Тайм менеджмент лекции: тайм-менеджмент и ловушки в управлении временем / Хабр

тайм-менеджмент и ловушки в управлении временем / Хабр

Одной из интересных и полезных традиций нашей компании является проведение лекций. И они проводятся не только по темам из области технологий и программирования, но и по так называемым soft skills. Недавно наш пунктуальный и системный project менеджер Антон Белоусов делился приемами, которые помогают эффективно выстраивать день и не сбиваться с ритма. Спешим поделиться основными тезисами из его выступления.

Мы разобрались, что входит в тайм-менеджмент:

• определение миссии и ценностей;

• постановка и достижение целей;

• планирование повседневных дел;

• планирование и учёт времени;

• повышение производительности труда;

• организация рабочего процесса;

• расстановка приоритетов;

• делегирование и контроль; 

• анализ проблем и их решение;

• создание и поддержание мотивации;

• борьба с ленью и прокрастинацией;

• развитие самодисциплины.

Каким он бывает:

Узнали о хронофагах — ловушках, которые воруют наше время, — и как их обойти. 

Занятия, люди, психологические и физические обстоятельства, организационные просчеты — все это хронофаги, которые можно победить. Способы борьбы: анализ своего тайм-менеджмента и внутреннего состояния, умение сказать «нет».

Мы разобрали методы, которые помогают эффективно работать и следовать графику:​

Помидор

Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Девятка дел

В течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

​Хронотип 

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает, что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна.

​Найденное время

Составить список из 20-25 дел, на которые обычно не остаётся времени; выполнять по несколько заданий из списка, как только появится «окно». Перечень потребуется регулярно пополнять.

​Скоринг

Скоринг задач (приоритизация списка задач) — один из инструментов, который регулярно используют при разработке и запуске продукта. Скоринг нужен для очистки списка от ненужных, бесполезных или утративших актуальность задач. Метод пришёл из спорта. 

​Слотовое планирование

Блочное планирование — это способ организации дня, при котором схожие задачи объединяются в блоки. Например, водные процедуры, зарядка и завтрак объединяются в утренний блок, а задачи «пропылесосить ковер» и «протереть пыль» — в блок «Уборка».

​Getting Things Done

Идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

По тайм-менеджменту прошлись вдоль и поперек. И остались довольны. Приступаем к практике!

Лекция на тему: “Эффективное использование времени менеджера”

13

1. Введение в теорию тайм-менеджмента

Управление временем
(тайм-менеджмент, time management, организация
времени) — это технология организации
времени и повышения эффективности его
использования. В некотором роде это не
столько набор техник, сколько стиль
жизни и философия ценности времени в
быстром потоке информации и постоянно
меняющемся мире.

В управлении временем можно выделить
следующие процессы:

• Постановка цели.
  Определение и формулирование цели
  (целей).

• Планирование
  и расстановка приоритетов.
  Разработка плана достижения поставленных
  целей и выделение приоритетных
  (первостепенных) задач для выполнения.

• Реализация
  – конкретные шаги и действия в
  соответствие с намеченным планом и
  порядком достижения цели.

• Контроль
  достижения цели и выполнения планов.

Целеполагание
— практическое осмысление
своей деятельности
человеком
с точки зрения формирования (постановки)
целей и их реализации (достижения)
наиболее экономичными (рентабельными)
средствами.
Часто понимается как эффективное
управление временным ресурсом,
обусловленным деятельностью человека,
или как процесс выбора одной или
нескольких целей с установлением
параметров допустимых отклонений для
осуществления идеи.

Принципы целеполагания:

• умение планировать рабочее время с
  учётом ближних и дальних перспектив,
  с учётом важности задач;

• способность к выявлению
  оптимальных путей в решении задач;

• умение правильно
  устанавливать цели
  и достигать их.

Результатом целеполагания в
производстве и сервисе является
увеличение производительности труда
и снижение совокупной стоимости владения
решением..

• Оперативный
• Тактический
•
Стратегический

Оперативные цели
– повседневные, сиюминутные цели,
носящие подчиненный характер по отношению
к тактическим целям и обеспечивающие
достижение тактических целей.
Оперативные
цели редко специально ставятся сами по
себе, скорее это конкретизация действий
по достижению тактических целей.
Например, есть тактическая цель ходить
в спортзал и заниматься большим теннисом
или фитнессом 3 раза в неделю. Вытекают
оперативные цели, подготовить (купить)
спортинвентарь, выбрать оптимальное
время посещения, купить абонемент.

Тактические цели
– цели, которые ставятся, исходя из
стратегических ориентиров, и конкретизируют
ценностные компоненты цели. Тактические
цели – это, по сути, шаги и задачи,
направленные на реализацию стратегических
целей.

Стратегические цели
– это наиболее значимые жизненные
цели-ценности, подчиняющие и определяющие
жизненный путь человека или жизненный
путь группы или организации. В жизни
человека стратегические цели отражаются
на всех жизненных действиях и шагах,
лежат в основе любой активности.

Если говорить об инструментах, которые
используются в программах
по целеобразованию, то, пожалуй,
наибольшей популярностью пользуется
методика SMART, которая помогает:

• правильно определять критерии постановки
  целей,

• учит навыкам по разбиванию целей
  на задачи и мероприятия, а также
  занесению их в календарный план;

• навыкам контроля достижения этих целей;

• навыкам делегирования; техникам
  эффективной коммуникации и обратной
  связи;

• навыкам определения и использования
  зон ответственности;

• методам расстановки и соблюдения
  приоритетов.

При целеполагании необходимо
придерживаться четких критериев качества
цели. SMART помогает отбросить «слабые»
цели — те, которые невозможно
преобразовать в конкретный результат,
незначимые и «недостижимые» цели
(имеющие высокий уровень риска, требующие
больших ресурсных затрат и др.),
а также цели, выполнимость которых
трудно или невозможно контролировать.
Остаются лишь «сильные» и «качественные»
цели, достижение которых повышает
эффективность работы компании.
Стратегическое целеполагание должно
начинаться с анализа ценностей и важных
жизненных установок человека.

Лекция Рэнди Пауша по тайм-менеджменту (стенограмма) – The Singju Post

Рэнди Пауш

Рэнди Пауш, покойный профессор Карнеги-Меллона, прочитал следующую лекцию по тайм-менеджменту в Университете Вирджинии в ноябре 2007 года. Ниже приведена полная стенограмма выступления… ты. Это очень любезно, но никогда не давайте чаевые официанту до того, как принесут еду. Спасибо Гейб и Джим. Я не мог представить себя более благодарным за знакомство. Это два человека, которых я давно знаю. Я преподавал здесь, в Университете Вирджинии, мне нравится эта школа. Это просто невероятное место, наполненное традициями, историей и уважением, теми качествами, которыми я действительно восхищаюсь и которые я хочу сохранить в американском обществе. И это одно из мест, которое я просто люблю за сохранение этого. Я думаю, что сам по себе Кодекс чести в Университете Вирджинии — это то, что каждый администратор университета должен изучить, посмотреть на него и сказать, что вы знаете, почему мы не можем сделать то же самое. Поэтому я думаю, что в этом месте есть много вещей, за которые можно любить.

Сегодня я хочу поговорить на тему тайм-менеджмента. Обстоятельства, как вы, наверное, знаете, немного необычны. Я думаю, что на данный момент я имею право говорить о том, что делать с ограниченным временем. Моя битва с раком поджелудочной железы началась около полутора лет назад, я боролась, делала все правильно, но, знаете, как сказал мой онколог, если бы вы могли выбрать не тот список, который хотели бы выбрать. Итак, 15 августа ^-го года, это были мои компьютерные томографии, вы можете увидеть, что если вы пролистнете их все там, в моей печени было около десятка опухолей. И врачи тогда сказали, что у вас, скорее всего, будет три — мне нравится, как они говорят — 9.0017 у вас осталось от трех до шести месяцев хорошего здоровья . Оптимизм и позитивные формулировки, например, когда вы в Диснее, во сколько закрывается парк? Парк работает до 8. Так что у меня от трех до шести месяцев крепкого здоровья.

Давайте посчитаем. Сегодня три месяца и 12 дней. Итак, то, что у меня было на дневном таймере на сегодня, не обязательно было в Университете Вирджинии. Я рад сообщить, что мы лечим паллиативной химиотерапией. Они собираются выиграть мне немного времени порядка нескольких месяцев, если это продолжит работать. Я все еще в полном здравии. С Гаффе в зале я не буду отжиматься, потому что меня не выставят напоказ. Гейб в хорошей форме. Но я по-прежнему в относительно хорошем состоянии. У меня вчера была химиотерапия, вы все должны попробовать, это здорово.

Но напрашивается вопрос: у меня ограниченное время. Некоторые люди говорили, почему ты идешь и выступаешь. Что ж, есть много причин, по которым я прихожу сюда и выступаю с докладом. Один из них заключается в том, что я сказал, что буду. Это довольно простая причина, и я физически могу это сделать.

Другое дело, что поступить в Университет Вирджинии — это не то же самое, что поехать в какое-то иностранное место. Люди говорят, разве ты не проводишь все свое время с семьей, и, возвращаясь сюда на день, я провожу свое время с семьей и в переносном, и в буквальном смысле, потому что оказывается, что многие из вас, вероятно, видели эту фотографию из разговора, который я дал. Это мои племянница и племянник Крис и Лора, а моя племянница Лора на самом деле учится на 4-м курсе в Университете мистера Джефферсона. Итак, Лора, не могла бы ты встать, чтобы они увидели, как ты стала выше. Вот и мы. И я очень счастлив, что она здесь, в этом университете, а другой человек — так это Лора — другой человек на этой фотографии — Крис. А Крис, не могли бы вы встать, чтобы они увидели, что вы стали намного выше? И они выросли во многих отношениях, не только в росте, и было замечательно видеть это и быть им дядей.

Здесь есть кто-нибудь из преподавателей или аспирантов исторического факультета. Кто здесь из истории, найдите Криса сразу после выступления, потому что он в настоящее время учится на втором курсе в Уильяме и Мэри, и он заинтересован в получении докторской степени по истории в будущем. И в истории не так много лучших программ PhD, чем эта. Так что я сутенёрствую здесь для своего племянника. Давайте будем ясны.

Итак, о чем мы сегодня поговорим?

Мы собираемся поговорить — это не похоже на лекцию, которую вы, возможно, уже видели во мне. Это очень прагматичная лекция, и одна из причин, по которой я согласился вернуться и прочитать ее, заключается в том, что Гейб сказал мне это, и многие другие преподаватели сказали мне, что они получили так много ощутимой пользы от того, как сделать больше. и я искренне верю, что время — единственный товар, который имеет значение. Так что это очень прагматичный разговор, и он вдохновляет в том смысле, что вдохновит вас, дав вам некоторые конкретные вещи, которые вы могли бы сделать, чтобы получить больше времени — больше дел, сделанных за ваше конечное время.

Итак, я собираюсь поговорить конкретно о том, как ставить цели, как не терять время понапрасну, как вести себя с начальством. Первоначально этот доклад был о том, как вести себя с вашим консультантом, но я попытался расширить его, чтобы он не был столь академически сфокусирован, и о том, как делегировать людям некоторые конкретные навыки и инструменты, которые я мог бы порекомендовать, чтобы помочь вам получить больше от работы. день и решать настоящие проблемы, такие как стресс и прокрастинация. И если вы можете лизать последний, вы, вероятно, в хорошей форме.

И на самом деле вам не нужно делать никаких заметок, или я предполагаю, что если я увижу какие-либо ноутбуки открытыми, вы на самом деле просто делаете мгновенные сообщения или почту или что-то в этом роде, если вы слушаете музыку, пожалуйста, по крайней мере, наденьте наушники Я бы сказал. Но все это будет размещено на моем веб-сайте, и просто для того, чтобы сделать его действительно простым, если вы хотите знать, когда искать — любые слайды, отмеченные красной звездой, — это пункты, которые, я думаю, вы действительно должны убедиться, что вы получили Вон тот.

И наоборот, если на нем нет красной звезды, ну…

Итак, первое, что я хочу сказать, это то, что американцы очень-очень плохо обращаются со временем как с товаром. Мы действительно хорошо умеем обращаться с деньгами как с товаром. Мы, как культура, очень заинтересованы в деньгах, сколько кто-то зарабатывает, это статусная вещь и так далее и тому подобное, но у нас действительно нет времени, поднятого на это. Люди тратят свое время впустую, и это всегда очаровывает меня.

И одна из вещей, которую я заметил, это то, что очень немногие люди приравнивают время и деньги, и они очень, очень равны. Поэтому первое, что я начал делать, когда был учителем, это спрашивать у своих аспирантов: «Ну, сколько стоит час вашего времени?» Или, если вы работаете в компании: «Сколько стоит ваше время для компании?» Чего большинство людей не понимает, так это того, что если у вас есть зарплата, скажем, вы зарабатываете 50 000 долларов в год, вы, вероятно, обходитесь этой компании вдвое дороже, чтобы иметь вас в качестве сотрудника, потому что есть отопление, освещение, другие сотрудники и так далее. , поэтому, если вам платят 50 000 долларов в год, вы дорого обходится этой компании — они должны получить 100 000 долларов дохода! И если вы разделите это на свою почасовую ставку, вы начнете понимать, сколько вы стоите за час. Когда вам приходится идти на компромиссы: «Должен ли я делать что-то вроде написания программного обеспечения, или я должен просто купить это, или я должен передать это на аутсорсинг?», имея в своей голове, сколько вы стоите своей организации в час, действительно ошеломляющая вещь, чтобы изменить вашу поведение. Потому что вы начинаете понимать, что если я освобожу три часа своего времени и буду думать об этом в долларах, это будет большая экономия!

Управление временем – Центр стратегий обучения

Эффективное управление временем

Правильное управление временем является ключом к успеху в колледже. Многие студенты колледжей обнаруживают, что у них больше неструктурированного времени, чем они привыкли. Конечно, неструктурированное время и свободное время — это не одно и то же, и научиться создавать структуру для себя может потребовать терпения, практики и настойчивости.

Учащиеся говорят нам, что семестровый и еженедельный календарь могут помочь им:

• ставить (и поддерживать) цели на семестр,
• прекратите тратить время впустую, найдя скрытое время и используя подход «рабочий день»; и
• будь более подготовленным и организованным.

Календарь семестра можно использовать для планирования важных сроков и событий в одном месте, а календарь на неделю поможет вам спланировать, как вы будете проводить свое время в течение недели.

Дополнительные ресурсы и консультации по тайм-менеджменту!

• Чтобы узнать больше об использовании календарей, учащиеся Корнелла могут самостоятельно зарегистрироваться в нашем модуле Canvas по тайм-менеджменту.
• Вы можете запросить групповой семинар или групповую консультацию с наставником по обучению сверстников, чтобы получить несколько советов по управлению временем. Пожалуйста, свяжитесь с доктором Барбарой О ([email protected]) для получения дополнительной информации.

Смотреть: Майк Чен из LSC объясняет, как составить хороший распорядок дня на семестр