Техники тайм менеджмента: Техники тайм-менеджмента / Skillbox Media

4 незаезженные техники тайм-менеджмента для тех, кто всё перепробовал

Продуктивность

15 июня 2022

Когда нужно побороть прокрастинацию и наконец взяться за дела, которые давно откладывались.

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

1. Техника потока

Скорее всего вы уже миллион раз слышали о методе Pomodoro. Ставим таймер, 25 минут работаем, 5 минут отдыхаем, после трёх циклов «работа — отдых» берём более продолжительный перерыв в 15–20 минут, повторяем нужное количество раз.

«Помидорная» техника — эффективный и популярный способ помочь себе сфокусироваться на делах, но не всем он подходит. Есть те, кого работающий таймер не мотивирует, а вгоняет в стресс.

Как раз для них появилась альтернатива привычному Pomodoro — техника потока. Она более мягкая и учитывает, что в разное время суток и в разные дни продуктивность у людей не одинаковая. Иногда играючи можно проработать 1,5 часа без отдыха, а иногда и 15 минут даются очень тяжело.

А ещё техника потока позволяет узнать себя получше, понять, когда у вас больше сил, а когда меньше, и, возможно, перекроить расписание, опираясь на свои особенности.

Но при этом такой подход требует большей осознанности и дисциплинированности: без таймера очень легко начать отвлекаться на всё подряд.

Как применять

1. Зафиксируйте время, в которое начали работать.
2. Работайте столько, сколько вам комфортно.
3. Когда почувствуете, что нужен перерыв, снова зафиксируйте время, чтобы оценить, как долго вы работали.
4. Поставьте таймер на временной интервал, необходимый вам для отдыха. Здесь главное не перегибать палку: за 3 минуты не отдохнёшь, а после 3 часов зависания в соцсетях работать уже и не захочется.
5. Когда таймер прозвенит, вернитесь к делам и повторите цикл столько раз, сколько потребуется.

2. Автофокус

Этот метод подходит тем, кому тяжело даются жёсткие техники тайм‑менеджмента, когда дела строго привязаны к дате и времени. В целом он рассчитан на людей, у которых часто меняется настроение и которые могут резко охладеть к одной задаче и воспылать страстью к другой.

Основная идея автофокуса в том, чтобы заниматься только теми задачами, которые хочется выполнять прямо сейчас, или хотя бы теми, которые не вызывают резкого сопротивления.

Как применять

1. Заведите себе три списка: «Все задачи», «Повторяющиеся задачи» и «Отменённые задачи». Сделать это можно в любом удобном для вас формате: бумажном блокноте, Google‑таблице, приложении‑заметочнике или таск‑менеджере вроде Trello.
2. В первый список запишите все дела, которые требуют вашего внимания в обозримом будущем, и проведите под последним пунктом горизонтальную черту. Все задачи выше линии считаются старыми, а те, что вы запишете под ней позже, соответственно, новыми.
3. Пробегитесь глазами по списку и выберите дело, к которому сейчас лежит душа. Когда закончите, вычеркните его из перечня. Если задача повторяющаяся, например тренировка по фитнесу, урок английского или поход за покупками, перенесите её в соответствующий список. А если по каким‑то причинам задача больше не актуальна, вычеркните из общего перечня и внесите в «Отменённые задачи».
4. Старайтесь сначала работать со старыми задачами, и только когда выполните их все, переходите к новым.
5. Если всё сделать не получилось, но вы понимаете, что прямо сейчас ни одна из старых задач вам не нравится, тоже переключайтесь на новые и продолжайте заглядывать в список выше черты, чтобы потихоньку вычеркнуть все пункты.

3. Метод светофора

Это простой и удобный способ разделить задачи на срочные и не очень. Ещё он помогает держать руку на пульсе и не срывать дедлайны. Особенно хорошо метод светофора работает с приложениями, в которых можно создавать разноцветные заметки и держать их на видном месте, например со всем известным Google Keep.

Как применять

1. Создайте три списка: красный, жёлтый и зелёный.
2. В красный запишите дела, которые требуют вашего внимания немедленно. В жёлтый добавьте те, которыми нужно заняться в ближайшие два дня, в зелёный — все остальные.
3. Сначала займитесь красным списком и только. Когда все задачи в нём закончатся, переходите к жёлтому и зелёному.
4. Каждое утро переносите часть задач из жёлтого списка в красный, из зелёного — в жёлтый.

4. Правило 10 минут

Возможно, вы уже слышали о нескольких приёмах с таким же названием. Они могут быть сформулированы так:

• Уделите задаче всего 10 минут, если не затянет, можете закончить.
• Если дело занимает меньше 10 минут, приступите к нему прямо сейчас, не откладывая.

Но есть и ещё вариант правила 10 минут. Он помогает раздробить большие и сложные цели на маленькие и более достижимые. Другой важный его плюс в том, что с задачами-«десятиминутками» относительно просто справиться. Значит, в конце дня перед вами окажется длинный красивый список дел с проставленными галочками. А это очень мотивирует на новые подвиги.

Как применять

1. Составьте список со всеми задачами.
2. Оцените время на выполнение каждой из них. Оно не должно занимать больше 10 минут.
3. Если очевидно, что задача займёт больше времени, разделите её на более мелкие подзадачи.

Читайте также 🧐

• Всё, что вам нужно знать о технике Pomodoro
• 8 признаков того, что у вас проблемы с тайм-менеджментом
• 7 советов по тайм-менеджменту из любимых фильмов

8 техник тайм-менеджмента, чтобы наладить продуктивный режим без боли

Продолжение сюжета от

Колонки

10 января 2023

Колонки

10 января 2023

Инна Анисимова

Генеральный директор PR Partner

Анастасия Удальцова

Многие говорят про «невероятный» режим Илона Маска или особое расписание Джеффа Безоса. Однако секрет их продуктивности и организованности — в использовании разных методов тайм-менеджмента. Но с какой техники начать?

Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner, пробовала метод Pomodoro, бронирование задач в календаре, составление списков дел, приоритезацию задач. Техники можно менять, комбинировать и добавлять новое хоть каждый день. Главное — экспериментировать.

Делимся ее подборкой, чтобы вы могли организовать работу по-новому.

Анастасия Удальцова

Техники:

1. Техника Pomodoro
2. Метод 1–3–5
3. Канбан
4. Метод GTD (Getting Things Done)
5. Метод 4D
6. Техника «Автофокус»
7. Метод «Хронометраж»
8. Техника «Бронирование задач в календаре»

Техника Pomodoro

Одна из самых популярных и простых техник по тайм-менеджменту.

• сконцентрируетесь на задаче 25 минут и усиленно над ней работайте,
• отдохните 5 минут,
• повторите круг снова.

После четырех циклов — длинный перерыв 20-25 минут.

Такое чередование работы и отдыха позволяет сконцентрироваться на задаче и избежать переутомления.

Метод 1–3–5

Помогает развить многозадачность, полезное качество для любого PR-специалиста.

Метод предлагает сгруппировать все дела в девять задач:

• одна задача-самая важная,
• три задачи, которые должны быть выполнены в течении дня,
• пять мелких дел, которые выполняются по возможности и можно перенести на следующий день.

Такая техника позволяет эффективно выполнять важные задачи, при этом не чувствовать себя уставшим.

Читайте по теме: 10 полезных выступлений на TED, которые научат вас управлять временем

Канбан

Наверное, самый распространенный метод.  Его логика заключается в том, чтобы поделить все задачи на три группы: «сделать», «в процессе», «сделано» и отслеживать их выполнение.

В классической версии канбана задачи записывают на стикерах и переносят из одной колонки в другую в зависимости от их статуса.

Метод хорош тем, что помогает визуализировать рабочий процесс и его объем. 

Метод GTD (Getting Things Done)

Суть этой системы в том, чтобы доводить начатое до конца.

1. Соберите информацию о задачах и делах в блокноте или папке на компьютере.
2. Разбейте их по тематическим спискам.
3. Детально пропишите план выполнения каждой из задач.

Фишка в детальном плане выполнения каждого дела, чтобы не держать ничего в голове. Такой метод требует серьезной дисциплины.

Читайте также: Три мифа о тайм-менеджменте, которые мешают работать

Метод 4D

Предусматривает сортировку списка задач на четыре типа: 

1. Do (сделать) — приоритетные задачи, обязательные к выполнению;
2. Delegate (делегировать) — задачи, которые лучше передать ассистенту и заняться выполнением дел из списка выше;
3. Delay (отложить) — в этот список могут попасть несрочные или сложные задачи, которым нужно уделить больше времени. Зафиксируйте дедлайн выполнения и вернитесь к ним позже;
4. Delete (удалить) — найдите лишнее и вычеркните из списка. Сначала выполняем важное, затем второстепенное, а уже после помогаем с задачей коллеге. 

Техника «Автофокус»

Методика проста.

• Нужно выписать все задачи в список,
• затем перечитать их,
• интуитивно выбрать самое интересное дело и приступить к нему.

Если задача наскучила и хочется переключиться на другую, перенесите незаконченное в конец списка. Если задание выполнено, можно вычеркнуть его.

Техника подходит людям, которые не любят следовать четкому плану и предпочитают действовать интуитивно. 

Читайте по теме: Таймбоксинг: техника тайм-менеджмента, которая подходит всем

Метод «Хронометраж»

Технику нужно использовать минимум месяц. Цель — узнать, на что тратится время, и оптимизировать работу так, чтобы быть максимально продуктивным.

• В течение месяца записывайте все дела, которые занимают больше двух-трех минут, в блокнот.
• Оцените, насколько эффективно было потрачено время.
• Найдите закономерность: на что тратится много минут-часов, но при этом не дает результата.
• Оптимизируйте график, минимизировав бесполезные дела, которые отнимают время. 

Техника «Бронирование задач в календаре»

Ставите себе задачу в календарь и бронируете под нее время. Звонок — 30 минут, подготовка статьи — 2 часа, обед — 1 час, проверка почты — 15 минут.

Следите, чтобы не выбиваться из тайминга, но оставлять себе свободное пространство на 30-40 минут в день на кофе и разговоры. 

Лайфхаки

• Если задача средней важности требует до двух-трех минут времени на выполнение, лучше сделать ее сразу. Ответьте на письмо коллеги, вычитайте пост, сделайте короткий звонок.
• Определяйте четкие временные границы при общении: колл с соискателем не больше 30 минут, брейншторм в команде на один час, помощь коллеге в течение 10 минут.  
• Распределите день на блоки по типу, так проще переключаться с одной задачи на другую. Например, мониторинг трендов с 9:00 до 9:30, подготовка текстов с 09:30 до 12:00, звонки с 12:00 до 13:30.
• Максимально оптимизируйте дела в течение дня: делайте звонки во время поездки в такси, просматривайте ленту новостей в метро, назначайте встречи в удобном вам месте, проводите их четко по графику в календаре. Я, например, арендовала офис на велотреке «Крылатское», чтобы не тратить время в пробках и общаться сразу после тренировок с клиентами-триатлетами. 

Читайте по теме: Разумный тайм-менеджмент: как планировать время, чтобы не вредить работе

• Если задач много, лучше распределить их по приоритетности и выполнять по порядку — от важных к рутине.
• Не распыляйтесь на несколько дел одновременно. Сфокусируйтесь на одной задаче и завершите ее прежде, чем начать новую. Многозадачность хороша не всегда, иногда лучше глубже погрузиться в процесс, чем хвататься за все и сразу. 
• Дробите большую задачу на несколько маленьких. Так вы сможете выполнить объемную работу поэтапно и перестанете ее откладывать или бояться. 
• Нужны новые идеи или вдохновение? Прогуляйтесь пять минут по комнате или улице. Порисуйте, сделайте ассоциограмму — облако слов и фраз на определенную тему. 

• Делегируйте дела, с которыми могут легко справится стажер или ассистент: сделать подборку сервисов для доставки подарков, подготовить шаблон договора, заказать такси, составить календарь отраслевых мероприятий. Я советую внедрить в компанию стажировку, так вы поможете ребятам на старте карьеры: строчка в резюме о практике в известной компании и реальный опыт бесценны. 
• Отключите внутреннего отличника. Нет предела совершенству, но лучше сдать работу в хорошем качестве вовремя, чем позже, но идеально. К тому же ваше «идеально» может не совпадать с представлениями других.

От перфекционизма до прокрастинации — один шаг.

• Задавайте вопросы коллегам или руководителю относительно задач сразу. Лучше уточнить все вводные на берегу, чем возвращаться к ним в процессе. Таким образом вы сэкономите свое и чужое время.

Популярные инструменты для тайм-менеджмента

1. Trello — канбан-доска для самостоятельного использования или работы в команде.
2. Todoist — таск-менеджер для эффективной организации рабочего и личного времени с множеством функций и возможностей.
3. Singularity — планер, который поможет управлять тасками, чек-листами и синхронизируется с задачами в вашем календаре.
4. Календарь MS Outlook, «Google Календарь» или любой другой доступный онлайн-календарь.  
5. Обычный ежедневник или блокнот.

Фото на обложке: Shutterstock / fizkes

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

• Лайфхаки
• Образ жизни
• Менеджмент
• office
• Команда

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

1. 1

   Trauma-informed подход для руководителей: 5 рабочих принципов

2. 2

   Не торопитесь разбивать принтер, даже если заплатили за это

3. 3

   Как продолжать работать продуктивно летом — 5 советов

4. 4

   Хотите понимать, что стоит за единичной проблемой? Попробуйте инструменты системного мышления

5. 5

   Что раздражает сотрудников на корпоративах и как это исправить?

ВОЗМОЖНОСТИ

18 июля 2023

Онлайн-акселератор МБМ

19 июля 2023

FAST TRACK для потенциальных участников проекта «Сколково». ИТ

21 июля 2023

Энергопрорыв-2023

22 июля 2023

Блокчейн-хакатон Сбера

24 июля 2023

Стартап Хаб казанского ИТ-парка

Все ВОЗМОЖНОСТИ

Колонки

Хочу взять ипотеку: вопросы, о которых нужно знать перед оформлением

Новости

В РСПП предложили провести массовую приватизацию для пополнения бюджета

Новости

«Яндекс» запустил в продажу свой самый большой «умный» телевизор

Колонки

Ключ к разговору: как эффективно общаться с ChatGPT с помощью промтов

Колонки

Сопроводительное письмо, которое оценит работодатель — разбор от HR-эксперта «Точки»

Овладейте 25 лучшими техниками тайм-менеджмента

Секрет успеха не в деньгах, а во времени. Самая большая проблема в погоне за временем заключается в том, что, в отличие от денег, вы не можете одолжить их, сохранить или отложить на потом. Однажды потраченный, вы не можете вернуть его. Таким образом, единственное решение состоит в том, чтобы эффективно управлять им. Тем не менее, согласно последнему исследованию 2022 года, ошеломляющие 88% людей не используют какую-либо систему управления временем, несмотря на то, что считают, что более эффективное управление временем снизит стресс на работе, повысит производительность, улучшит концентрацию и приведет к улучшению отношений на рабочем месте. Пришло время добиться успехов в своей карьере с помощью следующих 25 проверенных методов тайм-менеджмента.

Вот окончательный список методов тайм-менеджмента для работы и повседневной жизни. Включите их в свое расписание, чтобы увидеть беспрецедентные результаты.

1. Делайте акцент на результатах, а не на часах

Приоритет часов и физического присутствия над результатами и действиями создает культуру неэффективности. Вы склонны игнорировать основные законы человеческой природы, такие как:

• Человеческий мозг устает и плохо работает.
• Генерация идей происходит на его условиях.
• Когда вас заставляют выполнять задачи, превышающие ваши возможности, у вас появляется сильное отвращение к ним.

Итак, одна из лучших техник тайм-менеджмента — расставить приоритеты в отношении того, сколько вы действительно должны выполнить. Создание списка задач, выполненных в конце каждого дня, мотивирует вас быть продуктивным, а не просто занятым.

2. Сначала выполните самую важную задачу

Большинству из нас необходимо начинать свой день с небольших и простых задач. Однако лучше всего браться за самую важную и сложную работу для эффективного тайм-менеджмента. Важно убедиться, что вы пытаетесь выполнить эту сложную задачу быстрее, а не посвящаете ей весь день.

3. Автоматизируйте повторяющиеся и рутинные задачи

Используйте возможности различного программного обеспечения и технологий управления для автоматизации повторяющихся задач. Эта практика даст вам достаточно времени и энергии, чтобы сосредоточиться на более важных задачах. Например, если вам нужно вводить данные, доступные в виде печатной копии, в электронную таблицу Excel, зачем вводить данные, когда вы можете использовать функцию загрузки изображений в приложении MS Excel? Он перенесет все данные из печатной копии в таблицу Excel за считанные секунды.

4. Техника управления временем Pomodoro

Один из самых популярных методов тайм-менеджмента, разработанный Франческо Чирилло, состоит в том, чтобы разбивать вашу работу на 25-минутные рабочие сессии или помидоры. После каждой рабочей сессии будет 5-минутный перерыв. Также после четырех циклов можно сделать 20-минутный перерыв.

Самая важная часть этой техники — максимально эффективно использовать 25 минут рабочего времени, сосредоточившись на своей работе. Установите будильники для каждого сеанса и повторяйте процесс, пока не закончите задачу.

5. Техника Канбан

Принятый Тайити Оно для Toyota Automotive, Канбан представляет собой метод визуального управления временем, который позволяет вам следить за ходом ваших проектов. Это повышает продуктивность и эффективность. Используя программное обеспечение для управления проектами, белую доску или ручку и бумагу, вы начинаете с определения количества этапов вашей задачи. Создайте столбцы, чтобы перемещать задачи внутри проекта по этапам. Например, у вас могут быть такие столбцы, как:

.

• Бэклог: Для мозгового штурма и определения всей вашей деятельности.
• To Do: Для задач, над которыми вы будете работать.
• Выполняется: для задач, над которыми вы сейчас работаете.
• Готово: Для задач, которые вы закончили.

6. Техника достижения цели

Представленный Дэвидом Алленом, это пятиэтапный метод мозгового штурма ваших задач и разделения их в простой список дел. Задействованные шаги CCORE следующие:

• Захват: записывайте все задачи, которые приходят на ум.
• Уточнить: решить, какие из них являются действенными.
• Организуйте: разделяйте задачи под разными ярлыками, предоставляя им такие контексты, как офис, дом и т. д.
• Обдумывание: время от времени просматривайте свои задачи и определяйте следующий шаг и срочность.
• Engage: Когда все рассортировано, просто начинайте работать над ними.

7. Таймбоксинг

Джеймс Мартин разработал эту технику тайм-менеджмента в своей книге «Быстрая разработка приложений». В этом методе вы выделяете периоды или временные рамки для действий. Вы должны работать в установленное время и останавливаться, когда установленное время истечет. Это очень похоже на технику Pomodoro, но дает вам больше гибкости.

Вы определяете свои цели и соответственно распределяете время. Вы можете разбить сложную задачу на более короткие периоды времени, чтобы упростить управление задачей. Когда отведенное время истекло, прекратите работу и сделайте перерыв.

8. Блокировка времени для управления временем

Блокировка времени стала одной из популярных техник тайм-менеджмента, когда Элон Маск подчеркнул ее важность. Он состоит из четырех этапов: 

• Этап планирования: Для определения действий и определения приоритетов.
• Стадия блокировки: Для назначения каждой задаче определенного временного блока — минут или часов, определенных дней, времени начала и окончания. Более длительный временной блок подходит для приоритетных задач. Лучше всего распределить их на время дня, когда вы наиболее продуктивны. Записывайте все в календарь для беспрепятственного выполнения.
• Стадия актерского мастерства: за работу над первым ежедневным заданием. Вы должны работать в своем графике с временными перерывами между ними.
• Этап пересмотра: если действие занимает меньше или больше времени, чем расчетное, пересмотреть расписание для других задач на этот день.

9. Биологическое Прайм Тайм

Использование самых высоких уровней энергии в течение дня — лучший способ максимизировать вашу продуктивность на работе. Итак, начните с определения вашего основного биологического времени и распределения ваших приоритетных задач на это время.

Чтобы узнать свое основное биологическое время, вам нужно поэкспериментировать со своей работой в течение нескольких дней. Отслеживайте свою энергию, концентрацию и концентрацию внимания каждый час в течение фиксированного периода времени, скажем, с 9 утра до 6 вечера.

Проанализируйте свой результат через несколько дней, чтобы отметить определенное время дня, которое выделяется. Начните распределять свои будущие приоритетные задачи на это время.

10. Разрушайте огромные проекты

Лучшая техника тайм-менеджмента для студентов и офисных работников — это разделение огромных сложных проектов на более мелкие части, которыми легче управлять. Установление контрольных точек проекта и достижение большего за меньшее время, не затрачивая при этом всю свою энергию, — лучший способ максимизировать производительность.

11. Групповые похожие задачи

Еще один эффективный способ — сформулировать несколько похожих задач, чтобы вы могли выполнить их за один раз. Этот метод сводит к минимуму настройку и сокращает время простоя, улучшая фокусировку и уменьшая беспорядок.

12. Делегирование обязанностей и аутсорсинг при необходимости

Мудрый человек знает, что он не может сделать все сам. Делегируйте задачи эффективным членам команды. Вы также можете передать задачи на аутсорсинг. Наиболее важной частью этого процесса является:

• Найдите наиболее подходящего человека.
• Дайте четкие и краткие инструкции.
• Определите для них цели.
• Сотрудничайте, чтобы легко достичь целей.

13. Всегда заканчивайте начатое

Бросать дела на полпути — это больше стресса, чем справляться. Пропущенная работа отвлекает от новой задачи. Вы пытаетесь вернуться и завершить первое, и цикл продолжается. Поэтому практичнее заранее определить, какие задачи вы сможете выполнить. Работайте над ними и переходите к чему-то другому только после завершения первого.

14. Теория огурцов

Ищете какие-нибудь практические приемы тайм-менеджмента для работы? Этот метод отлично подходит для всех работников, поскольку позволяет отделить полезное от бесполезного в вашем расписании.

Представьте себе банку с песком, галькой и камнями. Крупные камни остаются наверху, а мелкий песок оседает на дне.

Здесь песок — это все те занятия, которые обычно мешают вам в течение дня, включая социальные сети, электронную почту и телефонные звонки.

Камешки — важные задания, которые нужно выполнить, но с ними может справиться и кто-то другой. Это также могут быть задачи, с которыми вы можете справиться в другой день.

Камни представляют самые важные задачи, которые необходимо выполнить к концу дня.

Итак, всякий раз, когда вы планируете свой день, классифицируйте задачи по важности, выясняя, какие из них являются галькой, камнями и песком.

15. Использовать календарь

Всякий раз, когда вы планируете эффективное управление временем, держите под рукой календарь. Очень важно знать, какие задачи должны быть выполнены, кем и когда. Помните, что не стоит полностью забивать свой календарь задачами. Должно быть место для непредвиденных задач, которые могут потребовать немедленного внимания.

16. Победите прокрастинацию с помощью правила двух минут

Использование правила двух минут помогает победить прокрастинацию. Это одна из самых полезных техник тайм-менеджмента. Согласно этому правилу, если задачу можно выполнить за две минуты, нужно сделать ее немедленно, а не откладывать на другое время или другой день.

17. Учитесь говорить нет

Стив Джобс правильно сказал, что только сказав «нет», можно сосредоточиться на действительно важных задачах.

Однако этот совет не означает, что вы в конечном итоге откажетесь от предложения важной задачи; скорее, вы должны определить задачи, которым нужно сказать «нет». Правило Уоррена Баффета лучше всего подводит черту:

Он советует начать с написания ваших 25 карьерных целей. Отметьте пять самых важных и зачеркните остальные 20 голов.

Применение этой техники к повседневным задачам поможет вам сэкономить драгоценное время и сосредоточиться на высокоприоритетных задачах.

18. 1-3-5 Правило

Правило 1-3-5 — еще одна многообещающая техника тайм-менеджмента, основанная на концентрации вашего внимания каждый день на следующем:

• Одна большая вещь
• Три средние вещи
• Пять мелочей

Завершение большой задачи наполняет вас чувством выполненного долга и мотивирует продолжать. Точно так же средние задачи подталкивают вас к прогрессу в вашем более крупном проекте, а маленькие и легкие задачи вдохновляют вас двигаться вперед.

19. Установка крайних сроков для каждой сессии

Установление сроков — один из лучших методов тайм-менеджмента для учащихся. Например, вы можете установить четкое время для написания эссе, скажем, в четверг в 17:00. Эта практика помогает избавиться от прокрастинации и обеспечивает своевременную доставку.

20. Правило 10 минут

Это правило проще, чем все остальные в списке. Это можно выполнить в следующей последовательности шагов:

• Выберите задачу и немедленно начните над ней работать.
• Через десять минут сделайте паузу и подумайте о том, как вы сосредоточились. Если вы хотите прекратить работу, вы можете. В противном случае вы будете продолжать еще 10 минут.
• Вы работаете в течение 10-минутных периодов времени, пока не захотите прекратить работу над задачей.

21. Признайте ошибку планирования

Даниэль Канеман и Амос Тверски предложили эту технику тайм-менеджмента в 1979 году. Ошибка планирования заключается в недооценке времени, необходимого для деятельности. Это когнитивное искажение часто нарушает весь график и заставляет нас срывать сроки.

Признание ошибки планирования может помочь вам предпринять шаги, чтобы избежать ее. Например, вы можете отслеживать, сколько времени занимают ваши ежедневные задачи, и соответствующим образом планировать предстоящий день.

22. Посвятите время совершенствованию

Повышение квалификации, изучение новой информации и личностный рост помогут вам сэкономить значительное количество времени. Постоянно стремясь к самосовершенствованию, вы лучше адаптируетесь к изменениям и становитесь более эффективным практически во всем и во всем, что вы делаете.

23. Правило 80/20

Это правило позволяет достичь 80% производительности, затрачивая всего 20% усилий. Все, что вам нужно сделать, это определить задачи, которые приносят максимальный доход, и расставить их по приоритетам.

Его также называют анализом Парето. В нем говорится, что 20% ваших действий отвечают за 80% результатов. Поэтому ключевая идея состоит в том, чтобы найти свои 20% действий, которые имеют значение, и сосредоточиться на них.

24. Список дел

Исследования показывают, что 38% людей используют список дел, чтобы управлять своим временем. В отличие от этого подхода, вы можете перечислить все задачи и действия, которые вы не будете выполнять – список дел, которые не нужно делать.

Вы можете курировать этот список перед каждым рабочим днем. Запишите все идеи, действия или привычки, от которых вы стремитесь отказаться. Среди них могут быть:

• Отвлекающие факторы
• Чрезмерно амбициозные идеи 
• Вредные привычки, от которых вы хотите избавиться.

Пересеките каждый из них в конце дня, если вам удастся их избежать.

25. Скажи нет многозадачности

Долгое время люди идеализировали многозадачность. Они не понимают, что переключение между задачами ослабляет вашу концентрацию, и на возвращение уходит гораздо больше времени.

Этот процесс отнимает много времени, и в итоге вы достигаете меньшего, несмотря на то, что вкладываете больше усилий. Таким образом, многозадачность, безусловно, является одной из лучших техник тайм-менеджмента.

Не бросайте работу ради изучения PGDM. Запишитесь на наш эксклюзивный онлайн-курс PGDM и учитесь у лучших преподавателей JAGSOM.

15 методов тайм-менеджмента для повышения производительности

Никто не хочет опаздывать на встречи или сдавать задачу намного позже установленного срока. Эти вещи вызывают у нас неприятные ощущения и негативно сказываются на окружающих нас людях. Часто эти неудачи не являются преднамеренными — они просто результат плохого управления временем.

Хотя вы не можете превратиться из ненадежного в сверхнадежного за одну ночь, изменение ваших методов управления временем имеет большое значение для того, чтобы стать более счастливым, более продуктивным и более удовлетворенным на работе.

Что вам действительно нужно, так это правильные методы тайм-менеджмента. Пришло время попрощаться с чувством перегруженности и приветствовать чувство организованности, сосредоточенности и способностей. ✨

Давайте углубимся.

15 методов тайм-менеджмента для повышения продуктивности вашей команды

Почему так важны методы тайм-менеджмента?

Нам всем нужны способы, которые помогут нам эффективно управлять временем. Будь то дома или на работе, навыки управления временем необходимы, если вы хотите выполнить свой список дел.

Управление временем на рабочем месте особенно важно. Когда вы сталкиваетесь с несколькими задачами, людьми, зависящими от вас, и срочными сроками, вам нужен способ оставаться сосредоточенным и продуктивным.

Это становится еще более актуальным, когда вы работаете в команде.

Преимущества эффективных методов тайм-менеджмента для команд

Возможность вовремя выполнить свой список дел влияет не только на вас. Это огромная победа и для остальной части вашей команды. Верно и обратное — отставание может иметь эффект домино для остальной части команды или проекта.

Будь то улучшение баланса между работой и личной жизнью, расстановка приоритетов задач или использование некоторых простых методов планирования времени, положительный эффект от правильного управления временем очень полезен.

Команды, использующие стратегии управления своим временем, получают такие преимущества, как:

• Обеспечение более высокого качества и более целенаправленной работы над срочными задачами
• Чувство доверия и надежности в вашем ежедневном расписании
• Лучший баланс между работой и личной жизнью
• Меньше прокрастинации с эффективной блокировкой времени
• Более крепкие рабочие отношения по всем вашим задачам
• Более высокий уровень производительности для определения приоритетов задач
• Меньшая вероятность истощения вашей энергии при глубокой работе

Когда ваша команда может расставить приоритеты для всех задач, все сделать и работать продуктивно, они становятся основным активом вашей организации. Если вы обнаружите, что вы или члены вашей команды изо всех сил пытаетесь оставаться продуктивными или отстаете, подумайте о том, чтобы попробовать инструменты управления временем.

Правильное программное обеспечение в сочетании с несколькими эффективными методами тайм-менеджмента может иметь решающее значение.

15 самых эффективных методов тайм-менеджмента

В методах тайм-менеджмента недостатка нет. Некоторым людям помогает отмечать задачи блоками по времени, а для других все дело в том, чтобы сначала решить самую сложную задачу.

Чтобы помочь вам найти правильные советы и инструменты, вот некоторые из наиболее эффективных стратегий тайм-менеджмента.

1. Ставьте SMART-цели

Без реальной цели легко отвлечься, прокрастинировать, а затем спешить, чтобы закончить задачу к сроку. Постановка SMART-целей поможет вам понять, на чем следует сосредоточиться, чтобы вы могли логически решать задачи. 🎯

Ставить цели с учетом стратегии SMART:

• Конкретно: Знать, какой цели или результата вы хотите достичь
• Измеримо: Уметь отслеживать прогресс в достижении цели
• Достижимо : Достижимо с ресурсами у вас есть (или вы можете получить доступ к)
• Релевантно: Помогает вам достичь общей цели или приоритета
• Ограничено по времени : У вас есть реалистичный срок, которого вы можете достичь

Установка срока выполнения в представлении списка ClickUp

В ClickUp легко создавать цели. ClickUp Goals поможет вам установить SMART-цели, где вы сможете визуализировать прогресс. Вы также можете использовать ClickUp, чтобы добавлять сроки выполнения к задачам, чтобы сразу видеть, что происходит с вашими задачами и целями.

2. Попробуйте использовать блокировку времени для работы над наиболее важными задачами

Большинство из нас приблизительно представляет себе, сколько времени может занять задача. Используйте это в своих интересах и используйте блокировку времени, чтобы оставаться продуктивным и организованным.

Блокировка времени работает путем назначения блоков времени для определенных задач. В течение этого определенного времени вы работаете только над этой задачей и не отвлекаетесь на другие области. Это отличный способ сосредоточиться, избежать прокрастинации и настроиться на глубокую работу. 👀

Многие люди находят блокировку времени полезной, когда им на самом деле нужно периодов глубокой работы. Вы можете запланировать время в своем календаре, чтобы сосредоточиться на сложной задаче, а затем заполнить другие области менее сложными задачами.

Следите за текущими, прошлыми и будущими встречами или событиями с помощью шаблона блокировки расписания ClickUp.

Сосредоточение внимания на глубокой работе также помогает вам работать со своими уровнями энергии — выделите выделенный временной блок, когда вы наиболее энергичны, и оставьте администратора или меньше задачи, когда вы чувствуете усталость или вам нужен перерыв.

Здесь, в ClickUp, у нас есть много полезных шаблонов блокировки времени. Вы найдете шаблоны, которые помогут вам планировать свои дни, недели и месяцы, с представлениями календаря и списка, которые дополняют то, как вы хотите видеть свое расписание наилучшим образом.

3. Съешь эту лягушку

Съешь эту лягушку — это стратегия тайм-менеджмента, основанная на расстановке приоритетов. С помощью этой техники вы сначала сосредотачиваетесь на самых важных или сложных задачах и не переходите ни к чему другому, пока оно не будет выполнено.

Если вы прокрастинатор, эта стратегия может быть для вас. Заставив себя сначала заняться самой важной задачей, вы не сможете ее избежать.

Вместо этого вы сначала тратите свои самые ценные энергетические уровни, чтобы завершить его, а затем получаете удовлетворение от осознания того, что вы уже выполнили самую тяжелую работу и можете мысленно расслабиться до конца дня, выполняя более простые задачи. 🏖️

Установите приоритеты в ClickUp, чтобы лучше различать, что нужно сделать прямо сейчас, а что может подождать.

Сократите свой путь к успеху с помощью этого метода, используя функцию приоритетов ClickUp. Проработайте список задач и отметьте их приоритетом. Назначьте одну-единственную задачу в своем ежедневном расписании как срочную и сделайте ее своей «лягушкой» на весь рабочий день.

4. Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра была введена президентом Дуайтом Эйзенхауэром как способ классификации задач для понимания их важности. Сегодня это остается популярной техникой тайм-менеджмента, поскольку помогает визуализировать то, что важнее всего.

Этот подход к тайм-менеджменту предполагает разделение ваших задач на следующие квадранты:

• Срочные и важные
• Несрочные, но важные
• Срочные, но не важные
• Несрочные и не важные твоя задача срочная и/или важно помогает вам понять, расставлять приоритеты или нет. Срочные задачи следует выполнять в первую очередь, особенно если они также важны.

  Работайте над задачами в порядке срочности и знайте, что вы вряд ли справитесь со всеми. Это упражнение также может помочь вам определить, где вам нужно делегировать полномочия или запросить дополнительные ресурсы. 🙌

  Легко сортируйте большие списки задач с помощью шаблона матрицы Эйзенхауэра от ClickUp

  Создание собственной матрицы Эйзенхауэра может занять много времени, но, к счастью, мы уже создали мощный шаблон матрицы Эйзенхауэра ClickUp, который поможет ускорить этот процесс. Добавьте в свой список дел, и вы на пути к лучшему управлению временем и задачами.

  Загрузите этот шаблон

  5.

  Попробуйте добиться цели (GTD)

  Наш разум постоянно занят, что может затруднить понимание того, над чем работать дальше. Популярный метод «Getting Things Done» (GTD) Дэвида Аллена помогает вам обработать свои цели и задачи, чтобы вы могли найти действенный путь вперед.

  Процесс GTD состоит из пяти этапов:

  • Фиксируйте идеи и задачи
  • Уточните и обработайте их, если они применимы к действиям
  • Разделите на практические и нереализованные, а затем сгруппируйте по задачам
  • Подумайте, чтобы убедиться, что ваш список по-прежнему актуален
  • Работайте со своим списком дел и выполняйте поставленные задачи

  Шаблон Getting Things Done (GTD), основанный на системе GTD Дэвида Аллена, помогает упорядочивать задачи и проекты, записывая их и разбивая на действия рабочие элементы

  Это сложная система управления временем, требующая обслуживания, но она может быть ценным способом помочь вам расставить приоритеты и двигаться вперед, если вы испытываете затруднения.

  Используйте Блокнот ClickUp, чтобы помочь себе в процессе GTD. Когда вы закончите, легко преобразуйте свои заметки в задачи, добавьте их в свой список дел и соответствующим образом расставьте приоритеты. ✅

  Или используйте шаблон ClickUp Getting Things Done с предварительно созданными настраиваемыми полями, чтобы классифицировать рабочие элементы по разным контекстам. Приоритизируйте задачи на основе контекста, срока выполнения, требуемых усилий и т. д., оптимизируя процесс с помощью документов для совместной работы, доступных для всей команды.

  Загрузить этот шаблон

  6. Используйте доску Канбан

  Чтобы по-настоящему эффективно управлять проектом, вам необходимо точно знать, на каком этапе находятся ваши задачи. Вот тут-то и появляется подход Канбан. С помощью Канбан-доски вы можете визуализировать, на каком этапе находятся ваши проекты и задачи, чтобы вы могли заранее справляться с препятствиями и проблемами. 🤩

  Канбан-доска имеет разные столбцы, относящиеся к статусу проекта, например:

  • Не начато
  • Начато
  • В процессе
  • На рассмотрении
  • Готово

  D перетащите любую задачу в следующий столбец, чтобы автоматически обновить ее статус с помощью представления доски, похожего на канбан ClickUp

  На вашей доске , вы можете назначить задачи каждому разделу или перетащить конкретную задачу в нужный столбец. Затем вы можете сразу увидеть, где вы находитесь, определить препятствия и связаться с членами команды, чтобы убедиться, что они на верном пути.

  Добавьте доску Канбан в свой рабочий процесс, если хотите лучше видеть, что происходит с вашими проектами. Используйте один из наших шаблонов канбан-доски и вставьте свои данные или настройте его дополнительно, чтобы создать полностью индивидуальный способ управления всеми задачами и временем.

  7. Отслеживайте свое время

  Вы можете думать, что вы очень продуктивны или знаете, что отстаете, но единственный способ действительно измерить это — отслеживать свое время. Отслеживание вашего времени дает вам ценные данные, которые вы можете использовать, чтобы изменить способ своей работы к лучшему.

  В течение дня вы работаете над важными задачами, но мелкие задачи и отвлекающие факторы также появляются. Отслеживание вашего времени помогает вам увидеть, сколько времени вы тратите на проверку в социальных сетях, ответы на электронные письма, помощь коллегам и все другие задачи, которые вы, возможно, не учитываете. 📚

  Отслеживайте время, устанавливайте оценки, добавляйте заметки и просматривайте отчеты о своем времени из любого места с помощью глобального таймера в ClickUp

  Если вы уже являетесь пользователем ClickUp, вам не нужен специальный инструмент для отслеживания времени, который поможет вам увидеть количество времени, которое вы тратите на каждую задачу.

  Встроенная функция ClickUp Project Time-Tracking дает вам быстрый и простой способ отслеживать свое время, создавать шаблоны отслеживания времени, устанавливать оценки времени и просматривать отчеты о том, как вы тратите свое время. Вы также можете использовать наши шаблоны расписаний, чтобы представить новый способ просмотра времени, затраченного вашей командой.

  8. Применяйте принцип Парето

  Существует популярное правило, которое гласит, что 20 % усилий дают 80 % результатов. Это известно как анализ Парето или принцип Парето, и это еще один способ приблизиться к вашим привычкам управления временем.

  Понимание того, что лишь небольшая часть вашей работы продвигает вас вперед, побуждает вас определять эти задачи, меняющие правила игры. Когда вы их нашли, вы знаете, что нужно идти ва-банк и сосредоточить свое внимание на этих задачах для достижения наилучших результатов. Советы по тайм-менеджменту, такие как принцип Парето, помогут вам оставаться сосредоточенным и не отвлекаться в глубокой работе. 👀 Функция

  ClickUp в нескольких списках (TIML) позволяет разработчикам связывать задачи с другими командами в организации.

  ClickUp — это полезное место, где можно не только записывать список задач, но и расставлять приоритеты для важных задач. Наша функция задач наполнена настраиваемыми параметрами, которые помогут вам визуализировать то, что важно, отметить наиболее важные задачи и отметить их, когда закончите.

  9. Ограничьте переключение контекста

  Хотя некоторые люди заявляют, что они отлично справляются с многозадачностью, обычно вам нужны периоды глубокой концентрации для достижения ваших целей. Переключение контекста, когда вы переходите от одной задачи к другой, приводит к прокрастинации и низкой продуктивности.

  Для некоторых людей это случается чаще, чем обычно, поэтому лайфхаки для повышения производительности, которые помогут вам ограничить переключение контекста, становятся бесценными. Найдите способы оставаться в зоне и ограничить переключение контекста.

  Встраивайте оперативные документы ClickUp Docs непосредственно в доски для доступа к важным документам проекта, исследованиям и контексту, не покидая доски

  Положите телефон в другое место, отключите уведомления, закройте окна и приложения и сделайте себя недоступным для других. Создайте такую ​​среду, которая способствует глубокой работе. ✨

  Существует множество способов, которыми ClickUp может помочь вам оставаться сосредоточенным и ограничить переключение контекста. Сосредоточьтесь, управляя уведомлениями, открывайте задачи в полноэкранном режиме, чтобы не отвлекаться, и работайте в автономном режиме, чтобы дольше оставаться в режиме фокусировки.

  10. Научитесь говорить «нет»

  Это не просто метод тайм-менеджмента для работы, он применяется на протяжении всей жизни. Научитесь говорить «нет», чтобы не оказаться перегруженным и неспособным вообще что-либо завершить.

  Всегда есть чем заняться, и всегда найдется коллега, которому нужна ваша помощь всего на пять минут. Всегда есть больше встреч, больше проектов и больше возможностей, связанных с работой. Научитесь говорить «нет», берегите свое время и отдавайте свою энергию самым важным задачам. 🙌

  Не всегда легко сказать «нет», особенно своему руководителю или тому, кому вы хотите помочь, но просто не можете уделить время. Попробуйте сказать: «Я бы с удовольствием помог, но не могу до свидания X» или «Конечно, я могу это забрать, но что вместо этого оставить?»

  Эти ответы повышают ценность вашего времени и дают тому, кто дает задание, возможность заново расставить приоритеты в своем собственном списке задач.

  11. Попробуйте нулевой почтовый ящик

  Некоторые люди используют свои почтовые ящики как список дел. Хотя иногда это работает, для других людей почтовый ящик может быть источником страха. Конкурирующие запросы на информацию, бесконечные отвлекающие факторы и разговоры, которые просто не требуют вашего внимания.

  Чтобы бороться с прокрастинацией, попробуйте установить нулевой почтовый ящик.

  Детализируйте свои уведомления в ClickUp, чтобы получать только те обновления или упоминания, которые наиболее важны для вас

  Нулевой почтовый ящик — это когда вы очищаете свой почтовый ящик к концу дня и стремитесь сохранить его таким. Начните свой день с просмотра папки «Входящие», а затем классифицируйте каждый элемент.

  Если это небольшая задача, сделайте ее сразу, а затем удалите или сохраните электронное письмо. Для других задач, которые требуют ответа, но не немедленно, отложите их в папку, чтобы заняться ими позже. Таким образом, ваш почтовый ящик выглядит организованным и организованным, а не местом, где вы всегда боретесь за то, чтобы наверстать упущенное. 🌻

  12. Используйте технику помидора

  Техника помидора, созданная Франческо Чирилло, остается одним из самых популярных способов добиться цели и оставаться продуктивным. Этот инструмент тайм-менеджмента включает в себя работу сфокусированными блоками времени, а затем перерывы, прежде чем вернуться к тому, над чем вы работали.

  Этот метод тайм-менеджмента способствует необходимости перерывов и времени на отдых между задачами и может помочь вам избежать прокрастинации.

  Автоматическое отслеживание времени техники Pomodoro с помощью приложения Pomodone + интеграция с ClickUp

  С техникой Pomodoro вы работаете 25 минут, затем делаете перерыв на 3-5 минут. После того, как вы сделали это четыре раза, вы делаете более длительный перерыв на 15-30 минут, чтобы отдохнуть, расслабиться и почувствовать себя обновленным. Затем вы можете продолжить эту технику управления временем в течение дня или переключиться на работу над чем-то другим.

  Если следование обычному времени приложения Pomodoro не работает для вас, попробуйте вместо этого установить время. Он следует аналогичному принципу работы в блоках времени, но вы можете устанавливать ограничения по времени и продолжительность перерывов на отдых.

  Благодаря нашей интеграции с приложением Pomodone использование техники Pomodoro во время работы в ClickUp стало еще проще. Используйте интеграцию, чтобы отслеживать время выполнения задач, делать естественные перерывы и просматривать отчеты о том, как вы работаете. 👀

  13. Используйте метод быстрого планирования

  Людям, которые хотят выйти за пределы своей зоны комфорта и рассмотреть более всеобъемлющий подход к управлению временем, стоит рассмотреть метод быстрого планирования (RPM) Тони Роббинса.

  Этот подход побуждает вас исследовать свои желания, цели и требования, чтобы вы могли принять меры для их реализации. RPM расшифровывается как:

  • Ориентация на результат
  • Целеустремленность
  • Масштабный план действий

  Это метод, который предлагает вам посмотреть, как задачи вписываются в ваш общий рабочий (или жизненный) план. Со временем это может помочь вам расставить приоритеты в задачах и проектах, которые направляют вас к цели, и сказать «нет» или делегировать задачи, которые этого не делают. 👋

  14. Попробуйте группировать задачи

  Если вы работаете с большим количеством небольших задач, группировка задач может революционизировать вашу производительность и помочь вам сделать больше. Пакетирование задач включает в себя группировку похожих задач вместе, а затем выполнение их всех одновременно. ⚒️

  Используйте интерактивные доски ClickUp, чтобы назначать задачи, отмечать исполнителей и все, что необходимо для начала вашего следующего сотрудничества

  Пакетная обработка задач — полезное противоядие, если вы склонны к переключению контекста. Вместо того, чтобы переключаться между ежедневными задачами по прихоти, вы можете назначить определенные задачи на период времени и попасть в зону.

  Это работает не только для задач — попробуйте группировать телефонные звонки или запланировать все встречи на один день недели. Это идеально подходит для отделов продаж, пытающихся одновременно обработать несколько телефонных звонков или электронных писем.

  15.

  Используйте искусственный интеллект (ИИ)

  Каждый день появляются сотни приложений с искусственным интеллектом. Хотя это может показаться ошеломляющим, это также предоставляет интересную возможность — что вы можете автоматизировать, ускорить или улучшить с помощью искусственного интеллекта?

  Существуют приложения на базе искусственного интеллекта, которые помогают создавать изображения, писать контент, подводить итоги видеозвонков и т. д. Хотя ИИ еще не идеален, эти приложения помогают удалять задачи из списка дел. Исключив из списка эти небольшие задачи, вы можете сосредоточиться на тех областях, которые оказывают наибольшее влияние.

  Функции искусственного интеллекта ClickUp упрощают маркетинговым командам быстрое создание важных документов, таких как тематическое исследование. Создавайте задачи, резюмируйте заметки о встречах, редактируйте копии, форматируйте контент и проводите мозговой штурм с помощью искусственного интеллекта.

  Вместо того, чтобы часами придумывать идеальную тему письма, попросите наш ИИ сотворить свое волшебство и предоставить вам несколько вариантов.