Как вести бухучет: Как вести бухгалтерский учет в ООО — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Содержание

Бухгалтерский учет в фермерском хозяйстве

Фермерское хозяйство должно вести учет своей деятельности согласно зарегистрированной правовой форме. У владельцев агрокомплексов возникают сложности с составлением отчетности, так как это хозяйственное формирование имеет свои нюансы. Связаны трудности как раз с правовой формой, так как фермер может являться юридическим лицом или осуществлять деятельность без организации компании как ИП. А налоговые органы требуют от таких аграриев вести учет в полном объеме, как юридическое лицо. Это не всегда правомерно. Разберемся, какие особенности имеет бухгалтерский учет в фермерском хозяйстве, подробнее.

Правовой аспект

Все фермеры-собственники должны соблюдать закон и вести бухгалтерский учет собственности, материально-технической базы, производимой продукции, трудовых затрат. Независимо от порядка регистрации деятельности, фермеры обязаны отчитываться в налоговых органах о своей прибыли и платить налог. Поэтому ведение бухгалтерского учета нужно начинать с первого дня деятельности, а расписать его и выбрать форму необходимо еще на этапе планирования своего агробизнеса.

Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 23 НК РФ, бухгалтерская отчетность КФХ на единой налоговой базе ведется по книге учета доходов и расходов. Она представляется по требованию налоговой при проведении проверки. Обязанность вести этот документ налагается приказом Минфина РФ от 11 декабря 2006 года № 169н.

Бухгалтерский отчет фермерами должен составляться согласно законам РФ. Но учет зависит от юридической формы деятельности вашего агробизнеса. Если ваше хозяйство зарегистрировано как юридическое лицо, то бухгалтерия ведется как у любой коммерческой компании. Если вы не заявляли себя компанией, то можно вести учет по упрощенной системе налогообложения.

Учет зависит от юридической формы деятельности вашего агробизнеса.

Кроме формы вашего хозяйства, на формирование документации оказывает влияние величина вашего агропроизводства. В зависимости от величины вашего хозяйства фермерам можно предложить вести простой или упрощенный учет. В официальных источниках очень мало данных, как правильно осуществлять учет ФХ. Единственный подробный документ – это «Рекомендации по составлению учета в ФХ» от 1991 года. Он был утвержден Госкомстатом СССР и является не нормативной, а рекомендательной документацией для агрокомпаний. Поэтому современные хозяйственники его применяют все реже. Согласно единственному документу для ведения учета, бухгалтерия фермерского хозяйства должна вести ряд учетных журналов и книг:

  • Книга учета собственности ФХ по форме № 1-кх (этот документ обязательный).
  • Книга для учета выпускаемой продукции и материалов по форме № 2-кх.
  • Книга для учета трудовых ресурсов по форме № 3-кх.
  • Журнал по учету деятельности агрокомплекса по форме № 4-кх.
  • Финансовая ведомость по результатам деятельности по форме № 5-кх.

Все эти документы можно найти в Приказе Минсельхоза № 6. Об использовании некоторых из этих книг учета мы расскажем ниже.

Какую систему налогообложения выбрать

Бухгалтерский учет своей фермы – это неотъемлемая часть бизнеса. Только благодаря правильно и своевременно осуществленному учету фермер сможет:

  • Распланировать материальную базу компании.
  • Обеспечить контроль производственной деятельности.
  • Грамотно распланировать расходы.

Чтобы получить правильную оценку своей фермерской работы и вести строгий учет всех производственных процессов, нужно отладить бухгалтерскую работу и заполнять документацию вовремя. Учет в агрокомпании ведется по одной из двух систем:

  • Простая система. Применять корреспонденцию счетов не нужно, записи ведутся по алгоритму: приход-расход, доход-затраты.
  • Упрощенная двойная. Ведутся корреспондентские счета, где отражаются все дебетовые и кредитовые операции.

Какой вариант больше подходит для вашего бизнеса, зависит от его величины и экономической целесообразности. Упрощенную двойную систему выгоднее применять в агрокомплексах, где площадь земельных угодий превышает 50 гектаров, а денежные поступления от реализованной продукции – более тысячи минимальных оплат труда за месяц.

Упрощенную двойную систему выгоднее применять в агрокомплексах, где площадь земельных угодий превышает 50 гектаров, а денежные поступления от реализованной продукции – более тысячи минимальных оплат труда за месяц.

Формы учетной документации

Для учета в фермерском хозяйстве используются разные документы. Их состав несколько отличается для ферм, которые осуществляют бухгалтерию по простой и упрощенной системе. Но некоторые виды документов применяются при обоих видах систем:

  • Счет-фактура по форме № 868. Необходима при расчете с компаниями-поставщиками.
  • Платежное поручение по форме № 041060. Нужно для перевода с расчетного счета вашей компании сумм на счета других компаний, например поставщиков, перед которыми имеются финансовые долги. А также для работы с внебюджетными фондами: страховым, пенсионным.
  • Аккредитивное заявление по форме № 0401005. Применяется, если поставщики работают с вами по аккредитивной форме.
  • Банковские расчетные чеки для оплаты услуг от других компаний вместо денег.
  • Товарно-транспортные накладные для отправки, перевозки и приема вашей продукции в магазинах.

То есть все расчетные операции в фермерском комплексе ведутся при помощи типовой расчетной документации.

Но внутри компании тоже могут использоваться различные учетные документы: акты, накладные, расписки. Для отслеживания рабочего времени ваших сотрудников на ферме можно применять табель учета рабочего времени, который составляется по форме № 140-АПК. А для учета расчета с сотрудниками – ведомость по форме № 141-АПК. Вести документы сможет сам фермер, но проще нанять специалиста с бухгалтерским образованием.

Заполняется документация любой шариковой ручкой и подшивается в папки по дате. Документы должны храниться в вашем хозяйстве и быть доступными для проверок. Уничтожать папки можно не ранее чем через 5 лет. Внутренние документы учета можно заполнять на компьютере и хранить в электронном виде.

Правила организации

Основная собственность агрокомпании – это земли, которые используются под посадку или для разведения скота, а также техника. Первые приобретения фермы формируются из имущественного пая или собственных денег владельца. При удачном развитии дальнейшие приобретения скота, техники, новых земель делаются со счетов компании. Основные средства фермерскому хозяйству передаются по акту приему-передачи, где собственность указывается списком, проставляется ее полная стоимость, назначение, количество. Документ подписывается передающей стороной и фермером, ставится печать.

Сооружения, которые построены своими силами, животные, которые были разведены, и прочие объекты фиксируются в учетной документации по факту расхода. Основные средства фермерского хозяйства могут быть проданы по желанию владельца.

Не учитываются в основном фонде при учете животные, которые приобретены на откормку или разведение: кролики, птицы, свинки, пчелосемьи, – и семенной материал для посадки. Их относят к оборотному капиталу. Причем каждое животное считается отдельно, указывается его живой вес, число голов, стоимость. Цена основного имущества фермы фиксируется и изменяется, только если комплекс дооборудуется, реконструируется или частично ликвидируется. В остальных случаях нужна полная инвентаризация и переоценка имущества.

Цена основного имущества фермы фиксируется и изменяется, только если комплекс дооборудуется, реконструируется или частично ликвидируется.

В сумму амортизации при расчете включают затраты на улучшение земельных угодий, например применение удобрений, затраты на корма, ветеринарные услуги, уход. Также в амортизацию вносят неоконченное строительство, например, агрокомплекса, если акта приема объекта еще нет, а он уже применяется вами по назначению. По завершении оформления приемной документации комплексы относят к основной материальной базе ФХ.

Все приобретенные продукты в документацию записываются с учетом расходов на транспортировку и на заготовку, например затраты на подготовку зернохранилища для овса на корм скоту. Если себестоимость приобретенных товаров в течение отчетного года не определена, то записывается условная стоимость.

Животных в агрокомплексе учитывают, разделяя по видам: КРС (для откорма и выращивания), молочный КРС, птица, овцы (стадо разделяют по возрастным группам на молодняк и взрослых животных). Основное имущество фермы вносится в учетную книгу по форме № 1-кх, в которой имеются основные разделы:

  • Размер земельных угодий.
  • Основные материальные средства.
  • Птица и скот.

Ведется книга постепенно по мере приобретения фермером имущества. Аналогично ведется книга учета продукции по форме № 2-кх.

Трудовые ресурсы

В любом крупном фермерском хозяйстве используется нанятая трудовая сила, которую тоже необходимо учитывать. По каждому нанятому лицу составляется личное дело, где указывается возраст, стаж, состав семьи, льготы. Также рекомендуем сделать отметку, как принят на работу человек: по договору или зачислен на сезонные работы.

Вести трудовую книжку работника должен глава ФХ или специальный нанятый руководитель отдела кадров. Если запись делает сам фермер, то нужно подтвердить ее у главы сельской администрации. Оплата труда совершается по соглашению, которое заключили между собой фермер и работник.

Для учета рабочего времени по нанятым лицам фермеры заполняют книгу учета согласно форме № 3-кх. Все записи делаются согласно календарным датам. Документ включает в себя разделы:

  • Рабочее время.
  • Оплата за труд.
  • Денежные суммы и операции по расчетам.

Вести трудовую книжку работника должен глава ФХ или специальный нанятый руководитель отдела кадров.

Так как агрохозяйство – это самостоятельный субъект деятельности, то его собственник должен отчитываться в налоговой и страховых организациях. Поэтому вести учет своей работы необходимо с самого начала образования агрокомпании. Только точный расчет по итогам года покажет, насколько рентабелен ваш бизнес, и вы сможете прогнозировать новые вливания.

Как вести бух.учет в НКО? — Консультационно-методический центр СО НКО Самарской области

Основным нормативно-правовым актом, регулирующим ведение бухгалтерского учета является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому:

1. Бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации.

Это значит, что независимо от наличия средств, расчетного счета или деятельности, с момента государственной регистрации Вашей НКО необходимо вести бухгалтерский учет.

2. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем НКО.

Именно руководитель организации отвечает за ведение бухгалтерского учета, издает необходимые приказы, связанные с процессом его ведения, а также организует хранение бухгалтерских документов в соответствии с требованиями законодательства.

3. Руководитель некоммерческой организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено 402-ФЗ.

Таким образом, в некоммерческой организации, Руководитель не может вести бухгалтерский учет сам. Однако 402-ФЗ содержит исключение:

Руководитель некоммерческой организации, применяющей упрощенные системы ведения бухгалтерского учета может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Таким образом, в некоммерческой организации, применяющей Упрощенную систему налогообложения, Руководитель может вести бухгалтерский учёт самостоятельно.

Каким же образом можно организовать бухгалтерский учет в НКО?

Вариант 1: руководитель принимает ведение бухгалтерского учёта на себя.

Если некоммерческая организация применяет Упрощенную систему налогообложения, то Руководитель организации может принять ведение бухгалтерского учета на себя и выполнять все функции бухгалтера (как при осуществлении административной уставной деятельности, так и при реализации проектов). Для этого руководителю организации необходимо изготовить соответствующий документ с формулировкой «Принимаю ведение бухгалтерского учёта на себя». Именно этот документ будет подтверждать его полномочия как бухгалтера (например, в Федеральном конкурсе грантов требуется приложить документ, подтверждающий полномочия лиц, подписывающих заявку, т.е. руководителя и бухгалтера).

Нередко в этой ситуации фактически бухгалтерский учет ведёт нанятый специалист или организация, предоставляющая услуги по ведению бухгалтерского учета, а Руководитель только ставит подписи в документах и представляет организацию в контролирующих органах. Данный вариант можно рекомендовать в том случае, если Руководитель организации не имеет достаточной квалификации для ведения бухгалтерского учета самостоятельно, а организация не может себе позволить постоянного бухгалтера либо договора с организацией, предоставляющей такие услуги (также возможен вариант, когда нанятый специалист не соответствует требованиям закона 402-ФЗ или по каким-то иным причинам отказывается принимать на себя ответственность, связанную с официальным статусом бухгалтера организации).

Вариант 2: главный бухгалтер.

Наличие профессионального бухгалтера, который знает все нормы, требования и правила ведения бухгалтерского учета – идеальный вариант. Однако хороший специалист требует и адекватной заработной платы, а вот тут уже, с учетом ситуации с финансированием НКО, могут возникнуть проблемы (как правило, средства на адекватную заработную плату бывают только в рамках конкретных ограниченных по срокам проектов, да и те иногда приходится отстаивать перед теми, кто распределяет средства). Выход из этой ситуации есть — Главный бухгалтер может быть добровольцем, и с ним может быть заключен договор безвозмездного оказания услуг, принимаемый в качестве подтверждения его полномочий финансовыми и иными организациями (следует учитывать, что для этого в Уставе НКО должны быть указаны виды деятельности, соответствующие 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях»).

Вариант 3: возложение обязанностей по ведению бухгалтерского учета на другое должностное лицо в вашей НКО.

Согласно 402-ФЗ, ведение бухгалтерского учета может быть возложено не только на бухгалтера, но и на иное должностное лицо организации. Какая именно должность это будет – решать Вам (например, можете возложить эти обязанности на заместителя руководителя). В этом случае необходимо указать это в Учетной политике организации и включить ведение бухгалтерского учета в договор с ним (трудовой или договор с добровольцем).

Вариант 4: договор с организацией, предоставляющей услуги по ведению бухгалтерского учета.

Уже давно существуют организации, предлагающие услуги по ведению бухгалтерского учета. Специалисты таких фирм будут вести всю вашу бухгалтерскую документацию, сдавать отчеты в контролирующие органы и внебюджетные фонды, а Вам, как руководителю, останется только ставить подписи на документах. Очень часто заключение договора с организацией оказывается выгоднее, чем выплата полноценной заработной платы бухгалтеру.

Вариант 5: договор с физическим лицом, осуществляющим услуги по ведению бухгалтерского учета.

Вы можете принять на работу внешнего бухгалтера (например, по гражданско-правовому договору). Иногда это неплохой вариант: известны случаи, когда один бухгалтер обслуживает несколько НКО, расположенных в одном районе города, при этом каждая организации платит ему за услуги небольшую сумму (а в целом специалист получает достойную оплату труда).

Однако следует учесть, к такому лицу 402-ФЗ уже предъявляет определенные требования. Этот человек должен:

  • иметь высшее профессиональное образование;
  • иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской
    деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
  • не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Что делать, если возникают разногласия между бухгалтером и руководителем?

К сожалению, в деятельности любой организации могут возникать разногласия между сотрудниками. Законодательство РФ предусматривает такую возможность. В случае возникновения разногласий между Руководителем НКО и Бухгатером, учитывайте следующее:

1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя организации, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя организации, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

То есть решение руководителя все же имеет больший «вес», чем бухгалтера. Не забывайте, что в этом случае всю ответственность также будете нести Вы, как руководитель НКО, а с бухгалтера она уже полностью снимается. Хорошо бы такие ситуации никогда не возникали, но если Вы точно уверены в своей правоте (то есть подняли все нормативно-правовые акты и комментарии к ним), Вам просто необходимо издать соответствующий указ или распоряжение и ознакомить с ним специалиста (он должен поставить об этом свою подпись).

Как вести бухгалтерию на маркетплейсах? — Торговля на vc.ru

«Выйти» на маркетплейсы, создать личный кабинет и выгрузить карточки товаров – это лишь начало работы, тут начинающий предприниматель сможет справиться сам, либо силами технологических партнеров. Дальнейшее ведение бизнеса требует решения вопросов бухгалтерии.

15 849
просмотров

Процесс ведения бухгалтерского учета ложится на плечи самого селлера. Но большинство из новичков бизнеса имеют смутное представление о бухгалтерии на маркетплейсах, а нанимать на старте бухгалтера в штат затруднительно.

Давайте разберемся в общих моментах, которые важно учитывать.

Как выглядит процесс продажи через маркетплейс в целом?

Схема процесса продажи товаров, а также нюансы бухучета определяются деталями, прописанными в договоре с электронной площадкой. Они могут измениться, исходя из схемы доставки, выбранной продавцом, и способа оплаты, который предпочел покупатель.

Однако, в целом она выглядит так:

  1. Предприниматель формирует транспортные накладные для поставки на склад электронной площадки товара посредством личного кабинета селлера. Доставка товара возможна силами маркетплейса, продавца, а также третьих лиц.
  2. Маркетплейс при получении товара убеждается в его соответствии накладной и направляет продавцу акт приемки. На основании акта приемки делается бухгалтерская запись Дебет 45 Кредит 41 (43) на сумму фактической себестоимости товара. Теперь товар можно реализовать, и покупатель может его найти на маркетплейсе для покупки.
  3. Покупатель делает заказ. Оплата перечисляется на счет маркетплейса во время заказа, а также возможна оплата при получении в пункте выдачи или у курьера. При этом покупатель получает чек (в личном кабинете или на электронную почту).
  4. Далее товар доставляется покупателю (силами маркетплейса, продавца, почтой или логистической компанией).
  5. Маркетплейс удерживает в свою пользу комиссионное вознаграждение из перечисленной покупателем на его счет суммы. Оставшуюся сумму за вычетом комиссии маркетплейс переводит на счет селлеру. Так сделка завершается.

Обратите внимание, что выплаты на счет продавца приходят не ежедневно. Маркетплейс формирует их по итогам отчетного периода. Например, для Ozon – 14 дней, у Wildberries выплаты еженедельно.

Также по завершению отчетного периода посредник должен передать селлеру отчет о реализованных товарах, доходов от продажи и размере комиссии. На основании этих отчетов и ведётся бухгалтерский учёт.

Особенности бухгалтерского учета при работе с маркетплейсами

Маркетплейсы, например, Ozon, Wildberries Lamoda, и Яндекс.Маркет ведут работу с поставщиками через агентский договор, что соответствует Главе 52 ГК РФ. Такой агентский договор означает, что электронная площадка выступает в роли посредника. За услуги организации продажи товаров продавца, рекламы, осуществления возвратов и доставку берет вознаграждение (комиссию).

На этапе принятия оферты определяется, от чьего имени будут действовать маркетплейсы, например, Wildberries работает от имени продавца, а Ozon совершает сделки от себя. Но в обоих вариантах маркетплейс — лишь посредник. И различаться учет операций по реализации через маркетплейсы от учета розничной продажи будет тем, что после доставки товара на складские помещения посредника и до момента вручения покупателем себестоимость товара указывается на бухгалтерском счете 45 «Товары отгруженные».

В бухгалтерском учёте при работе с маркетплейсами отражаются вознаграждение маркетплейса за посредничество и выручка, полученная от расчетов с покупателями.

Используются следующие стандартные проводки для комиссионной торговли:

  • Дт 45.01 Кт 41.01 — товар передан для реализации маркетплейсу;
  • Дт 90.02.1 Кт 45.01 — списана себестоимость проданных товаров;
  • Дт 60.01 Кт 76.09 — отражается удержанная комиссия маркетплейса;
  • Дт 44.01 Кт 60.01 — посреднические услуги без НДС;
  • Дт 51 Кт 76.09 — перечислена сумма за товары от маркетплейса за вычетом вознаграждения.

Обратите внимание, что доходом продавца принято считать всю сумму перечисленных покупателем маркетплейсу денег, без учета посреднической комиссии. Налогом облагается именно она в случае с УСН 6%, и из неё вычитается вознаграждение маркетплейса при УСН 15%. Часто начинающие предприниматели путают и в качестве налоговой базы указывают сумму после вычета комиссии маркетплейса, полученную на свой счёт. Однако, это — грубая ошибка.

Рассмотрим пример, как начать учёт продажи товаров на маркетплейсах.

Как начать работу с маркетплейсами в программе 1С: Бухгалтерия

Настроим работу 1С: Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0 на начальном этапе развития продаж через маркетплейсы. Начнем с определения вида торговли и введения данных контрагента.

Строку «Продажа товаров или услуг через комиссионеров (агентов)» выделим «галочкой». Строку найдёте во вкладке «Функциональность», раздел «Настройки». После такой отметки в «1С:Бухгалтерия 8» откроется возможность осуществления операции и вести документооборот, учитывающая продажу через комиссионера — маркетплейс.

В разделе «Справочники» найдём вкладку «Контрагенты», по ссылке «Счета расчетов с контрагентами» оформим нового контрагента – торговую площадку и настроим счета расчетов.

Чтобы создать договор типа «С комиссионером (агентом) на продажу», в карточке контрагента откроем «Договоры». Заполним вид, дату, наименование, склад, откуда будут реализовываться товары. В случае прописанной в договоре комиссии добавим в соответствующее окно эти данные для автоматического расчета.

Подготовительная работа окончена. Перейдем к отгрузке товаров поставщика на склады маркетплейса- комиссионера.

Передаем товары продавца на склад маркетплейса

Создадим документ «Реализация: услуги, товары, комиссия» во вкладке «Продажи», чтобы отгрузить товары на склад посредника.

Впишем контрагента, договор, склад поставки и дату отгрузки в верхнюю часть документа. Ячейки таблицы будут содержать отгружаемые в этой поставке товары. Обратите внимание, п. 1 ст. 996 ГК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ не требует составления счета-фактуры. Это связано с тем, что продавец не лишается права собственности на товар, а комиссионер собственником не становится. Значит, НДС передача товара не должна облагаться. В этой связи остаётся пустой строка «Счет-фактура».

Учет продажи товара через маркетплейсы

В разделе «Продажи» формируем документ «Отчет комиссионера (агента) о продажах» на основании полученного от маркетплейса отчёта о проданных товарах.

Во вкладке «Главное» выставляем договор и контрагента, проверяем, вписан ли способ расчёта, размер вознаграждения, выбран ли порядок учета расходов на вознаграждение, зарегистрирован ли счёт-фактура от посредника-маркетплейса на комиссионное вознаграждение.

В нижнюю таблицу вкладки «Реализация» переносим данные из отчета маркетплейса о количестве проданных товаров. Маркетплейс указывается в столбце «Покупатель». Оставшиеся поля программа заполнит из внесенных реализованных товаров сама автоматически, хотя можно заполнить и вручную.

Физическим лицам маркетплейс не выставляет счета-фактуры, продавцу товаров этого тоже делать не нужно. Соответственно, пункт «Счет-фактура» — полученные и выставленные оставляем пустыми.

Если покупатель вернул товар и возврат отразился в отчете маркетплейса, то воспользуемся вкладкой «Возвраты». При работе с маркетплейсами вкладки «Дополнительно» и «Денежные средства» не трогаем.

Как видите, бухгалтерский учёт для селлера не так уж и сложен, главное помнить, что маркетплейс выступает исключительно как комиссионер (агент).

Кто выдает чеки покупателям?

Согласно письму № 03-01-15/44636 от 27.05.2020 Министерства финансов, если посредник выдает чек, то поставщику товаров нет необходимости использовать кассу. Имя, от которого действует агент не является определяющим. Если товар реализуется по агентскому договору, то чеки покупателям агент и выдает, в данном случае маркетплейс. Маркетплейс использует собственную онлайн кассу. Чек содержит реквизиты двух сторон: и свои, и продавца.

Итак, селлер не должен использовать онлайн-кассу и пробивать второй чек.

Как упростить учет продажи товаров через маркетплейсы?

При небольшом количестве продаваемых позиций, предприниматель сможет справиться сам с ведением бухгалтерского учёта на маркетплейсе. Однако, при росте ассортимента все труднее отвлекаться от текущих дел на маркетплейсе на тонкости бухгалтерии.

В этом случае выходом будет нанять в штат бухгалтера (что может быть финансово невыгодно для новичка) или передать бухучет на аутсорс.

Партнер компании «СеллерМАРКЕТ» и признанный эксперт по бухгалтерскому учету «Моё дело» поможет вести бухгалтерию небольшого магазина на максимально выгодных для селлера условиях. Если у вас нет собственной бухгалтерии или вы не успеваете за всем следить, то воспользуйтесь возможностью делегировать бухгалтерский учет. Вы сможете полноценно развивать свой бренд и улучшать качество товара, а надежный партнер возьмет бухучет на себя.

Как вести книги для малого бизнеса: 13 советов, которым нужно следовать

перейти к содержанию

Если вы боитесь бухгалтерии, но считаете, что ее не стоит отдавать на аутсорсинг, вы не одиноки. Многие предприниматели успешно ведут свои собственные финансовые книги.

Хорошей новостью является то, что когда вы научитесь вести бухгалтерский учет для малого бизнеса, это облегчит принятие важных решений и сведет к минимуму предотвратимые финансовые ошибки.

Надлежащее ведение бухгалтерского учета, то есть учет финансовой информации вашего бизнеса, упорядочивает ваши данные, файлы, процедуры и рабочие области (которые, в зависимости от того, что вы делаете, могут привести вас куда угодно). Преимущества очевидны:

  • Качественная бухгалтерия готовит ваш бизнес к проверкам, независимо от того, проходите ли вы проверку в ходе аудита, оцениваете ли вы кредит или пытаетесь привлечь инвесторов.
  • Хорошая бухгалтерия дает вам надежный и актуальный материал для создания содержательных отчетов.
  • Хорошая бухгалтерия помогает вам планировать такие вещи, как укомплектование персоналом, рост и управление цепочками поставок, предоставляя вам список всего, что произошло в финансовом отношении в вашем бизнесе на сегодняшний день.
  • Хорошая бухгалтерия может даже повысить вашу производительность.

Похоже на то, что вы хотите? Тогда вы готовы научиться вести книги для малого бизнеса. Начните с внедрения этих 13 основных принципов бухгалтерского учета.

1. Изучите основные понятия бухгалтерского учета

Первым шагом является ознакомление с некоторыми основными понятиями бухгалтерского учета.

Во-первых, вам нужно расширить определение слова «аккаунты». В бухгалтерском учете счета представляют собой такие категории, как доходы, расходы, активы, обязательства или собственный капитал. Счета также называются журналами. В этой статье мы продолжим использовать термин учетные записи для простоты.

Еще одна концепция, с которой следует ознакомиться, — это концепция двойной бухгалтерии. Двойная бухгалтерия — это дисциплина, при которой каждая транзакция регистрируется дважды — один раз для того, откуда пришла стоимость, и второй раз, чтобы узнать, куда она ушла. (Мы рассмотрим двойную бухгалтерию более подробно далее в этой статье, так что ждите. )

Большинство предприятий используют двойную бухгалтерию, поскольку она обеспечивает второй уровень проверки и документации. Это дает вам второй путь, по которому можно следовать, выявляя несоответствия, выявляя тенденции и препятствуя мошенничеству.

Из других важных бухгалтерских терминов, которые вам следует выучить, есть два, которые нужно запомнить с самого начала.

  • Учет по методу начисления: это когда вы записываете транзакции, когда они  совершены  , а не тогда, когда деньги, продукты или услуги фактически 9003 передал . Практика дает вам лучшее представление о том, как доходы, расходы, активы и обязательства могут работать вместе.
  • Кассовый учет: в отличие от учета по методу начисления, это когда вы записываете операции, когда наличные деньги обмениваются , а не когда товары или услуги передаются.

Чтобы получить еще более полезную информацию, ознакомьтесь с нашим стильным глоссарием бухгалтерских и бухгалтерских терминов, в котором более подробно рассматриваются распространенные слова и процессы, которые вы можете использовать, когда начинаете погружаться в финансовую сторону ведения своего бизнеса.

2. Откройте отдельный корпоративный банковский счет

Эксперты Управления малого бизнеса США (SBA) говорят, что использование коммерческого банковского счета обеспечивает защиту вашей компании от личной ответственности, серьезный профессионализм нового уровня, готовность в виде кредита, и покупательной способности. Также важно отделять личные расходы от деловых расходов по причинам отчетности и ответственности.

Чтобы найти лучший банковский счет для вашего бизнеса, ищите больше преимуществ, чем просто низкие комиссии (как бы заманчиво это ни было, потому что кому нравятся комиссии?). Найдите учетную запись, которая дает вам актуальные, немедленно применимые льготы, которые соответствуют вашим целям. Например, ежемесячные минимальные сборы могут быть оптимальными для предприятий с большими объемами транзакций, но не для предприятий, основанных на авансовых платежах, с небольшим количеством клиентов.

3. Разработайте удобную для вас бухгалтерскую базу данных

Далее? Решите, как вы будете организовывать свои записи, как вы будете отслеживать новые ежедневные транзакции, и распорядок дня (в ритме, которого вы можете реально придерживаться), который поможет вам оставаться на вершине денег вашего бизнеса.

Что касается инструментов, есть два жизнеспособных варианта, упрощающих отслеживание расходов, доходов и денежных потоков:

  • Бухгалтерское программное обеспечение на базе Интернета.  Бухгалтерские онлайн-приложения позволяют вам входить в любой браузер и добавлять/категоризировать свои транзакции, в отличие от (устаревших) локальных инструментов предыдущих поколений.
  • Облачные бухгалтерские инструменты.  Инструменты, размещенные в облаке, обеспечивают доступность еще на один шаг вперед, упрощая ввод, кодирование, управление, вызов и хранение информации (и соответствующих исходных документов) в автономном режиме, а также синхронизацию вашей работы с базой данных после повторного подключения к Интернету.

Итак… вы можете заметить, что электронные таблицы не являются приемлемым выбором. Электронные таблицы просты, бесплатны и кажутся разумным выбором для нового бизнеса или приключений в гиг-экономике, верно?

Ну, не совсем. Электронные таблицы могут быть хорошим выбором в качестве временного решения проблемы отсутствия абсолютно ничего (если это вы, мы видим вас — вы можете использовать шаблоны, которые мы создали для ваших счетов, отчетов о прибылях и убытках и баланса), однако:

  1. Они’ просто невозможно идти в ногу со временем в среднесрочной и долгосрочной перспективе, и
  2. Скорее всего, вы будете перегружены другими управленческими задачами, которые вам приходится выполнять без истинного высокоуровневого понимания того, что важно или что в тренде в вашем бизнесе с течением времени.

Если вы все еще используете Google Sheets или Excel и чувствуете, что не знаете, что, черт возьми, происходит с финансами вашего бизнеса, возможно, пришло время перейти на программное обеспечение, которое предоставляет вам актуальную и полезную информацию.

Какое бы бухгалтерское программное обеспечение вы ни выбрали, очень важно, чтобы оно автоматизировало повторяющиеся, высасывающие душу бухгалтерские задачи, такие как ввод данных и сопоставление записей транзакций (потому что начать или вести бизнес достаточно сложно — вам понадобится время, чтобы восстановить силы, делая что-то весело).

Автоматизация, в конечном счете, связана с ростом бизнеса. Исследование Salesforce показывает, что «… растущие малые и средние предприятия [малые и средние предприятия] в 1,6 раза чаще, чем их застойные / сокращающиеся коллеги, говорят, что они используют технологии для автоматизации бизнес-процессов».

Источник: Salesforce Small & Medium Business Trends Report

Например, Neat, наше собственное бухгалтерское приложение для малого бизнеса, автоматизирует бухгалтерские задачи и хранит данные о транзакциях в аккуратной, безопасной облачной системе, которую вы можете доступ на вашем ноутбуке или телефоне.

Благодаря современным мобильным интуитивно понятным инструментам вам не нужно обладать бухгалтерскими знаниями или нанимать профессионального бухгалтера для регистрации, классификации и сопоставления транзакций. Такие приложения, как NeatBooks, высвобождают время, которое вы можете посвятить другим задачам (например, продаже большего количества ваших продуктов/услуг или, наконец, просмотру видео с песчанками, которое ваш друг отправил вам в смс четыре дня назад).

4. Составьте схему своих счетов

Когда начнут поступать платежи и начнут увеличиваться расходы, вы увидите, что вам нужно делать больше, чем просто записывать их — вам придется сортировать их по своим категориям. Если вы классифицируете свои транзакции, то в конце месяца или года вы сможете увидеть, сколько денег каждая категория добавила к вашим доходам или расходам.

Помните, что эти категории называются журналами или счетами. Если вы упорядочите эти категории в виде таблицы, у вас получится план счетов (в заглавном регистре).

Общие счета, представленные в Плане счетов, включают:

  • Активы
  • Обязательства
  • Собственный капитал
  • Доход
  • Расходы

Когда вы создали эти корзины, вы подготовились к тому, чтобы начать регулярно сбрасывать транзакции в эти корзины. Со временем вы увидите, сколько вложено или уходит из каждого из них, как учетные записи связаны друг с другом и влияют друг на друга, и даже как развивать одну или две на некоторое время для достижения конкретной бизнес-цели (например, роста, операционной деятельности). эффективность, финансирование или удержание клиентов).

По мере вашего роста, в зависимости от вашего бизнеса, вы можете захотеть получить более подробные данные для сбора еще более важных данных в конце любого периода времени. Таким образом, каждая из вышеперечисленных категорий может быть разбита — и обычно так и бывает — на явно описательные классы, такие как:

  • Дебиторская задолженность (конкретный актив)
  • Кредиторская задолженность (вид обязательства)
  • Продажи (особый вид дохода)
  • Нераспределенная прибыль (другой вид дохода)
  • Покупки (особый вид расходов)
  • Расходы на заработную плату (другой вид расходов)

Добавьте дескрипторы (например, номер учетной записи и имя учетной записи), как показано в примере ниже, и вуаля! У вас есть надежный план счетов, который впечатлит любого бухгалтера. Вы можете отсортировать свой план счетов по любому выбранному вами заголовку. Однако типичным представлением является группировка записей по категориям (иногда называемым «кодами»).

Источник: RestaurantAccounting.net

Одна из основных причин, по которой вам нужен план счетов, заключается в том, что без него ваши бухгалтерские книги легко будут дезорганизованы. Как? Скажем, вы классифицируете расходы на оборудование как «основные средства — офисное оборудование», в то время как благонамеренный сотрудник или бухгалтер классифицирует идентичные расходы как «оборотные активы» на основе их балансовой стоимости. Сразу же вы теряете возможность полагаться на свои отчеты.

5. Зарегистрируйте расходы, чтобы отслеживать их

Теперь, когда вы выбрали и настроили свою систему, пришло время создать процессы.

Начните с планирования рутинной записи ваших расходов. Все расходы должны быть зарегистрированы в вашем новом бухгалтерском инструменте в счете расходов. В зависимости от размера и зрелости вашего бизнеса (или даже если вы работаете из дома, а не в обычном офисе), вы можете тратить на такие вещи, как:

  • Реклама и маркетинг
  • Канцтовары
  • Коммунальные услуги и телефонные счета
  • Страхование бизнеса
  • Подарки клиентам
  • Заработная плата (если у вас есть сотрудники)

Каждый тип получает свою собственную бухгалтерскую категорию, также известную как «код». (Звучит знакомо?)

В зависимости от того, какое программное решение вы выберете (см. шаг 3), вы будете делать это вручную или автоматизировать.

В NeatBooks, например, вы можете загрузить изображение любого счета, квитанции, счета-фактуры или другого исходного документа со своего телефона. Когда вы вернетесь в свою машину, офис или диван, вы обнаружите, что данные в этом файле были автоматически извлечены, проанализированы, классифицированы, сопоставлены и сохранены для будущего использования.

6. Записывайте и отслеживайте дебиторскую задолженность

Когда вы учитесь вести бухгалтерский учет для малого бизнеса, доход является вашим главным приоритетом (естественно). Но вы не можете улучшить то, что не измеряете. Это означает, что для отслеживания доходов в долгосрочной перспективе вам необходимо внимательно следить за своей дебиторской задолженностью.

В вашей системе бухгалтерского учета регистрация доходов должна быть такой же простой, как запись расходов. По мере поступления данных вы увидите, как растет ваша категория дебиторской задолженности (AR). Этот счет представляет собой просто общую сумму средств, причитающихся вашему бизнесу.

Для чего именно вы регулярно сканируете свой AR? Две особенности:

Начисления

Вот в чем дело: когда клиенты просят вас об изменениях, дополнениях и дополнениях, вы можете праздновать. Ведь это выручка.

Но если счет клиента взлетит до небес без солидного депозита, регулярного соглашения о гонораре или прочной личной истории, будьте осторожны: они могут сбежать, оставив вас в беде. В целом, тенденция к увеличению количества учетных записей AR означает проблемы с условиями оплаты и коммуникацией.

Устаревшие счета

Некоторые клиенты позволяют своим старым неоплаченным счетам задерживаться. Ваша задача — пресечь это в зародыше, прежде чем оно станет проблемой.

В краткосрочной перспективе неоплаченные счета истощают ваш денежный поток. В конечном итоге они наносят ущерб вашим жизненно важным отношениям с клиентами, ставя вас в неловкое положение, требуя от клиентов оплаты. Спасибо, не надо.

Старение дебиторской задолженности не указывает на административную проблему. Они означают, что в первую очередь не удалось квалифицировать или прояснить первоначальные отношения продаж. Установите напоминания для себя в своем календаре или используйте функцию напоминаний о счетах в NeatBooks, чтобы следить за клиентами, которые близки к дате оплаты счетов или просрочены.

7. Регистрируйте счета и квитанции, но обрабатывайте их по-разному

Давайте с самого начала разберемся правильно: счета — это не то же самое, что квитанции, и наоборот. Слишком часто владельцы бизнеса путают два типа файлов с одним или другим или рассматривают их как синонимы.

Счета-фактуры являются запросом на оплату. Они приходят в ваш бизнес от поставщиков, поставщиков услуг, производителей и других партнеров. Эти файлы включают в себя такие данные, как:

  • Названия предприятий/лиц, вовлеченных
  • Сумма, причитающаяся конкретно за приобретенные продукты или оказанные услуги
  • Описание этих продуктов/услуг
  • Уникальный номер счета-фактуры (это означает, что этот номер счета-фактуры прикреплен только к одному счету-фактуре)
  • Любые дополнительные сборы, такие как налоги и сборы
  • Общая сумма задолженности, включая налоги, сборы и стоимость продуктов/услуг
  • Срок погашения общей суммы долга

Когда вы получите счет, зарегистрируйте его как открытый счет поставщика и как кредит в вашем счете кредиторской задолженности.

Затем, когда вы оплатите этот счет, вы получите квитанцию ​​от компании, связанной с этим счетом.

Квитанции — это запись об оплате, также называемая подтверждением покупки (если вы были в продуктовом магазине, вы знакомы с этим). Они могут исходить от тех же организаций, что и счета-фактуры. Квитанции показывают:

  • Имя поставщика/поставщика услуг
  • Дата платежа
  • Общая сумма оплаты
  • Дополнительные суммы, такие как налоги и сборы

Источник: Kohler

После утверждения и оплаты счета вы можете зарегистрировать квитанцию ​​   в качестве исходного документа для проверки дебета (или нескольких дебетов, если транзакция разделена) другого учетная запись.

8. Установите порядок уплаты налога с продаж

Следующим шагом в обучении ведению бухгалтерского учета малого бизнеса является осознание вашей ответственности за уплату налога с продаж.

В зависимости от вашей отрасли, бизнес-модели и состояния деятельности вам может не понадобиться платить налог с продаж. Чтобы узнать, как выглядит соответствие для вашего бизнеса, начните с посещения веб-сайта налогового агентства вашего штата, чтобы уточнить. Чтобы найти этот сайт, просто введите « Контролер моего штата » в любой поисковой системе и найдите ссылку с URL-адресом, который заканчивается на yourstate .gov .

Если вы обнаружите, что вам не нужно платить налог с продаж, чтобы соответствовать требованиям, перейдите к шагу 9. Однако, если вы узнаете, что ваша компания должна подать этот налог, выполните следующие действия:

  • Получите свой разрешение на налог с продаж.
  • Определите, какую ставку налога с продаж вы будете взимать с клиентов.
  • Настройте систему торговой точки (POS) или онлайн-корзину, чтобы включить эту сумму.
  • Регулярно подготавливайте налоговую декларацию с продаж и отправляйте платеж штату.

Это может показаться сложным, но это не так, как только вы начнете. Когда вы сталкиваетесь с препятствием, оставайтесь сосредоточенными. Продолжайте искать ответы, и вы быстро окажетесь на другой стороне этой сложной задачи по открытию бизнеса (мы просто позволим этому каламбуру впитаться на мгновение).

9. Определите, как ваши клиенты будут платить вам

Следующий шаг в обучении ведению бухгалтерского учета для малого бизнеса — решить, какие типы платежей вы будете принимать, а затем настроить свой бизнес на получение средств через эти каналы.

Во-первых, спросите себя, что важнее всего для вас и взаимодействия ваших клиентов с вашим брендом. Вы хотите предоставить быструю настройку оплаты для клиентов? Хотели бы вы предложить варианты автоматического составления (для банковских счетов) или автоматического списания средств (для кредитных карт)?

После того, как вы определите приоритеты своих потребностей, вы можете рассмотреть варианты:

  • Наличные
  • Персональные чеки
  • Кредитные и/или дебетовые карты
  • Автоматизированная клиринговая палата (ACH), когда деньги снимаются автоматически с банковского счета
  • Криптовалюты
  • Торговля товарами и услугами

Когда вы ответите на эти вопросы, поговорите со своим коммерческим банкиром, чтобы узнать о продуктах для торговых счетов, которые они предлагают. Если вы принимаете личные платежи, вы купите и настроите процессор онлайн-платежей с оборудованием для чтения кредитных и дебетовых карт и синхронизируете его со своим интернет-магазином. Примеры платежных систем включают Square, ShopKeep, Shopify POS и Stripe. Если вы работаете с другими компаниями или работаете напрямую с клиентами, используя счета, вы можете использовать такие инструменты, как NeatBooks, которые имеют настраиваемые счета и онлайн-платежи клиентов, объединенные в одной системе.

10. Начните использовать двойную бухгалтерию

Упомянутый ранее метод двойной записи теперь начинает показывать свою ценность. Напомним, что это практика записи двух соответствующих событий для каждой финансовой операции: дебет (отток) на одном счете и кредит (приток) на другом.

Двойная бухгалтерия показывает, откуда берутся деньги и куда они уходят, а не только одно или другое. Единственный тип бизнеса, который может , а не извлечь выгоду из двойного бухгалтерского учета, — это поставщик услуг, который проводит всего пару крупных транзакций в месяц и редко тратит ни цента. Этот метод оправдывает все, что превышает полдюжины транзакций по расходам или доходам.

Чтобы использовать двойную бухгалтерию, просто запланируйте обрабатывать каждую транзакцию дважды: одну ожидаемым образом, а другую соответствующим равно-противоположным образом.

Салли, которая продает морские ракушки, использует наличные деньги своего бизнеса, чтобы купить новый « Ракушки !» знак для ее магазина на берегу моря. Вот как выглядела бы эта покупка, если бы она использовала единую бухгалтерию:

А вот как Салли записала бы транзакцию, если бы она использовала двойную бухгалтерию:

Когда вы начнете использовать двойную бухгалтерию, у вас появится больше возможностей для создания финансовых отчетов, одного из самых ценных инструментов для принятия решений.

11. Подготовьте финансовую отчетность

Аплодисменты, аплодисменты: если вы предприняли вышеуказанные шаги, вам больше не нужно бояться ведения бухгалтерского учета в вашем малом бизнесе.

Источник: Twitter

Вместо этого вы готовы превратить простую задачу в мощный механизм для создания финансовых бизнес-отчетов.

Во-первых, ознакомьтесь с тремя основными финансовыми отчетами:

  • Отчет о прибылях и убытках (также называемый отчетом о прибылях и убытках или «P&L»). Этот проницательный снимок показывает, какие доходы и другие доходы поступили в ваш бизнес и какие деньги были потрачены. Это хорошо для принятия решения об увеличении или уменьшении расходов.
  • Бухгалтерский баланс. В этом отчете показана стоимость ваших активов и пассивов, а также то, как эти элементы взаимодействуют друг с другом для общего положения в бизнесе.
  • Отчет о движении денежных средств. Отчет о движении денежных средств показывает ритм движения денег в вашем бизнесе. С его помощью вы можете определить, что вам нужно делать регулярно, чтобы ускориться, нажать на тормоз или изменить направление.

Мы рекомендуем использовать один из видов бухгалтерских систем, которые мы упоминали ранее, для подготовки этих отчетов, потому что это сэкономит вам много времени. Но если у вас его еще нет, вы можете использовать наш шаблон отчета о прибылях и убытках и шаблон балансового отчета в дополнение к этому руководству по отчету о движении денежных средств от Фонда Эдварда Лоу, чтобы прожить до тех пор, пока вы не найдете бухгалтерское приложение, которое работает для вас.

12. Обратите внимание на свой денежный поток

Все, что мы рассмотрели до сих пор, было сосредоточено на том, что происходит в финансовом отношении в вашем малом бизнесе. Теперь мы собираемся сосредоточиться на , когда все произойдет. Это синхронное управление деньгами называется волшебством.

Шучу. Это просто называется денежный поток.

Отчет о движении денежных средств, о котором вы узнали на шаге 11, позволяет анализировать данные вашего бизнеса и принимать решения. Некоторые из ходов, которые вы можете сделать на основе того, что он показывает, включают:

  • Баланс роста с устойчивыми расходами и доходами
  • Сократите цикл продаж и ужесточите условия оплаты, чтобы быстрее получать наличные (например, сократив 90-дневные платежи)
  • Переместите инвентарь так, как будто его дорого содержать, потому что на самом деле это
  • Постоянно договаривайтесь с партнерами/поставщиками для сокращения накладных расходов
  • Узнайте, когда (и как) нанимать для размеренного и устойчивого роста команды

Помните, что управление вашими денежными потоками меньше примерно какие у вас есть входы и выходы и больше о когда ваши деньги перемещаются. И теперь, когда вы знаете, как вести книги для малого бизнеса, вы можете использовать это время в своих интересах.

13. Ведите себя в порядке: советы по упорядочению ваших книг

Хорошо, глубокий вдох. Мы почти закончили.

Последний шаг: научитесь поддерживать эти новые системы в рабочем состоянии.

Многие владельцы бизнеса создают отличный процесс только для того, чтобы наблюдать, как он со временем ухудшается, что приводит к катастрофическому беспорядку и разочарованию офисного персонала. Вот как предотвратить это медленное крушение поезда.

Убедитесь, что ваши финансовые инструменты взаимодействуют друг с другом. Сегодня большинство облачных решений интегрируются с другими программными инструментами для гармоничной работы. Примером этого является синхронизация вашего программного обеспечения для выставления счетов или выставления счетов и программного обеспечения для бухгалтерского учета. Если какая-либо из ваших систем не подключается, обратитесь в службу поддержки вашего программного обеспечения, чтобы узнать, получаете ли вы максимальную отдачу от своих инструментов.

И, наконец, включите бухгалтерию в свой распорядок дня и недели. Да, автоматизация утомительной работы упрощает бухгалтерский учет, но вы все равно будете вовлечены в нее. Например, ваш новый инструмент может предлагать связывать определенные поступления с различными расходами, но вы все равно должны регулярно их утверждать. Поэтому выделяйте время в конце каждой недели (или несколько раз в неделю), чтобы проверять работу вашего приложения и просматривать финансовые отчеты.

Техническое обслуживание является важным компонентом, которым пренебрегают многие компании. Убедитесь, что ваши финансовые инструменты работают без сбоев, и регулярно просматривайте свои финансы, чтобы ваши новые системы и процессы не развалились со временем.

Есть вопросы по бухгалтерскому учету малого бизнеса? Подпишитесь на блог Neat

Хотите узнать больше о том, как вести бухгалтерию, отчетность и организацию малого бизнеса? Подпишитесь на блог Neat, где мы будем публиковать новый контент, включая наиболее часто задаваемые вопросы от таких владельцев малого бизнеса, как вы.

Перейти к началу

Бухгалтерский учет и основы бухгалтерского учета | Nolo

Стивен Фишман, J.D.

Многих новых владельцев бизнеса пугает сама идея бухгалтерского учета. Но на самом деле и то, и другое довольно просто. Имейте в виду, что бухгалтерия и бухгалтерский учет имеют две основные цели:

  • отслеживать ваши доходы и расходы, что повышает ваши шансы на получение прибыли, и
  • для сбора финансовой информации, необходимой для подачи различных налоговых деклараций.

Нет никаких требований, чтобы ваши записи хранились каким-либо особым образом. Пока ваши записи точно отражают доходы и расходы вашего бизнеса, IRS сочтет их приемлемыми. (Однако существует требование, чтобы некоторые предприятия использовали определенный метод зачисления на свои счета: кассовый метод или метод начисления. Дополнительную информацию см. в статье Ноло «Наличные против учета по методу начисления».)

В зависимости от размера вашего бизнеса и объема продаж вы можете создавать свои собственные бухгалтерские книги и отчеты или полагаться на бухгалтерское программное обеспечение.

Три шага к хранению книг

Фактический процесс хранения книг легко понять, если разбить его на три этапа.

  1. Храните квитанции или другие приемлемые записи о каждом платеже и всех расходах вашей компании.
  2. Обобщайте свои записи о доходах и расходах на определенной периодической основе (ежедневно, еженедельно или ежемесячно).
  3. Используйте сводки для создания финансовых отчетов, в которых будет содержаться конкретная информация о вашем бизнесе, например, размер вашей ежемесячной прибыли или стоимость вашего бизнеса в определенный момент времени.

Независимо от того, ведете ли вы бухгалтерский учет вручную на листах бухгалтерской книги или используете бухгалтерское программное обеспечение, эти принципы абсолютно одинаковы.

Шаг первый: Хранение квитанций

Каждая продажа и покупка вашего бизнеса должна быть подтверждена записью определенного типа, содержащей сумму, дату и другую соответствующую информацию об этой продаже. Вы будете использовать их для создания сводок ваших транзакций.

С юридической точки зрения способ хранения квитанций может варьироваться от квитанций, хранящихся в коробке из-под сигар, до сложного кассового аппарата, подключенного к компьютерной системе. Практически вы захотите выбрать систему, которая соответствует потребностям вашего бизнеса. Например, небольшой сервисный бизнес, выполняющий лишь относительно небольшое количество заданий, может обойтись простым подходом. Но чем больше продаж и расходов делает ваш бизнес, тем лучше должна быть ваша система регистрации квитанций.

Шаг второй: настройка и размещение в бухгалтерских книгах

Заполненная бухгалтерская книга на самом деле является не чем иным, как сводкой доходов, расходов и всего, что вы отслеживаете (вводится из ваших квитанций в соответствии с категорией и датой). Позже вы используете эти сводки, чтобы ответить на конкретные финансовые вопросы о вашем бизнесе, например, получаете ли вы прибыль, и если да, то какую.

Отправка квитанций на регулярной основе. На некоторой регулярной основе — например, каждый день, раз в неделю или, по крайней мере, раз в месяц — вы должны переносить суммы из квитанций о продажах и покупках в свою бухгалтерскую книгу. Это называется постинг. Как часто вы это делаете, зависит от того, сколько продаж и расходов делает ваш бизнес, и насколько подробными вы хотите, чтобы ваши книги были.

Ваш график публикаций зависит от ваших продаж. Вообще говоря, чем больше вы продаете, тем чаще вы должны размещать записи в своей бухгалтерской книге. Например, розничный магазин, который ежедневно совершает сотни продаж на тысячи долларов, должен публиковать сообщения ежедневно. При таком объеме продаж важно видеть, что происходит каждый день, и не отставать от бумажной волокиты. Для этого занятому розничному продавцу следует использовать кассовый аппарат, который подводит итоги продаж за день и регистрирует их в компьютеризированной бухгалтерской системе одним нажатием кнопки.

Однако более медленный бизнес или бизнес с несколькими крупными транзакциями в месяц, например, небольшой магазин дизайна веб-сайта, услуга по присмотру за собаками или компания по ремонту бассейнов, вероятно, будет в порядке, если он будет публиковаться еженедельно или даже ежемесячно.

Если возможно, используйте бухгалтерское программное обеспечение. Вы можете приобрести бухгалтерскую программу, которая будет создавать свои собственные бухгалтерские книги по мере ввода вашей информации (а затем автоматически создавать необходимые финансовые отчеты на основе той же информации). Всем, кроме самого маленького нового бизнеса, настоятельно рекомендуется использовать пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета, чтобы помочь вести свои бухгалтерские книги. Микробизнес может обойтись программным обеспечением для личных финансов, таким как 9.0044 Ускорение .

Шаг третий: создание основных финансовых отчетов

Финансовые отчеты важны, поскольку они объединяют несколько ключевых элементов финансовой информации о вашем бизнесе. Подумайте об этом так: хотя ваша бухгалтерская книга доходов может сказать вам, что ваш бизнес принес много денег в течение года, вы не узнаете, получили ли вы прибыль, не сравнив свой доход с общими расходами. И даже сравнение ваших ежемесячных сумм доходов и расходов не скажет вам, достаточно ли быстро платят ваши кредитные клиенты, чтобы поддерживать достаточный поток наличности через ваш бизнес для своевременной оплаты ваших счетов.

Вот почему вам нужны финансовые отчеты: чтобы объединить данные из ваших бухгалтерских книг и придать им форму, показывающую общую картину вашего бизнеса. Ключевые отчеты, которые вам необходимо регулярно создавать, — это анализ движения денежных средств, прогноз прибылей и убытков и балансовый отчет. (Оба QuickBooks и Quicken Home and Business , а также другое бухгалтерское программное обеспечение могут предоставлять эти регулярные отчеты.)

Поговорите с юристом

Нужна помощь? Начните здесь.

13 способов упростить бухгалтерский учет в малом бизнесе

Независимо от того, каким малым бизнесом вы владеете или планируете начать, вам необходимо постоянно вести бухгалтерский учет. Невыполнение этого требования может и приведет к ненужным проблемам и препятствиям в будущем, которые потенциально могут замедлить или даже остановить рост вашего бизнеса.

Ведение бухгалтерского учета означает, что вы должны отслеживать свои деловые расходы, контролировать и оценивать финансовые отчеты и собирать платежи от своих клиентов. Как владелец малого бизнеса, вы столкнетесь с бесчисленными обязанностями и задачами, поэтому используйте эти 13 советов, приведенных ниже, чтобы сделать ваш бухгалтерский учет проще (и гораздо менее напряженным).

1. Отслеживание и сортировка всех квитанций о деловых расходах

Отслеживание квитанций о деловых расходах — это не высшая математика. Оставаться постоянным — вот проблема для большинства владельцев малого бизнеса. Гораздо легче принять простую привычку, чем сложную.

«Отслеживание бумажных квитанций может быть утомительным, но с помощью технологий мы можем сфотографировать каждую квитанцию ​​и автоматически записать ее. Как только вы выработаете привычку немедленно архивировать квитанцию, вы никогда не пропустите ни одной», — говорит Дэвид Финн из David Finn, P.C.

Даже если у вас хорошие намерения, очень легко потерять бумажные квитанции, что приведет к отставанию в бухгалтерии. Опция отслеживания расходов на платформе облачного учета позволяет вам сфотографировать квитанцию ​​и безопасно сохранить ее в облаке. Простота процесса позволяет не сбиться с пути.

2. Сохраняйте все квитанции о взносах и пожертвованиях

Многие взносы и пожертвования подлежат 100-процентному вычету, но вам необходимо сохранять все предоставленные квитанции, чтобы требовать их уплаты налогов. «Большинство взносов и пожертвований осуществляются в виде разовых платежей, поэтому гораздо проще вести точные записи, отражающие эти расходы», — предлагает Джошуа Боулс из PM Training Class.

Пожертвования и взносы должны регистрироваться точно так же, как и все другие деловые расходы, но в отдельной категории. Это значительно облегчит работу вашего бухгалтера, если вы разделите их для них. Чем проще вы сделаете их работу, тем меньше вероятность того, что они будут следить за мелкими деталями.

3. Создайте точную систему выставления счетов

Ключевым моментом является наличие системы для организации всей вашей бухгалтерии, и чем более вы организованы, тем меньше головной боли у вас будет в будущем. В сегодняшнюю эпоху технологий выбор правильного программного обеспечения для бухгалтерского учета очень важен и является первым шагом в создании надежного процесса выставления счетов.

«На рынке представлено множество вариантов, поэтому важно, чтобы вы выбрали вариант, который не только обладает всеми функциями и интеграциями, которые вам в настоящее время необходимы, но также имеет возможность масштабирования по мере вашего роста», — предлагает Стивен Янг. Жалюзи Прямые.

Янг прав, так как перенос всего на новую платформу может быть дорогостоящим мероприятием. В то время как профессиональные счета-фактуры важны, не менее важно учитывать функции и потенциал масштабирования.

4. Создание бесшовной системы расчета заработной платы

Если вы не индивидуальный предприниматель, вполне вероятно, что в вашем малом бизнесе есть сотрудники. Если это так, то расчет заработной платы — это то, что кажется простым на первый взгляд, но на самом деле это очень сложный компонент владения бизнесом.

«У вас действительно есть два варианта начисления заработной платы. Вы можете либо использовать программное обеспечение для расчета заработной платы и обрабатывать его самостоятельно, либо нанять компанию по расчету заработной платы, которая будет заниматься всем, от расчета правильных удержаний и налогов до внесения прямых депозитов на банковские счета ваших сотрудников», — предлагает Роберт Ампарян из Hamparyan Injury Lawyers. Для полного понимания, это руководство по расчету заработной платы расскажет вам все, что вам нужно знать.

5. Используйте безопасное и совместимое программное обеспечение

Когда вы используете стороннее программное обеспечение для своего бухгалтерского учета, вы должны быть уверены, что они сохранят ваши данные в безопасности и сохранят при этом 100-процентное соответствие требованиям. «Убедитесь, что данные, которые вы отправляете в свое бухгалтерское программное обеспечение, защищены 256-битным шифрованием SSL, а серверы, на которых находится программное обеспечение, постоянно сканируются на наличие уязвимостей», — советует Адам Боалт, генеральный директор PassportRenewal.com.

6. Ведение текущих отчетов о прибылях и убытках

Двумя наиболее важными показателями малого бизнеса являются прибыль и убыток. Если вы уделяете внимание отчету о прибылях и убытках только ежеквартально, вас, возможно, ждет грубое пробуждение.

«Малый бизнес постоянно сталкивается со скачками и падениями продаж, и хотя к некоторым вещам, таким как сезонные распродажи, можно подготовиться заранее, существует множество факторов, которые владелец бизнеса не может контролировать. Наличие актуального отчета о прибылях и убытках позволяет вам в любое время быстро получить представление об общем состоянии вашего бизнеса», — предлагает Роксана Заман, соучредитель и главный операционный директор Maple.

Ваш отчет о прибылях и убытках должен включать выручку, себестоимость проданных товаров, операционные расходы, операционный доход, валовую прибыль и чистую прибыль. Это все цифры, которые вам нужно знать в любое время.

7. Всегда увеличивайте валовую прибыль

Одним из аспектов бухгалтерского учета, которым чаще всего пренебрегают, является COGS (себестоимость проданных товаров). COGS применяется как к физическим продуктам, так и к услугам, поэтому он применим к каждому малому бизнесу. Вам нужно не только отслеживать это, но вы всегда должны работать над снижением себестоимости.

«Многие владельцы малого бизнеса сосредотачиваются на расходах и доходах при ведении бухгалтерского учета, упуская из виду то, что действительно может помочь улучшить их рост и прибыль, а именно увеличение валовой прибыли. Управление книгами для бизнеса также должно быть направлено на увеличение прибыли», — говорит Мартон Шугар, генеральный директор Pub Crawl Budapest.

По мере того, как ваш бизнес растет и вы продаете больше, будь то физические продукты или перепродажа услуг, таких как веб-дизайн, например, всегда есть возможность договориться о снижении затрат. Используйте свой объем в качестве рычага для снижения себестоимости.

8. Сбор применимых налогов

Это довольно просто для местных предприятий, которые принимают платежи лично в точках продаж, но может быть сложно для предприятий, предоставляющих услуги, которые принимают кредитные карты для сбора платежей от клиентов по всей стране и миру.

«Большинство платформ теперь позволяют владельцам малого бизнеса легко собирать соответствующий налог с продаж в зависимости от местонахождения клиента. Для малого бизнеса, основанного на услугах, применимые налоги необходимо добавлять к счетам и отслеживать их соответствующим образом», — советует Тим ​​Хайдер, генеральный директор Aesthetic Brand Marketing.

Не все решения для выставления счетов обеспечивают плавное налогообложение, поэтому обязательно примите это во внимание. Если вы управляете своим бухгалтерским учетом в облаке, добавление налогов к счету — простой процесс. Однако рекомендуется проконсультироваться со своим бухгалтером, чтобы определить правильный налог, взимаемый с различных клиентов в зависимости от их местонахождения.

9. Тройная проверка всех записей для обеспечения точности

Чем чаще вы регистрируете свои записи и сверяете их друг с другом, тем меньше вероятность возникновения проблем в будущем. «Я предлагаю держать ваши файлы как можно более организованными и просматривать все расходы каждый месяц несколько раз, прежде чем записывать их, даже если вы храните все это в облаке», — объясняет Бен Ларси, соучредитель StoreKit.

Если вы просто записываете все свои расходы и ежемесячную отчетность, а затем просто передаете ее своему бухгалтеру, могут возникнуть проблемы. Большинство малых предприятий отчитываются ежеквартально, поэтому тройная проверка всех ваших финансовых отчетов гарантирует, что вы каждый раз передаете точные цифры своему бухгалтеру. Небольшое дополнительное время, потраченное на тройную проверку, может предотвратить потерю времени в будущем.

10. Будьте на 100% уверены в своих налоговых обязательствах

Очень важно правильно организовать свой малый бизнес, так как ваши налоги будут зависеть от того, как устроен ваш бизнес. Многие предприниматели считают, что ООО — это правильный путь, но в зависимости от их бизнеса это может быть не всегда самый выгодный вариант с точки зрения налогов.

«Абсолютно необходимо проконсультироваться с адвокатом и специалистом по налогам при первоначальном создании вашего предприятия. Если вы не можете себе этого позволить, значит, вы не можете позволить себе начать бизнес», — говорит Дэвид Баддели, генеральный директор Finance. co.uk.

Предварительные расходы на создание бизнеса — это то, на чем вы не хотите экономить. Думайте об этом как о первоначальных инвестициях в безопасность и долговечность вашего бизнеса.

11. Работать с отдельного корпоративного банковского счета

Вы никогда не должны смешивать личные и деловые банковские счета, даже если вы фрилансер или независимый подрядчик. Всегда рекомендуется разделять все расходы, связанные с бизнесом, а затем регулярно проводить сверку, которая помогает обеспечить соответствие ваших банковских выписок и бухгалтерского учета.

«Самый простой способ избежать проблем — выверять свой банковский счет в конце каждого рабочего дня. Это занимает всего несколько минут и помогает избежать ошибок в учете. Чем дольше вы ждете, тем выше вероятность появления ошибки», — предлагает Генри Иджамс из AvidXchange. Ijams прав, потому что чем дольше вы ждете, тем сложнее будет найти конфликтующую транзакцию. Если делать это ежедневно, это может занять менее пяти минут.

12. Настройка универсального платежного решения

Когда вы ограничиваете варианты оплаты, это значительно упрощает жизнь с точки зрения бухгалтерского учета. Если у вас есть несколько источников дохода, таких как наличные, чеки, PayPal и кредитные карты, вам необходимо отслеживать и согласовывать каждый из них. Это делает вариант «все в одном» удобным.

«Если вы можете собирать все свои платежи через один шлюз, это значительно упрощает учет. Например, с помощью Stripe вы можете принимать все основные кредитные и дебетовые карты, а также чеки через платежи через ACH. Когда все ваши депозиты поступают из одного источника, становится намного проще оставаться в курсе событий», — объясняет Ноам Садовник, основатель CLINICUBE.

13. Всегда ищите способы улучшить денежный поток

Часть вашего бухгалтерского процесса должна включать оптимизацию вашего денежного потока. Улучшение денежного потока важно для любого бизнеса, от крупной корпорации до фрилансеров-одиночек.