Менеджмент это процесс: Менеджмент как процесс. Три аспекта определения менеджмента

Понятие «процесс менеджмента», его операции и их последовательность

Менеджмент как процесс

Определение «процесс менеджмента» отображает динамическую сторону управления – это необходимый перечень действий, из которых формируется воздействие управленца на подчиненных, то есть управляющей системы на управляемую.

Определение

В более общем понимании процессом менеджмента можно назвать комплекс изменений, происходящих в менеджменте и в организации, связанных с деятельностью менеджера в некие конкретные временные промежутки.

В пределах относительно небольшого промежутка времени – это создание и реализация воздействия. Если мы изучаем данные изменения в рамках больших промежутков времени, то процесс менеджмента будет характеризовать функционирование и развитие всей системы менеджмента.

В практическом отношении процесс менеджмента понимается в качестве комплекса операций, которые осуществляются в системе менеджмента в четкой и конкретной их последовательности и комбинации.

Менеджмент состоит из большого числа различных операций: аналитических, информационных, организационных и проч. Всю сумму операций процесса менеджмента можно оформить в виде классификационной схемы, отображающей не только состав операций, но и их взаимные отношения, ранжирование на главные и дополнительные.

Но создается очевидное впечатление, что непроизвольный набор операций подразумевает процесс менеджмента. Менеджмент возможен только в условиях определенной последовательности и определенном перечне операций. Что это за последовательность и какие операции в минимальном числе она должна включать, чтобы процесс менеджмента стал осуществимым? Какие операции возможны к параллельному выполнению? Это те вопросы, на которые мы постараемся найти ответы.

Операции и менеджмент

Последовательность операций обусловлена особенностями ситуации: некоторые ситуации нуждаются в тщательном предварительном анализе, другие – разрешимы сразу и без промедлений. Стоит говорить не столько об единичном процессе, сколько о различных процессах менеджмента.

Как и в большинстве других случаев, здесь имеет место общее и частное (особенное). В любом случае, характер ситуации и, стоит уточнить, цели оказывают влияние на выстраивание процесса менеджмента, но во всех разнообразных процессах менеджмента есть общее, характерное любым его построениям.

Замечание

Какой бы ни была лошадь, она всегда находится впереди упряжки, какой бы ни был процесс менеджмента, его начало всегда отмечается постановкой или осмыслением цели. Это общая черта во всех, без исключения, процессах менеджмента.

При изучении процесса менеджмента изначально стоит описать его в общих чертах, затем – в его специфических и конкретно взятых вариациях. 

Изучение практической деятельности управления отображает то, что одни и те же операции могут быть использованы для разнообразных задач и в осуществлении различных функций менеджмента. Очевидно, что не существует единственной последовательности операций, имеют место альтернативные варианты их применения в конкретных комбинациях и закономерностях. Однако при большом числе различных вариантов возникает общая закономерность поэтапной реализации процесса менеджмента. 

 

 

Автор:
Станислав Янкевич

Преподаватель биологии и химии

Процесс и функции менеджмента

Процесс менеджмента представляет собой совокупность и непрерывную последовательность взаимосвязанный действий работников аппарата управления по реализации функций менеджмента, осуществляемых с помощью определенной технологии, и направленных на достижение цели организации.

Менеджмент как процесс управления

Менеджмент как процесс управления рассматривают по стадиям управления, по основным сферам деятельности фирмы, а также по выполняемым функциям управления.

1. По последовательности и видам деятельности менеджмент делят на ряд стадий: стратегическое управление, оперативное управление и контроль.

Стратегическое управление – это выработка ключевых общефирменных целей; составление прогноза результатов развития рынка или отрасли, на которых фирма действует; анализ слабых и сильных сторон фирмы; выбор и оценку стратегии деятельности; формирование системы управления реализацией стратегии.

Оперативное управление можно определить как деятельность по реализации определенных целей, которая включает в себя:

• организация как форма создания определенной структуры и привлечения нужных ресурсов;
• выполнение функций управления в условиях созданной организационной структуры.

Контроль предполагает анализ достигнутых результатов — обратную связь и является исходной точкой нового цикла управления.

• управление стратегией или стратегический менеджмент;
• управление маркетингом или маркетинговый менеджмент;
• управление финансами или финансовый менеджмент;
• управление персоналом или кадровый менеджмент;
• управление разработками и исследованиями или инновационный менеджмент.

1. тактическая, предполагающая поддержание устойчивости в функционировании организации;
2. стратегическая, предполагающая это развитие фирмы и его перевод на качественно иной уровень.

Содержательная и информационная сторона процесса менеджмента

Процесс менеджмента носит циклический или спиралевидный характер, то есть процесс менеджмента начинается с момента определения взаимосвязей между объектом и субъектом управления и заканчивается лишь с исчезновением их.

Процесс менеджмента обычно рассматривают с двух точек зрения:

1. с содержательной, проводя анализ содержания и последовательности деятельности на каждом этапе процесса управления;
2. с информационной, при которой изучаются процессы обработки, передачи и хранения информации в системе управления.

В процессе менеджмента с содержательной точки зрения можно выделить ряд этапов: прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование, учет и контроль, анализ.

Процесс управления с информационной точки зрения представляет собой последовательность этапов:

• сбор первичной информации;
• ее регистрация, передача и сохранение на носителе информации;
• математическая и логическая обработка первичной информации, в результате чего получается синтетическая информация, которая может быть представлена в виде документа;
• предоставление синтетической информации субъекту управления;
• если субъект управления считает, что для принятия управленческого решения предоставленной информации достаточно, то осуществляется переход к пункту 6, в другом случае — происходит сбор дополнительной первичной информации, регистрация ее, обработка и предоставление вновь полученной синтетической информации субъекту управления;
• принятие субъектом управленческого решения;
• документальное оформление решения;
• архивация документов;
• доведение до исполнителей решения.

После этого исполнителями совершаются определенные действия, что приводит к обновлению первичной информации, изменению состояния управляемого и управляющего объекта.

Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

Любая организация для поддержания своего существования, реализации корпоративной цели выполняет разные виды деятельности, определяемые как функции. Первым ключевые виды управленческой деятельности формализовал и описал А. Файоль, который утверждал, что управлять – означает планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.

Выделение функций менеджмента осуществляется в сфере управления в результате разделения и специализации труда. Применяются разные классификации функций менеджмента.

Планирование представляет собой вид управленческой деятельности по определению целей и путей достижения их. Результат процесса планирования – это система планов, которая включает корпоративные, функциональные планы, планы персонала и т. д.

Организация характеризуется как вид управленческой деятельности по разработке управленческой структуры, распределению полномочий и разделению ответственности.

Мотивация представляет собой вид управленческой деятельности по побуждению людей к деятельности, которая имеет определенную направленность и цель.

Контроль — это форма управленческой деятельности по обеспечению достижения своих целей организацией.

Деятельность по выполнению функций – это процесс, требующий определенных затрат времени и ресурсов. Именно процессный подход к менеджменту позволил рассмотреть взаимосвязи и взаимозависимости функций управления.

Процесс менеджмента отражает рекомендуемую последовательность выполнения функций, или последовательность начальных действий по выполнению функций, поскольку осуществление обратной связи с многочисленными контурами приводит к одновременной реализации функций.

Данный цикл управления универсален по отношению к объекту управления — не только в целом к организации, но и к отдельным подразделениям, функциям, методам и т. п.

Взаимозависимость функций выражается в том, что качественное выполнение предыдущего этапа — важнейшее условие обеспечения качества выполнения следующего этапа (функции).

Связующими процессами в процессе менеджмента являются процесс принятия решений и коммуникаций. Все чаще в последнее время в состав связующих процессов исследователи определяют и процесс целеполагания, поскольку определение целей функционирования – это необходимое условие начала любой деятельности.

Процесс коммуникаций представляет собой процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Благодаря коммуникации менеджер получает информацию, необходимую ему для принятия решений, и доводит уже принятые решения до работников фирмы. Если на предприятии коммуникации налажены плохо, решения могут стать ошибочными.

Процесс принятия решений по сути — это выбор альтернативы. В процессе выполнения управленческих функций менеджеру приходится принимать достаточно много решений:

• в процессе планирования принимаются решения о постановке целей, определении необходимых ресурсов, выборе способов достижения целей;
• при осуществлении функции организации принимаются решения в части структуры производства и управления, организации производственного процесса, обслуживающего производства и вспомогательных служб, организации труда специалистов и рабочих.

Процесс мотивации состоит из установления и оценки неудовлетворенных потребностей, формирования целей удовлетворения потребностей, определения стимулирующих мер.

Функция координации основана на принятии решений по способам согласования деятельности отдельных структурных звеньев, применении технических средств связи и т. д.

Функция контроля предполагает принятие решений о том, что, как и когда контролировать, какие формы и виды контроля использовать, как проводить анализ полученной информации, а также решений по осуществлению корректирующих воздействий.

Процесс целеполагания представляет собой процесс по определению иерархии целей и их согласование с параметрами внутренней и внешней среды. Цель по своей сути — это предвосхищение результатов деятельности.

Динамизм функций менеджмента определяется необходимостью их подстройки на все возникающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобретают турбулентный характер. Для этого необходимо освоить существующие методы и способы выполнения функций, использовать нестандартные решения, творческий подход к решению проблемы. Можно утверждать, что для поддержания высокого уровня интереса и удовлетворенности персоналом процессом и результатом труда, которые и являются базой мотивации, при применении методов, воздействующих на поведение работников важна новизна с элементами приятной неожиданности. Чем больше диапазон инструментов управления у менеджера, чем его понимание среды выше, тем эффективнее функционирование предприятия.

6.4 Процесс управления – Введение в управление

Рис. 6.2. Процесс управления

. Как только мы получим четкое представление об основах компании, ее направлении и предполагаемой стратегии, эффективное функционирование вашего бизнеса потребует надежного управления: процесса планирования, организации, руководства и контроля. План позволяет вам вывести свою бизнес-концепцию и/или стратегию за пределы стадии идеи. Однако это не приводит к выполнению работы. Чтобы это произошло, вы должны организовать вещи эффективно. Вам придется задействовать людей и другие ресурсы, чтобы все произошло. И поскольку ваше предприятие по ведению заметок должно быть лучше, если вы руководите им, вам нужно быть лидером , который может мотивировать своих людей на успех. Наконец, чтобы узнать, действительно ли все идет хорошо, вам придется контролировать свои операции, то есть измерять результаты и сравнивать их с результатами, которые вы изложили в своем плане. Приведенный ниже процесс управления резюмирует взаимосвязь между планированием и другими функциями, которые выполняют менеджеры. В этой главе более подробно рассматриваются вопросы планирования, руководства и контроля. Организация — особенно сложная тема, заслуживающая отдельной главы.

Планирование

Без плана трудно добиться успеха в чем-либо. Причина проста: если вы не знаете, куда идете, вы не можете двигаться вперед. Успешные менеджеры решают, где они хотят быть, а затем придумывают, как туда добраться; они ставят цели и определяют наилучший способ их достижения. В результате процесса планирования каждый в организации знает, что нужно сделать, кто должен это сделать и как это сделать.

Придумать идею — скажем, начать делать заметки — хорошее начало, но это только начало. Планирование — это шаг вперед. Планирование начинается на самом высоком уровне и проходит вниз по всей организации. В первом разделе этой главы мы ответили на вопрос «Зачем мы существуем?». Во втором разделе мы ответили на вопросы «Чем мы занимаемся?» и «Каковы наши цели?». Затем, наконец, мы рассмотрели вопрос «Каковы сильные и слабые стороны компании, угрозы и возможности для разработки стратегии?». Сэм Уолтон задавал эти вопросы в процессе основания Wal-Mart: его новая сеть магазинов должна была предлагать покупателям самые низкие цены при максимально возможном обслуживании. ^[1]

Организация

Второй ключевой функцией менеджеров является организация, то есть процесс координации и распределения ресурсов фирмы для выполнения ее планов. Организация включает в себя разработку структуры для людей, должностей, отделов и видов деятельности внутри фирмы. Менеджеры могут организовать структурные элементы фирмы так, чтобы максимизировать поток информации и эффективность рабочих процессов. Они достигают этого, делая следующее:

• Разделение задач  (разделение труда)
• Группировка должностей и сотрудников  (департаментализация)
• Назначение полномочий и обязанностей  (делегирование)

​Эти и другие элементы организационной структуры подробно обсуждаются в другом месте. Однако в этой главе вы должны понимать три уровня управленческой иерархии. Эта иерархия часто изображается в виде пирамиды, как на рис. 6.3: «Управленческая пирамида». Меньше всего менеджеров находится на самом высоком уровне пирамиды и называется высшим руководством, поскольку они представляют собой небольшую группу людей во главе организации (например, генеральный директор, президент и вице-президент). Менеджеры высшего уровня разрабатывают стратегические планы  и решать долгосрочные вопросы, например, в каких отраслях конкурировать, как захватить долю рынка и что делать с прибылью. Эти менеджеры разрабатывают и утверждают основные политики фирмы и представляют фирму в других организациях. Они также определяют ценности и этику компании и, таким образом, задают тон стандартам поведения сотрудников. Например, Джек Уэлч, бывший генеральный директор General Electric, был образцом для подражания для своих менеджеров и руководителей. Поклонники говорят, что у него была исключительная способность вдохновлять сотни тысяч людей во многих странах, и он мог изменить направление такой огромной организации, как General Electric, как если бы это была маленькая фирма. Под его руководством руководители General Electric добились впечатляющих результатов. Во время его пребывания в должности средний годовой доход акционеров General Electric составлял 25 процентов. ¹⁰

Рисунок 6.3: Управленческая пирамида (Атрибуция: Copyright Rice University, OpenStax, лицензия CC BY 4.0)

Второй и третий уровни иерархии называются менеджментом среднего звена и надзорным (первым звеном) менеджментом соответственно. Менеджеры среднего звена (такие как руководители подразделений, руководители отделов и региональные менеджеры по продажам) несут ответственность за начало реализации стратегических планов. Они разрабатывают и выполняют тактических планов  в определенных сферах деятельности компании. Они начинают процесс распределения ресурсов для достижения организационных целей и контролируют руководителей всей фирмы. Руководители, самые многочисленные из менеджеров, находятся в нижней части управленческой пирамиды. Эти менеджеры разрабатывают и выполняют операционные планы  для текущей повседневной деятельности фирмы. Они тратят много времени на руководство и мотивацию сотрудников, которые фактически производят товары и услуги.

Ведущий

Третьей функцией управления является лидерство — сосредоточение внимания и указание других, а также их мотивация для достижения организационных целей. [Да, ОРГАНИЗАЦИЯ была пропущена, так как о ней можно рассказать в дополнительной главе]. Как владелец и президент Notes-4-You, вы можете считать себя дирижером оркестра. Вы раздали своим музыкантам (сотрудникам) их ноты (планы). Вы разместили их по секциям (отделам) и организовали секции (организационную структуру) так, чтобы музыка звучала как можно лучше. Теперь ваша задача — бить палочкой и руководить оркестром, чтобы его участники вместе создавали прекрасную музыку. ^[9] Не нравится метафора проводника? Какую метафору вы бы использовали для описания процесса лидерства?

Стили лидерства

Дирижеру довольно легко взять палочку, отыграть каждую секцию и ударить оркестр; но это не значит, что музыка будет звучать хорошо. Что делать, если ваши сигналы игнорируются, неверно истолковываются или неоднозначны? Возможно, вашим музыкантам не понравится ваш подход к созданию музыки, и они просто уйдут. Помимо всего прочего, вы не просто хотите создавать музыку: вы хотите вдохновлять своих музыкантов на создание отличной музыки. Как вы достигаете этой цели? Как стать эффективным лидером и какой стиль следует использовать, чтобы мотивировать других на достижение целей организации?

К сожалению, на подобные вопросы нет однозначных ответов. Со временем каждый менеджер совершенствует свой стиль руководства или способ взаимодействия с другими и влияния на них. Несмотря на широкий спектр личных различий, стили лидерства, как правило, отражают один из следующих подходов к руководству и мотивации людей: автократический, демократический (также известный как участие) или свобода действий.

• Самодержавный стиль. Менеджеры, выработавшие автократический стиль руководства, склонны принимать решения, не запрашивая мнения подчиненных. Они пользуются властью и ожидают, что подчиненные возьмут на себя ответственность за выполнение требуемых задач без чрезмерных объяснений.
• Демократичный стиль. Менеджеры, предпочитающие демократический стиль руководства, обычно обращаются за помощью к подчиненным, сохраняя за собой право принимать окончательные решения. Они также с большей вероятностью будут информировать подчиненных о вещах, которые влияют на их работу.
• Свободный стиль. Практикуя свободный стиль руководства, менеджеры придерживаются подхода «невмешательства» и дают подчиненным относительно мало указаний. Они могут консультировать сотрудников, но обычно дают им значительную свободу решать проблемы и принимать решения самостоятельно.

На первый взгляд, вы, вероятно, не захотите работать на лидера-автократа. В конце концов, большинству людей не нравится, когда им говорят, что делать, без какого-либо участия. Многим нравится идея работать на демократического лидера; лестно, когда тебя спрашивают о твоем мнении. И хотя поначалу работа в условиях свободы действий может показаться немного тревожной, возможность принимать собственные решения привлекает многих людей. Каждый стиль руководства может быть уместным в определенных ситуациях.

Для примера предположим, что вы руководите группой однокурсников в командном проекте для вашего класса. Бывают ли случаи, когда вам лучше всего использовать автократический стиль руководства? Что, если ваша команда была недавно сформирована, не знала, что нужно сделать, уложилась в сжатые сроки и ждет от вас указаний? В этой ситуации вы можете счесть уместным следовать авторитарному стилю руководства (на временной основе) и назначать задачи каждому члену группы. В экстренных ситуациях, таких как пожар или последние секунды игры с мячом, как правило, нет времени для дебатов — лидер или тренер должны принять решение за доли секунды, что требует авторитарного стиля.

Но поскольку большинство ситуаций не являются чрезвычайными и большинство людей предпочитают возможность внести свой вклад, предпочтение отдается демократическому стилю руководства. Люди просто более мотивированы и чувствуют себя более ответственными за решения (т. е. заинтересованы), когда у них есть возможность внести свой вклад. Обратите внимание, что при использовании этого стиля в большинстве случаев решение все равно будет принимать лидер. Пока к их мнению прислушиваются, большинство людей соглашаются с тем, что роль лидера заключается в том, чтобы принимать решения в тех случаях, когда не все согласны.

Как насчет свободного лидерства? Многие люди функционируют наиболее эффективно, когда могут сами устанавливать расписание и выполнять свою работу так, как им нравится. Менеджеру требуется большое доверие, чтобы использовать этот стиль. Некоторые менеджеры начинают с предположения о доверии, которое сотрудник должен поддерживать за счет высокой производительности. В других случаях это доверие должно быть заработано в течение определенного периода времени. Будет ли этот подход всегда работать с вашей исследовательской группой? Очевидно нет. Это сработает, если члены вашей команды готовы и способны работать независимо и приветствуют возможность принимать решения. С другой стороны, если люди не готовы работать ответственно и в меру своих способностей, использование стиля полной свободы действий может привести к тому, что команда не уложится в сроки или плохо справится с проектом.

Здесь делается вывод о том, что ни один стиль руководства не является эффективным все время для всех людей или во всех корпоративных культурах. В то время как демократический стиль часто рассматривается как наиболее подходящий (на втором месте следует свободный стиль), бывают случаи, когда необходимо следовать авторитарному стилю. Хорошие лидеры учатся приспосабливать свои стили к ситуации и к людям, которыми они управляют.

Трансформационное лидерство

Теории о том, что представляет собой эффективное лидерство, развиваются с течением времени. Одна теория, которая привлекла большое внимание в последнее десятилетие, противопоставляет два стиля лидерства: транзакционный и трансформационный. Так называемые транзакционные лидеры осуществляют полномочия в зависимости от своего положения в организации. Они сообщают подчиненным, что от них ожидается и что они получат, если выполнят поставленные задачи. Они сосредотачивают свое внимание на выявлении ошибок и наказании сотрудников за плохую работу. Напротив, трансформационные лидеры наставляют и развивают подчиненных, предоставляя им сложные возможности, работая один на один, чтобы помочь им удовлетворить свои профессиональные и личные потребности, и побуждая людей подходить к проблемам с новой точки зрения. Они побуждают сотрудников смотреть за личные интересы на интересы группы.

Итак, какой стиль руководства более эффективен? Вы, вероятно, не будете удивлены мнением большинства экспертов. В современных организациях, в которых важны создание команды и обмен информацией, а проекты часто носят совместный характер, трансформационное лидерство оказалось более эффективным. Современные организации ищут менеджеров, которые могут развивать позитивные отношения с подчиненными и мотивировать сотрудников на то, чтобы сосредоточиться на интересах организации. Лидеры, которые могут быть как транзакционными, так и трансформационными, встречаются редко, а те немногие, кто обладает обоими способностями, очень востребованы. ^[10]

Контроль

Давайте на минутку остановимся и задумаемся о функциях управления, которые мы уже обсуждали, — о планировании, организации и руководстве. Как основатель Notes-4-You, вы начали с разработки планов своей новой компании. Вы определили его миссию и поставили цели или целевые показатели, которые вам необходимо было выполнить для достижения своей миссии. Затем вы организовали свою компанию, выделив людей и ресурсы, необходимые для реализации ваших планов. Наконец, вы обеспечили внимание и направление своим сотрудникам и мотивировали их на достижение организационных целей. Ваша работа закончена? Можно ли взять заслуженный отпуск? К сожалению, ответ отрицательный: ваша работа только началась. Теперь, когда все идет своим чередом, вам нужно следить за своими операциями, чтобы увидеть, все ли идет по плану. Если это не так, вам необходимо предпринять корректирующие действия. Этот процесс сравнения фактических показателей с запланированными и принятия необходимых корректирующих действий называется контролем.

Пятиэтапный процесс контроля

1. Установите стандарты, по которым будет измеряться производительность.
2. Измерение производительности.
3. Сравните фактическую производительность со стандартом и определите любые отклонения от стандарта.
4. Определите причины отклонения.
5. При необходимости выполните корректирующие действия.

Функцию управления можно рассматривать как пятиэтапный процесс, описанный выше. Давайте посмотрим, как этот процесс может работать в Notes-4-You. Давайте предположим, что, оценив число зачисленных в класс, вы подсчитали, что можете продать сто пакетов заметок в месяц студентам, изучающим популярный курс геологии на первом курсе. Итак, вы установили свой стандарт в сто единиц. Однако в конце месяца вы просматриваете свои записи и обнаруживаете, что продали только восемьдесят. Разговаривая с продавцами, вы узнаете, почему вам не хватило двадцати посылок: оказывается, копировальный аппарат так часто ломался, что посылки часто не были готовы вовремя. Вы немедленно предпринимаете корректирующие действия, увеличивая объем обслуживания копировальной машины.

Теперь давайте попробуем немного другой сценарий. Допустим, у вас все тот же стандарт (сто упаковок) и фактические продажи по-прежнему составляют восемьдесят упаковок. Расследуя причину дефицита, вы обнаруживаете, что переоценили количество студентов, изучающих курс геологии. Подсчитав более точное количество студентов, вы видите, что ваш первоначальный стандарт — ориентировочный объем продаж — был завышен на двадцать упаковок. В этом случае вам следует скорректировать свои стандарты, чтобы отразить ожидаемую продажу восьмидесяти упаковок.

В обеих ситуациях ваш процесс управления оказался полезным. В первую очередь вас предупредили о проблеме, которая сократила ваши продажи. Исправление этой проблемы, несомненно, увеличило бы продажи и, следовательно, прибыль. Во втором случае вы столкнулись с дефектом планирования и усвоили хороший управленческий урок: планируйте тщательнее.

Сравнительный анализ

Сравнительный анализ можно рассматривать как особый вид контрольной деятельности. Вместо того, чтобы контролировать конкретный аспект производительности (например, дефекты для конкретного продукта), бенчмаркинг направлен на улучшение общей производительности фирмы. Процесс бенчмаркинга включает сравнение с практиками и процессами других организаций с целью обучения и повышения как эффективности, так и результативности. Упражнения по сравнительному анализу можно проводить несколькими способами:

• Организации часто отслеживают общедоступную информацию, чтобы следить за конкурентами. Годовые отчеты, новостные статьи и другие источники тщательно отслеживаются, чтобы быть в курсе последних событий. В академических кругах университеты и колледжи часто используют опубликованные рейтинговые таблицы, чтобы увидеть, как их программы сравниваются по степени удовлетворенности студентов, заработной плате выпускников и другим важным параметрам.
• Организации также могут работать напрямую с компаниями в несвязанных отраслях, чтобы сравнить те функции бизнеса, которые схожи. Производитель самолетов вряд ли будет иметь много общего с компанией, производящей инженерные пластмассы, но у обеих есть общие функции, такие как бухгалтерский учет, финансы, информационные технологии и человеческие ресурсы. Компании могут обмениваться идеями, которые помогают друг другу повышать эффективность, и часто с очень низкими затратами для обеих сторон.
• Чтобы проводить более непосредственное сравнение с конкурентами, не полагаясь исключительно на общедоступные данные, компании могут вступать в консорциумы по сравнительному анализу, в которых внешний консультант будет собирать ключевые данные от всех участников, обезличивать их, а затем делиться результатами со всеми участниками. Затем компании могут оценить, как они сравниваются с другими в отрасли, не раскрывая другим свои результаты.

Улучшите свой бизнес с помощью этих четырех ключевых функций управления

Эффективное управление бизнесом — это непросто. Это включает в себя создание стратегий и структур для координации и контроля ресурсов и достижения результата. Это и наука, и искусство. И хотя хорошее управление бизнесом, безусловно, требует чутья и опыта, существуют также определенные функции управления, на которых каждая компания должна сосредоточиться, чтобы максимизировать свои шансы на успех. В этой статье мы сосредоточимся на том, что такое управление бизнесом, почему оно важно, на четырех ключевых элементах, обеспечивающих структуру управления бизнесом, и на том, как программное обеспечение для управления может повысить его эффективность.

Начнем.

Что такое процесс управления бизнесом?

Наиболее успешное управление бизнесом сочетает интуицию с более структурированным подходом, который требует понимания и выполнения четырех ключевых элементов в рамках процесса управления. Процесс управления представляет собой модель определения масштабов, планирования, выполнения и контроля действий, необходимых для достижения успеха в бизнесе. Он состоит из набора взаимосвязанных функций, необходимых для продвижения задач для достижения целей организации. Эти функции выполняются на уровне компании, а также на уровне отдела, команды, проекта и процесса.

Ответственность за процесс зависит от уровня. На организационном уровне высшее руководство несет ответственность за бесперебойное функционирование процесса. На уровне проекта руководитель проекта несет ответственность за то, чтобы его команда успешно выполняла все функции.

4 Ключевые функции процесса управления

Надежный процесс управления состоит из четырех основных частей:

‍

бизнес-процесса, вы должны руководствоваться более широким видением и миссией компании.

Без этого согласования вы можете управлять своим отделом, проектом или процессом так эффективно, как хотите, но вы, скорее всего, не получите выгоды для бизнеса. Этап планирования процесса управления заключается в понимании контекста, в котором вы управляете, и использовании этих знаний для выбора наилучшего курса действий для достижения бизнес-целей.

На организационном уровне модели анализа, такие как SWOT, могут быть полезны для поддержки этого понимания. Структура SWOT позволяет вам честно взглянуть на сильные и слабые стороны вашей организации и определить, как эти внутренние возможности позволяют вам использовать возможности и смягчать угрозы. SWOT также можно применять на уровне отдела и проекта, и вы можете начать анализ, сосредоточившись на следующих вопросах:

• Сильные стороны: Какие уникальные преимущества есть у вашего бизнеса, которые дают ему конкурентное преимущество?
• Слабые стороны: Какие области вашего бизнеса слабее и какие пробелы вам необходимо заполнить, чтобы ваш бизнес оставался жизнеспособным и конкурентоспособным?
• Возможности: Какие текущие возможности доступны для вашего бизнеса?
• Угрозы: Какие текущие угрозы влияют на ваш бизнес?

Конечно, небольшие проекты не нуждаются в полной оценке текущего макроэкономического климата или в решении проблем, связанных с входными барьерами на рынок. Но, возможно, стоит пересмотреть модель, поскольку это подсказка для рассмотрения среды, в которой вы работаете. Например, что вы знаете о том, с чем подобные проекты боролись в прошлом? Как организационная культура влияет на выполнение работы? Каковы пробелы в навыках или ресурсах в вашей команде, которые могут помешать прогрессу?

Этот тип анализа может помочь вам найти и устранить потенциальные препятствия, которые мешают вашей работе двигаться вперед. Это также может помочь вам определить возможные возможности, которые могут возникнуть в результате принимаемых вами решений или вашего подхода к работе. Независимо от размера проекта или процесса, которым вы управляете, вам понадобится надежный план. Вам нужно будет определить цель, которую вы пытаетесь достичь, и понять, как выглядит успех.

‍

Вам также необходимо знать своих основных заинтересованных лиц и степень их заинтересованности в проекте и влияния на него, а также вам потребуется план коммуникации для их взаимодействия. Кроме того, вам нужно будет планировать сценарии на случай, если что-то может пойти не так, выявлять, отслеживать и снижать риски, а также использовать возникающие возможности, такие как особенно голодный кот.

Достаточно сказать, что происходит много всего. Но не паникуйте. У нас есть решение, которое поможет вам следить за всеми вещами, которые вам придется жонглировать.

2. Организация

Эта ключевая функция управления связана с организационной структурой, структурой и политиками, которые помогают управлять работой на функциональном уровне. Конечно, на уровне управления проектом это выглядит иначе, но все же есть четыре основных элемента, которые необходимо учитывать при организации:

• Люди: Короче говоря, вам нужно подумать о том, как лучше всего организовать своих людей, чтобы выполнить план и приблизить организацию или проект к его цели. Это будет включать в себя размер вашей команды, то, как она организована, уровни возможностей и какие знания, навыки и опыт нужны сотрудникам для выполнения плана.

• Процессы: Организация включает определение и группировку действий по функциональным областям. Затем необходимо установить процессы, чтобы продвигать работу вперед наиболее эффективным способом. На организационном уровне это может быть способ управления бюджетом и делегирования финансовых полномочий. Например, на уровне проекта это может быть то, как обрабатываются запросы на изменение.

• Ресурсы: Сюда входит организация любой инфраструктуры, капитала, знаний или материалов, необходимых для приближения бизнеса к его целям. Как на уровне компании, так и на уровне проекта вам может потребоваться подумать о том, как вы будете наиболее эффективно транспортировать, хранить и организовывать сырье.

• Технология: Речь идет о понимании того, какие технологии необходимы для организации работы, в том числе о том, какие системы, платформы и инструменты необходимы.

3. Лидерство

Ведущим элементом процесса управления является стремление добиться от своих людей наилучшего.

Руководителям необходимо направлять работу и мотивировать сотрудников на выполнение задач, что может потребовать от них использования различных стилей и подходов к управлению. Вам также необходимо сопоставлять задачи с возможностями и способностями сотрудников.

Кроме того, вам нужно будет контролировать и управлять производительностью ваших сотрудников. Для этого вам потребуется следить за выполнением задач и их результатами, а также предоставлять оценки и планы развития. Насколько вы эффективны, как менеджер, на 70 % зависит то, насколько вовлечены ваши сотрудники, а это может быть большим давлением.

Постановка подходящих задач, которые растягивают, но не ломают ваших сотрудников, эффективное общение и регулярная обратная связь — вот три важных момента, которые необходимо учитывать, если вы хотите добиться успеха в ведущей части процесса управления. Это особенно верно, когда вы руководите удаленной или гибридной структурой работы. Отсутствие прозрачности может привести к микроуправлению, поскольку менеджеры чрезмерно компенсируют ограниченные данные, более внимательно наблюдая за своими сотрудниками. Это увеличивает отчужденность сотрудников, поскольку они не чувствуют, что им доверяют.

Правильно подобранное программное обеспечение может существенно изменить ситуацию, обеспечив как сотрудников, так и менеджеров доступ к информации, необходимой им для достижения успеха. Подробнее об этом позже.

4. Контроль

Функция контроля требует возможности отслеживать и сообщать о прогрессе заинтересованным сторонам. Но это больше, чем просто функция отслеживания. Крайне важно, чтобы информация, собранная в процессе контроля, использовалась для информирования об эффективном принятии решений и позволяла менеджерам действовать.

В рамках функции контроля есть несколько важных элементов:

• Понимание того, что такое «хорошо»: Первая часть контроля заключается в определении ожидаемых результатов и установлении стандартов.   На организационном уровне это может касаться определения рабочего времени сотрудников. На уровне проекта это может быть установка базового графика.

• Отслеживание фактической производительности: После того, как вы установили ожидаемую производительность, вам необходимо отслеживать фактическую производительность и сравнивать ее с ожидаемой.

• Принятие корректирующих мер: Как отмечалось выше, функция управления выходит из строя, если мониторинг производительности не приводит к действию. Если есть какие-либо отклонения от того, что вы ожидаете, вам необходимо предпринять корректирующие действия, чтобы вернуть все в нужное русло. Используя наш пример выше, если сотрудник постоянно опаздывает на работу, линейный руководитель может напомнить ему о рабочем времени, обсудить любые проблемы, из-за которых он опаздывает, и объяснить последствия продолжающихся опозданий. На уровне проекта, если ваши расходы выходят из-под контроля, это происходит, когда вы не прячете голову в песок, а вместо этого сжимаете кошельки.

• Учиться на собственном опыте: Крайне важно записывать отклонения, их возможные причины и действия, предпринятые для их устранения. Таким образом, менеджеры не совершают одних и тех же ошибок и не изобретают велосипед.   Отмечая возникновение проблем и делясь этой информацией, другие могут учиться на вашем опыте.

Существует несколько причин, по которым вам необходим эффективный процесс управления. Пройдемся по ним.

‍

• Максимальное использование ресурсов: При хорошем процессе управления совершенно ясно, кто чем занимается. Хорошая организационная структура и эффективный набор персонала обеспечивают необходимый уровень способностей и потенциала. В проектах роли и обязанности согласовываются с самого начала, что означает отсутствие путаницы, дублирования или бесполезных усилий. Эффективные процессы означают максимальное использование ресурсов, и люди могут беспрепятственно переключаться между задачами.

• Стратегическое согласование отделов: Эффективный процесс планирования позволяет вашим командам устанавливать общие цели, которые способствуют сотрудничеству и координации между функциональными подразделениями.   Организационная структура и бизнес-процессы могут быть созданы таким образом, чтобы поощрять согласование отделов, а не обособленность.

• Бизнес-цели согласованы со стратегией: Помимо большей функциональной согласованности, хорошее планирование обеспечивает соответствие бизнес-целей общей стратегии. Последовательный анализ бизнес-среды позволяет компании реагировать на меняющиеся тенденции рынка и требования клиентов.

• Готовность к работе: Благодаря эффективному обзору горизонтов, планированию сценариев и оптимизации процессов ваш бизнес имеет наилучшие шансы управлять рисками и использовать возможности. Это может привести к конкурентному преимуществу или улучшению непрерывности бизнеса.

• Вовлеченные, лояльные сотрудники: Эффективное руководство, которое четко направляет работу, мотивирует команды, управляет производительностью и сообщает о хороших результатах заинтересованным и продуктивным сотрудникам.   Человеческий капитал является самым большим активом бизнеса, поэтому эффективное руководство жизненно важно для его успеха. В качестве дополнительного бонуса заинтересованные сотрудники также приводят к более довольным клиентам.

• Учиться на собственном опыте: Благодаря эффективному процессу управления, который своевременно формирует эффективный мониторинг, отчетность и анализ, предприятия могут учиться на своем предыдущем опыте. Это означает, что они не совершают одних и тех же ошибок и не изобретают велосипед, что поддерживает высокую производительность.

Как программное обеспечение улучшает процесс управления бизнесом 

Как мы уже говорили ранее, есть несколько движущихся частей для успешного выполнения этих четырех основных функций управления.

Программное обеспечение для управления поможет вам лучше контролировать процесс благодаря:

Повышению эффективности процессов

Хорошее программное обеспечение для управления повышает прозрачность работы вашей команды. Такой обзор помогает выявить узкие места, а это означает, что у вас есть возможность устранить их до того, как они повлияют на производительность.

Такая видимость также способствует оптимизации процесса, поскольку заинтересованные лица, занимающиеся различными функциями, могут понять сквозной процесс и внести предложения по его улучшению.

Успешное сотрудничество и коммуникация

Какую бы часть процесса управления бизнесом вы ни рассматривали, она будет в значительной степени зависеть от эффективного сотрудничества и коммуникации. Например, планирование требует участия заинтересованных сторон для создания надежных планов, разработанных в контексте более широкой бизнес-среды или среды проекта.

И лидерство не может быть успешным без хорошего общения между лидерами и их командами. Предприятия могут использовать инструменты для совместной работы, чтобы линейные руководители могли быстро и легко предлагать неформальную обратную связь, чтобы сотрудники оставались мотивированными и вовлеченными.

Эффективное назначение задач и управление ими

Программные решения для управления упрощают организацию работы благодаря быстрому и легкому назначению задач. Выполнение задач упрощается благодаря возможности просматривать, совместно использовать и хранить связанную документацию и коллег @tag для их комментариев. Кроме того, управление всем на единой платформе означает, что все всегда работают безопасно и с самыми последними версиями различных частей проекта. Итак, вы можете поставить галочку в плане смягчения «риска оставления конфиденциальных документов в поезде».

Настраиваемые рабочие процессы помогут вам оставаться организованным и заставить программное обеспечение управления работать на вас и вашу команду, а не наоборот. А интеграция с другими инструментами означает, что вы храните все свои действия и данные в одном месте. Это улучшает контроль и не позволяет вам рвать на себе волосы при перемещении между миллионами различных вкладок.

Эффективное управление ресурсами

Программное обеспечение для управления упрощает управление ресурсами.

Доступ к должностным инструкциям, информации о наборе персонала и схемам организационной структуры можно получить в соответствии с установленными уровнями разрешений и легко изменить, чтобы было ясно, какие возможности требуются и кто за что отвечает. На функциональном уровне, уровне команды и проекта можно отслеживать ресурсы ресурсов, чтобы обеспечить равную нагрузку на всех членов команды. Кроме того, автоматизация может использоваться для освобождения сотрудников от рутинных или рутинных задач, что еще больше повышает мотивацию и вовлеченность.

‍

Отслеживание прогресса в режиме реального времени 

Программное обеспечение для управления невероятно полезно для функции контроля процесса управления. Возможность отслеживать ход работы по достижению бизнес-целей крайне важна для эффективного принятия решений и действий. Это единственный способ определить возможности и снизить риски до того, как они превратятся в проблемы.

Ищите программное решение, которое предоставляет отчеты в режиме реального времени и многочисленные способы просмотра ваших данных. Встроенная функция аналитики предлагает информацию, которая может помочь вам принять обоснованные решения и гарантировать, что вы примете своевременные меры, чтобы вернуть все в нужное русло, когда это необходимо.

‍

Централизованное рабочее пространство

Единое решение для управления работой упрощает организацию сотрудников, процессов и ресурсов. Вы можете выполнять планирование, организацию и контроль в одном месте, что значительно упрощает руководство работой и мониторинг производительности. И, когда все в одном месте, это возможность сохранить организационное обучение. Так вы никогда не совершите одну и ту же ошибку дважды.

Повысьте эффективность вашего процесса управления

Сосредоточение внимания на каждом из четырех элементов процесса управления жизненно важно для успеха организации. Каждый элемент одинаково важен и эффективен. Например, без планирования вы рискуете неэффективно использовать ресурсы. Без контроля вы можете упустить организационное обучение.

Программное обеспечение для управления может быть особенно полезным для обеспечения эффективного процесса управления. Это достигается за счет обеспечения успешного управления задачами, предоставления возможностей для совместного использования и совместной работы, а также предоставления функций отчетности, чтобы вы могли отслеживать прогресс в достижении своих бизнес-целей. SmartSuite — это решение для управления работой, которое может делать все это и многое другое. Благодаря сохранению всей вашей работы на одной платформе обмен информацией становится беспрепятственным, разрозненность устраняется, а совместная работа в команде не требует усилий.