Тайм менеджмент методы: Техники тайм-менеджмента / Skillbox Media

25 работающих техник и лайфхаков тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

24.03.2017

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2.

Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т. д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25.

Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

что это, цели и задачи — OKOCRM

Большинство описанных нами приемов основаны на приоритете и структурировании задач. В некоторых сложных схемах встречаются вкрапления планирования. Вы узнаете про простые приемы и сложные технологии управления временем. Берите на вооружение и успевайте больше.

1. Готовьтесь с вечера

Готовьте план работ на день заранее, если сутра или в процессе дня вы не успеваете собраться. Просто каждый день записывайте задачи на завтра в конце рабочего дня.

Это поможет распределить нагрузку заранее и выделить приоритетные задачи без утренней горячки. А кроме плана на будущий день можно заранее погладить одежду, собрать портфель и сложить обед в ланч-бокс. Не благодарите 🙂

Список дел на будущий день легко составить блокноте. А если хотите ничего не забыть, используйте специальные программы-планировщики.

2. Ставьте дедлайны

Дедлайны — это четкие сроки получения результата. Когда у вас есть четкие сроки, то проще заставить себя работать и перестать прокрастинировать. Пусть вас не пугает отсутствие контроля — даже когда сам задаешь себе дедлайн, то гораздо проще сдвинуть дело с места и начать работать. Внешние дедлайны работают лучше, потому что есть начальник или заказчик — за результат есть кому спросить. Но если куратором назначить некого, придется контролировать себя самому. А как иначе?

3. Рисуйте матрицу Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-й Президент США Дуайт Эйзенхауэр. Суть метода в том, что вы делите все свои дела на 4 категории:

1. Cрочные и важные — те, которые нужно решить в первую очередь и нельзя откладывать
2. Важные, но несрочные — дела, у которых нет четкого дедлайна. Их нужно выполнить, но сроки не горят — выполнение можно запланировать
3. Неважные, но срочные — рутинные вопросы, которые можно решить без вашего участия. Эти дела есть смысл делегировать подчиненным, чтобы освободить время на важные и срочные вопросы
4. Неважные и несрочные — дела, от которых нужно отказаться. Обычно в эту категорию попадают задачи, которые просто съедают время. Возможно, из-за них вы ничего и не успеваете

Матрица помогает понять, какими делами стоит заняться срочно, а что можно отложить. Этот метод не организует рабочий процесс, а лишь распределяет задачи по важности. Скорее всего вы не сможете использовать этот метод постоянно. Но возвращаться к нему, когда дел невпроворот — самое то.

Вот так выглядит матрица Эйзенхауэра. С ее помощью вы сможете распределить задачи по срочности и важности, правильно расставить приоритеты.

4. Используйте правило «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трэйси называет лягушками задачи, которые не хочется решать, но нужно. За такие дела эксперт советует браться с самого утра. Мол, мозг меньше перегружен информацией — будет проще решить тяжелый вопрос. После этого все остальные задачи покажутся пустяковыми, а вы будете довольны, что на одну сложную задачу стало меньше. Попробуйте, это работает.

5. Сначала решайте мелкие задачи

Не хотите завтракать «лягушками»? Тогда начинайте день с мелких дел. Это совет другого бизнес-тренера Дэвида Аллена. Он предлагает решать сначала мелкие задачи, на решение которых уходит до 5 минут: проверить почту, делегировать задачи, сделать звонки, настроить оборудование, решить личные вопросы и т.д. Так вы сможете еще вначале дня избавить себя от рутины и освободить время на глобальные вещи. Главное, чтобы эта рутина не отняла большую часть дня.

6. Используйте «автофокус»

Обычно у каждой задачи свой приоритет и дедлайн. Если вы работаете с задачами без сроков и равнозначным приоритетом, используйте метод «автофокуса». Автор системы, Марк Фостер, создал ее, основываясь на своем личном опыте, и, после нескольких недель использования, он заметил, что объем работы, которую он успевает выполнять, значительно увеличился.

Вот в чем суть: система состоит из длинного списка всего, что вам нужно сделать, записанного в блокнот в линейку. Сначала бегло прочтите этот список. Затем медленнее и еще медленнее. Перебирайте все дела в списке до тех пор, пока не захочется остановиться на какой-то одной из задач. Вы ждете, пока появится желание решить эту задачу здесь и сейчас. Завершите дело — вычеркивайте и переходите к следующему.

7. Используйте метод SMART

Когда у вас есть одна приоритетная, но сложная и не совсем конкретная задача, для ее выполнения нужна конкретика. Добавить ее поможет метод SMART. По нему каждое ваше дело должно отвечать 5 критериям:

1. Specific — конкретика: пропишите результат со всеми деталями
2. Measurable — измеримость: используйте количественные критерии оценки качества, чтобы оценить результат
3. Attainable — достижимость: ставьте перед собой задачи, которые сможете решить
4. Relevant — значимость: вы уверены, что именно эту задачу нужно решить для достижения цели? Поставьте под сомнение значимость задачи
5. Time-based — срочность: ставьте сроки, к которым вопрос должен быть закрыт. Стимулируйте себе и не давайте расслабиться

Метод SMART помогает конкретизировать задачи и подзадачи. Используя его для планирования и тайм-менеджмента, вы быстрее составите последовательность действий и сможете ее выполнить.

8. Делите большие задачи на маленькие

Масштабные дела пугают своим объемом. Если у вас тоже так, используйте декомпозицию — разбивайте задачи на подзадачи и этапы, которые нужно пройти последовательно.

Допустим, вы запускаете новый проект. Звучит громко и ответственно. Но если разложить этот проект «на молекулы», окажется, что все не так страшно. Например, нам нужно открыть новую фирму. Разбиваем на этапы:

1. Придумываем название, находим юридический адрес, согласовываем уставный капитал, налоговый режим
2. Готовим устав, протокол общего собрания, заполняем формы Р11001 и 26.2.1
3. Оплачиваем госпошлину
4. Относим документы в налоговую или к нотариусу
5. Через 3 дня забираем лист записи ЕГРЮЛ

Когда напитаете цель конкретикой, она уже не будет казаться такой сложной и страшной. Миссия станет проще

9. Фиксируйте время

Тайм-менеджмент как система состоит из методов контроля времени. Лучше всего с этим справится таймер. Если вы будете отслеживать потраченное на задачу время, то сможете его ценить, повысить свою продуктивность и научитесь управлять собой. Есть два метода, которые помогут фиксировать время: «Метод помидора» и «90 на 30».

Метод помидора. Помидор — это кухонный таймер, который использовал автор Франческо Чирилло при подготовке к экзаменам. Он ставил таймер на 25 минут и на их протяжении занимался работой, ни на что не отвлекаясь. Каждые 25 минут он делал 5-минутный перерыв, а каждые 4 цикла — большой получасовой перерыв. Смысл в том, чтобы разбить рутину на несколько циклов и после каждого получать заслуженный отдых.

Метод 90 на 30. Смысл, тот же, что и у помидорного метода, только звучит не так эффектно. Берете и все 90 минут усиленно работаете над задачей, ни на что не отвлекаясь. А потом 30 минут отдыха. Повторяете такие циклы на протяжении всего дня: длинные рабочие периоды ни на что не отвлекаетесь, а в короткие периоды отдыха разгружаете мозг.

Чтобы было проще фиксировать время, можно использовать специальные виртуальные таймеры. Вот один из таких.

10. Работайте по канбану

 Канбан — это доска с карточками, которая помогает отслеживать процесс решения задачи через этапы. Условно говоря, у каждой вашей задачи единый процесс выполнения и набор этапов. Прошли этап — передвинули карточку задачи на следующий. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами.

Раньше канбан-доски реально вешали в офисах. Любители традиций и маркетинговые ортодоксы делают так до сих пор. Но проще скачать приложение и создать виртуальную канбан-доску. Программа даст прозрачный учет времени и покажет сроки прохождения каждого из этапов.каждым исполнителем. Одна доска — один проект, карточка — отдельная задача.

Канбан подойдет командам, которые работают в условиях жестких дедлайнов. У нас есть целый материал, посвященный этой методике, почитайте.

OkoCRM тоже работает по канбану — с помощью такой доски мы выстраиваем воронки продаж. Чтобы заключить сделку, нужно пройти все этапы, а значит, решить несколько важных задач.

11. Используйте хронометраж

Чтобы правильно все спланировать, важно понимать, куда уходит время: где вы расходуете его продуктивно,а где теряете. Проще всего заниматься планированием в три этапа:

1. Фиксировать. Сначала две-три недели каждые 2-3 часа отслеживайте и фиксируйте выполненные задачи. Записывайте сделанные дела и время, которое потребовалось для их выполнения. Речь про серьезные дела — задачи на пару минут можно не фиксировать. Ваша цель — зафиксировать свою продуктивность
2. Искать пробелы. Затем в том же блокноте проанализируйте потраченное на задачи время: где вы молодец, где можно было работать быстрее, а где время потратили зря
3. Запланировать. Нашли пробелы? Корректируйте распорядок дня и рабочие процессы с учетом своей аналитики. Вы сможете исключить задачи, которые попросту отнимают время и сгруппировать более важные дела, чтобы быть продуктивнее

12. Не распыляйтесь — включайте режим монозадачности

Если вы заняты интеллектуальной работой, многозадачность — не для вас. Нет смысла распыляться на несколько задач сразу и решать одновременно несколько сложных вопросов. Один промежуток времени — одно дело. Возможно, вы и Гай Юлий Цезарь, но решая задачи последовательно вы будете в разы продуктивнее.

Это доказано научно. Степфордские ученые провели эксперимент: заставили человека одновременно читать и разговаривать по телефону. В итоге человек плохо запомнил и суть разговора, и содержание книги. А еще он не смог определить, что из полученной информации было важным, а что второстепенным. Короче: чтобы хорошо справляться со своими ежедневными интеллектуальными обязанностями, не нужно распыляться на несколько дел сразу. Сначала одна задача, затем другая, третья и так по порядку.

13.

Работайте по закону Парето

Закон Парето звучит просто: 20% усилий приносят 80% результата. И наоборот: остальные 80% усилий приносят только 20% результата. Главная мысль, которую нужно понять — за большую часть результата отвечает меньшая часть приложенных усилий. Так везде: 20% ваших клиентов приносят вам 80% выручки, 80% ваших продаж приходится на 20% ассортимента, а 20% потраченного времени дают 80% от решения задачи.

Получается, что вы тратите 80% своего времени на незначительную часть рабочего процесса. Пора-бы это исправить. Проанализируйте свою работу и найдите 20% тех своих действий, которые дают больше всего эффекта. Сосредоточьтесь на них, чтобы не тратить лишнюю энергию на ненужные дела и быстрее достигать поставленных целей.

14. ZTD

Лео Бабаута предложил нашел Дзен в своей методике планирования и тайм-менеджмента Zen to Done или ZTD. Она строится на 10 простых привычках, которые должен выработать человек:

1. Собирайте всю информацию за день в Инбокс
2. Не откладывайте в долгий ящик — обрабатывайте все записи в Инбоксе в тот же день
3. Задавайте горизонт планирования обыденных задач в 1–2 дня, а глобальных — в неделю-полторы
4. Не распыляйте внимание, наводите фокус в один момент на одно день
5. Составляйте все свои дела в списки
6. Разбивайте дела на категории в зависимости от их состава и оставляйте заметки о их выполнении
7. Регулярно очищайте список дел от решенных и неактуальных задач
8. Упрощайте — создавайте короткий и понятный список дел, не ставьте себе невыполнимых целей
9. Создайте себе расписание дня и придерживайтесь его ежедневно
10. Отказывайтесь от рутины. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно

Лучшие методы тайм-менеджмента в 2023 году

Хотя у некоторых из нас может быть естественная способность планировать и быть продуктивным, это не относится ко всем. Вот где метода тайм-менеджмента вступают в действие.

Методы тайм-менеджмента состоят из правил, позволяющих повысить продуктивность и эффективность. Если это похоже на то, что вам может понадобиться, продолжайте читать эту статью!

Узнайте о лучших методах тайм-менеджмента и о том, как работает каждый из них .

13 лучших методов тайм-менеджмента, которые стоит попробовать

1. Принцип Парето (правило 80/20)

Это правило можно использовать во многих случаях. В данном случае мы говорим об одной из лучших техник тайм-менеджмента.

Этот принцип создал итальянский экономист и социолог Вильфредо Федерико Парето.

Правило гласит, что во многих жизненных событиях 80% следствий происходят из 20% причин. Например, 20% клиентов могут обеспечить 80% продаж.

Как мы можем применить это к тайм-менеджменту? Техника Парето может помочь нам ранжировать задачи, на которые мы должны тратить большую часть своего времени.

2. Техника помидора

Итальянский студент-инженер Франческо Чирилло разработал метод помидора. Этот метод состоит из работы/учебы в течение 25 минут и пятиминутных перерывов.

Небольшой анекдот: «Помодоро» в переводе с итальянского означает помидор. Чирилло отсчитывал время своих занятий с помощью кухонного таймера в форме помидора. Отсюда и название метода.

После четырех циклов 25-минутной работы сделайте 15-30-минутный перерыв. Затем начните все сначала.
Наряду с этим направлением работы необходимо следовать трем основным правилам:

• Разбивайте сложные задачи: если задача требует более четырех помидоров, разделите ее на более мелкие этапы.
• Разбивайте сложные задачи: если задача требует более четырех помидоров, разделите ее на более мелкие этапы.
• Разбить сложные задачи: , если для задачи требуется более четырех помидоров, разделите ее на более мелкие этапы.

В настоящее время вы можете применять технику Помидора к любому типу работы, требующей концентрации внимания.

3. Блокировка времени

Блокировка времени — один из самых популярных и лучших методов тайм-менеджмента. Например, Билл Гейтс и генеральный директор Tesla используют 5-минутный метод блокировки времени Илона Маска.

Он состоит из разделения дня на более мелкие блоки времени. В течение каждого блока времени вы должны сосредоточиться на конкретной задаче или группе похожих задач. Этот метод также называется пакетированием по времени.

Когда вы делите свой день на блоки, у вас есть веская причина быть продуктивным и экономить свое время. С помощью техники блокировки времени вы избегаете необходимости добавлять дополнительные задачи в свой список дел на день.

Если вы хотите узнать все об этом методе, прочтите наше руководство по блокировке времени.

Существует еще один метод, аналогичный блокировке по времени. Но, они имеют некоторые отличия. Узнайте, что такое тайм-боксинг и как он работает

4  Пакетирование задач

Вы можете внедрить группирование времени с помощью метода временного блокирования.

Например, если вам нужно отвечать, удалять и упорядочивать электронные письма, вы можете объединить их и сделать все сразу.

Эта техника поможет вам сэкономить время и организовать свои повседневные дела. Вы также можете комбинировать сопоставление задач с Pomodoro и методами блокировки времени.

5. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – отличный метод ранжирования задач.

Этот метод является простым инструментом для расшифровки результатов ваших задач. Вы сосредоточитесь на том, что сделает вас более эффективным и продуктивным.

Все ваши задачи, большие или маленькие, попадают в один из четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи: проекты, которые необходимо завершить как можно скорее.
• Несрочные и важные задачи: запланированные проекты.
• Срочные и неважные задачи: делегируемые проекты.
• Несрочные и неважные задачи: проекты для удаления.

Эта техника поможет вам задуматься о том, что для вас важно не только в работе, но и в жизни. В результате вы сможете расставить приоритеты задач и организовать свой день более простым способом.

Читайте также: Лучшие приложения для планирования для малого бизнеса в 2022 году.

6. Тема дня

Знаете ли вы, почему тема дня — один из лучших методов управления временем?

Этот метод тайм-менеджмента является более продвинутой версией пакетной обработки задач. В нем тот же принцип объединения похожих задач, но вы посвящаете этим похожим задачам целый день.

Используется людьми, которые решают более сложные задачи, например предпринимателями и владельцами бизнеса.
Илон Маск, например, является поклонником техники дневной тематики.

7.  1-3-5 Правило

Вы любите списки дел? Если ответ «да», это может быть одним из лучших методов тайм-менеджмента, которые можно внедрить в свою жизнь.

Этот прием показывает, что за один день всего не успеешь. Вместо этого вы сосредоточитесь на девяти вещах: 1 большой, трех средних и пяти маленьких.

Это поможет вам расставить приоритеты в том, что важно и что вам нужно сделать в этот день. Его можно использовать в рабочих задачах и повседневной жизни.

8. Метод POSEC

POSEC расшифровывается как «Расстановка приоритетов путем организации, рационализации, экономии и участия», и некоторые говорят, что он основан на теории Абрахама Маслоу относительно «иерархии потребностей».

В соответствии с этим методом вы начнете с расстановки приоритетов, от самых важных до самых второстепенных. Затем это поможет организовать себя вокруг приоритетов, которые вы определили ранее.

Оптимизация относится к задачам, которые вам не нравятся, но которые вы должны выполнять, чтобы жить правильно. Экономия — это то, что вы хотите делать, а вклад — это ваши социальные обязательства и то, что вы отдаете миру.

9. Стратегия Сайнфелда

Джерри Сайнфелд — один из самых успешных комиков всех времен. По данным журнала Forbes, Сайнфелд достиг своего пика в доходах в 1998 году, когда он заработал 267 миллионов долларов. И как ему это удалось? Последовательность.

Брэд Айзек, молодой комик, имел возможность поговорить с Сайнфелдом о своем успехе. По словам Брэда, Сайнфелд считал, что лучше писать шутки; ему приходилось работать над ними каждый день, а не только тогда, когда он чувствовал вдохновение или мотивацию.

Он вел настенный календарь, где отмечал красным крестиком дни, когда работал над своими шутками. Он говорит: «Через несколько дней у тебя будет цепочка. Просто продолжайте в том же духе, и цепочка будет становиться длиннее с каждым днем».

В заключение, стратегия Seinfeld состоит из создания цепочки ежедневных задач, независимо от того, чувствуете ли вы вдохновение работать над ними. Постоянно выполняя их, вы выработаете привычку и избежите прокрастинации.

10. Метод достижения цели (GTD)

Дэвид Аллен создал эту технику управления временем. Метод гласит, что чем больше информации крутится у вас в голове, тем труднее решить, что требует вашего внимания.

Чтобы упорядочить идеи и добиться цели, вам нужно выполнить пять простых шагов:

• Зафиксировать все: Большое или маленькое, запечатлейте все, что приходит вам в голову.
• Уточнение: Подумайте о том, что вы зафиксировали, в четких и конкретных шагах.
• Организовать: Расставить все по местам. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям и сортируйте свои задачи.
• Обзор: Пересмотрите и обновите свои списки.
• Занятость: Работа над важными вещами.

11. Метод быстрого планирования (RPM)

Тони Роббинс разработал этот метод. Вот шаги для применения техники RPM:

• Начните с размышлений о том, чего вы хотите достичь. Это может быть большой проект или просто небольшая задача в вашей повседневной жизни.
• Затем подумайте, зачем вы это делаете и с какой целью. Тони Роббинс предлагает использовать триггерные слова на этом этапе, чтобы усилить ваши рассуждения о том, почему вы делаете то, что делаете.
• Теперь вы можете приступить к созданию своего плана. Проведите мозговой штурм идей, проектов и задач, которые помогут вам достичь своей цели. Как только ваш план определен, вам нужно действовать и работать над достижением ваших целей.

Несмотря на то, что метод RPM больше подходит для крупных проектов и целей, вы все равно можете использовать его в повседневной жизни.

12.   Техника «съесть лягушку»

Этот метод тайм-менеджмента состоит в том, чтобы сначала решить самую важную задачу дня. Техника идет вразрез с нашим обычным образом действий, как людей.

Большинство людей предпочитают решать небольшие задачи, чтобы не мешать им. Однако это может снизить вашу продуктивность, так как вам удастся отложить выполнение больших задач.

Лучший способ реализовать технику «Съешь лягушку» — составить список приоритетов. Начните с самого большого приоритета или самой важной вещи. Это создаст чувство выполненного долга и побудит вас справиться с остальной частью вашего списка дел, который теперь состоит из самых простых задач.

Эта техника — один из лучших способов побороть прокрастинацию.

13.   Теория банок для рассола

Это визуальное представление поможет вам понять, как лучше управлять своим временем в течение дня.

Представьте себе, что ваш день — это банка с маринованным огурцом: 24 часа, ни больше, ни меньше. Горшок всегда был одного размера. Однако порядок заполнения имеет значение.

Ваши ежедневные задания представлены песком, камнями и галькой:

• Песок: небольших задания.
• Pebble: задачи средней важности.
• Скалы: больших и важных задания.

Представьте, что вы наполняете банку в следующем порядке: песок, галька и камни. Делая это, вы сначала заполняете свой день всеми неважными и средними задачами. Как только вы попытаетесь поставить камни и основные задачи, вы увидите, что у вас почти не осталось места. Это означает, что у вас не осталось времени.

Теперь попробуем другой подход. Вы начинаете с больших камней. Из-за их размера вы быстро заполните банку. Тем не менее, у вас все еще есть место для гальки и песка. Затем вы кладете камни внутрь. Они заполняют некоторые оставшиеся участки, но все же оставляют место для песка. Итак, наконец, вы положили песок.

Баночка содержит все задачи, которые вы запланировали на день. Однако большая разница между этим подходом и первым заключается в том, что у вас достаточно времени в день для всех задач, от самых незначительных до самых важных.

Несмотря на то, что это не техника как таковая, она может помочь вам расставить приоритеты в повседневной жизни. Если вы тратите свои дни на мелкие и неважные задачи, у вас не будет достаточно времени для важных. Однако, если вы научитесь расставлять приоритеты, у вас будет достаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите.

Какой метод тайм-менеджмента лучше всего?

На этот вопрос нет простого ответа. У каждого человека разные потребности, черты характера, работа и образ жизни в целом. Таким образом, лучшим методом управления временем будет тот, который лучше всего работает для вас .

Теперь, когда вы знаете некоторые из лучших методов тайм-менеджмента, вы можете попробовать их и выяснить, что лучше всего работает для вас. Лучше распоряжайтесь своим временем и начните менять свою жизнь уже сегодня!

Вас может заинтересовать:

• Лучшие советы по экономии времени
• Как составить план тайм-менеджмента
• Является ли тайм-менеджмент гибким навыком?
• Лучшие курсы тайм-менеджмента

Техники тайм-менеджмента

• Главная
• Библиотека
• Организационное поведение
• Тайм-менеджмент
• Методы тайм-менеджмента

Управление временем относится к разумному использованию времени для достижения успеха в жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку максимально эффективно использовать время. Людям важно ценить время и выделять правильное время для правильной деятельности.

Давайте рассмотрим некоторые приемы тайм-менеджмента:

• Установите приоритеты . Знайте, что все нужно сделать в срочном порядке. Подготовьте «Список дел» или «План задач», чтобы записать задачи, которые необходимо выполнить в соответствии с временным интервалом, назначенным для каждого действия. Задачи с высоким приоритетом должны быть написаны сверху, за ними следуют задачи, которые можно выполнить немного позже. Убедитесь, что вы придерживаетесь своего списка задач.
• Убедитесь, что вы выполняете свои задания в установленные сроки . Отметьте задачи, которые вы уже выполнили. Побалуйте себя шоколадкой, если закончите работу раньше срока.
• Поймите разницу между срочной и важной работой . Хорошо управляйте своей работой. Не начинайте свой день с того, что не так важно и может быть сделано чуть позже. Сначала добейте то, что все срочно и важно. Не ждите напоминаний от вашего босса.
• Сосредоточьтесь . Не покидайте свое рабочее место, если необходимо выполнить какую-то срочную работу. Прогулки посреди срочной работы нарушают непрерывность, и человек теряет концентрацию. Людям, которые убивают время на работе, трудно пережить стресс на рабочем месте.
• Включите в свой распорядок дня перерывы на чай, просмотр веб-сайтов, личные звонки и т. д. . Это важно. Человек — это не машина, которая может работать без перерыва восемь-девять часов. Выделите от получаса до сорока пяти минут, чтобы проверить обновления в социальных сетях, позвонить друзьям или семье, перекурить и т. д.
• Ставьте перед собой реалистичные и достижимые цели . Знайте, чего вам нужно достичь и в какие сроки? Не обманывай себя. Назначать один час на задачу, которая, как вы сами понимаете, потребует гораздо больше времени, не имеет смысла.
• Не перегружайте себя . Скажите твердое «нет» своему начальнику, если вы чувствуете, что не сможете выполнить определенное задание в установленный срок. Не волнуйтесь, он не будет чувствовать себя плохо. Вероятно, он может назначить то же самое любому из ваших коллег по работе. Беритесь за задачи, в которых вы действительно уверены.
• Будь дисциплинирован и пунктуален . Избегайте ненужных отпусков с работы, если нет чрезвычайной ситуации. Приходите на работу вовремя, так как это поможет вам лучше спланировать свой день.
• Храните вещи на своих местах . Файлы должны храниться в соответствующих ящиках. Скрепите важные документы и поместите их в соответствующую папку. Научитесь быть немного более организованным. Это сэкономит ваше время, которое уходит на ненужные поиски.
• Не относитесь к своей организации просто как к источнику денег . Измените свое отношение. Не играйте в игры на компьютере или мобильном телефоне в рабочее время. Это непрофессионально. Не работайте только тогда, когда ваш босс рядом. Взяв на себя ответственность за работу, вы окупаетесь в долгосрочной перспективе.
• Выработайте привычку пользоваться органайзером . Это помогает лучше планировать дела. Держите под рукой блокнот и ручку. Не пишите контактные номера или идентификаторы электронной почты на отдельных листах бумаги. Вы потратите половину своего времени на их поиски. Управляйте своей электронной почтой. Создавайте отдельные папки для каждого клиента. Не загромождайте рабочий стол.

❮❮   Предыдущий
Next   ❯❯

Статьи по теме

• Тайм-менеджмент — Введение
• Преимущества тайм-менеджмента
• Навыки тайм-менеджмента
• Тайм-менеджмент в корпорациях
• Роль менеджеров в тайм-менеджменте

Просмотреть все статьи

Авторство/ссылки — Об авторе(ах)

Статья написана Prachi Juneja и проверена Management Study Guide Content Team .