Содержание
Шаблон коммерческого предложения – — РемОнлайн
документы
клиенты
Вид коммерческого предложения говорит о комании-создателе без слов. Качественно составленный документ покажет высокий уровень профессионализма, а от руки написанный на листе А4 список — его отсутствие. Поэтому позаботиться о внешнем виде и точности содержания документа, который знакомит ваших клиентов с услугами/товарами компании, стоит для того, чтобы с самого начала сотрудничества произвести хорошее впечатление и завоевать их доверие. В этой статье расскажем, как это сделать.
Содержание
Что такое коммерчекое предложение?
Как составить коммечерское предложение онлайн?
Зачем нужны шаблоны коммерческих предложений?
Как работать с шаблоном коммерческого предложения в РемОнлайн?
Что такое коммерческое предложение?
Коммерческое предложение — это документ, который описывает планируемые затраты на проект.
Некоторые компании создают такие документы для клиентов, чтобы обе стороны четко разбирались в нюансах проекта перед его началом.
Например, сервис установки кондиционеров после оценочного визита мастера может выставить клиенту коммерческое предложение, которое будет содержать в себе расчет стоимости используемых материалов, установки и техники. Благодаря этому клиент будет знать, за что именно будет обязан заплатить, а если заинтересовался, сможет уладить вопросы с ценой прежде чем начнуться работы.
Коммерческие предложения используют в практике автосервисы, полиграфии, ремонтники, клининги и другие виды бизнеса услуг и производства товаров.
Более того, ваше коммерческое предложение позволяет:
- Избежать непонимания между клиентом и компанией. Это документ, который охраняет две стороны: клиентов от недобросовестных исполнителей, а компанию — от обвинений клиента, которые могут предъявляться постфактум касаемо цены, условий и других деталей работы.
- Планировать денежный поток. Для успешного финансового управления и избежания финансовых разрывов, вы должны знать, какие суммы и когда поступят на счета, а коммерческое предложение должно в этом помочь.
Важно понимать, что составление коммерческого предложения — дело не простое и уж точно не быстрое. Чтобы рассчитать точные затраты материалов и их стоимость на каждый проект, нужно постараться. Хорошо, что в веке высоких технологий вместо вас стараться может специально предназначенная для этого система.
Как составить коммерческое предложение онлайн?
Время — деньги. Вы теряете их каждый раз, когда часами составляете коммерческие предложения вручную или нанимаете для этой работы дополнительных сотрудников. Более того, составление коммерческого предложения “на коленке” чревато отказом клиента из-за:
- отсутствия точных целей
- несоответствие документа целям и ожиданиям клиента
- некачественной подачи предложения
Именно по этой причине все больше и больше руководителей переходит на использование специальных программных обеспечений, которые позволяют в несколько кликов добавлять услуги, товары и материалы для составления коммерческого предложения и быстрого расчета его конечной стоимости с помощью готовых шаблонов.
Проверьте, как удобно и быстро создавать коммерческие предложения по шаблонам в РемОнлайн.
Регистрируйтесь и тестируйте бесплатно.
Зачем нужны шаблоны коммерческих предложений?
Есть как минимум две причины, почему малому бизнесу важно использовать готовые шаблоны для своего коммерческого предложения. Во-первых, вам не нужно каждый раз создавать документ с нуля. Во-вторых, настроив шаблон один раз, вы будете уверены в наличии критически важных составляющих любого коммерческого предложения:
Описание проблемы. Этот пункт будет занимать мало места, но много значения для вашего клиента. Вникните в суть проблемы и обозначьте основные направления ее решения, чтобы показать индивидуальный подход и профессионализм.
Например, клиент автосервиса в этом пункте может прочесть результаты диагностики автомобиля.
Сроки. Определите, каков срок будет выбран для решения описанной вами проблемы.
Здесь главное здраво оценить возможности и имеющиеся ресурсы. Точную дату назвать не обязательно, а вот список задач со сроками вселит в клиента дополнительную уверенность.
Например, не “до 21 июня”, а “рихтовка — до 1,5 недель, замена аккумулятора — до 3-х дней”.
Ресурсы для решения проблемы. В этом пункте важно раскрыть, какие запчасти, материалы, расходники и товары входят в ваши услуги, сколько клиент должен будет заплатить за определенные виды работ, время сотрудников и т.д. Чем более подробно вы опишите этот пункт, тем больше доверия от клиента получите.
Например, не “запчасти и расходники”, а “подшипники — 3 шт, масло моторное — 1л”.
Бюджет. Эта часть коммерческого предложения определяет размер и условия оплаты. Чтобы повысить шанс на удачную сделку, подготовьте несколько пакетов бюджетирования, чтобы клиент мог выбрать подходящий для своего ценового сегмента вариант.
При печати бланка коммерческого предложения из готового шаблона вам не нужно каждый раз проверять, все ли данные на месте.
Вы сможете быстро оценить, как будет выглядеть будущий документ, а также сможете внести изменения в случае возникновения такой потребности.
Это важная возможность для малого бизнеса, который развивается. При возрастающем потоке клиентов сложно вести учет и составлять документы правильно, что влияет на качество и сроки реализации работ. Автоматизация этого направления деятельности компании хорошо отразится на ее результатах. Тем более в некоторых системах сделать это можно в несколько кликов.
Как работать с шаблоном коммерческого предложения в РемОнлайн?
Рассмотрим создание коммерческого предложения на примере облачной системы учета РемОнлайн, которая позволяет быстро генерировать документы для ваших клиентов. Вам не надо скачивать и устанавливать систему на свой компьютер. Чтобы начать работу над составлением документа, просто зарегистрируйтесь.
В программе вы найдете предустановленные шаблоны документов, справочники товаров и услуг, которые отличаются в зависимости от выбранного шаблона учетной записи при регистрации.
Вы можете использовать как готовые шаблоны, так и создавать свои собственные, используя визуальную идентификацию компании и особенный дизайн. Для составления коммерческого предложения вам необходимо будет добавить на Склад материалы и товары, которые вы используете в работе.
Также необходимо будет наполнить Перечень услуг, если указанных в Справочнике услуг товаров недостаточно, и настроить для них соответственные цены.
Для большего удобства в работе с коммерческими предложениями вы можете использовать статусы. Настройте их в соответствии с рабочим процессом (например, “КП отправлено”), чтобы отслеживать и контролировать документооборот.
Этот документ никак не влияет на остатки товаров на складе или на остаток суммы в кассах, он фиксирует договоренность на оплату. Вы можете скачать свое коммерческое предложение в формате pdf, отправить на электронную почту клиенту или мгновенно распечатать его не покидая вкладки браузера.
А еще вы можете создать шаблон договора, который сможете также быстро отправить клиенту, который согласен на условия коммерческого предложения. Договор тоже можно сохранить или распечатать.
Это далеко не все возможности системы учета РемОнлайн. Вы можете вести в ней заказы, складской и финансовый учет, базу клиентов, использовать аналитику и отчетность для управления компанией и бесплатные мобильные приложения. Более того, вы сможете тестировать эти и другие возможности до 14 дней бесплатно.
Помните, что коммерческое предложение должно быть простым для восприятия. Не перегружайте документ лишними деталями, чтобы не усложнять задачу клиенту. А также не забывайте составлять коммерческие предложения для каждого нового проекта, даже если клиент обратился повторно. Надежность, которую отображает ответственный подход в этом вопросе, позволит построить доверительные отношения с клиентами и показать свой профессионализм.
Please enable JavaScript to view the comments powered by Disqus.
comments powered by Disqus
Как составить по-настоящему эффективное коммерческое предложение
В последнее время тема составления коммерческих предложений (КП) становится все более актуальной. И эту актуальность постоянно подпитывает конкурентная среда рынка. Другими словами, когда речь заходит о коммерческом предложении, задача сводится к следующему: разработать такое КП, которое, во-первых, прочитают, а во-вторых, прочитав которое сделают заказ, что называется, “не отходя от кассы”.
Решению этой задачи посвящена вся эта статья. Она достаточно длинная, поэтому прежде чем продолжить чтение с комфортом, я рекомендую Вам заварить себе чашечку горячего чая, кофе или какао, дополнив его пряной булочкой, воздушным круассаном или печеньем. Готовы? Тогда приступим.
Разновидности коммерческих предложений
Все знают, что такое коммерческое предложение. Однако далеко не все знают, что коммерческие предложения бывают двух видов.
1. “Холодное” коммерческое предложение
“Холодные” коммерческие предложения отправляются неподготовленному клиенту (“холодному” клиенту). По сути, это спам. Как показывает практика, спам люди не особо любят, но если он их заинтересует, то… это становится исключением из правил.
Возьмем для примера какую-нибудь пикантную ситуацию. Допустим, у руководителя отдела продаж компании N “горит” план. До отчета чуть меньше двух недель, он рвет на себе волосы, не зная, что делать, и получает письмо с примерно таким заголовком: “5 способов выполнить месячный план отдела продаж за неделю”. Тада-а-ам! Вот оно, спасение ситуации! И человек читает основной текст, в котором среди способов затаилась услуга, которую мы предлагаем.
Но это лишь частный случай. Главная задача “холодного” коммерческого предложения – заставить получателя прочитать его до конца. Стоит ошибиться – и письмо летит в мусорку.
Вот почему при разработке “холодного” КП учитываются три основных риска выбрасывания:
- На этапе получения
- На этапе открытия
- На этапе прочтения
Первая волна обходится привлечением внимания. Это может быть тема письма, если коммерческое предложение отправляется по электронной почте, или нестандартный конверт с запахом, если канал доставки физический, и т. д.
Вторая волна обходится привлекательным предложением (его еще называют “оффером”), о нем мы поговорим чуть ниже.
Наконец, третья волна обходится использованием элементов убеждения и маркетинговыми фишками. О них мы также поговорим чуть ниже.
Обратите внимание: объем “холодного” коммерческого предложения, как правило, составляет 1-2 страницы печатного текста, не более. Обусловлено это в первую очередь тем, что получатель изначально не настроен к чтению КП, и уж тем более он не будет его читать, если объем переваливает за 10-20 страниц.
Главным преимуществом “холодного” коммерческого предложения является массовость, однако практика показывает, что когда КП персонализировано, отклик на него на порядок выше.
2. “Горячее” коммерческое предложение
В отличие от “холодных” аналогов, “горячее” коммерческое предложение высылается подготовленному клиенту (клиенту, который сам запросил КП или с которым предварительно связывался менеджер).
Принципы подготовки “горячих” КП отличаются от “холодных” как объемом (который может составлять 10-15 страниц или слайдов), так и подходом к составлению.
В последнее время особой популярностью пользуются “горячие” коммерческие предложения, оформленные в виде PowerPoint презентаций или переведенные из PowerPoint в PDF формат.
Формулировка оффера коммерческого предложения
Чтобы составить по-настоящему мощное коммерческое предложение, Вам понадобится убойный оффер – суть Вашего предложения. При этом желательно суть указать в самом начале (это особенно относится к “холодным” КП).
Обратите внимание: оффер ВСЕГДА должен быть нацелен на выгоду для читателя, а не на товары или услуги!
Каждый день я встречаю коммерческие предложения, авторы которых снова и снова наступают на одни и те же грабли (не повторять!):
- Мы предлагаем Вам офисную мебель
- Мы предлагаем Вам посетить семинар
- Мы предлагаем Вам заказать у нас продвижение сайта
- Мы предлагаем Вам вымыть у Вас полы
И так далее… Это грубая ошибка. Посмотрите вокруг: конкуренты предлагают то же самое. Но самое главное, – здесь нет никакой выгоды для получателя Вашего коммерческого предложения. Совершенно ни-ка-кой. Что он с этого будет иметь?
В то же время, эти предложения можно “перевернуть”, сделать более личными и ориентированными на читателя. Например:
- Я предлагаю Вам сэкономить до $5000 на обустройстве Вашего офиса шикарной европейской мебелью.
- Я предлагаю Вам увеличить оборот Вашей компании на 20-70%, благодаря информации, которую Вы получите на семинаре.
- Я предлагаю Вам привлекать сотни новых потенциальных клиентов по цене 1,5 рубля за человека.
- Я предлагаю Вам сократить заболеваемость Ваших сотрудников простудными инфекциями (и число больничных, соответственно) за счет ежедневной влажной уборки.
Я думаю, идею Вы поняли. Главное – донести до получателя те выгоды, которые Вы ему предлагаете, а уже товары и услуги – это способ эту выгоду получить.
Структура коммерческого предложения
По своей структуре коммерческое предложение чем-то напоминает продающий текст. Во всяком случае, многие элементы совпадают.
1. Заголовок
Жизненно важный элемент для “холодного” КП и компонент средней значимости для “горячего”.
Обратите внимание: когда речь идет о “холодном” коммерческом предложении, худший заголовок из всех – это “Коммерческое предложение”. Почему? Потому что когда человек не ждет от Вас подобных писем и получает что-то вроде такого, он рефлекторно совершает несколько кликов: “выделить” и “в спам”.
В то же время, для “горячего” коммерческого предложения такой заголовок более чем уместен, если следом указывается название компании.
Общее правило: заголовок должен “цеплять”, решая проблему получателя и мотивируя его читать Ваше письмо дальше. О цепляющих заголовках Вы можете прочитать в следующих статьях:
- 10 приемов создания эффектных цепляющих заголовков (с примерами)
- 100 легендарных заголовков, которые принесли своим создателям миллионы. Часть первая
- 100 легендарных заголовков, которые принесли своим создателям миллионы. Часть вторая
- 100 легендарных заголовков, которые принесли своим создателям миллионы. Часть третья
2. Оффер
О создании оффера мы поговорили чуть выше. Оффер должен заинтересовать получателя выгодой настолько, чтобы тот продолжил чтение Вашего коммерческого предложения.
Практика показывает, что если оффер читателю неинтересен, КП прямиком летит в урну.
3. Убеждение
Следующий этап, который Вам необходимо знать, чтобы правильно составить коммерческое предложение, – это как убедить получателя КП сделать заказ. Причем сделать именно у Вас.
По сути, здесь работают те же механизмы, что и в продающих текстах:
- Связка товар+товар
- Связка товар+услуга
- Связка товар+подарок и т.д.
Для убеждения хорошим подспорьем является принцип социального доказательства: отзывы известных людей, существующих клиентов или указание факта того, что Вашими услугами пользуется знаменитость.
Еще одним классным приемом убеждения является обоснование преимуществ с максимумом конкретики.
Сравните:
- Нас выбирают, потому что мы гарантируем высокую надежность.
- Нашими услугами пользуются такие корпорации как Яндекс, Майкрософт и Делл, потому что мы применяем особую систему шифрования, алгоритмы которой еще никому не удавалось взломать.
Наконец, еще один мощный прием убеждения в коммерческих предложениях – это гарантии. При этом гарантии могут быть как ожидаемые (12 месяцев на офисную технику), так и неожиданные (если что-то выходит из строя – фирма производит ремонт за свой счет, а на время ремонта предоставляет аналогичную модель оборудования).
Убеждая читателя, старайтесь вести его по преимуществам Вашего предложения до самого конца.
Для вызова большего доверия расскажите о своей компании, без лишних дифирамбов – конкретно и по делу.
4. Ограничение
Этот пункт структуры многие упускают. И если в случае отправки “горячего” коммерческого предложения менеджер может позвонить и напомнить о себе, то в случае “холодного” КП отсутствие ограничения убивает более половины продаж.
Происходит это от того, что люди банально забывают о том, что Вы им предлагаете, что неудивительно, если учесть тот поток информации, который сваливается на жителей мегаполиса ежедневно.
Отсюда вывод: ограничивайте коммерческое предложение либо в контексте времени, либо в контексте количества товара. Например:
- Осталось только 5 факсимильных аппаратов.
- Предложение действует только до 31 августа, с 1 сентября цена возрастет в 2 раза.
Стоит оговориться, что если Вы делаете ограничение, то свои обещания Вы должны выполнять.
5. Призыв
Еще один неотъемлемый атрибут правильного коммерческого предложения – это призыв. При этом призыв должен быть только один (призывающий к одному конкретному действию): чаще всего это звонок, но может быть и заявка на сайте или визит в отдел продаж.
Обратите внимание: призыв должен быть сильным глаголом, так отклик будет выше.
Сравните:
- Позвоните мне (сильный глагол)
- Вы можете позвонить (слабый глагол, эффект будет ниже)
6. Контакты
Вы будете удивлены, но иногда люди, разрабатывающие коммерческие предложения, забывают указать в них свои контактные данные. Получается комичная ситуация: получатель КП хочет заказать товар или услугу, но физически не может этого сделать, потому что не знает, куда ему обращаться.
7. Постскриптум
Завершающий, и при этом один из самых важных элементов всех «убойных» коммерческих предложений, – это постскриптум (P.S.). При правильном использовании постскриптум становится очень мощным мотивирующим рычагом. Практика показывает, что постскриптумы люди читают чаще всего (после подписей под картинками). Вот почему, если Вы хотите усилить Ваше коммерческое предложение, то заветные буквы P.S. обязательно нужно брать на вооружение.
Бланки, шаблоны и образцы коммерческих предложений
В Сети существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно – они не работают и их никто не читает, просто потому что в них присутствуют одни и те же ошибки:
- Тирада о своей компании в стиле “Компания N уже 10 лет на рынке. занимается поставками… обслуживает клиентов… и т.д.”
Не знаю, как Вам, лично мне, как получателю КП, глубоко до лампочки, что там за компания шлет мне КП, особенно когда я его не жду. Рассказать о компании можно где-нибудь ближе к концу, чтобы вызвать доверие, но не перед оффером.
- Дифирамбы получателю в стиле жестких пополизаний “Ваша компания всегда являлась образцом качества и надежности, стабильности и процветания…”
Лесть хороша в меру. Когда она льется через край у читателя возникает рвотный рефлекс, и коммерческое предложение летит в мусорку.
- Заумность. Еще одна распространенная ошибка, когда начало КП перегружено избытком информации, причем в формате, в котором ее сложно даже произнести. Пример: “Наша компания стремится выделиться среди среднестатистической конъюнктуры рынка и оказывает услуги беспрецедентно высокого качества, проявляя индивидуальный подход к каждому клиенту через призму симбиотического взаимодействия”.
С кем говорят авторы таких перлов – одним им известно. Но практика показывает, что насилие над глазами и разумом не прощают даже самые толерантные получатели, а посему такие коммерческие предложения прямиком отправляются в урну.
И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка – это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Бред! В первую очередь потому, что сухих и занудных КП в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает.
Как правильно написать коммерческое предложение
Для того, чтобы написать по-настоящему эффективное коммерческое предложение, нужно отодвинуть подальше любые шаблоны, чтобы они не сбивали Вас с толку. В первую очередь потому, что многие Ваши конкуренты тоже пишут КП по этим же шаблонам.
По-настоящему эффективное коммерческое предложение требует индивидуального подхода!
Далее, начните писать КП, следуя приведенной выше структуре. Не забывайте, что оффер – это “сердце” любого коммерческого предложения. В нем должна предлагаться какая-то выгода за счет продаваемых Вами товаров или услуг.
Не забывайте про приемы убеждения: отзывы, гарантии, наглядные изображения, факты.
И, главное, не забывайте про призыв и возможность на него откликнуться.
Я уверен, что эта информация поможет Вам написать по-настоящему продающее коммерческое предложение!
Искренне Ваш, Даниил Шардаков.
Источник: shard-copywriting.ru
Полное руководство по RFP
Вам поручили создать запрос предложения или RFP?
Если вы понятия не имеете, что это такое, или давно не писали об этом, сегодняшнее руководство может вам помочь.
Мы углубимся в особенности того, что такое RFP, зачем он вам может понадобиться и как создать свой самый первый запрос сегодня.
Для начала вы должны понять, что вообще означают все эти буквы.
Что такое запрос предложений?
Процесс запроса предложений
Зачем выдавать запрос предложений?
Как написать запрос предложений
Инструменты запроса предложений
Шаблон запроса предложений
Что такое запрос предложений?
Компании могут направить RFP или запрос предложений при выборе поставщика или поставщика услуг для работы. В этом документе описываются особенности проекта, такие как объем и цена, и содержится просьба к потенциальным поставщикам вернуться с предложением о работе. Затем несколько предложений сравниваются, чтобы определить наилучший вариант.
Если у вашей компании есть новый (часто крупный) проект или более сложный проект, требующий небольшого количества аутсорсинга, RFP может помочь вам выполнить работу правильно с первого раза.
Документ RFP позволяет вам быстро выявить сильные и слабые стороны потенциальных поставщиков в отношении вашего проекта, не тратя слишком много времени на их поиск самостоятельно.
Доступ сейчас
Бесплатные шаблоны RFP
Заполните форму, чтобы получить эти шаблоны.
Запросы предложений также могут дать вам представление о различных стратегиях, которые вы, возможно, не рассматривали, поскольку каждый поставщик будет включать свой собственный уникальный план действий вместе со своим предложением.
И вы получите эту информацию еще до того, как вам придется брать на себя обязательство перед поставщиком.
Имейте в виду, что это не следует путать с запросом предложения.
Запрос предложений по сравнению с запросом предложений
Запрос предложения или запрос предложения немного отличается от запроса предложения, поскольку это просто само предложение. Здесь компании запрашивают несколько ценовых предложений от разных поставщиков, чтобы сравнить услуги только по цене. В то время как RFP включает ценовое предложение (наряду с некоторыми другими особенностями), RFQ не содержит ничего, кроме цены.
В отличие от RFP, RFQ представляет собой запрос котировок или котировок.
Вот как понять разницу:
Технически вы получаете ценовое предложение в RFP, вы также получаете информацию о сроках выполнения, графике поставки и списке предоставляемых услуг.
Но с RFQ вы получаете только само предложение по услуге или продуктам, которые вы заинтересованы в покупке.
В большинстве случаев простого сравнения предложений недостаточно, чтобы понять, подходит ли потенциальный поставщик для вашей компании, поэтому в таких ситуациях больше подходит RFP.
Что такое RFP в маркетинге?
В маркетинге RFP часто используется для аутсорсинга любых маркетинговых мероприятий, которые могут помочь увеличить охват вашего бренда. Эти действия включают в себя все, что связано с маркетингом, что вы не можете делать внутри компании.
Например, если вы работаете в небольшом стартапе, вы можете создать запрос предложений, чтобы найти фирму по коммуникациям и маркетингу с полным спектром услуг, чтобы разработать интегрированный маркетинговый план для вашего бизнеса. Если это так, вы должны указать в своем запросе предложений, что ищете фирму, которая поможет вам «увеличить присутствие в SEO» или «привлечь подписчиков в социальных сетях» и т. д.
С другой стороны, если вы работаете в маркетинговом агентстве, вам следует следить за запросами предложений в вашем районе, связанными с предлагаемыми вами услугами. Например, если вы работаете в компании, занимающейся веб-дизайном, вам нужно искать компании, которые создали RFP для услуг веб-дизайна.
Что такое RFP в продажах?
В сфере продаж RFP часто создается, когда компания хочет приобрести продукт или услугу, соответствующие ее потребностям. Например, если корпоративная компания ищет новое программное обеспечение CRM, бизнес может выпустить запрос предложений, в котором изложено, что он ищет и чего он надеется достичь с помощью нового программного обеспечения CRM.
По этой причине RFP могут играть решающую роль в цикле продаж предприятия. Корпоративные компании, выпускающие RFP, часто ищут компании, которые могут предоставить им ИТ-поддержку, безопасность, адаптацию и обучение, а также другие дополнительные услуги. Чтобы закрыть эти более крупные счета, жизненно важно, чтобы ваш отдел продаж подготовил процесс ответа на запрос предложений и был в состоянии эффективно ответить этим крупным компаниям в отведенное время.
Объяснение процесса запроса предложений
Прежде чем потенциальные участники торгов смогут представить свои предложения, компания, запрашивающая работу, должна составить запрос предложений. (P.S. Мы покажем вам, как это сделать позже в этом руководстве)
Это дает потенциальным подрядчикам лучшее представление о том, что ищет ваша компания.
После отправки вашего запроса предложения подрядчики или поставщики могут просмотреть его и представить свои лучшие предложения для участия в конкурсе.
В эти предложения поставщики обычно включают следующие элементы:
- План действий по решению проблемы
- Хронология того, что вы можете ожидать
- Любая необходимая справочная информация
- Сколько, по их расчетам, будет стоить весь проект
В некоторых случаях участники торгов могут вернуться и сказать, что определенные компоненты RFP необходимо скорректировать на основе их опыта работы в отрасли.
На этом этапе вы можете либо просмотреть их отзывы и создать новый запрос предложений, чтобы скорректировать изменения, либо оставить исходный запрос как есть и учитывать его при рассмотрении других поданных заявок. Далее мы разберем процесс создания идеального запроса предложений.
5 этапов запроса предложений для получения лучших предложений
1. Оцените, что вам нужно.
Прежде чем составлять RFP, вам нужно немного подготовиться, чтобы понять, что вам нужно и чего вы хотите достичь. Этот процесс поможет вам определить цели, объем проекта и обнаружить препятствия.
Используйте это время для изучения конкурентов и отрасли, чтобы оценить свое положение. Соблюдаете ли вы действующие отраслевые стандарты и рекомендации? Соответствует ли ваш продукт тому, что предлагают конкуренты, или вам не хватает функций, которые могли бы повысить ценность?
2. Перечислите все технические характеристики.
Предварительное включение технических спецификаций в запрос предложений позволяет поставщикам определить, могут ли они предоставить то, что вам нужно. Это также защищает ваш бизнес, поскольку в случае, если поставщик соглашается с тем, что он может выполнить ваши требования изначально, но не выполняет поставленные задачи после того, как взялся за проект, вы можете привлечь его к ответственности в соответствии со спецификациями, указанными в RFP.
3. Раздайте RFP.
После того, как запрос предложений написан, пришло время его отправить. Вы можете опубликовать его на своем веб-сайте, возможно, даже создав для него специальную целевую страницу. Используйте любые отраслевые профессиональные группы, членом которых вы являетесь, и рекламируйте их там. Использование вашей местной торговой палаты также является отличным местом для рекламы вашего запроса предложений, если вы предпочитаете работать с местным поставщиком.
4. Оцените свои предложения.
После того, как вы получите все предложения, вам не составит труда сравнить каждое из них и определить, какой поставщик лучше всего подходит для вашей компании.
Из списка участников торгов вы захотите сузить список до нескольких из трех, пяти или 10 ваших фаворитов для рассмотрения, в зависимости от того, сколько вы получаете или в чем заинтересованы. Отсюда вы хотите потратить время на дальнейшую проверку потенциальных поставщиков, чтобы определить, кто действительно идеально подходит для этой работы.
5. Выберите лучшего поставщика для работы.
Некоторые компании могут запросить еще одно лучшее и окончательное предложение от своих ведущих поставщиков после того, как они начали этот процесс переговоров, чтобы убедиться, что они не только получают нужного человека или компанию для работы, но и по правильной цене.
Хотя это может показаться дополнительным шагом, он может сэкономить вам деньги, время и головную боль в будущем.
Но это также приводит нас к большому вопросу: действительно ли все это необходимо?
Разве вы не можете самостоятельно провести обзор двух-трех поставщиков?
Как вы увидите дальше, этот маршрут определенно не в ваших интересах.
Зачем выдавать запрос предложений?
Давайте кратко сравним эти два сценария:
- Вариант № 1: Потратьте время на поиск идеального поставщика самостоятельно.
- Вариант № 2. Используйте запрос предложений, чтобы привлечь к вам потенциальных поставщиков.
Выберите первый маршрут, и вы, вероятно, будете использовать своих коллег, друзей и сетевые группы, чтобы помочь получить возможных направлений для работы.
Или вы можете выполнить поиск в Google, чтобы проверить лучших поставщиков в вашем регионе.
После того, как вы просмотрите веб-сайт возможного кандидата на работу, вы создадите идеальное сообщение, чтобы связаться и узнать, могут ли они вообще помочь.
Затем вам нужно будет объяснить особенности вашего проекта, и вы можете или не можете попросить их представить предложение, прежде чем принять решение выбрать их для своего проекта.
Это несложный процесс, но мы упоминали, что вы должны повторять его для каждого многообещающего реферала или поставщика, с которым вы сталкиваетесь?
Представьте, сколько времени это займет!
А что, если эти потенциальные подрядчики уже знали детали вашего проекта и вернулись с наилучшим планом действий и официальной заявкой на рассмотрение?
Таким образом, вместо того, чтобы каждый раз объяснять свои потребности, вы просто набросаете их один раз и разошлете по массам.
И чтобы сэкономить вам еще больше времени, потенциальные подрядчики, а не вы, должны связаться с вами.
Преимущества RFP
Несмотря на то, что создание запроса предложений потребует времени заранее, это, безусловно, стоит того, чтобы потрудиться. Преимущества создания RFP включают в себя:
- Экономия времени: Как объяснялось в приведенных выше сценариях, RFP экономит массу времени при установлении связи с поставщиками. Вместо этого вы можете создать один документ RFP, опубликовать его, и поставщики придут к вам.
- Не ограничивается вашей сетью: когда вы занимаетесь разъяснительной работой самостоятельно, вы, скорее всего, останетесь в своей собственной сети, полагаясь на рефералов. Хотя рефералы — это здорово, публикация запроса предложений в Интернете позволяет вам охватить гораздо большее количество поставщиков.
- Проверенные решения: маршрут RFP также дает вам возможность заглянуть в реальный план действий каждого поставщика, а не тот, о котором они говорят вам по телефону или лично. Поскольку потенциальные кандидаты должны подать официальную заявку, им нужно будет потратить время на изложение решения и реальную работу над проблемой.
С запросом предложений у вас есть простой способ отсеять поставщиков и довольно быстро сократить количество вариантов.
Но, чтобы добраться до этого момента, вы не можете совершить следующую ошибку.
Что
Не Что делать с запросом предложений
Если вы хотите найти подходящего поставщика, ваш запрос предложений должен быть конкретным.
Только задавая вопросы «да» или «нет», вы ничего не добьетесь.
Вот почему вы должны создавать конкретные вопросы, требующие вдумчивых ответов. Задавайте открытые вопросы, которые требуют от них объяснения своего мыслительного процесса при решении проблемы.
Попробуйте использовать предложения, подобные этим:
- Можете ли вы поделиться примером того, как вы решили эту или аналогичную проблему для другой компании? Сталкивались ли вы с какими-либо непредвиденными препятствиями? Что бы вы сделали так же или иначе на этот раз?
- Учитывая предложенный вами редизайн, сколько времени потребуется человеку, не разбирающемуся в технологиях, чтобы заполнить новую регистрационную форму? Как вы думаете, сколько времени это может сэкономить?
Помня об этих советах, вы готовы составить свой первый запрос предложений.
Как составить запрос предложений
Вот базовая структура запроса предложений и что вы должны включить в свой запрос:
1. Обзор проекта
Прежде чем углубляться в специфику вашей компании, вы должны дать краткое введение в проект сам по себе, чтобы продавцы сразу знали, стоит ли делать ставки.
2. История вашей компании
Это не должно быть долгой историей вашей компании. Скорее, это должно дать подрядчикам лучшее представление о том, чем занимается ваша компания и кого вы представляете в качестве целевого рынка.
3. Цели вашего проекта
Четко определите, чего вы надеетесь достичь с помощью этого проекта и что вы считаете «победой», чтобы все были на одной волне.
4. Объем проекта
Подробная информация о проекте важна для RFP. Точно так же, как вы не хотите использовать расплывчатые вопросы, расплывчатое содержание проекта также не поможет вам найти подходящего поставщика.
Уделите время подробному описанию масштаба вашего проекта, чтобы потом не было сюрпризов.
5. Целевой график поставки
Даже если ваши сроки не очень сжаты, вы все равно должны иметь в виду целевой график поставки. Это необходимо включить в ваш запрос предложений, чтобы потенциальные поставщики могли правильно оценить, есть ли у них ресурсы и пропускная способность для своевременного выполнения работы.
6. Возможные препятствия
Не прячьте свои существующие или потенциальные проблемы под пресловутым ковриком, если хотите, чтобы они исчезли. В успешном запросе предложений четко указаны любые технические проблемы или возможные препятствия, например: вы имеете дело с пользовательским кодом или устаревшей платформой? У вашей команды ограниченные ресурсы?
Объяснив это заранее, потенциальные поставщики будут точно знать, во что они ввязываются.
Вы также естественным образом отсеете подрядчиков, которые не могут справиться с задачей из-за этих ограничений.
Но вы также свяжетесь с компаниями, которые знают, как решать эти распространенные проблемы с умением и ловкостью.
Помните, гораздо лучше узнать это сейчас, чем после того, как вы приняли предложение и начали работу.
7. Бюджетные ограничения
Также важно заранее указать свой бюджет. Чем больше вы сможете устранить неожиданностей, тем лучше для всех вовлеченных сторон.
8. Что вы ищете в потенциальных поставщиках
Еще один способ уменьшить или устранить неожиданности — точно объяснить, что вы ищете в потенциальных подрядчиках.
Все, что вам нужно сделать, это указать, что наиболее важно для вашего проекта (например, время, решение, бюджет и т. д.), и показать, как вы будете оценивать их предложения на основе этого.
Вскоре мы покажем вам, как это делается, но прежде чем мы это сделаем, добавим еще одну вещь: сопроводительное письмо RFP.
Как и сопроводительное письмо к резюме, сопроводительное письмо по запросу предложений создает профессиональный имидж вашего бренда и задает тон для потенциальных поставщиков. Это сигнализирует о том, что они должны серьезно отнестись к предложению и проекту.
Хорошей новостью является то, что существует ряд инструментов, которые упростят создание запросов предложений и сделают его менее напряженным, чем вы можете себе представить.
Образцы ответов на запросы предложений
Если вы опубликовали запрос предложений и собираете ответы, вам может быть интересно, на что следует обращать внимание в эффективных ответах на запросы предложений. Здесь давайте рассмотрим несколько примеров впечатляющих ответов на запросы предложений.
Пример первый: Общий ответ на запрос предложений по услугам веб-дизайна
Уважаемый [автор запроса предложений]:
Что касается вашего запроса предложения (RFP), [наша компания] очень рада возможности предоставить вам услуги веб-дизайна. . Работая с [кратким списком прошлых клиентов], мы считаем, что партнерство с [компанией, которой вы пишете] окажет огромное влияние на удовлетворенность ваших клиентов и прибыль.
Как один из ведущих поставщиков [основных услуг для клиентов] в [отрасли для клиентов], вы знаете, насколько критическим может быть это время года для ваших клиентов. В среднем стоимость доставки составляет $[xxxx.xx], и [имя клиента] придерживается «[заявления о миссии клиента]».
По мере того, как эти проблемы становятся все более распространенными, становится все более важным предоставлять клиентам мощный, SEO-оптимизированный веб-сайт для привлечения новых потенциальных клиентов. Имея это в виду, [наша компания] намеревается помочь [имя клиента]:
- Создать гладкий, впечатляющий веб-сайт, который будет чистым, удобным для пользователя и мобильным, реагирующим на работу на всех устройствах, чтобы посетители веб-сайтов имели сильную первое впечатление о вашем бренде, независимо от того, какое устройство они используют, чтобы найти вас.
- Новый логотип и новая единая цветовая палитра помогают укрепить узнаваемость бренда.
- Убедитесь, что каждая из ваших веб-страниц SEO-оптимизирована для быстрого ранжирования, что привлечет новых клиентов на ваш веб-сайт и продемонстрирует ваше лидерство в отрасли.
Как указано в резюме, [наша компания] намеревается помочь [имя клиента] [краткий намек на преимущества клиента, изложенные в резюме]. Для этого наша команда наметила предлагаемый набор результатов, порядок операций, разделение труда и ожидаемые даты завершения, чтобы обеспечить успешное партнерство между [вашей компанией] и [имя клиента].
[Ваша компания] с нетерпением ждет начала совместной работы с вами, чтобы помочь [имя клиента] решить [проблемы клиента, описанные в кратком изложении]. Подводя итог, см. ниже краткий обзор услуг, включенных в это партнерство.
В этом образце ответа четко и кратко объясняется, как услуги поставщика помогут решить критические проблемы покупателя, когда дело доходит до создания надежного веб-сайта. Обозначая ключевые преимущества, вы показываете клиенту, как вы будете ставить их на первое место и фокусироваться на их потребностях, чтобы выполнить работу.
Пример второй: компания по производству видео, предлагающая свои услуги
Источник изображения
При ответе на запрос предложений от Anthem Blue Cross и Blue Shield компания Paul Horton Visuals решила создать полную веб-страницу, посвященную их ответу на запрос предложений. Формат веб-страницы позволил команде Пола Хортона создать полный образец видеообработки и процесса, чтобы показать Anthem, что они смогут сделать, если Anthem выберет их. На странице также есть встроенное видео, чтобы подчеркнуть сильные стороны Пола Хортона: производство видео.
Средства программного обеспечения для предложений, которые помогут вам управлять запросами предложений
В этой статье мы описали 10 инструментов, которые помогут вам управлять предложениями профессионального качества и создавать их за меньшее время.
В сегодняшних целях следующие пять инструментов отлично подходят для начала работы:
1. RFPIO
RFPIO решает проблему реагирования на запросы предложений, от управления проектами до совместной работы и интеграции с другим программным обеспечением. Их решение включает в себя панели отчетности, функции автоматического ответа и автоматическое создание упреждающих предложений из вашей CRM. RFPIO также включает в себя интеллектуальную библиотеку ответов, которая превращает предыдущие ответы на запросы предложений в аналитические данные по требованию, которые позволяют группам по доходам получать корпоративный контент под рукой, где бы они ни работали.
А что лучше? RFPIO имеет интеграцию с HubSpot, которая автоматически синхронизирует ваш RFP с вашим порталом, упрощая обмен информацией с вашей командой.
2. PandaDoc
Для создания индивидуальных RFP с вашим собственным брендом рассмотрите возможность использования программного обеспечения для предложений PandaDoc.
Здесь вы можете настроить свой первый запрос предложений за считанные минуты и даже сотрудничать с членами команды, используя обновления в реальном времени в самом документе.
3. Nusii
Подобно другому программному обеспечению для предложений на рынке, Nusii использует редактор перетаскивания, который упрощает создание RFP, особенно для начинающих.
Благодаря лаконичному, современному и простому дизайну в нем очень легко разобраться.
Одной из самых полезных функций Nusii является использование его для переработки существующих RFP, чтобы сэкономить ваше время. Просто скопируйте содержимое из понравившегося запроса предложений и отредактируйте информацию в соответствии с вашим новым запросом.
4. Loopio
Как вы планируете организовывать ответы на ваши запросы предложений?
Отличительной особенностью Loopio является библиотека ответов на запросы предложений, которая дает вам мгновенный доступ ко всем вашим ответам из предыдущих запросов предложений. Это избавит вас от необходимости копаться в переполненном почтовом ящике, чтобы найти то, что вам нужно.
Их волшебная функция даже поможет вам автоматически заполнить ответ, если он похож на тот, который вы уже сделали.
Кроме того, вы можете управлять всем процессом запроса предложений, включая отправку автоматических ответов, и сотрудничать со своей командой в одном месте с помощью интуитивно понятной панели инструментов.
И если инструменты предложения прямо сейчас выходят за рамки бюджета или если вы хотите сначала попробовать свои силы в создании собственного, используйте этот шаблон в качестве отправной точки.
5. RFP360
RFP360 оптимизирует ваш подход к управлению ответами на запросы предложений. Их интуитивно понятные функции управления знаниями, рабочего процесса и совместной работы упрощают создание, просмотр, обновление и утверждение убедительных ответов в единой библиотеке. Возможности автоматизации предложений и анализа ответов (ИИ) ускоряют вашу способность отвечать на вопросы, предлагая наилучшие возможные ответы и автоматически заполняя их массово.
Вы также можете импортировать запросы предложений в различных форматах и создавать окончательные предложения, а встроенные расширения позволяют любому сотруднику вашей организации использовать содержимое вашей библиотеки знаний в файлах Microsoft Office, онлайн-анкетах и формах, не выходя из этих приложений.
Бесплатный редактируемый шаблон запроса предложений
Загрузите бесплатный редактируемый шаблон запроса предложений.
Чтобы использовать этот шаблон, просто загрузите его здесь или заполните форму ниже. Вы можете удалить разделы или части информации, которые не относятся к вашему проекту, и добавить все, что вам нужно для ваших запросов предложений. Вы также можете использовать эту проверенную формулу предложения, чтобы убедиться, что ваш RFP является профессиональным и отточенным.
Простое создание запроса предложений
Теперь, когда вы лучше понимаете, что такое запрос предложений и как создать свой первый запрос, вы готовы приступить к работе.
Сядьте со своей командой, чтобы сузить специфику вашего проекта, цели и объем работ. Затем определите, когда проект должен быть завершен, и ваш бюджет, прежде чем переходить к этапу составления проекта.
Собрав эту информацию, вы будете готовы вставить все в наш шаблон.
Выполните следующие действия, и у вас будет шаблон запроса предложений, который вы сможете быстро обновить. Ваш следующий проект станет успешным намного быстрее.
Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в августе 2018 г. и был обновлен для полноты картины.
Темы:
RFP
Не забудьте поделиться этим постом!
Как писать коммерческие предложения
Каждый из вас может получать и отправлять коммерческие предложения несколько раз в день. Но вопрос в том, как сделать так, чтобы они действительно работали и мотивировали.
Мы определили семь основных аспектов, которые вам следует учитывать в вашем следующем коммерческом предложении.
Содержание
Конкурентное предложение
Если ваше предложение неконкурентное, то неважно, в каких словах оно выражено. Клиент сразу увидит, что вы пытаетесь его надуть.
Потратьте время на анализ конкурентов. Поймите, что они предлагают и на каких условиях. Соберите эту информацию в документе под названием «Конкурентный анализ» и поделитесь ею с коллегами. Сделать конкурентное предложение на основе конкурентного анализа: оно должно быть лучше, чем у конкурентов: по цене, сервису, дополнительным возможностям, скорости и т. д.
Нет шаблонов
Распространенное заблуждение, что коммерческое предложение — это особый вид делового документа и должен быть написан особым образом.
Это, конечно, неправда. Коммерческое предложение не является жанром, в нем нет обязательных частей. Это письмо, в котором вы предлагаете другому человеку свой товар или услугу. Пожалуй, единственная обязательная вещь – это само предложение.
Уникальное торговое предложение
Ваши товары и услуги запечатлеются в сознании читателей, когда вы четко сформулируете, что вы предлагаете. Это уникальное торговое предложение.
Уникальное торговое предложение — это простая фраза, отвечающая на вопрос «Что вы предлагаете?» с одной стороны, и «В чем ваша отличительная черта?» с другой.
Смартфон, который не боится воды.
Уникальное торговое предложение выделяет вас среди конкурентов в сознании читателей. Даже если вы предлагаете ту же услугу, что и конкурент, у каждого из вас должны быть какие-то уникальные характеристики, которые стоят во главе угла. Укажите уникальное торговое предложение в начале и только потом создавайте предложение.
Акцент на преимуществах, а не на свойствах
Распространенная ошибка, когда в предложении описываются все детали, не содержится информации о преимуществах покупателя. Помните, что люди покупают товары только для решения проблемы или получения выгоды. Нужно подчеркнуть их пользу. Никто не заботится о самом продукте и его свойствах.
Не продавать мясо, продавать сытость; не предлагать купить пожарную сигнализацию, гарантировать безопасность; не рекламировать услуги аудитора, страховать от проблем с налоговой.
Воспользуйтесь формулой «Льгота за счет имущества»:
Вы сэкономите время, так как наш курьер заберет документы из офиса.
Не ломайте связку «польза – имущество». Одно без другого не работает.
Призыв к действию и мотив
Дайте читателю повод и возможность совершить несколько простых действий сразу после прочтения коммерческого предложения. Предложите скидку, которая закончится завтра и дайте ссылку для оформления заказа со скидкой. Предложите бесплатную пробную заявку по телефону. Не забывайте, что читатель делает что-то только потому, что видит выгоду для себя.
У нас есть 30 товаров на складе, и мы отдадим их первым тридцати людям, которые нам позвонят. Чтобы получить товар, звоните…
Цена продажи
Когда читатель говорит: «Это слишком дорого», он на самом деле имеет в виду «Это не стоит требуемой суммы денег». Чтобы победить сомнения, продайте цену. Покажите, что ваш продукт стоит их денег.
Заплатив $10 в день, вы избавитесь от хлопот по ведению бухгалтерского учета, ведению первичных документов, оформлению договоров и выставлению счетов.
Также рекомендуется предоставить гарантию вашего качества, скорости, эффективности, настойчивости и т. д. Помните, что читатель поверит только в правдоподобную гарантию:
Мы хотим, чтобы вы чувствовали себя комфортно с нашим продуктом. Поэтому, если в течение первого месяца вы будете чувствовать себя некомфортно, вы можете позвонить нам, и мы вернем деньги.
Выход ЛПР
Бесполезно отправлять коммерческие предложения на адрес, который начинается с [email protected] или [email protected] Даже не думайте отправлять коммерческое предложение, не зная, кто его прочитает .