50 страниц прайса, в котором невозможно разобраться.
  9. Условия заказа. Способы оплаты, отсрочки платежей, рассрочки, товар под реализацию и пр.
  10. Скидки и бонусы.
  11. Гарантии. Все, какие есть.
  12. Кейсы — истории успеха, выполненные проекты.
  13. Отзывы — можно комбинировать с кейсами.
  14. Схема работы. Очень важно, если предлагаете услуги или

    партнерство.
  15. Информация о компании — блок повышения доверия.
  16. Клиенты, которыми гордитесь. Можно написать названия, можно вставить логотипы.
  17. Документы. Сертификаты, разрешения, дипломы и пр.
  18. Акция. Или любой другой инструмент для ограничения времени принятия решения.
  19. Призыв действовать прямо сейчас. Не заканчивайте текст бессмысленными фразами «спасибо за то,
    что уделили нам время», «спасибо за внимание». Что вы хотите, чтобы сделал клиент? Позвонил?
    Скажите: «позвоните прямо сейчас».
  20. Контактная информация.

Усилить ваш текст можно с помощью дизайна коммерческого предложения. Проверено не раз — красивые коммерческие предложения продают лучше. Нет возможности круто «задизайнить» текст — сверстайте его удобно на фирменном бланке фирмы.

Всё.

Как правильно написать коммерческое предложение: структура и оформление КП

Главная / Мастер-классы / Копирайтинг и рерайтинг / Как правильно написать коммерческое предложение?

Подготовка коммерческого предложения включает три этапа: постановку задачи и сбор информации, написание текста и оформление КП. Давайте подробно рассмотрим все этапы и разберемся, как правильно написать коммерческое предложение.

1. Постановка задачи и сбор информации

Коммерческое предложение (КП) – это документ, который содержит информацию о предлагаемой сделке (продаже товаров или услуг), описание ее выгод для покупателя или партнера. Прежде, чем писать коммерческое предложение, необходимо определиться с нужным видом документа и его задачами:

  1. Общее (неперсонифицированное) коммерческое предложение – содержит общую информацию о товаре или услуге, выгодах покупателя. Рассылается широкому кругу потенциальных клиентов. Может выкладываться на сайте. Задача такого документа – вызвать интерес к продукту и стимулировать потенциального клиента обратиться в компанию, где менеджер по продажам закроет сделку.
  2. Индивидуальное (персонифицированное) коммерческое предложение — содержит информацию для конкретного лица. Составляется по определенному шаблону или пишется «с нуля» под каждого клиента. Задача такого предложения – «дожать» определенного заказчика до сделки. Оно может содержать информацию о персональных ценах, скидках, сроках поставок, иных индивидуальных условиях работы, которые Вы готовы предложить конкретному клиенту.

Помимо вида КП, необходимо собрать следующую информацию:

  1. Описание получателей предложения (целевой аудитории). От этого зависит стиль, формулировки в тексте, оформление. Молодежной аудитории не понравится строгий стиль, в то время как для государственной структуры он будет обязателен.
  2. Описание процесса выбора товара потенциальным клиентом. Важно знать, как люди выбирают Ваш товар или услугу, что для них принципиально, как они принимают решение о покупке. От этого зависит, какие преимущества товара стоит добавить в коммерческое предложение. Например, если Вашим клиентам важна исключительно цена – стоит написать в КП информацию об акциях, скидках. Если им важны гарантии – необходимо написать о гарантийных условиях подробно. Разные люди выбирают разные товары по-разному.
  3. Описание преимуществ товара или услуги, важных для целевой аудитории. Сильные стороны товара нужно подчеркивать.
  4. Слабые стороны товара или услуги. Требуются для обработки в коммерческом предложении возможных возражений покупателей. Например, Вы не даете гарантию 3 года, как конкуренты. В коммерческом предложении можно написать: «Качество наших товаров подтверждено сертификатами и участием в выставках, а наши цены ниже на 20%. Гарантия на наши товары составляет 2 года». Таким образом Вы увели внимание потенциального клиента от слабой стороны предложения и сосредоточили внимание на сильных сторонах.

2. Написание коммерческого предложения, структура КП

В процессе написания коммерческого предложения автор:

  • выбирает стиль текста,
  • разрабатывает привлекательный заголовок,
  • оттачивает формулировки,
  • исключает возможность двоякого толкования каких-либо условий сделки,
  • работает над подачей информации при помощи списков, таблиц, диаграмм.

Оптимальный объем коммерческого предложения – от 1 до 2 страниц. На первой странице находится рекламная информация, на второй могут содержаться описания товара, цены, сроки поставок и иные данные для конкретной сделки. В редких случаях коммерческое предложение может занимать более 2 страниц.

Стандартная структура коммерческого предложения включает следующие пункты:

  1. Заголовок. Должен привлекать внимание и сообщать, что именно Вы предлагаете. В заголовках рекомендуется использовать слова, вызывающие интерес: скидка, акция, только до, специальные условия, распродажа, ликвидация остатков и подобные. Не рекомендуется использовать «желтые» заголовки на грани фола (могут вызвать негативную реакцию), а также заголовки-загадки, по которым не понятно, что Вы предлагаете (пример: «Наше предложение Вас удивит!»).
  2. Лид. Первый абзац должен поддержать интерес и вызвать желание подробно ознакомиться с предложением.
  3. Преимущества. Во втором и третьем абзаце необходимо подробно раскрыть преимущества товара. Желательно использовать таблицы, списки, диаграммы для лучшего визуального представления доказательств.
  4. Стимул к действию. В конце коммерческого предложения необходимо «дожать» клиента до нужного действия (звонка в компанию). Предложите клиенту специальные условия, если он позвонит до указанной даты, скидку, бесплатную дисконтную карту. Стимулируйте мгновенную реакцию после прочтения коммерческого предложения.
  5. Контактная информация. Напишите, что нужно сделать клиенту, чтобы заказать товар или воспользоваться услугой (куда позвонить, кого спросить, куда написать и т.д.)

В приложениях к коммерческому предложению можно добавить таблицы с подробным описанием характеристик (если это важно для клиентов), фотографии товара (если это важно), планировки (если Вы продаете недвижимость), спецификации, иную полезную для принятия решения информацию.

Необходимо адаптировать стандартную структуру для конкретных задач. Например, если Ваши клиенты не знакомы с товаром, стоит подробнее написать в коммерческом предложении о продукте, его назначении и пользе. Если клиенты в целом знакомы с продуктом, эту информацию необходимо изложить кратко (1-2 предложения).

Что нельзя писать в коммерческом предложении?

  1. Нельзя использовать прилагательные превосходной степени (лучший, самый и подобные). Использование подобных прилагательных возможно только в случае, если у Вас имеются доказательства, что Ваш товар лучший.
  2. Исключается сравнение с конкурентами, если результаты тестов Вы не можете подтвердить независимыми исследованиями (иначе конкуренты могут обратиться в суд). В крайнем случае можно сравнить параметры товара с неким «средним предложением на рынке» без указания конкретных производителей, марок.
  3. Если Ваши цены постоянно меняются, обязательно укажите в коммерческом предложении, что цены и иные условия носят информационный характер и коммерческое предложение не является офертой. Учтите, что подобные формулировки возможны только в общих коммерческих предложениях. В персонифицированных необходимо указывать точные цены, сроки поставок и иные параметры. Однако нужно оговаривать, до какого срока действует предложение. Например: «указанные цены в коммерческом предложении действуют до 10.08.2016 года».

3. Оформление коммерческого предложения

Когда Вы написали коммерческое предложение, его необходимо правильно оформить. Следуйте данным правилам:

  1. Оформляйте коммерческое предложение на фирменном бланке.
  2. Заголовки должны набираться более крупным шрифтом, чем основной текст.
  3. Важную информацию стоит выделить жирным шрифтом (не переборщите) или фоном.
  4. Перечисления оформляются списком – нумерованным или не нумерованным.
  5. Добавление фотографий в коммерческое предложение оживляет текст. Все фотографии должны быть подписаны.
  6. Если Вы используете в тексте диаграммы, позаботьтесь, чтобы данные на диаграммах хорошо читались.
  7. Проверьте, что коммерческое предложение приемлемо выглядит при распечатывании на ч/б принтере. Все данные читаются, фотографии выглядят привлекательно.
  8. При продаже digital-услуг рекомендуется сделать ссылки на кейсы с описанием результатов Вашей работы.
  9. Контакты менеджера или специалиста, ответственного за общение с клиентом, выделены и хорошо заметны. В тексте указаны рабочие часы, в которые представитель компании гарантированно ответит клиенту.

Чек-лист для проверки КП

  1. Проверьте, что коммерческое предложение мало «весит» (оптимально до 300-500Кб, в крайнем случае – до 1Мб). Ваше предложение могут скачивать клиенты, у которых медленный Интернет либо дорогой канал (мобильный интернет).
  2. Проверьте, что КП красиво выглядит как на экране компьютера, так и в распечатанном виде. Заголовок выделяется, текст читается без усилий, междустрочный интервал оптимальный, выравнивание текста – по левому краю.
  3. Проверьте, что объем документа составляет 1-2 страницы. Оптимально – 1 страница, поскольку длинные тексты читают неохотно.
  4. В коммерческом предложении предусмотрено место для добавления контактов менеджера, ответственного за общение с заказчиком (если КП неперсонифицированное и будет использоваться несколькими сотрудниками для отправки разным клиентам).
  5. Документ оформлен на фирменном бланке.
  6. В тексте нет фактических ошибок, цены и иные условия указаны верно, подписи к фотографиям отражают то, что изображено на снимках.
  7. В тексте имеются списки, таблицы, иные элементы для упрощения восприятия информации.

Где можно заказать написание коммерческого предложения?

Если у Вас нет времени на составление КП, поручить его создание можно копирайтерам. Данные специалисты занимаются подготовкой рекламных текстов, к числу которых относятся КП. Желательно выбирать копирайтеров с опытом в области подготовки КП, поскольку данный жанр текстов имеет свои особенности.

Хорошо, если специалист будет разбираться в Вашей сфере — это поможет ему составить более эффективное предложение.

Автор: Сергей Антропов (KadrofID: 5)
Добавлено: 31.07.2016 в 22:56

В избранное

Рекомендуем

Что такое Title, мета теги, заголовок h2 и как их правильно написать?

Когда вы пишете тексты для сайтов, вебмастера просят вас добавить в Title, мета-теги и заголовок h2 определенные слова. Давайте разберемся, что …

4 проблемы в текстах начинающих копирайтеров

Описанные проблемы касаются содержания текстов. Проблемы с орфографией и пунктуацией, оформлением, оптимизацией здесь не рассмотрены. Вы можете …

Темы мастер-классовРазвернуть

  • Копирайтинг и рерайтинг
  • Продвижение сайтов
  • Дизайн и юзабилити
  • Контекстная реклама
  • Веб-аналитика
  • Социальные сети и SMM
  • Прочие мастер-классы

Консультации

Коворкинг в москве срочно
Как удалить проект?
Как добавить портфолио на этом сайте?
Как можно подать объявление о поиске сотрудника?

8 советов, как написать эффективное и убедительное электронное письмо

Вам когда-нибудь приходилось заставлять себя отправлять электронное письмо? Потому что же.

Есть что-то монументальное в отправке электронного письма, которое вы не всегда получаете при других формах общения. А если вы не являетесь носителем английского языка, эта задача может показаться еще более сложной.

В этой статье вы найдете несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших электронных писем, независимо от вашей точки зрения. После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно и избавиться от этого беспокойства после отправки.

Начнем.

  • Как написать эффективное электронное письмо
    • Иметь убедительную тему письма.
    • Начните с соответствующего приветствия.
    • Привлекает внимание.
    • Пишите кратко и лаконично.
    • Следите за своим шрифтом.
    • Напишите простое закрытие.
    • Запланируйте свои электронные письма.
    • Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.
  • Советы по написанию электронных писем для международных команд

Как написать эффективное электронное письмо

  1. Имейте привлекательную строку темы.
  2. Начните с соответствующего приветствия.
  3. Привлекает внимание.
  4. Пишите кратко и лаконично.
  5. Следите за своим шрифтом.
  6. Напишите простое закрытие.
  7. Запланируйте свои электронные письма.
  8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

1. Привлекательная тема письма.

Строки темы могут как сделать вашу электронную почту успешной, так и помешать ей. Часто это решающий фактор в том, откроет ли кто-нибудь ваше письмо.

К сожалению, многие люди борются с этой частью.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная строка темы (кстати, пример из реальной жизни) расплывчата, косвенна и совершенно не намекает мне, о чем будет содержание письма.

Результат? Я мог бы удалить его или вообще проигнорировать.

Вот вариант получше:

Описательный, конкретный и говорит мне, что это введение.

Строки темы особенно важны, если вы обращаетесь к кому-то в первый раз. Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по вашей теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать хорошую строку темы, чтобы ваш получатель имел представление о том, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны электронных писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия по описательной строке темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и описывайте содержание вашего электронного письма. Не бойтесь поднимать всю тему. Вот несколько хороших примеров тем:

  • [Требуется действие] Ежемесячная маркетинговая встреча
  • FYI/Информационный
  • Запрос на [Вставьте сюда]
  • [Напоминание] Опрос для завершения | займет 2 минуты
  • [Имя] предложил мне связаться с вами
  • Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?

Если вы отправляете рекламное электронное письмо, избегайте вводящих в заблуждение строк темы, таких как:

  • RE:
  • ВПЕРЕД:
  • Срочно
  • Подтверждение заказа
  • Состояние учетной записи

Нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или кликбейтным заголовкам только для того, чтобы вызвать открытие. Согласно опросу Litmus 2019 года, они заставляют получателей чувствовать себя обманутыми и обманутыми. Вы потеряете доверие и в результате можете оказаться в их нежелательной почте.

Ваша электронная почта должна ассоциироваться с положительными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

2. Начните с соответствующего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. В приветствии есть два компонента: приветствие и вступительное предложение.

Надлежащее приветствие на самом деле зависит от ситуации. Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с «Уважаемый [X]».

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, кого знаете, или работаете в неформальной обстановке, то вполне нормально написать «Привет, [имя]» или «Привет, [имя]».

Есть также вариант «Кому это может быть важно», когда вы отправляете электронное письмо на групповой адрес электронной почты и не уверены, кто его прочитает.

Чего следует избегать, так это использования гендерных и неинклюзивных терминов, таких как «Привет, ребята» и «Мистер/миссис/миссис». в вашем приветствии.

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете открыть в своих электронных письмах:

  • Уважаемый [Имя]
  • [Имя]
  • Доброе утро/день
  • Привет команда
  • Привет
  • Привет

3. Привлекайте внимание.

После того, как вы получили приветствие, пришло время начать электронную почту.

В то время как строка темы определяет, будет ли открыто ваше электронное письмо, ваше вступительное предложение определяет, прочитано ли ваше электронное письмо до конца.

Если это введение, вы можете начать с чего-то, что, как вы знаете, заинтересует получателя. Вы можете узнать это, проведя небольшое исследование их профилей в социальных сетях. Возможно, они написали в Твиттере что-то интересное или недавно опубликовали что-то в LinkedIn, на которое вы можете сослаться.

Это поможет вам наладить взаимопонимание и показать, что вы не отправляете стандартное электронное письмо нескольким людям.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы отправляете электронное письмо коллеге или знакомому, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

С коллегой начните с «почему».

Ни у кого нет времени (и терпения), чтобы угадать, о чем электронное письмо. Чем раньше вы ответите на вопрос «почему», тем быстрее вы привлечете их внимание.

Быстрый совет: Если вы рассылаете коммерческие электронные письма и вам нужно вдохновение, чтобы точно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронной почты HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути клиента.

4. Ваше сообщение должно быть кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем около 319 миллиардов электронных писем в день по всему миру.

Эта статистика ясно показывает одну вещь: мы тратим много времени на чтение электронной почты. И из-за этого многие люди просто просматривают электронные письма, чтобы понять суть сообщения и перейти к следующему.

Имея это в виду, вы хотите оптимизировать свою электронную почту для удобства чтения и сканирования. Это будет выглядеть так:

  • Абзацы должны быть короткими.
  • Добавление маркеров.
  • Использование визуальных элементов для разделения текста.

Хотя вам может показаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого.

Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе, пришедшего на почту. Подумайте об этом так: каков главный вывод из вашего электронного письма и есть ли конкретное действие, которое вы хотите, чтобы ваш получатель предпринял?

Оттуда набросайте свое электронное письмо и, когда будете его перечитывать, убедитесь, что каждая добавленная вами строка помогает вам достичь этой цели. Если это не так, удалите его.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, вероятно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу. Вы можете использовать этот бесплатный инструмент для проведения совещаний, чтобы быстрее планировать свои совещания и избегать переписки по электронной почте.

5. Поддерживайте соответствие шрифту.

Если я получу такое электронное письмо, я немедленно удалю или предполагаю, что это мошенничество.

Электронная почта может быть интересной. Вы можете добавлять изображения, GIF-файлы и цвета. Тем не менее, есть способ сделать это, который не слишком раздражает и не отвлекает.

Это пример того, что не следует делать. В электронном письме используется несколько шрифтов, разных размеров шрифта и разных цветов. В результате глаз не знает, куда идти, и это немного подавляет.

Кроме того, сообщение теряется, так как ваш получатель слишком отвлекается на все эти элементы, борющиеся за его внимание.

Итак, эмпирическое правило: придерживайтесь одного шрифта. Если вы хотите использовать вторичный, используйте его экономно. Следуйте тому же правилу для цвета.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут неправильно отображаться на устройстве другого человека. Вместо этого используйте веб-безопасные шрифты электронной почты, например:

  • Arial
  • .

  • Курьер
  • Грузия
  • Гельветика
  • Люсида Санс
  • Тахома
  • Таймс Нью Роман
  • Требюше MS
  • Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что ваш получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от устройства или операционной системы.

6. Напишите простое закрытие.

Как только вы закончите с содержимым вашего электронного письма, пришло время закрыть его.

Вам не нужно придумывать что-то особенное — просто делайте закрытие простым и понятным.

Ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия, и все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных строк закрытия ниже:

  • С уважением
  • С уважением
  • Лучший
  • С уважением
  • Теплые пожелания
  • С уважением
  • Добрые пожелания
  • Спасибо
  • Береги себя

7. Расписание электронной почты.

Исследование Sleep Advisor, проведенное в 2020 году, показало, что около 54% ​​американцев проверяют свою рабочую электронную почту сразу после пробуждения или в течение часа после него.

Еще одно исследование Litmus о состоянии электронной почты в США в 2021 году подтверждает это. Выяснилось, что самое популярное время для чтения электронной почты — утро. Открытые ставки начинаются около 6 утра, но обычно достигают пика с 9 утра до полудня по местному времени.

Имея эту информацию, вы можете следовать одной из двух стратегий: отправлять электронную почту утром, когда вы знаете, что они пролистывают, или ждать менее занятого времени.

С одной стороны, ваша электронная почта рискует быть похороненной, если вы отправите ее утром. Однако, если вы подождете позже, ваша электронная почта может никогда не открыться.

Чтобы выяснить, что лучше всего подходит для обмена электронной почтой с вашей командой, нужно методом проб и ошибок выяснить, что лучше всего работает.

Если вы пишете электронное письмо кому-то из другого штата или страны, вы также должны учитывать часовые пояса. Полдень для вас может быть 7 часов вечера. для кого-то еще. Таким образом, имейте в виду, кто ваш получатель и когда он будет наиболее восприимчив к вашему электронному письму.

Совет: вы можете использовать наш бесплатный инструмент планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма отправляются в нужное время.

8. Проведите окончательную проверку орфографии и грамматики.

Вы почти у цели — не ошибитесь на последнем отрезке.

Представьте себе, что вы тратите время на создание идеального сообщения, а потом его игнорируют, потому что письмо изобилует орфографическими и грамматическими ошибками.

Вот как этого избежать: закончив составление электронного письма, скопируйте и вставьте его в Microsoft Word или Google Docs, чтобы быстро проверить грамматику, формулировку и орфографию.

В качестве альтернативы вы также можете использовать бесплатные программы проверки, такие как Grammarly, чтобы автоматизировать процесс во время черчения.

Источник изображения

Кроме того, прочитайте сообщение вслух, чтобы убедиться, что предложения не слишком длинные, звучат неуклюже или роботизированно. Вы хотите, чтобы ваша электронная почта звучала по-человечески .

Все эти советы помогут читателю сосредоточиться на вашем сообщении, а не на других элементах вашего письма.

Советы по написанию электронных писем для международных команд

Большинство людей вам этого не скажут, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы напишете хотя бы одно слово. Это начинается с вашего мышления.

Когда вы находитесь в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые общаются и убеждают.

Звучит логично… но как войти в «правильное настроение»? Что ж, есть два способа: поставить себя на место получателя и написать так, как вы говорите.

Подробнее об этом ниже.

Представьте, что вы получили электронное письмо, которое вы пишете.

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли его прочитать, не говоря уже о том, чтобы ответить на него? Или включил совершенно не относящееся к делу предложение?

Источник изображения

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили электронное письмо от рыболовной компании.

Одна из самых больших проблем, когда дело доходит до написания электронной почты, — это отсутствие сочувствия к получателю. Задайте себе следующие вопросы:

  • Почему я пишу этому человеку по электронной почте?
  • Подходит ли мне этот человек, учитывая, чего я пытаюсь достичь?
  • Ясно ли мое сообщение?
  • Не лучше ли это обсудить на совещании?
  • Каждая линия помогает или вредит моей цели?

Это особенно важно, когда вы отправляете электронное письмо кому-то новому, но все еще ценному при общении с коллегой.

Пишите так, как говорите.

Если вы не являетесь носителем английского языка, нормально чувствовать, что вы должны быть более формальными, когда дело доходит до написания электронной почты.

Однако это приводит к тому, что электронные письма чересчур формальные и кажутся неуклюжими или жесткими. Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, как будто один человек разговаривает с другим.

Вот краткий совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: Пишите активным залогом и избегайте пассивного залога .

«Действительный залог» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «страдательный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, например: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «будем очень признательны за ваши отзывы», попробуйте сказать «Я буду признателен за ваши отзывы». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос получен», попробуйте «я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что запись в активном залоге звучит более по-человечески.

Написание электронного письма не должно быть сложной задачей. С помощью этих простых советов вы всегда будете уверены, что ваша электронная почта эффективна.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в июле 2018 года и обновлен для полноты.

Темы:

Рекламная рассылка

Не забудьте поделиться этим постом!

Как написать электронное письмо | 100% Простота в использовании + Примеры

Хотите знать, как написать электронное письмо? Нужны какие-то указания о том, что куда и почему? Что ж, будь то первое электронное письмо, которое вы когда-либо составляли, или вы просто хотите освежить свою память, здесь вы найдете все, что вам нужно, на тему того, как правильно писать электронное письмо! Чтобы узнать о более продвинутых методах написания электронных писем, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как написать профессиональную электронную статью.

 

 

Форматирование и компоненты

Научиться писать базовое электронное письмо очень просто, и каждое электронное письмо, которое вы когда-либо писали, будет иметь один и тот же формат, требующий от вас адресации каждого из следующих компонентов:

 

  • К, СС, ВСС
  • Приложения
  • Строка темы
  • Приветствие
  • Корпус
  • Подписать

 

Здесь мы рассмотрим каждый из этих компонентов более подробно, чтобы вы точно знали, что делает электронное письмо отличным.

Spike позволяет писать электронные письма лучше, чем когда-либо

Получите шип бесплатно

К, СС, КБК

В этих полях, расположенных в верхней части сообщения электронной почты, вы будете размещать адреса электронной почты людей, с которыми хотите связаться. У каждого своя функция:

До

Сюда вы добавляете адрес(а) электронной почты вашего основного контактного лица.

СС

Используйте это вместе с «Кому» и адресами электронной почты в этом поле, если вы хотите, чтобы кто-то увидел сообщение, но вам не нужен ответ.

КБК

Используйте это вместе с «Кому», если вы хотите отправить электронное письмо нескольким людям, но вам необходимо сохранить конфиденциальность их адресов электронной почты.

 


Узнайте больше:

  • В чем разница между CC и BCC в электронной почте? Ваше полное руководство!

 


Вложения

Функция вложения в вашем электронном письме позволяет вам прикреплять подтверждающие документы, которые можно загрузить или просмотреть в вашем сообщении. Поддерживается большинство форматов, и в большинстве случаев вы можете включать текст, изображения, видео, аудио и GIF-файлы. Однако стоит помнить, что обычно существует ограничение на размер файла, который вы можете отправить.

 

Строка темы

Строка темы вашего электронного письма очень важна, излагающая намерение вашего электронного письма и то, что оно содержит.

 

О них часто забывают, но это плохая новость, поскольку они не только помогают получателю понять, что содержит тело вашего сообщения, но и гарантируют, что ваша электронная почта не попадет в корзину .

 

 

Приветствие

Всегда начинайте письмо с приветствия.

 

Научиться писать введение и приветствие по электронной почте очень важно, так как это позволяет вам быть вежливым и сообщить получателю цель вашего сообщения .

 

Официальные сообщения электронной почты, такие как заявление о приеме на работу или сообщение о продаже, требуют официального приветствия. При рассмотрении личных электронных писем или сообщений между близкими коллегами обычно можно использовать более непринужденное приветствие.

 

 

Корпус

Естественно, тело сообщения является важным элементом при написании электронного письма. Идеальное тело электронного письма должно быть сфокусированным, структурированным, с четкой целью и по существу .

 

Помните, что в электронном письме не ценятся качества рассказчика, и люди, как правило, теряют внимание и интерес, если вы не делаете свое электронное письмо кратким и по существу.

 

Всегда указывайте, о чем ваше письмо, в самом начале сообщения и размещайте информацию так, чтобы она была легко доступна при беглом чтении .

 

 

Подписать

Правильное завершение письма так же важно, как и его правильное начало, а обеспечение того, чтобы вы использовали правильный тип закрытия для предполагаемого получателя, гарантирует, что они знают, что сообщение готово.

 

Адаптируйте свое закрытие для каждого сообщения и, если вы не знаете, как подписать, всегда по умолчанию придерживайтесь формальностей.

 

Отправка и написание электронной почты — что нужно и чего нельзя делать

Есть много вещей, которые можно и нельзя делать при обучении написанию электронной почты:

 

До

Не

Пишите краткими строками темы . Пишите короткие и точные строки темы, чтобы получатель знал, что в вашем электронном письме.

Забудьте строку темы — Если вы забудете, ваше электронное письмо либо будет проигнорировано, либо попадет в папку со спамом.

Check To, CC и BCC — важно использовать правильную функцию в нужное время. Вы можете найти больше информации об этом здесь.

Электронная почта не тому человеку — Непроверка полей «Кому», «Копия» и «СК» — это прямой путь к катастрофе, а отправка электронных писем не тем людям в некоторых случаях может иметь последствия.

Будьте лаконичны – придерживайтесь сути и убедитесь, что ваши предложения понятны. Используйте параметры форматирования, чтобы внести ясность в свои мысли.

Пишите слишком много — электронные письма всегда должны быть максимально краткими, а многословные тексты могут оттолкнуть ваших получателей и гарантировать, что ваша информация не попадет в цель. После того, как вы написали основную часть письма, прочитайте его еще раз и постарайтесь отредактировать как можно больше.

Индивидуальный тон – Кому бы вы ни писали, убедитесь, что вы пишете подходящим способом. Не будьте формальными с членами семьи и не будьте небрежными с боссом!

Будь слишком повседневным — Формальности в письме, верите вы в это или нет, по-прежнему чрезвычайно важны в профессиональной среде. По этой причине использование того же тона, что и в приложениях для обмена мгновенными сообщениями, часто может быть плохой идеей. Всегда адаптируйте свой тон к своей цели и старайтесь не быть слишком небрежным при написании профессиональных электронных писем.

Проверьте, что у вас есть . Не забудьте проверить все функции электронной почты, такие как адреса электронной почты и вложения.

Забудьте о проверке — Если вы не проверяете свои электронные письма перед тем, как нажать кнопку «Отправить», вы подвергаете себя целому миру неприятностей. Проверьте текст письма и избавьте себя от головной боли позже.

Как написать электронное письмо — основы

При обучении написанию электронного письма после добавления адреса электронной почты получателя в нужное поле вам необходимо сосредоточиться на трех основных областях. Это:

 

  • Строка темы
  • Приветствие
  • Корпус
  • Подписать

 

Здесь мы приводим несколько примеров того, как вы должны подходить к каждому из этих элементов, чтобы вы могли составить свое электронное письмо.

 

Как написать строку темы электронного письма — примеры

Ваша строка темы должна быть краткой и точной и включать любую соответствующую информацию, которая необходима получателю для определения цели сообщения. Изучая, как написать строку темы электронного письма, вы можете использовать следующие примеры:

 

Строка темы

Назначение

Это мой новый адрес электронной почты

Если вы хотите поделиться своим новым адресом электронной почты со своими контактами.

Запрос информации

Если вы хотите запросить информацию у контакта или компании.

Только регистрация

Если вы давно не общались с кем-то и хотите узнать, как у него дела, или получить новости о проекте.

Введение. Привет Джейн, познакомьтесь с Джоном

Если вы хотите познакомить двух людей, которые раньше не встречались.

Срочно – подтвердите участие до вторника

Если вам нужен срочный ответ на встречу или мероприятие.

Как написать электронное письмо Введение — примеры

Ваше приветствие, приветствие или представление должны соответствовать предполагаемому получателю. Во многих случаях ваше введение в электронную почту будет вам знакомо из практики написания писем.

Приветствие

Назначение

Привет, Джемма,

Просто, дружелюбно и по делу. Чаще всего для электронных писем друзьям или семье.

Привет всем,

Просто, дружелюбно и по делу. Полезно для групповых писем.

Уважаемый г-н Смит,

Более формальный, используется, когда вы уже знаете человека, которому пишете.

Уважаемый господин/госпожа

Официальный. Используется, когда вы не знаете человека, которому пишете.

Кого это может касаться

Не используется в электронной почте. Немного архаичен.

 

Как написать тело письма — примеры

Тело вашего электронного письма должно содержать всю информацию, которую вы хотите передать, но не должно быть слишком длинным или сложным. Вот несколько советов:

Форматирование электронной почты

Назначение

Стандартный текст

Обычно самые важные моменты можно донести с помощью стандартных текстов. Просто помните, чтобы не переборщить. Иногда второе электронное письмо может иметь больше смысла.

Пункты списка

Простые и ясные маркированные списки помогут получателю быстро понять суть сообщения.

Жирный

Если вам действительно нужно что-то выделить, может помочь выделение части текста полужирным шрифтом.

Курсив

Иногда используется курсив, хотя и не часто. Например, они могут быть полезны для указания названий публикаций или отчетов.

Цвет

Держитесь подальше от цвета. Некоторые почтовые приложения не поддерживают его, и если вы будете злоупотреблять им, ваша электронная почта может быть непонятна.

 

Как написать подпись электронной почты или выйти из нее — примеры

Подписать электронную почту очень просто, и вы можете выбрать, как вы это сделаете, в зависимости от того, кому вы пишете. Вот несколько идей:

 

Пример

Назначение

Любовь

Используйте это для друзей или семьи или неофициальных электронных писем людям, которые вам небезразличны.

Спасибо

Просто, удобно и легко. Используйте это, когда вы знаете кого-то и хотите сказать спасибо.

С наилучшими пожеланиями

Профессионально и просто. Используйте эту или подобные альтернативы, когда вам нужно написать профессиональное электронное письмо.

Лучший

Немного менее формальный и полезный, когда вы отправляете много электронных писем на работе.

С уважением

Похож на два других, но немного холоднее!

 

Как написать электронную почту как босс — полные примеры

Здесь мы рассмотрим несколько распространенных примеров написания электронных писем, чтобы помочь вам скомбинировать перечисленные выше элементы и улучшить свою технику работы с электронной почтой.

 

 

Как написать электронное письмо другу или члену семьи

При написании электронного письма другу или члену семьи вам не обязательно указывать такую ​​подробную строку темы, как в более профессиональной среде. Что-то вроде «Наверстать упущенное» будет достаточно. Когда вы представитесь, вы сможете вести с ними более разговорный тон. Вы можете использовать неформальное введение, например «Привет, Сэм», когда начинаете с ними разговор.

 

Поскольку вы разговариваете с близким вам человеком в нерабочей обстановке, вы можете относиться к этому так же, как к разговору в текстовом сообщении. Вы захотите использовать дружелюбный тон, но это не значит, что вы не должны быть краткими и ясными. Не болтайте, так как они, скорее всего, пропустят вашу информацию, если это так. При закрытии сообщения допустимы такие приветствия, как «Люблю», «От кого» и т. д., в зависимости от характера ваших отношений.

 

Пример 

 

Привет Джейн,

 

Я просто хотел проверить, получили ли вы мое приглашение на День Благодарения? Пожалуйста, дайте мне знать, если вы приедете, чтобы я знал, сколько индейки готовить!

 

Любовь,

 

Марта

 

 

Как написать электронное письмо учителю или профессору

Когда вы отправляете электронное письмо учителю или профессору, вам следует использовать гораздо более четкий тон, чем обычно. В этой обстановке этот человек является академиком, поэтому требуется формальность. Ваше представление должно быть очень формальным. В нашем примере ниже мы используем «Уважаемый» как лучший вариант. Отправляя электронное письмо профессору, будьте очень лаконичны и по возможности используйте маркированные списки, чтобы ясно изложить свою точку зрения. Закрывая письмо, используйте официальное приветствие, например «С наилучшими пожеланиями 9».1051».

 

Пример

 

Уважаемый профессор Смит,

 

К сожалению, из-за болезни я хотел бы попросить продлить срок нашего текущего проекта. Если возможно, я хотел бы продлить до понедельника. Пожалуйста, дайте мне знать, если это работает для вас.

 

С уважением, 

 

Джон Терри

 

Как написать электронное письмо для заявления о приеме на работу 

При отправке электронного письма с заявлением о приеме на работу потребуются формальности. Ваша тема должна включать «Заявление — НАЗВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ». Во введении используйте формальный вариант, например «Уважаемый». В теле сообщения четко укажите, что ваше резюме и сопроводительное письмо прилагаются (не забудьте их прикрепить!).

 

Пример

 

Уважаемый господин/госпожа,

 

Пожалуйста, найдите прилагаемое мое вступительное письмо и резюме в заявке на должность помощника по маркетингу, как рекламируется на вашем веб-сайте. Вы найдете всю необходимую информацию в этих документах, однако, если вам потребуется что-то еще, вы можете связаться со мной по мобильному телефону или по электронной почте.

 

С уважением, 

 

Лоррейн Листер

 

 

Как написать письмо с благодарностью после собеседования

Пройти собеседование достаточно сложно, поэтому сделайте что-нибудь, чтобы выделиться среди остальных соискателей и отправьте благодарственное письмо после собеседования. В теме письма укажите, что вы благодарите интервьюера за уделенное время и внимание. Во введении используйте начало «Дорогой ИМЯ ». В теле поблагодарите их за уделенное время и дайте им знать, что вы готовы встретиться снова, если это необходимо. «С уважением — отличное завершение, чтобы использовать его в качестве приветствия.

 

Пример

 

Уважаемый Ян,

 

Спасибо, что дали мне время поговорить с вами и узнать больше о доступной роли. Было очень приятно связаться с вами и обсудить, как я мог бы занять должность младшего специалиста по маркетингу.

 

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация или если вы хотите организовать еще одну встречу, чтобы обсудить, как мы можем действовать. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшем будущем.

 

С уважением, 

 

Лоррейн Листер

 

 

Как написать электронное письмо для деловых целей

Электронная почта — это язык делового общения, поэтому важно знать, как освоить первоклассные навыки работы с электронной почтой, чтобы продвигаться по карьерной лестнице. «Привет, команда» или «Привет всем» идеально подходит для отправки группе людей, но для одного человека используйте «Привет ИМЯ» . Четко укажите цель электронного письма, предполагаемый результат (запланированная встреча, просмотренные документы и т. д.), а затем сообщите сроки. При закрытии используйте «Спасибо » или «С наилучшими пожеланиями » .

 

Пример 

 

Здравствуйте, команда,

 

В приложении вы найдете последние данные о продажах за последний квартал. Если у вас есть какие-либо комментарии, пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую.

 

Лучший,

 

Эмма Уотсон

Менеджер по продажам

Компания ABC

 

Как написать электронное письмо – часто задаваемые вопросы

Зачем писать электронное письмо?

Электронная почта — это метод цифрового общения номер один в мире, а его простота и удобство в использовании означают, что он по-прежнему популярен, несмотря на то, что он довольно старый. Вы можете написать электронное письмо по ряду причин, в том числе для того, чтобы поддерживать связь с друзьями или семьей, подать заявку на работу, пообщаться с коллегами или даже просто запросить информацию.

Кто может написать электронное письмо?

Любой, у кого есть приложение электронной почты и адрес электронной почты, может написать электронное письмо, и оно остается одним из самых популярных способов связи благодаря своей доступности и простоте использования.

Как написать адрес электронной почты?

Ваш адрес электронной почты будет состоять из трех или четырех компонентов. Это: ваше имя (или другой идентификатор), знак @ и домен вашего почтового провайдера. Обычно это домен .com или .net, однако это зависит от вашей почтовой службы.

Куда вводить тему?

Строка темы обычно находится в самом верху сообщения электронной почты, сразу под полями «Кому», «Копия» и «СК», в которые вы вводите адреса электронной почты своих контактов.