Основные принципы управления и использования времени: 6 принципов управления временем — WEEEK на vc.ru

Тайм-менеджмент: принципы управления своим временем

Вы ничего не успеваете? — Научитесь управлять своим временем!

Планирование рабочего времени — это способность, которая необходима каждому. Человек, знающий что такое «тайм-менеджмент» никогда не спешит, и всегда успевает, а значит, полностью избавлен от тревог и стресса. А применять принципы управления временем может любой человек — от школьника до руководителя крупной финансовой компании. Главное — захотеть привести в порядок свой день, и приложить все свои усилия к тому, чтобы разобраться с нарастающими проблемами планирования.

Управлять временем совсем не сложно. Тайм-менеджмент учит расставлять приоритеты. Как организовать свое время? Все очень просто. Давайте рассмотрим базовые принципы управления своим временем:

1. Планируйте свой день

Каждый день необходимо начинать с чистого листа. На листе бумаги стоит выписать все текущие дела и расставить приоритеты — по принципу присвоения важности от 1 до 100 (в зависимости от числа текущих задач).

Главное научиться не только планировать, но и реализовывать намеченное в установленном вами порядке, закладывая в составленное расписание как сами задачи, так и сопутствующие им моменты (перерыв на обед, проезд до места проведения встречи с клиентом, общение с друзьями или близкими и прочее).

2. Корректируйте график в течение дня

Иногда планы могут поменяться. Оставляйте «окна» в расписании, для того чтобы не нарушать их. Новые задачи следует вносить в расписание исходя из плотности составленного ранее графика. В таком случае можно будет легко избежать спешки и срыва сроков.

3. Глобальные и локальные планы

Все задачи можно разделить на локальные и глобальные. Для того чтобы не растягивать на долгий срок решение глобальных задач, важно разбить их выполнение на несколько этапов. В таком случае каждый шаг будет вести к поставленной цели, а масштабы задачи не будут казаться такими непосильными.

4. Избавьтесь от раздражителей

Необходимо исключить все отвлекающие и раздражающие факторы. Этот принцип можно назвать одним из основных в тайм-менеджменте.

Основную часть времени поглощают как раз таки невынужденные задержки, вроде просмотра лент социальных сетей, просмотра почты, общения в чате и многое другое. Научившись сосредотачиваться на поставленной задаче, можно повысить ее эффективность на 25%. Простые меры помогут гарантированно избежать стресса, например: настройка системы оповещений, удаление (на некоторое время) или установка блокировки раздражителя (иконки сервиса из памяти компьютера или экрана), а также четкое разграничение личного и рабочего времени, когда никто не помешает делать именно то, что вам нужно.

5. Используйте только нужное и важное

Важный этап в правильном распределении времени — способность «отсекать все лишнее». Определите круг интересов, которые реально вам необходимы, откажитесь от недостоверных источников информации, избавьтесь от так называемых «друзей», которые только и делают, что мешают организовать свою личную и профессиональную жизнь. Научитесь самостоятельно устанавливать правила собственной жизни, и всякого рода «стихийных бедствий» в ней окажется меньше, чем было до этого.

6. Все трудное делайте утром

Сложные дела лучше всего планировать на начало рабочего дня. Легко справившись с поставленной трудной задачей, вы создадите себе правильный положительный заряд эмоций, который позволит «все горы свернуть на своем пути». А если пытаться успеть все сделать за один день, доделывая задачи в авральном режиме, мы лишь повысим таким образом себе уровень стресса, а не эффективность своей деятельности.

7. Наведите порядок на своем рабочем столе

В данном случае под рабочим столом подразумевается все рабочее пространство — начиная от недр персонального компьютера и заканчивая папками с документами. Используйте метки и стикеры для быстрого распознавания нужной папки или раздела, не забывайте удалять в корзину ненужный хлам и отслужившие своё ценные бумаги. Доказано, что более трети всего нашего рабочего пространства занимают вещи, которые не имеют к текущей деятельности вообще никакого отношения.

8. Изучите свою физиологическую активность

Главный принцип тайм-менеджмента — это умение полноценно отдыхать и хорошо работать. Однако для того чтобы работать на полную катушку и с максимальной отдачей, каждому человеку жизненно необходим персональный рабочий график. Знаете все свои слабые и сильные стороны, с уверенностью можете сказать «сова» вы или все же «жаворонок»? Всегда планируйте свой день таким образом, чтобы все важные дела постоянно приходились на пик вашей физиологической активности — на утро, день или вечер. В таком случае производительность труда несомненно повысится, а время на полноценный отдых появится само собой.

9. Ставьте долгосрочные цели

Выстраивая свои краткосрочные планы, не забывайте и о долгосрочной перспективе. Один раз упорядочив свой день, вы легко можете упорядочить всю свою жизнь, выстроив житейские и карьерные планы, исходя не из каких-то чужих ожиданий, а из собственных целей и желаний.

10. Используйте правило «10/90»

Перед тем, как приступить к чему-либо, следует вспомнить о правиле «10/90». Оно подразумевает, что 10% времени, которое вы затратите на планирование до начала выполнения какой-то конкретной задачи, сэкономит вам 90% времени при ее выполнении.

11. Откажитесь от того, что вам не по душе

Слово «нет» сэкономит вам неожиданно много свободного времени. Вежливое «нет» — это самое главное слово для правильной организации собственного времени. Учитесь говорить «нет» и отказывать задачам, которые не входят в число избранных приоритетов. Будьте вежливы и тактичны, отказывайте человеку так, чтобы он понял, что вы отвергаете не его, а задачу.

12. Установите рейтинг своих задач

Внимательно следите за тем, на что у вас уходит свое свободное и рабочее время. Постоянно отмечайте те занятия, которые отнимают у вас много времени (например, чтение листовок с рекламой, журналов или газет, бесцельное переключение телевизионных каналов, обсуждение сплетен и новостей с коллегами). Составьте рейтинг таких ненужных занятий, назвав его «Я никогда больше в дальнейшем не буду этого делать», и постоянно заносите туда все дела, которые не приближают вас к поставленной цели и не приносят вам никакой пользы.

Все вышеперечисленные принципы помогут вам сэкономить кучу времени, нервные клетки и здоровье. А для того, чтобы сэкономить время на разработке названия, дизайна упаковки или логотипа, — обращайтесь в брендинговое агентство KOLORO. Мы работаем качественно, быстро и креативно!

Основные принципы тайм-менеджмента — Duke Education

Есть один навык, обучившись которому однажду, вы будете применять его все время и облегчать себе тем самым жизнь. Мы говорим про тайм-менеджмент. Чем раньше вы овладеете техникой управления своим временем, тем лучше. Вы будете больше успевать в школе, успешнее готовиться к поступлению, не говоря уже о том, как сильно эти навыки пригодятся во взрослой жизни! И кстати, тайм-менеджмент — это не только о продуктивной работе, но и о качественном досуге и отдыхе. Не удивительно, что каждый, кто овладевает принципами тайм-менеджмента, замечает, как улучшается их качество жизни. 

Делимся с вами ключевыми правилами тайм-менеджмента: 

1. Планирование

Планирование всегда важно, независимо от того, что вы делаете. Потратьте несколько минут утром, чтобы спланировать свои задачи и дедлайны на день. Это поможет вам сосредоточиться на своих приоритетах.

Вы можете использовать различные инструменты личного планирования, например, бумажные и электронные календари, ежедневники, электронные планировщики, карманные дневники и т. д. Один из них точно подойдет вам!

2. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето. Суть правила 80/20 в том, что  20%  вашей тяжелой работы дают 80% результатов. Таким образом, вы должны сосредоточить эти 20% на наиболее эффективном использовании вашего времени.

Определите ваши самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

— Подумайте о результате, которого вы ожидаете.

— Разбейте его на задачи, необходимые для выполнения работы, то есть, составьте план.

— Выполните задачи с полной отдачей.

— Определите и выполните следующее важное действие.

— Повторите до получения нужного результата.

Применяйте правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить эффективность.

3. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много всего за один присест, что часто приводит к тому, что мы заканчиваем работу безрезультатно. В целом, люди, которые пытаются достичь нескольких целей одновременно, имеют меньше шансов на успех, чем те, кто сосредоточен на одной цели за раз.

Когда мы пытаемся быть многозадачными, все наши задачи занимают больше времени, и мы становимся менее продуктивными. Качество, а не количество!

4. Не отвлекайтесь

Представим ситуацию: вы сидите за рабочим столом полные решимости выполнить поставленную задачу несмотря ни на что. Когда вы включаете свой ноутбук, вы замечаете сообщение друга в Facebook или уведомление на своем телефоне и забываете о важной задаче.

Конечно, отвлекающие моменты случаются у всех, и их трудно избежать. Действительно сложно концентрироваться на одной задаче часами. Но есть определенные хитрости, которые помогут вам концентрироваться на работе и минимизировать отвлекающие факторы. Советы, которые подойдут всем: 

— Отложите телефон. Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения отвлекают вас чаще, чем вы думаете.  

— Закройте свой веб-браузер. Соберите свою силу воли и выйдите из своих профилей в социальных сетях.

— Носите наушники. Если вы работаете в шумном месте, надевайте наушники с шумоподавлением для полной концентрации внимания. 

— Сделайте перерыв. Не жалейте времени на небольшой перерыв, если вы чувствуете усталость после долгих часов работы.  

5. Составьте реалистичное расписание 

Планируйте свое расписание еще до начала недели. Не стремитесь к совершенству, помните, что никто в мире не совершенен. 

6. Научитесь говорить «Нет»

Очень важно научиться расставлять задачи в порядке приоритетности. Если вы говорите «да» на все, то это вскоре может привести к тому, что вы будете перегружены работой. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые не являются на данный момент приоритетными.

И помните, что важнее всего оставаться позитивным и не допускать стрессовое состояние. Берегите здоровье, правильно питайтесь, ежедневно занимайтесь спортом (даже 10-минутная зарядка пойдет на пользу), высыпайтесь.  

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или просто пытаетесь преуспеть в тайм-менеджменте, вышеуказанные принципы обязательно помогут вам добиться успеха в достижении любой цели.

Компания Duke Education готова проконсультировать Вас по любому вопросу, связанному с образованием за рубежом, и оказать грамотную поддержку на всех этапах обучения. Связаться с нами можно по телефону +44 7711 557 958 или через электронную почту [email protected]. Будем рады работать с Вами! 

Основные принципы тайм-менеджмента — Планирование, проверка, организация!

• 1 июля 2017 г.
• Якуб Шишка

Пришло время продолжить наш предыдущий пост и представить еще три очень важных принципа тайм-менеджмента. Изучение и освоение этих правил превратит нас в человека с активным отношением ко времени. Это означает, что вы сможете легко сосредоточиться на своей работе, держать свои задачи под контролем и планировать все заранее.

Итак, без дальнейших вступлений, давайте обсудим оставшиеся три из шести основных принципов тайм-менеджмента.

Содержание

Планирование

У тех, кто устремлен в будущее, нет проблем с планированием. Заблаговременное планирование всего значительно увеличивает наши шансы на успех. Мы знаем, куда идти, что делать и как это делать. Однако следует помнить, что существует огромный разрыв между наличием плана и его воплощением в жизнь.

Хотя планы не являются гарантией успеха, или даже более того, они довольно часто терпят неудачу, деятельность по их подготовке очень важна. Это подготовит вас к действию. Даже если ситуация складывается не так, как вы хотели, вы все равно готовы и точно знаете, какова ваша цель. Без планирования у вас есть средние шансы успешно выполнить задачу, даже если все пойдет наилучшим образом, и очень маленькие шансы закончить ее, если обстоятельства сложатся не в вашу пользу. А их, к сожалению, обычно нет.

Старайтесь учитывать возможные препятствия, и при планировании всегда оставляйте себе несколько вариантов на выбор. Как в большинстве боевиков — если план А не сработал, переключись на план Б, или С, или даже D, если тебе действительно не повезло. Старайтесь быть максимально гибкими, и никакая внезапная проблема не застанет вас врасплох.

Проверка

Если вы застряли на какой-то действительно сложной задаче или столкнулись с проблемой, которую не можете решить, вы должны пройти процесс пересмотра и принять окончательное решение по этому поводу. Продолжить или нет? Не слушайте людей, когда они говорят: «Просто продолжайте работать над этим, и вы найдете решение». Это так не работает — вы можете потратить много времени без уважительной причины.

Что вы можете сделать, так это делать перерывы и использовать их для определения своего прогресса, а также других важных элементов, таких как:

• Приоритеты — Проверьте, не потеряли ли вы главную цель из виду.
• Успеха — Выполненные задачи, ставшие нашими маленькими победами.
• Неудачи – Анализируйте ошибки и учитесь на них.

Процесс

• . Верны ли ваши мысли? Вы все делаете по плану? Есть ли какие-то ненужные действия, которые следует немедленно убрать из первоначального видения?

Проверка всего не займет много времени, а польза от прохождения процесса проверки может быть огромной.

Организация

Быть организованным может быть ключевым фактором вашего успеха. Это не только сэкономит вам много времени, но и укрепит ваше физическое и психическое здоровье. Прежде всего, ваша рабочая среда — важно, чтобы вы точно знали, как передвигаться в офисе или где бы вы ни работали. Не тратьте свое драгоценное время на работу за ручкой, листом бумаги, своими заметками или чем-то еще, что вам нужно для работы. То же самое касается вашего рабочего устройства. Держите свой компьютер в чистоте — размещение всех файлов в нужных папках занимает секунды, а вам может потребоваться несколько часов ненужного поиска. Сделайте свой офис удобным и наполненным вещами, вызывающими положительные эмоции, например, фотографиями вашей семьи и т. д.

А зачем здоровье? Когда вы организованы, вам не нужно беспокоиться об опоздании или перегрузке задачами, потому что вы всегда в курсе всего, что делаете. Кроме того, если ваше место будет опрятным и чистым, вы будете чувствовать себя намного комфортнее, проводя там время. Тема организованности и поддержания рабочего места в порядке достаточно обширна и совсем скоро можно ожидать целый пост, посвященный этому!

Приложение для отслеживания времени упрощает управление временем.

Попробуйте TimeCamp сегодня!

Подведение итогов

Мы рассмотрели остальные принципы тайм-менеджмента. Мы надеемся, что вы найдете их полезными и полезными. Попробуйте следовать им, делайте заметки, проверяйте прогресс и не забывайте делиться результатами в комментариях! Также смотрите наши похожие посты на тему тайм-менеджмента!

Якуб Шишка

Специалист по контент-маркетингу в TimeCamp.
Страсть к тому, чтобы быть еще одним разочарованным музыкантом 😉
Совсем недавно погрузился в авантюрный мир контент-маркетинга и построения бренда.

6 принципов эффективного тайм-менеджмента

Приблизительное время прочтения: 4 мин.

Исходная информация

Шесть принципов эффективного управления временем дают нам некоторые рекомендации о том, что нам нужно делать, чтобы быть более продуктивными и успевать больше. 6 принципов, описанных в этой статье, по сути являются заголовками или 6 областями навыков, которые необходимы для эффективного управления своим временем.

Шесть принципов эффективного тайм-менеджмента © Revolution Learning and Development Ltd.

6 принципов эффективного управления временем

6 Приоритетные принципы управления временем:

• Планирование
• Приоритет
• Планирование
• Организация
• Делегирование
• Дисциплина

. владеть всеми 6 принципами.

Планирование

Первый принцип из 6 принципов эффективного управления временем – это планирование. Планирование требует, чтобы вы проработали и записали все, что вам нужно сделать.

Это может быть ваш список дел или заполнение шаблона планировщика. Если бы это было связано с проектом, вам нужно было бы понять отдельные задачи, которые вам нужно будет выполнить, чтобы довести этот проект до завершения.

Пока нет необходимости что-либо упорядочивать (это будет позже). Просто сконцентрируйтесь на переносе задач из головы на бумагу или что-то электронное, если это лучше всего подходит для вас. Бесплатные инструменты, такие как Trello, являются действительно полезным способом сделать это.

После того, как вы закончите все свои задачи, найдите сложные задачи и разбейте их на задачи меньшего размера. Вы не хотите, чтобы в вашем списке было что-то слишком большое, так как следующие этапы будут более сложными. Старайтесь, чтобы задачи были такими, чтобы их можно было выполнить за 60 минут пользователя.

Расстановка приоритетов

Второй принцип из шести принципов эффективного тайм-менеджмента — расстановка приоритетов. После завершения этапа планирования эти задачи должны быть расставлены по приоритетам .. Здесь вам нужно решить, в каком порядке вы собираетесь выполнять свои задачи.

В первую очередь вы должны расставлять приоритеты по важности – насколько важна задача и насколько она выполнена. Важность смотрит на ценность, которую возвращает задача, или на размер последствий, которых она избегает после завершения. Вы должны основывать ценность и последствия на вашей организации, а не на вас лично.

Как только вы поймете важность, вы сможете подумать о времени и сроках.

Вот некоторые инструменты, которые могут помочь в приоритизации задач:

• Матрица Эйзенхауэра (иногда известная как матрица срочных/важных задач)
• Метод расстановки приоритетов ABCDE Третий принцип из 6 принципов эффективного управления временем — планирование.Теперь мы знаем, что нам нужно делать, и мы понимаем, в каком порядке они должны поступать, наша следующая задача — составить расписание задач.

  Люди думают, что составление расписания и планирование — одно и то же, но на самом деле это разные вещи:

  • Планирование — это понимание того, что вам нужно сделать
  • Планирование — это определение времени, когда вы будете это делать.

  Планирование необходимо, чтобы «зарезервировать» время для выполнения задач, которые нам нужны. Например, вы можете заблокировать время в своем календаре или дневнике и посвятить это время выполнению этой задачи. Мы разрабатываем то, что нам нужно сделать, и порядок, в котором эти вещи должны быть сделаны. Затем мы выделяем или выделяем время для каждой из этих отдельных задач.

  Для этого вы можете использовать свой онлайн-календарь, шаблон планировщика, который вы делаете сами, дневник или даже электронную таблицу. Просто упростите внесение поправок, если что-то действительно нужно изменить.

  Организация

  Четвертый принцип из шести принципов эффективного тайм-менеджмента – организация. Здесь мы начинаем понимать, какие инструменты и ресурсы вам нужны, чтобы убедиться, что вы можете увидеть свой план или расписание до его завершения. Вы можете задать себе ряд вопросов, которые помогут вам организоваться:

  • Какая технология мне нужна?
  • Какие программы мне нужны?
  • Какие люди мне нужны?
  • Какая поддержка мне нужна?
  • Какая помощь и совет мне нужны?
  • Какие решения должны принимать другие люди?

  Нам нужно понять, как другие вещи и люди могут повлиять на нашу способность выполнять задачи. Мы должны начать думать обо всех этих вещах в самом начале, прежде чем мы начнем сталкиваться с проблемами позже в нашем списке или в нашем проекте.

  Затем вы можете начать добавлять эти вещи в свой список или план и планировать их как дополнительные задачи, когда они вам понадобятся.

  Делегирование

  Пятым принципом из 6 принципов эффективного тайм-менеджмента является делегирование. Здесь мы выясняем, какие задачи мы можем передать кому-то другому для выполнения.

  Итак. как только мы завершили первые 4 шага, мы можем начать думать о том, какие задачи мы можем делегировать. Вам следует делегировать полномочия, если вы понимаете, что не можете сделать все самостоятельно. Вам также потребуется делегировать полномочия, когда вам потребуется сторонний опыт или помощь.

  Здесь на помощь приходит делегирование — искусство передачи ответственности от вас кому-то другому для выполнения этих задач. Делегирование само по себе является навыком или искусством и требует некоторого дальновидного мышления и собственного планирования.

  Дисциплина

  Последний принцип из 6 принципов эффективного тайм-менеджмента — это дисциплина. Дисциплина придерживается его. Многие люди терпят неудачу, когда дело доходит до тайм-менеджмента, потому что они недостаточно дисциплинированы, придерживаясь своей системы или придерживаясь подходов, которые они используют для управления своим временем.

  Вы можете сказать что-то вроде: «Иногда я составляю список», или «Я пытаюсь составить план», или «Я составляю план, но он никогда не выполняется, потому что все меняется». Именно дисциплина или поведенческие элементы тайм-менеджмента так важны для его общего успеха.

  Вы можете иметь все доступные инструменты и навыки для управления своим временем, но если вы не будете дисциплинированно их использовать, они не будут работать.

  Дальнейшее обучение

  Если вы хотите узнать больше о 6 принципах эффективного тайм-менеджмента и получить некоторые практические инструменты, которые помогут вам в управлении временем, вам может помочь учебный курс по тайм-менеджменту.