Тайм менеджмент личный: Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент

5 методик — SETTERS BLOG

2 February 2020

3509

~ 15 мин

#Управление

Остаешься на работе до поздней ночи и ничего не успеваешь? Не видишь родных и близких? Домашняя рыбка больше тебя не узнает? Плохие новости: ты не умеешь планировать время.

Собрали методы, которые помогут не задерживаться на работе, вернуть рыбку в семью и наладить личную жизнь.

Канбан-доска

Для кого: тех, кто начинает много проектов и ни одного не доводит до конца.

Это хороший инструмент для визуализации задач и их процессов. Разбейте все проекты на три категории: «надо сделать», «в прогрессе», «готово» — можно в Trello, на листе бумаге или поставить дома маркерную доску. Каждый раз, когда вы захотите начать новый проект, у вас будет список всех незавершенных. А общая картина поможет чувствовать себя спокойно и делать вид, что все под контролем.

Съесть лягушку

Для кого: тех, кто постоянно откладываете важные дела и решает их в последний момент.

Большинство всяких to-do сервисов считает, что чем больше вы вычеркиваете из списка дела, тем ваша работа эффективнее. Но значение имеет и то, какие задачи вы решаете в первую очередь. Если откладывать важные дела до последней секунды, результат скорее будет так себе, чем вери гуд. Есть мнение, что фразу «сначала съешь лягушку» придумал Марк Твен: «С утра первым делом съешьте живую лягушку, и до конца дня с вами ничего плохого не случится». Запланируйте на первую половину дня самые сложные и противные задачи, а на вечер — легкие и приятные. Рано или поздно все равно придется делать.

Хочу, могу, надо

Для кого: тех, кому важно расставить задачи по приоритетам и срокам.

Выпишите задачи, которые нужно сделать. Затем разделите их по степени важности на хочу, могу и надо. Все «надо» не обсуждаются и от них никак не отвертеться, например, заплатить за квартиру рано или поздно придется (вы же не хотите оказаться на улице?). «Могу» — то, что сделать необходимо, но можно отложить на завтра — проверить электронную почту (если вы не ждете там суперважного сообщения, конечно). «Хочу» — это лишь ваши желания, которые сейчас, может быть, и не нужны. Например, сходить вечером в бар — не такая уж обязательная задача, если горит проект.

Есть еще и расширенная версия с пунктом «не буду» — это надоедливые задачи, которые время от времени появляются в списке дел, стоят времени и энергии. Например, уборка квартиры. Посчитайте, сколько вы могли бы заработать за это время и сравните со стоимостью услуг клинера. Больше? Значит, между уборкой и работой выбирайте второе. Но если между уборкой и баром, сто раз взвесьте плюсы и минусы.

Метод помидора

Для кого: тех, кто постоянно отвлекается даже во время самых важных дел.

Если вы постоянно откладываете большие задачи, потому что заложенное на них время вас пугает и вы легко отвлекаетесь, то попробуйте метод спринта. Один из популярных — помидор. В течение 25 минут вы активно работаете, затем пять минут отдыхаете. Повторяете четыре спринта, а потом делаете более длительный перерыв.

Например:

1. Работа — 25 минут.
Телеграм — 5 минут.

2. Работа — 25 минут.
Инстаграм — 5 минут.

3. Работа — 25 минут.
Фейсбук — 5 минут.

4. Работа — 25 минут.
Перерыв на обед — 30 минут.

Некоторые люди утверждают, что 25 минут им мало, чтобы погрузиться в работу, а пятиминутный перерыв мешает концентрации. В таком случае экспериментируйте, пока не найдете для себя эффективный тайминг.

Есть также метод 90-минутных фокус-сессий. В течение 90 минут вы работаете в полной мере, а затем отдыхаете 20-30 минут. Это помогает соотнести пики активности со списком задач, что повышает производительность (этому даже есть научное обоснование).

Матрица Эйзенхауэра


Для кого: тех, кто любит графики и расставлять приоритеты.

Это простой метод, который помогает оценить важность задач по шкале. Возьмите лист бумаги, нарисуйте две оси. По горизонтали — уровень срочности, в левой стороне — неотложные дела, на правой — менее срочные. По вертикали — от менее к более важной.

Теперь вы знаете 5 методов планирования. Но помните, что нет системы, которая подойдет всем: Уинстон Черчилль любил работать до поздней ночи, а Тони Моррисон начинал писать до рассвета. Главное — сосредоточьтесь на важном и не пытайтесь все делать в последний момент.




Автор статьи:

SETTERS


Понравилась статья?

Поделиться статьей:

Читайте также:


#Управление

9 May 2020 ~ 10 мин

​​Как выжить проджект-менеджеру: программы и фичи


#Управление

13 April 2020 ~ мин

Как перевести офис на удаленку


#Управление

3 May 2020 ~ 7 мин

Что должен знать и уметь проджект


Личный тайм-менеджмент / Хабр

Почитав недавний топик про лягушек я понял, что Хабрасообщество не очень хорошо ориентируется в вопросах тайм-менеджмента и многие никогда не занимались построением своей тайм-системы.

Поэтому я попробую исправить этот недочёт.

Под катом Вы не найдёте каких-то инновационных моделей управления временем. Это будет фундамент, основа, без которой нельзя обойтись людям, которые заботятся о своём будущем, о своём благосостоянии и личностном развитии.

Welcome!

Планирование

Это самый основной пункт в управлении временем. Что бы успевать всё вовремя, делать значительно больше, чем делали ранее, необходимо заниматься планированием своего дня. Казалось бы — банальность, но при этом многие люди пренебрегают данным делом, которое отнимает всего 5-10 минут Вашего времени в день. Планировать дела нужно и нужно это делать каждый день. Только так станет ясна картина со всеми Вашими проектами и начинаниями, только так Вы поймёте — куда идёте, к чему стремитесь, как близко Вы подошли к Вашей Цели и сколько всего еще осталось сделать. Только так Вы сможете не зарыться в рутину каждодневных дел и всегда видеть то Главное, ради чего живёте и работаете.

Инструментарий

Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен.

Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook. Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.

В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений.

Методы

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.

Дела могут подразделяться на 3 типа:

— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)

— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)

— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).

— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)

Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.

Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.

При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:

— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)

— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)

Об этом я расскажу на своём примере.

Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.

Как строится работа:

У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.

Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.

В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.

Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.

Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

А теперь о том, как я формирую порядок дел.

Приоритеты

Это тоже один их ключевых моментов при построении своей тайм-системы. Нужно уметь расставлять приоритеты своим делам и следовать заданному графику. Если откладывать сложные и важные дела на конец для, то можно просто не успеть выполнить задачу и, в итоге, получить люлей от начальства чувствовать себя не очень комфортно из-за срыва сроков.

Поэтому, планируя свои дела — всегда расставляйте приоритеты. Вначале должны идти первостепенные дела, которые не терпят отлагательств. Потому-что если промахнуться со сроками — у нас всегда будет резерв времени, который мы можем забрать с менее срочных дел.

Самый простой способ и один из самых действенных — выписывать список дел в порядке убывания срочности.

Именно таким образом я и строю свой день — с утра начинаю решать самые срочные вопросы, а к вечеру остаются дела, которые можно отложить до следующего, более разгруженного, дня.

Очень важен вопрос о постоянно возникающих перманентных срочных задачах.

К примеру, Вы запланировали проработку архитектуры системы, которая требует от Вас максимальной сосредоточенности и внимания. И в самый разгар работы к Вам поступает задача решить вопрос с заказчиком (исправить баг на сайте). Ничего страшного, что Вы прервёте проработку архитектуры. Доведите до логической точки и принимайтесь за супер-срочную задачу. Много времени Вы не потеряете, а лояльность начальства и клиента повысите.

Не бойтесь менять свой дневной план. Не бойтесь вписывать туда дела, о которых вечером вчерашнего дня или утром сегодняшнего даже не подозревали. Менять план не только можно, но и нужно. Иначе вы потеряете гибкость и мобильность. Но, если супер-срочных дел не появляется, старайтесь следовать заложенному графику.

Лягушки


Я уверен на 100%, что у каждого человека есть такие дела, которые не хочется выполнять, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много сил, не интересны сами по себе и выполнение которых откладывается постоянно изо дня в день. Такие дела называются на тайм-менеджерском языке «лягушками».

Это может быть поход в сбербанк, где необходимо будет отстоять в очень большой очереди. Это может быть звонок заказчику, которому необходимо сообщить о том, что проект затягивается. Это может быть написание годового отчета. В общем, любое занятие, которое совсем не хочется делать, но рано или поздно выполнить его необходимо.

Что делать с лягушками:

Всё очень легко — нужно просто каждый день «съедать» по одной. Выписать на отдельный листок/отдельную вкладку/отдельный файл весь список лягушек и «съедать» каждое утро по одной. Вы удивитесь, но через пару недель у Вас не останется ни одной лягушки и кошки, которые постоянно скребут на душе из-за этого, пропадут без следов. Дышать станет легче. Да и каждый вечер, возвращаясь домой, вы будете довольны от того, что сделали важное дело, которое так долго висело у Вас в мозгу и не давало спокойно порассуждать о жизни и своих делах.

Плюс — это неплохой мотиватор для продуктивной работы. Вы расправились с «лягушкой» и теперь любое дело для Вас ерунда.

Ешьте «лягушек» и настроение станет заметно выше.

Слоны


«Слонами» на тайм-менеджерском языке называются те дела, к которым Вы не знаете, как подступиться и с чего начать. «Слонами» можно назвать сложный объёмный проект, написание диплома и многое другое. То, что при первом взгляде кажется очень сложным и очень трудоёмким.

Как быть со «слонами»:

Сами понимаете — проглотить целого «слона» за раз практически невозможно. Но возможно нарезать его на «бифштексы» и съесть их по-одному. Улавливаете мысль?

Если мы руководим проектом, то первое, что нужно сделать — это разбить его на маленькие составляющие («бифштексы»). Например:

— Написание ТЗ

— Подбор команды

— Составление тайм-плана

— Разработка дизайна

— Доработка модулей CMS под задачи

— Тестирование

— И т.д.

Видите — как одна большая непонятная задача превратилась сразу в набор несложных действий. Пример, конечно, примитивен, но хорошо показывает смысл, поэтому, не обессудьте 🙂

Поэтому, прежде, чем приступить к большой сложной задаче, разбейте её на много маленьких составляющих и приступайте к работе. Вы и сами не заметите — как всё легко пойдёт и от «слона» останется только хобот и уши.

Отдых

Как это ни странно, но отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы.

Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать:

— сон 8 часов

— отключение от рабочих вопросов

сон 8 часов

Восьми-часовой сон кому-то может показаться растратой времени, но он необходим. Восемь часов — это то время, за которое наш организм успевает отдохнуть на 100%. Для кого-то эта цифра не очень удачна. Для меня например, лучше поспать или семь или девять часов, но не восемь. Я не знаю — от чего это зависит, но, наблюдая за собой, пришёл к выводу, что я работаю гораздо более продуктивно именно после семи- или девяти-часового сна.

Понаблюдайте за собой и Вы поймёте — что удобнее для Вас. Но не опускайтесь ниже семи ни в коем случае иначе Вы будете просто бесполезны днём. Сэкономленный час ночью выльется для Вас в полный провал во время рабочего дня.

Естественно, я не беру в расчёт такие моменты жизни, когда происходят факапные сдачи проектов, например. Тут уж если хоть немного поспал — и то радость. Но в обычные дни не превращайте своё расписание в ежедневный факап. Жизнь дороже, чем работа. Пусть она даже приносит огромное удовольствие.

Отключение от рабочих вопросов

Не берите работу на дом. Дома нужно отдыхать. Общаться с семьёй, девушкой, друзьями, смотреть ТВ, пить пиво, пойти погулять, зайти в ресторан/кафе поужинать, поиграть в игрушку, посмотреть очередную серию Доктора Хауса. Но не

работать. Отключайтесь от работы. Только так Вы сможете полностью восстановить силы для следующего дня.

Находясь на работе, отключайтесь на некоторое время. Сходите покурить или просто прогуляться. Выпейте чаю. Откройте Хабр. Отключитесь от работы. Подумайте о жизни, позвоните другу, поболтайте на отвлечённые темы с коллегами.

Главное, что бы это не занимало 90% рабочего времени. 🙂 Хотя, с наступлением кризиса таких людей почти не осталось в компаниях.

Очень хорошая практика — тратить 30% времени на подобные дела или свои проекты, а в остальное время сосредоточенно работать. Если Вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами Вы будете с гораздо большим удовольствием и чистой совестью. Работать 100% нельзя. Никакого удовольствия это не принесёт, а нет удовольствия — нет смысла работать.

Мотивация

Ну и последний момент, на котором хочется заострить внимание — это мотивация.

Бывают такие моменты, когда не хочется делать абсолютно ничего. Хочется открыть Хабр, например, и зависнуть тут на весь день, время от времени подходя к кулеру, что бы налить очередную чашку чая.

Для таких моментов у меня есть один интересный приём, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв».

Называется он «календарик-пинарик».

Выглядит примерно следующим образом:

Это разлинованный листок, подклеенный к блокноту, который я всегда ношу с собой. Каждая клеточка означает один день моей жизни. Я разлиновал листок до своих тридцати лет, то есть, к тому моменту, как я закрашу все клетки, мне должно исполниться тридцать лет.

Каждый вечер я открываю листок, что бы зачеркнуть или закрасить клеточку, которая символизирует очередной прошедший день. Если день, по-моему мнению (да, я с собой абсолютно честен) получился продуктивным, то закрашиваю полностью, если день был вялый и я не сделал того, что запланировал, то ставлю крестик. Таким образом я решаю сразу два вопроса мотивации:

— общее количество помеченных клеток показывает — как быстро летит время и как мало осталось до моего тридцатилетия. Скоротечность времени я смог понять только тогда, когда завёл себе «пинарик».

— Количество продуктивных дней в общем ритме моей жизни. Когда я только начал отмечать дни, я понял, как много дней у меня уходит впустую. У меня были одни сплошные крестики. Буквально только парочка сплошных клеток. Я стал стремиться делать больше, что бы вечером с чистой совестью закрасить клеточку, как бы говоря себе о том, что день сегодня был продуктивный и я молодец. Таким образом, у меня теперь в среднем раз в неделю бывает крестик, а в остальные дни сплошная закраска. Раньше было наоборот. И только благодаря «пинарику» я смог замотивировать себя на более продуктивное времяпрепровождение.

Попробуйте и Вы. 30 секунд времени каждый день — это мало. Но только так Вы поймёте — как быстро летит время и как оно невосполнимо.

Вывод:

Планируйте свою жизнь. Потому-что, если нет плана, то нет чёткого пути к своей цели. А нет пути — цель недостижима. И она навсегда так и останется мечтой.

А жить без цели — скучно.

Удачи Вам в работе и личных делах. Стройте планы, будьте честны сами с собой.

И берегите Время. Это ценный ресурс, который невозможно купить.

Всех благ.

5 главных принципов тайм-менеджмента, которые повысят вашу эффективность на 300+%! — Личный опыт на vc.ru

4924
просмотров

Сегодня мы будем говорить об искусстве управлять собственным временем. И начать тему хотелось бы с такой фразы: увы, мы все не бессмертны. 24 часа в сутки и у вас, и у Илона Маска, и у Билла Гейтса. Только вы решаете, что делать с этим временем — эффективно провести его или потратить впустую.

В этой статье я, Севальнев Дмитрий, хочу поделиться авторской методикой управления временем. Расскажу о пяти важных принципах, внедрение которых поможет вам стать минимум в 3 раза эффективнее.

Наши цели

Многие люди привыкли оправдывать себя тем, что тайм-менеджмент — это сложно или даже бессмысленно, кто-то не может найти время на его освоение. Сегодня мы разберем, что это за зверь и с чем его едят. Научимся грамотно распоряжаться своим временем и выполнять такие цели:

• Будем успевать то, что нам нужно.
• У вас появится больше свободного времени.

То есть всё, о чём я буду сегодня говорить, будет приводить к тому, что свободное время будет прибавляться, но при этом вы будете успевать всё, что запланировали. Возможно, в первое время будет казаться, что планирование занимает слишком много времени, но эффект от этого перекроет данное ощущение.

Вопрос «А как ты всё успеваешь?» мне задают достаточно часто. Наверняка он не раз звучал и в вашу сторону. Так вот, всё успеть невозможно, важно успеть сделать то, что действительно важно.

Немного обо мне

Я — Севальнев Дмитрий, основатель и евангелист сервиса для профессионалов в SEO и интернет-маркетинге «Пиксель Тулс», совладелец агентства «Пиксель Плюс». Кроме того, я являюсь основателем канала «FILL UP» — ресурс по развитию и мотивации.

Как не пропускать наши вебинары и быть в курсе новостей?

• Подписывайтесь на чат Telegram.
• Добавляйтесь в друзья на Facebook.
• Подписывайтесь на YouTube-канал.
• Подпишитесь на канал в Яндекс.Дзен.

5 принципов тайм-менеджмента

Список важнейших принципов, которые помогут грамотно распределять время и быть максимально эффективным, звучит следующим образом:

• Планы на день и неделю. Бюджетирование времени.
• Принцип «помидорок».
• Принцип «офлайн».
• Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM.
• KPI и шаблон приоритизации.

Сегодня мы подробно обсудим каждый поинт.

1 принцип. Планы на день, неделю. Бюджетирование времени

Начнем с терминологии, подробного объяснения понятий, расскажем о целесообразности и целях планирования и бюджетирования.

Что такое бюджетирование?

В тайм-менеджменте под понятием «бюджетирование» подразумевается выделение временного интервала на решение задач заданного типа (проект, спорт, социальные сети, рутинные занятия и т.д.). Предположим, у вас есть календарь. Вы планируете на сегодня какие-то занятия — просмотр фильма, пробежка, спорт, ведение соц. сетей и другое. Если у вас плюс-минус определены эти интервалы, значит, вы выделяете для конкретного занятия некий слот или временной бюджет.

Если вы хотите учить английский язык или у вас одновременно в работе 40 проектов, можно распределить и спланировать, сколько времени тратить в течение недели на каждый подобный пункт.

Планы на день, неделю

После того, как вы разобрались с бюджетированием, составляем план на день и, соответственно, на неделю. Нужно сказать, что ежедневный и недельный план зависят друг от друга. Для примера приведу свой календарь:

Я его немного подкорректировал, чтобы скрыть какие-то личные и сокровенные истории, но в целом — это реальный распорядок на текущую неделю, по которому я живу. Например, на 5 августа у меня был запланирован вебинар, для проведения которого я выделил около часа. По сути, это прозрачный, честный и искренний подход. Если вы хотите заниматься спортом, то это не какая-то абстрактная история — вы должны наметить день недели, конкретное время, когда вы будете бегать или пойдете в зал и т.д. Если у вас есть в работе проект, вы должны понимать, сколько времени и в какой день вы планируете потратить на него. Например, вы можете выделить первый час после прихода в офис на развитие новых проектов.

Важный совет. Размещайте важные и наиболее значимые задачи вверху списка, работайте над ними в начале рабочего дня. Считается, что в это время сила воли находится в пиковой точке.

По большому счёту, мы просто фиксируем все типы задач, которые есть на неделе. Предположим, у вас какой-то проект, по которому есть сотня задач, которые вы планируете сделать. Они будут определяться отдельно, но в рамках конкретного временного слота. Пока назначенное время не наступило, вы об этом проекте вообще не думаете, как будто его вовсе нет. Начать можно просто с фиксации фактического расписания — пропишите в графике, что вы делаете, и старайтесь не выделять под одно занятие более двух часов.

Как начать планировать?

Признаюсь, мне было очень тяжело. Очень долго думал, читал много книг по планирования. Когда я пришёл к этому, то понял, что у меня появилось в 2 раза больше свободного времени. Но обо всём по порядку!

Как начать планировать:

• Зафиксируйте своё текущее расписание, как оно есть.
• Добавьте в календарь все важные типы задач: спорт, отдых, задачи по развитию, рабочие проекты.
• Комбинируйте типы задач для эмоциональной разгрузки, рекомендую делать блоки по 2-3 часа.
• Минимальный слот — 15 минут. Например, в моём расписании много пятнадцатиминутных встреч — этого времени вполне достаточно для общения с командой и обсуждения курса действий.
• Оптимизируйте. Сокращайте время на рутину, выделяйте дополнительные слоты под развитие и интересные задачи.

На самом деле, это гораздо проще, чем кажется. Почему я противился планированию в самом начале? Казалось, что придётся крутиться как белка в колесе, чтобы успевать все дела из намеченного плана. В реальности оказалось ровно наоборот — я чётко понимал, что, когда и в какой слот нужно делать, в результате чего появилась масса свободного времени. Например, я планировал что-то делать час, а успел за полчаса — соответственно выиграл 30 минут и они свободны.

Почему план работает?

Для себя я объясняю это так. Представим две ситуации — картинка слева и картинка справа. Вы пошли в магазин и перед вами стоит задача: нужно набрать 1 кг моркови, 2 кг фасоли и 3 кг перца.

С помощью какой картинки вы сможете быстрее набрать овощи? Логично, что удобнее это сделать на иллюстрации, расположенной с левой стороны. Времени на сбор нужных продуктов с правой картинки потребуется в несколько десятков раз больше. Во втором случае вы также будете заняты, будете трудиться над задачей, но это отнимет больше времени и сил, а в голове будет полнейший сумбур.

2 принцип. Принцип «помидорок»

Если у вас есть план — это уже круто, но с применением второго принципа станет ещё легче. Более того, бывает так, что плана нет и работают только «помидорки». Формулировка здесь максимально простая — мы выделяем слот на решение какой-либо задачи — 20-25 минут — и фокусируемся только на ней, без отвлекающих факторов. Нужно исключить социальные сети, музыку, телефонные звонки, мессенджеры и т.д. Как бы там не говорили, но все мы однозадачные. В реальности человек не может делать несколько дел одновременно без потери качества.

Попробуйте сейчас продолжить чтение статьи, параллельно думая об Эйфелевой башне и планах на этот вечер. Одновременно всё сделать не получится. Придётся переключаться и, соответственно, терять эффективность.

После каждой «помидорки» на 20-25 минут нужно делать небольшой отдых по 3-5 минут. То есть, сделали задачу — получили награду, несколько минут заслуженного отдыха. Каждая такая «помидорка» должна начинаться с чётко поставленной определенной задачи.

Примеры:

Фиксировать задачи можно в любом задачнике, в конце я дам ссылки на некоторые. Лучше всего работает логическая декомпозиция (разбивка) задач на составные части. Ну и разбивка вам также пригодится для приоритизации, об этом будет говорить позже. В реальности практически все задачи можно разбить на блоки от 20 до 40 минут.

Почему «помидорки» работают?

Принцип работает, потому что разбивается иллюзия многозадачности. Исследования говорят о том, что попытка делать два и больше дел одновременно существенно снижает эффективность работы.

Есть много мемов, когда, например, водитель маршрутного автобуса курит, при этом собирает деньги за проезд, управляет машиной и отвечает на сообщение в мессенджере. Но по факту он ни на чём не сконцентрирован. Не стоит забывать, что в это время он ничего не создаёт и, по сути, занимается пустяками (это не относится только к вождению). Что касается задач, требующих вашего творческого напряжения — невозможно делать их качественно, просто потому что так устроен наш мозг.

3 принцип. Принцип «офлайн»

Есть следующая проблема, что вот эти «помидорки» (принцип №2) и максимальная концентрация на одной конкретной задаче не работают только при строгом соблюдении правила «оставаться офлайн». Согласно нашему третьему принципу, вы должны полностью отключиться от внешних раздражителей:

• поставить телефон на беззвучный режим, включить «не беспокоить»;
• выйти из всех мессенджеров, программ сбора почты и социальных сетей;
• исключить другие отвлекающие факторы, например, музыку, шум.

Не лишним будет поставить на стол табличку с надписью «Я фигачу», чтобы коллеги понимали, что у вас по графику «помидорки», так что подходить к вам сейчас не нужно. Это вполне распространенная практика и нормальная договоренность во многих компаниях.

В реальности люди ведут себя так, как будто за 20-25 минут произойдёт что-то такое, что требует от них молниеносной реакции. Если пришел e-mail, человеку хочется отвечать немедленно. Если прозвенел сигнал о новом сообщении в мессенджере, медлить нельзя — нужно прямо сейчас узнать, кто это. На самом деле, такая срочность часто не оправдана.

В идеале, длительность режима «офлайн» — 2-2,5 часа. Я являюсь руководителем, в нашей компании более 100 человек, много проектов, поэтому на своем опыте могу сказать, что принцип работает. Я концентрируюсь на каком-то проекте, занимаюсь аналитическим анализом. По окончании установленного времени «офлайн» спокойно начинаю реагировать на внешние раздражители — отвечаю на e-mail, звонки, сообщения в мессенджерах. Жизнь слишком коротка, чтобы тратить её на пустяки, вы не находите? Нужно делать какие-то значимые вещи.

Почему принцип «офлайн» работает?

На самом деле, всё понятно. Максимальная концентрация и интерес к решению конкретной задачи, вы не отвлекаетесь, а просто делаете то, что нужно.

Люблю такие картинки — фотки с тусовок, когда все вместо того, чтобы общаться друг с другом вживую, сидят в телефонах. Я считаю, что, если уж встретились, то давайте общаться здесь и сейчас, получим удовольствие от офлайн общения, а всё остальное отложим на потом.

4 принцип. Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM

Этот принцип очень сильно выручает лично меня. Нужно фиксировать все задачи в одном едином списке! Я понимаю, что это звучит как-то больше для айтишников, поскольку многие люди ссылаются на то, что им негде записывать. Найдите себе какой-то TO DO лист, например, в мобильном телефоне, позже я дам несколько программ, которые использую сам.

Нужно ли фиксировать задачи?

Проблема состоит в том, что люди никак не фиксируют свои идеи и задачи. Это приводит к тому, что на практике человек не может вспомнить хотя бы 10 своих каких-то целей или примеров из жизни, подтверждающих что-то. Есть такая интересная книга «Думай медленно, решай быстро», в которой поднимаются парадоксальные вещи. К примеру, если вас попросят перечислить 5 примеров собственной пунктуальности, и вы их быстро вспомните, то убедитесь в том, что вы действительно пунктуальны. Если попросят вспомнить 12 и вы их вспомните с трудом, то будете уже менее уверены в своей пунктуальности.

Это связано с тем, что мы не можем вспомнить 10 или 12 примеров сходу. Например, у меня в каждом проекте десятки, а, бывает, и сотни идей. Если я это не буду записывать, то не буду знать, что делать в конкретный момент. Нужно понимать, что многие идеи и мысли попадают в нашу голову случайным образом — какой-то нейрончик оказался чуть более активен, возбудил какое-то воспоминание, которое хранится. Я всегда смотрю с большой грустью на людей, которые просто убивают своё время. У нас всего несколько десятков лет активной жизни, в сутках всего 24 часа, нельзя их попросту пустить на ветер. Давайте записывать всё, что мы хотим сделать и, когда у нас будет хотя бы пару свободных минут, будем начинать это делать.

Интересно! Есть писатель (имя, к сожалению, не помню), который написал целый роман в то время, пока ждал свою жену. То есть, он писал свою книгу в прихожей каждый раз, пока она одевалась, собиралась, пудрила носик.

Где фиксировать задачи?

Для этих целей подходит любая CRM-система — Битрикс24, Мегаплан, есть и бесплатные. Самые популярные — Todoist, TickTick, KanbanFlow (о ней я расскажу сегодня более подробно) и другие. KanbanFlow внешне очень похож на Битрикс24, в котором я работаю.

Все задачи фиксируются в некоторую колонку, в которой вы просто описываете всю задачу, чтобы потом было просто разобраться — что делать, в какой очередности и т.д.

5 принципов фиксации задачи

• Используйте шаблон для название каждой задачи, чтобы быстро их находить и хорошо ориентироваться:основной KPI, который вы хотите улучшить;суть задачи (не менее 5 слов) — важно максимально четко сформулировать, в чём состоит задача;сложность в баллах — позже я расскажу, как именно расставлять эти баллы.
• Все задачи изначально попадают в колонку Backlog — некий общий список, в котором фиксируются абсолютно все идеи.
• Фиксируются все идеи. Это ключевой принцип.
• В канбан-доске поддерживается порядок.
• Применяйте возможность автоматизации и ускорения. Круто, если вы автоматом будете отправлять себе задачи на электронную почту.

Помню время, когда у меня были какие-то разрозненные списки, задачи, куча идей, все они были записаны в самых разных местах. Когда я начал фиксировать все задачи в единой канбан-доске, то оценил, насколько это круто.

3 главных идеи декомпозиции

Прежде чем решать какие-то сложные задачи, важно научиться их декомпозировать. Тяжелые задачи, как правило, сложно начать решать — они обычно неоднозначные, по ним сложно оценить сложность и т.д. Какое решение? Нужно разбить задачу на составные части. Чем они будут меньше, тем лучше. Другими словами, глобальную задачу нужно поделить на несколько «помидорок» по 20-25 минут. В рамках этих двадцатиминутных итераций мы можем решить самую сложную задачу — написать книгу, сдать какой-то важный проект, провести вебинар и т. д. Действуем по чек-листу: у вас есть задача, вы знаете, из чего она состоит.

Пример декомпозиции:

У вас есть сложная задача (их еще называют большими жирными жабами) — допустим, проведение вебинара для FILL UP. Нужно понять, какая будет тема, какие этапы подготовки, когда это будет. Я разбиваю «жабу» на маленькие мушки, которых можно с легкостью похлопать:

• Определить тему и тезисы (объём).
• Определить дату и сделать анонс.
• Составить шаблон для презентации.
• Составить структуру для тезисов.
• Презентация: часть 1 (тезис 1).
• Презентация: часть 2 и т.д.

В результате, вот такими блоками по 20-25 минут я незаметно для себя сделал целый вебинар, печатную версию которого вы сейчас читаете. Если вы тоже хотите записать какое-то обучающее видео, провести вебинар, для этого не нужны какие-то сверхусилия. Надо просто понять, из каких составляющих состоит ваша задумка. Кстати, первая ваша задача, на которую нужно будет потратить те самые 20-25 минут — это как раз определение того, что вы хотите сделать. Второй «помидоркой» будет разделение на мелкие задачи.

Level Up: переход на SCRUM

SCRUM — самый крутой метод управления проектами. Сегодня мы не будем подробно на нём останавливаться, у нас была трансляция по этой теме. Краткий смысл заключается в следующем:

• Каждую задачу вы оцениваете по баллам — чем выше балл, тем больше времени уйдет на решение, тем больший уровень сложности. 1 балл — 10 минут, 2 балла — 20 минут. Рекомендация — не более 4 баллов, оптимально — 2-3.
• Сложные задачи необходимо декомпозировать и обязательно планировать расписание на неделю.
• Основные колонки в канбан-доске: Backlog (исходный список), Декомпозированные, Спринт, В работе (1 задача).

В конце недели будет легко подсчитать, насколько круто вы продвинулись по какому-то конкретному проекту. У меня получается за одну неделю в среднем продвинуться на 50 баллов.

Почему SCRUM работает?

Он объединяет в себе несколько идей — фокусировка только на одной задаче. Вы планируете, все задачи ставятся по принципу SMART, точно ясна цель, по списку задач есть дедлайн.

Яркая иллюстрация важности дедлайна:

На поисковый запрос «написать курсовую работу» Яндекс делает логическую сортировку по времени. Самый частый запрос «за ночь», а вот вариант «за неделю» находится в конце списка. У курсовой работы есть дедлайн — в этом ее магия. Если мы будем устанавливать для себя какой-то конечный срок, это сыграет свою положительную роль.

5 принцип. KPI и шаблон приоритизации

Пятый пункт крайне важен. Он как пятый палец на руке, с помощью которого мы при необходимости может сжать руку в сильный кулак и дать максимальный буст эффективности. Это история, которая называется приоритизацией.

На самом деле, у любой задачи должна быть цель. То есть, любые ваши действия должны приводить к конечной цели, которая состоит из каких-то KPI — ключевых показателей эффективности.

Если мы говорим о KPI, который улучшает нас, он состоит из пяти компонентов:

• Здоровье и уровень энергии.
• Счастливые взаимоотношения.
• Работа: нужная и важная. Быть номером один.
• Финансовая независимость.
• Самоактуализация (развиваться в соответствии с ожиданиями).

От большинства задач, на мой взгляд, который приходится делать человеку в течение дня, можно отказаться, потому что они не дают никакого роста.

Для приоритизации я использую этот шаблон:

Каждую задачу я оцениваю, исходя из того, какой профит она дает. В первой колонке записываю саму задачу, во второй указываю ссылку, дальше её статус, оценка сложности и какой рост KPI она может дать. Взвешивая рост KPI и сложность, можно отсортировать задачи от менее важным к более важным.

Скопировать шаблон себе (приоритизация личных задач по 5 KPI).

Почему приоритизация работает?

На мой взгляд, до 99 процентов идей и задач, которые мы делаем, не дают численного и измеримого эффекта на рост KPI. Цифры взяты не с потолка. Возьмём для примера один из проектов, над которым мы работаем в Пиксель Тулс — реализуем до 100 задач в месяц.

Реальные улучшения показателей KPI, которые нам важны как авторам и владельцам проекта, работают в 1-2% случаев.

То есть, только 1-2% задач дают какой-то значимый численный профит, всё остальное мы просто делаем. У нас адски забит весь SCRUM, мы фигачим, но только 2% принесут результат. Сам говорю и не верю, но это факт. У лучших команд этот процент бесполезных задач снижается до 80%. Получается, они делают только 80% бесполезных заданий, всё остальное — рутина. Чтобы снизить процент, важно использовать приоритеты — необходимо понять, какая задача важнее и что она даёт.

Как сравнить личное и рабочее?

Использование шаблона помогает сравнить личное и рабочее. Как это можно сделать:

• С помощью предложенной системы из 5 KPI можно сравнивать задачи разного типа. Установите «вес» каждого KPI, актуальный для вас на текущий момент. Например, финансовая независимость в 3 раза выше, чем самоактуализация — вы можете отразить это в самом шаблоне, поставив на финансовую независимость 60%. Тогда задачи, дающие прирост этого KPI, будут иметь больший приоритет.
• Для приоритизации задач в рамках разных типов (слотов) удобнее использовать разные шаблоны в Google Docs.
• Обновлять список задач рекомендуется перед планированием спринта.

Интересно, что вы можете иметь несколько приоритетов в рамках каждого типа задач, так как KPI от каждого вида деятельности может быть разным. То есть, если вы уделяете час спорту, там могут быть какие-то KPI — численно измеряемый показатель, которого вы хотите добиться как спортсмен.

Используйте уже сегодня

Вот прямо сейчас отложите всё, в том числе прочтение этой статьи, зарегистрируйтесь на KanbanFlow или откройте любую другую доску, где можно фиксировать задачи. Скопируйте шаблон приоритетов, заполните текущими идеями и задачами backlog. Перенесите все задачи в шаблон и оцените их по уровню профита. Проанализируйте, зачем вы делаете задачу и насколько она сложная. Проведите сортировку и делайте только те задачи, которые будут давать вам результат. Возьмите свою первую «помидорку» в работу!

Подытожим

Я рассказал о 5 принципах. Если вы будете использовать их эффективно, будет проще искать внутреннюю мотивацию. Вы будете понимать, что сами хотели делать этот конкретный блок задач, и каждая из них будет давать максимальный рост KPI.

Обязательно подписывайтесь на наш канал в Телеграм, также у нас есть канал в Яндекс.Дзен.

Если всё, что я рассказал, является полнейшим шоком, и вам трудно начать сразу всё делать по-другому — пожалуйста, начните с одного принципа, который вам наиболее близок, кажется самым крутым и понятным. Это может быть план идей на неделю, принцип «помидорок», «офлайн», фиксация всех задач в едином списке, ведение файлов приоритетов. Каждый из этих принципов можно и нужно реализовывать отдельно и они будут давать свой профит и результат.

Вспомогательные материалы

• Шаблон приоритизации задач по 5 личным KPI для повышения уровня счастья.
• Книга «Нет оправданий!» (Брайан Трейси).
• Детали про SCRUM.
• Канал в Telegram, чтобы поддерживать мотивацию.
• Единый список для задач в формате канбан.
• Метод помидора.
• 5 шагов выстраивания системы в бизнесе (проекте).

технология системы управления личным и рабочим временем, методы time management

Как часто вам кажется, что времени катастрофически мало и хочется, чтобы в сутках было хотя бы на пару часов больше? К сожалению, современный мир не даёт расслабиться ни на секунду. Дела копятся и копятся. Выбраться из горы задач и ощущения нехватки времени поможет планирование или, так называемая система тайм-менеджмента.  

Тайм-менеджмент ― это система управления временем, которая помогает правильно организовать свои дела, чтобы быть максимально продуктивным. Управление временем ― это не суперсила, а набор методов, доступный каждому.

Технология тайм-менеджмент имеет три основных задачи:

1. Рациональное распределение ресурсов (сил и времени).

2. Повышение продуктивности.

3. Организация отдыха.

Типы тайм-менеджмента

«Планировать нужно только рабочее время» ― такое часто можно услышать. Это не так. Выделяют 3 вида тайм-менеджмента:

• социальный, 

• личный,

• профессиональный.

Социальное планирование используется для управления межличностными отношениями в команде. Наверно, это не самый распространённый вид тайм-менеджмента, так как им чаще всего пользуются руководители. Этот вид применяют тогда, когда нужно организовать слаженную работу коллектива. Нужно правильно распределить обязанности и дела, чтобы все члены команды работали эффективно и при этом не перетрудились.

Личный, или персональный тайм-менеджмент, предусматривает самосовершенствование, время на хобби и прогулки, стремление к личным целям. 

Профессиональное планирование – это эффективное использование рабочего времени. Важно правильно организовать свои рабочие дела так, чтобы выполнять все задачи качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых.

Эффективный тайм-менеджмент: основные правила

Прежде чем мы перейдём к непосредственным техникам планирования, познакомимся с базовыми правилами, которые подойдут для любого типа планирования.

Ставьте чёткие цели 

Если у вас есть абстрактная цель, например, стать счастливым. Подумайте, что может сделать вас счастливым. Какие конкретные действия могут к этому привести. Может вам не нравится ваша нынешняя работа и это мешает вам стать счастливым? В таком случае цель сменить работу будет более материальна и понятна. Для такой цели можно поставить чёткие временные рамки.

Декомпозируйте

Цель ― это всегда что-то масштабное. Выделите для себя отдельные небольшие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называют «метод салями». Нельзя засунуть себе в рот целую палку колбасы. Также и с целью. Режьте её на тонкие ломтики. Так ваше движение к цели будет наглядным. После каждого выполненного шага можно будет поставить галочку в ежедневнике и похвалить себя за результат. 

Вернёмся к примеру с работой. Посмотрите вакансии, пообщайтесь с работодателями, сходите на обучение, если это нужно. 

Расставляйте приоритеты

Больше внимания уделяйте важным и сложным задачам. Обычно их меньше всего хочется делать, но они дают больше всего результата. Начинайте с них день. В светлое время суток человек наиболее продуктивен. После выполненной тяжёлой работы остальные задачи будут казаться лёгкими. 

Личный тайм-менеджмент: как уделить время себе 

Если при профессиональном планировании важно распределить время максимально эффективно, личное время должно быть больше акцентировано на отдых. Уставший человек не сможет дать больших результатов ни в работе ни в саморазвитии. Мы дадим 4 важных правила, которых важно придерживается:

• Разделяйте работу и дом. Часто бывает так, что люди берут недоделанную работу на дом или остаются активными в рабочих чатах даже после окончания рабочего времени. Так делать не нужно. Если вы неэффективны на рабочем месте, пересмотрите свой рабочие задачи. Возможно, вам стоит уделить внимание профессиональному тайм-менеджменту. Или обратитесь к руководителю, чтобы снизить рабочую нагрузку. Уставший работник ― плохой работник.

• Планируйте свой отдых. Для здоровья человеку нужен свежий воздух, спорт и развлечения. Ходите в кино и походы, ездите на велосипеде и самокате. Активные и весёлые выходные дадут заряд на всю рабочую неделю.

• Не принимайте рабочие звонки, почту и сообщения в мессенджерах в нерабочее время, особенно в отпуске. Освободите свою голову от рабочих процессов и потока информации. Только так можно по-настоящему отдохнуть. 

• Не занимайтесь в свободное время только бытовыми задачами. Сидеть без дела ― это неплохо. Обязательно оставляйте себе время на чтение любимого журнала или просмотр развлекательных видео на Youtube. 

Методы тайм-менеджмента

Теперь расскажем, какие техники time-management существуют и как ими пользоваться. Мы создали для вас ТОП 10 самых популярных методов организации времени.

Матрица Эйзенхауэра

Эту технику придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Она позволяет разделить задачи на более приоритетные и менее приоритетные.

Разделите задачи на 4 категории:

1. Срочные, важные. На эти задачи нужно выделять больше всего времени. Их нужно выполнять самостоятельно и как можно быстрее.

2. Важные, несрочные. Выполнение задач этой категории даёт большой профит, но с их выполнением необязательно торопиться. Этот вид задач самый комфортный.

3. Срочные, неважные. Выполнение таких задач желательно делегировать. Они не приносят пользы и при этом занимают много времени, которое можно было потратить на задачи из первых двух категорий.

4. Неважные, несрочные. Такие задачи вообще стоит вычеркнуть из своего списка дел.

После того как вы составили рейтинг дел, которые нужно выполнить, распределите их по дням так, чтобы не перетруждаться. Сделать это вам поможет следующий метод.

1-3-5

В день нужно сделать 1 крупное задание, 3 средних и 5 мелких. Например:

• Крупное дело ― написать один большой отчёт;

• Средние дела ― купить продуктов на неделю, поменять шины на автомобиле, сделать флюорографию;

• Мелкие дела ― помыть микроволновую печь, записаться на массаж, приготовить ужин, запустить стирку, забрать онлайн-заказ.

Таким образом у вас не накапливаются мелкие дела, которые так или иначе нужно сделать и нагрузка на день распределяется равномерно.

Канбан

Канбан ― это система организации рабочего процесса. Этот метод поможет отслеживать, какие дела вы сделали, а какие дела ещё ждут вас в будущем. Метод подойдёт как для целых рабочих команд, так и для профессиональных и личных задач.

Для этой технологии можно по старинке использовать доску и стикеры или использовать программы (Trello, Kaiten, JIRA). Создайте три столбца: «Сделать»,«В работе», «Готово». Каждую задачу напишите на отдельном стикере. Как только вы начинаете делать задачу, перемещайте её в столбец «В работе» и далее в «Готово». Столбцов может быть больше или они могут иметь другие названия. Главное ― удобство и понятность.

Принцип трёх дел

Этот метод похож на принцип 1-3-5. Он заключается в том, что вы должны выбрать 3 важных дела на день и сосредоточится на них.

Такая техника подойдёт тем, кто не может постоянно переключаться на разные задачи. Она позволяет не растрачивать свои силы на мелкие дела.

Fresh or Fried

Fresh or Fried (свежий или жареный). К сожалению, наш мозг не может работать постоянно на максимуме. Утром после продолжительного отдыха он «свежий» и готов к работе. К вечеру он устаёт, становится «жареным» и работает уже не так эффективно. При планировании своих дел нужно учитывать эту особенность. 

Сложные дела и те дела, которые не хочется делать, нужно планировать на утро, пока мозг «свежий». Мелкие и лёгкие ― оставлять на вечер. Так вы будете выполнять больше дел в день и при этом меньше уставать.

Метод автофокуса

Эффективная организация времени – это не только баланс между сложными и лёгкими задачами, но и внимание к своему внутреннему распорядку дня. Прислушиваться к себе предлагает метод автофокуса. Он подойдёт представителям творческих профессий. Если в предыдущих методах мы говорили, что нужно приоритезировать задачи и на основании полученного списка планировать свой день, то это противоположная система. Здесь нужно отталкиваться от зова сердца. Напишите список дел и посмотрите, чем вы сегодня хотите заниматься. Может, вы сегодня готовы написать интересную статью или готовы посвятить день общению с клиентами и заказчиками. Когда мы делаем то, что хотим, погрузиться в дело проще. Не нужна дополнительная мотивация. Из-за этого дело выполняется быстрее. 

Этот метод не подойдёт людям, чьи задачи имеют короткие сроки и есть много внешних обязательств.

Система Тима Ферриса

Тим Феррис говорит, что для продуктивного дня не нужно много работать. Главное — уметь концентрироваться. Нет смысла сидеть над заданием несколько часов, растягивая свою деятельность. Потрудитесь с полной отдачей всего 20% рабочего времени, а остальное время потратить на другие, более простые дела. Таким образом, вы выполните не только сложную задачу, но и несколько мелких, при этом получите меньше стресса. 

Метод Pomodoro

Метод Pomodoro очень похож на систему Тима Ферриса. Когда-то молодой Франческо Чирилло готовился к экзаменам. Это непосильная задача для любого студента, особенно если за окном лето. Чтобы заставить себя готовиться, он взял таймер в виде помидора, который стоял у него на кухне, и сказал: «Я засекаю 25 минут. За это время я должен выучить один вопрос. После этого я могу отдохнуть 5 минут». Когда твоё время ограничено, то легче сконцентрироваться на деле. Также вы сможете контролировать, сколько времени вам нужно на определённый тип задачи. 

Подобный таймер можно установить на компьютер. Например, можно установить расширение Pomodoro. Всего за один клик можно включить таймер. После окончания 25 минут с помощью звукового сигнала приложение напомнит вам, что пора отдохнуть.

Метод «90 на 30»

Ещё один метод, основанный на максимальной концентрации, ― метод «90 на 30». Вы плотно работаете над задачей 90 минут и 30 минут отдыхаете. Далее цикл повторяется. Важно, что в первые 90 минут вы делаете сложную задачу, а далее переходите к средним и лёгким.

Метод «Найденное время»

Если вам неудобно досконально планировать все свои дела, вы можете запланировать только самые крупные. Отдельно напишите себе список мелких дел, на которые нужно не больше 15-20 минут. Как только вам надоест делать основные задачи, вы можете выполнить любое мелкое дело, которое входит в список. Таким образом вы одновременно отдохнёте за счёт переключения внимания и выполните другое дело, которое тоже может принести хороший результат. 

Книги о тайм-менеджменте

1. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;

2.  «Тайм-менеджмент». Автор Брайан Трейси;

3. «Делай меньше. Как избавиться от желания всё успеть». Автор — Фергус О’Коннел;

4. «Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели». Автор — Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза;

5. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове». Автор — Реджина Лидс;

6. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Автор — Глеб Архангельский.

Чак Паланик в книге «Уцелевший» писал: «То, что мы называем хаосом — это всего лишь закономерности, которые мы не сумели распознать». Даже если вам кажется, что ваш рабочий процесс невозможно организовать, попробуйте. Напишите список важных задач, оставьте время на незапланированные задачи и обязательно выделите время на отдых. Вы увидите, что никакого хаоса нет, а есть только время, которое вы использовали неэффективно.
 

как управлять временем сотрудников / Skillbox Media


Тайм-менеджмент — это эффективное управление временем. Техники тайм‑менеджмента помогают планировать, экономить ресурсы и успевать больше.


Большая подборка методов управления временем от Skillbox Media представлена здесь. А в этом материале вы найдёте список приложений, которые помогут организовать работу.


Мы спросили руководителей и собственников бизнеса, как они управляют временем сотрудников. Они рассказали о методах тайм-менеджмента, управленческих фреймворках и других работающих техниках. Их кейсы помогут вам организовать работу сотрудников у себя в проекте или в компании.


Работать нужно не от рассвета до заката, а головой.


Для меня недостаток времени говорит скорее о душевном состоянии человека, чем об объективном положении вещей. Во всех сферах нужна осознанность и организованность. Любую задачу можно спланировать с учётом рисков, чтобы иметь достаточно времени.


Для команды мы используем методику Kanban. Распределяем задачи на четыре колонки:

• список задач;
• принято в работу;
• в процессе;
• сделано.


Все задачи попадают в первую колонку. Потом отсеиваем их, чтобы брать в работу только релевантные задачи. Дальше работаем над ними, перемещая карточки по колонкам.


В зависимости от проекта и команды адаптируем столбцы — меняем названия, добавляем новые. Это позволяет не упускать задачи в нарастающем потоке, отслеживать их на каждом этапе и распределять нагрузку в команде.


Для личного тайм-менеджмента я выбрал одну из самых простых, но эффективных методик — матрицу Эйзенхауэра. Это сортировка задач на важные/неважные и срочные/несрочные. Сначала выполняю важные и срочные задачи, в последнюю очередь — неважные и несрочные


Сортировку задач делаю каждый день с утра, а иногда — и вечером. Зачем так часто? Потому что актуальность и срочность задач могут быстро меняться.


Дополняю матрицу Эйзенхауэра управлением энергией в течение дня. Чтобы управлять ей, нужно учитывать свои индивидуальные особенности и знать уровень максимальной энергии. Это полезно при планировании дня и недели.


Также важно уметь поддерживать и повышать уровень своей энергии. В этом помогает планирование полезных перерывов. В них можно проветрить помещение, заняться медитацией или сделать физминутку.


Управляйте своими проектами, иначе они будут управлять вами. Берегите себя и будьте здоровы!


Мы регулярно используем Kanban-доски, а для аврала создали регламент по тайм‑менеджменту.


Kanban-доски позволяют поддерживать нормальный ритм работы сотрудников и упрощают управление задачами внутри команды. У нас есть несколько типовых шаблонов досок:

• для управления проектами;
• для рутинной работы отдела;
• под личные задачи сотрудников и собственника;
• для стратегического планирования.


Доску стратегического планирования используем, чтобы компания не только стабильно работала, но и развивалась. А обычные Kanban-доски помогают сотрудникам распределять рабочее время.


Регламент по тайм-менеджменту помогает, когда сотрудник не справляется с нагрузкой. В регламенте есть чёткий перечень указаний: что и как сделать, чтобы выйти из аврала. Благодаря этому сотрудник не тратит время на изучение теории, когда у него и так горят дедлайны.


Например, в регламенте:

• описано состояние замешательства, которое и вызывает аврал;
• есть задание распределить задачи по матрице Эйзенхауэра;
• предписано дополнительно расставить приоритеты внутри списка важных задач.


Также в регламент включены справочные данные: список приоритетов и полномочий. Например, может ли сотрудник делегировать задачи или привлекать команду к их решению.


Смысл такого регламента — перевести решения из области эмоций, предположений и надежд в область сухого менеджмента. Менеджмент работает с фактами и данными — с их помощью сотрудники берут себя в руки и возвращаются к нормальному темпу работы.


У CLUB 500 такая специфика работы — мы часто проводим масштабные мероприятия для резидентов в России и других странах. В тайм-менеджменте используем и сочетаем две методики: Scrum и метод постановки дедлайнов.


Scrum — метод управления проектами, при котором команда чётче понимает задачи и работает слаженнее. Благодаря этому растёт качество клиентского сервиса, удовлетворённость клиентов и доверие к компании.


По методологии Scrum мы делим большие проекты на спринты длиной в месяц. Устанавливаем KPI и планируем задачи на каждую неделю месяца. Сотрудники участвуют в разных спринтах и видят, чем им предстоит заниматься сейчас, чем — через пару недель. Поэтому могут распределять рабочее время так, как нужно для выполнения задач.


Раз в неделю мы проводим общее ревью. Актуализируем задачи и расставляем приоритеты, делимся победами за прошедшую неделю. Раз в месяц снимаем KPI. Даже если проект ещё не завершён, оцениваем промежуточные показатели.


Метод постановки дедлайнов помогает нам легче отслеживать задачи и уменьшать вероятность сорвать сроки. Когда каждая деталь зафиксирована в задачах и у неё есть срок сдачи, это мотивирует и дисциплинирует сотрудников.


Мы ставим дедлайны для всех задач. Если задача есть в спринте — значит, у неё есть срок сдачи. Конечно, есть задачи не в рамках спринта, а на длинную дистанцию — сотрудники сами ставят им дедлайны, потому что привыкли к ним.


Раньше я работала менеджером в Renault Russia. По прошлому опыту могу сказать, что сотрудники тратят время впустую по нескольким причинам:

• у задач нет дедлайна;
• дедлайн есть, но не учитывает специфику процессов;
• не распределены роли в команде, непонятно, кому и что делать.


Поэтому самый простой и эффективный метод тайм-менеджмента — kick-off meeting. Он нужен при старте любого проекта, в котором участвует больше одного человека или отдела.


На kick-off meeting нужно понять, кто и зачем инициирует проект, почему в нём участвуют именно эти специалисты, как они видят свою роль и зону ответственности. По результатам обсуждения согласуют состав команды и график проекта с учётом реальных возможностей. Это на 70% повышает вероятность сделать всё качественно и в срок, даже если промежуточных встреч впоследствии не будет.


Сейчас я организую работу ателье по методу Just in Time. Это один из инструментов планирования производства и логистики из системы управления качеством кайдзен.


Суть метода — не делать ничего до момента, пока это не понадобится. Не производить продукт, пока его ещё не нужно отгружать покупателю. Это позволяет сократить транзакционные издержки.


Представим, что фабрика производит круассаны и продаёт их кафе. Круассаны производят ночью и привозят в кафе к открытию. Метод Just in Time — это сделать выпечку сразу перед погрузкой. Тогда не надо выделять место и ресурсы, чтобы хранить круассаны и поддерживать их свежими.


Я использую метод, чтобы решить важную проблему. В ателье заказы лежат, пока клиент не придёт на примерку. Сотрудники находятся в двух состояниях: работают в аврале или ждут. При сдельной оплате труда это приводит к тому, что сотрудникам нужно платить, когда заказ ещё не выполнен, а оплата от клиента не поступила.


Метод Just in Time в ателье работает так: все работы планируем «под примерку». Если клиент сможет прийти 12 марта, крой и сборка на примерку будут сделаны 11 марта или даже 12 марта утром — за четыре часа до примерки. Если клиент перенесёт визит или отменит его, мы успеем понять это и не будем выполнять работы.


Считаю лучшим методом тайм-менеджмента постановку чётких дедлайнов по каждой задаче. У наших сотрудников все задачи с дедлайнами стоят в таск‑трекере, и они сами решают, когда и чем заниматься.


Выполнение этих задач — это KPI. Если KPI высокий, неважно, прокрастинируют ли члены команды в течение рабочего дня. А если KPI низкий, от нас следуют вопросы об эффективности работы отдела.


Для постановки задач с дедлайнами используем LeaderTask — считаю это лучшим решением для адептов тайм-менеджмента. В сервисе есть проекты, древовидные задачи и теги, что даёт широчайшие возможности для планирования.


Одна из новых фишек сервиса — возможность ставить задачи друг другу при совместной работе над проектами. Когда коллеги ставят задачи мне, это неплохо дисциплинирует.


Наша компания уже больше трёх лет работает по гибкой методологии Agile. Для меня как для руководителя лучшим методом тайм-менеджмента в рамках данного подхода стали Kanban-доски. Мы используем облачный инструмент Trello. Сервис отлично синхронизируется с Jira, имеет удобный интерфейс и легко адаптируется под любые проекты.


Работа в нашей команде строится по двухнедельным спринтам. К началу каждого периода мы обозначаем задачи и отправляем их в бэклог. В Trello есть списки, у нас это этапы реализации, и карточки — задачи с точными сроками и исполнителями.


Такая система управления проектами помогает избежать хаоса и недопониманий. Не нужно держать в голове лишнюю информацию: все зоны ответственности чётко определены, каждый сотрудник знает, что он должен сделать и к какому сроку. В любое время можно зайти и посмотреть, на каком этапе выполнения находится конкретная задача.

что это, техники и основы управления временем

Управление временем — ключевой навык в организации рабочего процесса. Чтобы планировать расписание, расставлять приоритеты и справляться со всеми задачами, нужно правильно распределять время. Дедлайн близко, организм в постоянном стрессе, а работы не становится меньше — знакомая ситуация? Техники тайм-менеджмента создают понятную последовательность действий, где каждая минута приносит пользу.

Тайм-менеджмент (с англ. «управление временем») — это организация, учет и распределение ресурсов времени. Повернуть стрелки часов вспять невозможно, к сожалению. Но метод учит эффективно использовать рабочее время, чтобы выполнять задачи качественно и в короткие сроки. Такое управление освобождает пространство для жизни: любимых занятий, семьи и близких, отдыха.

Древнеримский философ Сенека еще две тысячи лет назад задумался, сколько времени уходит на полезные и бесполезные вещи. Он начал письменный учет распорядка дня, оценивая каждый период по полезности и наполненности.

Итальянский писатель эпохи Возрождения Альберти считал, что для успеха в делах нужно знать, как тратить время с пользой. Каждое утро он начинал со списка дел и расставлял задачи по степени важности — от главного к второстепенному. 

Несмотря на отдельные работы писателей, философов и ученых, вопросами тайм-менеджмента всерьез заинтересовались только в 80-х годах прошлого века. 

Тайм-менеджмент призван сделать жизнь проще с помощью упорядочивания и расстановки приоритетов. На это работают его основные задачи:

• ведение учета времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование по отрезкам: день, неделя, месяц;
• работа с мотивацией.

Существует много разновидностей управления временем: для бизнесменов, художников, домохозяек, родителей. Чтобы не запутаться в поисках подходящего, выбирайте из трех главных пластов:

• Личный тайм-менеджмент. 

Это оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы. Цель личного тайм-менеджмента — понять, что мешает человеку стать успешным в жизни, и достичь желаемого.

• Профессиональный тайм-менеджмент. 

Этот вид управления временем повысит эффективность в профессиональной деятельности. Специальные методики помогут развить нужные трудовые навыки и компетенции, чтобы больше успевать.

• Корпоративный тайм-менеджмент. 

Главная задача здесь — согласовать процессы внутри организации для большей продуктивности. Время экономят за счет оптимизации бизнес-процессов и изменения мышления сотрудников.

Тайм-менеджмент может изменить жизнь, решив одну проблему — постоянную нехватку времени. Из-за которой вытекают другие трудности: хроническая усталость, стресс, неудовлетворенность, отсутствие развития. Навык планирования полезен не только для конкретного вида деятельности. Новые привычки могут прочно закрепиться в повседневной жизни. Преимущества тайм-менеджмента заключаются в: 

• повышении продуктивности;
• умении расставлять приоритеты; 
• быстром выполнении задач; 
• привыкании к дисциплине и самоорганизованности.

В управлении временем важно знать теорию, но главное — практика. Эти пять принципов применимы ко всем техникам тайм-менеджмента. Какую бы вы ни выбрали, помните о базовых правилах:

• Планирование действий. Планы бывают как краткосрочными (день, неделя), так и долгосрочными (месяц, квартал). Для масштабных проектов используйте декомпозицию — прописывайте цели, а под них задачи и подзадачи. Важно оставлять запасное время на непредвиденные обстоятельства.
• Формулирование целей. Конкретизируйте их. Не просто «увеличить продажи за месяц», а «выделить бюджет на рекламу», «провести обучение сотрудников», «подготовить новые скрипты продаж» — каждый шаг влияет на достижение цели.
• Создание плана. Для последовательного и наглядного планирования существуют специальные инструменты. Они иллюстрируют прогресс, помогают отследить проблемные места и сбои, внести правки.
• Разделение задач по приоритетам. Выделяйте время как на неотложные планы, так и на второстепенные задачи.
• Организация отдыха. Чтобы не истощить свои ресурсы, не концентрируйтесь слишком долго на одной задаче. Не забывайте, что досуг должен быть таким же качественным, как и работа.

Техник тайм-менеджмента существует столько же, сколько и желающих им овладеть. Прежде чем выбрать подходящую для себя, займитесь планированием. 

Несколько простых инструментов и правил помогут правильно поставить цели.

Это система фильтрации целей. Каждую цель сначала проверяют на соответствие пяти пунктам и только потом разделяют на задачи:

• Specific — конкретность;
• Measurable — измеримость;
• Attainable — достижимость;
• Relevant — актуальность;
• Time-based — ограниченность во времени.

Помогает подробно иллюстрировать текущие цели. На изображении есть сроки задач, продолжительность и этапы выполнения. Диаграмма может работать как на текущий период, так и на перспективу.

В списке задачи представлены в виде коротких фраз, которые удобно вычеркивать по мере выполнения. Простой метод фиксации актуальных целей, но подходит только для краткосрочных проектов.

В пирамиде ежедневные мелкие задачи подчинены глобальной цели и опираются на жизненные ценности. Такая схема мотивирует, так как показывает связь действий с желаемым результатом:

• Фундамент — основные ценности и векторы развития.
• Глобальная цель — масштабное желание, для осуществления которого необходима долгосрочная работа.
• Генеральный план — помогает в достижении поставленной цели.
• Долгосрочный план — составляют с точными сроками выполнения (на несколько лет вперед).
• Краткосрочный план — строится на месяц или неделю.
• План на день.

Хронометраж анализирует время, отведенное под задачи. Две-три недели фиксируйте, когда начинаете и заканчиваете каждое дело. Важно записывать даже мелкие задачи, чтобы проанализировать общую продуктивность и выявить проблемы.

Британский писатель и журналист Сирил Паркинсон утверждал: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено». Это значит: если задачу реально выполнить за три дня, а дедлайн через две недели, ее все равно сдадут точно в срок. Кто-то несколько раз переделывает уже готовое, другие постоянно откладывают на потом. Поэтому важно адекватно планировать дедлайн и контролировать время работы.

Карты структурируют информацию и собирают все данные в одном месте. Визуальный план с символами и картинками подробно показывает задачи на короткие и длинные сроки. Интеллект-карту можно создать на сайте или нарисовать от руки. В центре находится идея, а от нее отходят уровни с подпунктами.

Чтобы ориентироваться в задачах, нужно расставить приоритеты. Это делается несколькими способами.

В методике все планы разделяют по степени значимости:

• «А» — срочные дела. Если их не сделать, будут серьезные проблемы.
• «B» — значимые задачи. За невыполнение серьезных последствий не будет.
• «С» — задачи, которые желательно сделать, но последствий за невыполнение нет.
• «D» — можно перепоручить другим сотрудникам.
• «E» — бесполезные дела.

Задачи решают последовательно — от уровня к уровню.

По этой методике планы делят на колонки в матричной схеме. У каждой колонки свой уровень важности:

• важное и срочное — истечение сроков или кризисная ситуация;
• важное и несрочное — задачи на будущее, без мгновенных последствий;
• неважное и срочное — повседневная работа: рассылка писем, звонки, совещания;
• неважное и несрочное — дела, на которые не стоит тратить время.

Задачи третьего сектора обычно выполняют сотрудники, а для первого и второго типа нужно участие собственника бизнеса.

Согласно этому правилу: «Каждый день нужно делать одно важное дело, три средней степени важности и пять незначительных». Так в расписании будет сразу девять дел, и меньше половины из них — важные.

Правило для тех, кому сложно выполнять по девять задач в день. Вы выбираете три самых важных дела из общего списка и концентрируетесь на них. Прием помогает не распыляться и сохранять продуктивность.

Выражается тезисом: «80% результата происходят за счет 20% усилий и наоборот». Для оптимизации времени нужно определить, какие действия относятся к эффективным 20%, и сосредоточиться на них.

Автофокус подходит творческим людям. Без каких-либо списков и расчетов, дела хаотично записывают в блокнот. Затем выбирают самые важные и срочные и выполняют их. Оставшиеся задачи переносят на завтра — и так ежедневно. Таким образом вы отсеиваете менее значимые дела и концентрируетесь на главном.

Как только составите план и определите приоритеты, выбирайте методику выполнения задач. 

Американский писатель Мерлин Манн использовал метод Zero Inbox для электронной почты — распределял входящие письма по папкам, чтобы ящик оставался пустым. Этот прием применяют и к любым делам, информации, документам. Не закрывайте список, пока не присвоите каждому пункту категорию: выполнить, отложить, делегировать, ответить или удалить. 

Согласно принципу, после пробуждения мозг находится в состоянии «fresh» — то есть, он свеж и активен. В течение дня мы постепенно устаем, мозг «поджаривается» и работоспособность снижается. Поэтому самые важные и энергозатратные вопросы нужно назначать на первую половину дня, а более простые задачи — на вторую. Список с разделами «fresh» и «fried» составляйте вечером, это займет не больше 15 минут.

Метод напоминает Zero Inbox, так как предлагает присваивать задачам одну из D: delete (удалить), delegate (делегировать), delay (отложить) или do (сделать).  

Предприниматель Тимоти Феррис проанализировал методики тайм-менеджмента и вывел свое правило: «Чтобы решать больше задач, нужно не больше работать, а лучше концентрироваться». Это основано на законах Парето и Паркинсона. Работе отводится 20% времени, а остальные 80 — отдыху и рутинным делам. Важно сохранять максимальную концентрацию в рабочее время и уделять его только значимым задачам.

Управление временем невозможно без анализа опыта. Только так можно понять, какие методы тайм-менеджмента работают эффективно, а какие не приносят результатов. Выбирайте подход с учетом сферы деятельности и личных особенностей и следите за своими ощущениями. Если понимаете, что техника доставляет дискомфорт и не работает, пробуйте следующую. Подходящий метод должен быть полностью понятным и удобным.

Чтобы управлять личным временем, нужно правильно организовывать рабочее время. Правила тайм-менеджмента помогут держать баланс между отдыхом, профессиональным развитием и саморазвитием:

• Не берите работу на дом. Не смешивайте работу и личную жизнь.
• Минимизируйте время на бытовые дела. В этом помогут методики распределения задач по категориям. Попробуйте делегировать часть домашних забот либо отложить их на потом. 
• Включайте в список дела, не связанные с работой. 
• Отдыхайте не только в выходные, но и в будние дни.
• Не занимайтесь рабочими делами в отпуске. Это время нужно для разгрузки головы.

Вокруг тайм-менеджмента сложился ряд мифов. Возможно, именно один из них стоит на пути к вашей эффективности и свободе от стресса.

Тезис формально верный, но с подменой понятий. Управлять ходом времени нельзя, его можно правильно распределять и контролировать свои действия в каждый временной отрезок. Тайм-менеджмент — это разумный подход к распределению ресурсов, а не суперспособность.

Непрерывная работа ведет к переутомлению и выгоранию. Планирование отдыха — такая же важная часть тайм-менеджмента, как и планирование рабочих дел. Главная задача техник управления временем состоит в уменьшении объема работы и повышении эффективности труда. То есть, свободного времени будет не меньше, а больше.

Стать «роботом» и полностью подчиниться расписанию — распространенный и беспочвенный страх. Задумайтесь, как часто привычки вроде скроллинга соцсетей тратят ценное время впустую. Ежедневные шаблоны поведения лишают нас права выбора. Планирование же помогает обрести контроль над ситуацией, освобождая пространство для принятия решений.

Можно выделить следующую полезную литературу:

• Д. Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». 

Автор книги консультирует бизнесменов и оптимизирует работу корпораций со своей методикой Getting Things Done. Она заключается в освобождении памяти от текущих дел. Для этого нужно составить подробный список задач и перенести его на внешний носитель. Организация рабочего процесса состоит из нескольких этапов: сбор данных, их обработка и уяснение сути проблемы, решение организационных вопросов, обзор альтернативных возможностей и начало действий. 

• Т. Пичил «Не откладывай на завтра». 

Пичил указывает на то, сколько времени человек тратит, прежде чем приступить к выполнению задач. Даже сами размышления о предстоящей работе уже отнимают ресурсы и заставляют переживать. Автор, будучи психологом, предлагает выявлять бессознательные мотивы прокрастинации. В книге он детально объясняет механизм откладывания на потом и дает практические советы.

• Б. Трейси «Тайм-менеджмент». 

Книга рассказывает об основах тайм-менеджмента. Здесь описаны техники борьбы с отвлекающими факторами, прокрастинацией. Трейси выделяет мотивацию, как важный элемент работы, и учит делегировать задачи в коллективе.

Чтобы выработать дисциплину и держать план на виду, используйте то, что всегда под рукой — смартфон. Вот самые удобные и функциональные приложения для iOS и Android: 

• Any.do. 

Создавайте задачи и прикрепляйте к ним теги, напоминания, вложения и подзадачи. В приложении есть функция расстановки приоритетов и автоматическое распределение списка покупок по категориям. Списками можно делиться — создавать совместные шопинг-листы с родными и планировать проекты с коллегами. Если не отметить выполнение задачи, приложение уничтожает виртуальное дерево в качестве мотивации. В платной версии больше возможностей: повторяющиеся задачи, индивидуальный интерфейс, напоминания с геолокацией. 

• Todoist. 

Разработчики предлагают почти те же возможности, что и в Any.do. Из преимуществ — шаблоны списков под разные цели. Так можно быстро создать план покупок или контент-план для соцсетей. Для мотивации в приложение встроен трекинг продуктивности. В премиум-версии есть напоминания и добавление задач через email.

• «Мои дела: Планировщик задач». 

Это сервис для тех, кто не хочет разбираться с кучей дополнительных функций. Создавайте задачи и списки дел без привязки ко времени. Здесь нет тегов, фильтров и вложений. Но есть планирование будущих задач в календаре и возможность поделиться списком.

Методики тайм-менеджмента помогают организовать рабочее время так, чтобы создать гармонию всех сфер жизни. Успевать все на работе, не переутомляться и находить время для увлечений несложно — нужно лишь следовать основным правилам и не отходить от списка. 

15 советов по тайм-менеджменту, которые помогут работать с умом, а не усердно Если вы не будете эффективно управлять своим временем, рано или поздно вы окажетесь в состоянии столпотворения. Время, будучи таким важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения. Только если мы научимся овладевать искусством тайм-менеджмента, наша жизнь изменится к лучшему.

Чтобы использовать каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективный тайм-менеджмент и как управлять временем.

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности усилий человека. По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работы за меньшее время.

Почему важен тайм-менеджмент?

Изучение искусства тайм-менеджмента может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеет уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:

• Лучшее управление задачами
• Повышение производительности
• Отсутствие стресса
• Лучший баланс между работой и личной жизнью

Наоборот, если вы не можете эффективно управлять своим временем, вы можете столкнуться с нежелательными последствиями, такими как:

8

Невыполнение сроков

• Плохое качество работы
• Повышенный уровень стресса
• Дисбаланс в работе
• Приводит к эмоциональному выгоранию

При эффективном управлении временем сотрудники могут легко управлять своим временем с максимальной эффективностью. Когда все идет по плану, сотрудники, как правило, более креативны, счастливы и менее склонны к эмоциональному выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время, чтобы узнать о советах и ​​методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.

Некоторые люди, кажется, имеют достаточно времени, чтобы сделать все, что хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу. Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, использует свое время более эффективно и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это разнообразные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.

Некоторые из навыков включают в себя:

• Быть организованным
• Приоритизировать то, что вам нужно сделать
• Четкая постановка целей
• Сильные коммуникативные навыки
• Эффективное планирование дня
• Практика делегирования задач
• Позитивное преодоление стресса

Как я могу улучшить свои навыки управления временем?

Теперь, когда вы знаете о важности тайм-менеджмента, вам также необходимо применять эти действенные советы, чтобы разумно управлять своим временем. Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.

15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:

1. Вставайте рано — продлите свой день

У всех нас есть 24 часа в сутках. Хотя невозможно изменить количество часов в сутках, вы определенно можете попробовать просыпаться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему телу требуется 6-8 часов сна, чтобы быть на оптимальном уровне энергии.

Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время для упражнений, медитации, расстановки приоритетов или даже для хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную производительность, и управление временем никогда не будет проблемой.

2. Ставьте цели SMART — не просто желайте, делайте

Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ постановки целей? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или чего-то не хватает. В то время как если вы правильно поставите цели, ваша продуктивность может достичь неба.

Ставьте перед собой цели, соответствующие S.M.A.R.T. — Конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени. Эти цели привнесут прочную структуру в вашу трудовую жизнь и подготовят вас к тому, что ждет вас сегодня.

3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —

Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затрачиваемого на задачи, и ведения учета каждой минуты, которую вы тратите на работу над задачами.

Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.

О функции отслеживания времени ProofHub:

ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени, которое соберет все ваши данные о времени в одном месте. Что все вы можете сделать?

• Добавление табелей учета рабочего времени

Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.

• Установка оценок времени

Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, поскольку вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкое указание, если затраченное время превышает расчетное время.

• Отслеживание времени вручную

Вы можете ввести «снято», чтобы выполнить работу, и вручную отслеживать время, затраченное на оплачиваемые или неоплачиваемые часы.

• Отслеживание времени с помощью нескольких таймеров

Запускайте и приостанавливайте таймеры, когда переключаетесь между тем, чем вы работаете, и сохраняйте их в табелях учета рабочего времени.

• С помощью табелей учета рабочего времени

Познакомьтесь с точным отслеживанием своего времени, используйте табели учета рабочего времени в свою пользу и используйте все различные подробные отчеты, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.

• Экспорт табелей учета рабочего времени

Экспорт табелей учета рабочего времени и их использование для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.

• Архивные табели

Архивные табели из временной секции для последующего использования.

• Отчеты о времени

Создавайте собственные отчеты о времени в одном инструменте отслеживания для просмотра зарегистрированных часов.

«С программным обеспечением для управления временем лучше планируйте и расставляйте приоритеты. Попробуйте ProofHub ».

4. Отведите утро для MITs — самые важные задачи

Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если у вас есть две или более лягушек, съешьте сначала самую большую.

Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Суть в том, чтобы взяться за трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.

5. Откройте для себя свою зону

Вы, должно быть, замечали, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность резко возрастает. Это происходит, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями. Одни называют это «потоком», другие — своей «зоной».

Открытие вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете и работаете наилучшим образом.

6. Блокируйте отвлекающие факторы. Уберите их из своей жизни. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов в год из-за отвлекающих факторов на рабочем месте. Все благодаря этим отвлекающим факторам, что задача, требующая 60 минут, выполняется более чем за 3 часа.

Всякий раз, когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переводите телефон в беззвучный режим и отключайте передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и повысите уровень своей эффективности на ступеньку выше.

7. Отсутствие многозадачности — качество превыше количества

Если вы гордитесь тем, что совмещаете слишком много задач одновременно, у нас для вас новость. Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Для оставшихся 98% людей многозадачность на самом деле тратит их время и снижает общую производительность.

Вместо того, чтобы делить свое внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на одной вещи и восхищаться ею. Чтобы сделать это более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к акту выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.

8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и омолодитесь

Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий тайм-менеджмента. Как? Предположим два сценария. В первом сценарии представьте члена команды, работающего над задачей 5–7 часов подряд. И другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.

Грамотное управление временем не всегда заключается в том, чтобы что-то делать. Это также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы после часа или около того могут вывести вашу продуктивность на новый уровень.

9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги

Следовать списку дел или определенному шаблону может быть скучно. Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы внутри. Вместо того, чтобы тратить это время на что-то бесполезное, используйте его для вдохновения.

Разместите на своем столе эти шаблонные цитаты о тайм-менеджменте. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто пойти на небольшую прогулку.

Нам знаком феномен прокрастинации, когда вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью. Хронические прокрастинаторы получают необыкновенный кайф, откладывая важные дела на потом, и когда становится слишком поздно, они начинают паниковать. Не позволяйте прокрастинации завладеть вашей жизнью, пусть она станет частью вашего образа жизни.

Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить работу на несколько задач. Это не только делает это выполнимым, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные временные рамки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые действуют и мгновенно добиваются целей, вы автоматически усваиваете эти привычки и становитесь более активными в работе.

10. Сон не менее 7–8 часов

Сон – это вредный фактор, который может на многое повлиять как положительно, так и отрицательно. Когда вы высыпаетесь в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствуете здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск таких заболеваний, как диабет, обструктивное апноэ во сне, ожирение и многое другое.

Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули. Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Разработайте график сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться в одно и то же время. Существует множество приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам обрести крепкий сон и будят вас более сосредоточенным человеком.

11. Делайте меньше, но эффективно

Никогда не стоит брать больше, чем вы можете осилить. Отличники и отличники во всем мире делают меньше, но лучше. Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, чтобы вы могли начать работать над чем-то, сэкономить время и быть более продуктивными.

В следующий раз, когда вам будет трудно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмитесь за одну задачу, завершите ее и начните другую, не слишком напрягая себя.

12. Используйте онлайн-календарь

Один из лучших советов по тайм-менеджменту для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь. Задолго до этого календари использовались как основной инструмент для управления временем. С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, настраивать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.

Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает управление расписанием, планирование мероприятий и отслеживание важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережать сроки.

Другие возможности календаря ProofHub:

• Добавление повторяющихся событий и задач — Если задачу необходимо выполнять на регулярной основе, вы можете настроить повторение любого события или задачи без необходимости повторного создания вручную.
• Установка автоматических напоминаний — Установка автоматических напоминаний о событиях или задачах.
• Несколько видов — Установить вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
• Создавайте личные вехи и события — Ограничьте видимость задач или событий для себя, установив их как частные.
• Скачать календарь — Скачать календари в форматах PDF, CSV или iCal.

Программное обеспечение и инструмент для отслеживания времени для лучшего управления временем | ProofHub

Программное обеспечение для учета рабочего времени, помогающее контролировать время, затраченное на каждый этап проекта, и управлять своими…

www.proofhub.com

поскольку объединение похожих задач также может сэкономить вам значительное количество времени. Мы все знаем, что разные задачи требуют разных типов мышления и организации. Вместо того, чтобы бездумно перескакивать с одной задачи на другую, было бы разумно объединить их вместе.

Например, вы можете назначить определенное время, чтобы отвечать на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать их время от времени в течение дня. Это поможет вам расставить приоритеты в работе и времени структурированным образом. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстрее выполнять их из своего списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.

14. Делегирование или аутсорсинг

Вам не нужно делать все сразу, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших особенностей делегирования и аутсорсинга заключается в том, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку. Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда полезно научиться делегировать задачи другим и позволять другим людям делить с вами часть нагрузки.

Совет: Многие занятые специалисты пользуются такими услугами, как Rev.com, чтобы расшифровывать заметки о встречах и телефонные звонки. Мало того, что полезно иметь запись звонка, это также отличный способ получить больше информации из разговоров и быстро поделиться сводками с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.

Если вам сложно делегировать работу или находить время для обучения других определенным задачам, вы всегда можете отдать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, как делегирование, так и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.

15. Следите за своим временем

Вы должны знать, как и где проходит каждый час на работе, чтобы лучше управлять временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента отслеживания времени. Люди, которым нравится отслеживать то, что они делают, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы. Они не только контролируют и отслеживают часы, в течение которых они работают, но также учитывают количество выполняемых ими действий, задач и проектов, с которыми они работают, и клиентов, на которых они работают.

ProofHub — это популярное программное обеспечение для учета рабочего времени, используемое такими компаниями, как НАСА, Taco Bell и Disney, чтобы отслеживать часы работы и оставаться в курсе дел. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, затрачиваемое на задачи, получать поминутные данные, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя данные о времени.

Совет: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Email Analytics , для отслеживания и визуализации активности и производительности электронной почты. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.

Техники тайм-менеджмента

С приведенными выше советами по тайм-менеджменту для работы пришло время для удивительных техник тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом тайм-менеджмента. Использование методов тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы выполнять множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать ее лучше. Применяя хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени на то, что вы любите. Потому что мы следуем концепции: не работай много, работай умнее, тайм-менеджмент обязателен.

«Управление временем не является второстепенной деятельностью или навыком. Это ключевой навык, от которого зависит все остальное в жизни». — Брайан Трейси

Давайте рассмотрим некоторые популярные и широко используемые методы управления временем: что 80% результатов исходят из 20% действий или усилий.

Согласно Investopedia, это означает, что:

• 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов линейки.
• 80 процентов дохода компании приходится на 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов продукции компании обеспечивают 20 процентов ее сотрудников.

Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на самых важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не будут иметь большого значения.

Например, лучше за час просмотреть 10 статей (просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие за следующий час, чем тратить два часа на подробное чтение трех статей.

Поначалу это может быть немного сложно, но вы привыкнете к этому, вы заметите рост своей производительности и сможете лучше управлять временем и усилиями.

2. Метод ABCDE

Если вам сложно управлять своим временем и тратить его эффективно, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE. Вот как можно использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем для работы и личного использования.

В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, в которых:

• A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполнить эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
• B означает менее важные задачи: Такие задачи следует выполнять, но они не повлияют так сильно, как задачи, попадающие в вышеуказанную категорию.
• C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо сделать, но для которых вообще нет никаких последствий, делаете вы это или нет.
• D означает задачи для делегирования: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуативно, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
• E означает задачи, которые вы можете исключить: E-задача — это нечто совершенно нерелевантное и может быть исключено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.

3. Система 4D

Слышали ли вы о 4 D тайм-менеджмента? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO. Давайте обсудим их вкратце:

• Удалить (Удалить): Всегда есть какие-то задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто вычеркнуты из вашего списка.
• Делегат: Если кто-то может сделать что-то хотя бы на 75% лучше вас, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете либо начать обучать его, либо даже передать задачу на аутсорсинг.
• Отсрочка: Не все нужно делать немедленно. Если есть что-то, что можно сделать позже и это не имеет серьезных последствий, отложите это.
• Делать: Если есть что-то важное и у вас есть на это время, сделайте это тут же.

4. 18 минут

18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора международной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам ориентироваться в пачке электронных писем, телефонных звонков, текстовых сообщений и бесконечных встреч, которые мешают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.

Пять минут утра: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем удалите эти дела из списка дел и запланируйте их в своем календаре (попробуйте календарь ProofHub).

Одна минута в час: Перефокусировка. Ставьте будильник каждый час, и когда он подаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.

Пять минут вечера: Выключите компьютер и вспомните, как прошел день.

В целом, 18-минутный подход дает простое представление о том, как управлять своим днем, и у вас есть время, чтобы освободить свою жизнь от отвлекающих факторов.

Заключение

Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по тайм-менеджменту может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее на то, что не добавляет ценности вашей жизни.

Каковы ваши лучшие советы по управлению своим временем? Используете ли вы какие-нибудь советы по тайм-менеджменту? Если да, расскажите нам о них в разделе комментариев.

«Подарите себе решение всех ваших рабочих проблем. Начните использовать ProofHub».

Понравился этот пост? Если да, то вам понравится и это —

1. Вы теряете деньги, не используя ПО для управления проектами
2. Как улучшить управление проектами с помощью ProofHub
3. 5 советов и инструментов для повышения производительности Сотрудники в пути

Навыки управления временем и примеры: 7 эффективных стратегий

Навыки управления временем имеют решающее значение, особенно для владельцев бизнеса. У всех нас есть одинаковое количество часов в день, но некоторые люди могут сделать больше за 24 часа, чем все остальные. Ключ, кажется, в том, чтобы контролировать это время, а не позволять ему контролировать вас.

Другими словами, разница заключается в эффективном управлении временем.

Что такое тайм-менеджмент?
Вы умеете управлять временем?
Распространенные ошибки при управлении временем
Семь навыков управления временем, которыми пользуются успешные люди

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это метод более эффективного использования вашего времени. Организуйте свои профессиональные и личные задачи в зависимости от того, насколько они срочные и важные, и сначала позаботьтесь о самых срочных и важных делах, а затем о делах, которые не являются срочными, но все же важными. Расставив приоритеты в своей рабочей нагрузке, вы можете сосредоточить свое время и энергию на том, что им нужно больше всего.

В таблице ниже показана матрица Эйзенхауэра, популярная стратегия управления временем для оценки и определения приоритетов задач. В каждом квадранте есть примеры типов действий и порядок их выполнения.

	Матрица Эйзенхауэра
	Срочно	Не срочно
Важно	1. Сделайте сначала: кризисы и проблемы, причинение вреда ребенку, встреча с вашим руководителем, устранение утечки газа, задание, которое необходимо выполнить сегодня	2. График: важные текущие проекты, наем нового сотрудника, запись на прием к стоматологу, физические упражнения, отношения
Не важно	3. Делегируйте, если можете: неважные встречи, несколько телефонных звонков, ненужные перерывы, электронная почта с низким приоритетом	4. Делайте в последнюю очередь или не делайте вообще: читайте ленту Facebook, смотрите телевизор, попусту тратите время, сортируйте нежелательную почту

Вы умеете управлять временем?

Хорошее времяпрепровождение в управлении требует сознательного планирования и обдуманного принятия решений. Это также включает в себя сохранение концентрации и выполнение приоритетных задач вместо того, чтобы отвлекаться на второстепенные дела.

Если вы хотите узнать, хорошо ли вы умеете управлять временем, начните с вопросов:

• Знаю ли я, как эффективно расставлять приоритеты для своих задач в зависимости от их важности и срочности?
• Знаю ли я, сколько времени я трачу на каждую из моих различных задач?
• Должен ли я брать работу домой, чтобы сделать ее?

Оценив свои текущие навыки, составьте план их улучшения. Это непросто, но, как и любые навыки, над которыми вы работаете, вы можете улучшить управление временем. Успешные предприниматели используют различные навыки тайм-менеджмента для повышения продуктивности и эффективности в личной и профессиональной жизни.

Примеры тайм-менеджмента

• Планирование
• Списки дел и контрольные списки
• Расстановка приоритетов
• Оценка срочных задач
• Постановка цели
• Аудит и улучшение рабочих процессов
• Фильтрация уведомлений
• Установка продуманных сроков
• Делегация
• Ведение учета
• Планирование персонала
• Документация и управление проектами
• Постановка краткосрочных и долгосрочных целей
• Управление стрессом
• Использование данных
• Автоматика
• Консолидация вашей технологии

Распространенные ловушки тайм-менеджмента

Легко сбиться с пути, когда пытаешься управлять своим временем. Чтобы стать лучше, постарайтесь избегать следующих распространенных ошибок управления временем:

• Ошибка 1: Не составлять список дел. Если вы не знаете, что нужно сделать, вы не сможете эффективно расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке.
• Ловушка 2: Многозадачность. Вопреки распространенному мнению, многозадачность на самом деле менее продуктивна, чем концентрация на одной задаче и переход к следующей. Это потому, что наш мозг не приспособлен для одновременного выполнения двух задач, требующих высокоуровневых функций мозга. Некоторые исследования показывают, что многозадачность может снизить ваш IQ, потому что ваше внимание расщепляется, и может даже повредить ваш мозг. (Ага.)
• Ошибка 3: Не знать, сколько времени требуется для выполнения задачи. Сможете ли вы написать отчет за час или это займет три дня? Если вы не знаете, сколько времени занимает задача, вы не сможете эффективно управлять своим временем или расставлять приоритеты в своих действиях.

Семь методов тайм-менеджмента для повышения продуктивности

Было доказано, что продуктивность ведет к прибыльности, а хорошие навыки тайм-менеджмента могут привести к вашей прибыли, поэтому, чтобы помочь вам работать более эффективно, мы собрали некоторые рекомендации. которые вдохновляют успешных людей.

Начинайте свой день рано

Спросите успешных людей, во сколько они встают по утрам, и вы быстро увидите тему: эти люди встают на рассвете, чтобы в полной мере использовать день.

Компания Fleximize, занимающаяся финансированием бизнеса, опросила самых известных людей современности об их утренних привычках. Вот что он нашел.

• Генеральный директор Apple Тим Кук встает в 5 утра
• Редактор Vogue Анна Винтур встает в 5:45 утра, чтобы поиграть в теннис, прежде чем отправиться в офис.
• И Опра просыпается в 6 утра, чтобы помедитировать и побегать на беговой дорожке, прежде чем отправиться в студию.

Обратите внимание на еще одну полезную тему: физические упражнения составляют большую часть жизни успешных людей.

Установите приоритеты и цели при планировании своего дня

Ежедневный рабочий план позволяет людям определять ход своего дня, а затем постепенно продвигаться к своим целям. (Некоторые крупные текущие проекты, такие как составление маркетингового плана для вашего бизнеса, попадают во второй квадрант матрицы Эйзенхауэра. Это важно, но от них лучше отказаться, а не делать их сейчас.)

Успешные бизнесмены учитывают этот совет по тайм-менеджменту. осознавая, что каждый день есть как срочные, так и важные дела. Они подходят к этому дню, зная, как сбалансировать эти два аспекта и отложить более мелкие задачи на потом.

Роб Роусон, генеральный директор TimeManagement.com, первым делом с утра работает над наиболее важными задачами, прежде чем его отвлекают электронные письма и другие тривиальные задачи. Разбивка целей на части упрощает продвижение к их достижению.

Некоторые карьерные коучи предлагают разделить ваше время на «фокусные» дни и «буферные» дни. Первый предназначен для таких масштабных вещей, как развитие бизнеса и управление персоналом. Буферные дни, с другой стороны, предназначены для рутинных дел, таких как оформление документов и бухгалтерский учет.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Очень распространено мнение, что многозадачность — это наиболее эффективное использование времени. Но оказывается, что решение нескольких задач одновременно может привести к потере большего количества времени. Нейробиолог Эрл Миллер говорит, что по большей части мы просто не можем сосредоточиться более чем на одной вещи одновременно.

«Люди не могут хорошо работать в режиме многозадачности, и когда люди говорят, что могут, они обманывают себя», — говорит он.

Истинная эффективность означает сосредоточение внимания на одном деле за раз и его завершение, прежде чем переходить к следующему заданию.

Научитесь делегировать полномочия

У вас может быть много шляп, но вы не можете быть везде и всегда. Найдите время, чтобы проверить и нанять лучших сотрудников, чтобы вы могли доверять своей команде. Тогда вместо того, чтобы пытаться сделать все это самостоятельно, вы можете отказаться от некоторого контроля и поручить задачи тем, кто работает на вас.

Начните работу с Square Team Management

Расширьте возможности своей команды и защитите свой бизнес.

Начало работы

Применение правила 80/20

Согласно принципу Парето (т. е. правилу 80/20), 20 процентов действий приводят к 80 процентам результатов. А на остальные 80 процентов приходится только 20 процентов результатов. В переводе это означает, что успешные люди знают, что главные приоритеты (или 20 процентов лучших) приведут к самым важным результатам. Они делегируют все остальное.

Через некоторое время карандаш для отвлечений и перерывов

Если вы планируете каждый день до секунды, у вас никогда не будет времени на неожиданные задачи. Старайтесь оставлять хотя бы один час каждый день для незапланированных дел. Кроме того, неплохо запланировать часы работы офиса или выделить время для коллег и совместной работы. Если вы переусердствуете, вы почти всегда будете отставать.

Не говорите чаще и овладейте искусством коротких встреч

Генеральный директор NewBrand Analytics Кристин Мюлнер считает, что отказ — это один из ключей к тому, чтобы не перенапрягаться в профессиональном и личном плане.

Это идет рука об руку с согласием на слишком большое количество совещаний, в которых виноваты многие компании. Успешные люди понимают, какие встречи являются критически важными для посещения, а затем либо говорят «нет» другим, либо проводят их в очень короткие сроки.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента (7 простых способов)

Любой человек выиграет от улучшения своих навыков тайм-менеджмента — это определенно лучше, чем работа в условиях стресса в любое время. В конце концов, если вы не управляете своим временем, возможности, эффективность и баланс между работой и личной жизнью могут ускользнуть из ваших рук!

Тем не менее, о тайм-менеджменте легче сказать, чем сделать. Как и в случае с большинством мягких навыков, для достижения успеха требуется много практики.

Тем не менее, есть способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, и в этой статье мы научим вас именно им!

Начнем.

>>> Протестируйте нашу бета-версию и попробуйте наши курсы бесплатно! <<<

7 лучших советов по улучшению навыков тайм-менеджмента

#1. Определите свои приоритеты 

В вашей повседневной деятельности одни задачи важнее других. Например, у задачи может быть более короткий срок, чем у остальных, или дело может заключаться в том, что вам нужно закончить задачу А, прежде чем вы сможете эффективно выполнить задачу Б.

То же самое можно сказать о достижении ваших долгосрочных целей, будь то это продвижение по службе или инвестирование большего количества времени в хобби.

Определение ваших приоритетов — это первый шаг к эффективному управлению временем. Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником или руководителем высокого уровня, у вас должно быть четкое представление о ваших главных приоритетах. В конце концов, как вы можете приступить к достижению своих целей, пока не определите их четко?

Одним из эффективных методов определения приоритетности повседневных задач является матрица Эйзенхауэра, которая позволяет классифицировать и отделять наиболее важные задачи от тех, которые можно делегировать или полностью исключить.

Метод назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, получившего широкое признание за свою эффективность и дисциплину.

Вот как может выглядеть ваше методическое планирование с использованием матрицы Эйзенхауэра:

#2. Избегайте многозадачности

Хотя многие люди хвалят свою способность работать в режиме многозадачности, есть столько же причин полагать, что это может на самом деле помешать вам улучшить свои навыки тайм-менеджмента.

Исследование, проведенное в 2011 году Калифорнийским университетом, например, показало, что многозадачность может негативно повлиять на вашу рабочую память и способность сосредоточиться на важных задачах. Это, конечно, не очень хорошо для тайм-менеджмента.

Что еще более важно, многозадачность может быть просто переоценена. Что делает это правдой, так это тот факт, что на самом деле вы никогда не работаете в многозадачном режиме. Различные задачи, с которыми вы сталкиваетесь, могут быть выполнены в некоторой степени, но ни одна из них не будет в меру ваших способностей.

Если вы хотите улучшить свои навыки тайм-менеджмента, очень важно научиться уделять все свое внимание поставленной задаче. Ваша продуктивность может улучшиться только в том случае, если вы научитесь постоянно концентрироваться и прилагать усилия.

№3. Избегайте отвлекающих факторов 

Наша повседневная жизнь, безусловно, быстротечна и полна отвлекающих факторов, и чаще всего это мешает улучшить навыки тайм-менеджмента. Например, если вы работаете из дома, вам может быть трудно сосредоточиться на работе из-за большего количества отвлекающих факторов, чем в офисе, и, прежде чем вы это осознаете, вы потеряете часы своего времени.

Отличные способы не отвлекаться включают в себя откладывание телефона в сторону или отключение уведомлений, наличие офисного помещения, даже если вы работаете из дома, и просьбу членов семьи или коллег не беспокоить вас не связанными с работой делами.

№4. Научитесь говорить «нет»

Многие люди берут на себя столько же обязанностей, чтобы либо произвести хорошее впечатление и продемонстрировать свою преданность работе, либо потому, что они просто не могут сказать «нет». Тем не менее, огромное количество задач может сказаться на вашей эффективности работы и мышлении.

Установка лимита рабочей нагрузки, которую вы готовы взять на себя, поможет вам управлять своим временем и сосредоточиться на наиболее важных задачах. В свою очередь, вы сможете сосредоточиться и быть более продуктивным в самых насущных задачах.

Начните с определения идеального для вас объема работы, а затем будьте уверены и уверены в том, что откажетесь от любой предлагаемой нагрузки, которая выходит за рамки этого. Если вам некомфортно из-за того, что вы не можете помочь, просто объясните тому, кто спрашивал, что у вас нет времени для выполнения качественной работы, которую они ожидают, или что у вас есть другие, более важные сроки, которые нужно уложиться.

#5. Используйте приложения для управления временем

Очень легко устать от бесконечных ежедневных напоминаний о запланированных задачах и встречах, а постоянные попытки наверстать упущенное могут сказаться на вашем рабочем процессе.

К счастью, технологии прошли долгий путь, чтобы помочь нам в этом отношении.

Используя приложения для управления временем, вы можете легко организовать все в одном пространстве и отслеживать свое время для различных задач.

Приложения для управления временем, такие как Rescuetime, могут значительно повысить вашу эффективность. Приложение позволяет вам использовать режим сеанса фокусировки всякий раз, когда вам действительно нужно сосредоточиться, предотвращая основные отвлекающие факторы и отслеживая, насколько эффективно вы работаете.

Точно так же приложения для отслеживания времени, такие как Toggl Track, могут показать вам, сколько времени вы на самом деле тратите на ту или иную задачу.

 #6. Организация дня И без надлежащей ежедневной организации улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может превратиться в сложную задачу.

Однако, если вы организуете свой день, расставите задачи по приоритетам и будете измерять свой прогресс, вы будете точно знать, на каком этапе вы находитесь, работая над достижением более крупных целей.

Теперь есть несколько эффективных способов организовать свой день и получить немедленные результаты. Например, с точки зрения работы вы можете начать составлять ежедневные списки дел, принимая во внимание любые прерывания, которые могут возникнуть, или посвящая меньше времени повторяющимся задачам.

#7. Делайте перерывы

Хотя у вас может возникнуть соблазн выполнить большой объем работы перед перерывом, эта стратегия может серьезно повредить вашему психическому здоровью.

Во-первых, пропуск частых коротких перерывов может привести к быстрому выгоранию и сильному стрессу. Одно исследование показало, что сотрудники даже склонны жертвовать своими обеденными перерывами, предпочитая вместо этого работать. Это, в свою очередь, плохо сказалось на их психическом здоровье.

Отходя от работы на несколько минут каждые пару часов, вы сможете добиться большего с большим комфортом и удовольствием, повысив общую эффективность.

3 Преимущества улучшения навыков тайм-менеджмента

Меры по совершенствованию навыков тайм-менеджмента имеют множество преимуществ. Эффективное управление временем может помочь вам не только эффективно работать, но и значительно снизить стресс и улучшить баланс между работой и личной жизнью.

Вот 3 основных преимущества, которые дает улучшение навыков тайм-менеджмента:

№1. Снижение тревожности 

Недавнее исследование показало, что плохое управление временем не только вредит продуктивности, но и вашему благополучию.

Если подумать, время — ваш самый ценный актив. Мы все это понимаем, поэтому очень важно эффективно управлять своим временем и оставлять достаточно места для досуга, хобби и личной жизни. В противном случае вы рискуете нанести вред своему психическому здоровью и подвергнуть себя большему стрессу, чем вы можете вынести.

Поскольку всем нам нужно достаточно времени для досуга, пересмотрите все элементы своей повседневной жизни и разработайте стратегию, которая принесет вам максимальную пользу в кратчайшие сроки.

Совершенствуя свои навыки тайм-менеджмента, у вас будет появляться все больше и больше свободного времени, которое вы можете потратить по своему усмотрению.

#2. Улучшенный баланс между работой и личной жизнью

Слишком много работы и слишком много отдыха могут повредить вашему общему благополучию. Вот почему достижение баланса, который может помочь вам получить максимальную отдачу от каждого из них, не переусердствуя, является одним из самых больших преимуществ улучшения ваших навыков управления временем.

По словам организационного психолога доктора Дейдре Андерсон, важным аспектом заботы о своем благополучии является уделение времени всем различным аспектам вашей жизни.

Грамотное управление временем — один из самых эффективных способов найти идеальную гармонию между личной жизнью и работой.

№3. Достижение целей

Если вы привыкли откладывать дела на потом, вероятно, вам трудно организовать свой день, и вы постоянно откладываете сроки и цели. Это не только поглощает все ваше время, но и может помешать вам осуществить свои мечты.

По словам исследователя Пирса Стил, 95% людей хоть немного откладывают дела на потом. Хотя знание того, что вы не одиноки, может быть утешительным, также грустно осознавать, как сильно прокрастинация может сдерживать вас.

Начните с следующих простых стратегий по преодолению привычки прокрастинации:

• Практикуйте самопрощение: Для начала не корите себя слишком сильно. Самопрощение может помочь вам почувствовать себя лучше. На самом деле, это снижает вероятность прокрастинации в будущем.
• Вознаградите себя: Если вам удастся выполнить свои задания вовремя, побалуйте себя вкусной едой в ресторане или чем-то подобным.
• Выключить телефон: Это может показаться излишним, но если вы копнете глубже и посмотрите на исследование мобильных телефонов Чикагского университета, которое показывает, что даже простое присутствие беспроводного устройства сильно влияет на наши когнитивные способности, вы, возможно, захотите пересмотреть свое мнение.

Поэтому вполне естественно, что улучшение ваших навыков тайм-менеджмента может помочь вам перестать прокрастинировать и сделать вас на шаг ближе к вашим целям.

Хотите улучшить не только свои навыки тайм-менеджмента? Общение так же важно, поэтому ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать, как сделать так, чтобы ваши коммуникативные навыки выделяются.

2 типа навыков тайм-менеджмента

Развитие прочных навыков тайм-менеджмента необходимо для контроля своего времени в течение дня и обеспечения его максимально эффективного использования.

Чтобы практиковать эффективное управление временем, вам следует работать над основными и дополнительными навыками:

• Повседневная организация, расстановка приоритетов задач и планирование наперед — это основных навыков управления временем необходим для разумного использования вашего времени. Вы должны быть в состоянии назначать уровни важности для различных задач, разрабатывать четкие планы их выполнения и придерживаться строгого графика, который вы установили для себя.
• Казалось бы, не связанные между собой части вашей жизни, такие как регулярные физические упражнения, здоровое питание и достаточный сон, напрямую влияют на вашу общую эффективность и, следовательно, на вашу способность управлять своим временем. Их можно назвать вторичными навыками тайм-менеджмента .

Итак, прежде чем погрузиться в следующую задачу с максимальной концентрацией и без телефона, выделите 20 минут, чтобы прокатиться по своему прекрасному району!

Основные выводы

Теперь, когда мы рассмотрели все советы и рекомендации по эффективному управлению своим временем, давайте кратко подведем итоги:

• Эффективное управление временем поможет вам организовать свою повседневную деятельность в соответствии с вашими приоритетами. Итак, прежде чем вы начнете работать над улучшением своих навыков тайм-менеджмента, найдите время, чтобы определить свои ключевые и второстепенные приоритеты.
• Когда вы четко определите, что для вас наиболее важно, вы можете приступить к поиску предпочтительного метода организации своего времени. Одним из эффективных методов, который вы могли бы использовать, является матрица Эйзенхауэра.
• Существует множество программ для управления временем, которые помогут вам в организации задач и отслеживании общей производительности. Два очень полезных инструмента — Rescuetime и Toggle Track.
• Чтобы наилучшим образом использовать свое время, вам следует сосредоточиться как на основных, так и на второстепенных навыках, которые мы обсуждали (включая общее состояние здоровья и уровень стресса).
• Когда вы освоите эффективное управление временем, вы получите больше времени для себя, уменьшите стресс, улучшите баланс между работой и личной жизнью и получите больше выносливости, чтобы приступить к осуществлению своей мечты!

12 лучших навыков тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с жизнью

Вы когда-нибудь ловили себя на фразе: «В сутках просто не хватает часов»? Время от времени все так себя чувствуют, будь вы работающим родителем, занятым предпринимателем, студентом или любым другим человеком в нашем быстро меняющемся мире. А теперь подумайте об этом так: у всех одинаковое количество часов в сутках. Так что же отличает Уоррена Баффета и Шерил Сандберг от всех нас? Ответ — навыки тайм-менеджмента.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент — это ваша способность эффективно использовать свое время, быть продуктивным и выполнять не только повседневные задачи, но и более важные жизненные цели. Это означает знание разницы между занятостью и продуктивностью: когда вы заняты, ваш разум занят списком дел, перескакивая с одной задачи на другую, не сосредотачиваясь ни на чем. Когда вы продуктивны, у вас есть план выполнения всего, что вам нужно сделать, и вы можете сфокусироваться на своих целях.

Управление в режиме реального времени выходит за рамки составления ежедневника или написания бесконечного списка дел, который только кажется, что он становится длиннее, а не короче. Навыки тайм-менеджмента включают в себя способность ставить цели, фокусироваться, организовывать, расставлять приоритеты, общаться и делегировать полномочия. Навыки тайм-менеджмента на мероприятиях особенно важны, что может подтвердить Тони Роббинс. Вы хотите быть эффективными, продуктивными и создавать счастливых клиентов или гостей.

Первый шаг на пути к совершенствованию навыков тайм-менеджмента — осознание того, что это умственная игра, в которой может освоить каждый. В конечном счете, ответ на вопрос «Что такое навыки тайм-менеджмента?» зависит не от внешних инструментов, а от вашего внутреннего состояния.

Разблокируйте мощные навыки тайм-менеджмента

Откройте для себя метод быстрого планирования

12 лучших навыков тайм-менеджмента

Чтобы максимально использовать свое время и достичь жизни, о которой вы мечтаете, вы должны создать ментальный сдвиг в том, как вы думаете о Тайм-менеджмент. Время не является ресурсом, который находится вне вашего контроля. Вы можете использовать эти 12 навыков тайм-менеджмента, чтобы использовать эти часы в полной мере.

Навык тайм-менеджмента №1: Цель

Если вы хотите построить успешную карьеру, найти больше увлечений в своей жизни или уделить время своему здоровью и благополучию, все примеры навыков тайм-менеджмента начинаются с одной основы: найти свою цель. Использование своих часов для достижения результатов, которые вы цените больше всего, поможет не только принести вам успех, но и поддержит чувство удовлетворения, которое приходит от достижения ваших целей.

Хотя такого понятия, как баланс между работой и личной жизнью, не существует, поиск своей цели также может помочь вам найти реальное решение: интеграцию работы и личной жизни. Найдите свою миссию и включите ее в свою жизнь, чтобы ваша работа не ощущалась как работа — она оживляла вас. Это именно то, что вы получите с хорошими навыками тайм-менеджмента.

Навык тайм-менеджмента №2: Вера

Навыки тайм-менеджмента касаются не только времени, но и всего вашего мышления. Вы должны изменить свою точку зрения, отпустить убеждения, которые сдерживают вас, и посвятить себя жизни, которой вы хотите. Это начинается с изменения вашей истории. Если вы всегда думали, что «в сутках просто не хватает часов», вы поверите, что никогда не сможете достичь всего, чего хотите. Если вы всегда чувствовали себя неорганизованным и рассеянным, вы поверите, что вы безнадежный случай.

Существует множество других ограничивающих убеждений, которые могут сдерживать вас, но все они имеют один и тот же результат — вы терпите поражение, даже не начав. Но когда вы создадите воодушевляющую историю, основанную на вашей способности научиться улучшать навыки тайм-менеджмента, вы откроете чувство уверенности, которое приходит только от глубокой веры в себя.

Навык тайм-менеджмента №3: ​​Фокусировка

«Куда направляется внимание, туда течет энергия», — говорит Тони. Первый шаг — понять, чего вы действительно хотите, а затем согласовать свои конечные цели с действиями, которые вам нужно предпринять сегодня. Если задачи, которые вам нужно выполнить, не соответствуют тому, что действительно важно для вас — вашим основным ценностям, — тогда у вас никогда не будет времени на их выполнение. Это методология, лежащая в основе Метода быстрого планирования Тони: сосредоточившись на результате, вы развиваете организацию, необходимую для достижения ваших целей.

 

Часто мы позволяем себе терять фокус и прерываться в качестве костыля, когда испытываем неприятные эмоции, такие как скука, разочарование или отсутствие интереса. Это выученные, вызывающие привыкание реакции, и мы можем начать преодолевать их и менять свое поведение, применяя эффективные навыки тайм-менеджмента вместо того, чтобы отступать, когда задача становится сложной.

Навык тайм-менеджмента № 4. Разделение на части

Улучшение навыков тайм-менеджмента начинается с сосредоточения внимания на том, чего вы действительно хотите — будь то укрепление ваших отношений, ускорение карьеры, открытие собственного бизнеса или здоровый образ жизни. Оттуда создавайте более мелкие цели, которые ведут к желаемому конечному результату. Тони говорит: «Большая часть твоего стресса связана с тем, что ты думаешь о слишком многих вещах одновременно».

 

Если перед вами стоит огромное количество задач, связанных с каким-то результатом, помните, что вы можете создавать лучшие списки дел, разбивая все связанные задачи на более мелкие группы, чтобы ими было легче управлять и решать. Таким образом, вы сможете лучше визуализировать и определить шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели.

Тони объясняет силу фрагментации и то, как она помогает сосредоточить ваше внимание на том, что действительно важно.

Навык тайм-менеджмента №5: расстановка приоритетов

Откуда вы знаете, куда направить свою энергию, чтобы увидеть желаемые результаты? Как узнать, работаете ли вы над своими основными ценностями? Проведите аудит основных ценностей: отслеживайте свою деятельность в течение двух недель, отмечая, с какими основными ценностями связаны ваши действия, и внимательно проверяйте себя, оценивая, как приблизиться к своим целям.

Записав прогресс за несколько недель, объективно взгляните на то, как вы проводили время. Исключите любую деятельность, которая не связана с вашими основными ценностями и целями. Замените эти действия, такие как слишком частое посещение социальных сетей, чем-то, что служит вашему окончательному плану, например, приготовлением здоровой пищи или регулярными физическими упражнениями. После нескольких недель практики вы обнаружите, что не пропускаете отнимающие много времени задачи, которые вы исключили.

Навык тайм-менеджмента №6: постановка целей

Лучшие цели — это SMART-цели: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и привязанные к временным рамкам. Четко определите результат, которого вы планируете достичь, и обозначьте время, необходимое для достижения цели. Вместо того, чтобы говорить себе, что вы хотите похудеть в этом году, поставьте перед собой четкую цель: один фунт в неделю или пять фунтов в месяц. Не забывайте быть реалистом. Если вы говорите себе, что собираетесь перейти от менеджера среднего звена к генеральному директору в вашей компании, то это невероятная цель, но вы понимаете, что это может занять больше шести месяцев.

Теперь создайте масштабный план действий. Спросите себя: какие действия приносят наибольшую пользу? Как только у вас появится направление для движения, вы лучше поймете, какие действия заслуживают вашего внимания, а какие нет. Конкретизируя свои результаты и имея четкое представление о том, что они из себя представляют и почему вы их хотите, вы можете сфокусироваться на лазерном наведении, необходимом для их достижения. Не только это, вы почувствуете большее чувство удовлетворения, когда достигнете своих целей.

Навык тайм-менеджмента №7: Уверенность

У вас, наверное, было время, когда вы неохотно говорили «да» чему-то, а потом сожалели об этом. В конце концов, вы либо скрепя сердце выполняли задание, хотя у вас не было времени, либо вылетали из колеи. Говоря «нет» в первую очередь, вы экономите время, чтобы сосредоточиться на том, что важно для вас . Вы также можете практиковать настойчивость, устраняя отвлекающие факторы. Блокируйте веб-сайты, если вам нужно. Поместите уведомление «Нет на месте» или «Не беспокоить» в своих учетных записях. Ваше время ваше , так что контролируйте свое рабочее пространство и время, чтобы успевать больше.

Хотя мы часто склонны думать иначе, напористость — это не то же самое, что быть агрессивным или не заботиться о других. Это самый здоровый из стилей общения, потому что он позволяет вам слушать и уважать мнение других, а также ставить себя на первое место. Научиться быть более настойчивым — один из лучших примеров навыков тайм-менеджмента.

Навык тайм-менеджмента №8: Пауза

Если вам трудно сказать «нет», один из лучших способов улучшить навыки тайм-менеджмента — немедленно перестать отвечать. Подумайте об этом: слишком часто люди просят нас что-то сделать, и мы сразу соглашаемся. Затем у нас есть обязательство, которого мы придерживаемся. Вместо того, чтобы отвечать сразу и давать ответ, о котором вы потом пожалеете, отойдите от электронного письма или скажите человеку, что вам нужно подумать об этом.

 

Не делать фиксацию мгновенно в течение одного месяца. Вместо этого найдите время и убедитесь, что вы посвящаете себя только тем задачам или действиям, которые поддерживают ваши основные ценности и цели. Если что-то, что кто-то просит вас сделать, не соответствует этим ценностям и целям, будьте смелыми и вежливо откажитесь. В конце месяца оцените: сколько времени вы сэкономили? Насколько больше вы чувствуете себя удовлетворенным тем, что вы сделали?

Навык тайм-менеджмента №9: Ответственность

Чего стоят навыки тайм-менеджмента, если вы не считаете себя ответственным? Ничего такого. Вот один из лучших примеров навыков тайм-менеджмента — в области жизни, которую вы, возможно, не ожидаете. Предположим, вы хотите укрепить отношения со своим партнером и решили использовать час своего дня, чтобы уделить этому человеку внимание, которого он заслуживает. Но пока вы сидите там, ваш телефон вибрирует в вашем кармане. Что вы делаете?

Вместо того, чтобы проверять телефон, оставайтесь приверженными намеченному результату — более здоровым и страстным отношениям с любимым человеком — и уделяйте своему партнеру внимание, которого он заслуживает. Сосредоточившись на своей конечной цели и позволив телефонному разговору подождать час или больше, вы достигнете результата, который больше всего соответствует вашим основным ценностям, и принесет вам больше удовлетворения, чем проверка телефона.

Навык тайм-менеджмента №10: Правило 20 минут

Вы знаете, когда вы «в зоне»? Вы неудержимы. Что, если бы вы могли попасть в зону, когда захотите? 20-минутный блок приращений — один из самых мощных навыков тайм-менеджмента, потому что он позволяет вам делать именно это.

Приготовься; дайте себе знать, что вы собираетесь сосредоточиться на чем-то важном. Подготовьтесь к выполнению задания и поставьте будильник на 20 минут. Пока не зазвенит будильник, отдайте этой задаче все, что у вас есть, ни на что не отвлекаясь. Когда сработает будильник, решите, собираетесь ли вы отложить задачу или закончить ее. Сделайте небольшой перерыв, затем вернитесь к этой задаче. Повторяйте процесс, пока задача не будет выполнена.

Работа над своими задачами в течение этих 20-минутных отрезков поможет вам войти в зону по мере необходимости, вместо того, чтобы надеяться попасть в нее случайно. Со временем вы сможете погрузиться в это мышление самостоятельно, без помощи таймера.

Навык тайм-менеджмента №11: делегирование полномочий

Хотите быть лучшей и наиболее эффективной версией себя? Аутсорсинг задач — это важнейший навык, которым должен овладеть каждый успешный предприниматель и генеральный директор из списка Fortune 500, и вы тоже. Когда вы можете делегировать задачи, делайте это.

Подумайте об этом так: если вы слишком сосредоточены на выполнении гигантского списка второстепенных задач каждый день, вы не сможете сосредоточиться на более важных целях и основных ценностях. Также стоит помнить, что, делегируя полномочия, когда это возможно, вы помогаете себе расти, потому что вы даете себе пространство для самостоятельного выполнения самых новых и сложных задач и можете делегировать кому-то другому выполнение более мелких повседневных задач в вашем списке дел.

Навык тайм-менеджмента №12: забота о себе

Если это кажется нелогичным — это не так. Самые успешные люди в мире знают о важности заботы о себе. Уоррен Баффет играет в бридж и играет на укулеле в свободное время. Опра Уинфри медитирует. Саймон Коуэлл лазает по деревьям и смотрит мультфильмы! Дело в том, что иногда лучшее, что вы можете сделать, — это дать своему мозгу отдохнуть от текущей задачи.

Отправляетесь ли вы в отпуск на Гавайи или прогуливаетесь в обеденное время по своему офисному зданию, перерыв дает вашему мозгу возможность перезагрузиться. Это повышает творческий потенциал и концентрацию и приводит к лучшему решению проблем. Если вам интересно, как улучшить тайм-менеджмент, и вы чувствуете, что сделали все возможное, отойдите на минуту или две. Вы вернетесь с новой концентрацией и энергией.

Наши графики загружены как никогда, и неудивительно, что тревога стремительно растет. Когда вы постоянно в пути, ваш мозг остается в состоянии повышенной готовности и стресса, что в конечном итоге может изменить его химию. Навыки тайм-менеджмента позволяют перевести дыхание, снизить уровень стресса и дать себе передышку.

Навыки эффективного тайм-менеджмента лежат в основе более счастливой и полноценной жизни, потому что вы сможете сосредоточиться и добиться результатов, которые движет вашей страстью. Представьте себе это сильное чувство умиротворения, которое приходит с удовлетворением от того, чего вы достигли; это чувство находится в ваших руках, пока вы берете на себя обязательство восстанавливать свое время и работать для достижения своей цели. Имея правильную структуру управления временем и отличные навыки управления временем, вам больше не нужно представлять себе это состояние — вы можете достичь его и жить в нем.

Тайм-менеджмент саботирует вашу жизнь?

Возьмите под контроль и составьте план управления своей жизнью, а не только своим временем. Тренер по результатам может помочь.

Узнать больше

Хотите добиться реальных результатов СЕЙЧАС? Заполните форму ниже, чтобы запланировать БЕСПЛАТНУЮ 30-минутную сессию с тренером по стратегии результатов Тони Роббинса.

Вводя свою информацию на веб-сайте Tony Robbins, вы соглашаетесь с тем, что мы можем собирать и использовать вашу личную информацию в маркетинговых и других целях, как указано в нашей Политике конфиденциальности, с которой мы рекомендуем вам ознакомиться.

Этот веб-сайт использует файлы cookie для персонализации вашего опыта и целевой рекламы. Продолжая использовать наш веб-сайт, вы принимаете условия нашей обновленной политики

Как управлять временем

В сутках всего 1440 минут. Независимо от того, что занимает эти минуты, у каждого есть только определенное количество времени, чтобы сделать что-то. Управление временем заключается не в том, чтобы найти или создать больше времени в течение дня. Речь идет о выполнении самых важных задач в максимально эффективное время, чтобы вы могли тратить больше времени на то, что вам нравится.

• ГЛАВА 1 — Проблема управления временем
• Глава 2 — Методы преобразования работы
• Глава 3 — Построение продуктивной рабочей среды
• Глава 4 — технология зажигания
• Глава 4 — Леверь. Глава 5. Четыре вида поведения, приводящего к пустой трате времени, которые вам необходимо прекратить
• Глава 6. Дополнительные советы и ресурсы по управлению временем

---

Как стать более продуктивным: проблема тайм-менеджмента

Когда дело доходит до проблем с управлением временем, большинство из них впадают в одну из двух одинаково ошибочных цепочек мыслей: «У меня так много дел, но у меня так мало времени, чтобы это сделать» или «У меня так много времени». время, я могу сделать это позже». Независимо от того, какая из этих ловушек относится к вам, вы сталкиваетесь с одной и той же основной проблемой: идеей, что время может измениться. Первая глава посвящена полезным теориям управления временем и тому, как стать более продуктивным; эти теории обеспечат прочную основу, на которой можно будет строить последующие главы.

Проблемы, связанные с плохими навыками управления временем, не могут быть решены с помощью простых советов. Проблема для большинства людей состоит в том, чтобы выработать четкое понимание того, что такое время и как его использовать. То, что вы думаете о времени, будет определять ваше понимание того, как его использовать, и, в свою очередь, как вы в конечном итоге тратите время каждый день.

К счастью, некоторые современные теории помогут вам лучше понять время и способы эффективного управления им. Три теории о времени и тайм-менеджменте выделяются среди всех остальных, помогая людям развивать более сильные навыки и более эффективно расставлять приоритеты. Здесь рассматриваются три теории: теория банки с рассолом, принцип Парето и закон Паркинсона. Эти теории побуждают думать о времени, которое вы тратите по-другому, а не как об общем ресурсе, который ведет обратный отсчет.

Найти школы

Рекламный контент

---

Теория рассолов — цена небольших задач, требующих времени

Теория рассолов показывает, как относительно неважные задачи или обязательства могут легко отнять у человека большую часть времени. Заполнение дня небольшими тривиальными задачами, которые не являются важными, не позволяет использовать это время для выполнения более крупных или более важных задач и проектов.

Теория использует банку с маринадом и ее содержимое для представления тайм-менеджмента. Внутренняя часть банки с маринадом представляет собой время человека, а все различные задачи и обязательства, которые занимают это время, представлены камнями, галькой, песком и водой, помещенными в банку.

• Камни — это важные вещи, которые требуют немедленного и значительного внимания и приносят огромную пользу, когда они выполнены.
• Камешки приносят пользу, но они не так важны, как задачи, выполняемые более крупными камнями.
• Песчинки означают небольшие, трудоемкие задачи, которые относительно легко выполнить, но не имеют большого значения, заполняя оставшееся пространство. Такие вещи, как текстовые сообщения, постоянная проверка электронной почты и пустая болтовня, отнимают время, но приносят мало пользы.
• Последний компонент, вода, заполняет то немногое, что осталось, и представляет задачи и праздные моменты, которые заполняют все оставшееся пространство.

Ключом к использованию теории рассолов является понимание того, какие задачи являются «камнями», приносят большую пользу и требуют немедленного внимания. Как только вы узнаете, какие задачи являются «камнями», вы можете обратить свое внимание на «песок», очистив его, чтобы освободить место для большего количества камней. Можно использовать различные методы, чтобы уменьшить количество песчинок в банке.

В этом ресурсе обсуждается метод, известный как пакетная обработка. Пакетная обработка — это способ объединить множество небольших задач в один блок времени, например, просматривать входящие сообщения электронной почты только один или два раза в день вместо четырех раз в час, что позволяет сократить время, затрачиваемое на «песок». Однако такие методы, как пакетирование, основаны на понимании теории банки для рассола. Умение определять, какие задачи являются ненужным «песком», позволит сосредоточить внимание на «камнях» и «камушках».

---

Принцип Парето: Правило 80/20. Сосредоточьтесь на задачах, приносящих наибольшую пользу

Правило 80/20 похоже на теорию банки с рассолом в том, что оно предполагает, что люди могут работать эффективнее, концентрируясь на важных вещах, из которых они извлекают наибольшую пользу. Действия, приносящие наибольшую пользу, представленные камнями в банке с маринадом, составляют 20% действий, которые должны занимать 80% вашего времени по правилу 80/20.

Экономист Вильфредо Парето заметил, что 80 процентов богатства его родной Италии принадлежит 20 процентам населения. Вы можете заключить, что теория распределения богатства в отдельной стране не имеет ничего общего с тайм-менеджментом. Тем не менее соотношение между 80 % и 20 % сохраняется и в некоторых других областях, включая тайм-менеджмент.

Правило 80/20 в его более широкой форме гласит, что небольшое количество причин ответственно за большой процент следствия, в соотношении примерно 20:80. В тайм-менеджменте вы часто обнаружите, что 20 % ваших задач приносят 80 % результатов или что 20 % задач поглощают 80 % доступного времени. Найдя идеальные 20% задач, на которые нужно потратить 80% энергии, вы сможете избежать траты времени и усилий.

---

Закон Паркинсона. Сократите время, отведенное на выполнение каждой задачи

Закон Паркинсона прост и понятен: время, необходимое для выполнения конкретной задачи, увеличивается пропорционально количеству времени, отведенного на ее выполнение. Если вы дадите себе меньше времени, чтобы сделать что-то, это приведет к более быстрому завершению. Медленно сокращайте время, отведенное на выполнение любой задачи, и, в конце концов, вы найдете золотую середину, в которой она будет выполнена, не чувствуя спешки. Как и другие теории, эта меняет подход к использованию вашего времени, показывая, что меньшее количество времени может привести к более качественной и эффективной работе.

Сирил Норткот Паркинсон был британским писателем, который однажды воочию наблюдал это явление. Выделение двух часов на выполнение задачи, которую можно выполнить менее чем за час, в любом случае приведет к тому, что эти два часа будут потрачены, но лишний час будет потрачен на планирование, беспокойство и мучения. Люди почти всегда заполняют все отведенное время, но они заполняют его изменениями, если у них слишком много лишнего.

Хотите проверить теорию? Попробуйте каждое утро уделять в два раза меньше времени рутинной задаче, например проверке электронной почты. При необходимости установите таймер. Скорее всего, вы обнаружите, что имеете дело с каждым элементом в папке «Входящие» вашей учетной записи электронной почты немного быстрее. По истечении времени посмотрите, сколько вы сделали за отведенное время. Велики шансы, что вы превзойдете свои ожидания.

Прежде чем заходить слишком далеко, поздравляя себя с хорошо выполненной работой, попробуйте еще раз сократить время на следующий день. По мере того, как вы продолжаете выделять себе меньше времени, вы, вероятно, начнете отдавать приоритет только тем электронным письмам, которые действительно важны, просматривая строки темы и выбрасывая спам, рекламу или другие бессмысленные сообщения. Ваше внимание будет сосредоточено на самых важных электронных письмах, на которые нужно ответить немедленно.

Это упражнение помогает людям избавиться от ненужного беспокойства, планирования и легкомыслия, находя задачи, которые действительно необходимо выполнить. Закон Паркинсона должен помочь вам помнить о необходимом времени для завершения любой задачи или проекта. Постарайтесь позволить себе немного меньше времени, чем, по вашему мнению, вам нужно; велики шансы, что вам понадобится только то время, которое вы выделили.

Продуктивные методы, которые изменят вашу работу

Поиск в Google даст более 42 миллионов результатов по советам по тайм-менеджменту, так что просто найти систему или полезный инструмент несложно. Прежде чем загружать новейшую программу или приложение, которое обещает превратить ваш компьютер, смартфон или планшет в инструмент мгновенного управления временем, посмотрите, как вы работаете, и принимайте решения по управлению временем. Подумайте, какие изменения действительно необходимо внести, чтобы стать более продуктивным.

В конечном счете, ваша цель — принимать более эффективные решения о том, как вы используете свое время. Преобразование вашей работы требует от вас обязательств, но самое большое влияние, которое вы окажете, будет связано не с выбранной вами системой, а с несколькими простыми шагами, которые вы предпримете, не задействуя никакую систему. Эти методы представляют собой 20 % ваших корректировок, которые принесут вам 80 % результатов, которые вы хотите сделать более продуктивными.

---

Очистите голову — избавьтесь от надоедливых напоминаний

Очистите голову, чтобы структурировать все задачи, которые вам нужно выполнить, и сделать все остальное намного проще. Первым шагом в процессе очистки головы является создание «почтового ящика», позволяющего вам собирать и сортировать все, что крутится у вас в голове. Сортировка задач не требует выполнения задачи; скорее, вы начинаете с того, что помещаете элементы, запертые в вашей душе, в папку «Входящие», чтобы очистить свой разум. После того, как вы избавитесь от беспорядка, ваш разум станет ясным, когда вы начнете выполнять важные задачи.

У большинства людей в голове одновременно крутится множество задач, и у них нет чувства приоритета или серьезности. Эти задачи варьируются от мытья автомобиля до отправки многомиллионных контрактов, чтобы вывести вашу компанию на новый уровень. Если у вас нет системы, которая, как вы доверяете, напомнит вам, когда что-то нужно сделать, ваш разум, по сути, создаст ее сам, напоминая вам о важности различных задач от момента к моменту.

К сожалению, система, которую создает ваш разум, совершенно произвольна. Эти напоминания не всегда приходят в нужное время, что приводит к усилению стресса и ощущению беспомощности. Ваш разум может услужливо напомнить вам о необходимости помыть машину, как в приведенном выше примере, пока вы сидите за рабочим столом и делаете важные телефонные звонки по поводу этих контрактов. Конечно, автомойка в этот момент невозможна, и мысли о автомойке больше не моют машину. Наоборот, эти мысли отвлекают ваше внимание от телефонного звонка, оставляя вас без важных подробностей или постоянно прося разъяснений.

Очистить голову от «вещей», как писатель Дэвид Аллен называет все, что требует вашего внимания, — это первый шаг в эффективном методе тайм-менеджмента под названием «Как привести дела в порядок». По словам Аллена, вещи, занимающие место в вашей голове, подобны данным, которые накапливаются в оперативной памяти вашего компьютера. В итоге оперативка не справляется и начинает тормозить; ваш разум, без системы организации «вещей», будет делать то же самое.

Избавление от беспорядка начинается с создания почтового ящика, в который вы можете его переместить. Папка «Входящие» может быть расширяемой папкой, записной книжкой с вкладными листами, программой на вашем компьютере или приложением на вашем смартфоне или планшете. Любой формат, который вы выберете для своего почтового ящика, будет работать до тех пор, пока вы будете его использовать и который, как вы уверены, будет напоминать вам о задачах, которые необходимо выполнить, когда их нужно выполнить. Вашему разуму больше не нужно держать автомойку в «активной памяти», поскольку вы уверены, что вам напомнят о чем-то важном, когда вы в следующий раз откроете блокнот.

Помните, что почтовый ящик предназначен для того, чтобы избавиться от беспорядка в вашей голове. Это должно быть место, которое, как вы знаете, вы будете использовать ежедневно, чтобы изменить способ эффективного хранения задач.

---

Пакетная обработка папки «Входящие» — систематическая обработка и организация папки «Входящие»

Ключом к подходу Дэвида Аллена GTD к управлению временем и продуктивности на работе является перенос мыслей в безопасное место. Безопасное место — это не что иное, как место в организованной системе, в котором вы можете быть уверены, что вам напомнят, когда задача или обязательство потребуют вашего внимания.

Обработка элементов, которые вы помещаете в папку «Входящие», начинается с определения элемента как требующего действия. Если элемент требует действия, вы можете сделать с ним три вещи:

• Правило двух минут: Если выполнение занимает менее двух минут, то это нужно сделать сразу, пока вы обрабатываете входящие. . Выполнение этих небольших, быстрых задач убирает их с дороги и не дает им мешать более важным вещам.
• Делегировать действие: Некоторые задачи можно делегировать другим людям для выполнения. Делегированные действия попадают в список, состоящий из элементов, ожидающих своего завершения. Например, если вы делегировали написание отчета другому сотруднику, которому нужна дополнительная информация для его заполнения, этот пункт попадает в ваш список ожидания.
• Отложить действие: Задачи, которые не могут быть выполнены в течение двух минут, попадают в ваш календарь или файл тиклера, пока вы заканчиваете очистку почтового ящика. Это позволяет надежно их отслеживать. Если это тот элемент, к которому вы вскоре доберетесь, он может быть включен в список действий.

Очистка почтового ящика через регулярные промежутки времени означает, что задачи и обязательства хранятся в системе, которая будет их отслеживать и предупреждать вас, когда они потребуют внимания. Освободившись от того, что завладело вашим разумом, вы можете расслабиться и сосредоточиться на текущих задачах.

---

Небольшой размер — разбивайте проекты на части, чтобы улучшить завершение

Часто встречающаяся проблема, которая может затруднить управление временем для студентов и бизнес-профессионалов, — это большой проект. Предположим, что ваш профессор только что дал классу задание написать 15-страничный отчет о пяти сражениях Гражданской войны в США. Мысли о том, чтобы написать 15 страниц о чем угодно, может быть достаточно, чтобы убедить вас отложить отчет в пользу обновления вашей страницы в Facebook, но давайте подробнее рассмотрим задание.

Проекты следует разбивать на более мелкие, управляемые части. Вместо того, чтобы думать о задаче, требующей от вас написать 15 страниц, разбейте ее на пять отчетов по три страницы по каждому из пяти сражений. Настройте график для завершения каждого раздела отчета, и вскоре у вас будет 15 страниц для отправки вашему профессору.

Проблема с большинством задач заключается в том, что они пугают и подталкивают людей к более мелким, менее пугающим задачам. Те отвлекающие, но легко выполняемые задачи обычно менее важны, чем задачи, которых избегают. Разделение большой задачи на более мелкие части повышает вероятность ее выполнения. Один из наиболее эффективных методов тайм-менеджмента — разбить задачу на сегменты, которые можно выполнить примерно за то же время, что и отвлечение.

Когда речь идет о задачах, размер является относительным, поэтому этот подход применим к задачам любого размера. Вы можете отказаться от задачи, которая займет 15 минут, в пользу задачи, которую вы можете выполнить за две минуты, но 15-минутная задача может быть заманчивым отвлечением, если у вас есть проект, который, как вы знаете, займет не менее пару часов.

---

Обзор и планирование

Выделение времени каждый день для обзора того, что вы уже сделали и что еще предстоит сделать, является одним из самых важных навыков тайм-менеджмента, которые вы можете внедрить в свою повседневную жизнь. Время обзора позволяет вам подумать о том, насколько хорошо ваша система управления временем работает на вас. Затем вы можете разработать и внедрить изменения, чтобы система работала лучше для вас.

Развитие навыков тайм-менеджмента начинается с анализа задач, требующих вашего внимания, и планирования наиболее эффективного способа их выполнения. Большой проект, который вы разбили на более мелкие, более управляемые части, необходимо рассмотреть, чтобы определить наилучший способ выполнения каждого сегмента проекта для достижения более крупной цели — завершения всего проекта.

При рассмотрении наилучшего порядка выполнения каждого сегмента каждая выполненная задача плавно переходит в следующую для подготовки к каждому этапу. Это также поможет вам не начинать один этап проекта, обнаружив, что его завершение зависит от завершения другого этапа, начало которого запланировано на более позднее время.

Еженедельное отслеживание задач

Размещение всех сегментов проекта в еженедельном листе отслеживания или еженедельном календаре позволяет вам отслеживать ход выполнения вашего проекта. Ежемесячное планирование, вероятно, лучше работает для проектов или задач, которые включают несколько шагов, выполняемых в течение более семи дней. Ежемесячное планирование дает вам общую картину, но еженедельное планирование дает вам больший контроль над сегментами времени, отведенными для каждой части проекта.

Благодаря еженедельному планированию вы усвоите важный урок стратегии тайм-менеджмента: дела не всегда идут так, как они были запланированы. Если вы обнаружите, что время, которое вы выделили для данной задачи, намного меньше, чем количество времени, действительно необходимое для ее выполнения, вы можете скорректировать время, отведенное на аналогичные задачи в будущем. Одной из причин такого несоответствия во времени является естественная склонность большинства людей переоценивать количество доступного им будущего времени и недооценивать количество времени, необходимое для выполнения данной задачи.

Ежедневный обзор

Одним из многих советов по тайм-менеджменту является рекомендация, чтобы вы стали ежедневно просматривать свой план тайм-менеджмента. Ежедневный пересмотр вашего плана позволяет вам вносить исправления до того, как мелкие проблемы станут серьезными проблемами, и поможет вам работать более продуктивно.

Каждое утро начинайте с обзора задач из вашего еженедельного или ежемесячного расписания, которые вы хотите выполнить в течение дня. Разбивайте каждую задачу на 15-минутные сегменты, отводя самые важные задачи для завершения в начале дня, когда вы наиболее бдительны. В течение дня делайте перерыв каждый час, чтобы уделить минуту обзору того, что вы сделали к этому моменту дня. Если вы не считаете, что были продуктивны, пересмотрите баланс дневного графика и при необходимости внесите коррективы, чтобы повысить свою продуктивность.

Прежде чем закончить день, найдите несколько минут, чтобы просмотреть все, что вы сделали за день. Определите, какие корректировки в вашем недельном плане позволят вам быть такими же или даже более продуктивными завтра.

Создание продуктивной рабочей среды

Вы можете следовать всем советам по управлению временем, упомянутым до этого момента в этом руководстве, и все равно не ощутить повышения производительности, если ваша рабочая среда сдерживает вас. Загроможденное рабочее место, шумные коллеги или некачественные стулья могут повлиять на вашу продуктивность.

Исследования показали, что отвлекающие факторы, вызванные телефонными звонками, друзьями или коллегами, останавливающимися поговорить, или даже звонком мобильного телефона, предупреждающим вас о звонке, отвлекают достаточно, чтобы повлиять на вашу способность выполнять задачи. Отвлеченные студенты были настолько затронуты тестами, которые они проходили в рамках одного исследования, что упали с проходной оценки до неудовлетворительной.

Люди, которых прервали, не сразу возобновляют выполнение задачи, над которой они работали. Вместо этого большинство прерываний приводят к тому, что задачи добавляются в список дел, поэтому время уходит на само прерывание и последующие задачи. Разработка набора инструментов тайм-менеджмента должна включать в себя способы избежать некоторых распространенных источников отвлекающих факторов.

---

Оптимизация рабочего места

Беспорядок — враг продуктивности. Время, потраченное на просмотр стопки бумаг и других предметов на вашем рабочем столе в поисках ручки для записи телефонного номера, не может быть возмещено. Очистите свое рабочее место, пометив четыре поля как «корзина», «регистрация», «возврат» и «сохранить». Предметы, которые вам больше не нужны, не используются или не нужны, отправляются в корзину для выбрасывания или переработки. Бумаги, попавшие в папку для документов, должны быть сложены там, где им и место. Ящик для возврата предназначен для предметов, которые вы получили от кого-то или где-то еще и никогда не возвращали. Сейчас самое время их вернуть. Это оставит вам только то, что необходимо для вашей работы.

На рабочем месте нет беспорядка, меньше отвлекающих факторов. Это также упрощает доступ к элементам, необходимым для работы.

Эффекты эргономики и эстетики

Мало кто связывает мебель, цвет стен или освещение на рабочем месте с вопросом «Что такое тайм-менеджмент?» Однако исследования показали, что на вашу продуктивность может влиять среда, в которой вы работаете.

Искусственный свет, например, от люминесцентных ламп, связан с нарушением ночного сна рабочих. Рабочие, подвергавшиеся естественному освещению, оказались более отдохнувшими и более продуктивными. Аналогичные результаты относительно производительности были обнаружены у рабочих, подвергавшихся воздействию определенных цветов. Офисы, окрашенные в желтый цвет, оказались более производительными, чем офисы, окрашенные в нейтральные серые тона.

Некоторые простые настройки, которые вы можете легко сделать в своем рабочем пространстве, могут существенно повлиять на вашу производительность. Например, слишком высокий или слишком низкий письменный стул может вызвать ненужную нагрузку на шею, спину или запястья, если вы работаете за компьютером. Компьютерный монитор, установленный слишком близко к вам, может вызвать зрительное напряжение и сократить количество времени, которое вы тратите на работу.

Если вам неудобно сидеть на рабочем месте, попробуйте подложить под ноги пару книг, чтобы они были немного приподняты. Это вызовет небольшое изменение вашей позы, чтобы уменьшить боль в спине и шее и усталость.

---

Перебивания – как помешать людям разговаривать с вами

Люди в вашей жизни могут отвлекать, особенно если ваше рабочее место поощряет регулярные визиты. Удержать их в страхе может быть сложно, но есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы осторожно дать им понять, что вы заняты.

Наушники — Прослушивание музыки через наушники или вкладыши может служить двум целям: музыка помогает некоторым людям сосредоточиться на своей работе, а коллеги, родственники или друзья, как правило, избегают разговора с кем-то, с кем они думают увлечен прослушиванием музыки. Если музыка вас отвлекает, в любом случае наденьте наушники. Даже без музыки хорошая пара наушников может заглушить хотя бы часть окружающего шума и не даст людям задерживаться на вашем рабочем месте.

Отключение уведомлений — уведомления отвлекают, даже если вы не останавливаетесь, чтобы проверить электронную почту, текстовые сообщения, Twitter или мгновенные сообщения. Переключение мобильного телефона на вибрацию не избавит вас от вибрирующего телефона, дребезжащего на вашем столе. Если в вашем телефоне есть функция «Не беспокоить», которая позволяет телефону оставаться включенным, но отключает звуки или уведомления о вибрации до тех пор, пока вы не отключите эту функцию, рассмотрите возможность ее использования. Сообщения по-прежнему будут там, когда ваша задача будет выполнена.

Общение с друзьями и коллегами . Если вам приходится работать рядом с другими людьми, перерывы неизбежны, но есть способы свести их к минимуму. Когда кто-то подходит к вашему столу или рабочему месту, чтобы поговорить с вами, встаньте со стула и оставайтесь стоять, чтобы другой человек не садился. Сказать человеку, что вы в процессе работы над задачей, которую необходимо выполнить, не будет грубостью, если сделать это вежливо, особенно если вас сопровождает заверение, что вы свяжетесь с человеком, как только закончите.

Технологии и тайм-менеджмент

Горячие споры о том, позволяют ли технологии пользователям экономить время или тратить его впустую, и по мере появления новых технологий, споры всегда возвращаются. Не так давно люди ждали днями или неделями письменного ответа на письмо, пришедшего по почте. Сегодня люди расстраиваются, если им приходится ждать больше пары минут, чтобы ответить на текстовое сообщение или электронное письмо.

Новые технологии часто добавляют новые задачи или обязательства в вашу и без того насыщенную повседневную жизнь. Вы можете сделать технологии частью своих стратегий тайм-менеджмента и использовать их для дальнейшего развития своих навыков продуктивности. Вот несколько примеров приложений или программ, которые вы и ваша команда можете использовать для управления задачами:

• https://www.producteev.com/ – Управление задачами для команд: это приложение для смартфонов предоставляет простой способ обмена информацией и управления задачами, связанными с несколькими проектами.
• https://www.getflow.com/ — Групповые задачи: пользователи этого приложения могут управлять проектами и отслеживать, делегировать, обсуждать и сохранять связанные с ними задачи со смартфона, планшета или компьютера.
• http://www.any.do/ Простой в использовании мобильный менеджер для ваших списков дел, который синхронизируется между устройствами и платформами через облачное хранилище.
• http://www.rememberthemilk.com Броское название для приложения, которое позволяет вам брать с собой списки дел на ваших любимых мобильных устройствах. Вы можете управлять своими списками, получать напоминания о сроках и выполнять поиск в списках.
• https://www.wunderlist.com Это простое в использовании приложение для создания списков дел для вашего смартфона или планшета позволяет создавать, управлять, обмениваться и синхронизировать списки на разных платформах.
• https://www.gmail.com/mail/help/tasks/ Создавайте и отслеживайте списки задач из Google Mail и Календаря Google со своего компьютера или мобильного устройства. Добавьте что-нибудь в свой список дел с помощью сочетания клавиш в Google Mail и отслеживайте это с помощью Календаря Google.

Многие другие приложения, такие как Evernote и TickTock, также могут помочь вам управлять своими задачами и проектами. Однако независимо от того, какое приложение вы используете, оно должно согласовываться с вашими общими стратегиями для лучшего управления временем. Сложные приложения или программы для управления задачами могут иметь множество ценных функций, но если вам неудобно работать с ними, рассмотрите возможность использования одной из множества других доступных программ. Помните, что цель диспетчера задач — помочь сделать вашу жизнь менее сложной, поэтому найдите что-то, что упростит вашу жизнь, а не усложнит ее.

---

Сокращение перерывов

Отвлекающие факторы и помехи, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня, могут остаться незамеченными, и вы задаетесь вопросом, куда ушло ваше время к концу дня. Может быть еще хуже, если вы отвечаете за команду, так как вам нужно будет отслеживать продуктивность членов команды и свою собственную. К счастью, эти программы и приложения позволят вам отслеживать использование времени, улучшая вашу способность управлять своими ресурсами.

• http://www. timedoctor.com: это приложение отслеживает сайты и приложения, которые вы используете и посещаете каждый день. Его также можно использовать для отслеживания того, как другие члены команды используют свое время в течение дня. Его функция онлайн-отчетов и отчетов по электронной почте предоставляет менеджерам информацию, которую они могут использовать, чтобы помочь членам команды более эффективно использовать время, проведенное за компьютером.
• https://www.rescuetime.com: эта программа работает в фоновом режиме на вашем компьютере или мобильном устройстве и отслеживает время, которое вы проводите на веб-сайтах и ​​в приложениях в течение дня. Он предлагает вам подробный отчет о том, как вы тратите свое время, чтобы вы могли изменить свои рабочие привычки, чтобы использовать свое время более эффективно.
• https://www.toggl.com: Это приложение делает много, но оно простое в использовании. Вы можете создать задачу, разбить ее на сегменты, отслеживать свое время и многое другое с компьютера или мобильного устройства с удобным облачным хранилищем.
• http://pomodorotechnique.com: приложение, которое разбивает ваши рабочие сессии на 25-минутные сегменты со встроенными перерывами. Функция таймера предупреждает вас, когда пора сделать перерыв. Функция планирования дает вам место для записи задач в список дел.
• http://visitsteve.com/made/selfcontrol/: SelfControl, предлагаемый через VisitSteve.com, веб-сайт дизайнера Стива Ламберта, позволяет пользователям блокировать электронную почту, Facebook или Twitter, не мешая доступу к другим веб-сайтам. Отличный способ избежать соблазна проверить свой статус в Facebook во время выполнения важной задачи.
• http://www.getconcentrating.com: эта программа для Mac стоит 29 долларов, но цена дает вам инструмент, с помощью которого вы можете создавать действия и автоматически запускать приложения, необходимые для их выполнения, в заранее установленное время. . Он также позволяет вам устанавливать веб-сайты, которые вы хотите заблокировать во время работы.
• http://iamfutureproof. com/tools/awareness/: Эта программа мягко напомнит вам о том, как долго вы работали за компьютером, звуком тибетской поющей чаши. Это тонкий намек на то, что пришло время перерыва.
• http://technet.microsoft.com/en-us/magazine/dd492018.aspx: отключите надоедливые предупреждения системы безопасности, которые могут отвлекать при попытке сосредоточиться на задаче. Technet объясняет, как настроить Windows для устранения предупреждений и системных сообщений.
• http://anti-social.cc: Название говорит само за себя. Это приложение позволяет находить и блокировать отвлекающие веб-сайты, которые могут помешать вам сосредоточиться на выполнении задач. В отличие от других приложений, выполняющих ту же функцию, Anti-Social работает по времени, которое не позволяет вам отключить его в запрограммированный период работы. Запрещая вам доступ к веб-сайтам, программа заставляет вас сосредоточиться на задачах, которые необходимо выполнить.
• http://www.cnet.com/news/how-to-turn-off-notification-center-in-os-x-mavericks/: этот онлайн-журнал предлагает пользователям iOS советы по управлению безопасностью и системой. уведомления на вашем устройстве Apple. Избегая даже кратковременного перерыва в концентрации, который создают эти предупреждения, вы можете повысить свою продуктивность.

Трата времени, которую необходимо прекратить

Многозадачность — Вы, вероятно, знаете кого-то, кто хвастается своей способностью выполнять несколько задач одновременно. Вы даже можете быть одним из тех людей. Исследователи пришли к выводу, что то, что вы воспринимаете как многозадачность, на самом деле является переключением задач. Вместо того, чтобы делать два дела одновременно, ваш мозг фактически переключается между задачами, но делает это в таком быстром темпе, что вы не осознаете, что это происходит.

По правде говоря, многозадачность мешает вам управлять временем. Вы работаете более эффективно и тратите меньше времени на задачи, если сосредотачиваетесь на одной задаче за раз, а не распределяете свое внимание.

Работа без перерывов – Что такое тайм-менеджмент? Ответ может заключаться в том, чтобы заставлять себя делать перерывы в работе над своими задачами. Если это звучит странно, есть доказательства, подтверждающие теорию о том, что безостановочная работа над выполнением задания снижает вашу концентрацию и увеличивает утомляемость. Перерывы позволяют вам отвлечься от рабочего места и текущей задачи, чтобы пополнить свою когнитивную энергию.

Перерывы должны быть частью вашего списка дел при планировании дня. Не ждите, пока почувствуете себя измотанным. Перерыв, встроенный в ваше расписание, облегчает восстановление внимания и концентрации, потому что вы не начинаете перерыв с исчерпанными запасами энергии.

Однако не используйте перерывы в качестве предлога для ухода от работы. Слишком много перерывов так же плохо, если не хуже, чем полное отсутствие перерывов.

Неспособность остановиться и подумать . Выполнение задач и поручений — это не только выполнение. Планирование, подготовка и обдумывание являются важными составляющими выполнения всего, что входит в ваш список дел. Собираясь с мыслями перед началом работы и периодически останавливаясь, чтобы сделать глубокий вдох и реорганизовать эти мысли, вы улучшите качество работы и повысите производительность.

Требование к совершенству – Управление временем не означает небрежность или создание готового продукта, который, как вы знаете, имеет недостатки. Речь идет о выполнении задачи эффективно и в соответствии с установленными для нее стандартами и целями. Человек, стремящийся к совершенству, теряет время. Перфекционисты никогда не доходят до точки, когда они могут отойти от задачи, объявив ее выполненной.

Возможно, вам также будет интересно почитать.0020

Рейтинги дипломов в области бухгалтерского учета в Интернете

Рейтинги дипломов в области финансов в Интернете

Дополнительные ресурсы по лучшему управлению временем

Существует множество книг и онлайн-ресурсов, которые помогут вам управлять временем. Ни в одном ресурсе нет ответов на все вопросы, связанные с управлением временем, поэтому не торопитесь, чтобы найти ресурсы и методы, которые лучше всего подходят для вас.

Книги по тайм-менеджменту

1. Доведение дел до конца: искусство продуктивности без стресса: в которой автор и тренер Дэвид Аллен предлагает метод тайм-менеджмента, который начинается с того, что вы очищаете свой разум от беспорядка, мешающего вам достичь результатов. задачи и обязательства
2. Тайм-менеджмент изнутри наружу: надежная система для контроля над своим расписанием и своей жизнью», в которой автор Джули Морганштерн ведет читателей через разработку метода тайм-менеджмента, адаптированного к их собственным уровням комфорта
3. Привычка «сейчас»: Стратегическая программа преодоления прокрастинации и получения удовольствия от игры без чувства вины» написана психологом Нилом Фиори, который предлагает советы, как избежать прокрастинации и перфекционизма, чтобы стать более продуктивным и эффективным
4. «Фокус: манифест простоты в эпоху отвлечений» Лео Бабауты рассказывает о том, как недостаток внимания мешает нам что-то делать. Он подробно описывает методы, которые научат вас больше сосредотачиваться на важных вещах.
5. Принцип 80/20: секрет достижения большего с меньшими затратами: пересматривает правило Парето 80/20, но автор Ричард Кох применяет его к принципам тайм-менеджмента. Кох объясняет, что только 20 процентов того, что вы делаете, на самом деле имеют большое значение. Книга демонстрирует, как сосредоточение внимания на 20 процентах может привести к повышению производительности.

Интернет-ресурсы

1. http://www.princeton.edu/mcgraw/library/for-students/efficient-time-management/
2. http://lifehacker.com/tag/how-i-work
3. http://www.43folders.com/
4. http://fourhourworkweek.com/category/protecting-personal-time/
5. http://www.entrepreneur.com/topic/time-management
6. http: //www.kent.ac.uk/careers/sk/time.htm

Источники:
http://www.princeton.edu/mcgraw/library/for-students/efficient-time-management/
http://blogs.hbr.org/2011/01/the-best-way-to-use-the-last-f/
http://blogs.hbr.org/2009/07/an-18minute- план управления/
http://www.lifehack.org/articles/productivity/review-your-goals-weekly.html
http://lifehacker.com/5641578/top-10-ways-to-organize -и оптимизировать-ваше-рабочее пространство
http://99u.com/articles/17437/the-perfect-workspace-according-to-science
http://www. forbes.com/sites/drewhendricks/2013/11 /05/5-небольшие-изменения-на-рабочем-пространстве, которые-повысят-вашу-продуктивность/
http://blogs.hbr.org/2012/09/workers-put-those-headphones-on/
http://lifehacker.com/5895509/train-your-brain-for-monk-like-focus
http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=1&
http://www.yast.com/time_management/science-task- управление временем прерывания/
http://lifehacker.com/5869367/how-do-i-stop-my-coworkers-from-distracting-me-while-im-trying-to-work
http://www .krausepm.com/resources/documents/00023210.PDF
http://www.psychologytoday.com/blog/creativity-without-borders/201405/the-myth-multitasking
http://www.nytimes.com/2012/06/17/jobs/take-breaks-regularly-to-stay-on-schedule-workstation.html?_r=1

Поиск бизнес-школ по штатам

10 Причины важности тайм-менеджмента

Время каждого ценно, независимо от того, оценивают его в долларах или нет. Плохие навыки тайм-менеджмента могут вызвать:

недосыпание

несчастье

осложнения со здоровьем  и  стресс .

Одной мысли о том, что у вас слишком мало времени для завершения работы, достаточно, чтобы большинство людей почувствовали стресс!

Несмотря на то, что существует множество способов улучшить управление временем — например, составить расписание, расставить приоритеты, настроить режим сна и загрузить приложения для повышения производительности, — если вы не до конца понимаете, почему управление временем важно, у вас может не быть мотивации для изменений .

Вот почему вам нужно смотреть на картину в целом. Почему тайм-менеджмент так важен? Вот десять главных причин.

Причина №1. Это повышает вашу самодисциплину.

Посмотрим правде в глаза: если у вас есть хорошие навыки тайм-менеджмента, велика вероятность, что вы очень дисциплинированы. Вы относитесь к тому типу людей, которые останавливают прокрастинацию как на дрожжах и устремляются вперед к достижению своих целей. Эта самодисциплина улучшает и другие сферы вашей жизни, от карьеры до отношений. Другими словами, чем лучше вы разберетесь в тайм-менеджменте, тем лучше будет ваша самодисциплина. Это сделает вас более успешным в достижении целей во всех сферах вашей жизни.

Причина №2. Это повышает качество вашей работы

Наличие хороших навыков тайм-менеджмента не означает, что вы будете работать всю ночь, чтобы уложиться в срок. Это означает, что вы эффективно управляете своим временем и распределяете свою работу, сохраняя при этом свой обычный режим сна. Согласно исследованиям, почти половина американцев регулярно недосыпают или недосыпают и сообщают, что это мешает их повседневной жизни. Вам нужен хороший ночной сон, если вы хотите выполнять качественную работу; хорошие навыки тайм-менеджмента помогут вам получить необходимый отдых.

Причина №3. Необходимо расслабиться

Между работой, семейными обязанностями и выполнением поручений большинству из нас не хватает времени, чтобы расслабиться. Если вы хотите иметь достаточно времени, чтобы расслабиться, расслабиться и подготовиться к следующему дню, необходимы хорошие навыки тайм-менеджмента. Вы должны знать, как организовать свое рабочее время и время перерыва, чтобы восстановиться умственно и физически после долгого рабочего дня.

Причина №4. Это снижает стресс

Подумайте немного о прошедшем дне:

• Вам кажется, что вы всегда заняты, но мало успеваете?
• Есть ли что-то, что не дает вам спать по ночам от беспокойства?
• Вы не можете закончить свою работу?

Если вы ответили «да» на один или несколько из этих вопросов, вы, вероятно, испытываете стресс. Когда вы не чувствуете, что контролируете свое время и всегда лихорадочно работаете, чтобы уложиться в сроки, весьма вероятно, что страдает ваше здоровье. Навыки тайм-менеджмента могут помочь уменьшить или даже устранить стресс. Хорошие навыки тайм-менеджмента сделают вас более продуктивными, помогут уложиться в сроки и снизят уровень стресса.

Причина №5. Это открывает новые возможности

Одна из скрытых опасностей плохого управления временем заключается в том, что оно убивает ваши шансы расширить свой кругозор и попробовать что-то новое. Если вы идете по жизни, бросаясь от одной задачи к другой, у вас никогда не будет возможности исследовать разные возможности. Если у вас будет больше свободного времени, вы сможете стать волонтером в местной благотворительной организации или помочь нуждающимся. Трудно оценить эти типы задач в денежном эквиваленте, но они по своей природе приносят удовлетворение и обогащают.

Причина №6. Это помогает вашим личным отношениям

Хорошие навыки управления временем необходимы для создания крепких и продуктивных отношений. Чем больше свободного времени вы будете проводить с друзьями и семьей, тем лучше будут ваши отношения. Вы будете принимать лучшие решения, у вас будут лучшие идеи, и окружающие это заметят. Крепкие личные отношения улучшат все аспекты вашей жизни.

Причина №7. Это улучшит вашу карьеру

Вместо того, чтобы плыть по течению, хорошие навыки тайм-менеджмента позволят вам контролировать свою жизнь и брать на себя инициативу на работе. Получая достаточное количество качественного отдыха и сна, вы будете лучше подготовлены к принятию взвешенных решений на работе. Другие заметят, и это поможет увеличить ваши возможности для продвижения.

Причина №8. Повышает вашу способность принимать решения.

Навыки тайм-менеджмента помогают избежать стресса и высыпаться. Это сильно влияет на качество ваших решений и, в свою очередь, влияет почти на каждый аспект вашей жизни, от вашего карьерного роста до ваших отношений, дружбы и общественной жизни. Благодаря эффективному тайм-менеджменту вы можете избежать принятия неверных решений, которые вы принимаете, когда чувствуете стресс, усталость или давление.

Причина №9. Вы можете добиться большего

Контроль над своим временем очень полезен для продуктивности. Вы обнаружите, что можете сделать гораздо больше за меньшее время, если вас постоянно не торопят. Вы повысите концентрацию и эффективность, потому что не потеряете импульс из-за того, что вам придется решать несколько срочных задач в спешке. Вы легко проведете свой рабочий день, и время пролетит незаметно.

Причина №10.