Методы тайм менеджмента: Техники тайм-менеджмента / Skillbox Media

Содержание

Тайм менеджмент в IT: как эффективно использовать свое время программисту?

ITExpert team 04.01.2023

ITExpertБлогКарьера

Принцип cut the crap, «поедание лягушки» и однозадачность: как работать эффективнее и все успевать в IT

Постоянно заваливает работой и вы мечтаете о 48 часах в сутках? Возможно, вам нужна не магия, а прокачанный навык тайм-менеджмента. Сегодня это обязательный скилл для кандидата — он входит в топ-10 самых востребованных навыков по версии Международного Экономического Форума и ежегодного LinkedIn Learning Workplace Learning Report.

На рынке мало специалистов, которые знают, как эффективно использовать свое время. Рассказываем, как улучшить такой навык как тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент? Преимущества эффективного тайм менеджмента

IT time management — это техники и методы для управления временем. В условиях digital-трансформации и ускорения изменений, менеджмент в IT и умение распоряжаться временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса, не стать «сбитым летчиком» на рынке труда, а также:

  • всегда обладать четким планом действий и контролировать свою работу;
  • достигать целей быстрее, чем люди без прокачанных навыков тайм-менеджмента;
  • меньше испытывать стресс по причине «прогоревших» дедлайнов;
  • карьерно расти, наращивать экспертизу и повышать свой доход быстрее, чем коллеги и другие специалисты;
  • находить больше времени, которое можно потратить на хобби, общение с родными и друзьями.

Работать нужно не 12 часов, а головой. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не умеют распоряжаться временем, не могут найти ни свободной минуты, и постоянно чем-то заняты — при этом их занятость не приносит никаких результатов. И наоборот: люди с прокаченными навыками тайм-менеджмента всегда могут выделить время для чего-то еще, а их действия непрерывно приводят к целям, выполнению KPI и достижению успеха.

Топ-4 метода тайм-менеджмента в IT

Важно: тайм менеджмент для программистов — это не про универсальность. Популярные принципы и методики необходимо адаптировать под свой стиль и ритм жизни, приоритеты и личные качества. А для этого протестируйте несколько техник и выберите методику планирования времени, которая работает в вашем случае лучше всего. Собрали несколько эффективных методов тайм-менеджмента.

1. Подготовка с вечера

Метод Ника Виньялла — клинического психолога и основателя еженедельника The Friendly Mind, который читают более 30 тыс. человек. Подойдет тем, кому трудно вставать рано утром. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. 

2. Постановка дедлайнов

Ставьте четкие дедлайны — они стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки.

3. Метод «Поедание лягушки» Брайана Трейси

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает в рамках прокачки навыка тайм-менеджмента за компьютером «съедать лягушку» каждое утро — делать самую сложную и неприятную задачу в первую очередь, а потом переходить к другим таскам. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи остальные покажутся пустяковыми, и на них по-прежнему останутся силы. 

4. Дробление на мелкие задачи (метод Дэвида Аллена)

Этот метод тайм-менеджмента в IT бизнес-коуча Дэвида Аллена — полная противоположность предыдущему. Согласно нему, мелкие задачи на 1–2 минуты стоит делать первыми, а не откладывать на потом. Например, еще утром проверьте почту, отправьте реквесты или раздайте задачи.

Как улучшить time менеджмент в айти, даже если вам кажется, что вы многое успеваете

Пять правил тайм-менеджмента и советов, которые помогут достигать большего. 

Определите свой пик эффективности 

У каждого человека есть отрезки времени, когда он более продуктивен, и наоборот — когда сложно заставить себя сделать даже несложную задачу. Проанализируйте, в какие моменты вы эффективнее всего работаете, и планируйте самые важные дела на этот период.

Откажитесь от попыток быть мультизадачным

В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент и выяснили: выполняя несколько интеллектуальных задач одновременно — например, прослушивание подкаста и ведение переписки с командой, — человек хуже запоминает и прослушанное, и содержание разговора. В то же время, работая над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

Cut the crap 

Удалите и отключите все, чем не пользуетесь. Если вы часто переписываетесь по работе, сведите общение в один мессенджер, и не заходите в другие. По возможности замьютьте ненужные чаты, заархивируйте нерабочие каналы и отключите уведомления. На почте отпишитесь от всех рассылок, кроме самых нужных.

Попробуйте использовать Cold Turkey — расширение для браузеров, которое позволяет не отвлекаться на что-то еще, кроме ваших рабочих задач. Вы можете указать сайты, которые оно должно заблокировать, или наоборот: запретить доступ ко всем веб-ресурсам, кроме тех, которые добавите в исключения. В расширении также доступна функция блокировки поиска по словам. Как это работает: вы вводите в Google «сериал» — Cold Turkey «напоминает», что вам нужно сконцентрироваться на обучении или таске.

Еще один хороший блокировщик со схожим функционалом — Freedom. Приложение  заблокирует доступ к сайтам на период, указанный заранее. Вы также можете синхронизировать компьютер с другими девайсами и заблокировать те же соцсети и программы на телефоне.

Научитесь правильно расставлять приоритеты

Обрабатывать входящие задачи в спокойном темпе помогают три вопроса:

  • Насколько срочно?
  • Насколько важно? 
  • Насколько сложно? 

Имея ответы на эти вопросы, можно легко сортировать задачи по приоритетам.

Сначала распределите таски по срочности, расположив сверху самые срочные. Задачи с одинаковой срочностью отсортируйте по важности: выше поднимите более важные. 

Задачи с одинаковой срочностью и важностью сортируйте по сложности: выше расположите самые простые. В первую очередь приступайте к выполнению быстрых, срочных и важных задач. При правильной сортировке внизу списка окажутся задачи без дедлайнов, неважные и максимально сложные. 

Научитесь грамотно рассчитывать время на задачу

Во многих процессах есть время, которое мы настойчиво игнорируем. Например, ехать от дома до работы в пробках — 45 минут, хотя на самом деле нужно дойти от дома до остановки, от остановки до офиса и так далее. И наше «буду через 45 минут» может превратиться в «опоздал на 20 минут».

Так же и с оценкой времени на выполнение задач. Например, у вас есть 10 задач на 5 рабочих дней. Выполнение каждой займет максимум четыре часа. Но при 8-часовом рабочем дне невозможно сделать все десять, пусть математика и говорит обратное: всегда есть дополнительные согласования, ожидания обратной связи, форс-мажоры. Кроме того, важно закладывать дополнительное время на переключение между задачами.

Бесплатные программы для тайм-менеджмента

Правильно распределять время еще сложнее, если вы держите все рабочие митинги и задачи в голове. Приложения и инструменты для тайм-менеджмента помогут привести дела в порядок и меньше отвлекаться на соцсети. Выбрали удобные программы для управления временем.

TomatoTimer

Сервис помогает делить задачи на «помидоры», каждый из которых состоит из 25 минут работы и 5 минут перерыва. После четырех «помидоров» можно сделать длинный «брейк» — до 20 минут. Метод называется Pomodoro потому, что ее автор, Франческо Чирилло, любил использовать небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Forest

В приложении вы устанавливаете время, в течение которого хотите сконцентрировано поработать. В процессе выполнения задач Forest «выращивает» дерево. Как только вы решаете полистать Instagram, начинаете переписываться в мессенджерах или останавливаете таймер, дерево высыхает. А еще Forest ведет статистику: как долго вы были сфокусированы в течение дня, недели, месяца, года, и сколько деревьев удалось вырастить.

Clockify

Тайм-трекер ведет учет рабочего времени, отслеживает прогресс проектов и фиксирует, сколько времени тратится на выполнение задач. Больше подойдет для коллективной работы и может улучшить общую атмосферу в команде за счет своевременного закрытия задач без стресса и «пожаров» на проекте. В приложении можно классифицировать таски, быстро находить нужные задачи и проекты, а также составлять сводные отчеты.

Time Out

Важный компонент time менеджмента в ИТ — отдых. Для хорошего самочувствия и эффективности он не менее важен, чем здоровое питание, сон и регулярная физическая активность. Без отдыха не за горами хроническая усталость и выгорание. По статистике, число людей, испытывающих профессиональное выгорание и постоянный стресс, ежегодно растет.

А согласно исследованию института Gallup, 23% наемных работников испытывают профессиональное выгорание часто или постоянно, 44% — время от времени. В свою очередь, это приводит к хронической усталости, повышенной раздражительности, головной боли и снижению иммунитета.

Если время на работе пролетает незаметно и не получается вовремя устраивать перерывы, попробуйте приложение Time Out. В нем вы можете поставить таймер на 20-минутный отдых, например, каждые два часа. Когда придет время, приложение сделает все окна браузера неактивными и напомнит, что пора сделать перерыв. 

F.lux 

Приложение снизит нагрузку на глаза. Оно изменяет цветовой профиль монитора в зависимости от того, работаете ли вы при дневном или искусственном освещении. Оно поможет вам расслабиться в ночное время и вернет экран в нормальное состояние на следующий день.

Больше советов, трендов и анализа рынка ищите в блоге ITExpert. Мы пишем о том, что любим: о рекрутменте, сорсинге, HR, бренде работодателя, коммуникации и эффективных рабочих процессах в IT.

Насколько полезным был этот пост?

Click on a star to rate it!

Средний рейтинг 0 / 5. Количество голосов: 0

Оценок пока нет! Будьте первым, кто оценит этот пост.

Поделиться с друзьями

Похожие статьи

Полезные статьи

Тайм-менеджмент — что это такое, техники, методы, инструменты — Глоссарий

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это управление временем, если говорить кратко. Грамотное планирование времени, или time management, позволяет сделать свой день будто на несколько часов длиннее. Применять тайм-менеджмент можно в разных сферах: не только для управления рабочим временем, но и в учебе (для студентов и для школьников), в быту (для мам).

Сейчас применяется не только личный тайм-менеджмент, но и корпоративный тайм-менеджмент, когда технологии управления рабочим временем встроены в управление компанией. Корпоративный тайм-менеджмент возможен, только если налажен хороший диалог между менеджерами и рядовыми работниками. Ведь методики, которые планирует использовать компания, могут оказаться неудобными для сотрудников и снизить их эффективность, вместо того чтобы повысить ее. Эта опасность особенно велика, если руководство использует жесткий тайм-менеджмент. Важно своевременно узнать о проблемах, чтобы скорректировать подходы к корпоративному тайм-менеджменту.

Управление рабочим временем предполагает высокую мотивацию и большую степень свободы, а не постоянный контроль руководителя. Поэтому личный тайм-менеджмент, когда сотрудники сами выбирают для себя инструменты и подходы к управлению своим временем, будет более результативным.

Как все успевать? Этот вопрос сегодня задает себе практически каждый. История тайм-менеджмента насчитывает не одно десятилетие, но сейчас основы тайм-менеджмента актуальны как никогда. Не только для взрослых, но и для подростков, и для детей. Навыки тайм-менеджмента жизненно необходимы для женщин, которым нужно не только работать, но и вести дом, воспитывать детей. Женский тайм-менеджмент в этом случае будет включать очень широкий спектр задач.

Современный человек должен знать хотя бы базовые правила тайм-менеджмента, чтобы успевать за нынешним темпом жизни. Существуют разные техники тайм-менеджмента, но не стоит внедрять сразу все — нужно использовать только ту технику, которая позволяет добиваться лучших результатов именно в вашем случае.

Обучение по теме

Система управления временем

Система управления временем — набор методов, подходов и приемов, которые позволяют успевать больше. Принципы тайм-менеджмента могут отличаться в зависимости от того, какова базовая концепция конкретной системы.

Системы отличаются в зависимости от того, какие основные принципы играют в них наибольшую роль. В основе большинства таких техник лежит приоритизация: основное внимание стоит уделять важным задачам. Например, на приоритизации задач строится матрица управления временем Стивена Кови: все задачи оцениваются по двум показателям — срочность и важность. В первую очередь нужно приступать к выполнению срочных и важных дел, а в последнюю — к выполнению несрочных и неважных.

Матрица управления временем Стивена Кови

Именно приоритизация — основной элемент многих систем управления. Например, пирамида Франклина предполагает, что человеку сначала стоит определить свои главные жизненные цели и ценности, а потом строить краткосрочные планы так, чтобы приблизиться к своим глобальным целям. Функции такой пирамиды — помочь найти свою самую важную задачу и сконцентрироваться на ней, чтобы работать над ее реализацией регулярно и системно.

Пирамида Франклина

Не всегда в систему тайм-менеджмента входит ответ на глобальные вопросы о цели и смысле: часто авторы предлагают просто применять методы тайм-менеджмента, которые позволят управлять своим временем более эффективно.

Обучение по теме

Техники и методы тайм-менеджмента

Зачем нужен тайм-менеджмент? Чтобы действительно управлять своим временем, а не тратить этот драгоценный ресурс на то, что не приносит ни радости, ни пользы. Простые лайфхаки и советы помогут сконцентрироваться на действительно важных для вас делах и выполнять их эффективнее.

Книги по тайм-менеджменту предлагают самые разные техники по управлению временем, лучшими из них считаются:

  • Принцип помидора. Основа этой техники — концентрация. Человек полностью концентрируется на своих задачах и за счет этого выполняет их быстрее и эффективнее. Свое название метод получил от кухонного таймера в виде помидора, с помощью которого изобретатель метода Франческо Чирилло делил свое время на работу и отдых. Так 25 минут Чирилло полностью сосредотачивался на решении рабочих задач, а 5 минут — отдыхал. Такой подход позволял ему взять под контроль поглотители времени (то есть отвлекающие факторы).
  • Метод лягушки. У всех нас есть неприятные задачи, которые тем не менее необходимо решить: сделать звонок, написать отчет, оформить бумаги, исправить ошибки и решить прочие проблемы. Метод лягушки предлагает равномерно распределять неприятные дела по неделе и каждый день начинать с того, чтобы «съесть лягушку» (выполнить неприятное дело). Это позволит работать больше и продуктивнее весь день, потому что человек уже не будет бояться и переживать, что ему придется заняться тягостным делом.
  • Метод швейцарского сыра. Этот «вкусный» метод решения задач позволяет двигаться к своей цели хаотично: «откусывая» от большой задачи по кусочку. Кратко алгоритм действий по этому методу можно изложить так: сначала нужно выписать все задачи, которые нужно выполнить, чтобы прийти к большой цели, а потом просто начать выполнять их в любом порядке, так же бессистемно, как расположены дырки в швейцарском сыре.

Инструменты тайм-менеджмента нужно подбирать индивидуально: эффективный для одного человека подход будет неэффективен для другого. Выбранный подход необходимо внедрить в свою жизнь, иначе от него не будет пользы. Сделать это помогут любые удобные средства: ежедневники, блокноты, специальные приложения для тайм-менеджмента. Узнать больше о новых подходах и инструментах управления временем помогут курсы по тайм-менеджменту или тренинг по теме: обучение позволит более эффективно использовать приемы управления временем.

Методологии тайм-менеджмента • Checkify

Методики тайм-менеджмента позволяют людям выполнять больше за более короткий период времени. Использование процесса планирования и распределения времени, необходимого для каждой конкретной задачи.

Тайм-менеджмент — одна из самых больших трудностей, с которыми мы сталкиваемся на работе. Хорошее управление бизнесом и лидерство зависят от способности эффективно управлять временем.

Чтобы сбалансировать насыщенную рабочую жизнь, необходимы планирование и эффективность. К счастью, есть несколько методик, которые помогут вам эффективно управлять своим временем.

Следующие методы помогут вам более эффективно управлять своим временем. Планирование задач — очень эффективный метод планирования того, как распределить свое время. Это дает вам время, необходимое для выполнения самых важных задач в вашей жизни. Тайм-менеджмент необходим, если вы хотите добиться желаемых результатов в работе и в жизни.

Какую методологию тайм-менеджмента использовать?

какой метод тайм-менеджмента использовать в вашем бизнесе.

Существует множество советов, техник и методов управления временем, которые вы можете использовать для эффективного управления своим временем. Лучший способ сделать это — почувствовать, что лучше всего работает для вас, поскольку важно понять, как вы работаете, прежде чем пытаться что-то изменить. Самые эффективные методы тайм-менеджмента — это те, которые подходят вашему стилю работы.

Техника Помидора

Техника Помидора — это метод тайм-менеджмента, разработанный Франческо Чирилло в конце 1980-х годов, когда вы сосредотачиваетесь на задаче в течение 25 минут без перерыва, после чего следует короткий двухминутный перерыв.

Что такое техника помидора? Техника Помидора — это метод концентрации и работы в течение определенного периода времени перед коротким перерывом. Он основан на предпосылке, что мы все можем повысить свою продуктивность, если сосредоточимся и сосредоточимся на одной задаче. Первоначально он был разработан Франческо Чирилло, профессором Болонского университета в Италии. Первоначально эта идея пришла ему в голову, когда он работал ассистентом преподавателя.

Его ученики часто долго не могли сосредоточиться, и он хотел найти способ помочь им. Техника помидора включает в себя использование таймера, который ведет обратный отсчет с 25 минут. Вы начинаете свою работу, когда слышите, как звенит таймер, а затем делаете 5-минутный перерыв. 25-минутный период называется Pomodoro (от итальянского «помидор»). Этот период времени предназначен для того, чтобы сосредоточиться на поставленной задаче и не отвлекаться на другие дела. По истечении этого времени вы делаете 5-минутный перерыв. Это поможет вам переориентироваться и вернуться к текущей задаче.

Блокировка времени / Блокировка времени

Блокировка времени — это выделение лимита рабочего времени. Установите временные рамки и не перенапрягайтесь.

Ограничение времени — это идея о том, что вы должны уделять определенное количество времени каждой задаче или проекту, и это основная часть принципов Agile. Речь идет о том, чтобы сосредоточиться на времени, а не на отдельных задачах.

Общепринятой практикой является выделение определенного количества часов в неделю или день. Так вы сможете лучше управлять своим временем и делать то, что вам нужно, не перегружаясь. Есть много преимуществ использования временной блокировки, вот некоторые из них:

Экономьте время на проектах. Выделив определенное количество времени на выполнение проекта, вы сделаете его быстрее. Используя блокировку времени, вы можете сосредоточиться на текущей задаче и не отвлекаться. Сосредоточьтесь на конкретной задаче. Тайм-бокс дает вам возможность сосредоточиться на одном проекте. Вы можете долго работать над одной задачей или быстро закончить ее, если вам нужно. Будьте продуктивнее.

Ультрадианный и циркадный ритм

Человеческое тело имеет тенденцию двигаться через 90-120-минутный цикл , когда вы получаете период значительной энергии и бдительности, за которым следует период усталости. Иногда это называют «часами тела». Определите, когда вашему телу нужно отдохнуть в течение дня, и убедитесь, что вы получаете необходимый отдых.

Планируйте выполнение сложных технологических задач во время тревоги, а затем простые задачи на этапе усталости.

Записывайте в дневник свои взлеты и падения, чтобы выработать свой собственный ритм. Затем используйте это, чтобы управлять временем и повышать производительность

Ультрадианский ритм означает «много раз в день».
Циркадный ритм означает «вокруг».

Getting Things Done GTD

Getting Things Done (GTD) — это методология, разработанная Дэвидом Алленом для помощи в организации времени и управлении им.

5 шагов процесса до GTD

  • Сбор — Найдите обрывки бумаги и квитанции и запишите задачи
  • Процесс — Регулярно просматривайте задачи, выполняйте их в порядке их появления и решайте, выполнили ли вы задачу ? Или можете ли вы делегировать.
  • Организуйте — Добавляйте задачи в контрольный список, чтобы все было организовано
  • Просматривайте — Просматривайте свои контрольные списки так часто, как вам нужно, чтобы сохранять ясность ума.
  • Выполняйте – выполняйте задачи по мере их поступления

Реакция домино

Реакция домино Амита Офира, описанная в его книге «24/8 – Секрет мегаэффективности путем достижения большего за меньшее время»

18 Minutes Technique

18-минутная техника Питера Брегмана в его книге «Найди свой фокус, справься с отвлечением и доведи дело до конца».

Вкратце, техника работает следующим образом. Утром потратьте пять минут на то, чтобы решить, чего вы хотите достичь в этот день. Каждый час проводите одну минуту, анализируя, были ли вы продуктивны в течение часа. Вечером потратьте пять минут на оценку того, чего вы достигли и чему научились в течение дня.

POSEC

POSEC расшифровывается как «Расстановка приоритетов путем организации, оптимизации, экономии и участия». Основная цель — более внимательно изучить свои ежедневные задачи и найти лучший способ справиться с этими задачами.

Методика COPE

Разработана экспертом по продуктивности Пегги Дункан.
C – C Цели обучения,
O – O организовать все,
P – P приоритетность задач и
E – E эффективно завершить приоритетные задачи.

Матрица Эйзенхауэра или Сетка управления Кови

Вдохновение из этого комментария «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным», восходит к Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту Соединенных Штатов.

Матрица Эйзенхауэра или Матрица срочности-важности помогает вам определить приоритетность задач по их срочности и важности. Позволит вам определить менее срочные и важные задачи, которые вы могли бы делегировать или не выполнять вообще.

Стивен Кови адаптировал этот метод в книге «7 навыков высокоэффективных людей», чтобы помочь вам быстро принимать решения.

Срочно и важно : Действие в приоритете.
Важно, но не срочно : Запланируйте сделать позже.
Срочно, но не важно : Перерывы Делегат.
Несрочно и не важно t: Удалите отвлекающие факторы от важных задач.

Метод A-B-C

Группировка задач по категориям аналогична методу Эйзенхауэра. Возьмите свой список дел и назначьте его соответствующей категории, а затем расставьте приоритеты задач с помощью чисел. например, A1, A2, B1, C1

A = важно и срочно
B = важно, но не срочно
C = не важно и не срочно

5S и бережливое производство

Японский системный процесс организации, начатый Toyota для повышения производительности за счет повышения эффективности. Также является базой для методов организации Мари Кондо, КонМари.

5S — это японский термин, обозначающий набор из пяти технологий, используемых в японском производстве. Это практика, которая включает в себя очистку рабочего места от всех ненужных предметов.

Метод предназначен для повышения производительности за счет сокращения времени, необходимого для организации рабочего пространства.

Этот метод основан на философии минимализма и был разработан компанией Toyota в 1950-х годах. Есть много вариантов этой техники, которые варьируются в зависимости от рабочего места. В целом, он состоит из следующих шагов:

Процесс контрольного списка 5S:

  • Seiri — Сортировка — Этот шаг включает в себя выбрасывание или пожертвование всех предметов, которые не принадлежат рабочему пространству.
  • Seiton — Наведите порядок — Этот шаг включает в себя размещение предметов, которые можно переместить в другое место.
  • Seiso — Чистка — Чистота и порядок
  • Seiketsu — Стандартизация — Перемещение предметов на свои места.
  • Shitsuke – Sustain – Хранение предметов там, где они наиболее полезны и легко доступны.

Контрольный список метода КонМари

Техника сортировки

Изобретена во время наполеоновской войны для определения приоритетности травм и болезней и до сих пор используется в больницах для определения наиболее нуждающихся во внимании.

  • Важно, но не срочно
  • Неважно
  • Немедленное действие

Анализ Парето

Принцип Парето также известен как Правило 80/20. Время в сравнении с результатом на основе принципа Парето, согласно которому примерно 80 % эффектов (результатов) происходят из 20 % причин (входов).

Проанализируйте данные, определите и перечислите частые проблемы или причины в процессе, затем определите приоритеты для 20%, которые дадут наилучшие результаты. Рассмотрите возможность создания диаграммы принципа Парето.

Метод ABCDE

Этот метод фокусируется на расстановке приоритетов как ключе к продуктивности и лучшему управлению временем. Как начать? — список дел.

Создайте список дел и оцените важность каждой задачи. Назначьте каждой задаче букву: A, B, C, D или E в соответствии с их приоритетом. «А» для самых важных задач и «Е» для задач с самым низким приоритетом.

Метод Айви Ли

Метод Айви Ли состоит в том, чтобы поставить перед собой всего 6 задач

Закон Паркинсона

Закон Паркинсона  . Работа и проекты расширяются, чтобы заполнить отведенное вам время.

Тайм-менеджмент — это непрерывный процесс

В конечном счете, управление своим временем или тайм-менеджментом для команд — это непрерывный процесс. Нуждается в оценке ежедневно, ежемесячно, даже ежегодно. Позволяет вам проанализировать, разумно ли вы тратите свое время и таким образом, чтобы достичь своих целей и сделать вас счастливыми.

4 Распространенные и эффективные техники тайм-менеджмента

Как вы, возможно, поняли из наших недавних исследований и тем в блогах, управление временем и проектами имеет решающее значение для нашей повседневной жизни на рабочем месте. Мы также заявили о важности поиска и создания способов, позволяющих вашим сотрудникам оставаться счастливыми и продуктивными. Итак, здесь мы собрали для вас проверенные и эффективные стратегии тайм-менеджмента , в надежде, что вы и ваша команда внедрите эти техники в свою профессиональную повседневную жизнь и получите ощутимые преимущества.

Все эти методы управления временем и проектами могут быть включены в философию организации и определять, как вы выполняете повседневную работу и даже как запланированы встречи. В конце статьи вы найдете комбинацию этих различных методов тайм-менеджмента для типичного рабочего дня, чтобы поделиться со своей командой.

4 эффективные стратегии тайм-менеджмента для сотрудников и менеджеров на работе

1. Техника помидора

Техника тайм-менеджмента Pomodoro была создана Франческо Чирилло и, похоже, оказывает положительное влияние на бизнес по всему миру. Его название происходит от кухонного таймера в форме помидора, который использовал создатель метода. Это одна из самых эффективных стратегий тайм-менеджмента по уважительной причине. Этот метод гласит, что вы должны разделить свое время на сеансы продолжительностью 25 минут, называемые Помидорами. После каждого Помидора вы берете небольшие перерывы от 3 до 5 минут. Когда вы закончите 4 Помидора, вы сделаете более длительный перерыв из 15 или даже лучше 30 минут.

Идея заключается в том, что вы лучше фокусируетесь на короткие промежутки времени, а не на более длительные. Небольшие перерывы направлены на то, чтобы повысить ваш ум и не зацикливаться на одном и том же проекте. Долгий перерыв нужен для того, чтобы вы полностью перезарядились и смогли возобновить занятия.

Как планировать свой рабочий день с помощью техники Помидора:

  • Работайте полностью сосредоточенно в течение 25 минут
  • После того, как вы закончите каждый Помидор, поставьте «галочку» на листе бумаги
  • Сделайте 3-5-минутный перерыв
  • Когда вы закончите набор из четырех Помидоров, сделайте длительный перерыв от 15 до 30 минут.
  • Проанализируйте свои результаты. Узнайте, сколько времени занимает каждая задача, и лучше организуйте свои задачи.

Не следует упускать из виду шаг «галочка», так как он дает вам чувство выполненного долга и помогает вам сосредоточиться на том, что вы уже сделали, а не на всех вещах, которые вам еще предстоит сделать. Чтобы помочь вам, даже больше, есть онлайн-приложения, которые вы можете использовать в качестве таймеров для ваших Помидоров.

2. Матрица важности

Эта матрица важных задач является одним из лучших инструментов тайм-менеджмента для категоризации и приоритизации проектов.

На листе бумаги, листе Excel или на том, что вам подходит, рисуйте поперек. Лучше, если она будет немаленькой. Горизонтальная линия указывает на срочность , а вертикальная указывает на важность проекта. Как и в любой матрице, у вас есть четыре квадранта.

Давайте посмотрим на задачи в каждом квадранте :

  • Q1, верхний левый квадрат: срочные и важные. В эту категорию входят все проекты, которые являются частью вашей стратегии и должны быть реализованы в течение определенного срока. Срочные звонки ключевым клиентам и т. д. Другими словами, это проекты, которые нужно сделать прямо сейчас.
  • Q2, верхняя правая ячейка: важно, но не так срочно. Здесь вы найдете запланированные задания. Это поле имеет большое значение, так как здесь собраны все долгосрочные решения, которые вам придется принять, и ваш путеводитель по тому, как лучше управлять своим временем в будущем.
  • Q3, нижнее левое поле: неважные, но срочные задачи. Прерывания, ежедневные рабочие бомбы и т. д. Вам придется сначала решить эти задачи, прежде чем вы снова сосредоточитесь на своей коробке Q1.
  • Q4, нижняя правая ячейка: неважные, несрочные вопросы. Ну, эти проекты, вероятно, скучные или унылые обязанности для вас. Делегируйте или отмените их вообще, если это возможно!

Это одна из самых эффективных стратегий тайм-менеджмента, потому что после классификации ваших задач легче планировать свой день или даже неделю вперед . Есть еще один плюс использования этого метода. Поскольку вы можете классифицировать свои собственные проекты, вы понимаете, что важно для вас, а что нет, и избавляете себя от стресса из-за несущественных деталей!

3. Техника достижения цели (GTD)

Это одна из наиболее широко используемых и эффективных стратегий тайм-менеджмента. Возможно, вы уже использовали этот метод, даже не подозревая об этом! Давайте посмотрим, как вы можете улучшить свое управление временем, следуя 5 шагам этой простой системы. на самом деле анализ вашего обычного списка дел . Эта техника тайм-менеджмента заключается в нашей реакции на большие и кажущиеся сложными проекты по сравнению с небольшими и более легкими задачами. Давайте разберем это:

  • Соберите все задачи, которые вам нужно выполнить
  • Уточните их. Они выполнимы? Каковы сроки выполнения каждой задачи и требуемые усилия?
  • Организуйте их. Разместите их так, чтобы это соответствовало вашему времени и производительности
  • Часто просматривайте список. Постарайтесь ничего не пропустить, заметив при этом, сколько задач уже выполнено!
  • Просто начните уверенно делать то, что указано в вашем списке!

Вы не представляете, насколько все становится проще, и в этот момент вы понимаете, что вам не нужно беспокоиться о будущих задачах, так как они будут возникать одна за другой. Каждый проект представляет собой пошаговый процесс, и, как правило, следовать шагам в нужное время — это самый простой, поучительный и увлекательный способ сделать это!

4.

168 часов

Это количество часов в неделе. Этот метод гласит, что вы должны планируйте еженедельно и, что еще лучше, включайте в свое планирование свои личные дела. Простой и в то же время довольно гениальный способ планирования, если честно. Таким образом, вы можете управлять временем на еженедельной основе и получать обзор того, насколько оно загружено. Вы будете знать, в какие дни вы можете уйти пораньше и назначить встречу с друзьями или встречу с врачом.

Идея разделить время на часы тоже удивительна, потому что вы видите вместимость вашего времени и, таким образом, эффективно и разумно распоряжайтесь своим временем. Слишком часто мы расстраиваемся и чувствуем, что делаем недостаточно, но когда вы, наконец, видите, что у вас есть свободное время, вы понимаете, насколько невозможно было ожидать, что вы сделаете все за несколько дней! Вы будете лучше планировать свою личную и профессиональную жизнь и, надеюсь, предоставите себе возможность расслабиться в свободное время. Как только вы заметите, как мало времени вы на самом деле ленитесь, чувство вины уйдет.

Это 4 эффективные стратегии тайм-менеджмента, которые действительно работают. Но никогда не забывайте выбрать стратегию, которая соответствует вашему положению и личности . Естественно, сотрудники, руководители групп и владельцы малого бизнеса используют разные методы тайм-менеджмента. А еще лучше, комбинируйте эти инструменты, чтобы планировать свой день оптимальным для «управления временем» способом!

Типичный рабочий день системы

Утром просмотрите свою Матрицу задач. Расставьте приоритеты для всех ваших проектов на день соответственно. Не забудьте также классифицировать неожиданные задачи, возникающие в течение дня!

— После того, как у вас есть все проекты в порядке срочности, используйте список GTD. Разбейте каждый проект на более мелкие задачи и шаги, чтобы ими было легче управлять.