Виды тайм менеджмента и их характеристика: Тайм-менеджмент – искусство управления временем

Тайм-менеджмент – искусство управления временем

• 
  Что такое тайм-менеджмент и какой он бывает

• 
  Какие задачи решает тайм-менеджмент

• 
  Ключевые принципы тайм-менеджмента

• 
  Какие методы помогают эффективно управлять временем

• 
  Матрица Эйзенхауэра

• 
  Метод «1-3-5»

• 
  Метод «Канбан»

• 
  Метод трех дел

• 
  Метод Fresh or Fried

• 
  Метод «Сначала съешьте лягушку»

• 
  Правило десяти минут

• 
  Метод помидора

• 
  Метод «90 на 30»

• 
  Метод временных блоков (или Timeboxing)

• 
  Инструменты для управления временем

Продолжительность суток для всех одинаковая. Но почему-то одни за день успевают переделать все служебные дела, встретиться с друзьями или сходить в театр, приготовить ужин, перемыть всю посуду и как следует выспаться. Другие же вроде и работают, не покладая рук, а с места практически не двигаются, света белого не видят и спать ложатся далеко за полночь. Все дело в правильной организации времени – и личного, и рабочего. Чтобы все успевать – и жить полной жизнью, и работать, достаточно разобраться в основных принципах и освоить простые, но эффективные методы, техники и приемы тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент и какой он бывает

Вдумчивое планирование, четкое распределение времени на решение конкретных задач и постоянный контроль их выполнения в соответствии с предусмотренным графиком – все это составляющие такого понятия, как тайм-менеджмент. Это слово пришло в русский язык из английского и дословно переводится как «управление временем».

Тайм-менеджмент – это система, позволяющая рационально и максимально продуктивно использовать самый ценный ресурс, который нельзя потрогать, но можно абсолютно бездумно и незаметно для себя тратить день за днем. Чтобы управлять своим временем, не нужно быть гением. Достаточно освоить несложные методы, техники, приемы, научиться пользоваться инструментами, которые вполне доступны для каждого.

Тайм-менеджмент может быть трех видов – личный, профессиональный и социальный.

• 
  Личный (персональный, индивидуальный) тайм-менеджмент – это совокупность тех методов, техник и приемов, которые человек использует по собственной инициативе, для организации своего времени и достижения собственных целей. В таком персональном расписании могут быть предусмотрены определенные часы на самообразование, саморазвитие, самосовершенствование, на занятия спортом, прогулки, хобби и т. д.

• 
  Профессиональный тайм-менеджмент имеет отношение к рабочему времени и подразумевает грамотное планирование рабочего дня, которое обеспечит максимальную продуктивность при сохранении качества и пауз для отдыха и решения личных вопросов.

• 
  Социальный (организационный, корпоративный) тайм-менеджмент позволяет организовать четкую, слаженную работу команды – всего коллектива или группы людей. Как правило, такой вид тайм-менеджмента применяется по инициативе руководства и во благо компании и предусматривает оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками, помогает избежать и вынужденных простоев, и перегрузок.

Кстати, если человек умеет планировать свое рабочее время, грамотно расставляет приоритеты, понимает, сколько минут или часов потребуется на выполнение конкретной задачи, соблюдает дедлайны и не имеет привычки опаздывать, у него есть все шансы завоевать расположение руководителя. Боссы предпочитают иметь дело с пунктуальными людьми, которые дружат с тайм-менеджментом.

Какие задачи решает тайм-менеджмент

Неумение планировать рабочее и личное время, грамотно распределять ресурсы приводит к тому, что человек ничего не успевает. Попытки ускориться не дают желаемого результата. Все это вызывает раздражение не только у него самого, но и у его окружающих – сотрудников, начальников, домашних. А значит, стрессы, конфликты, взаимные претензии неизбежны.

Тайм-менеджмент поможет расставить все по местам и оптимально выстроить все процессы – и дома, и в офисе. Этот универсальный инструмент решает множество задач:

• 
  Рационально распределять ресурсы (время и силы) и больше успевать.
  Если все дела день за днем «сваливать в кучу», постоянно откладывая что-то на потом – когда момент будет более благоприятный, можно в этой куче накрепко увязнуть и быть не в состоянии сделать хотя бы шаг вперед. Методы тайм-менеджмента помогут отделить главное от второстепенного, освободить голову от лишних мыслей, разгрести завалы и вздохнуть свободнее. Не дела будут управлять человеком, а человек будет контролировать их своевременное выполнение.

• 
  Получать максимальный результат. Тайм-менеджмент – это готовые, протестированные на практике и подтвердившие свою эффективность техники, которые помогут оптимально выстроить процессы, повысить производительность и качество работы, обеспечить максимально возможные результаты.

• 
  Убрать лишние источники стресса. Когда есть четкий план действий, в котором найдено время для решения всех важных вопросов, и все намеченное идет своим чередом, не возникает лишних поводов для беспокойства, напряжения. Находиться в эмоциональном равновесии гораздо полезнее для здоровья.

• 
  Найти время для себя. Неумение организовать себя и свой день приводит к тому, что человек постоянно страдает из-за дефицита времени. Он отвлекается, переключается с одного дела на другое, не доводит ни одно до конца. На себя и своих близких, на свои увлечения, на свое развитие не остается ни минуты. Овладев искусством тайм-менеджмента, человек научится противостоять так называемым «поглотителям времени», с легкостью будет отказываться от незначительных, мелких дел в пользу того, что действительно ценно и важно, найдет время для себя самого.

• 
  Управлять собой. Человек находится во власти своих эмоций. У него может легко меняться настроение с минуса на плюс и обратно, случаются приступы прокрастинации или лени, которые не дают двигаться дальше. Он совершает необдуманные, импульсивные поступки, о чем потом может пожалеть. Тайм-менеджмент поможет укрепить самодисциплину, взять под контроль импульсивность и повысить мотивацию. А это существенно облегчит достижение любой цели.

• 
  Претворять мечты в жизнь. Чтобы мечта сбылась, нужно ее четко сформулировать, распланировать, выбрать оптимальный путь реализации. Для этого иногда достаточно научиться ставить перед собой конкретные понятные цели. Такой навык непременно появится, если подружиться с тайм-менеджментом.

Овладев искусством управления времени, человек перестает пассивно плыть по течению и подчиняться обстоятельствам. Он берет штурвал в свои руки и сам прокладывает путь к своей цели.  

Ключевые принципы тайм-менеджмента

• 
  Четко формулировать цели. Если не к чему стремиться, зачем куда-то двигаться? Как только появляется конкретная цель, находятся средства для ее достижения, просыпается азарт, человек начинает действовать. Цели могут быть разные – на час, на день, на год или более глобальные. Каждое достижение усиливает мотивацию.

• 
  Расставлять приоритеты. Нужно понять, что действительно важно сделать, не откладывая в долгий ящик, а что может подождать. Что-то можно перепоручить – делегировать другому человеку, а от чего-то вовсе отказаться. Выполнение важных дел требует концентрации, тонизирует, что помогает быстрее достичь цели.

• 
  Планировать. Если составить четкий план, не придется после каждого шага останавливаться и задумываться, что делать дальше. Время будет тратиться максимально рационально, его потери сведутся к минимуму.

• 
  Проявлять гибкость. Не все зависит от наших желаний, возможностей, способностей. Когда обстоятельства меняются, стоит скорректировать и планы.

• 
  Проводить самоанализ. Периодически стоит останавливаться и анализировать – свое самочувствие, свои успехи, ход работы, динамику изменений. Это поможет выявить слабые места и усовершенствовать свою систему управления временем.

• 
  Все планы, задачи, изменения фиксировать на внешнем ресурсе – на листочке бумаги, на доске, в ежедневнике или таск-менеджере. Не нужно забивать голову лишней информацией. Во-первых, объем нашей оперативной памяти ограничен. Попытки держать всю важную информацию в голове могут негативно сказаться на продуктивности и повысить уровень тревоги и беспокойства. Во-вторых, если предстоящие дела не фиксировать, они могут показаться не такими уж важными для выполнения. Ну и наконец, если не записать, можно просто забыть.

• 
  Обязательно выделять время на отдых. Ресурсы человека – физические, психические, эмоциональные – не безграничны. Чтобы сохранять работоспособность, необходимо регулярно полноценно отдыхать.

• 
  Избегать монотонности в работе. Выполнять однотипные задачи может быть утомительно. Лучший отдых – смена деятельности. Чтобы избежать переутомления и сохранить рабочий темп, стоит чередовать задачи разные по сложности, по времени, которое на них затрачивается и т. д.

• 
  Декомпозировать. Выполнить объемную работу наскоком бывает тяжело, а иногда – просто нереально. Поэтому стоит раздробить большую задачу на кусочки поменьше – подзадачи – и постепенно продвигаться к цели. Завершение каждого следующего этапа придает уверенности, мотивирует на продолжение.

• 
  Не отвлекаться. Независимо от того, где работает человек – в офисе или дома в уютном кресле, его постоянно что-то отвлекает от дел. Рекламные смски, звонки друга, мониторинг состояния почтового ящика, контроль за тем, что происходит в соцсетях, – можно продолжать до бесконечности. Во время работы все «источники опасности» стоит отключить или перевести в беззвучный режим. Только так можно максимально сосредоточиться на выполнении задач.

Важным условием управления временем является самодисциплина. Если человек не в состоянии отложить сиюминутные желания и потребности на более подходящее время, об эффективности остается лишь мечтать. 

Какие методы помогают эффективно управлять временем

Методов, техник, приемов эффективной организации личного или рабочего времени придумано немало. Рассмотрим наиболее популярные варианты.

Матрица Эйзенхауэра

Помогает расставить приоритеты. Метод прост: нужно нарисовать табличку из четырех ячеек и распределить по ним задачи по степени важности и срочности. В первой ячейке будут важные и срочные задачи, требующие времени и личного участия. Во вторую ячейку отправятся важные, но несрочные задачи, которые можно решать в комфортном режиме – без спешки и без особых усилий. Третья ячейка – срочные, но неважные. Этот тип задач ресурсозатратный, но польза от них невелика. Поэтому их лучше делегировать. Четвертная ячейка – неважные и несрочные задачи, от которых можно вообще отказаться – просто вычеркнуть их из списка. Рейтинг дел готов. Теперь можно распределить их по дням и приступать к последовательному выполнению.

Метод «1-3-5»

Его суть состоит в том, что каждый день нужно выполнять дела разного масштаба: одно большое (например, подготовить квартальный отчет), три средних по объему (например, сходить в магазин за продуктами или дойти до поликлиники и сдать анализы) и пять мелких (например, загрузить стиральную машинку или сварить плов на ужин). Нагрузка равномерно распределена и нет завалов из мелких дел.

Метод «Канбан»

Такая система организации работы позволяет отлеживать задачи, которые уже завершены, находятся в работе или ждут своей очереди. Визуализировать этапы поможет доска и цветные стикеры. На доске обозначить три колонки – «Сделать», «В работе», «Готово» (количество и названия могут быть любыми). На стикерах написать задачи и перемещать их по доске – в зависимости от степени готовности. 

Метод трех дел

Параллельно решать несколько разных задач не всем по плечу. Да и не всегда многозадачность приносит пользу. Поэтому выбираем из перечня дел три наиболее важных и фокусируемся на них. Это поможет не распыляться на мелочи, сосредоточиться.

Метод Fresh or Fried

Название этого метода переводится с английского как «Свежий или жареный». Оба этих эпитета относятся к нашему мозгу, который с утра бодр и свеж, готов решать сложные задачи, в течение дня он усиленно работает, поэтому к вечеру уже едва ли способен на подвиги. Эту особенность необходимо учитывать при распределении задач: то, что требует концентрации, внимания, больших усилий, планировать на первую половину дня, дела помельче и полегче можно перенести послеобеденное время или на вечер. Так можно повысить продуктивность и избежать переутомления.

Метод «Сначала съешьте лягушку»

Симпатичные квакушки тут вообще ни при чем. Речь идет о делах – простых и сложных, приятных и не очень. Бывают задачи, к которым никак душа не лежит – даже приступать не хочется. Их приходится всячески избегать, откладывать на потом, психовать по этому поводу. Вот именно с них и нужно начинать рабочий день! Победа над задачей (а главным образом над собой) воодушевит на новые подвиги и обеспечит мощный заряд энергии и сил.

Правило десяти минут

Когда очередная задача вызывает отторжение – вы не можете приступить к ее решению, всячески избегаете, пообещайте себе посвятить ей только десять минут своего времени. И принимайтесь за дело! Главное – начать, возможно, за эти минуты вы втянетесь, и все пойдет как по маслу.

Метод помидора

Эту технику придумал итальянский программист Франческо Чирилло, а идею ему подкинул… обычный кухонный таймер в виде помидорки. В чем суть? Ставим таймер на 25 минут и концентрируемся на выполнении какого-то дела («съедаем» одну помидорку). По сигналу останавливаемся и отдыхаем 5 минут – смотрим в окно, листаем ленту в соцсетях, проверяем почту. Затем засекаем 100 минут и приступаем к следующей задаче («едим» еще 4 помидорки). После этого продолжительного забега потребуется перерыв побольше – минут 30. Такая комбинация периодов интенсивной работы и пауз для отдыха помогает сосредоточиться на важном, не отвлекаться и меньше уставать.

Метод «90 на 30»

Этот метод тоже основан на чередовании временных отрезков максимальной сосредоточенности на решении сложных задач и периодах отдыха и решения задач попроще, не требующих особых усилий. Если полтора часа напряженно работать без перерыва тяжеловато, можно изменить пропорции на «52 на 17», где 52 минуты – рабочий цикл, 17 минут – пауза для отдыха. 

Метод временных блоков (или Timeboxing)

Суть этого метода заключается в том, что на выполнение определенных задач или действий выделяется фиксированный отрезок времени – тайм-бокс. У него могут быть мягкие временные рамки (которые можно сдвигать на 10-20 минут) или жесткие рамки (время истекло – переходим к следующей задаче). Важно не забывать и о перерывах. Оптимальным считается такое соотношение: 45 минут интенсивной работы – 15 минут отдыха (или 90 минут работы и 20-минутный перерыв).

Вовсе необязательно применять все и сразу. Достаточно остановиться на двух-трех методах и попытаться внедрить их в свою жизнь. 

Инструменты для управления временем

Чтобы расставлять приоритеты, систематизировать, планировать и реализовывать намеченное было нескучно, можно подключать различные инструменты:

• 
  Карандаш и лист бумаги. Простой, доступный, а главное – универсальный инструмент. Только изо дня в день записывать повторяющиеся задачи быстро надоедает. Да и автоматизировать процесс не получится.

• 
  Органайзеры в бумажном формате – еженедельники, планинги, ежедневники. В таких блокнотах уже есть удобная разметка, которая упрощает постановку целей, планирование, помогает систематизировать управление временем и контролировать процесс, правда, им все чаще предпочитают электронные варианты.

• 
  Органайзеры в электронном формате – таск-менеджеры, электронные ежедневники. Это онлайн-сервисы, программы или приложения, которые разработаны для планирования, расстановки приоритетов, целеполагания. Как правило, в них есть различные фильтры, упрощающие сортировку задач, уведомления о приближающихся событиях или сроках сдачи.

• 
  Ментальные или интеллектуальные карты (mind maps). Этот инструмент помогает обрабатывать и структурировать информацию, визуализировать декомпозицию целей и задач. Ментальные карты используют при проведении презентаций или мозговых штурмов, при планировании или принятии решений, при самоанализе или разработке сложных проектов и т. д.

• 
  Чек-листы. Это своего рода шпаргалки, которые могут быть полезны при поэтапном выполнении сложных задач, при проверке выполненных задач. Вычеркивать завершенные дела из длинного списка или ставить галочки напротив соответствующего пункта всегда приятно.

• 
  И все же эффективность планирования и использования времени зависит вовсе не от модных онлайн-планировщиков, супертаймеров или красивых канбан-досок. Первостепенное значение имеют самодисциплина, личные качества человека, а также правильный выбор техник и методов тайм-менеджмента.

Если вы хотите освоить теоретико-методологические основы и принципы управления временем, научиться делегировать, разобраться в инструментах и повысить свою продуктивность, приглашаем на наш дистанционный курс «Soft skills. Тайм-менеджмент как инструмент управления временем».

6 видов тайм менеджмента по типу личности человека

Мы сами выбираем, как мы проводим или тратим время. Вы, безусловно, можете целый день смотреть телевизор вместо того, чтобы работать над каким-то заданием. Это все вы и никто другой. Научиться управлять своим временем нельзя в одночасье. Это может быть длительный процесс, требующий отслеживания вашего времени, выработки новых привычек и множества проб и ошибок.

Первый шаг к пониманию своего стиля тайм-менеджмента – это лучше узнать себя. Такое открытие самого себя поможет вам определить свое поведение и действия, которые мешают вам правильно распоряжаться своим временем. Поскольку самооценка никогда не бывает легкой задачей, мы перечислим шесть распространенных видов тайм-менеджмента, которые вы можете применить под ваш тип личности.

1. Пожарный

Вы из тех, кто бежит навстречу кризису, в то время как другие убегают? Вы бросаетесь от проблемы к проблеме, постоянно находясь на телефоне? Вы также не терпите тратить время зря? Если этот тип личности похож на вас, значит, вы пожарный.

Тип личности, как пожарный, часто является преимуществом, когда такие люди идут на риск. В то же время такое сильное чувство срочности может негативно повлиять на тайм-менеджмент. Хотя сразу приступить к любой работе – это часто хорошо, так как можно придавать мелким проблемам большее чувство срочности, чем они того заслуживают.

Решение: определите и расставьте приоритеты ваших задач по срочности и важности. Когда все кажется «кризисом», это может вызвать у вас трудности. Один из наиболее эффективных методов достижения баланса для «пожарного» – использование «матрицы Эйзенхауэра». Так называемая матрица Эйзенхауэра – это стратегия, в которой вы определяете и систематизируете свои задачи по четырем различным категориям:

• Срочные и актуальные (задачи, требующие немедленного вашего внимания).
• Важные, но не срочные (задачи, которые вы запланируете позже).
• Срочные, но не важные (задачи, которые можно делегировать).
• Не срочно, неважно (эти задачи можно даже убрать, если вы хотите от них избавиться).

Использование этой стратегии распределения ваших задач по категориям поможет вам сосредоточиться на выполнении приоритетных заданий, прежде чем приступать к другим вопросам, которые не так важны.

2. Многозадачность

Многозадачность – это миф. Люди, занимающиеся несколькими задачами, считают, что могут одновременно манипулировать несколькими делами. Они искренне верят, что могут легко переходить от задачи к задаче и быстрее вычеркивать элементы в своем списке дел. Попытка выполнять несколько задач одновременно приводит к множеству незавершенных задач, множеству ошибок и выполнению меньшего количества дел.

Решение: однозадачность. Удостоверьтесь, что вы уделяете каждой задаче все свое внимание и углубляетесь в нее, прежде чем переходить к чему-то другому. Выделите определенные промежутки времени для важных дел. В эти периоды времени устраните отвлекающие факторы, выключив телефон и уведомления, и попросите других не беспокоить вас.

3. Сверхуступчивость

Сверхуступчивая личность – это человек, который не знает, как сказать другим «нет», и ему трудно установить границы. В результате они постоянно ставят приоритеты других людей выше собственных. Помимо того, что у этих уступчивых людей нет времени выполнять свои обязательства, они также сгорают от стресса и истощения.

Решение: перестаньте говорить «да». Несмотря на то что некоторые факторы находятся вне вашего контроля, большинство проблем с тайм-менеджментом возлагаются на вас сами. Чтобы противостоять этой тенденции, определите, что в вашей жизни важно как дома, так и на работе.

Затем подумайте, важно ли это для вас, прежде чем принимать любой запрос. Другими словами, если эти запросы не соответствуют вашим целям и приоритетам, скажите «нет». Вы быстро заметите, что у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на своих предпочтениях.

4. Недооценка

Вы используете частое выражение: «это займет всего минуту». Следующее, что вы помните, вы потратили несколько часов на то, что, как вы думали, займет у вас меньше часа. Поначалу эта недооценка может не показаться концом света. Однако в конечном счете недооценка откладывает или отодвигает каждое запланированное вами обязательство.

Решение: осознайте, что на это уходит больше времени, чем планировалось. Допустим, вы хотели сделать небольшой отчет и ожидаете, что это будет сделано через час. Выделите два часа вместо одного в своем календаре. Если выделить дополнительное время для каждой задачи, у вас обычно будет более чем достаточно времени, чтобы написать отчет.

Если у вас все еще есть проблема с невыполнением работы в отведенные сроки, вам нужно будет научиться сочетать способы ускорения действий и научиться более точно оценивать время. Если вы обнаружите, что всегда делаете свою работу раньше, используйте это дополнительное время в своих интересах.

Просмотрите прошлые задания, журналы учета рабочего времени и свои календари, чтобы приблизительно проанализировать, сколько времени занимала конкретная работа в прошлом для этих типов конкретных задач.

5. Перфекционист

Есть большая разница между тем, чтобы сделать что-то на 110% или тратить время на построение ярких таблиц в отчете. В конце концов, из-за того, что вы одержимы совершенством, вы будете тратить слишком много времени на конкретную задачу. Как и в случае с заниженными оценками, вы начинаете пропускать сроки и откладывать другие приоритеты. Перфекционисты не просто борются с тайм-менеджментом – они также испытывают чувство психологического и эмоционального истощения.

Решение: преодолеть свой перфекционизм. Преодолеть перфекционизм легче сказать, чем сделать. Исследования показали, что побороть перфекционизм возможно, если предпринять следующие шаги:

• Пересмотрите свои стандарты. Ваши стандарты слишком высоки? Ваши правила помогают вам в достижении ваших целей или они мешают? Если вы можете сказать «да» на любое из этих утверждений, начните ставить более реалистичные цели и ослабьте свои самоограничивающие стандарты.
• Используйте «проверку гипотез». Проверка гипотез звучит сложнее, чем может показаться на самом деле. Один из примеров – написать электронное письмо без коррекции содержимого.
• Бросьте вызов своим перфекционистским мыслям. Просто осознайте свои перфекционистские мысли, выработайте альтернативные взгляды, сравните их с реальностью, а затем выберите реалистичную цель.
• Встреться со своими страхами. Если вы относитесь к тому типу людей, которые не могут уйти на работу, если не одеты безупречно, тогда в одну из суббот выйдите из дома так, как будто вы только что встали с постели.

6. Прокрастинатор

Независимо от причины, прокрастинаторы ждут до последней минуты, чтобы что-то сделать. Некоторые прокрастинаторы утверждают, что работа под давлением делает их более эффективными, сокращает ненужные усилия и дает им больше времени для разработки идей. Однако прокрастинация требует значительных затрат в виде недовольства коллег из-за вашей медлительности, бессонницы и подрыву иммунной системы.

Решение: начните с работы небольшими порциями. Для большинства из нас самое сложное в любой работе – это начать ее. Начиная проект, сядьте и выделите небольшой отрезок времени, даже если это всего 15 минут. Как только вы начнете действовать, вы обнаружите, что не хотите останавливаться.

Заключение

Как вы заметили, каждый вид тайм-менеджмента зависит от конкретного типа личности. Помните, что всегда есть решение, как устранить тот недостаток в производительности, который может относиться именно к вам. Чтобы больше узнать о практических составляющих тайм-менеджмента, читайте наш цикл статей «Принципы продуктивности в современном тайм-менеджменте. Часть 1».

Каковы шесть характеристик успешного тайм-менеджмента? | Work

Мэри Дауд Обновлено 24 августа 2021 г.

Время имеет решающее значение для занятых студентов, родителей, рабочих и руководителей. Максимальное использование этого драгоценного товара является ключом к тому, чтобы оставаться на вершине своей работы и достигать важных вех и целей. Успешные тайм-менеджеры обладают определенными качествами тайм-менеджмента, которые удерживают их в графике. Использование шести характеристик хорошего планирования рабочего времени может уменьшить стресс и повысить производительность.

Ориентация на цель

Навыки эффективного управления включают в себя постановку целей, независимо от того, пытаетесь ли вы организовать свою личную жизнь, расписание учебы или рабочую нагрузку. На самом деле, Indeed Career Guide предполагает, что постановка целей — это первое, что вы должны сделать, чтобы научиться управлять своим временем. Постановка ежедневных и долгосрочных целей поможет вам определить цели и наилучшим образом использовать ограниченное время.

Планирование целей само по себе является искусством и наукой. Первоначально постановка целей начинается с мечтаний и представления всех возможностей. Оттуда вы выбираете конкретные, измеримые цели и определяете задачи, которые вы должны выполнить на этом пути. Калифорнийский университет рекомендует формулировать S.M.A.R.T. цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными во времени. Другими словами, ваши цели должны быть измеримы и достижимы в срок, который вы установили для себя или своей команды.

Стратегическое планирование

Для успешного управления временем требуется работоспособная система распределения времени и планирования деятельности в течение дня и недели. Вместо того, чтобы просто надеяться много сделать за день, вы делаете выбор в отношении того, что вы сделаете, а затем доводите дело до конца. В значительной степени инструменты планирования зависят от личных предпочтений. Варианты включают в себя все, от стикеров на экране компьютера до составленного карандашом контрольного списка и сложного программного обеспечения для управления проектами. Некоторые тайм-менеджеры используют несколько методов.

Приоритетные действия

Начните с выделения в календаре времени для обязательных встреч и важных задач, которые вы должны выполнить. Добавьте другие приоритетные пункты, такие как работа без перерывов, чтобы закончить проект или отчет к полудню. Включите выполнение поручений, покупки, оплату счетов и другие дела, которые можно отложить, если вы опаздываете. Забота о себе важна для сохранения спокойствия и позитивного настроя, поэтому найдите время для хобби и занятий, которые вам нравятся, например, общение с друзьями, бег, йога и медитация. Понимание сроков может помочь вам понять, когда необходимы корректировки, которые могут включать обращение за помощью или отмену некоторых планов.

Надлежащее делегирование

Успешные тайм-менеджеры осознают, что они не могут и не должны пытаться делать все сами. Синергия возникает, когда работа выполняется членами команды с общими целями, которые могут привнести в проект свой уникальный набор навыков. Надлежащее делегирование требует тщательного обдумывания того, что должно быть сделано и кто может лучше всего справиться с заданием. Делегирование задач позволяет вам сосредоточиться на собственных приоритетах и ​​уложиться в быстро приближающиеся сроки. Качества тайм-менеджмента, которые следует развивать при делегировании полномочий, включают четкое изложение задач, ожиданий и временных рамок.

Эмоциональное самообладание

Успешные тайм-менеджеры не позволяют страху и беспокойству поглотить их, когда работают под давлением и в сжатые сроки. Они планируют соответственно и избавляются от беспокойства. Качества тайм-менеджмента требуют стратегий эмоциональной регуляции стресса. Со стрессом можно справиться, делая небольшие перерывы, чтобы растянуться и расслабиться. Расслабленные тайм-менеджеры практикуют баланс между работой и личной жизнью, чтобы поддерживать позитивный настрой и физическое здоровье.

Сроки

Согласно CFI, знание того, сколько времени должно занять выполнение каждой задачи, установление сроков и эффективная работа являются важными атрибутами тайм-менеджмента. Положительные результаты с большей вероятностью будут достигнуты, если высоко ценится эффективность. Трата слишком большого количества времени на тривиальные или ненужные детали снижает производительность и рентабельность. Например, проведение исследования времени каждой задачи в производственном процессе может помочь оптимизировать рабочий процесс. Эффективные работники имеют больше времени, чтобы заниматься другими интересами и ставить новые цели.

Ссылки

• Действительно: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
• Калифорнийский университет: Цели SMART
• CFI: Краткое руководство по тайм-менеджменту

Writer Bio

Mary Dowd имеет докторскую степень в области лидерства в образовании и Магистр консультирования и студенческих дел штата Миннесота Манкато. Помогать студентам добиться успеха было ее страстью, когда она работала во многих областях студенческих дел и дополнительного обучения. В настоящее время она является деканом студентов в крупном государственном университете. Писательский опыт доктора Дпвда включает опубликованные исследования, учебные материалы и сотни практических онлайн-статей.

Что такое тайм-менеджмент? – Определение из TechTarget

К

• Бен Луткевич,
  Технические характеристики Писатель
• Айви Вигмор

Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности усилий человека. По сути, цель тайм-менеджмента состоит в том, чтобы дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы тайм-менеджмента включают организацию, планирование и составление графиков, чтобы наилучшим образом использовать имеющееся время. Методы тайм-менеджмента также учитывают конкретную ситуацию человека и его соответствующие возможности и характеристики.

Почему важен тайм-менеджмент?

Важность тайм-менеджмента заключается в его способности придавать смысл времени, позволяя людям максимально использовать свое время. В бизнес-контексте он используется для определения целей и ожиданий компаний и их сотрудников. Хорошие навыки тайм-менеджмента помогают сотрудникам выполнять работу качественно и эффективно достигать своих целей. Тайм-менеджмент также помогает руководителям понять, на что способны сотрудники, и поставить реалистичные цели.

Плохие навыки тайм-менеджмента приводят к тому, что сотрудники не достигают целей и плохо выполняют свою работу, испытывают чрезмерный стресс и тревогу, и им не хватает времени. Когда время используется неэффективно, это оказывает пагубное воздействие на сотрудников, руководство и компанию.

Дефицит времени является результатом плохого управления временем или его отсутствия. Люди попадают в такое состояние, когда у них слишком много дел и слишком мало времени для этого. Их личная жизнь страдает, и они чувствуют себя все более перегруженными обязанностями и делами, несмотря на тяжелую работу.

Тайм-менеджмент требует активных решений о том, что человек хочет делать. Без тайм-менеджмента люди постоянно реагируют на внешние раздражители и теряют чувство контроля над своей работой и жизнью.

Любая работа требует времени, но некоторые задачи более ценны, чем другие. Перераспределение времени на более ценную работу улучшает как производительность, так и баланс между работой и личной жизнью. Хорошее управление временем создает более здоровое рабочее место в целом.