Содержание
тайм-менеджмент и ловушки в управлении временем / Хабр
Одной из интересных и полезных традиций нашей компании является проведение лекций. И они проводятся не только по темам из области технологий и программирования, но и по так называемым soft skills. Недавно наш пунктуальный и системный project менеджер Антон Белоусов делился приемами, которые помогают эффективно выстраивать день и не сбиваться с ритма. Спешим поделиться основными тезисами из его выступления.
Мы разобрались, что входит в тайм-менеджмент:
определение миссии и ценностей;
постановка и достижение целей;
планирование повседневных дел;
планирование и учёт времени;
повышение производительности труда;
организация рабочего процесса;
расстановка приоритетов;
делегирование и контроль;
анализ проблем и их решение;
создание и поддержание мотивации;
борьба с ленью и прокрастинацией;
развитие самодисциплины.
Каким он бывает:
Узнали о хронофагах — ловушках, которые воруют наше время, — и как их обойти.
Занятия, люди, психологические и физические обстоятельства, организационные просчеты — все это хронофаги, которые можно победить. Способы борьбы: анализ своего тайм-менеджмента и внутреннего состояния, умение сказать «нет».
Мы разобрали методы, которые помогают эффективно работать и следовать графику:
Помидор
Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Девятка дел
В течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Хронотип
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает, что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна.
Найденное время
Составить список из 20-25 дел, на которые обычно не остаётся времени; выполнять по несколько заданий из списка, как только появится «окно». Перечень потребуется регулярно пополнять.
Скоринг
Скоринг задач (приоритизация списка задач) — один из инструментов, который регулярно используют при разработке и запуске продукта. Скоринг нужен для очистки списка от ненужных, бесполезных или утративших актуальность задач. Метод пришёл из спорта.
Слотовое планирование
Блочное планирование — это способ организации дня, при котором схожие задачи объединяются в блоки. Например, водные процедуры, зарядка и завтрак объединяются в утренний блок, а задачи «пропылесосить ковер» и «протереть пыль» — в блок «Уборка».
Getting Things Done
Идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.
По тайм-менеджменту прошлись вдоль и поперек. И остались довольны. Приступаем к практике!
Лекция на тему: “Эффективное использование времени менеджера”
13
1. Введение в теорию тайм-менеджмента
Управление временем
(тайм-менеджмент, time management, организация
времени) — это технология организации
времени и повышения эффективности его
использования. В некотором роде это не
столько набор техник, сколько стиль
жизни и философия ценности времени в
быстром потоке информации и постоянно
меняющемся мире.
В управлении временем можно выделить
следующие процессы:
Постановка цели.
Определение и формулирование цели
(целей).Планирование
и расстановка приоритетов.
Разработка плана достижения поставленных
целей и выделение приоритетных
(первостепенных) задач для выполнения.Реализация
– конкретные шаги и действия в
соответствие с намеченным планом и
порядком достижения цели.Контроль
достижения цели и выполнения планов.
Целеполагание
— практическое осмысление
своей деятельности
человеком
с точки зрения формирования (постановки)
целей и их реализации (достижения)
наиболее экономичными (рентабельными)
средствами.
Часто понимается как эффективное
управление временным ресурсом,
обусловленным деятельностью человека,
или как процесс выбора одной или
нескольких целей с установлением
параметров допустимых отклонений для
осуществления идеи.
Принципы целеполагания:
умение планировать рабочее время с
учётом ближних и дальних перспектив,
с учётом важности задач;способность к выявлению
оптимальных путей в решении задач;умение правильно
устанавливать цели
и достигать их.
Результатом целеполагания в
производстве и сервисе является
увеличение производительности труда
и снижение совокупной стоимости владения
решением..
• Оперативный
• Тактический
•
Стратегический
Оперативные цели
– повседневные, сиюминутные цели,
носящие подчиненный характер по отношению
к тактическим целям и обеспечивающие
достижение тактических целей.
Оперативные
цели редко специально ставятся сами по
себе, скорее это конкретизация действий
по достижению тактических целей.
Например, есть тактическая цель ходить
в спортзал и заниматься большим теннисом
или фитнессом 3 раза в неделю. Вытекают
оперативные цели, подготовить (купить)
спортинвентарь, выбрать оптимальное
время посещения, купить абонемент.
Тактические цели
– цели, которые ставятся, исходя из
стратегических ориентиров, и конкретизируют
ценностные компоненты цели. Тактические
цели – это, по сути, шаги и задачи,
направленные на реализацию стратегических
целей.
Стратегические цели
– это наиболее значимые жизненные
цели-ценности, подчиняющие и определяющие
жизненный путь человека или жизненный
путь группы или организации. В жизни
человека стратегические цели отражаются
на всех жизненных действиях и шагах,
лежат в основе любой активности.
Если говорить об инструментах, которые
используются в программах
по целеобразованию, то, пожалуй,
наибольшей популярностью пользуется
методика SMART, которая помогает:
правильно определять критерии постановки
целей,учит навыкам по разбиванию целей
на задачи и мероприятия, а также
занесению их в календарный план;навыкам контроля достижения этих целей;
навыкам делегирования; техникам
эффективной коммуникации и обратной
связи;навыкам определения и использования
зон ответственности;методам расстановки и соблюдения
приоритетов.
При целеполагании необходимо
придерживаться четких критериев качества
цели. SMART помогает отбросить «слабые»
цели — те, которые невозможно
преобразовать в конкретный результат,
незначимые и «недостижимые» цели
(имеющие высокий уровень риска, требующие
больших ресурсных затрат и др.),
а также цели, выполнимость которых
трудно или невозможно контролировать.
Остаются лишь «сильные» и «качественные»
цели, достижение которых повышает
эффективность работы компании.
Стратегическое целеполагание должно
начинаться с анализа ценностей и важных
жизненных установок человека.
Тайм-менеджмент — Университет Сиднея
Ваши лекторы назначат сроки выполнения, и может быть полезно установить свой собственный график начала и окончания работы. Это может помочь вам распределить рабочую нагрузку и избежать «узких мест».
Легко откладывать самостоятельную учебу. Составьте расписание и решите, когда читать, готовиться к семинару или работать над заданиями.
Все тяготеют к задачам, которые им нравятся в первую очередь, но лучше расставлять приоритеты в зависимости от того, насколько они тяжелые или сколько времени они могут занять.
Если вам трудно сохранять мотивацию, ставьте много маленьких достижимых целей («дочитать эту главу» или «проверить ссылки»), а не больших («написать эссе»).
Чтобы эффективно управлять своим временем, вам нужен гибкий план, который подходит именно вам. Создание плана не означает, что вы должны придерживаться его на 100 процентов, но он даст вам руководство и направление.
План на семестр
План на семестр поможет вам планировать заранее и не откладывать дела на ночь. Используя план, вы можете видеть сроки выполнения задач оценки и когда у вас есть несколько заданий, которые необходимо выполнить в течение короткого времени.
Планируйте заранее и записывайте задачи и подзадачи, которые необходимо выполнять каждую неделю, чтобы общее задание было выполнено вовремя.
Например, если у вас есть четыре недели до сдачи эссе и вы разбили его на восемь шагов, вы можете стремиться делать по два шага каждую неделю. Имейте в виду, что некоторые шаги требуют больше времени, чем другие.
Недельный план
Ваш недельный план должен включать ваши регулярные занятия в университете (лекции, учебные пособия и т. д.), а также не связанные с учёбой обязательства, такие как работа неполный рабочий день, покупка продуктов, просмотр телевизора и сон. Подсчитайте количество свободных часов, которые потенциально доступны для изучения в течение типичной недели.
Большинству студентов дневного отделения требуется от 20 до 40 часов индивидуальных занятий в неделю (в дополнение к занятиям). Постарайтесь установить еженедельный распорядок учебного времени.
Определите для себя наиболее активное и бодрящее время суток (ранняя пташка или сова?) и используйте эти отрезки времени для самых сложных задач, таких как чтение сложных материалов или письменные задания.
Ежедневный план
Ежедневный план поможет вам расставить приоритеты задач и принять реалистичные решения о том, сколько вы можете сделать каждый день. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
Ежедневно используя план, вы будете более ответственно расходовать свое время. Например, написать «первый черновик» во временном интервале лучше, чем думать «Я сделаю черновик сегодня». Использование ежедневного плана помогает предотвратить прокрастинацию и дает вам возможность отметить прогресс и достижения.
Чтобы поддерживать мотивацию, назначайте себе небольшие награды за выполнение задания. Вы можете дать себе большую награду, когда достигнете более важной цели, например, отправив задание.
Загрузить Использование планировщиков и планов (pdf, 2,1 МБ) для получения дополнительных советов и пустых образцов планов.
Сбалансируйте свои обязательства
Если ваше расписание заполнено и у вас нет времени на учебу, подумайте о том, чтобы отказаться от некоторых социальных обязательств или переосмыслить свою ситуацию с трудоустройством.
Переработайте свое расписание, чтобы обеспечить адекватные перерывы между занятиями.
Если вам нужно работать, чтобы прокормить себя, реалистично оценивайте свои возможности.
Если вы изо всех сил пытаетесь выполнить требования вашего курса к дате переписи, рассмотрите возможность сокращения учебной нагрузки. В течение семестра нагрузка увеличивается.
Завершение интенсивных модулей может помочь вам наверстать упущенное, если вам пришлось отказаться от занятий.
Ресурсы
Этот материал был разработан Learning Hub (Академический язык и обучение), который предлагает семинары, личные консультации и ресурсы для поддержки вашего обучения. Узнайте больше о том, как мы можем помочь развить ваши навыки общения, исследований и учебы.
См. наши раздаточные материалы по управлению временем (pdf, 229 КБ), пониманию себя (pdf, 1,2 МБ) и использованию планировщиков и планов (pdf, 2,1 МБ).
Советы по тайм-менеджменту для ученых
Работа в университете обычно обеспечивает высокий уровень гибкости.
Тем не менее, они также часто сопровождаются определенной степенью стресса. Академики и неакадемики, как правило, работают сверхурочно, чтобы справиться с бесконечными сроками. Исследование китайских университетов, проведенное Цянь Мэн и Гуань Ван из Бохайского университета в 2018 году, показало, что стресс на работе среди преподавателей широко распространен в разных профессиональных иерархиях. «Учитывая их многочисленные роли и обязанности, а также высокие требования и высокие ожидания, возлагаемые на них, многие преподаватели университетов испытывают значительный уровень стресса», — пишут они. Мы считаем, что если бы аналогичный опрос был проведен с университетами Макао, он дал бы очень похожие результаты.
Время, потраченное на подготовку учебных материалов, само обучение, написание экзаменов и выставление оценок, умножает рабочую нагрузку ученого, конкурируя с его исследованиями, потребностями в публикациях и усилиями на конференциях. В то же время непреподавательский персонал занимается административными и финансовыми задачами, кадровым обеспечением, технической поддержкой и всем остальным, что необходимо для поддержания работы школы.
Преподаватели обычно имеют три сферы ответственности: преподавание, исследования и обслуживание (см. рис. 1).
Изображение
Рисунок 1: ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ задания преподавателей
Распределение этих трех областей обычно зависит от типа учреждения. Например, в Университете науки и технологий Макао (MUST) ожидается, что 60% будут преподавать, 30% — исследования и 10% — услуги. На практике время, затрачиваемое каждым преподавателем в каждой области, будет зависеть от его компетенции и выбора.
- Три ключевых совета, которые помогут совместить исследовательскую и преподавательскую деятельность
- Сессионные академики: как сбалансировать требования преподавания и исследований
- Пять стратегий для получения чувства удовлетворения от вашей академической работы
Имейте в виду, что у большинства, если не у всех преподавателей, есть личная жизнь. Исследование 2019 года показало, что как администраторам, так и преподавателям жизненно важно сбалансировать свою работу и семейные требования для поддержания своего благополучия.
Для этого преподаватели должны практиковать тайм-менеджмент, чтобы эффективно справляться со своей рабочей нагрузкой.
Какой бы ни была ваша должность, эти советы помогут вам продуктивно сбалансировать рабочую нагрузку и жизненные цели.
1. Установите приоритеты
Тайм-менеджмент начинается с четких приоритетов. Преподаватели могут перечислить свои задачи, а затем использовать матрицу Эйзенхауэра (рис. 2), чтобы расставить приоритеты этих задач в зависимости от их важности и срочности. Важные задачи могут помочь нам достичь наших целей, будь то профессиональные или личные. Срочные дела требуют немедленного внимания и часто связаны с достижением чужих целей.
На практике срочные задачи — это те, на которых мы обычно концентрируемся больше всего, потому что последствия их невыполнения немедленны. Тем не менее, матрица Эйзенхауэра предлагает многообещающий способ распределить свое время в пользу эффективности и результативности в работе и жизни.
Изображение
Рисунок 2: Матрица Эйзенхауэра
2.
Разбивайте задачи, чтобы избежать прокрастинации
Преподаватели иногда чувствуют себя перегруженными своей рабочей нагрузкой, и возникает соблазн отложить выполнение крупных задач. Например, оценка 100 домашних заданий может быть проблемой для некоторых. Однако разбивка работы на более мелкие части может уменьшить прокрастинацию. Оценивайте от 10 до 15 заданий одновременно и наслаждайтесь маленькими победами. Каждая меньшая группа будет казаться менее сложной. Установление ряда крайних сроков для небольших задач, ведущих к завершению окончательного проекта или миссии, также может привести к менее прокрастинирующему поведению.
3. Записывайте свой распорядок дня
Знание того, как вы тратите свое время, является важным шагом к управлению своим временем и рабочей нагрузкой. Создание записи держит вас подотчетным. Преподаватели могут использовать технологии, помогающие им отслеживать свою деятельность. Программное обеспечение или приложения для отслеживания могут помочь записывать и анализировать время, затраченное на каждую категорию задач преподавателя.
Например, если только 10 % рабочего времени тратится на исследования, возможно, преподавателю нужно просмотреть, что съело остальные 9 часов.0 процентов своего времени. Если цель состоит в том, чтобы опубликовать, например, две статьи, то, возможно, было бы неплохо изменить график работы, чтобы выделить время, необходимое для написания исследования.
4. Сделайте свой список дел последним, что вы делаете
Согласно ProofHub, лучшее время для составления списка дел — в конце каждого дня, когда вы знаете, где вы остановились и где вы будете нужно начинать на следующий день. Практически во всех профессиях в списке дел есть не подлежащие обсуждению пункты. Возьмем, к примеру, преподавание. Да, преподаватели должны появляться перед классом и вовремя проводить урок. Задача также включает в себя процесс подготовки, который занимает гораздо больше времени, чем сам урок. Например, опытному профессору MUST по-прежнему требуется как минимум вдвое больше лекций для подготовки учебного материала.
Хорошей практикой является объединение целой недели подготовки к преподаванию в один рабочий день, чтобы затем вы могли заполнить остальные четыре дня более сложными задачами, такими как исследования и написание текстов.
Если вы не можете завершить список, перенесите оставшиеся задачи на следующий день и выделите их. Если вы обнаружите, что постоянно откладываете эти дела, возможно, вам следует спросить себя, нереальны ли они или не нужны. Наконец, список не похож на цифры на вашем банковском балансе — больше не всегда лучше!
5. Научитесь делегировать полномочия
Преподаватели могут делегировать задачи членам своей команды. Знание того, что и как делегировать, является важным навыком, который поможет преподавателям более эффективно управлять своим временем и рабочей нагрузкой (см. квадрант «срочные, но не важные» матрицы Эйзенхауэра). Многие люди не делегируют полномочия, потому что хотят сохранить контроль над всем. Помните, если вы не можете выполнить или завершить задачу, что именно вы контролируете? Хотя делегирование означает передачу задания кому-то другому, это ни в коем случае не отказ от ответственности.
По словам эксперта по карьере и поиску работы Элисон Дойл, навыки делегирования включают общение, обратную связь, доверие и знание того, когда и как обучать членов команды выполнению требуемой задачи.
Полезным шагом будет принятие практичной системы, которая поможет вам избежать менталитета «сдавай и уходи»:
- При назначении задач разбивайте их на управляемые части, а не отправляйте их сразу.
- Убедитесь, что получатель полностью понимает свои задачи.
- Поговорите с делегатами до истечения срока и убедитесь, что они идут по плану.
- Избегайте микроуправления и дайте свободу во время процесса.
- Дайте быстрый, четкий и прямой отзыв, когда увидите первые результаты.
- Продемонстрируйте, как правильно это делать, и при необходимости проведите обучение.
- Хвалите и выражайте свою признательность, когда работа сделана.
6. Сосредоточьтесь, не отвлекаясь
Полное присутствие и сосредоточенность могут привести к более эффективному выполнению поставленной задачи.
Этот принцип противоположен многозадачности — одновременному выполнению нескольких дел — методу, который когда-то пропагандировался как способ сэкономить время. Однако исследование, проведенное в 2021 году Кливлендской клиникой, показало, как многозадачность может снизить вашу производительность. Вместо этого сосредоточение внимания и выполнение одной выполнимой задачи может дать чувство выполненного долга, что приведет к улучшению навыков управления временем.
Навыки тайм-менеджмента жизненно важны, потому что они помогают вам управлять своей работой таким образом, чтобы вы могли достигать поставленных целей. Еще одно преимущество тайм-менеджмента — снятие стресса. В недавней статье Института корпоративных финансов указывается, что соблюдение графика задач может уменьшить тревогу. Кроме того, менее подверженные стрессу люди с большей вероятностью достигают своих целей и более продуктивны.
Наконец, правильное управление своим временем также позволяет вам иметь личное время, которое является катализатором творчества и продуктивности.