|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Управление рабочим временем или тайм-менеджмент для лидеров. Тайм менеджмент управление временемУрок 5. Инструменты для управления временем и повышения личной эффективностиА. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок 3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям. Содержание
Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджментаЕсли и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник. Стивен КовиНазвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него – элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги «7 навыков высокоэффективных людей», посвящённого 3 навыку – определению приоритетов.
GTD Дэвида АлленаМетод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, мы уже писали. Разберём еще некоторые рекомендации: Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации – организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ. «43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция – напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть. 4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель списка дел. Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:
Джулия МоргенстернДж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты: 1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, откладывание дел, специально создаваемые кризисные условия). 2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи. 3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:
4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» – ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» – главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит). 5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):
Отдельные рекомендации и приёмы«Съедайте лягушку на завтрак» Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела – так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах. «Бифштекс из слона» Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу – сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию. Научитесь говорить «нет» Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он – плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области – неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно. Стремитесь к автоматизации Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими – настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов. Выполняйте похожие дела подряд Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв. Биологические часы В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими биологическими ритмами определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день. 7 сервисов и программ для планирования и управления временем1 Google KeepGoogle Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК. 2 Maniac TimeЭта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали? 3 LeaderTaskЭта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования. 4 Microsoft OutlookМногим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm. 5 Microsoft OneNoteЕщё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов. 6 МинипланЭтот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации. 7 Remember the MilkОдна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).
И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи! Проверьте свои знанияЕсли вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются. Сергей Крутько4brain.ru Управление рабочим временем или тайм-менеджмент для лидеровВ процессе организации любого рода деятельности (неважно работа это или досуг) время является важнейшим элементом планирования. Время – это константа, ее нельзя изменить, но управлять ею эффективно для достижения лучшего результата можно. Сегодня тайм-менеджмент стал для успешного человека тем, без чего организация занятости просто не возможна. В тренинге лидерского потенциала, размещенном на нашем сайте, отмечалось, что умение эффективно организовать свое время и время работы подчиненных для настоящего лидера – очень актуальная задача. Существует множество методик и принципов тайм-менеджмента, разработанных на базе экономических законов и успешно применяемых большими корпорациями. Но это не значит, что нельзя научиться эффективно управлять своим временем самостоятельно. Анализ затрачиваемого времениПервое что нужно сделать любому лидеру – проанализировать, как он проводит свое время. В таблице ниже приведены основные причины потери времени и рекомендации по его сохранению.
Закон Хофштадтера гласит: «Любая работа всегда занимает больше времени, чем вы планируете на нее потратить, даже если при этом учитывается закон Хофштадтера». Несмотря на свою шуточность, закон довольно метко определяет, как сложно спланировать что-либо. Действительно, анализ затрачиваемого вами времени на те или иные действия не упростит процесс планирования, но сделать его более комфортным поможет однозначно. Простой план по управлению временемНачинайте как можно быстрее. Затягивание – одна из самых распространенных ловушек времени. «У меня еще полно времени, успею это сделать потом», – классическая фраза, которую мы так часто слышим от окружающих и… еще чаще от самих себя. Избегая работы над проектом, мы тратим время на мелочные, второстепенные занятия, а не на реализацию самого проекта, что в конце порождает трудности. Американские ученые в области образования пришли к выводу, что основное различие между хорошим студентом и студентом со средними показателями успеваемости зависит от того, как быстро они принимаются за выполнение заданий. Рутина – часть работы. И с этим нужно свыкнуться. В каждом деле, в каждой профессии есть скучные аспекты, выполнение которых требует механической, рутинной работы. Правильно спланировав ее, вы сможете освободить часть времени для того, чтоб проводить его более насыщенно. Для этого четко определите временной отрезок своего рабочего дня для того, чтобы, например, отвечать на электронную почту или выполнять бумажную работу. Важные дела – первостепенны. Даже если вы опережаете принятый план, не останавливайтесь пока не завершите работу. Не рассеивайте внимание на мелкие вопросы, не связанные с главной задачей. Растратить приобретенный гандикап легко, а вот снова заработать может и не удастся. Разделяйте большие задачи. Важные объемные задачи должны быть разбиты на ряд небольших задач. Создавая небольшие, легче выполнимые задачи, вся задача в конечном итоге будет достигнута незначительно, но быстрее. Фрагментарный подход не новшество, его успешно используют многие большие компании, что служит неплохой рекомендацией к применению. Не прилагайте ненужных усилий. Не зря существует поговорка: «Лучшее – враг хорошего». Усовершенствование требует дополнительных усилий, а ожидаемый результат приносит не всегда. Место для перфекционизма должно быть, но нужно уметь разглядеть задачи, когда его применение необходимо. Установить время начала и окончания работы. Всегда оценивайте затрачиваемое время. Пусть ваши первые оценки будут далеки от реальных, со временем вы научитесь более тонко определять сколько времени у вас займет та или иная работа. Это повысит эффективность. Это научит распоряжаться временем. Планируйте свою деятельность. Планировать свою занятость с умом вам помогут многие подручные средства. Это могут быть графики, специальные календари, ежедневники. Многие интернет-сервисы также предлагают набор специальных офисных средств, которые поспособствуют в управлении временем. «Большая картина»Представляйте себе то, что хотите достигнуть в долгосрочной, глобальной перспективе. «Большая картина» вашей деятельности должна всегда быть в уме. Планируйте свою занятость с учетом перспектив, целей, которые перед собой ставите. Хотите быть успешным лидером? Познакомьтесь со всеми людьми, которые работают вместе с вами. Развивайте коммуникацию. Интересуйтесь другими сферами (например, техникой продаж или маркетингом), общайтесь со специалистами в этих областях. Ответственно подходите к проводимым в компании тренингам и коучингам, стараясь постигнуть максимум. Уделяйте время самообразованию, читайте, знакомьтесь с последними разработками и новинками в области, в которой вы работаете. Это поможет планировать деятельность более эффективно, применять свои знания и быть эффективным. Отзывы и комментарииСвоим мнением относительно тайм-менеджмента и предлагаемых методик управления временем вы можете поделиться, воспользовавшись формой для комментариев ниже. Если хотите пройти полноценный тренинг управления временем онлайн – обратите внимание на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента». 4brain.ru Тайм менеджмент. Управление временем - онлайн-тренинг по тайм менеджменту Mental SkillsТайм менеджмент (time management, управление временем) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Хватает ли Вам времени? Если нет, то наш онлайн-тренинг о тайм менеджменте для Вас. Мы расскажем о целеполагании, о лучших методах планирования работы; о способах концентрирования на важных задачах и избавления от второстепенных. С помощью тренинга вы легко и быстро освоите управление временем! Наш онлайн-тренинг «Управление временем (тайм менеджмент)» – это возможность сказать, что у Вас есть время: время на себя, на чтение, семью, хобби, курсы, общение, кино и многое другое. На тренинге Вы получите не только ответы на вопросы об управлении временем но и практические навыки. После каждой теоретической части Вас ждет задание, формирующее навыки планирования времени. Данный метод обучения называется case stady, или «обучение с помощью практических задач» (кейсов). Это самый эффективный способ научиться чему-то новому. Не ищите специально время для онлайн-тренинга. Начните прямо сейчас и остановитесь, когда будет удобно! В следующий раз, зайдя на страницу тренинга, Вы автоматически попадаете именно на то место, где закончили в прошлый раз. Так что, начав учиться в обеденный перерыв, Вы сможете продолжить вечером дома, после ужина. Естественно, для этого нужно зарегистрироваться, что займет у Вас менее минуты. В процессе обучения Вы:
Краткое содержание тренинга Введение в тренинг по управлению времнем Целеполагание (постановка целей)
mental-skills.ru
|
