Методики тайм менеджмента: 15 методов управления временем: сделайте тайм-менеджмент своим оружием

Содержание

15 методов управления временем: сделайте тайм-менеджмент своим оружием

Содержание:

Что такое тайм-менеджмент
15 способов заставить время работать на вас
Планирование – основа любого тайм-менеджмента
Выделение главного – всегда во главе угла
Последовательность действий
Правильная постановка задач
Поедание слона по частям
Правило лягушки: облегчите свою жизнь
Упорядоченность во всем
Очистите день от «мусора»
Вежливый отказ – действенное оружие
Отдых – это важно!
Ваше тело – важный инструментарий
Мотивация – это важно
Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения
Формируйте чувство времени во всех сферах
Будьте в потоке времени постоянно

Каждый из нас сталкивается с проблемой того, что в сутках всего лишь 24 часа, и успеть за этот временной промежуток все запланированные дела становится непосильной задачей. В итоге процессы затягиваются, задачи накапливаются снежным комом – и в итоге эффективность всей деятельности, будь то работа, общественная жизнь или даже банальный быт, оказывается ошеломляюще низкой.

Из-за недостатка времени человек не может полноценно работать и реализовать свой потенциал, раскрыть возможности и совершенствоваться. При этом, достигнуть большего результата вполне реально, как и вместить все свои планы в сравнительно небольшой промежуток времени – те же сутки, к примеру. Для этого и разработана концепция тайм-менеджмента, управления временными ресурсами.

Что такое тайм-менеджмент, как концепция

Идея того, что время – ни что иное, как инструмент для достижения целей, в целом не нова. Но именно в современных условиях и скоростном ритме жизни она стала особенно востребованной, и использовать время теперь можно и нужно наравне со своими интеллектуальными, физическими и материальными ресурсами.

Это касается как рабочего процесса, в ходе которого прокрастинация становится главным врагом эффективности, так и управлением домашних дел, собственного самообразования, досуга и общения с другими людьми. Обращали ли вы внимание на то, как много «мусорных» действий вы производите в течение дня? Те же смолл-толки с коллегами, опоздания на нужный автобус или бессмысленное времяпрепровождение в пробке – все они становятся могущественными «пожирателями времени». А его ведь можно было потратить на более важные задачи!

Как можно выразить концепцию «тайм-менеджмента»? Приведём несколько тезисов, которые помогут вам понять теоретический концепт этого понятия.

· Время – это главный уравнитель. У каждого человека его изначально задано равное количество, и только от нас зависит, на что этот ресурс будет потрачен.

· Идея времени, как реки, используется нередко. Оно несёт нас, как поток, и мы сами выбираем, довериться ли течению или освоить навыки навигации – и лавировать в потоке.

· Управлять этим потоком можно, причём сделать это достаточно просто, используя собственную организованность, разумный подход и точное планирование.

· Методы тайм-менеджмента вполне доступны и не требуют отдельной подготовки или сверхзнаний. Более того, они могут показаться очевидными, ведь на самом деле отталкивается методика этой концепции сугубо от здравого смысла.

Итак, что же это за методы, и как с их помощью работать, жить, повысить свою личную результативность, и, как следствие, качество своей жизни?

15 способов заставить время работать на вас

Мы подобрали 15 действенных рекомендаций по управлению временем, которые срабатывают не хуже любого тренинга, к тому же следовать им легко и естественно, ведь их выполнение вписывается в общий ритм жизни каждого человека.

1. Планирование – основа любого тайм-менеджмента

Это вполне логичное правило действует на все 100%: точно составленный план дел всегда помогает систематизировать их и работать с большей эффективностью. При этом планы, построенные в голове, на деле – неэффективны. Мозг человека устроен таким образом, что визуализацию он запоминает и воспринимает гораздо лучше, чем абстракцию. Поэтому планирование осуществлять нужно на бумаге (экране монитора или смартфона). Оформленный визуально перечень задач позволит вам адекватно оценить: хватит ли вам времени на всё? Не забыто ли какое-либо важное дело? И, разумеется, вычёркивание успешно пройденных задач из этого списка, позволит вам видеть, как много осталось, а заодно повысит вашу удовлетворённость от выполнения дел.

2. Выделение главного – всегда во главе угла

Распределение дел по степени важности позволяет вам правильно расставить их в потоке времени. Для этого можно выбрать один из двух простых способов распределения.

· Матрица Эйзенхауэра – знаменитый вид графика с двумя осями координат. На оси А (горизонталь) расположен фактор срочности, а на оси Б (вертикаль) – фактор важности. Четыре поля, получившиеся при пересечении, можно назвать «важными срочными делами», «важными несрочными делами», «неважными срочными делами» и «неважными несрочными делами». Распределите свой список задач по этим критериям, и начните, разумеется, с «важных срочных» задач, оставив неважные и несрочные на самый конец.

· АБВГД-распределение. Назначьте этим буквам статусы, к примеру, А – это наиболее срочные и серьёзные дела, а Д – наименее значимые. При этом под категорию А могут попасть сразу несколько занятий: и их уже вам нужно ранжировать между собой по принципу А1 – самое важное, А2 – следующее по значимости и так далее. Идея в том, что вы должны закончить выполнение всех задач группы А, прежде, чем перейти к любому делу из Б-категории. А уже оставшееся время посвятить делам группы Д.

Обе эти модели вполне удобны, и использовать их вы можете попеременно или выбрать ту, которая вам по душе для планирования и распределения.

3. Последовательность действий

Несмотря на то, что знаменитый Цезарь славился умением выполнять множество задач одновременно, это ложный путь для человека, который хочет управлять временем. Только последовательное выполнение станет ключом к эффективности: работать, отвлекаясь на сторонние задачи, это снижать результативность в целом, и ни одно из дел не оказывается доведённым до конца вовремя.

4. Правильная постановка задач

Ещё один шаг – это правильная постановка целей и задач. Простой пример: если вы поставите целью выполнение тезиса «похудеть к лету», эффективность такой постановки будет не менее абстрактной, чем сама цель. Другое дело – постановка задач с точными вводными данными и конечными точками-реперами («снизить вес за точный промежуток времени на точную цифру при помощи определённых методов и отказа от вредных привычек»). Аналогично этот принцип будет работать и с рабочими планами.

5. Поедание слона по частям

Чтобы человеку съесть слона, его нужно поедать частями. Таков один из главных законов тайм-менеджмента. Это означает, что каждая глобальная цель достигается конкретными шагами. Правильно расписанные и распланированные шаги сделают её достижение эффективным, а процесс – наиболее сбалансированным по ресурсам. Примером может послужить даже банальная школьная учёба: несмотря на то, что основная цель учителя – научить ребёнка своему предмету в целом, достигается она очень подробно расписанными частями-уроками.

6. Правило лягушки: облегчите свою жизнь

Не все дела, увы, приносят удовольствие. И чем сложнее и неприятнее задача, тем раньше стоит её сделать. Оставленные «на потом» дела, которые вызывают у вас страх или неприятие, накапливаются, а ожидание их исполнения очень сильно повышает напряжённость и провоцирует вас на пребывание в постоянном стрессе. Сделайте такие дела с утра – и ваш день будет открыт и свободен для более приятных занятий. P.S: спросите, почему всё-таки «правило лягушки»? Ответ прост: когда-то Марк Твен сказал знаменитую фразу о том, что, если вам всё-таки необходимо съесть живую лягушку с утра, можете утешить себя тем, что худшего в этот день с вами уже точно не случится.

7. Упорядоченность во всем

В состоянии хаоса достичь нужного результата, да и просто работать гораздо сложнее, чем в полном порядке. Это относится ко всему, от ваших личных планов до порядка на рабочем столе, в сумке или доме. Чистота и упорядоченность не только радуют глаз и формируют ваш имидж человека успешного – они реально помогают управлять временем, по крайней мере, тем, которое вы не потратите на поиски нужного в беспорядке.

8. Очистите день от «мусора»

Обращали ли вы внимание на то, сколько времени тратится на исполнение небольших просьб, ответы на вопросы от коллег, помощь им и отвлечение от основного дела на форс-мажоры? Если нет, вы будете впечатлены результатом. Но подобные вредные мелкие поручения порой уходит больше половины рабочего дня! Проверить это просто: заведите планировщик и последовательно вписывайте в него свои действия в течение дня. Причём не забывайте о самых мелких, вроде «попить кофе с коллегой» или «отнести вот эту папку в бухгалтерию». Проведите такой мониторинг своего дня в течение недели – и вы получите наглядную картину.

9. Вежливый отказ – действенное оружие

Соответственно, выделив несущественные дела, научитесь говорить им «нет». Вежливый отказ позволит вам не только разово сберечь драгоценное время, но и приучит окружающих в перспективе к тому, что отвлекать вас не стоит.

10. Отдых – это важно!

Говорят, что 20% ресурсов дают 80% результата. И это так. Поэтому распределяйте время своей работы так, чтобы оно чередовалось с отдыхом. Чем активнее вы работаете, тем больше вам потребуется период для восстановления сил. Поэтому не стоит стараться объять необъятное, и работать без перерывов. Отдых как физический, так и эмоциональный, позволят вам сделать больше дел и работать эффективнее, чем беспрерывный труд.

11. Ваше тело – важный инструментарий

Забота о своём теле – это необходимость для человека. Именно оно выступает инструментарием для достижения ваших целей. Это значит, что для тайм-менеджмента стоит проявить заботу о себе, и сделать это в следующем виде:

· Отказ от вредных привычек. Вредны не только алкоголь или курение, но и сёрфинг в соцсетях, посиделки в баре, бессмысленное разглядывание картинок в интернете – всё это вредные враги вашего времени.

· Забота о физической форме. Без постоянной работы над собой не будет и развития. Поэтому поддержание хорошей формы тела позволяет вам совершенствоваться, а заодно – повышать свою выносливость и устойчивость.

· Самосовершенствование мозга – ещё одна важная деталь. Время идёт вперёд, и технологии со знаниями – вслед за ним. Невозможно остановиться на одной точке и сохранять успешность. Только постоянное стремление человека вперёд даёт толчок к развитию. Чтение книг, обучающие семинары, курсы или даже хобби – всё это ваш личный тренер.

Комплексный подход к самосовершенствованию – ключ к вашему успеху.

12. Мотивация – это важно

Трудно заставить себя сделать что-либо без мотивации. И в тайм-менеджменте это тоже существенный факт. Поэтому ищите для себя источники вдохновения, ставьте мотивирующие цели, не бойтесь сравнивать себя с успешными кейсами других людей – и стремиться превзойти их.

13. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения

Итак, вы завели планировщик, напичкали его списками, расставили всё в порядке значимости, и приступили к исполнению. Но знакомо ли вам чувство, что в один день вы можете горы свернуть и управлять океанами, а в другой – даже рутинная задача оказывается чуть ли не сверхсложной? Думаем, что да. Поэтому помните, что результативность показывается не по количеству дел, сделанных «на троечку», а по их качеству. Чувствуете себя не в ресурсе? Распределите дела на другие дни, оставьте на этот только то, что действительно срочно. Баланс задач в зависимости от ваших собственных ощущений поможет повысить вашу результативность.

14. Формируйте чувство времени во всех сферах

Несмотря на то, что часть наших примеров связана с работой, использовать управление временем нужно и в остальных сферах жизни человека. Такой гармоничный подход позволит избежать перекоса только в карьерную сторону или напротив – в сторону семейной жизни.

15. Будьте в потоке времени постоянно

Этот тезис исходит из предыдущего. Не забывайте о том, что время не заканчивается с выходом из офиса и не начинается с 18-00 пятницы. Оно непрерывно, и использовать его нужно также без перерыва. Не стоит применять тайм-менеджмент разово, сделайте его частью себя – и вы добьётесь успеха.

Мы представили вам целых 15 способов, как управлять временем и сделать его помощником, а не врагом. При этом помните, что это не ультимативный перечень, и вы сами можете адаптировать его под свою деятельность, ведь именно в этом и состоит смысл управления времвенем – вы регулируете его, исходя из своих данных, а не подстраиваетесь под его ход. Если хотите больше погрузиться в основы тайм-менеджмента — Тренинг «Управление временем» – основа тайм-менеджмента, где вы получите навыки эффективного распределения времени на работу и досуг. Благодаря этим умениям сможете установить баланс между работой и другими жизненными сферами. Технологии тренинга можно успешно использовать не только во время работы, но и в обычной жизни.

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Статьи

Как все успеть: 6 методик тайм-менеджмента

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову.

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.

Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.

Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.

Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

«Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.

«Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.

«Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.

«Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.

«7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.

TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.

Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.

Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.

Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Получите карьерную поддержку

Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.

Вакансии

Стажер-аналитик BI
Стажировка BOOST от ДОМ.РФ
Стажер/Специалист (Практика повышения эффективности бизнеса, Техническое обслуживание и ремонт)
Еще больше вакансий в телеграме.
CL-Offers

Смотрите также

Готовимся к собеседованию: 10 неожиданных советов

Тест. Насколько у вас прокачан эмоциональный интеллект?

7 навыков, необходимых для работы в консалтинге

12 важных уроков, усвоенных в Stanford Graduate School of Business

Один дома: как работать на удаленке

Правда и мифы о работе в продажах

Кейсы на Market Sizing: как не просчитаться

SETKA TEST / Как с завода попасть в Big4

Как все устроено: СПбГУ

Как все устроено: МГТУ им.

Н. Э. Баумана

Почему вам нужен ментор

11 неочевидных способов провести новогодние каникулы с пользой

300 вузовских общежитий отремонтируют до конца 2022 года

13 способов победить выгорание

Как молодому специалисту найти близкую по духу компанию

Типичный день консультанта из Big3

Создать аккаунт

Адрес e-mail :

Телефон :

+7+380+375+49+996+1+66+359+44+61+34+39+86+371+373+998

Фамилия :

Пароль :

Подтверждение пароля :

Получать рассылку Changellenge

Согласен с условиями обработки персональных данных

Если данные введены неверно, то восстановить доступ к личному кабинету будет
невозможно

E-mail:

Номер телефона:

упрощенный канбан, «90 на 30», хронометраж, Fresh or Fried / Хабр

Привет, Хабр. За прошедшие 3 недели все в мире сильно изменилось. Единственное, что можно сказать с уверенностью – нам всем и дальше нужно будет работать. Тем, кто реагирует на события спокойно, – в своем обычном ритме и на обычной должности, а кому-то значительно больше из-за смены работы или просто потому, что она позволяет вернуть мысли в привычное русло. Поэтому мы решили не отказываться от публикации второй части статьи про методы тайм-менеджмента. Первую вы найдете здесь.

Спасибо всем, кто оставил комментарии к первой статье. Они помогли нам понять, что тема актуальна, и взглянуть по-новому на понятие тайм-менеджмента. Поэтому пишите, мы все читаем.

В предыдущих сериях

В двух словах напомним, что мы показываем взгляд изнутри на популярные приемы и методы тайм-менеджмента. О своем опыте рассказывает Анна, маркетолог и один из авторов контента Click.ru. Она протестировала большинство популярных методик ранжирования задач и распределения рабочего времени и честно рассказывает о своих впечатлениях.

Вот какие задачи Анна ставила в самом начале экспериментов:

Успевать делать все, что запланировала на день;
Научиться с точностью до 15% закладывать время на задачи;
Уменьшить количество переключений до комфортного уровня;
Научиться правильно распределять задачи в рамках рабочего дня.

В прошлой статье мы рассказали о методиках тайм-блокинг, матрица Эйзенхауэра, «1-3-5» и pomodoro. А сегодня на очереди канбан, «90 на 30», хронометраж и Fresh or Fried.

Метод: канбан (упрощенный)

В чем суть: канбан – это методика организации работы в командах с помощью визуализации. Весь пул задач по разработке продукта (часто канбан связывают именно с профессией разработчика) делится на 3 группы: надо сделать, в работе, выполнено. Все это визуализируется как 3 столбца с карточками задач. Важно, чтобы в первом столбце было ограниченное количество задач, ведь если их будет слишком много, то часть из них зависнет надолго. По мере работы карточки перемещаются по столбцам, что дает наглядное представление о прогрессе.

Период тестирования: 2 месяца теста + использование по сей день.

Как проходил тест

Когда-то давно я работала с групповыми проектами в Trello (раздавала задачи подрядчикам), и мне очень нравился принцип столбцов и карточек. Это было удобно и наглядно. Поэтому сейчас я вспомнила именно про этот сервис. Правда, на момент теста команды у меня не было. Я решила попробовать «упрощенный индивидуальный канбан», как я его назвала.

В течение месяца мой список задач выглядел примерно так:

Я ограничила количество карточек в «Надо сделать» 12 штуками, это задачи примерно на 3 ближайшие дня. Почему именно так:

короткий список задач получается поддерживать актуальным;
есть возможность воткнуть в список внезапную задачу;
такой объем предстоящей работы не слишком давит психологически.

Во второй столбец я перекидывала только сегодняшние задачи, ранжируя их по степени важности, а по окончании проставляла галку «Завершено» и складывала в столбец «Выполнено».

Через месяц случилось странное: мне стало не хватать столбцов. Я привыкла к долгому планированию (на неделю или более), а в Trello даты видны достаточно плохо, а дни недели есть только в платной подписке.

Поэтому моя доска превратилась в такую:

В первом столбце остались задачи с отдаленной датой или сроком «когда-нибудь», «Выполнено» остался на месте, а посередине я добавила текущий день и 3–4 ближайших дня.

Так я проработала еще около месяца, радуясь удобству. Пока меня снова не позвали в групповой проект в Trello. Все, что мне так нравилось в индивидуальной работе в этом сервисе, стало адом в командной работе:

логика создания столбцов часто была непонятной;
участие нескольких команд делало маркировку и раскраску карточек слишком сложной;
карточки постоянно хаотично двигались туда-сюда, хотя, казалось бы, искомая задача выполнена, а под новую нужно просто создать свою карточку;
переписки внутри карточек могли быть огромными, в них было сложно разобраться.

Короче говоря, чрезмерное усложнение и неправильное использование убило весь канбан.

Плюсы:

Наглядность – быстрая визуальная оценка объема работы и прогресса.
Возможность положить внутрь карточек файлы, ссылки или написать текст (например, вводные от заказчика).
Отмечать выполненные задачи галочками и перемещать их мне было удобно и приятно.
Доступ с любых устройств.
Наличие оповещений.

Минусы:

Мой вердикт:

Для индивидуальной работы мне очень понравился Trello (активно юзаю его до сих пор), но для командной совсем нет. Возможно, дело в самом сервисе и есть другие, более подходящие для координации команд. Кстати, если знаете их, напишите.

Метод: «90 на 30»

В чем суть: это метод распределения труда и отдыха, согласно которому надо работать 90 минут, а затем 30 минут отдыхать. При этом первыми надо делать самые сложные задачи.

Период тестирования: 2 недели.

Как проходил тест

Я распределила все дела на 1,5-часовые отрезки, перемежающиеся отдыхом. Получилось что-то такое:

В конце каждого отрезка звонил таймер для переключения. Несмотря на то, что работать 1,5 часа без перерыва иногда было сложно (особенно в конце дня, когда голова уже уставала), душу грела мысль о том, что дальше целых полчаса можно отдыхать. Кстати, этого хватало и просто на перерыв, и чтобы пообедать.

На второй неделе ровное распределение по времени начало съезжать: когда вклинивается срочная задача, ты сбиваешься с ритма. Иногда такие задачи приходилось делать в периоды отдыха, потому что асап, сами понимаете.

Плюсы:

Метод помогает лучше концентрироваться и меньше отвлекаться.
Помогает собираться и делать задачи быстрее – в пределах отведенных 90 минут.
Есть большие перерывы, которые хорошо мотивируют.

Минусы:

Длинные отрезки работы начинают напрягать к концу дня.
Много переключений.
Метод ломается, если вклинивается срочная задача.
Иногда хочется взять перерыв побольше, например для обеда.
Коллеги и руководитель не всегда понимают твои частые получасовые отсутствия.

Мой вердикт:

Метод мне понравился, однако к концу второй недели я поняла, что мое планирование стало мало чем отличаться от стандартного календаря, о котором я рассказывала в первой статье. Какие-то задачи занимали больше 90 минут, когда-то я забывала прерываться на отдых, а когда-то работала всего 40 минут или час между перерывами.

Поэтому 90 на 30 стал превращаться в обычный календарь:

Тем не менее, метод помог понять, как важно и нужно регулярно прерываться (иногда даже принудительно).

Метод: хронометраж

В чем суть: метод помогает анализировать эффективность трудозатрат на работу. Нужно записывать время на каждую задачу в течение нескольких недель, а затем проанализировать эффективность трудозатрат. «Пустые» траты времени нужно сократить, а эффективные увеличить.

Период тестирования: 3 месяца.

Как проходил тест

В описании метода меня сразу насторожили 2 вещи:

Как понять, что время потрачено эффективно или неэффективно? Какие критерии должны быть?
Фиксация времени на задачи сама по себе трудозатратна и увеличивает количество переключений.

Если вы работаете в найме, то на первый вопрос «Как оценить эффективность?» вы, скорее всего, ответите: «По моему субъективному ощущению». Так себе критерий. Можно попробовать как-то оцифровать каждую задачу, например рассчитать ее ориентировочную «стоимость» в зависимости от общего бюджета на проект. Например, если весь проект состоит из написания медиаплана и 25 однотипных текстов, можно разделить его стоимость на 26. Я в то время работала на фрилансе, поэтому все мои трудозатраты можно было примерно пересчитать в деньги. По итогу тестового месяца я считала стоимость часа в каждом проекте. Проблема с переключениями решилась сама собой после первой недели: главное привыкнуть.

Я вела подсчеты времени в Excel, у меня получалось что-то такое:

Когда я начала анализировать эту статистику по итогам месяца, то увидела удивительные вещи:

Одни типы задач делаются быстрее, а другие медленнее. Например, мне лучше всего давалась постановка задач и их проверка, а труднее всего – анализ целевой аудитории и большие письма подрядчикам;
Одни проекты приносят тебе больше дохода, чем другие. У меня иногда это зависело от заказчика, а иногда от того, что я неправильно рассчитала стоимость услуг и не включила в цену ряд работ;
Не у всех задач можно оценить хоть какую-то эффективность. Например, за то, что я составляю таблицу учета времени, заполняю календарь, подписываю договора и отправляю акты, мне, понятное дело, никто ничего не платил.

Возможно, для вас эти вещи очевидны, но для меня вовсе нет. Например, я обнаружила проект, который на протяжении 3 месяцев «съезжал» по эффективности, потому что от меня требовали все больше и больше правок и дополнений по дизайну. Когда мне отказались их компенсировать, от проекта пришлось отказаться. Если бы я не юзала хронометраж, я бы так дальше и думала, что проект выгодный.

Вот пример таблицы с анализом трудозатрат:

Для наглядности я красила определенные числовые диапазоны цветом. Так сразу видно, какие задачи делались неэффективно.

Наглядность важна не только в планировании своего времени, но и в отслеживании KPI рекламных кампаний. Так, например, чтобы сделать анализ статистики удобнее, Click.ru разработал дашборы – представление ключевых показателей эффективности рекламы на хорошо заметных плашках. В фильтре можно задать любую комбинацию из объявлений и параметров таргетинга, чтобы отслеживать именно то, что вам нужно.

Плюсы:

Хронометраж помогает понять, сколько конкретно времени ты тратишь на каждую задачу/проект/тип задач.
Помогает определить причины чрезмерных трат времени и оптимизировать трудозатраты.
Помогает наладить ценообразование исходя из реальных данных по трудозатратам.

Минусы:

Метод увеличивает количество переключений.
Нужно придумать более-менее точный критерий эффективности. Если ты работаешь в найме, то сделать это сложно.

Мой вердикт:

Метод мне очень понравился, я долго использовала его и после теста во время работы на фрилансе. Правда, в некоторые месяцы я выполняла расчеты попроектно, а не позадачно (суммировала затраты времени и стоимость за весь проект без более детальной разбивки). А детализацию выполняла только в «проблемных» проектах.

Метод: Fresh or Fried

В чем суть: все важные и сложные дела следует делать с утра, пока мозг еще свеж (не «поджарился»), на вторую половину дня нужно оставлять несложные и мелкие задачи. Метод должен помогать делать сложные задачи быстрее.

Период тестирования: 1 неделя.

Как проходил тест

Как-то давно я уже пробовала «есть лягушек с утра», и это кончилось только тем, что утро стало еще противнее. Но все равно решила попробовать. На утро первых 2 дней теста я запланировала сложные письма подрядчикам. Мозг просто отказывался грамотно формулировать мысли, на написание ушло в 1,5 раза больше времени, чем обычно. Я подумала, может, просто темы писем сложные, и попробовала еще раз. На 3-й день в 9:05 села составлять медиаплан. И через час просто бросила и переключилась на более мелкие задачи. А они шли хорошо. Для проверки следующие 4 дня решила работать, как обычно: «разгоняюсь» небольшими задачами, затем делаю сложную и заканчиваю день 1–3 мелкими. И это, как всегда, отлично получалось. В общем, тест с треском провалился.

Плюсы:

Минусы:

Метод не подходит тем, у кого пик активности приходится день или вечер.
Плохо подходит тем, у кого часто сбивается планирование из-за срочных задач.
Он не подойдет, если в данный момент вы находитесь в стрессе. Состояние может стать только хуже.

Мой вердикт:

Мне не подошел этот метод, так как мой оптимальный дневной режим идет по кривой от простого к сложному и снова к простому.

Выводы

Вам могут не подойти типовые советы из разряда «Сделай самое сложное с утра, и день станет легче». Всегда надо ориентироваться на свой темп и часы активности.
Все методы нужно так или иначе адаптировать под свои потребности (такой же вывод я делала и в прошлой статье).
Не все методики одинаково полезны для индивидуальной и групповой работы.
Визуализация загрузки – это очень удобно.
Регулярные короткие перерывы очень помогают отдохнуть и перезагрузиться.
Не стоить недооценивать статистику по своей загрузке. Она здорово помогает оптимизировать время и стоимость своей работы.
Из методов, про которые я сегодня рассказывала, я до сих пор применяю упрощенный канбан в Trello и хронометраж. Они оказались для меня полезнее всего.

В следующий раз планирую рассказать вам подробнее про книгу «Джедайские техники» Максима Дорофеева и про методику GTD. Это одни из самых интересных и мощных штук, которые я когда-либо применяла в работе и жизни.

Тайм-менеджмент: эффективные методики управления временем

Бывает, что список дел становится очень большим, и не понятно, за что браться в первую очередь. В такой ситуации грамотно распланировать задачи поможет тайм-менеджмента. Что это такое, и какие техники и методики управления временем существуют, — разберемся в этом посте.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это особый подход к распределению времени. Он помогает грамотно планировать загрузку и расставлять приоритеты, а не гнаться за идей “успеть все”. Особенно эти навыки актуальны в условиях быстро меняющегося мира: когда в потоке информации, процессов и событий бывает непросто сохранить фокус.

Люди используют разные инструменты, чтобы сосредотачиваться на задачах и целях, не распыляясь на второстепенные вещи. Но прежде чем перейти к конкретным способам, отметим общие идеи, которые лежат в основе тайм-менеджмента.

Мы управляем временем, а не оно нами. У всех нас одинаковое количество часов в сутках. Но вот как ими распорядиться и потратить свой ресурс — каждый решает сам.

Часто время сравнивают с рекой, но это не значит, что нужно всегда плыть по течению. Иногда полезно расслабиться и довериться потоку. Но это лучше делать, когда умеешь плавать и точно знаешь, куда тебя несет.

Управление временем стоит на трех китах: планирование, постановка целей, самоорганизация.

Тайм-менеджмент не требует особых знаний. Его приемы простые, а иногда даже слишком очевидные. А вот чего он действительно требует, так это внутренней дисциплины и желания работать над собой. Управлять временем — это навык. И нужно регулярно практиковаться, чтобы его развить и сделать частью жизни.

Принципы тайм-менеджмента

Все методы управления временем включают в себя 3 компонента:

Расстановка приоритетов. Прежде чем приступить к выполнению задачи, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная.

Планирование. Важно не только выделить приоритетные задачи, но и прописать конкретные сроки их выполнения. Для этого внести задачу в свой график и отметьте дедлайн.

Структурирование. Все задачи стоит разделить на подзадачи, чтобы было проще отслеживать прогресс и продвигаться к цели.

Секреты управления временем

Есть 5 правил, которые помогут быстрее освоить эффективный тайм-менеджмент.

Найти свою мотивацию

Мотивированный человек умеет выполнять даже не самые интересные и вдохновляющие задачи. Одного мотивирует большая цель и результат. Другого — возможность влиять на развитие продукта и компании. Третьему важно, что он может максимально раскрыть свой потенциал и научиться новому.

Так что важно найти свои личные источники мотивации, чтобы показывать стабильный результат на длинной дистанции.

Регулярно отдыхать

Согласно принципу Парето 20% усилий дают 80% результата. Так что тратить все свои силы на беспрерывную работу — не самый лучший план. Ведь, таком режиме все равно теряется концентрация, а эффективность падает.

Если какое-то время вам пришлось много работать, устройте себе более продолжительный отдых. Усиленная работа без перерывов быстро ведет к выгоранию и в долгосрочной перспективе приносит минимальный результат.

Научиться говорить «нет»

Нет ничего плохого в том, чтобы подстраховать коллегу со срочной задачей, или выполнить небольшую просьбу подруги. Но если просьбы окружающих начинают вызывать дискомфорт, а помогать им приходится всегда в ущерб себе, то пора установить границы. Первое время это будет нелегко: вы не привыкли отказывать, а окружение — слышать ваши отказы. Но с каждым разом говорить «нет» будет все проще, как и находить баланс между своими потребностями, и помощью другим.

Избавиться от «пожирателей времени»

К этой категории можно отнести все, что отвлекает вас от запланированного дела и занимает необоснованно много времени. Это может быть листание соцсетей, слишком разговорчивый коллега по соседству, знакомые, которые любят звонить и бесцельно болтать.

Чтобы рассчитать, сколько времени ежедневно вы тратите впустую, в течение недели записывайте в блокноте последовательность своих действий и количество отведенных на них минут/часов.

Упорядочить окружающее пространство

Проведите в доме генеральную уборку и выбросите/раздайте ненужные вещи. На вашем рабочем столе, в том числе и офисном, должен быть идеальный порядок.

То же самое касается и содержимого сумки. Упорядоченность помогает эффективнее управлять временем. В результате вы не только гораздо быстрее находите нужную вещь, но и чувствуете себя максимально собранным.

Советы по тайм-менеджменту от знаменитостей

Сергей Брин, соучредитель Google, рекомендует следующее:

Во время выполнения задачи закройте все вкладки в браузере, которые не нужны для работы над конкретным делом. Особенно мешают сайты с развлекательным контентом.

Проверяйте электронную почту в строго отведенное время, отключите оповещения о новых письмах.

Не позволяйте соцсетям взять над вами контроль – для общения достаточно 10-15 минут в день.

Попросите коллег о том, чтобы в ближайшее время они вас не отвлекали. Если вы работаете дома, объясните детям, что у вас важное дело и входить к вам в комнату нельзя.

Записывайте текущие задачи и глобальные цели, чтобы постоянно видеть их перед собой и не сходить с курса.

Запланируйте обязательные ежедневные перерывы, во время которых вы полностью отключите все мысли о работе. Боритесь с хаосом и не позволяйте ему победить вас.

Советы гендиректора Berkshire Hathaway Уоррена Баффета:

Используйте стратегию двух списков. Исключайте неважные вещи, что позволит вам сконцентрироваться и управлять приоритетами.

Постарайтесь сократить время, которое вы тратите на дорогу. Попробуйте перейти на удаленную работу или выезжать из дома пораньше, чтобы не попадать в пробки.

Откажитесь от всего бессмысленного. Однажды Уоррен Баффет сообщил: личные границы успешных людей настолько сильные, что они отказываются почти от всего. В то же время у самого гендиректора нередко в личном календаре есть дни, на которые ничего не запланировано.

Еженедельно выделяйте 5 часов на изучение чего-то нового.

Рекомендации от Билла Гейтса выглядят так:

Время – ценный ресурс, который требует к себе ответственного и серьезного подхода (даже более серьезного, чем деньги). Не тратьте его впустую.

Держите под рукой какую-нибудь книгу, чтобы иметь возможность с пользой провести перерыв.

Развивайте мышление на долгосрочную перспективу. События, которые произойдут в последующие 1-2 года, всегда переоценены, а изменения, которые наступят через 10 лет, – всегда недооценены.

Структурируйте время. По словам Билла Гейтса, он делит задачи на короткие временные отрезки, иногда даже с 5-минутным шагом, и нередко использует таймбоксинг.

Не тратьте время на действия, которые не приближают вас к выполнению целей. Так вы только еще больше отдалитесь от того, к чему стремитесь.

Несмотря на то, что методик тайм-менеджмента много, а принципов управления временем еще больше, стоит изучить хотя бы то, что описано выше. И попробовать внедрить в свою жизнь если и не метод целиком, то хотя бы его часть. Это однозначно положительно скажется на вашей продуктивности.

➤ Методы Тайм Менеджмента — советы и приемы

org/ListItem»>Главная
Блог
Методы Тайм Менеджмента

12.09.2022

Автор:

Категория:

Управление временем = оптимизация и успех в жизни

Тайм-менеджмент не подразумевается только как расписанный график дня, недели или месяца, это система комплексного планирования для достижения цели. И хотя многие считают, что знают все тонкости по управлению своим временем, все же не всегда удается достичь результат.

Поэтому сегодня мы расскажем о некоторых методах тайм-менеджмента, чтобы вы могли их использовать не только в своей работе.

Методы эффективного планирования и управления временем

Мы не будем говорить о методиках управления временем Эйзенхауэра и о модели SMART, а рассмотрим другие методы эффективного планирования и управления временем:

Тайм-блокинг

Данный метод направлен на постановку задач в календаре. Заранее расписываются все дела и на каждое отводится определенное время, планируется и отдых. Затем необходимо следовать составленному расписанию.

Плюсы метода: дисциплинирует, отражает весь объем работы.

Минусы метода: из-за форс-мажорных ситуаций сдвигается расписание, и все планируется заново; психологическое давление, что жизнь расписана по минутам.

Метод “1,3,5”

Использование метода заключается в том, что в день выполняется одна сложная задача, три средние по сложности и пять простых.

Плюсы метода: позволяет распределить дела по сложности и важности, планировать время на их выполнение.

Минусы метода: если неправильно распределить задачи и их значимость, то возможна путаница, в результате полное непонимание и срывы дедлайнов.

Метод “Помидорки”

День делится на помидорки, каждая обозначает 25 минут. Это время вы посвящаете определенному делу, сосредоточенно выполняете его, затем 5 минут на отдых и переход к новой задаче. После трех помидорок 30-минутный отдых.

Плюсы метода: сосредоточенность на задаче, выполнение дедлайнов.

Минусы метода: сложно найти таймер и распределить задачи, так как нужна предварительная работа с анализом каждой задачи.

Нельзя недооценивать приемы тайм-менеджмента. Каждый из них помогает организовывать время так, чтобы успевать все.

Тайм Менеджмент — советы от BogushTime

Если вы применяете в своей практике какой-либо метод или прием тайм-менеджмента или только собираетесь, то стоит обратить внимание на некоторые нюансы.

При планировании важна самостоятельная мотивация. Обязательно благодарите себя за выполненные дела, старайтесь делать приятные подарки, чтобы в последующем еще больше замотивировать себя.
В конце дня подводите итоги, делайте анализ. Это необходимо, чтобы в последующем можно было избежать ошибок или перестроить значимость дел в правильном порядке.
Если есть задачи, которые вы постоянно перекладываете, особенно небольшие, но имеющие важность в последующем, то начните уделять им время. Можно начать с 15 минут, затем постепенно увеличивайте время при необходимости. Так у вас не будет пробелов на пути к достижению цели.
Используйте логичные блоки для дел. Например, сначала займитесь документами, затем разберитесь со всей почтой, звонками и т.д.

Не пренебрегайте советами по тайм-менеджменту, так как они могут сыграть важную роль в построении стратегии любого дела. И если не учитывать их, то есть вероятность того, что вы в очередной раз нарушите дедлайн и перенесете дела на потом.

Если вам сложно самостоятельно разобраться с тайм-менеджментом, то вы можете пройти курсы или тренинги у нас. Ознакомиться с курсами можете здесь.

Теги:

BogushTime

время

обучение

Методы Тайм Менеджмента Методы Тайм Менеджмента Елена Александрова

Вспомните, всегда ли у вас получается выполнять дела вовремя? Возможно, часть планов переносите на следующий день, откладываете на неделю? Если есть такое в вашей жизни, то это результат того, что вы не умеете грамотно распоряжаться своим временем. В этом случае хорошим помощником будет использование методов тайм-менеджмента.

Методы эффективного планирования и управления временем

Тайм-блокинг

Плюсы метода: дисциплинирует, отражает весь объем работы.

Метод “1,3,5”

Плюсы метода: позволяет распределить дела по сложности и важности, планировать время на их выполнение.

Метод “Помидорки”

Плюсы метода: сосредоточенность на задаче, выполнение дедлайнов.

Тайм Менеджмент — советы от BogushTime

При планировании важна самостоятельная мотивация. Обязательно благодарите себя за выполненные дела, старайтесь делать приятные подарки, чтобы в последующем еще больше замотивировать себя.
В конце дня подводите итоги, делайте анализ. Это необходимо, чтобы в последующем можно было избежать ошибок или перестроить значимость дел в правильном порядке.
Если есть задачи, которые вы постоянно перекладываете, особенно небольшие, но имеющие важность в последующем, то начните уделять им время. Можно начать с 15 минут, затем постепенно увеличивайте время при необходимости. Так у вас не будет пробелов на пути к достижению цели.
Используйте логичные блоки для дел. Например, сначала займитесь документами, затем разберитесь со всей почтой, звонками и т.д.

Что такое тайм — менеджмент: основные методы управления временем

Процесс планирования и распределения собственного времени называется тайм-менеджмент. Разработать стратегию ежедневной жизни под силу любому, кто немного знаком с принципами тайм-менеджмента. Основные техники тайм-менеджмента и его базовые принципы далее в этой статье.

Определение тайм-менеджмента

Впервые определение тайм-менеджмента было дано в работах экономиста Питера Друкера. По его словам, менеджмент начинал бы выходить за рамки в тех коммерческих организациях, где руководство смогло бы организовать правильное производство вещей.

В результате, тайм-менеджмент выступает в качестве техник и особых методик, которые позволяют управлять временем. Иными словами, подобное является некоторой самоорганизацией и управлением, сначала самим собой, а затем компанией. Поэтому тайм-менеджмент способен помочь человеку или организации правильно распланировать свой день, составив план. В результате, происходит существенная экономия времени.

К примеру, мы часто сталкиваемся с ситуацией, когда вам поручили слишком много работы, а вам действительно сложно начать с чего-то. В этой ситуации потребуется правильно расставить приоритеты. Именно благодаря, к примеру, матрицы Эйзенхауэра вам удастся разобраться с тем, какие цели являются сложными, важными и срочными, а какие будут попросту отвлекать и могут быть отложены в долгий ящик.

Чем больше того, что вы задумали вам, удастся сделать, тем выше качество работы. Учитывая особые условия работы с информацией, а также ускорения времени, благодаря четкого распределения временем позволит сохранять фокус на важных целях и достигать всего, что было вами задумано.

Главные принципы тайм-менеджмента

Большинство существующих методов по управлению временем включают в себя три ключевых компонента: выставление приоритета, планирование и структурирование.

Выставление приоритетов. Для выполнения какой-то задачи потребуется четко определиться с тем, насколько она срочна и сложна. Только затем вы можете начать выполнять ее, чтобы добиться хорошего результата.
Планирование. Для выполнения поставленных вами задач требуется четко осознавать, когда потребуется это сделать и сколько времени потребуется затратить на то, чтобы достичь результата.
Структурирование. Для выполнения задачи важно понимать, каким образом можно отследить их выполнение и получение результатов.

Большинство имеющихся техник ведения тайм-менеджмента считают своей опорой именно выставление приоритетов и структурирование, а лишь небольшая часть методов выставляют на первый план сложную комбинацию всех имеющихся принципов.

Основные Техники тайм-менеджмента

Если вы действительно хотите выполнить свою работу качественно и в срок, то потребуется руководствоваться имеющимися в практике методами ведения тайм-менеджмента. Помните, что если вы не научитесь правильно их использовать в жизни, то результат от работы будет заставлять вас ждать, а качество ее выполнения действительно начнет «страдать». Только сразу следует оговориться, что важно изучить каждый из имеющихся методов, чтобы иметь представление о них и лишь затем выбрать тот, который подойдет именно вам. Только в таком случае удастся работать качественно, не распыляясь на не срочные и не важные дела и занятия. Имейте это ввиду, когда выбираете тот или иной метод построения тайм-менеджмента.

Постановка матрицы Эйзенхауэра

Данная методика ведения тайм-менеджмента представляет собой систему ведения дел и расставления приоритетов, которая была разработала 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэра в 20 веке. Каждое из текущих и будущих дел необходимо распределить по четырем категориям имеющейся матрицы. Все будет зависеть от их срочности выполнения и важности. Конечно, матрицей воспользоваться будет по началу довольно сложно, но правда, потом придется постоянно к ней возвращаться, если вас заваливаем работой или домашними делами. Если вы будете знать правила пользования данной матрицей, то проблем с распределением времени и выставлением приоритетов у вас не должно возникать.

Итак, чтобы понять матрицу Эйзенхауэра, потребуется разделить лист бумаги на четыре части. Каждая из них будет содержать задачи, требующие выполнения. «Важно и срочно». В представленном квадрате содержится все то, на что у вас установлен дедлайн. К примеру, важно окончить работу к определенном сроку, оговоренному в договоре, а также направить черновик диссертации своему руководителю. В случае, если вы не выполните данные дела вовремя, то это может привести к проблемам.

“Важно и срочно”. Эта зона внимания еще называется тушением пожара. Дела из этой зоны мы вынуждены делать в первую очередь, но нужно переносить своё внимание на следующий квадрат.
«Важно и не срочно». Подобные дела приходится заранее планировать. У них отсутствует крайний срок, который потребуется для того, чтобы вам расти. К примеру, посетить тренажерный зал, начать изучать иностранные языки, просмотреть лекцию. Подобные дела необходимо планировать заранее, чтобы вы их не потеряли. Это наиважнейший квадрат для вашего внимания.
«Неважно и срочно». Такие задачи необходимо делегировать. Представляют собой рутину, которую приходится выполнять теми, кто еще не имеет достаточного профессионализма. К примеру, делегирование работы по выкладке постов в блоги, приготовление еды, оформление рассылки для сотрудников и прочее. Именно при помощи делегирования вам удастся освободить время для наиболее важного дела или задач.
«Неважно и не срочно». Их нужно попросту удалить. Подобные занятия не несут в себе никакой пользы, а лишь отвлекают от реализации какого-то более важного дела. К примеру, просмотр постов в сети, игра в компьютерные игры, просмотр сериалов и прочее.

Обратите внимание, что представленный метод является одним из самых простых в реализации, если вы поймете суть его структурирования. Другие методики могут потребовать от вас больших знаний и навыков, чтобы добиться качественного исполнения работы. Поэтому, если вы еще не знаете, как правильно выстраивать тайм-менеджмент, то начните именно с методики Эйзенхауэра. К слову, это был президент, который всегда знал как и почему должна быть сделана та или иная задача.

Правило Парето

Данное правило известно всем экономистам. Оно легко для восприятия, поэтому специалисты в области тайм-менеджмента начали применять его на практике.

Суть правила Парето заключается в том, что 20% усилий, которые мы закладываем в работу могут дать 80% положительного итога, а оставшиеся 80% усилий представляют лишь 20% результата.

В результате, если перед вами поставлены сложные и ответственные дела, то им следует отдать порядка 20% от всего своего времени. Причем важно сделать подобную работу в пик вашей активности.

Если вы страдаете от того, что слишком много времени тратите на разговоры, то также можете применять правило Парето. Каждый четвертый из пяти разговоров или переписок не будет содержать полезной информации. Поэтому, эффективно применяя тайм-менеджмент, необходимо ограничить время на общение, к примеру, на звонки и переписку оставить не более часа в течение рабочего дня.

Правило отлично работает, если соблюдать его четко и без решения немного приукрасить. Только в полной отдаче можно получить хорошие результаты от правила Парето.

POMODORO

Метод «помидора» предложен Франческо Чирилло в 1980-х году. Целью подобного метода выступает осуществление работы небольшими этапами. К примеру, на основную деятельность вы закладываете 30 минут, а затем 10 минут попросту отдыхаете. В процессе перерыва важно полностью переключиться. Подобный алгоритм требуется повторять до четырех раз (по словам Чирилло «съесть все помидоры). Затем потребуется сделать большой перерыв для полноценного отдыха. В качестве инструмента, который поможет осуществить цель метода, выступает обычный таймер (в свое время Франческо использовал кухонный таймер в виде помидора, поэтому отсюда пошло наименование известного метода).

У данного метода есть несколько правил, соблюдая которые вам удастся продуктивно работать:

Сделайте выбор в пользу приоритетной задачи. Именно на нее нужно заложить как можно больше времени.
Сконцентрируйтесь на единственном деле. Конечно, может показаться, что вам удается справляться со всем сразу, но это не так. Помните, что как только вы завершили выполнение одной задачи необходимо приступать к выполнению следующей. Браться сразу за несколько – значит вредить самому себе.
Нет времени на то, чтобы отвлекаться. Помните, что когда вы работаете, то вы работаете. Отдых будет позднее.
Не стремитесь успеть все. Если вы завели таймер на 20-30 минут, то это вовсе не означает, что требуется сразу выполнить свою задачу. Она может быть разделена на части.
Не забывайте о перерывах. В их отсутствии невозможно качественно выполнять свою работу.
Регулируйте нагрузку. Следует приноровиться, а лишь затем выстраивать время на выполнение работы. К примеру, вам не удается сделать работу за 20 минут, а в течение 10 минут отдыхать. Тогда подстраивайтесь под свой «личный временной график».

Правило 10 минут

Суть правила сводится к тому, что вы засекаете 10 минут постоянно, когда уверены, что не способны решить какую-то проблему. В случае, если вам действительно не удается достигнуть успеха, то вы становитесь на «стоп»: пьете воду, идете на прогулку.

Подобная техника подходит тем, кто считает, что в случае, если он не может сделать что-то, следовательно, он не достоин отдыхать. Но это вовсе не так. Ведь в процессе перерыва наш мозг начинает перестраиваться, иначе думать и к нам приходят новые идеи, которые идут на пользу всему делу.

Обучение тайм-менеджменту

В современном мире человек должен все успевать и даже больше. Для этого не достаточно просто хорошо спланировать свой день, чтобы понимать, куда ты затратишь тот или иной временной отрезок. Освоить тайм-менеджмент – это значит уметь анализировать задачи по уровню сложности и приоритетности, осознавать, что необходимо выполнить в первую очередь, а что отложить на чуть позднее время.

Поэтому осваивать тайм-менеджмент необходимо, если вы хотите:

Получить успехи в бизнесе;
Решить проблемы с опозданием;
Качественно выполнять свою работу;
Научиться полноценно отдыхать.

Существует мнение, что если человек ничего не успевает, то он не живет. И это действительно правда. Ведь в случае, когда у вас не остается время на достижения личных задач, проведения досуга с семьей, то вы отстаете от окружающих. В этой ситуации начинаете «закапываться» в проблемах, невозможности решиться на что-то новое, ведь вы еще со старым не решили.

В результате, у каждого, кто начинает учиться тайм-менеджменту, возникает четкая стратегия управления собственным временем. Больше не приходится «с жадностью» бросаться на все задачи, которые ставит перед нам руководство. Мы четко понимает, что сделать в первую очередь, чтобы оставаться профессионалом.

Именно поэтому, если вы хотите правильно выстраивать свой день, уметь выставлять цели и задачи в течение рабочего времени по уровню приоритетности, то важно такому навыку учиться. К примеру, посещать семинары или лекции специалистов изучающих тайм-менеджмент или самостоятельно изучать вопрос, который имеется в большинстве известных учебных материалах.

9 Популярные методы и инструменты тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — то, как мы решаем использовать и организовывать свое время — это то, с чем многие из нас борются. Эффективное управление временем позволяет нам максимально использовать свой день, быстрее выполнять задачи и отдавать приоритет тем, которые окажут наибольшее влияние.

Разным людям нужны разные эффективные стратегии тайм-менеджмента. Если вы аспирант, вы можете распоряжаться своим временем иначе, чем работающая мать. Если вы визуал, вы можете предпочесть календарь с цветовой кодировкой письменному списку дел.

Выяснение процесса, который работает для вас, что бы это ни было, является ключом к созданию вашей наиболее эффективной жизни. Чтобы помочь вам улучшить управление временем, мы рассмотрели девять популярных техник, от правила 80/20 до метода «съешь эту лягушку». Мы рассказали, что это такое, как их реализовать и какие типы людей получат от них наибольшую пользу. И ознакомьтесь с нашей инфографикой ниже, которая включает в себя блок-схему, которая поможет вам решить, какой процесс управления временем будет работать лучше всего для вас.

9 Типы методов управления временем

Достижение баланса между работой и личной жизнью возможно при эффективном управлении временем. Изучение советов по тайм-менеджменту не только поможет вам лучше управлять своим временем, но и повысит личную продуктивность. С учетом сказанного, вот несколько стратегий тайм-менеджмента, которые вы можете попробовать:

1. Анализ Парето (также известный как правило 80/20)

Правило 80/20 — это метод, созданный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Это идея о том, что 20% действий отвечают за 80% результатов. Цель анализа Парето — помочь вам определить приоритеты задач, которые наиболее эффективны для решения проблем.

Как это работает:

Перечислите некоторые проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Например, ваши оценки ухудшаются.
Определите основную причину каждой проблемы. Возможно, ваши оценки ухудшаются из-за того, что вы проводите слишком много времени в социальных сетях или чем-то еще.
Присвоить балл каждой проблеме : Присвоить более высокие номера более важным проблемам
Группировать проблемы по причине 900:25: Сгруппируйте вместе все проблемы, вызванные тем, что вы проводите слишком много времени в социальных сетях.
Суммируйте баллы каждой группы : Группа с наивысшим баллом — это проблема, над которой вам следует работать в первую очередь.
Принять меры .

Типы людей, которым будет полезен анализ Парето:

Решатели проблем
Аналитические мыслители

2. Техника помидора

Техника помидора была создана предпринимателем и писателем Франческо Чирилло. Этот метод использует таймер, чтобы разбить вашу работу на интервалы. Каждый интервал известен как Pomodoro, назван в честь таймера в форме помидора, который создал Чирилло.

Как это работает:

Выберите задачу, которую необходимо выполнить .
Установите таймер (например, на 25 минут) .
Сосредоточьтесь на текущей задаче.
Когда прозвенит таймер, поставьте галочку на листе бумаги .
Сделайте небольшой перерыв: Сделайте перерыв примерно на три-пять минут. Сходите на прогулку, выпейте чашечку кофе, сделайте что-нибудь, не связанное с работой, чтобы дать мозгу отдохнуть.
Повторите шаги со второго по пятый. : Выполнив этот процесс четыре раза, вы можете начать делать более длительные перерывы (20–30 минут).

Типы людей, которые выиграют от Техники Помидора:

Творческие мыслители
Те, кто чувствует себя выгоревшим на работе/учебе

Техника Помидора не просто учит управлять временем; он также научит вас ставить цели и достигать их. Вы сможете лучше придерживаться своего ежедневного расписания и расписания на неделю.

3. Матрица Эйзенхауэра

До того, как Дуайт Эйзенхауэр стал президентом в 1953 году, он служил в армии США в качестве командующего союзными войсками во время Второй мировой войны. Каждый день он сталкивался с трудными решениями, которые привели его к изобретению того, что сейчас называется матрицей Эйзенхауэра или матрицей срочно-важно .

Как это работает:

Разбейте список задач на четыре отдельных квадранта, отсортировав их по важным и неважным и срочным и несрочным, как показано на рисунке ниже. Срочные задачи — это те, которые мы считаем необходимым выполнить немедленно. Важные задачи — это те, которые способствуют достижению ваших долгосрочных целей или ценностей. В идеале вы должны работать только над задачами в двух верхних квадрантах — остальные задачи вы должны делегировать или удалить.

Типы людей, которым будет полезна матрица Эйзенхауэра:

Люди на руководящих должностях
Критически мыслящие люди

4. Закон Паркинсона

Британский историк Сирил Норткот Паркинсон прославился фразой «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения». Другими словами, количество времени, которое вы даете себе для выполнения конкретной задачи, равно количеству времени, которое вам потребуется для выполнения этой задачи.

Как это работает:

Это не метод тайм-менеджмента как таковой . Это закон, который, если его понять, можно применять как один из самых полезных методов тайм-менеджмента, но вам придется потрудиться. Это означает более эффективную работу в более короткие промежутки времени. Вот несколько советов по рациональному использованию времени:

Попробуйте работать без зарядного устройства для компьютера. Это заставит вас закончить проект до того, как ваш компьютер выйдет из строя.
Сделай это раньше. Вместо того, чтобы закончить сочинение к полуночи, постарайтесь сделать его к полудню.
Установите крайний срок. Дайте себе определенное время, чтобы что-то сделать, а затем сократите его вдвое.
Ограничить время выполнения задач. Дайте себе утром всего 20 минут, чтобы ответить на электронные письма.

Типы людей, для которых это работает:

Прокрастинаторы
Люди, которые хорошо работают под давлением

5.

Метод блокировки времени

Изобретатель Элон Маск известен своей продуктивностью. Он настолько эффективно управляет своим временем, что может работать более 80 часов в неделю и при этом находить время для себя. В чем его секрет? Блокировка времени.

Как это работает:

С того момента, как вы проснулись, назначьте каждый временной блок в течение дня для задачи. Эти задачи могут быть любыми: от завтрака до подготовки к тесту. Ниже приведены шаги, которые Илон Маск использует, чтобы заблокировать свое время:

9.0022

Разделите лист бумаги на две колонки. Слева запишите каждый час дня и создайте блоки времени, такие как получасовые или часовые отрезки.

Оцените время, необходимое для выполнения каждой из ваших задач, и разместите их в своих временных блоках.

Добавляйте буферное время между каждым временным блоком, чтобы можно было вносить коррективы в течение дня.

Для кого это работает:

Работающие студенты или родители
Аналитические мыслители

6.

Метод Getting Things Done (GTD)

Этот процесс, созданный автором Дэвидом Алленом, помогает вам выполнять задачи, записывая задачи на бумаге, а затем разбивая их на рабочие элементы.

Как это работает:

Фиксируйте действия, привлекающие ваше внимание : Эти действия представляют собой задачи, которые могут относиться к чему угодно, от работы до учебы и личной жизни.
Уточнить, что они означают 900:25: Решите, являются ли задачи, на которые вы обращаете внимание, выполнимыми или нет. Если элемент не требует действия, игнорируйте его на данный момент. Если пункт требует действия, сделайте это, делегируйте его или отложите в сторону.
Организуйте свои действия : Расставьте приоритеты в списке дел в соответствии с тем, что вам нужно сделать и когда.
Размышление : Чаще просматривайте свой список действий, чтобы определить следующий приоритет. Вычеркните задачи, которые вы выполнили, и обновите свой список.
Engage : Выполняйте действия или небольшие задачи, которые вы можете выполнить прямо сейчас.

Типы людей, которым будет полезен метод GTD:

Люди, которым сложно сосредоточиться на чем-то одном
Люди, которые чувствуют себя подавленными в своей повседневной жизни

7. Метод быстрого планирования (RPM)

«RPM» означает «метод быстрого планирования» или «результат, цель и масштабный план действий». Он был разработан мотивационным оратором Тони Роббинсом как способ научить ваш мозг фокусироваться на видении того, чего вы хотите, чтобы вы могли воплотить его в жизнь.

Как это работает:

Захват : Запишите все задачи, которые вам нужно выполнить на этой неделе.
Разделение на части : «Разбивайте» ваши задачи на части по общим признакам. Какие предметы являются личными? Связанный со школой? Ориентированы на карьеру?
Создайте свои собственные RPM-блоки: В верхней части нового листа бумаги сделайте три столбца: задача, результат, который вы хотите получить от выполнения этой задачи, и ваша цель ее выполнения. Затем перечислите действия, которые вы можете предпринять, чтобы туда попасть.
Создайте для себя вдохновляющую роль : Если вы студент, вы можете называть себя «Королевой учебы». Все, что поможет вам достичь цели.

Категории людей, которые получат выгоду от RPM:

Работающие студенты или родители
Люди с долгосрочными целями

8. Теория банок для рассола

Эта теория поможет вам понять, что полезно, а что бесполезно в вашей повседневной жизни. Это позволяет планировать задачи с запасом времени и расставлять приоритеты на день.

Как это работает:

Представьте себе банку с маринадом, полную песка, гальки и камней. Песок внизу, а камни наверху.

Песок : Представляет отвлекающие элементы вашего дня, такие как телефонные звонки, текстовые сообщения, электронные письма, социальные сети и т. д.
Камешки : представляет задачи, которые необходимо выполнить, но которые могут быть выполнены в другой день или кем-то другим.
Камни : Это самые важные задачи, которые необходимо выполнить сегодня.

Начните с того, что подумайте, как ваши задачи на день вписываются в вышеперечисленные категории. Затем составьте список задач, начиная с камней и заканчивая песком (если позволяет время). Включите честную оценку времени рядом с каждым. Старайтесь не планировать более шести часов восьмичасового рабочего дня. Это оставит буферное время для гальки и песка.

Типы людей, которым будет полезна теория банки с рассолом:

Визуальные люди
Конкретные мыслители

9. Техника «Съешь лягушку»

Эта техника названа в честь цитаты Марка Твена: «Съешь живую лягушку первым делом с утра, и до конца дня с тобой не случится ничего хуже». Начните свой день с выполнения самых обременительных дел в первую очередь и избавьтесь от них.

Как это работает:

Добиться цели . Чего вы хотите достичь больше всего?
Запишите .
Установить крайний срок .
Составьте список вещей, которые вам нужно сделать, чтобы достичь своей цели.
Расположите этот список в порядке приоритета . Самые важные предметы, наверное, самые сложные. Это ваши «лягушки».
Принять меры . Если у вас на тарелке несколько лягушек, съешьте сначала самую противную.
Повторяйте этот цикл каждый день , чтобы всегда делать что-то, что подтолкнет вас к цели.

Типы людей, которым будет полезен метод «Съешь эту лягушку»:

Абстрактные мыслители
Люди с долгосрочными целями

Выбор метода тайм-менеджмента, который вам подходит

Независимо от того, являетесь ли вы студентом дневного отделения, работающим студентом или родителем, возвращающимся в школу, лучшие навыки тайм-менеджмента жизненно важны для сбалансированной жизни. Если у вас есть привычка откладывать дела на последний момент, попробуйте использовать закон Паркинсона или метод «съешь лягушку». Если вам трудно сосредоточиться на поставленной задаче, попробуйте технику Pomodoro, когда вы работаете более интенсивно через короткие промежутки времени.

Освоение тайм-менеджмента настроит вас на успех во всех сферах вашей жизни и поможет вам избежать страха перед экзаменами, когда приближаются финальные экзамены. В USAHS мы делаем упор на поддержку наших студентов в их личной и профессиональной жизни. Мы помогаем вам разрабатывать инструменты и дополнительные ресурсы, необходимые для достижения успеха в наших программах для выпускников.

Источники:

Аллен, Дженнифер. «10 методов тайм-менеджмента на работе». BusinessPundit. 19 февраля, 2018. https://www.businesspundit.com/methods-of-time-management-at-work/ Дата обращения: 26 января 2022 г.

Тай, Дэниел. «10 популярных техник тайм-менеджмента». Способствовать росту. 9 сентября 2014 г. https://www.brightpod.com/boost/10-popular-time-management-techniques Дата обращения: 26 января 2022 г.

Джонсон, Эрик. «Полные вопросы и ответы: генеральный директор Tesla и SpaceX Илон Маск о Recode Decode». Голос. 5 ноября 2018 г. 26 января 2022 г.

26 Самые эффективные методы тайм-менеджмента — Clockify

Правильная техника тайм-менеджмента действительно может помочь вам повысить продуктивность. Вот 26 самых эффективных (и самых популярных) методов тайм-менеджмента, которые вы можете начать практиковать, чтобы повысить свою продуктивность.

Какие методы тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент сам по себе вращается вокруг выбора — вы сами решаете, что вам нужно сделать, когда вам нужно закончить и какие задачи вам нужно решить, чтобы достичь своих целей.

Если вы решите сделать важные, целеустремленные задачи приоритетными, закончить их до установленного срока, но при этом оставить время для здорового образа жизни, вы сможете сказать, что успешно распорядились своим временем. Но как это сделать?

Ну, используя правильные методы тайм-менеджмента.

Техники тайм-менеджмента — это набор правил и принципов, которым необходимо следовать, чтобы более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем, принимать более правильные и быстрые решения, а также достигать большего за меньшее время и с меньшими усилиями.

Существует множество методов тайм-менеджмента, основанных на проверенных передовых методах тайм-менеджмента:

Запишите, что вам нужно сделать сегодня
Сначала работайте над важными и срочными задачами
Экономия времени на приоритетные задачи, рутинные задачи, а также перерывы
Надлежащее управление стрессом
Надлежащее управление командой
Отслеживание хода проекта и выявление отставаний

Большинство техник тайм-менеджмента связаны с одним или несколькими перечисленными пунктами, и вы можете выбрать технику тайм-менеджмента, просмотрев, что вы хотите улучшить в своей рутине.

Кроме того, вам также необходимо учитывать навыки тайм-менеджмента, которые вам необходимо улучшить, и ваш личный стиль тайм-менеджмента. Кроме того, вы можете выбрать определенные методы тайм-менеджмента для работы, чтобы лучше организовать свой рабочий день.

Навыки тайм-менеджмента

Навыки эффективного тайм-менеджмента включают:

Постановка целей SMART — убедитесь, что цели, которые вы ставите перед собой, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени.
Эффективное планирование — убедитесь, что у вас есть четкие цели, а также определенные задачи и ресурсы, чтобы составить четкий план, который приведет вас к вашим целям.
Управление стрессом — убедитесь, что вы справляетесь со стрессом с помощью стратегий и тактик снятия стресса, чтобы чувствовать себя более расслабленно во время работы.
Правильное делегирование задач — делегирование задач помогает облегчить нагрузку и разделить ее с компетентными коллегами и сотрудниками.
Избегайте отвлекающих факторов — отвлекающие факторы отнимают у вас время, когда вы должны работать (или даже отдыхать), поэтому вам следует научиться их избегать.
Однозадачность — Сосредоточение внимания на одной задаче за раз помогает добиться более качественных конечных результатов, чем при многозадачности.
Сказать «Нет» — это маленькое слово из двух букв поможет вам сэкономить больше времени для решения собственных приоритетов.
Установка приоритетов — Вложение времени в правильные задачи потребует меньше усилий, но принесет лучшие результаты. Это также известно как правило 20/80 или принцип Парето.
Как победить прокрастинацию — Определите причины своей прокрастинации и устраните их.

Чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, вам необходимо практиковать эти навыки.

Помимо преимуществ эффективного управления временем на работе, эффективное управление временем также является жизненно важным навыком для студентов.

Вот самые важные стратегии тайм-менеджмента для студентов:

Составление основного расписания. Если у вас есть четкая программа обучения, вы можете выделять время для определенных экзаменов или предметов. Это поможет вам более эффективно подготовиться к экзаменам.
Установка сроков для каждой учебной сессии/задачи. Например, установите четкое время для написания эссе — например, в пятницу до 17:00. — чтобы ты не медлил.

Почему тайм-трекер — отличный инструмент для учащихся и преподавателей

Стили тайм-менеджмента

Не все методы тайм-менеджмента подходят для всех — мы не все работаем одинаково, поэтому не все мы сталкиваемся с одинаковыми проблемами тайм-менеджмента. У каждого есть преобладающий метод тайм-менеджмента в работе, т. е. стиль тайм-менеджмента, который приносит свои собственные проблемы с тайм-менеджментом — если вы подумаете об этом, вы можете обнаружить, что вы:

Мученик времени
Прокрастинатор
Дистрактор
Недооценщик
Пожарный
Перфекционист

Рассмотрим каждый стиль тайм-менеджмента подробнее.

Мученик времени

Вы заполняете свое расписание просьбами от других, вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что важно для вас. Ваши собственные задачи кажутся слишком большой ответственностью, поэтому вы не упускаете возможности взяться за что-то еще — вы получаете одобрение от других, но пренебрегаете задачами, которые принесли бы вам самоутверждение.

Проблемы : многозадачность, несоблюдение сроков, неэффективное планирование, пропуск перерывов

Прокрастинатор

Мученики времени, по крайней мере, берутся за чужие задачи — Прокрастинаторы откладывают работу над всем, что хотя бы отдаленно важно для кого-либо. Некоторые утверждают, что они лучше работают под давлением, но результаты, которые они получают, часто омрачаются стрессом и тревогой, которые приносит эта практика.

Проблемы : несоблюдение сроков, неэффективное планирование, многозадачность

Дистрактор

Ваше сердце в правильном месте, но вы легко отвлекаетесь. Случайный запрос от коллеги может привлечь ваше мимолетное внимание так же, как 20-минутный телефонный звонок от вашего владельца.

Проблемы : многозадачность, несоблюдение сроков, неэффективное планирование

Недооценщик

Вы считаете, что выполнение задачи займет у вас гораздо меньше времени, чем на самом деле, — вы редко укладываетесь в свои оптимистичные сроки.

Проблемы : пропущенные сроки, неэффективное планирование

Пожарный

Вы пытаетесь справиться со всем самостоятельно, прямо сейчас — вы постоянно тушите «пожары» направо и налево и не чувствуете удовлетворения, если не работаете над 10 задачами одновременно и чувствуете себя «занятым». Как только вы закончите с этим, вы просто спросите: «Что дальше?» — это практика, которая рано или поздно приведет вас к выгоранию.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов, неэффективное планирование

Перфекционист

Вы похожи на прокрастинатора и отвлекающего, но ваша неспособность довести дело до конца имеет хотя бы благородную причину — вы хотите, чтобы все было идеально. Вы будете работать сверхурочно и вкладывать все свои усилия в реализацию высококачественного проекта, но вы часто не знаете, как бросить работу, пока вы впереди, поэтому вы можете не уложиться в сроки и рискуете перегореть.

Проблемы : пропущенные сроки, пропуск перерывов

Все проблемы, перечисленные рядом с вашими стилями тайм-менеджмента, могут быть решены, и все необходимые навыки тайм-менеджмента могут быть усовершенствованы, если вы только выберете правильные методы тайм-менеджмента.

Лучшие техники тайм-менеджмента

Какая техника лучше всего помогает вам лучше управлять временем?

Это зависит в основном от ваших потребностей — нужно ли вам организовать свое рабочее время, время учебы или отслеживать свои цели.

В следующем разделе мы рассмотрели 26 наиболее эффективных стратегий тайм-менеджмента, которые вы можете попробовать.

Помидор

Вы разбиваете свою работу на 25-минутные рабочие сессии (помодоро) и 5-минутные перерывы. После 4 циклов делаете 20-минутный перерыв.

Техника помидора, разработанная Франческо Чирилло, получила свое название в честь кухонного таймера в форме помидора, который Франческо использовал для отслеживания прогресса в своей работе.

Навыки тайм-менеджмента улучшаются :

Эффективное планирование
Управление стрессом
Избегание отвлекающих факторов
Однозадачный
Установка приоритетов/li>
Сказать «нет»

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование
Пропуск перерывов
Многозадачность
Пропущенные сроки

Как работает Помидор

Установите таймер на 25 минут.
Сосредоточьтесь на своей работе в течение этих 25 минут.
Остановить, как только сработает сигнал тревоги.
Сделайте 5-минутный перерыв.
Возобновить работу еще через 25 минут после перерыва.
После четырех циклов по 25/5 минут сделайте 20-минутный перерыв.
Повторяйте процесс до завершения задачи или проекта.

Для этой цели вы можете попробовать таймер Pomodoro в Clockify или узнать больше о том, как начать использовать Pomodoro.

Преимущества Помидора

Улучшенная оценка времени вашей работы.
Фиксированное рабочее время — вы будете более сосредоточены.
Регулярные перерывы помогают предотвратить выгорание и повысить производительность.
Помидоры — это простой способ отслеживать прибыльность и продуктивность.

Недостатки Помидора

Вы должны прекратить работу, как только истекут 25 минут. Если у вас особенно хорошо получается, это контрпродуктивно.

Через фиксированные интервалы — предписанные сеансы продолжительностью 25/5 минут могут вам не подойти.

Канбан

Техника визуального управления временем, которая помогает вам следить за ходом ваших проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными метками.

Этот метод был принят в 1960-х годах в Японии Тайичи Оно для Toyota Automotive, чтобы повысить их производительность и эффективность производства.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
УМНАЯ постановка целей
Правильное делегирование задач
Однозадачный

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Пропущенные сроки
Неэффективное планирование

Как работает Канбан

Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, ручку и бумагу или доску и стикеры.

Определите количество этапов в вашем проекте или задаче и создайте столбцы. Например, вы можете создать четыре столбца и перемещать задачи внутри проекта по следующим этапам:

Backlog — здесь вы проводите мозговой штурм и определяете все свои задачи. Затем вы решаете, какие задачи вы должны переместить в столбец «Сделать», а какие задачи могут подождать своей очереди.
To Do — это задачи, над которыми вы будете работать.
Выполняется — это задачи, над которыми вы сейчас работаете.
Готово — задачи, которые вы завершили.

Преимущества Канбан

Нет универсального шаблона для всех, что означает, что вы можете настроить принципы в соответствии со своими потребностями.
Четкое визуальное представление всей вашей рабочей ситуации: простое представление вашего прогресса в проекте.
Вы можете разбить проект на небольшие управляемые задачи и отслеживать их ход по всем направлениям.
Скорее всего, команда сосредоточится на выполнении своих задач, чтобы попасть в столбец «Готово».

Недостатки Канбан

Нет универсального шаблона, а это означает, что создание доски Канбан может занять много времени, так как вам нужно решить, сколько столбцов включить и как их назвать.
Канбан не помогает напрямую упорядочивать задачи с точки зрения важности и срочности.
Может быть трудно предсказать, когда ваша команда завершит задачи (и проект), потому что единственным показателем прогресса является перемещение по столбцам; нет временной составляющей.

Приведение дел в порядок

Метод из пяти шагов, который позволяет провести мозговой штурм над задачами и превратить их в простой список дел.

«Getting Things Done» (GTD) был представлен Дэвидом Алленом в его книге «Getting Things Done: The Art of Stress Free Productivity».

Как я научился добиваться цели

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Установка приоритетов
УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование

Как работает программа «Доведение дел»

Захват — отмечайте каждую задачу, которая приходит на ум.
Уточнение — определите, является ли задача действенной и есть ли в ней конкретные шаги, которые вы можете изложить и выполнить.
Организовать — хранить задачи под разными метками и снабжать их контекстом (например, дом, офис, запрос от Тома).
Обдумывайте — время от времени просматривайте свои задачи: какой следующий шаг для задачи? Вам действительно нужно закончить это на этой неделе?
Вовлекайтесь — после того, как вы отметили, определили требующие действия, правильно зарегистрировали и просмотрели свои задачи, просто начните работать над ними.

Преимущества достижения цели

Вы будете держать все свои задачи, задания и проекты в перспективе.
Вы очистите свою голову, как только разложите перед собой все задачи, которые только можете придумать.
Вы можете использовать GTD для повышения личной и профессиональной продуктивности.

Недостатки решения задач

Вы должны использовать свою силу воли, чтобы продвигаться вперед в своей работе — GTD не дает указаний, как справляться с отвлекающими факторами.
Организация задач происходит по контексту, а не по проекту, что может быть бесполезным для людей, которые привыкли разбирать задачи по отношению к своему проекту.
Слишком много пунктов в списке может сделать его неэффективным, так как вы с меньшей вероятностью правильно спланируете свой день.

Съешь эту лягушку

Эта техника тайм-менеджмента направлена на расстановку приоритетов задач. Вы выбираете свою самую важную или худшую задачу (это ваша «лягушка») и беретесь за нее завтра первым делом. Как только вы закончите со своей «лягушкой», вы можете перейти к другим задачам на день, но не раньше.

Это может быть задание, требующее всего вашего внимания (из-за его важности или сложности), которое вы избегали (потому что оно скучное, требовательное или сложное).

Идея «Съешь эту лягушку» была развита Брайаном Трейси в его книге «Съешь эту лягушку!» 21 отличный способ перестать откладывать на потом и сделать больше за меньшее время. .

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Установка приоритетов
УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование
Многозадачность
Пропущенные сроки

Как работает «Съешь эту лягушку»

Вы должны идентифицировать задачи на основе их приоритета и соответствующим образом маркировать их:

Задача А — самая важная задача, которую вы должны выполнить в первую очередь, иначе пострадаете от последствий.
Задача Б — вторая по важности задача, которую вы должны решить после задачи А. Менее важная, но все же жизненно важная.
Задание C — задание, которое вы могли бы выполнить, но вы не понесли бы последствий, если бы не выполнили его.
Задача D — задача, которую в идеале следует делегировать кому-то другому, а это время выделить задаче A.
Задача E — задача, которую вам на самом деле не нужно выполнять, поэтому вы можете ее исключить.

Преимущества Eat that Frog

Выполнение самой важной или худшей задачи первым делом с утра гарантирует, что остальные пункты в вашем ежедневном расписании будут выполняться легче — это мотивирует и заряжает вас энергией.
Приоритизация задач становится проще.
У вас останется остаток дня для более приятных занятий.

Недостатки Eat that Frog

Трудное и деморализующее начало дня.
Это может быть жестким и непрактичным, если ваша самая важная задача меняется в течение дня.

Таймбоксинг

Вы выделяете периоды времени (таймбоксы) для действий; вы работаете в течение этого периода времени, а затем останавливаетесь, когда истечет установленное время. Тайм-боксинг часто включает фиксированные сроки, поэтому он используется в управлении проектами.

Ограничение времени работает как более общий подход к технике Помидора — вместо 25-минутных сессий (временных рамок) период времени в пределах временной рамки не является фиксированным.

Джеймс Мартин первым подробно объяснил технику в одной из глав своей книги «Быстрая разработка приложений».

Тайм-боксинг — полное руководство

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Избегание отвлекающих факторов
Однозадачный
Установка приоритетов

Проблемы, которые решает :

Пропущенные сроки
Неэффективное планирование
Многозадачность
Пропуск перерывов

Как работает таймбоксинг

Разместите все свои действия и задачи в списке.
Решите, чего вы хотите достичь с помощью этих задач — определите свои цели
Если задача важна и требует большого внимания, выделите для нее более длительный период времени (например, 1 или 2 часа).
Если это сложная задача, проанализируйте ее и выделите более короткие периоды времени (например, 20-30 минут) для ее частей, чтобы упростить управление задачей.
Начните с первой задачи и продвигайтесь вниз.
Когда время, выделенное для задачи, истекло, прекратите работу над ней.
Сделай перерыв.
Просмотрите, что вам удалось сделать.
Обратите внимание на другие временные рамки в вашем расписании.

Преимущества таймбоксинга

Отлично подходит для большого количества небольших задач — их будет легче отслеживать и решать, если вы разложите их по временным рамкам.
Крайние сроки являются важным компонентом, поэтому вы будете сосредоточены на достижении как можно большего, пока не истечет срок.
У прирожденных перфекционистов будет меньше времени на настройку каждой детали, так как им придется переходить к следующему заданию в расписании.
Timeboxing не позволяет работать в режиме многозадачности, поэтому вы сможете сосредоточиться на одной задаче за раз.

Недостатки таймбоксинга

Вы должны прекратить работу над задачей, когда время для нее истекает, что контрпродуктивно, когда вы полностью погружены в задачу.
Может быть сложно придерживаться строгого расписания, определяемого временными рамками, если учесть неизбежные перерывы, такие как телефонный звонок. s
Возможно, ваши расчеты таймбоксинга отключены. Слишком короткие промежутки времени — возможно, вам придется остановиться еще до того, как вы погрузитесь в задачу. Слишком длинные таймбоксы — вы можете потерять фокус или начать откладывать время до конца таймбокса

Блокировка по времени

Вы выделяете время для определенного действия или задачи и работаете над ним в течение этого периода времени.

Эту технику тайм-менеджмента популяризировал Илон Маск.

Полное руководство по блокировке времени (+ приложения для блокировки времени)

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Избегание отвлекающих факторов
Однозадачный
Установка приоритетов
УМНАЯ постановка целей

Решаемые проблемы :

Пропущенные сроки
Неэффективное планирование
Многозадачность
Пропуск перерывов

Как работает блокировка времени

Есть 4 этапа блокировки времени:

Этап планирования:
Определите свои задачи и действия, определите приоритеты
Стадия блокировки:
Назначьте каждой задаче определенный блок времени — количество минут или часов, с конкретными днями, временем начала и окончания, отмеченными в вашем календаре.
Временной блок может быть короче, например, 10 минут, или больше, например, 90 минут. Это зависит от уровня приоритета задачи.
Блокировать больше времени для приоритетных задач; Кроме того, распределите эти задачи на время дня, когда вы наиболее продуктивны.
Посвятите менее продуктивное время дня менее важным задачам.
Отметьте все в календаре: день, время начала и время окончания.
Актерская сцена:
Начните работать над первой ежедневной задачей (обычно приоритетной задачей).
Работайте по графику.
Делайте перерывы между блоками времени и планируйте эти перерывы.
Придерживайтесь гибкого подхода к своему графику блокировки времени: если вы получили срочную задачу, выделите для нее соответствующее количество времени и начните работать над ней как можно скорее.
Стадия доработки:
Если вы видите, что задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагали, пересмотрите расписание других задач, которые вы запланировали на этот день.

Приложение блокировки времени

Преимущества временной блокировки

Комплексный способ отслеживать свой рабочий день.
Прекрасно сочетается с идеей Кэла Ньюпорта о глубокой работе, так как вы должны придерживаться фиксированного графика, когда вы должны сосредоточиться на задаче.
Вы почувствуете, что лучше контролируете свою рабочую нагрузку.

Недостатки временной блокировки

Непредвиденные перерывы могут нарушить ваш график.
Как и в случае с Timeboxing, ваши расчеты времени могут быть отключены — вы можете медлить, ожидая окончания слишком долгого временного блока, или спешить, чтобы побить время в течение слишком короткого временного блока.
Требуется много времени, чтобы планировать временные блоки в календаре для всех ваших действий каждый день.

Входящие-ноль

Это подход к управлению почтовым ящиком электронной почты — вы стремитесь сохранить его пустым или почти пустым.

Подход разработан Мерлином Манном, экспертом в области продуктивности.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Не отвлекаться
Однозадачный
Установка приоритетов
Управление стрессом
Эффективное планирование

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование
Многозадачность

Как работает Inbox-Zero

Чтобы достичь нулевого почтового ящика, вам необходимо:

Определите время дня, когда вы будете работать над управлением почтой — придерживайтесь этого времени.
Отключить уведомления и не оставлять открытой вкладку электронной почты в браузере.
Расставьте приоритеты для ваших писем:
Немедленно отвечайте на самые важные электронные письма и электронные письма, на которые вы можете ответить быстро
Переместите электронные письма, на которые вам потребуется больше времени, чтобы ответить, в папку «нужен ответ» (выделите часть своего времени «управления почтовыми ящиками» на эти ответы)
Решите, какие сообщения вы можете делегировать, а затем перешлите их другим членам команды
Удалить и заархивировать ненужные или старые сообщения

Как повысить эффективность работы с электронной почтой: советы Пэтти Кремер, профессионального организатора

Преимущества Inbox-Zero

Отличный способ управления почтовым ящиком с большим трафиком.
Уменьшает количество непрочитанных сообщений, которые мешают вам найти важные электронные письма.
Сосредоточено на распределении управления почтовыми ящиками только на определенную часть дня, поэтому вы не будете отвлекаться на электронные письма в течение дня.

Недостатки Inbox-Zero

Занимает много времени, учитывая, что вам нужно пересылать, архивировать и удалять большое количество сообщений.
Имеет дело только с управлением почтовыми ящиками, поэтому его необходимо сочетать с другими методами управления временем, которые сосредоточены на управлении задачами и проектами.
Проблема для людей, которые общаются с клиентами и коллегами по электронной почте — важные электронные письма могут быть потеряны.

У кого есть обезьяна

Акцент этого метода на делегировании задач и в основном предназначен для менеджеров проектов, хотя и другие могут его использовать. Обезьяны — это задачи, и вы должны подумать, как с ними справиться.

Есть 3 вида «обезьян» и управляемое время:

Время, установленное боссом: действия, требуемые боссом.
Системное время: запросы и вопросы коллег.
Самостоятельное время: действия, которые вы решили предпринять. Вы можете использовать его для своих собственных задач и идей (время по усмотрению) или для решения проблем и запросов подчиненных (время, навязанное подчиненными).

Вы стремитесь устранить время, навязанное подчиненными, систему контроля и время, навязанное боссом, и увеличить свободное время.

Принцип основан на книге Уильяма Онкена «Управление временем управления: у кого есть обезьяна».

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Правильное делегирование задач
Установка приоритетов
УМНАЯ постановка целей
Управление стрессом
Однозадачный

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование
Многозадачность

Как работает Who’s Got The Monkey

Распознать и описать «обезьянку» — указать, что это за задача и какие действия необходимы для ее выполнения. /li>
Назначить «обезьянку» — назначить «обезьянку» человеку.
Застраховать «обезьяну» — Убедитесь, что человек правильно обращается с «обезьяной»:
Если обезьяна важна и не допускает ошибок, то вы должны порекомендовать, что нужно делать, и действовать, если это необходимо.
Если вы уверены, что человек, назначенный с обезьяной, справится с этим, действуйте, а затем дайте совет.
Проверка «обезьяны» — Укажите, когда вы предоставите дополнительную информацию об обезьяне, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Преимущества Who’s Got the Monkey

Менеджеры могут эффективно использовать свое время.
Стало легче решать проблемы сотрудников.
Дает четкое представление о том, кому что назначено.
Простой способ делегирования задач.

Недостатки игры Who’s Got the Monkey

Имеет дело только с управлением и делегированием задач — его следует сочетать с другими методами тайм-менеджмента для повышения производительности в целом.

Метод действия

Обзор

Метод действия основан на предпосылке, что все является проектом: вы рассматриваете все свои действия как проекты, анализируете их и управляете ими соответствующим образом. Эти проекты могут быть:

Управление финансами
Административная работа
Сеть
Как хочешь

Навыки тайм-менеджмента улучшаются :

Эффективное планирование
УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование
Многозадачность

Как работает метод действия

При использовании метода действия вы организуете свои действия, задачи и события как проект. Затем вы разбиваете свои действия на три категории:

Шаги действия : это задачи, которые вам необходимо выполнить. Такие задания помогают вам продвигаться в работе. Например, это такие задачи, как переработка предложения, отправка готового программного обеспечения и отладка вашего последнего приложения.
Ссылки : это примечания, список ссылок на соответствующие исследования и наброски, которые помогут вам выполнить свои действия. Другими словами, это все, что непосредственно не способствует вашему прогрессу, но служит ориентиром.
Вспомогательные предметы : все идеи и планы, над которыми вы сейчас не работаете, но когда-нибудь можете воплотить их в жизнь.

Преимущества метода действия

Просмотр всех ваших ежедневных действий в виде проектов означает, что у вас будут шаги, изложенные для каждого действия, поэтому вы, вероятно, будете работать быстрее и эффективнее.

Недостатки метода действия

Отнимающий много времени и потенциально обременительный — рассматривая все как проект, вы потратите много времени на планирование.
Нет графика рассмотрения второстепенных задач — нет ясности в отношении того, когда и следует ли вам заняться этими задачами.

Матрица Эйзенхауэра

Метод тайм-менеджмента, в котором задачи расставляются по приоритетам, известен как матрица Эйзенхауэра. Этот метод основан на маркировке каждой задачи как важная/не важная и срочная/несрочная.

Вы оцениваете задачи по их важности и срочности и решаете их в зависимости от этого.

Матрица Эйзенхауэра названа в честь американского президента Эйзенхауэра, который был известен своей продуктивностью во время своего пребывания в офисе.

Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше управление временем

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Установка приоритетов
Однозадачный
Сказать «Нет»
Избегание отвлекающих факторов
УМНАЯ постановка целей
Правильное делегирование задач

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование
Пропущенные сроки
Многозадачность

Как работает матрица Эйзенхауэра

Перечислите все свои задачи и разделите их на 4 квадранта:

1-й квадрант — Задачи важные и срочные. Вы должны сделать их немедленно.
2-й квадрант — Задачи важные, но несрочные. Вы должны составить план, когда будете заниматься ими.
3-й квадрант — Задачи неважные, но срочные. Вы должны делегировать эти задачи своим коллегам.
4-й квадрант — Задачи неважные и несрочные. Вы должны полностью исключить их из своего расписания.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра

Простой принцип приоритизации задач.
Позволяет рассмотреть, какие задачи вы можете делегировать или исключить.

Недостатки матрицы Эйзенхауэра

Могут возникнуть трудности с определением важности и срочности задач.
Существующая предвзятость может помешать вам полностью реализовать эту технику — вы почувствуете желание сосредоточиться на срочных задачах, которые не обязательно важны.

Предвзятость в настоящем: как преодолеть ее, чтобы преследовать свои будущие цели

Биологическое Прайм Тайм

Ваше биологическое прайм-тайм — это время дня, когда у вас самый высокий уровень энергии, поэтому вы, скорее всего, будете продуктивны в своей работе.

Как только вы определите свое биологическое лучшее время, вы сможете распределить свои самые важные, приоритетные задачи на это время.

Термин «биологический прайм-тайм» был впервые введен Сэмом Карпентером в его книге «Работай с системой».

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Установка приоритетов
Избегание отвлекающих факторов
УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование

Как работает биологический прайм-тайм

Вам придется поэкспериментировать со своей работой в течение нескольких дней, скажем, 20 дней.
Отслеживайте свою концентрацию, энергию, мотивацию и концентрацию внимания в эти дни.
Лучше всего отслеживать эти переменные в течение фиксированного периода времени, например, с 9:00 до 17:00. ежедневно.
Записывайте свои результаты каждый час и каждый день.
Через 20 дней проанализируйте свои результаты — вы обязательно заметите, что определенное время дня выделяется как время, когда вы могли выполнять больше всего работы.
После того, как вы определили свои самые продуктивные часы в течение этих 20 дней, начните распределять будущие приоритетные задачи на это время.
Распределите менее важные задачи по периодам времени, когда вы заметили, что ваша концентрация, уровень энергии и продолжительность концентрации внимания низки.

Преимущества биологического прайм-тайма

Вы определите, когда вы наиболее продуктивны, и сможете распределить все важные задачи на этот период времени.
Вы будете определять, когда вы менее продуктивны, и сможете распределять менее важные, но все же жизненно важные действия, такие как управление электронной почтой и телефонные звонки.

Недостатки биологического прайм-тайма

Вам придется часто корректировать и изменять свой распорядок дня и отслеживать его в течение более длительного времени, если вы хотите правильно определить свой биологический прайм-тайм.
Если вы подчиняетесь кому-то и должны соблюдать сроки, зная, что ваше основное биологическое время бесполезно — вам придется работать в соответствии с требованиями и сроками вашего начальства.

Журнал производительности

Журнал Продуктивности чем-то похож на обычный дневник, только вы не отмечаете в нем свои личные мысли, вы в основном отмечаете свои действия — действия, которые вы можете завершить и позже обдумать.

Эта техника универсальна в действиях, которые вы отмечаете, поэтому вы можете:

Записывайте свои идеи и рабочие мысли — позже вы сможете воплотить их в жизнь.
Запишите все задачи, которые вы завершили в течение дня — действия, которые вы выполнили и о которых можете подумать.
Перечислите все задачи, которые вы должны решить на следующий день — действия, которые вас ждут.

Навыки тайм-менеджмента улучшаются :

Эффективное планирование
Установка приоритетов
УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование
Пропущенные сроки

Как работает журнал продуктивности

Каждый день записывайте список дел в блокноте или в соответствующей программе — делайте пункты простыми, ясными и достижимыми.
Отслеживайте количество времени, затрачиваемое на выполнение каждого элемента — для этой цели вы можете использовать Clockify и сохранять элементы из списка дел в виде записей времени.
Проанализируйте результаты своего времени и внесите соответствующие изменения в списки будущих дел.
Для получения более подробной информации вы также можете:
Оцените свою продуктивность по каждому пункту по шкале от 1 до 10.
Составьте список отвлекающих факторов (социальные сети, YouTube, ваш телефон), чтобы вы с большей вероятностью их избегали.
Разбейте каждый пункт списка дел на более мелкие, более управляемые задачи.
В дополнение к задачам установите цели, которых вы хотите достичь с помощью этих задач или групп задач.
Проанализируйте свой день, записав комментарии к:
Какие задачи вы успешно выполнили
С какими проблемами вы столкнулись
Смогли ли вы их преодолеть

Преимущества журнала «Производительность»

Содержит всю вашу историю продуктивности — у вас будут все ваши идеи, списки дел, сроки выполнения задач и проектов в одном месте.
Записывая свои проблемы, вы избавитесь от стресса.

Недостатки журнала производительности

Журнал может получиться неструктурированным — многое зависит от вашего собственного умения структурировать журнал, так как для этого нет четких правил.
Возможно, слишком обширный отчет о результатах вашей продуктивности — возможно, вам придется потратить некоторое время на поиск списка прошлых дел, комментария к конкретной задаче и подобных элементов в журнале.

Метод Сайнфелда

Определенная система календаря, как утверждается, была вдохновлена цитатой Джерри Сайнфелда о производительности: «Не разрывайте цепочку».

Каждый день, когда вы работаете над навыком, вы отмечаете этот день красным и формируете цепочку «красных» дней. Если вы не работаете день, вы не отмечаете его красным, и вы «разрываете цепочку».

Не разрывайте цепочку: продуктивная техника для выработки хороших привычек

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Пропущенные сроки

Как работает метод Сайнфелда

Например, вы хотите улучшить свои навыки программирования:

Вы получаете красный маркер и большой календарь, который показывает все дни в году.
Каждый день, когда вы кодируете, даже в течение короткого периода времени, вы отмечаете этот день красным маркером.
Дни, отмеченные красным цветом, продолжают расти по мере того, как вы продолжаете программировать каждый день, и они образуют цепочку.
Если вы пропустите день кодирования, вы не пометите этот день красным, и вы «разорвете цепочку».
Кодируйте каждый день, чтобы «не разорвать цепочку».

»

Преимущества метода Сайнфельда

Наблюдая, как растет цепочка дней, отмеченных красным, вы почувствуете мотивацию продолжать цепочку и каждый день работать над своим мастерством.
Вы будете стремиться работать и прогрессировать каждый день, поэтому у вас будет меньше шансов прокрастинировать, когда вы спешите сделать какую-то работу до конца дня.

Недостатки метода Сайнфельда

Каждый день вы должны выбирать задачу, которая достаточно актуальна для вашего навыка, но также достижима, что может быть непросто.
В некоторые дни вам будет трудно найти время для своей работы из-за других приоритетов и обязательств, поэтому вам, возможно, придется «разорвать цепочку».

Правило 10 минут

Вы говорите себе, что будете работать над задачей 10 минут. По истечении 10 минут вы решаете, остановитесь вы или продолжите.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Управление стрессом
Однозадачный
Установка приоритетов

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Пропуск перерывов

Как работает правило 10 минут

Выберите задачу.
Немедленно начать работу.
По прошествии десяти минут подумайте о своей концентрации и терпении: вы хотите прекратить работу над задачей или хотите продолжить еще 10 минут?
Работайте в течение 10-минутных периодов времени, пока не захотите прекратить работу над этой задачей на день.

»

Преимущества правила 10 минут

Разбивка вашей задачи на небольшие временные отрезки поможет вам почувствовать импульс, потому что вы обязаны работать над ней только 10 минут за раз.
Когда вы работаете всего 10 минут за раз, вы не чувствуете себя перегруженным даже при выполнении больших задач.
Учитывая, что 10 минут — это небольшой промежуток времени, есть вероятность, что вы продолжите работать над другими 10-минутными подходами после первого.
Приступая к работе сразу после выбора задачи, у вас не будет времени на негативные мысли и прогнозы.
Меньше шансов на прокрастинацию — у вас войдет в привычку сразу погружаться в работу.
С психологической точки зрения легче выполнять 90-минутное задание частями 9х10 минут.

Недостатки правила 10 минут

Остановка каждые 10 минут, чтобы подумать, готовы ли вы еще на 10 минут работы, может отвлекать, особенно если вы полностью погрузились в задачу.

Список дел

Вместо того, чтобы перечислять, что вам нужно сделать, вы перечисляете свои достижения и задачи, которые вы уже завершили за определенный период времени.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Управление стрессом

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование

Как работает список дел

В конце каждой рабочей недели выделите 10-15 минут, чтобы записать все, что вы сделали.
Рядом с каждым элементом укажите, что вы узнали, работая над ним.
Также для каждого элемента отметьте, что вы могли бы сделать по-другому в следующий раз, чтобы улучшить свои результаты.

Преимущества списка дел

Дает представление об объеме проделанной работы и объеме работы, которую вам еще предстоит выполнить.
Видеть, как многого ты добился за определенный период времени, мотивирует.
Простой способ отслеживать свои успехи

.

Недостатки списка дел

Знание того, что вы уже закончили, дает вам общее представление о том, какой объем работы у вас есть на предстоящий период, но вы не получаете никаких подробностей — ни установленных сроков, ни конкретного количества задач и проектов.

Список дел

В отличие от классического списка дел — вы перечисляете все задачи и действия, которые не будете выполнять.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Управление стрессом

Проблемы, которые решает :

Неэффективное планирование

Как работает список дел

Вы составляете список перед каждым рабочим днем.
Отметьте все задачи, идеи и привычки, которые вы НЕ будете делать или о которых будете думать.
Это могут быть отвлекающие факторы, слишком амбициозные идеи, над которыми вам объективно некогда работать, или вредные привычки, от которых вы хотите избавиться.
Включите слово «Не делать» перед каждым перечисленным элементом.
В конце дня переходите к каждому предмету, если вам удалось его избежать.

Преимущества списка дел

Перечислив все дела, на которых вы больше не будете сосредотачиваться, вы мысленно отпустите их и освободите больше времени для важных дел.
Держит вас под контролем в отношении ваших вредных привычек, например, вы проводите время в социальных сетях, когда вы должны работать.
Облегчает делегирование задач, так как вы сможете определить, какие задачи вы выполняете, но вместо этого должны делегировать.

Недостатки списка дел

Не содержит указаний по задачам, которые необходимо выполнить.

Техника времени потока

Вы устанавливаете определенный период времени от 10 до 90 минут и используете его в качестве экспериментального периода времени для своей работы. Если вы обнаружите, что можете сосредоточиться после того, как период времени истек, вы продолжаете работать. Если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Техника Flowtime происходит от техники Pomodoro, но она менее жесткая с точки зрения времени для рабочих сессий и перерывов. Это также похоже на технику тайм-боксинга, только вам предлагается подумать, будете ли вы продолжать работать после того, как время истечет, а не вынуждены останавливаться.

Flowtime был разработан инженером-программистом Дионатаном Моурой в 2015 году.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Управление стрессом
Однозадачный

Проблемы, которые решает :

Многозадачность

Как работает техника Flowtime

С предустановленным количеством минут для вашего первого сеанса работы:

Выберите задачу.
Решите работать определенное время (например, 30 минут) и установите таймер.
Вы работаете, пока не остановится таймер.
Затем вы решаете, сможете ли вы сосредоточиться на задаче еще несколько минут. Например, если вы обнаружите, что можете сосредоточиться еще на 10 минут, установите будильник на 10 минут.
Когда эти 10 минут истекут, спросите себя, сможете ли вы сохранять концентрацию еще какое-то время.
В любой момент, когда истекает заданный период времени (после 30 минут или после дополнительных 10 минут), если вы обнаружите, что больше не можете сосредоточиться, сделайте перерыв.

Вы можете запустить таймер в Clockify, как только начнете работать. Остановите таймер, чтобы увидеть, сколько времени вы потратили на эту рабочую сессию. Когда вы чувствуете, что вам нужен перерыв, перестаньте работать

Преимущества методики Flowtime

Вы получаете преимущества режима рабочих сессий/перерывов Pomodoro + больше свободы в выборе продолжительности рабочих сессий и перерывов.
Если вы обнаружите, что ваш первоначальный выбор количества минут для рабочего сеанса слишком велик, вы можете изменить его в следующий раз.
Используя трекер времени, чтобы увидеть, когда вы наиболее продуктивны, вы можете узнать, когда вы можете сосредоточиться дольше всего.

Недостатки метода Flowtime

Отсутствие установленной продолжительности рабочих сессий может привести к тому, что вы забудете о перерывах и рискуете перегореть.
Анализ задач полностью зависит от вас — вы можете оказаться не в состоянии разобрать их на управляемые фрагменты.
Общее отсутствие правил.

Верхняя цель

Вы определяете свою самую важную цель и каждый день выделяете время для работы над ней.

Грег МакКаун был тем, кто прояснил эту концепцию в своей книге «Эссенциализм: дисциплинированное стремление к меньшему».

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

УМНАЯ постановка целей
Эффективное планирование
Управление стрессом
Однозадачный
Установка приоритетов

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Неэффективное планирование

Как работает Top Goal

Вы выбираете главную цель.
Выделяйте на это 2 часа каждый день.
Лучше запланировать эти 2 часа на раннее время дня, когда большинство людей спит, чтобы никто не мешал вам.
Придерживайтесь расписания.
В это время избегайте социальных сетей, YouTube и других отвлекающих факторов.
Работайте только над своей Главной целью в течение этих 2 часов.
Посвятите остаток дня другим делам.

Преимущества верхней цели

Непрерывно работая над задачей в течение 2 часов, вы тренируете свои способности к глубокой работе.
Вы, вероятно, добьетесь больших успехов в выполнении задач, которые ведут к вашей Главной цели, поскольку вы будете выделять время специально для них каждый день.

Недостатки верхней цели

Анализ Парето

Эту методику создал итальянский экономист Вильфредо Парето.

Суть анализа Парето (также известного как правило 80/20) заключается в том, что 20% наших действий отвечают за 80% результатов.

Идея состоит в том, чтобы найти свои ключевые действия — те 20%, которые имеют значение, — и сосредоточиться на них. Таким образом, вы сможете достичь до 80% желаемых результатов.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Установка приоритетов
Эффективное планирование
Правильное делегирование задач
Однозадачный

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Неэффективное планирование

Как работает анализ Парето

Во-первых, запишите все проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Например, вы не можете закончить свои дела вовремя.
Далее найдите причину этой проблемы. Вы можете обнаружить, что легко отвлекаетесь во время работы, поэтому не выполняете задачи раньше срока. Так что же это за перерывы? Вас отвлекают социальные сети или общение с коллегами?
Затем присвойте балл (число) каждой проблеме — дайте более высокие номера более важным проблемам. Например, вы можете использовать числа от 1 до 10, чтобы присвоить балл своим проблемам. Ваши самые важные проблемы должны быть помечены цифрой 10, а наименее важные — цифрой 1.
Затем группируйте проблемы по причинам. Например, сгруппируйте все свои проблемы, вызванные тем, что вы проводите слишком много времени в чате с коллегами.
Затем присвойте баллы каждой группе задач. Группы с наибольшим количеством очков — это те, которые вам нужно решить в первую очередь.
Принимайтесь за работу.

Преимущества анализа Парето

Это поможет вам лучше расставить приоритеты в задачах.
Это помогает вам улучшить свои навыки решения проблем, потому что с помощью Парето вы объединяете похожие проблемы, что позволяет вам легко их решать.
Отличный способ научиться работать с одной задачей вместо многозадачной.

Недостатки анализа Парето

Метод быстрого планирования (RPM)

Одним из лучших методов тайм-менеджмента также является метод быстрого планирования (RPM). Аббревиатура RPM также означает «результат, цель и масштабный план действий».

Эта техника тайм-менеджмента была создана мотивационным оратором Тони Роббинсом.

Идея этого метода состоит в том, чтобы научить ваш мозг представлять то, что вы хотите, чтобы сделать это реальным.

В целом, эта техника удобна для постановки долгосрочных целей.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Эффективное планирование
Управление стрессом
Однозадачный

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Неэффективное планирование

Как работает метод быстрого планирования

Захват — Во-первых, запишите все задания, которые вам нужно выполнить на этой неделе. Будьте реалистами — записывайте от 5 до 9 задач на неделю.
Блок — группировка похожих задач вместе. Вы можете использовать такие категории, как «Рабочие задачи», «Нерабочие задачи», «Карьера», «Здоровье» и т. д.
Создайте свои собственные блоки RPM. Не забудьте сосредоточиться на своей самой важной области и создать для нее блок RPM. Допустим, на этой неделе вы хотели бы сосредоточиться на «Карьере». Используйте лист бумаги и создайте три столбца:

Результаты. Подумайте о результатах, которых вы хотели бы достичь в этой области. Допустим, вы хотите улучшить свои навыки копирайтера.
Цель: Почему вы хотите достичь этого результата? Например, вы хотите улучшить свои навыки копирайтинга, потому что хотели бы подать заявку на работу копирайтера.
Массовый план действий: Затем подумайте о действиях, которые помогут вам выполнить задачу и достичь желаемых результатов. В этом случае можно найти актуальные курсы копирайтинга и закончить 1 курс до конца месяца.

Затем создайте еще один RPM-блок для «Нерабочих задач» и других категорий на эту неделю.

Примите меры.

Проверьте свою работу, задав себе вопросы:

Выполнил ли я все шаги моего масштабного плана действий?
Послужила ли моя цель мотивацией для достижения желаемых результатов?
Достиг ли я желаемых результатов?

Преимущества метода быстрого планирования

Этот метод позволяет вам думать о своих долгосрочных целях и согласовывать их с краткосрочными целями.
Это поможет вам представить свои цели, назначение таких целей и записать шаги для достижения этих целей.

Недостатки метода быстрого планирования

Теория огурцов

Если вы ищете какие-то практические методы тайм-менеджмента для работы, вам может подойти теория рассолов.

Ключевое преимущество использования теории рассолов заключается в том, что она позволяет вам отличать полезные задачи от бесполезных в вашем расписании.

Так вы сможете четко расставлять приоритеты и планировать свои задания.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Установка приоритетов
Избегание отвлекающих факторов
УМНАЯ постановка целей
Правильное делегирование задач

Проблемы, которые решает :

Пропущенные сроки
Неэффективное планирование

Как работает теория рассолов

Цель этой техники — представить банку с песком, галькой и камнями. Камни наверху, а песок внизу.

Вот значение каждого элемента:

Песок: Это задачи и действия, которые обычно мешают вам в течение дня, такие как электронная почта, социальные сети и телефонные звонки.
Камешки: это важные задания, которые нужно выполнить, но их может взять на себя кто-то другой, или вы можете выполнить их в другой день.
Камни: это ваши важные задачи, и вы должны выполнить их к концу дня.

Итак, планируя свой день, подумайте о своих задачах:

Классифицируйте их по важности — выясните, какие из них являются камнями, галькой и песком.
Затем составьте список дел, сначала сосредоточив внимание на камнях, так как это ваши самые важные задания на день.
Обязательно записывайте оценки времени для каждой задачи. Общее количество времени должно быть до 8 часов.
Тогда, если у вас еще есть время для решения задач из категорий «камешки» и «песок», самое время их выполнить.

Преимущества теории рассолов

Эта техника поможет вам контролировать свое время и легко организовать свой день так, чтобы у вас было достаточно времени и для личной жизни.
Он не будет вас отвлекать, так как позволит вам планировать только важные задачи на день.

Недостатки теории рассолов
Теория соленья в тайм-менеджменте

Глубокая работа

Метод глубокой работы — это популярная техника, созданная Кэлом Ньюпортом, автором книги «Глубокая работа: правила сфокусированного успеха в отвлеченном мире».

Согласно Ньюпорту, глубокая работа включает в себя «… профессиональную деятельность, выполняемую в состоянии концентрации без отвлечений, которая доводит ваши когнитивные способности до предела» .

В общем, эти задания улучшают ваши навыки и создают ценность.

Во время глубокой работы не отвлекайтесь.

Как заниматься глубокой работой и достигать своих целей

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Не отвлекаться
Однозадачный
Эффективное планирование

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Неэффективное планирование

Как работает Deep Work

Newport отделяет глубокую работу от мелкой работы, которую можно определить как менее требовательную деятельность — например, посещение собраний и ответы на электронные письма.

В общем, поверхностную работу можно выполнять, даже если вы отвлекаетесь, чего нельзя сказать о глубокой работе.

Вот как применять метод Глубокой работы:

Запланируйте время для глубокой работы: на этом этапе вам нужно сосредоточиться только на важных задачах. В то же время вы должны избегать отвлекающих факторов любой ценой. Не забывайте планировать глубокую работу на то время дня, когда у вас высокий уровень энергии.
Оставьте немного времени для мелкой работы. С другой стороны, оставляйте любые повторяющиеся задачи и задания, которые менее требовательны, на периоды дня, когда уровень вашей энергии низок.

Преимущества глубокой работы

Этот метод гарантирует, что вы сосредоточитесь на высококачественной работе, игнорируя любые отвлекающие факторы.
Это поможет вам улучшить свои способности выполнять сложные задачи и решать сложные проблемы.

Недостатки глубокой работы

Метод ABCDE

В своей книге «Как взять под контроль свое время и свою жизнь» Алан Лейкин рассказывает о методе ABCDE.

Благодаря этой методике вы научитесь лучше расставлять приоритеты в своих задачах и выполнять их раньше срока.

Метод ABCDE похож на матрицу Эйзенхауэра, но, в отличие от последней, метод ABCDE не классифицирует задачи по срочности.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Установка приоритетов
Правильное делегирование задач
УМНАЯ постановка целей
Однозадачный

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Пропущенные сроки

Как работает метод ABCDE

При использовании этого метода вы должны разделить свои задания на пять категорий по степени их важности:

А — наиболее важные задачи
Б — важные задачи
C — приятно делать (задачи)
D — делегировать эти задачи
E — устранить эти задачи

Так вам будет проще расставлять приоритеты для заданий и действий.

Начните с выполнения задач из категорий A и B, затем продолжите с другими группами.

Преимущества метода ABCDE

Позволяет рассмотреть, какие задачи можно делегировать другим или просто удалить из списка.
Приоритизация задач станет намного проще, особенно если вы будете использовать этот метод каждый день.

Недостатки метода ABCDE

1-3-5 Правило

Правило 1-3-5 — это метод, который помогает вам справляться со своими задачами.

Идея этого метода заключается в том, что каждый рабочий день вы должны концентрировать свое внимание на:

1 большая вещь
3 вещи среднего размера
5 мелочей

Выполнив большую задачу, вы почувствуете удовлетворение, которое будет мотивировать вас продолжать.

В то же время средние задачи позволяют вам продвигаться к более крупным проектам.

Наконец, небольшие задачи легко выполнять, поэтому они также будут вдохновлять вас двигаться вперед.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Установка приоритетов
Избегание отвлекающих факторов
Эффективное планирование

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Неэффективное планирование

Как работает правило 1-3-5

Как мы упоминали ранее, вам необходимо разделить свои задания на три группы.

Вот как можно спланировать свой день с помощью правила 1-3-5:

Ранжируйте свои задачи. Запишите свои задания на день, а затем обозначьте их как «большие», «средние» и «маленькие». Если у вас более одной большой задачи, выясните, какая из них важнее, и завершите ее сегодня. Остальные задачи могут подождать до завтра.
Принимайтесь за работу. Во-первых, займитесь своей большой задачей, потому что, как только вы ее выполните, вы почувствуете себя выполненным и довольным собой. Затем приступайте к другим задачам. Вы должны держать список задач поблизости в любое время.
Не забывайте про гибкость. В дни, когда вы очень заняты, у вас, вероятно, будет меньше времени для решения своих задач — в этом случае сосредоточьтесь на одном большом деле и сократите средние и мелкие дела.

Преимущества правила 1-3-5

Этот метод поможет вам научиться расставлять приоритеты и составлять сбалансированный список дел, которому легко следовать.
Это также обеспечивает гибкость, поэтому вы можете изменить количество задач, когда это необходимо.

Недостатки правила 1-3-5

Метод POSEC

Этот метод был создан Стивеном Ламом, автором книги «Метод тайм-менеджмента Posec». Метод POSEC означает:

P увеличить приоритет на
О организация,
S канавка,
E экономия и
C внесение.

Этот метод основан на теории Маслоу об иерархии потребностей.

Суть этой теории в том, что есть пять типов потребностей, которые вы должны удовлетворить, и их порядок важности:

Физиологические потребности — потребность в воде, пище, крове и т. д.
Потребность в безопасности — наша потребность защитить себя от физической опасности
Социальные потребности — потребность принадлежать к социальной группе
Потребность в уважении — наша потребность сохранять самооценку и самоуважение
Потребность в самореализации — потребность в реализации нашего потенциала.

Согласно теории Маслоу, чтобы удовлетворить свои второстепенные потребности (т. е. безопасность), сначала нужно позаботиться о своих первичных потребностях (т. е. физиологических). То же самое относится и к остальной части пирамиды Маслоу — для достижения ваших потребностей в самореализации вы не можете пропустить ни одного шага на этом пути.

Метод POSEC основан на аналогичной иерархии:

Приоритизация — цели и время
Организация — семья и финансы
Оптимизация — работа и домашние дела
Экономия — хобби и общение
Вклад — социальные обязательства

Например, чтобы иметь возможность уделять время своей семье, вам сначала нужно посвятить себя достижению личных целей.

Улучшает навыки тайм-менеджмента :

Установка приоритетов
Минимизация малоценных действий и задач
УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Многозадачность
Неэффективное планирование

Руководство по мотивации: как получить и сохранить мотивацию

Как работает метод POSEC

Вот как использовать метод POSEC:

Приоритизация (цели и время). Во-первых, вам нужно выяснить, каковы ваши цели и сколько времени вам нужно для их достижения (независимо от того, являются ли они долгосрочными или краткосрочными).
Организация (семья и финансы). Подумайте обо всех видах деятельности в вашей личной и профессиональной жизни. Помимо деятельности, связанной с достижением ваших целей, вы должны следить за благополучием своей семьи и заботиться о своих финансах.
Оптимизация (работы и домашних дел). Теперь вам нужно выяснить, как наиболее эффективно выполнять свои рабочие задачи и домашние дела. Например, постарайтесь автоматизировать как можно больше задач.
Экономия (хобби и общение). Этот уровень включает занятия, которые вам нравятся, например, общение с друзьями и занятия хобби. Но иногда эти действия не способствуют достижению ваших общих целей.
Взносы (социальные обязательства). Как только вы достигнете всех предыдущих уровней, вы сможете помогать другим в вашем сообществе. Например, вы можете стать волонтером или помочь своим друзьям или соседям по дому.

Преимущества метода POSEC

Этот метод помогает выкроить время не только для работы, но и для личных дел и отдыха.

Недостатки метода POSEC

БоДжо — Журнал пуль

Журнал пуль (BoJo) — это метод, разработанный Райдером Кэрроллом — дизайнером цифровых продуктов.

По словам создателя этого метода, метод БоДжо помогает вам:

Отслеживание прошлого,
Организовать подарок и
План на будущее.

С помощью журнала пуль вы можете организовать:

Ежедневные списки дел,
Еженедельные или месячные календари и
Отслеживайте свои краткосрочные и долгосрочные цели.

Навыки тайм-менеджмента улучшаются :

Эффективное планирование
Управление стрессом
УМНАЯ постановка целей

Проблемы, которые решает :

Пропущенные сроки
Неэффективное планирование

Как работает журнал пуль

Чтобы попробовать метод пулевого журнала, вам понадобится ручка и блокнот.

BoJo содержит следующие компоненты:

Индексная страница
Журнал будущего
Ежемесячный журнал
Ежедневник

Вот как заполнить этот журнал:

Индексная страница — две пустые страницы, которые вы назовете «Индекс»:

Думайте о странице индекса как о ключе — легенде, которая содержит информацию о номерах страниц для вашего будущего, ежемесячного и ежедневного журналов.
Страница «Индекс» поможет вам легко найти журнал «Будущее», «Ежемесячный» или «Ежедневный» — проверив номера страниц.

Журнал будущего — две пустые страницы, которые вы назовете «Журнал будущего»:

Журнал будущего поможет вам строить планы на будущее. Например, вы можете запланировать следующие шесть месяцев и добавить их на страницы журнала «Будущее».
Теперь, поскольку вы используете две страницы для журнала Future, первая может охватывать первые 3 месяца, а вторая — следующие 3 месяца.
Создайте поле для каждого месяца и добавьте метку месяца. Здесь вы можете добавлять важные заметки, встречи и встречи за каждый месяц. Журнал будущего также помогает записывать важные даты, такие как дни рождения и годовщины.
Добавьте номера страниц и включите эти номера в индексную страницу.

Ежемесячный журнал — две пустые страницы, которые вы пометите как название месяца:

На левой странице Ежемесячного журнала у вас будет месячный календарь. Здесь вы будете записывать все числа месяца и первую букву каждого дня.
На правой странице у вас будет список задач на месяц. Не забудьте указать здесь все основные задачи на месяц. Еще раз добавьте номера страниц и включите эти номера в свою индексную страницу.
Благодаря Ежемесячному журналу у вас будет обзор всего, что вам нужно сделать к концу месяца.

Ежедневный журнал — две пустые страницы, которые вы назовете «Ежедневный журнал»:

Запишите текущую дату.
Затем добавьте свои записи — мы можем разделить их на три группы:

Задачи (поставьте точку рядом с каждой)
События (добавьте кружок рядом с каждым)
Примечания (добавить тире)

Теперь, если у вас есть несколько очень важных задач, вы можете записать рядом с ними букву S (сигнификатор). Таким образом, вы будете знать, что это ваши приоритеты.

—

В конце каждого месяца вы должны пересматривать свои задачи. Например, вы можете удалить некоторые задачи или перенести некоторые задания из ежедневного журнала в новый ежемесячный журнал.

Преимущества пулевого журнала

Метод BoJo поможет вам спланировать свои долгосрочные цели (на следующие шесть месяцев) и согласовать их с вашими краткосрочными целями (ваши еженедельные и ежедневные цели).
Позволяет планировать задачи, события и заметки.

Недостатки пулевого журнала

13 Техники тайм-менеджмента безумно продуктивных людей

Внедрение хороших техник тайм-менеджмента в вашей жизни не означает втиснуть в свой день как можно больше задач.

Речь идет об упрощении вашей работы, выполнении задач быстрее и лучше. Таким образом, у вас будет больше времени для игр, отдыха и занятий любимым делом.

Речь идет о том, чтобы работать умнее, а не усерднее.

У всех нас 24 часа в сутках. то, как мы используем эти часы , определяет нашу работу.

Вы не можете хранить время, брать его взаймы или сохранять для последующего использования. Вы можете только решить, как лучше их потратить, на деятельность с большей, а не с низкой ценностью.

Тайм-менеджмент — это игра с вариантами выбора : проекты, которые необходимо выполнить, задачи, которые необходимо выполнить, рутинные действия, которым необходимо следовать.

«Управление временем не является второстепенной деятельностью или навыком. Это ключевой навык, от которого зависит все остальное в жизни». — Брайан Трейси

Ниже вы найдете список моих любимых методов тайм-менеджмента.

Хотите сосредоточиться на важных вещах, сделать больше и повысить производительность?

Применяйте этот набор принципов, правил и навыков, поскольку они изменят ваше отношение ко времени.

Содержание

1. Следите за своим временем

Знаете ли вы, сколько времени вы тратите на каждую задачу? Большинство из нас может догадываться, но наши оценки обычно далеки от истины.

Учет рабочего времени — это метод тайм-менеджмента, используемый для учета рабочего времени. Он помогает измерить рабочее время и дает информацию о том, сколько времени мы тратим на каждую конкретную задачу.

Как вы можете отслеживать свое время?

Чтобы сделать это вручную, используйте электронную таблицу. Каждые 30 минут записывайте, над чем вы работали.

Или вы можете использовать приложение для отслеживания времени. Приложения для отслеживания времени могут помочь вам предоставить реальные данные о вашей продуктивности.

RescueTime — это бесплатное приложение, которое точно отслеживает, как вы проводите время за компьютером. В конце недели вы получаете отчет о том, как вы проводите свое время. Вы также можете проверить другие показатели, например время, затраченное на каждую конкретную задачу.

Через пару недель вы начнете замечать закономерностей и понимать, куда и как уходит ваше время.

Зная, как вы используете свое время, вы можете разработать план борьбы со своими утечками и избавиться от них.

Учет времени — это мощная техника тайм-менеджмента. Имея реальные данные о своей работе, вы узнаете, как повысить свою производительность.

2. Блокировка времени

Иногда кажется, что ваше расписание контролирует вас. Так много нужно сделать и так мало времени.

Недостаточно составлять списки дел и отчаянно пытаться их закончить. Это не придает вашему дню структуру или рутину.

Вам нужно внести важный элемент: время .

Для этого начните связывать задачи со временем. Определите, когда задача будет выполнена и сколько времени это займет.

Если это звучит просто, это потому, что так оно и есть.

Блокировка времени — это метод, при котором вы совмещаете управление задачами и свой календарь . Вы создаете «блоки» времени в своих днях и назначаете им задачи, на которых нужно сосредоточиться.

Каждая задача укладывается в свой временной блок. Никаких перерывов.

При блокировке по времени ваше расписание полностью заполнено. Рабочие задачи, общественные мероприятия и отдых. Все распланировано и расставлено по приоритетам.

Самое замечательное в этой технике тайм-менеджмента то, что она заставляет вас выяснять, как тратить свое время.

Это намного мощнее и продуктивнее, чем бесконечные списки дел.

3. Eat That Frog

Из книги Брайана Трейси «Eat That Frog»:

“ Нельзя есть всех головастиков и лягушек в пруду. Но ты можешь съесть самого большого и уродливого, и этого будет достаточно, по крайней мере, на время.

Каждый день определяйте свою самую важную задачу . Это твоя лягушка. Это задача, которая оказывает наибольшее влияние на вашу работу.

Начните свой день с этой лягушки. Приучите себя приступить к самой важной задаче и работать без перерывов.

Почему это работает?

Потому что эта простая техника тайм-менеджмента приносит выигрыш в начале дня. И это строит импульс и чувство достижение . Вот как вы достигаете больших целей: маленькими непрерывными усилиями, каждый день.

Помните:

Не поддавайтесь искушению браться сначала за самые простые задачи. Всегда начинайте свой день с лягушки.

Но что происходит, когда у вас много лягушек?

У Марка Твена есть ответ:

«Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, то лучше всего делать это первым делом с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Итак:

Съешь свою лягушку первым делом утром.

А если у вас больше одной лягушки, съешьте сначала самую большую .

4. Техника Помидора

Мозг может сосредоточиться только на одной вещи за раз. Переключение между задачами отрицательно сказывается на вашей работе и производительности.

Техника Помидора — это простая система тайм-менеджмента, которая заставляет вас выполнять однозадачных задач .

Это одна из самых простых, но эффективных техник тайм-менеджмента.

Отключите все отвлекающие факторы и установите таймер на 25 минут. В это время вы можете работать только над одной задачей.

25 минут — это немного. Но это 25 минут полностью непрерывного Deep Work .

Делайте это каждый день, чтобы у вас выработалась привычка работать с Pomodoro Productivity.

Как техника помидора экономит время?

Все просто. Идея заключается в том, чтобы создать ощущение срочности.

Вместо того, чтобы чувствовать, что у вас есть целый день, чтобы выполнить свои задачи, вы знаете, что у вас есть только 25 минут, чтобы добиться максимального прогресса.

Кроме того, это заставляет вас делать перерывы. Это важно, чтобы сохранять свежесть на протяжении всего рабочего дня. Невозможно часами сидеть за компьютером, не чувствуя усталости.

5. Матрица Эйзенхауэра

Знание того, как расставлять приоритеты в своей работе, является важным методом управления временем. Когда все в приоритете, ничего нет.

Не все задачи одинаковы. Матрица Эйзенхауэра (также известная как Срочное — Важное Матрица) поможет вам обнаружить самые важные задачи.

Задачи можно разделить на 4 квадранта:

Срочные и важные
Несрочные и важные
Срочные и неважные
Несрочные и неважные

Вот как его использовать:

Запишите все свои задачи. Не беспокойтесь о заказе (пока)
Теперь определите, что срочно и важно. Отмечайте срочные дела буквой «У», а важные — буквой «И». Задачи могут иметь один, оба или ни одного
Вставьте каждую задачу в квадрант и выполните соответствующее действие. Работайте над задачами Q1 сразу; запланировать задачи Q2; для Q3, делегат; удалить задачи Q4.

Чтобы быть более продуктивным, уделяйте больше времени действиям Q2 . Это задачи, которые важны для вас и вашей работы, но не являются срочными.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Используйте матрицу Эйзенхауэра каждое утро. Это эффективный инструмент тайм-менеджмента, который поможет вам ранжировать ваши задачи.

6. Работа с уровнями энергии

Уровень энергии влияет на производительность. Таким образом, вы должны планировать критически важную работу на периоды пиковой производительности.

Найдите свои самые продуктивные часы и запланируйте Углубленную работу на эти периоды.

Когда у вас мало энергии, работайте над малоценными и низкоэнергетическими задачами (так называемая « поверхностная работа» ).

Например:

Если вы наиболее продуктивны утром, выполняйте наиболее важную работу в это время.

После обеда уровень энергии может упасть. Это прекрасное время, чтобы убрать свой стол, проверить электронную почту или обновить электронные таблицы.

Чтобы узнать, когда у вас больше всего энергии, оценивайте свою энергию от 1 до 10 каждые 30 минут в электронной таблице в течение нескольких недель. В конце концов, вы сможете идентифицировать закономерности.

Уровень энергии также зависит от дня недели. Вторник кажется самым продуктивным днем для большинства людей. Найдите свои закономерности.

Вот как вы могли бы организовать свою неделю в зависимости от уровня вашей энергии:

Понедельник: Энергия резко возрастает после выходных. Запланируйте задачи с низким спросом, такие как постановка целей, организация и планирование
Вторник, Среда: Пик энергии. Решайте свои самые сложные задачи. Вы можете писать, проводить мозговые штурмы, планировать свое время
Четверг: Энергия начинает иссякать. Планируйте встречи, особенно когда вам нужен консенсус
Пятница: Самый низкий уровень энергии. Выполняйте неограниченную работу, долгосрочное планирование и построение отношений

7. Устраните отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы снижают вашу производительность и концентрацию.

Перефокусировка после перерыва (учеба) занимает около 23 минут.

В «The ONE Thing» Гэри Келлер проиллюстрировал, что происходит, когда вас прерывают:

Вот правда:

Полчаса полный фокус продуктивнее, чем 2 часа переключения между задачами. Устраните отвлекающие факторы от вашей работы, чтобы избежать затрат на переключение между задачами.

Чтобы не отвлекаться:

Отключите все уведомления на телефоне и компьютере
Оставьте телефон подальше от рабочего места
Используйте наушники с шумоподавлением. Коллеги с меньшей вероятностью прервут вас, если вы будете выглядеть занятым и занятым делом
Сохраняйте статьи в Pocket или Instapaper и читайте их позже
Отключить Wi-Fi, если он не нужен для задачи
Не используйте социальные сети на работе. Не можете сопротивляться? Запланируйте «время отвлечения внимания» в течение дня
Установите для телефона и приложений (таких как Slack, Hangouts и Messenger) режим «Не беспокоить»
Измените свой почтовый ящик на GTD Gmail, чтобы продуктивно работать с электронной почтой. Вы также можете использовать паузу в папке «Входящие», чтобы остановить поток новых писем
Если у вас есть офис, закройте дверь

8. Следуйте правилу 80/20

Правило 80/20 гласит, что «80% выходных данных или результатов будут получены из 20% входных данных или действий» .

Другими словами:

Большая часть результатов определяется мелочами.

Чтобы более эффективно управлять своим временем, сосредоточьтесь на 20 % ваших задач, которые приносят 80 % результатов. Используйте эту технику тайм-менеджмента для выполнения самых важных задач.

Вот другие вопросы, которые можно задать себе, используя правило 80/20:

Являются ли 20% электронных писем 80% важных разговоров?
80% ваших отвлекающих факторов исходят из 20% источников?
Приносят ли 20 % ваших задач 80 % удовольствия от работы?
80 % проблем связаны с 20 % проектов?
80% клиентов используют только 20% функций программного обеспечения?
80% жалоб составляют 20% клиентов?

9. Пакетная обработка

Пакетная обработка — это группировка конкретных задач, которые похожи, и их совместное выполнение . Идея состоит в том, чтобы сосредотачиваться на задачах реже и дольше.

Когда вы обрабатываете все свои электронные письма за один присест или готовите всю неделю в воскресенье, вы работаете в пакетном режиме.

Эта техника тайм-менеджмента позволяет эффективно работать над многими задачами. Таким образом, вы не потеряете свой поток, поскольку действия требуют одинакового мышления (чтобы узнать больше о потоке, прочитайте о канале потока).

Пакетная обработка заставляет ваш мозг сосредоточиться на одном типе задач за раз. Это сокращает время запуска и замедления, ежедневный беспорядок и улучшает концентрацию.

Чтобы узнать, какие задачи вы должны складывать, начните с записи всех ваших действий в течение дня и недели. Вы можете объединить те, которые требуют схожего мышления.

Попробуйте и при необходимости можете переставить.

Вот несколько задач, которые вы можете сгруппировать вместе:

Планирование всех ваших сообщений в блоге на предстоящую неделю за один присест
Обработка всех сообщений: электронной почты, Slack и телефонных звонков
Одновременное обновление нескольких связанных листов
Выполнение всех ваших поручений — покупка продуктов, химчистка, почта — за один раз

Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над похожими задачами в течение установленного периода времени, используя технику Помидора.

10. Автоматизация задач

Вам нужно выполнять одни и те же задачи каждый день (или неделю) снова и снова?

Если вы не автоматизируете их, вы теряете драгоценное время. Тысячи часов в год.

Постановка некоторых повседневных задач на автопилот — ключ к более эффективной работе.

Хорошая новость: вы можете использовать это дополнительное время для глубокой работы или перерывов.

Вот некоторые задачи, которые вы можете поставить на автопилот менее чем за 10 минут:

Создавайте готовые ответы в Gmail для писем, которые вы пишете снова и снова
Установите напоминания в Календаре Google, чтобы ничего не забыть
Проверьте свое письмо с помощью Grammarly
Используйте буфер для планирования и автоматизации ваших сообщений в социальных сетях заранее
Используйте LastPass для заполнения онлайн-форм и сохранения всех ваших паролей в одном месте
Создавайте шаблоны электронных таблиц для задач, которые вы должны выполнять каждую неделю или месяц

11. Планируйте свой день

Один из лучших способов улучшить управление временем — спланировать, как вы собираетесь его использовать.

Ритуал ежедневного планирования защищает вас от хаоса и дает направление вашему дню.

Планируя свое время, вы лучше подготовлены к грядущим испытаниям. Таким образом, вы не оставите места для прокрастинации. Вы будете работать быстрее и плавнее, чем когда-либо прежде.

Когда планировать свой день? У вас есть два варианта: предыдущей ночью или первым делом утром.

Потратьте несколько минут на написание всего, что вам нужно сделать.

Что должно войти в ваш список дел? Задания, которые помогут вам двигаться к вашим профессиональным и личным целям.

12. Список дел

В математике есть метод решения задач, который называется инверсия . Вы начинаете с результата и работаете в обратном направлении, чтобы вычислить причину.

Инверсия — мощный инструмент. Это заставляет вас раскрыть скрытые убеждения о проблеме, которую вы пытаетесь решить.

Вам нужно подумать о том, как свести к минимуму недостатки, а не максимизировать преимущества.

Допустим, вы хотите повысить производительность.

Думая о будущем, вы бы перечислили все, что вы могли бы сделать, чтобы повысить продуктивность. Но глядя на задачу с инверсией, вы можете подумать о всех вещах, которые вы могли бы сделать, чтобы снизить производительность.

Войдите в список дел.

Создайте свой собственный, записав все привычки, от которых вы хотите избавиться, и действия, которые вы хотите исключить из своей жизни.

Визуализируйте свой обычный рабочий день — долгие встречи с людьми, которые вам не нравятся, скучные повторяющиеся задачи — и работайте с этого момента.

Создайте список того, что не нужно делать, со всеми привычками, которые вы хотите убрать из своей жизни. Используйте его как ориентир того, что вы не позволяете в своей жизни.

Вот несколько примеров:

Не отправлять электронную почту первым делом утром или последним вечером
Никаких утренних встреч
Не говорите «да», если вы не уверены на 100%, что сможете выполнить задание
Не пейте кофе днем 
Не соглашайтесь на встречи или звонки, у которых нет четкой повестки дня или времени окончания

Причина, по которой инверсия работает, проста: то, что вы не делаете, определяет то, что вы можете сделать .

По словам Стива Джобса:

«Люди думают, что сосредоточиться означает сказать «да» тому, на чем вы должны сосредоточиться. Но это совсем не то, что это означает. Это значит сказать «нет» сотне других хороших идей, которые существуют. Инновации говорят «нет» тысяче вещей».

13. Установка временных ограничений

Вы становитесь более продуктивными, когда выбираете определенное количество времени для выполнения определенной задачи. Поэтому мы устанавливаем дедлайны.

Закон Паркинсона гласит: «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения».

Итак, если вы сократите время, необходимое для выполнения задачи, вы заставите свой мозг сосредоточиться и завершить ее.

Устанавливайте сроки, даже если вам это не нужно. Планирование меньше времени для выполнения задач и заставить ваш мозг сосредоточиться.

Вот пример:

Вам необходимо просмотреть электронное письмо и ответить на него. Эта задача обычно занимает около 20 минут.

Теперь сократите доступное время до 10 минут, установите таймер обратного отсчета и работайте изо всех сил, чтобы превзойти его.

Таймер создает ощущение срочности и заставляет вас сосредоточиться и работать более эффективно.

Используйте крайние сроки и ограничения по времени в своих интересах. Даже если у вас нет дедлайна, установите его. Ваш мозг признает это.

Зная, что у вас есть только один час, чтобы заполнить отчет, вы не потратите 20 минут на Facebook.

Техники тайм-менеджмента

Так легко увлечься своей работой, что мы забываем получать удовольствие от того, что делаем. Конечная цель работы – удовольствие. Вы хотите проводить больше времени, занимаясь тем, что вам нравится.

Работа может и должна приносить удовольствие. Это развлечение, которое стимулирует мотивацию, страсть, творчество и продуктивность. Бойтесь своей работы, и никакая техника тайм-менеджмента в мире не сможет вам помочь.

Некоторые из лучших методов тайм-менеджмента очень просты и понятны. Другие немного сложнее, но вы можете легко применять их все в своей повседневной жизни.

Но помните: все люди разные .

Это приемы тайм-менеджмента, которые я считаю полезными в своей жизни, но вы, возможно, нет. Примите те, которые работают для вас, и продолжайте пытаться улучшить свои собственные методы.

Регулярно проводите переоценку и думайте о том, как улучшить свои навыки управления временем.

Самые проверенные советы и стратегии по тайм-менеджменту для студентов

Эффективное тайм-менеджмент заключается в достижении правильного баланса между домашней работой, жизнью в университете/колледже и свободным временем. Будучи студентом, организация своего дня устранит стресс и обеспечит продуктивность. Общие советы по управлению временем для учащихся, такие как хороший сон, планирование и расстановка приоритетов, — это некоторые важные советы, которые могут помочь учащимся в долгосрочной перспективе. Требуется более стратегический подход, чтобы оптимизировать время, которое учащийся имеет в течение дня.

Почему тайм-менеджмент важен для студентов?

Тайм-менеджмент для студентов (и всех остальных) заключается в том, чтобы сделать свой день целеустремленным. Речь идет о том, чтобы взять под контроль время, которое у вас есть, и оптимизировать его для концентрации внимания, продуктивности и, прежде всего, баланса. Прежде чем мы перечислим советы по тайм-менеджменту для студентов, важно, чтобы студенты поняли, почему тайм-менеджмент важен.

Все мы должны максимально использовать ограниченное количество времени, которое у нас есть в сутках. Очень легко увлечься яростью различных занятий и добиться меньшего. Эффективное управление временем позволяет учащимся стать более уверенными, организованными и учиться более эффективно. Навыки эффективного тайм-менеджмента особенно важны для старшеклассников, так как им приходится иметь дело с большим количеством предметов, тестов, заданий и внеклассных занятий. Методы тайм-менеджмента могут помочь учащимся не сбиться с пути и справиться со стрессом, связанным с дополнительными обязанностями.

Ниже приведены еще несколько причин, по которым учащимся важен тайм-менеджмент:

Позволяет быстрее достигать целей

Правильный тайм-менеджмент делает человека более эффективным и побуждает выкладываться по максимуму в том, что вы делаете и что можете, тем самым помогая вам достичь своих целей намного быстрее.

Позволяет расставить приоритеты в работе

При составлении расписания вы расставляете приоритеты и упорядочиваете основные задачи, требующие немедленного внимания. Например, студенты должны выполнить задания перед посещением занятия. Студент может успеть поработать над заданиями перед посещением учебной группы при правильном управлении временем.

Позволяет делать больше за меньшее время

Выделение определенного количества времени определенной задаче помогает вам сосредоточиться на ней. Вместо того, чтобы работать над определенной задачей без заранее определенного времени, вы можете выполнить ту же задачу, придерживаясь плана времени. Без плана времени вы можете совершенно забыть закончить задачу.

Снижает уровень стресса

Навыки тайм-менеджмента помогут вам расставить приоритеты во времени, необходимом для важных задач; определение приоритетов задач и наличие достаточного количества времени для выполнения этих задач означает снижение уровня стресса.

Помогает вам стать более эффективным

Эффективное управление временем помогает вам лучше сосредоточиться на школе/колледже/университете, тем самым повышая вашу эффективность и позволяя успевать больше за меньшее время.

Итак, как учащиеся могут научиться более эффективно управлять временем? Мы составили список лучших советов по тайм-менеджменту для студентов, чтобы победить прокрастинацию, оставаться сосредоточенным и быть более продуктивным.

Советы и стратегии тайм-менеджмента

Эффективное управление временем является одним из основных ключей к успеху, поэтому ему стоит научиться. Ниже приведены стратегии тайм-менеджмента для студентов, которые помогут им управлять своим временем наилучшим образом.

Используйте шаблон ежедневного расписания для планирования своего дня

Семинары, занятия и мастер-классы могут занимать большую часть вашего дня, но то, как вы планируете свое время, имеет большое значение. Очень важно освоить свой график. Шаблон ежедневного расписания помогает вам управлять и контролировать свое время каждый день. Это позволит вам оставаться организованным и сосредоточиться на самом важном и даже поможет вам преодолеть прокрастинацию. Метод, который используют самые успешные люди — от Илона Маска до Билла Гейтса — «блокировка времени». Блокировка времени — это создание шаблона того, как вы собираетесь проводить каждую минуту своего дня. Поэтому учащиеся должны следовать этому методу, чтобы более плодотворно управлять своим временем.

Поймите, как вы в настоящее время тратите свое время (и где вы его теряете)

Ваш график предложит вам идеальную версию вашего дня, но вам нужно проанализировать, как вы тратите свое время, чтобы выработать лучшие привычки управления временем. Без понимания того, как вы тратите свое время каждый день, невозможно разработать лучшие стратегии управления временем, чтобы студенты могли оставаться сосредоточенными.

Установите правильные цели, чтобы измерить свой прогресс

Цели — отличный способ мотивировать вас на выполнение школьных заданий. Однако проблема в том, что цели — это всего лишь результат, и вы не знаете, как их достичь. Итак, сосредоточьтесь на том, что нужно сделать для достижения этой цели, сосредоточившись на постоянном прогрессе и выработке лучших привычек. Например, если вам нужно написать эссе на 5000 слов в месяц, поставьте ежедневную цель писать 500 слов. Если вы продолжите это, вы можете закончить свое эссе за неделю.

Разбивайте большие проекты на более мелкие, действенные задачи

Часть правильного целеполагания состоит в том, чтобы отделить большие цели от более мелких ежедневных задач. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и избавит вас от прокрастинации. Легко откладывать, когда проект кажется огромной задачей. Тем не менее, сделать этот первый шаг — это все, что вам нужно, чтобы набрать обороты.

Будьте реалистичны в отношении времени, необходимого для выполнения задачи

Как только вы начнете планировать свои задачи на день, вы можете стать слишком оптимистичными в отношении того, чего вы можете достичь. У психологов для этого также есть название — ошибка планирования. Один из самых эффективных советов по тайм-менеджменту для студентов — противостоять ошибке планирования. Учащиеся должны добавить в свое расписание буфер в зависимости от того, насколько они знакомы с заданием. Если это что-то, что было сделано раньше, то время должно быть увеличено в 1-1,5 раза по сравнению со временем, которое, по их мнению, может потребоваться для завершения проекта.

Обратите внимание на естественные энергетические максимумы и минимумы вашего тела

У каждого из нас бывают моменты в течение дня, когда мы более энергичны и бдительны. И если вы хотите максимально использовать время, которое у вас есть каждый день, вы не можете бороться с естественным состоянием своего тела. Что это означает с точки зрения советов по тайм-менеджменту для студентов? Проще говоря, учащиеся должны выполнять самую важную работу, когда они чувствуют себя наиболее энергичными. Это означает планирование интенсивных проектов во время пиков энергии и планирование пассивных занятий, когда тело находится на естественном минимуме.

Делайте перерывы в нужное время

Делайте больше перерывов, чтобы управлять своей продуктивностью с течением времени. Но когда именно самое подходящее время для перерыва? Исследователь сна Натаниэль Клейтман утверждает: «Наш разум естественным образом жаждет перерыва после каждых 90 минут интенсивной работы. Даже если у вас нет таймера, ваше тело даст вам понять, что вам нужен перерыв, становясь сонным, беспокойным, голодным или теряя концентрацию». Когда вы начинаете чувствовать себя так, вы знаете, что пришло время сделать перерыв.

Удалить отвлекающие факторы

Между социальными сетями, мобильными телефонами и друзьями есть так много занятий, которые могут отвлечь учащихся от их школьной работы. Когда пришло время приступить к школьной работе, учащиеся должны выключить свои мобильные телефоны и выйти из учетных записей социальных сетей. Любое количество времени, которое посвящено школьной работе, должно быть свободным от телевидения и мобильного телефона!

Избегайте многозадачности

У учащихся может возникнуть соблазн почувствовать, что они могут работать в режиме многозадачности, когда их график перегружен. Но чем больше человек пытается сделать одновременно, тем больше времени занимает каждая вещь. Вместо этого исследования показали, что глубокая фокусировка на одной задаче за раз может быть примерно на 500% более продуктивной.

Создавайте лучшие рутины и привычки для долгосрочного успеха

Мы — это то, что мы делаем постоянно. Одна из лучших стратегий тайм-менеджмента для студентов и всех остальных — выработать распорядок и привычки, которые одобряют действия, которые вы хотели бы делать чаще, например, следовать утреннему распорядку, который концентрируется на получении ранней победы и подготовке себя к продуктивный день. Или убедитесь, что ваш вечерний распорядок готовит вас к эффективному следующему дню, установив свои цели и расписание накануне вечером.

Заключение

Тайм-менеджмент для студентов очень пугает, особенно когда у вас есть несколько дел в вашем списке дел. Это одна из самых сложных задач для учащихся, поскольку ожидается, что они будут хорошо учиться и показывать хорошие результаты, справляясь со школьными заданиями, домашними заданиями, проектами и поддерживая социальную жизнь. Тем не менее, с нашим списком советов по тайм-менеджменту для студентов, мы уверены, что студенты смогут придумать меры, чтобы каждый день был максимально продуктивным.

Как известно, обучению нет конца. Чтобы сделать свой день более эффективным, вы всегда можете пройти курсы в качестве студента, чтобы повысить свою карьеру. Магистерский курс по управлению цифровыми проектами от Simplilearn поможет вам освоить основные инструменты управления проектами в качестве стратегического инструмента для трансформации бизнеса.

6 методов тайм-менеджмента, которые нужно использовать в предстоящем году

elwynn/Shutterstock.com

Резюме:
Ваше новогоднее намерение научиться лучше управлять своим временем? Вот 6 техник тайм-менеджмента, которые помогут вам оставаться в графике.

Все мы знаем, насколько хаотичным может быть на работе: постоянные изменения, срыв сроков и список дел, который кажется бесконечным. Особенно сейчас, когда год подходит к концу, многие люди утверждают, что их новогоднее (деловое) решение состоит в том, чтобы «лучше управлять временем» или «стать более эффективным». Но возможно ли это, или лучшее управление временем станет еще одним новогодним обещанием, которого так и не было? К счастью, вы можете войти в год более расслабленным, так как эта статья включает в себя 6 эффективных методов тайм-менеджмента, которые помогут вам всегда быть в графике с этого момента.

6 советов, как организовать себя в предстоящем году

1. Составьте список дел

Это самый важный шаг, но многие его пропускают. Нет причин идти в офис и принимать каждый день таким, какой он есть. Вместо этого начните со сбора заметок, которые застряли на вашем компьютере, каракулей в блокноте и ваших мысленных заметок, и составьте контрольный список всех ваших задач. Наличие всего в одном месте поможет вам создать ежедневный список дел, который поможет вам в течение дня. Вскоре вы заметите, что по мере того, как вы становитесь более организованным, вы чувствуете себя более расслабленным и готовым к новому дню. Возможно, вы даже осознаете, что у вас больше свободного времени, чем вы думали.

2. Расставьте приоритеты в задачах

При составлении списка дел помните, что расстановка приоритетов — важный метод управления временем. Итак, начните с классификации задач. Попробуйте делегировать или исключить неважные и несрочные задачи, а важные и срочные поставить на первое место в своем списке. Важные задачи, не требующие вашего немедленного внимания, должны стать частью долгосрочного плана. Наконец, есть срочные задачи, которые привлекают ваше внимание, но на самом деле не способствуют достижению ваших бизнес-целей. В основном это отвлекающие факторы, возникающие из-за неспособности других людей правильно распоряжаться своим временем. Попытайтесь устранить их, обучая своих сотрудников тайм-менеджменту.

3. Инвестируйте в программное обеспечение для отслеживания времени

Что делать, если вы отстаете от своего графика из-за того, что ваши сотрудники плохо распоряжаются временем? Если отсутствие методов управления временем является проблемой для всей компании, вам следует рассмотреть возможность использования программного обеспечения для отслеживания времени. Это позволит вам видеть, когда ваши сотрудники приходят и уходят и сколько времени они тратят на конкретные задачи. Возможно, в ваших пропущенных сроках виновата непостоянство в посещаемости или чрезмерное время, затрачиваемое на неважные задачи. Теперь, когда у вас есть необходимые данные, вы можете принять меры для устранения любых проблем, влияющих на показатели производительности вашей компании.

4. Не поддавайтесь желанию выполнять несколько задач одновременно

Это может показаться немного нелогичным, однако избегание многозадачности — очень эффективная техника тайм-менеджмента. Попытка взяться за несколько задач одновременно или постоянно переключаться с одной задачи на другую может отнимать много времени и пагубно сказаться на вашей продуктивности. Вместо этого вы должны сосредоточиться на поставленной задаче и попытаться заблокировать любые отвлекающие факторы. Выполняя задачи одну за другой, вы также можете справиться с кажущимися бесконечными списками дел, не перегружаясь и не напрягаясь.

5. Установите SMART-цели

Когда вы будете ставить цели для резолюций этого года, вы можете помнить об этой аббревиатуре. SMART означает конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и ориентированный на время. Это характеристики, которыми должны обладать все ваши цели, если вы надеетесь достичь их в установленные сроки. Например, вы хотите увеличить количество посетителей своего профессионального сайта. Вы должны знать, какой метод вы будете использовать, как вы будете измерять результаты и какой у вас крайний срок. Если у вас нет измеримой и ограниченной по времени цели, вы не сможете отслеживать ее прогресс и, следовательно, не будете мотивированы на ее достижение.

6. Учитесь говорить нет

Последний и очень важный метод тайм-менеджмента, которым мы с вами поделимся, — научиться говорить «нет». Это может показаться вам трудным, но вы должны знать, что не сможете успешно управлять своим временем на работе, если время от времени не скажете «нет». Когда кто-то приходит к вам с просьбой, сделайте небольшую паузу. Если у вас есть свободное время, обязательно помогите им. Однако, если вы действительно перегружены и вынуждены пренебрегать своими собственными задачами, чтобы справиться с ними, не стесняйтесь вежливо отказаться. Помните совет по расстановке приоритетов, о котором мы упоминали ранее, и не тратьте свое драгоценное время на второстепенные задачи.

Заключение

Время, бесспорно, самый ценный ресурс в нашей личной и профессиональной жизни. Когда мы не пользуемся им с умом, оно ускользает из наших пальцев, прежде чем мы успеваем сделать то, что нам нужно. Если ваше новогоднее намерение состоит в том, чтобы стать более продуктивным, эффективным и лучше управлять своим временем, вам следует рассмотреть методы тайм-менеджмента, которыми мы поделились в этой статье. Следуйте им и организуйте свое время, чтобы стать менее напряженным и более успешным.

Домашняя база

Облегчить работу. Управлять малым бизнесом никогда не было так сложно. Homebase помогает с бесплатными инструментами для отслеживания времени и управления вашей командой.

Подробнее

10 Техники тайм-менеджмента для академиков

В книгах, предлагающих техники тайм-менеджмента, недостатка нет, но для чтения книг требуется время. Время, которого у вас нет! Scribendi.com понимает это, поэтому мы составили краткий список методов тайм-менеджмента, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем.

1. Повесьте на стене часы, которые будете видеть только вы.

Это отличный способ сэкономить время и сократить время ваших встреч. Когда ваш первокурсник со слезами на глазах объясняет, что он не сможет закончить курсовую вовремя, потому что работает на трех работах, чтобы собрать деньги на операцию бабушкиному пуделю ( кашель , весенние каникулы в Канкуне, кашель ), вы можете незаметно следить за временем. Когда дело дойдет до десяти минут собачьей генеалогии, вы можете вежливо улыбнуться, предложить ему салфетку, проводить его к двери и попросить его прислать вам электронное письмо, пока вы все обдумываете.

2. Встаньте

Когда неожиданный студент или эксцентричный преподаватель заходит к вам в офис, чтобы поговорить о чем-то, оставайтесь стоять, пока вы говорите. Когда вы встаете, чтобы поприветствовать похитителя времени вежливым рукопожатием, просто «забудьте» сесть. Не скрещивайте руки, а вместо этого встаньте, ноги на ширине плеч, руки по бокам. Это психологически напористая, но нейтральная позиция, которая не позволяет потенциальному злоумышленнику чувствовать себя слишком комфортно. Делайте ваши комментарии короткими. Поверьте, они быстро поймут намек. Эта техника тайм-менеджмента поможет сократить бессмысленные разговоры с сорока пяти минут до менее чем пяти.

3. Используйте своих аспирантов

Вы нужны вашим аспирантам. Им нужно, чтобы вы писали рекомендательные письма для работы или программ докторантуры, участвовали в их диссертационном комитете или просматривали заявки на гранты. Хорошая техника тайм-менеджмента — заставить их заслужить вашу благосклонность. Отправьте большинство жалоб старшекурсникам и попросите аспирантов заполнить большую часть оценок. Если они собираются или уже находятся в аспирантуре, это хорошая подготовка. Ты делаешь им одолжение. Если нет, ну, это часть того, чтобы быть аспирантом. Просто не забывайте хорошо с ними обращаться — может быть, купите пиццу во время промежуточной оценки или время от времени встречайтесь с ними в пабе и купите себе порцию.

4. Электронная почта

Эксперты советуют проверять электронную почту только два раза в день. Эти «эксперты» явно не живут в 21-^-м-м веке, когда BlackBerry, iPhone и Wi-Fi сделали предложение устаревшим и нереалистичным. Решение состоит в том, чтобы расставить приоритеты для ваших электронных писем. Раз в день выделяйте полчаса на ответы на электронные письма студентов и аспирантов. Кроме того, рассылайте массовые электронные письма. Если вы получаете несколько писем от одного класса, вполне вероятно, что у других людей есть похожие вопросы. Ответьте на все из них в одном письме и нажмите «Отправить». Конечно, если вы получили электронное письмо от своего лаборанта, в котором говорится, что ваши эксперименты с искусственным интеллектом прошли успешно, и ваш робот теперь внезапно требует знать, почему он чувствует, не ждите назначенного времени, чтобы ответить. Отправьте быстрое электронное письмо с сообщением, что вы будете прямо там!

5. Планирование

Планирование освобождает вас. Хорошая техника тайм-менеджмента — планировать все. Запланируйте время, когда вы доберетесь до офиса, время для физической подготовки, свободное время, время простоя и время для исследований. Запланируйте блоки времени, которые вы можете использовать для размещения случайных посетителей, чтобы, когда кто-то спрашивает вас, есть ли у вас минута, вы могли сказать: «Для тебя, Брэд, у меня есть пять. Только не сейчас. Почему бы тебе не загляните ко мне в офис через час, и тогда мы поговорим?»

6. Крам

Студентам говорят не делать этого, потому что, честно говоря, это не работает — для них. Для академиков зубрежка имеет важное значение. Втискивайте всю свою работу — занятия, встречи, рабочие часы — в как можно меньшее количество дней. Это имеет несколько результатов. Вы можете проводить больше времени дома, где вы можете исследовать, писать и быть со своей семьей. Если у вас 13:00. класс, который длится до 3:00, подумайте о том, чтобы попытаться провести вечерний класс там. Таким образом, вы можете работать в середине дня и пару часов непрерывно исследовать и писать.

7. Сделайте это один раз, сделайте это правильно

Здесь нет ничего особенного. Суть в том, что когда что-то попадает на ваш стол или в почтовый ящик, хорошая техника тайм-менеджмента состоит в том, чтобы разобраться с этим сразу. Кто-то просит вас просмотреть их последнюю журнальную статью, сказать да или нет. Если вы говорите «да», уберите это с дороги, но делайте свою работу хорошо. Ничто не отнимает больше времени, чем работа, которая не сделана правильно с первого раза.

8. Много рук делают легкую работу

Это становится довольно распространенным явлением. Судя по тому, что мы видим на Scribendi.com, научные исследования, вероятно, будут совместными, но мы также начинаем видеть больше совместных исследований в области искусства и гуманитарных наук. Хорошая техника тайм-менеджмента — подумать о сотрудничестве с другими преподавателями в ваших исследованиях. Будучи аспирантом, я смог помочь в трех различных исследовательских проектах и написал несколько исследовательских предложений. Эти проекты были очень разнообразны; единственное, что у них было общего, это то, что несколько профессоров занимались разными аспектами проектов. Некоторые были даже с разных факультетов или отделений университета. Это не только хороший метод тайм-менеджмента, но и фантастический, эффективный и быстрый способ улучшить свое резюме.

9. Скажи нет

Это, пожалуй, самый сложный навык для изучения. Мы все хотим, чтобы нас любили, и по какой-то причине мы приравниваем симпатию к уступчивости. Позвольте мне заверить вас, что вы по-прежнему будете нравиться людям, если вы время от времени вежливо откажетесь. Большой урок, который нужно усвоить здесь, заключается в том, что не все должно быть сделано вами. В вашем отделе или на факультете есть другие люди, которые имеют такую же квалификацию.

15 методов управления временем: сделайте тайм-менеджмент своим оружием

Содержание:

Что такое тайм-менеджмент, как концепция

15 способов заставить время работать на вас

1. Планирование – основа любого тайм-менеджмента

2. Выделение главного – всегда во главе угла

3. Последовательность действий

4. Правильная постановка задач

5. Поедание слона по частям

6. Правило лягушки: облегчите свою жизнь

7. Упорядоченность во всем

8. Очистите день от «мусора»

9. Вежливый отказ – действенное оружие

10. Отдых – это важно!

11. Ваше тело – важный инструментарий

12. Мотивация – это важно

13. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения

14. Формируйте чувство времени во всех сферах

15. Будьте в потоке времени постоянно

методики тайм-менеджмента — управляй временем эффективнее.

Метод помидора

Метод лягушки

Метод слона

Метод швейцарского сыра

Метод резиновой уточки

Матрица Эйзенхауэра

Тратим время с пользой

Теги

Получите карьерную поддержку

Смотрите также

Готовимся к собеседованию: 10 неожиданных советов

Тест. Насколько у вас прокачан эмоциональный интеллект?

7 навыков, необходимых для работы в консалтинге

12 важных уроков, усвоенных в Stanford Graduate School of Business

Один дома: как работать на удаленке

Правда и мифы о работе в продажах

Кейсы на Market Sizing: как не просчитаться

SETKA TEST / Как с завода попасть в Big4

Как все устроено: СПбГУ

Как все устроено: МГТУ им.

Почему вам нужен ментор

11 неочевидных способов провести новогодние каникулы с пользой

300 вузовских общежитий отремонтируют до конца 2022 года

13 способов победить выгорание

Как молодому специалисту найти близкую по духу компанию

Типичный день консультанта из Big3

Создать аккаунт

упрощенный канбан, «90 на 30», хронометраж, Fresh or Fried / Хабр

В предыдущих сериях

Метод: канбан (упрощенный)

Как проходил тест

Плюсы:

Минусы:

Мой вердикт:

Метод: «90 на 30»

Как проходил тест

Плюсы:

Минусы:

Мой вердикт:

Метод: хронометраж

Как проходил тест

Плюсы:

Минусы:

Мой вердикт:

Метод: Fresh or Fried

Как проходил тест

Плюсы:

Минусы:

Мой вердикт:

Выводы

Тайм-менеджмент: эффективные методики управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Принципы тайм-менеджмента

Секреты управления временем

Найти свою мотивацию

Регулярно отдыхать

Научиться говорить «нет»

Избавиться от «пожирателей времени»

Упорядочить окружающее пространство

Популярные методы тайм-менеджмента