Управление карьерой и тайм менеджмент: 404 Cтраница не найдена

пять популярных техник управления временем — Карьера на vc.ru

Многим знакома ситуация: день пролетел, а сделано — ничего. Мы все иногда что-то не успеваем. Иногда что-то важное — и это особенно обидно. Однозначно, каждый из нас мог бы делать больше, если бы чуть лучше управлял собой и своим временем.

785
просмотров

Автор: студия брендинга DEZA

Как вы можете догадаться, в творческом (и не только, конечно) коллективе вопрос тайм-менеджмента стоит особенно остро. Поэтому по просьбам трудящихся сегодняшняя статья посвящена различным методикам тайм-менеджмента.

Этих самых методик огромное множество, и чтобы облегчить вам выбор, мы собрали здесь пять техник, которые понравились больше всего. Выбор за вами!

Начнем с понятий

Тайм-менеджмент — это методы управления временем. А еще — техники самоорганизации и управления собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Чем больше задуманного и четко спланированного мы успеваем сделать, тем выше качество нашей работы и жизни. А в современных условиях постоянных изменений и ускорений системное распоряжение временем особенно актуально и помогает помогает сохранять фокус на важном, не отвлекаясь на второстепенное.

Практически все методики тайм-менеджмента состоят из трех компонентов: приоритизация, планирование, структурирование.

• Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к выполнению.
• Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует выполнить и сколько времени на это уйдет.
• Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Мы выбрали для вас пять методик, о которых поговорим подробнее.

№ 1. Техника Pomodoro, или «Система 25 минут»

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Засекал время по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — это и дало название методу.

В чем заключается: нужно поставить таймер на 25 минут и в течение этого времени выполнять работу, ни на что не отвлекаясь. После сделать перерыв пять минут и повторить цикл заново. Через каждые четыре цикла можно сделать большой перерыв на 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за масштабные задачи и выполнить их лучше. Метод «Помидора» спас миллионы проектов, карьер и судеб. Это самое мощное оружие в борьбе с прокрастинацией и самый простой способ сконцентрироваться на сложных задачах.

Кому подходит: абсолютно всем. Особенно хорош, когда нужно долго делать монотонную работу — например, сверстать годовой отчет, написать статью, выучить сотню билетов к экзамену.

№ 2. Принцип «Девяти дел», или Принцип«1–3–5»

В чем заключается: схема такая — 9=1+3+5. За день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. Во-первых, метод помогает выстроить четкую иерархию задач. Во-вторых, вы всегда помните о первоочередной большой задаче. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.

Кому подходит: метод универсальный. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами, сколько категориями дел и задач.

№ 3. Автофокус

Кто придумал: Марк Форестер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.

В чем заключается: сначала нужно выписать все дела в один список, затем неспешно его читать, пока глаз не остановится на какой-то одной задаче (это должно произойти само собой, интуитивно). Если вы почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново, каждый раз выбирая себе дело по душе.

Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определенному плану. А также тем, кто работает без жестких дедлайнов или тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но если нужно четко соблюдать сроки, метод «Автофокуса» не подойдет.

№ 4. Fresh or Fried

В чем заключается: с утра, сразу после сна, мозг человека в самом расцвете сил, бодр и свеж. Затем, в течение дня, он «жарится» — устает. Понятно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.

Поэтому рекомендуется:

• вечером составить список дел на завтра;
• самые важные и сложные дела поместить в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг еще в силах;
• те дела, что не так сложны, важны и приятны, можно запланировать на вторую половину дня;
• на следующий день выполнять дела по списку, а в конце дня составить новый список на завтра.

Кому подходит: любителям откладывать дела в долгий ящик.

№ 5. Система 4D

Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чем заключается: автор предлагает к каждому делу применить одно из четырех действий.

• Do (сделать). Важные задачи, их нельзя забыть, отложить или передать.
• Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то, если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или уже неактуальны. Их безжалостно удаляем.
• Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Но, откладывая дело, четко задайте срок, когда вы к нему вернетесь.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда конкретно стоит заняться каждым делом из списка.

Экономим время, заканчиваем

Если вам не понравилась ни одна из методик, то в интернете есть десятки статей, рассказывающих о других методах продуктивности и тайм-менеджмента. Обязательно посмотрите их и найдите вариант для себя: ведь время — наш самый ценный ресурс. Не игнорируйте его, иначе оно убежит еще быстрее — как всегда, безвозвратно.

Больше классной и полезной информации в нашем telegram-канале. Присоединяйтесь!

Учимся тайм-менеджменту: 4 принципа управления временем

В разном возрасте время ощущается по-разному. Зрелые люди часто говорят, что время для них летит быстрее и жизнь становится более динамичной. Одна из возможных причин такого явления — информационный поток: по интенсивности он гораздо выше того, с которым люди сталкивались 20 или 30 лет назад. Чем больше взрослый человек работает, общается и действует, тем выше темп его жизни. А еще с возрастом снижается скорость, с которой мы обрабатываем информацию.  

Система управления временем

Скорость течения времени зависит от субъективного восприятия. Многие считают, что с помощью науки тайм-менеджмента можно научиться управлять временем. На мой взгляд, единственное, что мы действительно можем сделать — это научиться управлять собой во времени и создать собственную систему управления.

Тайм-менеджмент — управленческий инструмент, который позволяет объединить жизненные и профессиональные цели, имеющиеся ресурсы и компетенции человека. Навыки тайм-менеджмента в работе полезно развивать всем сотрудникам, но они особенно важны для руководителей среднего и высшего звена. Умение связать все указанные выше атрибуты в одну систему — залог профессионального успеха.

1. Подготовьте план

Начинать планирование лучше с небольших временных отрезков, например, с рабочего дня. Составьте план с вечера, включите в него не только перечень задач и дел, которые вам предстоят, но и попытайтесь представить весь свой день. Проживите его мысленно, по возможности испытайте эмоции, которые вас ожидают. 

Допустим, вы планируете на один день:

• Несколько деловых встреч.
• Совещание с руководителем.
• Планерку с подчиненными.
• Деловые звонки.
• Обработку почты.
• Работу с бухгалтерскими документами.

Если представите, как будете это делать, то сможете предположить, что после интенсивного совещания с начальством вы будете чувствовать себя уставшим. Поэтому планировать подряд две встречи не стоит. Лучше чередовать интенсивные дела и дела, которые не требуют высокой нагрузки.

2. Начните день правильно, будьте проактивны

Есть мнение, что начинать работу нужно с выполнения главных, особо значимых дел, а всю мелочевку оставлять на конец рабочего дня. Однако такой способ планирования подходит не всем: на него влияет темперамент и тип личности.

Людям, которые быстро выдыхаются, действительно все важные дела лучше планировать на первую половину дня, пока еще есть запал. Тем, кто достаточно долго может держать нагрузку, больше подойдет способ чередования важных и менее значимых дел. Нагрузка распределится равномерно и за день они успеют сделать все намеченное. Есть и те, у кого пик активности приходится на вторую половину дня. Таким людям логично назначать все интенсивные переговоры, встречи на более поздний период, а утром постепенно приходить в себя, занимаясь спокойными делами.

Нет смысла жестко загонять себя под «общепринятые» рамки. Важно определить собственный темп и ритм жизни для планирования. Еще более важно сохранить лидерскую позицию при планировании своего рабочего времени. Вы сами должны управлять своими делами, планировать нагрузку, распределять приоритеты. Дела не должны управлять вами. Такая проактивная позиция позволит сохранить контроль над ситуацией и добиться собственных целей, а не обслуживать бесконечный информационный поток.

3. Расставьте приоритеты

Следующий навык, которым нужно овладеть — приоритизация. Это умение расставлять приоритеты и концентрироваться на главном. Прежде всего, нужно осознать, что количество не равно качеству. Большое количество звонков не равно такому же высокому уровню продаж. Надо освоить избирательный и аналитический подход. Возможно, для того, чтобы получить нужное количество заказов, вам не надо делать десять звонков, достаточно ограничиться двумя — тремя? У каждой задачи, звонка, встречи есть свой потенциал. Не торопитесь хвататься за дело. Сначала постарайтесь оценить значимость того, что планируете выполнить, и расставьте приоритеты.

4. Делегируйте задачи

Руководствоваться в тайм-менеджменте нужно собственными целями и задачами. Дела, которые требуют выполнения, но не совпадают с вашими целями, можно делегировать.

В каких случаях нужно прибегать к делегированию:

1. 
   Если выполнение работы потребует от вас колоссальных усилий и больших затрат по времени. Например, перевод документов на иностранный язык, если вы им не очень хорошо владеете.

2. 
   Если для выполнения работы нужна более низкая квалификация, чем ваша. Обработка документов, архивация, категоризация — подобные задачи нужно отдавать другим исполнителям. Если делегировать простой набор номера на телефоне секретарю и просить его соединять абонента с вами уже сразу, на этой простой операции можно сэкономить до 40 минут в день.

Принципам тайм-менеджмента в работе стремятся следовать даже те, кто по складу характера неспособен «жить по плану». Что можно посоветовать в этом случае? Живите в соответствии со своей природой, не тратьте силы на жестокую борьбу с самим собой. Лучше инвестировать это время в развитие других своих сильных сторон!

Запомнить

• В разном возрасте мы по-разному воспринимаем течение времени. Чем старше мы становимся, тем быстрее оно движется. На это также влияет увеличивающаяся нагрузка и растущий информационный поток.
• Главное — научиться управлять собой и создать собственную систему управления временем.
• В этом поможет тайм-менеджмент — управленческий инструмент, который позволяет объединить жизненные и профессиональные цели, имеющиеся ресурсы и профессиональные навыки человека. 
• Чтобы тайм-менеджмент работал, следуйте четырем правилам: планируйте, правильно начинайте день, расставляйте приоритеты и научитесь делегировать задачи.

Автор: Наталья Сторожева Бизнес-консультант, преподаватель РШУ

Статья Тайм-менеджмент – двигатель карьеры

Менеджер, стремящийся к карьерному росту, неминуемо сталкивается с проблемами нехватки времени. В особенности это касается успешных менеджеров. Ведь каждый новый шаг в карьере, любое расширение ваших полномочий ­– это более интенсивные потоки информации, более сложные задачи, большее количество контактов с различными людьми.

Стремясь к профессиональному и должностному росту, нужно осознавать, чем вы готовы за этот рост платить. Возможностей всего две: либо расплачиваться за менеджерский успех стрессами, хронической усталостью, патологической нехваткой времени на личное развитие, семью, любимые увлечения. Либо – платить инвестициями времени в тайм-менеджмент, который поможет уверенно справляться со сложной задачей управления интенсивной деятельностью менеджера.

На практических примерах мы дадим несколько принципов такого управления, которые помогут вам сделать управление временем мощным двигателем личного роста.

Кейс-1: Кризис карьерного взлета

Директор и совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в Москве. Ожидает резкого повышения нагрузки, причем в условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности – интуитивный, хаотичный, и к применению методов классического тайм-менеджмента, вообще говоря, не склонный. Как он сам говорит:

Я не люблю что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки, – распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено.

Что удалось сделать с помощью тайм-менеджмента? Во-первых, совместными усилиями был освоен и «заточен» под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего сработал метод расстановки приоритетов, который позволил выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное – отсеять. Из разработок автора статьи больше всего пригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.

Во-вторых, в ходе работы клиент сформулировал для себя несколько принципов повышения эффективности собственного изобретения, явно «неправильных» с точки зрения классического тайм-менеджмента. Например, оказалось, что работа над несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна и позволяет меньше утомляться, и поэтому он стал сознательно применять такой стиль работы. Ничего удивительного: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит и который для него комфортен и дает максимальную эффективность.

В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел выдержать и взять под контроль большой объем работы, и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью. Опять слово клиенту:

Главный результат в том , что я поверил, что и с моим интуитивным типом личности можно двигаться в карьере руководителя успешно. Также начал применять осознанно и регулярно ряд приемов в текущей работе. Готовлюсь к введению новых методов и навыков, – замечу, таких, которые меня не раздражают!

Кейс-2. Катализатор карьерного роста

Менеджер проектов большой IT-компании, успешный консультант, вполне довольный собой и своей должностью, знакомится с тайм-менеджментом. Проявляя при этом здоровый скептицизм, присущий любому менеджеру:

Подводя итоги консультирования, ловлю себя на мысли, что изначально в тайм-менеджменте я вовсе не нуждался. Точнее мне казалось, что не нуждался. Интересная работа, плодотворное общение с коллегами и заказчиками, карьерный рост, одним словом – джентльменский набор современного менеджера.

В ответ на предложение автора статьи испробовать технологии управления временем, менеджер написал e-mail, начинавшийся словами «Мой типичный рабочий день: 1. Открыть MS Project…», и заканчивавшийся вопросом «Глеб, что принципиально нового Вы мне можете предложить?» Автор статьи, естественно, предложил начать новую жизнь. Менеджер посомневался, но почему бы не попробовать?

Начали с хронометража – технологии учета и анализа личного времени, дающей факты, необходимые для управления собой. Хронометраж выявил множество поглотителей времени, главным из которых оказалась хаотичность, неструктурированность работы, ее раздробленность на мелкие дела, мало связанные друг с другом. Анализ расходов времени помог менеджеру выделить ключевые, наиболее приоритетные направления деятельности, сосредоточиться на достижении личных стратегических целей. Результаты не замедлили появиться:

Термин «обучение тайм-менеджменту» был бы неправилен для описания происходившего. Скорее – «личный реинжениринг». Вот только некоторые результаты нашего небольшого «консультационного проекта»:

• Жизненные цели обрели ясный и «достижимый» смысл
• Появилась возможность планирования времени без ущерба для привычного жизненного уклада
• При моем проектном хаосе появилась упорядоченность времени и дел
• Крупноблочная плодотворная работа (вместо 30-50 прерываний и отвлечений в течение дня)
• Стало больше времени на развлечения и отдых при одновременном повышении личной работоспособности

Долгосрочные карьерные результаты, которые проявились примерно в течение года после описанных событий: клиент из рядового менеджера проектов стал руководителем созданной им же «с нуля» структуры; наметил и осуществляет масштабную программу личного и профессионального развития; пополнил свое «портфолио» огромным количеством методических разработок, в том числе уникальных для рынка – фактически создав «личное позиционирование» и «личный брэнд» для своей «персональной корпорации»

Принципы «личного реинжиниринга»

Несколько выводов из рассмотренных кейсов помогут вам использовать тайм-менеджмент максимально эффективно, избежав проблем и ошибок, которые достаточно часто возникают на начальных стадиях его применения.

Первый принцип: «индивидуальный пошив». Организация личного времени — дело жизненно важное, достаточно интимное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только «индивидуальный пошив», все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет. Задача консультанта или автора семинара, книги – информирование о существующих системах, о методах построения собственной системы, поддержка принятия решений, и самое главное – начальный импульс, толчок к развитию. При этом ваша задача – не воспринимать то, что вам предлагают, как нечто заведомо правильное и не подлежащее сомнению, а выбирать подходящее, перекраивать, перестраивать под свои потребности.  При этом важно, как директору издательства из первого кейса, осознать свою уникальность, и «подстраивать» под нее все методы и приемы, которые вам рекомендуют.

Второй принцип: «мышление, направленное на эффективность». На семинарах менеджеры часто просят дать им «техники», конкретные приемы решения конкретных проблем. Техники – это замечательно, но что вы будете делать в ситуации, когда ни один из «двадцати пяти способов борьбы с телефоном» не подошел?

Выход один: эффективность и развитие должны стать частью мышления, отношения к жизни и работе. Если вы научились видеть и чувствовать неэффективные процессы, вы вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если же вам дали набор технических приемов, не научив отслеживать и повышать эффективность – большой пользы от такого обучения не будет. Обратите внимание на основной результат консультирования, который назвал директор издательства: «я поверил, что и с моим интуитивным типом личности можно успешно двигаться в карьере руководителя». Главное – установка на изменения, на постоянное движение вперед. Если она есть – необходимые техники появятся сами.

Третий и важнейший принцип: «все может быть усовершенствовано». Вспомним менеджера проектов из второго кейса. Проявленный им скептицизм по отношению к технологиям управления личным временем – типичное явление. Как правило менеджер работает много и интенсивно, и поэтому ему кажется, что резервов времени больше нет. Но резервы есть всегда – если поставить задачу от интенсивной работы перейти к эффективной, от установки «делать много» – к установке «делать немного, но только то, что работает на мои жизненные цели и соответствует моим приоритетам».

С принципом непрерывного совершенствования не сравнимы по важности никакие технологические вопросы управления временем. Если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод – это уже вопросы тактические и заведомо решаемые. Важно лишь не побояться провозгласить как принцип: «У меня всегда есть резервы эффективности и развития. Мне всегда есть куда расти, я никогда не доволен текущей ситуацией на 100%. И я планирую свой рост сознательно.»

Тайм-менеджмент (управление временем) | Владимир Хмелев

28 мая, 2018

Тайм-менеджмент – это технология эффективного управления временем, знание которой пригодится при построении карьеры и в быту. Очень часто люди, которым предложили новую высокооплачиваемую должность, впадают в депрессию, поработав пару месяцев. Неумение распределять время приводит к тому, что человек берет работу на дом, у него не остается времени и сил на хобби, общение с близкими людьми, отдых. Работа становится каторгой, перестает приносить удовлетворение. Даже высокая зарплата не радует, потому что кажется, что никакие деньги не стоят таких жертв.

Если вы узнали себя в этом описании, не стоит каяться в непрофессионализме. Талантливые люди редко бывают организованными. Умение распределять свое время редко дается свыше, чаще всего этому искусству нужно учиться. Прочитав нашу статью, вы познакомитесь с азами самоорганизации, узнаете об эффективных способах планирования, научитесь проводить своевременный анализ ситуации и быстро выбирать стратегию поведения.

Тайм-менеджмент или как все успеть: учимся правильно управлять своим временем

Для начала необходимо осознать, зачем вам это? Быть организованным значит быть подготовленным. Эта аксиома, которая работает как в отношении к пространству, которое вас окружает, так и к вашему времени. Владея ситуацией, вы чувствуете себя более собранным. Непредвиденные сюрпризы не введут вас в ступор. Вы легко преодолеете любую неожиданность и быстро найдете выход.

Фото с сайта: prodamtext.com

Вы научитесь балансировать между рабочими делами и личной жизнью, начнете вновь получать от жизни удовольствие и повысите свою продуктивность.

Последовательность и эволюция во всех процессах заложены в нас самой природой! Младенец, едва появившийся на свет, поначалу не планирует, когда начнет говорить, бегать, читать и писать… Но с возрастом к нему приходит осознание того, что все свои дела и свое развитие нужно планировать и прилагать усилия к реализации, иначе большинство целей скорее всего не будет достигнуто. Ребенок также понимает, что изучение любой дисциплины, любого вида спорта предполагает длительное движение от простого к сложному.

Так и руководителю стоит начать выделять время для стратегического и тактического планирования своей деятельности, для делегирования значительной части своих задач подчиненным, для отказа от выполнения задач, которые должны выполнять именно они. Не нужно бояться ошибок и негативного опыта, ведь именно благодаря им и происходит развитие.

Руководителю мы обычно рекомендуем объединять тренинг по управлению людьми с тренингом по управлению временем. Потому, что и в том, и в другом случае ему приходится иметь дело с ограниченными ресурсами и важно понимать, как можно распорядиться ими с максимальной пользой как для компании, так и для самого руководителя.

Основы тайм-менеджмента: цели и задачи

Пересмотрите само понятие «время». Для большинства из нас это нечто абстрактное и бесформенное. Поэтому эксперты советуют начинать с организации пространства: вещи вокруг нас материальны, осязаемы, с ними проще взаимодействовать. Их можно накопить, разложить по шкафчикам, выбросить. Если вы научитесь ощущать временные границы, то начнете по-другому смотреть на свою жизнь. Вы поймете, что каждый день – это тоже своего рода «шкафчик», содержимое которого надо разместить как можно компактнее.

Фото с сайта: million-wallpapers.ru

Ваша главная задача – диагностировать проблемы, которые мешают вам добиться желаемого результата.

Джулия Моргенстерн предлагает использовать трехступенчатую систему тестирования. Согласно этой методике сначала нужно:

• выявить технические ошибки – это неточности в вашем плане, которые вам самому легко исправить;
• затем нужно определить, какие внешние, независимые от вас обстоятельства, мешают осуществить задуманное. Когда вы признаете их наличие и поймете, что не в силах исправить ситуацию, вам станет психологически легче. В природе меняются времена года. Это не изменить. Можно ли приспособиться к этому обстоятельству? Конечно! Как зимой мы привычно надеваем теплую одежду, так и во время традиционного майского затишья деловой активности следует привыкнуть прилагать больше усилий к результатам вашего подразделения;
• в последнюю очередь анализируются неявные мотивы и внутренние комплексы. Банальную человеческую лень можно победить, если знать врага в лицо, с ним проще бороться.

Фото с сайта blogs.sap.nl

«Технические» ошибки

• Для конкретных дел нет места в расписании. Когда вы беретесь за задачу, определитесь, когда вы будете ее делать.
• Выбор неподходящего времени для выполнения дела. Вы уверены, что сможете работать в праздники, когда все вокруг отдыхают и проводят время с семьей? Захотите вставать рано утром в течение недели или засиживаться за работой допоздна? Признаетесь честно: «Нет», – и выберете более подходящий период.
• Не рассчитали свои силы. Если в идеале задачу можно выполнить за 15 минут, всегда оставляйте на нее 30. Вы не знаете, какие форс-мажорные обстоятельства могут возникнуть и помешать вам. Всегда должен быть запас.
• Взяли на себя слишком много.В коллективе всегда есть люди, которые оперативно и с энтузиазмом сделают работу, которая для вас скучна, и на которую уходит больше всего времени. Не жадничайте.
• Задача слишком сложная. Разбейте её на несколько этапов. Слона целиком – проглотить все равно не получится
• Вы забыли, что обещали что-то сделать.Заведите блокнот, в котором будете фиксировать все задачи: мелкие и крупные.
• Ваше рабочее пространство не организовано должным образом. Порядок на столе – порядок в мыслях.

На тренингах Владимира Хмелева вы получите массу конкретных инструментов и советов о том, как управлять своим временем и своими людьми. Как добиваться синергетического эффекта в коллективе из разных сотрудников. Как поощрять и наказывать сотрудников так, чтобы они хотели работать с вами долго и рекомендовать вашу организацию своим знакомым.

Внешние факторы

• Непосильный объем работы. Возможно, вы одновременно ходите на пары, строите карьеру и при этом у вас есть семья. Успеть все нереально физически. Прислушайтесь к себе, избавьтесь от посторонних дел, делегируйте выполнение задач на других.
• Проблемы со здоровьем. Работайте сообразно вашему уровню энергии и сил, не игнорируйте пределы собственных возможностей.
• Наступают перемены, которые сбивают вас с толку. Это может быть вступление в брак или развод, переезд, новый коллектив, начало или окончание образования. Попытайтесь создать новую базисную структуру, схему жизни, принимая во внимание, что она может меняться.

• Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех. Она характерна для специалистов по связям с общественностью, менеджеров по продажам и сбыту, агентов, связанных с недвижимостью, трейдеров фондового рынка, брокеров и других профессий, связанных со сферой услуг. Признаете это. Оставьте в расписании достаточно времени для задержек, препятствий, непредвиденных обстоятельств и кризисов.
• У вас неорганизованный партнер. Расскажите ему об основах тайм-менеджмента. Если он не желает слушать, попытайтесь найти точки соприкосновения, общайтесь. Так будет легче избежать обид и конфликтов.

Психологические препятствия

• Не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.
• Постоянно помогаете другим, жертвуя собой.
• Боитесь, что вас обвинят в бездействии.
• Страшитесь возможных неудач.
• Боязнь успеха и ответственности, которую он принесет.
• Не любите перемены.
• Вы перфекционист.

Основные правила тайм-менеджмента

• Определяете стратегические цели во всех областях жизни, которые имеют для вас значение: работа, семья, личная жизнь, саморазвитие, отношения с любимым человеком и друзьями, финансовое благополучие, образование. Приоритетные цели – движущие силы вашей жизни. Они придают ей смысл и направленность, облегчают «процедуру» отсеивания лишних дел.
• Выбирайте способы, которые помогут вам достичь желаемого результата. Если цели могут оставаться неизменными годами, методы достижения будут меняться по мере необходимости.
• Составляйте ежедневный список задач.

Фото с тренинга Владимира Хмелева по тайм-менеджменту и управлению людьми для руководителей крупной торгово-производственной компании

Основные формы тайм-менеджмента, инструменты и методы управления временем

Существует три типа тайм-менеджмента:

• Личный.
• Профессиональный.
• Социальный.

Они не изолированы друг от друга. В жизни эти типа тесно взаимосвязаны и постоянно пересекаются, каждый раз образуя новую форму организации.

Метод «помидора» в тайм-менеджмент

Его придумал в конце 80-х годов прошлого века Франческо Чирилло, студент из Италии. Оригинальное название способ получил в честь таймера Франческо, который имел форму томата. Суть метода проста: вы работаете, не отвлекаясь, 25 минут, а затем делаете 5-минутный перерыв. Повторив это 4 раза, можно отдохнуть чуть больше: 15-20 минут.

В гугл-магазине есть бесплатное приложение «Помидорка», которое запрещает доступ к социальным сетям и другим развлекательным сайтам на время 25-минутного рабочего периода. Когда наступает перерыв, доступ открывается.

Метод «лягушки» в тайм-менеджменте

Если у вас есть задачи, которые не хочется выполнять, воспользуйтесь им. Представьте, что по вашему дому прыгают лягушки, скользкие и противные. Чтобы избавиться от них, нужно их переловить и посадить в банку – составить список дел. Когда вы сделаете это, начинайте освобождать банку, выбрасывая по одной «лягушке». Выполняйте задачи и вычеркивайте их из списка.

Метод швейцарского сыра в тайм-менеджменте

Хорошо подходит для «раскачки». Иногда очень сложно заставить себя приступить к новой работе. Мы затягиваем, и в результате проект, на выполнение которого давался месяц приходится делать за неделю. Чтобы этого не случилось, представьте, что вам нужно пробить в сыре много дырочек. Начинайте постепенно: каждый день вырезайте 1 отверстие – делайте часть работы, хотя бы небольшую. Вы сами не заметите, как вклинитесь в процесс и закончите работу в срок.

Метод расстановки приоритетов в тайм-менеджменте

Еще он называется способом многокритериальной оценки. Если вы часто берете на себя слишком много или должность предполагает одновременное выполнение нескольких дел, обратите на него внимание. Когда перед вами стоит несколько задач, составьте список критериев, которым можно оценить их важность. Например, сроки, выгода, связь с другими делами. Не придумывайте больше 6 критериев, иначе вы запутаетесь.

Воспользуйтесь 10-балльной системой оценки, где 10 – очень важно, 1 – не важно. Сложите значения для каждой задачи, затем сравните получившиеся суммы. Сначала выполняйте те дела, где конечный результат самый большой, затем переходите к «средним» и напоследок оставьте наименее важные.

Метод распределения и объединения ресурсов

Существуют 3 способа, которые помогут это сделать:

• Математический – разные типы программирования.
• Эвристический – фронтальное распределение, последовательное растяжение, корректировка плана.
• Комбинированные – совмещают 2 первых.

Инструктаж команды тренеров и консультантов перед корпоративным мероприятием для компании “ТНС-Энерго” в одном из регионов ПФО

Проектная работа и дедлайн

Основной ресурс менялся в ходе человеческой истории. На начальном этапе это была физическая сила, потом военная мощь, затем земля, технологии и, наконец, в XXI веке – люди и информация.

Для успешного выполнения проекта важно найти нужных специалистов и распределить работу правильно: она должна быть им по силам, вызывать интерес. Мотивируйте. Угрозы и запугивания, штрафы не подойдут: нужно что-то позитивное. Похвала, премии, карьерный рост, соревнования.

Расскажите коллективу об основах тайм-менеджмента. Если не хотите заниматься этим сами, обратитесь к Владимиру Хмелеву. Бизнес-тренер-практик с большим стажем расскажет о теоретических аспектах науки управления временем и поможет применить их на практике.

Фото с тренинга Владимира Хмелева по тайм-менеджменту и управлению людьми для руководителей крупной торгово-производственной компании

Метод параллельного выполнения задач

Это часть сетевого планирования – комплекса работ, призванного сократить время выполнения проекта до минимума. Двигаться по цепочке, от одной задачи к другой, проще. Но некоторые дела можно выполнять одновременно. Для этого нужно раздать их разным сотрудникам, наладить между ними взаимосвязь и периодически контролировать как идет работа. Так вы ускорите бизнес-процесс.

Планирование «наоборот»

Представьте, что вы уже достигли цели. Подробно распишите, какие шаги вы предпринимали для этого. Так вы снимите в голове психологический барьер «это нереально» и поймете, в каком направлении двигаться.

Фото с сайта: www.climbingclub.ru

Тайм-менеджмент и его значение: кому может пригодиться планирование времени

Абсолютно всем. Это искусство, которое поможет вам в быту, на работе, в личной жизни. Вы быстрее других добьетесь результатов, начнете легко переключаться с одной задачи на другую, сможете делать больше за меньшее время, увеличите прибыль и избавитесь от хронической усталости и стресса.

Заблуждения о тайм-менеджменте

• Ежедневных списков дел мало, нужно планировать вперед на неделю, месяц, год. В этом случае вы рискуете разочароваться и заработать стресс, ведь планы неизбежно будут меняться из-за внешних, независящих от вас обстоятельств. На непредвиденные дела и хаос руководителю нужно оставлять примерно 40% времени ежедневно.
• Многозадачность – признак профессионализма. Это неправда. Наш организм и нервная система устроены так, что мы можем выполнять только 1 задачу в конкретный промежуток времени. Наш мозг имеет способность быстро переключаться с одного объекта на другой, но даже уникальные способности Юлия Цезаря не более, чем красивый миф. Запомните это, и рассчитывайте свои силы правильно.

• Без знания тайм-менеджмента невозможно добиться успеха. Это не так. Организованность и талант – разные вещи. Но если ко второму добавить первое, жизнь станет проще. Вы сможете делать больше дел и будете выполнять их более качественно, без стрессов.
• Существуют универсальные методы самоорганизации, которые подходят всем.  Здесь нужен индивидуальный подход, который учитывает характер, личные особенности, специфику деятельности.
• Тайм-менеджмент даст мгновенный результат. Если повезет. Не все люди могут сразу перестроиться. Сбои неизбежны, но постепенно вы подстроите методику под себя, и она станет неотъемлемой частью вашей жизни.

Те, кто прошли обучение тайм-менеджменту и начали применять его инструменты на практике отмечали, что получили примерно 40-50% «дополнительного» времени, а главное, меньше стресса и больше уверенности в том, что все жизненные цели точно могут быть достигнуты!

Фото с тренинга Владимира Хмелева по тайм-менеджменту для директоров заводов крупного российского производственного холдинга

Эта система призвана сделать вашу жизнь проще. Попробуйте ввести её в повседневный обиход, и вы сами почувствуете это. Если вы хотите узнать больше о методах самоорганизации и опробовать их на практике, воспользуйтесь помощью Владимира Хмелева. Сделав это, вы модернизируете все рабочие процессы, повысите трудовую эффективность и сократите время выполнения задач в несколько раз.

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Читайте также

👑

Чт., 22/08
Карьера

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Эффективный тайм-менеджмент помогает оптимизировать время, а не помещать себя в рамки, в которых невозможно жить.

Миф 2. Есть универсальные советы по управлению временем, которые подходят всем

На самом деле, тайм-менеджмент — это не про универсальность. Да, есть определенные принципы, правила. Однако их нужно адаптировать под свой стиль и ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. А для этого — протестировать несколько техник.

В результате, скорее всего, вы получите новую, уникальную методику планирования времени, которая работает именно в вашем случае.

Миф 3. Тайм-менеджмент не для творческих людей

Такая мысль возникает, когда начинаются разговоры о вдохновении, поисках идей, смыслов, аллюзий. 

В таком случае дело не в тайм-менеджменте, а в профессионализме специалиста. Когда есть сложившиеся правила работы, понимание ее специфики и трудностей, которые могут возникнуть, организация времени является несложным процессом.

Как управлять временем: 5 советов для эффективного тайм-менеджмента

Как управлять временем, а точнее, как не надо, разобрались. Теперь переходим к полезным советам. Главное — помните: все нужно адаптировать под себя. И тогда управление временем станет для вас действительно полезной и эффективной практикой.

Совет №1. Поймите, что время есть

Скорее всего, вы уверены, что у вас нет ни одной свободной минуты. Поэтому успевать больше, найти время на хобби или начать новое дело практически нереально. А вот мы думаем, что даже в самом плотном графике можно отыскать свободные полчаса. Было бы ради чего 🙂

Читайте также

👑

Пт., 31/05
Карьера

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Давайте проверим? Нарисуйте таблицу из 7 колонок и 16-17 строчек. Колонки — для дней недели, строчки — для активных часов в сутках (надеемся, 7-8 часов вы спите). Теперь внесите в таблицу все дела на неделю. Указывайте абсолютно все, на что тратите время — даже душ, обед, поход в магазин, дорогу на работу и обратно. Наверняка у вас останутся пустые клеточки — это и есть ваше свободное время. Закрасьте их цветным маркером для наглядности и правильно ими распорядитесь.

Совет №2. Определите свои приоритеты

Тайм-менеджмент не научит вас успевать абсолютно всё. Но это и не нужно. Главное — определить, какие задачи для вас по-настоящему важны. Это первый шаг к эффективному распределению времени.

А чтобы выделить главные задачи, нужно понять конечную цель. В этом поможет пирамида Франклина.

Заполнять ее нужно снизу вверх. Так вы сформулируете глобальные цели, исходя из жизненных ценностей. Генеральный план — исходя из глобальных целей и так далее. И так среди ежедневных задач легко будет выделить те, которые нужны для достижения ваших целей. Они и станут приоритетными.

Еще список дел можно анализировать по матрице Эйзенхауэра.

Распишите задачи на день по квадратам: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, неважные», «Несрочные, неважные». Дела из квадрата №1 — «Срочные и важные» — ваш приоритет, поэтому их нужно делать в первую очередь.

Задачи из квадрата №2 можно растянуть на несколько дней. В квадрате №3 — то, что нужно делегировать или автоматизировать. А задачи квадрата №4 — просто вычеркнуть из своего списка.

Метод АBC более простой, но не менее эффективный. Разделите задачи на несколько уровней: А — самые важные, B — чуть менее важные и так далее. Можно использовать сколько угодно уровней, но учтите: чем их больше, тем легче запутаться в списке.

Совет №3. Откажитесь от мультитаскинга

На самом деле наш мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда вы пытаетесь сосредоточиться сразу на нескольких вещах, ему приходится постоянно переключаться. Это, во-первых, снижает скорость работы.

Читайте также

👑

Пн., 15/04
Карьера

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

А во-вторых, отнимает больше сил. Поэтому гораздо эффективнее — полностью погрузиться в одну задачу и только после ее выполнения приступать к следующей.

Совет №4. Составляйте списки дел

Обязательно фиксируйте задачи и их дедлайны. Рекомендуем использовать для этого несколько списков:

• глобальный — с долгосрочными планами и целями;
• месячный — с задачами на месяц;
• ежедневный — с четким перечнем дел на день.

Ежедневный список задач на следующий день составляйте каждый вечер. Напротив каждой пропишите цель в соответствии с месячным и глобальным списком. Например: «Написать статью про новые тренды в маркетинге» — «Чтобы пополнить портфолио» — «Чтобы отправить его в тот самый журнал». Глобальный список лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.

Совет №5. Помните, что лучшее — враг хорошего

Перфекционизм может сыграть с вами злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату может вылиться в затягивание сроков, потому что вам никогда не будет хватать времени сделать всё «как надо». Но лучше сделать неидеально, чем не сделать вообще.

Читайте также

5 популярных приложений для тайм-менеджмента, которые помогут структурировать вашу жизнь

Советы по тайм-менеджменту от успешных женщин

Почему мы прокрастинируем и как этого избежать

У нас много крутых вакансий в топовых компаниях на расстоянии одного клика!

Вакансии

Тайм менеджмент: 25 крутых техник

Успешный человек умеет управлять своим временем и эффективно планировать задачи. Чтобы научиться успевать больше, быстрее достигать целей, изучите тайм менеджмент: что это такое, и как работает. Прочитав эту статью, вы узнаете теорию управления временем, освоите 25 методов тайм менеджмента.

Определение тайм менеджмента

Понятие тайм менеджмента включает два английских слова: «тайм» — время, «менеджмент» — управление. Теория менеджмента учит, как эффективно распределять время, успевать больше за трудовой день, соблюдать дедлайны.

Тайм менеджер — это человек, который умеет управлять личным временем, планировать работу организации. Главным инструментом менеджмента является список дел, который организован по определенным критериям.

Принципы управления временем

Все авторские методы распределения времени основаны на одинаковых принципах:

1. Составляйте режим дня. Утром пишите список дел. Вечером напишите отчет о выполнении.
2. Разделяйте текущие задачи на главные и второстепенные. Реализуйте как минимум один пункт из перечня главных ежедневно.
3. Тайм планирование. Составляйте планы со сроками выполнения. Отслеживайте процесс: фиксируйте именно время, уделенное каждому занятию.
4. Планируйте отдых. Ресурс человека не безграничен. Запас свободного времени на отдых позволит меньше уставать, избежать тревоги и стресса, восстанавливать ресурсы.

Соблюдение всех правил менеджмента позволяют достичь максимальной эффективности, стать организованным специалистом.

25 техник тайм менеджмента

Попробуйте освоить 25 способов распределения времени. Техники расположены в порядке от сложного к простому.

№ 1 — Разделите задачи на 5 категорий срочности

Метод управления временем создан Брайаном Трейси, автором книг, экспертом по психологии успеха. Брайан Трейси предлагает присваивать локальным задачам 5 рангов:

1. Сделать срочно. Важнейшие по времени дела, которые нельзя откладывать.
2. Сделать позже. Приоритетные задачи, не требующие немедленных действий.
3. Желательно сделать. Занятия, не входящие в перечень приоритетов.
4. Делегирование. Для повышения эффективности поручить задачу другому сотруднику.
5. Удалить. Можно вычеркивать строчку из перечня.

Приведенная схема является универсальной. Она подходит для распределения рабочего времени менеджера, для планирования бытовых дел. Чтобы узнать больше, прочитайте книги Брайана Трейси.

№ 2 — Планируйте как президент: матрица Эйзенхауэра

Эту схему использования времени создал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-ым президент США. Схема подразумевает разделение проектов на 4 группы:

• срочные важные дела;
• несрочные важные дела;
• срочные неважные дела;
• несрочные неважные дела.

Разделите актуальный перечень задач на 4 группы. Делайте горящие важные задачи в первую очередь. Уделяйте несрочным важными делам до 60% трудового времени. Контролируйте даты выполнения важных задач, соблюдение дедлайнов. Вычеркивайте несрочные неважные задачи. Делегируйте горячие неважные дела для повышения эффективности.

№ 3 — Постройте пирамиду Бенджамина Франклина

Эта стратегия распределения времени тоже создана президентом. Пирамида Франклина помогает в составлении деловых и персональных планов. Пирамида Франклина, как пирамида Маслоу, основана на базовых ценностях человеческой психики.

Содержание Пирамида Франклина включает 6 разных уровней:

1. Жизненные ценности. Понятия, обладающие первостепенной значимостью для человека, формирующие костяк личности. Понимание собственных ценностей наполняет смыслом жизнь. Примеры ценностей: накопление богатства, творческая реализация, альтруизм.
2. Главная цель. Порядок выражения ценности во внешнем мире. Например, для ценности «накопить богатство» целью может быть «стать владельцем крупной компании».
3. Генеральный уровень. Перечисление шагов, выполнение которых позволит достичь главной цели. Пример: «получить степень МВА, открыть бизнес, стать лидером в регионе, организовать работу по России, выйти на международный уровень».
4. Долгосрочный план. Фрагмент генеральной стратегии, рассчитанный на 5 лет.
5. Краткосрочный план. Стратегия достижения целей на ближайший квартал.
6. Проведение дня. Включает маленькие шаги для достижения цели, для реализации личных ценностей.

Пирамида Франклина позволяет поддерживать высокую мотивацию для реализации важнейшей по времени задачи.

№ 4 — Научитесь умному целеполаганию SMART

Технология SMART используется для формулировки задач и составления планов. Метод SMART учит рассматривать дела по 5 вопросам:

1. Конкретность. Сформулируйте суть занятия, желаемый результат. Избегайте расплывчатых формулировок. Используйте цифры («заключить 100 сделок за квартал»), объективные факты («открыть филиал в Москве»).
2. Измеримость. Определите критерии, показывающие выполнение заданий. Чем конкретнее сформулирован результат, тем проще отслеживать прогресс.
3. Достижимость. Задача должна быть выполнимой, если уделить работе время. Избегайте мечтаний без основы, завышения планки возможного.
4. Адекватность. Каждый шаг должен приближать к важнейшей по времени цели. Сочетайте инструмент SMART с пирамидой Франклина, чтобы эффективно достигать результатов.
5. Ограниченность. Без ограничения срока задачи постоянно откладываются. Устанавливайте время исполнения. Соблюдайте установленные дедлайны.

Методология SMART повышает эффективность выполнения запросов. Универсальная технология подходит для организации рабочих и бытовых проектов.

№ 5 — Используйте ленточные диаграммы Ганта

Распределение личного времени по ленточной диаграмме Ганта подходит визуалам. Составьте аналогичную таблицу:

Заполните левый столбец перечислением актуальных целей. Распишите выполнение этапов. Укажите дедлайны выполнения важных дел. Отметьте срочность цветом в таблице. Желательно распечатать таблицу, повесить над офисным столом.

№ 6 — Освойте помидорное планирование

Система Tomato Planning позволяет распределять время. Стратегия основана на чередовании занятости и паузы. После 25 минут сосредоточенного труда делайте перерыв 5 минут. После 4-х периодов делается пауза 30 минут. Стратегия подходит людям с рассеянным вниманием.

№ 7 — Разделите смену на блоки 90−30

Стратегия контроля времени основана на помидорном планировании. Чередовать нужно 90 минут занятости и 30 минут паузы. Стратегия 90−30 подходит людям, умеющим долго концентрироваться на однотипной работе.

№ 8 — Освойте инструмент GTD

Программа GTD (Getting Things Done) предложена бизнесменом Дэвидом Алленом. Полезные тезисы программы:

• Учитывать идеи в одном месте: блокнот, файл, приложение.
• Формулировать пункты конкретно, избегать двусмысленных трактовок.
• Масштабные задачи разбивать на конкретные подзадачи.
• Прописывать дедлайны выполнения задач.
• Объединять однотипные занятия в группы.
• Периодически удалять неактуальные материалы.

Стратегия позволяет освободить мозг от запоминания задач, что помогает думать эффективнее.

№ 9 — Планируйте по технике ZTD

Система Zen to Done (ZTD) создана блогером Лео Батутой. Она представляет собой расширенную версию GTD. Автор рекомендует распределять объемные дела по неделям, маленькие дела — по дням.
Лео Батута делает акцент на соблюдении здорового режима дня без переработок. Автор советует сосредоточиться на интересных пунктах, поручать скучные рутинные занятия другим людям.

№ 10 — Освойте методику учета 1−3-5

Стратегия 1−3-5 предписывает каждый день делать 1 очень важное дело, 3 средних по важности, 5 незначительных. Определить фактор важности можно по стратегии Эйзенхауэра.

№ 11 — Выделяйте 3 главные задачи

Если предыдущая стратегия показалась сложной, в день делайте 1 дело из каждой группы.

№ 12 — Сервируйте лягушек на завтрак

Лягушка — сложная задача, мысли о которой доставляют дискомфорт. Это определение придумал Брайан Трейси, автор популярной стратегии тайм менеджмента. Брайан Трейси советует начать смену «поеданием лягушки» — выполнением сложной неприятной работы.

№ 13 — Нарежьте слона на бифштексы

Слон — нагрузка, выполнение которой потребует много времени. Ее невозможно закрыть за день, или месяц. Нарезать слона — разбить крупную нагрузку на промежуточные этапы. Выполнение маленьких подзадач проще организовывать.

№ 14 — Освойте стратегию Kanban

Схема Kanban создана руководителями компании «Тойота». Для целеполагания используются бумажные карточки или электронный сервис. На карточке пишется одно поручение.

Карточки деятельности нужно распределять по столбцам:

• «Необходимо сделать».
• «Стадия выполнения».
• «Выполнено».

Последний столбец регулярно очищается от неактуальных карточек.

№ 15 — Ежедневный контроль продуктивности

Повысить личную результативность поможет практика, предложенная Глебом Архангельским. Вам нужно зафиксировать, сколько вы тратите времени на задачи: рабочие, бытовые, персональные. Каждая минута должна быть учтена.

Аналитика затрат времени поможет планировать день. Фиксируйте перекуры, телефонные разговоры, кофе-брейки с сотрудниками, проверки сайтов, социальных сетей. Сложив минуты, потраченные впустую, получите 1−3 упущенных часа.

№ 16 — Используйте стратегию 4Д

Стратегия тайм менеджмента позволяет систематизировать список занятий. Присвойте каждой записи категорию:

1. Делать. Выполните в ближайшее время.
2. Делегировать. Поручите выполнение другому человеку.
3. Дождаться момента. Установите дедлайн, выполните позже.
4. Долой (удалить). Вычеркните строчку из блокнота.

№ 17 — Держите папку «Входящие» пустой

Бизнес тренер Мэрилин Манн предлагает очищать входящую почту. Поступающие письма следует обрабатывать: писать ответы, дополнять план, давать поручения, удалять спам. Накопление писем приводит к потере важной информации, замедляет деловую коммуникацию, переговоры с клиентами.

№ 18 — Нельзя отвлекаться

Не сочетайте 2 вида деятельности. Нельзя вести телефонный разговор, параллельно заполняя квартальный отчет. Это ложная экономия времени. Вы можете допустить ошибку в отчете, поиск ошибки потребует времени. Можете упустить часть значимой информации из переговоров, тогда придется перезванивать собеседнику.

№ 19 — Применяйте закон Парето

Правило Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата. Проведите анализ рабочего процесса. Определите 20% действий, приносящих 80% прибыли. Уделите максимум времени выполнению определенных действий. Действия, приносящие 20% прибыли, старайтесь поручать другим.

№ 20 — Работайте на пределе возможностей

Эта стратегия основана на законе Парето. Автор стратегии, Тим Феррис, считает, что если 20% времени работать на максимуме качества, можно увеличить прибыль на 80%. Стратегия подходит людям с крепкой нервной системой, навыком долго концентрироваться. Иначе работа на пределе ресурсов вызывает профессиональное выгорание.

№ 21 — Составляйте временные списки дел

Составление перечня — простой способ начать научиться тайм менеджменту. Записывайте дела в одном месте (блокнот, компьютер, телефон). Вычеркивайте решенные проблемы. Эта практика — развитие привычки отслеживать дела.

№ 22 — Используйте автофокус

Усложненная версия предыдущей стратегии. Выпишите все дела, пришедшие в голову. Начните делать 1−3 задачи ежедневно. Выбирайте интересные занятия, без причин срочности и сложности. Стратегия приучает ежедневно работать над делами, помогает бороться с прокрастинацией, преодолевать нехватку сил.

№ 23 — Составляйте график вечером

Блогер Стефани Ли советует составлять расписание вечером. Продуктивные утренние часы стоит использовать эффективно. Составив режим вечером, на работе приступайте к важным делам.

№ 24 — Ведите ежедневник

Купите блокнот, позволяющий расписывать дела по минутам. Записи «подготовить отчет для налоговой» и «помыть посуду» занимают по строчке. Первое занятие потребует больше времени и сил. Составление временного хронометража поможет увидеть реалистичную картину.

№ 25 — Используйте правило двух минут

Когда выполнение работы занимает 2 минуты времени, сделайте ее сразу. Так вы уменьшите количество записей в блокноте.

Вы можете создать собственную стратегию распределения работы. Выберите методы, которые вам подходят, адаптируйте под конкретные задачи. Поняв принципы тайм менеджмента, можно создать персональную стратегию расстановки приоритетов и эффективного планирования.

Как навыки тайм-менеджмента могут повлиять на вашу карьеру

В сутках всего 24 часа (или 1440 минут). То, чем вы занимаетесь в эти часы, напрямую влияет на вашу общую производительность и вашу карьеру. От холодных звонков, которые вы должны сделать, до внутренних встреч и визитов к клиентам, как вы можете втиснуть все это в каждый день, не пропуская? Важно то, как вы планируете свое время, формат ваших встреч и даже ваш подход к делегированию полномочий. Ваш общий подход к тайм-менеджменту может помочь вам максимально эффективно использовать каждый день, чтобы оказать положительное влияние на вашу карьеру.

Влияет ли тайм-менеджмент на вашу работу?

Больше, чем вы думаете! То, как вы распределяете свое время, имеет прямое отношение к качеству вашей продукции и вашему общему успеху. Плохие навыки тайм-менеджмента приводят не только к небрежной работе или непродуктивному дню. Когда вы не управляете своим временем эффективно, вы будете постоянно в движении, пытаясь выполнить важные задачи в последнюю минуту. Хорошие навыки тайм-менеджмента положительно влияют на вашу производительность на работе различными способами:

• Больше никакой пропущенной или некачественной работы:  Проекты, которые вы пытаетесь выполнить, не имея достаточно времени, чтобы сделать их хорошо, могут повлиять на вашу производительность и конечные результаты. Навыки тайм-менеджмента гарантируют, что у вас всегда будет время подготовиться и сосредоточиться на поставленной задаче.
• Уменьшение стресса:  Стресс от попыток впихнуть слишком много дел в день оставляет вас измотанным беспорядком; с большинством из нас менее приятно работать, и, когда мы находимся в состоянии стресса, у них больше шансов конфликтовать с другими. Снизьте уровень стресса, и вы станете лучше ладить с другими.
• Улучшенные возможности принятия решений:  Если у вас слишком много задач втиснуто в слишком короткий период времени или у вас просто не хватает времени каждый день, вам, возможно, придется принимать трудные решения в последнюю минуту. Выделение достаточного количества времени для задач гарантирует, что вы принимаете решения на основе заслуг, а не того, сколько времени у вас осталось в течение дня или до крайнего срока.
• Меньше упущенных возможностей:  Насколько больше 15 холодных звонков в неделю повлияют на ваш прогресс и цифры? Как насчет еще 15 в день? Потраченное впустую время — это время, которое вы могли бы выделить на развитие своего бизнеса и общение с клиентами. Контролируйте свое время, и вы сможете более эффективно работать над достижением своих целей.

Развитие навыков эффективного управления временем может помочь вам достичь своих целей и обеспечить максимальную производительность на работе.

7 советов и стратегий для лучшего управления временем

Блочное планирование

Эта форма планирования, заимствованная у ученых, позволяет вам сосредоточиться на определенных элементах в определенное время. Планирование своего дня в виде «блоков» или запрещенных периодов времени и работа над конкретными задачами в это время может помочь вам избежать нехватки расписания. Проверка электронной почты и ответ на нее в определенное время суток может сэкономить ваше время, особенно если вас постоянно отвлекают входящие сообщения.

Каждый раз, когда вы прекращаете свои дела, чтобы ответить на электронное письмо, это нарушает ваше мышление и отвлекает вас от задачи, на которой вы должны сосредоточиться. Блочное планирование применяется не только к электронной почте; Выделение определенного времени дня для ответа на голосовую почту, совершения холодных звонков и общения с потенциальными клиентами позволяет вам ежедневно обрабатывать больше вопросов и атаковать их более целенаправленно.

Встаньте на ноги

Переключение некоторых рутинных совещаний на постоянные собрания может помочь вам ускорить сеанс и заставить участников сосредоточиться. Когда участникам приходится стоять, чтобы передать информацию и взаимодействовать с коллегами, у них нет возможности устроиться в удобном кресле и пообщаться. Постоянные встречи, как правило, удерживают внимание там, где это важно, и сокращают количество времени, которое вы тратите на передачу информации.

Скажи «Нет»

Вы не можете сделать все, и, хотя обычно проще сказать «да», раздача нескольких ответов «нет» может помочь избавиться от ненужного в вашем расписании. Хотя вы не можете избежать обязанностей, связанных с работой, есть некоторые задачи, которые могут занимать ваш день, от которых вы можете отказаться. Независимо от того, отказываетесь ли вы от места в комитете или отказываетесь от продолжительного обеденного перерыва, изящный отказ поможет вам включить в свой график более важные дела.

Ранний старт

Вставать и приходить на работу раньше, чем обычно, позволяет вам использовать преимущества одного из самых продуктивных периодов дня. В качестве дополнительного бонуса большинство ваших коллег, вероятно, прибудут в одно и то же время; встаньте раньше них, и у вас будет непрерывный рабочий день. Если вы едете на работу, выходя из дома на час раньше, вы ускорите свой путь; если вы едете на машине, вы обнаружите, что дороги менее загружены, а если вы пользуетесь общественным транспортом, автобус или поезд будут менее загружены.

Измените свое расписание

Большинство из нас работает одинаково — встречи и онлайн-работа утром, а затем офлайн-работа, требующая концентрации во второй половине дня. Переключение вещей может помочь вам сэкономить время, особенно если вы склонны отключаться или отвлекаться, когда начинаете общаться с другими или использовать компьютер. Размещение ваших звонков и самых важных задач дня утром гарантирует, что они будут выполнены; менее важные задачи или те, которые отвлекают, могут отложиться до конца дня и даже быть перенесены на следующий день, если это необходимо.

Управление совещанием на основе дохода

Совещания могут быть успешными, но каждое ваше совещание стоит вам денег. Время, которое вы тратите, может быть использовано для звонков, закрытия продаж и выполнения необходимых вам задач. Это не только вы; каждый член вашей команды мог бы сосредоточиться на задаче, связанной с получением дохода, вместо того, чтобы перефразировать вопросы на встрече. Подход, основанный на доходах, может помочь вам сэкономить время. Вы, естественно, захотите сократить свои расходы и придерживаться самого необходимого, когда выясните, во что вам обходится эта встреча.

Расставьте приоритеты для некоторых задач

Каждый день просматривайте свои проекты и список дел и ранжируйте задачи по приоритету. Дела, которые должны быть выполнены к концу дня, можно выполнить в первую очередь, а те, которые менее важны, можно решить позже. Приоритизируя ключевые задачи, вы можете быть уверены, что справитесь с ними, пока вы свежи, и что у вас есть время и энергия, чтобы выполнить самые важные дела.

Осведомленность о том, сколько времени потребуется для выполнения задач, и активное решение некоторых ключевых задач управления временем помогут вам работать более эффективно и гарантировать, что вы действительно сможете закончить все, что нужно. Люди с хорошими навыками тайм-менеджмента, естественно, более продуктивны и контролируют ситуацию, а также гораздо реже страдают от стресса на работе. Начать очень просто — просто выберите одну стратегию и посмотрите, как она повлияет на ваш график; Развитие некоторых ключевых навыков может помочь вам достичь поставленных целей и обеспечить получение желаемых результатов на работе.

Успех в работе: тайм-менеджмент

Урок 2: Тайм-менеджмент

/en/jobsuccess/increase-your-job-success/content/

Введение

К концу этого урока вы должны уметь:

• Узнайте, как вы проводите обычный 24-часовой рабочий день
• Определите шаги к лучшему управлению временем

Как я провожу свое время?

Вам кажется, что вам всегда не хватает времени в течение дня? Вы отстаете от рабочих обязанностей и работы по дому, пока не почувствуете тревогу и перегруженность? Если это так, вы должны научиться более эффективно управлять своим временем.

Люди, добившиеся успеха как на работе, так и дома, хорошо распоряжаются своим временем. Один из первых шагов к успешному тайм-менеджменту — начать определять, как вы тратите свое время.

Чтобы сделать первый шаг к эффективному управлению временем, заполните наш Как я провожу свое время? Рабочий лист .

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать несколько советов по тайм-менеджменту.

Ответ: Как я провожу время?

После того, как вы запишите свои результаты, вы можете быть удивлены тем, как вы тратите свое время.

Переверните свой рабочий лист и запишите дела, на которые вы хотели бы иметь больше времени. Например, хотели бы вы проводить больше времени со своей семьей? Друзья? Самим собой? Объясните и будьте конкретны.

На следующей странице мы поговорим о том, как научиться более эффективно управлять своим временем, чтобы включить эти занятия в свою жизнь.

Научитесь эффективно управлять временем

Достаньте свой «Как я провожу свое время?» полученные результаты. Выполните следующие действия, чтобы научиться более эффективно управлять своим временем:

1. Используя чистый лист бумаги, перечислите ваши задачи.
2. Оцените сколько времени требуется для выполнения каждой задачи.
3. Удалите ненужных задач из своего списка, прочертив каждую чертой. (Вы выполняете эти задачи, потому что вы должны или потому что чувствуете, что должны ?) При необходимости уведомите других, объяснив, что в настоящее время вы слишком перегружены. Вы уже освободили значительное количество времени.
4. Делегировать одни задачи другим. Есть ли задачи, которые мог бы выполнять ваш супруг, дети или коллеги? Поставьте галочку рядом с задачами, которые вы делегируете или передаете другим. Напишите название (имена) рядом с каждой задачей. Успешное делегирование требует некоторого изящества.
5. Расставьте приоритеты ваших задач, пронумеровав их в порядке важности. Если вам трудно определить, что является самым важным, спросите себя, что необходимо для удовлетворения ваших основных потребностей, что необходимо , чтобы добиться успеха на работе, и есть ли у вас какие-либо сроки, которые нужно уложиться. Если да, напишите их рядом с соответствующими задачами.

Создание плана действий

Расставив приоритеты задач, создайте план действий для каждой крупной задачи. План действий — это список шагов, которые необходимо выполнить для выполнения более крупной задачи или цели.

Для создания плана действий:

1. Определите меру успеха для каждой задачи.
2. Список каждый шаг, необходимый для выполнения задачи.
3. Установить лучший способ выполнить задание. Попробуйте поэкспериментировать с разными методами и попросите совета.
4. Найдите способов многозадачности или делайте несколько дел одновременно.
5. Соберите людей и ресурсы, необходимые для создания плана действий.
6. Список возможных наград или поощрений.

Вы вложили значительные средства в изучение способов более эффективного управления своим временем. Делайте все возможное, чтобы следовать своему плану действий. Поделитесь своим планом со своим наставником или руководителем, при необходимости доработав план. Обращайтесь к нему, когда чувствуете себя подавленным. И научиться говорить «нет» новым задачам. Когда вы будете готовы, обратитесь к списку вещей, на которые вы хотели бы иметь больше времени, и начните включать эти вещи в свой распорядок дня.

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

• Вставайте рано .
  Пробуждение всего на час раньше может существенно изменить структуру вашего дня. Когда вы встаете рано, у вас появляется больше времени для незапланированных жизненных ситуаций, таких как поломка автомобиля, проблемы с уходом за ребенком, болезнь или другие поручения. Подумайте о том, чтобы ложиться спать немного раньше, чтобы наверстать упущенное.
• Выключить телевизор .
  По данным американского исследования использования времени, американцы старше 15 лет тратят в среднем 2,8 часа в день на просмотр телевизора. Если вы смотрите телевизор два или более часа в день, подумайте о том, чтобы сократить его или полностью выключить. Компьютеры и мобильные устройства также могут отвлекать, когда они не используются ни для чего продуктивного, поэтому вы также можете сократить время, проводимое с ними.
• Использовать календарь .
  Ведите календарь важных профессиональных и личных встреч и событий. Существует несколько типов календарей: от списков дел до ежедневников и настольных планировщиков, онлайн-календарей (которые часто являются частью почтовых программ, таких как Gmail и Microsoft Outlook) и приложений-календарей для мобильных телефонов и планшетов. Выберите тип, который вам проще всего обслуживать.
• Планируйте питание заранее .
  Со списком покупок и купонами на руках, покупайте продукты на целую неделю или две. Когда это возможно, покупайте оптом. Это сэкономит вам время и деньги. Если вы знаете, что через неделю будете особенно заняты, приготовьте что-нибудь, что можно легко заморозить и разогреть.

Для получения дополнительной информации и инструментов, которые помогут вам установить профессиональные цели, ознакомьтесь с этими ресурсами.

• Mind Tools: предоставляет несколько инструментов, которые помогут вам добиться успеха на рабочем месте; Темы включают улучшение поиска работы, тайм-менеджмента, памяти, творчества и принятия решений.
• The Balance Careers: статья о постановке и достижении целей.

Продолжать

Предыдущий: Увеличьте свой успех на работе

Далее:Постановка целей

/en/jobsuccess/setting-goals/content/

Важные навыки тайм-менеджмента для успеха на рабочем месте

Оглавление

Содержание

• Что такое навыки тайм-менеджмента?

• Типы навыков тайм-менеджмента

• Расстановка приоритетов

• Планирование

• Управление задачами

• Управление рабочей нагрузкой

• Делегация

• Дополнительные навыки тайм-менеджмента

• Примеры тайм-менеджмента на рабочем месте

•••

Изображения PM / Банк изображений / Getty Images

По

Элисон Дойл

Полная биография

Элисон Дойл — один из ведущих национальных экспертов по вопросам карьеры, она консультирует студентов и корпорации по вопросам найма. Она дала сотни интервью на эту тему для таких изданий, как The New York Times, BBC News и LinkedIn. Элисон основала CareerToolBelt.com и является экспертом в этой области уже более 20 лет.

Узнайте о нашем
редакционная политика

Обновлено 16 декабря 2021 г.

Что такое навыки тайм-менеджмента и почему они важны на рабочем месте? Сотрудники, которые хорошо управляют своим временем, более продуктивны, эффективны и с большей вероятностью уложатся в сроки. Они сосредотачиваются на самых важных и срочных задачах и ограничивают количество времени, затрачиваемого на второстепенные обязанности.

Навыки тайм-менеджмента, как и другие навыки межличностного общения, такие как организационные навыки, пользуются большим спросом. Работодатели будут оценивать вашу способность управлять своим временем и эффективность вашей команды для достижения целей отдела.

Узнайте о навыках тайм-менеджмента, поймите, почему они ценны на рабочем месте, рассмотрите различные типы навыков тайм-менеджмента и посмотрите примеры того, как они используются на работе.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент включает в себя как управление своим временем, так и временем других людей. Тайм-менеджмент означает эффективную работу, и работодатели в каждой отрасли ищут сотрудников, которые могут оптимально использовать время, доступное им на работе. Экономия времени экономит деньги организации и увеличивает доход.

Эффективное управление временем требует, чтобы сотрудники анализировали свою рабочую нагрузку, расставляли приоритеты и сосредотачивались на продуктивных усилиях.

Сотрудники, которые отлично умеют распоряжаться временем, могут устранить отвлекающие факторы и заручиться поддержкой коллег для достижения своих целей.

Типы навыков тайм-менеджмента

Весы

Расстановка приоритетов

Может оказаться невозможным выполнить каждую мельчайшую задачу, которую от вас ожидают. Вы также можете захотеть сделать все сразу. Но вы должны расставить приоритеты, чтобы иметь возможность выполнять самые важные задачи в разумном порядке. При назначении приоритета учитывайте такие факторы, как время выполнения каждой задачи, сколько времени это может занять, насколько это может быть важно для других в организации, что может произойти, если задача не будет выполнена, и может ли какая-либо задача быть прервана. узкими местами в процессе.

• Распределение
• Управление ожиданиями
• Предотвращение потерь
• Приоритизация запросов и требований
• Высокоэффективные действия (HVAs)
• Обзоры эффективности
• Постановка целей

Планирование

Планирование важно, потому что некоторые задачи должны быть выполнены в определенное время. Планирование влияет на ваш день, вашу неделю, ваш месяц, а также на рабочий процесс других людей. У большинства есть определенное время дня, когда они более или менее продуктивны в зависимости от уровня энергии и потребностей дня. Расписания также могут быть хорошим способом избежать прокрастинации.

• Программное обеспечение для планирования
• Целеустремленность
• Пунктуальность
• Разбиение более широких целей на этапы
• Разбиение этапов на проекты

Управление задачами

Списки дел (правильно расставленные по приоритетам и интегрированные в ваше расписание) – отличный способ не забыть что-то важное. Это также отличный способ не тратить весь день на размышления обо всем, что вам нужно сделать. Запоминание задач требует энергии, а размышления обо всем, что вы должны сделать всю неделю, могут быть утомительными и подавляющими. Разделите все необходимые задачи на список на каждый день, и вам не придется беспокоиться обо всем сразу. Просто выполняйте свои задачи один день за раз.

• Проактивный
• Пакетирование
• Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел
• Многозадачность
• Прочность
• Организация
• Управление электронной почтой

Управление рабочей нагрузкой

Темп вашей работы, хотя это может показаться странным называть навыком, – важная концепция тайм-менеджмента. Хотя многочасовая работа или пропуск перерывов иногда могут повысить производительность в краткосрочной перспективе, ваше истощение позже приведет к тому, что ваша общая производительность действительно снизится. За исключением редких чрезвычайных ситуаций, важно сопротивляться искушению переработать. Включите в свое расписание необходимые перерывы и разумное время выхода.

Знание и соблюдение оптимальной рабочей нагрузки для себя обеспечивает постоянство вашей работы и предотвращает выгорание. Работодатели хотят иметь возможность рассчитывать на вас в долгосрочной перспективе.

• Управление процессами
• Настойчивость
• Устранение потерь
• Перерывы

Представительство

В зависимости от того, какой тип работы вы выполняете, вы можете делегировать некоторые задачи. Знание того, что и когда делегировать, является важным навыком. Некоторые люди сопротивляются делегированию либо потому, что хотят сохранить контроль, либо потому, что хотят сэкономить деньги, не нанимая помощников. Оба подхода в конечном итоге снижают производительность и повышают затраты.

Помните, однако, что если вы усердно практикуете тайм-менеджмент и все равно не можете все успеть, возможно, вы пытаетесь сделать слишком много. Лучше преуспеть в нескольких задачах, чем попытаться и потерпеть неудачу во многих.

• Обращение за помощью к экспертам
• Модерирование собраний
• Презентация
• Работа в команде
• Лидерство
• Сотрудничество
• Мотивация

Дополнительные навыки тайм-менеджмента

Вот больше тайм-менеджмента для резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований. Требуемые навыки будут различаться в зависимости от должности, на которую вы подаете заявку, поэтому также ознакомьтесь с нашим списком навыков, перечисленных по должностям и типу навыков.

• Аудит
• Уход за собой
• Открытость
• Программное обеспечение для повышения производительности
• Связь
• Адаптивность
• Устойчивость к высоким нагрузкам
• Надежность
• Внимание к деталям
• Дедуктивное рассуждение
• Индуктивное рассуждение
• Критическое мышление
• Оценка
• Постоянное улучшение
• Управление рисками
• Поиск и устранение неисправностей
• Обеспечение качества
• Управление проектами
• Управление конфликтами
• Проницательность
• Соответствие
• Шарнирный
• Мозговой штурм
• Эффективность
• Усердие
• Чувствительность к проблемам

Примеры тайм-менеджмента на рабочем месте

В этом списке приведены примеры эффективного управления временем на работе.

А — Е

• Адаптация планов к изменяющимся обстоятельствам.
• Выделение времени для конкретных задач.
• Анализ процессов и выбор наиболее простого способа выполнения задачи.
• Обращение за помощью, когда вас переполняют требования.
• Уверенность в отказе от неуместных требований, отвлекающих от основных обязанностей.
• Приступая к более сложным задачам, когда у вас самая высокая энергия и самая острая концентрация.
• Проверка того, как расходуется время.
• Избегайте чрезмерных светских разговоров с коллегами.
• Избегание прокрастинации; действовать вместо того, чтобы беспокоиться.
• Разбивая общие цели на более мелкие части и сосредотачиваясь на одном шаге за раз.
• Разбиение проектов на управляемые части.
• Создание ежедневных, еженедельных и ежемесячных списков дел.
• Создание расписаний.
• Делегирование более рутинных задач персоналу более низкого уровня.
• Правильное питание для поддержания энергии.
• Устранение пожирателей времени.
• Физические упражнения и участие в других мероприятиях по снижению стресса в свободное время, чтобы максимизировать энергию на работе.

Ф-Я

• Проведение эффективных встреч; соблюдение временных рамок для встреч.
• Группировка похожих задач вместе для ограничения времени перехода.
• Поддержание организованной рабочей зоны.
• Многозадачность; плавно переключаться с одной задачи на другую.
• Открытость к более эффективным способам ведения дел.
• Систематизация цифровых файлов для облегчения поиска.
• Планирование дня накануне вечером или утром.
• Приоритизация запросов и требований.
• Приоритизация списка проектов и сосредоточение внимания на более важных задачах с более короткими сроками.
• Пунктуальность.
• Отложите сотовые телефоны, чтобы не отвлекаться на личные сообщения, если это не требуется для работы.
• Анализ производительности и устранение отклонений от приоритетов.
• Установка ежедневных, еженедельных и ежемесячных целей.
• Устанавливаем реалистичные стандарты качества и избегаем перфекционизма.
• Установка определенного времени для ответа на электронную почту.
• Делать короткие перерывы для восстановления энергии.
• Прикасаться к каждому листу бумаги или читать каждое электронное письмо только один раз, когда это возможно.

Как выделить свои навыки

Добавьте соответствующие навыки в свое резюме: Помощникам руководителей и менеджерам важно включить в свое резюме перечисленные выше навыки тайм-менеджмента.

Укажите навыки в сопроводительном письме: Внимательно прочитав описание работы, отметьте в своем письме похожие проекты, где управление временем было ключевым.

Используйте специальные слова на собеседовании: Просмотрите эти вопросы для собеседования по вопросам тайм-менеджмента до собеседования, чтобы вы были готовы ответить конкретными примерами того, как вы эффективно справляетесь со своей рабочей нагрузкой.

Источники статей

1. O*NET OnLine. «Навыки — тайм-менеджмент». По состоянию на 16 декабря 2021 г.

Что такое навыки тайм-менеджмента? — С определениями и примерами

Вы когда-нибудь завидовали людям, которые могут легко управлять своим расписанием? Что ж, неудивительно, что управление временем является ключом к продуктивной и достойной жизни как в личной, так и в профессиональной сфере. Однако большинству из нас трудно управлять временем. Изучение полезных и эффективных стратегий тайм-менеджмента имеет свои преимущества.

В этой статье мы обсудим самые полезные советы по тайм-менеджменту, чтобы преуспеть в жизни.

Вот о чем пойдет речь в этой статье:

1. Насколько важны навыки управления временем
2. Что такое навыки управления временем?
3. Как улучшить свои навыки управления временем?
4. Как навыки тайм-менеджмента помогают на собеседованиях при приеме на работу

Насколько важны навыки тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — чрезвычайно важная практика для улучшения качества вашей жизни. Это помогает вам регулировать свой рабочий день, чтобы вы могли найти баланс между личной и рабочей жизнью. Навыки эффективного тайм-менеджмента играют решающую роль в повышении вашей продуктивности. Проще говоря, планирование тайм-менеджмента может помочь вам выполнять работу быстрее.

Вот несколько заслуживающих внимания причин, по которым стоит управлять своим временем.

Достигайте большего с минимальными усилиями

Контроль времени существенно помогает вам повысить уровень концентрации. Таким образом, повышенный уровень концентрации помогает быстро выполнять повседневные задачи.

Повышение вашей способности принимать решения 

Тайм-менеджмент — отличный способ улучшить вашу способность принимать обоснованные и взвешенные решения как в личном, так и в профессиональном плане. Когда у вас будет достаточно времени, у вас будет свободное пространство для принятия важных жизненных решений.

Улучшите свою самодисциплину 

Изучение основных  навыков тайм-менеджмента  поможет вам избежать прокрастинации в долгосрочной перспективе. Чем лучше вы будете управлять временем, тем более самодисциплинированным вы станете.

Используйте свободное время, чтобы расслабиться

Одна из самых распространенных причин улучшить свои навыки тайм-менеджмента – дать себе свободное время, которого вы заслуживаете. Часто ваша рабочая среда может усилить ваш экстремальный уровень стресса. Тайм-менеджмент может дать вам возможность немного расслабиться и расслабиться на несколько часов.

Что такое навыки тайм-менеджмента?

Навыки тайм-менеджмента   включают в себя широкий набор навыков, которые играют важную роль в организации вашего графика.

Давайте познакомимся с некоторыми из наиболее важных навыков тайм-менеджмента .

Организация 

Тайм-менеджмент — это все, что нужно для того, чтобы оставаться организованным. Организация повседневных задач может помочь вам выполнять их быстрее. Кроме того, это также может помочь вам отслеживать то, что вам нужно сделать. Организация вашего расписания — это ведение журнала, отслеживание календаря и составление документов. Обратите внимание: чем чище ваша рабочая атмосфера, тем лучше вы можете управлять временем.

Приоритизация 

Определение и разделение ваших задач на наиболее и наименее приоритетные также является отличным подходом к тайм-менеджменту. Анализ того, какие из ваших обязанностей имеют первостепенное значение, означает, что вы контролируете свои обязанности. Это в конечном итоге приведет к тому, что вы закончите свою работу быстрее и с минимальным стрессом.

Постановка целей 

Понимание ваших основных целей и задач – это ключ к легкому управлению своим временем. Постановка целей позволяет вам иметь более четкое пространство для выполнения ваших задач и сосредоточиться на том, что необходимо. Будь то долгосрочные или краткосрочные цели, начинайте медленно. Делайте детские шаги.

Общение 

Развитие навыков общения позволит вам стать профессионалом в тайм-менеджменте. Общение с коллегами может помочь вам спланировать свои основные цели. Кроме того, чем больше вы общаетесь со своими коллегами и товарищами по работе, тем лучше вы сможете организовывать и отслеживать ход выполнения своих задач. Тренировочные занятия по подготовке к техническим собеседованиям помогут вам улучшить свои навыки общения во время собеседований.

Планирование 

Неудивительно, что планирование играет очень важную роль в эффективном управлении временем. Планирование дня может дать вам преимущество в работе и личной жизни. Это может помочь вам выполнять задачи гораздо более эффективно и в кратчайшие сроки. Кроме того, таким образом, вы сможете придерживаться сроков.

Делегирование 

Успешный тайм-менеджер знает, какая часть его работы требует повышенного внимания. Делегирование жизненно важно для успешного достижения ваших профессиональных и личных конечных целей. Главный карьерный совет каждого профессионала – развить навык делегирования полномочий, чтобы иметь шанс полностью раскрыть свой потенциал, а также преуспеть в своей профессии.

Управление стрессом

Один из многих навыков эффективного тайм-менеджмента   — управление стрессом. Работа обязательно вызовет ваш уровень стресса. Принимая во внимание свое психическое здоровье и делая минимум, чтобы контролировать уровень стресса и помочь вам с легкостью управлять своим временем. Такие мелочи, как достаточные перерывы в течение дня, вознаграждение себя вкусностями, проведение времени с близкими и т. д., могут помочь вам справиться со стрессом.

Как улучшить свои навыки управления временем?

Сам факт улучшения ваших навыков тайм-менеджмента может дать вам возможность жить качественной жизнью. Наряду с повышением эффективности вы также можете улучшить свои умственные и физические способности, чтобы быть более продуктивным.

Ниже приведено множество способов, с помощью которых вы можете развивать навыки эффективного тайм-менеджмента.

Ставьте краткосрочные и долгосрочные цели

Людям необходимо постоянное чувство выполненного долга, чтобы сохранять мотивацию. Планирование управления временем   позволяет ставить практические краткосрочные и долгосрочные цели. Вы можете отметить временные рамки, необходимые для достижения этих целей, и неукоснительно следовать своему графику, чтобы достичь своих целей.

Управление календарем

Точно так же, как вы расхламляете свой гардероб от ненужных вещей, расхламляйте свой календарь событий и действий, которые не добавляют ценности вашей жизни. Таким образом, это, пожалуй, один из самых важных советов по тайм-менеджменту, чтобы обеспечить 100% продуктивность, а также не допустить, чтобы ваш график стал лихорадочным.

Расставляйте приоритеты в своих заданиях

Знание того, как расставлять приоритеты в своей работе, является важной этикой управления временем на рабочем месте   , которой должен владеть каждый. Выполняйте задачи, которые имеют срочные сроки или могут быть легко выполнены. Это уменьшит вашу рабочую нагрузку, а также сохранит вашу мотивацию.

Делегирование задач

Делегирование задач — замечательное качество лидера. Ваши обязанности как лидера безграничны, а рабочая нагрузка постоянно растет. Поэтому вам необходимо использовать весь потенциал ваших сотрудников. Назначьте им несколько ваших задач в соответствии с их сильными и слабыми сторонами. Это одна из основных стратегий управления временем, которую вы можете использовать, чтобы у вас было время расслабиться, а также время для ваших сотрудников.

Создать расписание 

Составление расписания — важный подход к управлению временем на работе   и других аспектах вашей жизни. При правильном и грамотно выстроенном графике вы легко овладеете искусством тайм-менеджмента. Добавление небольших, но уместных перерывов в вашем расписании может дать вам некоторое время, чтобы расслабиться и сохранить вашу находку обновленной в течение дня.

Настройка сроков 

Установка сроков очень удобна, чтобы оставаться эффективным и выполнять задачи вовремя. Используйте таймеры и приложения для повышения производительности, чтобы установить крайний срок для каждой задачи, запланированной на день. Одновременно используйте свои эффективные навыки тайм-менеджмента , чтобы отслеживать, насколько успешно вы соблюдаете сроки, чтобы в следующий раз работать более продуктивно.

Проверка времени

Поддержание тонкой грани между недоработкой и переработкой очень важно для управления своим временем. Не забывайте вовремя проверять, чтобы не переутомляться. Переутомление только утомит вас позже, что, в свою очередь, повлияет на вашу производительность. Не забывайте работать с умом, а не усердно.

Преодолеть прокрастинацию

Ну, кого мы обманываем? Каждый профессионал сталкивался с прокрастинацией. Промедление может легко помешать вашим повседневным задачам. От добавления стресса до отсрочки выполнения задач прокрастинация иногда может взять над вами верх. Разорвать порочный круг прокрастинации — это самый первый шаг к   Управление временем на рабочем месте.  

Справляйтесь со стрессом с умом 

Забота о себе — самый полезный способ справиться со стрессом. Стресс может повлиять на вас по разным причинам. От соблюдения сроков работы до организации своего графика снижение стресса также включает в себя заботу о себе. Есть здоровую пищу, регулярно заниматься спортом, проводить время с близкими и поддерживать здоровый режим сна — вот несколько способов преодолеть стресс.

Избегайте многозадачности, когда в этом нет необходимости

Одновременное переключение между слишком большим количеством задач может повлиять на качество вашей работы. Кроме того, это также может усилить ваше беспокойство. Уделите каждой задаче значительное время, чтобы не перегружать себя работой. Многозадачность чаще всего оказывает на вас негативное влияние. Выполнение нескольких задач за один раз может не только замедлить вас, но и поставить в тупик.

Начните рано

Некоторые эксперты предлагают начинать свое утро с завершения самых сложных дел дня. Идея заключается в том, что, выполняя сложные задачи первым делом с утра, остальная часть дня проходит гораздо более расслабленно. Практикуйте просыпаться рано и не тратить время на просмотр телефона. Начать раньше, чтобы закончить раньше.

Делайте своевременные перерывы 

Чувство эмоционального и умственного перегруженности после многочасовой совместной работы неизбежно. Большинству из нас часто не удается сделать перерыв и дать себе отпуск, которого мы действительно заслуживаем. Тщательно разбейте свои задачи на расписание и делайте достаточно перерывов, чтобы не чувствовать себя перегруженным.

Научитесь говорить «нет»

Не говорите «да» тому, что вы не можете заставить себя сделать. Говорить «нет» тому, на что у вас нет умственной или физической энергии, — это нормально. Не делайте в своем праведном уме то, что вы не в состоянии сделать в данное время. Это поможет вам немного расслабиться.

Использование программных инструментов для управления временем 

Благодаря Интернету теперь можно использовать замечательные программные инструменты для управления своим временем. Вы часто можете проанализировать уровень своей продуктивности, определив свою способность достигать своих целей. Использование программных инструментов для отслеживания того, как далеко вы продвинулись, несомненно, поможет вам управлять своим временем.

Иметь список дел 

Список дел обычно содержит все задачи, которые необходимо выполнить в соответствующий день. Создавайте список дел каждый день и вычеркивайте задачи, которые вы выполнили. Списки дел — отличный способ повысить вашу мотивацию и, таким образом, помочь вам достичь своих целей в более короткие сроки.

Сосредоточьтесь на одной задаче за раз 

Многозадачность, как было сказано ранее, может резко снизить вашу эффективность. Убедитесь, что вы выполняете одну задачу за раз, чтобы повысить уровень своей производительности.

Избегайте совершенства 

Принятие своих недостатков — очень важный шаг на пути к совершенству в управлении временем. Постоянное принуждение себя к лучшему только демотивирует вас. Отдавайте себе должное, которого вы заслуживаете, и цените себя за все, что вы делаете.

Советы по эффективному тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент включает в себя правильное планирование дня в целом. Убедившись, что каждая часть вашего дня находится под контролем, вы облегчите себе задачу управления временем.  Давайте познакомимся с некоторыми  советами по тайм-менеджменту .

Избавьтесь от ненужного 

Сосредоточившись на задачах первостепенной важности, вы сможете максимально эффективно использовать свой день. Исключите задачи, которые не так важны, как другие.

Планируйте свою работу 

Организация расписания, использование равных интервалов, установка крайних сроков и т. д. — вот лишь некоторые из способов, с помощью которых вы можете планировать свою работу и повышать свою производительность.

Знайте, когда нужно работать в режиме многозадачности 

Знание того, когда вам следует работать в режиме многозадачности, может уберечь вас от сильного стресса, который может возникнуть после переутомления. Не привыкайте к многозадачности, так как это только снизит качество вашей работы.

Сокращение прерываний

Не отвлекайтесь во время работы. Установите тонкую грань между своей профессиональной и личной жизнью, чтобы вы могли выполнить максимум работы за минимальное количество времени.

Как навыки тайм-менеджмента помогают на собеседованиях 

Навыки тайм-менеджмента   играют ключевую роль в формировании навыков, необходимых для прохождения собеседований при приеме на работу. Они могут помочь вам стать более организованным, повысить уверенность в себе, снизить уровень стресса и даже произвести хорошее впечатление на интервью. Используя вышеупомянутые   стратегии тайм-менеджмента   и навыки помогут укрепить вашу способность управлять временем. Таким образом, будьте уверены, это откроет двери возможностей для вашей карьеры.

Bottom Line

Тайм-менеджмент — это навык, который может принести пользу на работе и в жизни. При правильном тайм-менеджменте можно настроить для себя здоровую жизнь. В дополнение к этому, вы также можете дать себе шанс изучить свою эффективность. Практика вышеупомянутого   эффективные стратегии тайм-менеджмента   регулярно — помогут вам создать прочную основу для работы и личной жизни.

10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе

Время чтения: около 10 минут

Автор: Lucid Content Team

Мы все сталкивались с проблемами тайм-менеджмента на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в сроки, но и пойдете в спортзал и приготовите здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и приходите к своему рабочему столу уже разочарованным миром. Садясь, чтобы, наконец, завершить проект, который вы откладывали в течение нескольких недель, вы понимаете, что у вас есть встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Вы, наконец, уходите с последней встречи и начинаете просматривать электронные письма, когда вас втягивают на встречу с вице-президентом. У него к вам последняя просьба. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.

Хорошей новостью является то, что есть способы вернуть эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в личном управлении временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по тайм-менеджменту для начала работы

1. Выясните, как вы сейчас тратите свое время.

Чтобы оптимизировать личное управление временем, сначала нужно выяснить, куда уходит время. Попробуйте усердно записывать свое время в течение недели, отслеживая свои ежедневные действия. Этот аудит поможет вам: 

• Определите, сколько вы реально можете сделать за день.
• Определить отстой времени.
• Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот аудит времени, станет ясно, сколько времени вы тратите на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас занимают определенные типы задач (что будет очень полезно для выполнения в более позднем совете). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

Совет профессионала: Оцените, насколько реалистично вы оцениваете свое время. В конце аудита сравните, сколько времени у вас ушло на выполнение определенных задач или проектов, и сколько времени вы ожидали. Мы часто переоцениваем то, как быстро можем что-то сделать. Если есть существенная разница, примите это во внимание при планировании своего графика на будущее, чтобы вы могли более точно планировать свое время и избегать узких мест и пропущенных сроков.

2. Составьте распорядок дня и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)

Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начинать свой день без организованного списка дел. Прежде чем уйти с работы на день, составьте список самых неотложных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы доберетесь до офиса.

Записывая все на бумаге, вы не будете просыпаться по ночам, перебирая задачи, которые крутятся в вашем мозгу. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями на рабочий день.

Если вы не можете сделать это накануне, убедитесь, что вы записали свой список первым делом с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению со временем, которое вы теряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как составить график управления временем, который вам подходит.

Узнать больше

3. Расставляйте приоритеты с умом.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с исключения задач, которые вы не должны выполнять в первую очередь. Затем определите три или четыре наиболее важные задачи и выполните их в первую очередь — таким образом вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его на основе важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности поддерживают достижение ваших целей, тогда как срочные требуют немедленного внимания и связаны с достижением чужих целей. Мы склонны позволять срочным делам доминировать, когда на самом деле должны сосредоточиться на действиях, которые поддерживают наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по тайм-менеджменту из книги Стивена Кови 9. 0132 Сначала самое главное . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Рассмотрим каждый из этих квадрантов более подробно:

• Важные и срочные: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их немедленно.
• Важно, но не срочно: Эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
• Срочные, но не важные: Эти задачи срочные, но не важные. Сведите к минимуму, делегируйте или устраните их, потому что они не способствуют вашему результату. Как правило, это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть в результате плохого планирования других.
• Несрочные и неважные: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют, и должны быть устранены в максимально возможной степени.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу тайм-менеджмента и вставьте элементы из списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время тратите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — это то, что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)

Когда вы научитесь расставлять приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда просто не хватает часов.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все задачи одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, совершения телефонных звонков, подачи документов и т.  д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это в лучшем случае отвлекает. Отключите уведомления на телефоне и по электронной почте, чтобы полностью избавиться от соблазна проверить в неурочное время.

5. Избегайте стремления к многозадачности.

Это один из самых простых советов по тайм-менеджменту на работе, но и один из самых сложных для выполнения. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и заблокируйте все отвлекающие факторы. Может показаться заманчивым многозадачность, но вы просто стреляете себе в ногу, когда пытаетесь это сделать. Вы теряете время и снижаете продуктивность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайтесь списком дел длиной в милю. Стресс из-за этого не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Установите ограничения по времени для задач.

Составление расписания должно включать в себя установку временных ограничений для задач, а не просто работу до тех пор, пока они не будут выполнены. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда вам может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите установить устойчивый темп рабочего процесса, техника Помидора поможет вам проверять список дел по 25-минутным частям, делая короткие перерывы между каждым заданием и более длительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете задавать свой собственный темп, функция тайм-боксинга позволяет вам заблокировать разное количество времени. Используйте свой журнал времени (шаг № 1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет то или иное действие. После того, как вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному действию. Вы обнаружите, что ваша продуктивность стремительно растет, а список дел сокращается, когда у вас есть эти параметры.

Пример ограничения времени (щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

7.

Создайте буферы.

908:20 Это может показаться нелогичным, но перерывы необходимы для лучшего управления временем.

Исследования показывают, что регулярные перерывы повышают продуктивность, психическое благополучие, способность принимать решения и память. А пропуск перерывов может привести к более быстрому выгоранию и большему стрессу.

Какое отношение это имеет к тайм-менеджменту?

Более высокие уровни стресса влияют на энергию, усталость, когнитивные способности, производительность и вовлеченность в работу. Так что по иронии судьбы рабочий меньше (делая больше перерывов), может помочь вам сделать больше за меньшее время.

Сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задачу, дайте себе время передохнуть. Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то короткая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не стесняйтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно никуда не годится, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые приносят мало или вообще не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, приносящих большую ценность. Помните о правиле 80/20: 80 % вашего результата зависит от 20 % вашего вклада. Сосредоточьте свои усилия соответствующим образом.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком для изучения, оно может творить чудеса с вашим личным тайм-менеджментом. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованны.

Для эффективного тайм-менеджмента этот совет должен быть в вашем списке дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет все равно, что найти иголку в стоге сена. Мало что так разочаровывает, как трата драгоценного времени на поиски неуместных предметов. Не говоря уже о том, как сильный беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Маленькие вещи имеют большое значение. Создайте систему хранения документов. Отпишитесь от писем, которые вам больше не нужны. Автоматизируйте повторяющиеся задачи или процессы там, где это возможно. Создавайте системы для организации и выполнения задач, чтобы повысить свою эффективность. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получаете преимущества навсегда.

10. Устраните отвлекающие факторы.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — количество отвлекающих факторов на работе может быть безграничным. Ключом к личному управлению временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не прерывали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте свои личные телефонные звонки на обед.

Делайте маленькие шаги. Определите два основных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их преодолении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, питье достаточного количества воды и здоровое питание могут помочь вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Лучшее тайм-менеджмент зависит от навыков, а не от хаков

В конце концов, никакие советы или календарь не волшебным образом избавят вас от проблем с тайм-менеджментом, если у вас нет основы хороших навыков тайм-менеджмента.

The Harvard Business Review выделяет три основных навыка, которые отличают успех в управлении временем от неудачи:

• Осведомленность: реалистично думать о своем времени, понимая, что это ограниченный ресурс.
• Организация: Организация целей, планов, графиков и задач для наиболее эффективного использования вашего времени.
• Адаптация: регулярно отслеживайте, как вы используете свое время при выполнении действий, в том числе приспосабливаясь к перерывам или меняя приоритеты.

Воспользуйтесь приведенными выше советами, чтобы развить эти навыки и выработать эффективные привычки управления временем.

Повысьте уровень своего тайм-менеджмента с Lucidchart.

Узнайте, как

Повысьте уровень своего тайм-менеджмента с помощью Lucidchart.

Узнайте, как это сделать

Сейчас популярно

4 фазы жизненного цикла управления проектамиНабор инструментов для удобного документированияПередача технической информации нетехническому персоналу

Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в день месяц.

Подпишитесь на нашу рассылку

О Lucidchart

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет командам прояснять сложность, согласовывать свои идеи и строить будущее быстрее. С помощью этого интуитивно понятного облачного решения каждый может работать визуально и сотрудничать в режиме реального времени, создавая блок-схемы, макеты, диаграммы UML и многое другое.

Самая популярная онлайн-альтернатива Visio, Lucidchart, используется более чем в 180 странах миллионами пользователей, от менеджеров по продажам, определяющих целевые организации, до ИТ-директоров, визуализирующих свою сетевую инфраструктуру.

Важность тайм-менеджмента на рабочем месте в 2022 году: ProofHub

Время — одна из тех вещей, которой работающие профессионалы не могут нарадоваться.

Независимо от того, новичок вы или ветеран, вам всегда нужен еще час, чтобы отметить задачи из списка дел.

Трудно контролировать каждую минуту своего дня, особенно когда вокруг слишком много отвлекающих факторов. С детства наши родители и учителя советовали нам тратить время и деньги с умом. В этой статье мы вернемся к важности тайм-менеджмента, но с небольшим побочным эффектом. Сегодня мы поговорим о важность управления временем на рабочем месте .

Прежде чем перейти непосредственно к его важности, давайте сначала посмотрим, что такое тайм-менеджмент:

Содержание

• Что такое тайм-менеджмент?
  • Преимущества тайм-менеджмента на рабочем месте
    • Своевременное выполнение работы
    • Повышение качества работы
    • Повышение производительности и эффективности
    • Гораздо меньше проволочек
    • Меньше стресса и беспокойства
    • Улучшение качества жизни
    • Больше возможностей и карьерный рост
    • Больше времени для отдыха и развлечений
  • 5 шагов для лучшего управления временем на работе
    • Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени

    9 Plan 9000ritize

    • Не работайте одновременно
    • Отключите отвлекающие факторы
    • Запланируйте время перерыва
    • Найдите наиболее продуктивные часы
    • Примите свои ограничения
• В заключение…

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это процесс планирования и осуществления сознательного контроля времени, затрачиваемого на определенные виды деятельности, чтобы работать лучше, чем усерднее. Это акт жонглирования различными вещами, которые помогут вам повысить эффективность и добиться лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Улучшение управления временем на работе позволяет повысить производительность и достичь желаемых целей с меньшими усилиями и более эффективными стратегиями. Однако неспособность управлять временем или плохие навыки управления временем на работе могут привести к:

• Missed deadlines and appointments
• Procrastination and lack of focus
• Lack of professionalism
• Inefficient workflow and low work quality
• Unwanted stress
• Poor professional reputation
• Strained workplace relationships
• Financial penalties
• Work and life дисбаланс

P.S. Время — незаменимый ресурс. Это более ценно, чем деньги, особенно в современном быстро меняющемся деловом мире с чрезмерной конкуренцией. Вы можете получить больше денег, но вы не можете получить больше времени. Убедитесь, что вы проводите свое время там, где это наиболее важно для вас.

Работаете усерднее, но в вашем рабочем процессе все еще скопились незавершенные задачи? Расслабляться. Работайте эффективнее с инструментом управления временем ProofHub и делайте больше за меньшее время. Зарегистрируйтесь СЕЙЧАС и сэкономьте!

Преимущества управления временем на рабочем месте

Правильное управление временем дает много преимуществ. В вашей профессиональной жизни тайм-менеджмент может принести вам следующие преимущества:

1. Своевременное выполнение работы

   Выделение задач ограниченного периода времени поможет вам выполнить их вовремя. Это также поможет вам управлять вашей рабочей нагрузкой наиболее эффективным способом. Когда у вас есть задачи, ограниченные по времени, ваш мозг перестраивается, чтобы следовать структуре и выполнять эти действия в желаемые сроки. Таким образом, вы можете легко сдать работу вовремя, если хорошо распорядитесь своим временем.

2. Повышение качества работы

   Как преданный сотрудник вы должны выполнять работу определенного качества и стандартов. При правильном использовании времени и расстановке приоритетов деятельности можно легко обеспечить лучшее качество работы. Расстановка приоритетов помогает вам сосредоточиться на важных задачах, сохраняя для них наивысший приоритет, что позволяет вам работать над ними с полным вниманием и сосредоточенностью. Следовательно, повышается качество работы.

3. Повышение производительности и эффективности

   Ни для кого не секрет, что эффективные навыки тайм-менеджмента делают вас более продуктивным и эффективным в работе. Эти навыки помогают выполнять задачи как можно раньше без ущерба для качества работы. Ваша общая продуктивность часто падает, когда вы работаете над неважными задачами, но эффективные навыки тайм-менеджмента позволяют вовремя отмечать важные и срочные задачи.

Управляйте временем с умом и станьте одним из самых продуктивных профессионалов в своей команде. Отслеживайте, куда уходит все ваше время, с помощью точного и надежного программного обеспечения ProofHub для отслеживания времени. Подпишитесь СЕЙЧАС, чтобы воспользоваться огромными скидками !

1. Гораздо меньше проволочек

   «Я сделаю это позже » — это оправдание, которое мы все когда-то делали. Смысл тайм-менеджмента не только в том, чтобы делать больше за меньшее время, но и в том, чтобы уменьшить желание откладывать и откладывать важные задачи. Применение хороших приемов тайм-менеджмента позволит вам как основателю, руководителю или сотруднику работать не усерднее, а умнее. Это мгновенно устраняет прокрастинацию, гарантируя, что вы знакомы с задачами, добавленными в ваш список дел, и когда их нужно закончить.

2. Меньше стресса и беспокойства

   Бывают времена, когда сотрудники чувствуют себя подавленными из-за того, что на их тарелках слишком много работы. Это может не только снизить вашу продуктивность, но и отразиться на общем состоянии здоровья. Чрезмерный стресс и гипертония могут привести к сердечным заболеваниям, депрессии, ожирению и многому другому. Зная, что делать, мы можем уменьшить ненужный стресс и напряжение в вашей жизни.

3. Улучшение качества жизни

   Навыки эффективного тайм-менеджмента не только принесут пользу в вашей профессиональной жизни, но и улучшат вашу жизнь за пределами офиса. Если вы держите все под контролем на профессиональном фронте, у вас появляется больше времени, чтобы сосредоточиться на своей личной жизни и отношениях. Знание того факта, что задачи и действия выполняются, принесет чувство спокойствия в вашу личную жизнь. Когда вы чувствуете себя спокойнее и меньше испытываете стресс, качество вашей жизни автоматически улучшается.

4. Больше возможностей и карьерный рост

   Пунктуальность в работе не только повысит вашу эффективность, но и поможет вам заработать хорошую репутацию на работе. Когда менеджеры и старшие знают, что вы всегда выполняете свои задачи вовремя, это может привести к большему количеству возможностей для продвижения по службе.

5. Больше времени для отдыха и развлечений
   

   Когда в последний раз у вас было время для себя, занимаясь тем, что вам действительно нравится? Не могу вспомнить, да? К счастью, при правильном управлении временем у вас появляется больше свободного времени в течение дня, чтобы заниматься досугом и развлечениями, которые делают вас счастливыми. В конечном итоге это поможет вам создать идеальный баланс, работая с умом весь день и получая взамен вознаграждение по вашему выбору.

Лучшее планирование и расстановка приоритетов с помощью программного обеспечения для управления работой. Попробуйте ProofHub .

5 шагов к лучшему управлению временем на работе

Управление временем — это не ракетостроение. Откровенно говоря, любой может научиться этому искусству, немного потренировавшись и поучившись. Итак, вот несколько шагов, которые расскажут вам, как стать экспертом по тайм-менеджменту:

Используйте программу учета рабочего времени

Это лучшее, что вы можете сделать, чтобы значительно улучшить свои навыки тайм-менеджмента, не усложняя ситуацию. Умное управление временем — это необходимость часа для менеджеров проектов и команд, выполняющих несколько задач одновременно.

Не используя хороший инструмент учета рабочего времени, вы ставите себя и свою команду в невыгодное положение. Когда вы не знаете, куда именно уходит время вашей команды и какие задачи занимают сколько времени, как вы должны обнаружить пустая трата времени на рабочем месте?

Как программное обеспечение ProofHub для учета времени помогает вам освоить навыки тайм-менеджмента

и ваша команда, чтобы не отставать от графика.

Ниже приведен список функций, предлагаемых программным обеспечением ProofHub для интеллектуального управления временем, которые позволяют проектным группам улучшить свои навыки управления временем и выполнять работу в установленные сроки без ущерба для качества.

• Добавление табелей учета рабочего времени: добавьте несколько табелей учета рабочего времени для записи данных о рабочем времени и используйте их для точного выставления счетов клиентам, расчета заработной платы, оценки, управленческого учета и экономии денег для вашей компании, отслеживая эффективность членов вашей команды.  
• Установка оценки времени: Дайте вашей команде четкое целевое время, установив оценки времени для различных задач. Определите, сколько времени потребуется для выполнения работы. Знайте, если затраченное время превышает расчетное время или завершено в установленные сроки.

• Взгляд с высоты птичьего полета на все данные о времени: Использование программного обеспечения для отслеживания времени предоставляет вам представление с высоты птичьего полета всех данных о времени отдельных лиц во всех проектах без необходимости переходить между проектами.

• Отслеживайте время вручную или с помощью таймеров: Отслеживайте, сколько времени вы тратите на каждую задачу, отслеживая время вручную или используя таймеры. Запускайте и останавливайте таймеры каждый раз, когда переключаетесь между задачами или делаете перерыв.

• Отчеты о времени: Создание пользовательских отчетов о времени людей и проектов. Просматривайте оплачиваемые, оплачиваемые и неоплачиваемые часы в табелях учета рабочего времени.

• Улучшенная конфиденциальность: Вы можете ограничить доступ к своим расписаниям для избранных людей, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.

• Экспорт и архивирование расписаний: Вы можете экспортировать расписания и архивировать их для дальнейшего использования.

«И это еще не все! Откройте для себя и изучите эффективное и простое в использовании программное обеспечение ProofHub для учета рабочего времени по телефону , зарегистрировавшись СЕЙЧАС по номеру , и отточите свои навыки тайм-менеджмента сверх своих ожиданий!»

1. 1. План
      

      Планирование играет важную роль в тайм-менеджменте, так как оба процесса идут рука об руку друг с другом. Вы можете максимально эффективно использовать свое время только тогда, когда оно тщательно спланировано. Когда мы говорим о планировании, вам не обязательно следовать строгому распорядку, вместо этого это означает принятие более разумных решений, зная подходящее время для выполнения задачи или действия. Идея тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать умнее, чем усерднее, и находить время для других дел. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы планировать свои задачи и разумно экономить время. Автор бестселлеров Брайан Трейси однажды сказал: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении; это дает вам 1000-процентную рентабельность энергии».
      

   2.  

      Расставить приоритеты
      

      Источник: https://media.giphy.com/

      Приоритизация ежедневных задач — ключ к успешному тайм-менеджменту. Тем не менее, многие сотрудники начинают свой день с неважных задач или чего-то, что можно легко сделать позже. Расстановка приоритетов помогает вам понять, что не все, что вы делаете, важно. Важно сосредоточиться на своих приоритетах, чтобы добиться успеха в работе. Определите самые важные и срочные задачи. Эта классификация поможет вам сосредоточиться на том, что действительно необходимо сделать. Вы можете использовать различные инструменты управления проектами, которые помогут вам расставить приоритеты с самого начала проекта.

   3. Не работайте одновременно
      

      Работа в режиме многозадачности — одна из самых больших затрат времени. Вместо того, чтобы выполнить слишком много дел, вы в конечном итоге ничего не добьетесь из них. Лучший способ использовать свое время — браться за одно дело за раз и выполнять его, прежде чем переходить к следующему. Составьте список задач, которые необходимо выполнить с точки зрения их приоритета. Вы не только сможете лучше сосредоточиться, но и будете меньше отвлекаться. Отсутствие отвлекающих факторов означает меньшую вероятность ошибок.

   4. Отключите отвлекающие факторы
      

      Источник: https://media1.giphy.com/

      В повседневной жизни отвлекающие факторы отнимают у нас много драгоценных часов в день. Мобильные телефоны, болтливые коллеги, социальные сети — вот некоторые из распространенных отвлекающих факторов на работе, которые отнимают у нас почти три часа в день. Чтобы эти отвлекающие факторы не съедали ваше время, лучше полностью исключить их из своего графика. Найдите минутку, чтобы узнать о том, что вас отвлекает. Если социальные сети и мобильные телефоны мешают вашей продуктивности, установите фиксированное время в день, когда вы можете проверять свои социальные сети.

      Also read: How to Avoid Distractions at Workplace

   5. Schedule your break time
      

      Source: https://media1.giphy.com/

      Taking regular breaks while working это эффективный способ оставаться продуктивным в течение всего дня. Но его эффективность подвержена управленческому риску, особенно когда вы начинаете делать слишком много перерывов. Очевидно, что вы не можете справиться с большим проектом или задачей за один раз, вам нужен перерыв. Что еще лучше, так это хорошо спланированный перерыв. Совершите прогулку, сделайте небольшую растяжку или подключите наушники и послушайте любимую музыку, делайте все, что поможет вам расслабиться и вернуться к работе позже, но не более 10 минут.

   6. Найдите свои часы с максимальной продуктивностью
      

      Источник: https://media.giphy.com/

      Следующий трюк тайм-менеджмента — сопоставить вашу самую приоритетную работу с вашими самыми продуктивными часами. Основная идея здесь состоит в том, чтобы часто проверять себя, чтобы отслеживать, когда, где и как вы наиболее продуктивны. Исследования ясно показывают, что наш день управляется циклами, которые влияют на то, насколько мы бдительны и мотивированы. Например, вы можете быть на пике своих возможностей мозга, с максимальной концентрацией и вниманием перед обеденным перерывом и значительно замедляться вечером. Итак, если у вас есть проект, который включает в себя критические решения и сложные мысли, лучше всего управлять им в «золотые часы».

   7. Примите свои ограничения
      

      Даже приложив 110% усилий, будут случаи, когда вы просто не сможете сделать что-то в указанные сроки. Это тот момент, когда вы признаете, что существуют пределы того, насколько продуктивно и эффективно вы можете управлять своим временем. Например, если у вас в два раза больше обычной рабочей нагрузки в день, аутсорсинг и делегирование — ваши лучшие шансы. Не думайте, что вы можете сделать все, что хотите, в любой заданный период времени. Помните, что это только затруднит эффективное управление вашим временем.

Не позволяйте плохому управлению временем испортить вашу работу и нарушить баланс между работой и личной жизнью. Зарегистрируйтесь на ProofHub СЕГОДНЯ и получите больше времени на то, что вам нравится!

В заключение…

Навыки эффективного тайм-менеджмента могут оказать положительное влияние на вашу работу и жизнь в целом.