Тайм менеджмент методы: Техники тайм-менеджмента / Skillbox Media

10 проверенных приемов и инструментов управления временем

Часто кажется, что в сутках просто не хватает времени, чтобы все успеть. Но часов в сутках у всех одинаковое количество. Тем не менее, некоторые люди более эффективно используют свое время, чем другие, в то время как другие часто оказываются не в состоянии выполнить свои обязательства вовремя. Секрет в тайм-менеджменте. При этом вы, вероятно, захотите сосредоточить свою энергию на деятельности, которая обогащает вашу жизнь. Но как вы можете вписаться в то, что действительно важно для вас, когда у вас есть карьера, дети и другие обязательства? Существует множество доступных методов тайм-менеджмента, каждый из которых адаптирован к уникальному набору личностных качеств, проблем производительности или организационных целей. В этом руководстве рассказывается все об управлении временем на работе или для студентов, а также о методах и инструментах, позволяющих заставить его работать. 

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это принятие решений: что делать, когда делать, и что делать — все зависит от вас. Вы можете с уверенностью заявить, что эффективно распоряжаетесь своим временем, если отдаете приоритет высокоценным, целеустремленным занятиям, выполняете их в соответствии с графиком и при этом находите время позаботиться о себе физически. Однако, если вас спросят, как вам это удается? Это очень просто, это всего лишь использование различных методов тайм-менеджмента.

Методы тайм-менеджмента, представляющие собой набор правил и концепций, позволяют сделать больше за меньшее время и с меньшими усилиями. Это также помогает улучшить качество ваших решений и скорость их принятия.

В дополнение к этому вам следует подумать о конкретных аспектах вашего тайм-менеджмента, которые требуют работы, и о том, как вы предпочитаете организовывать свое время. Вы также можете адаптировать свои стратегии управления временем к рабочему месту, чтобы повысить свою производительность.

В чем суть тайм-менеджмента?

Понимание разницы между тем, что действительно важно, и тем, что нужно сделать немедленно, является краеугольным камнем эффективного тайм-менеджмента.

Очень важно помнить, что самые важные действия не обязательно должны быть выполнены немедленно. Проблема в том, что большинство из нас позволяет тому, что нужно сделать прямо сейчас, управлять нашим графиком.

Каковы основы тайм-менеджмента?

Большинство людей признают тайм-менеджмент важным навыком и мечтают о нем лучше. Они продолжают пытаться найти способы лучше организовать свое время, но, похоже, всегда оказываются еще более запутанными, чем раньше. Может быть много методов управления временем, но только некоторые из них применимы к любому заданному сценарию.

Тем не менее, ниже приведены основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут вам жить плодотворной и сбалансированной жизнью.

• Меню
• Делайте одно дело за раз.
• Организуйте и расставьте приоритеты.
• Научитесь говорить НЕТ
• Правило 80/20
• Составляйте реалистичные графики.
• Держите себя здоровым и без стресса.
• Делегировать
• Не отвлекайтесь

Какова цель тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент — это процесс организации, планирования и максимально эффективного использования времени между различными видами деятельности для достижения максимальной эффективности, результативности и производительности. Для выполнения срочных задач, проектов и целей можно использовать тайм-менеджмент, сочетая ряд навыков, инструментов, методов и подходов.

Методы и инструменты тайм-менеджмента

Если вы хотите добиться успеха в личной или профессиональной жизни, вам в основном нужно научиться эффективно управлять своим временем.

Вы можете стать мастером тайм-менеджмента в кратчайшие сроки, если будете использовать правильную комбинацию инструментов и методов, чтобы привести свою жизнь в порядок, повысить производительность труда и больше никогда не пропускать дедлайны.

Здесь представлены проверенные приемы и инструменты тайм-менеджмента, которые помогут вам получить максимальную отдачу от рабочего дня.

Лучшие техники тайм-менеджмента

Выбор того, какие методы и инструменты управления будут наиболее эффективными, чтобы помочь вам лучше управлять своим временем и работой, зависит в основном от ваших потребностей.

Независимо от того, нужно ли вам планировать свой рабочий день, учебные часы или прогресс в достижении определенных целей, вы лучше всего можете судить о том, что лучше всего подходит для вас.

Вот полезные методы, инструменты и возможности для более эффективного управления процессом управления временем на работе. Первым шагом в тайм-менеджменте является принятие решения изменить свои нынешние привычки. Пока вы готовы действовать, тайм-менеджмент становится легкой задачей.

№1. Техника помидора

Никогда не игнорируйте потребность в отдыхе, когда прилагаете серьезные усилия. Помидоры полезны в качестве напоминаний о перерывах.

В конце 1980-х разработчик и автор программного обеспечения Франческо Чирилло разработал технику Pomodoro (помидора), которая с тех пор приобрела широкую популярность как стратегия эффективного управления временем. Pomodoro широко известен как один из самых эффективных методов управления временем, используемых сегодня.

Pomodoro основан на обманчиво простой концепции. Ваша дневная работа должна быть разбита на более мелкие части, каждую из которых вы должны выполнить перед коротким перерывом. Один Помидор — это период сосредоточенной работы продолжительностью 25 минут, за которым следует короткий перерыв от трех до пяти минут. После употребления 4 Помодори требуется более длительный перерыв в 15-30 минут для дозаправки.

Следование Технике Помидора требует использования простого таймера. Если вы будете придерживаться этого метода, у вас будет достаточно времени, чтобы сконцентрироваться и перезарядиться, что позволит вам получить максимальную отдачу от рабочего дня.

№ 2. УМНЫЕ цели

Тайм-менеджмент наиболее эффективен, когда у человека есть четкое представление о цели и направлении в жизни. Система целей SMART широко используется как эффективный метод постановки целей.

В 1981 году была выпущена книга Джорджа Т. Дорана «Умный способ записи целей и задач менеджмента», представляющая этот метод.

Подавляющее большинство людей никогда не тратят время на планирование чего-либо. Десять процентов или меньше населения на самом деле записывает свои цели. Это означает, что вам нужно потратить некоторое время и подумать, чтобы правильно поставить важные цели.

Если вы все-таки решите взяться за перо и бумагу, обязательно будьте конкретны, чтобы вам было над чем работать, а не список общих черт, из-за которых вы будете чувствовать себя невдохновленным и потерянным. Это бессмысленная трата времени. Вы должны использовать стратегический метод для записи ваших целей.

Подробные объяснения, примеры и шаблоны для создания целей SMART можно найти в Интернете.

№3. «Матрица Эйзенхауэра» или «Коробка Эйзенхауэра».

После того, как вы записали свои SMART-цели, пришло время превратить их в управляемые куски работы. Как только это будет сделано, задания могут быть расставлены по приоритетам. Когда дело доходит до расстановки приоритетов, матрицу Эйзенхауэра часто называют незаменимым инструментом.

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, занимавшим этот пост с 1953 по 1961 год. Согласно его матрице, работу следует разделить на следующие четыре категории:

• Своевременно и важно (сделай первым)
• Не срочно + Критично (Расписание)
• Срочно + не важно (делегат)
• Не важно и не срочно (Устранить)

Есть два типа задач: те, которые требуют немедленного внимания (например, ответы на электронные письма, телефонные звонки или приглашения на встречу), и те, которые могут отложиться на более позднее время.

И наоборот, важные задания — это те, которые приближают вас к вашим высшим устремлениям и карьерным целям. Ваши самые важные обязанности — это те, которые непосредственно способствуют реализации ваших личных и профессиональных целей.

Само собой разумеется, что в первую очередь вы должны расставить приоритеты в отношении самых неотложных и важных дел. Потратьте большую часть своего внимания на эту область (срочно + жизненно важно).

Время для занятий спортом, обучения, творчества и общения — вот примеры жизненно важных, но несрочных дел, которые следует планировать заранее (и следить за тем, чтобы вы занимались ими регулярно). Вы должны отдать на аутсорсинг или, еще лучше, исключить любые другие обязательства.

№ 4. Канбан-доска

В японском языке канбан — это вывеска или рекламный щит. Цель канбан-доски — предоставить визуальное представление о вашем прогрессе в достижении конкретных целей.

Поклонники Канбана часто используют массивную белую доску или программное обеспечение, которое позволяет визуализировать Канбан для набросков своих планов. Мы обнаружили, что использование физической канбан-доски намного эффективнее.

На доске должны быть нарисованы несколько столбцов, отражающих ход выполнения отдельных задач. На обычной доске вы найдете следующие столбцы:

Тогда вам следует использовать стикеры для заметок. Каждый элемент списка дел представлен стикером. Просто укажите название действия, которое необходимо выполнить. Разноцветные стикеры можно использовать для разных целей.

После того, как большая доска и связанные с ней стикеры будут на месте, задания можно будет легко распределить по соответствующим столбцам.

Если вы все сделали правильно, у вас будет четкое визуальное изображение ваших задач и их состояния. Вы будете продвигать стикеры по этим столбцам по мере продвижения.

№ 5. Делайте глубокую работу; Избегайте поверхностных или поверхностных усилий.

После использования вышеупомянутых методов у вас должен быть четко определенный набор целей, список конкретных управляемых шагов для их достижения и визуальное представление вашего прогресса с помощью канбан-доски.

На этом этапе вы должны быть в состоянии выбрать наиболее неотложный вопрос для решения. Глубокая работа — это процесс интенсивного сосредоточения внимания на одной задаче, чтобы завершить ее как можно эффективнее.

Кэл Ньюпорт ввел термин «глубокая работа» для описания состояния нерассеянного внимания, необходимого для полного использования когнитивных способностей человека.

Занимаясь глубокой работой, вы можете приносить пользу, развивать свои способности и выполнять задачи, которые трудно повторить. Термин «поток» используется для описания психического состояния, которое позволяет поддерживать устойчивую концентрацию.

Половинчатое или поверхностное усилие является противоположностью глубокому труду. Многозадачность, работа над несколькими проектами одновременно и обилие отвлекающих факторов окружающей среды — обычные условия для этого типа малоценной занятости (электронная почта, телефон, чат и другие отвлекающие факторы).

Наиболее эффективная стратегия борьбы с «неполной работой» — уделять значительное время одному заданию, в течение которого все другие виды деятельности и перерывы должны быть приостановлены.

№ 6. Отслеживайте, как вы тратите свое время

Как создатели самого простого и мощного в мире тайм-трекера MyHours, мы в Spica, возможно, неравнодушны к теме тайм-трекера, но мы не можем отрицать положительное влияние, которое это оказало на эффективность наших сотрудников и их команд. работал над.

В довершение ко всему, вы можете автоматизировать такие задачи, как отчетность и выставление счетов, с помощью хорошего счетчика времени, который мягко подталкивает вас к тому, чтобы сделать больше, и дает представление о том, как вы тратите свое время.

Вы можете управлять только тем, что отслеживаете, как гласит старая пословица. Отслеживание того, сколько времени вы тратите на различные задачи и сколько денег вы зарабатываете, упрощается с помощью системы отслеживания времени.

Точная статистика позволяет более эффективно управлять временем. Если вы используете тайм-трекер, вы также с большей вероятностью будете регулярно применять другие стратегии тайм-менеджмента.

№ 7. Приведение дел в порядок (GTD)

Один из самых известных и широко используемых методов эффективного управления своим временем называется «доводить дело до конца». Пятиэтапный процесс предназначен для того, чтобы помочь вам разбить большие задачи на более управляемые части, которые вы затем можете выполнять по одной и сразу же выполнять.

«Искусство продуктивной работы без стресса» — девиз системы. Использование этой техники должно позволить вам чувствовать себя менее напряженным, но при этом делать больше, придумывать свежие идеи и отслеживать все, что требует вашего внимания на работе.

№8. OKR- Цели и ключевые результаты

Компании всех размеров используют OKR, что делает его одним из самых известных фреймворков в мире (отцом OKR является Энди Грув, знаменитый генеральный директор Intel). Эта структура достаточно проста.

Ключевые результаты показывают, как вы планируете достичь своих целей. OKR можно установить с помощью следующего руководства: «Я должен (цель) измеряться (этим набором ключевых результатов).

Цели — это краткое изложение ваших желаемых результатов. Они должны быть воодушевляющими и интересными, но краткими. У компании должно быть не более пяти всеобъемлющих целей.

Ваш успех в достижении ваших целей можно оценить, следя за несколькими ключевыми результатами. Для каждой цели следует указать от трех до пяти основных результатов. Когда вы проанализируете наиболее важные выводы в заключении, вы узнаете, были ли ваши усилия успешными.

После того, как OKR будут установлены, ими следует поделиться со всеми в команде в процессе ежеквартального планирования. Постановка, мониторинг и проверка OKR на регулярной основе имеют решающее значение. Примеров и шаблонов OKR в сети предостаточно.

№ 9. СКРАМ.

Что касается разработки программного обеспечения, SCRUM оказался наиболее широко применяемой методологией гибкой производительности. Хотя это и не совсем метод тайм-менеджмента, он может помочь с трудностями продуктивности и концентрации.

Основной принцип фреймворка заключается в том, что вы должны быть постоянно открыты для изменений и соответствующим образом корректировать свой подход. Следующим наиболее важным шагом является постоянный пересмотр ваших планов на основе информации, которую вы получаете на этапе реализации.

SCRUM придает большое значение совместной работе в команде, созданию чего-то ценного, вовлечению всех заинтересованных сторон, гибкости перед лицом изменений и уточнению и совершенствованию процессов на лету.

Инструменты реализации фреймворка также сделаны очень очевидными. Этот метод лучше всего работает при групповой, а не индивидуальной работе, но его можно настроить для работы в любом масштабе.

№10. Журнал пуль, или БоДжо

Техника Pomodoro и метод Bullet Journal — самые востребованные методы организации рабочего дня. Таким образом, само собой разумеется, что ведение буллет-джорнала — один из лучших способов управлять своим временем.

Руководящие принципы метода таковы: вы должны найти время для достижения своих целей; счастье проистекает из наличия цели в жизни; развивать любознательность через постановку целей и работу по их достижению; внесение постепенных улучшений, которые приводят к значительному развитию; и используя самоанализ, чтобы найти свой путь вперед.

Вы должны вести быстрый журнал всего, что происходит. Краткие примечания помогут вам позже вспомнить важные детали. При ведении журнала следует использовать особый стиль маркеров и индикаторов для настройки контекста.

Кроме того, раз в месяц вы будете просматривать старые журналы и перемещать любые задания, которые необходимо переместить (вы делаете такие вещи, как вычеркивание ненужных задач, планирование новых задач, перенос задач из ежедневных журналов в новый ежемесячный журнал). так далее.).

Как освоить тайм-менеджмент?

У всех, от студентов до рабочих и людей всех возрастов, есть проблемы с организацией и выполнением своего графика. Однако данные свидетельствуют о том, что эти проблемы преодолимы. И когда мы это делаем, мы обнаруживаем, что наш уровень стресса снижается, наша удовлетворенность работой повышается, а наша успеваемость и учебные привычки процветают.

В Интернете нет недостатка в советах, методах и инструментах по тайм-менеджменту, но какие из них действительно полезны? Следующие методы, подкрепленные исследованиями, могут помочь вам стать мастером тайм-менеджмента;

• Оценка времени
• Приоритезация
• Ставить цели
• Меню 
• мониторинг

Какая самая распространенная ошибка тайм-менеджмента?

Либо у них вообще нет никаких методов, либо они придерживаются позиции: «Я буду решать проблемы по мере их возникновения». Как мы увидим в приведенном ниже списке типичных ошибок, существует множество потенциальных источников плохого тайм-менеджмента.

• Затягивание
• Неумение расставлять приоритеты
• Управление отвлекающими факторами
• Неправильное планирование
• Чрезмерная приверженность
• Управление отношением и стрессом
• Многозадачность
• Недооценка задач займет
• Не ставить личных целей

Какие существуют 3 типа тайм-менеджмента?

Когда вы пытаетесь улучшить свои способности управления временем, важно использовать многогранный подход. Одно из мест, с которого можно начать, — это анализ вашей текущей практики тайм-менеджмента. Затем вы можете начать процесс распознавания нежелательного поведения и развития навыков, необходимых для его изменения. Используя три «П» тайм-менеджмента, вот несколько советов по увеличению производительности и улучшению чувства выполненного долга.

• Меню
• Приоритезация
• Выполнение

Какой самый эффективный способ управлять временем?

Список эффективных способов управления временем;

• Используйте точную постановку целей.
• Сосредоточьтесь на самом важном.
• Ограничьте время, необходимое для завершения проекта.
• Старайтесь время от времени делать перерыв.
• Соберитесь вместе
• Избавьтесь от посторонних вещей.
• Думать о будущем.

Заключение

Овладение искусством и приемами тайм-менеджмента — бесценная способность, которая принесет пользу как в работе, так и в личной жизни. Неспособность планировать заранее приведет к путанице, если вы не научитесь эффективно управлять своим временем. Время — драгоценный товар, с которым мы должны обращаться с почтением. Овладение тайм-менеджментом — ключ к более счастливой и успешной жизни.

Кроме того, настойчивость и уделение каждому заданию достаточного количества времени по мере того, как мы изучаем навыки и методы тайм-менеджмента, окажет положительное влияние на наш баланс между работой и личной жизнью.

Часто задаваемые вопросы о методах тайм-менеджмента

Зачем нам нужны методы и инструменты тайм-менеджмента в нашей работе?

Зачем нам нужны методы, чтобы лучше управлять своим временем?

Тайм-менеджмент — это процесс определения того, сколько времени мы будем уделять различным задачам. Это может быть как профессиональный, так и личный характер. Чтобы своевременно выполнять все свои повседневные обязанности, вы должны уметь эффективно управлять своим временем. Таким образом, усилия не суммируются, а навыки можно оттачивать с большим вниманием.

Какая стратегия управления своим временем наиболее эффективна?

Из всех методов тайм-менеджмента наиболее эффективным и результативным как в личной, так и в рабочей жизни является «планирование».

• ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ КАНБАН: 22 лучших инструмента управления канбан, преимущества и особенности
• Торговля опционами глубоко в деньгах: риски, которые следует учитывать
• TRELLO PROJECT MANAGEMENT: ключевые шаблоны, функции и использование
• ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ AGILE: определение, использование и список APM

Справка

• SPICA
• ГОЛОС АПОПКИ

Тайм менеджмент – методы, правила, существующие мифы, полезная литература

Жизнь современного человека насыщена делами, заботами, из-за которых ему приходится все время куда-то спешить. Грамотно распределять время, учитывая каждую минуту, помогает тайм-менеджмент (от англ. time – время, management – управление). Благодаря ему удается четко распланировать свой график.

Что такое тайм-менеджмент?

Где успешные люди берут столько времени, чтобы успевать переделать все свои дела? В их сутках, как и в сутках других людей 24 ч., но они умеют правильно их распланировать. Тайм-менеджмент – это и есть способность человека эффективно распределять, контролировать, использовать свое личное время. Она предполагает и умение ставить в приоритет дела первостепенной важности и вмещать в своем расписании время для выполнения задач, не требующих первой срочности.

История тайм-менеджмента

Корни этого понятия уходят в древность. Выясняя, тайм-менеджмент – что это такое и насколько важно уметь распределять свое время, отметим, что люди всегда пытались упорядочить свое расписание. В древнем мире и Средневековье этот процесс не носил современного названия, но упоминания о его сути есть и в истории. Например, Сенека (римский мыслитель) в начале нашей эры считал важным:

• разделение времени на использованное хорошо, плохо либо бесполезно;
• письменное ведение учета времени;
• оценку его наполненности за определенный период.

Альберти – итальянский писатель и ученый был убежден, что люди, способные контролировать время, всегда и во всем являются успешными. Достичь этого, по его мнению, можно, следуя двум важным правилам:

• ежеутренне составлять список дел на предстоящий день;
• упорядочить поставленные задачи в соответствие с оценкой их важности.

Современный тайм-менеджмент начал свое развитие с появлением промышленности. Предприятия работали по строгому графику. Основные положения его не менялись и продолжали заключаться в планировании и сортировке задач по степени важности. Термин, которым мы пользуемся и сейчас, появился в 70-х годах прошлого столетия. В этот же период создавались обучающие программы, проводились тренинги по тайм-менеджменту. Развитие этой области продолжается и сейчас, когда создаются новые обучающие базы, курсы, тенденции в этом направлении.

Инструменты тайм-менеджмента

Их использование помогает не только правильно распределять время, но и эффективно решать поставленные задачи. Разбираясь с тем, тайм-менеджмент – что это такое, каковы его функции, логично, что основные инструменты его таковы:

• целеполагание;
• планирование;
• расстановка приоритетов;
• мотивация к действию;
• делегирование.

Целеполагание

Перед человеком должна быть поставлена задача, которую необходимо выполнить. Эффективный тайм-менеджмент предполагает выдвижение ряда требований к поставленной цели. Она должна быть:

1. Конкретной. Четкое обозначение задачи – важный шаг к ее достижению.
2. Измеримой. Ожидаемый результат должен иметь обозначение.
3. Достижимой. Не следует ставить перед собой нереальных целей. При этом желательно, чтобы каждая новая задача была сложнее тех, которые уже были выполнены.
4. Актуальной. Цель должна быть важной и обоснованной.
5. Обозримой во времени. Необходимо понимать, за какой срок поставленная задача будет решена.

Планирование

Это важный инструмент, без которого достичь нужных целей практически невозможно. Планирование времени тайм-менеджмент предлагает осуществлять только после постановки задач. Важные правила этого процесса:

1. Составьте список действий, которые необходимо выполнить для достижения цели.
2. Рассчитайте время, за которое нужно выполнить эти действия – целиком и каждое в отдельности.
3. При обозначении сроков не забывайте, что тайм-менеджмент предусматривает внесение в список дел не только глобальных, но и второстепенных задач.
4. Заполняйте свой ежедневник хотя бы на неделю вперед.
5. Не забывайте каждое утро перечитывать список запланированных дел.
6. Ежедневно он должен пополняться, потому что возникают текущие и новые задачи, требующие выполнения.
7. Классифицируйте цели по степени важности и с учетом этого вносите их в свой план.

Расстановка приоритетов

Если важность предстоящих дел определена неправильно, их выполнение и достижение конечного результата может обернуться хаосом. Сделать управление временем максимально эффективным поможет правильное составление их градации. Можно использовать одну из популярных систем:

1. По Эйзенхауэру. Согласно этой системе, расстановка приоритетов осуществляется на основе разделения всех задач на 4 категории – «важно и срочно», «не важно, но срочно», «важно, но не срочно», «не важно и не срочно». Если время правильно распланировано, то первая категория должна оставаться пустой. Основное внимание нужно уделять выполнению задач из второй категории.
2. Квадрат Декарта. Каждую цель нужно оценивать с четырех позиций – «что будет, если это сделать?», «что будет, если это не сделать?», «чего не будет, если это сделать?», «чего не будет, если это не сделать?». Каждый ответ должен иметь свой «вес», и сумма этих «весов» становится основным критерием оценки важности задачи.
3. Система АВС. Это простой метод, предполагающий постановку задач, каждая из которых распределяется по трем категориям – А (очень важно), В (не очень важно), С (не важно).

Мотивация к действию

Есть необходимость в обстоятельствах, которые будут способствовать вовлечению человека в достижении поставленных задач. Планирование времени максимально эффективно, когда есть мотивация, и она может быть такой:

• соревнование, конкуренция;
• кризис;
• выполнение нравящейся работы;
• фото, видео, литература, мотивирующие публикации.

Делегирование

Под ним понимают поручение выполнения части задач другим людям с целью освобождения времени для скорейшего достижения других целей. Выполняется делегирование в три этапа:

1. Постановка цели. Важно грамотно и подробно донести до людей, которые вовлекаются в процесс, каким должен быть конечный результат. На этом этапе стоит учитывать и то, что для них одной из мотиваций является ценность их вклада в общее дело. В коллективах, активно использующих тайм-менеджмент, тренинги для сотрудников проводятся регулярно, и одна из их целей – обоснование важности сплоченной работы.
2. Взаимодействие всех звеньев. Делегируя задачу, нужно быть готовым к тому, что участники, вовлеченные в ее выполнение, будут нуждаться в консультации и руководстве главным звеном.
3. Оценка итогов. Если они соответствуют поставленной задаче, это положительный результат.

Принципы тайм-менеджмента

Они помогают полезно тратить время. Основы тайм-менеджмента и его принципы таковы:

1. Чтобы выбрать подходящую методику планирования, протестируйте каждую из них.
2. В попытке успеть все, можно не успеть сделать ничего. Выполняйте задачи по степени их важности.
3. Каждый день и неделя должны быть спланированы.
4. Держите ручку и блокнот всегда при себе. Тайм (time)-менеджмент (management) будет эффективнее, если записывать не только свои планы, но и свои достижения.
5. Научитесь отказываться от выполнения ненужных действий, ненужного общения, бесполезной траты времени.
6. Умейте отказываться от исполнения чужих обязанностей.
7. Самосовершенствуйтесь.
8. Достигнутое – дверь в новые цели, которые нужно ставить незамедлительно.

Методы тайм-менеджмента

Они помогают эффективно и целесообразно использовать время, и часто используются среди них такие:

1. Метод Парето. Его принцип заключается в том, что 20% затрачиваемых усилий = 80% полученных результатов. Это значит, что этих действий хватит для того, чтобы приблизиться к выполнению цели, но эти действия должны быть выверенными, четкими и не должны включать в себя малоэффективные или неэффективные манипуляции.
2. Метод помидора в тайм-менеджменте – способ увеличения продуктивности деятельности. Нужно определить задачу, которую будете выполнять в течение 25 мин. – столько времени человек способен безотрывно концентрировать свое внимание на одном деле. Этот отрезок времени – это один «помидор». Выставьте таймер на это время и выполняйте только поставленную задачу, не отвлекаясь ни на что. Проделайте 4 таких цикла с перерывами в 5 мин. между каждым. После 4-х «помидоров» нужно сделать большой перерыв.
3. Пирамида Франклина. Она заключается в распределении целей от глобальных до ежедневных. Фундамент пирамиды – основные жизненные ценности. За ней следует глобальная цель, после – генеральный план по достижению цели. Следующими пунктами являются долгосрочный и краткосрочный план. Верхняя ступень пирамиды – план на день.

Правила тайм-менеджмента

Их применение поможет оптимизировать время и трудозатраты. Вот основные правила и техники тайм-менеджмента:

1. Выполнение работы в конкретные часы. Каждый человек имеет свои биоритмы. Понаблюдав за поведением своего организма, можно выявить те часы, в которые он максимально активен и трудоспособен, и выполнять работу в эти периоды.
2. Фильтруйте информацию. Тайм (time)-менеджмент (management) предусматривает максимальную оптимизацию затрат времени, а получение, обработка мозгом и откладывание в нем ненужной информации отбирают его.
3. Концентрация внимания на выполнении одной задачи. Делая много дел одновременно, человек снижает продуктивность своей работы. Не беритесь на новую задачу, не выполнив предыдущую.
4. Самую трудную работу делайте первой. Иначе есть риск не выполнить ее вообще.
5. Чистота и упорядоченность предметов на рабочем месте. Важно не отвлекаться на поиск нужного – все должно быть под рукой и находиться на своих местах.
6. Не забывайте о выходных. Отдохнувший человек работает продуктивнее.

Тайм-менеджмент для женщин

Его правила, принципы, методы схожи с управлением временем для всех. Тайм-менеджмент для мам и всех женщин располагает некоторыми секретами:

1. Не стоит переусердствовать. Если браться за много дел, изначально зная, что сделать их все непосильно, то и планирование времени будет неэффективным.
2. Нужно поощрять и хвалить себя. После каждой выполненной задачи следует проговорить себе похвалу и поощрить (например, вкусным перекусом).
3. Выделяйте время для любимого занятия. Это станет одним из ваших поощрений в рутинной работе.
4. При необходимости делегируйте часть своих обязанностей.

Тайм-менеджмент для детей

Необходимо научить ребенка грамотно планировать свое время. Важен и тайм-менеджмент для школьников, которым нужно учиться, делать уроки, успевать посещать кружки, секции, дополнительные занятия. Советы, как все успеть:

1. Планируйте совместно с ребенком задачи на неделю и на каждый день, записывая все в специальном дневнике.
2. Отмечайте галочкой достигнутые цели. Наглядность – хороший стимул для ребенка.
3. Показывайте на собственном примере важность тайм-менеджмента.
4. Стимулируйте ребенка. Например, поощряйте приятными вещами по достижению определенного количества галочек в дневнике.
5. Научите ребенка разделять сложные задачи на несколько подзадач.
6. Ежедневно включайте в график дела, которые ему интересны.
7. Не навязывайте ребенку ничего. Ему будет интереснее, если все дела в списке будут договорными, и его не будут заставлять их выполнять.

Тайм-менеджмент – мифы

Некоторые суждения об этом явлении не являются достоверными. Технологии тайм-менеджмента окутаны такими распространенными мифами:

1. «Я научусь управлять временем». Им самим управлять нельзя научиться, но освоить его планирование реально.
2. «Я буду все успевать». Успеть сделать все не удастся, но благодаря тайм-менеджменту получится успевать решать важные задачи.
3. «Чем больше техник тайм-менеджмента используется, тем лучше». Применять нужно только эффективные из них. Если использовать их все, порядка в делах не будет.
4. «Чем больше ставить важных задач перед собой, тем лучше». Такой подход может привести к спешке, выполнению дел «как-нибудь», и результат будет минимальным.

Книги по тайм-менеджменту

Чтобы понять, как научиться правильно распределять время, стоит прочитать лучшие книги по тайм-менеджменту, среди которых:

1. «Тайм-драйв: как успевать жить и работать», Г. Архангельский. В книге идет речь о классических приемах этого направления. В ней приведены примеры, опыт их использования.
2. «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль», Д.С. Кеннеди. В книге рассказывается о том, как сделать так, чтобы времени хватало на все важные дела.
3. «Искусство успевать», А. Лакейн. Издание учит основам тайм-менеджмента, его инструментам, принципам, правилам.
4. «Экстремальный тайм-менеджмент», А. Толкачев, Н. Мрочковский. Книга о том, как за два месяца из безынициативного, заурядного работника превратиться в успешного человека.

10 Техники тайм-менеджмента для академиков

В книгах, предлагающих техники тайм-менеджмента, недостатка нет, но для чтения книг требуется время. Время, которого у вас нет! Scribendi.com понимает это, поэтому мы составили краткий список методов тайм-менеджмента, которые помогут вам более эффективно управлять своим временем.

1. Повесьте на стене часы, которые будете видеть только вы.

Это отличный способ сэкономить время и сократить время встреч. Как ваш первокурсник со слезами на глазах объясняет, что он не успеет закончить курсовую вовремя, потому что работает на трех работах, чтобы собрать деньги на операцию бабушкиному пуделю ( кашель , Весенние каникулы в Канкуне, кашель ), вы можете незаметно следить за временем. Когда дело дойдет до десяти минут собачьей генеалогии, вы можете вежливо улыбнуться, предложить ему салфетку, проводить его к двери и попросить его прислать вам электронное письмо, пока вы все обдумываете.

2. Встаньте

Когда неожиданный студент или эксцентричный преподаватель заходит к вам в офис, чтобы поговорить о чем-то, оставайтесь стоять, пока вы говорите. Когда вы встаете, чтобы поприветствовать похитителя времени вежливым рукопожатием, просто «забудьте» сесть. Не скрещивайте руки, а вместо этого встаньте, ноги на ширине плеч, руки по бокам. Это психологически напористая, но нейтральная позиция, которая не позволяет потенциальному злоумышленнику чувствовать себя слишком комфортно. Делайте ваши комментарии короткими. Поверьте, они быстро поймут намек. Эта техника тайм-менеджмента поможет сократить бессмысленные разговоры с сорока пяти минут до менее чем пяти.

3. Используйте своих аспирантов

Вы нужны вашим аспирантам. Им нужно, чтобы вы писали рекомендательные письма для работы или программ докторантуры, участвовали в их диссертационном комитете или просматривали заявки на гранты. Хорошая техника тайм-менеджмента — заставить их заслужить вашу благосклонность. Отправьте большинство жалоб старшекурсникам и попросите аспирантов заполнить большую часть оценок. Если они собираются или уже находятся в аспирантуре, это хорошая подготовка. Ты делаешь им одолжение. Если нет, ну, это часть того, чтобы быть аспирантом. Просто не забывайте хорошо с ними обращаться — может быть, купите пиццу во время промежуточной оценки или время от времени встречайтесь с ними в пабе и купите себе порцию.

4. Электронная почта

Эксперты советуют проверять электронную почту только два раза в день. Эти «эксперты» явно не живут в 21 ^-м -м веке, когда BlackBerry, iPhone и Wi-Fi сделали предложение устаревшим и нереалистичным. Решение состоит в том, чтобы расставить приоритеты для ваших электронных писем. Раз в день выделяйте полчаса на ответы на электронные письма студентов и аспирантов. Кроме того, рассылайте массовые электронные письма. Если вы получаете несколько писем от одного класса, вполне вероятно, что у других людей есть похожие вопросы. Ответьте на все из них в одном письме и нажмите «Отправить». Конечно, если вы получили электронное письмо от своего лаборанта, в котором говорится, что ваши эксперименты с искусственным интеллектом прошли успешно, и ваш робот теперь внезапно требует знать, почему он чувствует, не ждите назначенного времени, чтобы ответить. Отправьте быстрое электронное письмо с сообщением, что вы будете прямо там!

5. Планирование

Планирование освобождает вас. Хорошая техника тайм-менеджмента — планировать все. Запланируйте время, когда вы доберетесь до офиса, время для физической подготовки, свободное время, время простоя и время для исследований. Запланируйте блоки времени, которые вы можете использовать для размещения случайных посетителей, чтобы, когда кто-то спрашивает вас, есть ли у вас минута, вы могли сказать: «Для тебя, Брэд, у меня есть пять. Только не сейчас. Почему бы тебе не загляните ко мне в офис через час, и тогда мы поговорим?»

6. Крам

Студентам говорят не делать этого, потому что, честно говоря, это не работает — для них. Для академиков зубрежка имеет важное значение. Втискивайте всю свою работу — занятия, встречи, рабочие часы — в как можно меньшее количество дней. Это имеет несколько результатов. Вы можете проводить больше времени дома, где вы можете исследовать, писать и быть со своей семьей. Если у вас 13:00. класс, который длится до 3:00, подумайте о том, чтобы попытаться провести вечерний класс там. Таким образом, вы можете работать в середине дня и пару часов непрерывно исследовать и писать.

7. Сделайте это один раз, сделайте это правильно

Здесь нет ничего особенного. Суть в том, что когда что-то попадает на ваш стол или в почтовый ящик, хорошая техника тайм-менеджмента состоит в том, чтобы разобраться с этим сразу. Кто-то просит вас просмотреть их последнюю журнальную статью, сказать да или нет. Если вы говорите «да», уберите это с дороги, но делайте свою работу хорошо. Ничто не отнимает больше времени, чем работа, которая не сделана правильно с первого раза.

8. Много рук делают легкую работу

Это становится довольно распространенным явлением. Судя по тому, что мы видим на Scribendi.com, научные исследования, вероятно, будут совместными, но мы также начинаем видеть больше совместных исследований в области искусства и гуманитарных наук. Хорошая техника тайм-менеджмента — подумать о сотрудничестве с другими преподавателями в ваших исследованиях. Будучи аспирантом, я смог помочь в трех различных исследовательских проектах и ​​написал несколько исследовательских предложений. Эти проекты были очень разнообразны; единственное, что у них было общего, это то, что несколько профессоров занимались разными аспектами проектов. Некоторые были даже с разных факультетов или отделений университета. Это не только хороший метод тайм-менеджмента, но и фантастический, эффективный и быстрый способ улучшить свое резюме.

9. Скажи нет

Это, пожалуй, самый сложный навык для изучения. Мы все хотим, чтобы нас любили, и по какой-то причине мы приравниваем симпатию к уступчивости. Позвольте мне заверить вас, что вы по-прежнему будете нравиться людям, если вы время от времени вежливо откажетесь. Большой урок, который нужно усвоить здесь, заключается в том, что не все должно быть сделано вами. В вашем отделе или на факультете есть другие люди, которые имеют такую ​​же квалификацию. Иногда задача, утомительная для вас, интересна для кого-то другого. Кто-то может с радостью взяться за задачу, которую вы неохотно принимаете, потому что не можете сказать «нет». Научитесь говорить нет.

10. Скажи нет

Серьезно, научись говорить нет. Возможно, это лучшая техника тайм-менеджмента. Если у вас мало времени или вам нужен свежий взгляд на ваш документ, попробуйте наши услуги академического редактирования сегодня.

Источник изображения: Endingwatts/Pixabay.com

Техника Помидора — почему это работает и как это сделать

Секрет эффективного тайм-менеджмента в том, чтобы… думать помидорами, а не часами? Поначалу это может показаться глупым, но миллионы людей клянутся изменяющей жизнь силой Техники Помидора. (Помидор по-итальянски означает помидор. 🍅)

Этот популярный метод тайм-менеджмента предлагает вам чередовать «помодоро» — сосредоточенные рабочие сессии — с частыми короткими перерывами, чтобы способствовать устойчивой концентрации и предотвратить умственную усталость.

Попробуйте технику помидора, если вы… работа, которая может занимать неограниченное количество времени (например, подготовка к экзамену, исследование для публикации в блоге и т. д.)