Тайм менеджмент для руководителей: Тайм-менеджмент для руководителя: 10 заповедей планирования.

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 заповедей планирования.

Опубликовано: 21 апреля 2020

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

  • Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
  • Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
  • Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

  • А – наиболее важные задачи.
  • Б – задачи средней значимости.
  • В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

  1. Срочные и важные.
  2. Важные и не срочные.
  3. Срочные и не важные.
  4. Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

  • Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
  • Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
  • Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

☝🏼 Это интересно

Навык управления вниманием – как инструмент повышения личной эффективности

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

5 правил тайм-менеджмента, которые упростят работу руководителям и специалистам

Содержание статьи

Многие специалисты и руководители испытывают трудности в выполнении задач. Часто все идет не по плану, случаются непредвиденные ситуации, добавляются новые задачи. В какой-то момент кажется, что и 25 часов в сутки не хватит для выполнения такого объема работы. Но не стоит паниковать раньше времени, попробуйте внедрить в работу 5 правил тайм-менеджмента из бесплатного курса «Тайм-менеджмент». Простые правила помогут лучше управлять временем, контролировать процесс работы и быстрее выполнить срочные задачи.

Планирование дел

Планируйте дела на день, неделю, месяц. Так вы будете видеть весь объем работы, не упустите важные задачи и используете время с пользой. Записывайте все задачи в блокнот или календарь, не стоит рассчитывать на свою память. Каждый вечер продумывайте план на следующий день, это поможет разгрузить голову перед сном. Дробите все большие задачи на мелкие, продумывая последовательность своих действий.

Формулирование цели и задачи

Важно научиться правильно формулировать цели и задачи. Чем конкретнее и подробнее вы распишите цель, тем проще вам будет работать над задачами. Существуют различные методы по целеполаганию, один из таких — принцип SMART. Если кратко, то принцип состоит в том, чтобы описать цель согласно 5 пунктам:

  1. Цель должна быть конкретной (точная формулировка).
  2. Измеримой (четкие критерии готовности каждого этапа).
  3. Выполнимой за определенный период.
  4. Актуальной (цель должна поддерживать другие цели компании)
  5. Иметь ограниченный срок.

После того, как цель сформулирована, нужно также точно и конкретно описать задачи.

Фиксирование плана действия

Лучше всего поможет выполнить больше задач четко составленный план действий. Для этого можно завести онлайн-доску в Trello и создать карточки для каждой задачи со сроком, приоритетностью и участниками. Также можно сделать несколько колонок для срочных задач, больших проектов, текущих дел. Это эффективный инструмент по оптимизации работы не только для одного специалиста, но и всей команды.

Расставление приоритетов

На протяжении всего процесса работы важно четко определить, какие задачи являются важными, а какие второстепенными. Ежедневно помечайте себе те задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Для того чтобы не упустить текущие задачи, используйте метод «ABCD». Основная суть метода заключается в том, чтобы утром выполнять срочные и важные дела, затем браться за менее важные задачи, потом за текущие и т.д.

Фокусирование на главном

Этот прием важен для того, чтобы грамотно управлять собственным временем, тратить его на действительно важные цели. Зачастую современные руководители уделяют много внимания улаживанию конфликтов, мелким проблемам, которые просто выбивают из процесса работы. Но время — это невосполнимый ресурс, который нельзя купить. Поэтому важно быть постоянно в фокусе и не упускать главную цель.

Периодически анализируйте свой опыт, фиксируйте ошибки в работе, не бойтесь менять или дорабатывать правила по тайм-менеджменту под себя. Будьте максимально осознанными в работе, смотрите со стороны на свои результаты.

Навыки тайм-менеджмента для руководителей: ключи к продуктивности

7 минут чтения

У всех нас есть 24 часа в сутки. Разница в том, как мы их используем. И хотим мы этого или нет, но день руководителя, управляющего партнера, генерального директора или владельца бизнеса наполнен гораздо большим количеством задач, чем им самим хотелось бы. Требования и сложность руководства компанией умопомрачительны. Руководитель наблюдает как за функциональными, так и за деловыми планами и отвечает перед множеством акционеров, клиентов, сотрудников, совета директоров, средств массовой информации, правительства и общества. А поскольку руководители — не роботы, им нужно освободить место для семьи, друзей и других не связанных с бизнесом интересов. В сутках не хватает часов. Вот почему навыки тайм-менеджмента так важны в наше время.

«Расписание генерального директора или любого другого лидера — это демонстрация того, как лидер руководит и посылает важные сообщения остальной части организации».

© «Как руководители управляют временем». Майкл Портер и Нитин Нория

В прошлом году Harvard Business Review опубликовал опрос 27 генеральных директоров и руководителей публичных компаний (средняя стоимость которых составляет 13,1 миллиарда долларов) о том, как они используют свое время. За каждым руководителем следовал помощник, который записывал время с 15-минутными интервалами 24 часа в сутки, семь дней в неделю.

Это 12-летнее исследование использования времени руководителями является наиболее подробным и всеобъемлющим. Это ясно показывает, что то, как руководители распределяют свое время, и их присутствие имеют решающее значение не только для их эффективности, но и для работы их компаний.

Согласно результатам, тайм-менеджмент — самая большая проблема для любого человека, занимающего руководящую должность.

Основные рекомендации по эффективному тайм-менеджменту

Портер и Нория рекомендуют составлять личные планы и доводить их до сведения организации. Без такого планирования и коммуникации лидеры могут легко отвлечься и никогда не выполнить самую важную работу.

Любая корпоративная стратегия выражается в распределении ресурсов. Стратегия лидерства в натуральной форме должна учитывать самый ценный и восполняемый ресурс руководителя — время. От этого зависит ваш успех, как и успеха компании.

Тайм-менеджмент руководителя включает следующие этапы:

  • Научитесь мотивировать себя и сотрудников на выполнение поставленных задач. Особенно актуально для сложных задач;
  • Постановка целей имеет решающее значение. Способность правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели может иметь решающее значение;
  • Планирование во времени – на год, месяц. Составление плана действий на каждый рабочий день;
  • Установка приоритетов в выполнении задач, мобильность, готовность к смене задач, подходы к решению задач;
  • Работа с информацией – важно научиться находить, хранить и использовать информацию, необходимую для решения стратегических и оперативных задач;
  • Борьба с «пожирателями времени» – поиск утечек времени, контроль за распределением временных ресурсов, минимизация неразумных действий;
  • Умение восстанавливать силы – хороший отдых – залог успеха!

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха приводит к затягиванию выполнения задач. Стратегия тайм-менеджмента рекомендует начинать рабочий день с самой сложной или неприятной задачи.

Важно побудить себя позвонить или написать письмо или отчет, что необходимо, но нет желания это делать. Как побудить себя к действию?

Самое главное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. Это поможет настроиться на работу. Мотивация к действию — это «якорь». У каждого человека есть свои ритуальные навыки тайм-менеджмента – утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание вдохновляющей музыки в дороге и ведение плана работы в дневнике.

Создание анкеров очень индивидуально; это может быть связано со школьными и студенческими годами, когда нужно было настроиться на учебу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, боевую готовность – активацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут; все, что вам нужно сделать, это поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и реализовать его. Если задание объемное, рекомендуется разбить его на части и пункты и выполнять постепенно – от простого к сложному.

Мотивировать себя можно и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе купить что-нибудь по дороге домой, если быстро справишься со всеми заданиями, устроить встречу с друзьями в конце недели. Конечно, главный стимул – построить карьеру, увеличить доходы, повысить статус.

Вам нужно четко понимать, зачем вам нужно выполнить это задание, какие результаты вы получите, сделаете и забудете, и спокойно переключитесь на другие вопросы. Мотивируют и добавляют сроки выполнения задачи, нужно всегда ограничивать себя во времени, стимулировать действия, четко ставить задачи.

Постановка целей и задач

Тайм-менеджмент невозможен без постановки целей. Цели – взгляд в будущее, и желаемый результат, они определяют причину действий, и почему человек занимается проектом.

Цели помогают устанавливать ориентиры. Вам нужно научиться правильно ставить цели. Разные менеджеры с одинаковыми обязанностями могут ставить разные цели и получать разные результаты.

Каждый человек разрабатывает свои цели, доносит информацию до подчиненных, и от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно найти время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху. Наличие определенного набора целей позволяет вам сосредоточить все свои усилия на важных задачах, избегая при этом траты времени и энергии.

Важным моментом является то, что цели должны быть конкретными, иметь объемные и временные показатели.

Навыки управления временем менеджера: Планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить путь от существующей ситуации к желаемой? План – это система действий по тайм-менеджменту, которая ведет нас к цели, в бизнесе – к получению прибыли, успеху и известности организации. Планирование может быть по разным направлениям – развитие организации, продажи, личные достижения.

Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то есть и мотивация к действию. Планирование призвано помочь сэкономить время и правильно его использовать.

Существует два критерия планирования:

  1. Максимальный (рациональный) побуждает вас находить время для выполнения важных задач.
  2. Минимум, с другой стороны, предлагает достичь желаемых результатов с минимальной потерей времени.

Планирование включает в себя подготовку к реализации желаемых достижений и правильное распределение временных рамок. Каждый человек должен планировать свою жизнь. В противном случае она будет плыть по течению без каких-либо изменений в лучшую сторону. Руководителю необходимо иметь собственные навыки тайм-менеджмента – планировать личное время, пути достижения целей, ставить задачи и критерии достижения сотрудников.

Нам нужно научиться составлять долгосрочный план – от 5 лет, на год и на следующий месяц. Интересно, термин «пятилетка» часто употреблялся в советское время, почему именно этот срок? Поскольку пять лет — удобный срок для планирования, среднее время показывает четкий результат при сравнительном анализе.

При долгосрочных планах можно разбивать задачи на более мелкие периоды, стремясь к результату. Сейчас в организациях сотрудникам часто ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием. Навыки тайм-менеджмента руководителя в минимальной степени учитывают планирование рабочего дня. Естественно, количество задач растет пропорционально организации, и на решение всех задач уходит много времени.

Исполнительный учет рабочего времени

Учет рабочего времени и отчетность становятся сложнее, чем когда-либо, когда вы получаете руководящую должность. Даже если вы работаете с одной командой и одним набором инструментов, создание правильной учетной записи обо всех выполненных задачах может потребовать от вас «отчетности» перед несколькими инструментами управления проектами. Тем более, когда вы сотрудничаете с несколькими командами и ежедневно проводите встречи и звонки. Не говоря уже о необходимости помнить каждую вещь, которую вы делаете каждый рабочий час.

К счастью, есть инструмент с возможностью агрегирования, который поможет руководителям справиться с их проблемами. PPM Express Time — это уникальный инструмент для отслеживания рабочего времени, способный не только помочь вам «перепроектировать» любой рабочий день с невероятной точностью.

Приложение знает, что вы делали, собирая данные со всех перечисленных вами инструментов, начиная с вашего почтового агента. (Согласно упомянутому ранее опросу, электронная почта занимает около 24% всего рабочего дня). Затем он проходит через все приложения для управления проектами: ваши задачи Jira, планы Planner, задачи Trello, звонки в Skype и встречи в вашем календаре. PPM Express Time «собирает» все данные из других ваших приложений и создает записи для каждого из них.

Во-первых, вы можете забыть о круглосуточном слежке со стороны вашего помощника, гестимизациях, попытках вспомнить, что происходило в прошлую среду и т.  д. использовать форму. Вы проверяете эти записи и утверждаете, редактируете, удаляете или добавляете их, когда считаете нужным или считаете это необходимым. Вам больше не нужно вводить данные вручную.

Стало проще создавать отчеты о времени и управлять ими. И они становятся более точными. Бьюсь об заклад, исследователи из Harvard Business Review, которые проводили опрос, хотели бы, чтобы у них был этот инструмент в то время.

Контрольный список Executive Time-Management

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

  • Планирование задач на день – десять минут помогут сэкономить два часа работы, ускорить процесс работы , и помочь вам решить важные вопросы.
  • Вы должны планировать 60% своего времени, а оставшиеся 40% оставить для решения текущих и непредвиденных вопросов.
  • Определите основные помехи в работе, запишите, что вы делали в течение дня, что вас отвлекало от работы и как уменьшить эти баллы.
  • Целесообразно разбивать задачи на «блоки» или «подзадачи».
  • Старайтесь избегать «холостых ходов», лучше один раз поговорить с сотрудником, обсудить все важные вопросы, назначить время, пусть подготовит все вопросы, принесет документацию.
  • Срочные вопросы можно решить по телефону.
  • Научитесь делегировать задачи. Внимательно посмотрите на список, из какой работы вы можете выполнять только ту, которую вы можете поручить другим сотрудникам. Лица, принимающие решения, должны решить самый важный вопрос, не тратя время на рутинные задачи, вроде отчетов и писем.
  • Начните день с самого сложного и важного вопроса, который не вызывает радости. Выполнив такое задание, чувствуешь облегчение и гордость; вы сделали это, и вы можете продолжать работу с чувством легкости.
  • Регулярно планируйте свой день и ставьте себе задачи в реальном времени.
  • Быстро реагируйте на изменения в течение дня. Некоторые элементы в вашем растре можно переставить, даже если действие было заранее оговорено и согласовано. Проверяйте план в течение дня, вносите коррективы и пометки.
  • План работы должен быть конкретным и содержать результат, а не просто краткое описание, типа «позвонить господину Х», а «договориться о встрече с господином Ч по заключению договора о сотрудничестве».
  • Запишите временные рамки для каждой задачи. Особенно встречи. Например, «Встреча отдела маркетинга: 40 минут». Не нужно «растягивать» сроки на мелкие задачи.
  • Определите порядок действий.
  • Старайтесь все делать спокойно и уверенно, без спешки. Только так можно выполнять задачи идеально, без ошибок.
  • Найдите альтернативные решения для создания резервных копий и резервных копий.

Экономьте время с помощью технологий. Автоматизируйте повторяющиеся и рутинные процессы, связанные с вашими целями и навыками тайм-менеджмента.

Как руководители управляют своим временем: 11 профессиональных советов

По словам Джанин Шиндлер, корреспондента Forbes, тайм-менеджмент необходим для того, чтобы стать успешным генеральным директором (CEO). Вероятно, вас это не шокирует, учитывая, что руководители постоянно заняты. Но насколько они заняты и куда уходит все их время?

Согласно исследованию Harvard Business Review, проведенному Майклом Э. Портером и Нитином Нориа, средний генеральный директор работает 9,7 часа в день. Кроме того, 79% из них сказали, что работают и по выходным, а 70% сказали, что работают во время отпуска. В целом исследование Портера и Нории показало, что генеральные директора работали в среднем 62,5 часа в неделю.

Каждую неделю на работу отводится так много часов, что вам может быть интересно, на что уходит все это время. Согласно тому же исследованию:

  • Личное общение занимает 61% времени генерального директора
  • Чтение электронной почты и разговоры по телефону занимают 15% времени генерального директора
  • Другие формы электронного общения занимают 24% времени CEOs time

Что остается генеральным директорам?… Ячмень в любое время, чтобы поспать, поесть три раза в день и провести время с семьей и друзьями. Таким образом, руководители должны применять все лучшие советы по эффективному управлению временем, чтобы не быть поглощенным работой.

Научиться планировать время сложно всем, тем не менее, занятому генеральному директору. Но тайм-менеджмент — важнейший навык, которым должны владеть все лидеры. Итак, вот 10 советов, которые помогут вам лучше управлять своим временем в качестве генерального директора…

  • Планируйте свою неделю заранее
  • Планируйте время на обдумывание (или стратегию)
  • Включайте буферы между встречами
  • Избегайте соблазна электронной почты
  • Будьте Управление повесткой дня
  • Ограничить рутинные обязанности
  • Находить время для общения с другими
  • Потраченное время на проектирование, мониторинг
  • Найдите время для клиентов
  • Будьте на виду во время кризисов
  • Находите время для личного благополучия

1 Планируйте свою неделю заранее

В воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы спланировать свое расписание, Аманда Гетц, основатель House of Wise, говорит, что для поддержания баланса между работой и личной жизнью она планирует свой следующий день, прежде чем закончить предыдущий день. Нет правильного или неправильного времени для планирования. Пока вы посвящаете необходимое время планированию, найдите то, что работает для вас!

«Планирование очень важно при формировании успешной организации, ориентированной на будущее». – Джанин Шиндлер.

2 Планирование времени на обдумывание (или разработку стратегии) ​​

Иногда мы настолько увязаем в планировании встреч, что забываем выделить время на размышления и выработку стратегии в отношении нашего дня. Гетц говорит, что безжалостно расставляет приоритеты в своем времени, она избегает планировать встречи до 11:30; «У меня есть время, чтобы двигаться вперед, это отнимает у меня умственные способности, и я нападаю», — говорит Гетц. Наконец, убедитесь, что есть всегда повестка дня собраний, которые вы посещаете.

Нет повестки, нет участника

Максимально используйте свое время, составив повестку дня встречи с четкими целями и дальнейшими действиями, используя такой инструмент, как Fellow!

Попробуйте Fellow бесплатно

3 Включите буферы между конференциями

Включение буфера между конференциями поможет избежать усталости от Zoom. Симптомы усталости от Zoom обычно заключаются в чувстве истощения или выгорания, постоянном изменении графика видеозвонков и отключении камеры во время встреч.

Если буфер невозможен, предложите изменить формат встречи на телефонный звонок. Если ничего не помогает, спросите у участников собрания, могут ли они выключить свои камеры. Хотя это может быть не идеально для взаимодействия, это поможет свести к минимуму усталость от Zoom.

4 Избегайте соблазна электронной почты

По словам Портера и Нории, хотя электронные письма могут сократить личное общение, они также прерывают ваш рабочий процесс и часто загоняют вас в кроличью нору электронных писем, тратя время впустую.

«Электронная почта прерывает работу, продлевает рабочий день, отвлекает от семьи и размышлений и не способствует вдумчивым дискуссиям. Генеральные директора бесконечно копируются в электронных письмах FYI. Они чувствуют давление, чтобы ответить, потому что игнорирование электронного письма кажется грубым».

5 Руководствуйтесь повесткой дня

При работе по 62,5 часа в неделю можно только представить, сколько приоритетов должен отслеживать генеральный директор. Таким образом, Портер и Нория предлагают придерживаться повестки дня (или календаря), чтобы оставаться организованным. Согласно их исследованию,

«Четкая повестка дня — один из самых важных инструментов генерального директора для достижения прогресса в нескольких рабочих потоках одновременно, устранения различий в скорости прогресса по приоритетам и эффективного использования времени, несмотря на необходимость лично реагировать на непредвиденные события».

6 Ограничить рутинные обязанности

Исследование Портера и Нории показало, что рутинные обязанности занимают 11% опрошенных генеральных директоров. Эти обязанности включали в себя все, от операционных обзоров до звонков о прибылях и убытках. Итак, чтобы ограничить эти обязанности, они предлагают оценить, какие действия относятся к рутинным, а какие к необходимым. Те действия, которые подпадают под рутину, попробуйте изменить их на более эффективную стратегию или вообще убрать рутину.

«Они должны спросить, служит ли это важной цели или это просто привычка компании, что-то установленное предшественником или пережиток предыдущей роли генерального директора».

Кроме того, не бойтесь делегировать полномочия. Делегирование работы, особенно рутинных обязанностей, может помочь вам сэкономить время и выполнить более важные дела. Подумайте о том, чтобы нанять помощника руководителя (EA), который поможет с этими административными задачами и повседневными делами. Вот список возможных вопросов для собеседования, которые помогут вам найти лучшего советника.

7 Найдите время для общения с другими менеджерами

По словам Портера и Нории, общение с другими менеджерами помогает генеральным директорам понимать вещи с точки зрения сотрудников, выводя их из своего круга общения.

«Отношения с сотрудниками на разных уровнях также укрепляют легитимность и надежность генерального директора в глазах сотрудников, что необходимо для их мотивации и получения их поддержки».

8 Затраты времени на разработку, мониторинг и улучшение процессов

Хотя проектирование, мониторинг и совершенствование процессов могут занять много времени, в долгосрочной перспективе это сэкономит вам время и ресурсы. Например, по словам Портера и Нории, формальные обзоры помогают контролировать процессы компании, но занимают четверть всего рабочего времени генерального директора. Поэтому найдите время, когда ваша рабочая нагрузка будет меньше, и посвятите это время разработке, мониторингу и улучшению процессов.

«Хотя они занимают четверть всего рабочего времени генерального директора, они позволяют генеральным директорам отслеживать прогресс, предоставлять регулярную обратную связь, поддерживать высокие стандарты и обеспечивать своевременные корректировки курса».

9 Найдите время для клиентов

Для генерального директора важно проводить время со своими клиентами — ведь без них у вас не было бы успешной компании! Однако, согласно исследованию Портера и Нории, только 3% руководителей проводят время со своими клиентами. Таким образом, генеральные директора должны начать уделять больше времени своим клиентам.

10 Оставайтесь на виду во время кризисов

Слишком часто руководители остаются в своем пузыре и избегают своих сотрудников. Однако это только создает дистанцию ​​​​и недовольство со стороны сотрудников по отношению к высшему руководству / генеральным директорам. Таким образом, руководители должны быть заметными и вовлеченными в дела компании.

Это особенно важно во время кризиса, потому что видимость и вовлеченность демонстрируют, что вы заботитесь о компании и о том, что происходит. Это также заставляет сотрудников чувствовать большую поддержку, когда их генеральный директор помогает им исправить ситуацию.

11 Найдите время для личного благополучия

Поскольку на работу отводится примерно 60 часов в неделю, генеральным директорам может стать сложно найти время для себя. Тем не менее, время, проведенное в одиночестве, имеет решающее значение для поддержания здорового самочувствия.