Планирование времени личного: Планирование времени как способ самоорганизации

Планирование времени как способ самоорганизации

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.Джим Рон

Если понаблюдать за разными людьми в течение хотя бы одного рабочего дня или недели, станет заметно, насколько важно планирование времени как способ самоорганизации. Имея в сутках те же 24 часа, кто-то успевает совмещать работу, учебу, спорт и личную жизнь, а кто-то даже с одной работой справляется неудовлетворительно. Одни строят карьеру, учат иностранный язык, получают второе высшее образование, а другие уже год не могут заставить себя заняться английским или начать бегать по утрам. Виновата всегда нехватка времени: даже если вы ничего не делаете, вам все равно его не хватает. Знакомо?

Давайте посмотрим правде в глаза: в нехватке времени виновато не количество часов в сутках, а человек, который не умеет правильно ими пользоваться или не хочет.

Что же именно мешает многим из нас успевать делать все задуманное? Как правило, это одна из двух основных проблем или обе сразу:

1. Психологический фактор. Пассивность, уныние, лень, низкий уровень мотивации или страх провала – все это заставляет нас раз за разом откладывать важные дела и искать оправдания. Самое удобное оправдание – нехватка времени.
2. Неорганизованность. Целеустремленный человек тоже может хронически не успевать. Виной тому неумение планировать и упорядочивать дела, а также оценивать ресурсы и возможности.

Почему важно планировать свое время

В первую очередь поймите главное: времени никогда не станет больше, в сутках всегда будет 24 часа, а в неделе – 7 суток. Если вам кажется, что сейчас вы слишком загружены, и чтобы подступиться к бесконечному списку несделанного, следует подождать более свободных дней, не обманывайте себя. И через месяц, и через год вы будете загружены точно так же, только другими делами, ведь жизнь не дает передышек, у нее всегда будет чем вас занять. Откажитесь от выжидающей тактики сразу, ваш единственный вариант – действие. Если вы не верите, что сможете совмещать работу, учебу и спорт, посмотрите на людей, которые это делают.

Главное отличие успешных людей от неуспевающих – грамотное планирование дня для максимального использования времени.

Люди, которые все успевают, не супермены. Они так же ограничены во времени и вынуждены спать по 6–8 часов в сутки, так же устают, так же имеют семьи, друзей, увлечения и т. д. Все, что их отличает от вас, – они точно знают, когда и что сделают, и сколько времени у них это займет. Дисциплинированный человек всегда имеет:

#1

Режим дня. Вовремя вставать, значит, вовремя ложиться. Многие нерационально расходуют ночное время, из-за чего страдает их организованность и продуктивность днем.

#2

Распорядок дня. Чтобы что-то успеть, нужно хорошо знать, что именно нужно успеть, и как конкретно это сделать. Такую информацию нельзя хранить в голове, т. к. память ненадежна, и нельзя формировать по ходу дня, т. к. невозможно учесть все.

#3

Упорядоченный список дел. Список важных дел на день сам по себе ничего не дает. Нужно расположить эти дела в оптимальном порядке друг за другом и определить временной интервал для выполнения. Чем точнее и подробнее список, тем меньше времени вы тратите впустую.

5 советов по эффективному планированию времени

Тайм-менеджмент – очень популярное направление всевозможных курсов, тренингов и авторских методик по саморазвитию и повышению личной эффективности. Его востребованность хорошо показывает, насколько актуальна проблема самоорганизации для современного человека. Подходы к решению этой проблемы разнятся между собой, как правило, только в деталях. Основные же направления развития всегда одни и те же – это дисциплина и планирование. Простые принципы и правила правильного планирования времени из нашей подборки помогут вам освоить азы тайм-менеджмента без обучения на специализированных курсах.

Стройте планы на бумаге

Американские социологи провели интересный многолетний эксперимент с участием студентов колледжей. Среди учащихся был проведен опрос на тему планирования и организации времени, по результатам которого опрошенные были разделены на три группы (от самой малочисленной к самой обширной):

1. Студенты, которые ведут органайзер или каким-либо другим способом записывают свои планы и цели.
2. Студенты, которые ничего не записывают, но точно знают, чего хотят.
3. Студенты, не знающие, чего они хотят, не строящие планов и не записывающие их на бумагу.

Спустя целых 10 лет социологи разыскали и повторно опросили участников эксперимента. По результатам опроса выяснилось, что самые низкие доходы имеет третья группа участников, доходы второй группы оказались выше в два-три раза, доходы первой группы – в десятки раз.

Простая привычка вести ежедневник может изменить вашу жизнь до неузнаваемости.

Однако к этому тоже следует подходить с умом:

• составляя список дел, делите их по срочности: безотлагательные, средней срочности, несрочные;
• разбивайте крупные задачи на составные части, иначе есть риск не успеть;
• в первую очередь делайте самые трудные дела; когда сделано самое трудное, список дел уже не выглядит таким пугающим;
• вычеркивайте дела из списка – видеть, как длинный список тает на глазах, – отличная мотивация;
• не ограничивайтесь одним рабочим днем, составляйте планы на неделю, на месяц, на год и даже больше.

Чего я хочу и что я делаю

Лень и неуверенность в себе – коварные враги, их очень сложно победить именно потому, что они действуют окольными путями. Вы ведь никогда не скажете себе: «Мне лень и я боюсь провалиться, поэтому я отложу это дело». Вы скажете: «Я всего на минутку загляну в одноклассники» или «Я давно не звонил другу/подруге, только узнаю, как у него дела, и сразу обратно». Дьявол живет в мелочах: каждый раз, когда вы отвлекаетесь на внешне невинную мелочь, тратите несколько драгоценных минут. А когда возвращаетесь к делу, с ужасом обнаруживаете, что оно не стало привлекательнее ни на йоту, и тогда появляется новая мелочь, на которую так приятно отвлечься. Это забирает не только время, но и энергию, поэтому скоро вы обнаружите, что устали, так ничего и не сделав. Кстати, прекрасный повод отложить дело до завтра, не правда ли?

Даже в пустой комнате с железными стенами ленивый человек найдет, чем отвлечься от работы.

Если вы неуверенный в себе человек, и причина вашей лени – страх провала, вам помогут методы эффективного планирования личного времени. Контролировать себя вы можете самостоятельно. Для этого возьмите в привычку задавать себе два вопроса:

1. Чего я хочу?
2. Что я делаю?

Эта практика выявляет и наглядно демонстрирует все предательские ухищрения вашей лени: как только ответ на второй вопрос перестает соответствовать ответу на первый, пора бить тревогу.

Будьте педантичны

Все сталкивались с сильным раздражением и даже гневом занятого человека, когда кто-то что-то переставил местами на его столе или навел небольшой беспорядок в его личных вещах. Таких людей обычно упрекают в том, что они делают из мухи слона и нервничают из-за ерунды. На самом же деле один из эффективных способов экономии времени – привычка держать личные вещи в идеальном порядке, и это совсем не ерунда.

Лучше один раз навести порядок в вещах, чем десять раз потратить время на поиск нужной вещи.

Убирая вещь со своего места, вы вынуждаете хозяина тратить время на ее поиск, сбиваться с рабочего ритма и испытывать раздражение по этому поводу. Неудивительно, что он в бешенстве, – вы воруете его время и нервы. Пусть это кажется мелочью неорганизованным людям, не стоит равняться на них. Держите вещи так, чтобы все нужное всегда было у вас под рукой, придавайте этому значение, это действительно важно.

Выработайте рабочий ритм

Человек, который дает волю лени, большую часть дня, недели или месяца работает очень медленно, затем обнаруживает, что не укладывается в сроки, и начинает работать неестественно быстро. Качество такой работы всегда страдает: в гонках со временем, в ажиотаже и стремлении не завалить сроки любой ценой исполнитель может недоглядеть и упустить очень многое. Кроме того, «завалы» вредны для здоровья – они чреваты как физическими нагрузками, так и нервным напряжением.

Очень часто нехватка времени возникает из-за того, что мы не спешили, когда времени было много.

Этого можно избежать, если выработать оптимальные техники планирования времени и подходящий ритм работы, при котором процесс не будет приводить к чрезмерной усталости и нервным перегрузкам, а результат будет готов к назначенному времени. Спокойная и планомерная работа позволит уделять больше внимания мелочам и положительно скажется на качестве, а самое главное – вы забудете про завалы навсегда.

Разгружайте себя

Народная мудрость гласит: «хочешь сделать хорошо – сделай сам». Но если дел, которые нужно сделать хорошо, слишком много, у вас быстро возникнет дефицит времени, с которым не справится никакой тайм-менеджмент. В основе эффективного планирования времени лежит адекватная оценка возможностей. Лучше не пытаться использовать себя более чем на 100%, это сработает на короткой дистанции, но в перспективе сулит массу проблем.

Тайм-менеджмент учит не растягивать на неделю работу, на которую хватит одного дня, но он никогда не научит вас делать за день недельный объем работы.

Многие задачи можно делегировать коллегам и подчиненным. Возможно, многие из них компетентнее вас в определенных вопросах и быстрее справятся с поручением. Не исключено, что вы сможете выполнять больше дел первостепенной важности, если перепоручите менее важные дела другим людям. Ищите способы разгрузить свое время, не теряя в результате, – это тоже часть искусства грамотного управления временем.

Планирование времени для повышения эффективности — Личный опыт на vc.ru

Мне, как и, наверное, многим, хочется сделать свою жизнь чуточку эффективней, без фанатизма. Тайм-менеджмент — это инструмент для продуктивного распределения времени. За четким расписанием всегда должны стоять понятные и близкие лично вам цели, ради которых хочется просыпаться по утрам.

3225
просмотров

P.S Эта статья транслирует основные принципы, выдержанные мной в разработке кейса — «Спринт Жизни», узнать о котором вы сможете из статьи по ссылке.

Шаблон для личного планирования и повышения личной эффективности вы можете получить тут, приятного пользования.

Спринты — возможность попробовать мини-версию вашей мечты на вкус. Понравилось? — В следующем спринте продолжу дальше. Не мое ? — Что ж попробую себя в новом начинании. Преимущество такого подхода, как и Scrum, — не тратить время и усилия на движение в неправильном направлении

Основные принципы

• Постановка целей на 9 — недельный спринт
• Формирование полезных привычек на протяжении недели
• Планирование дня 30 минутными блоками
• Ежедневное ведение журнала и постановка задач

К мечте по плану

На каждый спринт я определяю три главные цели, Цели я разбиваю на три промежуточных этапа — это помогает отслеживать процесс.

Чтобы сформировать приоритеты и отфильтровать ненужное, важно понимать вектор в котором вы двигаетесь. Поэтому горизонт планирования должен быть коротким, чтобы оставаться в поле зрения, но одновременно достаточным по времени для реализации какого — то значимого проекта.

Цели должны быть:

• Конкретными и легко измеримыми
• Реалистичными
• Важными лично для вас. Как достижение этой цели повлияет на вашу жизнь? Помните, что самый действенный метод в тайм-менеджменте — это отказ от ненужных дел.

Придумайте награду за успешное окончание спринта. Да-да это работает. Вспомните вашу собаку, которая готова делать что удобно за лакомый кусочек колбаски. В вашем же случае, это может быть шопинг, новый гаджет или путешествие куда-либо… Предвкушение награды — отличное подспорье в сложные минуты, когда силы на исходе и ничего не хочется

Привычки

Секрет успеха почти любого начинания заключается в повторяющемся и сфокусированном действии. Человеческий разум наиболее эффективен, когда работает над чем-то помалу и часто, таким образом формируя привыкание

Ежедневное повторение одного и того же действия перестраивает нейронные связи в мозге, процесс становится автоматическим, не требующим усилий и железной силы воли. Работа над телом подчиняется тем же правилам, что на работа над разумом. Успех отличного тела и здорового духа — заниматься понемногу, но постоянно.

Запомните два простых правила

• Начинайте с привычек, требующих малых усилий. Главное в привычке — регулярность, а результат достигается за счет накопительного эффекта.
• Можно пропустить день,но только один. Повторяющиеся действия « перестраивают мозг» и в этом процессе крайне важна регулярность

Простые привычки способны кардинально изменить вашу жизнь, сделать вас нас более счастливыми, здоровыми и успешными.

Планирование дня

Каждый день необходимо выбирать 3 приоритетные задачи. Что нужно сделать в первую очередь, чтобы приблизиться реализации целей спринта?

Личное планирование мало чем отличается от разработки ПО и итеративный подход со спринтами, тут весьма кстати. Вместо долгосрочных масштабных планов необходимо фокусировался на конкретных, относительно небольших задачах.

30-минутные блоки. Помидорка

Пик продуктивности большинства приходится на время с 9 утра до полудня. Рабочий день разбивается на 25-минутные отрезки работы, во время которых вы полностью фокусируетесь на задаче. После каждого спринта делается перерыв от пяти до десяти минут.

Тикающий таймер с обратным отсчетом создает ощутимое давление со стороны дедлайна. Во-вторых, чтобы не отвлекаться на мелочи и быть максимально сконцентрированным на работе, эти возникающие спонтанно помехи можно отложить до ближайшего перерыва.

Метод достаточно простой, но невероятно эффективный. Поскольку вы понимаете, сколько времени потребуется на выполнение той или иной задачи, и начинаете лучше планировать день.

Хорошее / плохое

Каждый день в вашей жизни происходит что то хорошее и что то плохое. То, на чем мы фокусируем внимание и определяет, будем ли мы счастливы или нет.

Ежедневное спасибо обращает наше внимание на людей и события, пусть небольшие и мимолетные, но они вызвали у вас эмоции, озадачили, научили чему-то новому, спровоцировали возникновение приятных воспоминаний.

Заключение

Способ достижения любой цели = фокус + дисциплина. Главное освободите голову от ненужных вещей. Мозг — гениальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы — например, запоминания информации, которую можно записать. Фиксируя достижения, мы празднуем маленькую победу каждый день и становимся увереннее в своих силах.

Основная метрика — это ваш прогресс в каждом деле, потому что большие цели достигаются, когда долгое время идешь вперед небольшими шагами. Всё решает результат, то есть сделали вы что-либо для достижения цели или нет, а потому без понимания этого применение даже самых изысканных техник ничего не даст.

правила, советы, книги и программы

О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения. Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.

В виде вступления — наша статья с говорящим названием
«Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

Метод Айви Ли

Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

Метод оценок

Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Метод 1–3–5

Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

GTD — Getting Things Done

Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.

Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т.д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.

Техника Pomodoro

Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

Поедание лягушек

Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.

Метод салями

А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа 🙂 Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!

Метод 10 минут

Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.

Принцип 60/40

Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.

Энергетический список

Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.

Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить :)

Популярные инструменты для планирования времени

Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.

Todoist

Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.

Any. Do

В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.

Google Calendar

Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.

24me

Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.

Еще советуем изучить подборку
10 приложений для повышения продуктивности.

Какие книги о планировании рабочего времени почитать

«Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», Тимоти Феррисс

Название книги вызывает безудержное желание читать 🙂 Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.

«Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский

Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам 🙂 Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным компаниям («Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.

«Когда. Научные секреты идеального выбора времени», Дэниел Пинк

Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.

«Принцип рычага. Как успевать больше за меньшее время, избавиться от рутины и создать свой идеальный образ жизни», Роб Мур

Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!

Принципы планирования рабочего времени успешных людей

И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

Итоги

Изложим итоги в виде тезисов. Итак:

• Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
• В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
• Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
• Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
• Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.

планирование рабочего дня и личного времени

Тайм-менеджмент ставит перед собой цель подчинить минуты, часы, время, а в конечном итоге целую жизнь посредством выполнения поставленных задач и истинных целей человека, помогает научиться правильно отделять жизненные ценности от того, что ими не является. Грамотная организация тайм-менеджмента в результате приведет к правильной организации своей жизни в целом. 

Для начала необходимо определиться с истинными вашими целями и желаниями и сделать первый шаг на пути к переменам. Приоритет каждой цели, определяется количеством временного отрезка, которое вы можете ей выделить. И, что не мало важно, благодаря правильному распределению задач по отношению к времени, вы сможете выделить, так называемые, временные поглотители, которые отвлекают вас от выполнения планов.

Существуют разнообразные подходы в области планирования времени или тайм-менеджмента: на бумаге, в Еxcel или применение специальных программ.

Ниже приведен один из методов планирования времени, положительно отрекомендовавший себя в повседневной жизни. Для того, чтобы понять, подходит ли он вам для организации рабочего и личного времени – необходимо попробовать его на практике.

Чаще всего за основу берется конкретный временой интервал — день, неделя, месяц, год. 

Для начала можно начать с месяца. В последний выходной день месяца необходимо составить перечень задач, которые в дальнейшем окажутся целями на месяц. Эти задачи вам необходимо выполнить в течение следующего месяца. Определите из них 4-5 наиболее значимых.

По итогам прошедшего месяца важно учесть положительно выполненные задачи, а также допущенные ошибки, которые повлияли на общий результат. Необходимо грамотно скорректировать, пересмотреть задачи и цели, учесть ошибки при планировании нового месяца. К примеру, если вы запланировали прозвонить 60 новых, потенциальных клиентов за месяц, но при этом полностью выполнить задание не получилось, необходимо скорректировать действие: позвонить 3 новым клиентам каждый день.

После того, как перечень задач и целей определен, можно начинать планировать их реализацию.

Для этого необходимо определиться с днем недели, в который вы будете составлять перечень задач каждого проекта. Такие задачи – это простые действия на следующую неделю, которые необходимо равномерно распределить по дням недели, например, в файле Excel. Но наиболее важным показателем эффективности вашей недели является выполнение 4-5 главных заданий. По ним вы сможете подвести определенные итоги.

Планирование рабочего времени очень удобно осуществлять в файле Excel. По окончанию рабочего дня, необходимо открыть файл, просмотреть и, при необходимости, подкорректировать задачи на следующий день. После этого планы следующего дня можно выписать в блокнот.

Важные моменты при планировании рабочего времени:

1. Тайм-менеджмент основанный на неделе – это гибкое планирование времени, которое можно дополнить и скорректировать.

2. Важно каждый вечер составлять план на следующий день – это ключевой момент в организации времени. На каждый новый день у вас полностью сформированы задания, просто бери и выполняй. Часто утром сложно сразу настроиться и правильно распределить день, поэтому если у вас нет заданий, можно потерять много рабочего времени, снизится продуктивность.

3. Очень желательно выписывать дела и задачи в блокнот – это ваш контракт следующего дня, подписанный c самим собой, где очень удобно вычеркивать выполненные задания.

4. Во время планирования времени на день, неделю, месяц, год важно грамотно расставить приоритеты, выделите из всех задач несколько наиболее значимых: самые важные достижения дня, недели и главные итоги месяца. Эти цели необходимо выполнить приоритетно.

Чтобы наиболее правильно выделить главные задачи, необходимо ответить на поставленные вопросы:

— Для чего важно выполнить поставленные задачи?

— Что представляет собой успешное выполнение задания? (критерии успешности)

— Как пошагово достичь выполнения задания?

Критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Задачи мы выполняем, для достижения какого-то конкретного результата. Необходимо правильно обозначить и разобраться в главных критериях успешного выполнения плана.

К примеру, если ваш ожидаемый результат – это прочтение книги, без критериев успеха. Тогда ваша цель: прочесть 30 страниц в день. Результат вы можете достигнуть и прочесть книгу, но качество выполнения результата может вас полностью не устроить.

Поэтому при планировании недели или месяца, необходимо обозначить критерии успеха:

1. Полностью прочитанная книга к концу обозначенного периода. Задачи: найти новые идеи для повышения эффективности «холодных звонков», во время прочтения выделять цветным маркером важные моменты, читать каждый день 30 страниц.

2. После прочтения составить список важных моментов и идей для внедрения. Задачи: грамотно проанализировать важные моменты, составить рецензию на 1-2 листа.

3. Необходимые идеи реализованы в жизнь. Задачи: внедрить в жизнь идеи в течении двух дней после прочтения последней страницы книги.

Управление своим рабочим и личным временем – значит тщательно и наиболее эффективно планировать отдых и работу. Поскольку кроме производственных графиков существуют ваши желания и потребности, кроме бизнес-партнеров, ваше время также тратится на семью, друзей, кроме построения карьеры у вас есть – дом и любовь близких. Главный принцип равновесия правильной организации времени гласит: важно количество личного времени дома и качество рабочего времени.

Тайм-менеджмент – мощнейшее средство для повышения эффективности времени, контроль грамотного распределения сил и времени, которое позволяет освободить время для работы над собой. При этом положительные моменты очевидны с первых дней. В итоге формируется личный стиль организации времени, позволяющий повысить продуктивность на работе и расслабиться дома.

Лайкнуть:

0

Рассказать друзьям:

менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

• Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения
• Базовые принципы тайм-менеджмента
  • Планируйте все дела
  • Формулируйте желаемый результат
  • Расставляйте приоритеты
  • Фокус задач
  • Анализируйте и адаптируйтесь
  • Отдых тоже планируйте
• Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий
  • Правило 1-3-5
  • Правило Бейли
  • Правило десяти минут
  • Правило Чирилло
  • Правила цикличности 90/30 и 52/17
  • «Поедание лягушек»
  • Временные блоки
  • Подход «канбан»
  • Принцип двух минут
  • Метод фокуса Тима Ферриса
• Лучшие приложения для тайм-менеджмента
  • Todoist
  • Microsoft To-Do
  • Bitcop
  • Trello
  • Google календарь
• Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов
• Заключение

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.   Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

основные правила — Профессиональное создание и продвижение интернет-проектов

Мой рабочий график предполагает большое количество деловой переписки, консультаций в скайпе, личных встреч и прочих видов общения. И очень часто в последнее время в этом общении лейтмотивом проходит мысль (порой невысказанная вслух) от абсолютно разных людей: «вот разберусь с делами, будет больше свободного времени – горы сверну…». А иногда, даже так: «извините, не успеваю выполнить оговоренные обязательства – не хватает времени…».

Видимо самое время рассказать о собственной системе, которую я сейчас весьма успешно применяю в личном и рабочем планировании. И которая, очень хорошо мне помогает успевать жить и работать :).

О планировании времени, безусловно, написано очень много. В чем-то я, конечно, повторю других авторов — ведь я не изобретаю велосипед, а рассказываю о своем личном опыте. Моя система — это не GTD в чистом виде, и не метод Стивена Кови, а нечто среднее, оказавшееся для меня более удобным.

Планнер

В первую очередь вам понадобится планнер. Он может быть любого удобного для вас вида: электронный, бумажный, классический ежедневник, простой блокнот, набор файлов, стопка бумаги, но он обязательно должен быть. Лично я пользуюсь электронным, с возможностью доступа из любого браузера, в том числе с телефона, но это исключительно дело ваших пристрастий.

В вашем планнере непременно должно быть место для записей, не привязанных к конкретным датам. Если вы привыкли пользоваться классическим ежедневником, возможно, будет удобно дополнить его блокнотом.

Напоминания

Мне кажется, чтобы регулярно смотреть в планнер и ничего не упустить, нужно быть очень педантичным человеком. Если это не про вас, то необходимо пользоваться напоминаниями. Я предпочитаю использовать планнер, который умеет напоминать мне о делах сам, но опять же — это дело вкуса. Можно настроить напоминания хоть в телефоне, хоть в какой-нибудь программе.

Мой выбор

Я использую Миниплан — http://miniplan.ru К сожалению, в последнее время в нем перестали работать напоминания по смс, но во всем остальном пока он меня полностью удовлетворяет.

Сферы

Когда мы определились с инструментами, следует разделить все свои занятия на несколько сфер. Например, это могут быть рабочие проекты, домашние дела, личное совершенствование, какие-то творческие замыслы и тому подобное. Сферы должны описывать вашу жизнь полностью, не нужно думать, что, например, ваши семейные дела не надо планировать. Мы будем выгружать в записи ВСЕ, абсолютно все дела, чтобы максимально эффективно разгрузить свои мысли.

Теперь каждой сфере нужно выделить место в вашем планнере. Именно поэтому я считаю, что удобнее пользоваться электронным: зачастую, заранее сложно сказать как много места потребуют дела какой-либо сферы. А в электронном виде ее можно будет расширять до бесконечности. Если же вы предпочитаете вести списки на бумаге, будет удобнее разобраться с системой на каком-нибудь черновике.

Итак, мы записываем все сферы в планнер. Каждая сфера будет представлять собой список задач.

Задачи

Каждый человек способен удерживать во внимании достаточно небольшое количество объектов одновременно. Об этом в основном помнят при создании рекламы и сайтов, но почему-то забывают при планировании дел. Чем меньше задач мы будем держать в голове, тем эффективнее мы будем их решать. Бесконечное планирование в уме пожирает огромное количество ресурсов.

Потому на этом этапе мы запишем ВСЕ свои задачи в соответствующие им сферы. Важные, неважные, срочные и не очень — абсолютно ВСЕ. Прогулку с собакой, совещание директоров, покупку хлеба, курсы английского — все, чем вы намереваетесь заняться в обозримом будущем, нужно записать. И в будущем мы не будем запоминать никаких дел, а будем сразу писать их в планнер, в соответствующую сферу.

К каждому делу нужно приписать дату — когда оно попало в планнер. В дальнейшем она нам понадобится.

Рутины

При составлении списка дел вы наверняка заметили, что какие-то дела в нем повторяются по определенному графику. Например, вы каждый понедельник проводите планерку, каждое воскресенье ездите по магазинам, каждый день моете посуду и три раза в неделю занимаетесь спортом. Такие повторяющиеся дела мы назовем рутинами.

Если какую-то рутину — например то же мытье посуды — вы выполняете на автомате и никогда не забываете, можете просто вычеркнуть ее из списка — все равно она ваш мозг не загружает и планировать ее не нужно. Если же это не так, то такие рутины я выношу в начало списка дел по сфере и отмечаю, в какие дни я буду ей заниматься. Если рутин очень много, возможно, вам будет удобно создать отдельный список рутин с графиком по дням недели, но лично у меня такой список не прижился. Я просто просматриваю список рутин по каждой сфере ежедневно.

Если вы регулярно забываете выполнять какую-то рутину, поставьте на нее напоминание, вносите ее в ежедневник (а не только в список дел), подумайте кому ее можно делегировать. А может быть, вы забываете об этой рутине, потому что она вам и вовсе не нужна? 🙂

Ежедневник

Тут все просто. Если дело привязано к какой-то дате, Оно вносится в ежедневник на эту дату. Можно также выставить напоминание.

Опять же многие электронные планнеры формируют ежедневник самостоятельно, вам нужно лишь указать дату дела при внесении его в список сферы.

Формулируем задачи правильно

Изучая список дел, вы можете обнаружить, что какие-то задачи — это не конкретные действия, а целые проекты. Например, «создать сайт компании» или «сделать ремонт». Руки сразу опускаются, когда видишь такое в плане и не знаешь с какой стороны к этому подойти. А это всего-лишь неправильно сформулированные задачи.

Каждую такую задачу нужно разбить на отдельные шаги, которые можно выполнять не задумываясь о всей задаче в целом. Например, ремонт. Что вам нужно сделать для ремонта в первую очередь? Купить материалы? Найти дизайнера? Выкинуть хлам? Вот это первое действие и надо записать в планнер. Абстрагируясь от большой и сложной задачи, деля ее на простые и понятные, целиком обозримые шаги, мы разгружаем наш мозг, облегчаем ему работу.

Очень часто мы просто откладываем такие большие и сложные дела, не хотим браться за них.  Изучить английский язык — сразу в мыслях: «Ммм… когда нибудь потом…» А если в списке стоит «Позвонить и записаться на курсы», все становится легче.

Возможно даже, такая задача — например, работа над корпоративным сайтом — может стать отдельной сферой в вашей жизни.  Тогда нужно расширить список сфер, и в дальнейшем все дела по этой сфере записывать в нее.

Ресурсы

Также можно обнаружить, что какие-то дела требуют определенного ресурса. Их выполнение будет зависеть от его наличия. Ресурсом может быть все что угодно — деньги, встреча с определенным человеком, поездка в какое-то место.

Например, когда вы собираетесь на встречу с компаньоном, вам нужно выбрать все дела из планнера, для которых необходимо его присутствие: подписать документы, обсудить какие-то проблемы, договориться о дальнейших планах. Можно записывать такие дела в отдельный список, но тогда вы рискуете потеряться в огромном множестве списков. Проще ставить около таких дел цветную метку: например, зеленый — задачи, требующие свободных финансов, красный — все, что нужно сделать при поездке по магазинам, желтый — все, для чего нужно присутствие компаньона, и так далее. Тогда при возникновении ресурса вы сможете легко выбрать все дела, для которых он нужен. Главное — записать, какой цвет что обозначает. 🙂

Помешиваем в котелке

Сферы вашей жизни совершенно не обязаны быть равноправными. Например, хобби вы можете заниматься по субботам, а работой каждый день. При таком раскладе совершенно излишне каждый день просматривать дела, касающиеся хобби.  Но не просматривая, легко о них и вовсе забыть. Можно сравнить это с одновременным приготовлением нескольких блюд. Если вы следите за ними всеми разом, где-то непременно что-то пригорит. Но и концентрироваться на одном котелке — не вариант. А если вы знаете, что один котелок можно оставить без присмотра на 10 минут, а в другом нужно помешивать непрерывно, ситуация уже под контролем.

Так и с задачами. Для каждого котелка — каждой сферы — нужно установить график помешивания, чтобы в каждой сфере дела двигались, но и не отнимали лишнего времени на их просмотр.

Зависшие дела

Занося задачи в список, мы ставили около каждой дату. Таким образом мы можем однажды обнаружить, что какие-то дела висят в плане очень давно, и никак не хотят выполняться. В чем причина?

• Во-первых, это может быть настолько неважное и ненужное дело, что до него никак не доходят руки, но это и не страшно. Можно просто оставить его в списке. Или вычеркнуть, если с тех по как вы внесли его, ваши приоритеты поменялись.
• Во-вторых, это может быть включение в список проекта вместо задачи. Такую ситуацию мы рассматривали раньше — это огромное дело следует разделить на много простых и понятных дел.
• В-третьих, это может быть какое-то неприятное дело, которое никак не хочется выполнять. Что делать тогда? Если это возможно, стоит его кому-то делегировать. А если нет — остается просто взять и сделать.   Постановить, например, делать по одному неприятному делу в неделю и потихоньку переделать их все.

Наконец

Надо сказать, что любая система тайм-менеджмента будет работать, только если пользоваться ей постоянно — записывать дела, просматривать списки, ставить пометки. Если этим пренебрегать — планирование превратиться в пустую трату времени. Выбрав путь, надо идти по нему.

Желаю вам успешного и продуктивного планирования!

Эффективность, тайм-менеджментНет комментариев для Личная система планирования времени и дел: основные правила admin

навыков личного тайм-менеджмента, которые помогают нам больше всего

переехал в
www.time-management-guide.com/time-management-skills.html

Хорошие навыки тайм-менеджмента – вот что
позволяет вам быть продуктивным и добиваться прогресса в
различных сферах вашей жизни, и все же
сохранить контроль над своим стрессом и
энергетические уровни. Вот обсуждение
самые важные действия по тайм-менеджменту
и навыки, чтобы смотреть в первую очередь.

Уважаете ли вы свои приоритеты?

Навыки расстановки приоритетов являются одними из самых востребованных
навыки тайм-менеджмента для работы, связанной с
ведение многих проектов одновременно и
справиться с информационной перегрузкой.

У всех нас есть много дел. Как ты
решить, что делать в первую очередь? очень распространенный
ответ — начать с того, что есть
самый срочный или от того, что чувствует себя больше всего
комфортный. Это то, что вы часто делаете
автоматически, если вы не научитесь
расставлять приоритеты.

Правда в том, что наиболее
важные дела обычно не срочные,
а срочные дела часто не то
важно для вашего долгосрочного успеха.
Без твердых навыков расстановки приоритетов вы редко
есть время для самого важного, вы
застревают, где вы находитесь.

Всегда готов к незапланированному

В
управление личным временем, умение
расставить приоритеты в своей деятельности также имеет решающее значение
для вашего планирования работы. Вы всегда сталкиваетесь с некоторыми
неожиданные события или непредсказуемые задержки
которые оставляют меньше времени для запланированного
деятельности, чем вы изначально планировали.

Чем больше у вас четких приоритетов на каждый день,
тем более вы готовы к такому
непредсказуемые ситуации. Вместо того, чтобы
полностью выгнали из запланированного пути, вы
просто пожертвовать несколькими более низкими
приоритетные задачи, и вы по-прежнему получаете
большую часть вашего времени. Вы знаете, что вы
готов, и вы делаете все возможное.

Наряду с другими навыками тайм-менеджмента,
способность расставлять приоритеты — это не то, что мы
рождаются с. Расстановка приоритетов и
навыки тайм-менеджмента
изучены .

Вы ненавидите планирование?

Помните эту мудрую цитату,
«Если вы не в состоянии планировать, вы планируете потерпеть неудачу».
Это более чем верно, когда
достижение амбициозных долгосрочных целей,
как запуск и запуск
ваше личное дело
или написать книгу.

Тогда чьим целям ты действительно служишь?

Насколько серьезно
ваше планирование часто определяет, как
большой контроль над своей жизнью.
Например, чем меньше вы планируете
вашей карьере и работе, тем более вероятно, что вы
работа будет заключаться только в строгом соблюдении
чьи-то инструкции.

Планирование должно приносить удовольствие

Я могу сказать вам, что планирование может
быть удовольствием. Должно быть, если
вы хотите, чтобы это осталось в вашей жизни.
Вам просто нужно найти стиль планирования
который лучше всего соответствует вашей личности, и используйте
правильные инструменты
.

Ты можешь сказать нет?

При всех благих намерениях окружающих
вы, если они получат шанс положить
свои проблемы на твоих плечах, они
будет делать так.

Ваша способность говорить «нет» важна
компонент ваших навыков тайм-менеджмента.
Он определяет, сколько вашего времени будет
тратится на решение чужих проблем.
Проблемы, которые вам не положены и
даже не хочу решать. Это не значит
вы должны быть слишком эгоистичными. Вам просто нужно
см. линию между помогать людям и просто
используется ими .

Как легко ты говоришь нет
вопрос вашей личности а не
знание навыков тайм-менеджмента.
В отличие от общего
вера, способность говорить нет не в том, чтобы быть
более агрессивным и подлым. Вместо этого это
о том, чтобы быть напористым .
Навыки уверенности могут быть проблемой для некоторых людей, но
к счастью, как навыки тайм-менеджмента,
этим жизненным навыкам можно научиться. я бы порекомендовал
начать с этих
бесплатные уроки уверенности в себе
.

Важное примечание

Вот как раз правильное место, чтобы указать
при важном условии навсегда
настойчивость и навыки тайм-менеджмента.
Я имею в виду твой
уровень уверенности в себе .
Развитие уверенности в себе
это немного вне обсуждения навыков тайм-менеджмента.
Тем не менее, вы вряд ли можете переоценить его
влияние на ваш успех в чем-либо.

Преодоление прокрастинации:

кто, что, почему и что делать

Навык эффективного делегирования, который нам всем нужен

Навыки и методы принятия решений

Рекомендуемые уроки тайм-менеджмента: Навыки тайм-менеджмента

Взгляд изнутри

Развитие управленческих навыков

Рабочая тетрадь по навыкам тайм-менеджмента

Бесплатная аудиокнига о достижении цели

Отличный совет по экономии времени для веб-мастеров

Руководство по личному тайм-менеджменту главная страница

Этот сайт построен эффективно
и экономичный с
Создайте сайт!

Авторское право 2001 г.
С.В. Дудий.
Все права защищены.

Куда уходит ваше время и как им управлять

Слишком часто мы жалуемся на то, как мало времени у нас есть, чтобы что-то сделать, или на то, что мы не лучшие в тайм-менеджменте.

Но многие ли из нас готовы понять почему нам трудно управлять временем?

Действительно, легко ожидать, что один-единственный метод или инструмент тайм-менеджмента даст вам больше свободного времени. Именно поэтому весь этот ажиотаж вокруг тайм-менеджмента был создан и сохраняется до сих пор. Давайте посмотрим, что такое тайм-менеджмент, о котором все говорят.

Что такое тайм-менеджмент?

«Управление временем» — это процесс, который начинается с анализа и пересмотра ваших основных жизненных целей, а затем с принятия мер, которые гарантируют, что вы достигнете их, не отвлекаясь.

Из-за этого нужно привлечь внимание не только ко времени: цели, приоритеты, задачи и отвлекающие факторы.

С таким количеством советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам пройти разные пути, мы рассмотрим основные, которые вам понадобятся, чтобы привести свое время в порядок:

• Решите, чего вы хотите достичь и каковы ваши приоритеты, и расставьте их. все на бумаге
• Посмотрите, куда уходит ваше время прямо сейчас
• Установите свои самые большие траты времени и отвлекающие факторы
• Верните свое время и отслеживайте свой прогресс
• Выберите правильные инструменты и методы тайм-менеджмента
• Положите конец всем отвлекающим факторам
• Прекратить многозадачность и переключиться на однозадачность
• Убедитесь, что вы работаете над задачами, подходящими для вашего набора навыков

Решите, чего вы хотите достичь, и изложите все это на бумаге

«У меня недостаточно времени».

Сколько раз вы сами слышали или придумывали это оправдание?

Основной причиной «нехватки времени» является то, что у людей слишком много дел, которыми нужно управлять. Только в 2017 году 41% взрослых американцев сообщили, что им не хватает времени в течение дня, чтобы сделать все, что они планировали. Люди, которые работают или имеют детей, относятся к числу тех, кто сообщает, что у них остается все меньше и меньше времени в повседневной жизни.

По правде говоря, нет такого понятия, как нехватка времени. Все зависит от того, насколько хорошо вы ставите свои цели и приоритеты.

Поскольку время — ограниченный ресурс, вам нужно выяснить, каковы ваши конечные цели — мета-целей — ар. Это те, от которых вы не готовы отказаться, даже если это означает жертвовать и сокращать время, затрачиваемое на другие области вашей жизни, которые не приблизят вас к вашей главной цели.

Приоритеты также помогут вам выполнить самые важные задачи в первую очередь. Помните, что есть огромная разница между важными и срочными задачами. В то время как оба должны сосуществовать, чтобы вы могли достичь своих целей, неотложные дела могут потребовать вашего немедленного внимания и временно заморозить ваш прогресс в выполнении важных обязанностей. Чтобы выбрать между этими двумя, обратитесь к матрице решений Эйзенхауэра.

Если вам трудно решить, каковы ваши конечные цели, посмотрите это видео, чтобы понять три основных шага к проектированию вашего жизненного пути:

Давайте возьмем воображаемого персонажа. Назовите его Джон. Вот как может выглядеть его список целей и приоритетов:

Или вы можете использовать внешнее вдохновение. Вам не нужны причудливые отчеты и статистика, чтобы видеть цели других людей. Просто взгляните на этот список самых важных жизненных целей, ранжированных людьми.

Наслаждайтесь жизнью.

Будь счастлив.

Следуйте своим увлечениям.

Проблема со всеми упомянутыми здесь целями заключается в том, что они слишком общие, чтобы вы могли хотя бы начать их достигать. Следующий шаг — разделить их на действенные цели. Или вы можете установить вехи вместо целей и просматривать их с помощью простого создателя диаграммы Ганта.

Вот тут-то и начинается вся суета вокруг написания целей.

92% людей не достигают целей, поставленных перед Новым годом. Тем не менее, наука уже доказала важность постановки целей и изложения их на бумаге.

Вам нужен план или система управления временем. Одно дело думать о том, чего вы хотите достичь, и просто забыть об этом, потому что вы все заняты чем-то другим, и совсем другое — видеть и визуализировать свою цель каждый день. Вы также можете записывать свои цели в заметки и прикреплять их, где бы вы ни находились (на вашем столе, зеркалах, даже на вашем телефоне). Записывая, чего вы хотите достичь, вы делаете свой первый сознательный шаг к этой цели.

Всему виной наша человеческая природа и то, как работает наш мозг. Простое видение того, что вам нужно сделать дальше, может помочь вам вспомнить задачу и найти время, чтобы позаботиться о ней. Этот тип поведения называется эффектом Зейгарник. Исследование, проведенное Блюмой Зейгарник, которая проанализировала поведение официантов, пришло к выводу, что официанты могут запоминать заказы только до того, как им придется их обслужить. Как только они доставили их, их мозг удалил все воспоминания о прошлых приказах, поскольку они были вычеркнуты из списка и их мозгов в целом.

Наличие плана действий избавит нас от беспокойства. Если вы не верите в этот трюк, попробуйте следующее упражнение. Каждое утро записывайте 3 главные задачи на этот день, от самых сложных до самых простых. Затем полностью посвятите себя первой цели, пока она не будет достигнута. Вычеркнув его из списка, вы почувствуете себя выполненным, избавитесь от любых мыслей, которые могут сдерживать ваши амбиции, и мотивирует вас двигаться дальше и добиваться остальных целей.

Представьте, что ваша главная цель в жизни — стать профессиональным писателем. Такой крупный проект требует серьезного обдумывания, прежде чем решить, как его осуществить. Будьте конкретны и ставьте SMART-цели. Помимо этого уровня, ваша цель состоит из списка задач и этапов, которые необходимо выполнить шаг за шагом.

Вот как мог бы выглядеть аналогичный:

1. Изложить на бумаге свои жизненные и карьерные цели
2. Начать блог
3. Публиковать фрагменты в моем блоге
4. Найти публициста
5. Завершить первый роман
6. Отправить рукопись в издательство
7. Изменить рукопись
8. Начать работу над вторым романом и т. д.

Теперь добавьте еще несколько десятков или сотен шагов, и вы скоро поймете, что на самом деле кроется за одной амбициозной целью.

Постепенно ваше волнение будет расти, когда вы увидите, что приближаетесь к своей цели. Возможно, вы даже сможете выполнять несколько таких подзадач в день.

Все, от простого списка дел до более продвинутого инструмента для управления проектами или работой, может стать огромной помощью при создании окончательного плана вашей жизни. Для более наглядного примера целевой цели, которая есть у многих людей, проверьте этот список дел для создания личного блога:

ПРИМЕЧАНИЕ

Первый план или система могут вам не подойти. Вам потребуется ряд проб и ошибок, чтобы достичь структуры, наиболее полезной для вас и вашей работы. Однако, учитывая, что со временем он может измениться, любой письменный план остается лучшим решением, чем просто туманный список пожеланий, забытый в одном из уголков вашего мозга.

Посмотрите, куда уходит ваше время прямо сейчас

Теперь, когда все ваши цели и приоритеты установлены, пришло время проанализировать и понять, как вы тратите свое время.

Этот процесс может показаться длительным и для некоторых «пустой тратой времени», поэтому начните с малого, чтобы убедить себя в его важности. Хорошая новость заключается в том, что чем больше усилий вы приложите к аудиту времени, тем яснее будет представление о том, где будет находиться ваше время.

Методы «аудита» своего времени одинаковы для всех. Отслеживайте свои действия в блокноте вручную или воспользуйтесь компьютерным инструментом.

«Ручной» способ подразумевает, что вам придется записывать все, что вы делаете каждый день, и сколько времени вы тратите на это конкретное занятие. Вот пример: