Как вести правильно бухгалтерию: пошаговая инструкция по ведению бухгалтерского учета компании

Содержание

Как вести домашнюю бухгалтерию

Ведение домашней бухгалтерии – это просто

Учет всех мелких расходов – это самая распространенная ошибка. Вам не нужно расписывать все свои расходы до мелочей, сосредоточьтесь на том, что вас действительно интересует. Для начала ограничьтесь несколькими основными категориями. Это могут быть, например, продукты (продукты – это важно, в среднестатистической семье большая часть денег тратится именно на них), регулярные и обязательные платежи (квартплата, телефон, транспорт, кредит), вещи (одежда, мебель посуда), развлечения (алкоголь, кафе, кино) и прочее (сюда входят все незапланированные траты, такие как подарки). Последние две категории требуют особо пристального внимания при ведении домашней бухгалтерии, т.к. именно эти траты нужно тщательно контролировать и по возможности сокращать. Понятно, что уменьшить траты на продукты и вещи трудновато – чтобы меньше тратить на еду, нужно меньше есть. На это мы пойти не можем, по крайней мере, вот так сразу.

Позже, когда вы немного освоитесь, можно разделить основные категории на более мелкие статьи расходов. Например, продукты можно разделить на основные и излишества, а именно – сладости, жвачка, газировка и так далее. Категорию «Вещи» нужно разделить по тому же принципу – необходимые и не очень (скажем уж прямо – совсем ненужные, купленные спонтанно). Вторую категорию («Излишества») стоит держать под контролем и можно даже немного сократить, но без фанатизма, т.к. все мы люди, у всех есть слабости. Ну, и так далее. Категории можно «бить» до бесконечности, но это уже на любителя, т.е. профессионального пользователя программ для ведения домашней бухгалтерии. Новичку стоит ограничиться несколькими основными категориями.

Ведите домашнюю бухгалтерию «по крупному»

Миф номер один – необходимо учитывать все до копейки. Это долго, скучно и нудно, но без этого никак.

Это не так, нужно вести домашнюю бухгалтерию по-крупному, используя 4-6 основных категорий, не больше.

Итак, развенчаем миф номер один. Вы приходите домой из крупного сетевого магазина типа Ашан с чеком длинной в метр. Нужно ли посвятить весь вечер вбиванию этого чека в программу? Конечно, нет! Выделите основные статьи расходов, например, вы купили пару банок пива на вечер и еще бутылку водки на приближающийся праздник 1-го мая, одну табуретку на кухню и кучу продуктов. Вы это прекрасно помните и без чека. Поэтому все, что вам нужно – это общая сумма чека, которую, кстати, легко получить, если вы уже ведете домашнюю бухгалтерию, вычтя сумму денег в кошельке из суммы которую показывает программа. Итак, нам даже чек не нужен. Мы легко можем вычислить, сколько мы сегодня потратили, а стоимость пары банок пива и бутылки водки мы помним наизусть. Стоимость табуретки мы тоже помним – проверили перед покупкой, а то сейчас всякое бывает – копеечная на вид вещь, а на кассе выясняется, что стоит она как самолет. В итоге в программу для домашней бухгалтерии мы вбиваем всего три позиции, а именно: алкоголь, табуретка и все остальное (продукты). И не страшно, если вы купили еще и носки, но вот досада – забыли об этом, и эта сумма оказалась в продуктах. Как показывает практика, такие мелочи совершенно не искажают общую картину. Просто не обращайте на это внимание. В следующий раз вы купите набор отверток, дрель и электролобзик, а по дороге домой килограмм картошки и, само собой, забудете про картошку и всю сумму занесете в категорию «Вещи».

Миф номер два – забыл что-то записать и все пошло наперекосяк.

Не пошло – картошка компенсирует носки. Всегда. Они в некотором роде взаимозаменяемы.

В итоге мы тратим всего пару минут вечером на то, чтобы вести домашнюю бухгалтерию, а взамен получаем полный контроль над своими финансами. Выгодный обмен, не так ли? Еще неплохо раз в неделю пересчитать деньги в карманах и сверять с балансом в программе для ведения домашней бухгалтерии. Если будет недостача, прикинуть, на что еще мы могли потратить деньги на прошлой неделе и скорректировать баланс. Как правило, неучтенными остаются продукты или что-то из категории развлечения (жвачки, вода, пиво). Туда и следует отнести недостачу.

Часть вторая: Как планировать семейный бюджет

Часть третья: Как накопить деньги

руководство для владельца ресторана или кафе

Бухгалтерия в общепите — дело непростое, потому что в рамках одного заведения сочетаются производство, реализация конечной продукции и оказание услуг. В этой статье мы рассказали о том, как вести бухгалтерию общепита правильно. Прочтите ее, прежде чем откроете ресторан, кафе или бар!

Вопросы бухгалтерского и складского учета более детально разобраны в нашем руководстве для владельцев заведений общепита — сохраните в закладки, пригодится.

Бухгалтерия в общепите: как учитывать производство готовой продукции

Вы приобретаете ингредиенты, перерабатываете их и получаете блюда, которые продаете посетителям. Чтобы правильно рассчитать стоимость каждой позиции для конечного потребителя, нужно составить калькуляцию. Порядок действий следующий:

Продумайте меню — перечень блюд, которые планируете предлагать гостям.

Разработайте технологическую карту для каждого блюда. Технологическая карта — это документ, в котором содержится детальная информация о позиции: срок хранения, КБЖУ, рецептура, вес порции, описание внешнего вида. Ее могут запросить проверяющие, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все законодательные требования.

Технологическая карта салата «Мимоза».

Источник

Узнайте стоимость каждого продукта у поставщиков, с которыми планируете работать.

Рассчитайте себестоимость порции каждого блюда на основании технологической карты и закупочной цены ингредиентов. Если доставка и разгрузка продуктов оплачивается отдельно, учтите эти расходы в расчетах.

Бухгалтерия в общепите обычно использует партионный метод — учитывается производство и продажа партии товара, например, по 10 пирожных или 20 порций салата. На каждую партию выделяется определенное количество продуктов.

Калькуляция стоимости 10 порций лазаньи.

Источник

Помимо себестоимости ингредиентов нужно учитывать зарплаты сотрудников (поваров, официантов, посудомойщиков, уборщиков и т. д.), амортизацию оборудования, аренду, оплату коммунальных услуг и прочие расходы. Чтобы упростить процесс и минимизировать риск возникновения ошибок, рекомендуем использовать специализированный сервис для ресторанов, баров и кафе: Poster Pos, R-Keeper и т. п. Бухгалтерия в общепите обычно ведется в 1С, с которой такое ПО интегрировано, что позволяет выгружать накладные и справочники при необходимости.

Бухгалтерия в общепите: как учитывать зарплаты

Открывая ресторан, кафе или бар, на старте определитесь, сколько сотрудников нужно на каждом участке: на кухне, в зале, на складе. Устанавливая продолжительность смен и размер вознаграждения, помните о необходимости соблюдать требования
ТК РФ.

В заведениях общепита чаще всего применяется повременная оплата труда. Есть почасовой тариф или оклад, исходя из которого рассчитывается сумма к уплате на основании фактически отработанного времени. Иногда раз в месяц или квартал выплачивается премия за качественную работу.

Кроме начисления зарплат предстоит официально учитывать отпуска и больничные работников. Даты отпусков фиксируются в графике, на каждого оформляется соответствующий приказ, после чего (но не позднее, чем за три дня до начала отпуска) выплачивается отпускное пособие.

Бухгалтерия в общепите: как учитывать остатки на складе

Нужно вести учет:

Поступлений. От поставщика вы будете кроме товара получать документы: договоры, уставные документы, прайс-листы, сертификаты. Обязательно их храните: могут понадобиться в ходе проверок.

Списаний. Продукты, переданные со склада на кухню, могут быть использованы для приготовления блюд, заказанных гостями, питания сотрудников, проработки нового рецепта и формирования технологической карты и т. д. Иногда продукты портятся — их приходится списывать и утилизировать.

Теперь вы знаете, как вести бухгалтерию общепита. Рекомендуем доверить учет специалисту с опытом работы в ресторанах, кафе и барах, который знает все нюансы, а значит, убережет вас от лишних проверок и штрафов.

Если вы только собираетесь открыть заведение, обязательно прочтите нашу статью о выборе формы собственности и налогового режима. А материал об инвентаризации пригодится и новичкам, и опытным рестораторам: в нем описаны способы ускорить процесс и исключить воровство среди сотрудников.

10 советов по улучшению бухгалтерского учета в малом бизнесе

Вы один из тех владельцев малого бизнеса, которые просто любят корпеть над электронными таблицами? И я нет. Да, бухгалтерские книги вашего бизнеса — это система показателей того, насколько хорошо вы работаете, но если вы не умеете считать, ведение вашей бухгалтерии может показаться столь же привлекательным, как и лечение корневых каналов. Тем не менее, другие владельцы бизнеса хотят просмотреть финансы своего бизнеса, но погружаются в повседневную жизнь и никогда не доходят до этого. Независимо от того, как вы относитесь к бухгалтерскому учету, это одна из тех задач, от которой ни один владелец бизнеса не может уклоняться навсегда.

1. Разделите деловые и личные финансы.

Совмещение расходов и доходов является распространенной ошибкой в ведении бухгалтерского учета малого бизнеса, которая в будущем вызовет огромные проблемы для вашего бизнеса. Откройте бизнес-счет в банке, как только решите запустить свой стартап, и получите отдельную бизнес-кредитную карту. Это не только разделяет ваши учетные записи, но и помогает вашему бизнесу создать собственный кредитный рейтинг.

2. Автоматизируйте все, что можете.

Ввод данных в электронные таблицы и сверка чисел вручную — это старая школа. Используйте облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета и ведите банковские операции онлайн. Таким образом, вы можете синхронизировать свое бухгалтерское программное обеспечение с вашим корпоративным банковским счетом, чтобы у вас всегда были точные и актуальные записи. Кроме того, благодаря облаку ваши важные финансовые данные надежно резервируются за пределами офиса.

3. Спросите профессионала.

Поговорите со своим бухгалтером, чтобы выяснить, можете ли вы использовать готовое бухгалтерское программное обеспечение или вам будет полезно его настроить. Ваш бухгалтер должен быть в состоянии не только дать совет, но и настроить для вас программное обеспечение и показать, как его использовать.

4. Проводить регулярные финансовые проверки.

Если вы слишком долго откладываете ведение бухгалтерского учета, вы получите возврат чеков, просроченные счета или цифры, которые не складываются. Еженедельно просматривайте свои книги, чтобы убедиться, что все в порядке.

5. Делайте ежеквартальный обзор.

В конце каждого квартала тщательно просматривайте свои бухгалтерские и бухгалтерские записи. Ищите тенденции, такие как рост или снижение продаж, годовая выручка или увеличение количества клиентов, просрочивших оплату. Поговорите со своим бухгалтером: он или она может помочь вам увидеть общую картину, чтобы вы были лучше подготовлены к будущим потребностям в капитале, таким как покупка нового оборудования или переезд в более крупное место.

6. Вести учет коммерческих расходов.

На 2018 год в налоговый кодекс было внесено так много изменений, что вам следует проконсультироваться со своим бухгалтером, чтобы узнать, какие расходы вы можете вычесть в следующем году. Для всего, на что, как вы думаете, вы будете претендовать, ведите подробные записи; экономьте время, сканируя и оцифровывая чеки. Вы также можете упростить отслеживание расходов, всегда используя бизнес-кредитную карту для деловых покупок.

7. Контролируйте рабочее время ваших сотрудников с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени.

Облачное программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет сотрудникам отслеживать приход и уход на своих смартфонах, планшетах или компьютерах. Но это не просто спасает их неприятностей — это также делает вашу жизнь проще, автоматически отслеживая сверхурочные, отгулы и т. д. Вы можете найти программное обеспечение для учета рабочего времени, разработанное практически для любой отрасли. Выберите тот, который работает с вашим программным обеспечением для бухгалтерского учета, и расчет заработной платы тоже не составит труда.

8. Внимательно следите за дебиторской задолженностью.

Когда клиенты не платят вовремя, денежный поток вашего бизнеса может быстро иссякнуть. Обращайте внимание на сроки погашения вашей дебиторской задолженности и сразу же связывайтесь с просрочившими платежами клиентами, чтобы подтолкнуть их. Даже если у клиента возникли финансовые проблемы, вы можете настроить план платежей, чтобы получить хотя бы часть того, что вам причитается.

9. Будьте в курсе сроков уплаты налогов.

Чтобы не попасть впросак, планируйте заранее и откладывайте деньги на любые ожидаемые налоговые счета. Платите вовремя, чтобы не столкнуться со штрафами. Налоговый календарь для предприятий на веб-сайте IRS может синхронизироваться с вашим собственным облачным календарем, поэтому вы никогда не пропустите крайний срок; он может даже отправлять вам напоминания за неделю или две до платежа.

10. Получите помощь от SCORE.

Наставники SCORE могут помочь вам со всеми аспектами ведения бухгалтерского учета и бухгалтерского учета в малом бизнесе и даже порекомендуют квалифицированных местных бухгалтеров. Если у вас нет наставника, чего вы ждете?

Полное руководство по бухгалтерскому учету и бухгалтерскому учету малого бизнеса

Часто кажется, что бухгалтерский учет и бухгалтерский учет малого бизнеса должны постоянно приспосабливаться к постоянно меняющемуся миру — от растущей стоимости жизни до новых процессов и законодательства.

Несмотря на то, что обязанности по ведению бухгалтерского учета в малом бизнесе могут показаться непосильными, вы можете обнаружить, что с ними легче справиться, чем кажется на первый взгляд.

В этом руководстве вы узнаете все, что вам нужно знать о том, как начать вести бухгалтерский учет для малого бизнеса.

Вот что мы покрываем:

Бухгалтерия малого бизнеса и бухгалтерский учет

Бухгалтерия и законодательство малого бизнеса

Как лучше вести бухгалтерию малого бизнеса

1. Записывайте все транзакции
2. Согласование транзакций
3. Управляйте своим денежным потоком
4. Следите за просроченными платежами
5. Отслеживайте свои финансовые показатели
6. Управление налогами на бизнес
7. Решите, нужна ли вам профессиональная помощь

Заключительные мысли о бухгалтерии малого бизнеса

Мечтаете о собственном бизнесе? Пройдите наш тест, чтобы узнать, готовы ли вы к решительным действиям.

Бухгалтерский учет и бухгалтерский учет — два термина, которые иногда используются взаимозаменяемо. Но они не означают одно и то же.

Итак, в чем разница между бухгалтерией малого бизнеса и бухгалтерским учетом?

Бухгалтерский учет — это просто процесс записи всех денег, которые приходят и уходят из бизнеса. Раньше это включало ввод информации в бухгалтерские книги (отсюда и название), но теперь большинство предприятий делают это с помощью облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Помимо записи всех доходов и расходов, бухгалтерские задачи также включают сбор и хранение финансовой информации, такой как квитанции, счета-фактуры и банковские выписки.

Это включает в себя оплату счетов и сотрудников, сверку банковских выписок, ввод данных и уплату налогов. Каждый бизнес, от самозанятых фрилансеров до крупных мировых корпораций, должен выполнять бухгалтерские задачи.

Бухгалтерия входит в мир бухгалтерского учета и часто рассматривается как первый шаг более крупного процесса.

Бухгалтерский учет связан с интерпретацией сложных финансовых данных и их использованием для создания отчетов и прогнозов, как правило, для понимания финансового состояния и эффективности бизнеса.

Несмотря на то, что ваш бизнес еще довольно мал, стоит сосредоточиться на правильном ведении основ бухгалтерского учета, поскольку вы обязаны вести учет финансовых данных по закону.

Бухгалтерский учет, безусловно, со временем поможет, но в первую очередь вам следует навести порядок в своих бухгалтерских книгах.

Загрузите бесплатный набор инструментов для малого бизнеса: руководство, шаблон бизнес-плана и шаблон прогноза движения денежных средств, чтобы вы могли руководить своим бизнесом

Несмотря на то, что методы работы предприятий постоянно меняются, основные принципы ведения бухгалтерского учета для малого бизнеса являются раем не изменился.

Тем не менее, есть определенные события, влияющие на бухгалтерию, о которых вам следует знать.

Законодательство о бухгалтерском учете МСП, о котором следует знать

Определенные законы действуют (или будут приняты в будущем), которые могут повлиять на то, как вы ведете финансовую отчетность.

К ним относятся:

Внесение налогов в цифровую форму для НДС: Если ваш бизнес зарегистрирован как плательщик НДС, вам необходимо подавать декларации по НДС с помощью программного обеспечения, совместимого с MTD.
Введение налога в цифровую форму для самостоятельной оценки подоходного налога: С апреля 2026 года, если налогооблагаемый оборот вашего бизнеса превышает 50 000 фунтов стерлингов (и с апреля 2027 года, если оборот превышает 30 000 фунтов стерлингов), вам придется использовать цифровое программное обеспечение для подачи данных. о вашем доходе в HMRC. К ним относятся самозанятые и арендодатели.
IR35: Правительственные изменения IR35 вступили в силу в апреле 2021 года. Хотя основное внимание уделяется среднему и крупному бизнесу, если вы работаете подрядчиком, IR35 может повлиять на вас. Итак, вам нужно будет планировать и учитывать это.
Brexit и таможенные пошлины: Правила в отношении налогов на импорт и экспорт в Европейский союз (ЕС) изменились с момента переходного периода Brexit. Если вы продаете или покупаете товары из ЕС, вам необходимо проверить, как это повлияет на ваши записи и налоги, которые вы платите.
Увеличение минимальной заработной платы: Вам необходимо увеличить почасовую оплату для всех сотрудников с минимальной заработной платой в соответствии с новыми ставками (например, люди в возрасте 23 лет и старше теперь получают национальный прожиточный минимум).

Если вас коснутся какие-либо изменения в законодательстве, возможно, стоит обратиться к бухгалтеру или налоговому консультанту за профессиональным советом.

Тем не менее, эти изменения не меняют основ ведения бухгалтерского учета малого бизнеса в Великобритании.

Как улучшить бухгалтерский учет в малом бизнесе

На первый взгляд бухгалтерский учет может показаться запутанным миром налоговых кодов, деклараций по НДС и бухгалтерского жаргона. На самом деле, это довольно просто.

По сути, все дело в регистрации того, сколько денег поступило в бизнес и сколько денег из него ушло. Отслеживая эту информацию, HMRC может затем рассчитать, какой налог вы должны.

Ознакомьтесь с нашими советами по упрощению ведения бухгалтерского учета в малом бизнесе.

Ведение точного учета всех ваших транзакций является жизненно важной бухгалтерской задачей малого бизнеса. Каждый раз, когда вы совершаете покупку или получаете платеж, вам необходимо записывать эту информацию.

Традиционно это можно было бы сделать в бухгалтерской книге или электронной таблице, но намного быстрее записывать эту информацию с помощью облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Каждый раз, когда клиент совершает покупку, вам нужно записать, сколько он потратил (если вы продаете товары, полезно также отметить, что они купили).

Каждый раз, когда вы покупаете что-то для бизнеса, платите поставщику или своим сотрудникам, вы также должны записывать это. Запишите, сколько осталось на банковском счете предприятия и что это была за покупка.

Вы должны хранить копии всех квитанций не менее шести лет.

Регистрация транзакций является юридическим обязательством для бизнеса. Но есть и другие причины для этого:

Будьте в курсе расходов и наблюдайте, сколько денег поступает и уходит из бизнеса
Следите за своим доходом и получайте четкое представление о том, сколько вы на самом деле зарабатываете
Делает вашу налоговую декларацию менее болезненной, сохраняя квитанции и записи всех расходов в организованном порядке.

По закону индивидуальные предприниматели должны вести точные финансовые записи (бухгалтерский учет), и вы должны хранить записи в течение шести лет, если вы управляете компанией с ограниченной ответственностью.

Многие владельцы бизнеса начинают с простого процесса, используя электронные таблицы, в то время как все большее число владельцев предпочитают использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета.

Вот как вести учет финансов в малом бизнесе.

Бухгалтерия вручную

Вы можете управлять своими денежными потоками в электронных таблицах, подобных тем, которые вы можете создать в Excel. Однако это может привести к ошибкам учета и проблемам совместимости.

Кроме того, как упоминалось выше, новое законодательство, вступающее в силу с 2026 года в рамках правительственной схемы «Введение налогов в цифровую форму», означает, что вам придется подключать свои электронные таблицы к связующему программному обеспечению, чтобы загружать их в свои цифровые налоговые записи.

Вы также не должны редактировать электронные таблицы вручную и сохранять их неотредактированными в течение нескольких лет после отправки.

Таким образом, программное обеспечение для облачного учета представляет собой комплексное решение, с которым стоит ознакомиться сейчас, прежде чем изменения вступят в силу.

Бухгалтерия с использованием программного обеспечения

Использование облачного программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета экономит время, деньги и предотвращает человеческие ошибки. Доступно недорогое и простое в использовании программное обеспечение для автоматизации ведения записей.

Например, вы можете использовать его для автоматического извлечения записей о транзакциях с вашего банковского счета, поэтому вам не нужно вручную вводить каждую транзакцию.

Хорошее бухгалтерское решение для малого бизнеса может позаботиться обо всей важной бизнес-информации и представить ее в наглядном виде, чтобы помочь вам принимать правильные решения.

Вы можете настроить свои отчеты в зависимости от ваших приоритетов в любой момент времени. Вам может понадобиться краткий ежедневный обзор, детализирующий все, что уместно в этот день.

Отслеживание доходов и расходов в режиме реального времени значительно экономит время. Ваше программное обеспечение для бухгалтерского учета может включать в себя приложение, которое можно использовать для удобного учета доходов и расходов в дороге.

В лучших бухгалтерских приложениях есть функции, облегчающие отслеживание деталей, такие как сохранение фотографий квитанций, поэтому вам не нужно хранить бумажные копии.

Сверка транзакций — вторая по важности бухгалтерская задача для владельцев малого бизнеса, и обычно она выполняется в конце месяца.

Выверка банковских счетов заключается в просмотре вашей ежемесячной банковской выписки и проверке того, совпадают ли ваши финансовые записи с кредитами и дебетами, указанными в банковской выписке.

Цель сверки — дать вам точное представление о финансовом состоянии вашего бизнеса. Это может помочь вам обнаружить такие вещи, как, например, необъяснимые расходы или двойные платежи.

Если есть какие-либо необъяснимые покупки или платежи, банковская выверка должна помочь вам понять, почему.

Выполнение согласования вручную может быть затруднено. Но с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета задачи по выверке банковских счетов могут быть намного проще и занимать меньше времени.

Программное обеспечение может автоматически сопоставлять доходы и расходы в выписке по счету со счетами, которые вы отправили, и вещами, за которые вы заплатили.

Знание того, как распоряжаться наличностью в малом бизнесе, является ключевым навыком для любого владельца бизнеса.

Хорошая новость заключается в том, что существуют решения, облегчающие жизнь, такие как передача части бремени бухгалтеру или использование программного обеспечения для облачного учета.

Также стоит отметить, что вы можете работать вместе с бухгалтером, используя свое бухгалтерское программное обеспечение, а это означает, что они могут видеть ваши цифры в режиме реального времени и предлагать идеи и советы, которые помогут вашему бизнесу двигаться в правильном направлении.

Что такое денежный поток?

Денежный поток — это сумма денег, которая поступает и уходит из вашей компании.

Поступление наличных относится ко всем счетам, которые ваши клиенты оплачивают вам (плюс государственные субсидии). Уходящие наличные деньги относятся к счетам поставщиков, заработной плате персонала, счетам за коммунальные услуги и арендной плате.

Если у вас есть стабильный доход от бизнеса, вы можете продолжать оплачивать свои расходы. Если поступающие деньги иссякнут, вы не сможете их выплатить.

А это значит, что ваш бизнес скоро перестанет функционировать.

Принципы хорошего управления денежными потоками просты, но многие компании испытывают трудности с этим.

Во-первых, вам нужно убедиться, что вы получаете больше денег, чем уходит. Деньги также должны поступать вовремя, чтобы вы могли платить поставщикам и инвестировать в запасы и расходные материалы.

Имея доступ к наличным деньгам, вы также можете лучше покупать и вести переговоры, что может сэкономить вам деньги в долгосрочной перспективе. Также важно предвидеть нехватку средств.

Это позволяет вам составлять планы движения денежных средств на случай непредвиденных обстоятельств, таких как предоставление кредита.

Как преуспеть в управлении денежными потоками малого бизнеса

Наличие хорошей системы кредитного контроля

Создание хорошей системы кредитного контроля не должно быть сложным.

Основы включают в себя установление четких кредитных лимитов и условий оплаты для ваших клиентов, быструю отправку счетов и четкое отслеживание всех долгов по мере их погашения.

Используйте прогнозирование продаж

Прогнозирование продаж заключается в том, чтобы предсказывать, что впереди, чтобы подготовиться к пикам и спадам денежных потоков. Вы можете начать прогнозировать денежный поток, как только у вас будет месячный объем продаж.

Используя свое знание рынка, подумайте о своих ценах, ценах ваших конкурентов, состоянии экономики и так далее, чтобы выяснить спрос.

Помните, лучше быть чрезмерно осторожным, чем оптимистичным.

Это лучший способ избежать неприятных сюрпризов.

Сокращение ненужных затрат и расходов

Когда дело доходит до сохранения денежного потока, думайте о бережливости и скупости.

Тщательно проверяйте каждую вещь, которую покупаете. Точно знайте, куда уходят ваши деньги, и всегда получайте лучшее соотношение цены и качества.

Делайте только те покупки, которые необходимы для развития или поддержания вашего бизнеса.

Некоторые расходы не подлежат налогообложению. На правительственном веб-сайте Великобритании есть подробное объяснение квалификационных покупок и способов их документирования.

Существуют другие правила для компаний с ограниченной ответственностью, поэтому обязательно проявите должную осмотрительность.

Договаривайтесь о хороших условиях с поставщиками

Всегда стоит изучить ваши условия оплаты с поставщиками.

В конце концов, если вы сможете оплатить счет за 60 или 90 дней, а не за 30, вы сможете дольше сохранять свои наличные и регулировать денежные потоки.

Если вы планируете сделать крупный заказ, всегда торгуйтесь. Кроме того, постарайтесь найти способы установить регулярный план платежей, а не погашать задолженность за один раз.

Управляйте своими запасами

Тщательный контроль запасов и заказ только того, что вам нужно, означает, что вы избегаете ненужных расходов наличных. Решите, что продается быстро и выгодно, чтобы поддерживать стабильный доход.

Не связывайте средства с медленными товарами, которые трудно продать. Если вам нужно быстрое вливание денег, попробуйте продать старые или устаревшие акции по более низкой цене.

Используйте свое бухгалтерское программное обеспечение, чтобы управлять уровнем своих запасов.

Подайте заявку на получение государственных субсидий и недорогих кредитов

Доступен огромный объем помощи, к которой вы должны попытаться получить доступ, если это возможно. Это включает в себя недорогие государственные гранты, кредиты, налоговые льготы и поддержку инвестиций.

Будьте начеку и подавайте заявку на любую государственную поддержку, на которую вы можете претендовать.

Поддерживайте хорошие отношения с кредиторами

Времена могут стать трудными, поэтому стоит поддерживать хорошие отношения с вашим банком или другими кредиторами.

Всегда обновляйте свои бухгалтерские книги, чтобы вы могли показать свои цифры на случай, если вам когда-нибудь понадобится занять деньги в виде кредита.

Если у вас проблемы с выплатами, поговорите с банком и не прячьте голову в песок.

Рассмотрите возможность альтернативного финансирования

Поставщики альтернативного финансирования создают платформу для независимых инвесторов и малого бизнеса.

Владельцы малого бизнеса, которые не могут получить финансирование через крупные банки или хотят получить быстрый и гибкий доступ к капиталу, могут быстро связаться с кредиторами и инвесторами, чтобы создать свои собственные условия финансирования.

Замечайте предупреждающие знаки

Падение оборота, несвоевременные платежи клиентов и несвоевременная оплата счетов поставщикам — явные признаки того, что ваш денежный поток страдает.

Не игнорируйте предупреждения. Как правило, проще разработать способы увеличения оборотного капитала до того, как вы влезете в долги.

Сделайте шаг назад и просмотрите финансовое положение вашего бизнеса

Иногда вам нужно сделать шаг назад, чтобы ясно увидеть ситуацию. Если вы всегда боретесь с деньгами, а ваш отчет о движении денежных средств оставляет желать лучшего, спросите себя, почему.

Ваши продажи слишком низкие?

Цены снижены?

Не могли бы вы более агрессивно добиваться выплат?

Трезво оценивайте свое предприятие и его будущее. Если вы не получаете прибыль, вам, возможно, придется переосмыслить ситуацию.

Загрузите бесплатный набор инструментов для малого бизнеса: руководство, шаблон бизнес-плана и шаблон прогноза движения денежных средств, чтобы управлять своим бизнесом. Общие причины задержки платежей включают:

Поставщики меняют условия
Клиенты удерживают средства для проверки качества работы
Клиенты, требующие скидки при оплате, не согласованные с самого начала
Отзыв поставщиками кредита без уведомления
Клиенты задерживают оплату из-за сомнений в качестве работы или сроках доставки.

Не знаете, как лучше всего обратиться к клиенту, который задерживает оплату? Майк Гаттридж, бизнес-психолог и член Британского психологического общества, дает лучший совет, как получать деньги:

Когда вы гонитесь за неоплаченными счетами, скажите, что вы хотите, чтобы произошло. Убедитесь, что клиент понимает вашу точку зрения. Объясните, что вы выставили счет 30 дней назад (или каковы бы ни были ваши условия платежа), что сейчас сумма просрочена, и вы ожидаете, что вам заплатят до конца недели (или в любой другой срок, который вы укажете).
Будь милым. Сохраняйте спокойствие, но не будьте пустяком. Некоторые клиенты оттеснят вас в конец очереди, если будут думать, что вы согласитесь. Четко определите свою цель.
Продолжайте повторять факты. Укажите, когда вы выставили счет клиенту и условия оплаты. Всегда правильно формулируйте факты. Если вы набросаете детали или, что еще хуже, сделаете их неправильно, вы потеряете доверие, и вас будет легче игнорировать.
Свяжитесь с человеком, который вас нанял. Гораздо труднее отмахнуться от того, с кем вы работали или с кем установили взаимопонимание в прошлом. Спросите, могут ли они потянуть за ниточки с финансовым отделом или переговорить с боссом.
Будьте настойчивы. Делайте обычные телефонные звонки. Предложите встречу. Чаще выходите на связь.
Если вам приходится иметь дело с бухгалтерией, будьте представительны. Узнайте имя человека и попытайтесь понять его точку зрения. Они платят только в определенные дни? Компания борется? Уважительно относитесь ко всем, включая самого младшего помощника. Помогает.

На высоком уровне ваши финансовые отчеты представляют собой отчеты или выписки, которые дают вам представление о финансовом состоянии вашего бизнеса.

Важно знать, что это такое и как они генерируются, чтобы вы знали, как работает ваш бизнес в любой момент времени.

Три самых важных финансовых отчета, о которых вам следует подумать, это баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Бухгалтерский баланс

Бухгалтерский баланс предприятия в основном определяет его чистую стоимость.

Это дает представление о состоянии вашей компании, показывая, сколько ваша компания владеет (свои активы) и сколько она должна (свои обязательства).

Примеры активов:

Денежные средства
Дебиторская задолженность
Инвентарь
Предоплаченное страхование
Инвестиции
Земля
Здания
Оборудование.

Примеры обязательств включают:

Векселя к оплате
Кредиторская задолженность
Кредиторская задолженность
Заработная плата и заработная плата к выплате
Проценты к уплате.

Отчет о прибылях и убытках

Деятельность или результаты бизнеса отражаются в отчете о прибылях и убытках (также известном как отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках).

Используйте этот отчет, чтобы отслеживать прибыль или убыток вашего бизнеса в любое время.

Эта выписка обычно делится на две части:

Раздел операционных элементов
Раздел нерабочих товаров.

В разделе операционных статей отражены доходы и расходы, связанные с производством, импортом и продажей.

В разделе «Неоперационные статьи» раскрывается информация о доходах и расходах по деятельности, которая не связана напрямую с обычной деятельностью вашей компании.

Отчет о движении денежных средств

Владельцам малого бизнеса управление деньгами особенно важно, поскольку стартового капитала может не хватить для покрытия ежедневных расходов.

Таким образом, вам необходимо как можно точнее прогнозировать и планировать приход и расход денежных средств.

Знание и понимание того, каков доход вашего бизнеса и откуда он поступает, позволяет вам определить, что у вас есть в банке, чтобы потратить.

Здесь на помощь приходит отчет о движении денежных средств (также известный как отчет о движении денежных средств). Его использование может помочь вам гарантировать своевременную оплату поставщикам и персоналу.

Помимо управления своими доходами и расходами, вам необходимо следить за уплатой налогов. Вот что вам нужно знать:

Самооценка

Самооценка — это система, которую HMRC использует для сбора подоходного налога.

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вам необходимо зарегистрироваться в HMRC , чтобы подать налоговую декларацию. Вы должны зарегистрироваться как можно скорее (или до крайнего срока 5 октября), как только вы начали свой бизнес, чтобы избежать штрафов.

Крайний срок подачи налоговой декларации – 31 января, следующего за окончанием соответствующего налогового года. Вы также должны оплатить свой налоговый счет (есть также платежи по счету, о которых следует знать).

Нужна помощь с налоговой декларацией? Поговорите с бухгалтером или HMRC, но сделайте это задолго до крайнего срока подачи.

Корпоративный налог

Корпоративный налог применяется к:

Компании с ограниченной ответственностью
Любая иностранная компания с филиалом или офисом в Великобритании
Клубы, кооперативы или другие ассоциации без образования юридического лица (например, общественная группа или спортивный клуб).

Как владелец любого из этих видов бизнеса, вы несете ответственность за расчет и отчетность по корпоративному налогу.

В апреле 2023 года корпоративный налог вырос с 19% до 25%.

Теперь компании с налогооблагаемой прибылью свыше 250 000 фунтов стерлингов должны платить более высокую ставку в размере 25%. Ставка 19% остается для компаний с прибылью менее 50 000 фунтов стерлингов.

Любые компании с прибылью от 50 000 до 250 000 фунтов стерлингов теперь должны платить налог по сниженной основной ставке. Это постепенно увеличивает их эффективную ставку корпоративного налога.

Вам необходимо подать налоговую декларацию компании до конца отчетного периода. Если вам нужна помощь с корпоративным налогом, вы можете:

Назначьте бухгалтера или налогового консультанта, чтобы помочь вам
Позвоните в службу поддержки HMRC.

НДС

Налог на добавленную стоимость или НДС — это налог, который взимается с большинства товаров и услуг, продаваемых британскими компаниями, зарегистрированными в качестве плательщика НДС.

В отличие от других налогов, НДС взимается от имени HMRC зарегистрированными предприятиями. После того, как вы зарегистрируетесь в качестве плательщика НДС, вы должны взимать применимую ставку налога со всех продуктов или услуг, которые вы продаете.

Если налогооблагаемый оборот вашего бизнеса превышает 85 000 фунтов стерлингов за 12 месяцев или если вы планируете заработать больше в течение следующих 30 дней, вам необходимо зарегистрироваться для уплаты НДС.

Если вы упадете ниже порога в 85 000 фунтов стерлингов, вам может быть выгодно зарегистрироваться добровольно. Регистрация плательщика НДС может повысить профессионализм вашего бизнеса.

Кроме того, если вы совершаете много покупок, вы можете вернуть сумму НДС на эти товары.

И в соответствии с правилами «Making Tax Digital» (MTD) для НДС, вы должны подавать налоговые декларации с помощью программного обеспечения.

Существует несколько различных схем НДС, которые могут помочь вам сэкономить время и деньги. Стоит поговорить с бухгалтером, если вам нужна дополнительная поддержка здесь.

Соблюдение требований по НДС

Чтобы соответствовать законодательству по НДС, необходимо помнить о двух ключевых вещах:

Вы должны хранить свои записи по НДС не менее шести лет. Записи должны быть точными, полными и доступными — их хранение в цифровом виде с помощью программного обеспечения поможет вам достичь этого.
Убедитесь, что вы создаете официальные счета-фактуры НДС.

Следующие 13 элементов должны быть включены в счет-фактуру, чтобы он соответствовал правилам НДС:

Уникальный номер счета-фактуры, который является продолжением вашего последнего счета-фактуры
Название вашей компании и адрес
Ваш номер плательщика НДС
Дата
Налоговая точка (или «время поставки»), если она отличается от даты счета-фактуры
Имена клиентов или торговые наименования и адреса
Описание товаров или услуг
Общая сумма без НДС
Общая сумма НДС
Цена за шт, без НДС
Количество каждого вида товара
Ставка НДС, начисленная за единицу. Если товар освобожден от налогообложения или облагается нулевой ставкой, четко укажите, что НДС по этому товару не облагается

Сумма этих значений по отдельности

Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета, которое создает счета, – лучший способ убедиться, что ваши счета всегда соответствуют требованиям. Важно быть в курсе этого — HMRC может связаться с вашей компанией или посетить ее, чтобы проверить правильность ваших записей по НДС.

Наем или передача этих задач профессиональному бухгалтеру или бухгалтеру означает, что вам не придется тратить так много времени на размышления о книгах самостоятельно.

В конечном счете, все зависит от вас и от того, насколько вам удобно брать на себя ответственность за эти процессы.

Хотя может показаться, что нужно много думать, выполнение всех этих бухгалтерских задач не должно занимать более нескольких часов в месяц, особенно если вы используете бухгалтерское программное обеспечение.

Для новых владельцев бизнеса и индивидуальных предпринимателей вы можете обнаружить, что можете выполнять почти все эти бухгалтерские задачи малого бизнеса самостоятельно. Вы также сэкономите на оплате труда бухгалтера или бухгалтера.

Однако по мере того, как вы будете расти, у вас будет больше тем для размышлений, и выполнение ваших книг займет больше времени, а использование услуг эксперта может быть потрачено с пользой.