Как вести бухгалтерию самостоятельно ооо: пошаговая инструкция по ведению бухгалтерского учета компании

пошаговая инструкция 2022 года — ведение бухгалтерского учета ИП

Открывая собственное дело, индивидуальные предприниматели не всегда осознают важность грамотного ведения бухгалтерского учета. Более того, некоторые считают, что законодательство разрешает обойтись и без бухгалтерии. Но чаще ИП решают сэкономить и заняться всеми расчетами и документацией самостоятельно. Такой вариант тоже может быть эффективен. Благо, сейчас есть множество бесплатных обучающих видео. А в крайнем случае можно обратиться за консультацией к специалисту. Главное – отнестись к ведению бухгалтерии максимально серьезно. Причем, уделить внимание отдельным вопросам стоит еще до регистрации ИП.

Почему нужно продумать ведение бухучета заранее

• От выбранной системы налогообложения зависит итоговая сумма налогов. В отдельных случаях она может различаться в разы. Кроме того, разные системы предполагают различное количество отчетности. При самостоятельном ведении бухгалтерии предпринимателем это крайне важный вопрос. Ведь составление далеко не всех форм отчетности легко поддается пониманию. При этом за несвоевременную подачу документации можно получить лишние расходы в виде штрафов. Также правильно подобранная система налогообложения может дать право на получение определенных льгот или комфортный график внесения платежей. Поэтому при выборе системы налогообложения необходимо обратиться к специалистам.
• Непродуманная система ведения учета бухгалтерии предпринимателей может способствовать различным ошибкам. Это может быть нарушение сроков уплаты различных налогов и сборов, зарплаты сотрудникам и так далее. Среди последствий таких форс-мажоров споры с ФНС, контрагентами, персоналом, штрафы и судебные иски.
• После регистрации ИП дается всего 30 дней, чтобы выбрать подходящий налоговый режим. Те, кто не успел определиться с ним заранее и оформить вовремя, будут работать по общей системе налогообложения (ОСНО). Обычно это самый проблемный вариант со множеством форм отчетности.

Как выглядит ведение бухучета ИП

Законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 вводит в заблуждение некоторых основателей бизнеса. В нем говорится, что ИП не обязательно вести бухгалтерский учет. Но это не освобождает предпринимателей от необходимости давать отчет надзорным органам. Ведь есть налоговый учет. Это накопление данных, при помощи которых рассчитываются платежи и налоговая база. Предприниматели обязаны вести налоговый учет. Для этого необходимо обладать специальными знаниями. Также ИП требуется работать с первичными и банковскими документами, вести отчетность по сотрудникам и т.д.

Обычно разницы между типами учета предприниматели не замечают, используя одно общее понятие «бухгалтерский учет». Поэтому нередко может возникнуть путаница в общении со специалистами и надзорными органами.

Кому доверить ведение бухгалтерского учета ИП

Сложность ведения бухучета индивидуального предпринимателя зависит в основном от системы налогообложения, количества сотрудников и оборотов. Поэтому при выборе бухгалтера есть четыре варианта:

• Самостоятельное ведение отчетности предпринимателем. Этот вариант, безусловно, помогает экономить средства, но требует временных затрат. Сегодня для самостоятельного ведения бухгалтерского учета ИП требуется минимум знаний. Ведь есть множество онлайн-сервисов, где есть все необходимое, включая актуальные образцы отчетности, Службы поддержки, налоговые календари для каждой системы налогообложения и т.д. И все-таки перед использованием таких сервисов стоит ознакомиться с основами бухучета, чтобы не путаться в понятиях и усвоить главные принципы.
• Бухгалтер в офисе. Прекрасный вариант для тех, у кого есть подходящие помещения. На должность бухгалтера специалиста необходимо подбирать особенно тщательно. Если вы нашли проведенного бухгалтера, его нужно обеспечить рабочим местом, что также влечет некоторые расходы. Нанимать специалиста в офис необходимо только если для него достаточно работы. Если бизнес маленький, и хозяйственных операций мало, часть бухгалтер будет сидеть на рабочем месте напрасно. При этом предпринимателю придется оплачивать эти часы простоя.
• Фрилансер. Этот вариант позволяет избежать затрат на рабочее место и оформление сотрудника в штат. Но здесь нужно вдвойне внимательно выбирать специалиста. Лучше всего нанимать его по рекомендации. Ведь, общаясь в режиме онлайн, далеко не всегда можно определить, насколько сотрудник квалифицирован.
• Аутсорсинговая компания. Это наиболее дорогостоящий вариант, чтобы вести бухгалтерию и книгу учета доходов/расходов. Зато отпадают сомнения в квалификации специалистов. А ущерб от любых возможных ошибок будет компенсирован. Это часто прописывается в договорах с аутсорсерами. Кроме того, можно передать компании все полномочия по ведению бухучета ИП и посвятить все время более важным задачам бизнеса. Стоимость таких услуг также можно регулировать, выбирая оптимальный тариф или перечень нужных работ.

Поскольку любой вариант имеет свои плюсы и минусы, в каждом случае решение придется принимать индивидуально.

Самостоятельное ведение бухгалтерии для ИП в 2022 году

Чтобы индивидуальному предпринимателю вести документооборот максимально эффективно, достаточно следовать некоторым простым советам. Это поможет избежать распространенных ошибок и лишних расходов. Если вы решились регистрировать ИП, предпримите следующие шаги:

1. Определите заранее доходы и расходы своего бизнеса. Полученные цифры пригодятся при определении суммы налогов.
2. Обязательно определитесь с режимом налогообложения. Здесь есть несколько вариантов. ОСНО и специальные режимы: УСН, ЕСХН, ПСН. Также есть ЕНВД. Напоминаем, что от выбранного варианта зависит налоговая нагрузка на бизнес. Чтобы сделать верный выбор в каждом конкретном случае, лучше всего обратиться к специалистам за консультацией.
3. Изучите отчетность по налогам на своем режиме. Так будет проще заполнить документы в будущем. Актуальные образцы можно найти в сайте ФНС.
4. Решите, нужны ли вам сотрудники. С появлением работников ИП становится налоговым агентом. С этого момента нужно будет вести кадровую документацию. Кроме того, придется рассчитывать заработную плату и удержания из нее. После необходимо еще делать отчисления в ПФР и ФСС. Для всего этого точно потребуется специалист.
5. Посмотрите налоговый календарь своего режима. Если сроки сдачи отчетности не соблюдаются, это обернется штрафами и пени, которые придется выплачивать. Также может быть заблокирован расчетный счет.
6. Выберите, кто будет вести бухгалтерию для ИП. Если режим простой, например, ПСН или УСН Доходы, бухучетом может заниматься и сам предприниматель. Для этого есть множество онлайн-сервисов. Но если есть сотрудники, или выбран режим вроде УСН Доходы минус расходы, ОСНО, лучше всего обратиться к профессионалам. Ведь кажущаяся экономия может привести к крупным непредвиденным расходам. То же самое, если у бизнеса большое количество хозяйственных операций. Без опыта и специальных знаний в них очень просто запутаться.
7. Собирайте все документы в процессе деятельности. Это всевозможные чеки, банковские выписки, договоры, отчеты по кассе, кадровая и первичная документация. Все это и другие бумаги должны быть аккуратно сохранены. Ведь ФНС может проверить их в течение 3 лет со дня остановки деятельности ИП и его удаления из ЕГРИП.

Благодаря этим советам можно быстро войти в курс дела и понять суть документооборота уже на практике.

Календарь отчетности ИП на 2022 год

Налоговые декларации и отчеты по сотрудникам в 2022 году вне зависимости от режима нужно сдавать в следующем порядке:

• ИФНС. Форму 2-НДФЛ нужно сдать до 1 марта, 6-НДФЛ – в течение 30 дней после отчетного квартала и до 1 марта за прошедший год. РСВ необходимо сдать не позднее 30 дней после отчетного квартала.
• ФСС. Форму в бумажной форме 4-ФСС необходимо сдавать каждый квартал: до 20 числа апреля, июля, октября, января. В электронном виде она подается до 25 числа соответственно. Подтверждение основного вида работ нужно предоставить до 15 апреля.
• ПФР. Форму СЗВ-Стаж за год нужно сдать до 1 марта. СЗВ-М – до 15 числа каждого месяца.

Налоговая отчетность и уплата налогов ИП в 2022 году проводятся следующим образом:

• ОСНО. 1 квартал: декларация по НДС – до 24 апреля, налог – до 25 июня. 2 квартал: декларация НДС – до 25 июля, налог – до 25 сентября, авансовый платеж НДФЛ – до 15 июля. 3 квартал: декларация по НДС – до 25 октября, налог – до 25 декабря. Авансовый платеж по НДФЛ – до 15 октября. 4 квартал: Декларация по НДС – до 25 января, налог – до 25 марта. Декларация НДФЛ – до 25 апреля, налог за истекший год – до 15 июля 2022 года.
• УСН. Авансовые платежи – до 25 апреля, июля, октября. Уплата налогов и подача декларации за истекший год осуществляются до 30 апреля 2022 г.
• ЕСХН. Авансовый платеж нужно внести до 25 июля. Декларация и налог за истекший год подаются до 31 марта 2022 года. Если нет освобождения от НДС, то отчитываться по нему также нужно.
• ЕНВД. Отчетность подается каждый квартал, до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Налог нужно перечислять также каждый квартал, до 25 числа соответственно.

ИП на ПСН не нужно сдавать декларацию. Оплачивать стоимость патента нужно в соответствии со сроком его действия.

Ведение ИП бухгалтерии на ОСНО

Самый проблемный вариант из-за большого количества отчетности. Особенные сложности при ведении бухгалтерии для ИП на ОСНО составляет расчет НДС. Также нужно возмещать входящий налог и получать вычеты. Для всего этого удобнее всего завести расчетный счет в банке.

Бухучет на УСН

Самый простой вариант – это ведение ИП на УСН. Ведь достаточно сдать одну декларацию за год и в тот же день оплатить налоговый взнос. Правда, есть два варианта бухгалтерии для ИП на «упрощенке»:

• Учет доходов – налог 6%. Эта ставка в течение всего периода остается неизменной. Достаточно вносить авансовый платеж до 25 месяца, следующего за отчетным.
• Учет доходов и расходов – налог 15%. Все расходы бизнеса должны быть учтены и оформлены правильно. Только так они будут учтены при уменьшении базы налога. Поэтому необходимо сохранять все банковские выписки, чеки, счета и прочее. Также обязательно вести КУДиР – книгу учета доходов и расходов.

Ведение учета на ЕНВД

Сложность расчета бухгалтерии для ИП на этом режиме зависит от количества видов деятельности, которые зарегистрировал предприниматель. Платить налоги придется за каждый из них. То же самое, если деятельность ведется в нескольких регионах. Налог нужно заплатить в каждом субъекте. Отчетность за сотрудников нужно направлять в ФСС, ФОМС, ПФР, ФНС каждый месяц. Если у предпринимателя есть патент, на все время его действия он освобождается от подачи отчетности.

Бухгалтерский учет на ЕСХН

Отчеты на системе единого сельскохозяйственного налогообложения необходимо сдавать дважды в год. Ситуация осложняется тем, что нужно каждый месяц сдавать отчеты за сотрудников, с которыми заключены трудовые контракты. ЕСХН – специальный режим, который создан для производителей сельскохозяйственных товаров, а также для компаний и ИП, которые оказывают услуги изготовителям с/х-продуктов. Его суть в том, чтобы предоставить данной категории предпринимателей льготные условия для ведения деятельности. Компании и ИП, которые не являются производителями сельскохозяйственной продукции, не могут применять ЕСХН.

Выводы

Чтобы не допускать распространенных ошибок при ведении бухгалтерии для ИП, лучше оценить собственные возможности до регистрации юридического лица. Если бухучет не вписывается в рабочий график или планы, лучше прибегнуть хотя бы к минимальной помощи специалистов. Иначе экономия от самостоятельного ведения бухгалтерии ИП может обернуться гораздо большими расходами.

Как ИП вести учет самостоятельно

Если вы начинающий предприниматель и пока не можете позволить себе даже приходящего бухгалтера, то на первых порах можно попробовать вести учет самостоятельно

Совет 1. Используйте популярные онлайн-сервисы

Почему популярные — чем более популярен сервис, тем больше шансов, что в нем меньше технических недочетов. Почему онлайн – чтобы не быть привязанному к одному компьютеру.

Обязательно используйте онлайн-сервисы, чтобы не вести учет вручную на бумажке. Иначе потом при первой же проверке запутаетесь, и придется все восстанавливать уже через профессионала за деньги.

Все сервисы имеют бесплатный (демонстрационный) период, в течение которого их можно попробовать и выбрать тот, который будет вам наиболее понятен и приятен.

Совет 2. Сразу собирайте все бумажные документы в папки 

Помните от хранения первичных бухгалтерских документов никого не освобождали. Поэтому постарайтесь не накладывать документы кучей в надежде, что потом разберете аккуратно – не разберете. Лучше сразу аккуратно кладите в соответствующую папку. Если документы будут не востребованы в дальнейшем, вы не потратите время на разбор. Будут нужны — разберете по необходимости или наймете бухгалтера, который все разложит.

О важности хранения первичной бухгалтерской документации можно почитать в нашем материале – «Что такое «первичка» и каковы сроки ее хранения в Казахстане»

Примерные названия папок:

Закупки. Сюда нужно положить документы от поставщиков товаров, канцтоваров, рекламных материалов и услуг. Если у вас торговля, лучше разделить отдельно «поставщики товаров» и «поставщики услуг». Комплект документов: «акт + счет-фактура + счет» храните вместе, лучше в одном файле. Договоры на разовые поставки можно хранить вместе с комплектом документов. На постоянные (договоры аренды, договор на телефонную связь, интернет) — лучше хранить в отдельной папке.

Поставщики. Постоянные договоры с поставщиками товаров и услуг лучше хранить отдельно, вы к ним будете возвращаться.

Продажи. Сюда нужно складывать все акты с клиентами, которые вы выписываете, с подписью клиента; или накладные на продажу товара. Акт подтверждает, что ваш клиент услугу принял, без акта он может потребовать деньги назад. Счета на оплату распечатывать и складывать в папку не нужно, счет не несет в себе бухгалтерской функции. Если он когда-либо потребуется, вы сможете его распечатать из онлайн-сервиса.

Клиенты. Если вы оказываете регулярные услуги (например, услуги SEO, или услуги по подбору персонала), то договор является важнейшим документом, его обязательно нужно иметь подписанным с обеих сторон и сложенным в эту папку. Договор нужен, чтобы защитить свои права в споре с клиентом и в суде.

Госорганы. Даже если вы сдаете отчетность в электронном виде, всегда может появиться какой-то отчет в бумажном виде. Его лучше хранить в отдельной папке. Также сданную отчетность лучше дублировать и хранить отдельно от онлайн-сервиса. Что не надо распечатывать и хранить: счета (они не несут бухгалтерских последствий), банковские платежки и выписки (они есть в банке и загружены в ваш онлайн-сервис).

Если вам сложно вести столько папок, а документов мало, тогда купите одну большую архивную папку и складывайте документы туда. Можно даже не сортировать. Как минимум, вся бухгалтерия у вас будет в одном месте.

Совет 3. Сверяйтесь с налоговой инспекцией

Делайте сверку не реже одного раза в год, примерно через неделю после крайнего срока сдачи отчетности и уплаты налога. Проверяйте, чтобы не было задолженности по уплате налога.

Свериться можно следующими способами:

На сайте Комитета государственных доходов РК в личном кабинете. Здесь вы получите выписку операций по расчетам с бюджетом. Запросить сверку в используемом онлайн-сервисе. Если ваш онлайн-сервис — это не позволяет, приобретите другой. Если вы только приобретаете такой сервис впервые, проверьте сразу у него наличие такой опции.

Совет 4. Консультируйтесь

Не стесняйтесь, консультируйтесь везде, где есть возможность легально задать свой вопрос и получить ответ. На специализированных форумах, в Facebook и в других соцсетях. Очень много нюансов и подводных камней даже у простого ИП на «упрощенке».

При этом всегда учтите, что консультанты могут ошибаться. Как и умные статьи на популярных сайтах, которые устаревают. Отделяйте актуальное от устаревшего и перепроверяйте информацию.

Совет 5. Следите за сроками сдачи отчетности

Сроки сдачи отчетности иногда меняют. Следить удобнее всего через налоговый календарь, такие есть на многих сайтах. Выбирайте популярные и известные сайты — больше шансов, что календарь правильный. Следить за сдаче отчетности можно также на сайте Комитета государственных доходов РК

Совет 6. Платите налоги вовремя

Налоги – это как квартплата: заплатишь не вовремя, потом постоянно будут вылезать копеечные пени, недоимки, зачеты-перезачеты. Не нарушайте сроки оплаты.

Совет 7. Помните, что сроки уплаты налога не всегда совпадают со сроками сдачи деклараций

Совет 8. Нанял сотрудника – отдай учет бухгалтеру

Отчетность по сотрудникам сложна, громоздка и имеет много нюансов. Скорее всего, если вы не бухгалтер, вам будет сложно отследить все изменения и изучить правила, и вы можете попасть на штрафы, поэтому в таком случае лучше нанять бухгалтера или передать ведение бухгалтерии на аутсорсинг. 

Начальное руководство по бухгалтерскому учету для малого бизнеса

Бухгалтерский учет для малого бизнеса играет жизненно важную роль, если вы хотите, чтобы ваши финансы имели смысл. Первоначально бухгалтером можете быть вы, но по мере роста вашего бизнеса вы можете обнаружить, что у вас больше нет свободного времени.

Независимо от того, планируете ли вы выполнять эту роль самостоятельно или пригласите кого-нибудь на помощь, это краткое введение поможет вам понять основы бухгалтерского учета и понять, почему это так важно для успешного бизнеса.

В чем разница между бухгалтерским и бухгалтерским учетом?

Бухгалтерский учет и бухгалтерский учет часто путают. На самом деле, бухгалтерский учет является небольшой, но жизненно важной частью общей функции бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет — это процесс записи и предоставления финансовой информации, а бухгалтерский учет — это процесс использования таких данных для определения финансового положения бизнеса и принятия решений о том, как управлять финансами.

Вкратце:

Бухгалтерский учет = учет и представление финансовой информации

Бухгалтерский учет = анализ финансовой информации и создание финансовой стратегии

Что входит в бухгалтерский учет?

Бухгалтерия — это ежедневное управление финансами предприятия. Он включает:

• Осуществление платежей (например, счетов)
• Погоня за платежами от клиентов и заказчиков
• Обеспечение того, чтобы ваш бизнес платил правильную сумму налога
• Требование возврата налогов для вашего бизнеса (например, расходы)
• Управление платежной ведомостью для правильной оплаты труда вашего персонала и HMRC

Бухгалтерия отслеживает платежи в бизнесе и вне его с помощью трех финансовых записей:

Кассовая книга — в ней фиксируются ваши денежные потоки (все, что поступает и выходит из счета вашей компании)

Счет-фактура продажи — здесь фиксируется то, что вы ve продано, включая как оплаченные, так и неоплаченные счета.

Счет-фактура покупки — в нем указывается, что вы купили (включая услуги) и как вы заплатили за каждую покупку.

Обычно это минимальные записи («книги»), которые вы будете вести. Возможно, их будет больше. Ведение точных бухгалтерских книг важно для финансовой отчетности и жизненно важно, если вашему бизнесу предстоит аудит.

8 советов по ведению бухгалтерского учета для малого бизнеса

Следующие советы помогут вам начать вести бухгалтерский учет для вашего малого бизнеса.

1. Ведите учет каждого платежа

Используйте свои книги для отслеживания каждого платежа и ясно указывайте, когда они были сделаны или получены, чтобы вы могли легко найти их, если вам понадобится обратиться к ним позже.

2. Выберите метод учета

Ваша бухгалтерия будет основой для вашего учета, поэтому решите с самого начала, какой метод вы будете использовать. В традиционном бухгалтерском учете доходы и расходы регистрируются на дату выставления счета. Кассовый учет фиксирует их на дату фактического получения или выплаты денег. Кассовый учет снижает риск необходимости платить налог на деньги, которые вы еще не получили, но доступен только в том случае, если ваш оборот составляет 83 000 фунтов стерлингов или меньше.

3. Будьте строги со сроками

Никогда не делайте просроченных платежей (особенно HMRC) и устанавливайте для своих клиентов крайний срок платежа, чтобы вы могли эффективно добиваться их. Обратите внимание на всех просроченных плательщиков и подумайте о том, чтобы не работать с ними, если они продолжают пропускать платежи. Это называется кредитным контролем, и цель состоит в том, чтобы сохранить ваш денежный поток здоровым.

4. Следите за расходами

Вы можете требовать возврата налога с многих деловых расходов, чтобы сократить накладные расходы. Вам понадобятся квитанции для обоснования ваших претензий от HMRC, поэтому храните их в безопасном месте и распределяйте по разным бизнес-категориям.

Убедитесь, что деловые расходы отделены от личных, чтобы вы могли легко определить, какие из них могут быть зачтены в счет прибыли для уменьшения налога.

5. Подавайте банковские выписки и счета по порядку

Или не тратьте время бухгалтера и свои деньги. Убедитесь, что все банковские выписки и счета-фактуры (купли-продажи) присутствуют, верны и соответствуют дате. В противном случае вы будете платить своему бухгалтеру за время, потраченное на поиск и сортировку этих документов, когда это легко сделать самостоятельно. Хуже того, если документы пропадут, вам может грозить штраф за несвоевременную подачу документов.

Для счетов-фактур за покупку (т. е. денег, которые вы должны), храните отдельные файлы для оплаченных и неоплаченных счетов-фактур и храните их в алфавитном порядке по имени поставщика. Всегда не забывайте перемещать счета после их оплаты.

Для счетов-фактур продаж (т. е. денег, которые вам должны), пронумеруйте их последовательно в том порядке, в котором они должны быть оплачены, чтобы вы могли эффективно отслеживать их.

6. Выберите подходящее программное обеспечение

Вам может не понадобиться специализированное бухгалтерское программное обеспечение – это можно сделать с помощью Microsoft Excel или его бесплатных аналогов. Однако по мере расширения ваших потребностей вам может понадобиться более специализированный пакет. Спросите своего бухгалтера, какое программное обеспечение они рекомендуют.

7. Составляйте ежемесячные отчеты

Составление отчетов не реже одного раза в месяц — это самый надежный способ контролировать финансы вашего бизнеса и гарантировать, что вас не застанут врасплох неприятные сюрпризы. Ваши ежемесячные отчеты должны включать как минимум отчет о прибылях и убытках и балансовый отчет . Теперь у вас есть постоянный комментарий о том, насколько хорошо работает ваш бизнес.

8. Знайте, когда отдать бухгалтерию на аутсорсинг

Если ваш бизнес начинается с малого, возможно, имеет смысл вести бухгалтерию самостоятельно. По мере роста следите за тем, сколько времени в неделю вы тратите на книги. Определите денежную стоимость вашего собственного времени (например, сколько вы зарабатываете для бизнеса в час) и сравните ее со стоимостью бухгалтера. Профессиональному бухгалтеру может потребоваться всего пара часов, чтобы справиться со счетами за месяц, так что скоро это станет более выгодным.

Кто сейчас важнее — бухгалтер или бухгалтер?

Для малого бизнеса поиск бухгалтера может быть более срочным, чем наличие бухгалтера . Однако в большинстве случаев это не решение «или-или». Если вы отдаете на аутсорсинг свою бухгалтерскую функцию , бухгалтерский учет и начисление заработной платы обычно могут быть включены как часть услуги. Наличие комплексной финансовой функции может успокоить вас, сэкономить время и позволить вашему бизнесу расти так быстро, как вы этого хотите.

Найди меня Я хотел бы поговорить с бухгалтером

10 основных советов по ведению бухгалтерского учета для самозанятых и фрилансеров

Как работающий не по найму профессионал или фрилансер, важно, чтобы вы участвовали во всех аспектах своего бизнеса. Это включает в себя управление вашими книгами, чтобы гарантировать, что вы прибыльны и имеете право на все возможные налоговые вычеты. Чтобы помочь вам, мы собрали 10 ключевых советов по ведению бухгалтерского учета для самозанятых профессионалов и фрилансеров.

1. Отдельные личные и бизнес-счета.
2. Счет на регулярной основе.
3. Ведите подробные записи.
4. Отслеживание и возмещение коммерческого пробега.
5. Создайте систему, которая работает на вас.
6. При необходимости обратитесь к эксперту.
7. Просмотрите финансовые отчеты.
8. Создать систему управления чеками.
9. Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени.
10. Оплачивайте расчетные налоги ежеквартально.

1. Отдельные личные и бизнес-счета

Расчет чистого дохода или убытка может быть сложным, если вы не отслеживаете, какие финансы являются личными, а какие принадлежат вашему бизнесу. Чтобы избежать путаницы, вам следует открыть отдельный счет для хозяйственных операций. Даже если вы пополняете свой основной доход только внештатной работой, разделение этих транзакций покажет, сколько денег связано с вашим бизнесом, и, в конечном счете, значительно облегчит подготовку к уплате налогов.

Ознакомьтесь с нашим руководством по лучшим банковским счетам для самозанятых специалистов, чтобы узнать, какие счета лучше всего подходят для вашего использования. Мы также рекомендуем использовать бизнес-кредитную карту для легкого разделения и идентификации деловых расходов.

2. Регулярное выставление счетов

Это может показаться нелогичным, но фрилансеры часто откладывают отправку счетов своим клиентам. Если вы не отправите счет вовремя, вам придется дольше ждать получения платежа. Мы предлагаем выставлять счета либо сразу после завершения проекта или достижения контрольной точки, либо в конце каждого месяца за всю работу, выполненную в течение этого периода. Чтобы сделать это проще, вы можете использовать отдельную программу для выставления счетов или функции выставления счетов, которые поставляются с вашей бухгалтерской программой.

3. Ведите подробные записи

Важным фактором ведения бухгалтерского учета для фрилансеров и самозанятых является отслеживание ваших ежедневных бухгалтерских задач. Даже если вы управляете относительно небольшим предприятием, вы обязательно понесете ряд расходов в течение налогового года. Фрилансеры могут претендовать на все виды предметов, связанных с работой, но только в том случае, если они могут быть проверены IRS по запросу.

После того, как вы настроили систему, вам необходимо вести точные и подробные записи обо всех ваших деловых операциях, включая

• Оплата расходов, включая поступления
• Суммы, полученные от клиентов
• Ежемесячная сверка банковских выписок и выписок по кредитным картам
• Квитанции за приобретенное оборудование
• Инвентарь куплен и продан

Самый простой способ отслеживать эту информацию — использовать бухгалтерское программное обеспечение для фрилансеров, которое автоматизирует все ваши учетные процессы, такие как выставление счетов клиентам и сверка ваших банковских счетов.

4. Отслеживание и возмещение деловых миль

Ваша компания может вычесть стандартный тариф за милю (58,5 цента с 1 января 2022 г. по 30 июня 2022 г. и 62,5 цента с 1 июля 2022 г. по 31 декабря 2022 г.) за любой деловой пробег, который вы проезжаете с использованием ваш личный автомобиль. Обязательно отслеживайте дату, количество миль и цель каждой командировки.

Мы рекомендуем выписать чек, чтобы возместить себе расходы, чтобы расходы проходили через ваш расчетный счет и не были случайно пропущены при налогообложении. Поскольку вы используете стандартную ставку пробега, бизнес не должен оплачивать какие-либо фактические расходы на транспортное средство, такие как бензин и ремонт.

Чтобы легко отслеживать пробег, мы предлагаем использовать одно из наших лучших приложений для отслеживания пробега для малого бизнеса.

5. Создайте систему, которая работает на вас

Более 60% владельцев бизнеса ведут бухгалтерский учет самостоятельно благодаря распространению удобного бухгалтерского программного обеспечения. Однако, несмотря на возможность работать по гибкому графику, фрилансерам все еще может быть сложно уместить все в лихорадочную неделю. К тому времени, когда наступит налоговый сезон, вы можете быть не так подготовлены, как вы думали. Чтобы преодолеть эту проблему, мы предлагаем установить график бухгалтерского учета, чтобы гарантировать, что все расходы и платежи были зарегистрированы.

Вот некоторые бухгалтерские процедуры и приблизительное представление о сроках, в течение которых они должны быть обработаны:

Доход

• Как только проект будет завершен, подготовьте и отправьте счет-фактуру вашему клиенту, обязательно включив все сопутствующие расходы, такие как товары или гонорары подрядчиков. Старайтесь не ждать более нескольких дней, чтобы выставить счет вашему клиенту, так как жизненно важно, чтобы наличные деньги поступали в ваш бизнес.
• Если у вас есть доступ в Интернет, ежедневно проверяйте свой банковский счет, чтобы отслеживать платежи, полученные от клиентов, которые платят прямым депозитом. Обязательно распределите эти платежи по счетам клиентов.
• Раз в месяц отправляйте отчеты клиентам по электронной почте, чтобы показать им, какие счета или суммы не погашены, а также дату платежа. Вы также можете повторно отправить счет с напоминанием о сроке оплаты, если клиент просрочил оплату.

Расходы

• Как только вы совершите покупку с помощью банковской карты, сохраните чек и напишите на нем все важные детали. Вы можете сделать снимок и сохранить его в онлайн-системе или сохранить в физическом файле. Большинство бухгалтерских программ для малого бизнеса позволяют прикреплять изображение квитанции к транзакции в системе.
• Не реже одного раза в неделю вносите информацию о покупках по кредитной карте в свою бухгалтерскую программу. Не забудьте ввести каждый платеж отдельно, чтобы вы могли сравнить платежи с квитанциями. Ввод сборов по кредитной карте в течение месяца приводит к обязательству по кредитной карте, которое затем следует оплачивать каждый месяц. Не вводите платеж по кредиту как единовременный расход, поскольку это делает невозможным привязку бухгалтерских записей к квитанциям по кредитной карте.

Банковское дело

• Как только вы получите платеж от клиента чеком или наличными, получите его по счету и внесите на банковский счет.
• Настройте оплату счетов своим поставщикам, выписав чеки или настроив прямые платежи через Интернет. Обратите внимание на дату оплаты в счете-фактуре и обработайте платеж соответственно.
• Раз в месяц проводите сверку своего банковского счета, чтобы убедиться, что все транзакции в выписке по счету совпадают с транзакциями в вашей бухгалтерской программе. Сделайте необходимую регулировку, чтобы балансы совпадали.

6. При необходимости обратитесь к эксперту

Хотя у вас может возникнуть соблазн самостоятельно выполнять все бухгалтерские обязанности вашей компании, может оказаться более выгодным с финансовой точки зрения нанять эксперта. В зависимости от выбранного вами программного обеспечения для бухгалтерского учета кривая обучения может быть крутой или отсутствовать.

Вы можете попросить кого-нибудь помочь вам установить программное обеспечение и настроить учетную запись вашей компании, включая план счетов, списки клиентов и поставщиков, а также продукты и услуги. Они также могут научить вас пользоваться программным обеспечением, в том числе тому, как вносить изменения или устранять ошибки. Как только вы поймете, насколько эффективно ваш финансовый эксперт настроил ваши бухгалтерские книги, вы сможете решить, будете ли вы работать с ними еженедельно, ежемесячно или ежеквартально.

Бухгалтерия может быть совместной работой, особенно если вы предпочитаете создавать свои собственные счета или оплачивать свои собственные счета. Хороший бухгалтер может настроить свои услуги, обрабатывая только те задачи, которые вы решили передать на аутсорсинг.

7. Просматривайте финансовые отчеты

Фрилансеры и работающие не по найму профессионалы часто испытывают трудности с визуализацией и мониторингом денежных потоков. Есть несколько простых бухгалтерских отчетов, которые могут помочь вам в этом:

• Отчет о движении денежных средств: В нем ваши денежные потоки разделены на операционную, инвестиционную и финансовую деятельность. Отрицательный денежный поток от операционной деятельности потенциально является серьезной проблемой, но иногда его можно замаскировать за счет дополнительных заимствований. Вы можете определить отрицательный денежный поток от операций, изучив свой отчет о движении денежных средств.
• Срок погашения дебиторской задолженности (A/R): Здесь показано, сколько каждый клиент должен вам и является ли долг текущим или просроченным. Эта информация поможет вам определить, когда нужно связаться с клиентом, который опаздывает с оплатой вашего счета, и даст вам представление о том, сколько денег вы должны получить в ближайшем будущем.
• Срок погашения кредиторской задолженности (A/P): Здесь показано, сколько вы должны каждому из ваших поставщиков и когда должны быть выставлены счета. Это поможет вам определить будущие потребности в денежных потоках и предвидеть нехватку денежных потоков.

8. Создайте систему для управления квитанциями

Важно отслеживать ваши квитанции, поскольку IRS требует их для всех налоговых вычетов. Мы рекомендуем выбрать инструмент учета расходов или бухгалтерского учета, который имеет мобильное приложение и функцию, позволяющую фотографировать квитанции и загружать их в программное обеспечение. Если у вашего программного обеспечения для бухгалтерского учета нет мобильного приложения, вы можете вместо него загрузить приложение для сканирования чеков.

Если вы предпочитаете идти по старинке, вы можете создать папку с файлами для каждого поставщика и помещать туда бумажные квитанции. Вы также можете создать специальную папку в своем почтовом ящике, куда вы будете регулярно пересылать электронные квитанции, которые будут добавляться в ваше бухгалтерское программное обеспечение.

9. Используйте программное обеспечение для учета времени

Даже если вы в основном работаете над проектами с фиксированной оплатой, а не оплачиваемыми часами, использование программного обеспечения для учета рабочего времени покажет вам, сколько времени занимают различные типы проектов. Это также позволит вам изолировать время, которое вы тратите на такие области, как административные задачи, развитие бизнеса и общение с клиентами.

Лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени для фрилансеров позволяет вам визуализировать затраченное время, чтобы вы могли делать более выгодные ставки или видеть, не тратите ли вы слишком много усилий на неважные задачи. В идеале он будет включать онлайн-платежи, выставление счетов, отчеты и интеграцию. Чем точнее данные, тем лучше — вы можете думать, что проект выгоден, пока не примете во внимание время, которое вам нужно потратить на получение информации о потребностях бизнеса или дополнительное общение с клиентами.

10. Ежеквартальная уплата расчетных налогов

Одна из наиболее распространенных ошибок самозанятых заключается в том, что они не откладывают достаточно денег для оплаты налоговых счетов, включая налоги для самозанятых. Согласно нашей статье о важной бухгалтерской статистике, в 2019 году 27,8 миллиона малых предприятий подали налоговые декларации в качестве индивидуальных предпринимателей. Это значительное число, которое отражает количество фрилансеров и самозанятых, которым необходимо убедиться, что они соответствуют налоговым требованиям. .

Рекомендуется откладывать 15% вашего чистого дохода на отдельный счет для покрытия налогов на самозанятость. Это в дополнение к 10-25%, которые большинству фрилансеров необходимо будет откладывать на подоходный налог. Поскольку ваши налоги не будут автоматически вычитаться из вашей зарплаты, вам следует производить расчетные налоговые платежи ежеквартально, чтобы избежать штрафа за недоплату.

При общей ставке налога, как правило, от 25% до 40% очень легко и опасно не уплачивать ежеквартальные расчетные налоговые платежи.

Чем уникальна бухгалтерия для фрилансеров и самозанятых

Фрилансеры и самозанятые в основном озабочены отслеживанием своих доходов и расходов, чтобы максимизировать количество вычетов при подаче налоговой декларации по Приложению C каждый год. Они должны следить за тем, чтобы расходы были правильно классифицированы, банковские счета ежемесячно сверялись, и они всегда были в курсе выставления счетов клиентам с последующими действиями по мере необходимости.