Содержание
Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Хабр
Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам. Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.
Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.
Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться.
Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.
«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн
Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.
к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день…
Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.
Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.
д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас. У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием. И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.
Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться. Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи. Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?
Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:
- Карьера
- Саморазвитие
- Общество
- Семья
На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:
— Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков.
Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.
— Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.
— Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
— Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.
В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!
«Мы – это то, что мы делаем постоянно.
Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель
Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.
Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”.
Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.
Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.
В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже.
Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.
Эффективность\продуктивность по дням недели:
Продуктивность:
Эффективность (плановая):
Эффективность (актуальная):
В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе. Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо.
Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть. Что же отнимало моё время?
Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное. На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности. Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку.
В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”. Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории. С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время. Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее. Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций).
Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.
«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.
Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного. Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.
«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.
Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве. Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день. Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв.
Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».
Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе. Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя. Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой.
Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню. Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.
Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.
Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой. Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk.
Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете. Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.
Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.
Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким. Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы. Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете. Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем.
И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:
Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.
Делаем время осязаемым. Тайм-менеджмент [Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью]
Делаем время осязаемым. Тайм-менеджмент [Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью]
ВикиЧтение
Тайм-менеджмент [Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью]
Моргенстерн Джулия
Содержание
Делаем время осязаемым
Большинство людей воспринимают время как нечто неосязаемое. На пути от хаоса к порядку проще всего организовать и упорядочить окружающее вас пространство, а не время, потому что пространство – это то, что вы можете видеть. Время, в свою очередь, совершенно невидимо и неосязаемо. Вы не можете увидеть его, пощупать, или подержать в руках.
Его нельзя накопить, свалить в кучу или физически передвинуть с места на место.
Время – это нечто, что вы чувствуете, ощущаете, и по ощущениям оно… совершенно бесформенное. Некоторые дни со свистом улетают куда-то в прошлое, другие – медленно, словно с большим трудом, проползают мимо, полные тоски и печали. Даже наши задачи и дела, кажется, трудно измерить – они выглядят огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности.
До тех пор пока время остается для вас неуловимым, эфемерным, ускользающим для восприятия и трудным для осмысления, вы будете испытывать трудности, управляя своей жизнью. Вам нужно изменить свое восприятие времени и сделать время более осязаемым. Вам необходимо научиться воспринимать его в более наглядных, измеряемых образах.
На моем пути к самоорганизации я совершила свой самый большой прорыв, когда поняла, что планирование и организация времени на самом деле ничем не отличается от планирования и организации пространства.
Давайте сравним беспорядок в шкафу с беспорядком в графике работы.
Другими словами, точно так же, как шкаф является ограниченным пространством, в котором вы должны разместить определенное количество предметов, график или расписание – это ограниченное пространство, в котором вы должны разместить определенное количество задач. Ваша жизнь вовсе не бесконечна. Когда вы думаете о времени подобным образом, оно уже не кажется таким неощутимым и эфемерным. На самом деле, каждый день – просто сосуд, контейнер, блок памяти, обладающий определенной вместимостью, которую вы можете использовать.
Как только вы осознаете, что у времени есть свои границы, вы начинаете смотреть на свои дела и хлопоты совсем по-другому. Ваши дела и задачи становятся предметами, которые вы должны разместить в пространстве своего времени. Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, и расстановка задач в расписании дня становится для вас математическим уравнением. Как только вы оценили, что вам необходимо сделать, вы начинаете вычислять объем, емкость каждой задачи и затем определяете, сможете ли вы разместить их в пространстве вашего времени.
Когда вы начинаете смотреть на время как на нечто, обладающее, как и пространство, определенными границами, вы начинаете более трезво и реалистично смотреть на то, чего вы хотите достичь и совершить в своей жизни. Это побуждает вас овладеть различными приемами и средствами управления временем, которые могут помочь вам сделать как можно больше в отведенное вам время.
Если беспорядок в шкафу и беспорядок в графике жизни по существу одинаковы, значит, и наведение порядка в каждом из них – тоже очень похожие процедуры. В моей первой книге говорилось: что бы вы ни приводили в порядок – шкаф, кухню, офис или график рабочего дня – разработка долгосрочной системы организации и планирования всегда состоит из трех шагов: АНАЛИЗ – ПЛАНИРОВАНИЕ—ДЕЙСТВИЕ.
Эта книга – всестороннее исследование того, как эти три шага процесса самоорганизации применяются в соответствии с особенностями управления временем. Здесь я везде буду основываться на более осязаемом представлении о времени и покажу вам, как спланировать и построить расписание дня подобно красиво обставленной комнате, которая отражала бы ваши стремления и идеалы, – все, что является для вас важным.
Это поможет нам выяснить, в каком пространстве протекает ваше время и найти в вашей жизни время для важных дел и задач, поскольку каждое дело и каждая задача найдут свое место.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
3.24 Время брать власть и время ее отдавать
3.24 Время брать власть и время ее отдавать
Ведущий должен четко разделить время, когда он управляет аудиторией и когда аудиторией управляет кто-то другой (представитель заказчика, помощник ведущего) или не управляет никто. Прием и передача управления должны быть
Делаем выводы
Делаем выводы
Если вам удастся включить в рабочий график все задания, требующие выполнения, появится больше шансов уложиться в срок.
Вы успеете сделать все необходимое и, кроме того, найдете время для давно запланированных дел, на которые его никогда не
Делаем выводы
Делаем выводы
Многие вещи могут помешать эффективному управлению временем. Поэтому очень важно убедиться, что причиной тому стал не недостаток личной организованности.Следите за порядком, постоянно поддерживайте его. Это облегчит быстрый поиск предметов и не допустит
Делаем выводы
Делаем выводы
Оценивая поведение, трудно избежать субъективного толкования. Перед тем как сделать вывод о причине того или иного поступка, необходимо сосредоточиться именно на том, что происходит. Вы сможете понять происходящее, как только научитесь объективно
Делаем выводы
Делаем выводы
Каждый из нас действует и ведет себя в различных ситуациях определенным образом.
Осознание того факта, что врожденные факторы так же влияют на поведение, как и приобретенные, позволяет понять, почему люди действуют по-разному.Следовательно, характер,
Делаем выводы
Делаем выводы
Неадекватное поведение может быть вызвано разными причинами. Люди по-разному реагируют на обстоятельства, поэтому нелегко установить причину их дискомфорта. Знание некоторых причин неадекватного поведения помогает лучше понять другого
Делаем выводы
Делаем выводы
Люди могут использовать неадекватные модели поведения, которое помогает им укрепить и подчеркнуть свою жизненную позицию. Делают они это по привычке, не понимая, что это не только не поможет справиться с ситуацией, но даже усугубит ее.Защитное поведение –
Делаем выводы
Делаем выводы
Помогая людям выяснить, что могло спровоцировать их неадекватное поведение, необходимо быть чутким и действовать осторожно, особенно если вы не хотите, чтобы вас обвинили в манипуляциях и вмешательстве в личную жизнь.
Если поведение человека
Делаем выводы
Делаем выводы
Необходимо уяснить для себя, что такое поведение, прежде чем анализировать поведение свое и других людей. Осознав, насколько ваш характер и другие факторы могут повлиять на ваше поведение, вы сможете контролировать себя.Однако это понимание не всегда
Делаем выводы
Делаем выводы
Проблемы кажутся преувеличенными, слишком большими, слишком трудными, и вы не знаете с какой стороны к ним подойти. Ошибка, которую люди обычно совершают, состоит в том, что они думают, будто нужно решить проблему как можно быстрее. Они боятся поступить
Делаем выводы
Делаем выводы
Понимание происходящего и определение возможных причин позволяет уточнить, что на самом деле является проблемой.
Потратив немного времени на оценку ситуации, вы сможете принять правильное решение и понять, насколько безотлагательным является решение
Делаем выводы
Делаем выводы
Даже если кажется, что ответ очевиден с самого начала, стоит потратить немного времени на изучение всех возможных вариантов, так как очевидный выбор может оказаться не самым лучшим в сложившейся ситуации.Если вы рассмотрите максимальное количество
Делаем выводы
Делаем выводы
Для того чтобы определенное решение стало решением проблемы, необходимо действовать. Вам следует планировать, как вы будете воплощать в жизнь вашу идею. Каждый, кто вовлечен в процесс решения проблемы, должен быть полностью информирован о происходящем, а
Делаем выводы
Делаем выводы
Огромное количество проблем кажутся ужасными, но на самом деле лишь немногие оказываются действительно сложными.
Проблемы кажутся запутанными и пугают просто потому, что люди боятся необходимости их решать.Поддержание вашего настроя в соответствии с
Именно это мы и делаем
Именно это мы и делаем
Большинство специальностей сферы услуг предполагают действия работника на свое усмотрение. Эти действия ограничены, с одной стороны, максимумом энергии, которую человек может приложить, чтобы предоставить услугу, с другой – минимумом усилий,
Управление пространством-временем: что это, черт возьми, такое? | Майкл Дж. Мотта
Управление пространством-временем: что это, черт возьми? | Майкл Дж. Мотта | Medium
Леонард Бернстайн сказал: «Для достижения великих целей необходимы две вещи;
план , и не совсем хватает времени . »
5 минут чтения
·
19 марта 2018 г.
Не занимайтесь «производительностью кухонного стола». Когда вам нужно что-то сделать, подумайте о том, что вас окружает. Иди в тихое место. Отправляйтесь туда, где вас меньше всего будут отвлекать. План и время недостаточно .
Но это только 2/3 уравнения. Вам нужен план, время… и пробел .
Автор: Майкл Дж. Мотта
2,1 тыс. подписчиков
Асст. Профессор политики. Пишет здесь о продуктивности, обучении, ведении дневника, жизни. Автор книг «Долгосрочный человек», «Краткосрочный мир».
Еще от Майкла Дж. Мотты
Майкл Дж. Мотта
в
Mission.org
Как я использую ведение дневника для согласования своих долгосрочных целей и краткосрочных действий
Приложения, хаки и цели приходят и уходят. Единственной константой были эти дешевые журналы.
Чтение через 10 мин. · 4 июня 2017 г.
Майкл Дж. Мотта
Альтернатива созданию целей SMART
Я уже давно обратил внимание на то, что успешные люди редко сидят сложа руки.
и пусть все происходит их. Они вышли и…
Чтение через 4 мин. · 21 января 2017 г.
Майкл Дж. Мотта
1+1 не всегда равно 2: как добиться синергизма в течение дня
влияние целей друг на друга. Некоторые цели не взаимодействуют, другие…
3 мин. Чтение · 11 мая 2017 г.
Майкл Дж. Мотта
в
Mission.org
Как узнать что -либо, создав набросок знаний: метод. для активных и стратегических…
Каждый семестр заканчивался одинаково: блокнот с иногда четкими чернильными царапинами, папка с тремя кольцами и порванными страницами, другие страницы…
6 минут чтения·28 сентября 2017 г. Motta
Рекомендовано Medium
Nick Wignall
3 привычки, которые сделают вас психически сильными
#2: избегайте ненужных мысленных путешествий во времени
·9 минут чтения ·Apr 2
Скотт Х. Янг
в
Better Humans
10 ментальных моделей для обучения чему угодно
Вот десять важных вещей, которым вас никогда не учили в школе
·10 минут чтения·21 сентября, 2022
Списки
Производительность 101
20 историй·257 сохранений
Наш любимый совет по продуктивности
9 историй·32 сохранения
Руководство по выбору, планированию и достижению личных целей
13 историй·219 сохранений
Продуктивность
227 историй·12 сохранений
Неподобающее
10 секунд, покончивших с моим 20-летним браком
Август в Северной Вирджинии, жаркий и влажный .
Я до сих пор не принял душ после утренней пробежки. На мне моя домохозяйка…
·Чтение на 4 мин.·16 февраля 2022 г.
Алейд тер Вил
в
Лучший совет
10 вещей, которые можно сделать вечером вместо этого О просмотре Нетфликс
Привычки без устройств для повышения продуктивности и счастья.
·5 мин чтения·15 февраля 2022 г.
The PyCoach
в
Искусственный угол
Вы используете ChatGPT неправильно! Вот как опередить 99% пользователей ChatGPT
Освойте ChatGPT, изучив технику быстрого доступа.
·7 минут чтения·17 марта
Райан Холидей
Если вы прочитаете всего несколько книг в 2023 году, прочтите эти
Было бы замечательно, если бы новый год волшебным образом ознаменовал собой новое начало. Но 2022 год, как и все годы, напомнил нам, что одно и то же остается…
· Чтение через 9 минут·12 января
Посмотреть другие рекомендации
Статус
Писатели
Карьера
Конфиденциальность 9001 1
Преобразование текста в речь
Полное руководство по управлению пространством
Управление пространством в офисе не является новой практикой.
Но в последнее время этому уделяется гораздо больше внимания. Почему?
Рабочие места меняются, чтобы соответствовать потребностям сотрудников. Многие компании перешли на более гибкие модели работы с начала пандемии, требуя, чтобы сотрудники находились на месте менее пяти дней в неделю. Независимо от того, используете ли вы гибридное рабочее место или нет, управление пространством является ключом к созданию отличного рабочего места и обеспечению эффективного использования вашего пространства.
Управлять своим пространством не должно быть сложно. Но чтобы добиться успеха, вам нужны правильные процессы и инструменты. Мы рассмотрим все это ниже. Но сначала давайте определимся с управлением пространством.
Что такое управление пространством?
Управление пространством включает аудит, отслеживание и управление физическим пространством вашей компании. Подумайте о планировке этажа, дизайне конференц-зала и расстановке столов.
Хотя на первый взгляд это может показаться простым, на практике все может оказаться сложнее.
Например, вы можете контролировать множество пространств для вашей компании, таких как разные этажи, здания, парковки или местоположения. Эти помещения могут служить разным целям и иметь уникальные требования.
Когда дело доходит до управления всеми вашими пространствами, нужно учитывать множество соображений, и это может показаться ошеломляющим. Но вы не должны идти в одиночку!
Понимая преимущества управления пространством, применяя эффективные инструменты управления пространством и следуя нашему пошаговому руководству, вы можете построить пространство, которое улучшит вашу организацию и понравится сотрудникам.
Преимущества рационального использования пространства
Никто не любит работать в переполненном, плохо организованном или необдуманно спроектированном пространстве. Ваши сотрудники возлагают большие надежды на офис. Им нужно пространство для совместной работы, продуктивное и гостеприимное.
Управление вашим офисным пространством является ключом к тому, чтобы побудить сотрудников вернуться на рабочее место и почувствовать себя счастливыми, когда они там.
Давайте рассмотрим несколько других преимуществ эффективного управления пространством.
1. Значительное снижение затрат
Аренда и офисная мебель могут стать крупными расходами для бизнеса, если помещение плохо спланировано. Управление пространством может помочь вам спроектировать пространство нужного размера и иметь необходимое количество мебели для ваших сотрудников. Благодаря меньшему количеству неиспользуемого пространства и меньшему количеству столов вы сэкономите на накладных расходах.
2. Повышение производительности
Беспорядок на столе — беспорядок в голове. То же самое и с офисом. Хорошо организованное рабочее место без лишнего беспорядка и бесполезного пространства позволяет сотрудникам приходить на работу и работать более продуктивно.
3. Постоянные улучшения
Не столь очевидным преимуществом управления офисными помещениями является возможность постоянного улучшения. Вместо того, чтобы спроектировать свой офис только один раз, планы управления пространством на самом деле заставляют вас постоянно искать способы улучшить свое пространство, чтобы оно соответствовало меняющимся потребностям ваших сотрудников.
Инструменты управления офисным пространством пригодятся, если вы ищете данные о том, как используется ваше пространство (подробнее об этом ниже).
4. Более высокая адаптивность
Правила и политика на рабочем месте постоянно меняются. В один прекрасный день вы можете проводить массовые мероприятия в своем офисе, а на следующий день в здание может быть допущено только 10 человек. План управления пространством поможет вам не отставать от изменений и быть готовым к развитию вашего рабочего места, когда вам это нужно.
5. Экономьте время администраторов на рабочем месте
Используя правильные инструменты управления пространством, вы можете сэкономить время и энергию своей команды. Им больше не придется вручную назначать столы или передвигать мебель в последнюю минуту. Благодаря лучшей предсказуемости и инструментам планирования офисного пространства они могут сосредоточить свое внимание на комфорте и безопасности на рабочем месте.
6. Процветающая корпоративная культура
Корпоративная культура состоит из всех взаимодействий, происходящих на рабочем месте.
Ваше рабочее место — это место, где проходят командные мероприятия, счастливые часы и совместная работа. Эти взаимодействия являются ключом к созданию процветающего и взаимосвязанного рабочего места. Наличие подходящего места для проведения этих важных моментов будет иметь большое значение для того, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя связанными с культурой вашей компании.
4 полезных инструмента управления пространством
Чтобы построить пространство, отвечающее потребностям вашего бизнеса и сотрудников, вам нужны правильные инструменты. Программное обеспечение для управления пространством поможет вам собрать данные, чтобы обеспечить эффективное использование вашего пространства и поддержку ваших сотрудников. Это программное обеспечение также может помочь вам определить тенденции и предпочтения в том, как люди используют ваше рабочее место.
Например, всегда ли ваши капсулы для одного человека забронированы, а конференц-залы на 8 человек всегда пусты? Что ж, возможно, вам придется инвестировать в большее количество капсул или преобразовать большую комнату для совещаний в меньшее пространство.
Когда вы поймете, как люди используют ваше пространство, вы сможете улучшить его в соответствии с их потребностями.
Вот четыре инструмента, которые вы можете использовать, чтобы понять, как люди используют ваше рабочее место:
1. Система регистрации сотрудников и посетителей
Чтобы спланировать свое пространство, вам сначала нужно знать, кто приходит и как часто. Возможно, ваши отделы продаж приезжают больше всего и нуждаются в тихих местах для проведения звонков. Или, может быть, ваша маркетинговая команда приезжает больше всего и нуждается в больших конференц-залах с большим количеством сидячих мест и маркерных досок.
Сколько в среднем людей приходит в офис каждый день? С помощью этих данных вы сможете обеспечить достаточное количество подходящих рабочих мест для размещения ваших сотрудников.
Вам также необходимо знать, в каких командах чаще всего бывают посетители на рабочем месте. С помощью системы управления посетителями вы можете собирать информацию о том, сколько посетителей заходят на ваше рабочее место и как часто.
Подумайте, позволяет ли ваше пространство посетителям удобно регистрироваться в течение дня и как ваши сотрудники могут приветствовать посетителей и проводить их по офису.
2. Программное обеспечение для бронирования конференц-залов
Обычной проблемой, с которой сталкиваются сотрудники в офисе, является бронирование конференц-зала, подходящего для их нужд. Решение для бронирования помещений может помочь вашим сотрудникам легко находить и бронировать доступные помещения, подходящие для проекта, над которым они работают.
Бонус: с помощью программного обеспечения для бронирования номеров вы сможете просматривать аналитику использования номеров, например, как часто бронируется каждое место. Вы также сможете увидеть, сколько забронированных номеров не было забронировано, и освободить это место для использования кем-то другим.
3. Программное обеспечение для бронирования рабочих столов
Следующими по популярности рабочими ресурсами являются письменные столы и рабочие станции.
Назначение столов вручную может быть проблемой. Кроме того, многие компании внедряют более гибкие модели сидений, такие как «горячие столы» и «офисные отели». Чтобы максимально использовать гибкое пространство для сидения и понять, какие столы предпочитают сотрудники, используйте программное обеспечение для бронирования столов (также известное как программное обеспечение для офисных отелей). Это позволит вашим сотрудникам видеть все доступные столы и бронировать их в те дни, когда они приходят в офис. офис.
Также подумайте, какие столы и удобства нужны вашим сотрудникам для продуктивной работы. Некоторые сотрудники предпочитают стоячие столы, в то время как другим может понадобиться угловой стол с двумя мониторами. Когда вы проектируете свое пространство, вы можете подумать, как вы интегрируете настольные принадлежности по всему офису.
4. Программное обеспечение для планирования пространства
И последнее, но не менее важное: вам понадобится инструмент для планирования пространства.
Эти инструменты могут варьироваться от простого планирования этажа «перетаскиванием» до расширенного 3D-моделирования. Floorplanner и Sketchup — несколько отличных вариантов для рассмотрения. Инструмент планирования пространства даст вам представление о вашем рабочем месте с высоты птичьего полета, чтобы вы могли изучить варианты планировки, прежде чем вносить изменения в свое пространство.
Вам также следует подумать о датчиках слежения за плотностью, чтобы протестировать новые варианты пространства. Они дадут вам полное представление о том, кто находится в вашем пространстве и как они его используют. Вы изучите схемы пешеходного движения, места, где люди обычно собираются и где им нравится работать.
Процесс управления пространством: шаг за шагом
Теперь, когда вы получили представление о некоторых основных инструментах управления пространством, давайте рассмотрим пошаговый процесс управления пространством.
1. Оцените свое пространство
Начните с инвентаризации вашего пространства.
Делая это, задайте себе следующие вопросы:
- Сколько квадратных метров у вас всего есть?
- Какова общая вместимость вашего рабочего места? Какова вместимость каждого отдельного пространства? Например, ваша общая вместимость может составлять 200 человек, а вместимость вашей кухни — 45 человек.
- Какова функция каждого из ваших пространств сегодня? Может ли ваш кафетерий служить местом для всех рук?
- Какие технологии есть в каждом пространстве?
Критически взгляните на само пространство и подумайте, что реально возможно. Хотя вы, возможно, не сможете снести кучу стен в первый год планирования пространства, вы можете добавить столы на колесиках в свое кухонное пространство, чтобы их можно было легко перемещать и выдвигать, или поменять местами элементы освещения в соответствии с вашими потребностями. определенные настроения.
2. Инвестируйте в правильные инструменты
Вы прочитали о нескольких ключевых инструментах в разделе выше.
Теперь подумайте, как вы интегрируете инструменты управления пространством с другими инструментами на рабочем месте, чтобы обеспечить бесперебойную и гибкую работу для ваших сотрудников. Когда вы планируете свое физическое офисное пространство, подумайте, как инструменты могут дополнить среду для сотрудников и улучшить ваше понимание использования пространства.
3. Опросите своих сотрудников
Не знаете, как сделать так, чтобы сотрудники хотели работать на вашем рабочем месте? Спроси их! Прежде чем принимать какие-либо решения, разошлите опрос, чтобы понять предпочтения сотрудников. Вот несколько вопросов для размышления:
- Что привлекает вас в работе на месте?
- Какие типы помещений необходимы для продуктивной работы на объекте?
- Какие пространства вы используете чаще всего? Как насчет наименьшего?
- Что вам больше всего нравится на рабочем месте? Наименее?
Результаты опроса должны выявить типы помещений, которые нужны сотрудникам и .
Опрашивайте сотрудников на регулярной основе — не реже одного раза в квартал — чтобы убедиться, что у вас есть актуальная информация об их потребностях.
4. Определите и измерьте свои цели
Когда вы будете готовы приступить к проектированию своего пространства, создайте осязаемые ключевые показатели эффективности (KPI) для измерения вашего успеха. Например, ваша цель может состоять в том, чтобы убрать закрытые офисы и вместо этого добавить больше креативных комнат для совещаний, чтобы улучшить сотрудничество или посещаемость. Как вы будете измерять успех этих усилий? Измеряя посещаемость сотрудников или наблюдая за их сотрудничеством.
5. Мониторинг и улучшение
Отличное рабочее пространство требует регулярного обслуживания. После того, как вы настроили свое рабочее место, обязательно используйте все свои инструменты для сбора данных и внесения улучшений. Собирайте регулярные отзывы сотрудников о том, как изменения влияют на их работу, и сверяйте их отзывы с вашими ключевыми показателями эффективности.