Как управлять своим временем практика тайм менеджмента: Тайм-менеджмент: как управлять своим временем

Содержание

Тайм-менеджмент: как управлять своим временем

Опубликовано:

Тайм-менеджмент — искусство управлять своим временем: Pixabay

Тайм-менеджмент — это не просто управление рабочим временем. Подход помогает планировать домашние дела и отдых, учебу. С ним удается избежать чрезмерной нагрузки, увеличить производительность. Принципы и правила тайм-менеджмента помогут упорядочить жизнь и научат всюду успевать.

Что такое тайм-менеджмент и для чего он нужен

Процесс организации времени, при котором повышается эффективность человека, называется тайм-менеджмент. Определение довольно обобщенное, но позволяет понять суть.

Понятие «time management» переводится как ‘управление временем’ и объединяет целый комплекс действий:

  • осуществление контроля за временем, которое расходуется на определенные задачи;
  • сокращение длительности каких-либо процессов;
  • повышение эффективности труда и продуктивности.

Для чего планировать время

Тайм-менеджмент — это универсальный механизм, который поможет устранить дефицит времени. Дополнительно он позволяет освоить несколько полезных методов и получить навыки:

  • планирования;
  • анализа затрат времени;
  • постановки задач;
  • распределения;
  • определения приоритетности;
  • делегирования функций;
  • контроля за выполнением.

Еще сравнительно недавно тайм-менеджмент рассматривался как инструмент, созданный сугубо для бизнеса или промышленного производства. Его внедрение показало: если избежать необоснованного расходования времени, то каждый работник сможет трудиться эффективнее и при этом меньше устанет.

Применение тайм-менеджмента давно вышло за рамки цехов и офисов. Сейчас школьники и студенты, домохозяйки и пенсионеры, мамочки в декрете и самозанятые пытаются разобраться, как управлять временем.

Организация времени — вещь полезная для обычного человека, потому что обеспечивает повышение качества жизни. Человек, который навел в жизни порядок, редко испытывает стресс. Он полноценно отдыхает и все делает вовремя.

Трудность в том, что необходимо научиться:

  • решать, от каких дел отказаться и кому их поручить;
  • выбирать метод тайм-менеджмента;
  • распределять дела с учетом оптимальности и приоритетности;
  • организовывать нормальный досуг и отдых.

Тайм-менеджмент: Pexels

Методы тайм-менеджмента

Методик управления временем немало, но только некоторые доказали свою эффективность. Используйте их на работе и дома, чтобы успевать больше и уставать меньше:

  • Метод «Помидора» предложил Ф. Чирилло в 1980-х годах. Он рекомендовал сосредоточиться на выполняемой задаче на короткий период (25 минут), а после этого отдохнуть 5 минут. Трудовая сессия состоит из 4 отрезков и завершается перерывом в 45 или даже 90 минут. Чтобы метод дал результаты, четко определите приоритетность задач, не отвлекайтесь на посторонние вопросы до ближайшего перерыва. Оптимально использовать таймер или специальное приложение.
  • Метод «Альпы» предполагает разделение процесса на пять этапов: определите задачи, которые следует выполнить, оцените сколько времени придется потратить, зарезервируйте время с запасом (к каждому выделяемому часу добавьте еще 40 минут). Решите, что сделаете сами, а какие дела перепоручите. Проконтролируйте выполнение заданий.
  • Метод АВС помогает определить приоритетность. Для этого все задания разделите на три группы. В «А» входят самые важные дела: не более 15 от общего числа, обеспечивают достижение цели на 65%. Ими занимайтесь лично. Группа «В» — это не менее важные задачи (их не более 20%, достижения цели на 20%). При возможности перепоручите их выполнение. В «С» включены малосущественные дела (объем в трудозатратах — 65%, значимость — 15%). Эти задачи поручаются другим людям.
  • «Матрица Эйзенхауэра» — метод, который удобен для оценки задач. Приоритетность дел определяется по двум критериями — важность и срочность. Все задачи, которые имеют признак важных, выполняет наиболее компетентный и ответственный работник (член семьи) в порядке срочности. Неважные и одновременно несрочные дела передаются подчиненным.

Оперируя этими методами, нетрудно максимально эффективно организовать свое время.

Тайм-менеджмент: принципы: Pixabay

Тайм-менеджмент: основные принципы

Главным элементом тайм-менеджмента остается планирование. Достаточно потратить четверть часа на план следующего дня, и этого хватит, чтобы сэкономить минимум 1–1,5 часа.

Только четкое понимание того, что необходимо сделать в перспективе, помогает повысить отдачу от труда минимум на 25%:

Как планировать время (пример)

Занимаясь любым делом, учитывайте четыре момента:

  • собственную функцию;
  • цель;
  • дополнительные задачи;
  • выделенный отрезок времени.

Например, главная цель — прием гостей. Собственная функция хозяйки — это приготовление праздничного угощения. Дополнительные задачи:

  • покупка продуктов;
  • уборка и украшение дома;
  • сервировка стола и т. д.

Время — 10 часов.

Соответственно, хозяйка берет на себя те дела, с которыми никто больше не справится (приготовление еды, например). Покупка продуктов и уборка дома поручаются супругу и детям. Стол сервируется силами всей семьи. Если задачи выполняются параллельно, то семья успеет подготовиться к приходу гостей за четыре часа.

При этом в тайм-менеджменте рекомендуется всегда создавать резерв времени. Таким образом, только 60% срока тратится на достижение главной цели. Запас составляет 40%.

Планирование дает максимальный эффект только при системном подходе. Возьмите за правило с вечера решать, что сделать завтра. Определенный перечень задач (дополнительный) распределите на всю неделю (месяц). Например:

  1. Стирка — во вторник.
  2. Уборка — каждую среду и субботу.
  3. Прогулка — ежедневно по вечерам.
  4. Покупка продуктов — четверг и т. д.

Основы тайм-менеджмента помогут оптимизировать недельное расписание. Не важно, идет ли речь о рабочих обязанностях или домашних.

Кроме того, на среднесрочную перспективу составьте четырехнедельный план, в котором учтены менее неотложные задачи: походы в кино, встречи с родственниками, пикники, покупка промтоваров и одежды и пр.

Тайм-менеджмент: практика: Pexels

Тайм-менеджмент на практике: советы

Большинство людей не могут организовывать свой рабочий процесс. Эта задача находится в ведении руководства их предприятий. Однако есть свободное от работы время, которое тоже следует контролировать.

Правильная организация досуга помогает использовать каждую свободную минуту максимально эффективно:

  1. Так, чтобы не тратить много свободного времени на домашние дела, позаботьтесь о грамотном обустройстве быта — приобретите домашнюю технику. Один большой холодильник позволит сделать визиты в магазин менее частыми, а это сэкономит время и деньги (мелкий опт всегда выгоднее).
  2. Учитесь сочетать приятное с неизбежным: в командировке найдите время на осмотр интересных мест. Узнайте о расположении достопримечательностей еще до поездки, чтобы потом их не искать.
  3. Не делайте много дел одновременно— это только повышает нагрузку и снижает эффективность работы.

Человек, решающий параллельно несколько задач, постоянно что-то забывает, из-за этого нервничает и трудится хуже. В то же время, если какое-то дело занимает не более пяти минут, сделайте его сразу.

Также:

  1. Не жертвуйте отдыхом и не берите работу на дом. Здесь многое отвлекает, в результате на дело потратите больше времени, а на сон останется меньше.
  2. Как на работе, так и на отдыхе ограничьте время, проводимое в соцсетях. Бесцельное созерцание бесконечных постов утомляет мозг.
  3. Проверяйте почту и мессенджеры несколько раз в день, а в остальное время забудьте о них. Деловое общение ведите по голосовой связи: это быстрее.
  4. Умейте отказывать. Задачу, за которую несете личную ответственность, всегда выполняйте до конца. Только после этого беритесь за следующую. Не взваливайте на себя чужие дела, даже если своих не слишком много.

Тайм-менеджмент — искусство управлять своим временем: Pexels

Личный тайм-менеджмент не станет панацеей, но позволит упорядочить жизнь. Необходимо научиться составлять реалистичные планы, определять приоритетность дел и отказаться от маловажных и бессмысленных занятий.

Оригинал статьи: https://www.nur.kz/family/self-realization/1717471-taym-menedzhment-kak-upravlyat-svoim-vremenem/

18 ресурсов, чтобы стать гуру time management

Управляй своим временем: 18 ресурсов, чтобы стать гуру time management

СаморазвитиеПодписаться

Group 7Created with Sketch.

Удивительно, насколько много мы пытаемся успеть каждый день, но при этом количество дел все не уменьшается, а первостепенных задач становится только больше. В современном стремительном мире укладываться в абсолютно все сроки — затея из разряда фантастики. По крайней мере, так может показаться на первый взгляд. Сделали подборку из 18 курсов, видео, книг и статей, которые откроют глаза на то, как устроен тайм-менеджмент. Спойлер: на самом деле, успевать везде не так уж сложно, если начать переносить советы по управлению временем на практику.

Курсы

Организатор: Udemy
Стоимость: бесплатно

Максимально короткий курс, в котором собраны только полезные и простые инструменты. Без лишней теории вы узнаете о том, как группировать задачи, быстро и эффективно обучаться, а также чем могут быть полезны чек-листы, если вы хотите научиться управлять своим временем.

Организатор: 4Brain
Стоимость: бесплатно

Серия статей, объединенная тематикой тайм-менеджмента. По ходу обучения вы узнаете, на чем основывается целеполагание, как грамотно расставлять приоритеты, а также какие простые приемы помогут лучше планировать жизнь уже сегодня.

Организатор: TimeMaster
Стоимость: бесплатно

Из этого курса вы узнаете не только о том, как лучше планировать свое время, но еще и о том, как отказаться от ненужных дел, оптимизировать рутинные процессы и добавить к своему рабочему дню как минимум 2 часа свободного времени.

Организатор: Академия IT
Стоимость: бесплатно

Онлайн-курс, который поможет сделать первые шаги к тому, чтобы определиться, что на самом деле важно для вас, а также организовать дела так, чтобы работать с максимальной эффективностью и всегда добиваться поставленных целей.

Организатор: GeekBrains
Стоимость: бесплатно

Когда вокруг так много задач, которых становится только больше, очень сложно не разорваться между ними и не начать делать все и сразу. Видеокурс расскажет о том, как быстрее и легче добиваться своих целей и прикладывать меньше усилий для достижения большего результата.

Организатор: Coursera
Стоимость: бесплатно

В этом курсе вы узнаете, что именно мешает вам планировать жизнь эффективно, и получите практические рекомендации о том, как преодолеть эти препятствия. Вы также научитесь распределять свои ресурсы, видеть перспективы и возможности, чтобы предотвращать кризисы и управлять своим временем. Курс на английском языке.

Видео

Как управлять своим временем еще эффективнее

Длительность: 5 минут
Язык: английский (есть русские субтитры)

Удивительно, но факт: и перед людьми, и перед компьютерами всегда стоит одна и та же задача — добиться того, чтобы сделать как можно больше, затратив минимум ресурсов. За последние 50 лет ученые далеко продвинулись в изучении этого вопроса и нашли несколько эффективных стратегий для качественного управления своим временем. Брайан Кристиан рассказывает, как использовать некоторые из этих идей, чтобы вынести из них максимальную пользу в повседневной жизни.

Философия тайм-менеджмента

Длительность: 12 минут
Язык: английский

Брэд Эон, доктор философии и исследователь из Школы бизнеса Джона Молсона, сосредоточился на управлении временем и изучении того, как найти work-life balance. В своем выступлении на мероприятии TEDx он рассказал о своих идеях, а также о том, как принимать решения эффективно и соразмерно поставленной цели.

Советы по эффективному тайм-менеджменту

Длительность: 2 минуты
Язык: английский

Короткий, но наглядный видеоурок, который в сжатой форме расскажет вам об одном простом, но эффективном упражнении по управлению временем.

Тайм-менеджмент. Уроки от Брайна Трейси

Длительность: 44 минуты
Язык: русский

Видеоинтервью с Брайаном Трейси, канадско-американским профессиональным оратором и автором книг по личностному росту. Из видео вы узнаете несколько простых рекомендаций и жизненных историй о том, как управлять своим временем эффективно.

Книги

Люси Джо Палладино
Издательство Манн, Иванов и Фербер, 2017

Многим до сих пор кажется, что многозадачность — ключ к решению многих проблем и эффективному планированию. Однако практика показывает, что большего добиваются те, кто умеет полностью сосредотачиваться на текущей задаче. Тем не менее, в условиях интернета, мобильных телефонов и прочих отвлекающих факторов это весьма редкий навык. Автор книги, психолог с 35-летним стажем, исследовала внимание на протяжении долгих лет и делится своими наблюдениями в книге. Если вы хотите лучше планировать свое время, научитесь управлять вниманием, книга поможет вам освоить этот непростой, но необходимый навык.

Дональд Рос
Издательство Манн, Иванов и Фербер, 2016

Вряд ли встретишь человека, который бы с уверенностью заявил, что смог реализовать все задуманные идеи. Так или иначе, определенные мысли, мечты и планы так и остаются незамеченными, и если вы спросите «почему?», то, скорее всего, ответ будет «из-за недостатка времени». Автор книги, дизайнер и предприниматель, рассказал о том, как с помощью простого метода «список не дел» почистить свой график и найти время на то, что действительно важно и интересно.

Керри Глисон
Издательство Манн, Иванов и Фербер, 2012

Автор книги рассказывает о том, как справиться с привычкой откладывать дела на завтра, избавиться от преследующего ощущения нехватки времени и начать получать удовольствие от работы, просто научившись планировать свое время.

Светлана Иванова
Издательство Альпина Паблишер, 2021

Автор книги считает, что время, подобно ветру, течению реки или климату, — это то, чем невозможно управлять. Оно существует само по себе, независимо от влияния человека. Однако со временем можно научиться дружить. В книге вы найдете советы о том, как, в первую очередь, услышать самого себя и понять, какие у вас приоритеты в жизни. Также вы получите практические советы и сможете пройти тесты, чтобы определить, что вас мотивирует, какие у вас способности и факторы демотивации. Сделав это, вы сможете «договориться» со временем так, чтобы оно работало вам на пользу.

Часто нам хватает времени на все, и никак не найдется свободной минуты для того, чтобы освоить новый навык или приобрести полезное, актуальное знание. Тем не менее, необходимость постоянно учиться и совершенствовать свои скиллы наиболее актуальна в современном мире, и от этого становится только сложнее. В этой статье мы собрали несколько рекомендаций о том, как управлять своими занятиями и все-таки найти время на саморазвитие.

Галина Кушнарева, мать двоих детей, коуч, бизнес-тренер и автор курса по тайм-менеджменту в своей колонке на Forbes поделилась полезными рекомендациями для мам о том, как совместить работу и уход за детьми, не заработать эмоциональное выгорание и успешно развиваться как специалист. Хоть материал в первую очередь ориентирован на молодых мам, советы пригодятся всем, кто желает научиться управлять временем.

Может показаться, что быть занятым и быть продуктивным — это синонимичные понятия, однако это не так. Большое количество дел еще не обязательно свидетельствует о том, что каждая из задач работает на результат. Часто мы, сами того не замечая, уделяем внимание тому, от чего вовсе стоит отказаться. Перевели статью маркетолога и блогера Камми Фам, в которой он поделился вещами, от которых стоит отказаться, чтобы освободить свое время от неинтересной и ненужной работы.

Тяжело в принципе все успевать, но когда вы еще и лидер, ответственный за работу целой организации, — ситуация в разы усложняется. В статье подробно разобраны принципы тайм-менеджмента, основанные на экономических законах, которые применяют крупные корпорации в своей корпоративной практике.

Валерия Шаповалова

Теги

#начальный уровень

#личная эффективность

#soft skills

Смотрите также

Саморазвитие

Как управлять деньгами: 7 книг по финансовой грамотности

Саморазвитие

Что такое субъективное время или Почему оно может позволить себе остановиться?

Саморазвитие

Эрудиция и интеллект: возможно ли одно без другого

Саморазвитие

День Победы: краткая история празднования 9 мая

Саморазвитие

От позорного клейма до национальной гордости: как «Сделано в Китае» стало знаком качества

Саморазвитие

Дьявол в деталях, или Как работает теория разбитых окон на работе и в жизни

Показать еще

8 советов по тайм-менеджменту для студентов

Учеба в колледже может быть стрессовой для многих студентов, и управление временем может быть одним из самых важных, но сложных навыков, которые нужно освоить.

Посещение занятий, подготовка к экзаменам, заведение друзей и отдых и депрессия могут быстро заполнить ваш график. Если вам часто хочется, чтобы в сутках было больше часов, это руководство предложит студентам советы по управлению временем, чтобы вы могли выполнять то, что вам нужно, веселиться с друзьями и выкраивать ценное время для себя.

1. Создайте календарь

Пусть вас не застанет врасплох важный документ, который нужно будет сдать через два дня, или ужин с семьей в тот же вечер, когда вы запланировали групповое занятие. Создайте для себя календарь со всеми предстоящими дедлайнами, экзаменами, общественными мероприятиями и другими временными обязательствами заблаговременно, чтобы вы могли видеть, что происходит.

Храните свой календарь там, где вы можете видеть его каждый день, например, в ежедневнике или на стене над рабочим столом. Если вы предпочитаете цифровой календарь, проверяйте его каждый день в первую очередь, чтобы важные события оставались свежими и всегда были в центре внимания. Для большей эффективности убедитесь, что вы можете интегрировать его с другими вашими инструментами, такими как ваша электронная почта.

Варианты цифрового календаря включают: 

  • Календарь Google 
  • Календарь Outlook
  • Фантастический
  • Calendly

2. Установить напоминания

После вы создали свой календарь, давайте себе периодические напоминания, чтобы не сбиться с пути, например, заполните учебное пособие заранее или запланируйте встречу для группового проекта. Знание крайних сроков важно; однако не менее важно оставаться в курсе микрозадач, связанных с соблюдением этих сроков. Вы можете установить будильник на своем телефоне, записать его в планировщик или добавить оповещение в свой цифровой календарь. Напоминания помогут предотвратить ускользание вещей в особенно беспокойные дни.

Убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы подготовиться к этому большому тесту или написать итоговую работу. Тайм-менеджмент заключается в том, чтобы заранее настроить себя на успех и дать себе инструменты для уверенного выполнения задач.

Прочтите наши блоги, Ваш путеводитель по успешной работе в колледже и 10 лучших советов по обучению, чтобы учиться как студент Гарварда, чтобы узнать больше.

3. Составьте индивидуальный график

Повседневная жизнь каждого человека уникальна и уникальна, поэтому убедитесь, что ваш график подходит именно вам. После того, как вы учли постоянные обязательства, такие как занятия или ваши смены на работе, добавьте учебные занятия, внеклассные занятия, работу по дому и поручения, а также социальные обязательства.

Учитывайте свой личный ритм. Если вы обычно начинаете свой день полным энергии, запланируйте на это время учебу или выполнение домашних дел. Если во второй половине дня вы впадаете в депрессию, дайте себе время, чтобы без чувства вины передохнуть перед телевизором или повидаться с друзьями.

Наличие удобного для вас расписания поможет максимально использовать ваше время. Кроме того, точное знание того, когда у вас день стирки или когда ваша очная тренировка по волейболу каждую неделю, поможет вам не пытаться запихнуть все в один день (или остаться без чистых носков!)

Изучите летние курсы колледжа.

4. Используйте инструменты, которые работают на вас

Так же, как ваш календарь и расписание, инструменты, которые вы используете для поддержания порядка, должны подходить именно вам. Некоторые студенты предпочитают физические планировщики и бумагу, в то время как некоторые предпочитают полностью перейти на цифровые технологии. Ваш календарь может помочь вам в долгосрочном планировании, но большинство из этих инструментов лучше всего подходят для расстановки приоритетов изо дня в день.

Узнайте, что лучше всего соответствует вашим потребностям, воспользовавшись некоторыми из следующих предложений:

Планировщики

Планировщики могут помочь вам отслеживать долгосрочные сроки, такие как важные сроки сочинения, предстоящие экзамены, встречи и встречи. Они часто предоставляют ежемесячный обзор каждый месяц, а также ежедневные разделы планирования, чтобы вы могли идти вперед.

  • Papier — скидка 20% для студентов изо дня в день, а иногда даже час за часом — может помочь вам выполнять все, что вам нужно, с меньшим стрессом.

    • Asana
    • Trello
    • Структурированное приложение

    Ведение заметок

    От уроков до учебных занятий и поручений — отслеживать все может быть ошеломляюще. Хранение всего в одном месте, будь то в пути или на рабочем столе, может помочь вам быть организованным.

    • Журналы Bullet
    • Notion
    • Evernote

    5. Расставьте приоритеты

    Иногда действительно нужно сделать слишком много, а времени слишком мало. В таких случаях потратьте всего несколько минут, чтобы оценить свои приоритеты. Подумайте, какие сроки наиболее срочные, а также сколько энергии у вас есть.

    Если вы можете сначала выполнить простые задачи, попробуйте избавиться от них, прежде чем переходить к задачам, требующим большой концентрации. Это может помочь уменьшить давление, вычеркнув пару дел из своего списка дел, не увязая слишком рано.

    Если вы изо всех сил пытаетесь уместить все в своем графике, подумайте, что вы можете отложить или что вы можете просто сказать нет. Ваши друзья, скорее всего, поймут, если вам придется встретиться с ними за кофе в другой раз, чтобы попасть на последний сеанс в библиотеке перед сложным экзаменом.

    6. Найдите время, чтобы повеселиться — и для себя

    Тайм-менеджмент — это не только выполнение работы. Это также означает, что вы можете поставить себя и свое психическое благополучие на первое место. Постоянное включение времени для себя в свое расписание помогает поддерживать баланс между психическим здоровьем и жизнью. Также может быть полезно иметь что-то, чего можно с нетерпением ждать, когда вы переживаете стрессовые периоды.

    Отправляетесь ли вы на велосипедную прогулку вдоль реки, проводите время с друзьями и семьей или просто отсыпаетесь в воскресенье, знание того, что у вас есть место, чтобы расслабиться и заняться любимыми делами, может обеспечить вам душевное спокойствие.

    7. Найти поддержку К счастью, у вас есть много людей, которые поддерживают ваш успех. Держите себя и своих одноклассников на задании, найдя ответственного партнера или товарищей по учебе.

    Напомните своим соседям по комнате, когда вам нужно дополнительное место для работы на бумаге.

    Академический информационный центр вашей школы также готов оказать вам поддержку и указать правильное направление, если вам потребуется дополнительная помощь. Организоваться и оставаться организованным — это совместные усилия, и никто не может сделать это самостоятельно.

    8. Будьте реалистом и гибким Будьте терпеливы к себе, когда что-то идет не по плану. При составлении календаря, расписания и списка приоритетов будьте реалистичны в отношении того, чего вы можете достичь, и включите резервное время, если вы не уверены. Это может помочь уменьшить препятствия и потенциальное трение.

    Тайм-менеджмент — это не только соблюдение жесткого графика, но и предоставление себе пространства для перемен.

    Узнайте больше о наших летних программах.

    14 октября 2022 г.

    Блог

    Об авторе

    • Лиан Парсонс

      Лиан Парсонс — писатель и журналист из Бостона. В настоящее время она является продюсером цифрового контента в Гарвардском отделе непрерывного образования. Ее подписи можно найти в Harvard Gazette, Boston Art Review, Radcliffe Magazine, Experience Magazine и iPondr.

    Читать Далее

    Блог

    Управление стрессом в старшей школе

    У нас могут быть разные причины, но стресс испытывают все. Вот некоторые из распространенных причин, по которым старшеклассники испытывают стресс, и что они могут с этим поделать.

    15 Передовой опыт управления временем для повышения производительности

    Передовой опыт управления временем является ключом к повышению производительности. «Не говорите, что у вас недостаточно времени. У вас ровно столько же часов в день, сколько было уделено Хелен Келлер, Пастеру, Микеланджело, Матери Терезе, Леонардо да Винчи, Томасу Джефферсону и Альберту Эйнштейну». — Х. Джексон Браун младший

    Тайм-менеджмент может стать проблемой в повседневной жизни. Но, как прекрасно видно из приведенной выше цитаты, у вас по-прежнему есть столько же времени, сколько и у самых успешных людей в мире. Итак, в чем разница?

    Это сводится к тому, что они знают о следующих 15 лучших методах управления временем для повышения производительности.

    1. Ведите журнал рабочего времени.

    «Если вы хотите лучше проводить время, первым делом нужно выяснить, как именно вы проводите его сейчас. Хотя полезно записывать день или два, я рекомендую следить за своим временем в течение недели, чтобы получить наилучшее представление о жизни», — предлагает Лаура Вандеркам, автор книги «Я знаю, как она это делает: как успешные женщины добиваются большего». Их время»

    «Неделя — это цикл жизни, как люди ее проживают на самом деле (какой для вас обычный день? Вторник или суббота? совсем другая картина жизни)».

    2. Ставьте цели.

    Очевидно, что вы не можете управлять временем в буквальном смысле — каким бы удивительным вы ни были. Однако вы можете управлять тем, как вы используете свое время. И то, как вы используете свое время, всегда должно руководствоваться эффективной постановкой целей.

    На самом деле, одним из самых важных навыков тайм-менеджмента, которым вы можете овладеть, является умение использовать время так, чтобы оно наилучшим образом служило вашим целям.

    Итак, в следующий раз, когда вы зададитесь вопросом, как тратить время более разумно, сосредоточьтесь на действиях, которые могут помочь вам в достижении ваших целей.

    3. Сначала выполните самое важное задание.

    Многие утверждают, что это ключ к тайм-менеджменту. И это довольно простая задача.

    Каждое утро начинайте свой день с определения двух или трех задач, которые являются самый важный для вашего завершения. После этого выполняйте эти задачи в первую очередь.

    Вот кикер. Вы не только избавились от важных дел, у вас уже был успешный день. Это означает, что вы можете использовать этот импульс для завершения менее важных задач.

    4. Планируйте свое время.

    «Планирование своего времени снижает стресс и высвобождает энергию», — пишет мотивационный спикер и автор Брайан Трейси.

    «Сам факт использования ваших организаторских способностей для планирования дня, недели и месяца дает вам большее чувство контроля и помогает повысить продуктивность в течение дня. Вы почувствуете себя хозяином своей жизни. Это на самом деле повышает вашу самооценку и улучшает ваше чувство личной силы».

    5. Используйте правило 6-12-6.

    Кэтрин Маккиннон, эксперт по тайм-менеджменту в McKinnon & Company и автор книги «Втрое больше времени сегодня! 10 проверенных стратегий тайм-менеджмента для создания и экономии времени» разработала решение для работы с кроличьей норой электронной переписки. Выделите конкретное время для проверки связи, а не делайте это в течение дня.

    Маккиннон называет это правилом 6-12-6, когда проверяйте электронную почту в течение 20 минут в 6:00, 12:00 и снова в 18:00.

    «Я хочу выделить одного моего клиента: он так увяз в электронной почте, что не мог выполнить свою работу наилучшим образом. Он тратил 4-5 часов в день на электронную почту, что было очень много времени. Мы провели анализ и обнаружили, что 60% электронных писем, над которыми он работал, даже не были связаны с его приоритетами или его настоящей работой», — говорит Маккиннон.

    «Итак, я научил его своей системе электронной почты, чтобы помочь ему с электронной почтой и выполнять его самую важную работу, чтобы он мог работать с электронной почтой, но не весь день. Я попросил его просмотреть свою электронную почту рано утром (в шесть часов), в обеденное время (в полдень) и еще раз в конце дня (в шесть часов вечера). Он запланировал время для работы с электронной почтой, но не весь день».

    Маккиннон добавляет, что клиент «просмотрел свою электронную почту и выбрал те, которые относятся к его наивысшим приоритетам; другое электронное письмо он поручил кому-то другому обработать, зарегистрировать или перенести на другое запланированное время или день. Поэтому я рекомендую выделить время для работы с электронной почтой. Вам также необходимо удалять ненужные электронные письма, не отвечать на каждое электронное письмо, отписываться от несущественных новостей и классифицировать или хранить свою электронную почту, чтобы легко получить доступ к работе».

    «В результате [мой клиент] сэкономил 10 часов в неделю, просто реорганизовав свое время. Мы не изобретали велосипед; мы просто подправили его систему, чтобы она стала для него более эффективной.

    6. Гигиена сна.

    Существует заблуждение, что сон снижает продуктивность. В конце концов, разве нельзя было вместо сна потратить это время на что-то другое?

    Реальность такова, что когда мы недосыпаем, мы становимся менее продуктивными. Нам нужно от 7 до 8 часов качественного отдыха, чтобы помочь нашему разуму и телу перезарядиться, чтобы они могли функционировать оптимально. И вот тогда в игру вступает гигиена сна.

    «Гигиена сна описывает практику выполнения очень похожих процедур каждую ночь и утро, чтобы научить наш организм быстрее засыпать, крепче спать и вставать отдохнувшим», — пишет Уильям Липовски на Due.

    Это значит ложиться спать в одно и то же время каждую ночь и просыпаться в одно и то же время. Это также включает в себя введение «цифрового выключения» перед сном и штрафование ночных занятий, которые помогут вам расслабиться.

    7. Расставить приоритеты.

    Миранда Маркит из Due предполагает, что «если вы хотите сосредоточиться на производительности, важно расставить приоритеты. Взгляните на свое расписание и свой бизнес-план. Что нужно сделать сегодня? Какие задачи важно выполнить на предстоящей неделе?»

    «Не позволяйте себе отвлекаться на другие предметы, которые появляются из ниоткуда. Мне постоянно приходится напоминать себе, что на несрочное сообщение или сообщение в Facebook не нужно отвечать немедленно. Я могу подождать до позднего».

    «Обратите внимание на приоритеты и сосредоточьтесь на них по мере продвижения вперед. Кроме того, пусть ваши сотрудники знают, каковы приоритеты, и вознаграждайте их за то, что они придерживаются приоритетов. Таким образом, вы с большей вероятностью добьетесь успеха в долгосрочной перспективе с общей производительностью».

    8. Научитесь говорить «нет».

    Бывают моменты, когда много времени может быть полезным. Во-первых, это может помочь нам научиться справляться с различными обязательствами одновременно. Это также учит нас, как управлять своим временем, и заставляет нас быть занятыми, чтобы мы не теряли время впустую.

    Однако слишком много времени может иметь неприятные последствия. Это потому, что это слишком распределяет ваше время, так что вы не сможете сосредоточиться на самых важных для вас вещах. В конце концов, вам придется начать говорить «нет».

    Помните, вы должны брать на себя только те обязательства, на которые, как вы знаете, у вас есть время и которые важны для вас.

    9. Делайте перерывы.

    «У нас есть только 90-минутная продолжительность концентрации внимания», — говорит репортер Washington Post и автор Бриджит Шульте в книге «Перегружены: работай, люби и играй, когда ни у кого нет времени». «Мозг может сосредоточиться на чем угодно, если он знает, что скоро произойдет перерыв. Выберите самую важную задачу и выполняйте ее сначала, когда ваша сила воли наиболее сильна, а разум свеж, а затем запланируйте уделить свое внимание 30, 45 или 90-минутные «импульсы». Затем сделайте перерыв».

    Шульте добавляет, что даже озарения чаще появляются во время перерыва. Так что не думайте о том времени, которое вы тратите на прогулку или на мечтания, как о безделье. Это также может быть хорошо проведенное время.

    10. Развивать эмоциональный интеллект.

    Эмоциональный интеллект можно определить как «способность идентифицировать и управлять своими эмоциями и эмоциями других». Таким образом, EI можно использовать для решения проблем или помочь вам успокоиться, когда вы взволнованы.

    Люди с EI обладают такими качествами, как отсутствие перфекционизма, умение совмещать жизнь и работу и сохранение концентрации. Они также самомотивированы, осознают свои сильные и слабые стороны и могут устанавливать границы.

    Другими словами, высокий уровень эмоционального интеллекта может повысить вашу продуктивность, поскольку помогает выполнять задачи и достигать целей.

    11. Оставляйте буферное время между задачами.

    Спешка от задачи к задаче мешает сохранять концентрацию и мотивацию. Это потому, что это не позволяет простою занять минуту, подумать и перезарядиться.

    Позволяя себе перерыв между задачами, мы обеспечиваем глоток свежего воздуха для нашего мозга. Если вы сидите за своим столом, ничего не делая, отправляетесь на короткую прогулку, медитируете или выполняете какое-то другое упражнение по прояснению ума, всегда давайте себе немного времени между задачами.

    12. Делегирование или аутсорсинг.

    Бывают случаи, когда вы хотите или нуждаетесь в делегировании определенной работы другим. Конечно, это не означает, что вся ваша важная работа будет передана кому-то другому. Это означает найти подходящего человека для выполнения определенных задач, которые не так важны.

    Это особенно верно, если задача больше подходит для чьего-то набора навыков. Например, если вы не сильны в математике, то, возможно, делегируйте или отдайте бухгалтерские задачи кому-то другому. Просто убедитесь, что этот человек понимает, чего именно от него ожидают.

    13. Не думайте обо всем своем списке дел.

    Вы когда-нибудь просматривали свой список дел утром и чувствовали себя совершенно разбитыми? Очевидно, это потому, что ваш список дел слишком велик. Но это также потому, что вы просматриваете весь список, который не станет короче, пока вы не начнете вычеркивать элементы.

    Вместо того, чтобы смотреть на этот список целиком, сосредоточьтесь на одной задаче, стоящей перед вами. Это одна, единственная, одиночная задача. После этого переходите к следующему.

    Всегда помни; делайте один шаг за раз и дышите.

    14. Ранний подъем.

    Я просыпаюсь ровно в 5:15. И это не потому, что я какой-то сумасшедший жаворонок. Это потому, что раннее пробуждение делает меня более продуктивным.