Тайм менеджмент руководителя: Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Содержание

Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил

Опубликовано: 21 апреля 2020

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

  • Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
  • Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
  • Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

  • А – наиболее важные задачи.
  • Б – задачи средней значимости.
  • В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

  1. Срочные и важные.
  2. Важные и не срочные.
  3. Срочные и не важные.
  4. Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

  • Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
  • Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
  • Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

☝🏼 Это интересно

Навык управления вниманием – как инструмент повышения личной эффективности

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.

7 правил — Личный опыт на vc.ru

Владельцы бизнеса и руководители очень перегружены. Как организовать свою работу так, чтобы она была эффективной, позволяла достигать целей, но при этом находилась в гармонии с другими сферами жизни? Помочь в этом может тайм-менеджмент. Но многие, начав составлять списки задач на день, быстро бросают. Это приводит к разочарованию в самом себе. В материале поделюсь своими успешными правилами тайм-менеджмента и расскажу об инструментах, которые позволят не бросить это занятие через неделю.

1655
просмотров

Александр Высоцкий Visotsky Consulting

Правило № 1

Держите внимание на целях

Обычно, когда мы слышим слово «цели», то думаем о чём-то глобальном, что полностью изменит наш бизнес. Например, открыть ещё один магазин, увеличить объём продаж. Но я имею в виду цели, которые вызывают эмоции лично у вас. Директор обувного магазина мечтает свозить свою любимую на Мальдивы. Замечательно! Эта цель вызывает эмоции, её хочется достигать.

Когда вы занимаетесь тайм-менеджментом, то, конечно, планируете много вещей в бизнесе, в делах. Но всегда держите внимание на целях, которые наполняют эмоциями лично вас. Безусловно, у руководителя торговой компании есть цель к концу месяца выйти на определённый объём, поработать над ассортиментом товаров, в перспективе открыть новые филиалы. Но все эти цели очень логичны и аналитичны. Когда вы долго находитесь в этой игре, они перестают приносить какое-то удовлетворение, не заряжают эмоционально.

Правило № 2

Реалистично оценивайте имеющееся время

Чётко определите, сколько на самом деле у вас есть времени на достижение цели. Некоторые люди чрезвычайно оптимистичны в этом. У нас 40 рабочих часов в неделю. Но я видел тех, кто умудряется впихнуть в свой рабочий план задач на 80 часов.

Это не приведёт ни к чему хорошему. Вы станете загнанной лошадью. Инструменты тайм-менеджмента будут делать из вас раба, создавать только боль, и в конечном итоге вы захотите от них избавиться.

Не совершайте эту ошибку, а планируйте реалистично. Тайм-менеджмент совершенно не заключается в том, чтобы заставить себя работать в два раза больше. Он помогает вместить в 35–40 часов приоритетные задачи, уделить внимание именно тому, что принесёт результаты.

Мой лайфхак

Я всегда планирую рабочую неделю, исходя из того, что у меня будет 35 рабочих часов, потому что я знаю, что жизнь подбросит мне что-то непредсказуемое, и время на задачи вне плана всё равно придётся выделять.

Моя работа связана в основном с длительными проектами. Периодически (раз или два в году) я переоцениваю время, которое мне необходимо на них затратить. Часто мне приходится рубить какие-то проекты, снижать приоритеты, от чего-то вовсе отказываться. Некоторые из них могут в перспективе заставить меня работать по 60 часов в неделю, а это нереально.

Правило № 3

Планируйте не только работу

Если вы хотите, чтобы в вашей жизни было место семье, друзьям и развлечениям, заботе о здоровье и занятиям спортом, это необходимо планировать. Все активности должны стоять в календаре и быть учтены в вашем тайм-менеджменте. Если вы не запланировали удовольствие в жизни, в вашей жизни удовольствия не будет. Работа съест всё ваше время.

Подойдите к этому ответственно, ведь работа в моменте будет всегда казаться вам более важной. Но, оглянувшись назад, вы не будете рады, что потратили всю жизнь исключительно на неё.

Правило № 4

Записывайте всё

Тайм-менеджмент — это не то, что вы делаете в голове. Всё должно быть записано либо в календаре, либо в ваших заметках. Разум и память всегда будут подводить. Сиюминутные проблемы и сложности отвлекают нас.

Но тайм-менеджмент — это серьёзная аналитическая работа. И, для того чтобы не забыть о чём-то важном, необходимо фиксировать всё в письменном виде (бумажном или электронном). Это позволит не сбиться с приоритетов.

Лайфхак: как это внедрить

Вам в голову пришла мысль провести мероприятие, пройти курс, научиться чему-то. Сразу же, пока вы не остыли, пока вас наполняют эмоции, внесите идею в календарь. Укажите, в какой день (или на какой неделе) вы это реализуете. Поставите цель в свой тайм-менеджмент, и она осуществится.

Правило № 5

Анализируйте ошибки

Вы начинаете планировать и примерно оцениваете время, которое понадобится вам на выполнение задачи. Предполагаете, что на встречу с клиентом уйдёт два часа, на изучение документов — час.

Но, так как вы новичок, то ошибок не избежать. Большинство людей, видя, что они что-то не успевают или делают дольше запланированного, расстраиваются и бросают планирование. Они думают, что тайм-менеджмент не работает вообще. А это просто технические ошибки.

Не стремитесь всё сделать идеально

Невозможно с первой попытки освоить профессиональный инструмент. А планирование и управление временем им и является. Поэтому в начале дня обязательно нужно проанализировать план предыдущего, понять, что и почему не получилось. Как правило, причина в мелких ошибках, в чём-то, не принятом во внимание. Но здорово, что на основе этой информации сразу же можно подкорректировать план на следующие дни.

Таким образом, с каждым днём планирование будет становиться всё более реалистичным и правильным. И тогда оно будет приносить много удовольствия!

Правило № 6

Выделяйте время на планирование

Планирование также требует времени, и его обязательно нужно выделять. На оценку результатов предыдущего дня и корректировку планов следующего можно потратить 15 минут, лёжа в постели. Кому-то удобнее делать это вечером, но планирование должно стать постоянной рутиной, полноценной частью вашей жизни.

Жизнь всегда будет казаться важнее, чем её планирование, и это нормально! Но выделять время необходимо, иначе все планы, которые вы строите, будут рассыпаться.

Правило № 7

Ведите дневник

Дневник для меня — нечто особенное, ведь там мы записываем ключевые события, важные идеи, следим за тем, как меняются интересы или цели. Люди, которые ведут дневник, получают невероятный результат.

Мы всегда живём в моменте, наша точка зрения постоянно меняется, но мы даже не можем вспомнить, как смотрели на вещи неделю, месяц или год назад. Планы — это о будущем, а дневник — о том, что с нами происходило.

Как дневник помогает отследить прогресс

Иногда возникает ощущение, что мы работали над целями всегда и будем продолжать делать это ещё долго. Из-за этого кажется, что нет никакого прогресса. Дневник позволяет почувствовать, что жизнь действительно изменилась, стала более эффективной. Необязательно делать записи ежедневно, достаточно моментов, когда происходит что-то хорошее, меняется точка зрения. Возвращаясь к дневнику, вы поймёте, насколько сильно выросли, стали успешнее и компетентнее.

Совет

Множество великих людей, о которых мы читаем в книгах, чьи истории жизни воплощены в гениальных фильмах, вели дневники. И они делали это не для потомков, а для себя! Почему бы и вам это не делать?

Применяйте семь золотых правил тайм-менеджмента, и ваша жизнь станет гораздо более интересной и целесообразной. Вы будете получать от неё гораздо больше удовольствия!

— Александр Высоцкий для MC.Today

Тайм-менеджмент для руководителя

Есть такая профессия – работать 24 часа в сутки, без выходных и отпусков. Называется «руководитель». Начиная собственное дело, мы посвящаем ему все свое время, контролируем каждую мелочь. Но когда бизнес масштабируется и растет, это становится реальной проблемой.


Вот как эту проблему решает молодой бизнесмен Игорь.

В своем магазине оргтехники он выполняет массу функций: от разработки стратегии развития до личного участия в продажах и закупках. Заметив, что времени на отдых и семью остается все меньше, а эффективность работы снижается, Игорь решает изменить правила игры.

Синдром микроменеджмента

Главная проблема Игоря в том, что он стремится контролировать каждую мелочь, лично участвовать в принятии всех решений.

Этот недуг называется микроменеджмент. Он ворует время Игоря, а его сотрудников превращает в безынициативных подчиненных.

Чтобы избавиться от этой привычки, Игорю необходимо:

  • Объяснить ситуацию сотрудникам, чтобы те останавливали его, когда он в следующий раз снова решит проконтролировать выбор ручек для переговорной.

  • Научиться доверять подчиненным, а не навязывать сразу свой способ решения проблем.

  • Освоить навыки эффективного делегирования, чтобы использовать потенциал сотрудников по максимуму.

Цезарь в каждом из нас

Новые задачи никогда не ждут, когда Игорь разберется со старыми. Он старается решать их в порядке поступления, то есть все сразу. Это приводит к работе в постоянном режиме многозадачности.

Однако уже давно известно, что эта привычка не делает нас более продуктивными. Мы тратим впустую до 40% времени, пытаясь совместить несовместимые дела.

Наш мозг не в состоянии сосредоточиться сразу на нескольких задачах, внимание делится между ними и ни одна не выполняется в полной мере. А уровень стресса растет.

Устав делать сто дел одновременно, Игорь решает, наконец, планировать рабочий день заранее и научиться концентрироваться на текущей задаче.

Планировать день по блокам

  • Ежедневно уделять минут по 20 на список To-Do и приоритезацию задач в нем. Это старый, всем известный инструмент тайм-менеджмента, но он реально работает и повышает производительность. Поступающие задачи Игорь фиксирует в Evernote, расставляя приоритеты с помощью тегов: работа, которую нужно сделать «1-сейчас», «2-в ближайшее время», «3-позже», «4-когда-нибудь».

  • Утром, после обеда и в конце рабочего дня он выделяет по 15 минут на работу с электронной почтой. Письма тоже сортируются по приоритетам. На срочные письма, а также те, на которые можно ответить за 2 минуты, отвечаем сразу. Важные помечаем звездочкой, а к другим можно вернуться позже. В остальное время вкладка почты закрыта и уведомления отключены.

  • Отдельный временной блок Игорь выделяет для ответа на звонки: по 20 минут каждые 3 часа. Когда телефон отключен, звонящий слышит автоответчик, который предлагает оставить голосовое сообщение.

  • Все интересные новости и статьи, встречающиеся в течение дня, Игорь отправляет в закладки. После 1-1,5 часов напряженной работы можно сделать короткий перерыв и вернуться к ним. Но с некоторыми сайтами нужно быть осторожным. На том же Facebook ничего не стоит зависнуть на полдня. Такие сайты у Игоря занесены в список StayFocused. Через 10 минут нахождения на них плагин предупреждает о необходимости возвращаться к работе и блокирует страницу.

Исключить отвлекающие факторы

  • Подчиненные Игоря постоянно забегают к нему со своими вопросами, проблемами. Процесс переключения с одной задачи на другую требует времени. Но Игорь не может просто взять и закрыть дверь. Поэтому он установил «часы приема» – время, когда он доступен для вопросов. В другие часы беспокоить его не рекомендуется, за исключением форс-мажоров.

  • Игорь оставил привычку проводить митинги и совещания в своем кабинете. Он выделил небольшое помещение под конференц-зал и теперь может просто встать и уйти после обсуждения интересующих его тем, вместо того, чтобы дожидаться, когда разойдутся остальные участники.

  • Офис Игоря находится сразу за торговым залом магазина. Его постоянно окружает суета, громкие голоса и шум улицы из окна. Чтобы не отвлекаться на все это, он установил веб-приложение – генератор белого шума, создающий ненавязчивый монотонный звук, подавляющий все остальные.

  • Когда скапливается немного работы, не требующей участия коллег (например, нужно проверить отчеты), Игорь старается перенести ее в ближайшее кафе. Это позволяет отключиться от офисной рутины и поработать в спокойной обстановке, за чашечкой кофе.


Если вы, как и Игорь, вступили в борьбу за собственное время, то легкой победы не ждите. Привычка планировать и соблюдать планы за один день не появится. А окружающие будут всячески мешать достижению цели.

Хотите узнать, как оптимизируют свои рабочие процессы успешные руководители? Посмотрите курс «Тайм-менеджмент для руководителей и исполнителей» и научитесь быстро проводить совещания, делегировать рутинные задачи и находить время для отдыха.

Вы и ваши коллеги можете пройти этот курс бесплатно. Получите демо-доступ к курсам Eduson на 14 дней для всей компании.

Попробовать 14 дней бесплатно

Дело не в тайм-менеджменте, а в управлении разумом

Выражение «работай умнее, а не усерднее» появилось с тех пор, как его впервые употребил Аллен Ф. Моргенштерн в 1930-х годах. 1 По мере роста технологий и автоматизации росла и производительность. От рабочих постоянно ожидают, что они будут делать все больше и больше за счет своей личной жизни и здоровья.

Управление временем между работой и личной жизнью часто представляет собой деликатный баланс. Слишком много времени на работе, а личная жизнь проваливается. Слишком мало времени на работе, и карьера может пострадать. К сожалению, здоровье часто упускается из виду. Научиться управлять своим разумом, чтобы максимизировать эффективность, сохраняя при этом физическое и психическое здоровье, является важным навыком, который необходимо развивать.

Проблемы на работе и дома

Иногда кажется, что в сутках не хватает секунд, чтобы все успеть. Электронные письма, звонки, записки, отчеты, а потом еще есть время, чтобы помочь с домашним заданием и выгулять собаку. Это может быть миллион вещей, и многим кажется, что они должны сделать все сразу.

Бремя и давление на рабочем месте могут негативно повлиять на день, вечер дома и даже на психическое и физическое здоровье. Несмотря на автоматизацию и быстрое развитие технологий, от большинства работников ожидается, что они будут делать больше, часто с меньшими ресурсами.

Некоторые работы по своей природе более напряженные, чем другие, но когда на карту поставлены финансовое благополучие и карьера, маленькие вещи могут внезапно стать большими в уме. Исследование показало, что стресс является значительным фактором риска для психического и эмоционального здоровья медицинских работников. Когда люди применяли позитивный подход к преодолению стресса, физические и психические симптомы обычно уменьшались, но если люди увольнялись с работы или отрицали стресс, симптомы усиливались. 2

У нас есть технология, но нет времени

Часть загадки нашей современной эпохи заключается в том, что у нас есть все эти замечательные технологии, которые спасают жизни. Мы быстро расширяем наше понимание нейронауки и того, как она применима к лидерству.

Но вместо того, чтобы продвигаться вперед, мы словно двигались назад. Мы должны найти время, чтобы использовать эти стратегии для улучшения нашей жизни, вместо того, чтобы игнорировать данные и факты. Работа в вакууме для скорейшего выполнения задач нецелесообразна в долгосрочной перспективе. Вместо этого нам нужно заглянуть внутрь себя и изменить свое поведение, прежде чем это повлияет на наше здоровье, друзей или членов семьи.

Исследуйте свое психическое состояние, чтобы повысить производительность

Представьте себе шахматную партию против гроссмейстера, самого высокого титула, который может заработать игрок. Даже если у претендента есть какие-то навыки, есть ли у этого человека шанс, если его или ее мысли не в том месте? Но, какими бы опытными они ни были, гроссмейстеры постоянно проигрывают. Даже человек с высочайшими навыками и опытом может испытывать трудности с управлением своим разумом.

На своем рабочем месте вы можете быть, так сказать, гроссмейстером. Вы можете быть на вершине своей игры, работать долгие часы, сжигать масло по ночам и достигать великих целей. Иногда мы можем поддерживать это для финального толчка для крупного проекта. Но никто не может работать так долго, не выгорая.

Мозговая игра по управлению разумом: миндалевидное тело против префронтальной коры

Миндалевидное тело является частью лимбического мозга и осуществляет контроль над нашими эмоциями и воспоминаниями. Миндалевидное тело отвечает за чувство страха и ужаса. Исторически сложилось так, что эту структуру было трудно изучать у людей, потому что она маленькая и количественное определение эмоций может быть затруднительным. 3

Расположенная в передней части мозга, префронтальная кора планирует и направляет социальное поведение и позволяет людям выполнять сложные когнитивные задачи, такие как планирование и принятие решений. 4

Префронтальная кора медленнее миндалевидного тела и более осознанна. Не нужно много времени, чтобы миндалевидное тело захватило нашу префронтальную кору и отправило нас обратно в первобытный лимбический мозг, куда нас ведет потребность выжить. Расширение возможностей префронтальной коры позволит руководителям принимать более обоснованные решения. 5

Чтобы иметь крепкое здоровье, чтобы принести истинное счастье своей семье, чтобы принести мир всем, нужно прежде всего дисциплинировать и контролировать свой ум.

Будда

3 способа улучшить управление разумом

Чтобы стать более искусным в управлении временем, мы должны сначала понять управление разумом. Баланса между временем и психическим здоровьем трудно достичь и еще труднее поддерживать. Воспользуйтесь этими советами, чтобы улучшить управление разумом:

  1. Решите, что важнее всего, и сделайте это в первую очередь.
    Найдите минутку, чтобы подумать и честно составьте очень короткий список (один пункт), который является наиболее важным в данный момент, а затем сделайте это. Никаких отговорок и откладываний.
  2. Регулярно давайте мозгу перерывы.
    Мозг, который «всегда включен», со временем станет менее эффективным, творческим и инновационным. Дайте мозгу возможность регулярно отдыхать. Короткая прогулка по кварталу или посиделки в парке несколько раз в день или между встречами могут обеспечить столь необходимую передышку в течение напряженного дня.
  3. Ешь, спи и дурачись.
    Питательная пища поможет вам в течение дня, в то время как сахар и закуски с высоким содержанием углеводов приведут к выгоранию. Сон — это бальзам, который защищает и восстанавливает ваш мозг, и лидер постепенно теряет эффективность, если не посвящает время сну. Глупость и нахождение времени для игр и развлечений также перезагрузит перегруженный мозг.

Управление разумом может убрать это безумное чувство, что вы никогда не достигли достаточного. Вместо того, чтобы балансировать на острой кромке, создайте удобный путь, чтобы наслаждаться жизнью. По мере того, как нейробиология расширяет понимание того, как функционируют части мозга, лидеры также должны адаптироваться, чтобы использовать эти знания.

Цитаты:
1. Джордано К. Как работать усерднее, умнее, лучше: цитаты известных людей о работе. Прочный никель . 2017
2. Койнис А., Джанноу В., Дранатаки В., Анжелаина С., Стратоу Э., Сариди М. Влияние рабочей среды медицинских работников на их психическое и эмоциональное здоровье. Стратегии выживания: случай местной больницы общего профиля. Исследования в области психологии здоровья . 2015;3(1):1984. doi: 10.4081/hpr.2015.1984.
3. Фелпс Э., Андерсон А. Эмоциональная память: что делает миндалевидное тело? Современная биология . 1997;7(5), Р311-Р314.
4. Колб Б., Мичасюк Р., Мухаммад А., Ли Ю., Фрост Д.О., Гибб Р. Опыт и развитие префронтальной коры. Труды Национальной академии наук Соединенных Штатов Америки . 2012;109(Приложение 2):17186-17193. doi:10.1073/pnas.1121251109.
5. Макленнан К. Создание лидеров для эпохи воображения: пример модели i4. О моем институте мозга . 2016;1. [Белая бумага].

Что наука о мозге говорит о том, как управлять своим временем, чтобы быть более успешным

Авторы и права: Pixabay

Когда я был глубоко вовлечен в расследование, я больше не мог эффективно управлять своим временем. Мои тренировки и ведение дневника станут одной из первых жертв моего плотного графика. Следующим оставалось время для поддержания дружеских отношений, и, наконец, не до чтения.

Я провел годы, думая, что это нормальная реакция, если я хочу сделать все, что в моих силах, чтобы остановить преступников. Я принял тот факт, что требовательная работа требовала компромиссов в остальной части моей жизни.

Рэнди Цукерберг назвал это дилеммой предпринимателя: «Поддерживать дружбу. Создание отличной компании. Проведение времени с семьей. Оставаться в форме. Выспаться. Выберите 3». Чтобы добиться успеха, вы должны идти на жертвы. Большие.

Как владелец бизнеса и предприниматель, вы берете на себя несколько обязанностей, чтобы все успевать. Это означает, что вы должны эффективно управлять своим временем, чтобы не отвлекаться, не терять концентрацию и не тратить драгоценную энергию.

Мы все боролись за поддержание баланса между жизнью и работой, потому что мы действительно хотим иметь как здоровую личную жизнь, так и успешную профессиональную карьеру. Мы испробовали все эти советы по тайм-менеджменту о том, как структурировать список дел, но это все еще не устраняет проблему.

И вот почему: тайм-менеджмент — это больше, чем просто баланс между работой и личной жизнью. То, как вы успешно управляете своим временем, зависит не столько от плотного графика, сколько от ясного и организованного ума.

Вот что говорит наука о мозге о том, как управлять своим временем, чтобы добиться большего успеха:

1. Управляйте своим временем, расставляя приоритеты в информации, чтобы принимать лучшие решения

Мы все испытали на себе шквал информации, обрушившейся на нас одновременно. Мы парализованы и не можем принять какое-либо решение! Это нормальная реакция, потому что ваш мозг испытывает перегрузку информацией, которая требует внимания.

Точно так же, как компьютер может быть перегружен слишком большим количеством задач, поступающих одновременно, наш мозг реагирует примерно таким же образом.

Что это значит для вас: При столкновении с хаосом или узкими местами отдавайте приоритет информации. Это простое действие высвобождает энергию вашего мозга, чтобы у него было больше места для другой информации.

2. Управляйте своим временем, разумно распределяя свое внимание

Можно жонглировать несколькими вещами одновременно, но помните, что единственный способ выполнять несколько умственных задач, если важна точность, — выполнять их по очереди.

Если вы говорите во время встречи и замечаете, что люди отвлекают свое внимание, отправляя текстовые сообщения или проверяя электронную почту, объявите, что следующий пункт, который вы собираетесь сделать, важен, чтобы вы могли полностью привлечь их внимание.

Что это значит для вас: Когда вы чувствуете давление со стороны нескольких вещей одновременно, примите сознательное решение о том, следует ли вам разделить свое внимание. Установите временной лимит на то, как долго вы будете тратить свое внимание. А затем вернитесь к своему первому приоритету.

Если вам в голову пришла мысль по другому вопросу, сделайте короткую заметку, чтобы напомнить себе об этом позже, и снова сосредоточьтесь на своих приоритетах.

3. Управляйте своим временем, остановив утечку мозгов

Ваш мозг использует энергию, как и любая другая часть вашего тела: мозг типичного человека потребляет примерно 10,8 калорий каждый час. И хотя у вас может не закончиться энергия только из-за напряженных умственных задач, ваше тело будет реагировать стрессом и другими физическими реакциями.

Что это значит для вас: Зная это, начните свой день по-новому. Поскольку расстановка приоритетов требует энергии, сделайте это своей первой задачей. В противном случае вы перестанете чувствовать себя подавленным, когда не сможете найти способ справиться с повседневными делами.

4.

Управляйте своим временем, осознавая, что ваш мозг любит визуальные эффекты

 Визуальные образы — отличный способ активировать разум. Вот почему рассказывание историй, картинки и метафоры работают так хорошо — они создают образ.

Визуальные эффекты перегружены информацией. Они обеспечивают цвет, форму, размер, контекст и т. д. Поскольку они требуют меньше энергии, чем слова, они являются эффективным способом обработки информации мозгом.

Что это значит для вас: Используйте визуальные эффекты для представления каждого приоритета, чтобы вы могли видеть, как он будет выглядеть по мере приближения к цели и снова, когда вы отмечаете его в своем списке. Есть причина, по которой контрольные списки так полезны.

Возьмите ручку и бумагу и запишите свои приоритетные проекты на день. Это избавит ваш мозг от необходимости вспоминать и повторять каждое из них. Сохраните свою энергию для выполнения этих задач!

5. Управляйте своим временем, работая спринтами

Физиолог Натаниэль Клейтман обнаружил, что мы работаем в 90-минутном ритме в течение дня, постепенно переходя от периодов повышенной и пониженной бдительности. После работы с высокой интенсивностью в течение более 90 минут мы начинаем полагаться на гормоны стресса для получения энергии.

В результате наша префронтальная кора начинает отключаться; мы начинаем терять способность ясно мыслить и переходим в физиологическое состояние, обычно называемое «бей или беги».

Это исследование подтверждает, что у нас есть потребность в ритмичных импульсах отдыха и обновления в течение дня. Многие из нас полагаются на силу воли, чтобы справиться с длительными проектами или уложиться в сроки, но регулярные перерывы — это как раз то, что нужно нашему мозгу.

Что это значит для вас: Вместо того, чтобы преодолевать период низкой концентрации внимания с помощью кофеина, управляйте своим временем, усердно работая в течение 90 минут, а затем сделайте 20-минутный перерыв. Сделайте своим приоритетом каждое утро полностью сосредоточиться на своей самой сложной и важной задаче в течение 60–90 минут, прежде чем сделать перерыв. Еще лучше, поощряйте тех, кто работает на вас, делать то же самое.

 

ЛаРэй Куи работала под прикрытием в ФБР и работала агентом контрразведки в течение 24 лет. Она разоблачала иностранных шпионов и вербовала их для работы на правительство США. Как агент ФБР, она развила психологическую устойчивость, чтобы выжить в среде риска, неопределенности и обмана. ЛаРэй является автором книг «Секреты сильного ума» и «Психологическая стойкость для женщин-лидеров: 52 совета, как распознать и использовать свои самые сильные стороны». Если вы хотите узнать, сильны ли вы психически, получите ее бесплатную оценку психической стойкости из 45 вопросов. Следите за ней в Твиттере.

Если вам понравилась эта статья, присоединитесь к списку рассылки SmartBrief, чтобы получать нашу ежедневную рассылку о том, как стать лучшим и умным лидером

 

 

 

Навыки тайм-менеджмента для мозга с СДВГ: практические советы

Неофициальная поговорка о тайм-менеджменте с СДВГ звучит так: «К тому времени, когда вы это почувствуете, будет уже слишком поздно». Эксперт по СДВГ Рассел Баркли, доктор философии, как-то сказал, что СДВГ — это не расстройство незнания того, что нужно делать, это расстройство, связанное с тем, что вы делаете то, что знаете, — в нужное время и в нужном месте.

Проблемы с управлением временем вызывают наибольшую душевную боль и трудности с выполнением задач у людей с синдромом дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ или СДВ). У меня был клиент, чей коллега заметил, что если она попросит его что-то сделать, а он сделает это немедленно, то у него получится отличная работа. Если бы она сказала, что он может сделать это позже, это, вероятно, не было бы сделано. Задача была легкой, но управление временем было трудным.

СДВГ в основном связан с исполнительной дисфункцией. Эти дефициты объясняют, почему люди с СДВГ испытывают такие трудности. Наши исполнительные функции помогают нам делать то, что, как мы знаем, мы должны делать. Люди с СДВГ застревают в настоящем, и им трудно делать то, что принесет им пользу позже. Преимущество выполнения завтрашнего офисного задания или принятия здоровых привычек сейчас может состоять в том, чтобы избежать проблем и болезней позже. Взгляд на СДВГ как на использование времени изменит ваше понимание и управление им.

СДВГ слишком много настоящего, недостаточно будущего

Жизнь приносит постоянный шквал стимулов, конкурирующих за наше внимание и цели, требующие наших усилий. Некоторые из этих стимулов и задач забавны и легки, тогда как другие скучны, разочаровывают или утомляют. Некоторые дают нам немедленную отдачу («О, этот твит просто истеричен!»), но другие подразумевают делать что-то сейчас для будущей выгоды («Если я отложу квитанции, мне будет лучше на налоги в следующем году»).

Мы должны найти хороший баланс между удовольствием сегодня и подготовкой к завтрашнему дню. Трудно отключиться от отвлекающих моментов и искушений момента, чтобы создать пространство, в котором мы можем обдумать наши варианты и принять наилучшее решение. Люди с СДВГ более других поглощены тем, что происходит сейчас. Труднее создать это пространство, чтобы отдать должное будущему, пока будущее не станет настоящим и не начнется схватка.

[Пройдите этот тест: есть ли у вас дефицит исполнительной функции?]

На людей с СДВГ сильно влияет то, что происходит вокруг них. Тем, у кого нет СДВГ, легче игнорировать внешние раздражители. Нейротипики могут применять свои исполнительные функции, чтобы решить, что делать в зависимости от своих целей. Чем дальше находится потенциальное вознаграждение или наказание, тем меньше они мотивируют людей с СДВГ. Крайний срок в пятницу мало что значит в понедельник. Установка завтрашнего будильника на 6 утра не заставит их лечь спать в 10 вечера. Люди с СДВГ понимают, что было бы хорошо действовать как можно раньше, а не позже — просто им трудно это сделать.

У меня есть клиент, который работает продавцом 20 лет. Он отлично ладит со своими клиентами, но ему трудно делать заметки во время встречи с ними, и он всегда опаздывает со своим отчетом о продажах. Тем не менее, невозможность составить отчет о продажах 31 числа не мотивирует его делать заметки, когда наступает новый месяц.

Для многих взрослых с СДВГ будущие события и последствия не появляются на их ментальных радарах намного позже, и они не замечают их. Даже если какая-то задача находится на их экране радара, они не могут найти мотивацию для ее выполнения. Это оставляет их чрезмерно зависимыми от давления надвигающегося крайнего срока и, следовательно, свободными от проволочек, как это обычно делает мой клиент-продавец.

Увидеть время, экстернализируя его

Люди с СДВГ не понимают время так ясно, как должны — Что и когда? Сколько времени займет эта задача? Как долго я выполняю эту задачу? Уже пора уходить? Но это нормально, если вы дополните внутренние возможности внешними инструментами, начиная с большого количества часов в поле зрения. Аналоговые часы лучше всего, потому что они делают течение времени более заметным. Сделайте так, чтобы вам было легко видеть, который сейчас час, а также сделайте осознанный выбор смотреть на эти часы и думать о том, что означает время — Должен ли я продолжать делать то, что я делаю? Не пора ли заняться чем-то другим? Успех начинается с осознания, но требует намерения.

[Получите этот бесплатный раздаточный материал: Как управлять своим временем на работе]

Трудно делать правильные вещи в нужное время, если вы не знаете, что вы должны делать сейчас. Поэтому большинству из нас необходима какая-то система планирования. Используете ли вы бумажный или электронный график, чем больше вы уделяете ему внимания, тем лучше он работает. Если в вашем расписании много дел, установите напоминания и будильники, чтобы не сбиться с пути. Избавьтесь от низкоприоритетных оповещений, чтобы важные выделялись. Даже если вы не умеете сверяться со своим расписанием, лучше иметь его, чем выдумывать по памяти.

Я часто рекомендую своим клиентам включать пункты списка дел в свое расписание. Задачи, как правило, томятся в списках дел («, , сейчас самое время это сделать?»). Планируя действовать в определенное время, вы с большей вероятностью выполните задачу и с меньшей вероятностью просто отреагируете на то, что приходит к вам в течение дня. У меня есть клиент, который работает в загруженном офисе и может провести всю неделю, просто отвечая на электронные письма, звонки и сообщения. Он лучше планирует свое время и закрывает дверь своего офиса, чтобы работать над конкретными задачами.

Планирование задач позволяет вам видеть, как ваш день заполняется, что может уменьшить чрезмерные обязательства. Выделяйте отрезки времени для каждой задачи, вместо того, чтобы составлять список задач, которые необходимо выполнить. Если обстоятельства изменятся или что-то не будет завершено, ничего страшного — перенесите это в другое место в вашем расписании. Вы увидите общую картину: время, которое у вас есть в течение дня, и задачи, которые начинают заполнять это время.

Почувствуйте время, максимизируя мотивацию

Я верю в естественные последствия, но у них есть свои пределы. Проблема для людей с СДВГ заключается в том, что последний ужасный ночной марафон не влияет на то, что происходит на этот раз. Даже если они знают, что нужно начинать раньше, они не чувствуют давления достаточно быстро. Между тем соблазны настоящего создают нечестную борьбу, и будущему трудно победить. («Хорошо, пошли куда-нибудь поесть. На следующей неделе отложим на пенсию».) Мой клиент-программист знает, что ему нужно использовать перерывы, чтобы быть в курсе документации, но вместо этого обнаруживает себя на YouTube.

Чтобы почувствовать будущие последствия, нам нужно вспомнить прошлый опыт и перенести это чувство в настоящее. Представьте себе будущее как можно подробнее: «Разве я не буду чувствовать себя лучше в четверг вечером, если начну готовиться к утренней встрече в пятницу сейчас? Как я буду себя чувствовать в четверг вечером, а также во время собрания? Что, если я подожду до вечера четверга — каково это?» Чем ярче вы сможете представить чувства и последствия, тем сильнее это будет мотивировать.

Поднимите баланс

Тайм-менеджмент может показаться скользкой, иностранной концепцией, но в основном он сводится к перетягиванию каната между максимизацией настоящего и максимизацией будущего. Песня сирены настоящего всегда будет сладко звать, поэтому приложите некоторые преднамеренные усилия, чтобы сохранить эти будущие цели в центре внимания. Управление СДВГ в основном включает в себя помощь будущему в победе над настоящим.

Практические способы для мозга с СДВГ видеть время

1. Для утренней рутины повесьте в ванной записку с указанием времени, когда вам нужно выйти из ванной . Поместите аналогичную записку в своей спальне, а другую на кухне. Убедитесь, что в каждой комнате есть видимые часы.

2. Внося встречи в свое расписание, укажите время в пути до и после, , а также время на подготовку или переход. Затем установите будильник, который сработает, когда начнется этот первый шаг.

3. Выделите пару минут в начале дня, чтобы спланировать свои приоритеты и время, когда вы будете над ними работать.

4. Выключите свет и/или телевизор по таймеру, , чтобы напомнить вам идти спать.

5. Используйте устройства ограничения Интернета, , такие как Circle, чтобы ограничить время онлайн.

6. Отключите автоматическое воспроизведение на различных потоковых сервисах, , чтобы видеть текущее время между видео.

Практические способы помнить о времени

1. Планируйте частые встречи с начальником или коллегами, , чтобы не откладывать дела на потом.

2. Создавайте внешнюю подотчетность, сообщая кому-то, что вы собираетесь сделать, , затем попросите его связаться с вами.

3. Создавайте промежуточные сроки для ваших больших проектов (закончите написание отчета к воскресенью, первый черновик к среде).

4. Сделайте сон, диету и физические упражнения приоритетом, , так как это даст вам больше энергии и позволит вам эффективно использовать свое время.

5. Создавайте награды за выполнение заданий (можно выйти после того, как закончите мыть посуду).