Тайм менеджмент в работе руководителя: Тайм-менеджмент для руководителя — цели, методы, планирование

Тайм менеджмент сотрудников: задачи, преимущества и приложения.

 
Тайм-менеджмент — это совокупность методов и инструментов, которые позволяют более эффективно использовать свое время. Таким образом, управление временем сотрудников состоит из набора навыков, которые способствуют вашим специалистам выполнять свою работу более продуктивно.

В этой статье мы рассмотрим, какие преимущества дает тайм менеджмент на работе, отметим важность обучения по управлению временем на рабочем месте и рассмотрим методики по улучшению управления.

Каковы преимущества тайм-менеджмента на работе?

Если проанализировать ваш рабочий день, то можно прийти к выводу, что непредвиденные ситуации могут возникать часто. Допустим, у вас был четкий график на день, но ваши планы были нарушены тремя встречами подряд. Хотя встречи могут быть для вас не полезными, а иногда они не важны и тратят ваше драгоценное время.
Многие авторитетные исследования показывают, что собрания — одна из самых распространенных причин, по которой работники не выполняют свою работу в срок. Проводилось исследование hh.ru в 2018 — 2020 годы, в ходе которого принял участие 2001 сотрудник из российских компаний.

Согласно результатам этого исследования, сотрудники утверждают, что их самыми большими трудностями при выполнении работы являются:

 
Отвлекающие факторы сводят к нехватке рабочего времени для решения основных задач в срок. К отвлекающим факторам, которые мешают выполнять поставленные задачи можно отнести: громкие разговоры коллег, отвлекающие вопросы, чтение новостей, общение в социальных сетях. Главная цель заключается в том, чтобы выявить ключевые проблемы, а затем соответствующим образом адаптировать свой распорядок дня и свести к минимуму влияние отвлекающих факторов.

Преимущества тайм-менеджмента для менеджеров

Если вы руководитель группы или менеджер, вы обязаны знать больше о эффективном управлении временем, чтобы помочь своим коллегам оптимально организовать свой рабочий день. Рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента на работе, которые имеют важное значение для менеджеров или руководителей групп.

1. Выполнение заданий в срок

В процессе постановки задач для своих подчиненных всегда устанавливайте срок сдачи работ. Если сотрудник понимает, что данную задачу нужно выполнить точно в срок, мозг человека подсознательно стремиться выполнить работы в установленный срок. Это позволит вашим сотрудникам выполнять свою работу быстрее.

2. Повышение качества работы

Крайне важно, чтобы вы помогали членам вашей команды организовывать свой рабочий день и расставить приоритеты. Когда у ваших сотрудников есть четкие приоритеты, они могут сосредоточить свое внимание на выполнении важных задач. Сосредоточение внимания на одной задаче позволяет обеспечить высокое качество работы.

3. Сокращение задержек и стресса

У всех нас бывают такие дни, когда мы хотим отложить в “долгий ящик” выполнение ряда задач. Но с правильными навыками тайм-менеджмента ваши коллеги будут готовы справятся с нагрузкой и приступят к выполнению заданий. Это позволит справиться с пагубной привычкой откладывать все на потом. Научно доказано, чем меньше прокрастинация на рабочем месте, тем меньше стресса. Это позволит вашей команде равномерно распределить рабочее время и не столкнуться с проблемой, когда скопления большого объема работы, что может вызвать стресс.

Преимущества тайм-менеджмента для сотрудников

Получение навыков тайм-менеджмента важно и для самих сотрудников. Давайте рассмотрим основные преимущества тайм-менеджмента для сотрудников.

1. Повышение производительности

Когда работники знают, как выставлены приоритеты, они будут стремиться в первую очередь решать самые важные задачи, не отвлекаясь на второстепенные. Это позволит повысить их профессиональный уровень и производительность.

2. Карьерный рост

Своевременное выполнение поручений вызывает доверие к сотруднику. Если отработав в компании несколько лет, сотрудник приобретает репутацию надежного опытного специалиста, то у него появляется больше шансов продвинуться по карьерной лестнице или добиться повышения заработной платы.

3. Оптимальный баланс между работой и личной жизнью

Вспомните то чувство, когда вы заканчиваете все важные задачи на один день раньше и наслаждаетесь свободным временем. При правильном управлении временем можно достичь баланса между работой и личной жизнью.
Мы узнали об основных преимуществах управления временем на работе. Перейдем к действенным методам, которые позволяют улучшить навыки управления временем у ваших сотрудников.

Важность обучения тайм-менеджменту для сотрудников

Управление временем ценно не только для работодателей, но и для сотрудников. В этом разделе мы подчеркнем важность тайм-менеджмента для сотрудников. Чтобы повысить производительность и укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников, вам следует организовать обучение управлению временем.

Преимущества обучения тайм-менеджменту сотрудников

Рассмотрим основные преимущества по организации тренингов тайм-менеджмента для ваших сотрудников. Это обучение может быть весьма полезным и для менеджеров.

1. Выявить причины непродуктивного времени на работе

Как руководитель группы или менеджер, вы должны поговорить с каждым сотрудником, чтобы узнать, с чем он сталкивается на работе. Возможно, они перегружены или ждут недостающих данных, чтобы продолжить выполнение поставленных задач.

Чтобы выяснить, почему вашим сотрудникам не хватает времени, требуется провести аудит. Вот как это сделать:

Сообщите своим сотрудникам, что проверка рабочего времени не повлияет на их положение в компании.
Когда вы проанализируете все отчеты подчиненных, вы сможете сравнить, как ваши коллеги думают, на что они тратят время на работе, с реальными данными об отслеживаемом рабочем времени.
Это сравнение заставит вас понять, что прогнозы, которые мы делаем, не всегда точны и реалистичны. Это поможет Вам узнать ответы на важные вопросы:

2. Улучшить планирование

При планировании времени на выполнение конкретных задач, мы иногда склонны полагать, что нам потребуется меньше времени, чем необходимо.
В психологии для такого поведения есть термин — ошибка планирования. Международная психологическая ассоциация определяет его как «склонность недооценивать время, необходимое для выполнения будущей задачи».
Чтобы избежать ошибок при планировании, вам следует внести изменения в текущий процесс. Базовое планирование руководителем включает составления графиков для подчиненных. На этом этапе вы можете помочь коллегам эффективнее использовать свое время.
Вот несколько способов изменить процесс планирования:

 
Когда рабочий график составлен оптимально для всех ваших сотрудников, они смогут работать продуктивнее.

3. Открытое общение между менеджером и сотрудником

Коммуникация играет ключевую роль в отношениях менеджер-сотрудник. Важнейшей частью обучения сотрудников тайм-менеджменту является проверка ваших специалистов. Проведя анализ этой информации, вы сможете сказать, какие сегменты их производительности следует улучшить. Следует уточнять у своих подчиненных не перегружены ли они работой, так как это может приводить к выгоранию и снижать их производительность. Помните, что вы не должны ежедневно зацикливаться на коммуникации, раз в неделю будет вполне достаточно.

4. Правильное делегирование работы

Все сотрудники обладают своими сильными и слабыми сторонами. Постарайтесь лучше узнать своих подчиненных, чтобы раскрыть их потенциальные возможности.
При делегировании работы обязательно помните об этих фактах и ​​распределяйте задачи оптимально. Таким образом, вы можете рассчитывать на отличные результаты.

Стратегии обучения тайм-менеджменту

В настоящее время существует несколько стратегий обучения тайм-менеджменту, которые могут использовать компании:

1. Занятия в группе по обучению тайм-менеджменту

Менеджеры могут организовать обучение своих сотрудников тайм-менеджменту посредством различных групповых мероприятий, таких как:

 
Эти мероприятия улучшат общение между коллегами, что также приведет к более продуктивной совместной работе.

2. Обучение на рабочем месте

Это тип обучения тайм-менеджменту, который руководитель группы или менеджер лично проводит в рабочее время. Наиболее важными темами, которые должны быть затронуты в ходе тренинга, являются:

3. Онлайн-курсы по тайм-менеджменту

Это идеальный вариант для сотрудников, которые и без того слишком заняты в рабочее время. Формат онлайн-курсов позволяет каждому сотруднику выбрать, когда он будет заниматься на курсах тайм-менеджмента в течение недели.

Руководителям группы или менеджерам следует внедрять данные стратегии, чтобы укрепить навыки тайм-менеджмента ваших сотрудников. В следующем разделе мы покажем, какие шаги может сделать каждый, чтобы лучше планировать свое время.

Как улучшить управление временем на работе?

Независимо от вашей должности в компании, убедитесь, что есть простые способы улучшить навыки тайм-менеджмента на рабочем месте.

Отслеживайте свое время

Как мы уже говорили ранее, контролируя свое рабочее время, вы будете знать, какие задачи требуют больше времени в течение рабочего дня. Итак, пусть эти задачи будут вашим приоритетом, и как только вы закончите с ними, сосредоточьтесь на задачах, которые требуют меньше времени.
Вы можете попробовать использовать Bitcop — инструмент учета рабочего времени сотрудников. Преимущества использования этого приложения:

 
Подводя итог, когда у вас будут подробные отчеты рабочего дня, вы сможете составить оптимальное расписание, учитывая сложность каждой задачи.

Найдите свое продуктивное время

Мы не можем работать с одинаковой продуктивность весь день. Научно доказанный факт, что уровень нашей энергии не одинаков в течение дня. Существуют внутренние часы, которые меняют уровень нашей энергии в течение дня — наш циркадный ритм.

Итак, как работает циркадный ритм? После пробуждения вам понадобится несколько часов, пока вы не достигнете своего пикового уровня энергии. Обычно это происходит во второй половине дня. Но эти уровни начинают снижаться позже, и они достигают самой низкой точки около 15:00. Вот почему вы иногда чувствуете усталость после обеда. Ваша бдительность снова повысится во второй половине дня, а это значит, что ваш второй пик будет около 18:00. Уровень энергии будет продолжать снижаться в течение вечера, и он достигнет самой низкой точки около 3:30 утра. Тем не менее, ваша бдительность снова начнет расти утром, пока не достигнет первого пика около полудня следующего дня.
Описанная нами закономерность довольно распространена среди персонала в целом. Тем не менее, у нас есть две дополнительные категории людей из-за их циркадного ритма:

 
Поиск собственного циркадного ритма жизненно важен для вашей производительности, продуктивности на работе и общего управления временем. Поэтому, составляя планы на рабочие дни, не забывайте также учитывать циркадные ритмы.

Например, если вы считаете, что ваш ритм соответствует среднему, вам следует выполнять самые важные задачи в часы пик — около полудня или около 18:00. Распределяйте менее важные задачи на периоды с меньшей активностью — рано утром или около 15:00.

Используйте приложения для тайм-менеджмента

Чтобы максимально использовать свое время на работе, рассмотрите возможность использования некоторых из лучших приложений для управления временем. Независимо от ваших потребностей, вы можете попробовать множество программных решений для управления временем сотрудников.
Вот некоторые из наших предложений:

Не пропускайте перерывы

Даже в напряженные дни старайтесь делать несколько коротких перерывов в течение дня. Если вы пропустите перерывы, то понизится ваша концентрация и вы не сможете эффективно выполнять свои задачи. Регулярные перерывы сделают вас более продуктивными и готовыми справиться с нагрузкой.

Еще один полезный совет по тайм-менеджменту, который напоминает вам о необходимости делать перерывы, — это техника Pomodoro. Вот как работает метод Помидора:

 
Следуя этому простому правилу, вы будете более сосредоточены на работе во время рабочих сессий и сможете расслабиться во время перерывов.

Вывод

Умение управлять своим временем на работе имеет важное значение для вашей общей производительности и продуктивности. Рассмотрите возможность организации тренинга по тайм-менеджменту для своих сотрудников. Организовав этот тренинг, ваши коллеги смогут повысить навыки эффективного управления своим временем. В этой статье мы рассмотрели эффективные практики, которые каждый из нас может использовать для улучшения навыков тайм-менеджмента.
 

7 правил — Личный опыт на vc.ru

Владельцы бизнеса и руководители очень перегружены. Как организовать свою работу так, чтобы она была эффективной, позволяла достигать целей, но при этом находилась в гармонии с другими сферами жизни? Помочь в этом может тайм-менеджмент. Но многие, начав составлять списки задач на день, быстро бросают. Это приводит к разочарованию в самом себе. В материале поделюсь своими успешными правилами тайм-менеджмента и расскажу об инструментах, которые позволят не бросить это занятие через неделю.

2142
просмотров

Александр Высоцкий Visotsky Consulting

Правило № 1

Держите внимание на целях

Обычно, когда мы слышим слово «цели», то думаем о чём-то глобальном, что полностью изменит наш бизнес. Например, открыть ещё один магазин, увеличить объём продаж. Но я имею в виду цели, которые вызывают эмоции лично у вас. Директор обувного магазина мечтает свозить свою любимую на Мальдивы. Замечательно! Эта цель вызывает эмоции, её хочется достигать.

Когда вы занимаетесь тайм-менеджментом, то, конечно, планируете много вещей в бизнесе, в делах. Но всегда держите внимание на целях, которые наполняют эмоциями лично вас. Безусловно, у руководителя торговой компании есть цель к концу месяца выйти на определённый объём, поработать над ассортиментом товаров, в перспективе открыть новые филиалы. Но все эти цели очень логичны и аналитичны. Когда вы долго находитесь в этой игре, они перестают приносить какое-то удовлетворение, не заряжают эмоционально.

Правило № 2

Реалистично оценивайте имеющееся время

Чётко определите, сколько на самом деле у вас есть времени на достижение цели. Некоторые люди чрезвычайно оптимистичны в этом. У нас 40 рабочих часов в неделю. Но я видел тех, кто умудряется впихнуть в свой рабочий план задач на 80 часов.

Это не приведёт ни к чему хорошему. Вы станете загнанной лошадью. Инструменты тайм-менеджмента будут делать из вас раба, создавать только боль, и в конечном итоге вы захотите от них избавиться.

Не совершайте эту ошибку, а планируйте реалистично. Тайм-менеджмент совершенно не заключается в том, чтобы заставить себя работать в два раза больше. Он помогает вместить в 35–40 часов приоритетные задачи, уделить внимание именно тому, что принесёт результаты.

Мой лайфхак

Я всегда планирую рабочую неделю, исходя из того, что у меня будет 35 рабочих часов, потому что я знаю, что жизнь подбросит мне что-то непредсказуемое, и время на задачи вне плана всё равно придётся выделять.

Моя работа связана в основном с длительными проектами. Периодически (раз или два в году) я переоцениваю время, которое мне необходимо на них затратить. Часто мне приходится рубить какие-то проекты, снижать приоритеты, от чего-то вовсе отказываться. Некоторые из них могут в перспективе заставить меня работать по 60 часов в неделю, а это нереально.

Правило № 3

Планируйте не только работу

Если вы хотите, чтобы в вашей жизни было место семье, друзьям и развлечениям, заботе о здоровье и занятиям спортом, это необходимо планировать. Все активности должны стоять в календаре и быть учтены в вашем тайм-менеджменте. Если вы не запланировали удовольствие в жизни, в вашей жизни удовольствия не будет. Работа съест всё ваше время.

Подойдите к этому ответственно, ведь работа в моменте будет всегда казаться вам более важной. Но, оглянувшись назад, вы не будете рады, что потратили всю жизнь исключительно на неё.

Правило № 4

Записывайте всё

Тайм-менеджмент — это не то, что вы делаете в голове. Всё должно быть записано либо в календаре, либо в ваших заметках. Разум и память всегда будут подводить. Сиюминутные проблемы и сложности отвлекают нас.

Но тайм-менеджмент — это серьёзная аналитическая работа. И, для того чтобы не забыть о чём-то важном, необходимо фиксировать всё в письменном виде (бумажном или электронном). Это позволит не сбиться с приоритетов.

Лайфхак: как это внедрить

Вам в голову пришла мысль провести мероприятие, пройти курс, научиться чему-то. Сразу же, пока вы не остыли, пока вас наполняют эмоции, внесите идею в календарь. Укажите, в какой день (или на какой неделе) вы это реализуете. Поставите цель в свой тайм-менеджмент, и она осуществится.

Правило № 5

Анализируйте ошибки

Вы начинаете планировать и примерно оцениваете время, которое понадобится вам на выполнение задачи. Предполагаете, что на встречу с клиентом уйдёт два часа, на изучение документов — час.

Но, так как вы новичок, то ошибок не избежать. Большинство людей, видя, что они что-то не успевают или делают дольше запланированного, расстраиваются и бросают планирование. Они думают, что тайм-менеджмент не работает вообще. А это просто технические ошибки.

Не стремитесь всё сделать идеально

Невозможно с первой попытки освоить профессиональный инструмент. А планирование и управление временем им и является. Поэтому в начале дня обязательно нужно проанализировать план предыдущего, понять, что и почему не получилось. Как правило, причина в мелких ошибках, в чём-то, не принятом во внимание. Но здорово, что на основе этой информации сразу же можно подкорректировать план на следующие дни.

Таким образом, с каждым днём планирование будет становиться всё более реалистичным и правильным. И тогда оно будет приносить много удовольствия!

Правило № 6

Выделяйте время на планирование

Планирование также требует времени, и его обязательно нужно выделять. На оценку результатов предыдущего дня и корректировку планов следующего можно потратить 15 минут, лёжа в постели. Кому-то удобнее делать это вечером, но планирование должно стать постоянной рутиной, полноценной частью вашей жизни.

Жизнь всегда будет казаться важнее, чем её планирование, и это нормально! Но выделять время необходимо, иначе все планы, которые вы строите, будут рассыпаться.

Правило № 7

Ведите дневник

Дневник для меня — нечто особенное, ведь там мы записываем ключевые события, важные идеи, следим за тем, как меняются интересы или цели. Люди, которые ведут дневник, получают невероятный результат.

Мы всегда живём в моменте, наша точка зрения постоянно меняется, но мы даже не можем вспомнить, как смотрели на вещи неделю, месяц или год назад. Планы — это о будущем, а дневник — о том, что с нами происходило.

Как дневник помогает отследить прогресс

Иногда возникает ощущение, что мы работали над целями всегда и будем продолжать делать это ещё долго. Из-за этого кажется, что нет никакого прогресса. Дневник позволяет почувствовать, что жизнь действительно изменилась, стала более эффективной. Необязательно делать записи ежедневно, достаточно моментов, когда происходит что-то хорошее, меняется точка зрения. Возвращаясь к дневнику, вы поймёте, насколько сильно выросли, стали успешнее и компетентнее.

Совет

Множество великих людей, о которых мы читаем в книгах, чьи истории жизни воплощены в гениальных фильмах, вели дневники. И они делали это не для потомков, а для себя! Почему бы и вам это не делать?

Применяйте семь золотых правил тайм-менеджмента, и ваша жизнь станет гораздо более интересной и целесообразной. Вы будете получать от неё гораздо больше удовольствия!

— Александр Высоцкий для MC.Today

18 советов по тайм-менеджменту для повышения продуктивности [2023] • Asana

Сегодня нам постоянно мешают инструменты, уведомления, электронные письма, социальные сети — чего угодно. В нашей отвлекающей экономике хаос стал нормой.

Почти невозможно сосредоточиться на том, что действительно важно, или понять, отдаете ли вы приоритет нужной работе в нужное время. Ваши намерения на день вылетают из окна перед лицом высокоприоритетных задач, кажущихся срочными сообщений и бесконечных уведомлений. Чтобы не отставать от темпа работы, 80 % работников умственного труда сообщают, что работают с открытыми почтовыми ящиками или другими коммуникационными приложениями. В результате работники менее эффективны, а сообщения, действия и сроки с большей вероятностью будут пропущены.

Шаблоны тайм-менеджмента помогут вам сэкономить время и сделать вашу повседневную жизнь более осознанной. Вместо того, чтобы позволить вашему списку дел диктовать, как вы тратите свое время, вы можете использовать стратегии тайм-менеджмента, чтобы намеренно установить свои ежедневные приоритеты и сосредоточиться на наиболее важной работе.

Не существует единственно правильного способа управлять своим временем. В этой статье мы рассмотрим 18 различных советов, стратегий и быстрых побед, которые помогут вам снова взять под контроль свои задачи и свое время.

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это практика управления своей работой, чтобы гарантировать, что вы тратите свое время максимально целенаправленно. Тайм-менеджмент может повысить продуктивность, но самым большим преимуществом эффективного тайм-менеджмента является возможность лучше расставить приоритеты в течение дня, чтобы у вас было время для отдыха и заботы о себе.

Прочтите: Как стать более продуктивным: 13 советов, которые можно попрактиковать сегодня

Преимущества тайм-менеджмента

Хорошие стратегии тайм-менеджмента помогут организовать задачи и расставить приоритеты, чтобы вы могли:

• Почувствуйте, что у вас появилось больше времени в течение дня.  Если вы намеренно следите за тем, куда уходит ваше время, вы можете обнаружить, что сокращаете количество ненужных задач, снижаете приоритетность работы, которую не нужно делать сегодня, и выполняете задачи за меньшее время. В буквальном смысле у вас не будет больше времени в день, но вы можете обнаружить, что успеваете больше за то же время.

• Установите границы между рабочим и личным временем.  Улучшение управления временем заключается не в том, чтобы выжимать из работы каждую секунду производительности. Скорее, эти стратегии могут помочь вам выполнить самую важную работу и определить, какая работа может отложиться до завтра. Расставляя приоритеты в работе, которую необходимо выполнить сегодня, и уточняя, какую работу вы можете отложить на более поздний срок, вы также устанавливаете границы между своим рабочим и личным временем.

• Уменьшить стресс.  Без эффективного тайм-менеджмента может показаться, что вам никогда не хватает времени на работе. Вам может казаться, что вы бегаете и тушите пожары, что может привести к усилению стресса и, в конечном итоге, к выгоранию. На самом деле, согласно Анатомическому индексу работы, 71 % работников умственного труда сообщили, что чувствовали выгорание хотя бы раз в 2020 году.

• Повысьте производительность.  Есть множество советов по тайм-менеджменту, которые помогут уменьшить прокрастинацию и повысить продуктивность. Определив свои главные приоритеты на день, вы не только станете более продуктивными, но и будете уверены, что каждый день работаете над правильными задачами.

• Избавьтесь от вредных привычек.  Никто не хочет медлить. Но со временем вредные привычки могут накапливаться и мешать эффективной работе. (Поверьте нам, мы тоже были там.) Стратегии тайм-менеджмента могут помочь вам выявить и избавиться от вредных привычек.

Управляйте задачами и расставляйте приоритеты с помощью Asana

6 стратегий тайм-менеджмента для повышения производительности

Один из самых простых способов развить свои навыки тайм-менеджмента — включить проверенную стратегию тайм-менеджмента в свой распорядок дня. Стратегии тайм-менеджмента помогают вам устанавливать ограничения по времени для работы, решать одну задачу за раз и планировать свой день более целенаправленно.

1. Ограничение времени

Ограничение времени — это целенаправленная стратегия управления временем, при которой вы выполняете работу в рамках «временных рамок». Эта стратегия особенно эффективна, если вы не уверены, сколько времени тратите на каждую задачу, и хотите более тщательно подходить к своему списку дел.

Ограничение времени помогает разбивать большие задачи на более мелкие части, а затем выполнять их за разумное время. У каждой задачи должен быть свой уникальный таймбокс, который длится не более трех часов. Например, если вам нужно написать сообщение в блоге, вы можете выделить два часа для написания плана. Затем, после перерыва, вы можете создать еще один трехчасовой временной интервал, чтобы начать первый черновик. Разбивая работу на более мелкие части, вы сможете уверенно продвигаться к своей цели в течение нескольких дней или недель.

Прочтите: попробуйте тайм-боксинг: стратегия целенаправленного управления временем

2. Блокирование времени

Блокирование времени похоже на тайм-боксинг, но вместо того, чтобы планировать конкретное время для каждой отдельной задачи, вы потренируетесь блокировать определенные периоды своего календаря для связанных с работой. Когда вы используете временную блокировку для планирования своей работы, вы фактически разбиваете рабочую неделю на отдельные временные интервалы, где вы можете работать над проектами, общаться с коллегами, делать перерыв или даже заниматься спортом. Блокировка времени может помочь вам посвятить больше времени плавной и глубокой работе, позволяя вам сосредоточиться, не отвлекаясь.

Чтобы создать блок времени, начните с определения ваших ежедневных или еженедельных приоритетов. Затем сгруппируйте похожие задачи, чтобы вы могли работать над ними в один блок времени. Наконец, попрактикуйтесь в планировании блоков времени в своем календаре, чтобы помочь вам придерживаться своего расписания.

Прочитано: Вы блокируете время в своем календаре? Вот почему вы должны начать прямо сейчас

3. Метод Помидора

Подобно тайм-боксингу и блокировке времени, метод Помидора помогает вам выполнять работу в короткие сроки, а затем делать перерывы между рабочими сессиями. Стратегия тайм-менеджмента Pomodoro особенно полезна, потому что она активно поощряет регулярные перерывы, которые хороши для внутренней мотивации и хороши для вашего мозга. Фактически, исследования показывают, что перерывы делают людей более творческими.

Чтобы использовать метод Pomodoro, вам понадобится таймер, список дел с приоритетом и функция «отложить» уведомления. Начните с установки таймера на 25 минут и постарайтесь посвятить это время исключительно работе над задачей — по возможности избегайте проверки своих текстовых сообщений или социальных сетей. Затем, когда время истекло, сделайте пятиминутный перерыв. В идеале постарайтесь заняться чем-нибудь физическим во время перерыва, например, перекусить или встать, чтобы размяться, но вполне нормально проверить свои устройства или посмотреть, есть ли у вас важный пинг, пока вы были сосредоточены на своей задаче.

Повторите процесс работы в течение 25 минут, а затем сделайте пятиминутный перерыв четыре раза. Затем, после четвертого рабочего занятия, сделайте более длительный 20-30-минутный перерыв.

4. Съешьте лягушку

Марк Твен сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это с утра». Стратегия управления временем Eat the Frog вдохновлена ​​этой цитатой и призывает вас сначала решать большие или сложные задачи, прежде чем приступать к менее важной или менее срочной работе. Эта стратегия особенно полезна, если вы делите свои дни между обычной, ежедневной работой и высокоприоритетными задачами.

С помощью метода «Съешь лягушку» вы можете каждый день выполнять самую важную работу. Чтобы начать работу с этой стратегией управления временем, убедитесь, что вы отслеживаете свою работу и приоритеты в централизованном инструменте. Ищите способ связать свои ежедневные задачи с целями компании. Таким образом, вы сможете лучше определять, какие задачи следует расставлять по приоритетам каждый день, и убедиться, что вы выполняете эти задачи в первую очередь. Затем, как только вы съели свою лягушку за день, вы можете перейти к остальной части вашей работы.

5. Принцип Парето

Если съесть лягушку первым делом с утра не кажется аппетитным, вы можете предпочесть стратегию управления временем Парето. Принцип Парето является противоположностью метода «Съешь лягушку» – эта стратегия побуждает вас избавляться от быстрых задач, чтобы вы чувствовали себя более успешными и мотивированными в течение дня.

Часто называемый «правилом 80/20», принцип Парето имеет одно фундаментальное правило: вы тратите 20% своего времени на 80% своей работы. Если вы сможете решить эти 80% своих задач в относительно быстром порядке, вы высвободите свой рабочий день, чтобы заняться 20% работы, которая займет 80% вашего времени.

6. Доведение дел до конца (GTD)

Метод достижения цели был изобретен Дэвидом Алленом в начале 2000-х годов. По словам Аллена, первый шаг к тому, чтобы что-то сделать, — это записать все, что вам нужно сделать. Освобождая мозг и вместо этого полагаясь на инструменты управления задачами, вы можете сосредоточиться на действиях, а не помнить, что вам нужно сделать.

Чтобы использовать метод GTD, запишите всю свою предстоящую работу в одном месте. Затем, когда вы записали все, что вам нужно сделать, отсортируйте и расставьте приоритеты в своей работе. Например, у вас может быть работа, в которой вы больше не нуждаетесь (которая отправляется в «мусор»), работа, которую вы хотите выполнить в конечном итоге, но не прямо сейчас (которая отправляется в «более поздний» проект или папку), работа, которая зависит по другим задачам и так далее. Инструмент должен фиксировать все детали — ваша работа — принять меры по ним.

Устали не доводить дела до конца? Овладейте методом GTD за 5 шагов

6 советов по тайм-менеджменту, чтобы успевать больше

Вам может нравиться или не нравиться использование установленной стратегии тайм-менеджмента для организации своей работы. Не каждая стратегия тайм-менеджмента эффективна для каждого человека — именно поэтому их так много. Вместо этого попробуйте эти шесть советов, чтобы развить свои навыки тайм-менеджмента.

1. Свяжите ежедневную работу с целями

Тайм-менеджмент не всегда заключается в том, чтобы выполнить всю вашу работу, а скорее в том, чтобы определить и расставить приоритеты в вашей самой важной работе. Для этого вам нужно связать свою повседневную работу с целями команды или компании, чтобы вы могли определить наиболее важные задачи, которые нужно решать ежедневно. Но, согласно недавнему опросу более 6000 работников умственного труда по всему миру, только 26% сотрудников говорят, что они очень четко понимают, как их индивидуальная работа связана с целями компании.

Лучший способ координировать работу и приоритеты на всех уровнях вашей организации — использовать инструмент управления работой. С помощью управления работой вы можете связать повседневную работу и командные проекты с целями компании, чтобы члены вашей команды всегда понимали, как их работа влияет на приоритеты компании.

Чтобы убедиться, что мы правильно расставляем приоритеты, мы используем OKR для постановки ежеквартальных целей, которые переходят в двухгодичные цели. Еженедельно руководители нашей команды следят за тем, чтобы работа, которую выполняет команда, соответствовала этим целям».

— Бадрул Фаруки, менеджер по продукту, Figma

2. Расставьте приоритеты и организуйте свою работу

Независимо от того, предпочитаете ли вы метод «съесть лягушку» или предпочитаете подход «довести дело до конца», важно знать, какие задачи важны. Неизбежно у вас будет задача, приоритет которой изменится, или крайний срок, который будет сдвинут вверх или вниз. Если у вас нет ясности в отношении того, какая работа важнее, вы не сможете адаптироваться и расставить приоритеты для правильной работы.

Почему важно расставлять приоритеты в работе? Возможно, вы знакомы с выгоранием, которое с каждым годом затрагивает все большее число сотрудников по всему миру. Но что менее задокументировано, так это то, как нечеткие приоритеты способствуют выгоранию. Согласно Индексу анатомии труда, 29% работников умственного труда, сообщивших о чувстве выгорания, в качестве способствующего фактора назвали переутомление из-за отсутствия ясности в отношении задач и ролей. Знание того, каким задачам следует отдавать приоритет

e, может помочь уменьшить это чувство и повысить уверенность в том, что вы работаете над правильными задачами каждый день.

Управляйте задачами и расставляйте приоритеты с помощью Asana

3. Планируйте заранее в конце каждого дня

Рабочий день часто кажется суетой, потому что к тому времени, когда мы начинаем, мы уже отстаем. Если вы относитесь к тому типу людей, которые каждое утро просматривают электронные письма, пытаясь понять, что сделать в первую очередь в течение дня, вы не одиноки. К счастью, есть лучший способ.

Вместо того, чтобы пытаться понять, что вы должны делать утром, тратьте последние пять минут каждого дня на подготовку к следующему. Это может повысить мотивацию, потому что вы точно знаете, что делаете каждый день, еще до того, как войдете в систему. Это также ценный способ убедиться, что вы будете выполнять самую важную работу каждый день. Вместо того, чтобы реагировать на электронное письмо или запрос в 16:30, вы можете включить эту важную работу в расписание на следующий день.

4. Скажите «нет» или делегируйте полномочия

Одно из преимуществ прояснения ваших приоритетов заключается в том, что вы также понимаете, что менее важно. Не всегда легко сказать «нет» работе, но помогает, когда вы можете объяснить, что говорите «нет», потому что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Определение приоритетов для себя и разделение этих приоритетов с членами вашей команды может дать всем больше ясности.

Если работа должна быть выполнена, но все еще не является для вас приоритетом, посмотрите, можете ли вы делегировать ее другому члену команды. Имейте в виду: делегирование не означает, что задача не важна, это просто означает, что работа не соответствует вашим текущим приоритетам. Может случиться так, что эта работа более актуальна для чьего-то опыта, и когда вы передаете ее им, вы гарантируете, что работа будет выполнена лучшим человеком для этой работы.

Стратегия, которую мы внедрили, чтобы убедиться, что наша команда эффективна, состоит в том, чтобы четко понимать, что вы будете и чего не будете делать в команде… Четкое представление о вашей работе облегчает принятие решений относительно того, на чем вы сосредоточитесь. и то, на что вы не будете обращать внимание. Если вы можете быть очень четкими, это помогает повысить эффективность и ясность в отношении того, на чем должны сосредоточиться наши команды».

— Джей МакБрайд, менеджер по поддержке разработки форматов, Woolworths

5. Проведите ревизию своих задач

Подобно тому, как вы говорите «нет» работе, найдите время, чтобы просмотреть задачи, которые вы взяли на себя некоторое время назад и над которыми все еще работаете. Есть ли что-то, что в настоящее время находится на вашей тарелке, что больше не соответствует целям вашей команды?

Когда вы найдете эти задания, спросите себя, нужно ли вообще выполнять эту работу. Если это больше не важно для вашей команды, подумайте о том, чтобы приостановить работу. Если задачу все еще нужно выполнить, спросите себя, подходите ли вы лучше всего для этой работы, а если нет, проделайте то же упражнение по делегированию полномочий, чтобы выяснить, кто именно.

6. Откажитесь от рукописных задач — используйте инструмент

Если вы все еще отслеживаете свою работу вручную, пришло время перейти на онлайн-инструмент. Как бы ни было приятно делать заметки вручную, письменные списки дел дезорганизованы, подвержены ошибкам, легко теряются и неэффективны.

Вместо этого убедитесь, что большая часть управления вашим проектом осуществляется в специальном инструменте. Инструменты управления проектами предлагают множество функций, позволяющих максимально эффективно использовать свое время. С помощью инструмента управления проектами вы можете:

• Координировать межфункциональную работу и точно отслеживать, кто чем занимается и когда.

• Сообщайте о работе, делитесь отзывами и сообщайте о статусе проекта в одном месте.

• Отслеживайте прогресс в режиме реального времени, чтобы точно видеть, на каком этапе находится работа.

• Просматривайте сроки выполнения и зависимости, чтобы достигать своих целей, не мешкая.

Кроме того, если вы считаете, что нет ничего лучше, чем вычеркнуть задачу из письменного списка дел, подождите, пока вы не увидите стадо праздничных существ, летающих по экрану вашего компьютера.

6 быстрых побед в тайм-менеджменте

Стратегии и советы по тайм-менеджменту, которые мы изложили выше, полезны, но для их реализации требуется некоторое время. Хотите начать работу в ближайшие пять минут? Попробуйте эти шесть быстрых побед, чтобы улучшить свое управление временем прямо сейчас.

1. Отложить уведомления

Мы постоянно переключаемся между приложениями, уведомлениями и задачами. Фактически, средний работник умственного труда переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. Вот почему труднее сосредоточиться на поставленной задаче и войти в ритм, а это означает, что работа занимает больше времени.

При возможности отключите уведомления или используйте функцию «Не беспокоить», чтобы временно отключить уведомления. Таким образом, вы можете погрузиться в глубокую работу, а также сообщить своей команде, что вы вернетесь к ним позже. Большинство инструментов показывают, что вы временно отложены, поэтому члены команды знают, что не стоит ожидать от вас ответа сразу. При необходимости они обычно могут переопределить эту функцию, поэтому вы всегда будете в пределах досягаемости.

Чтобы быть максимально продуктивным, я считаю полезным выделять время между встречами, когда я собираюсь работать над разными проектами, оставляя время для коротких перерывов. Я также нахожу полезным, когда я (и люди вокруг меня) обновляю статусы Slack до «Опусти голову», чтобы никто не ожидал немедленного ответа».

— Юлия Берсин, Старший менеджер по формированию спроса, Гуру

2. Организуйте свое физическое пространство

Вспомните, каким чистым был ваш стол, когда вы впервые его установили. Скорее всего, у вас был компьютерный монитор и клавиатура, может быть, блокнот, но, вероятно, больше ничего. Если вы чем-то похожи на нас, этот чистый стол долго не протянет. Со временем у вас неизбежно накапливаются бумаги, коробки, книги, стикеры и ненужные провода.

Беспорядок на столе может показаться пустяком, но визуальный беспорядок может влиять на умственный беспорядок и мешать сосредоточиться. Сделайте небольшой пятиминутный перерыв, чтобы навести порядок на своем столе. Выбросьте все бумаги, которые больше не нужны, сложите книги в аккуратный ряд и смотайте все ненужные провода. Затем, когда вы вернетесь к работе, вы обнаружите, что вам легче сосредоточиться.

3. Группируйте похожие задачи

Каждый раз, когда вы переключаетесь между задачами, ваш мозг должен найти соответствующий контекст и информацию для этой новой задачи и вывести эти знания на передний план вашего разума. Конечно, вашему мозгу требуется всего несколько секунд, чтобы сделать это, но если вы постоянно переключаетесь между задачами и проектами, это означает, что вы заставляете свой мозг работать сверхурочно.

Это может привести к снижению производительности, не говоря уже о повышенной усталости в конце дня. Поэтому вместо этого попробуйте сгруппировать похожие задачи. Посмотрите, сможете ли вы работать над всеми задачами одного проекта или над всеми задачами одного и того же результата в один и тот же блок времени. Когда вы это сделаете, вы потратите меньше времени на переключение контекста и больше времени сосредоточитесь на выполнении важной работы.

Работа в пакетном режиме, особенно при планировании, действительно помогает вам расставить приоритеты в работе, но при этом дает вам возможность быть динамичным в отношении того, что происходит или что может произойти».

— Алекс Марольди, руководитель отдела торговли, «Молодежь для народа»

4. Работайте над быстрыми задачами в перерывах между встречами или во время концентрации внимания

У вас, вероятно, каждый день есть несколько задач, выполнение которых занимает 5–10 минут. Это могут быть быстрые ответы члену команды, исправление опечатки в документе или отправка формы запроса на работу другому сотруднику.

Если у вас есть такая работа, храните ее где-нибудь на переднем плане и в центре — например, в инструменте управления проектами, — но не приступайте к ней сразу. Вместо этого приберегите эти задачи на те пять минут между собраниями или на 10 минут сразу после обеда, когда вы вернетесь в курс дела. Мало того, что вы сможете быстро взяться за эту работу — и чувствовать себя хорошо, — они также не будут отнимать ценную умственную энергию, которую можно было бы потратить на более сложную работу.

5. Перестаньте пытаться работать в режиме многозадачности

Проще говоря, многозадачность — это миф. Хотя может показаться, что вы делаете несколько дел одновременно, когда вы пытаетесь работать в режиме многозадачности, вы на самом деле заставляете свой мозг быстро переключаться между задачами. Каждый раз, когда вы переключаетесь между работой, ваш мозг должен найти информацию и контекст для этой задачи. Это не только требует больше усилий, чем просто сосредоточение внимания на одном деле, но и истощает ваш мозг.

Вместо многозадачности стремитесь работать над одной задачей за раз, чтобы вы могли погрузиться в рабочий процесс. Состояние потока возникает, когда вы настолько сосредоточены, что чувствуете, что находитесь «в зоне». Когда вы входите в поток, вы можете выполнять больше работы более эффективно, поскольку ваш мозг фокусируется только на одной задаче за раз.

Прочтите: 5 развенчанных мифов о многозадачности, а также 6 способов быть продуктивным без переключения между задачами

6. Делайте перерывы

Это может показаться нелогичным, но один из лучших способов улучшить управление временем — это сделать перерыв. Мы склонны реагировать на чувство отставания от работы, просто делая больше, но вашему мозгу нужно время, чтобы отдохнуть и перезарядиться. Если вы переутомлены и выгорели — вы не сможете ничего сделать, не говоря уже о том, чтобы взяться за самую важную работу.

Если вам трудно сделать перерыв, вы не одиноки. Согласно нашему исследованию, 32 % работников умственного труда, которые чувствуют выгорание, сообщают, что неспособность отключиться или отключиться как нечто, что подпитывает их выгорание. Поскольку они не могут выключить, они выгорают, а когда выгорают, они не могут выключить — это бесконечный цикл.

Если вам сложно помнить о перерывах, подумайте о том, чтобы запланировать их в своем календаре. Затем, когда в вашем календаре появится перерыв, заставьте себя взять его, даже если вы просто встаете, чтобы потянуться. Несмотря на то, что этот перерыв может вызвать стресс, вы почувствуете себя лучше, как только сделаете это.

Чтобы не перегореть во время удаленной работы, найдите в этом цифровом мире новые способы отделить себя от экрана и не торопиться. Кроме того, я настоятельно рекомендую одноминутную танцевальную вечеринку — просто встаньте и подвигайтесь».

— Элиза Мелендес, менеджер по маркетингу, Американская ассоциация маркетинга

Управляйте своим временем

В конечном счете, тайм-менеджмент — это скорее состояние души, чем что-либо еще. Чтобы эффективно управлять своим временем, расставьте приоритеты в своей работе, чтобы вы знали, что нужно работать каждый день. Вместо того, чтобы позволить вашему списку дел определять ваши приоритеты, сосредоточьте свое внимание на своем намерении действительно оказать влияние.

Для начала убедитесь, что вы отслеживаете работу в централизованном инструменте. Готовы начать? Узнайте, как Asana может помочь вам организовать ваши задачи и достичь результатов.

Управляйте задачами и расставляйте приоритеты с помощью Asana

14 практик тайм-менеджмента для выполнения вашего списка дел

Лучшее управление временем, кажется, всегда находится в верхней части списков дел большинства профессионалов. Это бесконечный процесс, который колеблется и меняется вместе с нашими графиками и жизнью. К счастью, есть способы улучшить управление своим временем в долгосрочной перспективе.

Будучи занятыми и успешными профессионалами в области коучинга, члены Совета тренеров Forbes используют стратегии тайм-менеджмента, чтобы уделять своим клиентам достаточно времени и энергии, сохраняя при этом успех в своей профессиональной и личной жизни. Ниже 14 участников рассказывают о методах тайм-менеджмента, которые они используют для управления своими рабочими обязанностями, и о том, почему они рекомендуют эту тактику другим.

Участники слева направо.

Фотографии предоставлены отдельными участниками.

1. Аудит своего времени

Самая большая проблема с управлением временем заключается в том, что вы не знаете, на что тратите свое время, и не управляете им так, чтобы оно было максимально продуктивным. Потратьте две недели на то, чтобы проверять свое время с момента пробуждения до момента, когда вы ложитесь спать каждый день. Отслеживайте все, что вы делаете в течение дня, и определяйте, что является продуктивным и непродуктивным использованием вашего времени. Затем измените то, как вы управляете своим временем в будущем. — Джон Ноттс, Crosscutter Enterprises

2. Работайте непрерывно в течение 90 минут

Существуют научные данные, доказывающие, что люди могут концентрироваться на задаче только в течение 90 минут за раз. Наша продуктивность смещается в сторону убывающей отдачи после этого периода времени. Чтобы снова активировать концентрацию, вы должны дать отдых продуктивной части своего мозга и использовать другую часть своего мозга, выполняя такие действия, как ходьба или бег. — Элейн Розенблюм, ProForm U®

3. Поймите, сколько энергии потребуется для выполнения каждой задачи

Для каждой крупной задачи спросите себя: «Это требует энергии головы, сердца или рук?» Глубокое мышление — в отличие, например, от одухотворенной вовлеченности или безупречного исполнения — требует совершенно разных физиологических состояний. Иногда мы готовы что-то провернуть; в других случаях мы открыты для глубокого самоанализа или разговора. Убедитесь, что вы так же четко представляете свой список «будущих дел», как и свой список «дел». — Энн Харбисон, JourneyLead Consulting

БОЛЬШЕ ОТ FORFORBES ADVISOR

4. Расставьте приоритеты в работе

Я использую матрицу тайм-менеджмента Стивена Кови, чтобы планировать свою неделю, направляя свое внимание на наиболее важные дела. Используйте матрицу, чтобы отобразить рабочие задачи, их уровень важности и сроки выполнения в одном из четырех квадрантов: 1. срочные и важные, 2. не срочные, но важные, 3. срочные, но не важные или 4. несрочные и не важные. . Со временем выполнение важной работы в первую очередь уменьшит срочность. — Александра Саламис, Integral Leadership Design

Совет тренеров Forbes — это сообщество ведущих бизнес- и карьерных коучей, доступное только по приглашению. Имею ли я право?

5. Сначала взгляните на общую картину

Самый действенный навык управления временем, который я развил, — это дисциплина начинать каждый месяц и неделю с телескопирования своего взгляда на год вперед. Я напоминаю себе о своих общих целях, прежде чем взглянуть на свой список дел на ближайшее будущее. Это помогает мне расставлять приоритеты в том, что важно, делегировать то, что я могу, и устранять отвлекающие факторы в моем расписании. — Стефани Джадд, Wolf & Heron

6. Сосредоточьтесь на управлении своей физической энергией

Управляйте своей физической энергией, а не временем, необходимым для выполнения задачи. Вы станете более эффективными, если определите, сколько энергии требуется для выполнения самых важных ежедневных задач. Первый шаг — определить, где и когда вы чувствуете себя истощенным, а затем внедрить простые стратегии, такие как преднамеренные перерывы, вместо того, чтобы истощать себя долгими рабочими часами. — Мари Кармен Писарро, Whole Leadership Systems, Inc.

7. Ежедневно записывайте свои важные цели

Каждый день я начинаю с записи самых важных целей. Ведя свой список до трех главных целей, я планирую свой календарь так, чтобы эти главные цели попадали в мой календарь, когда я наиболее продуктивен и меньше всего отвлекаюсь. — Рон Н. Херст, Developing Leaders

8. Планируйте работу в наиболее продуктивное время

Я откладываю очень срочные проекты, особенно те, которые требуют наибольшей концентрации, на самое продуктивное время дня, то есть на раннее утро. . Я оставлю другие типы небольших проектов, которые не требуют такого внимания, на дневное и/или вечернее время. Таким образом, я уверен, что мои самые срочные проекты будут завершены в срок. — Ли Кристина Бизер, Счетчик карьеры

9. Вознаграждайте себя за выполнение задач

Один из наиболее эффективных методов, которые я использую для завершения своей работы, — это вознаграждение за завершение того, что я делаю. Например, если мне нужно написать главу, я свяжу ее с чем-то положительным, что произойдет, когда я это сделаю. И наоборот, если есть что-то, что мне нравится делать, я смогу сделать это только после того, как закончу то, что мне нужно сделать. Наградой может быть звонок моей дочери посреди дня! — Рик Ицкович, Vistage Worldwide, Inc.

10. Решайте приоритетные задачи в первую очередь

Тайм-менеджмент — это управление приоритетами и создание четкого пути к успеху. Я разбиваю годовые, ежеквартальные, ежемесячные и еженедельные стратегии и этапы действий на основе моей основной деятельности и целей SMART (конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и ограниченных по времени). Я также определяю потенциальные барьеры и ресурсы для преодоления этих препятствий, чтобы знать, как с большей легкостью идти по своему пути роста и меньше бороться, когда я сталкиваюсь с неровностями дороги. — Микела Киличи, MQ Consulting and Business Training, Inc.

11. Создайте свою собственную систему списков дел

Я разработал собственную систему списков дел, которая обеспечивает соответствие моих приоритетов имеющемуся у меня времени. Список дел организован по приоритетам на конец дня, конец недели, конец месяца и среднесрочные задачи. Список EOD разделен на три приоритетные области, которые я определил в начале года, а затем «другие». Каждую ночь я перемещаю предметы из EOW в EOD в зависимости от того, что реально, исходя из доступности на следующий день, и работаю над своими задачами в порядке приоритета. — Парул Сомани, Silver Linings

12. Сроки вашей работы

Я разбиваю большие проекты на куски, помещаю их в свой календарь и определяю время работы, поэтому я не позволяю проекту занимать больше времени (или намного больше), чем мне отведено. Если бы я тратил на проекты все время, которое хотел или чувствовал, что должен, я бы никогда ничего не завершил! — Кристин Аллен, Insight Business Works

13. Делайте самое сложное сначала каждый день

«Сложное» не обязательно связано с уровнем сложности задачи — часто это то, что нам не нравится или мы не хотим делать, та задача или разговор, который постоянно переходит от одного списка дел к другому. Когда вы сначала беретесь за эту задачу, все, что последует, ощущается как подарок, и ваша энергия взлетает. Вы также освобождаете умственное, эмоциональное и календарное пространство! — Джоанн Хейман, Heyman Partners

14.