Кто проводит государственную экспертизу проектной документации: ГрК РФ Статья 49. Экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий, государственная экологическая экспертиза проектной документации объектов, строительство, реконструкцию которых предполагается осуществлять в исключительной… \ КонсультантПлюс

Содержание

Кто проводит государственную экспертизу проектной документации особо опасных и технически сложных объектов?

А.1. ответы Ростехнадзора по промышленной безопасности на экзаменационные вопросы, для подготовки к аттестации руководителей и специалистов по блоку — А.1. Основы промышленной безопасности. Вопросы с правильными ответами, на сайте Профитесты Олимпокс, с ссылками на выдержку из нормативной документации, по которым составлены тесты Олимпокс.

Кто проводит государственную экспертизу проектной документации особо опасных и технически сложных объектов?

• Организации, имеющие лицензию Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации.

• Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере строительства, архитектуры, градостроительства или подведомственное ему государственное (бюджетное или автономное) учреждение.

• Организации, имеющие лицензию Ростехнадзора или Федеральной службы по надзору в сфере природопользования на проведение данного вида экспертизы.

• Независимые эксперты.

• Органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Выдержка из нормативной документации:

Градостроительный кодекс РФ

Статья 49. Экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий, государственная экологическая экспертиза проектной документации объектов, строительство, реконструкцию которых предполагается осуществлять в исключительной экономической зоне Российской Федерации, на континентальном шельфе Российской Федерации, во внутренних морских водах, в территориальном море Российской Федерации, на землях особо охраняемых природных территорий, на Байкальской природной территории
(в ред. Федеральных законов от 16.05.2008 N 75-ФЗ, от 28.11.2011 N 337-ФЗ, от 28.06.2014 N 181-ФЗ, от 03.08.2018 N 321-ФЗ)

4. Государственная экспертиза проектной документации и государственная экспертиза результатов инженерных изысканий проводятся федеральным органом исполнительной власти, органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, уполномоченными на проведение государственной экспертизы проектной документации, или подведомственными указанным органам государственными (бюджетными или автономными) учреждениями, Государственной корпорацией по атомной энергии «Росатом».
(в ред. Федеральных законов от 18.12.2006 N 232-ФЗ, от 24.07.2007 N 215-ФЗ, от 02.07.2013 N 188-ФЗ, от 03.08.2018 N 342-ФЗ)

4.1. Государственная экспертиза проектной документации всех объектов, указанных в пункте 5.1 статьи 6 настоящего Кодекса, и государственная экспертиза результатов инженерных изысканий, выполняемых для подготовки такой проектной документации, при условии, если иное не установлено Федеральным законом «О введении в действие Градостроительного кодекса Российской Федерации», проводятся федеральным органом исполнительной власти, указанным в абзаце первом части 3 статьи 6. 1 настоящего Кодекса, или подведомственным ему государственным (бюджетным или автономным) учреждением, за исключением случаев, указанных в части 4.8 настоящей статьи, или случаев, если указом Президента Российской Федерации в отношении объектов обороны и безопасности или нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации в отношении объектов, строительство, реконструкцию которых предполагается осуществлять в исключительной экономической зоне Российской Федерации, на континентальном шельфе Российской Федерации, во внутренних морских водах, в территориальном море Российской Федерации, а также в отношении объектов размещения отходов, объектов обезвреживания отходов, объектов капитального строительства, относящихся в соответствии с законодательством в области охраны окружающей среды к объектам I категории, определены иные федеральные органы исполнительной власти.

(часть 4.1 введена Федеральным законом от 18.12.2006 N 232-ФЗ, в ред. Федеральных законов от 24.07.2007 N 215-ФЗ, от 30. 12.2008 N 309-ФЗ, от 28.11.2011 N 337-ФЗ, от 02.07.2013 N 188-ФЗ, от 21.07.2014 N 219-ФЗ (ред. 25.12.2018), от 29.12.2014 N 458-ФЗ, от 02.08.2019 N 283-ФЗ)

Статья 6.1. Передача осуществления полномочий Российской Федерации в области градостроительной деятельности
(в ред. Федерального закона от 18.12.2006 N 232-ФЗ)

(введена Федеральным законом от 31.12.2005 N 199-ФЗ)
1. Российская Федерация передает органам государственной власти субъектов Российской Федерации осуществление полномочий в области организации и проведения государственной экспертизы проектной документации, государственной экспертизы результатов инженерных изысканий, за исключением указанной в пункте 5.1 статьи 6 настоящего Кодекса государственной экспертизы проектной документации, государственной экспертизы результатов инженерных изысканий, если иное не предусмотрено Федеральным законом от 29 декабря 2004 года N 191-ФЗ «О введении в действие Градостроительного кодекса Российской Федерации» (далее — Федеральный закон о введении в действие настоящего Кодекса).
(в ред. Федеральных законов от 18.12.2006 N 232-ФЗ, от 20.03.2011 N 41-ФЗ)

3. Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере строительства, архитектуры, градостроительства:
(в ред. Федерального закона от 26.07.2017 N 191-ФЗ)

1) согласовывает структуру органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области государственной экспертизы проектной документации, государственной экспертизы результатов инженерных изысканий и в области контроля за соблюдением органами местного самоуправления законодательства о градостроительной деятельности;
(в ред. Федеральных законов от 18.12.2006 N 232-ФЗ, от 20.03.2011 N 41-ФЗ)

2) осуществляет контроль за исполнением нормативных правовых актов, принимаемых органами государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам переданных полномочий, с правом направления обязательных для исполнения предписаний об отмене указанных нормативных правовых актов или о внесении в них изменений;
(в ред. Федерального закона от 18.07.2011 N 242-ФЗ)

3) осуществляет контроль за полнотой и качеством осуществления органами государственной власти субъектов Российской Федерации переданных полномочий с правом направления предписаний об устранении выявленных нарушений, а также о привлечении к ответственности должностных лиц, исполняющих обязанности по осуществлению переданных полномочий;
(в ред. Федерального закона от 18.07.2011 N 242-ФЗ)

4) в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения органами государственной власти субъектов Российской Федерации переданных в соответствии с настоящей статьей полномочий готовит и вносит в Правительство Российской Федерации для принятия решения предложения о временном изъятии соответствующих полномочий у органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
(п. 4 в ред. Федерального закона от 18.12.2006 N 232-ФЗ)

5) устанавливает содержание и формы представления отчетности об осуществлении переданных полномочий, в случае необходимости устанавливает целевые прогнозные показатели.

Статья 6. Полномочия органов государственной власти Российской Федерации в области градостроительной деятельности

1. К полномочиям органов государственной власти Российской Федерации в области градостроительной деятельности относятся:
(в ред. Федерального закона от 20.04.2014 N 80-ФЗ)

5.1) организация и проведение государственной экспертизы проектной документации объектов, строительство, реконструкцию которых предполагается осуществлять на территориях двух и более субъектов Российской Федерации (включая осуществляемую на территории одного субъекта Российской Федерации реконструкцию объектов, расположенных на территориях двух и более субъектов Российской Федерации), посольств, консульств и представительств Российской Федерации за рубежом, в исключительной экономической зоне Российской Федерации, на континентальном шельфе Российской Федерации, во внутренних морских водах, в территориальном море Российской Федерации, объектов обороны и безопасности, иных объектов, сведения о которых составляют государственную тайну, автомобильных дорог федерального значения, объектов капитального строительства инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования и объектов капитального строительства инфраструктуры воздушного транспорта (в случае строительства данных объектов в рамках концессионного соглашения или иных соглашений, предусматривающих возникновение права собственности Российской Федерации на данные объекты), объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) федерального значения (в случае, если при проведении работ по сохранению объекта культурного наследия федерального значения затрагиваются конструктивные и другие характеристики надежности и безопасности такого объекта), указанных в статье 48. 1 настоящего Кодекса особо опасных, технически сложных и уникальных объектов, объектов размещения отходов, объектов обезвреживания отходов, иных объектов, определенных Правительством Российской Федерации, а также результатов инженерных изысканий, выполняемых для подготовки проектной документации указанных в настоящем пункте объектов;

ГАУ ВО «Центр госэкспертизы по Воронежской области»

Порядок организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий определяется положением, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. № 145..

ГАУ ВО «Центр госэкспертизы по Воронежской области» проводит государственную экспертизу проектной документации (без проведения проверки достоверности определения сметной стоимости, либо включая проверку достоверности определения сметной стоимости или в части проведения проверки достоверности определения сметной стоимости, а также в форме экспертного сопровождения) и (или) государственную экспертизу результатов инженерных изысканий.

Для проведения государственной экспертизы представляется документации в соответствии с пунктами 13 — 16(4) постановления Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. № 145..

Проведение повторной государственной экспертизы, в том числе в форме экспертного сопровождения осуществляется в соответствии с главой VI постановления Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. № 145..

Документы, необходимые для проведения государственной экспертизы представляются в электронной форме посредством личного кабинета на нашем web-сайте.

ГАУ ВО «Центр госэкспертизы по Воронежской области» вправе дополнительно истребовать от заявителя представления расчетов конструктивных и технологических решений, используемых в проектной документации, а также материалов инженерных изысканий. Указанные расчеты и материалы должны представляться заявителем не позднее 3 рабочих дней со дня получения соответствующего запроса.

ГАУ ВО «Центр госэкспертизы по Воронежской области» в течение 3 рабочих дней со дня получения от заявителя документов осуществляет их проверку и готовит проект договора с расчетом размера платы за проведение государственной экспертизы, либо мотивированный отказ в принятии документов, представленных для проведения государственной экспертизы.

Размер платы за проведение государственной экспертизы рассчитывается в соответствии с главой VIII постановления Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. № 145.

Правовое регулирование договора осуществляется по правилам, установленным гражданским законодательством Российской Федерации применительно к договору возмездного оказания услуг.

В договоре определяются:

Предмет договора;

Срок проведения государственной экспертизы и порядок его продления в пределах, установленных Градостроительным кодексом Российской Федерации;

Размер платы за проведение государственной экспертизы;

Порядок, допустимые пределы и сроки внесения изменений в проектную документацию и (или) результаты инженерных изысканий в процессе проведения государственной экспертизы;

Порядок и сроки возврата заявителю документов, принятых для проведения государственной экспертизы;

Условия договора, нарушение которых относится к существенным нарушениям, дающим право сторонам поставить вопрос о его досрочном расторжении;

Ответственность сторон за неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение обязательств, вытекающих из договора, в том числе за несвоевременный возврат или приемку документов, представленных на государственную экспертизу.

Проведение государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий в отношении объектов капитального строительства, финансирование строительства, реконструкции или капитального ремонта которых осуществляется с привлечением средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, средств государственных компаний и корпораций, начинается после заключения договора, и завершается направлением (вручением) заявителю заключения государственной экспертизы.

В отношении иных объектов капитального строительства проведение государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий начинается после представления заявителем документов, подтверждающих внесение платы за проведение государственной экспертизы в соответствии с договором.

Срок проведения государственной экспертизы устанавливается с учетом положений Градостроительного кодекса РФ и постановления Правительства РФ от 05. 03.2007 N 145.

При проведении государственной экспертизы проектной документации может осуществляться оперативное внесение изменений в проектную документацию в порядке, установленном договором.

При проведении государственной экспертизы организация по проведению государственной экспертизы вправе:

истребовать от органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций сведения и документы, необходимые для проведения государственной экспертизы. Органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации в срок не позднее 10 дней с даты поступления письменного обращения организации по проведению государственной экспертизы о предоставлении ей сведений и (или) документов, необходимых для проведения государственной экспертизы, направляют этой организации испрашиваемые сведения и (или) документы либо письменно уведомляют о невозможности их представления с указанием причин;

привлекать на договорной основе к проведению государственной экспертизы иные государственные и (или) негосударственные организации, а также специалистов.

Результатом государственной экспертизы результатов инженерных изысканий является заключение о соответствии (положительное заключение) или несоответствии (отрицательное заключение) результатов инженерных изысканий требованиям технических регламентов.

Результатом государственной экспертизы проектной документации является заключение:

о соответствии (положительное заключение) или несоответствии (отрицательное заключение) проектной документации требованиям технических регламентов, санитарно-эпидемиологическим требованиям, требованиям в области охраны окружающей среды, требованиям государственной охраны объектов культурного наследия, требованиям к безопасному использованию атомной энергии, требованиям промышленной безопасности, требованиям к обеспечению надежности и безопасности электроэнергетических систем и объектов электроэнергетики, требованиям антитеррористической защищенности объекта, заданию застройщика или технического заказчика на проектирование, результатам инженерных изысканий — в случае, если осуществлялась оценка соответствия проектной документации;

о достоверности (положительное заключение) или недостоверности (отрицательное заключение) определения сметной стоимости — в случае, если осуществлялась проверка сметной стоимости.

Заключение направляется заявителю в электронной форме, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью, через личный кабинет на нашем web-сайте. Заверенная копия заключения может быть выдана по заявлению заказчика.

В случае утраты заключения государственной экспертизы, подготовленного в форме бумажного документа или в электронной форме, заявитель вправе получить в заверенную копию этого заключения. Выдача заверенной копии осуществляется бесплатно в течение 7 рабочих дней со дня получения письменного обращения.

Кто проводит государственную экспертизу проектной документации особо опасных и технически сложных объектов?

А) Организации, имеющие лицензию Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации.

б) Федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по реализации государственной политики, по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере строительства, градостроительства, промышленности строительных материалов и жилищно-коммунального хозяйства.

В) Организации, имеющие лицензию Ростехнадзора или Федеральной службы по надзору в сфере природопользования на проведение данного вида экспертизы.

Г) Независимые эксперты.

Что является результатом государственной экспертизы проектной документации особо опасных и технически сложных объектов?

А) Отчет, утвержденный руководителем организации, проводящей экспертизу.

б) Заключение, подписанное государственными экспертами, участвовавшими в проведении экспертизы и утвержденное руководителем организации по проведению государственной экспертизы или его полномочным представителем.

В) Заключение экспертизы, утвержденное Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации.

Г) Заключение экспертизы, составленное и подписанное государственными экспертами.

109. Что является основанием для включения опасных производственных объектов II класса опасности в ежегодный план проведения плановых проверок?

А) Истечение трех лет со дня принятия объекта в эксплуатацию.

б) Истечение установленного периода, но не чаще чем один раз в течение одного года со дня принятия решения о вводе опасного производственного объекта в эксплуатацию.

В) Истечение двух лет с момента регистрации опасного производственного объекта в государственном реестре.

Г) Истечение пяти лет со дня окончания проведения последней плановой проверки.

Кто устанавливает порядок осуществления постоянного государственного надзора на опасных производственных объектах I класса опасности?

А) Президент Российской Федерации.

б) Правительство Российской Федерации.

В) Федеральный орган исполнительной власти в области промышленной безопасности.

Г) Субъекты Российской Федерации или органы местного самоуправления, на территории которых эксплуатируется опасный производственный объект.

Кто проводит строительный контроль?

а) Подрядчик и застройщик, заказчик либо организация, осуществляющая подготовку проектной документации и привлеченная заказчиком (застройщиком) по договору для осуществления строительного контроля.

Б) Саморегулируемая организация.

В) Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление строительного надзора.

Г) Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченные на осуществление регионального строительного надзора.

Кто имеет право проводить сертификацию технических устройств, применяемых на опасных производственных объектах?

а) Орган по сертификации, аккредитованный в соответствии с законодательством Российской Федерации об аккредитации в национальной системе аккредитации.

Б) Организации, аккредитованные федеральным органом исполнительной власти по стандартизации, метрологии и сертификации.

В) Организации, аккредитованные федеральным органом исполнительной власти в области промышленной безопасности, совместно с федеральным органом исполнительной власти по стандартизации, метрологии и сертификации.

В какой срок опасные производственные объекты, вводимые в эксплуатацию, должны быть внесены в государственный реестр?

А) Не позднее трех месяцев с даты начала их эксплуатации.

Б) В течение 40 рабочих дней с даты начала их эксплуатации.

в) Не позднее 20 рабочих дней со дня поступления в регистрирующий орган сведений, характеризующих каждый объект.

Г) Срок не регламентирован.

114. Что из перечисленного относится к обязанностям организации в области промышленной безопасности в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов»?

А) Проведение расследования несчастных случаев на опасных производственных объектах.

Б) Специальная оценка условий труда.

в) Обеспечение укомплектованности штата работников опасного производственного объекта в соответствии с установленными требованиями.

Г) Страхование работников.

115. Кем устанавливаются порядок разработки и требования к содержанию планов мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий?

А) Федеральной службой по экологическому, технологическому и атомному надзору.

б) Правительством Российской Федерации.

В) Министерством Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий.

116. В отношении каких объектов предусмотрена разработка планов мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий на опасных производственных объектах?

А) Всех опасных производственных объектов.

Б) Опасных производственных объектов I и II классов опасности.

в) Опасных производственных объектов I, II и III классов опасности.

117. Какой срок действия планов мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий установлен для объектов I класса опасности (за исключением объектов, на которых ведутся горные работы)?

А) 1 год.

б) 2 года.

В) 3 года.

Г) 5 лет.

118. Какой срок действия планов мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий установлен для объектов II класса опасности (за исключением объектов, на которых ведутся горные работы)?

А) 1 год.

Б) 2 года.

в) 3 года.

Г) 5 лет.

119. Какой срок действия планов мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий установлен для объектов III класса опасности (за исключением объектов, на которых ведутся горные работы)?

А) 1 год.

Б) 2 года.

В) 3 года.

г) 5 лет.

120. Когда план мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий считается принятым?

А) После утверждения руководителем организации, эксплуатирующей опасные производственные объекты, или руководителями обособленных подразделений.

б) После утверждения руководителем организации, эксплуатирующей опасные производственные объекты, или руководителями обособленных подразделений и согласования с руководителями профессиональных аварийно-спасательных служб или профессиональных аварийно-спасательных формирований.

В) После утверждения руководителем организации, эксплуатирующей опасные производственные объекты, или руководителями обособленных подразделений и согласования с органами Ростехнадзора.

Какие организации обязаны создавать системы управления промышленной безопасностью?

А) Все организации, эксплуатирующие опасные производственные объекты.

Б) Все юридические лица.

в) Организации, эксплуатирующие объекты I и II класса опасности.

Г) Организации, эксплуатирующие объекты I, II и III класса опасности.

Что будет с Землей, если ось ее сместится на 6666 км? Что будет с Землей? — задался я вопросом…

Что делает отдел по эксплуатации и сопровождению ИС? Отвечает за сохранность данных (расписания копирования, копирование и пр.)…

ЧТО И КАК ПИСАЛИ О МОДЕ В ЖУРНАЛАХ НАЧАЛА XX ВЕКА Первый номер журнала «Аполлон» за 1909 г. начинался, по сути, с программного заявления редакции журнала…

ЧТО ПРОИСХОДИТ, КОГДА МЫ ССОРИМСЯ Не понимая различий, существующих между мужчинами и женщинами, очень легко довести дело до ссоры…

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

Важность проектной документации в управлении проектами в 2022 году

Руководителям управления проектами часто задают общий вопрос: какова важность проектной документации и как я могу убедиться, что выполняю свою функцию правильно. Нет никаких сомнений в том, что проектная документация является жизненно важной частью обучения управлению проектами. Две основные функции документации обосновывают это: убедиться, что требования проекта выполнены, и установить прослеживаемость того, что было сделано, кто это сделал и когда это было сделано.

Документация должна закладывать основу качества, прослеживаемости и истории как отдельного документа, так и всей проектной документации. Также важно, чтобы документация была хорошо организована, легко читалась и соответствовала требованиям.

Использование проектной документации

Опытные менеджеры проектов преуспевают в создании и следовании стандартным шаблонам для своих проектных документов. Они повторно используют успешные планы проектов, бизнес-кейсы, листы требований и отчеты о состоянии проекта, чтобы помочь им сосредоточиться на своей основной компетенции по управлению проектом, а не балансировать на неуправляемой бумажной работе.

Управление проектом обычно состоит из основных этапов: инициация, планирование, контроль и закрытие.

Подробная информация об этапах проектной документации

ТЭО

Целью технико-экономического обоснования является исследование и демонстрация требований к задаче, а также определение целесообразности и осуществимости проекта. Осуществимость проверяется пятью основными факторами: технологией и системой, экономическими, юридическими, операционными и графиком. Вторичные факторы осуществимости включают рыночные, ресурсные, культурные и финансовые факторы.

Устав проекта

Устав проекта иногда также называют обзорным заявлением о проекте. Устав проекта включает высокоуровневые компоненты планирования проекта, закладывающие основу для проекта. Он действует как якорь, удерживая вас на пути к целям проекта и проводя вас как навигатора по вехам. Это официальное утверждение проекта.

Спецификация требований

Документ спецификации требований представляет собой полное описание разрабатываемой системы. Он содержит все взаимодействия пользователей с системой, а также нефункциональные требования.

Конструкторский документ

Проектный документ демонстрирует высокоуровневые или низкоуровневые компоненты системы. Проектный документ, используемый для высокоуровневого проектирования, постепенно расширяется и включает детали низкоуровневого проектирования. Этот документ описывает архитектурные стратегии системы.

Рабочий план/оценка

Рабочий план определяет этапы, действия и задачи, необходимые для реализации проекта. Сроки, необходимые для реализации проекта, а также ресурсы и этапы, также показаны в плане работы. Рабочий план постоянно используется на протяжении всего проекта. Фактический прогресс ежедневно сверяется с заявленным планом и, следовательно, является наиболее важным документом для успешной реализации проектов.

Матрица прослеживаемости

Матрица прослеживаемости — это таблица, в которой отслеживается требование до тестов, необходимых для проверки выполнения требования. Полезная матрица прослеживаемости обеспечит обратную и прямую прослеживаемость: требование можно проследить до теста, а тест — до требования.

Система отслеживания ошибок

Средство отслеживания проблем управляет и поддерживает список проблем. Это помогает добавлять проблемы, назначать их людям и отслеживать статус и текущие обязанности. Это также помогает создать базу знаний, содержащую информацию о решениях распространенных проблем.

Вот более 200 шаблонов и документов по управлению проектами.

Документ управления изменениями

Документ управления изменениями используется для отслеживания хода выполнения и записи всех изменений, внесенных в систему. Это помогает связать непредвиденные неблагоприятные последствия изменения.

Тестовый документ

Тестовый документ включает в себя план тестирования и наборы тестов. Тестовый пример — это подробная процедура, которая тщательно проверяет функцию или аспект функции. В то время как план тестирования описывает, что нужно тестировать, тестовый пример описывает, как выполнить конкретный тест.

Вы заинтересованы в прохождении сертификационного обучения по управлению проектами? Ознакомьтесь с предварительным просмотром нашего сертификационного курса PMP®.

Технический документ

Технический документ включает определение и спецификацию продукта, дизайн, производство/разработку, обеспечение качества, ответственность продукта/системы, представление продукта, описание характеристик, функций и интерфейсов, безопасное и правильное использование, обслуживание и ремонт технического продукта, а также как его безопасное удаление.

Функциональный документ

Функциональные спецификации определяют внутреннюю работу предлагаемой системы. Они не включают спецификацию того, как будет реализована системная функция. Вместо этого эта проектная документация фокусируется на том, что различные другие агенты (например, люди или компьютер) могут наблюдать при взаимодействии с системой.

Руководство пользователя

является стандартной процедурой работы с системой.

План перехода/развертывания

План развертывания включает подробные инструкции по внедрению системы в организации. Он состоит из схематического планирования шагов и фаз развертывания. Он также описывает план обучения для системы.

Документ о передаче

Документ о передаче представляет собой краткий обзор системы со списком всех результатов работы системы.

Закрытие контракта

Закрытие контракта относится к процессу выполнения всех задач и условий, которые указаны как подлежащие доставке и невыполненные при первоначальном составлении контракта. Это применимо только в случае аутсорсинговых проектов.

Извлеченные уроки

Уроки, извлеченные в проектной документации, используются в промежуточных точках проекта и при завершении проекта для каталогизации значительных новых знаний, которые были получены в результате проекта. Они используются для создания базы знаний для организации и создания истории лучших и худших практик в реализации проектов и отношениях с клиентами.

Надлежащая проектная документация, несомненно, является обязательным элементом управления проектами, но она также чрезвычайно полезна для обеспечения быстрого продвижения проектов, обеспечения максимальной информированности всех заинтересованных сторон и помощи организации в улучшении будущих проектов. Мы надеемся, что эта информация была полезной для вас, и желаем вам удачи в вашем путешествии по сертификации PMP.

Ждете ли вы успеха в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь в программе «Основы управления проектами» прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.

Знаете ли вы 7 ключей к правильному решению?

Когда я обучаю менеджеров проектов, я часто слышу о проектной документации. Никому не нравится чувство бюрократии. Но мы знаем, что некоторые записи необходимы.

Итак, вот тема, которая заставит сердце каждого менеджера проекта биться чаще… Проектная документация. Вы знаете, что вам это нужно, но вряд ли это фаворит!

Опасность, конечно, заключается в том, что вашей проектной документации не уделяется должного внимания. Но правильное оформление основных документов имеет жизненно важное значение. Итак, вам нужно сделать это одним из ваших главных приоритетов.

Вот почему в этой статье мы рассмотрим все, о чем вам нужно подумать. И каждому большому документу нужно оглавление…

Содержание: 7 ключей к хорошей проектной документации

Понимание важности проектной документации
Признание роли проектной документации в управлении проектом
Знать, какую проектную документацию использовать
Применение основ для правильного составления проектной документации
Правильно форматируйте проектную документацию
Управление строгим контролем версий
Планируйте эффективное управление документами

Итак, приступим!

Приблизительное время прочтения: 24 минуты

1. Понять, почему проектная документация важна

Поскольку она никому не нравится, первый вопрос, который нам нужно решить, это

«Почему вам следует отдавать приоритет проектной документации?»

И простой ответ таков:

Проектная документация важна, потому что она помогает вам управлять своим проектом и делать это подотчетно. Click To Tweet

Итак, давайте немного разберемся и перечислим причины, по которым хорошие проектные документы так важны. И, следовательно, почему вам нужно расставить приоритеты во времени, необходимом для их правильного создания и обслуживания.

1. Все дело в управлении

Многие из наших проектных документов будут подсказывать или направлять ваши действия по проекту. Примеры поступок к действию включают:

Контрольные списки
Регистры риска
Тестовые документы

Примеры руководств по действию включают

Процессы
ПРОЦЕДУРЫ
14.
Часть роли документации вашего проекта состоит в том, чтобы записывать то, что вы делаете, и причины ваших решений. Это позволяет объективным рецензентам оценивать соответствие требованиям и извлекать уроки из ваших решений и опыта.
3. Коммуникация — это хорошо
Ценная роль некоторых ваших документов будет заключаться в том, чтобы информировать членов команды, заинтересованные стороны и уровни управления вашим проектом о том, что вы делаете.
Каждая из этих сторон будет ценить информацию по разным причинам. Но никто не может принимать обоснованные решения или действовать эффективно, если у них нет свободного доступа к важным знаниям.
4. Подготовка проектного документа стимулирует творческое мышление
Иногда лучший способ по-новому обдумать проблему или решение — это дисциплинировать себя и создать документ. Структура, которую этот процесс может придать вашему мышлению, часто открывает новые идеи.
5. Хороший документ помогает структурировать аргумент
Точно так же, структурирование хорошего документа заставляет вас тщательно продумывать дело, которое вам нужно сделать. Пропаганда — часть вашей роли. Иногда вам нужно будет убедить заинтересованные стороны, руководящие группы проекта и даже членов команды. Созданный вами документ может оказаться ценным подспорьем. Но часто реальная ценность заключается в его подготовке.
Вы руководитель проекта или проектная обезьяна?
Все это правда и ценно. Но это не избавляет от мучительного сомнения, что слишком многие проекты становятся бюрократическими. Кажется, что они могут легко стать постоянным циклом заполнения форм и написания отчетов.
Итак, у меня есть простое руководство, которое напомнит вам о том, что нужно быть менеджером проекта и избежать риска стать проектной обезьяной.
Project Monkey
«Обезьяна видит: обезьяна делает» — это идиома, которая предполагает, что обезьяны не думают тщательно, прежде чем действовать.
Обезьяна проекта увидит шаблон и заполнит его. Менеджер проекта спросит, помогут ли документы либо:
- реализовать проект эффективно, в соответствии со спецификациями, бюджетом и графиком, либо
- сделать это прозрачным и подотчетным образом
Если это не поможет, Менеджер проекта передаст документы и займется чем-то полезным.
Не будь Project Monkey
2. Признание роли проектной документации в управлении проектом
Единственное, чего больше всего жаждет руководитель проекта, — это контроля. Нажмите, чтобы твитнуть
Как руководитель проекта вы знаете ценность планов проекта и средств управления проектом.
- Планы проекта рассказать нам, как мы собираемся что-то делать
- Контроль проекта рассказать нам, как мы будем придерживаться плана, возвращаться к плану, если мы отклоняемся, и поддерживать отчетность
Управление документами и контроль версий два основных элемента управления вашим проектом.
Инвестируйте время в свой проект на раннем этапе
Как и все элементы управления проектом, это хорошая инвестиция, чтобы выделить время и ресурсы, необходимые для создания качественной проектной документации. Большая часть этой работы должна выполняться на ранних стадиях проекта: Этап определения, но
Большая часть документации будет производиться на Этапе планирования .

Создание многоразового набора хорошо разработанной проектной документации

Если хорошая документация является разумным вложением, почему бы не подумать о расширении?

Не просто создавайте нужные вам документы, но и проектируйте их так, чтобы вы могли повторно использовать их в следующий раз.

Многие документы, которые вы будете использовать в проекте, будут полезны в будущих проектах после небольшой адаптации. Поэтому я рекомендую вам приложить незначительные дополнительные усилия для подготовки документов, которые в будущем будет легко адаптировать.

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Если у вас нет PMO и нет времени на создание шаблонов для всей необходимой документации по управлению проектами, взгляните на нашу.

Вы можете получить полный набор из более чем 50 шаблонов управления проектами с помощью нашего набора шаблонов управления проектами .
Вам также может понадобиться уверенность в том, что вы никогда не пропустите ни одного шага. Взгляните на наши 60+ контрольных списков управления проектами .
И еще лучше, наш комплект для повышения производительности содержит оба набора: более 50 шаблонов и более 60 контрольных списков.

Роль PMO

Одной из функций PMO (Офис управления проектами, программами или портфелями) является создание и ведение набора базовой документации по управлению проектами, которую могут использовать менеджеры проектов. Действительно, многие PMO рассматривают проектную документацию как основную часть своей работы. Они будут:

Создавать и поддерживать библиотеку шаблонов и стандартов документации
Участвовать в рассмотрении и утверждении проектных документов
Поддерживать структуру файлов и архив документов
Разрабатывать процедуры для таких вещей, как контроль версий, архивирование, удаление

Не знаете, что такое PMO?

Взгляните на это короткое видео…

3.

Знайте, какую проектную документацию использовать

Никому не нравится ощущение бюрократического груза. Но все мы знаем, что некоторые записи важны. Итак, каков правильный объем проектной документации? И в чем секрет того, чтобы избежать ненужных отчетов и заполнения форм?

Я предлагаю:

Пять абсолютно необходимых форм проектной документации
И пять наиболее ценных из другой документации, которую вы могли бы рассмотреть

Видео или текст?

Если вы читаете эту статью, вы, вероятно, предпочитаете читать, но я также сделал видео, в котором обсуждаются «Ключевые результаты управления проектами» …

Получение правильной проектной документации — это вопрос баланса

Прежде чем мы рассмотрим мои предложения, давайте подумаем, как я их разработал. Необходимо найти баланс между:

С одной стороны…
Надлежащее управление, прозрачность, подотчетность и контрольный журнал
И, с другой стороны…
Скорость выполнения, сокращение усилий, сосредоточенность на действии , и эффективность

У меня есть простой подход, который станет хорошим дополнением к моему списку правил управления проектами.

Добавляйте документацию только в том случае, если она поддерживает надлежащее управление или облегчает вашу работу в качестве менеджера проекта.

Это основное. Как руководитель проекта у вас есть одна основная обязанность:

Выполнение проекта в соответствии с правилами, установленными вашей организацией.

Таким образом, ваша документация по проекту должна поддерживать это. Если не помогает, то только мешает!

В конце концов, ваша работа проста: реализовать свой проект. Поэтому вам захочется делать все, что поможет вам улучшить результаты управления проектами.

Большой вопрос:

Какой абсолютный минимум проектной документации вам может сойти с рук?

Вот, вкратце, вопрос, на который вы хотите получить ответ. Итак, позвольте мне ответить на него…

Если предположить, что вы выполняете проект для кого-то еще (ваша организация или клиент), то я думаю, вы должны предоставить эти пять документов в той или иной форме:

Определение проекта
Бюджет или экономическое обоснование
План
Реестр рисков
Документ о передаче/подписании

Они довольно равномерно распределены по восьми основным этапам управления проектами.

Обратите внимание на предписывающий термин

«некоторая форма…»

Это то, что позволяет вам масштабировать и настраивать ваши документы в соответствии с потребностями вашего проекта. Я очень стараюсь не указывать, какая форма проектной документации вам понадобится, потому что каждый проект уникален.

Итак, что я имею в виду под «некоторая форма…» для каждого из этих проектных документов. И как мне обосновать их первостепенное положение? Давайте рассмотрим каждый по очереди.

Определение проекта / Устав

В первом документе, который вы создаете, должно быть указано, чем является ваш проект, а чем он не является. Также необходимо установить общую причину, по которой следует выполнять проект.

Без этого документа у спонсора нет оснований говорить да или нет дальнейшим детальным исследованиям. И, как только вы начнете, это документ, который говорит вам, вашей команде и вашим заинтересованным сторонам, что вы собираетесь делать, а что не делать.

Бизнес-кейс / Бюджет

Если ваша организация или ваш клиент собирается инвестировать свои деньги, свое время и свою репутацию, они должны быть уверены, что это принесет достаточную прибыль. Бизнес-кейс устанавливает баланс затрат и рисков по сравнению с преимуществами и ценностью.

Никто не должен принимать решение, сопряженное с каким-либо риском, без анализа затрат и потенциального дохода. Это может быть что угодно: от набросков бюджета и прогнозируемой окупаемости до сложной инвестиционной оценки. Многие организации устанавливают стандарты для этого. Если у вас нет, то поработайте со своим спонсором, чтобы получить правильный уровень детализации и форму презентации.

План проекта/программа

Для некоторых людей план проекта – это документация проекта. Старая поговорка о том, что «Неспособность планировать — это планирование неудачи» , часто верна. Итак, если у вас есть план, почему бы не задокументировать его?

В то время как в крупных проектах могут использоваться сложные инструменты планирования, в простых может потребоваться только таблица ключевых этапов. Ваш план покажет вашей команде и заинтересованным сторонам, чего они могут ожидать. Он действует как руководство к действию, а также как основа для мониторинга.

Реестр рисков

Вы тратите чужие деньги. А вы рискуете их репутацией. Поэтому вам необходимо продемонстрировать, что вы управляете соответствующими рисками.

Ваш реестр рисков, вероятно, является самым важным документом вашего проекта. Он действует как документ записи и, прежде всего, как инструмент управления. В самом простом случае это может быть список в вашей записной книжке, но для большинства проектов вы, вероятно, выберете электронную таблицу.

Передача/подписание

Наконец, как только ваш проект будет завершен, вам нужно передать его продукты их новым владельцам или менеджерам. Итак, вам понадобится простая проектная документация, которая записывает и формализует это. Это будет свидетельством того, что вы выполнили большую часть своей работы (до закрытия проекта) должным образом.

Если это минимум, что еще важно?

Наши различные курсы поставляются с широким набором шаблонов проектной документации, чтобы помочь нашим студентам быстро приступить к работе.

До сих пор я перечислял проектную документацию, наиболее подходящую для всех проектов. В дополнение к этому у вас есть обширное меню других инструментов, которые могут помочь вам реализовать свой проект, а также сохранить полную ответственность.

После того, как я соберу первые пять, каковы будут мои следующие приоритеты? Почти наверняка это будут эти пять…

План взаимодействия с заинтересованными сторонами

Простой документ, в котором фиксируются мои заинтересованные стороны и то, как я планирую взаимодействовать с ними в позитивном ключе.

План ресурсов

Это больше, чем просто план развертывания. В нем будет описано, какие ресурсы вам нужны, их необходимые качества (или спецификации) и как вы планируете их приобретать.

Список результатов

Лично для меня это, пожалуй, самая любимая часть проектной документации. Список результатов позволяет мне отмечать каждый пункт по мере его создания командой. Вы также можете использовать это, чтобы связать стандарты качества, спецификации, сроки поставки, ответственных людей, владельцев и дюжину других вещей. Список результатов может стать основой вашего плана проекта, приведенного выше.

Отчеты о состоянии

Когда ваш проект запущен, люди должны знать, как у вас дела. Это важно для хорошего управления – надзора и принятия решений. Это также ключевая часть обеспечения прозрачности и контрольного следа.

И, наконец, это средство общения с членами команды и заинтересованными сторонами.

Обзор извлеченных уроков

Как руководитель проекта вы несете ответственность перед членами своей команды. И одна часть этого заключается в том, чтобы помочь им учиться и развиваться как профессионалы.

Следовательно, найдите время, чтобы просмотреть то, чему команда научилась вместе, и задокументировать это. Это не столько на благо организации, сколько на самих членов команды. Часто это будет последняя часть проектной документации, которую вы создаете для конкретного проекта.

Но, конечно, если вы сможете документировать извлеченные уроки, ценные для вашей организации… Тем лучше!

Что вы думаете?

Какие формы проектной документации вы считаете наиболее важными? Дайте нам знать в комментариях ниже.

4. Примените основы для получения правильной проектной документации

Остальная часть этой статьи содержит важные детали. Но если вы нетерпеливый читатель, которому просто нужны абсолютные основы, вот они, в три шага.

Шаг 1: Документы проекта являются промежуточными результатами

Документы проекта являются промежуточными результатами. А результаты — это, если говорить прямо, то, за что вам платят. Итак, вам необходимо:

указать,
расписание, а
план их изготовления

Это означает выделение времени и ресурсов, которые вам понадобятся. И это означает, что вам нужно будет договориться об этом времени и этих ресурсах, когда вы будете определять масштаб своего проекта.

Убедитесь, что вы включили задачи по созданию проектной документации в исходное описание содержания. Затем встройте его в свою структуру декомпозиции работы позже.

Также будет полезно, если вы обдумаете, какие проектные документы будут:

Предварительные
Вы будете продолжать пересматривать и развивать их на протяжении всего проекта (например, планы заинтересованных сторон)
Фиксированные
Или в основном фиксированные. Вы разработаете их один раз и улучшите их, если события сделают их более неадекватными (например, процедура контроля изменений)

Шаг 2: Используйте документы вашего проекта

Это должно быть очевидно. Но я видел некоторые грубые грехи против приоритета полезности.

Руководители проектов иногда говорят о себе, создавая все необходимые документы для своих проектов. Но потом их забывают, и делают проект на ‘Внутренний инстинкт’ . Или, точнее говоря, они придумывают (опять же) по ходу дела.

Это не только представляет серьезную угрозу надлежащему управлению, но и подрывает уверенность команды и заинтересованных сторон в том, что происходит.

Но что еще хуже, он просто неэффективен. Это приводит к напрасным усилиям и ошибкам.

Шаг 3. Сделайте свою документацию доступной

Если ваша группа будет использовать созданную ею документацию, она должна иметь возможность получить к ней доступ. И добраться до него легко и быстро.

Итак, убедитесь, что все ваши документы полностью доступны для членов проектной группы. Но, в то же время, вам также необходимо обеспечить их безопасность, обеспечив:

конфиденциальность
защиту данных
несанкционированное редактирование.

5. Правильно оформляйте проектную документацию

Пожалуй, наиболее важной характеристикой хорошей проектной документации является последовательность.

Да, хорошо (даже очень желательно), чтобы документы имели единообразный внешний вид. Но здесь важно то, как согласованность может ускорить способность людей находить информацию, потому что они знают и распознают формат.

Это в равной степени относится к структуре документов — где найти важную информацию — и к форматам файлов, которые вы используете для электронных версий.

Читабельность жизненно важна

Мы пишем документы, чтобы общаться с другими людьми. Так что никогда не недооценивайте ценность четкого письма.

Мои главные советы (из моего живого курса: «Убедительные, убедительные и убедительные отчеты» ) сделать ваши документы:

Привлекательными для чтения
Сделайте это, создав простую структуру и предлагая вашим читателям частые указатели, чтобы они могли легко следовать вашей логике.
Легко читаемый с использованием простого, прямого языка.
Если вы должны использовать жаргон или акронимы, всегда объясняйте их, если вы не уверены на на 100 процентов, что каждый читатель поймет, что они означают. Даже в этом случае указывайте аббревиатуры полностью, когда вы их впервые используете
Приятно читать
Используйте аккуратное форматирование и много пробелов
Как можно проще для понимания
Вы можете добиться этого, используя иллюстрации, диаграммы, графики и таблицы в дополнение к своему тексту доверие и достоверность p передний план
Запоминающийся
Сделайте ключевую информацию легко запоминающейся, несколько раз подчеркнув ключевые сообщения разными способами
Мощный
Придайте своим документам силу побуждать к действиям, четко изложив решения или действия, которые вам нужны от читателя

Презентация также важна

Подумайте о макете и форматировании ваших документов. Хорошей отправной точкой является руководство по корпоративному стилю, если оно у вас есть. В противном случае ищите самые лучшие и четкие внутренние документы и адаптируйте стиль, который они используют.

Первая страница или титульный лист является важной частью каждого проектного документа. На нем должно быть:

Название проекта
Имена менеджера проекта и спонсора
Название документа
Версия и дата
Автор документа

Отличный способ убедиться, что люди всегда понимают это правильно, — установить согласованный набор шаблонов для люди, чтобы использовать.

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Вы можете получить полный набор из более чем 50 шаблонов управления проектами с помощью нашего набора шаблонов управления проектами .
Вам также может понадобиться уверенность в том, что вы никогда не пропустите ни одного шага. Взгляните на наши 60+ контрольных списков управления проектами .
Кроме того, наш комплект Productivity Bundle содержит оба набора: более 50 шаблонов и более 60 контрольных списков.

6. Управление строгим контролем версий

Проекты постоянно меняются. И так, иногда, делают люди. Несмотря на весь контроль, который вы стремитесь навязать, они могут быть занятыми, торопливыми и временами даже хаотичными. И, конечно же, ваши документы тоже будут меняться — иногда часто.

Поэтому важно, чтобы люди знали, что они работают с правильными документами.

Если член проектной группы обновляет документ, не сообщая об этом людям, могут возникнуть катастрофы. Два человека могут работать с разными версиями одного и того же документа и выполнять разные и непоследовательные действия. В лучшем случае это неэффективность и напрасные усилия. В худшем случае, как в случае с марсианским климатическим орбитальным аппаратом НАСА, происходит фатальная ошибка, которая приводит к полному провалу проекта.

Что такое контроль версий

Контроль версий — это дисциплина, обеспечивающая три вещи:

Существует центральный реестр, позволяющий любому пользователю узнать статус любого документа. Важно отметить, что пользователи могут установить, какая версия является текущей, и поэтому они могут полагаться на
Каждый документ содержит недвусмысленную информацию, которая позволяет пользователям узнать его статус
Пользователи могут отслеживать изменения от одной версии к другой и быстро понимать различия что новая версия вводит

Как заставить систему контроля версий работать

Масштабы и строгость вашего контроля версий будут зависеть от:

Культуры вашей организации
Масштаб, риск и чувствительность вашего проекта

Но основные элементы: :

Каждый документ должен иметь таблицу контроля версий
В ней будут записаны записи о версиях, основные изменения, вносимые каждой из них, и дата авторизации. 0112
Проверка версий и авторизация
Разработайте процедуру проверки и авторизации новых версий. Вы адаптируете процедуры подписания в соответствии с уровнем строгости, который требуется вашему управлению.
Центральный реестр документов и версий
Это позволяет пользователям легко проверить, какая версия любого данного документа является последней.
Автоматизировано, если возможно
Существует программное обеспечение, которое может автоматизировать хранение, запись и маркировку документов. Но, как минимум, вы должны закладывать основы в свои шаблоны документов.

7. План хорошего управления документами

Ваша проектная документация ценна. Таким образом, вы должны относиться к своим документам как к активам, о которых вам нужно заботиться. Мы рассмотрим это с двух сторон:

Хранить их… а не
Надежно хранить

1. Доступность, хранение, архивирование, удаление легко, когда им нужно.

Как только документы перестанут быть актуальными, и пользователям не понадобится к ним доступ, вам нужно подумать об их архивировании. Наконец, каждому документу нужна дата уничтожения, чтобы избежать неконтролируемых расходов на хранение.

Примечание: Исключение составляют некоторые государственные проекты в некоторых юрисдикциях. Там публичный архив хранит некоторые записи навечно. Это также может быть в случае с другими учреждениями, поэтому проверьте процедуры с должностными лицами вашей организации, например, с секретарем компании.

Вам нужен контроллер документов?

Это просто мысль. Если у вас есть администратор проекта, это поможет вам сделать все правильно. Если вы этого не сделаете, подумайте о том, чтобы передать роль контролера документов одному из членов вашей команды.

Доступное хранилище

Доступное хранилище означает не только то, что люди могут получить доступ к документам. Они также должны быть в состоянии найти те, которые им нужны, когда они в них нуждаются, быстро. Это означает, что нужно уделить внимание хорошей структуре вашей системы хранения документов и удобной структуре именования.

Для именования я предлагаю имя документа, состоящее из трех частей:

Одно или два слова, обозначающие классификацию документа, которым может предшествовать структура разбивки работ (код WBS)
Длинное имя, по которому становится ясно, что это за документ
Номер версии

Вот пример:

Мы все знакомы с тем, как могут работать большие корпорации и правительственные органы. Знаете ли вы это:

Контракты, хранящиеся в юридическом отделе
Соглашения об уровне обслуживания подрядчиков и тендерные документы, хранящиеся в Закупках
Утверждения бюджета хранятся в Финансах
Сетевые диаграммы хранятся в ИТ
…и так далее.

Есть некоторые организации, которые, я думаю, не решат эту проблему в ближайшее время!

Как руководитель проекта вам необходим реестр связанных с проектом документов, которые хранятся вне прямого контроля вашей проектной группы. В идеале для каждого из них должно быть указано имя поста и текущий владелец поста, чтобы пользователи могли получить документы как можно быстрее.

Что архивировать

При архивировании документов один вопрос, который следует учитывать, заключается в том, следует ли архивировать все версии, все основные версии или только окончательную версию. Нет универсального правильного ответа, который я могу вам предложить. Учитывайте:

Характер и продолжительность вашего проекта
Политика вашей организации
Характер документов, которые вы рассматриваете

Когда архивировать

Кому потребуется доступ к проектным документам после завершения вашего проекта? И как долго? Подумайте, будут ли продолжаться процессы управления – возможно, в форме обзоров реализации долгосрочных выгод. А как насчет будущих менеджеров проектов, которым, возможно, потребуется извлечь уроки из вашего проекта?

Когда выбрасывать вещи

Я упоминал об этом выше. Начните с ознакомления со стандартной политикой вашей организации. Затем оцените, есть ли основания для другой запланированной даты уничтожения любого из ваших документов.

2. Безопасность документов

Последний набор соображений касается безопасности документов и данных.

У вас может быть конфиденциальная информация, касающаяся:

сотрудников и их работы
подрядчиков и консультантов и их коммерческих условий
поставщики и их цены
стратегические планы вашей организации

Итак, вам нужно задать четыре важных вопроса и ответить на них:

Что вы будете делать для обеспечения целостности версий?
Как вы будете обеспечивать физическую безопасность документов?
Каковы ваши процедуры защиты данных?
Как вы будете ограничивать доступ к конфиденциальной документации?

Подробнее об управлении документами проекта…

Взгляните на нашу статью, «Управление проектной документацией: как организовать информацию о проекте и управлять ею» .

https://onlinepmcourses.com/project-document-management-organize-and-manage-project-information/

Что вы посоветуете по управлению проектной документацией?

Вам приходилось управлять проектной документацией? Если да, расскажите, какой совет вы могли бы дать нашему сообществу. И если вам еще не приходилось этого делать, какие у вас есть вопросы, на которые мы не ответили в этой статье?

Нравится:

Нравится Загрузка…

Что такое проектная документация и как она может помочь вашей команде?

Читать этот пост в:

Проектная документация — это то, почему и как добиться успеха вашего проекта: то, чему ни у кого нет времени уделять время, но на что все полагаются. Хотя правильное документирование вашего проекта требует планирования и времени, его не следует рассматривать как непреодолимое препятствие без простой отправной точки.

В этой статье представлен подробный обзор важности проектной документации и четкий путь к ее внедрению. Имея это в виду, рассматриваются следующие темы:

Что такое проектная документация?
Как хорошая документация может помочь вашему проекту?
Кто пишет проектную документацию?
Примеры проектной документации по фазам проекта.
Как избежать типичных ошибок проектной документации.
Инструменты документирования и поиск подходящего варианта.

Что такое проектная документация?

Проще говоря, проектная документация — это термин, используемый для описания документов и материалов, задействованных в конкретном проекте. Обратите внимание, что материалы также включены, потому что, как упоминалось ранее, документация не ограничивается документами. Любая и вся информация, связанная с проектом, может храниться вместе в одном месте и считаться проектной документацией.

В идеале документация должна включать подробную информацию о каждой фазе проекта: от идеи до завершения . Это означает, что документирование может и должно начинаться уже во время мозгового штурма и не должно прекращаться до тех пор, пока проект не подойдет к концу.

Способ документирования конкретного проекта будет различаться в зависимости, среди прочего, от отрасли , компании и методологии . Например, промышленность будет определять тип необходимых документов, а компания, скорее всего, определит инфраструктуру и подход к совместной работе. На методологию могут влиять стиль управления (водопадный или гибкий), внутренние процессы, используемые инструменты документирования и, конечно же, личные предпочтения.

Эффективно документировать.

Структурированная информация, найденная за секунды.

Попробуйте MeisterNote сегодня

Что такое программа проектной документации?

Инструменты, подпадающие под категорию программного обеспечения для проектной документации, могут быть автономными или онлайновыми и обычно позволяют пользователям:

Создавать, редактировать и поддерживать документы.
Сотрудничайте с коллегами — если онлайн, то в режиме реального времени.
Интеграция диаграмм, диаграмм, мультимедиа, проектов, инструментов разработки/кодирования.
Предоставляйте настраиваемые шаблоны для более быстрого создания документов.
Создание рабочих процессов и процессов.
Структурируйте документы и их хранение, создавая логическую базу знаний с возможностью поиска.
Управление протоколами собраний и внутренними коммуникациями.

Предоставляя эти функции, программное обеспечение для проектной документации централизует информацию, которая в противном случае находилась бы в различных местах, таких как общие диски, электронная почта, чаты, электронные таблицы и т. д. Оно также позволяет всем коллегам, имеющим доступ к этому концентратору, редактировать одновременно, всегда имея Последняя версия. Кроме того, это значительно снижает потребность в бумаге на рабочем месте.

Таким образом, программное обеспечение для проектной документации — это не то же самое, что общий диск, на котором сотрудники сбрасывают документы в папки. Вместо этого это программное обеспечение сочетает в себе обработку текстов, совместную работу, построение диаграмм процессов и многое другое для создания визуальной, структурированной информационной базы данных.

Программное обеспечение для проектной документации часто продается как SaaS (программное обеспечение как услуга), что означает, что пользователи будут платить ежемесячную или годовую подписку. В более крупных компаниях программное обеспечение для проектной документации может быть установлено на месте в качестве корпоративного решения, а не приобретаться единовременно.

Как хорошая документация может помочь вашему проекту?

Проектная документация может потребовать значительных инвестиций — от денег до времени и инфраструктуры. Итак, какова рентабельность инвестиций? Начнем с самого очевидного и будем двигаться к неясному. Если вся ваша документация хорошо структурирована и находится в общедоступном месте, это дает всем сотрудникам вашей организации единый источник достоверной информации . Это означает, что в одном месте можно найти текущие статусы проекта, процессы, руководства, все . Критической информации больше нет в почтовом ящике одного из коллег, который на этой неделе в отпуске.

Хотя мы все сталкивались с подобной ситуацией, масштабы этой проблемы поразительны. По данным Nintex, 49% сотрудников говорят, что они изо всех сил пытаются найти документы . Это можно объяснить рядом проблем, первая из которых упоминалась выше; информация распространяется по множеству каналов, таких как электронная почта, чаты, документы, электронные таблицы и т. д. Но эта проблема также может быть результатом отсутствия понимания. В отчете о производительности Nitro за 2020 год указано “ 42% респондентов 42% 42% респондентов хотели бы пройти обучение по уже доступным им инструментам и технологиям. Они считают, что их работодатели не видят максимальной окупаемости существующих решений, потому что они не полностью интегрировали их в свои рабочие процессы».

В качестве альтернативы поиск документов может быть связан со структурой — информация находится на одной платформе, понятной сотрудникам, но организация этой информации представляет собой загадку. Исследование, проведенное по заказу IDC, показало, что специалисты по работе с данными, на долю которых приходится примерно треть сотрудников во всех секторах, тратят 30% своего времени на поиск данных и еще 20% на создание уже существующих информационных активов . Иными словами, около одного рабочего дня в неделю они тратят на создание отчета, анализ или компиляцию данных, которые они просто не могли найти и, следовательно, предполагали, что их не существует.

Так чем же может помочь хорошая проектная документация? Все эти исследования раскрывают огромную возможность повысить эффективность ваших проектов и, следовательно, вашей организации за счет предоставления централизованно доступной платформы с хорошо продуманной системой управления документами. Существует множество программ для проектной документации на выбор, и 99% из них предлагают централизованное сотрудничество. При правильном использовании инструмента, обучении и использовании такая повышенная эффективность достижима.

Эффективность = Производительность

Эта эффективность, в свою очередь, приведет к повышению производительности , будь то большее количество выполненных задач, большее количество произведенной продукции или любой другой KPI. Повышение эффективности и производительности — это, конечно, другие способы сказать, что хорошая проектная документация экономит ваши деньги . Давайте консервативно представим, что только 5% (менее получаса в день) времени сотрудников тратится либо на поиск информации, которую они не могут найти, либо на непонимание инструмента документации, а затем умножим эти 5% на все зарплаты. Насколько велика эта потеря для вашей компании?

Чтобы увидеть более подробную формулу экономии за счет улучшенного обмена знаниями, ознакомьтесь с отчетом Panopto о знаниях и продуктивности на рабочем месте.

Предоставление общедоступной платформы повышает прозрачность , а уменьшает путаницу . Сколько раз вы работали над документом и отправляли его только для того, чтобы узнать, что вы работали над устаревшей версией ? К сожалению, большое количество организаций по-прежнему полагаются на общий диск документов Word или электронных таблиц. Это неизбежно приводит к проблемам с версиями. Чтобы обеспечить прозрачность для сотрудников, предоставьте центральную платформу для документации, которая обновляется в режиме реального времени, и никто больше не будет просматривать или работать с устаревшей версией документа.

Когда проектная документация прозрачна, каждый сотрудник вашей организации может чувствовать, что от него ничего не скрыто и что вся необходимая информация находится у него под рукой. Излишне говорить, что небольшая прозрачность имеет большое значение, когда речь идет о взаимоотношениях между работодателем и работником 9.0825 траст .

Эту прозрачность оценят не только сотрудники, но и внешние заинтересованные стороны. Те, кто не участвует во внутренней работе проекта на ежедневной основе, должны иметь возможность быстро просматривать документы проекта, находить то, что они ищут, и обновлять информацию о статусе. Этот экономит время в обоих направлениях, так как участникам проекта не придется останавливать свою работу, чтобы ответить на вопросы или дать краткие отчеты о состоянии.

Наконец, проектная документация часто откладывается, маркируется и « приятно иметь », а не « должен иметь ». Но документы заслуживают своего времени. Даже самые лучшие продукты, программное обеспечение или услуги ничего не стоят, если никто не понимает их или не знает, как их использовать.

Повышение прозрачности.

Создайте свою центральную платформу для документации.

Получить MeisterNote.

Кто создает проектную документацию?

Поскольку каждый, кто работает над проектом, может извлечь пользу из его документации, каждый должен внести свою долю. Другими словами, вклад каждого человека зависит от его роли и участия в проекте. В следующих подразделах описаны идеи, для которых роли могут предоставлять какие типы документации.

Какой вклад могут внести руководители проектов?

Как следует из названия должности, менеджеры проектов должны предоставлять любую документацию, которая поможет команде выполнить свою работу наилучшим образом и продвигать проект вперед . Документы, которые они предоставляют, предназначены как для членов команды, так и для них самих. Поскольку менеджеры проектов могут управлять несколькими проектами одновременно, наличие четкой, удобной для чтения документации имеет большое значение для того, чтобы оставаться на вершине одновременных проектов.

В начале проекта может включать обзор , вместе с цель проекта , ключевых клиентов и ожидаемых вех . Также могут быть включены любые предсказуемые риски или проблемы проекта. Поскольку вся команда начинает с чистого листа, важна единая точка отсчета с ключевой информацией.

Примеры конкретных проектных документов, созданных в начале проекта, см. в разделе 1. Инициация.

По мере реализации проекта целей и задач , больших и малых, следует задокументировать, желательно в общедоступном месте. В этом смысле любые 9Соглашения 0825, и связанные с ними требования , , заключенные с клиентами, также должны быть задокументированы, чтобы члены команды могли их найти. Чем прозрачнее направление проекта, тем лучше члены команды могут расставить приоритеты в своей работе, чтобы соответствовать ему.

Примеры конкретных проектных документов см. в разделе 2. Планирование.

Кроме того, типичные обязанности руководителя проекта, такие как разбивка работы на блоки, планирование и распределение ресурсы , а также предоставление временной шкалы , также должны быть задокументированы. Поддержание всей этой документации в актуальном состоянии, конечно же, является задачей как менеджеров, так и членов команды.

Примеры конкретных проектных документов см. в разделе 3. Исполнение.

Какой вклад могут внести члены группы и профильные эксперты?

Как профильные эксперты (SME), обладающие глубоким пониманием конкретной темы или области, так и члены группы, обладающие более широким набором задач и обязанностей, могут и должны вносить свой вклад в проектную документацию. Тем не менее, самое важное, что член команды или эксперт в предметной области может внести в проектную документацию, — это их знание . Независимо от того, является ли это знание информацией о продукте, описаниями процессов, исследованиями или результатами тестирования — это документация, которую ваш руководитель проекта просто не может написать для вас.

Если вы работаете в команде, в начале проекта решите, что для вас важнее всего документировать, и подумайте, как вы хотели бы это документировать. Начните со свободного шаблона и корректируйте его по мере продолжения проекта и необходимости изменений. Также определитесь с предварительным структура для ваших документов. Опять же, как лучше всего документировать и структурировать вещи, это то, что вы знаете лучше, чем ваш менеджер, поэтому предлагайте ему или ей с самого начала.

В то время как ваш руководитель проекта может отвечать за распределение ресурсов, в качестве члена команды вы можете документировать обязанности и задачи в режиме реального времени и помогать менеджеру поддерживать все в актуальном состоянии. Статус и прогресс ваших задач — это не то, за чем ваш менеджер должен преследовать вас, поэтому обновляйте их самостоятельно — в конце концов, прозрачность — это улица с двусторонним движением. Если вы столкнулись с выдает , обязательно задокументируйте и их. Блокировщики не могут быть разрешены, если о них никто не знает! Как только решение будет найдено, убедитесь, что также задокументировало решение . Если такая же проблема возникнет у кого-то еще, не будет потрачено время на ее решение, потому что решение уже находится в общедоступном пространстве.

Как всегда, не забудьте записать протокол собрания . Являясь частью документации по продукту, они служат письменной записью соглашения и согласования работ, которые должны быть выполнены в определенный период времени определенными людьми. Если вы проводите ретроспективу, запись извлеченных уроков не менее ценна. Они дают членам команды и руководству рекомендации, необходимые им для продвижения вперед.

Ваша команда, выровнена.

Предоставьте вашей команде структурированную информацию.

Получить MeisterNote

Примеры проектной документации по фазам проекта

Проектная документация может принимать различные формы. Как упоминалось ранее, он может широко варьироваться в зависимости от нескольких факторов, таких как отрасль, компания и методология. Достаточно сказать, что каждый проект требует собственной документации, и следующие примеры ни в коем случае не составляют полный список. Для ясности они упорядочены по фазам проекта.

Agile vs Waterfall Documentation

Водопадный метод управления проектами представляет собой линейный подход, который обычно используется, когда конечная цель ясна с самого начала проекта. Поскольку эти проекты имеют фиксированную временную шкалу и результаты ясны, документация может следовать их примеру. Это означает, что документация проекта может быть четко спланирована и написана с использованием этапов, описанных ниже в качестве руководства.

Манифест гибкой разработки программного обеспечения перечисляет работающее программное обеспечение в комплексной документации в качестве основного принципа. Однако это не означает, что документация не может быть полезна для гибкого управления проектами. Поскольку agile проектов являются более гибкими и состоят из коротких итераций , то же самое будет и с документацией. Может оказаться невозможным написать всю документацию в начале проекта, поскольку цели и 90 825 результатов развиваются с течением времени . Кроме того, в гибком подходе к документации особое внимание уделяется созданию документов для текущей ситуации . Таким образом, документы, описанные здесь по фазам, могут быть написаны не в том порядке, в котором они приведены здесь, или вообще не могут быть написаны.

Не уверены, подходит ли вашей команде подход Waterfall или Agile Project? Прочтите это руководство, чтобы узнать больше.

1. Инициация

Первая стадия проекта, инициация, устанавливает ваш команда проекта и ключевые действия , которые они должны будут предпринять, чтобы добиться успеха. Во время инициации также могут быть покрыты выделение средств и авторизация . Проект только официально утвержден после завершения этапа инициации.

Проектные предложения

Проектное предложение, иногда называемое бизнес-кейсом, является именно тем, на что оно похоже: формальным описанием проекта с аргументацией, почему это должно произойти. В предложении цель проекта должна быть изложена таким образом, чтобы достаточно убедить лиц, принимающих решения, в том, что проект стоит вложения времени, усилий и денег . Важно, чтобы ваше предложение было четким и последовательным, чтобы его основная идея не потерялась.

Устав проекта и описание содержания

Устав проекта, иногда называемый документом об инициировании проекта, , добавляет деталь к первоначальному предложению. Это дает менеджеру проекта право действовать, превращая предложение в реальный проект. Ключевые требования, бюджет, задачи , а также роли и обязанности покрыты . Он объясняет весь проект в целом , от его целей до того, как он будет выполняться. Устав имеет решающее значение, поскольку на него ссылаются на протяжении всего проекта. За хартией следует Заявление о содержании проекта, в котором хартия разбита на более подробные сведения.

Документ о структуре команды

Документ о структуре команды определяет менеджер и члены команды вместе со своими обязанностями . Это отличная основа для команды, когда они начинают работу, но ее следует поддерживать в актуальном состоянии, поскольку другие участники проекта и внешние заинтересованные стороны, скорее всего, будут использовать этот документ в качестве справочного материала для связи с по конкретным темам.

Структурируйте свою команду.

Объедините менеджера и членов команды.

Получить MeisterNote

2. Планирование

Этап планирования требует времени и энергии , но инвестиции помогают избежать проблем в дальнейшем. Цель проекта играет здесь центральную роль, и полнота этапа планирования должна быть с учетом целей вашего проекта и задач . Опять же, при гибком управлении проектами планирование менее обширно, а действия более ценны, поэтому Product Vision и Обзор проекта 9 отмечены маркерами.0826 документов может быть достаточно.

План управления проектом

Теперь, когда руководитель проекта имеет полномочия действовать, он или она может создать план управления проектом. Он описывает временную шкалу проекта , так что вехи и ожидания четко определены с самого начала . Как мы все знаем, ни один проект не идет точно по плану, поэтому задач и действий должны быть задокументированы в процессе, учитывая меняет в плане. В качестве альтернативы план управления проектом может храниться как фиксированный документ, а журнал запросов на изменение служит в качестве поправок к плану. В любом случае проект начинается с прочного фундамента и со временем адаптируется.

Дорожная карта проекта

Как правило, дорожная карта создается и поддерживается руководителем проекта и представляет собой общий обзор наиболее важных шагов в проекте. Он включает в себя целей , вех , зависимостей , рисков и ключевых результатов . Дорожная карта может и должна быть предоставлена членам команды, экспертам и внешним заинтересованным сторонам, поэтому она должна быть достаточно ясной и краткой, чтобы любой из них мог быстро просмотреть ее и понять. Поскольку дорожные карты обычно отображаются в виде инфографики, их не следует путать с проектными предложениями, уставами или планами.

Финансовый план

Финансовый план представляет собой обзор ожидаемые расходы , включая человеческие ресурсы, материалы, оборудование и административные расходы и т. д. Эти расходы затем становятся бюджетом проекта . Существует множество подходов к расчету бюджета вашего проекта, включая восходящую, нисходящую, аналогичную, параметрическую и трехточечную оценку. Финансовый план может также включать информацию о финансировании, закупках и распределении, контрактах, финансовых процессах и прогнозируемых ROI .

План коммуникаций

План коммуникаций устанавливает политики для собраний в вашей команде. Он устанавливает ожидания для внутренней связи методы и частоту . Их установление в начале проекта помогает укрепить прочные рабочие отношения и гарантирует, что регулярные встречи не будут постоянно отменяться из-за сжатых сроков.

Получите план связи.

С легкостью укрепите свои рабочие отношения.

Получить MeisterNote

3. Выполнение

Реализация планов , подробно описанных в Уставе проекта, фаза выполнения фокусируется на предоставлении продуктов и услуг внутренним клиентам или заинтересованным сторонам. Скорее всего, это будет самая длинная стадия проекта и вызовет множество проблем . Поскольку не существует двух одинаковых проектов, скорее всего, понадобятся не все документы, перечисленные ниже.

Требования к продукту / Пользовательские истории

Если ваш проект ориентирован на продукт, работа будет разбита на небольшие части, над которыми могут работать члены команды. Эти небольшие кусочки являются требованиями или, для Agile-специалистов, пользовательскими историями. Хотя пользовательские истории в большей степени ориентированы на опыт , а требования в большей степени на функциональность , обе они имеют одну и ту же конечную цель: предоставить конечному пользователю возможность, функцию или услугу, в которой он нуждается. Независимо от того, какая система используется, требования и пользовательские истории должны быть хорошо задокументированы в проекте, всегда возвращаясь к исходной точке.0825 большая цель они были созданы для достижения. Это жизненно важно, потому что, когда многие из этих небольших кусочков работают одновременно, легко пересечь провода и в конечном итоге построить функции в противоположных направлениях.

Документация пользователя

Документация пользователя — это общий термин, который включает руководств пользователя , руководств , руководств , а также сопроводительной документации . Такого рода документация создается экспертами всех видов — техническими специалистами, разработчиками программного обеспечения, агентами по обслуживанию клиентов — чтобы помочь пользователю использовать конкретный продукт. Наглядные материалы , диаграммы, даже видео учебники составляют большую часть этого типа документации, только подчеркивая идею о том, что документация может принимать любые формы. Пользовательская документация может быть написана по мере продвижения или только на определенных этапах или поставках. В любом случае за ним необходимо регулярно ухаживать!

Нужно вдохновение для пользовательской документации? Посетите справочный центр MeisterNote.

Документация процесса

Когда проектная группа работает вместе в течение определенного периода времени, процессы имеют тенденцию развиваться органично (или ad hoc) и поэтому не документируются. Это создает естественный обрыв: как только в команду приходят новые люди (или существующие члены уходят), необходимость документирования процессов внезапно приобретает первостепенное значение. Будь то небольшие процессы, например, кто проверяет чью работу, или большие процессы, такие как своевременное проведение всех необходимых проверок качества, существует 9Инструменты для построения диаграмм 0825 готовы помочь. Кроме того, эти инструменты построения диаграмм обычно можно интегрировать непосредственно в вашу центральную платформу документации.

Помните, что не во всех документах есть слова! Потратьте время на то, чтобы наметить свои процессы и разместить их так, чтобы каждый мог их найти. В дополнение ко многим другим преимуществам этого, никому не нужно запоминать сложные процессы.

Руководство по дизайну

Руководство по дизайну обычно создается user experience (UX) экспертов, чтобы предоставить коллегам набор рекомендаций по дизайну, которые будут использоваться на протяжении всего проекта. Эти рекомендации помогают дизайнерам и недизайнерам обеспечить хороший и согласованный пользовательский интерфейс по всем направлениям. Они могут включать предложения, относящиеся к стилю , макету , компонентам пользовательского интерфейса (UI), специальным возможностям , шаблонам проектирования и тексту . Поскольку дизайнеры часто работают с другим набором инструментов, чем остальная часть команды, следует убедиться, что рекомендации по проектированию с практическими примерами хранятся в легкодоступном общем пространстве, к которому могут обращаться все сотрудники.

Заметки о собрании

Заметки или протоколы собраний служат значимой цели: они возлагают на отдельных лиц ответственность за конкретные действия , выступая в качестве записи соглашений и согласований . Менеджеры проектов сочтут это полезным, поскольку они подталкивают членов команды к достижению того, к чему они стремились. Члены команды также сочтут это полезным, чтобы напомнить руководителям проектов, что именно было согласовано — не больше, не меньше, не раньше, не позже и т. д. Современное программное обеспечение для документирования легко интегрируется с программным обеспечением для задач и проектов, значительно сокращая разрыв между проектом и его документация. Поэтому вести протоколы встреч и следить за тем, чтобы они были связаны с соответствующими задачами и компонентами проекта, несложно.

Привлекать людей к ответственности.

Создавайте структурированные полезные заметки о собраниях.

Получить MeisterNote

4.

Контроль

Этап контроля проекта включает мониторинг хода выполнения проекта, обычно выполняемый путем сравнения текущего хода выполнения с планом проекта. На основе результатов этого сравнения можно предпринять действия, чтобы вернуть проект в нужное русло.

Отчеты о статусе проекта

Отчеты о статусе проекта создаются менеджером проекта для информирования заинтересованных сторон о статусе проекта. Отчет сравнивает план проекта с фактическим ходом выполнения проекта за определенный период времени. Обычно в отчет включается информация о том, какая работа была завершена, сводка бюджета и графика , любые проблемы , с которыми столкнулись , а также предлагаемые решения , а также список действий и план с следующие шаги . Хотя это и не целевая аудитория, члены команды и эксперты также могут читать отчеты о состоянии, чтобы увидеть, как их работа влияет на общее состояние проекта.

Журнал запросов на изменение

В журнале запросов на изменение указывается, какие изменения должны быть внесены в исходный план проекта , включая то, что именно необходимо изменить и как это может повлиять на ранее существовавший план. Эти изменения, вероятно, повлияют на временную шкалу проекта , и это тоже должно быть записано. Также могут быть включены планы по устранению нарушений , вызванных изменениями.

5. Заключение

После официального закрытия проекта проводятся заключительные встречи с командой проекта и заинтересованными сторонами, чтобы дать возможность проанализировать, что прошло хорошо, а что могло бы быть лучше. В результате вы сможете оптимизировать процессы в будущем.

Документ о закрытии проекта

Документ о закрытии проекта официально завершает проект. Наряду с любым спонсором или соответствующим заинтересованным лицом руководитель проекта несет ответственность за рассмотрение и утверждение документа. Документ должен включать любые больших побед, трудности или проблемы после проекта , а также любые задачи , которые еще необходимо выполнить. Чтобы ваш проект был утвержден, все стороны, в которые вложены инвестиции, должны согласиться с тем, что ожидания заинтересованных сторон оправдались. Это подчеркивает важность документации на протяжении всего проекта, так как без нее доказать практически невозможно.

Ретроспектива проекта

После того, как проект подходит к концу, ретроспектива дает менеджерам, членам команды и экспертам некоторое время, чтобы поразмыслить над проектом, как положительным, так и отрицательным, в структурированном виде. Ретроспектива может проводиться в форме встречи или семинара как в обычной рабочей обстановке, так и, как правило, вне ее для усиления рефлексивного эффекта. Документирование того, что прошло хорошо, а что нет, а также мозговой штурм способов преодоления трудностей необходимы для разработки будущих проектов.

Как написать хорошую проектную документацию

После значительных финансовых вложений и инвестиций в инфраструктуру, чтобы сделать проектную документацию возможной, может быть крайне неприятно, когда документация не соответствует требованиям. Отчасти это связано с тем, что мы склонны полагаться на наш новый блестящий инструмент для выполнения работы. Но, как следует из названия, это всего лишь инструмент , и мы, как пользователи, должны получить максимальную отдачу от наших инструментов. Разработка методики написания и ведения проектной документации требует времени и усилий. Только после , объединив эти усилия с соответствующим инструментом , можно добиться хорошей проектной документации. Имея это в виду, советы в следующем разделе основаны на проблемах, с которыми чаще всего сталкиваются проектные группы. К ним относятся:

Значительное количество времени тратится на сбор информации из различных источников — электронных писем, чатов, электронных таблиц, документов.
Документы не могут быть найдены, так как организация документов неодинакова для разных команд и членов группы.
Информация не передается, поскольку команды и ролевые группы в командах, как правило, работают изолированно.
Информация теряется, когда один человек решает, что она недостаточно важна для документирования.

Написание качественной проектной документации.

Найдите всю свою информацию, всегда.

Попробуйте MeisterNote

Централизовано

С таким разнообразием программного обеспечения, приложений, устройств и вариантов хранения наша повседневная работа, включая важную информацию и результаты, может легко оказаться в нескольких почтовых ящиках, чатах и облаках. . Первый способ облегчить боль от невозможности найти то, что вы ищете, это совершить централизацию. Это означает, что вы и ваши коллеги должны сохранять всю информацию о проектах в одном месте.

Вы создали задачи в приложении для управления задачами? Свяжите задачи с дорожной картой проекта. Вы провели встречу с клиентами или внешними партнерами? Запишите протокол встречи в пространстве проекта, скопируйте и вставьте его клиенту в электронном письме позже, если это необходимо. Вы написали пользовательскую документацию с помощью нового модного инструмента для технического письма? Импортируйте копию готового продукта в общее пространство, чтобы каждый мог его просмотреть. Короче говоря, создайте и документируйте работу в общем пространстве ваш по умолчанию, и поощряйте других делать то же самое.

Конечно, имейте в виду, что некоторая информация предназначена только для определенных глаз, будь то по юридическим причинам или по другим причинам. В этом случае программное обеспечение для документирования упрощает настройку того, кто что должен видеть, с настройками разрешений, которые централизуют и обеспечивают конфиденциальность.

Структура

Одной из причин невозможности найти то, что вам нужно, является отсутствие доступа к нему. Другая часть так же проста, как структура. Если навигация пространства вашего проекта сделана логично объяснить всем участникам, никто больше не будет тратить много времени на поиск. Как описано ранее, в начале проекта решите, что наиболее важно документировать и как. Никогда не недооценивайте силу шаблона ! Создайте его вместе со своей командой, и вы уже будете на правильном пути к единообразной документации. Затем определитесь с базовой структурой документов и адаптируйте ее по мере развития проекта. Идеи о том, как структурировать ваши документы, включают:

По продукту
По рабочему пакету
По ответственности
По тематике
По дате

Независимо от того, как вы это сделаете, обязательно сообщите об этом команде. То, что кажется логичным одному человеку, может потребовать объяснения другому.

Знай свою аудиторию

Так же, как структура может быть непонятной для некоторых, технические или подробные документы, которые вы пишете, могут быть прочитаны членами команды, которые не обладают такими же знаниями, как вы. Если, например, отделу маркетинга или продаж необходимо понять основы вашей документации, чтобы сделать свой материал, помните об этом при ее создании. Если вашему руководителю нужна конкретная информация для отслеживания прогресса, добавьте ее в свой шаблон, чтобы не забыть. более понятные ваши документы, тем меньше вопросов вам придется тратить время на ответы!

Если сомневаетесь, запишите

Все в команде знают, что означает цветовая кодировка на дорожной карте, поэтому нет смысла записывать это. Пока инвесторы не решат поковыряться и посмотреть, как продвигается проект. Даже такие простые вещи, как легенда для дорожной карты, могут иметь огромное значение, когда другие читают вашу документацию. Точно так же небольшие вещи, такие как соглашения, заключенные в приватных чатах, могут иметь огромное влияние на коллег и их работу. Если принято какое-либо решение, поместите его там, где его смогут найти другие!

Инструменты проектной документации и поиск подходящего варианта

Надеюсь, теперь у вас есть мотивация правильно подготовить проектную документацию из . И, безусловно, существует множество инструментов, которые помогут вам в этом. Здесь описаны три противоположных инструмента, разработанных специально для проектной документации. У каждого из них есть свои сильные стороны, и решение будет зависеть от того, какие критерии имеют наибольшее значение для вас и вашей команды.

Confluence

Confluence — это инструмент, созданный для рабочих пространств совместной команды , которые можно посвятить проектной документации. Он очень эффективен для проектов разработки и предлагает быстрый способ начать работу с выделенным «пространством для документации» . Есть существующие шаблоны , а так же можно создать свои. Для таких документов, как выпуск и журналы рейдов , Confluence предлагает интеграцию с Jira 9.0826, который отлично подходит для разработчиков . Встроенная интеграция означает, что вы можете отслеживать проблемы в Jira из Confluence.

Для небольших проектных групп, которые просто хотят создавать четкую и связную документацию, это может быть излишним . Пользовательский интерфейс несколько отстает от других конкурентов по своей интуитивности , а Confluence не предлагает автономный режим. Кроме того, создание доступной извне пользовательской документации может стать настоящей проблемой.

Плюсы и минусы Confluence:

Плюсы	Минусы
Отлично подходит для проектов развития	Пользовательский интерфейс перегружен из-за расширенных функций
Быстрый запуск	Нет автономного режима
Множество интеграций	Сложно составить пользовательскую документацию

Понятие

Notion представляет собой комбинацию ведения заметок и управления проектами приложения. Он предоставляет пользователям личное рабочее пространство и совместное рабочее пространство , содержащее «страницы», которые могут быть заполнены текстом, списками, снимками экрана и многим другим. Кроме того, на страницы можно добавлять «блоки» для создания обычных программ для управления проектами, таких как канбан-доска , календарь и т. д. Notion плавно выполняет функции ведения заметок и управления проектами, предоставляя отличный общий пользовательский опыт .

К сожалению, поскольку Notion является универсальным приложением, в нем отсутствуют специальные функции, которые есть в других приложениях проектной документации или управления проектами. Критики часто отмечают, что, хотя Notion делает очень много вещей, эта функциональность часто кажется недоработанной. Например, при использовании Notion специально для создания заметок или написания документов текстовый редактор может оставить желать лучшего. Если Notion используется в основном для функций управления проектами, электронные таблицы и планирование рабочей нагрузки заметно отсутствуют. Хотя для фрилансеров этого может быть достаточно, любая команда, работающая над более одного проекта вместо этого можно рассмотреть отдельные интегрированные приложения для создания заметок и управления задачами.

Понятие Плюсы и минусы:

Плюсы	Минусы
Простота использования	Не хватает расширенных функций
Набор для ведения заметок и управления задачами	Максимум один проект
Поддерживает совместную работу	Мало интеграций

MeisterNote

MeisterNote — это онлайн-инструмент для совместной работы и производительности на рабочем месте. Это позволяет вам прикреплять файлы и встраивать внешние носители для улучшения документации вашего проекта, а включать различные носители в одно чистое рабочее пространство. Вы можете вставлять важные живые медиа из Google Sheets, Airtable, Google Docs, Typeform, Lucidchart, Codepen и других. Мгновенная синхронизация улучшает взаимодействие команды и согласование с обновлением заметок для всех пользователей в режиме реального времени.

Интеграция MindMeister позволяет быстро добавлять ментальные карты к линейным документам, а интеграция MeisterTask обеспечивает плавное переключение между документированием и управлением задачами . Это можно рассматривать как решение «проблемы понятий» — жизнеспособной альтернативой использованию приложения «все в одном» является использование специализированных приложений с надежной интеграцией. MeisterNote также интегрируется с другими ключевых сторонних приложений , таких как Airtable, Google Sheets, Miro и Youtube.

В отличие от других инструментов, MeisterNote ориентирован на интуитивно понятный дизайн, что означает, что его можно легко внедрить в командах, которые борются с технологиями. Блоки содержимого и бесконечные параметры настройки еще больше улучшают документы, тем самым повышая удобочитаемость.

К сожалению, MeisterNote пока не поддерживает автономный режим. Все еще в разработке находятся такие функции, как общедоступные документы и импорт данных из внешних сервисов.

MeisterNote Плюсы и минусы:

Плюсы	Минусы
Чрезвычайно интуитивно понятный	Нет импорта данных
Интеллект-карты и интеграция управления задачами	Нет автономного режима
Встроенный носитель	Нет общедоступных документов

Прежде чем инвестировать в инструмент, имейте в виду, что большинство из них предлагает бесплатную пробную версию (или хотя бы базовая версия). Прежде чем начать свой проект, вы можете протестировать несколько инструментов параллельно, чтобы увидеть, какой из них действительно соответствует потребностям вашего проекта. Таким образом, к тому времени, когда команда начнет работу, вы будете уверены в своем выборе и уже поможете другим членам присоединиться к ней.

Готовы задокументировать свой проект?

Ценность хорошей документации для вашего проекта неоценима. Это влияет на все: от прозрачности и доверия до эффективности и производительности. И документация существует во многих формах, которые могут быть созданы на сотнях платформ, что делает поиск единственного источника правды еще более важным. Так чего же ты ждешь? Выберите инструмент и приступайте к работе с проектной документацией.

Кто проводит государственную экспертизу проектной документации особо опасных и технически сложных объектов?

ГАУ ВО «Центр госэкспертизы по Воронежской области»

Кто проводит государственную экспертизу проектной документации особо опасных и технически сложных объектов?

Важность проектной документации в управлении проектами в 2022 году

Использование проектной документации

Подробная информация об этапах проектной документации

ТЭО

Устав проекта

Спецификация требований

Конструкторский документ

Рабочий план/оценка

Матрица прослеживаемости

Система отслеживания ошибок

Документ управления изменениями

Тестовый документ

Технический документ

Функциональный документ

Руководство пользователя

План перехода/развертывания

Документ о передаче

Закрытие контракта

Извлеченные уроки

Знаете ли вы 7 ключей к правильному решению?

Содержание: 7 ключей к хорошей проектной документации

1. Понять, почему проектная документация важна

1. Все дело в управлении

3. Коммуникация — это хорошо

4. Подготовка проектного документа стимулирует творческое мышление

5. Хороший документ помогает структурировать аргумент

Вы руководитель проекта или проектная обезьяна?

2. Признание роли проектной документации в управлении проектом

Инвестируйте время в свой проект на раннем этапе

Создание многоразового набора хорошо разработанной проектной документации

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

Роль PMO

Не знаете, что такое PMO?

3.

Видео или текст?

Получение правильной проектной документации — это вопрос баланса

Большой вопрос:

Обратите внимание на предписывающий термин

Определение проекта / Устав

Бизнес-кейс / Бюджет

План проекта/программа

Реестр рисков

Передача/подписание

Если это минимум, что еще важно?

План взаимодействия с заинтересованными сторонами

План ресурсов

Список результатов

Отчеты о состоянии

Обзор извлеченных уроков

Что вы думаете?

4. Примените основы для получения правильной проектной документации

Шаг 1: Документы проекта являются промежуточными результатами

Шаг 2: Используйте документы вашего проекта

Шаг 3. Сделайте свою документацию доступной

5. Правильно оформляйте проектную документацию

Читабельность жизненно важна

Презентация также важна

Получите собственную библиотеку шаблонов управления проектами

6. Управление строгим контролем версий

Что такое контроль версий

Как заставить систему контроля версий работать

Но основные элементы: :

7. План хорошего управления документами

1. Доступность, хранение, архивирование, удаление легко, когда им нужно.

Вам нужен контроллер документов?

Доступное хранилище

Что архивировать

Когда архивировать

Когда выбрасывать вещи

2. Безопасность документов

Подробнее об управлении документами проекта…

Что вы посоветуете по управлению проектной документацией?

Нравится:

Что такое проектная документация и как она может помочь вашей команде?

Что такое проектная документация?

Что такое программа проектной документации?

Как хорошая документация может помочь вашему проекту?