Тайм менеджмент основы: менеджмент — секреты и способы управления временем

Содержание

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;

владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;

владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;

контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;

чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;

чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;

чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;

чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;

вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;

вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;

вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;

с помощью SEO-продвижения;

с помощью контекстной и таргетированной рекламы;

с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.

У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.

Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?

Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.

Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.

Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.

Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.

Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.

Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.

Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.

Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!

Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Возможно вам также будет интересно:

23.09.2022

Обувь для детей и взрослых – высококонкурентный товар, для него нехарактерны спады покупательской активности или сезонные колебания спроса. Среднестатистический россиянин…

23.09.2022

Прежде чем выходить на «Вайлдберриз» с тем или иным торговым предложением, нужно понимать, способно ли оно принести желаемую прибыль. Именно…

22.09.2022

Современные предприниматели активно осваивают сферу eCommerce. Ежедневно открываются новые интернет-магазины, набирают популярность маркетплейсы. Как следствие — конкуренция стабильно возрастает. Поэтому,…

22.09.2022

Маркетплейсы выходят на первое место в списке партнёров для предпринимателей, которые тесно связаны с e-commerce. Всё идёт к тому, что…

21.09.2022

Высокая конкуренция – основная сложность, с которой сталкиваются продавцы при старте работы на маркетплейсах. В каталоге представлены тысячи позиций, а…

21.09.2022

Чтобы продавать через интернет, не обязательно вливать большой бюджет в разработку отдельного сайта. Многие предприниматели успешно работают на сторонних платформах….

20.09.2022

Как поднять уровень вовлеченности пользователей в социальных сетях: эффективные способы раскачки аудиторииАктивность пользователей в социальных сетях имеет огромное значение для…

20. 09.2022

Из этой статьи вы узнаете 8 конкретных способов ответить на возражение, 9 психологических приемов снятия возражений и основные ошибки продавцов-консультантов….

19.09.2022

Коллаборация двух и большего количества брендов – способ, направленный на обмен аудиториями, создание инфоповода и разделение затрат на маркетинг. Тесное…

правила, принципы, техники, методы и инструменты

Умение рационально распределять приоритеты позволяет жить насыщенной и наполненной жизнью, выполняя рабочие вопросы оперативно и своевременно.

Управление временем дает больше выбора: у человека появляется возможность делать то, что ему приносит удовольствие.

Что это такое: основные термины и понятия

Речь идет о совокупности методов, которые помогают людям наиболее эффективно распоряжаться временем так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях. Основная задача тайм-менеджмента (далее — ТМ) состоит в том, чтобы помогать людям добиваться поставленных целей, грамотно управляя собственной жизнью. Человек может ограничиваться не только планированием, но и рассматривать решение любых вопросов с точки зрения рациональности.

Цели и задачи

ТМ — мощнейший функциональный инструмент, который одновременно решает самые разные задачи:

Повышение оперативности. Современный ритм жизни предполагает чрезмерное количество больших и маленьких дел (зачастую одновременно). Многозадачность приводит к тому, что человек не успевает выполнить часть задуманного и это ведет к накоплению задач. Тайм-менеджмент позволяет анализировать перечень вопросов, оценивать его реальную значимость, отказываться от лишнего. Таким образом, можно максимально эффективно распределить ресурсы и оперативнее решить текущие цели, сортируя их на главные и второстепенные.

Достижение результатов. При наличии важного дела человек старается приложить максимум усилий для достижения наилучшего результата. Благодаря техникам и инструментам тайм-менеджмента человек понимает, что конкретно приводит к повышению производительности труда, выстраиванию рабочего процесса и достижению максимума.

Сосредоточение на наиболее важном. Дефицит времени – еще одна проблема. Функциональность тайм-менеджмента поможет справиться с хронографами (всем тем, что ворует время). При этом человек научится оценивать важность настоящих ценностей и не тратить время на незначительные вещи.

Целеполагание. Тайм-менеджмент полезен и для воплощения задуманного: благодаря ему мечты могут превратиться в реальные достижимые цели.

Управление собой. Учет, планирование и распределение ресурсов в совокупности со знаниями психологии дают возможность контролировать себя. Имеются в виду техники, направленные на борьбу с прокрастинацией и на создание мотивации. Они позволяют определить и контролировать уровень самодисциплины, позволяющий достичь поставленных целей.

Управление жизнью. Тайм-менеджмент является инструментом, который дает возможность справляться с внешними обстоятельствами и самостоятельно распоряжаться собственной судьбой.

Основные правила ТМ

Для эффективной организации времени используется научный подход.

Мыслитель Сенека 2000 лет назад разделил время на две категории: полезное (хорошее), и бесполезное (плохое). Он вел учет времени письменно и оценивал его с точки зрения эффективности.

Итальянский ученый Альберти (XV век) для управления временем внедрил 2 правила:

Ежедневно утром письменно обозначать дела.

Распределять их в порядке уменьшения степени важности.

В рамках ТМ отсутствуют как таковые жесткие правила. Каждый выбирает то, что приносит пользу именно ему. Однако есть несколько оригинальных принципов тайм-менеджмента, за счет которых можно повысить личную эффективность.

Постановка. Согласно ТМ, нужно ставить и крупные цели (которые бы касались всей жизни), и более мелкие (ежедневные, ежемесячные и т.д.)

Планирование. Каждый вид деятельности прописывать. Выбор действий и последовательность – основной метод тайм-менеджмента. Так происходит организация рабочего процесса.

Распределение приоритетов. Из всего перечня дел выделять самые важные и начинать с их выполнения. Сосредоточившись на них, можно быстрее достигать задуманного.

Ориентация на самодисциплину. С помощью этой способности можно руководствоваться приоритетами, избегая мимолетных желаний отвлечься. Важно отметить, что при отсутствии у человека самого минимального уровня самодисциплины, в полную силу использовать ТМ не получится.

Планирование отдыха. Умение расслабляться и отдыхать – сохранение работоспособности. Отдых помогает перезарядиться, отвлечься и восстановить резервы организма. Это важно, потому что помогает избежать стрессовых ситуаций и выгорания.

Фиксирование задач. Записывайте все дела (лучше использовать ежедневник). Если не отмечать задачи, выглядят необязательными, быстрее забываются и в итоге остаются невыполненными.

Декомпозиция. Глобальные дела делятся на отдельные подзадачи, это облегчит планирование и психологически будет проще к ним приступить.

Градация планов. При управлении временем готовятся планы на неделю, а при расписании на неделю – планы на месяц. Это поможет без остановок направляться к цели.

Противостояние хронофагам. Растрачивание времени впустую приводит к непродуктивности. Например, постоянное отвлечение на просмотр социальных сетей.

Противостояние отвлекающим факторам. Все, что отвлекает, снижает производительность и приводит к усталости. Во время работы следует максимально «отстраниться» от внешнего мира, например, отключить уведомления, переключить мобильный в режим без звука. По этой же причине просмотр сериалов в фоновом режиме во время уборки является не лучшей идеей, так как мешает сконцентрироваться на основной текущей деятельности.

Противостояние мультизадачности. Желательно заниматься только одним делом. Одновременное выполнение нескольких задач ведет к повышению уровня стресса и неспособности выполнить хотя бы одну задачу целиком.

Повышение производительности. Организация рабочего процесса должна быть устроена так, чтобы получить максимальный результат с минимально затраченным ресурсами.

Проявление гибкости. Когда меняются обстоятельства, нужно последовательно менять и планы.

Создание собственной системы ТМ. Не существует универсальных решений. Каждый метод адаптируется под конкретного человека. Поэтому следует выбирать из всего арсенала инструментов ТМ методы, работающие только для вас.

Проведение анализа. Оценивать эффективность деятельности, обнаруживая слабые места и недостатки, позволит улучшать свою систему тайм-менеджмента и добиваться желаемого.

Непрерывное саморазвитие. Главный инструмент ТМ — человек. Эффективность деятельности связана с личными качествами: уровень самодисциплины, знания и навыки, умение размышлять и принимать решения. Поэтому важно постоянно учиться чему-то новому, повышать гибкость мышления и и приобретать новые навыки.

Основные техники

Теперь, когда мы рассмотрели ведущие принципы, перейдем к приемам и техникам. Например, для выстраивания задач по приоритетам используется матрица Эйзенхауэра или метод АБВГД.

Президент США Дуйат Эйзенхауэр делил все текущие задачи на несколько категорий:

срочные и важные;

важные, но не срочные;

срочные, не очень важные;

неважные и несрочные.

1-ая категория – первостепенные задачи, требующие обязательного выполнения.

Второй сектор матрицы носит название «Сектор пожара», является наиболее эффективной категорией. Грамотное планирование, обдумывание действий и реализация действительно важных дел.

Задачи из 3-ей категории лучше делегировать подчиненным или близким – если они не очень важны, не стоит на них концентрироваться.

Задачи четвертой категории можно вовсе вычеркивать из ежедневных.

При ежедневном планировании для распределения приоритетов лучше всего подходит «Способ АБВГД» (ABCD).

«А» – основная задача дня, «Б» – менее приоритетная, «В» – дело средней степени значимости и т.д.

Самую первую задачу нужно выполнять первой. Как правило, она наиболее трудоемкая. От ее реализации зависит эффективность работы.

Брайан Трейси, специалист по практическому ТМ, советует поступать кардинально, используя метод «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — самая сложная задача дня. Человек обычно переносит ее его на потом. Однако подобные переносы чреваты регулярным эмоциональным напряжением, не дающим качественно выполнять остальные задачи. День нужно начинать с наиболее трудного, тогда остальные дела завершатся практически без усилий.

Закон Парето – продолжение метода Трейси. 20% стараний дают 80% результатов, остальные 80% только 20% результатов. Получается, что основная задача заключается в поиске 20% наиболее эффективных действий и фокусировке исключительно на них.

Методы тайм-менеджмента

1. Готовиться с вечера.

Вариант для тех, кому сложно просыпаться рано утром. Рабочие и личные дела на следующий день нужно записывать в конце предыдущего рабочего. Так можно оценить нагрузку и заранее распределить все задачи.

2. N минут времени.

Метод направлен на борьбу с прокрастинацией – регулярным откладыванием задач, независимо от степени их важности. При отсутствии желания что-либо делать, начните выполнять задачу хотя бы несколько минут.

3. Соблюдайте дедлайны.

Обязательно устанавливайте конкретные сроки. Они помогают работать быстрее. Самостоятельно установленные дедлайны помогают завершать дела в срок. Однако если будут задействованы внешние дедлайны, установленные другом или коллегой, задачи будут выполняться еще быстрее.

4. Мелкие задачи.

Самые незначительные задачи, занимающие порядка 1-2 минут, можно выполнять в ту же минуту, когда они появляются. Например, проверить электронный ящик или .

5. Автофокус.

Вариант подойдет работающим без сроков. Автор метода Марк Форстер отмечает, что все задачи нужно выписать в единый список, затем медленно прочитать, пока не сконцентрируетесь на одной задаче. Объем выбранного дела не играет роли, тут важно желание осуществить задуманное прямо сейчас.

6. Перенесите на завтра.

Марк Форстер, написавший книгу «Сделай это завтра», советует не заниматься сразу всеми срочными задачами, лучше отложить их на завтра. Для распределения необходимо вести так называемые закрытые списки дел, в которые нельзя включить новое дело, но его можно записать в список следующего дня. Данный подход позволяет фокусироваться на действующих задачах и выполнять только сегодняшнюю работу.

7. Зафиксированное время.

Имеются в виду методы выполнения по таймеру . Это помогает оценивать цену собственного времени, повышать продуктивность, тренировать силу воли и исключать выгорание.

8. Техника Pomodoro или «система 25 минут»

Этот метод разработан Франческо Чирилло. “Помидором” называется интервал в 30 минут. При этом 25 минут выделяется на работу и 5 минут на отдых. Необходимо выполнить 4 таких интервала, затем сделать перерыв в 30 минут. И так по кругу, пока задача не будет выполнена.

9. Девять дел.

Метод основан на иерархии задач. Принцип предполагает, что в течение дня необходимо «закрыть» одну большую задачу, три задачи меньше и пять мелких. Задачи могут быть совершенно разные – от подготовки к встрече с будущими клиентами, до покупки корма для рыбок.

10. Канбан.

Данный метод организации работы создан для распределения нагрузки между людьми и завершения дел в указанный срок. Прием фиксирует все шаги, при этом не позволяя ничего не забыть. Традиционный канбан – это таблица с 3 столбцами «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Необходимо распределить все задачи между этими тремя столбиками. Так можно проследить, как идет работа.

Инструменты

Есть разные предметы, приспособления и приложения, позволяющие более рационально «управлять временем»: главные, которые находятся в постоянном пользовании, а также второстепенные, используемые по мере необходимости.

В числе ведущих:

Блокнот и ручка. Это самый простой и доступный вариант, который позволяет осуществлять любые техники ТМ. Основной минус – нет автоматизации и интерактивности. В этом случае человек должен сам следить за выполнением задач.

Печатные органайзеры – блокноты со специальной разметкой для разных техник тайм-менеджмента. Они помогают лучше контролировать существующие задачи.

Электронные органайзеры – специализированные программы, онлайн-сервисы, для планирования задач. Сейчас это наиболее популярный инструмент. Такие органайзеры значительно облегчают распределение задач, поскольку фильтруют и группируют задачи, автоматически, сортируют повторяющиеся цели и информируют о задачах.

В числе вспомогательных инструментов тайм-менеджмента:

Таймер. Ограничивает время на реализацию дел, измеряет рабочее время и время для отдыха.

Чек-листы. Необходимы для поэтапного выполнения сложных дел или проверки ранее осуществленных целей.

Ментальные карты. Нужны для хранения информации, планирования задач.

Электронные таблицы. Еще один популярный инструмент для структурирования информации и планирования.

Канбан-доски. Позволяют эффективно организовывать работу. Они представляют особую ценность для командной работы.

Еще один инструмент — специальные электронные приложения, в числе которых Clear, 1-3-5 List, RescueTime, Trello, Loop — Habit Tracker, Notion

Обучение

Ценность тайм-менеджмента в его эффективности. В основном его используют как инструмент по достижению задач. Многие вынуждены работать и жить в постоянном состоянии «белка в колесе», растрачивая все свое время на десятки разных дел.

Тайм-менеджмент, планирование дня и распределение задач помогут решить проблему отсутствия времени. Обучение в Академии PwC поможет оценить ценность времени, научиться грамотно распределять время и максимально эффективно планировать ежедневные задачи можно.

У нас Вы можете записаться на курсы по тайм-менеджменту.

Вопросы и ответы

Что входит в систему тайм-менеджмента?

ТМ включает в себя правила, методы, принципы, техники, инструменты планирования и распределения задач.

Что относят к основным принципам ТМ?

Постановка целей, планирование, распределение задач на основные и второстепенные, фиксирование целей, планирование отдыха, улучшение производительности, стабильное саморазвитие.

Какая основная цель?

Научить планировать задачи и эффективно управлять собственной жизнью. Повысить собственную продуктивность и продуктивность команды.

Зачем нужен ТМ?

Уметь продуктивно распределять время, не расходуя его впустую, концентрируясь на важных задачах.

Как всё успевать, как правильно распределить своё время — основы тайм-менеджмента

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей.

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам.

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
Конфуций

2.

Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

<<Форма демодоступа>>

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.

<<Форма курс 5-11>>

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

основы управления временем – ДеньгоДел.com

Тайм менеджмент (рус. основы управления временем) – вы знакомы с этим понятием? Мы – люди, у нас много задач, необходимых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Проанализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.

Time management

В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочитать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа действий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распределять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.

История происхождения техники

Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».

Основы time management

Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:

Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.

Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

Виды тайм-менеджмента

Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для работы, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказыванием из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближайшее время. Это поможет вам достичь результата.

Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы начальник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффективность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.

Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабочего графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени используется метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.

Методы тайм-менеджмента

Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приоритетностью выполнения: важно, срочно, подождет.

Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский экономист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной информации для экзамена.

Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья группа-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и методикам, добьетесь личной эффективности.

Когда тайм-менеджмент бесполезен?

Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для возврата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.

Мотивация

Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.

Тайм-менеджмент. Полный курс. Учебное пособие. Под редакцией Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтерев С. Методы планирования времени показаны на личном, социальном и профессиональном уровнях. В книге правила достижения человека успеха с помощью мотивации и приоритетных расстановок. Изучите понятия и задачи тайм-менеджмента. Тогда с легкостью сможете применить на практике.

Искусство управлять временем. Автор: Бодо Шефер. В книге автор показывает, что такое искусство руководства. Это то, где вы создаете и планируете жизнь. Изучив приемы и методы книги, вы найдете время на задуманное.

Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников. Автор книги, Александр Фридман, рассказывает читателю о пожирателях времени, которые отрицательно сказываются на работе подчиненных и точного управления.

Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений. Книга Глеба Архангельского подтверждает факт: для ведения бизнеса, начальнику постоянно нужно контролировать и стимулировать работу подчиненных.

Изучите высказывания известных людей. Они помогут с мотивацией. Читайте книги и самосовершенствуйтесь. Помните о правилах и методиках.

Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Заключение

Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые положительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу правильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.

Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время работе, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.

Тайм-менеджмент против переработок и стресса. Базовые принципы и инструменты управления временем

Мы все живем под давлением надвигающихся дедлайнов и незакрытых списков дел. К счастью, есть способ взять контроль над своим временем и повысить продуктивность, при этом избежав выгорания.

Не бойтесь — тайм-менеджмент не про то, чтобы сделать каждый момент жизни технично-рациональным. На самом деле наоборот: вы выстраиваете расписание под себя и работаете более продуктивно, не забывая про личную жизнь. Расскажу, как этого добиться.

Что такое тайм-менеджмент
Зачем нужен тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент для работы в команде
Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей
Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития
org/ListItem»>
Основы тайм-менеджмента
Восемь популярных техник тайм-менеджмента
Канбан
Матрица Эйзенхауэра
Помидорная техника
Техника Flowtime
Таймбоксинг
Таймблокинг
org/ListItem»>
Техника Bullet journal
Съешь лягушку
Сервисы для тайм-менеджмента
Сервисы для управления задачами
Сервисы для учета задач
Сервисы для трекинга времени
Сервисы для фокусировки внимания
org/ListItem»>
Тайм-менеджмент: что стоит запомнить

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это собирательный термин для разных техник, инструментов и стратегий, которые помогают структурировать график и управлять рабочими и личными процессами. Ключевые стратегии тайм-менеджмента — работа по графику и достижение целей — повышают производительность и помогают чувствовать себя успешнее.

Тайм-менеджмент помогает управлять своим временем, и в том числе наконец избавиться от хронического недосыпа из-за переработок. Его смысл — работать не больше, а продуктивнее.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Если не хватает времени на качественный отдых и восстановление, человек находится в состоянии постоянной усталости. Такое состояние плохо сказывается на продуктивности, повышает уровень гормонов стресса и приносит постоянную неудовлетворенность результатами. Тайм-менеджмент поможет снизить влияние стресса и повысить продуктивность.

Тайм-менеджмент для работы в команде

Тайм-менеджмент в командной работе позволяет достигать измеримых успехов и грамотно распределять задачи. Гораздо легче избегать лавины неожиданных задач, если все идет по графику, обсуждается и приоритизируется.

Постоянные срывы сроков, бесконечные встречи, звонки и метания между задачами — самые частые пожиратели времени в любой корпоративной культуре. Но с этими проблемами встречаются и небольшие агентства. Управление временем поможет бороться с такими пожирателями и умело распределять время, ответственность и интеллектуальный ресурс внутри команды.

Тайм-менеджмент для фрилансеров и предпринимателей

Назначение дедлайнов самому себе — коварная задача. Методы тайм-менеджмента в этом случае помогут набраться уверенности в себе, выбрать нормальное место для работы и поддерживать мотивацию, а главное — не выгорать.

Работа на себя — это всегда большое давление и ответственность: нет предсказуемого расписания, поддержки команды и работодателя, регулярных выплат. Тайм-менеджмент поможет научиться гибкости, дисциплине и балансу — качествам, которые нужны любому независимому специалисту.

Тайм-менеджмент для учебы и саморазвития

Освободить время для учебы всегда нелегко. Управление временем поможет вам создать уверенный баланс между обучением и остальной занятостью. Например, если сложно учиться после рабочего дня — попробуйте поэкспериментировать с расписанием. Может, вам больше понравится смотреть лекцию отрывками в течение дня, или вообще посвятить обучению утро, а не вечер.

Теперь давайте поближе познакомимся с некоторыми принципами, стратегиями и техниками тайм-менеджмента, которые помогут легко справляться с задачами и не сходить с ума.

Основы тайм-менеджмента

Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.

Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.

Четко определите свои планы и цели. Трудно управлять временем, если нет сроков и промежуточных этапов. Особенно от этого страдают предприниматели и фрилансеры. Распишите планы и цели: кто, когда, где, зачем, какой нужен результат. Чем подробнее и реалистичнее будет ваш план, тем проще будет ему следовать.
Распределите приоритеты по задачам и проектам. Запишите абсолютно все задачи, затем распределите их на три категории: на месяц, на неделю, на день. Это поможет видеть полную загрузку и состояние дел.
Записывайте планы, не пытайтесь все запомнить. И лучше замените хаос из стикеров и обрывков бумаги на нормальный электронный календарь, хотя бы Google Calendar. Записали все задачи — меньше рискуете что-то пропустить или забыть, особенно если установите напоминания.
Используйте свою креативную фазу с умом. Определите время, в которое вы наиболее креативны и производительны, и отдайте его под приоритетные задачи. На это время избегайте всяческих раздражителей: коллег, домашних, уведомлений на компьютере или телефоне.
Принимайте меньше решений. Процесс принятия решений требует большой ментальной нагрузки и быстро утомляет. Даже банальных решений вроде «открыть письмо / оставить до вечера». Чтобы не тратить на это силы, выработайте для себя комплекс правил — готовых решений на типовые ситуации, и следуйте ему.
Доверяйте и делегируйте. Научитесь максимально понятно и уважительно объяснять, какая помощь вам нужна в данный момент. Полезно будет для этого разобраться с методами «Ненасильственного общения». Этот метод основан на эмпатии: находить вариант действий, который будет комфортным для всех участников, и для вас в том числе.

А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.

Будьте осторожны с мультизадачностью. Некоторые исследования заявляют, что многозадачность улучшает результаты труда, другие — что может снижать продуктивность до 40%. Однозначного мнения на этот счет нет, но можно точно сказать, что постоянная работа на пределе быстро приведет к выгоранию.
Не отвечайте на все письма сразу же. Если ваша работа не предполагает переписки с клиентами в реальном времени, лучше отвести несколько минут на проверку почты два-три раза в день.
Не соглашайтесь на все. Если вы уже перегружены, каждое ваше «да» означает переработку. И что более важно — лишает вас возможности взять какой-то более интересный или важный проект в будущем.
Не перерабатывайте. Обязательно оставляйте себе время на перезарядку, даже если его не запланировали и вообще кажется, что отдых вам не нужен.

Восемь популярных техник тайм-менеджмента

Собрали самые популярные и действенные техники, с которыми вам следует познакомиться. Попробуйте и определите, какая из них лучше подойдет под ваш характер и стиль работы.

Канбан

Доска с карточками, которая помогает визуализировать работу и отслеживать прогресс по перемещениям задач через этапы. Один быстрый взгляд на доску — и вы в курсе, что происходит с проектами. Канбан-приложения дают прозрачный учет времени: большинство из них показывает время нахождения каждой задачи на любом из этапов и у каждого из исполнителей.

Канбан-режим есть во многих приложениях для тайм-менеджмента, дальше в статье мы рассмотрим некоторые из них. Карточки легко менять под себя, переименовывать, наполнять информацией и помечать.

Пример канбан-доски, сделанной в Trello

Доска обычно отражает один проект, а карточки — отдельные задачи. Отдельные доски лучше делать простыми, чтобы не усложнять вид, например, разделить этапы на «Нужно сделать», «В процессе», «На проверке», «Готово». Если нужно более сложная иерархия, ее лучше настроить через связь между отдельными досками.

Матрица Эйзенхауэра

Эта система планирования времени помогает ранжировать задачи по срочности и важности. С помощью матрицы Эйзенхауэра легко решить, нужно ли вам делать задачу сейчас или лучше ее делегировать или отложить.

Стандартная матрица выглядит так: квадрат, поделенный на четыре части, со шкалами срочности и важности.

Пример матрицы Эйзенхауера

В итоге все ваши задачи разделятся на четыре категории:

Важные и срочные = сделать первыми.
Важные и несрочные = запланировать.
Срочные и неважные = делегировать.
Несрочные и неважные = удалить из списка задач.

Все поступающие задачи сразу анализируйте по этой матрице и сразу записывайте в ежедневник, календарь или тот список, который вы ведете. Можно записывать прямо в матрицу, а позже распределять из нее. Главное — сразу определить приоритет каждой задачи.

Помидорная техника

Используйте таймер, чтобы разделить рабочее время на интервалы с короткими перерывами. После четвертого интервала возьмите перерыв подлиннее. Традиционно в помидорной технике используется рабочий интервал в 25 минут и перерывы по 5 минут — теоретически это идеальные периоды, чтобы не терять концентрацию внимания. Но вы можете настроить для себя любые длительности, которые вам удобны.

Мобильное приложение Focus To-Do, основанное на помидорной технике

Необязательно использовать промежутки 25 и 5 минут. Например, согласно исследованиям специалиста по сну Натана Клейтмана, рабочий промежуток может занимать 90 минут — за это время бодрствующий мозг проходит период постепенно снижающейся активности и нуждается в 30-минутном отдыхе.

Если вы не любите прерываться, чтобы не терять настрой, то смотрите следующие техники из нашего списка.

Техника Flowtime

Выберите одну задачу и зафиксируйте время начала работы над ней. Не ставьте таймер, делайте перерывы по необходимости. Эта техника требует большей дисциплины, чем помидорная, потому что вам нужно уметь различать усталость и лень.

Для flowtime подойдет любой трекер времени и даже простой листочек с ручкой. Отмечайте время старта, перерывов и окончания работы. Онлайн-версия трекера в этом случае будет более функциональна, потому что подсчитает все эти периоды автоматически.

Пример отслеживания временных затрат в Toggle

Такой трекинг поможет вам определить самые продуктивные и непродуктивные часы вашего рабочего дня, а также период времени, на котором вы можете сохранять концентрацию.

Таймбоксинг

Эта техника управления временем предполагает выделение четких временных слотов под задачу и соблюдение этих слотов в работе. Таймбоксинг — лекарство для прокрастинаторов, ведь придется подгонять себя и укладываться в сроки.

Таймбокс-расписание можно создать практически в любом календаре, который графически показывает длительность запланированных событий. Для обозначения слотов используйте разные цвета. Это поможет быстрее ориентироваться в созданном таймбокс-расписании.

Пример расписания, созданного в технике таймбоксинга

Один слот может длиться от 20 минут до нескольких недель, как вам удобно. Главное — когда он заканчивается, работа должна быть сделана. Если следовать слотам не получается, пересмотрите рабочий процесс и определите, почему — может, вы неправильно оценили силы или поставили слот на неудобное время, когда внимание рассредоточено.

Таймблокинг

В отличие от таймбоксинга, этот метод тайм-менеджмента сосредоточен на работе над задачей, а не на ее обязательном выполнении. Вы блокируете определенное количество времени и целиком посвящаете его задаче, не отвлекаясь на другие дела.

С таймблокингом в вашем расписании не будет хаоса: каждому занятию отведено свое время.

Схематичное изображение того, как выглядит хаотичное расписание и таймблокинг. Источник

Это простая, но мощная техника управления временем, особенно если вас постоянно что-то отвлекает от работы дома или в офисе. Просто запланируйте все перерывы, и даже послерабочий досуг, и дайте семье и коллегам знать, когда вас можно потревожить.

Техника Bullet journal

Записывайте все в один блокнот. В основе стандартного bullet journal лежит календарь и расписание на день, неделю и месяц. Но сюда также добавляются разделы для ваших идей, рисунков, графиков и таблиц — всего, что приходит в голову, что нужно запомнить, что вас вдохновляет. Это скрупулезный, но более захватывающий способ, чем обыкновенная скучная таблица.

Это необязательно должен быть ежедневник в прямом смысле. Можно завести электронную версию в каком-нибудь приложении и заносить в нее идеи и дела с разных устройств в течение дня.

Свой bullet journal вы можете вести так, как вам нравится: экспериментировать с разделами, подразделами, оформлением, наполнением. Это бесконечная система организации ваших мыслей, целей, планов и идей.

Съешь лягушку

Еще один убийца прокрастинации. Эта техника управления временем — про то, что самые сложные и неприятные задачи-«лягушки» должны быть сделаны первыми. Техника помогает прямо в начале дня почувствовать себя победителем и мотивирует на весь остаток работы.

Термин придумал в 2001 году известный спикер и автор бестселлеров Брайан Трейси. Он описал эту и другие техники в своей книге «Съешь лягушку! 21 способ научиться успевать».

Некоторые используют обратный метод: выполняют сначала все мелкие задачи, чтобы получить чувство удовлетворенности собой и освободить мозг для больших дел.

Бонус — метод двух минут. Полезная техника управления временем, которая помогает избежать лавины мелких дел. Правило простое — если дело требует меньше двух минут, сделайте его прямо сейчас.

Сервисы для тайм-менеджмента

Собрали сервисы и приложения для управления задачами, трекинга времени, ведения списков дел.

Сервисы для управления задачами

Trello

Пример карточек в Trello

Канбан-сервис для одиночек и команд. Простой интерфейс, подойдет для управления личными и рабочими делами. Бесплатно на команду любого размера при ограниченных функциях, платно от 10 долларов в месяц.

Asana

Пример канбан-системы в Asana

Проста, поэтому популярна наравне с Trello. Есть канбан-режим, todo-списки и таймлайны. Командам до 15 человек и на 1000 задач — бесплатно, далее от 11 долларов в месяц.

Jira

Канбан-доска, созданная в Jira

Идеально подойдет айти-командам, которые работают по agile-методикам, то есть разбивают работу над проектом на короткие спринты, чтобы вовремя реагировать на меняющиеся требования. В функционале: канбан и скрам-доски, таймлайны, есть автоматические отчеты по работе, обновляющиеся в режиме реального времени. Бесплатно для команды до 10 человек, далее от 7 долларов в месяц за пользователя.

MeisterTask

Схематичный пример канбан-интерфейса в сервисе MeisterTask

Канбан-доска для личных и командных проектов. Есть предустановленные work flow, на которые можно сразу раскидать свои типовые задачи, или создать свою доску с нуля. Есть импорт данных из Trello и Asana. До трех проектов с неограниченным количеством участников — бесплатно, далее от 8,25 доллара в месяц.

Hygger

Канбан-доска в сервисе Hygger

Приложение для командной работы. Кроме канбан-досок, есть таймлайны, календари, таблицы, todo-списки и графики. Прямо в проекте можно подсчитывать временные затраты и определять ценность задач по нескольким встроенным методикам.

Сервисы для учета задач

Any.do

Список задач в приложении Any. do

Приложение для записи и напоминания о задачах. Создатели предлагают вести здесь план дел и учет расходов, составлять списки покупок, фильмов, книг и всего что угодно. Приложение есть для телефонов и компьютеров, можно синхронизировать свои девайсы и составлять общие списки на несколько пользователей. Удобная фича — синхронизироваться с почтой и превращать письма в задачи. Бесплатно на всех устройствах, но есть расширенная премиум-версия за 6 долларов в месяц.

Todoist

Десктопный и мобильный интерфейс приложения Todoist

Еще один популярный задачник. Задачи здесь можно объединять в проекты и добавлять к ним подзадачи, назначать сроки исполнения и создавать уведомления, подключать коллег к процессу. Доступен вид стандартных todo-листов, а также карточек по канбан-системе. Бесплатно на 80 проектов и команду до 5 человек, далее от 3 долларов в месяц.

TickTick

Демонстрация интерфейсов сервиса TickTick на разных устройствах

В TickTick есть возможность создавать задачи, формировать их в списки и папки, ранжировать по приоритету, помечать тегами. Календарь здесь доступен в целых пяти видах. Задачи можно создавать голосом или из входящих писем, работать над ними командой и отслеживать прогресс. Есть встроенный помидорный таймер и генератор белого шума, чтобы перекрывать отвлекающие звуки при работе. Приложением можно пользоваться бесплатно либо купить премиум, он обойдется примерно в 2,4 доллара в месяц.

Notion

Сервис для составления списков и хранения информации Notion

Мощный таск-трекер с простым дизайном и множеством функций. Его главное преимущество — кастомизация под каждого пользователя. Здесь есть шаблоны элементов, которые можно перетаскивать на страницу в каком угодно порядке, создавая практически лендинг. Благодаря такому подходу в Notion можно делать очень много: от банальных списков задач и сборника информации по проекту до базы знаний для команды, учета времени и бюджета.

Notion бесплатен для персонального использования, продвинутые и командные тарифы начинаются от 4 долларов в месяц.

Сервисы для трекинга времени

TMetric

Трекинг времени в приложении TMetric

Классический трекер времени с функциями ручного добавления затрат и автоматического отслеживания времени, потраченного в онлайне. Для полноты картины можно заводить проекты и добавлять клиентов, чтобы вести учет времени по каждому отдельно, а заодно создавать счета на оплату согласно замерам времени в приложении.

Бесплатно при ограниченном функционале. Полная версия от 5 долларов за человека в месяц.

TogglTrack

Приложение для подсчета временных затрат Toggl

Приложение от Toggl считает все ваше потраченное время автоматически: работу в программах и других приложениях, сколько вы провели на сайтах и на каких, и считает, сколько стоила ваша работа. Можно синхронизироваться с вашим обычным календарем и посмотреть, совпадают ли намеченные планы с реальностью. есть удобная функция для забывчивых: Toggle автоматически напоминает о действиях, которые вы обычно делаете в определенное время, например, подключиться к командному созвону.

Бесплатно для команд до 5 человек при ограниченной функциональности. Далее от 9 долларов в месяц за пользователя.

Harvest

Тайм-трекинговый сервис Harvest

Этот трекер времени работает на «полуавтомате». Для начала работы нужно забить в него все свои проекты и/или типы занятости по ним, а дальше просто запускать и останавливать таймер. Можно установить цену работы и на ее основании автоматически формировать счета для клиентов. Интерфейс только на английском, зато есть приложения для десктопов под macOS и Windows, а также для мобильных под Android и iOS. Бесплатно на одного пользователя и два проекта, далее от 10 долларов в месяц за пользователя.

Сервисы для фокусировки внимания

Go Fucking Work

Приложение для Chrome, которое блокирует отвлекающие сайты. Пользователь самостоятельно задает список сайтов и время, на которое их нужно заблокировать, так что отвлечься можно будет только в перерывах. При попытке зайти на заблокированный сайт на экране будет появляться оскорбительно-мотивирующая надпись с призывом вернуться к работе. Бесплатно.

Сервис для фокусировки внимания Go Fucking Work

Помидорковый таймер

Простейший веб-сервис, работающий по помидорной технике. Запускается без регистрации прямо в окне браузера. Настройте под себя размер и количество «помидорок», малых и больших перерывов, уведомления и принимайтесь за работу.

Помидорковый таймер

FocusFox

Текстовый веб-редактор с минималистичным интерфейсом — когда работаешь над текстом, панели инструментов становятся почти прозрачными, виден только текст. Из интересных функций: переключение на темную тему, несколько фоновых саундов из разряда «успокаивающий звук дождя», предпросмотр документа в виде веб-страницы. Есть все стандартные возможности оформления: выделение жирным и курсивом, цитаты, ссылки и картинки, маркированные и нумерованные списки. Есть сохранение и скачивание созданных документов, а при обновлении страницы весь набранный текст сохраняется.

Бесплатный, не нужно ничего скачивать или регистрироваться.

FocusFox

Тайм-менеджмент: что стоит запомнить

Тайм-менеджмент — это комплекс стратегий и техник по управлению временем, которые помогают сосредоточиться на задачах, работать продуктивнее и быть спокойней. Выберите технику, которая подходит вашему характеру и стилю работы, и начинайте с малого: проанализируйте свою продуктивность с помощью инструментов из статьи и понемногу начинайте концентрироваться на действительно важных задачах.

Помните: самая эффективная техника управления временем — та, которая избавляет вас от стресса, а не вгоняет в него.

Общение с клиентами также может быть затратным по времени, если не оптимизировать процесс. Регистрируйтесь в SendPulse и автоматизируйте свои рассылки: запланируйте цепочки писем, которые будут отправляться без вашего участия, и постройте чат-ботов, которые смогут решать базовые вопросы вместо вас.

➤ Основы Тайм Менеджмента | BogushTime

org/ListItem»>Главная
Блог
Основы тайм менеджмента

07.09.2022

Автор:

Категория:

Управление временем = оптимизация и успех в жизни

Тайм-менеджмент — это умение управлять своим временем, ресурсами, чтобы достичь цель. Вроде бы на первый взгляд все понятно: бери листок бумаги, ручку и пиши дела на день, но это совершенно не так.

Чтобы действительно добиться результата, нужно понимать основы тайм-менеджмента, его принципы, о которых и пойдет речь в данной статье.

Основные принципы тайм менеджмента

В списке тайм-менеджмента принципы взаимосвязаны друг с другом, чтобы шаг за шагом идти к цели. Поэтому предлагаем придерживаться следующих принципов:

Разделите большие дела на маленькие

Конечный результат кажется долгим и недостижимым, потому что нет четкого представления о самом пути к нему. Распределите основные направления работы, выделите конкретные шаги и идите по ним. Вы поймёте, что все реально, и цель не покажется столь отдаленной.

Выполняйте неприятные и неинтересные дела вначале

Выполнение таких задач не стоит оставлять на конец рабочего дня. Весь день вы будете думать об этом деле и не сможете сосредоточиться на других. А в конце дня, истощённые, сядете за работу, и вряд ли из этого что-то получится.

Делайте перерывы

Они необходимы, чтобы работа велась эффективно. Это не об обеде, а о маленьких пятиминутках. Смените обстановку, выпейте чай или кофе, это поможет отвлечься. Затем с новыми силами вернитесь к работе.

Устанавливайте таймер

Чтобы выполнение задачи не затянулось, ставьте таймер. Используйте будильник или другие напоминалки, чтобы не распыляться, а сосредоточиться на выполнении дела до звонка.

Меняйте вид деятельности

Можете сначала разобрать почту, затем сделать звонки, потом переключится на документацию или подготовку к совещанию и т.д. Так вы не будете чувствовать, что у вас рутинная работа.

Оставляйте время для форс-мажоров

Всегда планируйте время так, чтобы оставалось в запасе несколько часов для непредвиденных дел. Иначе вам придется взять время у других намеченных задач, что в общем притормозит процесс.

Заведите органайзер

Он поможет вам более четко видеть планы на день, неделю, месяц. Это даст и понимание, где нужно поторопиться с выполнением задачи, а где еще есть время.

Благодарите себя

Небольшое вознаграждение за выполненное дело будет стимулировать. Пусть это будет шоколад или просто ароматный кофе. Но вы точно приободритесь и с хорошим настроением перейдете к следующей задаче.

Расставляйте приоритеты

Посмотрите на свои задачи. Распределите их по важности, сложности и срочности. Так у вас сложится понимание, с чего начать в первую очередь.

Делегируйте

Не бойтесь передавать часть своих дел коллегам, подчиненным. Пусть это будут незначительные и небольшие задания, но у вас освободится время для выполнения более значимой задачи.

Управление временем — путь к успеху

На самом деле принципов тайм-менеджмента больше, чем мы привели в статье. Возможно для кого-то их будет достаточно, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Но если хотите по-настоящему стать успешным и научиться управлять своим временем, то мы можем предложить наши курсы, на которых учимся ставить цели, планировать список дел, распределять время и т.д.

Теги:

BogushTime

делегирование

управление временем

Основы тайм менеджмента Основы тайм менеджмента Елена Александрова

Time Management — это умение управлять своим временем, ресурсами, чтобы достичь цель. Вроде бы на первый взгляд все понятно: бери листок бумаги, ручку и пиши дела на день, но это совершенно не так.

Чтобы действительно добиться результата, нужно понимать основы тайм-менеджмента, его принципы, о которых и пойдет речь в данной статье.

Основные принципы тайм менеджмента

Разделите большие дела на маленькие

Выполняйте неприятные и неинтересные дела вначале

Делайте перерывы

Устанавливайте таймер

Меняйте вид деятельности

Оставляйте время для форс-мажоров

Заведите органайзер

Благодарите себя

Расставляйте приоритеты

Делегируйте

Управление временем — путь к успеху

9 основных принципов тайм-менеджмента, которые должен знать каждый | Джейкоб Даль

«Вы не можете наверстать упущенное. В будущем вы можете добиться только большего». Эшли Ормон, автор

Вы изо всех сил пытаетесь найти время в повседневной суете своей жизни? Ваша работа с 9 до 5 занимает все ваше время, или вы откладываете все свои дела на выходные, а затем на следующую неделю?

Если ответ «Да» на все вышеперечисленные вопросы, вам, вероятно, нужно управлять своим «ВРЕМЕНЕМ».

Тайм-менеджмент — очень важный навык, который многие люди хотели бы улучшить. Однако они постоянно натыкаются на поиски способов управления временем. Хотя существует множество стратегий управления временем, некоторые из них работают в любой ситуации.

Без лишних слов, вот главные и основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут вам вести продуктивную и сбалансированную жизнь.

1. Планирование

Планирование всегда важно, чем бы вы ни занимались. Потратьте несколько минут утром, чтобы спланировать свои дела на день. При напряженном графике сведите к минимуму отвлекающие факторы.

Вы также можете использовать различные инструменты личного планирования для планирования и организации своего расписания. Эти инструменты включают календари, настенные диаграммы, блокноты, электронные планировщики, карманные дневники и каталожные карточки. Составьте список всех своих задач и расписаний, чтобы вы могли сосредоточиться на своих приоритетах в своем инструменте планирования.

При использовании инструмента планирования учитывайте следующие важные моменты:

Запишите всю информацию только о вашем инструменте.
Ежедневно просматривайте свой инструмент планирования.
Всегда носите с собой инструмент планирования.
Составьте список своих приоритетов в инструменте и придерживайтесь его.
Если вы используете электронный планировщик, синхронизируйте его с компьютером и регулярно заряжайте батареи планировщика.
Убедитесь, что у вас есть резервная система для вашего инструмента планирования.

В конце каждого рабочего дня потратьте несколько минут на то, чтобы быстро составить в уме список дел, которые нужно сделать на следующий день. Это мысленно отложит в уме самые важные обязанности и выкинет из головы менее важные на следующий день.

2. Организуйте и расставьте приоритеты

Представьте, что ваш начальник сделал вам презентацию для предстоящего заседания совета директоров, и у вас есть всего 3–4 дня, чтобы подготовить ее. Нагрузка высока, и у вас уже есть несколько важных задач. Это будет крайне стрессовая ситуация для любого человека.

К счастью, есть Принцип Эйзенхауэра! В своем выступлении бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал, что у него есть два вида проблем: важные и неотложные, и обе разные. На основе этого принципа было разработано приложение под названием «Матрица приоритетов», позволяющее различать задачи «Сделать сейчас» и «Критические задачи».

Самая фундаментальная предпосылка эффективного тайм-менеджмента — различать, что важно, а что срочно. Обратите внимание, что самые важные задачи — это не самые срочные задачи, и наоборот.

Проблема в том, что большинство из нас позволяют срочным задачам доминировать в своей жизни. Но эксперты предполагают, что, хотя и срочные, и важные задачи можно выполнять вместе, сначала нужно сосредоточиться на важных, независимо от их срочности. Сосредоточение внимания на том, чего вы хотите достичь, даст вам полный контроль над своим временем.

Самый простой способ расставить приоритеты задач — составить список дел на день, неделю или месяц в зависимости от вашего образа жизни. Расположите элементы в вашем списке по приоритету как высокий, средний и низкий. Сначала выполните и отметьте самые высокие приоритеты.

Если вы выполняете проекты на работе, вы также можете использовать инструменты управления проектами, такие как Trello или TimeOn. Эти инструменты имеют полезные функции, которые помогут вам организовать и расставить приоритеты в вашей работе в отношении важности. Например, TimeOn имеет различные функции, которые помогают вам визуально отслеживать, как продвигаются проекты, над какими проектами нужно работать и какие проекты вы можете оставить на данный момент.

3. Правило 80/20

Также известное как принцип Парето, правило 80/20 применительно к работе означает, что ок. 20 процентов вашего упорного труда дают 80 процентов результатов. Итак, вы должны сосредоточить эти 20 процентов на максимально эффективном использовании своего времени.

Определите свои самые важные задачи и выполните следующие пять шагов:

Подумайте о ожидаемом результате.
Разбейте его на действия, необходимые для выполнения работы.
Выполняйте действие с полной отдачей и в максимально точном порядке.
Определите и выполните следующее важное действие.
Повторять до завершения.

Примените правило 80/20 ко всем задачам в вашем списке дел, чтобы повысить свою эффективность.

4. Делайте одно дело за раз

Мы все пытаемся сделать слишком много сразу и в итоге почти ничего не достигаем. Люди, пытающиеся достичь нескольких целей одновременно, были менее преданы своему делу и имели меньше шансов на успех, чем те, кто постоянно сосредоточивался на одной цели. Успешные люди концентрируются только на одном деле за раз, насколько это возможно.

Когда мы пытаемся работать в режиме многозадачности, текущие задачи занимают больше времени, и мы становимся менее продуктивными. Когда мы чувствуем давление, мы начинаем думать о других неважных вещах, таких как, что купить для вечеринки, ссорах с коллегами и т. д. Это, в конечном счете, превращается в стресс и мешает нам выполнять наши задачи вовремя и эффективно.

Как говорит Роб Брандсма, психолог и тренер по внимательности: «Когда вы говорите, говорите. Когда ты слушаешь, слушай». Присутствуйте в данный момент, чтобы вы могли полностью сосредоточиться на поставленной задаче. Практикуйтесь делать одно дело за раз, и со временем это станет вашей обычной рутиной.

5. Избегайте отвлекающих факторов

Вы сидите за столом с решимостью выполнить задачу, несмотря ни на что. Когда вы включаете свой ноутбук, вы замечаете сообщение друга на Facebook или текст на своем телефоне и забываете об этой важной задаче.

Что ж, отвлекающие факторы случаются, и их трудно избежать. Очень сложно оставаться сосредоточенным на задаче в течение нескольких часов. Но практика может помочь вам достичь того же!

Сначала определите внутренние или внешние отвлекающие факторы и определите их причину. Усталость? Отсутствие навыков? Найдите причину и устраните ее.

Общие советы, как не отвлекаться

Отложите телефон: Постоянные незапланированные телефонные звонки и сообщения часто отвлекают. Итак, выключите свой мобильный телефон и перенаправьте свой рабочий телефон на голосовую почту. Обязательно проверяйте свои звонки каждые 2–3 часа — так же, как и папку «Входящие».
Закройте веб-браузер: Признайте, что вы увлекаетесь социальными сетями, поскольку они серьезно отвлекают. Соберитесь с силами воли, выйдите из своих профилей в социальных сетях и закройте экран.
Наденьте наушники: Если вы работаете сидя в кабинке, наденьте наушники с шумоподавлением, и мир станет тихим и спокойным.
Сделайте перерыв: Сделайте небольшой перерыв, если вы чувствуете, что вас что-то отвлекает или вы чувствуете усталость после долгих часов работы. Короткие перерывы помогут расслабиться и прояснить мысли.

6. Делегирование

Делегирование означает определение того, могут ли некоторые из ваших задач выполняться другими, и назначение этих задач кому-то другому. Это освободит часть вашего времени, которое вы можете посвятить другим основным видам деятельности. Выберите подходящих людей, которые могут помочь вам, разделив ваши обязанности наилучшим образом. Они должны обладать соответствующими навыками, интересом, опытом и полномочиями, необходимыми для выполнения задачи.

Будьте конкретны и ясны при определении ваших задач и ожиданий. Кроме того, дайте человеку некоторую свободу персонализировать поставленные задачи. Убедитесь, что вы время от времени проверяете, прогрессирует ли человек, движется ли он в правильном направлении и нуждается ли он в вашей помощи. В рабочих условиях мы обнаружили, что программное обеспечение для управления проектами, такое как TimeOn, может быть очень полезным для управления командами и обеспечения того, чтобы все работали хорошо и двигались в правильном направлении. Наконец, вознаградите человека за хорошо выполненную работу или попросите внести улучшения, если это необходимо.

Кроме того, вы можете попросить других помочь вам с другими неотложными задачами, что даст вам время сосредоточиться на важных задачах. Например, заплатите кому-нибудь за стрижку газона или уборку дома; Присоединяйтесь к автобазе, чтобы отвезти своих детей в школу, чтобы высвободить время, которое вы можете посвятить другим занятиям.

7. Будьте здоровы и избавляйтесь от стресса

Забота, которую вы оказываете своему телу, поможет вам омолодиться умственно и физически. Только люди со здоровым духом и телом могут выполнять свои задачи быстро, легко и эффективно. Практикуйте управление своим временем в соответствии со своими биологическими часами, планируя приоритетные задачи в пиковое время дня, когда ваш уровень энергии наиболее высок.

Если вы плохо распоряжаетесь временем, вам придется бороться с капризностью, усталостью, стрессом и частыми болезнями. Чтобы избежать стресса, признайте, что вы выполнили задачу и готовы перейти к следующей.

Одна вещь, которую мы определенно можем порекомендовать, — это делать упражнения в течение недели. Каждый раз после тренировки вы будете чувствовать себя намного здоровее и полны новой энергии — готовы решать все свои задачи на день.

8. Научитесь говорить «НЕТ»

Если к вам не приходит что-то действительно важное, попрактикуйтесь в том, чтобы говорить «нет» задачам, которые на вас давят. Вместо этого поберегите свою энергию и концентрацию для занятий, которые важны для вас и которые вам нравятся.

Когда мужчина или женщина говорят «да», это может привести к тому, что вы перегрузите свою тарелку и перегрузитесь работой. Это никому не приносит пользы. Вы будете в стрессе, и ваш руководитель, скорее всего, пожалуется на то, что работа не сделана вовремя или ненадлежащим образом. Знайте, что совершенно нормально говорить «нет» задачам, которые вас переполняют.

9. Создавайте реалистичные расписания

Планируйте свое расписание до начала недели. Не стремитесь к совершенству, ведь никто в мире не совершенен. Вместо этого сосредоточьте свои усилия на том, чтобы быть превосходным, и не беспокойтесь о вещах, которые вы не можете контролировать или с которыми не можете справиться.

Оставайтесь позитивными, а когда почувствуете стресс, сделайте 10-минутный перерыв, чтобы заняться тем, что вам нравится. Позаботьтесь о своем здоровье, ешьте и пейте здоровую пищу, ежедневно занимайтесь спортом, хорошо спите и смейтесь как можно больше!

Независимо от того, начали ли вы управлять своим временем или только пытаетесь преуспеть в этом деле, приведенные выше принципы обязательно помогут вам достичь поставленной цели.

Начните с правильного планирования. Затем переходите к организации и расстановке приоритетов ваших задач в соответствии с ситуациями. Здесь вы можете использовать правило 80/20, чтобы сосредоточиться на самом важном. Вместе с этим составляйте реалистичные графики и учитесь говорить «нет» задачам, которые не важны. Кроме того, убедитесь, что вы делаете одно дело за раз, избегаете отвлекающих факторов и следите за своим здоровьем и отсутствием стресса.

Последний важный момент — убедиться, что вы нашли разницу между обязательством и интересом. Занимаясь интересными для вас делами, вы проведете время гораздо приятнее.

Основные принципы тайм-менеджмента, которые необходимо знать

Если меня попросят рассказать о принципах тайм-менеджмента одним предложением, я отвечу — поставь цель и запланируй время, чтобы работать над ней с полной сосредоточенностью. .

Прежде чем мы углубимся в принципов тайм-менеджмента , давайте получим общее представление о термине «принцип» с точки зрения тайм-менеджмента.

Согласно Оксфордскому словарю, принцип означает «фундаментальную истину или положение, которое служит основанием для системы убеждений или поведения или цепочки рассуждений». или «правило или убеждение, управляющее личным поведением». ¹

6 Основные принципы управления временем

Существует несколько основных правил эффективного управления временем. Поняв правила, вы сможете эффективно планировать свой график, быть более продуктивным и вести сбалансированную жизнь. В этой статье вы узнаете 6 основных принципов тайм-менеджмента, которые помогут вам достичь большего с меньшим стрессом.

1. Будьте целеустремленными

Чтобы добиться успеха в жизни, вы должны осознавать задачи и время, которое у вас есть. Планируйте задачи для достижения цели и используйте время для выполнения целенаправленных задач. Четко определенная цель будет мотивировать вас усердно работать, чтобы достичь цели.

Если вы хотите прожить счастливую жизнь, привяжите ее к цели, а не к людям или вещам. – Альберт Эйнштейн

Когда у вас есть цель в жизни, вам будет легче оставаться сосредоточенным и работать над ней, пока цель не будет достигнута. Не имея какой-либо цели, люди склонны работать медленно и меньше успевают за день или за всю жизнь.

Успешные люди абсолютно целеустремленны и постоянно работают для достижения цели. Поэтому важно быть целеустремленным. Узнайте, как установить SMART-цель, которая будет представлять вашу успешную жизнь.

Чтобы достичь своей цели, разбивайте большие задачи на маленькие и выполнимые задачи. Планируйте задачи как второстепенные цели на день и устанавливайте лимит времени для их выполнения.

2. Имейте план

Неспособность планировать означает планировать неудачу. – Алан Лейкин

Планирование – один из важнейших принципов тайм-менеджмента. Если у вас нет плана на день о том, куда пойти, что делать и как выполнить задачу, скорее всего, вы потеряете много времени, раздумывая над тем, над чем работать. И вы потеряете свою эффективность.

С помощью плана вы сможете легко приступить к выполнению задачи, завершить ее и быстро перейти к следующей задаче.

У каждого свой стиль работы и метод планирования. Основной процесс планирования включает в себя – ежемесячный, еженедельный и ежедневный план. В Интернете доступны различные приложения для планирования, в том числе Google Calendar, Trello, Todoist.

Автономные инструменты, которые вы можете использовать — записные книжки, карманные дневники, каталожные карточки и т. д. Какой бы инструмент планирования вы ни использовали, он должен быть простым.

Вот несколько вещей, которым вы можете следовать при использовании инструмента планирования –

Всегда носите инструмент планирования с собой и записывайте все задачи в нем.
Классифицируйте и организуйте задачи в соответствии с важностью и актуальностью. Расставляйте приоритеты для важных задач и планируйте выполнять 2 из них в день.
Установите ежемесячную цель и разбейте ее на управляемые задачи для еженедельных и ежедневных планов.
В конце дня отслеживайте прогресс своей цели и планируйте задачи на следующий день.
При планировании помните о возможных препятствиях при выполнении задачи и держите в уме альтернативный план.

Заблаговременное планирование поможет вам повысить личную эффективность в отношении эффективного использования времени.

3. Будьте организованы

Организованность является одним из ключевых факторов для достижения максимальной эффективности в управлении временем. Вам нужно будет делать это в разных аспектах вашей жизни.

Ваше рабочее место — держите под рукой файлы, ручку, карандаш, заметки и другие предметы, чтобы вы могли выполнить задачу за меньшее время и энергию и меньше отвлекаться.
Ваши рабочие устройства — Держите свой компьютер в чистоте, помещая все файлы в правильные папки. То же самое касается вашего мобильного телефона. Регулярно избавляйтесь от ненужных сообщений, фотографий и прочего. Это сэкономит ваше время от ненужных поисков.
Ваш почтовый ящик — отмените подписку на ненужный список адресов электронной почты и организуйте электронные письма по ярлыкам. Также организуйте закладки и пароли.
Ваш график – Планируйте свою деятельность, ориентируясь на свою цель. Используйте навыки расстановки приоритетов и делегирования и постарайтесь организовать расписание для важных задач. При организованном графике между двумя действиями будет мало потерянного времени.
Ваши финансы . Отслеживайте расходы и доходы с помощью приложения или электронной таблицы и управляйте своими финансовыми файлами в одном месте. Эти шаги избавят вас от стресса в финансовой жизни.

Организация вещей в начале требует некоторого времени, но это одноразовый процесс. Позже вы сможете сэкономить много времени в своей повседневной работе. Кроме того, вы можете избежать прокрастинации.

4. Практика однозадачности

Однозадачность — это очень эффективный способ сократить время, затрачиваемое на выполнение задачи. С другой стороны, многозадачность создает иллюзию тяжелой работы, но делает нас менее продуктивными.

Когда мы пытаемся одновременно выполнять несколько задач, мы фактически переключаем внимание с одной задачи на другую.

Из-за умственных сдвигов наш когнитивный процесс замедляется, что приводит к эффективной работе и потере времени.

Когда мы думаем, что работаем в режиме многозадачности, на самом деле мы переключаемся в несколько режимов. Это то, что мозг умеет делать очень хорошо — быстро переключать свое внимание с одного места на другое. Мы думаем, что мы продуктивны. Мы действительно заняты. Но на самом деле мы просто даем себе дополнительную работу. ― Michael Harris

Вот 2 вещи, которые нужно сделать, чтобы выработать привычку к однозадачности:

Установите таймер перед началом любой работы. Затем продолжайте работать над ним, пока не прозвенит звонок таймера. Вы можете воспользоваться помощью таймера Pomodoro.
Держите мобильный телефон в беззвучном режиме и уберите его подальше от себя, пока вы работаете. Отключите уведомления по электронной почте и в социальных сетях на своем компьютере (если вы работаете за компьютером).

Когда вы несколько дней тренируетесь делать что-то одно за раз, со временем это станет вашей привычкой.

Наш мозг работает лучше, когда мы концентрируемся на чем-то одном. Практикуя одну задачу, вы сможете выполнять работу быстро, правильно и эффективно.

5. Формируйте хорошие привычки

Наличие хороших привычек — один из ключевых принципов тайм-менеджмента. Имея хорошие привычки, вы сможете легко и успешно управлять временем.

С другой стороны, вредные привычки будут мешать достижению цели. Даже вам придется приложить больше усилий и времени, чтобы бороться с этими вредными привычками. Некоторые вредные привычки — прокрастинация, плохая концентрация, неорганизованность. Даже некоторые вредные рабочие привычки заставляют вас быть занятыми, но снижают продуктивность.

Поэтому важно выработать хорошие привычки для эффективного управления временем.

Будьте здоровы – питайтесь здоровой пищей, регулярно занимайтесь спортом и правильно спите, чтобы хорошо выполнять свое рабочее время.
Наведите порядок – соблюдайте правильную систему хранения документов и держите под рукой канцелярские принадлежности, это поможет вам выполнить задачу, затрачивая меньше времени и энергии.
Плата за стресс – избегайте переутомления и работы в течение долгих часов. Часто делайте перерывы, желательно не менее 5 минут каждый час, чтобы избежать выгорания.
Будьте рассудительны – перестаньте тратить время на просмотр телевизора, чтение ненужных новостей, пролистывание ленты социальных сетей. Тратьте время с умом и тратьте его на важные задачи.
Будьте дисциплинированы – планируйте свой день заранее. Ответы на электронные письма, проверка уведомлений в социальных сетях, встречи и поручения — все должно быть по расписанию. Дисциплина в расписании не позволит вам откладывать дела на потом и предпринимать импульсивные действия в течение дня.

6. Справляться с отвлекающими факторами

В этом мире, зависящем от технологий, быть сосредоточенным — большая проблема для нас. Поэтому важным принципом управления временем является управление отвлекающими факторами. После битвы с прокрастинацией, чтобы начать работу, нам нужно бороться с отвлекающими факторами, чтобы продолжить работу и закончить ее в нужное время. Как победить в битве с помехами вокруг вас?

Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами –

Управляйте своим телефоном: Не позволяйте телефонным звонкам и сообщениям отвлекать вас от выполнения текущей задачи. Держите его в тихом настроении и уберите в рабочее время. Избавьтесь от привычки проверять телефон каждые 10 минут без всякой причины.
Управление привычками просмотра: Импульсивный просмотр и гугление всего, что приходит на ум, являются признаками плохих привычек просмотра. Когда вы работаете за компьютером, не проверяйте ленту социальных сетей, уведомления, не отвечайте на сообщения и не просматривайте каждое электронное письмо по мере его поступления.
Управляйте внешними отвлекающими факторами: Найдите тихое место для работы — пустую комнату в офисе или запертую комнату дома. Носите шумоподавляющую гарнитуру, если вы работаете в кабине.

Целенаправленная работа над достижением цели позволит вам максимально использовать свое время и сделать больше к концу дня.

Принципы тайм-менеджмента для студентов

Принципы тайм-менеджмента для студентов не совпадают с принципами тайм-менеджмента в бизнесе или в жизни в целом. Студенты должны сбалансировать свою деятельность вокруг занятий, учебы, заданий, общения и изучения возможностей.

Поэтому для них жизненно важно знать, как составить распорядок дня и спланировать расписание, сосредоточив внимание на своей цели, чтобы они могли эффективно использовать свое время, энергию и ресурсы. Помимо 6 основных принципов тайм-менеджмента, им необходимо действовать в соответствии с еще 3 основными принципами в своей жизни.

1. Тщательно установите время обучения. Это время, когда вы более бдительны, энергичны и лучше всего работаете с полным вниманием. Запланируйте критическое и требующее внимания исследование на это время. Используйте время простоя для стирки, набора текста, выполнения поручений и других задач, требующих меньшей концентрации.

2. Используйте время ожидания продуктивно

Пока вы ждете следующего занятия или на автобусной остановке, используйте это время для своего личного роста. Обратите внимание на такое время ожидания и проведите время, читая мотивационную книгу, слушая подкаст, просматривая свой план и расслабляясь. Вместо того, чтобы тратить эти маленькие отрезки времени на сплетни или игры со своим смартфоном, используйте это время продуктивно.

3. Реалистично составляйте свой график

Очень важно быть дисциплинированным и иметь график, но он не должен быть слишком плотным, чтобы лишить вас свободы. Составьте реалистичный график, в котором будет удачно сочетаться время учебы, отдыха, времяпрепровождения и общения. Даже будьте готовы потратить время на посещение особых мероприятий и необычных явлений.

Принципы тайм-менеджмента в сестринском деле

Наиболее сложной частью работы медсестры является быстрое изменение списка дел. Ваши приоритеты могут быстро меняться, когда пациент срочно нуждается в вашем внимании. Поэтому становится трудно прогнозировать, планировать и расставлять приоритеты. Однако тайм-менеджмент работает везде; вам просто нужно быть стратегическим, чтобы разумно управлять временем.

Существует два дополнительных принципа тайм-менеджмента, о которых следует помнить наряду с другими принципами: планирование, расстановка приоритетов, организованность и сосредоточенность.

1. Будьте гибкими

Внезапное ухудшение состояния, смерть и новые госпитализации требуют незамедлительных действий и становятся первоочередной задачей, независимо от того, какая задача у вас есть в вашем списке дел. Из-за такого непредсказуемого характера работы медсестры эта профессия требует приспособляемости и гибкости. Сосредоточьтесь на самых приоритетных задачах на день и выполняйте их, когда у вас есть время. При необходимости обновите свои приоритеты.

2. Научитесь делегировать полномочия

Одним из ключевых навыков тайм-менеджмента является делегирование. В сестринском деле вам разрешено делегировать некоторые из ваших задач в определенных рамках. В сестринском деле есть 5 прав делегирования – правильная задача, правильные обстоятельства, правильный человек, правильное направление и правильная оценка.

Поэтому научитесь назначать правильную задачу нужному человеку при правильных обстоятельствах, поддерживая правильную коммуникацию и оценку. Правильный способ делегирования поможет выполнить больше задач за смену.

Подводя итог

Существуют сотни советов, техник, методов, навыков, чтобы лучше управлять временем. Но все основывается на этих основных принципах. Если эти принципы соблюдаются должным образом, усилия по управлению временем будут успешными.

Сноска: ^1. https://www.lexico.com/en/definition/principle

Избранное фото : Кайла Отто на Unsplash0001

У всех нас 24 часа в сутках. Но почему кажется, что некоторые люди способны извлечь максимальную пользу из каждой минуты дня? Хотите верьте, хотите нет, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с использования этих 20 супермощных советов по тайм-менеджменту.

1. Создайте аудит времени.

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, первый шаг, который вам нужно сделать, это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что отправляете электронные письма только 30 минут, но на самом деле эта задача съедает час вашего дня.

Самый простой способ следить за своим временем — загрузить приложение, например RescueTime, Toggl или приложение «Календарь», чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. С помощью этой информации вы сможете внести соответствующие коррективы.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать дела на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Так что, если я начал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В каком-то смысле это становится игрой.

Поскольку я ставлю буферы между задачами и действиями, если я не выполняю задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, зарезервированное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить», — предлагает Уильям Липовски.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задание. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, как только вы сможете это сделать. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени».

4. Планируйте заранее.

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на то, чтобы навести порядок в офисе и составить список самых важных дел на завтра.
Первым делом с утра. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 самых срочных и важных дела, которые нужно решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проводите утро на MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. А если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Брутто? Конечно. Но смысл, который подчеркивал Твен, заключается в том, что вы должны позаботиться о своих самых больших и сложных задачах утром, то есть о самых важных задачах (MIT) дня.

Есть несколько причин, почему это такой эффективный трюк управления временем. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше решать эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы прожить остаток дня.

6. Научитесь делегировать полномочия.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то другому делать работу, которую раньше делали они. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают рабочую нагрузку, а это значит, что у вас остается больше времени для более важных задач или выполнения меньшего объема работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера. И, если вы решите пройти внутреннее обучение, первоначальные инвестиции в конечном итоге окупятся.

7. Устранить полуработу.

«В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то выполнить. Мы редко полностью погружаемся в стоящую перед нами задачу».

Клир назвал это «полуработой», и вот несколько примеров;

Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
Вы пробуете новый режим тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что прочитали об этом в Интернете.
Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают по электронной почте.

«Независимо от того, где и как вы попали в ловушку половинчатой работы, результат всегда один: вы никогда полностью не занимаетесь поставленной задачей, редко выполняете задачу в течение длительного периода времени и вам потребуется в два раза больше времени, чтобы сделать в два раза меньше», — добавляет Клир.

Клир обнаружила, что лучший способ избавиться от половинчатой работы — выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выкроит несколько часов, чтобы посвятить их важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, целенаправленную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы выполняете лишь половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то, очевидно, вы хотите открыть для себя что-то полезное в тайм-менеджменте, и я буду более чем счастлив помочь вам в этом. Но если вы боретесь с тайм-менеджментом, решение может быть таким же простым, как изменение вашего графика.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, проснуться на час раньше. Лично я считаю 5:15 утра самым продуктивным временем дня, так как это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над сторонними проектами, не отвлекаясь.

Кроме того, подумайте о том, чтобы вставать раньше по выходным и, возможно, сократить количество просмотров телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Мгновенное перескакивание с одной задачи или встречи на другую может показаться хорошей тратой времени, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и перезарядиться, отправившись на прогулку, помедитировав или просто помечтав. В конце концов, человеческий мозг может концентрироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю 25 минут между задачами и встречами идеальным запасом времени.

10. Будьте организованны и выполняйте одну задачу.

Среднестатистический американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить время и деньги, наведите порядок.

Для начала создайте дом для всего и убедитесь, что вещи лежат на своих местах. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И запустите однозадачность. Большинство людей называют многозадачность главной причиной потери предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов приходятся на 20% вложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно приходится на 20% клиентов, — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны управлять своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов зависит от 20% ваших действий».

Ренцо предлагает начать с ежедневного просмотра своего расписания или списка дел. Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из своего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас активнее работать над наиболее важными задачами».

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари долгое время были основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать собрания и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события.

Лично я использую Календарь Google. Я думаю, что это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar также работают хорошо.

13. Перестаньте быть идеальным.

Если вы перфекционист, ничто никогда не будет достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Так что перестань быть идеальным. Его не существует. Делайте все возможное и двигайтесь дальше.

14. Просто скажи «Нет».

Я знаю, что ты не хочешь никого расстраивать. Но вы можете справиться только с таким количеством. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививать ключевые привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «ключевые привычки». Но какие они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и побуждают к другим хорошим привычкам. В результате вы станете здоровее, сосредоточеннее и лучше сможете управлять своим временем.

16. Не тратьте время на ожидание.

Буду честен. терпеть не могу ждать. Дело не в том, что я нетерпелив. Просто я знаю, что это время лучше потратить в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время впустую, я нашел способы извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или планирую будущий пост в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем в Америке поездка на работу занимает более 26 минут? И, что еще хуже, ежедневные поездки на работу становятся все длиннее. Добавьте к этому время, необходимое для подготовки, и вы легко увидите, сколько времени тратится впустую на то, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, удаленная работа даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую источники вдохновения, такие как TED Talk или биографии. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Объединяйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте конкретное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного типа мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делайте меньше.

Это тактика от Лео Бабауты. Он начал вести блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать. Итак, что Лео может сказать о том, чтобы делать меньше?

Делать меньше не означает, что «меньше значит больше». Это означает «чем меньше, тем лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие важным. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто фураж.

Навыки тайм-менеджмента | SkillsYouNeed

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему некоторым людям хватает времени, чтобы сделать все, что они хотят, в то время как другие постоянно спешат от задачи к задаче и никогда ничего не заканчивают?

Не может быть, чтобы у некоторых людей было меньше дел. Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируют хорошие навыки тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент — это умение продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не чувствуя при этом стресса. Звучит просто, но на практике все намного сложнее. На этой странице объясняются некоторые принципы правильного управления временем.

Важность тайм-менеджмента

Навыки тайм-менеджмента очень важны, потому что мало у кого из нас есть достаточно времени, чтобы сделать все, что от нас просят или что мы хотим сделать.

Тайм-менеджмент определяется как продуктивное и эффективное использование вашего времени, но что делать, если вы работаете максимально продуктивно, и все же не можете все успеть? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.

Другими словами, люди, умеющие планировать время, хорошо справляются с поставленными задачами. Однако они также лучше отдают приоритет и выясняют, что действительно нужно сделать , а затем отбрасывают другие вещи.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

« Срочные» задачи требуют вашего немедленного внимания, но уделяете ли вы им это внимание на самом деле, может иметь значение, а может и не быть.
«Важные» задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

Ответить на звонок необходимо срочно . Если вы этого не сделаете, звонящий отключится, и вы не будете знать, почему он звонил, а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, говорящий вам, что вы можете иметь право на компенсацию за неправильно проданную страховку. Это не важно.
Регулярно посещать стоматолога важно (по крайней мере, нам так говорят). Если вы этого не сделаете, у вас могут возникнуть заболевания десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако, если вы оставите это слишком долго, это может стать срочным, потому что у вас может заболеть зуб.
Забирать детей из школы нужно срочно и важно . Если вы не придете в нужное время, они будут ждать на игровой площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете причинить неудобства другим, например, учителям, которые ждут вас вместе с детьми.
Чтение забавных электронных писем или проверка Facebook не является ни срочной, ни важной задачей . Так почему же это первое, что вы делаете каждый день? См. нашу страницу о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлечь вас от выполнения срочных и важных задач.

Различие между срочным и важным является ключом к определению приоритетов вашего времени и рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Позволяет понять, что нужно сделать в первую очередь, а что можно оставить на потом или вообще не делать. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать ваши задачи в соответствующие категории:

Использование матрицы приоритетов

Чтобы использовать матрицу приоритетов, лучше всего просматривать свои задачи на ежедневной основе. . Каждый день спрашивайте себя:

Какие из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?
Это «срочные» задачи.
Какие из срочных задач важнее?
Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не давать им абсолютное различие «важные/не важные».
Какие из несрочных задач важнее?
Опять же, рекомендуется перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.

Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя следующим правилам:

Каждая ячейка должна содержать не более семи или восьми задач .
Начните с поля «Сделать сейчас» .
Важно не откладывать срочные или важные дела только потому, что они неприятны. Они не станут лучше от прокрастинации.
Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМУЮ БОЛЬШУЮ.
Марк Твен
Далее посмотрите на менее срочные, но все же важные задачи . Решите , что вы собираетесь с ними делать, а затем отметьте время в своем дневнике, чтобы сделать их, или подумайте о том, чтобы делегировать их кому-то другому.
Делегируйте срочные, но более легкие/менее важные задачи.
Теперь исключите несрочные и неважные задачи.
Наконец, работайте. Начните свой список «Сделать сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.

Если в каком-либо квадранте есть еще задачи, которыми вы можете управлять, пора а) выполнить некоторые из них, б) делегировать некоторые из них или в) исключить некоторые из них.

Регулярная обрезка вашей матрицы таким образом гарантирует, что вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжите работу.

Индивидуальное суждение

Срочность и/или важность задачи не являются абсолютными. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.

Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их не попросят выполнить работу во второй раз, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их никогда не попросят снова, они никогда не примутся за работу — они просто решат, что ни для кого не достаточно важно, чтобы они тратили время.

Помните также, что вы и ваше здоровье важны . Тот факт, что у вас много дел, не означает, что некоторые упражнения, 10-минутная прогулка или правильное питание не важны. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «срочных» действий.

Внимание!

Срочность и/или важность не являются фиксированным статусом. Вы должны регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не следует перемещать вверх из-за того, что оно стало более срочным и/или важным.

Что делать, если важная задача постоянно вытесняется более срочными, но все же важными задачами?

Во-первых, подумайте, действительно ли это важно. Нужно ли это вообще делать, или вы просто говорили себе, что должны это сделать?

Если это действительно важно, рассмотрите возможность делегирования. Подробнее см. на нашей странице Делегирование навыков .

Практический пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования

Дженни была лидером занятой, очень реактивной команды, с постоянными и срочными требованиями к ее времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.

В ходе обсуждения разработки Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать дополнительную стратегическую работу, чтобы развить свои навыки. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре разработать стратегию для команды.

Сара воспользовалась случаем и разработала тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.

Личные и профессиональные

Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:

Включить оба в одну матрицу
Преимущества: Ваши личные вещи не потеряются.
Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.
Использовать две отдельные матрицы и выделять отдельные временные интервалы для работы с каждой
Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.
Недостатки: может быть довольно сложным.

Вам решать, что вы выберете — главное, чтобы это работало на вас.

Дополнительные принципы рационального использования времени

Таким образом, матрица приоритетов является ключом к определению приоритетов вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это также возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов, с помощью которых вы можете повысить свою эффективность и производительность.

Соблюдать порядок
Для некоторых из нас беспорядок может быть одновременно настоящим отвлечением и настоящей депрессией.
Приведение в порядок может повысить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место будет опрятным, и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.
Лучший совет по уборке:
Создайте три стопки своих вещей: Храните, Отдавайте и Выбрасывайте.
- Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или сделать что-то с ним. Если это требует действий, добавьте его в свой список задач.
- Отдайте , если вам это не нужно, но кто-то может использовать это, и/или это работа, которую можно и нужно делегировать.
- Выбросьте (или утилизируйте) вещи, которые не представляют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.
Использование списка дел
Будь то электронные или бумажные списки, это хороший способ вспомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.
Подумайте о том, чтобы каким-то образом выделить наиболее важные пункты и не забудьте вычеркнуть их из своего списка, когда они будут завершены и/или больше не нужны.
Выберите момент
У всех нас есть время дня, когда мы работаем лучше. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.
Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поход на почту.
Еще один полезный вариант — иметь список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время, чтобы отправить электронное письмо с подтверждением даты вашего отпуска?
Главный совет: использование технологии планирования
Некоторые люди по-прежнему предпочитают использовать бумажный дневник и список дел — и это нормально.
Тем не менее, для тех, кто любит технологии, теперь есть множество инструментов, которые помогут вам в планировании. Такие приложения, как Doodle, Calendly, Microsoft Bookings и Google Calendar, помогут вам планировать свою работу, а также назначать встречи с другими людьми.
Вы также можете предоставить заранее установленные интервалы для встреч, чтобы другие могли назначить встречи с вами, скрывая остальную часть своего дневника. Это означает, что вы можете запланировать время на себя или на семью, не беспокоясь о том, что кто-то подумает или попытается лишить вас приоритетов.
Это позволяет вам автоматизировать ваши встречи, не передавая контроль над вашим временем кому-либо еще.

Не медлите, а спросите, почему вас искушают
Если задача действительно срочная и важная, приступайте к ней.
Если, однако, вы обнаружите, что оправдываетесь, что не делаете что-то, спросите себя, почему.
Возможно, вы сомневаетесь, стоит ли вам вообще выполнять задание. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если это так, вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим менеджером, если на работе, и семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.
Не пытайтесь работать в режиме многозадачности
Как правило, люди не очень хорошо справляются с многозадачностью, потому что нашему мозгу требуется время, чтобы перефокусироваться.
Гораздо лучше закончить одно дело, прежде чем переходить к другому. Если вам нужно выполнить много разных задач, попробуйте сгруппировать их вместе и последовательно выполнять похожие задачи.

Сохраняйте спокойствие и наблюдайте за происходящим

Возможно, важнее всего помнить, что нужно сохранять спокойствие. Чувство перегруженности слишком большим количеством задач может быть очень напряженным. Помните, что конец света, вероятно, не наступит, если вы не выполните последнюю задачу дня или оставите ее на завтра, особенно если вы разумно расставили приоритеты.

Пойти домой или лечь пораньше, чтобы быть готовым к завтрашнему дню, может быть гораздо лучше, чем уложиться в установленный самим собой или внешним дедлайном, который может даже не иметь большого значения.

Сделайте паузу и взгляните на свою жизнь и приоритеты в перспективе, и вы можете обнаружить, что взгляд существенно меняется!

Полное руководство по тайм-менеджменту

Часто говорят, что время — наш «самый дефицитный ресурс». Поэтому мы все должны инвестировать — и использовать — разумно. Если подумать, у всех нас примерно одинаковое количество времени. Но вы все равно найдете много людей, говорящих, что у них «недостаточно времени» или им «нужно больше времени». Почему у одних людей нет проблем с выполнением своих задач за определенное время, а у других — нет?

В этой статье вы узнаете 1) основы тайм-менеджмента , 2) что такое хороший тайм-менеджмент , и 3) советы о том, как стать лучше в тайм-менеджменте.

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Взгляните на любую устоявшуюся организацию, и вы, вероятно, обнаружите, что следующие проблемы явно рассматриваются: управление человеческими ресурсами для найма, отбора и найма персонала, финансовое управление для составления бюджета, анализа операций и эффективности и управление капиталом для поиска финансирования и инвестиций.

Если вы ищете аспект, посвященный тайм-менеджменту, вы можете разочароваться.

Тайм-менеджмент — это та дисциплина, которая фокусируется на планировании количества или продолжительности времени, которое будет потрачено на конкретные действия, часто с целью повышения эффективности и результативности. Его самые ранние корни можно проследить, когда Фредерик Тейлор разработал свои научные методы управления для повышения производительности труда рабочих. Конечно, концепция тайм-менеджмента эволюционировала, сделав ее более системной и логичной в своих подходах.

В бизнесе под тайм-менеджментом понимается выделение и распределение времени между видами деятельности, которые его требуют, в зависимости от определенного набора приоритетов. В этом смысле тайм-менеджмент можно также назвать «бюджетированием» времени, когда нужное количество времени выделяется на правильную задачу или деятельность.

Следует отметить, что самим временем нельзя и нельзя управлять; то, чем вы управляете, — это то, как вы используете то время, которое у вас есть, с полным осознанием того, что оно ограничено.

Тайм-менеджмент как навык

Помимо дисциплины, тайм-менеджмент также описывается как навык или способность планировать и, следовательно, контролировать количество времени, которое вы тратите на выполнение своих задач. Это сводится к тому, насколько квалифицирован человек в своем анализе того, как его часы тратятся на конкретную деятельность. Это также многое говорит о его способности расставлять приоритеты в своих задачах, чтобы максимизировать эффективность и результативность.

Тайм-менеджмент — это навык, которым можно овладеть с помощью постоянной практики и дальнейшего развития с течением времени (без каламбура). Как только мы овладеем этим навыком, наша работа и личная жизнь станут более организованными, с ними будет намного легче справляться, они станут более эффективными и, безусловно, более счастливыми.

Два направления тайм-менеджмента

Давайте скажем прямо: тайм-менеджмент не означает, что нужно сделать ВСЕ. Есть два конкретных пункта, которые включает в себя тайм-менеджмент:

Сделать БОЛЬШЕ ДЕЛ: У вас есть ограниченное количество времени. Таким образом, вы должны управлять им, чтобы вы могли выполнить гораздо больше работы за это ограниченное время. В прошлом, когда вы с трудом выполняли две задачи за один час, возможно, вы сможете найти способ выполнить три или четыре задачи за то же время. Вы можете сделать это с помощью тайм-менеджмента.
Достижение ПРАВИЛЬНЫХ ДЕЛ: Вполне возможно, что вы в конечном итоге сделаете что-то другое, чем то, что изначально намеревались сделать. Вы планировали закончить Задание 1 за один час. Однако в середине этого часа ваше внимание отвлеклось, и вы также начали работать над Задачей 2. Когда час истек, вы не закончили Задание 1, и на самом деле у вас даже было другое (Задание 2) в ожидании. В результате вы ничего не закончили. Благодаря тайм-менеджменту вы, возможно, успеете закончить Задание 1 до того, как истечет час, и получите фору при выполнении Задания 2.

Почему важен тайм-менеджмент?

Мы все установили, что время — это ресурс, которым нужно управлять. Но с какой целью? Что мы надеемся получить от управления временем?

Для упрощения. Вы практически имеете дело с беспорядком, если не прилагаете усилий для организации своего времени. Когда вы составляете график, которому вы должны следовать, это просто вопрос соблюдения плана и того, чтобы не отвлекаться.
Чтобы упорядочить свой день или жизнь , в целом. Опять же, меньше беспорядка, и все более организованно. Имея расписание или план, вы сможете лучше понять, где вы находитесь в данный момент, где вы стремитесь быть в конце дня и как вы сможете туда добраться.
Для повышения эффективности. Работа определенно облегчится, потому что будет меньше беспорядка. Вы можете сосредоточиться на важных вещах, которые требуют наибольшего внимания, а остальное оставить на потом.
Для повышения производительности. Если вы твердо держите свое время и то, как вы его используете, вы сможете выполнять больше работы или показывать более высокие результаты. Это ответвление повышенной эффективности.

ХОРОШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

Концепция правильного управления временем включает в себя следующее:

1. Эффективное планирование

Действия, которые будут выполнены в течение дня, должны быть запланированы заранее. Это может быть сделано с помощью чего-то столь же простого, как список вещей «To-Do», или это может быть столь же сложным или подробным, как в плане задач. Задачи должны быть перечислены в порядке приоритета, причем наиболее важные действия должны быть перечислены первыми. Включите время, отведенное для каждой задачи или действия. Вы будете использовать этот список как руководство по порядку их выполнения.

2. Постановка целей

При планировании всегда нужно иметь перед собой цель. Каких целей вы хотите достичь, выполняя эти задачи или действия? Эти цели будут вести вас вперед, чтобы привести вас в правильном направлении. Ставя цели, убедитесь, что они ясны, реалистичны и достижимы.

3. Установление сроков

Установите сроки и придерживайтесь их. Раньше, когда вы планировали, вы устанавливали временные рамки для каждого действия. Должен быть установлен крайний срок завершения деятельности. Признаком хорошего тайм-менеджмента является способность выполнить свои задачи задолго до намеченного срока.

4. Делегирование обязанностей и ответственности

Как бы вы ни хотели, есть вещи, которые вы не можете сделать сами. Иногда приходится просить о помощи или содействии. Если вы руководитель группы в определенном ограниченном по времени проекте, вы не можете делать все в одиночку. У вас есть члены команды, которые готовы работать с вами. Частью тайм-менеджмента является способность делегировать обязанности в соответствии с квалификацией, набором навыков и специализацией каждого человека. Это гарантирует, что задачи будут выполняться более гладко и определенно быстрее.

5. Приоритизация деятельности

Просто есть задачи, требующие большего внимания, чем другие. Перечислив их, вы легко сможете классифицировать те, с которыми нужно срочно разобраться, и те, которые можно оставить на потом. Ваша задача здесь состоит в том, чтобы провести различие, чтобы можно было более эффективно распределять работу и распределять время на те задачи, которые имеют высокий приоритет.

6. Правильно проводить время

Тайм-менеджмент также заключается в том, чтобы «тратить нужное время на нужное дело». Возможно, вам удалось определить задачи с высоким приоритетом, но вы также можете выделить на них больше времени, чем требуется. Напротив, вы, возможно, решили, что одна задача имеет низкий приоритет, и выделили на ее выполнение всего пару часов, тогда как на самом деле она требует около дня или двух.

СОВЕТЫ ПО РАЗВИТИЮ ХОРОШЕГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Небольшой самоанализ требуется, если вы хотите оценить свои текущие методы управления временем и определить, нужно ли вам внести изменения или продолжать как обычно. Конечно, при этом ожидается или требуется большая степень объективности. Есть несколько упражнений, которые вы можете найти, особенно в Интернете, о том, как оценить свое отношение к тайм-менеджменту и его практику, но суть у них примерно одна и та же.

1. Оцените себя.

Короче говоря, вы должны спросить себя, насколько важно время для вас лично и профессионально. Вы должны определить причины, по которым вы хотите лучше управлять своим временем. Это так, вы можете заработать больше денег? Вы хотите лучше управлять своим временем, чтобы получить больше признания на работе и получить то продвижение по службе, к которому вы всегда стремились? Или вы хотите управлять своим временем, чтобы позже у вас было больше времени для досуга? Чаще всего ваши личные цели и приоритеты совпадают с вашими краткосрочными задачами, когда дело доходит до достижения цели.

Оценивая себя, вы также столкнетесь с некоторыми моментами, которые вас не устраивают. Возможно, вы тратите слишком много времени на деятельность, которая на самом деле не приносит пользы. Вы также можете понять, что не уделяете много времени и внимания тому, что этого требует.

2. Оцените свое поведение, когда дело доходит до использования вашего времени.

Что вы делаете, чтобы управлять временем? Следите ли вы за тем, сколько времени вы потратили на одно занятие? Вы религиозно придерживаетесь списков дел, которые вы делаете? ты даже есть в этих списках? Есть ли у вас склонность оставлять задачи незавершенными, когда вы чувствуете, что вам не хватает времени в течение дня, и откладывать их на другой день?

Вы должны определить модели поведения, которые вы считаете правильными, или те, которые лучше всего подходят для вас. С другой стороны, вы также должны определить поведение, которое вы считаете сомнительным, и найти его причины. Может быть, это не та задача, во-первых, так что вы можете поискать другую.

3. Определите свое «прайм-тайм».

Это факт, что не все люди действуют одинаково. Некоторые более продуктивны в определенное время дня, чем другие. Здесь рассматриваются понятия «жаворонок» и «полуночник». Это вопрос определения времени дня, когда уровень вашей энергии высок. Скорее всего, это также ваше самое продуктивное время или ваше «прайм-тайм». Назначая высокоприоритетные и сложные задачи или задачи, которые требуют большого внимания в ваше основное время, вы увеличиваете вероятность того, что эти задачи будут выполнены или выполнены без каких-либо проблем.

4. Поставьте перед собой цели.

Вы должны знать, над чем работаете. Без цели вы просто бесцельно работаете, не имея никакого направления. Было бы неплохо установить как краткосрочные, так и долгосрочные цели. Запишите их, чтобы вы могли прочитать их позже для подкрепления. Затем вы можете отметить краткосрочные цели, как только они будут достигнуты.

СОВЕТЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Ранее мы говорили о некоторых вещах, которые можно предпринять, чтобы научиться правильно и эффективно управлять временем. Вот советы, которые могут помочь вам развить и улучшить свои навыки тайм-менеджмента, будь то на рабочем месте или в личной жизни.

Будьте организованы. Это включает в себя аккуратность и порядок на рабочем месте. Часто хранение стопок бумаг и документов на вашем столе делает поиск чего-либо более трудоемким. Надлежащим образом пометьте документы и аккуратно сложите их в таком месте, где вы сможете легко достать и вернуть их после использования. Это также может потребовать время от времени очистки. Выбросьте вещи, которые вам больше не нужны. Мало того, что они занимают место без необходимости, но и беспорядок также займет больше времени, чтобы пробраться.
Воспользуйтесь прайм-таймом. Это ваше самое продуктивное время, поэтому убедитесь, что вы выполняете более сложные задачи в этот интервал. Рутинная и повторяющаяся работа может быть запланирована на периоды пониженной энергии. Также рекомендуется планировать в свое лучшее время, потому что ваш разум будет более свежим и ясным при составлении расписания. Вы также можете определить два часа дня в качестве своего основного времени. Найдите способ растянуть этот период на три-четыре часа. Чем длиннее ваше прайм-тайм, тем продуктивнее вы будете.
Научитесь искусству делегирования полномочий. Возьмите на себя ответственность за свои действия, но вы также должны научиться говорить «нет», просить о помощи и возлагать обязанности и задачи на других, особенно если они более квалифицированы или опытны для их выполнения. Это сэкономит вам и им много времени, которое вы сможете использовать для других дел.
Узнайте, как оставаться сосредоточенным. Отвлекающие факторы — это огромная трата времени. Вы можете полностью распланировать свой день, но когда возникают отвлекающие факторы — и вы позволяете им — тогда вы просто теряете драгоценное время. Будьте сосредоточены на поставленной задаче. Будьте сильны против этих отвлекающих факторов, какими бы заманчивыми и сильными они ни были.
Не проявляйте неуважения к времени, злоупотребляя им. Вы знаете, что у вас есть кое-что, что вы должны сделать, но вы все равно встаете и бесцельно бродите, даже пустая болтовня и сплетни. Это уже зря потраченное время. Скорее всего, вы вернетесь к своей работе и в конечном итоге будете спешить с ней, потому что уже потратили значительное время на что-то совершенно не связанное с ней. В результате, скорее всего, работа будет сделана бессистемно.
Используйте инструменты тайм-менеджмента. К счастью, существует ряд инструментов, которые можно использовать для тайм-менеджмента (включая программное обеспечение для отслеживания времени), начиная от инструментов старой школы, таких как планировщики и органайзеры, и заканчивая более высокотехнологичными инструментами и устройствами, включая мобильные приложения и программное обеспечение. Энергетики или стимуляторы энергии также помогают, например, кофеин, но обязательно принимайте их в умеренных количествах.
Время от времени делайте перерывы и расслабляйтесь. Будьте здоровы. Тайм-менеджмент не означает втиснуть всю работу в свой день. Перерыв и отдых также являются частью правильного тайм-менеджмента, потому что вы даете себе время, чтобы передохнуть, перегруппироваться и восстановить свою энергию, чтобы вы могли эффективно и продуктивно выполнять следующие задачи в своем графике. Если вы устали или истощены, это приведет только к большему количеству ошибок, поэтому ваша работа будет неэффективной, а это противоречит цели тайм-менеджмента. Сохранение здоровья и хорошей формы также является данностью, если вы хотите иметь возможность делать больше. Если вы больны или слабы телом, вы в конечном итоге ляжете в постель и ничего не добьетесь.
Измените свои привычки и образ жизни. Это, пожалуй, самая сложная задача для любого человека. В конце концов, когда они привыкли делать что-то одно, а потом им приходится что-то менять, это обязательно повлияет на другие аспекты их жизни. Одно из лучших изменений, которые можно внести в свой образ жизни, — это сделать правильное управление временем привычкой и образом жизни. Конечно, это невозможно сделать за одну ночь; это обязательно займет некоторое время. Однако, как только вы начнете, вы можете просто продолжить.

Тайм-менеджмент — это не совсем управление временем. В конце концов, речь идет об управлении собой и о том, как мы используем время. Многое можно сказать о человеке по тому, как он использует свое время. Кроме того, шансы на достижение целей становятся намного выше при грамотном управлении временем.

5 основных приемов тайм-менеджмента

Суть тайм-менеджмента заключается вовсе не в управлении временем, а в управлении собой. У всех нас одни и те же 24 часа в сутки, но то, насколько хорошо мы их используем, полностью зависит от нас. Лучшие методы тайм-менеджмента улучшают вашу работу, защищают вас от отвлекающих факторов и блокируют вашу концентрацию. Их много в Интернете, поэтому мы собрали пять методов управления временем и связанные с ними инструменты, которые, как мы обнаружили, имеют наибольшее значение.

1. Будьте преднамеренными: ведите список дел

Составление списка дел может показаться не новаторской техникой, но это один из самых действенных способов повысить продуктивность. Лучшие списки дел включают в себя множество задач: быстрые и срочные дела, которые можно выполнить за 10 минут и больше, оперативные задачи, которые находятся в процессе выполнения. Наличие установленного списка задач помогает вам осознанно относиться к тому, над чем вы работаете. Это может относиться ко всем видам деятельности, от SEO-агентств с фрилансерами до компаний-разработчиков программного обеспечения.

В нем эффективно изложено, что вы должны выполнить — все задачи, которые всплывают за его пределами, второстепенны — и если ваши мысли действительно блуждают, быстрый взгляд на ваш список напомнит вам о том, что вы должны делать. Ведение списка дел также позволяет вам наслаждаться одним из уникальных удовольствий в жизни: визуализировать то, чего вы хотите достичь, а затем прокладывать себе путь через это.

Существует множество приложений для составления списков дел: Todoist — одно из самых популярных благодаря своей гибкости и простоте. Пользователи Apple также могут захотеть проверить Things, сложное, но минималистичное приложение, которое легко организовать, но с достаточным набором функций.

2. Расставляйте приоритеты: ранжируйте свои задачи

Если составление списка дел — это первый шаг к лучшему управлению временем, то расстановка приоритетов — следующий шаг. Он проведет вас через дневные дела в порядке важности, гарантируя, что наиболее важные задачи будут выполнены в первую очередь. При ранжировании своих задач вы всегда должны отдавать приоритет тому, что для вас важнее всего. Выясните, какие задачи и действия имеют большую ценность и окажут наиболее положительное влияние на вас, вашу работу и вашу команду. Использование матрицы тайм-менеджмента — очень полезный способ сделать это! Полезность расстановки приоритетов невозможно переоценить — без нее мы часто в конечном итоге концентрируемся на работе, которая неотложна, но на самом деле не так важна, просто потому, что приближается крайний срок. Расстановка приоритетов — ваша самая эффективная защита от приманки срочных, но несущественных задач.

Такие приложения, как MyLifeOrganized, представляют собой списки дел, которые учитывают такие вещи, как сроки и ваши собственные приоритеты, чтобы помочь вам рассчитать, что должно быть первым в вашем списке. nTask — еще одно полезное приложение, которое позволяет вам организовывать, расставлять приоритеты и отслеживать задачи по мере их выполнения.

3. Будьте сосредоточены: управляйте отвлекающими факторами

Несмотря на наши самые лучшие намерения, мы все отвлекаемся. От социальных уведомлений до разговорчивых коллег — и очень человеческой проблемы прокрастинации — на самом деле сесть и сделать что-то почти всегда сложнее, чем должно быть. Учитывая, что на перефокусировку после прерывания уходит около 23 минут, производственные затраты на наши ежедневные отвлекающие факторы быстро увеличиваются. Поэтому вам нужно эффективно управлять своими отвлекающими факторами, чтобы защитить свои состояния потока и сосредоточиться. Psst: эта статья является частью нашей серии статей о популярных методах тайм-менеджмента. Когда закончите читать, ознакомьтесь с некоторыми другими нашими руководствами в блоге.

Техника помидора: что это такое и как она работает давление, которое ломает их дни. После того, как вы определили источник, вы можете установить элементы управления, чтобы решить, когда получать уведомления. С помощью четкой структуры связи можно эффективно управлять общими виновниками, такими как электронная почта, встречи и Slack.
Для выявления и количественной оценки отвлекающих факторов лучше всего подойдет такое приложение, как Dewo, которое показывает время, которое вы тратите на различные виды деятельности, и даже определяет, как часто вы меняете контекст в течение дня. Если вам просто нужно больше дисциплины, когда ваша концентрация снижается, такие приложения, как StayFocusd и Mindful Browsing, могут наложить ограничения на доступ к веб-сайтам, которые тратят время впустую.
4. Будьте структурированы: выделяйте время для своей работы
Структурированный график имеет решающее значение для фактического выполнения того, что вы себе поставили. Это помогает вам защитить место для вашей работы и создает здоровое давление, чтобы действительно завершить ее. Блокировка времени — один из самых продуктивных способов сделать это, поскольку он не позволяет одной задаче занять весь ваш день и мешает вам работать в режиме многозадачности. Многие из нас совмещают несколько дел одновременно, полагая, что сделают больше, но на самом деле все наоборот; мы наиболее продуктивны, когда концентрируемся на чем-то одном. Блокировка времени — это, по сути, продуманный подход к планированию установленного количества часов, которое у вас есть каждый день между всеми делами, которые вам нужно сделать. Выделите небольшие периоды времени для задач в стиле администратора, таких как электронная почта, планирование и ответ на звонки, и более длительные периоды времени для более подробной, углубленной или аналитической работы.