Тайм менеджмент как система управления временем: Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей

Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей

Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и  обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем — это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.

Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных [1, c.147].

При рассмотрении управления рабочим временем  руководителя можно выделить два направления: время на управление деятельностью фирмы и время на управление людьми (персоналом).

В полномочия руководителя входит трата времени на определение положения дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.

Основной статьей в потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами, т.е. существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием понимается умение передавать задачи и полномочия лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи этого навыка руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель будет выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Основными целями делегирования являются разгрузка вышестоящих руководителей, создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления; повышение дееспособности нижестоящих звеньев; активация «человеческого фактора», увеличение заинтересованности работников.

Задачей современного менеджера является необходимость овладеть принципами результативного управления умственными и творческими способностями сотрудников организации. Решением данной задачи может стать применение тайм — менеджмента.

В настоящее время каждый руководитель должен стремиться к организации своего времени и времени подчиненных таким образом, чтобы достижение целей происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами.

Под тайм-менеджментом (управление временем) понимают какое-либо действие или процесс тренинга осмысленного контроля над тем количеством времени, которое может быть потрачено на деятельность, при которой умышлено, увеличивается эффективность и продуктивность.

Рассматривая тайм-менеджмент, как систему управления временем можно выделить следующие элементы: анализ используемого рабочего времени; формирование стратегии по итогам проведенного анализа; постановка цели, которую планирует достичь руководитель при использовании технологии управления временем; планирование рабочего времени по приоритетам; деятельность, соответствующая планированным действиям; создание методов борьбы с причинами неуместного использования рабочего времени; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам (рисунок 1) [2, c. 44]. 

Рисунок 1 – Тайм-менеджмент, как система управления временем 

Данные составляющие позволяют сократить время, необходимое для осуществления важных дел.

Исходя из основных правил управления временем, можно выделить основные принципы тайм-менеджмента для руководителей:

— расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование мероприятий и распределение энергии позволяет сделать как можно больше срочных и важных дел, при этом можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но не стоит при этом забывать о правилах перераспределения задач;

— декомпозиция работ связана с разложением сложных целей и задач на более мелкие и простые, что способствует нахождению приемлемых решений исходной задачи;

— принцип информированности направлен на рекомендации руководителю иметь циклограмму сбора информации по всем направлениям деятельности;

— принцип резервности когда необходимо выделять из общего объема рабочего времени часть, которая может оказаться необходимой при важных встречах, переговоров, собраний и т. д., что позволяет избежать обстоятельств недостатка времени;

— принцип чередования позволяет избегать эмоционального перенапряжения при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач методом чередования;

— принцип анализа. В течение рабочего времени руководителю необходимо анализировать проделанную и предстоящую работу, внося корректировки и разрабатывать дальнейший план работы.

Перечисленные принципы составляют далеко не полный список рекомендаций по управлению временем, однако использование даже некоторых пунктов позволяет увеличить производительность труда и снизить энергозатратность [3, c. 217].

Таким образом, освоение и сознательное применение техники самоменеджмента руководителем, позволяет значительно увеличить творческий и профессиональный потенциал, за счет рационального распределения времени. Применение принципов тайм-менеджмента способствует оптимизации рабочего времени не только руководителя, но и подчиненных. Это достигается при использовании менеджером делегирования полномочий.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Планирование рабочего времени является важной составляющей успешной эффективной деятельности любого человека. Разберём понятие тайм менеджмента и для чего оно необходимо.

Тайм-менеджмент, другими словами, это управление временем. Время является ограниченным ресурсом. Течение времени нельзя приостановить или восполнить, поэтому его нужно использовать с максимальной пользой. Тайм-менеджмент представляет собой планирование и эффективное использование имеющегося времени.

Принципы тайм-менеджмента:

1. Планирование времени.
2. Борьба с пожирателями времени.
3. Расстановка приоритетов.
4. Правило Парето 20/80.
5. От сложного к простому.
6. Не делать много дел одновременно.
7. Начинать планировать рабочий день с обеда и отдыха.
8. Соблюдать чистоту на рабочем месте.
9. Сложную задачу разбивать на простые.
10. Самомотивация.

Существует неправильное мнение о том, что планирование времени необходимо только руководителям или людям, которые не могут справляться с поставленными целями. На самом деле тайм-менеджмент важно применять любому человеку, как руководителю, простому рабочему или вовсе безработному.

Любая деятельность, которая тщательно спланирована, будет наиболее эффективной, правильной и успешной. Тайм-менеджмент позволяет спланировать рабочее время с целью более успешного и эффективного выполнения всех поставленных задач.

Многие замечали в повседневной жизни своей или других людей постоянную перегруженность, вечную спешку и другое. Как правило, у таких людей не хватает времени даже на обед и они постоянно остаются на работе в нерабочее время, чтобы доделать все что не успели за рабочий день, иногда и вовсе берут работу домой. Следствием такой перегруженности являются паника, комфорт, переутомление и невроз. Периодически у этих людей может наблюдаться апатия ко всему и депрессия, иногда они могут привести даже к серьезным психическим расстройствам.

Выходом из подобной ситуации является планирование рабочего времени, что позволит повысить эффективность рабочей деятельности. Тайм менеджмент позволяет значительно повысить личную производительность труда, рационально распределить все задачи по уровню важности, высвободить время за счёт нужных дел. Если человек ведёт планирование времени, то пропадает нужная спешка и увеличивается свободное время для личных дел. Как показывают исследования, люди, которые хорошо освоили тайм-менеджмент, могут высвободить одну треть времени, в то время как раньше им его просто не хватало.

Управление временем включает в себя 4 основных задачи:

1. Планирование рабочего дня.
2. Оптимизация рабочего времени.
3. Учет рабочего времени.
4. Самомотивация.

Выделим ключевые элементы тайм-менеджмента

Анализ, представляющий собой процесс, позволяющий выявить нерациональное использование личного и рабочего времени, его причины, а также определить из всех причин наиболее значимые, оказывающие отрицательное воздействие на использование времени.

Одним из наиболее значимых элементов управления временем является постановка целей, то есть необходимый этап тайм-менеджмента, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, для чего тайм-менеджмент необходим для конкретного человека или в конкретной организации. Постановка целей позволяет выстраивать ориентиры для применения тех или иных методов в управлении временем.

Базовым элементом является планирование, представляющее собой процесс, в ходе которого составляется список задач, которые необходимо выполнить за определенный отрезок времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои особенности.

Определение методов борьбы с обстоятельствами потерь времени заключается в предварительном анализе этих обстоятельств, которые были выявлены, которые необходимо уничтожить. Существуют определенные специфические методы борьбы с конкретными обстоятельствами, однако необходимо помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в конкретном случае.

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда.

Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени».

К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

Таким образом, чтобы научиться планированию рабочего времени, необходимо постепенно освоить все эти важнейшие составляющие тайм-менеджмента. Управлению временем, как и управлению личными финансами, нельзя научиться мгновенно. Грамотное планирование рабочего времени требует определенной пошаговой подготовки, не только теоретического, но и практического характера.

Следите за нами:

Тайм-менеджмент, управление временем — CrocoTime

Повелевать временем хотят многие. Успевать больше, уставать меньше, повышать свою эффективность, получать высокие результаты. Бизнесмены, фрилансеры, удаленщики и рядовые сотрудники едва ли не проповедуют тайм-менеджмент, как новую религию. В чем суть, насколько реально управлять временем и какие хитрости есть – будем разбираться в этой статье.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это, в первую очередь, осознанный подход к организации своего времени. Главная цель – больше успевать в единицу времени и разумно расходовать ресурсы.

С точки зрения психологии, принято различать два вида тайм-менеджмента: простой и системный. Если отойти от теории и “приземлить” тайм-менеджмент до уровня одного человека, то простой – это организация труда конкретного сотрудника на его рабочем месте, а системный – это повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании, одним словом, масштабное применение, которое больше похоже на философию.

И если кажется, что управление временем придумали современные, загнанные скоростью жизни люди, то это далеко не так. Еще 2000 лет назад римский философ Сенека осознал, что все время можно разделить на 2 условные категории: проведенное с пользой и прожитое с удовольствием. И далеко не всегда эти часы совпадают. Тогда же он предложил фиксировать каждую минуту времени, чтобы потом, спустя три месяца, подводить итог – подсчитывать, сколько же часов проведено праздно, а сколько – продуктивно.

Так рождались техники тайм-менеджмента, число которых на сегодня доходит до двух десятков.

Топ-5 популярных техник по тайм-менеджменту

• “Правило 1-3-5”

Суть этого правила в том, что в течение одного дня можно выполнить ограниченное количество задач, при этом учитывая их сложность. Распределяются они так: 1 крупная, 3 средних и 5 мелких. Всего девять, не больше и не меньше.

• “Метод Помидора”, или “Система 25 минут”

Эту технику в конце 1980-х придумал итальянский студент Франческо Чирилло, который, готовясь к экзаменам, устанавливал себе время на изучение экзаменационного вопроса с помощью кухонного таймера. Это приспособление было в форме помидора, отсюда и появилось название техники.

Суть ее в том, чтобы работать равными промежутками времени, давая себе определенное количество отдыха. На один цикл непрерывной работы отводится 25 минут, после чего делается пятиминутный перерыв. После 4 таких циклов наступает время получасового отдыха.

Смысл метода – разбить скучную, монотонную работу на отдельные части. Так большое дело воспринимается легче.

• “Правило лягушки”

Автор техники – мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси – называет “лягушками” дела, которые важно и обязательно нужно выполнить, но постоянно откладываешь на потом, потому что они вызывают отвращение, словно земноводное.

Трейси рекомендует «съесть лягушку на завтрак» – выполнить такое дело в первую очередь, чтобы потом не испытывать негативных эмоций.

• “Способ 10 минут”

Этот способ позволяет договориться с самим собой. Когда нужно приниматься за работу, но никак не хочется, можно сказать себе: “Я начну сейчас, поработаю всего 10 минут, а потом буду отдыхать”. Скорее всего за эти 10 минут удастся уже втянуться, и дальше пойдет работа по накатанной.

• “Автофокус”

Этот способ изобрел эксперт в области производительности Марк Форстер. Он предлагает вносить все дела один длинный список. Каждый день просматривать его и выбирать те, что нужно сделать срочно, здесь и сейчас, а потом приступать к тем, что больше по душе. По такому принципу нужно действовать ежедневно.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Социологи из “Фонда общественного мнения” выяснили, что планированием пренебрегает большая часть жителей России:

• 24% россиян вообще ничего не планируют;
• 41% – составляют краткосрочные планы;
• 16% – используют долгосрочное планирование.

Такое отношение к вопросу постановки целей, управления временем и делами объясняют и неуверенностью в завтрашнем дне в масштабах страны, и неумением применять принципы тайм-менеджмента, которые обрастают мифами.

1 Существует универсальные системы, которые подходят абсолютно всем.

Всем хочется получить “волшебную таблетку”, которая сиюминутно наладит жизнь. А здесь – речь идет о менеджменте, он же штука универсальная. Плюс ко всему огромное количество книг транслирует мысль, что вот оно, берите и пользуйтесь – будет счастье.

К сожалению, это далеко не так. Тот или иной подход к организации времени встраивается в жизнь человека, меняет ее. И если от этого некомфортно или результатов нет, то значит, это не та система.

Если рассмотреть различные подходы к управлению временем в деталях, то становится понятно, что каждый из них в основу берет какой-то один принцип. Но он может быть сам по себе неэффективным для конкретного человека. Это тот случай, когда в теории все выглядит замечательно, а на практике – неприменимо из-за особенностей характера, например. Да, записывать каждый час-два, чем занимался, чтобы посмотреть, куда уходит время и в какие часы ты наиболее продуктивен – вполне себе хорошее начинание. Только не каждый сможет помнить о необходимости записать.

2 Тайм-менеджмент не работает.

Этот миф вырастает из предыдущего. “Я пробовал составлять списки дел, но ни разу их не выполнял”. Это всего лишь значит, что такая система к организации времени не подходит. И нужно попробовать другой. А возможно, совместить несколько, найдя наиболее комфортный и эффективный вариант.

3 Управление временем – это главное.

Здесь явное смещение акцентов. Управлять временем – это не главное, главное – насколько эффективно его используют. Можно написать список из 15 дел на день и даже все их выполнить. Но они ни на шаг не приблизят к главной цели. Другой вариант – когда человек берет на себя слишком много. И здесь управление временем – это скорее управление нагрузкой, умение расставлять приоритеты и делегировать.

Системы управления временем

Каждая техника чаще всего затрагивает один из основных принципов тайм-менеджмента:

• мотивация,
• декомпозиция,
• структурирование,
• планирование,
• расстановка приоритетов,
• самодисциплина.

Но система – это целостный подход к управлению временем, который включает в себя не одну технику, а их комбинацию. Система помогает не просто напомнить о необходимости выполнения той или иной задачи, а показывает, как сделать это максимально эффективно.

Одним из первых системный подход предложил известный американский политический деятель, общественник, писатель и журналист Бенджамин Франклин.

• Пирамида Франклина

В основе подхода лежит принцип декомпозиции, когда большая цель раскладывается на мелкие составляющие, вплоть до ежедневных небольших задач, которые в итоге приводят к достижению глобальной цели.

В основе всего, по Франклину, лежат жизненные ценности. Это фундамент пирамиды. Всего в этой ступенчатой модели достижения целей 6 структурных шагов:

1. Выбор 1-2 основополагающих жизненных ценностей, из которых вытекает постановка основной жизненной цели.
2. Глобальная цель формируется на основе тех самых ценностей. Отвечает на вопрос: “Чего я хочу достичь к N годам?”.
3. Генеральный план – “Что нужно сделать, чтобы достичь того, что хочу реализовать к N годам?”
4. Долгосрочный план – “Какие шаги нужно предпринять в ближайшие 3-5 лет?”
5. Краткосрочный план – это задачи на ближайший год/полгода/три месяца/месяц.
6. Ежедневное планирование. Это мелкие задачи, выполнение которых ведет к достижению глобальной цели.

Это достаточно универсальный метод, который подчиняет себе всю жизнь человека.

Среди систем выделяются и другие:

• Матрица Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Его подход к организации времени заключается в распределении дел по степени важности. Сначала нужно записать все дела в один список, а затем распределить по 4-м категориям:

1. важные и срочные;
2. важные, но несрочные;
3. несрочные, но важные;
4. несрочные и неважные.

Метод помогает определить, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить на ближайшее или отдаленное будущее.

• Метод Айви Ли, или Метод Шваба

В названии метода фигурируют два имени, поскольку история создания подхода объединяет двух людей.

Американский журналист Айви Ледбеттер Ли разработал этот метод для промышленного магната и владельца крупнейшей металлургической компании в Америке Чарльза Шваба.

Суть метода основывается на расстановке приоритетов в списке дел. Пошагово выглядит это так:

1. В конце каждого дня нужно составить список дел на завтра. Максимальное количество пунктов в списке – 6.
2. Затем расставить задачи по степени важности.
3. Выполнять поставленные задачи нужно строго в определенном накануне порядке, не отступая ни на шаг.
4. В конце дня составить новый список. Если остались незавершенные задачи, то внести их первыми и потом дополнить до максимального количества новыми задачами.
5. И так каждый день.

Метод оказался настолько действенным, что Чарльз Шваб заплатил за эту методику Айви Ли 25 тысяч долларов.

• Метод Хронометража.

Этот метод принадлежит отечественному гуру тайм-менеджмента, основателю компании “Организация времени” Глебу Архангельскому.

В основе лежит мысль Сенеки о продуктивно и непродуктивно проведенном времени. Архангельский разделяет систему организации времени на два этапа:

1 – это узнать, на что же тратится время. Для этого нужно как минимум несколько недель уделить фиксации временных затрат: каждые 1-2 часа записывать, на что они ушли. Дела, выполнение которых отнимает до 5 минут, можно не записывать;

2 – это проанализировать свои записи. Для этого нужно определить, насколько эффективно были потрачены те часы. Например, внести пометки: время потрачено эффективно; время потрачено с пользой, но неоптимально, время потрачено впустую и т.д.

После этого автор методики предлагает увеличить промежутки эффективной траты времени и сократить праздные или не самые продуктивные часы. Когда такой анализ дойдет до автоматизма, результат будет очевидным.

Инструменты для повышения эффективности каждого сотрудника

Тайм-менеджмент – важный шаг для повышения эффективности каждого сотрудника. Какую бы систему не выбрал работник, есть универсальные инструменты, которые позволяют быть максимально продуктивным:

• учет биологических часов.

Это важный момент в применении тайм-менеджмента. У каждого человека свой биологический ритм, есть часы, которые сотрудник готов “свернуть горы”, есть – минуты упадка сил и концентрации. Вспомните, как трудно начать работу над важным делом с утра, если ты “сова”, зато в вечерние или даже ночные часы такие люди справляются с задачами гораздо быстрее и эффективнее;

• умение говорить “нет”.

Взваливать на себя слишком многое – плохой вариант. Это неминуемо ведет к выгоранию. Помните, что суть тайм-менеджмента не в том, чтобы делать как можно больше, а в том, чтобы уметь распределять нагрузку и расставлять приоритеты;

• выполнение однотипных задач подряд.

Если в течение дня нужно сделать ряд похожих дел, делайте их подряд. Дело в том, что с каждым разом требуется все меньше усилий на выполнение однотипных манипуляций, а вот переключение с задачи на задачу отнимает, как правило, больше времени;

• стремление к автоматизации.

Всегда старайтесь упростить выполнение рутинных задач. Используйте все возможные способы. Например, если в числе дел стоит немедленное реагирование на входящие электронные письма, настройте уведомления.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени – это способ, который открывает широкие возможности для управления задачами, ресурсами и собственными часами и минутами.

Первое, что дает автоматизированный учет – это ясную картину использования времени. Любое планирование должно начинаться с понимания, где в работе часы теряются впустую или расходуются малоэффективно. Рассмотрим на примере системы учета рабочего времени CrocoTime, как происходит подготовительный этап к принятию той или иной техники тайм-менеджмента:

• программа устанавливается на рабочие машины сотрудников;
• агент CrocoTime собирает статистику занятости в рабочие часы;
• по итогам дня программа “выдает” фотографию – наглядную схему, где видно не только, чем занимался человек, но и насколько эффективным была каждая минута его времени. Таймлайн покажет, в какие часы продуктивность зашкаливала, в какие – сотрудник никак не мог собраться;
• посмотреть готовую статистику может не только руководитель. Это было бы нечестно. В программе есть возможность открыть итоговые данные и для самого сотрудника, чтобы он мог видеть свои показатели, сделать выводы, перестроить свою работу.

Тайм-менеджмент, в частности, фокусируется и на снижении отвлечений. Списки дел составляют не ради того, чтобы они были, а для того, чтобы задачи выполнять. И здесь объективную картину снова поможет увидеть автоматическая система учета рабочего времени. Более того, это один из самых действенных инструментов реального снижения количества отвлекающих моментов. Например, в CrocoTime можно:

• увидеть детальную статистику по интернет-ресурсам и приложениям, которыми пользовался сотрудник – заходил на профильные сайты или сёрфил в поисках подарков на ближайший праздник;
• сделать тонкие настройки для каждого отдельного человека или для отдела/подразделения в компании. Важный момент: программа не “причесывает всех под одну гребенку”, ведь тот же поиск подарков для менеджера отдела внутренних коммуникаций, который занимается подготовкой презентов для сотрудников и клиентов, будет делом профильным, а вот для инженера, который должен работать над техническими проектами – отвлечением.

Одним словом, автоматическая система учета рабочего времени – это один из самых современных инструментов тайм-менеджмента, которая помогает:

• сосредоточиться на работе,
• игнорировать отвлекающие факторы,
• придерживаться намеченных планов,
• отказаться от рутинных заполнений отчетов о потраченных часах,
• видеть собственную продуктивность и эффективность работы компании.

Какой бы метод или систему тайм-менеджмента вы не выбрали, придерживаться основных постулатов, гибко подстраивать управление временем под себя и видеть динамику изменений в работе и жизни поможет автоматическая система учета рабочего времени. И в этом плане CrocoTime уже зарекомендовала себя среди клиентов, число которых превышает 700 в России и зарубежом.

2.1 Тайм-менеджмент. Планирование и эффективность рабочего времени руководителя

Планирование и эффективность рабочего времени руководителя

курсовая работа

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ — это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей — необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование — это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию [9, 11].

Делись добром 😉

Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера Красноуфимского отделения №1774 ОАО Сбербанка России

1.3 Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации

«Задача менеджмента в XXI веке — научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда».
П. Друкер
Несколько цифр показывают…

Корпоративная культура: сущность, история, значение

Тайм-менеджмент в культуре организации

В любой компании существует так или иначе сложившаяся культура отношения ко времени. ..

Методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией

2. ШКОЛЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

…

Методы и технологии тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией

2.1 История развития тайм-менеджмента

время менеджмент школа планирование
Истоки пунктуальности швейцарцев, немцев, шведов, американцев и других народов, «озабоченных временем», нужно искать в религиозной трудовой этике. В протестантской Европе…

Мотивация деятельности в менеджменте

3.1. Соотношение между категориями «мотивация» — «менеджмент» — «мотивационный менеджмент»

Мотивация — это побуждение человека к определенным видам деятельности, ее результатам, отношению к работе, качеству и пр. Мотивация определяется существованием потребностей и созданием условий их реализации…

Особенности тайм-менеджмента организации

Задание 2. Обосновать необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента: составить краткое выступление-презентацию, основная цель которого — заинтересовать темой тайм-менеджмента своих коллег, руководство, подчиненных (выбираете одну из категорий)

В данном выступлении хотелось бы обосновать необходимость ведения корпоративного тайм-менеджмента. Время, являясь главной ценностью, как каждого отдельного человека, так и огромных корпораций, является ведущим средством конкуренции…

Планирование времени руководителя (тайм-менеджмент)

1.3 Планирование времени руководителя (тайм-менеджмент)

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя. Для этого он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда…

Планирование и эффективность рабочего времени руководителя

2 Тайм-менеджмент как система управление временем

…

Планирование и эффективность рабочего времени руководителя

2.1 Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов…

Профессиональные компетенции современного управленца-менеджера

5.

3 Персональный и корпоративный тайм-менеджмент

Четвертой ключевой компетенцией руководителя является эффективная организация собственного времени и времени сотрудников компании, т.е. персональный и корпоративный тайм-менеджмент. Умение планировать свое время таким образом…

Рутина и обновление — вечная дилемма управления

1. Тайм-менеджмент и рутина

…

Рутина и обновление — вечная дилемма управления

2.3 Корпоративный тайм-менеджмент

Персональная эффективность руководителя, эффективное использование его времени — это на 30% вопрос его личной организованности, и на 70% — вопрос эффективного делегирования задач…

Тайм-менеджмент в современной организации

2.2 Тайм-менеджмент в России

Едва ли сегодня можно найти российскую компанию, руководство которой не было бы озабочено вопросом повышения ее конкурентоспособности…

Управление затратами рабочего времени

Раздел 2. Тайм-менеджмент как система управление временем

. ..

Управление затратами рабочего времени

2.3.3. Тайм-менеджмент в масштабах организации

Это все касалось личного тайм-менеджмента. А как же быть в случае организационного, или корпоративного тайм-менеджмента? Тайм-менеджмент в масштабах организации — это движение с нижних слоев иерархии. Действительно…

Эффективная система управления временем в организации

1994 год. Мне 30 лет. У меня квадратные глаза, хронический недосып, стресс и все признаки надвигающегося эмоционального выгорания. В чем дело? А в делах и есть дело! Их не просто много, а ОЧЕНЬ МНОГО!!!

Я стал исполнительным директором. И я зашиваюсь. С этим что-то надо делать. Я начинаю изучать вопрос управления временем. Еще никто не знает Глеба Архангельского, не бредит Дэвидом Алленом и его пресловутой GTD, у нас нет Google Calendar, Марк Форрестер еще не родил свой «Автофокус», до нас не дополз через полмира канбан, старичок Стивен Кови не заставляет нас «затачивать пилу», а словосочетание Agile Results ничего не говорит даже самым продвинутым.

Я не хочу плохо себя чувствовать. Мне надоело ничего не успевать. И я решаю взять время в свои руки.

С тех пор началось мое путешествие в мир тайм-менеджмента. Я изучал, экспериментировал, увлекался, пробовал, разочаровывался… В 1997 году я провел первый в своей жизни тренинг. По тайм-менеджменту.

Я использовал бумажные планировщики и разрабатывал свои ежедневники, я исследовал и использовал тайм-менеджерский софт на Windows, Widows Mobile, Symbian, iOS, Mac OS, Android… Я продолжаю следить за развитием этой темы и сейчас, спустя 23 года после первого знакомства с ней.

Управление временем окружено множеством мифов и подвержено острым приступам моды. Читая статьи некоторых энтузиастов я, то хохочу, то буквально плачу. Увлеченность в сочетании со слабеньким умишком порождают феерически идиотские тексты и методики, претендующие на новизну и универсальность.

Вот я и решил написать небольшую энциклопедию. О тайм-менеджменте. Точнее о том:

• Что такое тайм-менеджмент?
• Какими мифами и заблуждениями оброс за время своего существования тайм-менеджмент.
• Почему тайм-менеджмент не работает?
• Какой бывает тайм-менеджмент.
• На каких принципах базируется.
• Что с помощью тайм-менеджмента можно сделать.
• Чего нельзя сделать с помощью тайм-менеджмента.
• Как выбрать систему тайм-менеджмента или создать свою собственную.
• Как технологии управления временем можно встроить в жизнь обычного, нормального человека.

Этот цикл статей о тайм-менеджменте не сможет охватить все эти темы. Но некоторые из них вы сможете проработать, заново открыв для себя силу управления временем.

И еще. Я не мотиватор. Не моя это миссия. Кроме того, радостных и до идиотизма позитивных статей о тайм-менеджменте и так много. Так что не вдохновляющий на подвиги и развертывающий за вашей спиной крылья материал. Это и миниатюрная энциклопедия и практический рабочий инструмент. Для тех, кто думает, делает и ищет.

Что такое тайм-менеджмент? Вот официальное определение:

Тайм-менеджмент — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Это очень правильное, но скучное и пустоватое определение. На мой взгляд – гораздо полезнее отталкиваться от функций того, что ты хочешь определить. С этой точки зрения – можно определить тайм-менеджмент, как систему практических приемов, подходов и технологий, направленную на реализацию человеком своих желаний, наиболее оптимальным способом.

Если вас не устраивает такое определение, придумайте свое.

Однако, я считаю, что все разговоры об эффективности и продуктивности, сами по себе, большого смысла не имеют. И эффективность и продуктивность  — не более чем качества, позволяющие достичь своих целей. Быстрее, точнее, дешевле, лучше и т.п.

---

Тайм-менеджмент – это в первую очередь система исполнения желаний.

---

Таким образом, для меня тайм-менеджмент – это в первую очередь система исполнения желаний!

Кстати, знаете ли вы, что на самом деле, может в себя включать тайм-менеджмент?

Я нигде такого списка не видел, поэтому решил составить его сам.

Рис. 2

1. Система фиксации и проверки истинности ваших желаний.
2. Методика поиска путей превращения желаний в цели.
3. Методика целеполагания и проверки целей.
4. Методика поиска и выбора наилучших альтернатив для достижения целей.
5. Методика поиска и оценки необходимых и имеющихся ресурсов для достижения целей.
6. Методика планирования достижения целей.
7. Способы самомотивации и поддержания ее уровня на пути к достижению целей.
8. Методика рационального распределения времени и внимания в ходе повседневной деятельности.
9. Система оценки результатов деятельности по выполнению планов и движению к целям.
10. Персональная система сбора, хранения и обработки информации и идей.

Глядя на этот неприятно-серьезный список, может возникнуть вопрос: «А где же здесь, собственно, тайм-менеджмент»? Кажется, что здесь, скорее, говорится о целеполагании.

Однако, на мой взгляд, это и есть тайм-менеджмент. Календари, списки задач, проекты, GTD, Agile и т.п. – это не более чем средства реализации ваших желаний. Ведь кого бы из людей, использующих технологии управления временем, мы не взяли в качестве примера, везде мы увидим явно или подспудно присутствующее целеполагание.

Возьмем, к примеру, домохозяйку. Она «зашивается», пытаясь поддерживать в порядке дом, детей, мужа и себя. Чтобы облегчить себе жизнь, она покупает книгу или видеокурс по методике «Флай леди» (FlyLady). Если показать этой даме вышеизложенный список из 10 пунктов, она скажет, что все это слишком сложно для нее. И она всего лишь пытается все успеть.

А за этой целью прячутся желания и ценности милой и усталой домохозяйки. Она хочет быть красивой, энергичной, нравиться себе и мужу, сохранить молодость и т.п. Это то, ради чего она внедряет в свою жизнь довольно простую, но эффективную систему управления собственным временем и активностью.

Без наличия у нее этой цели она ничего не стала бы менять в своей жизни. В системе «Флай леди», на мой взгляд, наиболее ярко выражены 7 и 8 пункты моего списка. Все остальное – подразумевается по умолчанию и отдано, в основном, на откуп бессознательному того человека, который пытается эту систему применить.

Пример из жизни. Десять пунктов, которые «взломали» систему «Флай леди».

Приведу пример того, когда полный список из 10 пунктов оказался полезным в очень простом, на первый взгляд, случае.

Ко мне на консультацию однажды пришла молодая, целеустремленная и отлично выглядящая женщина. Светлана была домохозяйкой, то есть женой и матерью двоих детей. Она сама, ее дом, дети и муж были в полном порядке. Во многом, благодаря тому, что больше года назад она увлеклась системой «Флай леди» и организовала с ее помощью свою ежедневную активность.

Для чего же Светлана пришла на консультацию? После года работы в рамках системы «Флай леди», она почувствовала какую-то неудовлетворенность. И пришла ко мне с тем, чтобы мы доработали ее систему тайм-менеджмента.

На мой взгляд, что либо дорабатывать стоит только тогда, когда вы четко понимаете собственные цели. Вот с них мы и начали. И сразу же наткнулись на очень интересную вещь. Система «Флай леди» полностью удовлетворяла двум очевидным задачам Светланы: навести порядок в доме и выделить время для себя.

Однако, это были всего лишь частные задачи. А помимо них, присутствовало более глубокое желание: добиться социальной реализации и уважения окружающих. Это желание было намного масштабнее, чем наведение порядка в доме. Оно предусматривало смену социальной роли и совершенно другие виды активности. Естественно, ни о какой модификации «Флай леди» речь здесь уже не шла.

---

Вступая на территорию управления временем, вы неизбежно соприкасаетесь со смыслами и ценностями вашей жизни.

---

Мы со Светланой, в течение нескольких сессий, проработали все 10 пунктов ее новой персональной системы управления временем и она отправилась в «свободное плавание». Через 2 года она написала мне письмо. Жизнь ее кардинально изменилась:

• Она устроилась на работу в международную компанию и начала делать в ней стремительную карьеру.
• Большую часть функций домохозяйки она делегировала няне и домработнице.
• Она купила мотоцикл (чем необычайно сама себя удивила) и передвигается по городу на нем в любую погоду с полным удовольствием и драйвом.

По ее словам, если бы не список из 10 пунктов, она до сих пор бы думала, что «Флай леди» — это ее потолок и она безуспешно бы пыталась усовершенствовать эту систему и свой старый образ жизни. На сегодняшний день, ставя перед собой любую задачу, Светлана в первую очередь задает себе вопрос: «Как эта задача соотносится с моими глубинными желаниями и ценностями»?

Каков неочевидный вывод из этой, и еще десятков подобных историй? Вступая на территорию управления временем, вы неизбежно соприкасаетесь со смыслами и ценностями вашей жизни. Если вы их игнорируете, вы впустую тратите время и лишаете себя доступа к главным ресурсам вашей личности.

Цели, локальные или глобальные, если они придуманы искусственно или отвечают только текущему моменту, а не работают на ваши смыслы, не дают вам ни энергии для их реализации, ни удовлетворения от их достижения.

Практическое задание

Если вы уже пользуетесь какой-либо системой тайм-менеджмента, это задание поможет вам уточнить жизненные цели, которые поддержаны вашими внутренними желаниями, ценностями и смыслами.

А если вы,  в настоящий момент, не пользуетесь никакой системой управления временем, упражнение может помочь вам лучше понять, что вы хотите от жизни и сделать шаг вперед к желаемому.

1. Попробуйте записать, чего вы на самом деле хотите от себя и от жизни. Это могут быть какие-то конкретные вещи, а могут быть ситуации, состояния или образ жизни. Крайне желательно написать этот список не за один раз, а вернуться к нему 2-3 раза, пересматривая его, дополняя и изменяя.
2. Рассмотрите каждое из записанных желаний. Попробуйте письменно ответить на вопрос: какой смысл или какая ценность стоит за этим желанием?
3. Пересмотрите все, что вы написали раньше и попробуйте сформулировать те конкретные цели, достижение которых будет реализовывать ваши смыслы, ценности и глубинные желания.
4. Попробуйте найти и записать еще один-два варианта конкретных целей, которые также будут реализовывать ваши смыслы, ценности и глубинные желания.

Выполнив это простое упражнение, вы получите список целей, которые на данный момент максимально соответствуют вашей идентичности. Если вы будете максимально честны с собой, то достижение этих целей не потребует от вас специальных ухищрений по самомотивации, ведь это то, что вам на самом деле хочется.

Итак, вы прочитали первую статью цикла «Энциклопедия тайм-менеджмента».

Все, что ждет вас на следующих этапах – на ментальной карте:

Справка

Компания «Новые технологии бизнес-обучения» предлагает удобный каталог бизнес-тренингов, который содержит более 100 программ.

Каталог разделен на 22 направления, в том числе это тренинги по продажам, тренинги для руководителей, тренинги переговоров, тренинги по тайм-менеджменту, управлению конфликтами, тренинги для call-центров, тренинги по сервису, тренинги по телефонным продажам, публичным выступлениям, работе с возражениями, деловой коммуникации, а также консалтинг и коучинг специалистов разных уровней от менеджеров среднего звена (групповой коучинг) до индивидуального коучинга руководителей компаний и владельцев бизнеса.

Подобный структурированный каталог, где представлены бизнес-тренинги на большинство актуальных тем, во многом является уникальным на рынке бизнес-обучения. 

Новости

Коучинг для руководителей и владельцев бизнеса от Михаила Казанцева

Коучинг Михаила Казанцева для владельцев бизнеса и руководителей «Процветание. Новый взгляд» — это индивидуальная программа системных изменений, которая основана на трех ключевых составляющих: личности, стратегиях взаимодействий, управлении ситуацией. Такой трехмерный подход опробован Михаилом Казанцевым в течение двадцатилетней практики коуча. В виде законченной системы он является авторским ноу-хау.

В отличие от большинства тренеров и коучей, которые обучают целеполаганию и технологиям успеха, Михаил Казанцев рассматривает процветание не как состояние, а как ситуацию.

«Процветание.  Новый взгляд» — это новое понимание жизненного успеха и процветания, своих ключевых ресурсов и предназначения, гармонизация личных и профессиональных целей, формирование внутреннего стержня для преодоления сложных жизненных ситуаций и кризисов. Наконец, это просто возможность почувствовать себя более счастливым.

Программа коучинга адресована владельцам и руководителям компаний. Ряд модулей программы — молодым карьеристам.

ТОП-7 методик и 6 приложений для тайм-менеджмента

Грамотно управлять временем должен уметь каждый, кто не хочет тратить жизнь и здоровье на бесполезную работу и нервотрепку. Искусство тайм-менеджмента поможет работать более эффективно: концентрироваться на задаче и избегать выгорания.

Эта статья для вас, если:

• Вам трудно разобраться, с чего начать и за что ухватиться.
• Нет никакого желания начинать работу. Каждый раз.
• Дедлайны уже прошли, а задачи еще не решены.
• Сложно сосредотачиваться на важных задачах и сохранять концентрацию.

Разберем все про тайм-менеджмент и как его использовать на полную. В конце — пример планирования методики по управлению временем для тех, кто слишком любит прокрастинацию и не желает лишний раз напрягаться.

Топ-7 методик для эффективного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это методика организации времени для более эффективного использования доступных ресурсов. Простыми словами, тайм-менеджмент — это планирование рабочего дня, чтобы везде все успевать. Умение распределять свое время — важный soft skill, который нужен любому человеку.

Все методики сводятся к повышению самоконтроля и концентрации — то есть so, и различаются по-большому удобством применения. Любую технику можно комбинировать или подстраивать под себя для получения большего профита. Разберем наиболее популярные.

«Правило 10 минут»

• Попробуйте поработать над задачей всего 10 минут, даже если очень не хочется.
• Если втянулись, продлите цикл еще на 10 минут.
• Если работа не идет, доведите цикл до конца и отдохните.

Как работает метод

Перед началом новой задачи мозг подсознательно планирует ход работ, что может вызвать чувство усталости: это снижает мотивацию и продуктивность, вызывает лень. Правило предполагает короткий 10-минутный спринт и быстрое погружение в задачу — без планирования и раздумий. Обычно 10 минут достаточно для снижения активности лимбической системы, которая отвечает за чувство лени и нежелание работать: человек втягивается в процесс и появляются моральные силы для работы.

Кому подойдет

Правило 10 минут подойдет во всех жизненных ситуациях. Метод снижает уровень стресса перед началом сложной работы и позволяет быстрее вклиниться в новое. Это первый из приемов, с которого нужно начинать управление временем и борьбу с прокрастинацией.

Что почитать

«Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург

Откладывать дела на потом — нормально, но если вся работа закидывается в дальний ящик до момента дедлайна — пора что-то предпринимать. Голландские психологи Таня ван Эссен и Хенри Шувенбург подробно объясняют, почему мы прокрастинируем и когда это превращается в болезнь, которую в итоге трудно побороть.

Как попробовать

Подойдет любой таймер или часы. Для удобства можно использовать будильник на смартфоне, при срабатывании — свайпом продлевать цикл еще на 10 минут.

Читайте также:

7 актуальных книг по продвижению сайтов (SEO) в 2022 году

Pomodoro

• Рабочий цикл длится 30 минут, из которых 5 минут — краткосрочный отдых.
• Каждые 4 цикла — 1 большой перерыв на 30 минут.

Как работает метод

Идея Pomodoro заключается в делении монотонной работы на небольшие цикличные спринты. Короткий промежуток в 25 минут не позволяет устать от однообразного труда, а передышка в 5 минут снимает напряжение и помогает поддерживать рабочий тонус. Чтобы эффективность труда не падала, каждые несколько циклов нужно делать большой перерыв или полностью менять вид деятельности.

Кому подойдет

Техника предназначена для решения рутинных процессов, где не требуется работа над сложными задачами. Pomodoro подойдет для всех офисных сотрудников и фрилансеров, у которых в рабочем графике превалирует легкий монотонный труд.

Что почитать

Франческо Чирилло «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»

Все про метод помидора из уст первооткрывателя: автор методики Pomodoro рассказывает как научиться управлять временем через поиск вдохновения внутри себя, а также тренировку концентрации и самоконтроля.

Читайте также:

Что такое фриланс и кто такие фрилансеры простыми словами

Где попробовать

Мобильные приложения Focus To-Do, «Помодоро трекер», Pomodoro Timer, Focus 10.

Метод «90 на 30»

• Концентрируйтесь на сложных задачах, постепенно переходя к более легким.
• Работайте спринтами по 2 часа, чередуя труд и отдых.
• Переходите к технике Pomodoro под конец рабочего дня.

Как работает метод

Принцип заключается в делении рабочего времени на интервалы по 2 часа, из которых 90 минут закладывается на работу и 30 минут — на короткий отдых. После начинается новый интервал или сотрудник переходит к новой задаче.

Кому подойдет

Метод «90 на 30» универсальный. Такой подход хорош для быстрой адаптации сотрудников к Scrum-методологии, когда требуется работать короткими спринтами.

У метода есть альтернатива — «52 на 17», где продолжительность рабочего цикла и отдыха урезана вдвое. Укороченный формат подойдет, если сложно концентрироваться на одной задаче в течение 1.5 часов или требуется выполнять много мелких подзадач.

Что почитать

Заметки и интервью Ольга Баранова «Я ничего не успеваю!»

Книга про генеральную уборку сознания — как навести порядок, когда везде аврал и нужно хвататься за все и сразу. Автор рассказывает, как правильно расставлять приоритеты, чтобы использовать доступные ресурсы по максимуму.

Где попробовать

Подойдет будильник или любой таск-трекер: Trello, «Яндекс Tracker», YouGile.

«Система 4D» и матрица Эйзенхауэра

• Все важные задачи требуется сделать лично, остальные делегировать.
• Неактуальные вопросы сразу исключаются из планов.
• Несрочные откладываются в пользу важных.

Как работает метод

Изначально методику разработал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр — предложил деление задач по степени важности и срочности. Далее матрицу Эйзенхауэра доработали для более удобного управления процессами, где для любой проблемы можно предпринять только 4 варианта решения.

• Do. Проблемы, которые нужно решить лично — срочные, важные, все то, что нельзя перепоручить.
• Delegate. Задачи, которые можно делегировать — есть время на передачу вопроса, найдены сотрудники с соответствующей квалификацией.
• Delay. Процессы, не требующие экстренного внимания, которыми можно пренебречь в пользу решения более срочных вопросов.
• Delete. Неактуальные или неважные задачи в данный момент времени, от которых можно отказаться.

После разделения все задачи выполняются последовательно: руководитель решает безотлагательные и важные вопросы, сотрудники — делегированные.

Кому подойдет

«Система 4D» поможет разгрести завал на работе и правильно составить план действий исходя из приоритетов. Метод предназначен для менеджеров, предпринимателей и фрилансеров, которые сталкиваются с большим объемом задач или руководят небольшой командой сотрудников.

Что почитать

4D Time Management: Delete, Delegate, Defer, Do или Брайан Трейси «Делегирование и управление»

Брайан Трейси считает, что тайм-менеджмент — искусство достигать своих целей через силы других людей. Книга расскажет, как делегировать задачи и сделать сильную команду.

Читайте также:

Как мы обновили сайт kokoc. com и увеличили конверсии на 154%

Где попробовать

CRM и ERP для малого бизнеса, расширенные версии таск-трекеров: Trello, YouGile.

Fresh or Fried

• Планируйте задачи заранее: с вечера или под конец рабочего дня.
• Приступайте к важным проблемам с утра, на свежую голову.
• Легкие или приятные задачки стоит отложить на вторую половину дня.

Как работает метод

Fresh or Fried предполагает деление работы по принципу активности мозга: сложные проблемы решаются на пике активности, простые — откладываются напоследок. При таком подходе сложные задачи решаются сразу и не давят морально в течение рабочего дня, а чувство удовлетворения от быстрого выполнения легких вопросов скрывает усталость под конец работы.

Кому подойдет

Метод предназначен для людей, которые постоянно откладывают дела или не могут на ходу планировать свой рабочий график. Решение сложных вопросов на свежую голову более эффективно — выполненная задача не будет давить морально в течение всего дня.

Что почитать

Марк Форстер «Сделай это завтра»

Авралы на работе возникают, когда мелкие задачи отвлекают от основного труда. Автор книги предлагает вести закрытые списки: записывать все поступающие задачи лишь на следующий день, чтобы сегодня концентрироваться только на запланированной работе.

Читайте также:

Подборка книг по аналитике и контекстной рекламе

Где попробовать

Заметки или календарь в телефоне, любой таск-трекер или CRM.

Zero Inbox и GTD

• Разбирайте все входящие задачи сразу.
• Приступайте к работе по намеченному плану.
• 1 рабочий цикл — 1 задача.

Как работает метод

Zero Inbox представляет собой папку с входящими задачами, которая всегда должна оставаться пустой. При поступлении новой проблемы сразу проводится ее сортировка: вопрос становится на повестку дня, делегируется или откладывается. Суть заключается в постоянном мониторинге и распределении входящих задач и их последовательном решении согласно намеченному плану.

Методика GTD дополняет принцип Zero Inbox — все поступающие дела сразу делятся на 3 категории:

1. Срочно выполнить. Сюда входят важные задачи или мелкие процессы, которые быстрее выполнить, чем запланировать и сделать позже.
2. Запланировать. Несрочные или тяжелые задачи планируются в календаре на потом.
3. Отложить. Все оставшиеся дела сортируются по отдельным папкам: заметки и идеи вносятся в базу данных, задачи удаляются как неактуальные или делегируются.

По такой системе сортируются все входящие дела, включая работу и быт, записываются идеи для стартапов и заметки. Далее все дела планируются исходя из важности и срочности.

Кому подойдет

Обе методики подойдут для творческих людей, которые не могут работать в режиме мультизадачности. Техники помогут не упустить важные идеи или задачи, а также разработать план действий и фокусироваться на работе. Zero Inbox и GTD подойдут как для решения авральных задач, так и долгосрочного планирования.

Что почитать

Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел»

Нейропсихиатр рассказывает про искусство управления временем с физиологической и медицинской точки зрения. Как разгрести любой завал на работе? Перезагрузить мозг и правильно расставить приоритеты!

Где попробовать

Для пробы достаточно работы с личным календарем и рабочим мессенджером. Также подойдут таск-трекеры с поддержкой канбан: Trello, YouGile, большинство CRM, Notion для творческих людей.

Канбан

• Рабочий процесс визуализируется и делится по этапам.
• Из обязательных этапов: колонки «Планируется», «В работе» и «Сделано».
• При выполнении каждого этапа карточка с задачей передвигается в следующую колонку.

Как работает

Основное преимущество канбана — наглядность. Все задачи перемещаются по мере выполнения по столбцам, обозначающих этап работы. Чем больше столбцов в канбане, тем легче отслеживать эффективность работы над каждой задачей.

Читайте также:

Что такое KPI простыми словами, как рассчитать ключевые показатели эффективности

Кому подойдет

Канбан хорошо подходит для управления небольшой командой или организации личного расписания с большим списком задач. Через канбан удобно отслеживать прогресс работы, поэтому метод подходит для контроля отдельных циклов задач и коротких спринтов. Метод может комбинироваться с другими методиками: например «90 на 30» или Zero Inbox.

Что почитать

Дэвид Андерсон «Канбан. Альтернативный путь в Agile»

Как поддерживать оптимальный баланс между работой и жизнью, при этом трудиться в комфортном режиме? Книга расскажет как организовать бережливое производство и избежать выгорания сотрудников с помощью канбан-управления.

Где попробовать

Доска со стикерами, большинство таск-трекеров: Trello, Weeek, Shtab, Pyrus, также Notion и Todoist.

Подборка приложений для управления временем

Для эффективного тайм-менеджмента важно автоматизировать рутинные процессы по планированию задач, иначе отслеживание и прогнозирование будут только отнимать рабочее время. Использование профильного софта существенно упрощает жизнь и улучшает концентрацию — не требуется отвлекаться от работы и следить за таймером и задачами.

Разберем программы, которые подойдут для планирования рабочих процессов и управления временем.

Focus To-Do

• Сайт: https://www.focustodo.cn/.
• Бесплатно, есть встроенные покупки.
• Для тех, кому подходит Pomodoro.

Focus To-Do — таск-трекер со встроенным таймером Pomodoro

Приложение гибко настраивается и может использоваться для планирования рабочих задач, быта или хобби. Софт поддерживает To-Do списки, умеет отправлять напоминания, при этом все выполненные задачи прослеживаются через встроенную статистику. С помощью встроенного таймера и инструментов для автоматизации регулярных задач удобно управлять рабочим расписанием.

Trello

• Сайт: https://trello.com/ru/platforms.
• Бесплатно, платные тарифы от 5 $ в месяц.
• Бесплатная версия канбан полностью функциональна.

Trello — самая популярная канбан-доска в Рунете

Trello подойдет как для личных нужд, так и командной работы. В бесплатной версии доступна только канбан-доска, при подключении подписки — планирование с помощью таблиц, списков и хронологической road map.

Инструменты для автоматизации доступны только в платных тарифах, а для подключения сторонних сервисов требуется устанавливать дополнительные плагины. У Trello есть готовые сценарии настроек, ориентированные на стартапы, разработчиков и небольшие проектные команды.

Читайте также:

Что такое Trello и как в нем работать: полное руководство

Forest

• Сайт: https://www.forestapp.cc/.
• Бесплатно для Android, для iOS — 62 ₽.

Практичное приложение для тайм-менеджмента и самоконтроля

В Forest основной упор направлен на геймификацию рабочего процесса. В приложение включен таймер Pomodoro — во время рабочего цикла над каждой задачей на экране растет дерево и погибает каждый раз, когда пользователь отвлекается.

Внутри приложения есть статистики и система достижений, а также рейтинговая оценка для соревнования с друзьями в социальных сетях.

Todoist

• Сайт: https://todoist. com/ru.
• Есть бесплатная версия, платные тарифы — от 4 $ в месяц.

Todoist — самый популярный планировщик в мире

Планировщик задач, который гибко настраивается — есть канбан-доска, встроенные секундомер и напоминания через календарь. В приложении развиты To-Do списки и инструменты для автоматизации рутинных процессов, а все входные задачи можно сортировать по методике Zero Inbox или матрицы Эйзенхауэра.

Приложение предлагает много полезных функций для тайм-менеджмента, но комфортно пользоваться Todoist можно только после покупки платной версии.

Singularity App

• Ссылка: https://singularity-app.com/ru/.
• Бесплатно для 1 устройства, Pro-версия — 199 от ₽/мес.

Singularity App — неплохая альтернатива между таск-трекером и личной CRM

Singularity App — отечественный сервис, по функциональности издалека может сравниться с Notion, который ушел с рынка РФ. В приложении нет гибкой кастомизации рабочего пространства, но много инструментов для автоматизации и планирования.

Программа поддерживает создание задач через почту или чат-боты, а также быстрые check-up для проверки продвижения работы. В Singularity App есть таймер и фокусировка внимания над задачами, поддержка импорта заметок из других планировщиков и установка паролей на вкладки.

Читайте также:

О’кей, Google: Как оптимизировать сайт под голосовой поиск?

Kaiten

• Сайт: https://kaiten.ru/.
• Есть бесплатная версия, платные тарифы — от 420 ₽ в месяц за каждого пользователя.

Отечественный сервис с канбан-доской для удобного планирования задач

Kaiten — проработанный планировщик задач со встроенной базой данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации. Программа подходит для планирования рабочего графика большой команды или управления сразу несколькими проектами.

Из основных особенностей Kaiten: отображение сразу несколько досок канбан, а также инструменты для HR и автоматизация рутинных процессов.

Чек-лист + пример планирования: как управлять временем на полную

Управление временем и планирование рабочего графика — сугубо индивидуальные занятия. Подбирать методику и софт стоит строго под себя.

Приведем чек-лист с основными рекомендациями, которые станут базисом для вашей персональной системы по управлению временем.

• Планируйте основные задачи и встречи заранее — лучше с вечера предыдущего дня.
• Приступайте к решению главных проблем на свежую голову — с утра, на пике своих сил.
• Закладывайте время на отдых между работой — работайте спринтами и не переключайтесь на мелкие задачки.
• Автоматизируйте рутинные процессы — делегируйте и откладывайте несрочные задачи, концентрируйтесь только на важных делах.
• Отслеживайте свою эффективность. Если падает мотивация или продуктивность, сделайте отдых или воспользуйтесь правилом 10 минут.

Приведем пример планирования рабочего дня по всем рекомендациям тайм-менеджмента:

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

10 эффективных систем тайм-менеджмента, которые резко повысят вашу производительность

Хотите повысить свою производительность? Вот лучшие системы тайм-менеджмента, которые вы можете внедрить, чтобы улучшить концентрацию, преодолеть прокрастинацию и успевать больше.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ: ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ PDF

Найдите наилучшую для вас стратегию повышения производительности с помощью параллельного сравнения лучших платформ повышения производительности. Загрузить сейчас

Когда дело доходит до продуктивности, тайм-менеджмент — это масло для хлеба, шипящий бекон для яйца, варенье для пончика… продолжать?

Проблема в том, что программного обеспечения для тайм-менеджмента и инструментов учета рабочего времени пруд пруди, и все они торжественно клянутся от всего сердца, что повысят вашу продуктивность. Однако очень немногие объясняют, как именно управлять своим временем и развивать ценные навыки тайм-менеджмента.

В этом посте мы рассмотрим лучшие системы тайм-менеджмента и дадим вам действенные советы. Вы узнаете, для кого они предназначены, когда их стоит использовать и как они работают.

Поехали!

1. Приведение дел в порядок

2. Канбан-система

3. Автофокусировка

4. Метод айсберга

5. Техника 4D

6. Отслеживание времени

7. Правило двух минут

8. Техника помидора

9. Гибкие результаты

10. Структура Эйзенхауэра

Найдите свою идеальную систему тайм-менеджмента

1. Getting Things Done

Источник: Hive

Структура Getting Things Done (GTD) — одна из самых популярных систем управления временем на сегодняшний день.

Этот инструмент тайм-менеджмента, разработанный Дэвидом Алленом, авторитетным экспертом и экспертом по продуктивности, упрощает задачу повышения производительности. Это достаточно просто реализовать:

1. Перечислите все свои профессиональные или личные задачи, чтобы выбросить их «из головы».
2. Расставьте приоритеты по срочности, чтобы вы могли работать над самым важным.
3. Регулярно просматривайте все свои задачи, отмечая пункты в списке. Это постоянно обновляет ваш список дел, гарантируя, что вы всегда работаете над продуктивными задачами.

Настраиваемый и саморегулирующийся стиль идеально подходит для творческих личностей, особенно для фрилансеров или владельцев бизнеса, которые занимаются несколькими проектами в течение дня.

2. Система Канбан 

Простая визуализация и рабочие процессы лежат в основе системы Канбан.

Когда вы работаете над несколькими проектами с динамическими рабочими процессами, он отлично подходит как инструмент управления проектами и временем. Вы можете набросать его на бумаге или реализовать в цифровом виде. Вот как это сделать:

Шаг № 1 : Визуализируйте свою рабочую нагрузку. Расставьте приоритеты по тому, что вы должны начать, запланируйте на потом и по сложности каждой задачи.

Шаг № 2 : Создайте доску Канбан. Обычно это от трех до пяти вертикальных столбцов — в зависимости от сложности ваших рабочих процессов — этот список:

• Задачи, которые необходимо выполнить
• Задачи выполняются
• Задачи выполнены

Шаг № 3 : Управляйте своей рабочей нагрузкой. Убедитесь, что у вас есть только три активных задачи в столбце «Выполняется», чтобы оптимизировать рабочую нагрузку и избежать выгорания.

Источник : AppSumo

Если вы ищете универсальный инструмент управления проектами, совместимый с Канбан, Plutio — идеальный вариант.

3. Автофокусировка

Автофокусировка — это дзен-подобная автоматическая практика управления временем, которая восстанавливает иссякающие запасы энтузиазма в течение рабочего дня.

Марк Андриссен, основатель Netscape, называет автофокусировку ключом к своему успеху. Вот его уникальный взгляд на использование автофокусировки:

1. Не держите расписание. Если можете, не выделяйте время из своего дня — никаких встреч или встреч. Это делает вас гибкими и мотивированными.
2. Придерживайтесь максимум трех списков. «Список дел» для ключевых задач, «список наблюдения» для проектов, требующих ответа от кого-то еще, и «более поздний список» для вещей, которые вы хотели бы сделать.
3. Начинайте, когда и где вам удобно. Пусть ваша мотивация и воодушевление послужат компасом, указывающим, какие важные задачи вам следует решить в первую очередь.

Этот свободный подход направлен на снижение стресса и повышение производительности. Если вы не являетесь поклонником жестких систем тайм-менеджмента и жаждете свободы принятия решений в последнюю секунду, попробуйте автофокусировку.

4. Метод айсберга 

Если вы работаете в творческой или аналитической сфере, быть в курсе изменений и сдвигов в отрасли сложно. Однажды вы сталкиваетесь с полезным ресурсом только для того, чтобы обнаружить, что он ускользнул обратно в глубины Интернета, когда он вам в конечном итоге понадобится.

Метод Айсберга, созданный Рамитом Сетхи из книги «Я научу вас быть богатым», представляет собой систему тайм-менеджмента, которая поможет вам записывать сложную информацию и использовать ее позже.

Рамит предлагает:

1. Начните с сохранения интересной информации. Возьмите все свои заметки из книг, PDF-документы, электронные письма или ссылки и сохраните их в центральной системе, такой как Evernote.
2. Организуйте свою коллекцию с помощью тегов и папок, чтобы быстро найти то, что вам нужно, именно тогда, когда вам это может понадобиться.
3. Каждые четыре-шесть недель просматривайте свой файл с интересной информацией. Спросите себя: Что применимо к проектам, над которыми вы сейчас работаете?

Подобно структуре GTD, метод айсберга заключается в том, чтобы вытащить вещи «из головы» и организовать их.

Однако, в отличие от структуры GTD, он специализируется на управлении объемной информацией или потенциальными исходными материалами, чтобы сократить время, необходимое для исследования сложных тем. Это означает, что когда вы начинаете этот новый отчет или часть контента, вы никогда не будете пустыми.

У вас будет сеть доступных заметок и ресурсов, которые помогут вам быстрее выполнять проекты.

Источник: AppSumo

Если вам нравится идея организации всех ваших ресурсов или бизнес-активов на одной простой в использовании платформе (и по отличной цене), ознакомьтесь с нашим бессрочным предложением на Brandox.

5. Техника 4D 

Боретесь с прокрастинацией или чувствуете себя подавленным?

Платформа 4D поможет вам избавиться от беспорядка в расписании и повысить производительность. Вот как это использовать:

• Выполнить : Если задача срочная и невыполнение ее грозит последствиями, сделайте ее первой.
• Отложить : Если дело не может быть выполнено быстро и имеет высокий приоритет, делегируйте его тому, кто сможет сделать это вовремя.
• Делегируйте : Вы отвечаете за эту задачу или лучше всего подходите ей? Если нет, передайте его кому-нибудь другому, чтобы вы могли сосредоточиться на более важном деле.
• Удалить : Если невыполнение задачи не повлечет за собой никаких последствий, рассмотрите возможность ее удаления, отсрочки или делегирования.

6. Учет рабочего времени 

Все мы знакомы с распространенными отговорками неэффективности…

• «У меня недостаточно времени».
• «Моя рабочая нагрузка бесконечна».
• «Меня слишком часто прерывают».

Учет времени — отличный способ избавиться от этих оправданий и, наконец, исправить свой график.

Используя программное обеспечение для учета рабочего времени, просто отслеживайте действия или новые задачи, которые занимают ваше рабочее время, и сколько времени вам требуется для их выполнения.

Это прозрачное понимание того, как вы на самом деле тратите свое время, будет бесценным. Если вы потратите четыре часа на написание предложения и целый час на социальные сети, ваш тайм-трекер не солжет.

Вот как вы можете использовать его для повышения производительности:

1. Отслеживайте собственное время, чтобы контролировать, сколько времени уходит на выполнение различных задач в течение дня.
2. Работайте в своем обычном темпе. Это важно, так как выявит скрытые спады и пики продуктивности.
3. По прошествии недели уделяйте особое внимание отчетам и табелям учета рабочего времени, которые разбивают вашу рабочую неделю.
4. Наконец, определите распространенные потери времени и способы их устранения. Можете ли вы попробовать другой процесс, получить дополнительную помощь или делегировать наиболее трудоемкие задачи?

Вы можете включить этот процесс отслеживания времени в свою обычную рутину или использовать его для диагностики и устранения спадов производительности с помощью специального приложения для учета рабочего времени.

Источник: AppSumo

Если вы ищете бесплатное приложение для учета рабочего времени, которое также занимается выставлением счетов и выставлением счетов, скачайте TimeTrack бесплатно в магазине AppSumo.

7. Правило двух минут

Прокрастинация и нерешительность убивают продуктивность. Правило 2-х минут предназначено для того, чтобы исключить как сохранение концентрации, так и наращивание импульса.

Введенное Дэвидом Алленом правило задает два вопроса, ответы на которые определяют ваши действия:

Вопрос 1 : Можно ли выполнить задание за две минуты? Если ответ положительный, не добавляйте это в свой список дел. Выполните задание.

Вопрос 2 : Займет ли задание больше двух минут? Если ответ «да» и это важная задача, все равно приступайте к ней.

Секрет этой системы заключается в наращивании импульса и разрушении барьеров.

Выполнение множества мелких задач менее чем за 2 минуты дает чувство выполненного долга, которое запускает импульс. И погружая свои зубы в более крупные и важные задачи, вы, скорее всего, продолжите их делать в любом случае.

Попробуйте эту практику управления задачами, если у вас есть несколько задач среднего размера и вы не знаете, с чего начать.

8. Техника Помидора 

Доказано, что короткие периоды интенсивной работы повышают концентрацию внимания, бдительность и продуктивность.

Техника Помидора — это система тайм-менеджмента, полностью основанная на резких всплесках сосредоточенной работы. Он агрессивно вытесняет перерывы и требует полка контролируемых перерывов для борьбы с усталостью. Вот как это работает:

1. Определите задачу, которую необходимо выполнить.
2. Установите таймер на 25 минут и запустите эту задачу без перерыва.
3. Когда таймер сработает, сделайте себе строгий пятиминутный перерыв, затем вернитесь к работе еще на 25 минут.
4. Прервите цикл, удлиняя от 15 до 30 минут каждый четвертый перерыв, чтобы перезагрузить свой разум.

Если вы обнаружите, что ваша концентрация внимания колеблется, или вы чувствуете, что драгоценное рабочее время ускользает из ваших рук, это идеальная система тайм-менеджмента для вас. Я бы порекомендовал PomoDoneApp для начала. Он прост в использовании и интегрируется с другими инструментами.

Источник: PomoDoneApp

9. Agile Results

Действительно ли возможно улучшить вашу личную и профессиональную производительность?

Учитывая, насколько сложно повысить производительность в одной области, трудно представить себе систему тайм-менеджмента, которая уравновешивает обе. Вот тут-то и приходит на помощь система Agile Results.

Разработанная для всесторонней личной и профессиональной продуктивности, система делает упор на управление перегрузкой и установление границ для достижения здорового баланса между работой и личной жизнью.

Он делает это, следуя трем ключевым правилам:

1. Правило трех : Думай, делай и планируй по трое. Правило трех ограничивает цели управляемыми фрагментами. Это также облегчает запоминание задач и делает их менее пугающими.
2. Пятничное размышление : Рассмотрите три вещи, которые прошли хорошо, и три вещи, которые нужно улучшить к следующей пятнице.
3. Горячие точки : визуализируйте все ключевые области вашей жизни, на которых нужно сосредоточиться. Как только вы определили их, установите границы и наблюдения для продвижения во всех областях.

Если вы ищете целостную визуальную систему управления временем, которую можно быстро записать на листе бумаги, это ваш ответ.

10. Платформа Эйзенхауэра 

Когда вы завалены множеством важных задач, вам необходимо расставить приоритеты. К сожалению, решить, чему отдать предпочтение, непросто. Что заслуживает того, чтобы быть удаленным, отложенным или перенесенным?

Схема Эйзенхауэра, или Матрица срочно-важно, поможет вам принять решение с уверенностью.

Источник: Dean Yeong

Созданный Дуайтом Д. Эйзенхауэром, пятизвездным генералом Второй мировой войны и 34-м президентом Соединенных Штатов, это логичный способ анализа и планирования рабочей нагрузки.

Эта структура Эйзенхауэра заставляет вас разделить задачи на четыре квадранта в зависимости от срочности и важности:

• Квадрант 1 : Срочные и важные. Запишите важные задачи, которые вам нужно выполнить в первую очередь, и сделайте это немедленно.
• Квадрант 2 : Не срочно, но важно. Запланируйте их в своем календаре на более позднюю дату, чтобы вы действительно выполнили их.
• Квадрант 3 : Срочно, но не важно. Это задачи, которые вы можете отложить на кого-то другого.
• Квадрант 4 : Не срочно и не важно. Это несрочные, малоценные задачи, которые следует удалить из списка или отложить.

Найдите свою идеальную систему тайм-менеджмента

Выше представлен широкий выбор систем, практик и инструментов управления временем.

Если и можно извлечь один урок из множества подходов к тайм-менеджменту, так это то, что не существует универсальной методики тайм-менеджмента, которая гарантированно повысит производительность.

Различные методы, системы и инструменты подходят для разных личностей, рабочих привычек и условий. Чтобы найти идеальную систему, вам придется протестировать несколько из них.

Дополнительные инструменты для управления проектами и учета рабочего времени можно найти в магазине AppSumo.

Перестаньте ежемесячно платить за программное обеспечение

AppSumo предлагает вам пожизненные предложения на передовые инструменты для вашего бизнеса. Просто заплатите один раз, и они ваши.

11 систем тайм-менеджмента для повышения производительности

• Твиттер

• Фейсбук

Вам когда-нибудь казалось, что в сутках не хватает времени?

Время бесценно. Никто не уделяет больше времени, не так ли? Поэтому очень важно эффективно управлять своим временем. Если у вас нет эффективной системы тайм-менеджмента, вы всегда будете чувствовать, что что-то срочное ускользает от вас.

В этой записи блога я поделюсь с вами некоторыми системами тайм-менеджмента, которые могут помочь повысить вашу продуктивность, чтобы вы могли делать больше с меньшим стрессом!

Используя некоторые из этих простых приемов управления своим временем, вы обнаружите, что можете делать гораздо больше каждый день, чем если бы вы просто летали. Давайте погрузимся!

Этот пост содержит партнерские ссылки, а это значит, что я получаю небольшую комиссию, если вы совершаете покупку по этой ссылке. Для получения дополнительной информации см. мой полный отказ от ответственности здесь.

Что такое системы тайм-менеджмента?

Системы тайм-менеджмента — это структуры, разработанные для того, чтобы помочь вам организовать свои задачи, эффективно управлять своим временем и выполнять правильные задачи.

В конечном счете, вы хотите тратить меньше времени на задачи, которые вам не нравятся или которые не продвигают ваш бизнес вперед. Это освобождает время, которое можно потратить на то, что важнее всего для вас и вашего бизнеса.

Первый шаг к созданию хорошей системы тайм-менеджмента — выяснить, что лучше всего работает для вас. Вы забывчивы? Нужно ли планировать дела заранее? Или у вас активный образ жизни, который требует большой гибкости? Помните о своей личности и предпочтениях, когда читаете этот пост.

Мы поговорим о нескольких разных системах. Они не исключают друг друга; вы можете смешивать и сочетать различные системы.

Я использую несколько систем в своей общей стратегии тайм-менеджмента. Они работают вместе, чтобы создать эффективную систему управления временем.

Я также поделюсь инструментами, упрощающими внедрение этих систем.

Блокировка по времени

Начнем с блокировки по времени. Это моя любимая система, и она лежит в основе всей моей стратегии тайм-менеджмента.

Блокировка по времени — это когда вы назначаете свои задачи определенным частям дня. В это время вы не работаете ни над чем другим. Блокировка времени помогает вам многое сделать, потому что вы знаете, что для каждой задачи есть только определенное количество времени.

Моя система блокировки времени настроена в электронной таблице, но вы также можете использовать Google Calendar, Asana или Clickup для блокировки времени.

Еженедельное планирование

Вторая основная система — еженедельное планирование. В моем процессе это идет рука об руку с блокировкой времени, но на самом деле это первый шаг.

Каждую неделю выделяйте время для планирования следующей недели. Я предпочитаю делать это по воскресеньям, но иногда (например, на этой неделе) это переносится на утро понедельника.

Я начинаю с просмотра своего недельного плана за предыдущую неделю. Что не получилось? Затем я решаю, следует ли перенести эти вещи на следующую неделю или я могу отпустить их.

Затем я просматриваю свой еженедельный календарь, чтобы узнать, есть ли у меня встречи на этой неделе.

И я просматриваю свой основной список задач в Asana, чтобы увидеть, не приближаются ли у меня какие-либо жесткие сроки (например, запуск партнерских программ).

Затем я просматриваю свой 90-дневный план в Asana и выясняю, что я могу сделать на этой неделе, чтобы продвинуться вперед в этих проектах.

Затем я оцениваю, сколько времени займет выполнение каждой задачи или проекта. Я всегда хочу сделать больше, чем у меня есть время. Поэтому я бросаю дела до тех пор, пока не составляю список того, что можно сделать за часы, которые у меня есть на работу.

Затем я заношу это в свое расписание.

Матрица Эйзенхауэра

Следующая матрица Эйзенхауэра. Это система продуктивности, изобретенная Дуайтом Д. Эйзенхауэром, которая поможет вам расставить приоритеты в своей работе. Стивен Кови популяризировал эту концепцию в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Разделите свою работу на четыре категории:

• Квадрант 1: Важные и срочные (сначала сделайте это)
• Квадрант 2: Важные, но не срочные (добавьте это в свой график) но срочные (делегируйте или автоматизируйте)
• Квадрант 4: Неважно, несрочно (избавьтесь от этого)

Когда вы работаете над срочными задачами квадранта, вы тушите пожары или пытаетесь уложиться в сроки.

Второй квадрант — это место, где вы хотите проводить большую часть своего времени. Когда вы делаете свою важную работу заранее, она никогда не становится срочной.

Я использую матрицу Эйзенхауэра, когда планирую свою неделю. Я также использую его каждый день, когда появляются дела, чтобы решить, следует ли добавить их в мое расписание.

Техника Помидора

Если вы ищете простую систему тайм-менеджмента, то техника Помидора — хороший вариант. Он также хорошо координируется с другими системами. Основная идея заключается в том, что вы разбиваете свою работу на интервалы (называемые помидорами) по 25 минут каждый с 5-минутными перерывами между ними.

Это работает следующим образом: вы устанавливаете таймер на период работы, а затем устанавливаете таймер на период перерыва. Вы можете использовать онлайн-таймер, приложение-таймер на телефоне или даже кухонный таймер (это то, что я использую).

Я делал модифицированную версию этого много лет, прежде чем услышал название Pomodoro.

Я предпочитаю работать блоками по 45 минут, а затем делать 15-минутный перерыв. Не думаю, что 25 минут достаточно, чтобы погрузиться в поток.

И мне нравится делать другие «нерабочие» дела во время этого 15-минутного перерыва. Например, я могу пойти на небольшую прогулку или закинуть кучу одежды в стиральную машину.

Учет времени

Когда вы начнете отслеживать свое время, вы начнете понимать, сколько времени у вас действительно есть для работы и сколько времени уходит на ее выполнение. Это сделает вас гораздо более эффективным планировщиком.

Отслеживание времени — это то, как я вычислил, сколько времени мне нужно выделить для всех моих обычных занятий. Я отслеживал такие вещи, как еженедельное планирование, планирование в социальных сетях и Pinterest, ведение бухгалтерского учета и т. д., чтобы понять временные требования моих рабочих процессов.

Это также заставляет меня нести ответственность за работу над моими более важными проектами, приносящими доход. Я знаю, сколько времени я хочу потратить на них, и я могу оглянуться назад и посмотреть, сделал ли я это.

Существует множество приложений для отслеживания времени, которые вы можете использовать. Toggl — мое любимое приложение для отслеживания времени — я использую его уже много-много лет. Он интегрируется с Asana, что делает его очень простым в использовании.

Существуют также различные приложения и расширения для браузера, которые автоматически отслеживают время, которое вы тратите на выполнение задач, связанных с компьютером. Это может быть хорошим способом узнать, сколько времени вы тратите на электронную почту, социальные сети и т. д. RescueTime — мое любимое программное обеспечение для автоматического отслеживания времени.

Вы также можете отслеживать свое время вручную. Это хороший вариант, если вы не хотите отслеживать свое время в долгосрочной перспективе. Просто ведите ручной журнал учета рабочего времени в течение пары недель. Этого времени достаточно, чтобы узнать, сколько времени нужно, чтобы что-то сделать.

Вот несколько инструментов для отслеживания времени, которые вы можете попробовать:

• Rescue Time
• Focus Keeper
• Forest
• Harvest (также интегрируется с Asana)

Правило 1-3-35 90 как простота правила 1-3-5.

Идея состоит в том, что вы обязуетесь выполнять 1 крупную задачу, 3 средних задачи и 5 мелких задач каждый день. Это гарантирует, что вы добиваетесь прогресса в крупных проектах, но вы также выполняете небольшие повседневные задачи, такие как работа администратора, чтобы они не накапливались на вас.

Начните с перечисления всех ваших индивидуальных задач на неделю. Затем сгруппируйте их в основные задачи, средние задачи и мелкие задачи.

Подумайте как о требованиях времени, так и о необходимых усилиях при группировании задач.

Как правило, выполнение основных задач занимает 3-4 часа. Средние задачи займут час или два. А небольшие задачи можно выполнить менее чем за час.

Bullet Journal

Если вам нужно что-то веселое, но при этом практичное, тогда Bullet Journal может стать именно тем инструментом управления временем, который вам нужен. Исследования показали, что письмо от руки активирует оба полушария мозга, делая нас более сосредоточенными.

Чтобы начать использовать пулевой журнал для управления временем:

1. Получите журнал с пустыми страницами и пронумеруйте страницы.
2. Добавьте короткий описательный заголовок вверху страницы. Буджоеры называют это «темой». Это может быть так же просто, как дата.
3. Добавляйте краткие маркеры для визуальной классификации записей.

• Для задач используйте точку
• Для событий используйте кружок
• Для заметок используйте тире

Вам не нужно регистрировать свои записи в каком-либо определенном порядке. Просто выбросьте их из головы и перенесите на страницу.

4. Затем используйте символы, чтобы отмечать задачи по мере их обработки.

• Для выполненных задач используйте X
• Для задач, перенесенных в коллекцию, используйте >
• Для задач, запланированных на будущее, используйте <
• Зачеркните задачи, которые не относятся к делу

5. Обозначения позволяют добавлять больше контекст для ваших пуль. Например, вы можете использовать звездочку, чтобы показать, что что-то является приоритетным, или восклицательный знак, чтобы обозначить вдохновение. А значок глаза можно использовать, если что-то требует дальнейшего изучения или информации.

6. Организуйте свой ежедневник с помощью коллекций. В маркированном журнале используются четыре основных набора:

• Индекс
• Журнал будущего
• Ежемесячный журнал
• Ежедневный журнал

7. Раз в месяц просматривайте страницы за предыдущий месяц. Просмотрите незавершенные задачи и вычеркните те, которые больше не актуальны. Затем перенесите оставшиеся задачи на новый месяц.

Getting Things Done (также известный как GTD)

Getting Things Done — это классика не просто так. Это одна из самых популярных систем тайм-менеджмента. Краеугольным камнем GTD является то, что вы должны перенести свои задачи из головы на бумагу или в приложение для управления задачами.

Как говорит Дэвид Аллен (автор): «Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их».

В GTD есть пять основных практик:

1. Захват — перенесите все свои мысли из головы в список задач.
2. Уточнить — просмотрите свой список и решите, что требует немедленных действий. Затем сделать его.
3. Организовать — создавайте категории для организации ваших действий. Добавляйте ранги приоритета, назначайте сроки выполнения и устанавливайте напоминания.
4. Обдумывание — проводите еженедельный обзор, чтобы найти незакрытые петли и определить следующие шаги для действий. Обновляйте и пересматривайте свои списки по мере необходимости.
5. Engage – Выполняйте работу.

Канбан

Канбан — это метод тайм-менеджмента, основанный на визуализации и рабочих процессах. Это позволяет очень легко увидеть, где именно вы находитесь в процессе любого проекта.

Начните с создания доски Канбан для вашего проекта. Вы можете легко настроить доски Канбан в Asana или Trello. Если вы предпочитаете аналог, тогда белая доска с наклеенными заметками станет отличной канбан-доской.

Канбан-доски обычно состоят из трех-пяти вертикальных столбцов. Три основных столбца Канбана:

• Сделать
• Выполняется
• Готово

Вы можете добавить один или два дополнительных столбца, в зависимости от сложности вашего рабочего процесса. Мне также нравится включать справочную колонку для хранения общей информации о проекте.

Канбан эффективен, потому что позволяет сосредоточиться на самой важной задаче и закончить ее, прежде чем переходить к следующей.

Убедитесь, что в любой момент времени у вас есть только три активных задачи в столбце «Выполняется». Это поможет вам избежать переутомления и выгорания.

Спринты

Спринты являются частью метода управления проектами Scrum, но вам не нужно понимать Scrum, чтобы включить спринты в свою собственную систему.

Спринт — это постоянный период времени, посвященный определенной цели. Спринт обычно длится от одной до четырех недель.

Я использую двухнедельные спринты для своих крупных проектов. Я считаю, что двух недель достаточно, чтобы выполнить значительную работу без соблазна затягивать дела.

Для каждого спринта вы будете решать задачи, над которыми будете работать в этот период. Затем вы работаете над этими задачами и ничем другим, связанным с проектом. Все остальное попадает в категорию «отставание».

Во время работы вы, вероятно, будете думать о других вещах, которые вам нужно сделать. Не делайте их сейчас. Вместо этого сохраните их для будущего спринта. Таким образом, вы не потеряете фокус на текущем спринте.

Последним шагом текущего спринта является размышление.

Затем настройте следующий спринт. Есть ли незавершенные задачи из вашего предыдущего спринта, которые вам нужно перенести в этот? Есть ли в вашем бэклоге задачи, которые нужно добавить в этот спринт?

Правило двух минут

Правило двух минут взято из книги «Как привести дела в порядок», о которой мы говорили ранее.

Это очень простой способ решить, следует ли вам что-то сделать сейчас или позже. Мне особенно полезно иметь дело со всеми входящими задачами, которые появляются в течение дня — из электронных писем, сообщений, мыслей, которые приходят мне в голову, и т. д.

Если вы можете выполнить задачу за две минуты или меньше, просто сделайте это .

Если выполнение задачи займет более двух минут, добавьте ее в свой список дел.

Причина в том, что вы потратите впустую более 2 минут, добавив крошечную единственную задачу в свой список. А задачи, которые займут больше 2 минут, заставят вас отвлечься и потерять темп в текущей работе.

Правило двух минут дает вам основу для принятия быстрых решений о выполнении новых задач по мере их возникновения в течение дня.

Программное обеспечение для управления временем

Существует так много приложений для управления временем. Правильный выбор для вас будет зависеть от систем, которые вы решите внедрить.

Моя любимая (и та, которой я пользуюсь уже несколько лет) — Асана.

Другие варианты приложения для управления временем:

• Trello
• Clickup
• Todoist
• Помните о молоке

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое системы тайм-менеджмента?

Системы тайм-менеджмента помогут вам повысить продуктивность и эффективность. Они могут помочь вам управлять своим временем.

Какая система управления временем лучше?

Простой ответ лучше всего подходит для вас. Прочитайте различные стратегии выше и выберите ту, которая больше всего находит отклик. Попробуйте в течение нескольких недель. Если это не работает, попробуйте что-то еще.

Каковы преимущества тайм-менеджмента?

Короткий ответ заключается в том, что вы будете выполнять больше правильных дел и тратить меньше времени впустую.

Практикуя тайм-менеджмент, вы сможете лучше использовать свое время, организуя его более эффективно, что, в свою очередь, позволит вам сосредоточиться на самых важных задачах.

Это также подарит вам чувство выполненного долга, когда вы будете вычеркивать дела из своего списка дел (я люблю вычеркивать дела!). Очень приятно каждый день ощущать, что вы продвигаетесь к своим целям.

Как лучше всего отслеживать свои задачи?

Лучший способ следить за своими задачами — это найти инструмент, который вы действительно будете использовать . Это может быть бумажная система, или вы можете предпочесть программное обеспечение для управления задачами. Если вы много путешествуете, вам, вероятно, понадобится возможность использовать мобильное приложение.

Все вместе

Все предприниматели знают, что тайм-менеджмент жизненно важен для достижения успеха. В конце концов, у всех нас одни и те же 24 часа. Но нет двух одинаковых людей, и то, что работает для одного человека, может не работать для другого. Вот почему существует так много систем тайм-менеджмента. Идеальной системы тайм-менеджмента не существует.

Суть в том, чтобы пробовать разные системы, пока не выяснится, что работает для вас, а затем использовать ее. У каждого свой стиль тайм-менеджмента, который нужно найти.

Хотите запомнить это? Сохраните 11 систем тайм-менеджмента, чтобы повысить свою продуктивность, на свою любимую доску Pinterest.

Related Posts

• Почему я влюбился в Asana для управления проектами
• Как использовать Toggl для бесплатного отслеживания времени
• Как сохранить рассудок с помощью систем и процессов
• 11 владельцев ведущих компаний делятся своими лучшими советами по тайм-менеджменту

• Твиттер

• Фейсбук

Что такое тайм-менеджмент? Полное бесплатное руководство о том, как вы проводите свое время

Вы когда-нибудь чувствовали, что в сутках просто не хватает часов, чтобы справиться со всеми делами?

В одну минуту ты чувствуешь, что все под контролем, а в следующую ты сбиваешься с ног, задаваясь вопросом, куда ушло все это время. Если это так, вы не одиноки!

Хорошая новость: тайм-менеджменту можно научиться ! Как и любой другой навык, вы можете научиться хорошо управлять своим временем, чтобы не чувствовать себя поглощенным бесконечным списком дел.

В сегодняшней статье мы поговорим об управлении временем и обо всем, что нужно о нем знать, от базовой концепции до того, как вы можете управлять им с помощью нескольких шагов, стратегий и простых в использовании инструментов. Давайте начнем!

Данное руководство включает

• Что такое управление временем?
• Почему важен тайм-менеджмент?
• Как управлять своим временем в 5 шагов
• Методы тайм-менеджмента
• Инструменты тайм-менеджмента
• Как составить план тайм-менеджмента
• Часто задаваемые вопросы

Что такое тайм-менеджмент?

О тайм-менеджменте сказано и написано много. Но что такое тайм-менеджмент на самом деле? И как вы можете использовать его для повышения производительности на работе и в личных делах?

Проще говоря, тайм-менеджмент — это навык организации и планирования задач и действий для более эффективного достижения целей; — это знать, что и когда делать.

Благодаря эффективному управлению временем вы узнаете, как: 

• следить за временем
• использовать время максимально эффективно
• наилучшим образом использовать доступные ресурсы
• применять стратегии управления временем, чтобы понять, зачем работать над задачей важно
• и избежать пустой траты времени.

Если вы овладеете умением управлять временем, вы больше никогда не почувствуете, что потеряли контроль над своим расписанием. У вас будет правильный набор навыков, чтобы оставаться сосредоточенным, организованным и укладываться в сроки.

Почему важен тайм-менеджмент?

Есть две вещи об управлении временем: 1) время — деньги ; 2) если вы не управляете своим временем, кто-то другой попытается управлять им за вас в тот или иной момент.

Это может быть руководитель вашей команды, руководитель проекта или даже клиент, но результат точно будет не таким, каким вы хотите или в котором нуждаетесь.

Например, вы не хотите ставить себя в положение, когда ваш руководитель проводит весь день, управляя всеми поставленными перед вами задачами на микроуровне.

Вот почему так важно научиться управлять временем. Попытка успеть везде и сразу приводит только к тому, что вы распыляетесь и создаете очень плохую систему тайм-менеджмента.

Вы не получаете качественного внимания к какой-либо конкретной задаче, потому что не тратите достаточно времени на понимание того, что влечет за собой эта задача или проект, чтобы получить отличный результат. И то же самое относится и к вашей личной жизни.

Независимо от того, находитесь ли вы на работе или дома, освоение тайм-менеджмента поможет вам контролировать свое время, улучшить свои навыки тайм-менеджмента и повысить производительность за счет экономии времени. Посмотрим, как!

Для сотрудников

У каждого сотрудника разные карьерные цели и приоритеты, но одно верно для всех: все мы работаем в условиях ограниченного времени и ресурсов.

Таким образом, способность хорошо управлять временем является важным навыком для всех, кто хочет продвинуться в своей карьере или просто пытается держать голову над водой в загруженное время.

Для менеджеров проектов 

Как менеджеру проекта управление временем может помочь вам уложиться в сроки и более эффективно управлять ресурсами.

Таким образом, способность эффективно управлять задачами означает меньше стресса и больше успеха в проектах, а это означает, что у вас больше шансов получить продвижение по службе и бонусы, чем у тех, кто не справляется со своей рабочей нагрузкой.

В личной жизни

Умение управлять своим временем означает, что у вас будет достаточно времени, чтобы заниматься тем, что вы любите и что для вас важнее всего, будь то проведение большего количества времени с семьей или любимое хобби.

Время летит, мы все это знаем, и правильное управление временем может помочь вам расставить приоритеты и сосредоточиться на том, что является самым важным в вашей жизни.

Навыки тайм-менеджмента: как управлять временем за 5 шагов

Если вы ищете новые способы лучше управлять своим временем, у вас, вероятно, очень насыщенная жизнь. Вероятно, у вас много обязанностей, и вам может быть сложно эффективно управлять своим временем, не говоря уже о том, чтобы подумать о том, какие советы по управлению временем стоит попробовать.

Вот почему мы собрали здесь эти пять шагов тайм-менеджмента — они являются ключом к здоровому балансу между работой и личной жизнью и могут помочь вам получить больше от вашего дня. Давайте проверим их!

1. Проанализируйте свои привычки

Сколько времени вы тратите на задачу при работе над ней? Как быстро вы сможете успешно выполнить задание? Сталкиваетесь ли вы с необходимостью переделывать задачу несколько раз, потому что она не совсем соответствовала вашим ожиданиям?

Подобные вопросы важны для понимания того, как вы справляетесь с различными задачами и проектами. Так что найдите минутку, чтобы действительно узнать свои повседневные рабочие привычки и понять, сколько времени вы тратите на каждую задачу.

2. Ставьте перед собой реалистичные цели 

Будьте честны с собой в отношении того, что вы можете сделать за день, и поставьте реалистичные цели относительно того, сколько задач вы хотите выполнять каждый день, неделю или месяц.

Лучшая матрица тайм-менеджмента не принесет вам много пользы, если цели, которые вы ставите, совершенно нереалистичны. Кроме того, часто пересматривайте свои цели, потому что они могут измениться по мере продвижения проекта.

3. Разделите большие проекты на маленькие задачи

При работе над большими проектами важно разбивать их на маленькие задачи, которые можно выполнить в течение нескольких дней или недель.

Таким образом, вы сможете управлять своими ожиданиями и ожиданиями своей команды, сохраняя мотивацию и сохраняя импульс на протяжении всего проекта.

4. Установите приоритеты

Составьте список всего, что вам нужно сделать в течение недели или месяца, а также сроки и приоритеты.

Если у вас на повестке дня десять дел, выберите пять, которые нужно сделать немедленно, и выделите время для этих задач. Успешная стратегия тайм-менеджмента будет зависеть от вашей способности сосредоточиться на выбранных задачах.

5. Создайте расписание

Убедитесь, что у каждой задачи есть свой временной интервал в вашем календаре, чтобы ничего не потерялось по пути.

Составление расписания может помочь вам справиться с прокрастинацией, импульсивным контролем (например, постоянным переключением между задачами) и ощущением перегруженности ежедневным списком дел.

Методы тайм-менеджмента

Методики тайм-менеджмента, также известные как методы тайм-менеджмента, сильно различаются в зависимости от характера рассматриваемой задачи; некоторые методы хорошо подходят для конкретных задач, но не подходят для других.

Чтобы узнать, какой метод лучше всего подходит для каждой задачи, может потребоваться некоторое время. Тайм-менеджмент не происходит автоматически, он требует практики. Это навык; как и любой другой, его нужно выучить и отточить повторением.

Поэтому крайне важно, чтобы вы нашли продуктивную технику тайм-менеджмента, которая работает для вас, и придерживались ее. Вот несколько методов управления временем, которые вы можете попробовать: 

• Отслеживание времени: вы отслеживаете, сколько времени вы тратите на задачи с помощью приложения или программного обеспечения для отслеживания времени, среди прочих инструментов 
• Блокировка времени: вы разбиваете свой список дел на временные интервалы, чтобы вы могли сосредоточиться на задаче в определенный момент времени; существуют различные методы блокировки времени, такие как пакетная обработка задач или ограничение времени.
• Правило 80/20: , также известное как принцип Парето, утверждает, что почти 80% результатов являются результатом 20% причин. Поэтому, просматривая свой список приоритетов, вы должны искать задачи, которые могут оказать наибольшее влияние, и работать над ними в первую очередь.

Если вы хотите продолжать читать об этих методах, вам может быть интересна статья о лучших методах тайм-менеджмента.

Инструменты тайм-менеджмента

Лучший способ улучшить свои навыки тайм-менеджмента — это понять, как вы в настоящее время используете свое время, чтобы определить области, в которых вы могли бы быть более продуктивными.

Если вы не знаете, сколько времени вы тратите на разные задачи каждый день, вы можете попробовать несколько инструментов управления временем. Вот лишь некоторые из них: 

• Приложение или программа для управления временем
• Тайм-трекер
• Программа для создания заметок
• Календарь

Приложение или программное обеспечение для управления временем

Существует несколько приложений и программного обеспечения для управления временем, доступных как для настольных, так и для мобильных устройств.

Эти приложения обычно включают в себя такие функции, как списки дел, календари и отчеты о времени, которые показывают, сколько времени вы тратите на различные задачи каждый день; они также могут иметь функции, которые помогут вам управлять своими финансами и более точно выставлять счета клиентам.

Многие из этих приложений для управления временем предоставляют напоминания о предстоящих событиях, таких как встречи и встречи, что облегчает людям планирование своего дня в соответствии с этими событиями, а не мешает им прерывать свой собственный.

Например, приложение Timeular — это мощный инструмент управления временем, который может помочь вам точно отслеживать время, которое вы тратите на каждую задачу и проект, позволяя вам устанавливать действия и задачи в приложении и экспортировать настраиваемые отчеты.

Попробуйте лучшее приложение для управления временем

Календарь

Календари — отличный инструмент управления временем. Например, вы можете использовать бумажный календарь или приложение онлайн-календаря, чтобы отслеживать повторяющиеся события.

Некоторые приложения календаря также позволяют устанавливать будильники или оповещения, которые напоминают вам, когда пора приступить к работе над задачей или посетить мероприятие.

Тайм-трекер

Тайм-трекер позволяет вам регистрировать ваше рабочее время, анализировать вашу производительность и повышать эффективность.

Учет времени часто используется профессионалами, которые выставляют клиентам почасовые счета, например юристами, маркетинговыми группами и фрилансерами.

Этот инструмент может помочь вам и вашей команде оставаться организованным и гарантировать, что вы будете взимать с клиентов точную плату за время, которое вы тратите на проекты.

Отличным примером такого инструмента является Timeular Tracker. 8-гранный кубик для отслеживания времени — это мощное физическое напоминание, которое автоматически отслеживает все задачи, над которыми вы работаете, чтобы вы могли быть более продуктивными и выставлять счета более точно.

Бесплатная пробная версия Time Tracker

Программа для создания заметок

Многие люди используют программы для создания заметок, такие как Evernote или OneNote, чтобы следить за тем, что они делают в течение дня.

Эти программы позволяют создавать заметки и легко добавлять информацию о том, что вы обсуждали на определенной встрече или делали в течение дня, без необходимости переключаться между несколькими приложениями.

Как составить план тайм-менеджмента

Говоря об тайм-менеджменте, люди часто забывают, что тайм-менеджмент — это не только время.

У вас могут быть лучшие советы по экономии времени, но если вы не знаете, как управлять своей энергией, вниманием и приоритетами, будь то на работе или дома, вам конец.

Поэтому очень важно иметь план того, как вы собираетесь проводить время. Этот план должен включать: 

• постановку целей
• приоритизацию задач
• поиск способов лучше работать с другими
• разумное использование своего времени 
• избегание прокрастинации

Когда у вас будет план, вы поймете, каким должен быть ваш план. сделано и сколько времени должно занять каждое задание.

Пока вы придерживаетесь плана, вы сможете с легкостью уложиться в сроки и достичь поставленных целей.

СОВЕТ: Если вам нужна дополнительная помощь, узнайте все о том, как создать план управления временем, это руководство вам нужно.

Последнее примечание

Если вы постоянно отстаете от многих дел, которые вам нужно сделать в течение дня, стратегия управления временем и приложение — это то, что вам нужно.

Хорошая система тайм-менеджмента поможет вам достичь ваших целей и, что более важно, поможет вам достичь их в реалистичные сроки.

Но помните: тайм-менеджмент — это то, что вы всегда будете совершенствовать. Некоторые дни будут отличными, другие не очень.

Так что попробуйте, делайте каждый день лучше, и в конце концов вы найдете систему управления временем, которая поможет вам оставаться сосредоточенным и работать более продуктивно!

Часто задаваемые вопросы

Кто изобрел тайм-менеджмент?

Фредерика Уинслоу Тейлора принято считать изобретателем концепции тайм-менеджмента. В 1911 октября Тейлор опубликовал свою теорию тайм-менеджмента в книге «Принципы научного менеджмента ».

Управление временем и управление приоритетами

Существует разница между управлением временем и управлением приоритетами. В то время как управление временем включает в себя планирование и управление вашей повседневной деятельностью, управление приоритетами фокусируется на определении того, что важно для вас делать каждый день, и работе над этими задачами в первую очередь перед всем остальным.

Эффективен ли тайм-менеджмент?

Да. Идея тайм-менеджмента часто связана с производительностью из-за более высокого уровня достижений, который достигается за счет разумного использования вашего времени. Тайм-менеджмент помогает вам быть более продуктивным и делать больше за меньшее время, что означает, что вы получаете больше от каждого дня.

Способствует ли тайм-менеджмент снижению стресса?

Да. Тайм-менеджмент — отличный способ уменьшить стресс, потому что он заставляет вас сосредоточиться на том, что важно. Это означает, что вы не будете тратить свое время на многозадачность или выполнение дел, которые не являются приоритетными или полезными, что означает меньше стресса и больше душевного спокойствия.

Является ли тайм-менеджмент целью?

Да. Управление временем считается целенаправленным подходом к организации и управлению временем для достижения желаемых целей, таких как повышение эффективности и производительности. Кроме того, вы можете установить освоение тайм-менеджмента в качестве своей личной цели.

Является ли тайм-менеджмент коммуникативным навыком?

Да. Тайм-менеджмент можно отнести к категории мягких навыков, потому что это больше, чем просто знание того, что делать; речь идет о понимании того, как делать что-то эффективно и действенно.

Является ли тайм-менеджмент слабостью?

Нет, наоборот. Управление временем — это сила, потому что положительное влияние, которое оно может оказать на вашу работу и личную жизнь, огромно. Это поможет вам быть более продуктивным и эффективным, что можно рассматривать только как силу.

Вас может заинтересовать:

• Как оставаться в курсе событий
• Метод блокировки времени Илона Маска
• Что означает «съесть лягушку»?

Тайм-менеджмент для системных администраторов [Книга]

Описание книги

Время — ценный товар, особенно если вы системный администратор. Никакая другая работа не привлекает людей в таком количестве направлений одновременно. Пользователи постоянно прерывают вас просьбами, не давая вам ничего сделать. Ваши менеджеры хотят, чтобы вы завершили долгосрочные проекты, но заваливают вас просьбами о быстрых решениях, которые мешают вам когда-либо приступить к этим долгосрочным проектам. Но на вас оказывается давление, и со временем оно только увеличивается. Что вы делаете?

Ответ: тайм-менеджмент. И не просто какая-то теория тайм-менеджмента — вам нужна Тайм-менеджмент для системных администраторов , если быть точным. Обладая глубоким пониманием проблем, с которыми вы сталкиваетесь в качестве системного администратора, автор бестселлеров Томас Лимончелли собрал коллекцию советов и методов, которые помогут вам развивать навыки управления временем, необходимые для процветания в качестве системного администратора.

Тайм-менеджмент для системных администраторов понимает, что системный администратор часто имеет конкурирующие цели: одновременные обязанности по работе над крупными проектами и забота о потребностях пользователей. Вот почему он фокусируется на стратегиях, которые помогают вам выполнять повседневные задачи, но при этом позволяют справляться с критическими ситуациями, которые неизбежно возникают.

Среди прочих навыков вы научитесь:

• Управлять перерывами
• Устранять попусту времени
• Вести эффективный календарь
• Разрабатывать рутины для регулярных дел
• Использовать свой мозг только для того, чем вы сейчас занимаетесь on
• Расставляйте приоритеты на основе ожиданий клиентов
• Документируйте и автоматизируйте процессы для более быстрого выполнения

Более того, книга не ограничивается только рабочей средой. Он также предлагает советы о том, как применять эти инструменты тайм-менеджмента в вашей социальной жизни. Это первый шаг к более продуктивной и счастливой жизни.

Содержание

1. об авторе

2. Предисловие

3. Предисловие

   1. Как читать эту книгу

   2. Аудитория

   3. Об этой книге

   4. Предположения, которые делает эта книга

   5. Условные обозначения, используемые в этой книге

   6. Использование примеров кода

   7. Мы хотели бы услышать от вас

   8. Safari® включен

   9. Благодарности

4. 1. Принципы тайм-менеджмента

   1. 1.1. Что сложного в тайм-менеджменте?

   2. 1.2. Принципы тайм-менеджмента для SA

      1. 1.2.1. Единая «база данных» для информации об управлении временем

      2. 1.2.2. Сохраняйте мощность своего мозга для того, что важно

      3. 1.2.3. Разработайте рутины и придерживайтесь их

      4. 1.2.4. Развивайте привычки и мантры

      5. 1.2.5. Сохраняйте концентрацию во время «проектного времени»

      6. 1.2.6. Управляйте своей социальной жизнью с помощью тех же инструментов, которые вы используете для
         Рабочая жизнь

   3. 1.3. Это будет нелегко

   4. 1.4. Резюме

5. 2. Сосредоточьтесь на прерываниях

   1. 2.1. Сфокусированный мозг

   2. 2.2. Среда, способствующая концентрации внимания

      1. 2.2.1. Многозадачность

      2. 2.2.2. Пиковое время для концентрации

      3. 2.2.3. Правило первого часа

   3. 2.3. Прерывания

   4. 2.4. Отвод прерываний от вас

   5. 2.5. Вы можете сказать «уходи», не будучи придурком

      1. 2.5.1. Делегируйте, записывайте или делайте

         1. 2.5.1.1. делегировать это

         2. 2.5.1.2. Запиши это

         3. 2.5.1.3. Сделай это

   6. 2. 6. Резюме

6. 3. Рутины

   1. 3.1. Примеры программ

      1. 3.1.1. Привычка № 1: Заправляйтесь по воскресеньям

      2. 3.1.2. Привычка № 2: Всегда бери с собой мой органайзер

      3. 3.1.3. Привычка № 3: регулярно встречайтесь с начальником

      4. 3.1.4. Процедура № 4: Обходная регистрация с персоналом

      5. 3.1.5. Процедура № 5: Обходная проверка клиентов

      6. 3.1.6. Процедура № 6: Предварительная компиляция изменений резервной ленты вручную

      7. 3.1.7. Процедура № 7: Во время простоев сообщайте руководству

      8. 3.1.8. Процедура № 8: Используйте автоматические проверки при выполнении определенных
         Задачи

      9. 3. 1.9. Правило № 9: Всегда делайте резервную копию файла перед редактированием

      10. 3.1.10. Привычка № 10: записывайте вещи, которые нужно взять с собой в поездку

   2. 3.2. Как разработать свои собственные процедуры

   3. 3.3. Удаление старых процедур

   4. 3.4. Резюме

7. 4. Система циклов

   1. 4.1. Не доверяйте своему мозгу

   2. 4.2. Почему другие системы терпят неудачу

   3. 4.3. Системы, которые успешны

   4. 4.4. Цикл

   5. 4.5. Резюме

8. 5. Система циклов: списки дел и расписания

   1. 5. 1. Образец дня

      1. 5.1.1. Шаг 1: Создайте расписание на сегодня

      2. 5.1.2. Шаг 2: Создайте список дел на сегодня

      3. 5.1.3. Шаг 3: Расставьте приоритеты и перенесите расписание

         1. 5.1.3.1. Работа с переполнением

      4. 5.1.4. Шаг 4: Работайте над планом

      5. 5.1.5. Шаг 5: Завершите день

      6. 5.1.6. Шаг 6: Покиньте офис

      7. 5.1.7. Шаг 7: Повторите

         1. 5.1.7.1. Создайте расписание на сегодня

         2. 5.1.7.2. Составьте список дел на сегодня (вторник)

         3. 5.1.7.3. Расставьте приоритеты и перепланируйте

         4. 5. 1.7.4. Работайте по плану

         5. 5.1.7.5. Завершить день и выйти из офиса

   2. 5.2. Другие советы

      1. 5.2.1. Крупные проекты

      2. 5.2.2. Что делать, если вы закончили раньше

      3. 5.2.3. Новые задачи, данные вам в течение дня

      4. 5.2.4. Персональные задачи

   3. 5.3. Настройка PAA для использования с The Cycle

   4. 5.4. Настройка КПК для использования с The Cycle

   5. 5.5. Резюме

9. 6. Система циклов: управление календарем

   1. 6.1. Как использовать свой календарь

      1. 6. 1.1. Никогда не пропустите встречу или событие

   2. 6.2. Один календарь для бизнеса и общественной жизни

   3. 6.3. Повторяющиеся задачи

      1. 6.3.1. Повторение задач на PAA

   4. 6.4. Знайте свои личные ритмы

   5. 6.5. Знай ритмы своей компании

   6. 6.6. Резюме

10. 7. Система циклов: жизненные цели

    1. 7.1. Секретный трюк

    2. 7.2. Ставить цели

    3. 7.3. Планирование ваших следующих шагов

    4. 7.4. Запланируйте шаги

    5. 7.5. Регулярно пересматривайте свои цели

    6. 7. 6. Резюме

11. 8. Приоритизация

    1. 8.1. Приоритизация ваших списков дел

       1. 8.1.1. Выполнение задач в порядке списка

       2. 8.1.2. Расстановка приоритетов на основе ожиданий клиентов

          1. 8.1.2.1. Делегируйте, записывайте, делайте повторные посещения

          2. 8.1.2.2. Пересмотрен щит взаимного прерывания

    2. 8.2. Приоритеты проекта

       1. 8.2.1. Приоритизация воздействия

    3. 8.3. Просьбы от вашего босса

       1. 8.3.1. Управление вашим боссом

          1. 8.3.1.1. Убедитесь, что ваш босс знает о ваших карьерных целях

          2. 8. 3.1.2. Делегирование вверх только в том случае, если оно использует возможности вашего босса.
             орган власти

          3. 8.3.1.3. Понимание и помощь в достижении целей вашего босса

    4. 8.4. Резюме

12. 9. Управление стрессом

    1. 9.1. Перегрузка и противоречивые направления

    2. 9.2. Время отдыха

    3. 9.3. Йога, медитация и массаж

    4. 9.4. Резюме

13. 10. Управление электронной почтой

    1. 10.1. Управление электронной почтой

       1. 10.1.1. Фильтр

       2. 10.1.2. Удалить непрочитанное

       3. 10. 1.3. Читать и…

          1. 10.1.3.1. Удалить

          2. 10.1.3.2. Файл

          3. 10.1.3.3. Ответить, а потом удалить

          4. 10.1.3.4. Делегировать или переслать, затем удалить

       4. 10.1.4. Сделайте сейчас, затем удалите

    2. 10.2. Переходим к процессу

    3. 10.3. Резюме

14. 11. Устранение пожирателей времени

    1. 11.1. Что такое пожиратель времени?

    2. 11.2. Избегайте заманчивых пожирателей времени

    3. 11.3. Обычные пожиратели времени

       1. 11.3.1. офис общение

    4. 11. 4. Бесполезные встречи

       1. 11.4.1. Стоя вокруг видеомагазина, решая, что взять напрокат

       2. 11.4.2. Смотреть меньше плохого ТВ

       3. 11.4.3. Прачечная и уборка

       4. 11.4.4. Установка оборудования/программного обеспечения

       5. 11.4.5. Другие

    5. 11.5. Стратегическое против тактического

    6. 11.6. Резюме

15. 12. Документация

    1. 12.1. Документируйте то, что важно для вас

       1. 12.1.1. Репозиторий для клиентов

       2. 12.1.2. Внутренняя ИТ-документация

          1. 12.1.2.1. Контакты поставщиков и договоры на техническое обслуживание

          2. 12. 1.2.2. Внутренние ИТ-процедуры

          3. 12.1.2.3. Сетевые диаграммы

    2. 12.2. Вики технологии

       1. 12.2.1. Вики-обозначения и ссылки на страницы

       2. 12.2.2. Предотвращение вандализма вики

    3. 12.3. Резюме

16. 13. Автоматизация

    1. 13.1. Что автоматизировать?

    2. 13.2. Как автоматизировать

       1. 13.2.1. Шаг 1. Сделайте это вручную

       2. 13.2.2. Шаг 2: кодируйте каждый шаг

       3. 13.2.3. Шаг 3: Объедините шаги

       4. 13.2.4. Шаг 4: протестируйте все вместе

    3. 13. 3. Простые вещи, которые делаются часто

       1. 13.3.1. Сочетания команд

          1. 13.3.1.1. Переход в нужный каталог

       2. 13.3.2. Ярлыки имени хоста

       3. 13.3.3. Makefile для каждого хоста

       4. 13.3.4. Краткое введение, чтобы сделать

    4. 13.4. Трудные дела, сделанные один раз

       1. 13.4.1. Инкапсуляция сложной команды

       2. 13.4.2. Создание длинной командной строки

       3. 13.4.3. Использование Microsoft Excel, чтобы избежать написания графического интерфейса

    5. 13.5. Разрешение другим выполнять привилегированные операции

    6. 13. 6. Резюме

17. А. Эпилог

    1. Что делать со всем своим «новым» свободным временем?

18. об авторе

19. Колофон

20. Авторские права

Три «П» тайм-менеджмента

02 февраля 2012 г.

Elance, ведущая в мире платформа для трудоустройства в Интернете, помогает стартапам нанимать сотрудников и управлять ими в облаке. Elance щедро помогает многим компаниям Founder Institute, предлагая кредит в размере 100 долларов США на услуги Elance и кредит в размере 1000 долларов США для компании с самым высоким рейтингом каждого выпуска осенью 2011 года.

Следующий гостевой пост от тренера по продуктивности Кирстин О’Донован изначально был опубликован в блоге Elance. В нем она объясняет, как можно эффективно использовать свое время и максимизировать свои результаты, используя три простых понятия – три «П».

«Вы когда-нибудь чувствовали себя совершенно подавленным, когда думали обо всем, что вам нужно сделать, или обнаруживали, что просто не можете справиться со всей работой? 

Когда вы хотите Чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, есть много областей, на которые стоит обратить внимание. Вы можете начать с понимания того, как вы используете время, которое у вас есть. Затем вы можете определить вредные привычки, а затем изучить инструменты, чтобы изменить эти привычки. Вот несколько Советы и методы, которые вы можете применить, чтобы сделать больше и чувствовать себя более продуктивно, используя три «П» тайм-менеджмента: Планирование, определение приоритетов и Выполнение .

Планирование

Существует распространенное выражение, которое гласит: «Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу». Если вы не планируете, вы не будете знать всего, что вам нужно сделать, чтобы сделать проект успешным. Вы можете быть недостаточно подготовлены, сталкиваться с непредвиденными проблемами, срывать сроки, и в результате на карту может быть поставлена ​​ваша репутация. Это может привести к тому, что вы почувствуете себя подавленным, неорганизованным и напряженным. Вы должны понимать ценность планирования — оно может не дать немедленных результатов, но не забывайте, чего вам будет стоить отсутствие планирования.

В конце дня потратьте не менее 15 минут на планирование следующего дня. Таким образом, вы проснетесь с четким пониманием того, что нужно сделать, и к концу дня почувствуете, что сделали то, что должны были сделать. что угодно в твоей голове. Запишите все это на листе бумаги, в электронной таблице Excel — на том, что вам больше подходит. Также не забудьте включить свои рутинные задачи в свое ежедневное планирование. Выделите определенное количество времени для конкретной задачи и сколько времени, по вашему мнению, это займет, но будьте реалистами. Также помните, что ваши действия должны быть небольшими — ограничивайте действия одним действием. Заполнение всего информационного бюллетеня слишком обширно; будете ли вы работать над макетом, дизайном или содержанием? Вы должны записывать каждое действие, а не результат.

Итак, вы записали все, что нужно сделать, и выделили на это время. Что дальше? Какое задание выполним первым? В сутках всего определенное количество часов, и чтобы быть более продуктивными, нам нужно выполнять задачи, которые принесут нам наибольшую пользу. Это означает, что вам нужно расставить приоритеты и понять, какие задачи требуют действий, и разумно расставить приоритеты.

Расстановка приоритетов

Спросите себя: если бы я мог выбрать что-то одно из списка, что было бы самым важным? Или какие задачи дадут мне наибольшую отдачу от вложенного времени?

Определив самую важную задачу, найдите вторую по важности, третью и т. д. с учетом распределения времени на каждую. Вы можете сгруппировать свои задачи в разные категории, и это может помочь вам расставить приоритеты, хотя большую часть вашего времени следует тратить на категории 1 и 2 ниже:

1. Важные и срочные: Эти задачи ожидают ответа в течение короткого периода времени время. Вы должны выполнять эти задачи, потому что они срочные, но помните, если вы продолжаете тушить пожары, у вас не остается времени на другие задачи, которые важны, но не являются срочными.
2. Важно и не срочно: Это требует действий, и хотя это не нужно делать сегодня, это нужно сделать в конце концов. Именно в этой категории вы должны проводить большую часть своего времени.
3. Срочные, но не важные: Эти задачи требуют немедленных действий, но не имеют высокого приоритета. Это происходит, когда вы обнаруживаете, что говорите «да» слишком многим вещам для других людей, или когда вас прерывают.
4. Ни срочно, ни важно: Это, вероятно, стоит сделать в какой-то момент, но часто это случаи занятой работы, часто отвлекающей, такой как очистка электронной почты, уборка вашего стола и другие отвлекающие факторы. Эти задачи дают вам ощущение занятости.
5. Потраченное время: Лучше потратить время на что-то другое? Стоит ли выполнять это задание? Можно ли делегировать?

Выполнение

После того, как вы спланировали и расставили приоритеты, вы должны действовать! Это означает, что вы должны сконцентрироваться на одной задаче, пока она не будет выполнена на 100%! Вы должны завершить его, не отвлекаясь и не отвлекаясь. Выключите мобильное устройство и закройте электронную почту; удалите те отвлекающие факторы, которые, как вы знаете, у вас обычно есть. Это повысит вашу производительность, а также качество и количество вашей работы. Если вы сосредоточитесь на выполнении одной задачи за раз, вы удивитесь, как много вы сможете сделать! Кроме того, не забывайте следить за своей энергией (как вы себя чувствуете) и выполняйте важные задачи, когда вы наиболее энергичны и бдительны.

Помните, что Планирование, расстановка приоритетов и Выполнение являются ключами к успеху. И помните, если вы не можете найти больше времени, измените то, как вы используете время, которое у вас уже есть!»

Кирстин О’Донован — тренер по продуктивности, помогающий людям, которые борются с тайм-менеджментом, организацией и прокрастинацией. для достижения своих целей, улучшения организации и получения контроля над своим временем

Связанные идеи

Больше информации

Новости партнеров

Techstars Global Startup Weekend COVID-19 Edition выходит в Канаду

По
Серхио Эскобар
на
19 апр. 2020 г.

Новости партнеров

OnePiece Work объединяется с Founder Institute, чтобы помочь местным женщинам-предпринимателям

По
Джо Гарза
на
18 октября 2017 г.

Новости партнеров

StartupSac объединяется с Founder Institute для помощи предпринимателям в Сакраменто

Автор
Джо Гарза
на
27 июня 2017 г.

Готовы подать заявку в крупнейший в мире акселератор предпосевной подготовки?

Подать заявку на участие в программе

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать эксклюзивные статьи о стартапах, видеоролики и многое другое.

Тайм-менеджмент на работе: делайте больше и меньше нервничайте

Введение

Половину времени бодрствования мы проводим на работе. В лучшем случае работа должна быть источником смысла и творчества — возможностью придумывать новые идеи, решать проблемы и помогать другим. «К сожалению, — пишет эксперт по поведению Нир Эяль, — многие из нас считают, что наш рабочий день — это лихорадочный беспорядок, изобилующий постоянными перерывами, бессмысленными встречами и нескончаемым потоком электронных писем». Многие люди пытаются решить эту проблему, просто работая усерднее, но вместо того, чтобы работать на высоте, они выгорают. На самом деле секрет наиболее эффективной работы заключается в не работает больше , а создает правильные условия для вашего успеха. Это начинается с тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент на работе?

На рабочем месте управление временем является мета-навыком, то есть навыком более высокого порядка, который активирует другие ваши способности и позволяет вам выполнять свою работу наилучшим образом. Хороший тайм-менеджмент практически незаметен. Как искусный постановщик, он никогда не выходит в центр внимания, но усердно координирует действие из-за кулис. Когда вы хорошо управляете своим временем, кажется, что все идет гладко. Вы чувствуете вдохновение от новых идей, мотивацию для достижения своих целей и уверенность в своей способности добиться всего.

На самом деле тайм-менеджмент может быть наиболее заметен, когда его нет. Без него все начинает распутываться. Вы можете почувствовать это, когда приближается крайний срок, даже если у вас было достаточно времени, чтобы спланировать заранее. Или вы в замешательстве смотрите на свой переполненный список дел, не зная, с чего даже начать. Если это описание вам ближе — не волнуйтесь, вы не одиноки. Многие люди (даже известные и успешные) борются с тайм-менеджментом.

В этом руководстве мы расскажем, как эффективно управлять временем на работе. Освоение тайм-менеджмента освободит вас от реактивной работы и позволит активно сосредоточиться на том, что важно, а не только на том, что срочно. Стратегии, которыми мы поделимся, повысят вашу креативность, снизят стресс и улучшат сотрудничество с вашей командой. Звучит неплохо? Давайте углубимся.

Почему тайм-менеджмент так важен?

Недостатки плохого управления временем очевидны — больше стресса, плохое взаимодействие в команде и спешка, которая не отражает ваших реальных способностей. Но как насчет преимуществ? Грамотное управление временем имеет далеко идущие положительные эффекты. Вот лишь несколько примеров:

1. Мастерство

Чтобы добиться успеха в чем-либо, требуется время и практика. Если вы всегда спешите завершить то, что срочно, у вас никогда не будет времени для работы над тем, что важно — типами проектов, которые бросают вызов вашим способностям и заставляют вас развивать новые навыки. Последствия для вашей карьеры огромны. Совершенствуя свои навыки тайм-менеджмента, вы можете получить похвалу, продвижение по службе и гордость за хорошо выполненную работу.

2. Гармония в команде

Хотя вы можете думать об управлении временем как об индивидуальной практике, она также имеет важные последствия для команд. Когда вы не напряжены, вся ваша команда более креативна, мотивирована и поддерживает друг друга. Грамотное управление временем может снизить командный стресс и повысить моральный дух, что приведет к лучшему сотрудничеству.

3. Удовлетворенность работой

Исследования показали, что одними из наиболее важных факторов, влияющих на удовлетворенность работой, являются позитивные отношения с коллегами и высокое качество результатов. Люди счастливы, когда они являются частью высокоэффективной команды, которая делает хорошую работу. Тайм-менеджмент способствует и тому, и другому — позволяет командам лучше работать вместе, а отдельным людям — стремиться к мастерству.

4. Более эффективное управление бизнесом

Когда сотрудники эффективно управляют своим временем, бизнес становится более прибыльным. Эффективное управление временем позволяет сотрудникам сосредоточиться на самых важных и важных задачах, вместо того чтобы заниматься мелочами, которые съедают часы. Компании, которые уделяют большое внимание управлению временем, также, как правило, имеют более низкий уровень стресса сотрудников, что приводит к более творческим, счастливым рабочим местам и снижению текучести кадров.

 Узнайте больше о важности тайм-менеджмента. Прочтите руководство

Навыки тайм-менеджмента

Хотя преимущества хорошего тайм-менеджмента могут быть неоспоримыми, реализовать их не всегда так просто. Если вы хотите стать лучше в тайм-менеджменте, может быть полезно критически взглянуть на свои привычки, определить области для улучшения, а затем поработать над оттачиванием своих навыков. Вот некоторые из ключевых навыков тайм-менеджмента, на которых вы можете сосредоточиться.

1. Самовосприятие

Психологи обнаружили, что то, как мы воспринимаем себя, сильно влияет на то, как мы действуем. действовать как самосбывающееся пророчество. Попробуйте переформулировать свой внутренний диалог, чтобы подсознательно не саботировать себя.

2. Расстановка приоритетов

Без плана игры легко почувствовать неуверенность в том, с чего начать, или попасть в типичные ловушки продуктивности, например, сосредоточившись на самых срочных задачах и пренебрегая несрочными, но важными. Чтобы попрактиковаться в расстановке приоритетов, вы можете попробовать использовать такие инструменты тайм-менеджмента, как матрица Эйзенхауэра.

3. Организация

У вас есть множество вещей, требующих вашего внимания, и без этого контекста может быть трудно добиться значимого прогресса в решении важных задач, даже если вы знаете, каковы ваши приоритеты. Чтобы поместить свою работу в контекст крайних сроков, встреч и других обязательств, вы можете попробовать организовать свой день, используя график с временными рамками.

4. Границы

Многие отвлекаются от незнания того, как сказать другим «нет». И хотя хорошо быть командным игроком, часто лучший способ помочь своим товарищам по команде — это сначала помочь себе. В конце концов, есть причина, по которой бортпроводники советуют вам надеть собственную кислородную маску, прежде чем помогать другим. Умение говорить «нет» имеет решающее значение для выполнения вашей работы наилучшим образом и поддержания хороших отношений с коллегами.

5. Делегирование полномочий

Для людей, занимающих руководящие должности, одним из самых сложных навыков управления временем является делегирование полномочий. Если вы обнаружите, что слишком увлекаетесь тактической стороной проектов, критически посмотрите на свою команду. Кто мог бы активизироваться и взять на себя больше ответственности или освоить новые навыки?

6. Внимательность

Внимательность играет огромную роль в управлении отвлечением. Люди с сильными навыками внимательности способны обращать внимание на свои мысли, распознавать, когда они отвлекаются от задачи, и мягко возвращать свое внимание обратно. Попробуйте попрактиковаться в медитации, чтобы развить этот навык.

Узнайте больше о самых важных навыках тайм-менеджмента и о том, как
их развить. Прочтите руководство

Ключевые стратегии тайм-менеджмента, которые должен освоить каждый

Работая над совершенствованием своих навыков тайм-менеджмента, вы можете использовать ряд полезных стратегий, которые помогут выработать новые привычки — как на индивидуальной основе, так и в команде. Вот некоторые из них, которые мы рекомендуем попробовать.

1. Тайм-боксинг

Многие люди привыкли вести список дел для управления своими задачами, но на самом деле это не оптимальная стратегия для выполнения работы, даже если вычеркивание пунктов приносит удовлетворение. На самом деле, выброс дофамина от возможности вычеркнуть задачу может побудить вас сосредоточиться на легких, быстрых победах, игнорируя при этом более сложные (но важные) пункты в вашем списке.

Вместо этого попробуйте запланировать задачи в своем календаре. Это называется «ограничение времени», и это полезная стратегия для выполнения работы, потому что она заставляет вас думать о своих приоритетах, оценивать, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи, и определять, когда вы собираетесь работать над каждой задачей. Если вы пользуетесь общим календарем, таким как Google или Microsoft, такое планирование вашего дня также делает вашу работу видимой для ваших товарищей по команде, что позволяет вам лучше согласовать приоритеты.

2. Таймеры

Один из способов улучшить концентрацию и войти в состояние потока — это использовать таймеры, помогающие создать непрерывный рабочий блок. Вы можете следовать установленной технике тайм-менеджмента, такой как техника Помидора (работа в течение 25-минутных спринтов с 5-минутными перерывами), или выделить любой период времени, который вам больше всего подходит. Засеките время, используя специальное приложение для отслеживания времени, такое как Harvest, или просто используйте приложение таймера на своем телефоне.

Прежде чем запустить таймер, мысленно подготовьтесь к предстоящей задаче. Закройте электронную почту, установите свой статус «Нет на месте» в Slack, наденьте наушники с шумоподавлением или сделайте все, что вам нужно, чтобы сосредоточиться. Создавая ритуал, чтобы отметить начало вашего рабочего блока, например, приготовление чашки кофе, закрытие лишних вкладок и запуск таймера, вы создаете рутину и облегчаете своему мозгу связывание этих действий с входом в поток. государство.

3. Пакетная обработка

Средний офисный работник получает сотни электронных писем в день, и исследования показали, что среднему человеку требуется около 64 секунд, чтобы вернуться к задаче после проверки электронной почты. В последние годы растущая популярность командного чата также предоставила новые возможности для отвлечения внимания. В то время как такие приложения, как Slack и Teams, упростили совместную работу как никогда, эти инструменты также облегчают выполнение задачи.

Вот почему имеет смысл ограничить проверку сообщений — будь то электронная почта или чат — определенным временем дня, чтобы это не мешало другим вашим задачам. Это известно как «пакетная обработка». Назначая временные блоки для обработки входящих и групповых сообщений в определенное время в течение дня, вы избавляетесь от беспокойства о том, что можете пропустить что-то важное. В остальное время вы можете полностью сосредоточиться на работе над своими самыми важными проектами.

4. Геймификация

Чтобы мотивировать себя на то, чтобы выкроить время для глубокой, целенаправленной работы, отслеживайте свое время и используйте свой журнал в качестве личного табло. Поставьте перед собой сложную, но достижимую цель, к которой вы сможете стремиться. Например, вы можете стремиться к 20 часам сосредоточенного времени в неделю, что составляет примерно половину вашего общего рабочего времени. Подумайте: какой ежедневный или еженедельный «счет» достижим, но все же заставит вас выйти за пределы ваших способностей?

Команды, которые отслеживают свое рабочее время для выставления счетов или в других целях, также могут использовать геймификацию, чтобы сделать процесс более увлекательным. Например, в креативном агентстве The Charles геймификация встроена в процесс отслеживания рабочего времени посредством опросов и других игр на угадывание. Такого рода мероприятия вдохновляют команду на отслеживание времени и, в качестве бонуса, дают ценную информацию, которая может помочь им, когда они думают о будущей работе.

Узнайте больше о стратегиях тайм-менеджмента, которые помогут вам снизить уровень стресса и успевать больше. Прочтите руководство 

Достигните баланса между работой и личной жизнью и избегайте эмоционального выгорания

Одна из важнейших причин, по которой стоит инвестировать в улучшение навыков и стратегий тайм-менеджмента, – найти здоровый, устойчивый распорядок, который позволит вам выполнять свою работу наилучшим образом, сохраняя при этом хорошее умственное состояние. здоровье. К сожалению, для большинства работников это далеко не так. Согласно исследованию Deloitte, 77% профессионалов говорят, что они пережили эмоциональное выгорание — чрезвычайно неприятное эмоциональное состояние, характеризующееся истощением, низкой мотивацией и физическими симптомами.

Несмотря на то, что выгорание может заставить вас чувствовать себя неудачником, правда в том, что выгорание часто возникает из-за чрезмерной заботы. Вкладываться в работу — это здорово, но важно сбалансировать нагрузку с отдыхом. Если вы заметили, что симптомы переутомления начинают проявляться, вот несколько стратегий, которые вы можете использовать, чтобы снова обрести равновесие.

1. Установите установленное рабочее время

Эксперты рекомендуют установить официальное рабочее время и придерживаться его. Это означает, что вы не будете отвечать на электронные письма между пролистыванием Instagram вечером и больше не будете говорить себе: «О, я просто быстро сделаю эту маленькую вещь» в воскресенье днем. В нерабочее время отключите электронную почту и уведомления Slack и не поддавайтесь желанию проверить, когда вам скучно.

2. Назначьте конкретное рабочее пространство

Наряду с временными границами вашего рабочего дня, пространственные границы также могут творить чудеса, помогая избежать эмоционального выгорания. Будь то кухонный стол или диван в гостиной, если вы всегда работаете в одном и том же месте, ваш мозг начнет ассоциировать это с выполнением работы.

3. Делайте небольшие перерывы в течение дня

Это может показаться нелогичным, но исследования показывают, что, тратя меньше времени на работу, вы на самом деле можете сделать больше. Согласно Harvard Business Review, делая частые перерывы, вы на самом деле помогаете своему мозгу функционировать оптимально. Что делать с перерывом? Все, что не смотрит на ваш экран, даст вам когнитивный и эмоциональный импульс, например, медитация с гидом, легкая растяжка или здоровая закуска.

4. Создайте «ритуал выключения»

Чтобы сохранить запас эмоционального благополучия полным, создайте для себя ритуал, сигнализирующий о переходе в конце рабочего дня. После отключения скажите себе, что работа официально завершена, и вы не можете проверять электронную почту или выполнять какие-либо мелкие задачи.

5. Возьмите отпускные дни

Один из самых очевидных (но упускаемых из виду) способов борьбы с выгоранием — взять отведенные вам дни отпуска. Отключение от сети является важной частью эмоционального здоровья и остроты ума. Исследование Nielsen показывает, что «сотрудники, которые берут отпуск, более довольны своей работой, более вовлечены и с меньшей вероятностью увольняются — или у них случается сердечный приступ — чем их коллеги, не уходящие в отпуск».

6. Используйте льготы вашей компании

Многие планы льгот для сотрудников предлагают широкий спектр ресурсов, которые могут помочь защититься от ужасного случая эмоционального выгорания. Если ваш план покрывает терапию, он может стать отличным ресурсом для обсуждения жизненных стрессов и получения важных идей. Поскольку эмоциональное выгорание также может оказывать глубокое физическое воздействие на организм, использование таких преимуществ, как массаж, физиотерапия, мануальный терапевт и/или иглоукалывание, может помочь вам почувствовать себя спокойно и непринужденно.

7. Высыпайтесь

Сон — один из самых мощных естественных механизмов восстановления организма, и если вы спите меньше рекомендуемых 7–9 часов в сутки, вы можете столкнуться с массой психических и физических последствий. Чтобы лучше выспаться, постарайтесь, чтобы в спальне было немного прохладнее, как можно темнее, и выключайте всю электронику за пару часов до сна, чтобы синий свет не мешал вам спать.

8. Используйте инструмент отслеживания времени

Инструменты учета времени, такие как Harvest, дают вам представление о том, как вы тратите свое время, позволяя максимально эффективно использовать ограниченное количество часов. Внедрение системы отслеживания времени может помочь вам понять, где вы можете быть более эффективными, или установить лучшие границы, чтобы защитить свое время и предотвратить выгорание.

Достигать большего с меньшим стрессом

«То, как мы проводим наши дни, — это, конечно же, то, как мы проводим свою жизнь», — напоминает нам писательница Энни Диллард. Тайм-менеджмент позволяет нам посвятить свою рабочую жизнь глубоким проектам, построению значимых отношений и решению важных проблем, которые делают жизнь людей лучше. Освоение этого важного мета-навыка имеет множество преимуществ — не только для вашей продуктивности, но и для вашего психического благополучия.