Тайм менеджмент коротко и ясно: О тайм-менеджменте простыми словами: цель, принципы и техники

О тайм-менеджменте простыми словами: цель, принципы и техники

Здравствуйте! В статье мы расскажем, что называют тайм-менеджментом, чем он полезен, с помощью каких техник можно управлять своим временем и где найти курсы по time management. А также разберемся, кому важно планировать свой день и каким принципам нужно следовать.

Говоря простыми словами, тайм-менеджмент (англ. «управление временем») — это совокупность принципов, техник и инструментов, которые помогают грамотно распределять время, вести учет рабочих задач и повседневных дел, а также эффективно с ними справляться.

Если кратко, цель тайм-менеджмента — сделать вашу жизнь проще и внести в нее здоровую и красивую упорядоченность. Вся эта система принципов необходима для того, чтобы разгрузить голову от беспокойства о делах и освободить время для действительно важных вещей.

Тайм-менеджмент дает возможность:

• остановиться и провести ревизию всего, что происходит в вашей жизни;
• навести порядок в делах, отделить важное от неважного и любимое от нелюбимого;
• научиться управлять своими ресурсами;
• делать дела без суеты, стресса и все успевать;
• выделять время только для себя.

Подборка курсов
Все онлайн-курсы по тайм-менеджменту в 2022 году

Посмотреть подборку

Кажется, что тайм-менеджмент — это что-то для руководителей высшего звена, менеджеров и бизнесменов. На самом деле нет.

Даже если вы не бизнесмен и не управленец, вы все равно ходите на работу, выполняете задачи с той или иной эффективностью, возвращаетесь домой уставшим и не успеваете отдохнуть за выходные из-за домашних дел.

Тайм-менеджмент жизненно важен для студента, который не может заставить себя создать документ с названием «Курсовая». Тайм-менеджмент полезен для всех, кто работает из дома, фрилансит, творит и хотя бы раз в день думает, что ничего не успевает.

Различают два направления — личный и корпоративный тайм-менеджмент.

Личный time management

Личный тайм-менеджмент — это методы, которые вы используете сами для себя, чтобы достигать личные цели.

Например, вы заметили, что каждый день переносите несколько задач на завтра, потому что не успеваете все сделать. И, не дожидаясь вопросов и предложений от руководителя, решили сами понять и исправить проблему. Или вы хотите получать больше от выходных: побыть наедине с собой, уделить внимание близким, переделать домашние дела, позаниматься своим увлечением. Для всего этого есть личный тайм-менеджмент.

Понадобится настойчивость и дисциплина, чтобы внедрить эти методы. Однако результат будет замечательным. Проще всего это делать с грамотной поддержкой со стороны.

Корпоративный time management

Корпоративный тайм-менеджмент — это система организации рабочих процессов, которую внедряет руководство для всей компании.

В первую очередь, это делают для комфорта самих сотрудников. Ведь чем счастливее человек на работе, тем лучше его результаты.

Управление временем состоит из ряда принципов. Планирование — это фундаментальный принцип, на котором зиждется вся система тайм-менеджмента.

Наш мозг так устроен, что может спокойно воспринимать 7-9 объектов внимания одновременно. Все, что сверх, воспринимается как опасность. Мозг поднимает тревогу, организм выделяет адреналин и кортизол. Возникает древняя реакция «бей/беги/притворись мертвым». В современности «бей» превращается в трудоголизм, «беги» — в прокрастинацию, а «притворись мертвым» (ступор) — в выгорание и депрессию.

Всего этого можно избежать, если вы точно знаете, что зафиксировали свои дела на внешнем носителе, и сейчас не будете отвлекаться ни на какую другую задачу, в ущерб текущей. И когда вы завершаете задачу, то точно знаете, какой шаг будет следующим. Не придется метаться и принимать решение, что делать дальше. А принятие решений — это один из самых стрессовых и трудоемких для психики процессов.

Рассмотрим другие принципы управления временем:

• Ставьте цели. Цель — это ваше желание и путеводный маяк. Нет цели — нет действия. Важно сформулировать цель ясно и конкретно, чтобы не сбиваться с пути и сохранять мотивацию.
• Расставляйте приоритеты. Определите, какие дела действительно важны и срочны, какие — чуть ниже по рангу, какие можно делегировать, а какие — вовсе вычеркнуть из вашей жизни.
• Выделяйте время на отдых. Помните, что для высокой продуктивности нужны силы и здоровье. Если пренебрегать регулярным качественным отдыхом, вы неизбежно выгорите или заболеете. А это неинтересно ни вам, ни вашей семье, ни начальнику.
• Записывайте все дела, идеи, желания. Во-первых, не записали = не сделали. Во-вторых, когда голова забита огромным списком дел — это просто тяжело. Представьте себе жизнь с заполненным до отказа туристическим рюкзаком за спиной — мягко говоря, это неудобно.
• Опирайтесь на самодисциплину. Управление временем — это не волшебная таблетка, которая действует за секунду. Регулярная практика, работа с привычками, отказ от сиюминутных удовольствий в пользу долгосрочных результатов — придется приложить усилия. Но трудно только в начале, и результат стоит того.
• Выстройте свою систему тайм-менеджмента. Ваша жизнь уникальна и складывается из множества факторов: работа, привычки, потребности, склад характера, импульсивность и т.д. Подберите методы, которые применимы именно к вашим запросам, пробуйте и модифицируйте.
• Будьте гибкими. Если обстоятельства изменились, планы тоже придется корректировать.
• Анализируйте. Регулярно проводите рефлексию: что изменилось, стало лучше или хуже, как вы чувствуете себя, что нужно скорректировать?
• Не загоняйте себя в рамки. Тайм-менеджмент — это средство, а не цель. Цель, как мы уже говорили, — сделать жизнь свободной, полной и счастливой.

Техники тайм-менеджмента — это конкретные алгоритмы, следуя которым вы наводите в жизни и работе порядок. Все технологии можно разделить по целям, которым они отвечают:

• анализ ситуации;
• планирование, постановка целей и расстановка приоритетов;
• борьба с прокрастинацией.

Расскажем про самые действенные методы.

Getting Things Done или GTD

Суть технологии GTD в том, чтобы выгрузить из головы абсолютно все дела на 1-2 внешних носителя. Все дела, желания и идеи вы вносите в файл «входящие», а затем распределяете по категориям:

• я могу сделать это прямо сейчас;
• я могу это делегировать;
• я хочу сделать это когда-нибудь;
• я хочу это сделать в определенный срок.

При этом, если дело предполагает несколько шагов — это не просто задача, а проект, в котором все шаги нужно зафиксировать по порядку.

И дальше вы потихоньку справляетесь с делами, пополняете папку «входящие», когда необходимо, и раз в неделю проверяете и распределяете новые дела. Метод хорош, т.к. снижает стресс до здорового мотивирующего уровня и освобождает голову для стратегического мышления.

Time-blocking

Это техника планирования. Суть в том, чтобы выделить самые важные повторяющиеся активности и внести их в свое расписание, указывая четкие интервалы. Нерегулярные дела вы вносите по необходимости, также указав четкий интервал времени. Все это удобно делать, например, в Гугл-календаре.

Прелесть метода в том, чтобы в первую очередь позаботиться о личном времени. Тайм-блокинг защищает ваше время от чужих посягательств. Зафиксируйте для себя полчаса на ежедневную прогулку и 2 часа в неделю на любимое вдохновляющее занятие и попробуйте пожить так несколько недель.

Автофокус

Техника хороша для того, чтобы расправиться с делами. Вы выписываете все, что нужно сделать, и спокойно перечитываете список. Когда ваш взгляд за что-то зацепится, спросите себя, хотите ли вы это сделать прямо сейчас. Если да — приступайте, нет — ищите дальше. Сделав задачу, вычеркните ее и повторите весь алгоритм.

Правило Парето

20% усилий приносят 80% результата. Проведите ревизию всех задач и активностей. Тем занятиям, что быстрее приведут к вашим целям, отдавайте первый приоритет внимания.

Pomodoro

Отличный метод работы для тех, кто страдает от прокрастинации. Заведите таймер на 25 минут и занимайтесь делом, ни на что не отвлекаясь. Затем 5 минут отдыха. Все это один цикл, и таких циклов должно быть 4. После этого обязательно сделайте перерыв на 20-30 минут.

Техника снимает тревогу перед неприятными делами, потому что вы знаете: это всего лишь 4 раза по 25 минут, это выносимо и конечно.

Правило 10 минут

Тоже действенное лекарство от прокрастинации. Скажите себе: «Я буду делать это всего лишь 10 минут. Если не захочу продолжать, то остановлюсь». Обязательно проговорите эту мысль или даже запишите. Затем поставьте таймер на 10 минут.

Ваш мозг расслабляется, зная, что это маленький период и он скоро закончится. При этом в расслабленном состоянии легко войти в поток, так что вы, скорее всего, продолжите заниматься. И даже если вы не в ресурсе, вы продвинулись и можете поблагодарить себя за работу.

Хронометраж

Это диагностическая методика для тех, кто мало успевает и буквально не понимает, куда уходит время.

Подготовьте таблицу «занятие/время» и каждые 1-2 часа записывайте, что и сколько вы делали. Записывайте каждую чашку чая и «минутку» в Инстаграме. Делайте так 5-7 дней, пока не сложится отчетливая картина ваших активностей. Затем проанализируйте таблицу и перераспределите внимание и приоритеты в делах.

Важно: если вы чувствуете, что проблема глубже, чем просто невнимательность во времени, сделайте расширенную таблицу.

Так вы лучше узнаете себя: что вызывает радость и прилив сил, а что только тревогу или временное облегчение; каковы ваши настоящие желания, а что вы только думаете, что хотите делать.

Что насчет лягушек

Лягушка в тайм-менеджменте — это самое противное и самое важное дело, которое обязательно должно быть сделано. Суть в том, что самые важные дела, как правило, еще и самые неприятные (почему — это отдельный вопрос). Такие дела хочется снова и снова откладывать на попозже, пока задача не перейдет в разряд суперсрочных. Часто это единственное, что заставляет в конце-концов «съесть лягушку».

Брайан Трейси, создатель этого приема, предлагает неприятные дела завершать в первую очередь. Одно волевое усилие и дело сделано. Вы получаете колоссальное удовлетворение и облегчение от выполненной задачи. После этого справиться с оставшимися задачами будет в разы легче.

Как связаны слоны и тайм-менеджмент

Слонами в тайм-менеджменте называют сложные долгосрочные проекты. Как съесть целого слона? С какой стороны подойти? Суть в том, чтобы разделать его и съедать по кусочкам. Дробление проектов на маленькие последовательные шаги — это одна из лучших техник тайм-менеджмента.

Писательница Энн Ламотт дала этому методу более поэтичное название — «птица за птицей». «Птица за птицей» — это книга о писательском ремесле, которая учит, что даже такая огромная задача, как написание книги — это лишь кусочек бумаги 12х12, который вы каждый день заполняете словами. Попробуйте применить это к любому сложному и объемному делу.

Поглотители времени (или хронофаги) — это все, что забирает время впустую, начиная от форс-мажоров и заканчивая прокрастинацией.

Все хронофаги в тайм-менеджменте можно разделить на несколько категорий:

• Занятия — что угодно, что не несет пользы и только отнимает время. Сами по себе эти занятия не плохи и некоторые даже полезны, когда вы отдыхаете. А вот во время важных дел это все лучше отложить.

Примеры: компьютерные игры, зависание в соцсетях, сериалы, веб-серфинг.

• Организационные ошибки — все что связано с неэффективным планированием и организацией труда.

Примеры: неправильно поставленные цели, неверные приоритеты, перфекционизм.

• Люди, которые претендуют на ваше время, не заботясь о ваших потребностях.

Примеры: слишком разговорчивые коллеги, дальние родственники, которым нужна помощь с ремонтом, но нет времени помочь вам, банковские менеджеры холодных продаж.

• Форс-мажоры — обстоятельства, на которые мы не можем повлиять.

Примеры: пробки из-за аварии, отключение электричества, сломавшийся компьютер, стихийные бедствия.

• Психологическое состояние — обстоятельства, которые исходят от нас самих. Это означает, что их можно контролировать, приложив усилия.

Примеры: выгорание, депрессия, прокрастинация, усталость, отвращение к работе.

1. Тайм-менеджмент не работает.

   Почему существует такое заблуждение? Техник в тайм-менеджменте много, и они все нацелены на решение разных проблем. Одни приемы нужны, чтобы навести порядок в накопившихся делах, другие — чтобы быстро переходить от завершенных задач к новым, третьи — для того, чтобы хоть как-то договориться с собой и начать действовать. Поэтому всегда нужно начинать с анализа вашей индивидуальной проблемы и только затем подбирать подходящий инструмент.

2. Тайм-менеджмент подходит не всем.

   Тайм-менеджмент есть и для творческих людей, и для бизнесменов, и для прокрастинаторов, и для мам в декрете, и для интровертов, и для холериков. Выбирайте техники, подходящие именно под ваши рабочие процессы и жизненный уклад.

3. Тайм-менеджмент превращает людей в роботов без минуты свободного времени.

   Как раз наоборот. Цель применения тайм-менеджмента — отделить важные и полезные дела от ненужных, помочь качественно справиться с ними, выделять время на отдых и любимые занятия и при этом спокойно и методично двигаться к достижению целей.

4. Невозможно победить прокрастинацию.

   Прокрастинация — это не свойство характера, предопределяющее всю жизнь, — это всего лишь психическое явление. В основе прокрастинации лежит эмоция тревоги. Мы прокрастинируем, когда не можем подступиться к неприятной или слишком объемной задаче. И тогда отвлечение на посторонние дела приносит кратковременное облегчение и покой. В такой момент нужно остановиться и понять, что именно мешает начать, а затем подобрать подходящее решение проблемы.

5. Тайм-менеджмент делает жизнь скучной и предсказуемой.

   Да, тайм-менеджмент вносит в жизнь некоторый порядок. Однако это не значит, что должна быть расписана каждая минута. Порядок здесь — это:

• вовремя завершенные дела,
• привычка в единицу времени сосредоточиваться только на одной задаче,
• проекты, которые не лежат в долгом ящике, а постепенно воплощаются,
• гарантированно отведенное время на себя и отдых.

Да, придется пожертвовать хаосом в мелочах и наладить бытовую рутину. Зато в по-настоящему важных вещах ваша жизнь станет еще интереснее и полнее.

лучшие техники в 2022 году

Статья обновлена 28.07.2022

Что такое тайм-менеджмент? Это менеджмент, который диктует вам, как управлять своим временем? Или это просто техники, позволяющие всегда работать с максимальной производительностью? Если обратиться к определению, то тайм-менеджмент — это управление временем, time management, в буквальном переводе с английского. До недавнего времени считалось, что это — набор стратегий, которые включают в себя определенные изменения в распорядке дня, недели и месяца, чтобы оптимизировать все доступные рабочие часы.

Если принять за основу современный подход, то тайм-менеджмент кратко — это вообще не управление временем, это управление собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки. А то, насколько эффективно мы их используем, полностью зависит от нас. И немного — от правильно выбранной техники тайм-менеджмента, которая позволит правильно расставить приоритеты.

Люди вообще склонны рассматривать тайм-менеджмент, продуктивность и занятость как синонимы. Считается, что для того, чтобы преуспеть в бизнесе и личной жизни, мы должны постоянно быть в движении — возможно, даже недосыпать. И стараться уместить в 24 часа в сутках работу, учебу, уход за детьми, а еще — написание романа, подготовку к восхождению на гору или приготовление изысканных ужинов.

Тайм-менеджмент может помочь вам повысить продуктивность во всех сферах жизни. Но дело не только в том, чтобы втиснуть в распорядок дня как можно больше. Скорее, речь идет о понимании того, что нужно делать, что вы хотите сделать и сколько времени занимает каждая задача. В этой статье мы поговорим о новом восприятии времени, а также о навыках, методах и стратегиях, которые необходимы, чтобы использовать свое время во благо.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Навыки тайм-менеджмента помогут сбалансировать противоречивые требования к вашему времени. Умение управлять этим бесценным ресурсом может помочь:

• Снять напряжение и снизить уровень стресса.
• Максимизировать свои достижения.
•  Отслеживать промежуточные задачи, которые нужны для достижения важных целей.
• Эффективно организовать свою работу.

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности продуктивно и эффективно его использовать, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все равно не можете управлять временем — время просто есть. Но вы можете управлять собой, своим вниманием и концентрацией.

Джули Моргенштерн, автор современного похода и ведущий эксперт по производительности труда в США, утверждает, что нам нужно понимать тайм-менеджмент иначе. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. — «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафчике. Это ограниченное пространство, в которое уместится не так уж много. Как только вы визуализируете время, им станет намного легче управлять».

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если вы посмотрите на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде шкафчика, то начнете понимать, что не все туда помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, это все равно ограниченное количество времени. И если вы пытаетесь сделать 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы просто будете разочарованы и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь до конца разобраться с тем, как же эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации, помогут следующие советы.

Оценивайте время

Навык хорошего тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только о том, что вам нужно делать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос по каждой задаче, каждому запросу или делу, и вы сможете решить, что войдет в ваш «шкафчик», а что — нет. Полезно добавить столбец продолжительности в ваш список дел — так вы наглядно увидите эту картину. Как только вы начнете подсчитывать не только количество задач, но и время, которое они займут, — сможете управлять своими обязательствами и принимать более обоснованные решения.

Составляйте временные карты

Временная карта — это образец вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделе, каждые 24 часа в день и составляете график. В нем указываете, в какое время вы просыпаетесь и в какое время ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — пространство, с которым нужно работать. Это «шкафчик» на каждый день.

У руководителей есть повторяющиеся встречи. У родителей есть ранний ежедневный подъем и сбор детей в школу. У студентов и учеников есть расписание уроков, длительность которых заранее известна. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что вечер пятницы — это всегда время для общения с друзьями, а суббота — день, когда нужно выполнять задачи по дому. Главное — создать структуру, шаблон. Например, составленный список дел на пятницу может включать разные задачи, и они могут изменяться. Но вы точно знаете, что будете заниматься домом каждый вечер субботы с 18:00 до 21:00. Определенная рутина действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее себе самому в умеренных пределах.

Шаблоны также помогают определить дисбаланс между работой и личной жизнью. Это опять-таки похоже на шкаф. Если ваши джинсы — на верхней полке, свитера — на средней, футболки — на нижней, то легко увидеть, много ли у вас чего-то в гардеробе или слишком мало. Если же все разбросано, то вы никак не определите, хватает ли вам футболок на каждый день недели или нет.

Точно так же это работает в отношении планируемого дня. Если вы сгруппируете похожие задачи, то будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна из категорий монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Применяйте основные принципы 4D: Delete, Delay, Diminish, Delegate

В буквальном переводе это означает «удаление, задержка, уменьшение, делегирование». Даже если вы предварительно оценили, сколько занимает работа, она всегда «съест» чуть больше времени, чем у вас есть. Именно тогда применяются принципы планирования в менеджменте 4D. Используйте их на работе или дома, чтобы упростить задачу или даже весь список дел.

• Удаление. Спросите себя, стоит ли овчинка выделки, то есть количество затраченных усилий — цели? Может быть, эта задача дублирует уже проделанную кем-то работу или вообще никому не нужна?
• Задержка. Это точно нужно делать сейчас? Можно ли вообще убрать эту задачу или начать ее выполнение позже?
• Уменьшение. Можете ли вы ограничить объем задачи? Достаточно ли будет часовой видеоконференции вместо 12 часов, потраченных на письменный отчет?
• Делегирование. Кто-нибудь еще может это сделать — так же или лучше, чем вы? Может быть, это вообще чьи-то обязанности или достаточно заплатить, чтобы это сделали за вас?

Популярные техники тайм-менеджмента

Приемы — это совокупность навыков. Преимущества использования популярных техник заключаются в том, что эксперты уже проверили их и признали эффективными. Поэтому все, что нужно сделать — это применить их. Мы познакомим вас с ТОП-11 методов управления временем и дадим один бонус — как сочетать две техники в одной.

Техника Эйзенхауэра или матрица управления временем по Кови

Эта техника берет свое начало во времена Дуайта Эйзенхауэра, верховного главнокомандующего во Второй мировой войне и 34-го президента Соединенных Штатов. Его фраза: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно», — положила начало целой теории. Гуру коучинга, Стивен Кови, изложил её основы в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Кови также предложил использовать матрицу тайм-менеджмента. 

Эта матрица управления временем представляет собой прямоугольник, содержащий 4 квадрата, на которые разбиваются все задачи:

• Срочно и важно. Сначала выполните эти задачи. Примеры: погоня за собакой, если она выбежала на улицу, или восстановительные работы на сервере компании, который недоступен после неудачного перехода на другую платформу.
• Важно, но не срочно. Внесите это в календарь, чтобы сделать позже. К ним относятся такие вещи, как чтение книг для профессионального развития или прохождение курсов дополнительного образования для дальнейшей карьеры.
• Срочно, но не важно. Под эти задачи часто маскируются нежелательные перерывы в работе — например чтение и разбор всей корпоративной электронной почты или поступивших сообщений вместо того, чтобы выключить телефон или компьютер.
• Не срочно и неважно. Эти задачи имеют наименьшую ценность и отвлекают вас от заданных приоритетов. Пример: обсуждение, кто из приглашённых спикеров как одет, затянувшееся на полчаса, вместо решения текущих задач мероприятия.

Чтобы использовать матрицу управления временем, добавьте элементы из списка дел в каждый квадрат по своему усмотрению.

Люди часто обнаруживают, что их деятельность относится, в основном, к квадратам 1 и 3.

Главный совет: постарайтесь не упускать из виду квадрат 2. Задачи этого типа обычно легко решаются, если их правильно «встроить» в свое расписание. Но они могут принести значительную пользу во всех сферах вашей жизни.

Вы также можете использовать матрицу в качестве инструмента для анализа. Сделайте 6 копий и используйте по одной на каждый рабочий день, чтобы отслеживать, как вы проводите время. В шестом экземпляре сложите все еженедельные занятия для каждого квадрата и оцените, какой процент времени вы потратили на каждый из них.

Метод ABC

Изначально техника ABC использовалась для управления цепочкой поставок и помогала определить, какие действия приносят наибольшую отдачу от затраченных усилий. В целях тайм-менеджмента эту технику применяют, группируя задачи по категориям A, B и C. Как и в матрице управления временем, каждая категория имеет свой уровень приоритета:

• A = важно и срочно;
• B = важно, но не срочно;
• C = не важно и не срочно.

Возьмите свой список дел и отнесите каждую из задач к соответствующей категории. Такой тайм-менеджмент — таблица из трех столбцов. Теперь в каждом столбце расставьте приоритеты для каждой задачи. Например, сначала нужно выполнить задание A1, затем A2, потом B1 и так далее.

Техника Парето — время и результат

Эту технику иногда называют «принцип 80/20». Парето описывает любое воспринимаемое явление так: 20% людей производят 80% результатов, в то время как остальные 80% людей только говорят о результатах и судят о действиях других. Этот подход трансформировался в соответствующую технику — сделать 80% результатов за 20% своего времени.

Вы можете применять эту технику в своей личной жизни или при командной команде. Для этого подумайте, какие действия или процессы приносят вам наибольшие результаты. Они и должны стать основой ваших усилий.

Техники ABC и Парето

Часто технику Парето и ABC применяют одновременно. Для этого посмотрите на группу задач А — «важно и срочно» и определите, какие из них вы выполните быстрее всего. Начните именно с них — и вы сможете сделать это за 20% своего времени.

Pomodoro

Pomodoro — техника тайм-менеджмента, названная в честь итальянского слова «помидор». Создана она программистом Франческо Чирилло, который написал известную программу Tomato Timer, чтобы помочь себе сосредотачиваться на важных вещах во время учебы в университете. Суть проста: вы устанавливаете таймер — не обязательно использовать Tomato Timer, на 25 минут и работаете над одной задачей или проектом. Когда таймер срабатывает, вы виртуально «съели» один помидор. Теперь нужно сделать короткий перерыв примерно на 2 минуты. Во время него можно просмотреть сообщения в соцсети или, например, поиграть с собакой. Затем снова установите таймер на 100 минут, чтобы «съесть» 4 помидора. После этого сделайте более длительный перерыв. Комбинация четких отрезков времени, отведённых на работу и на отдых, позволяет меньше уставать и способствует сосредоточению на важных задачах.

18 минут

Эта техника взята из одноименной книги Питера Брегмана «18 минут: найдите фокус, научитесь отвлекаться и делайте то, что нужно». Техника работает так:

• Каждое утро выделяйте 5 минут на то, чтобы решить, что вам нужно сделать в этот день, и что поможет вам почувствовать, что вы чего-то достигли.
• Каждый час посвящайте 1 минуту размышлениям о том, продуктивно ли вы использовали этот час. Учитывая, что рабочий день длится, как правило, 8 часов, в общей сложности вы потратите 8 минут на обдумывание.
• Каждый вечер выделяйте 5 минут на оценку того, что вы узнали и чего достигли за этот день.

Техника домино

Эта техника предложена экспертом Амитом Оффиром в его книге «24/8 — секрет мегаэффективности за счет достижения большего за меньшее время». Предполагает, что со временем одни виды деятельности окупаются в большей степени, чем другие, и предлагает сосредотачиваться именно на них. Наиболее часто цитируемый пример техники домино — написание книги, которая продолжает приносить доход даже после ее завершения. Например, в виде выплат авторских процентов за продажи, приглашений на интервью как эксперта или предложений поработать над другими проектами.

GTD — доведение дел до конца, Get the Things Done

Эта техника организации и управления временем разработана Дэвидом Алленом и описана в его одноименной книге. GTD позиционируется как набор передовых практик, которые дают больше возможностей и позволяют сосредоточиться только на самых важных вещах.

Система тайм-менеджмента по GTD состоит из 5 основных шагов:

• Сбор: соберите все стикеры, бумаги, счета, которые засоряют пространство вокруг вас, и запишите все назначенные встречи, идеи или задачи.
• Процесс: раз в час или чаще бегло просматривайте эти пункты — в том порядке, в котором они добавлены в ваш список или, например, появились в электронной почте. Решайте, что вам с ними делать. Сможете ли вы выполнить эту задачу? Можете ли делегировать ее? Нужно чего-то подождать, чтобы закончить ее, или вы можете отложить ее решение?
•  Упорядочивание: с каждой задачей можно поступить следующим образом — убрать из списка вообще, отправить в файл долгосрочных проектов или добавить в календарь или список текущих дел.
• Обзор: просматривайте свой почтовый ящик, календарь, список дел, долгосрочные проекты или размышляйте о том, что хотелось бы сделать еще, сколько угодно часто. Это позволяет сохранять ясность ума и не беспокоиться о том, что вы что-то упускаете.
• Действие: начинайте или заканчивайте выбранные дела. В отличие от многих других техник, которые советуют в первую очередь выполнять сложные или неприятные задачи, GTD предлагает пытаться делать хоть что-то — то есть браться за решение задач по мере их возникновения.

Timeboxing

Суть этой техники — ограничить время для работы над задачей или проектом. Для этого вы каждый раз устанавливаете конкретную дату начала работы,крайний срок сдачи и укладываетесь в них. Технику можно использовать как самостоятельно, так и при командной работе. Возможно задавать различную временную структуру для управления проектами — включая сроки промежуточной отчетности и сроки постепенного продвижения к четко определенной цели. Если задача небольшая по трудозатратам, она называется спринт — это временной интервал в 1 месяц или меньше.

POSEC

Эта техника тайм-менеджмента часто встречается в бизнес-справочниках и построена на иерархии потребностей по Абрахаму Маслоу. POSEC помогает достичь самоактуализации — этот термин у Маслоу означает закрытие высшей духовной потребности.

Техника такой системы тайм-менеджмента включает следующие шаги:

•  Prioritize — расставьте приоритеты. Определите цели и задачи, расположите их по порядку — первыми должны идти наиболее важные и достижимые за отведенное время.
•  Organize — организуйте. Определите, как рациональнее выполнять повседневные задачи, — например, кормить кошку или покупать продукты.
• Streamline and Simplify — оптимизируйте и упростите. Упростите все дела, которые вы должны делать, но не хотите, чтобы у вас было больше времени и энергии для других задач.
• Economize — экономьте. Безжалостно сокращайте и убирайте из списка дел то, что не нужно делать срочно.
• Contribute — жертвуйте. Достижение целей и задач по POSEC — это не просто зачеркнуть пункт в списке. Каждая такая «галочка» должна идти на пользу обществу в той или иной форме. Это важное условие, при котором вы можете достичь роста. Бессмысленная работа, которая нужна лишь для того, чтобы ее закончить и приняться за следующую, ничего не дает в плане самосовершенствования.

COPE

Американский эксперт по продуктивности Пегги Дункан разработала технику тайм-менеджмента, которая включает в себя следующие шаги:

• Clear — Ясно. Четко обозначьте свои цели.
• Organized — Организованно. Организуйте все, что вы должны сделать.
• Productive — Продуктивно. Расставьте приоритеты для своих задач и целей.
• Efficient — Эффективно. Работайте над завершением приоритетных задач.

Техника сортировки — планирование времени

Эта техника была придумана во время наполеоновских войн и использовалась для определения степени срочности ранений у солдат. Вы можете применить такой подход к любым вопросам организации и управления временем. Для этого определите, к какой из этих 3 категорий относятся ваши задачи:

• Вещи важные, но не срочные. Пример: планирование высшего образования вашего малыша важно, но пока не срочно.
• Вещи, которые являются пустой тратой времени. Пример: научиться укладывать плитку и закупать все необходимые материалы для отделки пола в ванной площадью 4 м2 — пустая трата времени. Если вы не планируете снова и снова укладывать плитку на пол.
• Вещи, требующие немедленных действий. Примеры: если вы — будущий студент, который сдает экзамен ЕГЭ через неделю, необходимо учиться прямо сейчас. Если вы — управляющий магазина, а между покупателем и продавцом возник спор, вам нужно немедленно разрядить обстановку.

Эффективный тайм-менеджмент: ТОП-15 стратегий

Независимо от того, чем вы занимаетесь, эффективная организации времени точно вам пригодится. Мы подобрали для вас 15 стратегий тайм-менеджмента, которые работают вне зависимости от профессии и применяемых техник.

Поймите, что вы не идеальны

Для многих людей одна из самых сложных вещей — признать свое несовершенство. Они думают — если примут все меры предосторожности и распишут все возможные сценарии, то все пойдёт по плану. К сожалению, любой человек с подобным мышлением однажды столкнется с серьезной проблемой, которую «подбросит» реальность. Недавний пример — мог ли кто-то предположить COVID 19 и связанные с ним серьезные ограничения?

Так что отложите все дела и найдите минуту прямо сейчас, чтобы понять: ошибаться и быть несовершенным — это нормально. Помните об этом, даже стремясь улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Важно понимать, что даже самые продуманные планы могут измениться или потерпеть неудачу. Подобный подход поможет вам пережить любое незапланированное событие или стресс.

Определите свое продуктивное время

Вы — «жаворонок», «сова» или находитесь где-то посередине? Часто вопрос такого типа может помочь разработать правильную стратегию управления временем. Нужно всего лишь определить, когда вы наиболее продуктивно работаете в течение дня.

«Жаворонок», который может бодро вскочить с кровати за минуту до срабатывания будильника, вероятно, сможет выполнить больше важных дел в начале дня. В то время как «сова» просыпается с трудом, и таким людям нужно больше времени, чтобы вообще приступить к работе. Они обычно могут достичь более высокого уровня продуктивности во второй половине дня.

На какой бы стороне вы ни находились, определите, когда вы наиболее активны, продуктивны и мотивированы. Это и будет самым подходящим временем для интенсивной работы и выполнения большего количества повседневных задач.

Действуйте осознанно: составляйте список дел

Даже если планы меняются, это не значит, что их вообще не нужно строить. Одна из самых эффективных стратегий управления временем — распланировать каждый свой день.

Составление списка дел на день — совсем не революционная техника, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Например, каждое утро составляйте новый список того, что нужно сделать сегодня. В конце дня подумайте, что вам нужно сделать завтра, а затем набросайте и этот список. На следующий день его можно откорректировать.

Лучшие списки дел включают в себя множество типов задач — например, быстрые и срочные задания, которые могут быть выполнены минут за 10, и начало больших проектов, которые невозможно завершить за пару дней. Ставьте перед собой задачи не только текущего, но и высшего и среднего уровня. Как можно определить, что вам нужно делать, если вы даже не знаете, чего хотите достичь?

Наличие определенного списка дел поможет осознать, над чем вы работаете. В нем буквально изложено все, что нужно выполнить. Соответственно, все задачи, которые появляются за пределами списка, являются второстепенными. И если вы отвлеклись или вас отвлекли, быстрый взгляд на текущий чек-лист напомнит о том, что вы действительно должны делать.

К тому же, ведение списка позволяет визуализировать все свои цели — то, чего вы хотите достичь, а затем пройти все шаги последовательно, вычеркивая их после завершения. Поэтому составьте не только список дел, но и в дополнение к нему — список задач, необходимых для завершения каждого дела.

Убедитесь также, что вы оставили несколько свободных мест в своем ежедневном списке. Это позволит отдохнуть или при необходимости вписать в эти промежутки дополнительные задания без стресса.

Полезные ресурсы

Существует множество программ и сервисов, облегчающих ведение списка дел. Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Вы можете использовать и другой онлайн-планировщик — такой как Trello. Пользователям Apple может также пригодиться Things — минималистичное приложение, визуально понятное, с дополнительными функциями.

Расставьте приоритеты: оцените свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к более эффективному управлению временем, следующим будет определение приоритетов для всех задач — на ближайшие дни, недели и даже месяцы. Приоритеты легко проведут вас через повседневные дела в определенном порядке, гарантируя, что в первую очередь решаются самые важные задачи. При ранжировании задач стоит отдавать приоритет тем, которые для вас наиболее ценны. Выясните, какие задачи и действия имеют наибольшую ценность, то есть окажут самое большое влияние на вас, вашу работу или вашу команду.

Пользу от расстановки приоритетов трудно переоценить. Без этого мы часто в конечном итоге сосредотачиваемся на неотложной, но на самом деле не такой важной работе. Просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — самая эффективная защита от соблазна заняться срочными, но несущественными задачами.

Отслеживание будущих задач также позволит распределить рабочую нагрузку так, чтобы избежать чрезмерной занятости или стресса. Вы сможете установить более четкий распорядок дня для достижения повседневных целей и оставаться продуктивным в течение недели.

Но не откладывайте «на завтра» слишком много дел. Если вы это делаете регулярно — спросите себя, почему. Может быть, дело в том, что задачи для вас неподъемны, и проще от них отказаться?

Один из лучших способов начать работу с приоритетами — это составить длинный список всех задач или обязанностей, которые у вас вообще есть. Затем придется потратить некоторое время и разбить их на ежедневные, еженедельные и ежемесячные дела. Как только вы проясните все детали, будет намного легче не только планировать свой список дел, но и концентрироваться на его выполнении изо дня в день.

Полезные ресурсы

Приложения вроде MyLifeOrganized представляют собой ПО для ведения списка дел, но с дополнительными функциями. Они учитывают такие вещи, как крайние сроки сдачи и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь рассчитать, что должно быть первым делом в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет организовывать дела, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере продвижения.

Сосредоточьтесь на важном: не отвлекайтесь

Несмотря на наилучшие намерения, мы все иногда отвлекаемся. На самом деле сесть и выполнить работу почти всегда труднее, чем должно быть. Нас может отвлечь что угодно — от уведомлений о новых сообщениях в соцсетях до разговорчивых коллег. Да и самую частую проблему — прокрастинацию, еще никто не отменял. Последние исследования показывают, что сосредоточиться заново на той же проблеме после того, как человек отвлекся, занимает около 23 минут. Поэтому нужно эффективно управлять отвлекающими факторами, чтобы не утратить сосредоточенность и концентрацию на задаче.

Ведите дневник, чтобы определить, как вы тратите время. Будьте честными. Так вы увидите время, которое тратите впустую.

Хотя некоторые отвлекающие факторы легко устранить, многие люди даже не осознают многочисленных помех, которые влияют на их рабочий ритм. Распространенными виновниками потери концентрации считаются электронная почта, мессенджеры и соцсети.

Всеми этими факторами можно эффективно управлять с помощью четкой структуры коммуникации. После того, как вы определите источник проблемы, его можно контролировать — например, чтобы вы сами решали, когда отправлять сообщения в Фейсбуке.

Полезные ресурсы

Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдут приложения для отслеживания активности. Например, такое как Timely — оно может автоматически записывать время, которое вы проводите на каждом сайте или в приложении. Если же вам просто нужно больше дисциплины, когда концентрация ослабевает, подойдут контроллеры доступа. Такие плагины, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к тем сайтам, где вы тратите время впустую.

Ограничивайте время

Структурированный временной график имеет решающее значение для реализации задач, которые вы сами себе поставили. Это помогает ограничить работу какими-то рамками и создает стимул для ее завершения. Ограничение времени — один из наиболее продуктивных способов сделать работу вовремя. Так как это не позволяет одной задаче занять весь день или выполнять несколько дел одновременно.

Люди часто одновременно выполняют несколько работ, полагая, что так делается больше. Но на самом деле все наоборот — мы наиболее продуктивны, когда сосредотачиваемся на чем-то одном. Ограничение времени — продуманный подход к тому, как уделить нужное внимание каждой задаче. Выделяйте небольшие промежутки времени для административных задач — таких как электронная почта, планирование и ответные звонки, и более длительные периоды — для подробной, углубленной или аналитической работы.

Используйте даже короткое время ожидания по дороге на работу или в кабинете врача, чтобы сделать хоть что-нибудь. Просмотрите записи, составьте список покупок и так далее.

Полезные ресурсы

Все, что нужно — это простой инструмент в виде календаря, например Week Plan, чтобы заранее запланировать свое время на неделю вперед, например. В качестве альтернативы можно использовать другое типовое приложение — например, Google Календарь. Он тоже может отслеживать ваши задачи, чтобы помочь оптимизировать время.

Используйте таймер

Как бы странно это ни прозвучало, таймер — одно из лучших средств для управления временем. Установка таймера может быть эффективным способом напомнить о перерывах, установить ограничения по времени и даже повысить продуктивность. Отвести часть дня на «узаконенные» перерывы — бесценно, поскольку они дают возможность отвлечься от дел и не испытывать при этом чувство вины.

Еще одно отличное применение таймера — установить временные ограничения для конкретных задач. Дав себе определенное количество времени для достижения цели, вы заранее настраиваетесь уложиться в срок и в конечном итоге выполнить больше работы.

Полезные ресурсы

Вряд ли тут подойдут громоздкие устройства с будильником — вроде тех, которые используют кулинары для контроля времени выпечки. Существует множество полезных мини-программ — например, таймер Pomodoro, который дал название одноименной технике тайм-менеджмента.

Отслеживайте время

Вы не можете улучшить то, как используете свое время, если не понимаете, как вы его используете на самом деле. Организовать отслеживание элементарно — просто записывайте, сколько минут или часов ушло на ту или иную задачу. Это дает возможность вносить эффективные изменения и обнаруживать скрытые «утечки». Используйте сервисы, которые помогут вам составить график своих задач, организовать напоминания и отслеживать прогресс.

Полезные ресурсы

Тут понадобятся приложения автоматического отслеживания рабочего времени вроде Kickidler или TrackingTime. Они запишут, как вы проводите свое время, и отобразят результаты в соответствующей шкале. Обычно у них нет таймеров для остановки и запуска, и вам не нужно ничего делать дополнительно — просто запустите приложение, и каждая секунда будет зафиксирована.

Используйте инструменты тайм-менеджмента

Один из лучших способов разумно управлять своим временем — это использовать столько инструментов, сколько необходимо. Миллионы подходящих компьютерных программ и приложений для смартфонов могут существенно облегчить вашу жизнь. А уж внедрение глобального инструмента управления временем поможет сэкономить часы и даже дни работы.

Используйте одну из техник тайм-менеджмента, чтобы организовать все свои дела и расставить приоритеты. Сначала попробуйте выбранную технику на тех делах, которые вам неприятно делать, — сработает ли она. Обязательно добавьте хотя бы одно приятное для вас занятие к выбранному «набору» неприятных.

Полезные ресурсы

Пример, заслуживающий внимания, — это программное обеспечение для управления проектами Toggl Plan, которое позволяет создавать все: от контрольных списков дел до графиков. Функции ежедневного, еженедельного и годового списка задач позволят легко планировать их заранее.

Не выполняйте одновременно несколько задач

Последние исследования Стэнфордского университета доказывают — человеческий мозг совсем не приспособлен решать несколько задач одновременно. Знаете ли вы, что многозадачность может снизить ваш уровень понимания прочитанного и общий интеллект более чем на 17%? Для тех, кто думает, что это немного: просто представьте, что зарабатываете на 17% меньше, чем сейчас.

Не выполняйте одновременно несколько задач. Исследования доказывают, что подавляющее большинство людей просто не умеют это делать в силу психологических и физических особенностей мозга.

Помимо уровня интеллекта, многозадачность также снижает производительность труда — в среднем, на 40-50%. Если подумать над этой статистикой, то становится очевидно — можно сделать вдвое больше за рабочую неделю, если работать только над одним делом за один раз.

Полезные ресурсы

Имейте в виду, что такие вещи, как прослушивание так называемой мотивирующей музыки во время работы обычно не считается многозадачностью. Наоборот, при правильном использовании она может повысить вашу производительность и эффективность. Яркий пример — сервис Focus@Will.

Уберите отвлекающие факторы

Почему так важен тайм-менеджмент? Потому что мир полон разных чудес, готовых отвлечь ваше внимание от текущей работы и обязанностей. Вот некоторые из самых значимых отвлекающих факторов на рабочем месте:

• смартфоны;
• социальные сети;
• сеть Интернет;
• электронная почта;
• коллеги;
•  корпоративные собрания.

Вы не всегда можете контролировать расписание корпоративных встреч. Но есть способы избавиться от других отвлекающих факторов, которые могут снизить вашу продуктивность.

Чтобы не отвлекаться на смартфон, погружаясь в увлекательный мир соцсетей, переведите его в беззвучный режим и положите подальше на время работы. А для таких вещей, как электронная почта, просто ограничьте количество заходов — установите точное время, чтобы проверять свой аккаунт, например, 2-3 раза в день.

Что касается общения с коллегами, то это, безусловно, важная часть работы. Но если кто-то регулярно отвлекает вас разговорами и мешает сосредоточиться, стоит мягко сообщить об этом и договориться о времени, когда вы сможете просто поговорить.

Словом, избавьтесь от отвлекающих факторов. Если вам нужно что-то закончить, уединитесь в офисе или дома и игнорируйте внешний мир, включая, может быть, даже электронную почту. Также подумайте о любых частых перерывах в работе, которые вы делаете и которые тратят ваше время впустую, — например, выход на перекур или проверка сообщений в соцсетях. Придумайте методы, как их избежать.

Делите большие проекты на части

Вы когда-нибудь смотрели на огромный проект со смешанным чувством тяжеловеса, которому навесили слишком много «блинов» на штангу? Просто снимите лишнее — и поднимайте вес по частям. Ценный совет для управления временем в большом проекте — разбить крупные этапы и сроки на более мелкие побочные задачи и цели.

Разбивайте задачи и по тематическим группам. Доказано, что эффективность повышается, если человек последовательно выполняет схожие операции. Пример тому — знаменитый сборочный конвейер Ford, где эффективность работника, каждый день выполнявшего одну и ту же задачу, существенно повышалась. Объедините, например, дела по аналитике информации в одну группу, а написание писем и отчетов — в другую.

Когда все будет разделено, можно применять различные техники и подходы — планировать время, расставлять приоритеты и так далее. Но общая картина будет выглядеть гораздо менее пугающей, а приближающийся крайний срок станет более достижимым.

Учитесь говорить «нет»

Вы когда-нибудь видели фильм «Всегда говори «да» с Джимом Керри в главной роли? Сюжет этой комедии построен на готовности главного героя сказать: «Да» любому начинанию после посещения семинара по позитивному настрою. После разных нештатных ситуаций он в конце концов понимает, что излишняя готовность к чему-либо может привести к серьезным проблемам.

Основная мораль истории — не нужно становиться человеком, который всегда отвечает «Да». Если вы видите, что постоянно перегружены работой или увязли в выполнении самых разных обязанностей, это плохой признак.

Скорее всего, придется научиться говорить «нет», когда кто-то в очередной раз просит вас помочь с чем-то. Если вам нужно просто сосредоточиться, тут вам в помощь техники тайм-менеджмента. Но если вы не можете взяться за другой проект или дело без усилий и «ломки», просто не делайте это. Насилие над собой во имя каких-то целей, — не самый лучший способ оставаться эффективным.

Это может открыть для вас целый мир возможностей — например, более эффективно управлять своим временем или повысить ценность выполняемой работы.

Делегируйте работу, когда можете

Делегируйте больше. Это особенно касается владельцев малого бизнеса и менеджеров, но применимо для всех случаев. Если вам некогда сходить в магазин, действуйте как успешный тайм-менеджер — делегируйте эту задачу службе доставки. Если нет времени просмотреть объемный отчет и написать свои предложения, поручите составить краткое резюме по данным другому сотруднику — так не придется читать все 100 страниц. Если у вас «висит» задача с жестким сроком, которую вы точно не сможете выполнить самостоятельно, поделитесь нагрузкой со своей командой и решите ее вместе.

То же самое относится и к задачам, которые поступают тогда, когда вы слишком заняты. Основное правило — не взваливать на себя сразу и все, а искать возможности передать эту работу на аутсорсинг. Казалось бы, это просто — но неумение делегировать приводит к целому ряду проблем со временем.

Это может быть особенно важно для менеджеров и руководителей команд. Поскольку рабочая нагрузка может быстро ложиться на их собственные плечи, если она не распределяется между другими сотрудниками. Чтобы избежать этого, убедитесь, что ваша роль и роли каждого члена команды четко определены. Это поможет понять, кто на самом деле должен обрабатывать каждую задачу по мере ее возникновения.

Перезаряжайте «батарейки»

Учитывайте состояние своего здоровья. Делайте перерывы, отдыхайте и не работайте в отпуске или каждые выходные. Периоды полного простоя и полноценный сон нужны, чтобы вы могли и дальше эффективно работать. Иначе начнется «выгорание» — у кого-то раньше, у кого-то позже.

Многие мировые рынки и отрасли всегда находятся в «боевом» режиме — решают очередные проблемы, прорабатывают следующий вопрос на повестке дня, воюют с конкурентами и так далее. Даже если вы — финансовый трейдер высшего звена, это не повод гореть на работе синим пламенем 24 часа в сутки. Среди всего этого хаоса важно всегда выделять время, чтобы отдохнуть и расслабиться.

Для отдыха разума и тела важен временный уход от повседневной рутины. Он сказывается на вашей способности к сосредоточенности и позволяет сохранять энергию после того, как вы вернетесь к своему рабочему столу или на строительную площадку.

Собираетесь ли вы в поход на выходных или отправляетесь в пляжный круиз с семьей на неделю — не так уж важно. Просто дайте себе немного времени, чтобы подзарядить свои умственные, физические и эмоциональные «батарейки» наиболее подходящим способом.

Выберите 3 стратегии

Сразу изменить 15 вещей в своем сознании и в подходе к делам почти невозможно, если вы, конечно, не киборг. А что если вы просто выберете 3 стратегии из тех, что мы описали, и включите их в свой распорядок дня? Как вы думаете, это изменит ситуацию?

Скажите «нет» несколько раз на этой неделе, пересмотрите свои приоритеты или устраните некоторые отвлекающие факторы, которые снижают вашу продуктивность. Вы будете приятно удивлены, насколько значимые последствия могут повлечь за собой эти небольшие изменения. И только тогда, когда первая «тройка» прочно вошла в ваш повседневный распорядок, подключайте следующие 3 стратегии.

Тайм-менеджмент для удаленной работы: полезные советы

И напоследок — бонус для всех, кто переживает «послековидные» времена. Мы живем в таком мире, где легко дружить с людьми даже на большом расстоянии и целые команды работают удаленно. Часы работы у таких сотрудников, по сути, ничем не ограничены. Поэтому так легко полностью погрузиться в процесс и оставить телефон включенным даже в выходные и праздничные дни. Или впасть в другую крайность — бросить все и отправиться в ближайшее кафе, оставив позади море работы.

Но обычно мотивированные сотрудники на «удаленке» пытаются сделать как можно больше. Если у вас есть и удаленная работа, и склонность хвататься за все подряд — делать столько, сколько можете, стоит остановиться. Кстати, прочитать про то, как эффективно работать из дома, можно в нашем отдельном материале.

Это похоже на поход в ИКЕА. Нужна огромная самодисциплина, чтобы купить там только те 3 вещи, которые вы собирались купить. Большинство людей после посещения этого магазина выходят с полной тележкой — там так много всего, что трудно устоять.

Вам нужно каждый день находить время, чтобы спланировать дела на завтра, на неделю и на месяц. Потом определите, что нужно сделать сегодня, и сосредоточьтесь только на этом. Будьте открыты для любых отвлекающих факторов — но не позволяйте им занимать слишком много вашего времени. Потому что вам вряд ли пригодится полная тележка вещей каждый день. Оставьте только те 3, которые планировали изначально.

А как насчет разницы во времени — явление на «удаленке» очень частое? Допустим, подходит крайний срок проекта. Вашему коллеге в США нужно сделать переводы, чтобы вы в Москве могли опубликовать их в 8 утра. Тем не менее, он работает над задачами в том порядке, в котором они поступали, и до ваших текстов ещё даже не добрался. Именно в подобных ситуациях нужно вести разговор о временных рамках. Без этого люди просто не знают, на что ориентироваться. Они даже не думают об этом. Если вы предполагаете, что они сами все поймут и во всем разберутся, это не так. Более того, они, вероятно, даже не знают толком, сколько времени займет их собственная работа.

Кстати, определять срок выполнения задачи — важно во многих ситуациях, а не только в случае с удаленными командами. Говорить о времени — это еще одна вещь, которую люди обычно не делают. Они просто говорят «ок» и потом пытаются понять, где же найти время на выполнение всего того, с чем так бездумно согласились.

Ключевой навык на «удаленке» — это спрашивать не только о том, что следует делать, но и сколько времени это займет. И принимать ответ на веру без уточнений — тоже не стоит. Если кто-то говорит: «Думаю, это займет у меня 5 часов», — спросите, почему именно так и откуда берется эта цифра. Во время перечисления задач, которые человек планирует выполнить, вы вполне можете увидеть, что он вас вообще не понял: «Я и не ожидаю, что ты сделаешь 40-страничный отчет! Все, что мне нужно, это «выжимка» из 5-6 самых важных пунктов!» Просто задайте правильный вопрос — это поможет сэкономить много времени для себя и других.

что это такое простыми словами, зачем нужен личный тайм менеджмент, принципы и основы управления временем в проекте

Управлять своим временем, правильно расставлять приоритеты и распределять силы – вот что такое тайм-менеджмент простыми словами. Его полезно применять во всех сферах – дома, на работе, в хобби. Владея специальными техниками и методиками, можно грамотно организовать все процессы и существенно улучшить качество жизни.

• Что такое тайм-менеджмент

• Зачем нужен навык планирования задач

• Принципы
  • Мотивация

  • Принцип планирования

  • Принцип структурирования

  • Принцип приоритетов

  • Рациональный подход к привычкам

• Техники тайм-менеджмента
  • Правило 10 минут

  • 4D

  • 90 на 30

  • Fresh or Fried

  • GTD

  • POMODORO

  • Zero Inbox

  • ZTD

  • Автофокус

  • Временные блоки

  • Закон Паркинсона

  • Канбан

  • Лягушки или слоны

  • Матрица Эйзенхауэра

  • Правило Парето

  • Принцип девяти дел

  • Принцип трех дел

  • Система Тима Ферриса

  • Хронометраж

• Приложения для управления временем

• Книги по тайм-менеджменту

• Заключение

Что такое тайм-менеджмент

Изначально эту науку применяли только на предприятиях, но потом ее принципы перенесли в повседневную жизнь. Кому не хочется успевать делать все домашние дела и чтобы оставалось время на прогулки, фитнес, бассейн и социальные сети? Вот для чего это необходимо. Этот принцип позволяет самоорганизоваться и понять, что важно, а что можно сделать потом. Сверхзадача – обладать своим временем.

Зачем нужен навык планирования задач

Во-первых, для того, чтобы искоренить прокрастинацию. Простыми словами это склонность к постоянному откладыванию важных дел. При этом человек не отдыхает, он продолжает тратить энергию на другие задачи, а главные остаются нерешенными. Отсюда психологическое напряжение и ухудшение качества жизни.

Во-вторых, чтобы справляться с увеличивающимся темпом жизни. Это касается всего: работы, социальных процессов, быта, отдыха. Человеку нужно концентрировать внимание на важных делах, но он постоянно отвлекается на что-то другое. В итоге сроки горят, личная эффективность падает, отсюда стрессы, которые только усугубляют спешку. Получается замкнутый круг.

Принципы

Как и у любой другой науки ТМ имеет целостную систему знаний. Вы сами можете придумать упражнения и приемы, которые помогут распределять время и экономить ресурсы, но все они в любом случае будут построены на основных принципах тайм-менеджмента. О них подробнее дальше.

Контент-маркетинг в социальных сетях

от 42 000 ₽

Контент-маркетинг в социальных сетях от студии SEMANTICA – комплексный метод взаимодействия и выстраивания доверительных отношений с вашей целевой аудиторией. Разработаем стратегию, составим и реализуем контент-план, будем администрировать аккаунт и запустим таргетированную рекламу для привлечения потенциальных клиентов.

Мотивация

Первый кит, на котором строится ТМ. При недостатке мотивации рушится весь распорядок: важные дела откладываются, внимание концентрируется на вторичном, время уходит, приходит тупик, а потом наступает дедлайн. При достаточной мотивации такого не случается, но сперва нужно разобраться в том, что вам необходимо сделать и зачем. К примеру, сегодня следует написать одну главу романа, чтобы завтра не пришлось писать две, иначе это негативно отразится на качестве работы и моральном состоянии. Неплохая мотивация, а вот еще: сейчас нужно сделать квартальный отчет, чтобы успеть вечером сходить с ребенком в парк. Когда вы проговариваете, зачем требуется делать конкретное дело, то ему сложнее затеряться среди других не столь важных.

Есть еще одна проблема:

дело требует безотлагательного выполнения, а мотивации недостаточно. В этом случае необходимо разобраться в причинах: почему сложно работать над этой задачей, что тормозит ход ее решения. Выпишите все причины в блокнот и устраните их.

Принцип планирования

Тайм-менеджмент это управление временем, и оно невозможно без планирования. Сначала мы ставим цель и разбираемся с мотивацией, а потом решаем, как и когда будем двигаться к ней.

И здесь есть две трудности:

• сложно взять и начать планировать свой день;
• нет понимания, как это делать и зачем нужно.

С техниками и упражнениями познакомимся позже, а по вопросу целесообразности важно сказать вот что: когда есть план, идти к цели легче, быстрее и веселее. Рассмотрим человека, которому нужно в гипермаркет. Если у него нет заранее составленного списка, то он будет ходить от стеллажа к стеллажу в поисках необходимого и брать в придачу еще и то, что ему не требуется. Результат – потрачены лишние время и деньги. Спланированные по списку покупки – совсем другое дело.

Конечно, спланировать весь свой день невозможно, потому что иногда появляются форс-мажоры.

В Trello удобно вести список покупок и в режиме реального времени перекладывать купленные товары в соответствующий раздел.

Поэтому нужно делать все по уму, начните с основного:

• составьте базовый список дел на день, в котором будет не более четырех самых важных и неотложных занятий.
• включите блок мелких задач, которые отнимают не больше 15 минут.
• обязательно оставьте время на неожиданности и отдых.

Принцип структурирования

Еще один вариант управления временем – структурирование. Представьте, что у вас есть очень сложная и объемная работа, которую нужно сделать. Разделите ее на несколько частей, и она уже не покажется такой тяжелой. Определите примерные этапы и время на их выполнение, а также порядок и очередность – и вот вы уже разложили мамонта на косточки. По сути, это и есть психология тайм-менеджмента.

Принцип приоритетов

Это еще одна составляющая, без которой не обойтись. Мало подготовить список дел, важно назначить каждому приоритет. Сложные задачи лучше передвинуть в начало или поставить сразу после небольших — для разогрева мозга и тела. Постоянный перенос создает психологическое напряжение, вызывает нарушение сна и в конечном итоге снижает работоспособность.

Рациональный подход к привычкам

Нельзя научиться успешно управлять своим временем без пересмотра привычек. Проведите ревизию и избавьтесь от вредных штучек. На их место поставьте новые полезные. Говорят, что на их формирование нужно в среднем 21 день. Плохо спите, не можете встать утром, а потом весь день чувствуете себя разбитым? Наладьте режим сна и бодрствования и не нарушайте его даже в выходные. Организм адаптируется и научится восстанавливаться за отведенное для сна время. Курите? Бросьте, и тогда у вас появится больше времени на работу, или отдых, или приготовление пищи, или саморазвитие. То же касается и чрезмерного увлечения соц.сетями.

Я нервничаю, не могу успокоиться. Что делать?

Что такое тревожность Сразу скажем, что испытывать тревогу – нормально. Ей подвержены все, и проживают её каждый по-разному. Кто-то не может сконцентрироваться на простейшей задаче, а кто-то окунается в работу с головой.  Страх – естественная реакция, когда вокруг нас разворачиваются события, не зависящие от нас и в то же время оказывающие на нас сильное влияние. Стресс помогает адаптироваться в подобных ситуациях. Организм и сознание начинают аккумулировать внутренние силы и энергию, чтобы приспособиться к новой реальности и вернуть себе состояние безопасности.…

Техники тайм-менеджмента

Мотивация, планирование, структурирование, расставление приоритетов, избавление от плохих привычек и установление новых – все это базовые принципы ТМ. Теперь перейдем к практике. Ниже представлены самые эффективные упражнения и приемы, которые помогут легко управлять временем.

Правило 10 минут

Техника призвана бороться с главным врагом ТМ – прокрастинацией. Предположим, у вас есть дело, которое нужно выполнить, но делать это не хочется. Уговорите себя поработать над ним всего 10 минут. Вроде, это не так много и можно попробовать, верно? Что же будет потом? Скорее всего, вы втянетесь и скажете «пожалуй, можно еще немного потрудиться» и продолжите решение задачи.

4D

В современном тайм-менеджменте также применяют правило 4D, которое заключается в расставлении приоритетов.

Сначала нужно написать список дел, а потом назначить каждому статус:

• Do – задача требует вашего личного и безотлагательного участия.
• Delegate – можно перепоручить другому.
• Delete – можно убрать без последствий.
• Delay – дела требуют выполнения, но в недалеком будущем, а значит, сейчас их можно отложить.

Универсальный способ для оперативного расставления приоритетов, когда задач много, а времени мало.

90 на 30

Данный метод придумал относительно недавно Тони Шварц. Суть в том, чтобы отводить на решение задачи 90 минут, а после 30 минут отдыхать. Далее цикл повторяется. Первые полтора часа нужно тратить на самые важные занятия, пока мозг еще продуктивен. Здесь есть исключение: если вам сложно работать по схеме 90/30, то придумайте свою. Мы говорили, что вы как личный тайм-менеджер вправе усреднять формулы, изменять их и вообще действовать по своим правилам, лишь бы этого приносило результат. Быть может вашему организму больше подойдет вариант 52 на 17, где активно трудиться нужно меньше часа, а отдыхать – почти треть часа.

Продвижение блога

от 46 200 ₽
Страница услуги

Продвижение блога от студии SEMANTICA — увеличение потока пользователей на сайт и повышение экспертности бренда в глазах целевой аудитории. Мы создаем востребованный контент, отвечающий на запросы потенциальных клиентов, оптимизируем статьи и настраиваем коммерческие триггеры. Вы получаете ощутимый прирост переходов в каталог товаров и услуг из блогового раздела.

Fresh or Fried

Качественный и полноценный сон необходим для восстановления мозга. Утром он еще «свеж» (fresh) и готов к великим свершениям, затем он «жарится» (fried) и не может так легко и быстро работать. Поэтому правило учит нас ставить самые сложные и важные дела на первую половину дня, а более легкие и приятные – на вторую. При этом список заданий следует составлять накануне вечером, чтобы утром сразу приступить к его реализации. Способ позволяет эффективнее работать и не откладывать срочные задачи на потом.

GTD

Дэвид Аллен, создатель этой техники, говорит, что наш мозг лучше использовать для генерации идей, а не для складирования и хранения информации. Поэтому вторую задачу лучше перенести на реальные носители – бумажный блокнот или в компьютер. Смысл в том, чтобы фиксировать все возникающие проблемы и назначать им статус. Если дело реально выполнить за две минуты, то его делают сразу же и после удаляют из списка; если требуется больше времени, то его либо делегируют, либо устанавливают срок выполнения с пометкой в календаре. Так каждая задача будет доведена до конца. Категории и статусы придумываете сами, как удобно и понятно. Автор метода предложил такую схему:

POMODORO

«Метод помидора» похож на правило 90/30, только в данном случае нужно выполнять дело в течение 25 минут, а последующие пять отдыхать. После цикл повторяется четыре раза, а потом наступает большой получасовой перерыв. Почему помидор? Дело в том, что автор техники использовал обычный кухонный таймер в виде помидора, он звенел, когда наступала пора передышки.

Zero Inbox

Отчасти методика похожа на GTD, и заключается в том, чтобы папка, куда вы фиксируете возникшие задачи, всегда оставалась пустой. Выделите время на каждый день для работы с этим блоком, назначьте статус делам, перенесите их в другие папки исходя из приоритетов выполнения – так делаете до тех пор, пока файл не станет пустым. Создатель техники использовал ее для разбора собственной электронной почты, но упражнение подходит для всех сфер деятельности.

ZTD

Еще одна упрощенная версия GTD, которая подойдет обычным людям. Все поступающие задачи вы фиксируете в папке «Входящие», но статусы и приоритеты расставляете тут же, без промедления. Максимально важные и сложные — планируете на неделю вперед, заранее. Списки формулируете коротко и ясно, а незначительные дела вообще убираете. Войдите в режим и не нарушайте его – самодисциплина позволит эффективно работать и отдыхать.

Автофокус

Зачем нужен тайм-менеджмент? Во-первых, чтобы делать, а не откладывать. Но не все люди хотят жить и работать по спланированному графику. Таким подойдет метод «Автофокус». Ее применяют творческие личности, которым тяжело следовать плану. Заключается техника в следующем: вы записываете все задачи, которые нужно сделать, и не обязательно на день, можно на неделю, месяц, год вперед. После просматриваете документ и интуитивно выбираете то дело, которым хотите заняться сейчас. На выполнение не ставите время, занимаетесь решением задачи столько, сколько хотите. Если закончите ее сразу, хорошо, а нет – перенесите в конец списка.

Сервисы для отложенного постинга в социальных сетях: обзор программ и сайтов для автопостинга

Что такое отложенный постинг и зачем он нужен Он дает возможность делать посты по расписанию и автоматически. Если вы профессионально занимаетесь введением площадок для своих клиентов, вам просто необходимо иметь такие инструменты в арсенале. Они берут на себя огромную часть процессов – помогают планировать размещение на нескольких каналах одновременно. Это заметно упорядочит вашу работу и оптимизирует усилия, которые вы вкладываете в каждый аккаунт. С помощью специальных программ можно запланировать размещение десяти контент-планов двумя постами в день на целый месяц вперед!…

Временные блоки

Тайм-менеджмент и его значение в планировании работы трудно переоценить, но когда вы только начинаете им заниматься, есть риск столкнуться вот с какой проблемой – список готов, приоритеты расставлены, но на выполнение не хватает времени. В таком случае поможет метод временных блоков. Суть в том, чтобы каждому делу отмерить время, и ничем больше не заниматься в процессе его выполнения.

Как видите, в таком графике есть провалы во времени, а все потому, что отрезки ставятся только для конкретных задач, для остальных — распорядок свободный, спонтанный. Упражнение подходит дисциплинированным людям, способным заранее оценить временные затраты.

К примеру, список может выглядеть так:

Закон Паркинсона

Иногда успешный тайм-менеджмент проекта зависит не от того, сколько внимания вы ему уделите, а как сильно будете концентрироваться на выполнении. Согласно закону Паркинсона, 20% времени нужно отводить на работу, но в этот период трудиться следует максимально плодотворно, не отвлекаясь ни на что. Оставшееся время приберегите для отдыха и повседневных дел.

Канбан

Простая, но эффективная техника, позволяющая визуализировать рабочий процесс. Нарисуйте таблицу с тремя столбцами, где первый называется «Сделать», второй «Выполняется», третий «Сдано». Все текущие задачи фиксируются в начальном столбике и переносятся далее по мере выполнения. Таблицу можно вести как по всем делам сразу, так и по отдельным проектам. Чтобы процесс был еще нагляднее, можно организовать его при помощи маркерной доски и цветных стикеров, которые легко отклеиваются и снова приклеиваются.

Лягушки или слоны

Лягушки – это определение в тайм-менеджменте, которое означает дела, вызывающие отвращение, однако делать их нужно. Автор правила Брайан Трейси рекомендует «съедать» хотя бы одну лягушку в день и радоваться, что количество бесхвостых земноводных сократилось.

Слонами же называют большие проекты, которые так просто не осилить. В этом случае следует раздробить дело на множество мелких.

К примеру, по такой схеме ремонт выглядит не столь страшным:

• сходить в магазин и купить все необходимое;
• подвинуть мебель, застелить пленкой;
• снять с гостиной старые обои;
• затереть стены и поклеить новые обои на одну из четырех стен комнаты;
• поклеить еще две стены;
• покончить с обоями, передвинуть мебель, радоваться.

Матрица Эйзенхауэра

Автор техники – 34-й президент США. Все дела он распределял на четыре группы. Покажем их наглядно.

Возьмите метод на вооружение, если задач очень много, а чем заняться в первую очередь, вы не знаете. Удобно, понятно и наглядно.

Правило Парето

Мы уже говорили про закон Паркинсона, а систему Тима Ферриса затронем чуть ниже. Оба опираются на правило Парето, или как еще говорят 20/80. Другое название – принцип дисбаланса. Правило звучит так: «20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий дают лишь 20% результата». То же можно увидеть и в физике – немного усилий плюс рычаг, и вы поднимете гораздо больший вес, нежели без рычага. В концепции тайм-менеджмента правило Парето работает следующим образом: чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти совсем немного по-настоящему эффективных действий и сконцентрироваться на них, отсеивая все лишнее. Чем меньше ключевых шагов вы оставите, тем больше сэкономите энергии и быстрее дойдете до цели.

Принцип девяти дел

Прием простого планирования, который сможет освоить каждый. Трудитесь по формуле: 1+3+5=9. Единица – это самый сложный проект, который нужно выполнить сегодня. Далее идут три второстепенных задачи, а заканчивается день пятью мелкими делами. Важно не выкидывать из списка последний пункт, иначе со временем накопится целая груда, к которой страшно подходить.

Принцип трех дел

Похож на предыдущий, только тут речь идет о трех максимально сложных задачах, которые нужно выполнять каждый день. За них следует браться утром, когда голова ясная, а тело отдохнувшее. Отвлекаться нельзя, потому как выполнить три большие задачи не так уж и просто, особенно если учесть, что после обеда мозг начинается «жариться».

Система Тима Ферриса

Данный принцип также называется законом Паркинсона, и как сказано выше, основан на правиле Парето. Повторять его не будем, но предложим вам попробовать его в деле. Составьте накануне список занятий на ближайший день и выделите в нем самое сложное. Утром встаньте согласно своему режиму и после зарядки и завтрака принимайтесь за его выполнение. Сосредоточьтесь, ни на что не отвлекайтесь, и вы увидите, что 80% работы сделаете за 20% потраченного времени.

Хронометраж

Упражнение помогает разобраться, на что уходит время.

• Проведите ревизию дел и засеките, сколько на их выполнение тратится времени. Зафиксируйте все в дневнике. Дела, занимающие меньше трех минут, можно пропустить. Этот этап длится долго, до нескольких недель.
• Записанным делам нужно присвоить степень: время потрачено эффективно; с пользой, но не оптимально; неэффективно; в пустую и так далее.

Теперь вы видите ясную картину, которая показывает, где следует убавить/прибавить, чтобы успевать больше важных задач.

Soft-skills — что это: примеры гибких навыков и объяснение термина простыми словами

Исследователи из Стэнфордского фонда Карнеги подсчитали: софт скиллы на 85% определяют успешность человека в карьере, а хард скиллы только на 15%. Что это значит и какими гибкими навыками обладаете вы? В статье простыми словами объясняем, что такое soft skills и почему они так важны на работе и дома.  Подробнее о понятии Soft skills – это умения, которые не касаются профессиональных компетенций напрямую, но помогают решать рабочие задачи, коммуницировать с людьми и продвигаться по карьерной лестнице. Они не зависят от профессии…

Приложения для управления временем

Мы разобрали принципы, техники, понятия, характеристики и функции тайм-менеджмента, но забыли о полезных программах, которые существенно облегчат жизнь. Исправляемся!

• Evernote. Создает заметки и хранит информацию, есть готовые шаблоны для разных целей.

Скриншот с официального сайта evernote.com

• Any.do. Здесь можно фиксировать задачи, указывать теги, дедлайны, прикреплять вложения и расставлять приоритеты.
• Trello. Популярная программа, которая позволяет визуализировать процесс достижения цели.

Так выглядит рабочий экран Trello с разными досками задач.

• GTasks. Сервис для любителей минимализма. Здесь все просто: ставите задачу, указываете время, делаете заметки и делитесь информацией с коллегами или друзьями.
• MyLifeOrganized. Простое приложение, которое выполняет все функции планировщика.

Книги по тайм-менеджменту

Для более подробного изучения предмета можно обратиться к литературе. Книг много, а вот одни из самых популярных:

Что почитать по теме:

• «Тайм-менеджмент», Брайан Трейси.
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен.
• «Как работать 4 часа в неделю», Тимоти Феррис.
• «Самодисциплина. Развитие личности», Майкл Уилсон.
• «Фокус: Достижение приоритетных целей», Стивен Кови, Стив Джонсон.
• «Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым», Мария Хайнц.
• «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей», Дональд Рос.
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский.

Заключение

Мы рассмотрели основы тайм-менеджмента, кратко прошлись по самым популярным техникам и упражнениям и даже составили подборку книг и приложений, которые помогут разобраться со своим временем и эффективно распределять его. Осталось сказать вот что – сколько угодно можно читать об опыте других людей и слушать лекции знаменитых тайм-менеджеров, но это не принесет никакой пользы, если вы не начнете действовать. Пусть данная статья станет для вас последней по вопросу ТМ. Бросайте все и приступайте к работе – помните о мотивации, планировании, структурировании, приоритетах, применяйте техники и адаптируйте их под себя. Получите первый результат как можно скорее и работайте над его совершенствованием.

Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

• задача слишком сложная;
• непонятно, с чего начинать;
• мы перегрузили себя, не можем работать;
• мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

1. Важная ли она?
2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

• Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
• Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
• Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
• Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
• Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
• Отвечать на письма и звонки.
• Делать тестовые задания.
• Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки тайм-менеджмента от MindTools.com

Умная работа для повышения производительности

© iStockphoto
trait2lumiere

Оптимизируйте использование своего времени.

Вам когда-нибудь казалось, что в сутках не хватает времени?

У всех у нас одни и те же 24 часа. Так почему же некоторые люди затрачивают свое время на большее, чем другие? Ответ: хороший тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — это процесс организации и планирования распределения времени между различными видами деятельности. Сделайте это правильно, и вы в конечном итоге будете работать умнее, а не усерднее, чтобы делать больше за меньшее время, даже когда времени мало и давление сильное.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. А используя ресурсы управления временем Mind Tools, вы тоже можете максимально эффективно использовать свое время — начните прямо сейчас!

Преимущества правильного управления временем

Когда вы знаете, как эффективно управлять своим временем, вы можете открыть множество преимуществ. К ним относятся:

• Более высокая производительность и эффективность.
• Меньше стресса.
• Лучшая профессиональная репутация.
• Увеличены шансы продвижения.
• Больше возможностей для достижения жизненных и карьерных целей.

В целом, вы начинаете чувствовать себя лучше, с уверенностью выбирать, как лучше всего использовать свое время.

И, почувствовав себя более счастливым, более расслабленным и способным мыслить, вы также сможете помочь другим достичь их целей.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получите бонус Учебное пособие по тайм-менеджменту , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Насколько хорошо вы управляете своим временем?

Начните с оценки существующего подхода. Насколько хорошо вы организуете свое время, чтобы хорошо выполнять важные дела? Можете ли вы сбалансировать свое время между различными видами деятельности? А когда вы находите время что-то сделать, можете ли вы сосредоточиться и довести дело до конца?

Наш тест «Насколько хорошо вы управляете своим временем» покажет вам, что вы делаете правильно, а также подчеркнет, где и как вы можете улучшить свои навыки.

Совет:

Хорошее управление временем требует смещения акцента с действий на результатов . Быть занятым — не значит быть эффективным. На самом деле, для многих людей чем больше они заняты, тем меньше они на самом деле достигают.

Общие инструменты тайм-менеджмента

Mind Tools содержит ряд ресурсов, предназначенных для улучшения вашего тайм-менеджмента в целом. Они предлагают практические решения распространенных проблем управления временем, а также способы изменения ключевых привычек к лучшему.

Как стать более организованным объясняет, почему ваше окружение должно быть таким же организованным, как и ваше мышление! Здесь есть практические советы от высокоорганизованных людей, а также идеи по использованию технологий, позволяющих лучше контролировать свое время.

А поскольку хороший тайм-менеджмент основан на планировании, записи и осмыслении вашей деятельности, мы объясняем некоторые из самых известных инструментов для этого, включая журналы активности, списки дел и программы действий.

Расстановка приоритетов

Вы сможете добиться большего, если начнете посвящать время правильным вещам. Но откуда вы знаете, что это за вещи?

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра — это способ различать требования, чтобы вы могли разумно расставить приоритеты.

Матрица приоритетов действий включает в себя загружаемый рабочий лист для определения того, сколько времени нужно уделять различным видам деятельности (если вы вообще должны ими заниматься!).

В нашей статье «Управление конфликтующими приоритетами» объясняется, что делать, если приоритеты конфликтуют.

Планирование

Вы можете знать, что вам нужно сделать, но когда вы должны это сделать? Время решает все.

Стоит выполнять сложные задачи, пока вы все еще чувствуете себя свежим, например, как мы объясняем в разделе «Утреннее» задание?

И вы можете повысить свою эффективность, завоевать доверие людей и использовать адреналин в своих интересах, прочитав «Как уложиться в срок».

Постановка целей

У самых успешных «тайм-менеджеров» есть четкие цели, к которым нужно стремиться. Они разрабатывают цели SMART, что позволяет им эффективно распределять свое время.

Картирование сокровищ — это мощный способ ясно увидеть свои цели, чтобы у вас была мотивация уделять им необходимое время. Заявления о личной миссии также помогают быть организованными и оставаться приверженными своим планам.

Концентрация и сосредоточенность

Бессмысленно тратить время на то, чтобы преследовать свои приоритеты. Это время тоже нужно использовать с пользой. У нас есть коллекция ресурсов, предназначенных именно для этого, включая советы по минимизации отвлекающих факторов и достижению сфокусированного состояния «потока».

Также есть подробное руководство по правильному использованию времени, когда вы работаете дома или в пути.

Тайм-менеджмент на практике

Даже при самых лучших намерениях и большом количестве эффективных тактик слишком легко вернуться к плохим привычкам тайм-менеджмента. Итак, Mind Tools предлагает ряд ресурсов, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как перестать откладывать дела на потом, например, объясняет, почему так заманчиво откладывать дела — и как перестать это делать.

9 способов использовать мертвое время с умом гарантирует, что вы не упустите ни минуты.

А в разделе «Самодисциплина» мы изучаем основные навыки, которые вам понадобятся для внедрения долгосрочных методов тайм-менеджмента.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент означает разумную организацию своего времени, чтобы использовать его более эффективно.

К преимуществам правильного управления временем относятся повышение продуктивности, снижение стресса и больше возможностей заниматься важными делами.

Mind Tools предлагает множество ресурсов для улучшения ваших навыков тайм-менеджмента. Они могут помочь вам быть более организованными, лучше расставлять приоритеты, правильно планировать задачи, а затем выполнять их целенаправленно и эффективно.

Наши ресурсы также объясняют, как использовать четкие цели, чтобы управлять своим временем, помогая вам оставаться мотивированными и дисциплинированными.

А также советы по преодолению распространенных проблем с тайм-менеджментом, чтобы вы продолжали совершенствовать свой подход и использовать свое время с максимальной пользой!

Насколько хорошо вы управляете временем?

Откройте для себя инструменты тайм-менеджмента, которые помогут вам в Excel

© iStockphoto
robas

Вы следите за временем?

Как часто у вас заканчивается время? Еженедельно, ежедневно, ежечасно? Многим кажется, что в сутках не хватает времени, чтобы все успеть.

Когда вы знаете, как управлять своим временем, вы получаете контроль над своими достижениями.

Пройдите этот тест для самопроверки, чтобы определить, в каких аспектах тайм-менеджмента вам больше всего нужна помощь. Результаты укажут вам на конкретные инструменты, которые помогут вам работать более эффективно.

Насколько хорошо вы управляете временем?

Инструкции

Для каждого утверждения нажмите кнопку в столбце, который лучше всего описывает вас. Отвечайте на вопросы так, как вы есть на самом деле, а не так, как, по вашему мнению, вы должны быть, и не беспокойтесь, если некоторые из вопросов кажутся вам «неправильными». Когда вы закончите, нажмите кнопку «Рассчитать мой итог» в нижней части теста.

Показаны результаты вашего последнего теста.

Последний раз вы проходили этот тест в , в .

Всего = 0

Когда вы отвечали на вопросы, у вас, вероятно, появилось некоторое представление о том, в каких областях ваш тайм-менеджмент мог бы помочь поднять настроение. Ниже приводится краткий обзор основных областей тайм-менеджмента, которые были изучены в викторине, а также руководство по конкретным инструментам, которые вы можете использовать для каждой из них.

(вопросы 6, 10)

Ваш счет
0
из 0

Чтобы начать эффективно управлять временем, нужно поставить цели. Когда вы знаете, куда вы идете, вы можете выяснить, что именно нужно сделать и в каком порядке. Без правильной постановки целей вы потратите время на путаницу конфликтующих приоритетов.

Люди склонны пренебрегать постановкой целей, потому что это требует времени и усилий. Чего они не учитывают, так это того, что немного времени и усилий, вложенных сейчас, экономят огромное количество времени, усилий и разочарований в будущем. В Mind Tools есть две замечательные статьи о постановке целей, которые должен прочитать каждый. Если вы серьезно относитесь к тайм-менеджменту, мы предлагаем вам начать с «Постановки личных целей» и «Золотых правил постановки целей». Мы также рекомендуем Карту сокровищ.

(Вопросы 1, 4, 8, 13, 14, 15)

Ваш результат
0
из 0

Особенно важно расставить приоритеты в том, что необходимо сделать. Без него вы можете работать очень усердно, но вы не добьетесь желаемых результатов, потому что то, над чем вы работаете, не имеет стратегической важности.

У большинства людей есть своего рода список дел. Проблема со многими из этих списков в том, что они представляют собой просто набор вещей, которые необходимо сделать. В этом списке нет рифмы или причины, и из-за этого работа, которую они выполняют, так же неструктурирована. Итак, как вы работаете над задачами списка дел — сверху вниз, снизу вверх, от простого к сложному?

Чтобы работать эффективно, вам нужно работать над самыми важными и ценными задачами. Таким образом, вы не будете застигнуты врасплох, пытаясь сделать что-то важное по мере приближения крайнего срока. Информацию о том, как начать расставлять приоритеты задач, см. в разделах Журналы активности, Списки дел с приоритетом, Расстановка приоритетов, Матрица приоритетов действий и Принцип Эйзенхауэра «срочно/важно».

(вопросы 5, 9, 11, 12)

Ваша оценка
0
из 0

Одно дело иметь план и знать, как расставить приоритеты. Следующая проблема заключается в том, чтобы знать, что делать, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня. Общепризнано, что у менеджеров очень мало времени, которое можно было бы не отвлекать от работы над приоритетными задачами. Есть телефонные звонки, информационные запросы, вопросы от сотрудников и целый ряд событий, которые возникают неожиданно. С некоторыми нужно бороться немедленно, а с другими нужно работать. В нашей статье «Управление прерываниями» обсуждается, как вы можете свести к минимуму время прерывания.

Однако, , на некоторых работах необходимо, чтобы вы были доступны для людей, когда им нужна помощь. Здесь сделайте все, что в ваших силах, чтобы свести его к минимуму, но убедитесь, что вы не отпугиваете людей от прерывания вас, когда они должны.

(Вопросы 2)

Ваш результат
0
из 0

«Я займусь этим позже» привел к падению многих хороших сотрудников. После слишком большого количества «позже» работы накапливается так много, что любая задача кажется непреодолимой. Прокрастинация столь же заманчива, сколь и смертельна. Лучший способ победить это — признать, что вы действительно прокрастинируете. Тогда вам нужно выяснить, почему. Возможно, вы боитесь потерпеть неудачу? (А некоторые люди на самом деле боятся успеха!)

Как только вы поймете, почему вы откладываете дела на потом, вы сможете планировать избавление от этой привычки. Вознаграждайте себя за выполненную работу и регулярно напоминайте себе об ужасных последствиях невыполнения этих скучных задач! Дополнительную информацию о том, как распознать и преодолеть прокрастинацию, см. в нашем руководстве Как победить прокрастинацию.

(вопросы 3, 7)

Ваш счет
0
из 0

Управление временем во многом сводится к эффективному планированию вашего времени. Когда вы знаете, каковы ваши цели и приоритеты, вам нужно знать, как составить расписание, которое поможет вам не сбиться с пути и защитит вас от стресса.

Это означает понимание факторов, влияющих на время, которое у вас есть для работы. Вы должны не только запланировать приоритетные задачи, вы должны оставить место для перерывов и резервное время для тех неожиданных событий, которые в противном случае сеют хаос в вашем расписании. Создав надежный график, который отражает ваши приоритеты и поддерживает ваши личные цели, вы получаете выигрышную комбинацию: ту, которая позволит вам контролировать свое время и поддерживать баланс в своей жизни. Чтобы научиться конкретным навыкам планирования, ознакомьтесь с нашими статьями о Теории рассолов и Навыках планирования.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент — это важный навык, который помогает вам держать свою работу под контролем, в то же время помогая свести стресс к минимуму.

Мы все хотели бы иметь пару лишних часов каждый день. Видя, что это невозможно, нам нужно более разумно работать над вещами, которые имеют наивысший приоритет, а затем составить расписание, отражающее наши рабочие и личные приоритеты.

Имея это в наличии, мы можем работать целенаправленно и эффективно и действительно начать достигать тех целей, мечтаний и амбиций, о которых мы так заботимся.

Эта самопроверка не прошла проверку и предназначена только для иллюстративных целей. Это всего лишь один из большого набора, который поможет вам оценить свои способности в широком диапазоне важных профессиональных навыков. Щелкните здесь для просмотра других самопроверок.

Этот сайт научит вас навыкам, необходимым для счастливой и успешной карьеры; и это только один из многих
инструменты и ресурсы, которые вы найдете здесь, в Mind Tools. Подпишитесь на нашу
бесплатный информационный бюллетень или
присоединяйтесь к клубу Mind Tools Club и по-настоящему прокачайте свою карьеру!

Добавить эту статью в Мой план обучения

Пометить статью как завершенную

Показать рейтинги
Скрыть оценки

Рейтинги

Оцените этот ресурс

Требуется бесплатный вход. Войти / Создать вход.

Присоединяйтесь к клубу Mind Tools Club
Подпишитесь на нашу БЕСПЛАТНУЮ рассылку

Предыдущая статья
Предыдущий

Следующая статья
Следующий

Срочный/важный принцип Эйзенхауэра – Навыки тайм-менеджмента

Эффективное, а не просто эффективное использование времени

©GettyImages
LittleBee80

Что действительно требует вашего внимания прямо сейчас?

Представьте, что ваш босс попросил вас подготовить важную презентацию для следующего заседания совета директоров.

У вас есть всего несколько дней, чтобы собрать его воедино, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других срочных задач в вашем списке дел. Из-за этого вы нервничаете, не можете сосредоточиться, и все вас как будто отвлекает.

Факторы стресса, связанные со временем, являются одними из самых распространенных источников стресса на рабочем месте, и они возникают из-за слишком большого количества дел за слишком короткое время. Итак, как вы можете победить этот стресс и сделать то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра поможет вам подумать о своих приоритетах и ​​определить, какие из ваших дел важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» действия?

В речи 1954 года на Второй ассамблее Всемирного совета церквей бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочное и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным». Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» объясняет, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он осознал, что правильное управление временем означает не только результативность, но и эффективность. Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочные. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс из-за слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понять это различие:

• Важная деятельность приводит к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
• Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чужих целей. Мы часто концентрируемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия бездействия с ними немедленны.

Когда мы знаем, какие дела важны, а какие срочные, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на неважных срочных делах, чтобы у нас было достаточно времени, чтобы сделать то, что необходимо для нашего успеха. Так мы переходим от «тушения пожаров» к позиции, в которой мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все действия и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить. Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или программы действий, вы уже сделали это.)

Затем подумайте о каждом деле и отнесите его к одной из четырех категорий, как показано на рис.

Рис. 1. Принцип Эйзенхауэра «срочно/важно»

Затем используйте стратегии, описанные ниже, для планирования своей деятельности.

1. Важные и срочные

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы отложили до последней минуты.

Вы можете избавиться от дел в последнюю минуту, планируя заранее и избегая прокрастинации.

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — оставить некоторое время в своем расписании для решения непредвиденных проблем и незапланированных важных дел. (Если возникнет серьезный кризис, вам нужно будет перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли бы предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные дела заранее, чтобы они не стали срочными.

2. Важно, но не срочно

Это действия, которые помогут вам достичь личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы сделать эти вещи должным образом, чтобы они не стали срочными. Кроме того, не забудьте оставить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это максимизирует ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать стресса от работы, которая становится более срочной, чем необходимо.

3. Не важные, но срочные

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь ваших целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Распространенным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно. (Наша статья «Да человеку, «нет» задаче» поможет в этом.)

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Тайм-менеджмент рабочая тетрадь, бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

В качестве альтернативы старайтесь выделять время, когда вы свободны, чтобы люди знали, что в это время они могут с вами поговорить. Хороший способ сделать это — организовать регулярные встречи с теми, кто часто вас прерывает, чтобы вы могли сразу решить все их проблемы. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия служат лишь отвлечением — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению желаемых вами результатов. Снова вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди увидят, что вы четко понимаете свои цели и границы, они часто не будут просить вас о «неважных» делах в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра поможет вам быстро определить, на каких действиях следует сосредоточиться, а какие следует игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно срочные вопросы, одновременно работая над достижением важных, долгосрочных целей.

Чтобы использовать этот инструмент, перечислите все свои задачи и действия и распределите их по одной из следующих категорий:

• Важные и срочные.
• Важно, но не срочно.
• Не важно, но срочно.
• Не важно и не срочно.

Затем планируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Нажмите на изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику по принципу срочности/важности Эйзенхауэра. бегать вверх и вниз по полю и никогда не забивать. – Билл Коупленд

Вам когда-нибудь казалось, что вы много работаете, но ничего не добиваетесь? Возможно, вы не заметите улучшения в своих навыках или достижениях, когда будете размышлять о последних пяти или десяти годах. Или, возможно, вы изо всех сил пытаетесь понять, как вы будете реализовывать свои амбиции в течение следующих нескольких лет.

Многие люди проводят свою жизнь, перескакивая с одной работы на другую или спеша, пытаясь сделать больше, но на самом деле добиваясь очень мало. Постановка целей SMART означает, что вы можете прояснить свои идеи, сосредоточить свои усилия, продуктивно использовать свое время и ресурсы и повысить свои шансы на достижение того, чего вы хотите в жизни.

В этой статье мы рассмотрим, что такое SMART-цели, и посмотрим, как их можно использовать для достижения своих целей.

Узнайте, как ставить цели SMART с помощью нашего видео и расшифровки.

Что означает SMART?

SMART — это аббревиатура, которую вы можете использовать при постановке целей.

Его критерии обычно приписываются концепции Питера Друкера «Управление по целям». Первое известное использование этого термина встречается в выпуске журнала 9 за ноябрь 1981 г.0694 Обзор руководства Джорджа Т. Дорана. С тех пор профессор Роберт С. Рубин (Университет Сент-Луиса) написал об SMART в статье для Общества промышленной и организационной психологии. Он заявил, что SMART стал означать разные вещи для разных людей, как показано ниже.

Чтобы ваши цели были ясными и достижимыми, каждая из них должна быть:

• S конкретной (простой, разумной, значимой).
• M измеримый (значимый, мотивирующий).
• A достижимый (согласованный, достижимый).
• R elevant (разумный, реалистичный и обеспеченный ресурсами, основанный на результатах).
• T Ограничение по времени (ограниченное по времени, ограниченное по времени, ограниченное по времени/стоимости, своевременное, зависящее от времени).

Профессор Рубин также отмечает, что определение аббревиатуры SMART может нуждаться в обновлении, чтобы отразить важность эффективности и обратной связи. Однако некоторые авторы расширили его, включив дополнительные области внимания; SMARTER, например, включает E оценено и R проверено.

Как использовать цели SMART

Пол Дж. Мейер, бизнесмен, автор и основатель организации Success Motivation International, описывает характеристики целей SMART в своей книге 2003 года «Отношение — это все: если вы хотите преуспеть выше и выше». Мы расширим его определения, чтобы понять, как создавать, развивать и достигать своих целей:

1. Конкретная

Ваша цель должна быть ясной и конкретной, иначе вы не сможете сосредоточить свои усилия или почувствуете подлинную мотивацию к ней. Добейся этого. При формулировании своей цели постарайтесь ответить на пять вопросов с буквой «W»:

• Что я хочу сделать?
• Почему эта цель важна?
• Кто участвует в ?
• Где находится ?
• Какие ресурсы или ограничения задействованы?

Пример

Представьте, что в настоящее время вы работаете директором по маркетингу и хотели бы стать главой отдела маркетинга. Конкретной целью может быть: «Я хочу получить навыки и опыт, необходимые для того, чтобы стать руководителем отдела маркетинга в моей организации, чтобы я мог построить свою карьеру и возглавить успешную команду».

2.

Измеримые

Очень важно иметь измеримые цели, чтобы вы могли отслеживать свой прогресс и сохранять мотивацию. Оценка прогресса помогает вам оставаться сосредоточенным, укладываться в сроки и чувствовать волнение от приближения к цели.

Измеримая цель должна отвечать на такие вопросы, как:

• Сколько?
• Сколько?
• Как я узнаю, когда это будет выполнено?

Пример

Вы можете оценить свою цель по приобретению навыков, чтобы стать руководителем отдела маркетинга, определив, что вы пройдете необходимые учебные курсы и приобретете соответствующий опыт в течение пяти лет.

3. Достижимая

Ваша цель также должна быть реалистичной и достижимой, чтобы добиться успеха. Другими словами, это должно расширять ваши возможности, но при этом оставаться возможным. Когда вы ставите достижимую цель, вы можете определить ранее упущенные возможности или ресурсы, которые могут приблизить вас к ней.

Достижимая цель обычно отвечает на такие вопросы, как:

• Как я могу достичь этой цели?
• Насколько реалистична цель с учетом других ограничений, таких как финансовые факторы?

Пример

Возможно, вам следует спросить себя, насколько реалистично развитие навыков, необходимых для того, чтобы стать руководителем отдела маркетинга, исходя из вашего существующего опыта и квалификации. Например, есть ли у вас время для эффективного прохождения необходимого обучения? Доступны ли вам необходимые ресурсы? Вы можете себе это позволить?

Совет:

Остерегайтесь ставить цели, над которыми есть власть у кого-то другого. Например, «Получите это продвижение!» зависит от того, кто еще подает заявку, и от решения рекрутера. Но «Получить опыт и обучение, которые мне необходимы для продвижения по службе» — это , полностью зависит от вас.

4. Релевантность

Этот шаг направлен на то, чтобы убедиться, что ваша цель важна для вас и что она также согласуется с другими значимыми целями. Нам всем нужна поддержка и помощь в достижении наших целей, но важно сохранять над ними контроль. Итак, убедитесь, что ваши планы продвигают всех вперед, но при этом вы несете ответственность за достижение своей цели.

Соответствующая цель может ответить «да» на следующие вопросы:

• Это кажется стоящим?
• Сейчас подходящее время?
• Соответствует ли это другим нашим усилиям/потребностям?
• Подхожу ли я для достижения этой цели?
• Применимо ли это в текущих социально-экономических условиях?

Пример

Возможно, вы захотите приобрести навыки, чтобы стать руководителем отдела маркетинга в своей организации, но сейчас подходящее время для прохождения необходимого обучения или повышения квалификации? Вы уверены, что подходите на роль руководителя отдела маркетинга? Учитывали ли вы цели вашего партнера? Например, если вы хотите создать семью, не усложнит ли это обучение в свободное время?

5.

Ограничение по времени

Для каждой цели нужна дата, чтобы у вас был крайний срок, на котором нужно сосредоточиться, и над чем работать. Эта часть критериев цели SMART помогает предотвратить приоритет повседневных задач над долгосрочными целями.

Ограниченная по времени цель обычно отвечает на следующие вопросы:

• Когда?
• Что я могу делать через шесть месяцев?
• Что я могу делать через шесть недель?
• Что я могу сделать сегодня?

Пример

Для получения навыков руководителя отдела маркетинга может потребоваться дополнительная подготовка или опыт, как мы упоминали ранее. Сколько времени вам понадобится, чтобы приобрести эти навыки? Нужна ли вам дополнительная подготовка, чтобы иметь право на сдачу определенных экзаменов или квалификаций? Важно дать себе реалистичные временные рамки для достижения более мелких целей, которые необходимы для достижения вашей конечной цели.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получайте бонус Тайм-менеджмент рабочая тетрадь, бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Используется с разрешения The Meyer Resource Group,® Inc.

Плюсы и минусы целей SMART

SMART — это эффективный инструмент, обеспечивающий ясность, сосредоточенность и мотивацию, необходимые для достижения ваших целей. Это также может улучшить вашу способность достигать их, поощряя вас определять свои цели и устанавливать дату завершения. Цели SMART также просты в использовании кем угодно и где угодно, без необходимости в специальных инструментах или обучении.

Различные интерпретации SMART означают, что он может потерять свою эффективность или быть неправильно понятым. Некоторые люди считают, что SMART плохо работает для достижения долгосрочных целей, потому что ему не хватает гибкости, в то время как другие предполагают, что он может задушить творчество. Для получения дополнительной информации о потенциальных недостатках SMART см. нашу статью «Теория постановки целей Локка».

Совет:

Другие ресурсы по постановке целей см. в наших статьях «Золотые правила постановки целей», «Использование правильно сформулированных результатов при постановке целей», «Постановка личных целей» и «Карта сокровищ».

Ключевые моменты

SMART — это хорошо зарекомендовавший себя инструмент, который вы можете использовать для планирования и достижения своих целей. Хотя существует несколько интерпретаций значения аббревиатуры, наиболее распространенной из них является то, что цели должны быть S конкретными, M измеримыми, A достижимыми, R уместными и T ограниченными во времени.

При использовании SMART вы можете ставить четкие, достижимые и значимые цели, а также разрабатывать мотивацию, план действий и поддержку, необходимые для их достижения.

Страница не найдена [404] | Расширение сотрудничества UGA

Публикации

4-H Молодежное развитие
Встречи округов и клубов, экологическое просвещение, программы животноводства, достижения в проектах, летний лагерь

Животноводство
Аквакультура, говядина, пчелы, молочные продукты, лошади, мелкие жвачные, птица и яйца, свиноводство

Окружающая среда и природные ресурсы
Инвазивные виды, предотвращение загрязнения, лесное хозяйство, вода и засуха, погода и климат, дикая природа

Деньги, семья и дом
Развитие взрослых и семьи, развитие младенцев, детей и подростков, деньги, жилье и домашняя среда

Полевые культуры, производство кормов и газонов
Кукуруза, хлопок, фураж, пенька, арахис, мелкие злаки, соевые бобы, табак, дерн

Еда и здоровье
Сохранение пищевых продуктов, коммерческая и домашняя безопасность пищевых продуктов, пищевая наука и производство, питание и здоровье

Производство фруктов, овощей и декоративных растений
Черника, виноград, декоративное садоводство, лук, персики, орехи пекан, мелкие фрукты, овощи

Газон, сад и ландшафт
Домашние сады, уход за газонами, декоративные растения, ландшафтный дизайн

Сорняки, болезни и вредители
Болезни животных и паразиты, муравьи, термиты, вши и другие вредители, неприятные животные, борьба с вредителями и болезнями растений, сорняки

Актуальные и актуальные темы
Последние обновления, инициативы и программы от UGA Extension.

Избранные программы

• 4-H Встречи округов и клубов
• Волонтерская программа Master Gardener Extension
• Образовательная программа по безопасности пестицидов
• Учебная программа школьного сада
• Обучение ServSafe®
• Услуги по тестированию почвы и воды

Классы, семинары и клубные встречи

UGA Extension предлагает множество персонализированных услуг
как семинары, классы, консультации, сертификаты, лагеря и педагог
Ресурсы. Узнайте, что есть у расширения для вас!

Посмотреть все программы и услуги

Офисы округа

Календарь

Расширение меняет Грузию

Совместные программы повышения квалификации Университета Джорджии улучшают жизнь людей и дают результаты.

Наше влияние

Присоединяйтесь к нам

• Работа для агентов и преподавателей
• Дополнительные преподаватели
• Вакансии персонала
• Стажировки
• 4-H Экологические преподаватели
• Волонтеры

О расширении

• Чем мы занимаемся
• Наши программы
• Наша история
• Районы, объекты и центры
• Справочник персонала
• Лидерство
• Связанные агентства
• Поддержите нас
• Свяжитесь с нами

Тайм-менеджмент – значение и важность

1. Дом
2. Библиотека
3. Организационное поведение
4. Тайм-менеджмент
5. Тайм-менеджмент — значение и важность

Правильно сказано Время и Прилив никого не ждут . Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые тратят время впустую, — это те, кто не может создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

• Тайм-менеджмент относится к эффективному управлению временем таким образом, чтобы нужное время было выделено для правильной деятельности.
• Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
• Тайм-менеджмент относится к оптимальному использованию времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени следует уделять ей? Знайте, какую работу нужно сделать раньше, а какую можно сделать чуть позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Тайм-менеджмент включает:

1. Эффективное планирование
2. Постановка целей и задач
3. Установка сроков
4. Делегирование обязанностей
5. Приоритизация действий в соответствии с их важностью
6. Трата нужного времени на нужное занятие

• Эффективное планирование

  Планируйте свой день заранее. Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено для каждого действия.

  Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, за ней следуют те, которые не требуют от вас особого внимания в данный момент. Выполняйте отложенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не закончили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполняете задачи в установленные сроки.

• Постановка целей и задач

  Работа без целей и задач в организации была бы похожа на ситуацию, когда капитан корабля заблудился в море. Да, ты бы потерялся. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

• Установка сроков

  Установите для себя крайние сроки и приложите все усилия, чтобы выполнить задачи раньше установленных сроков. Не ждите, пока ваше начальство каждый раз будет спрашивать вас. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Единственный человек, который лучше всего может установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить той или иной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты в соответствии с установленными сроками.

• Делегирование ответственности

  Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте . Не делайте все самостоятельно. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него трудно.

  Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, не имеющему знаний о чем-то, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо знает дело.

• Приоритизация задач

  Расставляйте приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью. Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи должны быть выполнены в течение дня, какие все должны быть выполнены в течение месяца и так далее. Задачи, которые являются наиболее важными, должны быть выполнены раньше.

• Трата нужного времени на правильное занятие

  Выработайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, выполненная в неподходящее время, не принесет большой пользы. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделяйте время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter. Ведь человек не машина.

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо:

Организованность — Избегайте хранения стопок файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Выбросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками поверх каждого файла. Это экономит время, которое уходит на ненужные поиски.

Не злоупотребляйте временем — Не убивайте время, бездельничая или сплетничая. Сосредоточьтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в игры на компьютере или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры, настольные календари для лучшего управления временем. Установите напоминания на телефоны или персональные компьютеры.

• Преимущества тайм-менеджмента
• Методы тайм-менеджмента
• Навыки тайм-менеджмента
• Тайм-менеджмент в корпорациях
• Роль менеджеров в тайм-менеджменте

Просмотреть все статьи

Авторство/Ссылки — Об авторе(ах)

Статья написана Prachi Juneja и проверена Management Study Guide Content Team .