Содержание
Пять основных советов по надежному составлению бюджета ОЗТ
Составление бюджета для группы школ на разных этапах и в местных условиях, с возможностью распределения между несколькими местными органами власти, отнюдь не простая задача.
Огромное разнообразие областей, требующих тщательного рассмотрения, в сочетании с частотой объявлений о государственном финансировании, которые могут повлиять на трехлетний бюджет Многоакадемического траста (MAT), могут представлять собой некоторые серьезные проблемы, похожие на «прибивание желе к гвоздям». стена’.
Я работаю с MAT почти 10 лет и видел множество различных подходов, которые можно использовать для снижения риска существенного искажения — недостоверной информации в финансовой отчетности, которая может повлиять на финансовые решения тех, кто полагается на отчет — в бюджетный процесс. Конечно, бюджет всегда будет «наилучшей догадкой», но данные, технологии и последовательность в подходе могут значительно снизить вероятность существенной ручной ошибки.
Основываясь на этом опыте, мы взялись за решение вопросов, которые представляют собой самую большую проблему для MAT (и, следовательно, риск для них) или области, над которыми можно работать. Вот мои пять основных советов по обеспечению надежного составления бюджета MAT:
1. Знайте свои школы изнутри
Лучшие финансовые директора (CFO), с которыми мы работаем, отлично чувствуют свои цифры и знают все местные истории и контекст каждой из своих школ. Они инстинктивно знают, какие результаты они должны увидеть, поэтому, когда они просматривают версии бюджета в рамках процесса планирования, у них будет хорошее представление о том, показывают ли они правильные результаты или есть какие-то аномалии, которые нужно исследовать дальше. Все бюджеты будут проверены, но этот пересмотр не может происходить на каждом этапе процесса, поэтому способность действовать инстинктивно помогает MAT быстрее приходить к лучшим бюджетам. Конкретные ключевые показатели эффективности высокого уровня, которые могут помочь в формировании этого, включают: общее количество учеников и тенденции движения учеников за три-пять лет; соотношение ученик-учитель и ученик-взрослый; профицит/дефицит в процентах от общего ежегодного гранта (GAG); средняя стоимость учителя; и коэффициенты контактов или средний размер класса.
2. Возможность зафиксировать бюджетные допущения
Бюджетные допущения финансового директора лежат в основе бюджета MAT, поэтому крайне важно обеспечить, чтобы эти допущения были установлены последовательно и не менялись в процессе составления бюджета, если только они не обдуманное решение. Особенно важно, чтобы средства управления системой бюджетирования не могли быть изменены кем-либо, имеющим доступ к системе. Многие ВСУ все еще борются с этой проблемой за счет сочетания систем, которые не могут обеспечить такой контроль, в сочетании с быстрорастущими ВСУ. Часто они «унаследовали» предыдущие бюджеты для школ, которые недавно присоединились к Доверительному фонду, и сохранили свой предыдущий шаблон бюджета, который может соответствовать или не соответствовать предположениям, определенным MAT. Таким образом, есть много переменных, но главный посыл — строгий контроль и хорошая видимость ключевых бюджетных допущений.
3. Централизованный контроль над дорогостоящими задачами
Правило 80/20 — т.
е. 20 % ваших действий будут составлять 80 % ваших результатов — абсолютно применимо к планированию бюджета. В большинстве MAT, с которыми мы работаем, часто есть тысячи статей (доходы/расходы и контракты с персоналом), которые могут составлять бюджет. Конечно, потребуется рассмотреть все эти вопросы, но также должен быть элемент делегирования полномочий и процесс согласования, чтобы центральная группа не рассматривала их по отдельности. Есть некоторые области, которые имеют решающее значение для плана бюджета на три-пять лет, а есть и нет, но ключом является обеспечение абсолютной уверенности в целостности и точности этих областей. 20% статей бюджета, которые могут составлять 80% стоимости бюджета, это: количество учеников; финансирование ГАГ; капитальные проекты, предположения о повышении/продвижении заработной платы персонала; временные/специальные гранты, такие как заработная плата/пенсии учителей и Фонд целевого потенциала; и гранты верхней части/центральных услуг.
4.
Стандартизировать гибкость будущих статей бюджета
Многие MAT по-разному относятся к будущему подходу к статьям бюджета, при этом некоторые придерживаются точки зрения 0%, когда школам необходимо будет компенсировать рост инфляции, другие используют RPI или устанавливают процент увеличивается. На самом деле правильного ответа нет, поскольку он может быть субъективным, а предположения, сделанные в отношении доходов, могут диктовать последующую трактовку расходов. Тем не менее, ключевым моментом, который необходимо реализовать, является согласованность. Работа, которую мы выполняем по извлечению данных из существующих систем, является одной из самых больших проблем, с которыми мы сталкиваемся, поскольку нет метода для их сравнения в школьных системах. Несоответствия в трактовке строк бюджета на будущие годы могут означать, что школы принимают очень разные решения, чтобы сбалансировать бюджет на три-пять лет. Крайне важно, чтобы MAT имели последовательный подход к трактовке статей бюджета и могли видеть трактовку, используемую каждой школой, в каждой области доходов/расходов, чтобы избежать выявления различий позже.
5. Вы не одиноки
Бюджетирование MAT — сложный, но важный процесс. Тем не менее, мой совет всем, кто не уверен, как относиться к статьям бюджета в будущем, — спросить своих коллег и отраслевые органы. Важно быть реалистичным и творческим, но в то же время, если есть сомнения, не рискуйте. В IMP мы слишком хорошо знаем, насколько сложным может быть процесс составления бюджета в таком разнообразии школ, когда в него вовлечено множество заинтересованных сторон. Вот почему мы создали IMP Planner как централизованную систему MAT, а не систему школьного бюджетирования с отчетами MAT, прикрепленными сверху, чтобы гарантировать, что финансовые директора могут быть уверены в своем процессе бюджетирования. Одна унифицированная база данных с автоматизированным формированием бюджета и непревзойденной отчетностью, которой можно доверять.
Уилл Джордан является соучредителем IMP Software, специалистов по системам бюджетирования MAT
Для получения похожих статей посетите раздел нашего блога
Управление имуществом MAT: что нужно знать подходит и обеспечит безопасность персонала и учеников.
Андрулла Нику описывает процессы эффективного управления школьной территорией
Надлежащее управление территорией снижает риски, связанные со зданиями и помещениями. Это помогает предотвратить необходимость значительных капитальных затрат и сбоев, которые могут последовать за разрушением здания.
Общие проблемы при управлении недвижимостью включают:
- финансирование
- временные/кадровые ограничения
- соответствие законодательным требованиям
- текущее состояние усадьбы
- эффективное привлечение качественных подрядчиков
- отсутствие знаний (в том числе отсутствие информации о недвижимости).
Кто отвечает за имущество?
Арендатор, обычно траст, несет ответственность за землю и здания, включая:
- безопасность и защита учащихся и персонала
- поддержание состояния земли, помещений и оборудования
- принятие решений об инвестициях в трастовую недвижимость и установление приоритетов обслуживания.
Управление недвижимостью
Надлежащее управление недвижимостью должно обеспечивать безопасные и ухоженные помещения, соответствующие учебные помещения и положительный опыт учащихся.
Заблаговременное планирование заданий поможет заключить наилучшее предложение и добиться наилучшего соотношения цены и качества. Не оставляйте это слишком поздно и платите сверх шансов.
Всегда стоит попытаться договориться о цене и помнить, что вы не обязаны принимать первое предложение. Даже скидка 10 %, если это уместно, может существенно повлиять на ваши расходы и повысить соотношение цены и качества.
Как траст мы приняли меры для следующего.
- Долгосрочное планирование: это может быть в форме стратегии недвижимости, в которой вы рассматриваете будущие потребности в обслуживании, проекты и приоритеты финансирования зданий и земли.
- Планирование управления активами (AMP): создание AMP для поместья поможет вам планировать, управлять и выполнять работы по техническому обслуживанию и улучшения, которые были выделены в долгосрочном плане.
- Повседневное управление: предоставление текущих услуг и требований к техническому обслуживанию, чтобы гарантировать, что здания работают по назначению ежедневно, и поддерживать непрерывное предоставление образования.
В MAT повседневное управление отдельными школами обычно делегируется руководителям участков, которые могут подчиняться управляющему имуществом, который, в свою очередь, отчитывается перед советом.
Крайне важно, чтобы каждый знал о границах ответственности и подотчетности, чтобы можно было быстро сообщить о любых проблемах и передать их в случае необходимости.
Обследование состояния
Программа ESFA по сбору данных о состоянии (CDC) предназначена для обеспечения справедливого распределения финансирования капитального ремонта. Обследование состояния требуется при подаче заявки на капитальное финансирование.
Обследование состояния дает объективную информацию о состоянии недвижимости. Осуществляемый квалифицированными специалистами, он использует общую систему оценок, чтобы обеспечить справедливое сравнение сайтов и эффективную расстановку приоритетов.
Опрос будет содержать подробную информацию о:
- текущее состояние здания и результаты обследования
- расходы на любые ремонтные работы или работы по замене
- будущие запланированные затраты на техническое обслуживание в течение выбранного периода
- рекомендации, опасения и дальнейшие действия необходимы
- любые риски и приоритет обращения
- управление школьными зданиями.
Опрос помогает MAT понять потребности в техническом обслуживании, более широкие проблемы с недвижимостью и определить приоритетность выполнения работ с использованием имеющихся средств.
Надлежащее управление недвижимостью должно обеспечивать безопасные и ухоженные помещения, соответствующие учебные помещения и положительный опыт учащихся
Обеспечить соблюдение
Юридические требования, касающиеся владения недвижимостью, включают:
- закон об охране здоровья и безопасности и другие соответствующие законы и правила
- планово-предупредительный ремонт
- установленные законом проверки и испытания.
Особенно важно понимать асбест и огонь. Запись обо всем асбесте, известном или предположительно находящемся в трастовых помещениях, должна вестись для всех трастовых помещений.
Оценка риска, определяющая общие противопожарные меры, необходимые для защиты людей в случае пожара, должна проводиться и регулярно пересматриваться для всех школьных помещений.
Те, кто несет ответственность за здоровье и безопасность в доверительном управлении, должны убедиться, что политика и состояние недвижимости соответствуют соответствующему законодательству.
Проверки и тесты, о которых необходимо знать, включают нижеприведенные.
- Электрические и осветительные системы
- Лифты и грузоподъемное оборудование
- Системы отопления и охлаждения
- Легионелла
- Строительная ткань
- Работы на высоте и системы защиты от падения
- Системы безопасности и охраны
- Вытяжные системы
- Химический склад
План на случай чрезвычайных ситуаций
Могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые приведут к серьезному повреждению или нарушению работы трастовых помещений.
Вы должны знать, какая страховка существует для покрытия чрезвычайных ситуаций, и какие меры предусмотрены:
- обеспечение безопасности и охраны воспитанников и персонала
- оперативное общение с родителями и опекунами
- обращение в аварийно-спасательные службы и выполнение требований уставных органов
- при необходимости принятие альтернативных мер для продолжения обучения как можно скорее после инцидента
- использование планов действий в чрезвычайных ситуациях и восстановления бизнеса
- обратиться за профессиональной консультацией в отношении немедленных и долгосрочных действий, необходимых для замены или ремонта поврежденного участка, где это необходимо.
Тратьте с умом
При оценке расходов на поместье в первую очередь нужно подумать о том, как вы решаете, сколько ежегодно тратить на капитальные проекты и техническое обслуживание.
Затем вы можете расставить приоритеты в расходах на каждый проект и заранее планировать, чтобы убедиться, что вы получаете оптимальное соотношение цены и качества.