Тайм менеджмент для руководителя: Принципы тайм-менеджмента для руководителя

Тайм-менеджмент: 7 эффективных правил — Блог Platrum

Содержание

• 7 секретов тайм-менеджмента

“Самый плохой карандаш — лучше, самой хорошей памяти”.
Рассказываем про техники управления временем и как они помогают стать продуктивнее, эффективнее и успешнее.

Жизнь руководителей и владельцев бизнеса загружена по полной. И важно задуматься о том, как организовать свою работу и жизнь, чтобы она была эффективной, сбалансированной и приносила удовольствие. Делимся секретами как внедрить тайм-менеджмент, не бросить его на полпути и получить отличные результаты.

1. Держите внимание на целях. Есть бизнес-цели: как открыть магазин, франшизу, расширить ассортимент, выйти на международный уровень и так далее. А есть цели, которые вызывают настоящие эмоции. И это не обязательно должна быть “умная” цель. Например, директор магазина хочет съездить с любимой женщиной на Мальдивы. Это цель, которая вызывает эмоции и которую ему хочется достигать.  

Когда идет речь о тайм-менеджменте и планировании дел по бизнесу, всегда держите внимание на целях, которые наполняют эмоциями лично вас. Кончено, у руководителя магазина есть цель выйти к концу месяца на какой-то объем, улучшить ассортимент, открыть филиалы. Это логичные и аналитические цели, которые через какое-то время перестают приносить удовлетворение, они не заряжают эмоционально. 

Но у него каждого человека есть какая-то личная цель. Например, съездить на Камчатку или покататься где-то на лыжах. В тайм-менеджмент важно использовать цели, которые наполняют, чтобы эти эмоции заряжали цели в бизнесе. Умные и правильные бизнес-цели заряжают не всегда.

2. Реалистично оценивайте имеющееся время. Оценивайте сколько у вас действительно есть времени на работу и достижение целей. Некоторые смотрят на этот вопрос слишком оптимистично. 

В реальности у человека есть 40 часов рабочего времени в неделю. Однако бывают руководители, которые стараются запихнуть в свое расписание задач на 80 часов. В результате они превращаются в загнанных лошадей, а сам тайм-менеджмент превращает человека в раба работы, который пребывает в постоянном стрессе. Задача тайм-менеджмента не в том, чтобы работать в 8 раз больше. Он учит уделять внимание тому, что приносит результаты и так, чтобы не загнать себя до полусмерти. 

Планируйте рабочую неделю исходя из 35 рабочих часов. Потому что жизнь точно подкинет что-то не предсказуемое. Периодически переоценивайте необходимое время на проекты. Так вы сможете расставить или снизать приоритеты, от чего-то отказаться. Иначе, в долгосрочной перспективе, они заставят вас работать по 60 часов в неделю, а это не реально. Личная эффективность руководителя, в том числе грамотное управление временем — один из факторов успеха всего бизнеса.

3. Планируйте абсолютно все. Если вы хотите, чтобы ваша жизнь была счастливой и приятной, чтобы в ней было место для общения с семьей и друзьями, это должно быть запланировано. Если вы не запланировали удовольствие в жизни, в вашей жизни удовольствия не будет. Поэтому планируйте заранее. Уделяйте этому время, заносите события в свой календарь. Сделайте заботу о своем здоровье, физические упражнения, поездки и путешествия, встречи с друзьями, семейные сборы и время с детьми, частью своего тайм менеджмента. Ставьте их в календарь, планируйте и тогда это будет происходить. Иначе работа буквально сожрёт все время и вы всегда будете выбирать её.

4. Всё записывайте. Тайм менеджмент — это не то, что происходит в голове. Все должно быть записано в календаре, в ежедневнике или в файле. Память всегда может подвести, а сиюминутные проблемы и сложности всегда будут выбивать из отвлекать. Тайм-менеджмент всегда ведется в письменном виде (в бумажном или электронном). Это помогает держать фокус на важном и не сбиться с важных приоритетов.

Как только у вас возникла классная идея: поехать куда-то провести время, выучиться чему-то новому — сразу внесите это в свой календарь. Запишите, когда вы будете это делать и это произойдет.

5. Анализируйте свои ошибки. Когда вы только начинаете вводить тайм-менеджмент в свою жизнь, вы можете допускать ошибки. Например, заложили час на совещание, два на презентацию, тридцать минут на работу с документами, но в итоге что-то заняло больше времени, что-то вы не успели, что-то оказалось не важным. План на день начинает рассыпаться. Многие из-за этого расстраиваются и прекращают заниматься тайм-менеджментом. Но невозможно освоить такой довольно сложный инструмент с первой попытки. А управление временем и планирование — это профессиональные инструменты. Поэтому постоянно анализируйте ошибки. 

Перед каждым планированием откройте свой предыдущий день. Посмотрите что пошло не так, почему это произошло. Например, не учтено время, чтобы добратся до встречи. Пересмотрите на основе этой информации свои планы на следующий день, исправьте это. И с каждым днем планирование будет становиться все более реалистичным.

6. Выделяйте время на планирование. Само по себе планирование требует время. Выделите 15 минут, чтобы оценить предыдущий день и запланировать новый. Это может быть утро или вечер. Но тайм-менеджмент должен стать частью вашей постоянной рутины, как йога, пробежка. Работа над планом должна стать частью жизни. Потому что жизнь всегда будет казаться важнее планирования этой жизни. Если не следовать этому правилу и не выделять время планированию, то очень быстро планы начинают рассыпаться, ошибки накапливаются и тайм-менеджмент сходит на нет.

7. Ведите дневник. Дневник — это записи о том, что самого важного происходит в вашей жизни, о идеях, которые возникают, о том как меняются интересы или цели. Люди, которые ведут дневник получают необычайные результаты. Наша точка зрения постоянно меняется и сложно вспомнить, как меняются взгляды и мысли. Планирование — это всегда о будущем, а дневник — это всегда о том, что происходило, он позволяет просмотреть назад. И бывает, что есть ощущение, что нет никакого прогресса, не ощущаешь, что жизнь изменилась и стала более эффективной. Дневник помогает этого избежать и увидеть ретроспективу. 

Его не нужно вести каждый день в обязательном порядке. Но когда в голову приходят интересные выводы, наблюдения и мысли, можно записать их в дневник. И каждый раз обращаясь к дневнику, можно увидеть как изменилась жизнь, насколько ваша точка зрения стала более живая. Дневник позволяет правильно оценить личный прогресс.

Попробуйте внедрить эти правила управления временем в свою жизнь и она станет более интересной, эффективной и целесообразной, а вы начнете получать больше удовольствия. Тайм-менеджмент помогает сделать так, чтобы все сферы жизни были в балансе.

Также читайте: Методы эффективного планирования

Тайм-менеджмент для руководителя: советы от World Class

Одно из преимуществ, которые получает руководитель после назначения на должность – независимость. Поручений от начальства становится гораздо меньше, и он может самостоятельно расставлять приоритеты. Но для многих руководителей это неожиданно оказывается проблемой. Как успевать запланированное, если важных задач много? Распределить ценный ресурс поможет грамотный тайм-менеджмент. Рассказываем о техниках планирования, своими инструментами тайм-менеджмента делятся CEO World Class & UFC GYM Николай Николаевич Прянишников и вице-президент по правовым вопросам World Class Юлия Ходьбина.

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Управление временем необходимо каждому руководителю фитнес-клуба. Но есть 4 категории менеджеров, для которых это особенно важно.

• Начинающие руководители. Легко запутаться в огромном количестве новых задач, которые нужно решать в течение рабочей недели. Чтобы они не пугали, стоит составить чёткое расписание. Оно покажет: свободного времени гораздо больше, чем вы думали.
• Руководители крупных фитнес-клубов. Чем больше сотрудников в подчинении, тем больше задач нужно регулярно выполнять. Даже людям с исключительной памятью стоит записывать важные дела и следовать плану. Это поможет повысить личную эффективность.
• Руководители с детьми. Если не хочется тратить понапрасну время, которое можно провести с семьей, тайм-менеджмент поможет сохранить его и освободить несколько часов в неделю для совместного досуга. Это касается и хобби: если мечтаете уделять больше времени тренировкам, чтению книг или просмотру хорошего кино, стоит структурировать расписание.
• Руководители, подверженные стрессу. Иногда несколько простых задач, появившихся внезапно, сбивают с толку. Чтобы не попадаться в ловушку, можно составлять расписание еженедельно. Это поможет избежать тревоги.

Это лишь несколько примеров. Сложно представить руководителя фитнес-клуба, который без труда запоминал бы задачи на неделю вперёд. Даже отличная память не всегда помогает: без визуализации следить за графиком сложно и неудобно.

Инструменты для тайм-менеджмента

Самые простые инструменты – блокнот и ручка. Если предпочитаете писать на бумаге, лучше использовать специальный ежедневник с удобным расписанием. Плюс метода: написанное от руки лучше запоминается. Но минусов больше: бумажный ежедневник не напомнит о предстоящей встрече автоматически, а ошибки в нем исправить сложнее.

Более удобный вариант — электронная таблица. Её можно использовать для записи повседневных задач. Если планы поменяются, легко добавить недостающую строку или подвинуть что-то в расписании, и таблица останется красивой и аккуратной. При желании можно предоставить доступ начальству, чтобы новые задачи руководитель вносил сразу в ваше расписание.

«Главные приложения для дел — Microsoft Office и Outlook, в них работаю из любого места в течение дня. Во время встреч с коллегами, партнерами, не отвлекаюсь на почту/дела, а концентрируюсь на задачах. Четкий электронный график позволяет проводить 5-8 встреч ежедневно, посещать клубы (практически ежедневно) и отвечать на 100-200 писем и сообщений» — CEO World Class & UFC GYM Николай Николаевич Прянишников.

Но есть и более совершенный инструмент: онлайн-календарь от Google или таблицы Trello. Они создан специально для тайм-менеджмента, подходят для коллективного редактирования, совместимы с вспомогательными приложениями и позволяют настроить оповещения. Используя такие календари, легко ориентироваться в рабочих задачах и успевать больше в течение дня.

«Мои приложения: почтовый сервис, календарь, заметки, WhatsApp для быстрой связи – всё это должно быть под рукой» — вице-президент по правовым вопросам World Class Юлия Ходьбина.

Основной принцип тайм-менеджмента

Для более эффективного управления временем нужно поделить задачи на три категории:

• краткосрочные — отправка документов, звонок клиенту и другие дела, которые занимают не больше пары минут;
• с гибким дедлайном — задачи, которые требуют больше времени, но их можно двигать в расписании;
• привязанные ко времени — встречи с партнёрами и клиентами, корпоративные мероприятия и другие события, которые вы не можете или не хотите переносить на другой день.

Когда все имеющиеся задачи поделены на три категории, их можно распределять по расписанию. Лучше делать это раз в неделю: такой подход позволяет заранее понять, в какой из дней график будет наиболее напряжённым. Даже большое количество задач можно распределить таким образом, чтобы осталось время на личную жизнь, отдых и развлечения.

1. В первую очередь нужно обозначить в расписании все дела, привязанные ко времени. Если встреча с поставщиком фитнес-оборудования назначена на 13:00 и предположительно будет длиться 2 часа, стоит обозначить временные рамки. Только после её завершения вы сможете приступить к следующей задаче.
2. Затем необходимо выделить 1-2 часа для решения краткосрочных задач. На это уходит гораздо меньше времени, если внести их в график и выполнить поочерёдно. Рациональный подход помогает снизить стресс, который руководитель может испытывать из-за большого количества накопившихся мелких задач. Удобно запланировать звонки и рассылку документов на утро, а позже получить обратную связь от сотрудников и клиентов.
3. В оставшееся время нужно вписать задачи с гибким дедлайном. Распределяя их по графику, важно помнить: эти дела нужно выполнить к определённой дате. Важно убедиться: отчет будет написан заранее, а сотрудники фитнес-клуба своевременно получат новые должностные инструкции. Если на выполнение задачи требуется больше 4 часов, лучше поделить её на несколько дней. Вы будете продуктивнее, и качество работы не пострадает.

Как сделать тайм-менеджмент эффективнее

Важно понимать: рабочее расписание гибкое и постоянно меняется. Вы не можете предугадать, какая задача появится завтра днём. Абсолютно нормально вносить корректировки, делегировать работу подчинённым или отказываться от её выполнения из-за смены приоритетов. Есть несколько советов, благодаря которым жизнь по расписанию станет комфортнее.

1. Помните, ради чего работаете. Цель не обязательно должна быть привязана к фитнес-клубу или бизнесу. Возможно, вы давно мечтаете о поездке на море с семьей. Но для этого необходимо регулярно следовать расписанию, решая рабочие задачи. При их успешном выполнении прибыль будет расти, и через пару месяцев вы с чистой совестью отправитесь в отпуск, поручив работу сотрудникам.
2. Включите в расписание то, что приносит радость. Планы не должны состоять из рабочих задач на 100%. Руководители часто сталкиваются с проблемой: им приходится отодвигать встречи с семьёй, развлечения и хобби на второй план. От этого страдает качество жизни. Чтобы избежать выгорания, стоит отводить на общение с близкими и любимые занятия время и прописывать это в ежедневнике.
3. Не бойтесь менять расписание. Если вы видите в списке утратившее актуальность дело, смело убирайте его из ежедневника, а освободившееся время перераспределяйте. Удобно перенести на него задачу без строгого дедлайна. Если более важных задач не найдётся, вы сможете посвятить свободные часы отдыху или саморазвитию.

Следуя этим советам начинающий руководитель фитнес-клуба научится распоряжаться временем более рационально. Опытным управляющим тайм-менеджмент поможет освободить несколько часов в неделю для отдыха и общения с друзьями и близкими. Распределив актуальные задачи по расписанию, каждый руководитель сможет стать более эффективным, и фитнес-клуб будет приносить больше дохода.

Тайм-менеджмент: руководство для менеджеров

Как у менеджера у вас много забот. Между работой с непосредственными подчиненными и посещением совещаний у вас едва хватает времени на работу над результатами, не говоря уже о личном и профессиональном развитии. Со всеми этими конкурирующими требованиями, как вы можете выполнять обязанности хорошего менеджера, продуктивно и устойчиво распределяя свое время для своего благополучия?

Честный взгляд на вашу рабочую нагрузку

Во-первых, мы рекомендуем вам рассмотреть ваши существующие обязательства и управленческие обязанности. Почему это важно? Потому что понимание того, как вы в настоящее время распределяете свои ресурсы, может дать информацию о том, как вам нужно подходить к своей стратегии управления временем.

Чтобы оценить свою рабочую нагрузку, определите, сколько времени вы посвящаете встречам, результатам, непосредственным подчиненным и другим важным обязанностям руководителя. Точно так же вы также можете разделить, сколько времени вы уделяете другим, а сколько тратите на себя.

Например, предположим, что вы просматриваете все свои дела, встречи и обязательства и понимаете, что можете работать 24/7 и все еще не сделать все. Это четкий сигнал о том, что ваши границы и возможности не соблюдаются, и может потребоваться более серьезный разговор с руководителем вашей команды.

С другой стороны, предположим, вы заметили, что большая часть вашего стресса возникает из-за слишком большого количества встреч в вашем календаре каждый день. Это означает, что вы тратите слишком много времени на других людей, и вам нужно время, чтобы выполнить свой список дел. С некоторыми из наших советов, приведенных ниже, вы можете решить эту проблему напрямую и найти способы установить здоровые границы, чтобы защитить свое время.

Советы по тайм-менеджменту для руководителей

Мы не хотим давать вам кучу рекомендаций и надеяться, что что-то приживется. Вместо этого в качестве отправной точки мы тщательно выбрали самые ценные советы, почему важно их реализовать, и как заставить себя нести ответственность за то, чтобы вы приводили их в действие.

1. Заблокируйте в календаре нерабочие дни

Если вы весь день участвуете в совещаниях и не участвуете в них или не можете выделить хотя бы несколько часов для себя, попробуйте заблокировать в календаре нерабочие дни для углубленной работы. Вы можете сделать это, заблокировав определенные часы каждый день или заблокировав целые дни, чтобы дни «без встреч». Этот тип напряженной, непрерывной работы повысил производительность и усилил чувство удовлетворения от работы.

Очень легко попасть в ловушку, говоря «да» приглашениям людей на встречи и откладывая в сторону свои собственные потребности. Физический блок в вашем календаре служит ощутимым напоминанием вам и другим о том, что это время зарезервировано для вас.

Советы: 

• Блокируйте небольшие приращения. Поначалу может показаться немного неудобным размещать блоки в календаре. В конце концов, вы не хотите, чтобы люди думали, что у вас нет на них времени. Это вполне понятное чувство — поначалу установление границ может быть неудобным. Чтобы облегчить это изменение, мы рекомендуем блокировать небольшие промежутки времени (от 30 минут до часа), а затем постепенно увеличивать количество времени по мере того, как вы чувствуете себя более комфортно.
• Быть прозрачным. Сообщите вашей команде об этом изменении до того, как вы начнете. Таким образом, никто не поймет неправильно ваши намерения и не посягнет на это время. Вы даже можете призвать членов своей команды присоединиться к вам, если они считают, что это принесет им пользу!
• Используйте время на себя. У вас может возникнуть соблазн использовать свой временной блок, чтобы проникнуть в Slack, чтобы ответить на непрочитанные сообщения или пообщаться с непосредственным подчиненным, который хочет вас догнать. Постарайтесь сопротивляться этому искушению и сосредоточьтесь на том, чтобы использовать это время с пользой для себя ты. Это означает, что нужно заниматься тем, что сделает вашу жизнь проще или лучше, будь то выполнение поставленных задач, инвестирование в свое личное развитие или использование пространства для расслабления.

2. Определите свое самое продуктивное рабочее время 

Никто не работает 24/7. Некоторые люди чувствуют себя более энергичными рано утром, в то время как другие чувствуют себя бодрее по вечерам. Чтобы максимизировать свою продуктивность, определите часы, когда вы успеваете больше всего, и составьте разумный график на это время.

Эта рекомендация касается не только повышения производительности. Попытка заставить себя придерживаться графика, который не подходит для вашего образа жизни, может привести к ненужному стрессу. Например, начинать рабочий день в 8 утра, пока ваши дети готовятся к школе, — это акт жонглирования, который затрагивает как ваш личный, так и профессиональный опыт. Сдвиг рабочего дня на час в том или ином направлении может сделать вашу жизнь проще и продуктивнее.

Поскольку все больше из нас приспосабливаются к все более удаленной работе, многие стартапы и инновационные компании все чаще предлагают гибкий график работы в рамках программы оздоровления.

Советы:

• Сделайте свое расписание легкодоступным. Опять же, сообщите своей команде о новом рабочем графике. Тогда они узнают, когда вы доступны, и свяжутся с вами, когда оба ваших часа совпадут — то, что становится обычной практикой, когда большинство людей находятся на удалении. Не забывайте и о людях, не входящих в вашу команду. Чтобы сделать ваше расписание как можно более заметным, включите свое рабочее время в свой календарь или в свой статус в Slack. Таким образом, если кто-то попытается договориться с вами о встрече или захочет отправить вам сообщение, он узнает, когда вы доступны.

3. Выделите время и место для декомпрессии

Это может показаться контрпродуктивным, но важно намеренно встраивать перерывы в свой плотный график. Тем более, что многие из нас живут удаленно, поэтому необходимо делать частые 30-минутные перерывы от компьютера, чтобы сделать что-то, что поможет вам расслабиться, будь то медитация, приготовление здоровой пищи или тренировка.

Вы можете подумать: «Но мне нужно на больше часов в моем рабочем дне, а не меньше!» Хотя может показаться, что многочасовая работа без перерывов даст вам больше времени, правда в том, что это на самом деле приведет к выгоранию, что еще больше усложнит выполнение ваших обязанностей менеджера. Вот почему активное и регулярное уделение времени заботе о своем здоровье поможет вам лучше управлять своим временем и быстрее справляться с рабочей нагрузкой в ​​долгосрочной перспективе.

Советы:

• Убедитесь, что ваши энергетические уровни находятся в балансе . Другими словами, проверьте себя, чтобы увидеть, тратите ли вы столько же энергии, сколько тратите. Даже если в целом вы чувствуете себя уравновешенным, планирование регулярных перерывов поможет сохранить ваше самочувствие. С другой стороны, если вы уже выгорели, вложение большего количества энергии в себя имеет решающее значение для снижения рисков дополнительных последствий для психического и физического здоровья.
• Наличие механизма подотчетности. У всех нас был опыт сгорбления над нашими ноутбуками в течение напряженного дня без перерыва — только для того, чтобы поднять глаза и понять, что уже 5 часов вечера. Чтобы этого не произошло, создайте механизм подотчетности. Это может быть установленный вами будильник, напоминание в Slack или даже коллега, который пингует вас, чтобы убедиться, что вы каждый день отдыхаете, чтобы расслабиться.
• Узнайте больше о политике вашей компании в отношении психического здоровья. Если вы дошли до точки, когда вы находитесь на грани выгорания или имеете дело с сильными проблемами, связанными со стрессом, мы рекомендуем вам подключиться к ресурсам вашей компании в области психического здоровья и понять, какие варианты доступны для вас. Будь то отпуск или продолжительный отпуск, делайте все, что вам нужно, чтобы восстановить свое здоровье.

4. Используйте инструменты 

Нам повезло жить во времена, когда в нашем распоряжении есть невероятные технологии. При разумном использовании такие инструменты, как Asana, Slack и Zoom, могут улучшить наш рабочий опыт, особенно в удаленном режиме. Эти инструменты не только могут упростить наши задачи, общение и обязанности, они также могут облегчить определенное умственное бремя.

Например, в Culture Amp мы предлагаем инструмент для встреч один на один, который помогает менеджерам вместе со своими непосредственными подчиненными составлять повестку дня, предоставляет коучинговые вопросы для направления беседы и многое другое. Это экономит время менеджеров, избавляет их от необходимости самостоятельно отслеживать или исследовать все эти элементы и углубляет их отношения со своими непосредственными подчиненными.

Мы также предлагаем курс Skills Coach для повышения продуктивности. Используя концепцию интервальных повторений и обучения «точно в срок», вы можете практиковать и усваивать такие навыки, как тайм-менеджмент, расстановка приоритетов и многое другое, всего за несколько минут в день.

Советы: 

• Подготовьте систему. Конечно, сами инструменты могут стать источником стресса. Чтобы избежать перегруженности всеми пингами и звонками, которые приходят с вашими инструментами, создайте систему для управления ими. Например, выделите время в течение дня для проверки электронной почты или уведомлений, чтобы они не отвлекали вас постоянно, и убедитесь, что вы получаете уведомления только в одном месте.

5. Обратитесь за помощью 

Иногда, независимо от того, насколько сильны навыки управления временем у менеджера, у него слишком много дел. В подобных случаях вы должны чувствовать себя вправе обратиться за помощью к организации — будь то проект, снятый с вашей тарелки, управление меньшим количеством прямых подчиненных или запрос дополнительных ресурсов. Хотя может быть сложно попросить о поддержке, имейте в виду, что в конечном итоге это послужит вам и организации в долгосрочной перспективе.

Советы:

• Иметь внутреннего «чемпиона». Просить о помощи может быть очень неловко. Вы не хотите, чтобы вас воспринимали как человека, не справляющегося с обязанностями, требуемыми от хорошего менеджера, или чтобы вас не пропустили при возможном продвижении по службе . Вот почему так важно найти в организации кого-то — будь то ваш босс или наставник — кто знает вас и думает о ваших интересах. Это может быть человек, к которому вы обращаетесь, когда вам нужна помощь в навигации по вашим следующим шагам.
• Будьте добры к себе. Помните, вы не сверхчеловек, который может сделать все в одиночку. Нет ничего постыдного в том, чтобы установить четкие, здоровые границы и обеспечить защиту своих ресурсов — от вашего времени до вашего психического здоровья.

Вы можете сделать свою рабочую нагрузку более управляемой с помощью правильной стратегии тайм-менеджмента. В конце концов, это улучшит самочувствие и производительность, принеся пользу вам и организации.

Мы не можем так продолжать управлять

Предоставьте менеджерам инструменты и ресурсы, чтобы добиться значимого результата.

Узнать больше

Что такое тайм-менеджмент? Все, что нужно знать менеджерам

Обычный день руководителя на рабочем месте может начинаться с 30-минутных или часовых блоков совещаний и телефонных конференций. Если затем сотрудники потребуют от вас четырех часов, чтобы устроить рождественскую вечеринку на рабочем месте или реорганизовать команду для творческого проекта, будут моменты, когда вам просто нужно будет сказать «нет».

Когда дело доходит до защиты, инвестирования, экономии, расходования и составления бюджета своего времени, лидеры должны принимать трудные решения.

Однако это может быть непросто — поэтому раннее общение с вашей командой имеет решающее значение для вашего успеха как менеджера. Вы избавитесь от стресса на работе в целом и сможете успешно планировать сроки своих проектов, как только научитесь общаться и поддерживать стратегии управления временем.

В этой статье мы рассмотрим основы тайм-менеджмента, чтобы вы могли лучше подготовиться к периоду занятости и повседневным деловым функциям. Мы будем охватывать:

• Преимущества тайм-менеджмента
• Советы по эффективному тайм-менеджменту

Давайте приступим.

Преимущества тайм-менеджмента

Если вы уже много лет ведете свой бизнес со скоростью тысяча миль в час, вам может быть интересно: что вообще означает управление своим временем? И почему это важно?

Как оказалось, есть много преимуществ, которые можно получить, научившись лучше управлять своим временем  — и люди просто не созданы для того, чтобы работать на полной скорости. Давайте посмотрим на преимущества.

1. Свобода от стресса

Беспокойство и стресс — распространенные побочные эффекты плохого управления временем. Если вы постоянно торопитесь, вам может быть трудно получать удовольствие от работы и жизни в целом. Когда вы лучше управляете своим временем, вы почувствуете себя более расслабленным и сможете контролировать свой повседневный график.

2. Повышение качества работы

Когда вы планируете свое время и работаете над одной задачей за раз, вы можете уделить ей все свое внимание. Это приводит к улучшению внимания и концентрации, что, в свою очередь, приводит к более качественному результату.

3. Лучшее чувство контроля

Когда вы хорошо управляете своим временем, вы почувствуете, что лучше справляетесь с делами. Это улучшенное чувство контроля может привести к повышению уверенности и улучшению общего самочувствия.

4. Повышение производительности

Когда вы сможете больше сосредоточиться и работать над одной задачей за раз, вы сможете сделать больше за меньшее время. Это может привести к чувству выполненного долга и удовлетворения от вашей работы.

5. Улучшение отношений

Тайм-менеджмент может улучшить как личные, так и профессиональные отношения. Когда вы не беспокоитесь о соблюдении сроков или выполнении дел, вам будет приятнее находиться рядом.

Кроме того, когда вы сможете хорошо управлять своим временем, у вас будет больше шансов уложиться в сроки и достичь целей, что может улучшить отношения с коллегами, начальством и клиентами.

6. Большее чувство достижения

Когда вы сможете достичь своих целей и уложиться в сроки, вы почувствуете чувство достижения. Это может привести к повышению уверенности и мотивации продолжать хорошо управлять своим временем.

7. Повышение творческих способностей

Когда у вас будет больше свободного времени, у вас будет возможность проявить свои творческие способности. Это может привести к новым и новаторским идеям, а также к повышению продуктивности как в личной, так и в профессиональной жизни.

8. Повышение самодисциплины

Тайм-менеджмент требует самодисциплины для достижения успеха. Когда вы сможете придерживаться графика и выполнять задачи вовремя, вы разовьете большую самодисциплину. Это может привести к повышению самооценки и увеличению успеха во всех сферах вашей жизни.

9. Повышение способности принимать решения

Когда вы сможете управлять своим временем, вы также сможете управлять своей способностью принимать решения. Это означает, что вы сможете принимать более взвешенные решения о том, как использовать свое время. В результате вы сможете добиться большего за меньшее время.

Это приведет к ошибочным решениям. Вы можете избавиться от чувства спешки из-за нехватки времени, если примените эффективное управление временем.

Вы почувствуете себя спокойнее и лучше, если сможете эффективно управлять своим временем, так как это снижает вероятность ошибочного суждения.

Советы по эффективному тайм-менеджменту

Теперь, когда вы знаете о преимуществах, давайте рассмотрим несколько надежных стратегий для улучшения вашего тайм-менеджмента.

Начните с очистки своего календаря

Трудно отказаться от приглашения на встречу, когда вы являетесь генеральным директором компании. На самом деле, согласно Harvard Business Review, исследования показывают, что старшие менеджеры проводят на совещаниях не менее 23 часов в неделю.

Если вы ответите «нет» или «не сейчас» на такое приглашение, может показаться, что вы нарушаете общественную норму. Однако, если вы просмотрите все встречи, которые вы посетили за предыдущую неделю, вы можете обнаружить, что многие из них неэффективны.

В результате, если вы возьмете за правило спрашивать о повестке дня собрания, когда вас приглашают, вы будете лучше использовать свое время и вносить свой вклад в развитие системы управления. Таким образом, вы сможете изящно отказаться от встречи, которая не является приоритетной.

Хорошее общение может иметь огромное значение

Общение может создать или разрушить любые отношения, личные или профессиональные — и когда у менеджера возникают проблемы с управлением своим временем, общение страдает. Тем не менее, если вы потратите время на то, чтобы слушать и правильно общаться со своими сотрудниками и клиентами, это может иметь решающее значение для успеха компании.

Убедитесь, что вы часто взаимодействуете с членами вашей команды, чтобы убедиться, что они на пути к достижению ваших целей. Менеджер эффективно взаимодействует с потребителями и часто с большей вероятностью увидит процветание своей компании. Максимально используйте свое время, будучи обдуманным в своем общении.

Поставьте перед собой четкую цель

Когда вы ставите перед собой цель, важно четко указать, чего вы хотите достичь. Расплывчатые цели, такие как «повышение удовлетворенности клиентов», трудно измерить и, следовательно, трудно достичь. Конкретные цели, такие как «повысить удовлетворенность клиентов на 10 процентов в течение шести месяцев», легче измерить и, следовательно, легче достичь.

Также важно убедиться, что ваши цели реалистичны. Постановка нереалистичных целей ведет к разочарованию и может привести к ощущению разочарования и неадекватности. Если вы не уверены, реалистична ли ваша цель, спросите себя, можете ли вы ее достичь, учитывая имеющиеся у вас ресурсы и время.

Наконец, убедитесь, что ваши цели соответствуют миссии и видению вашей компании. Цели, которые не соответствуют миссии и видению вашей компании, являются пустой тратой времени и ресурсов.

Создайте список дел

Список дел — это простой, но эффективный способ эффективно отслеживать свои задачи. Чтобы создать список дел, просто запишите все, что вам нужно сделать, в блокнот или на лист бумаги. Затем пронумеруйте пункты в вашем списке в порядке важности.

Если вы обнаружите, что у вас есть более одной задачи, которую необходимо выполнить в срочном порядке, расставьте приоритеты этих задач, пронумеровав их 1, 2 и 3. После того, как вы выполнили самую важную задачу, переходите к следующей в вашем списке. .

Несмотря на то, что список дел — это простой инструмент, он может быть удивительно эффективным, помогая вам управлять своим временем.

Используйте планировщик

Планировщик поможет вам следить за своими задачами и следить за тем, чтобы вы эффективно использовали свое время. Планировщики бывают разных форматов, поэтому выберите тот, который лучше всего подходит для вас.

В некоторых планировщиках есть место для записи ваших задач на каждый день, в то время как в других предусмотрен просмотр по неделям или месяцам. Существуют также цифровые планировщики, которые вы можете использовать на своем компьютере или смартфоне для эффективного планирования проектов.

Если вы обнаружите, что часто забываете обратиться к своему планировщику, попробуйте установить напоминания на своем компьютере или телефоне, чтобы напоминать вам регулярно проверять его.

Делайте перерывы

Важно делать перерывы в течение дня, чтобы не чувствовать себя перегруженным и напряженным. Если вы нервничаете или вам нужен перерыв, отойдите от работы и прогуляйтесь.

Или, если у вас есть несколько свободных минут, используйте это время, чтобы заняться любимым делом, например, почитать или послушать музыку. Перерывы помогут вам оставаться сосредоточенными и продуктивными, когда вы вернетесь к работе.

Выделяйте время для каждой задачи

Планируя свой день, обязательно выделяйте достаточно времени для каждой задачи. Если вы недооцениваете количество времени, которое займет задача, вы, вероятно, почувствуете спешку и стресс.

С другой стороны, если вы переоцените время, необходимое для выполнения задачи, у вас может оказаться слишком много свободного времени. Ни один из этих сценариев не идеален, поэтому важно реалистично оценивать время, необходимое для выполнения задачи.

Делегирование задач

Лидеру или менеджеру важно делегировать задачи членам вашей команды. Делегирование задач не только освободит ваше время, но и поможет членам вашей команды развить новые навыки и вырасти в своих ролях.

При делегировании задач убедитесь, что вы выбрали подходящего человека для этой работы. Принимая решение, учитывайте сильные и слабые стороны каждого члена команды, а также их рабочую нагрузку.

Также важно предоставлять четкие инструкции и ожидания при делегировании задачи. Это поможет обеспечить правильное и своевременное выполнение задачи.

Установите границы

Важно установить границы с членами вашей команды и коллегами. Сообщите им, над чем вы работаете и каковы ваши приоритеты.

Также важно сообщить им, когда вы недоступны. Если вы работаете над проектом, который требует вашего полного внимания, сообщите своей команде, что вы не можете отвечать на вопросы или оказывать помощь.

Установление границ поможет вам сосредоточиться на работе и эффективно использовать свое время.

Используйте технологии с умом

Существует несколько инструментов и программ, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем. Например, существуют программы для управления проектами, которые помогут вам следить за своими задачами и сроками.

Существуют также приложения для повышения производительности, которые могут блокировать отвлекающие факторы, такие как социальные сети, чтобы вы могли сосредоточиться на своей работе. Используйте технологии с умом и используйте только те инструменты, которые действительно помогут вам повысить продуктивность.

Планируйте правильные задачи в нужное время

Каждый день вам предлагается новый набор задач, которые необходимо выполнить.

Вы можете попытаться выполнить их все одновременно, но это будет слишком сложно и приведет к неудовлетворительным результатам. Вместо этого запланируйте нужные задачи в нужное время, используя этот процесс:

1. Определите задачу.
2. Определите, когда задача должна быть завершена.
3. Установите крайний срок для задачи.
4. Разбейте задачу на более мелкие цели.
5. Создайте расписание для выполнения задачи.

Следуя этим шагам, вы сможете лучше управлять своим временем и выполнять свои задачи более эффективно. Цель состоит в том, чтобы научиться расставлять приоритеты в отношении наиболее важных дел каждого дня, а также того, сколько времени они займут на выполнение и когда они должны быть выполнены.

Поймите правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 гласит, что 80% результатов достигается за счет 20% усилий. Другими словами, небольшое количество усилий приводит к большому количеству результатов.

Это правило можно применять к тайм-менеджменту, определяя наиболее важные задачи, которые окажут наибольшее влияние.

Например, если у вас есть список из 10 задач, две из которых, скорее всего, окажут большее влияние, чем остальные восемь вместе взятые.

Сосредоточившись на этих двух задачах и выполнив их в первую очередь, вы сможете добиться большего за потраченное время.

Воспользуйтесь преимуществами простоя

Простой часто рассматривается как потерянное время, но это не обязательно. Время простоя можно эффективно использовать для повышения производительности.

Например, время простоя можно использовать для планирования дня, пересмотра целей или мозгового штурма новых идей. Вы также можете использовать его, чтобы сделать перерыв и зарядиться энергией.

Воспринимайте время простоя не как потраченное впустую время, а как возможность повысить свою производительность.

Используйте инструменты отслеживания времени для лучшего управления временем

Day.io — это инструмент учета времени, который поможет вам лучше понять, как вы используете свое время. Это простой, но эффективный способ отслеживать свое время и видеть, что можно улучшить.

Понимая, как вы используете свое время, вы можете вносить изменения для повышения своей производительности. Например, если вы обнаружите, что тратите слишком много времени на электронную почту, вы можете изменить свои привычки, чтобы сократить количество времени, которое вы тратите на нее.

Заключительные мысли: тайм-менеджмент для менеджеров

Руководителю легко увязнуть в повседневных делах и вести нездоровый образ жизни. Сосредоточьтесь на реализации предложений, изложенных в этой статье, и укреплении вашей команды. Ваша общая производительность не только повысится, но вы быстро зарекомендуете себя как способный и уважаемый лидер.