Содержание
20 эффективных техник тайм-менеджмента — Лайфхакер
7 декабря 2020Продуктивность
Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.
Поделиться
0
1. Правило 1‑3‑5
AndreyPopov / Depositphotos.com
Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.
2. Правило трёх
Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.
Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.
3. Способ 10 минут
У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.
4. Pomodoro
alessandrozocc / Depositphotos.com
Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.
Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.
5. Метод 90/30
Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.
Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.
Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.
6. Метод 52/17
Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.
7.
Поедание лягушек
Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.
8. Временные блоки
Viviamo / Depositphotos.com
У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.
Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:
- Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
- Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
- Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
- Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.
Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.
10. ZTD
Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.
- Собирайте всю информацию в Inbox.
- Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
- Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
- Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
- Создавайте простые короткие списки дел.
- Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
- Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
- Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
- Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
- Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.
11. Канбан
comzeal / Depositphotos.com
Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.
Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.
12. Правило двух минут
Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.
13. Zero Inbox
Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.
В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.
Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.
14. Fresh or Fried
Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.
- В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
- Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh.
Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
- Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
- На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.
Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.
15. Метод айсберга
Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.
Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.
16. Автофокус
«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.
Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.
17. Матрица Эйзенхауэра
Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.
18. Метод 4D
4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.
Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:
- Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
- Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
- Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
- Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.
Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.
19. Хронометраж
Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.
Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.
20.
Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
Читайте также ⏲
- В чём разница между продуктивностью и эффективностью и что важнее
- 50 золотых советов для повышения продуктивности
- Как справиться с выгоранием и вернуть себе былую продуктивность
15 методов управления временем: сделайте тайм-менеджмент своим оружием
Содержание:
- Что такое тайм-менеджмент
- 15 способов заставить время работать на вас
- Планирование – основа любого тайм-менеджмента
- Выделение главного – всегда во главе угла
- Последовательность действий
- Правильная постановка задач
- Поедание слона по частям
- Правило лягушки: облегчите свою жизнь
- Упорядоченность во всем
- Очистите день от «мусора»
- Вежливый отказ – действенное оружие
- Отдых – это важно!
- Ваше тело – важный инструментарий
- Мотивация – это важно
- Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения
- Формируйте чувство времени во всех сферах
- Будьте в потоке времени постоянно
Каждый из нас сталкивается с проблемой того, что в сутках всего лишь 24 часа, и успеть за этот временной промежуток все запланированные дела становится непосильной задачей. В итоге процессы затягиваются, задачи накапливаются снежным комом – и в итоге эффективность всей деятельности, будь то работа, общественная жизнь или даже банальный быт, оказывается ошеломляюще низкой.
Из-за недостатка времени человек не может полноценно работать и реализовать свой потенциал, раскрыть возможности и совершенствоваться. При этом, достигнуть большего результата вполне реально, как и вместить все свои планы в сравнительно небольшой промежуток времени – те же сутки, к примеру. Для этого и разработана концепция тайм-менеджмента, управления временными ресурсами.
Что такое тайм-менеджмент, как концепция
Идея того, что время – ни что иное, как инструмент для достижения целей, в целом не нова. Но именно в современных условиях и скоростном ритме жизни она стала особенно востребованной, и использовать время теперь можно и нужно наравне со своими интеллектуальными, физическими и материальными ресурсами.
Это касается как рабочего процесса, в ходе которого прокрастинация становится главным врагом эффективности, так и управлением домашних дел, собственного самообразования, досуга и общения с другими людьми. Обращали ли вы внимание на то, как много «мусорных» действий вы производите в течение дня? Те же смолл-толки с коллегами, опоздания на нужный автобус или бессмысленное времяпрепровождение в пробке – все они становятся могущественными «пожирателями времени». А его ведь можно было потратить на более важные задачи!
Как можно выразить концепцию «тайм-менеджмента»? Приведём несколько тезисов, которые помогут вам понять теоретический концепт этого понятия.
· Время – это главный уравнитель. У каждого человека его изначально задано равное количество, и только от нас зависит, на что этот ресурс будет потрачен.
· Идея времени, как реки, используется нередко. Оно несёт нас, как поток, и мы сами выбираем, довериться ли течению или освоить навыки навигации – и лавировать в потоке.
· Управлять этим потоком можно, причём сделать это достаточно просто, используя собственную организованность, разумный подход и точное планирование.
· Методы тайм-менеджмента вполне доступны и не требуют отдельной подготовки или сверхзнаний. Более того, они могут показаться очевидными, ведь на самом деле отталкивается методика этой концепции сугубо от здравого смысла.
Итак, что же это за методы, и как с их помощью работать, жить, повысить свою личную результативность, и, как следствие, качество своей жизни?
15 способов заставить время работать на вас
Мы подобрали 15 действенных рекомендаций по управлению временем, которые срабатывают не хуже любого тренинга, к тому же следовать им легко и естественно, ведь их выполнение вписывается в общий ритм жизни каждого человека.
1. Планирование – основа любого тайм-менеджмента
Это вполне логичное правило действует на все 100%: точно составленный план дел всегда помогает систематизировать их и работать с большей эффективностью. При этом планы, построенные в голове, на деле – неэффективны. Мозг человека устроен таким образом, что визуализацию он запоминает и воспринимает гораздо лучше, чем абстракцию. Поэтому планирование осуществлять нужно на бумаге (экране монитора или смартфона). Оформленный визуально перечень задач позволит вам адекватно оценить: хватит ли вам времени на всё? Не забыто ли какое-либо важное дело? И, разумеется, вычёркивание успешно пройденных задач из этого списка, позволит вам видеть, как много осталось, а заодно повысит вашу удовлетворённость от выполнения дел.
2. Выделение главного – всегда во главе угла
Распределение дел по степени важности позволяет вам правильно расставить их в потоке времени. Для этого можно выбрать один из двух простых способов распределения.
· Матрица Эйзенхауэра – знаменитый вид графика с двумя осями координат. На оси А (горизонталь) расположен фактор срочности, а на оси Б (вертикаль) – фактор важности. Четыре поля, получившиеся при пересечении, можно назвать «важными срочными делами», «важными несрочными делами», «неважными срочными делами» и «неважными несрочными делами». Распределите свой список задач по этим критериям, и начните, разумеется, с «важных срочных» задач, оставив неважные и несрочные на самый конец.
· АБВГД-распределение. Назначьте этим буквам статусы, к примеру, А – это наиболее срочные и серьёзные дела, а Д – наименее значимые. При этом под категорию А могут попасть сразу несколько занятий: и их уже вам нужно ранжировать между собой по принципу А1 – самое важное, А2 – следующее по значимости и так далее. Идея в том, что вы должны закончить выполнение всех задач группы А, прежде, чем перейти к любому делу из Б-категории. А уже оставшееся время посвятить делам группы Д.
Обе эти модели вполне удобны, и использовать их вы можете попеременно или выбрать ту, которая вам по душе для планирования и распределения.
3. Последовательность действий
Несмотря на то, что знаменитый Цезарь славился умением выполнять множество задач одновременно, это ложный путь для человека, который хочет управлять временем. Только последовательное выполнение станет ключом к эффективности: работать, отвлекаясь на сторонние задачи, это снижать результативность в целом, и ни одно из дел не оказывается доведённым до конца вовремя.
4. Правильная постановка задач
Ещё один шаг – это правильная постановка целей и задач. Простой пример: если вы поставите целью выполнение тезиса «похудеть к лету», эффективность такой постановки будет не менее абстрактной, чем сама цель. Другое дело – постановка задач с точными вводными данными и конечными точками-реперами («снизить вес за точный промежуток времени на точную цифру при помощи определённых методов и отказа от вредных привычек»). Аналогично этот принцип будет работать и с рабочими планами.
5. Поедание слона по частям
Чтобы человеку съесть слона, его нужно поедать частями. Таков один из главных законов тайм-менеджмента. Это означает, что каждая глобальная цель достигается конкретными шагами. Правильно расписанные и распланированные шаги сделают её достижение эффективным, а процесс – наиболее сбалансированным по ресурсам. Примером может послужить даже банальная школьная учёба: несмотря на то, что основная цель учителя – научить ребёнка своему предмету в целом, достигается она очень подробно расписанными частями-уроками.
6. Правило лягушки: облегчите свою жизнь
Не все дела, увы, приносят удовольствие. И чем сложнее и неприятнее задача, тем раньше стоит её сделать. Оставленные «на потом» дела, которые вызывают у вас страх или неприятие, накапливаются, а ожидание их исполнения очень сильно повышает напряжённость и провоцирует вас на пребывание в постоянном стрессе. Сделайте такие дела с утра – и ваш день будет открыт и свободен для более приятных занятий. P.S: спросите, почему всё-таки «правило лягушки»? Ответ прост: когда-то Марк Твен сказал знаменитую фразу о том, что, если вам всё-таки необходимо съесть живую лягушку с утра, можете утешить себя тем, что худшего в этот день с вами уже точно не случится.
7. Упорядоченность во всем
В состоянии хаоса достичь нужного результата, да и просто работать гораздо сложнее, чем в полном порядке. Это относится ко всему, от ваших личных планов до порядка на рабочем столе, в сумке или доме. Чистота и упорядоченность не только радуют глаз и формируют ваш имидж человека успешного – они реально помогают управлять временем, по крайней мере, тем, которое вы не потратите на поиски нужного в беспорядке.
8. Очистите день от «мусора»
Обращали ли вы внимание на то, сколько времени тратится на исполнение небольших просьб, ответы на вопросы от коллег, помощь им и отвлечение от основного дела на форс-мажоры? Если нет, вы будете впечатлены результатом. Но подобные вредные мелкие поручения порой уходит больше половины рабочего дня! Проверить это просто: заведите планировщик и последовательно вписывайте в него свои действия в течение дня. Причём не забывайте о самых мелких, вроде «попить кофе с коллегой» или «отнести вот эту папку в бухгалтерию». Проведите такой мониторинг своего дня в течение недели – и вы получите наглядную картину.
9. Вежливый отказ – действенное оружие
Соответственно, выделив несущественные дела, научитесь говорить им «нет». Вежливый отказ позволит вам не только разово сберечь драгоценное время, но и приучит окружающих в перспективе к тому, что отвлекать вас не стоит.
10. Отдых – это важно!
Говорят, что 20% ресурсов дают 80% результата. И это так. Поэтому распределяйте время своей работы так, чтобы оно чередовалось с отдыхом. Чем активнее вы работаете, тем больше вам потребуется период для восстановления сил. Поэтому не стоит стараться объять необъятное, и работать без перерывов. Отдых как физический, так и эмоциональный, позволят вам сделать больше дел и работать эффективнее, чем беспрерывный труд.
11. Ваше тело – важный инструментарий
Забота о своём теле – это необходимость для человека. Именно оно выступает инструментарием для достижения ваших целей. Это значит, что для тайм-менеджмента стоит проявить заботу о себе, и сделать это в следующем виде:
· Отказ от вредных привычек. Вредны не только алкоголь или курение, но и сёрфинг в соцсетях, посиделки в баре, бессмысленное разглядывание картинок в интернете – всё это вредные враги вашего времени.
· Забота о физической форме. Без постоянной работы над собой не будет и развития. Поэтому поддержание хорошей формы тела позволяет вам совершенствоваться, а заодно – повышать свою выносливость и устойчивость.
· Самосовершенствование мозга – ещё одна важная деталь. Время идёт вперёд, и технологии со знаниями – вслед за ним. Невозможно остановиться на одной точке и сохранять успешность. Только постоянное стремление человека вперёд даёт толчок к развитию. Чтение книг, обучающие семинары, курсы или даже хобби – всё это ваш личный тренер.
Комплексный подход к самосовершенствованию – ключ к вашему успеху.
12. Мотивация – это важно
Трудно заставить себя сделать что-либо без мотивации. И в тайм-менеджменте это тоже существенный факт. Поэтому ищите для себя источники вдохновения, ставьте мотивирующие цели, не бойтесь сравнивать себя с успешными кейсами других людей – и стремиться превзойти их.
13. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения
Итак, вы завели планировщик, напичкали его списками, расставили всё в порядке значимости, и приступили к исполнению. Но знакомо ли вам чувство, что в один день вы можете горы свернуть и управлять океанами, а в другой – даже рутинная задача оказывается чуть ли не сверхсложной? Думаем, что да. Поэтому помните, что результативность показывается не по количеству дел, сделанных «на троечку», а по их качеству. Чувствуете себя не в ресурсе? Распределите дела на другие дни, оставьте на этот только то, что действительно срочно. Баланс задач в зависимости от ваших собственных ощущений поможет повысить вашу результативность.
14. Формируйте чувство времени во всех сферах
Несмотря на то, что часть наших примеров связана с работой, использовать управление временем нужно и в остальных сферах жизни человека. Такой гармоничный подход позволит избежать перекоса только в карьерную сторону или напротив – в сторону семейной жизни.
15. Будьте в потоке времени постоянно
Этот тезис исходит из предыдущего. Не забывайте о том, что время не заканчивается с выходом из офиса и не начинается с 18-00 пятницы. Оно непрерывно, и использовать его нужно также без перерыва. Не стоит применять тайм-менеджмент разово, сделайте его частью себя – и вы добьётесь успеха.
Мы представили вам целых 15 способов, как управлять временем и сделать его помощником, а не врагом. При этом помните, что это не ультимативный перечень, и вы сами можете адаптировать его под свою деятельность, ведь именно в этом и состоит смысл управления времвенем – вы регулируете его, исходя из своих данных, а не подстраиваетесь под его ход. Если хотите больше погрузиться в основы тайм-менеджмента — Тренинг «Управление временем» – основа тайм-менеджмента, где вы получите навыки эффективного распределения времени на работу и досуг. Благодаря этим умениям сможете установить баланс между работой и другими жизненными сферами. Технологии тренинга можно успешно использовать не только во время работы, но и в обычной жизни.
Технологии тайм-менеджмента упростили задачу
Zephyr_p/Shutterstock
арсал хамаюн
7 февраля 2022 г.
5 минут на чтение
Комментарии
Резюме:
Узнайте, как правильно управлять своим рабочим временем, с помощью этой статьи. Кроме того, вы также можете получить доступ к различным инструментам управления временем, таким как калькулятор времени, чтобы эффективно управлять своим временем. Это будет держать вас в рутине с работой, которую вы выполняете.
Ни для кого не секрет, что технологии могут помочь вам сосредоточиться на задаче и улучшить свои навыки управления временем. Подумайте, сколько времени раньше требовалось, чтобы отправить кому-то сообщение через почтовую службу, по сравнению с мгновенным удовлетворением по электронной почте. Однако, исследуя влияние технологий на тайм-менеджмент, вы также должны подумать о том, как сделать так, чтобы технологии не мешали вам. Онлайн-калькулятор продолжительности времени может помочь вам вместе с технологией. Да, что, если бы вы могли вовремя управлять своими задачами? Вы можете сделать это с помощью часового калькулятора.
Самая распространенная критика в адрес технологий и эпохи Интернета заключается в том, что они являются поглотителями времени, которые снижают производительность и качество жизни. Действительно, нередко можно заблудиться в лабиринте гиперссылок и отвлекающих факторов, работая над задачей, которая начиналась как целенаправленная, конкретная и ограниченная по времени задача. Иллюзия многозадачности как «сверхдержавы» цифровой эпохи неразрывно связана с отвлекающими факторами, плохим управлением временем и потерей продуктивности. Но калькулятор времени позволяет вам следить за производством.
Исследования показали, что цифровые аборигены постоянно переключаются между различными формами цифровых медиа, примерно раз в минуту, уменьшая свои эмоциональные вложения в любую деятельность. Это самая распространенная причина плохого тайм-менеджмента. Но управление временем можно легко улучшить с помощью онлайн-калькулятора времени. Предприятия полагаются на облачные и компьютерные системы для обеспечения завершения проекта. Кроме того, онлайн-календари превзошли ручные списки дел. Самая важная роль технологии заключается в экономии времени и усилий. Технологические инструменты, которые значительно экономят ваше время, также повышают общую эффективность и производительность. В результате можно сказать, что технологии и тайм-менеджмент идут рука об руку. В этой статье вы узнаете, какую роль технологии играют в тайм-менеджменте.
1. Используйте технологии для планирования своего дня
Тщательное планирование дня — отличное занятие по тайм-менеджменту. Сколько раз мы приходили в конце дня и задавались вопросом, куда он ушел? Потратив время на то, чтобы спланировать, как вы проведете свой день, вы не упустите его. Технологии могут помочь нам в этом. Онлайн-календари помогают нам планировать события и напоминают нам о них, чтобы мы их не пропустили. Эти календари можно даже синхронизировать с вашим мобильным устройством. Кроме того, калькулятор продолжительности времени также может предоставить вам возможность уменьшить временные риски, связанные с выполнением различных задач.
Многие онлайн-календари встроены непосредственно в почтовые клиенты, которые мы уже используем. Возможно, вам потребуется потратить немного времени на изучение возможностей вашей программы и того, как использовать их в своих интересах. Календари и приложения для планирования снова должны быть простыми в использовании и максимально незаметными. Если это не так, вы не будете их использовать, потому что они тратят больше времени, чем экономят.
Онлайн-календари могут быть особенно полезным инструментом управления временем для групп. Знание того, когда у членов вашей команды запланированы важные мероприятия, может помочь избежать ненужных перерывов. Он также может помочь в организации встреч и других групповых мероприятий. Кроме того, калькуляторы продолжительности времени могут помочь вам организовать ваши встречи в нужное время.
Надлежащее обучение необходимо для максимально эффективного использования любого приложения для планирования, особенно если вы собираетесь использовать его в групповых условиях. Потратьте некоторое время на то, чтобы научить членов группы пользоваться этой технологией. Установите основные правила того, как группа будет использовать технологию, чтобы все понимали ее значение.
Владение своим временем — это первый важный шаг в разработке стратегии тайм-менеджмента. Тогда это просто вопрос поиска правильных инструментов, которые помогут вам максимально эффективно использовать свой 24-часовой рабочий день. Не бойтесь экспериментировать с новыми технологиями, чтобы найти инструмент, который лучше всего подходит для вас.
2. Изменение способа общения компаний
Одним из больших преимуществ технологии является то, что она изменила стандарты связи. Смартфоны, сайты социальных сетей и чат-приложения открывают новый способ общения с большим успехом. С большим успехом внедрена связь разного уровня. Теперь вы можете без проблем общаться со своими сотрудниками, учителями, друзьями или другими людьми.
Через приложения для социальных сетей, такие как WhatsApp, Skype и другие, вы можете отправлять электронные письма, текстовые или видеочаты или даже проводить видеоконференции с коллегами или начальством. Не обязательно присутствовать на своем рабочем месте, вы можете быть на связи со своей работой или бизнесом с помощью технологий. Это одно из величайших достижений в области технологий. Вы можете работать над другими важными задачами за пределами офиса, оставаясь при этом на связи с коллегами через видеочаты и конференц-звонки. Калькулятор длительности также может помочь вам в управлении временем ваших онлайн-видеозвонков, чтобы у вас не было проблем с выполнением ваших задач.
3. Держите свою рутину полностью организованной
Технология помогает в организации бизнеса. Программное обеспечение для управления проектами — это технологический инструмент, который помогает полностью организовать ваши повседневные дела. Кроме того, калькулятор интервала дат является эффективным инструментом. Работодатели и менеджеры могут легко отслеживать деятельность на рабочем месте, что помогает следить за всем. Он устанавливает ответственность, подотчетность, эффективность и своевременное выполнение задач, поставленных перед отдельными лицами.
Многие инновационные продукты и программное обеспечение теперь доступны на современном рабочем месте для улучшения рабочего процесса и повышения эффективности. Программное обеспечение для управления проектами очень помогает повысить качество и количество работы, а также диктует последствия неправильных решений. Он побуждает нас разумно использовать технологии для повышения уровня жизни в мире. Это помогает организовать все и является причиной нашего светлого будущего.
4. Использование различных приложений в работе
Существует множество приложений для управления списками дел и задач. Онлайн-калькулятор времени является одним из таких доступных инструментов. Если вы уже используете Google Диск и другие инструменты повышения производительности Google, вам стоит попробовать. У него не так много функций, но интерфейс прост в использовании, и в сочетании с другими приложениями он может стать настоящим преимуществом.
Сноска
В этой статье мы узнали, как технологии упростили управление временем, изучив различные онлайн-инструменты, такие как онлайн-калькулятор времени. Мы надеемся, что эта статья вам очень поможет.
Как технологии могут улучшить навыки управления временем
Как технологии могут улучшить навыки управления временем
Сообщение из нашего блога об управлении временем
Автор Эшли Эндрюс
Еще в 1930-х годах уважаемый британский экономист Джон Кейнс предсказал, что общество будет двигаться к рабочей неделе продолжительностью всего 15 часов. Современные технологии помогут избавиться от рутинных задач, предоставив нам достаточно времени, чтобы насладиться семьей и свободным временем. Но современные обитатели каморки проводят в офисе больше времени, чем когда-либо прежде — так что же дает?
Ловушка для большинства людей заключается в том, что технологии мешают выполнению работы: они нарушают концентрацию, отвечая на электронные письма, просматривая случайные веб-сайты, не связанные с работой, или просто забивая свои жесткие диски набором приложений, которые не связаны с работой. не очень помогает. Вместо того, чтобы стать еще одной жертвой технологий, используйте возможности того, что они предлагают, чтобы облегчить свою рабочую нагрузку и высвободить больше времени — вот как вы можете это сделать.
Уменьшите этот беспорядок и используйте облако
Вместо сложных систем хранения документов, стопок документов и книжного шкафа, забитого папками и книгами, теперь вы можете хранить всю свою библиотеку материалов, связанных с работой, в Интернете. Следующие приложения и инструменты помогут вам перенести свою жизнь в облако.
Дропбокс
Dropbox, пожалуй, самое известное приложение для облачного хранения на данный момент. Это совершенно бесплатно, и вы получаете 2 ГБ в рамках своей учетной записи в стандартной комплектации. Вы можете разблокировать больше места, выполнив несколько задач, например, поделившись инструментом с друзьями.
Преимущество Dropbox в том, что он быстро синхронизируется между всеми вашими устройствами, загружая файлы в облако по ходу дела. Вам больше никогда не придется думать о перемещении рабочих файлов на USB-накопитель — все это делается автоматически во время работы. Получите доступ к своим файлам со своего смартфона, ноутбука или планшета без проблем.
Google Диск
Google Диск предназначен не столько для файлов, сколько для создания документов и электронных таблиц. Они сохраняются на лету, а это означает, что вам не нужно беспокоиться о неожиданном закрытии приложения и потере работы. Если вам нужно внести быстрые изменения или получить доступ к файлам из дома, просто загрузите браузер и войдите в Google.
Google Диск также уделяет большое внимание совместному использованию и совместной работе. Вы можете создавать отдельные папки для проектов, делиться ими с другими, применять различные разрешения и одновременно работать над документами совместно.
У нас есть онлайн-курсы с полным доступом на 12 месяцев.
Рекомендуемая розничная цена от 59 долларов США ограниченное по времени предложение всего за 12,00 долларов США
УЗНАЙТЕ БОЛЬШЕ!
Управление расписанием и списком дел
Технологии отлично справляются с вашим расписанием, и вам не нужно тратить время на просмотр бумажных календарей, электронных писем или старых текстовых сообщений. Многие приложения взаимодействуют друг с другом, чтобы автоматически добавлять встречи в ваши напоминания, предоставляя вам действительно решение без помощи рук.
Календарь Google
Календарь Google следует использовать по умолчанию, так как это очень удобный инструмент. Он также синхронизируется с большинством сторонних приложений для задач, что значительно упрощает управление кросс-приложением to-dos.
Помни о молоке
Remember The Milk — это одно из тех приложений для составления списков дел, которые идеально синхронизируются с Календарем Google. Это расширенная версия вашего основного списка дел, дающая вам возможность создавать проекты, напоминания и делиться ими с другими для делегирования задач.
Отслеживайте свое время
Это может быть констатацией очевидного, но важной частью тайм-менеджмента является понимание того, куда именно вы прикладываете свои усилия. Хотя мы не говорим, что вы должны отслеживать каждую мелочь, тем не менее, вам следует использовать устройства для отслеживания времени, чтобы получить общее представление о том, как вы используете свою энергию.
Переключение
Если вы выставляете счета своим клиентам в соответствии с точно затраченным временем, Toggl является ключом к точному отслеживанию ваших проектов. Это удобное небольшое приложение, которое можно использовать как на телефоне, так и на компьютере. Вы можете распределить время по проектам, задачам, и вы получите краткое изложение всего как в виде графика, так и в формате диаграммы.
Это также отличный инструмент, чтобы получить представление о том, как вы проводите свое время. Вам может казаться, что вы тратите кучу времени на то, чтобы быть эффективным, но Toggl может обнажить недостатки, показав вам, сколько времени вы тратите на серфинг в течение дня. Наличие этих знаний может помочь вам пересмотреть свой процесс, чтобы стать более эффективным в будущем.
Техника Помидора
Эта техника идеально подходит для тех, кто изо всех сил пытается приступить к делу. Он разбивает ваше время на 25-минутные рабочие интервалы, после каждого из которых следует небольшой перерыв. Это помогает вам, давая вам награду в конце каждого сеанса, что очень эффективно для тех из нас, кто склонен отвлекаться.
Для начала вы можете настроить рабочие интервалы на небольшие партии (например, 30 минут), увеличивая интервалы по мере привыкания к циклам. Вы будете удивлены, как быстро пролетит время, как только вы освоите эту технику.
Делегирование задач членам команды
Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, директором компании или членом команды, умение делегировать задачи является важным навыком, который вам необходимо освоить. К счастью, технологии позволяют эффективно управлять командой, не прибегая к постоянным совещаниям или конференциям. Даже если вы не начальник, эти приложения значительно облегчают совместную работу — они позволяют не только сообщать людям, что они должны делать, но и эффективно работать вместе в команде.
Базовый лагерь
Флагманский продукт 37Signals является эталоном для всех доступных инструментов управления проектами. Он отлично подходит для совместной работы, позволяя каждому члену команды иметь учетную запись, получать разрешения для конкретных проектов, загружать файлы, общаться в чате, создавать списки дел и многое другое. Это отлично подходит для компаний, которые работают в творческой сфере, поскольку изображения и визуальные эффекты легко прикрепляются к самому веб-сайту.
У нас есть онлайн-курсы с полным доступом на 12 месяцев.
Рекомендуемая розничная цена от 59 долларов СШАограниченное по времени предложение всего за $12.00
УЗНАЙТЕ БОЛЬШЕ!
Асана
Asana, созданная бывшим основателем Facebook, представляет собой инструмент управления проектами, который позволяет легко составлять списки как для себя, так и для других членов команды. Самое замечательное в этом то, что это бесплатно для до 15 членов команды. Учитывая стоимость Basecamp, это хорошая альтернатива.
Пребывание без связи с внешним миром (в течение ограниченного времени)
Причина, по которой технологии часто работают против нас, заключается в том, что они отвлекают нас от нашего внимания. Вместо того, чтобы уделять каждой задаче должное внимание в течение длительного периода времени, мы постоянно останавливаемся и начинаем, пытаясь справиться с внешними отвлекающими факторами. Телефон отключается, «срочное» электронное письмо, на которое нужно ответить, придирчивый коллега, у которого есть еще один вопрос.
Хитрость, позволяющая избежать этих препятствий, заключается в том, чтобы выделить время, в течение которого вы полностью лишены связи с внешним миром . Другими словами, вы можете сосредоточиться на одном элементе списка дел, и все. Вместо того, чтобы быть фактором, усугубляющим ситуацию, технологии могут на самом деле помочь вам сделать это.
Электронные автоответчики
Вам нужно перестать отвечать на электронные письма в ту же минуту, как они приходят. Попробуйте научить своих клиентов и коллег перестать полагаться на мгновенные ответы. Если дело не является действительно срочным, вы действительно должны вернуться к ним прямо сейчас?
Введите четкую систему, согласно которой вы отвечаете на электронные письма только в определенные часы дня. Если это срочно, человек, отправивший вам электронное письмо, попытается связаться с вами другими способами. Сначала это может показаться немного пугающим, но попробуйте. Настройте автоответчик по электронной почте, чтобы люди знали, когда ожидать ответа. Настройте два разных временных интервала, когда вы отвечаете на электронные письма, и пусть автоответчик позаботится обо всем остальном.
Выключите свой смартфон
Смартфоны — удобные маленькие устройства, но если вы не будете осторожны, они могут отнять у вас жизнь. Когда вы находитесь в рабочей зоне, выключайте телефон — если у вас есть конкретные клиенты, которым всегда нужно срочное внимание, настройте для них исключение.
Ваша голосовая почта должна содержать специальное сообщение, которое позволит клиентам или коллегам узнать, где лучше всего связаться с вами, когда вы недоступны. В большинстве случаев люди будут рады подождать, пока они знают, когда ожидать ответа. Так что не выключайте без принятия необходимых мер.
Блокировка веб-сайтов
Иногда мы сами себе злейшие враги. Мы знаем, что не должны этого делать, но все равно тратим бессчетное количество часов на просмотр ленты друзей на Facebook и ответы на последние обсуждения в Twitter. Даже когда мы выполняем эти задачи от имени наших работодателей, они отнимают у вас время и мешают вам выполнять другую работу.
Так что, за исключением часа или двух в день (или ни одного, в зависимости от вашей роли), используйте блокирующие приложения, чтобы держаться подальше от сайтов, которые отвлекают вас.