Юридически правильное закрытие торговой точки ИП. Как закрыть магазин розничной торговли

Юридически правильное закрытие торговой точки ИП

07 мая 2016

Просмотров: 1882

Закрытие торговой точки ИП всегда несет в себе определенные тактические ходы частника. Каждый частный предприниматель или организация в процессе своего развития стремится в целом к большей выгоде. Так, если какая-то из точек не оправдала ожиданий, она обычно идет на закрытие, а после открывается новая. Также ИП или владелец другого вида предпринимательства могут совсем прекратить свою деятельность, тогда возникает вопрос о том, нужно ли как-то извещать налоговые органы.

Прекращение деятельности бизнесмена или закрытие одной точки

Каждый налогоплательщик может иметь не одну, а несколько торговых точек. При определенных обстоятельствах предприниматель может закрыть одну из точек насовсем или вместо нее открыть новую. В таком случае владельцу следует определить, будут ли у него точки на ЕНВД, по которым он обязан сдавать отчеты по доходам в налоговую. Если ответ положительный, то не требуется извещать каким-либо образом налоговую инспекцию. В последующей отчетности по ЕНВД частник будет обязан описать актуальные показатели в пункте 2.

Если любая активность на ЕНВД в области, к которой принадлежит идущая под закрытие точка, останавливается, плательщик налогов должен известить ИНФС заявлением о закрытии торговой точки ИП. Но также возможен переход на ЕНВД другой области.

Если предприниматель решает полностью закрыть свой бизнес, то отдельного извещения о закрытии торговой точки ИП не требуется. В срок до 5 дней после закрытия дела ИП обязан принести в ИНФС декларацию о том, что снимается с учета как плательщик ЕНВД. Если оповещение не осуществить, за ИП или фирмой останутся обязательства по выплате налога.

Вернуться к оглавлению

Как посчитать налог при закрытии точки?

Обстоятельства, приводящие к закрытию точки, как правило, не дают возможности привязать закрытие к концу месяца или квартала. Поэтому необходимо знать, каким образом рассчитывается налог при закрытии точки посередине отчетного промежутка. Подсчет зависит от того, остается ли плательщик налогов на учете по ЕНВД:

1. ИП не остается на учете как плательщик ЕНВД в данных налоговых органах. Другими словами, у ИП больше нет точек в подотчетном районе. Подсчет вмененной прибыли за неполный квартал или месяц производится соразмерно дням до даты остановки активности, которая указана в заявлении в ИНФС.
2. Организация не снимается с учета и продлевает срок деятельности на ЕНВД в районе, который является подотчетным для налоговой и принадлежит к закрывающейся части бизнеса. При таких обстоятельствах расчет налога производится за полный квартал, в течение которого закрылась часть организации. Поэтому закрывать точку намного выгоднее в конце квартала, чтобы не оплачивать новый период.

Полную информацию индивидуальный предприниматель может получить, изучив п. 10 ст. 346.29 Налогового кодекса Российской Федерации.

Вернуться к оглавлению

Увольнение персонала согласно закону

При закрытии точки нельзя избежать увольнения персонала, даже если предполагается открытие новой точки. Чтобы не нарушать права работников своего предприятия или его части, нужно правильно их уволить, то есть соблюдать все законы.

Трудовой кодекс РФ гласит, что при сокращении численности работающих в организации наниматель должен предоставить работнику иное вакантное место, чему соответствует ст. 81.

О том, что работающему грозит увольнение, работодатель обязан по закону предупредить сотрудника лично и под подпись не меньше чем за 2 месяца до сокращения. Если же предпринимателю необходимо расторгнуть трудовой контракт ранее вышеуказанного срока, то с письменного разрешения работника ему это позволено, но в таком случае работодатель обязан компенсировать уволенному дополнительную сумму в размере средней зарплаты сотрудника. Данная сумма будет высчитана соразмерно периоду, которое останется до истечения двух месяцев.

Если предполагается многочисленное сокращение, предприниматель учитывает мнение органа первичного профсоюза и принимает соответствующие меры, которые соответствуют Трудовому кодексу или иным федеральным законам, соглашениям или договорам.

Таким образом, закрытие торговой точки ИП должно осуществляться не только с соблюдением юридических правил, но и с учетом вытекающих из данной процедуры действий.

Автор:

Иван Иванов

Поделись статьей:

Оцените статью:

Похожие статьи

moeip.ru

Как закрыть розничную торговлю

Как Закрыть Розничную торговлю. Закрытие малого бизнеса никогда не является приятной задачей, но это является особенно приводящим в уныние, когда Вы не знаете, что ожидать. Розничная торговля, которая держит существенное количество инвентаря, может счесть эту процедуру трудной достигнуть. Это особенно верно, если закрытие не было запланировано или ожидалось. Как великое...

Получите разрешение закрыть Ваш бизнес. Если Вы - единоличный владелец, Вы можете решить закрыть бизнес самостоятельно. Однако, если Ваш бизнес будет LLC, то Вы будете нуждаться в совладельцах, чтобы согласиться на закрытие. Если Ваша розничная торговля будет привилегией как Starbucks или McDonald's, то Вы должны будете пройти процесс дистрибьютора привилегии. Говорите с собственником, если Вам не принадлежит собственность. Скажите владельцу о Ваших планах закрыть и проверить, что Ваш арендный договор позволяет это.

Рассмотрите книги своего малого бизнеса. Составьте список того, сколько людей Вы должны и сколько. Вы будете нуждаться в этих числах, когда Вы начнете ликвидировать свой инвентарь и улаживать Ваши долги. Проверьте, что у Вашего розничного магазина нет никаких выдающихся подарочных карт. Если Вы делаете, свяжитесь с клиентами, если возможный, чтобы сделать их знающий о Вашем наступающем закрытии. Возвратитесь любые клиенты депозитов, возможно, сделали для стоящих немалых денег пунктов.

Наметьте последний срок для своего официального закрытия. Это обычно 30, 60 или 90 дней с текущей даты.

Рекламируйте свое закрытие как "обанкротившуюся" продажу в любых СМИ, которые Вы можете предоставить. Купите рекламу в своей местной газете, блоке времени в эфире на радиостанции или низкобюджетной телевизионной рекламе. Это поможет Вам ликвидировать запас.

Скажите клиентам, что Вы будете закрываться и размещать знаки, дающие информацию о заключении сделок в Вашем бизнесе. Дайте информацию о клиентах о том, куда они должны пойти, чтобы получить обслуживание клиентов после того, как Ваша розничная торговля закрылась. Сообщите своим продавцам, поставщикам и любому, что Вы должны своих намерений. Примите меры, чтобы заплатить долги и отменить регламенты для продуктов и услуг.

Возвратите любые розничные продукты, которые Вы можете поддержать оптовому дистрибьютору. Продайте остающиеся продукты и Ваше сервисное оборудование. Не продавайте свое сервисное оборудование, если оно арендовано или принадлежит собственнику. Используйте прибыль от продаж, чтобы заплатить Ваши долги.

Продайте деловое пространство или сдайте в аренду его другому бизнесу, если Вам принадлежит собственность. Удалите любое обозначение или особенности, которые принадлежат исключительно Вашему бизнесу или привилегии.

Встретьтесь со своим бухгалтером, чтобы закончить Ваши документы. Документы роспуска файла и отменяют лицензии, названия компании и страховку. Ведите учет своего бизнеса в течение следующих семи лет в случае вопросов о законности позже.

www.fabr-iu.ru

Как закрыть точку на ЕНВД

Компания или индивидуальный предприниматель в ходе своей деятельности стремится получать как можно больше прибыли. Если одна торговая точка не оправдывает ожиданий, ее можно закрыть и открыть новую. Также фирма или ИП может решить закрыть точку и прекратить предпринимательскую деятельность. Нужно ли извещать налоговую о таких переменах?

Деятельность прекращается

В этом случае не нужно отдельно извещать ИФНС о закрытии торговой точки. Как закрыть точку на ЕНВД говорится в п. 3 ст. 346.28 НК РФ. В течение 5 дней после прекращения своей деятельности налогоплательщик обязан подать в налоговую заявление о снятии с учета в качестве плательщика ЕНВД. Для этого предусмотрена форма ЕНВД-3 для организаций и ЕНВД-4 для ИП, утвержденные Приказом ФНС России  от 11.12.2012 N ММВ-7-6/941@.

Если этого не сделать, компания или ИП обязаны продолжать платить налог. Предоставление «нулевых» деклараций не подразумевается. Об этом писал Минфин в письме 03-11-11/302 от 2 декабря 2011 года.

Закрывается одна точка

У налогоплательщика может быть несколько торговых точек. В какой-то может он может решить закрыть одну из них. Или можно закрыть одну точку и открыть другую. Прежде всего, надо определить, будут ли у налогоплательщика  точки на ЕНВД, по которым он должен отчитываться в ту же ИНФС, где находится закрываемая точка.

Если да, то в налоговую не нужно подавать дополнительных заявлений или уведомлений. В очередной декларации по ЕНВД предприниматель должен будет указать актуальные физические показатели в разделе 2.

Если же деятельность на ЕНВД в районе, к которому относится закрываемая точка, прекращается, налогоплательщик, как и при прекращении деятельности, обязан подать в ИФНС заявление о снятии с учета в качестве плательщика ЕНВД. При этом он может применять ЕНВД в других районах.

Считаем налог

Обычно закрытие точки не «привязывают» к окончания месяца или квартала. Поэтому важно знать, как считается налог при закрытии торговой точки в середине месяца. Расчет будет зависеть от того, снимается ли налогоплательщик с учета по ЕНВД в данной налоговой.

1.      Налогоплательщик снимается с учета как плательщик ЕНВД в данной ИФНС (т.е. у него больше нет точек на подотчетной территории). Расчет вмененного дохода за неполный месяц происходит пропорционально количеству дней до даты прекращения деятельности, указанной в уведомлении в ИФНС (п. 10 ст. 346.29 НК РФ).

Подробнее про расчет налога за неполный месяц можно прочитать здесь.

2.      Компания продолжает деятельность на ЕНВД на территории, подотчетной налоговой, к которой относится закрываемая точка. В этом случае налог рассчитывается за полный месяц, в котором произошло закрытие точки. Этого требует ИФНС в письме № от 27.06.2014. Поэтому, когда компания или ИП задумывается, как закрыть точку на ЕНВД, следует помнить, что выгоднее ее закрыть в конце месяца, чтобы не платить налог за период, когда деятельность не ведется.

Заполняем декларацию

При заполнении декларации по ЕНВД особое внимание нужно уделить разделу 2. Данные по закрываемой торговой точке должны быть поданы в последний раз в декларации за квартал, в котором точка прекратила свою деятельность. Если компания прекращает деятельность по ЕНВД в данной налоговой, в неполном месяце нужно указать уменьшенную сумму физического показателя в строках 050-070. Об этом Минфин сообщил в письме 22 мая 2013 г. N ЕД-3-3/1806@.

Пример

Магазин розничной торговли ООО «Ромашка» закрывается 7 августа 2014 года. Компания применяет ЕНВД. Площадь торгового зала составляет 20 метров. Рассчитаем физический показатель за август.

Вариант 1

Компания больше не имеет торговых точек на территории, подотчетной данной налоговой.

Физический показатель за август будет рассчитываться:

20 (метров) * 6 (количество дней работы)/31(количество дней в августе) = 3,87.

В строке 060 нужно указать «4», т.к. цифры округляются.

Вариант 2

Компания имеет торговые точки, относящиеся к данной ИНФС.

В этом случае организация указывает в строке 060 показатель 20, как за полный месяц.

О том, как заполняется декларации по ЕНВД в 2014 году, можно прочитать здесь.

pommp.ru

Закрытие торговой точки ИП 

Предприниматели желают получать максимальную прибыль от своей деятельности, а когда торговая точка не приносит желаемых доходов, ее разумнее будет закрыть. Такой тактический ход руководителя фирмы помогает убрать убыточную точку, которая только вытягивает финансы. Но возникает вопрос: как осуществить правильное с точки зрения закона закрытие торговой точки ИП, и требуется ли уведомлять об этом налоговую инспекцию? Наша статья поможет с этим разобраться.

Прекращение деятельности точки

У предпринимателя может быть сразу несколько торговых точек, и он может закрывать их или открывать новые по своему усмотрению. Главное, чтобы все было согласовано с контролирующими органами. Закрытие точки предприятия, работающего на ЕНВД, регулируется 346.28 статьей Налогового кодекса России.

Все вопросы закрытия предприятия должны быть согласованы с контролирующими органами.

Если вместе с закрытием точки предприниматель прекращает и свою деятельность, то надо в течение пяти дней подать в налоговую службу заявление о снятии с учета по ЕНВД. Для предпринимателей тут действует форма ЕНВД-4. Если же эту процедуру не осуществлять, то придется продолжать выплачивать налоги, даже если предпринимательская деятельность фактически осуществляться не будет.

Если у предпринимателя несколько точек, работающих на ЕНВД, и закрывается лишь одна из них, то в налоговую инспекцию никаких документов подавать не нужно. Заявление или уведомление законом в этом случае не предусмотрены. В следующей декларации по ЕНВД частный предприниматель указывает актуальные показатели.

Если у предпринимателя несколько точек и закрывается лишь одна из них, то в налоговую инспекцию никаких документов подавать не нужно.

Когда у частника одна торговая точка в конкретном районе на ЕНВД (остальные относятся к другим налоговым зонам), оповещать налоговый орган о закрытии нужно. Предприниматель снимается с учета в местном отделении налоговой инспекции и перестает быть плательщиком единого вмененного налога.

Подсчет налогов

Когда руководитель закрывает точку, он не должен это привязывать к концу квартала. Налоги подсчитывать можно и в середине месяца. Если фирма перестает осуществлять деятельность и закрывает единственную точку, расчет осуществляется за все дни, предшествующие дате прекращения деятельности. А сама эта дата определяется налоговыми сотрудниками.

Если фирма продолжает вести работу и у нее остаются другие торговые точки в области, то придется платить налог за весь месяц вне зависимости от того, с какого числа была закрыта точка.

И в заключение

Предпринимателям следует знать, что если они закрывают одну торговую точку из нескольких, то выгоднее это сделать в самом конце месяца. Иначе придется платить налоги и за то время, когда деятельность уже не осуществлялась, а это ненужные финансовые затраты. Индивидуальный предприниматель должен хорошо подумать, стоит ли ему закрывать свою точку, принесет ли это пользу фирме. А уж если вопрос закрытия решен в положительную сторону, то нужно совершить процедуру по установленным налоговой службой правилам.

zhazhda.biz

Как рознице выживать в кризис

«Уровень правопорядка в стране определяется не наличием воров, а умением властей их обезвреживать»

«Эра милосердия», А. и Г. Вайнеры

«Даже мертвая рыба может плыть по течению»

Индейская пословица

Санкции и эмбарго, рекордные минимумы барреля и рубля, ЕГАИС и «Платон» – для торговли наступили черные дни. Сужается рынок, падает покупательская способность населения, сокращаются возможности ассортиментом отличаться от конкурентов, а ценовую борьбу приходится вести с крупнейшими сетевыми игроками. С начала кризиса российский рынок покинули около 60 крупных федеральных брендов, включая fashion-ритейлеров, продуктовые сети и операторов общественного питания. И это только официально публикуемая в сети статистика, которая не располагает данными о локальной рознице или одиночных торговых объектах, свернувших свой бизнес за последние полтора года.

Однако, некоторые компании в это же время совершили прорыв, открыв по 500 торговых точек, и анонсируют курс на дальнейшее развитие. И, несмотря ни на что, каждая табличка «Аренда» рано или поздно сменяется баннером «Мы открылись». О чем это говорит? О том, что «ветер воет, а караван идет», и кризис в мире, стране или отрасли не означает априори кризис каждой отдельно взятой компании. Положение компании – это способность ее менеджмента противостоять внешним вызовам, и чем сильнее негативное воздействие извне, тем сильнее должно быть направленное противодействие изнутри. К фатальным последствиям внешний кризис приводит при отсутствии грамотной стратегии и мотивации на достижение результата.

«Спасибо, Кэп!» или начнем с очевидного

Первый шаг, с которого начинается движение от края – это признание факта, что само все не наладится, что кризис есть и он тут на долго, а значит, и антикризисный план нужен. Необходимо провести доскональный аудит и оценить «запас прочности», то есть понять, на сколько хватит имеющихся ресурсов при развитии событий по оптимистичному, реалистичному и пессимистичному сценариям. Если негативный сценарий вас окончательно не напугал, то на его основе начинайте разработать пошаговую стратегию, учитывающую новые реалии. Вот, что при этом нужно учесть в первую очередь:

• В кризис ваш главный враг – упущенное время. Оно работает против вас. Потому что результат, достаточный сегодня, можно расценивать как неудовлетворительный завтра и негативный послезавтра. Поэтому интенсивность реанимационных мер должна быть, как минимум, пропорциональна негативному влиянию ситуации, чтобы оставаться на месте, и превосходить его, чтобы двигаться вперед. Если сегодня доходы упали на 10%, то чтобы двигаться вперед затраты надо сокращать на 30%.
• Принцип «все так делают, значит, и у нас сработает» в данном случае применять опасно. То, что работает у других, может не сработать у вас. Не бывает универсальной «дорожной карты», есть только тенденции, вехи, теории. Разрабатывать антикризисную программу можно только персонально, с учетом этих вех, теорий и тенденций, но используя ваши индивидуальные вводные данные.

• «Больших семь шапок из овцы не выкроить никак». В кризис самыми эффективными мерами обычно являются радикальные и непопулярные решения. Способа одновременно сократить ФОТ в два раза, повысив при этом лояльность персонала и уровень сервиса в придачу, не существует. А если и существуют некие тайные знания, которые помогают воплотить этот миф в реальность, путь их поиска и применения будет слишком долгим и дорогим.

Количество не всегда переходит в качество

Для сетей очень важен эффект масштаба, особенно на стадии выхода на рынок: это и снижение доли управленческих издержек в затратах каждого объекта, и оптимизация логистики, и узнаваемость бренда, и более выгодные товарные контракты. В итоге, с увеличением количества магазинов качественный состав сети получается неоднородным: всегда есть передовые объекты, есть середнячки, которые выполняют план в высокий сезон и проваливаются в период спада, но, держатся в границах рентабельности, и есть аутсайдеры – убыточные объекты. Во времена кризиса приоритет смещается в сторону безубыточности. Если даже в режиме жесткой экономии объект не выходит хотя бы «в ноль», надо его закрывать и чем быстрее, тем лучше.

Когда система подводит, помогает форматирование

В теории все знают, что прежде, чем открываться, надо разработать концепцию и формат, утвердить критерии подбора помещений и далее по тексту. В жизни все происходит иначе: одно помещение было в собственности, другое подвернулось по хорошей цене, третье взяли потому, что собственник купил квартиру в элитном доме и захотел открыть свой «придворный» магазин, четвертое – ну, надо же было где-то срочно открывать… В итоге, наша розница может включать одновременно и минимаркет 80 м2, и 200-метровый магазин в спальном районе. и приличный супермаркет в престижном квартале. В итоге разное все: торговая площадь, складские возможности, оборудование, ассортимент и покупательский спрос. Все более-менее работает, но вот наступает спад, кризис, санкции, выручка падает - и начинается экстренная оптимизация: в этом магазине мы хорошо печем и продаем пирожки, а в этом их нет, значит, срочно развозим пирожки по всем магазинам. А здесь у нас четыре пивных холодильника - и пиво продается, и бонусы, опять же, значит срочно во все магазины еще по 3 холодильника поставить. Знакомая практика? В долгосрочной перспективе этот метод еще никого не спас. Разрабатывать концепцию уже поздно, но выбрать ключевые признаки, проанализировать то, что есть, и поделить магазины на несколько форматов – кризис для этого самое лучшее время. А дальше «причесывать» уже в рамках сформулированных для каждого формата критериев. С одной стороны, это начало неизбежного движения к оптимизации процессов, с другой, диверсификация – это шанс сохранить хотя бы часть бизнеса до лучших времен. В условиях внешних изменений разноформатному бизнесу проще адаптироваться и выживать. Компания "Restart Retail Studio" специализируется как раз на таком форматировании ритейла. 

Закупки по-новому

Долгие годы розница существовала в прекрасной реальности, в которой к закупщикам выстраивалась очередь поставщиков практически по всем товарным группам. Фиксированные цены и длительный коммерческий кредит, оплата места на полке и рекламная поддержка, упаковка и маркировка по запросу, возвраты и обмены, штрафы за недопоставку – розница выработала максимально комфортные условия по снижению любых рисков, связанных с оборачиваемостью запасов, образованием неликвидов и падением маржи. Но времена изменились, и приоритеты отдела закупок тоже надо смещать. Задача зарабатывать никуда не делась, но теперь закупщик должен еще и обеспечить конкурентный и привлекательный ассортимент, что особенно непросто сделать по категориям «Фреш»: мясо, рыба, овощи, гастроном. Придется проявлять гибкость: подстраиваться под объемы и сроки поставок, менять порядок оплаты, подписывать разовые контракты, искать производителей, а не ждать, когда они придут сами, стремиться к эксклюзивным контрактам с мелкими сельхоз производителями. В кризис вам критически важно научиться управлять оборачиваемостью и взять ее под жесткий контроль.

Антикризисный маркетинг

В первую очередь при наступлении кризиса сокращают бюджеты на развитие, маркетинг и рекламу – самые затратные направления. Но кризис покупательской способности заключается в том, что меняются потребительские предпочтения и формируются новые покупательские привычки. Компания, которая не пытается исследовать эти изменения, понять тенденции и «застолбить» свое место в новой структуре спроса, лишается всех конкурентных преимуществ и рискует покинуть рынок. При оценке возможностей и рисков следует помнить, что приоритеты смещаются по двум направлениям:

• Рост выручки и снижение затрат сами по себе не являются целевыми показателями при выработке антикризисной маркетинговой стратегии. Ее целью в первую очередь является достижение уровня безубыточности;
• При оценке потенциальной эффективности маркетингового мероприятия одним из основных критериев становится скорость получения отдачи.

Если преобразовать эти тезисы в алгоритм действий, то получится, что сокращать надо постоянные затраты на мероприятия, имеющие накопительный, медленный или отложенный эффект. То есть привычные программы лояльности, такие как накопительные дисконтные карты, ежемесячные буклеты и каталоги, сбор «фишек» за покупки и обмен на подарки надо заменить на разовые акции, простые в реализации и контроле. Ситуация всегда может стать еще хуже. Очень хочется затаиться и пересидеть тяжелые времена на «подножном корме». Многие считают, что кризис – не время для перемен, ведь любые перемены требуют вложений. Ошибочность такого подхода заключается в том, что все недоработки, большие и мелкие, на которые долгое время не обращали внимания, начинают проявляться в самый неподходящий момент в строгом соответствии с законами Мерфи: «Предоставленные сами себе события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему». Поэтому инвестировать так или иначе придется: в оптимизацию бизнес-процессов, в инновации, в автоматизацию – в то, что поможет повысить эффективность. Кризис – это данность сегодняшнего дня, с которой бессмысленно спорить. Свершившийся факт, который необходимо признать, чем раньше, тем лучше, потому что понимание проблемы – это первый шаг на пути к ее решению. А какими будут последствия кризиса для вашей компании, зависит только от вас. Главное – не игнорировать проблемы, а трезво оценить ситуацию и приступить к их решению. Ведь не зря говорят, что черная полоса иногда может быть взлетной.

Об авторе:

Лисовая Елена, генеральный директор "Restart Retail Studio"

"В моем активе имеется добротное экономическое образование, существенно подправленное пятнадцатилетней практикой в ритейле. И реальный опыт на всех участках стартапа: от расчета перспективности открытия и потенциальной зоны охвата до джамперов и шариков с логотипом, от компрессоров и конденсаторов до потолков Грильято, от слаботочной проводки до планограмм, от abc-анализа до чертежей… Я ответственно заявляю, что открыть магазин - это еще не все. Дальше начинается самое сложное: поддерживать заданный уровень, мотивировать и обучать персонал, анализировать продажи и корректировать ассортимент, зонирование, промо-активность и программы лояльности...искать конкурентные преимущества, контролировать затраты, внедрять новые технологии. И все время идти дальше"

Вам будут интересны другие статьи на эту тему: 

trade-drive.ru

Как НЕ нужно вести учет. Типовые ошибки в розничной торговле

Специалисты подтвердят: чтобы эффективно работать, нужно знать не только умные теории и правила, но и ошибки, которые могут быть допущены в процессе ведения учета. Компания «СофтБаланс» работает с розничным учетом уже много лет, и наши специалисты регулярно сталкиваются с одними и теми же ошибками. Большинство из них довольно очевидны, но, тем не менее, постоянно повторяются. А значит, есть необходимость снова поговорить о типовых ошибках в розничной торговле. Рассмотрим самые распространенные ошибки в учете. Выясним их причины (или мотивацию) и последствия, определим требуемые направления действия для их устранения и ликвидации, а также меры, которые позволяют избежать их появления.

Номенклатура

Первый раздел ошибок – ошибки ведения справочника номенклатуры. Часто бывает, что оператор в разделе номенклатуры заводит детализацию по поставщикам (к примеру, группы номенклатуры он называет по имени поставщика). В такой ситуации одинаковые группы могут появляться в разных разделах справочника, как отмечено на иллюстрации.

Рассмотрим, почему так получается (определим мотивацию). Допустим, руководитель дал задание получить отчет о продажах с детализацией по поставщикам. Желая выполнить поручение любой ценой, недостаточно обученный оператор формирует справочник, исходя из одного этого пожелания. Оператор может сказать в свое оправдание, что подобная организация данных и способ ведения карточек полностью устраивает оператора по закупке: ему не нужно искать товар и даже пользоваться сканером штрихкода. Но такой подход не является правильным, и на общем учете это сказывается не самым лучшим образом.

Последствия

Такая некорректная работа приводит к тому, что одна и та же группа оказывается представленной в разных разделах. Это не только неинформативно, но и не позволяет сформировать правильные аналитические отчеты. Еще одно неприятное последствие - искажение аналитики старых периодов при смене поставщика: если меняется поставщик отдельной позиции, оператор может решить перенести ее из одной группы в другую. Это ведет к тому, что сбивается вся аналитика прошлых периодов. Кроме того, возможны дубли номенклатуры (в случае, если два поставщика везут один и тот же товар, оператор может занести две одинаковые позиции в разных разделах).

Рекомендации

Для формирования отчетов по поставщикам существует специальный механизм, заложенный в наш программный продукт "ДАЛИОН". Он позволяет представлять аналитику не по каким-то условным поставщикам, привязанным к позициям номенклатуры, а по фактическим поставкам товара. Справочник номенклатуры нужно вести естественным образом (по категориям, о которых шла речь в других статьях). Если в справочнике не появились случайные дубли, то такие отчеты несложно сформировать, проведя реструктуризацию справочника («горячие меры»). Программа "ДАЛИОН" предоставляет специальные возможности аналитики.

Дубли позиций справочника

Почему создаются дубли позиций? При заведении прихода не выполняется поиск товара по штрихкоду. Это может происходить по нескольким причинам:

• оператор не работает со штрихкодами,
• товар является весовым,
• товар не снабжен штрихкодом производителя,
• старый товар поступил с новым штрихкодом.

Как следствие - оператор начинает искать товар визуально, то есть «вручную». А если в системе нет единого стандарта занесения товара, то это будет очень сложной задачей (к примеру, если наименования заносятся с разным порядком слов, некоторые из них с кавычками, а некоторые – без, плюс некорректная иерархия). В итоге оператор заводит позицию еще раз: создается дубль, а иногда и не один. Вот как это выглядит:

Последствия

Последствия довольно плачевны:

• блокировка проведения документов;
• отсутствие оперативного учета ;
• отрицательные остатки!

Устранение ошибки. Борьба с дублями в справочнике – работа кропотливая, но необходимая. Она состоит из следующих этапов:

1. Составление акта пересортицы.
2. Перенос штрихкодов.
3. Архивация ненужных позиций.

На иллюстрации, приведенной ниже, мы видим типовую настройку справочника номенклатуры, выполненную в программном продукте "ДАЛИОН". С ее помощью можно сделать так, что рядовой оператор не будет видеть те товары, которые отмечены галочкой «Архивные». Таким образом, мы выводим неправильную карточку из документооборота.

Как избежать возникновения дублей позиций справочника?

Есть общие рекомендации по работе с программой «1С» и конкретные рекомендации по работе с программным продуктом ДАЛИОН.

Общие рекомендации:

1. Вручную товар должен быть занесен в базу только один раз, во время оформления прихода. Во всех остальных случаях товар должен определяться ТОЛЬКО считыванием штрихкода!
2. Все операторы должны уметь осуществлять поиск нужного товара по вхождению подстроки в наименование.
3. Все рядовые операторы, которые занимаются ведением документооборота, должны быть лишены права редактирования справочника номенклатуры. Создавать и редактировать карточки номенклатуры должны только специально обученные люди, которые отлично ориентируются в ассортименте!

Функционал программного продукта "ДАЛИОН" помогает справиться с данной проблемой:

1. Программа позволяет задать жесткие требования по заведению новых позиций - шаблоны наименований. Например, в группе «Алкоголь» шаблон наименований можно настроить по образцу: «вид продукции, наименование, объем, тара». В этом случае все названия товара будут типовыми, что позволит избежать многих проблем (например, наличие или отсутствие кавычек и прочее).
2. Вся информация по номенклатуре поставщика.

Когда поставщик привозит товар, партию сопровождают первичные документы, где указана вся информация о продукции (наименования, коды, артикулы). Если учет вашей организации построен таким образом, что эта информация фиксируется в системе, то оператор должен выбирать его из базы в точности так, как он называется по номенклатуре поставщика.

Коллекции

Этот пункт касается непродуктовой розницы (одежды и обуви). На рисунке представлен классический вид справочника номенклатуры в магазине одежды и/или обуви. Это вполне нормальная ситуация, поскольку товары этих типов принципиально отличаются от коллекции к коллекции. Поэтому в пределах каждой коллекции их стоит заносить как отдельные позиции номенклатуры (весь категорийный учет проводится внутри этих коллекций). То есть все категории товаров внутри каждой коллекции будут дублироваться (и это вполне нормально!).

Но иногда могут возникать вопросы более общего характера: например, «Сколько было продано сапог за последние три года?» И тут возникают сложности, поскольку за последние три года успело смениться три коллекции. Сапоги были разные, и просуммировать их затруднительно. Поэтому у оператора может возникнуть искушение «перетащить» позицию «сапоги» из группы, соответствующей одной коллекции – в другую (из старой – в новую). Тогда при формировании отчета о продажи товаров за конкретный период может возникнуть такая курьезная картина. Получается, что в 2011-м году была продана коллекция 2012-го года.

Как с этим бороться? В ситуации с коллекционным товаром можно эффективно использовать инструмент из категорийного менеджмента. Он позволяет привязать позицию номенклатуры к определенной ассортиментной группе.В данной ситуации товары из группы 1 и группы 2 принадлежат к одной ассортиментной группе «ботинки». Тогда, после специальной настройки стандартной аналитики (без дополнительных доработок программы), можно будет сформировать необходимый отчет по всей ассортиментной группе «ботинки» за любой период.

Отрицательные остатки

Причины

Отрицательные остатки возникают в случае, если оператор не может провести документ из-за ошибок ведения учета. Необученный или безответственный сотрудник может запросить у начальства включение отрицательных остатков, и начинает выписывать расходные документы, тем самым увеличивая «минус».

Последствия

Наличие отрицательных остатков приводит к тому, что вы теряете актуальную сумму склада (сумма будет завышена), а заодно и корректную величину наценки в отчете о продажах (товар, который продается «в минус», как правило, продается по нулевой себестоимости). Другим последствием станут некорректные результаты инвентаризации, которые вы не сможете предъявить материально ответственным лицам: недостача будет завышена, потому что товар, который должен был списаться, не списался. Как следствие, оперативный и управленческий учет в программе не работают. То есть в этом случае учетная программа превращается в излишне «навороченную» печатную машинку с единственной полезной функцией – распечаткой ценников.

Вследствие того, что позиция продолжает числиться на складе, она не попадает в заказы (если вы пользуетесь автоматизированной системой заказа товаров). Это приводит к возникновению пробелов в ассортименте: человек, приходя в магазин за конкретным товаром, просто не находит его на полке, хотя по вашей базе он числится в наличии.А значит, потеря товара в ассортименте приводит к потере лояльности покупателей. Отрицательные остатки негативно влияют на трудовую дисциплину персонала: посчитав, что учет «в минус» - это норма, в будущем они могут злоупотреблять бесконтрольным проведением документов.

Рекомендации

Отрицательные остатки необходимо запретить! Они ведут к сбоям в учетной системе, а значит, должны быть выключены! На случай, когда в них возникает некая объективная необходимость (такое бывает, например, с весовым товаром (весовой товар всегда ведет к превышению по остаткам)), в программном продукте "ДАЛИОН" разработан механизм превышений, который успешно используется уже много лет. Он помогает пользователям сгладить многие «острые углы» в учете и получить корректную наценку, поскольку в этом случае не производится списание товара с нулевой себестоимостью. Кроме того, механизм позволяет получить корректные суммы недостачи, так как из недостачи формальной вы сможете вычесть «закрытое» превышение. После инвентаризации пользователь получит корректную сумму склада.

Чего не сможет сделать даже механизм превышений? Он не сможет закрыть «дыры» в ассортименте. Поэтому с ним нужно быть очень аккуратным и отслеживать объемы превышений.

Последовательность документов

Это специальный механизм «1С», который позволяет поддерживать правильность движения документов. Последовательность документов представляет собой точную хронологию проведенных операций. Если такая хронология нарушается, это может за собой повлечь появление некорректных данных в программе (неточности в остатках на складах, в состоянии взаиморасчетов). На иллюстрациях можно проследить, как изменение документа «задним числом» приводит к возникновению отрицательных остатков. Для исправления ситуации последовательность документов нужно восстанавливать. Но если ошибка в последовательности была допущена давно (несколько месяцев назад, полгода, год), то ее восстановление не представляется возможным, поскольку за это время уже успело накопиться значительное количество новых ошибок. Исправление еще более ранних ошибок неизбежно повлечет за собой целую серию сбоев в отчетности. В итоге все операторские ресурсы будут брошены на работу с последовательностью, а учет останется без внимания.

Последствия

Даже если предположить, что вам удастся восстановить последовательность документов за полгода, отчетность за указанный период все равно изменится, что вызовет неизбежные вопросы у бухгалтерии и руководства.

Рекомендации

Чтобы избежать такой неприятности, необходимо работать с границей запрета редактирования. Эта возможность есть почти во всех товаро-учетных системах, и забывать о ней не следует. Права доступа к старым документам нужно дать только компетентным сотрудникам (к примеру, старшим товароведам, которые точно знают, на что могут повлиять данные изменения).

Специалисты компании «СофтБаланс» располагают опытом регламентного восстановления последовательности в ночное время (в активе – успешная реализация на конкретных объектах). Как работает этот механизм? Каждую ночь запускается специальная служебная операция, которая пытается восстановить последовательность документов от заданной даты до текущего момента. Даже если последовательность нарушена, а границы редактирования при этом были правильно настроены, то сбой отчетности не распространится далее чем на один месяц назад. За ночь с помощью регламентного восстановления последовательность либо вернется в исходное состояние, либо восстановится до какой-то ошибки, которую оператор сможет исправить самостоятельно.

Перспективы: изменение принципов учета!

В новой версии программного продукта "ДАЛИОН" («ДАЛИОН 2.0»), выход которой разработчики запланировали на 2012-й год, механизм работы с партиями будет принципиально другой и, скорее всего, операции восстановления последовательности документов уже просто не понадобится.

Персонал

К сожалению, не все сотрудники отличаются кристальной честностью. Что скрывать, иные из них не брезгуют самым настоящим мошенничеством. Рассмотрим случай с переклеиванием этикеток, когда оператор торгового зала или кассир переклеивает штрихкод с дорогого товара на дешевый. Покупатель делает покупку, оплачивая завышенную стоимость, а продавец списывает купленный товар как дорогой. После этого он, к примеру, может забрать уже списанный дорогой товар по стоимости дешевого. Формально, с точки зрения предприятия, в этой ситуации нет ничего страшного: свои деньги за товар магазин получил. Но произошел обман покупателя, а это означает потерю лояльности и скандал, если факт будет предан широкой огласке.

Рекомендации

Проблема в том, что отследить такой обман очень сложно: практически эффективна лишь система видеонаблюдения, установленная на кассе. Учетных инструментов для борьбы с этим мошенничеством нет.

«Подгон» результатов инвентаризации

Часто бывает так, что персонал магазинов (особенно небольших торговых точек) еще до инвентаризации знает, какого именно товара у него не хватает. Если инвентаризационную проверку будут проводить эти же сотрудники, есть большая вероятность, что цифры они просто подгонят.

Рекомендации

Для проведения инвентаризации лучше всего привлекать сторонних ревизоров. Но и это не панацея: если магазинов несколько, их сотрудники могут на время ревизии «одалживать» товары один у другого, и результаты снова будут далеки от правды. С этим бороться можно только путем проведения одновременной инвентаризации сразу во всех магазинах сети.

Резюме

Если честность персонала контролировать бывает непросто, то бороться с ошибками в учете не только можно, но и нужно. Вам поможет соблюдение следующих правил.

• Номенклатура и штрихкодирование должны быть внимательно отслеживаемы. Все изменения в номенклатуре должны совершаться только компетентными сотрудниками. Штрихкоды необходимо наносить на все товары.
• Отрицательные остатки должны быть выключены.
• Последовательность документов должна своевременно восстанавливаться.
• Ревизии (инвентаризации) должны проводиться часто, одновременно на соседних торговых точках.
• Хорошее знание учетной системы и ее возможностей поможет избегать многих проблем в ведении учета.

Вам будут интересны другие статьи на эту тему: 

trade-drive.ru

• 
  Кто поможет деньгами
• 
  Блокчейн проект
• 
  Трудовая инспекция адрес в москве
• 
  Как закрыть самостоятельно ип
• 
  Закон о защите прав потребителей возврат обмен товара
• 
  Методики исследования объектов судебной строительно технической экспертизы
• 
  Куда вложить валюту под высокий процент
• 
  Партнерские товарные программы
• 
  Компания правовед
• 
  Ютуб сколько лет
• 
  Как определить рыночную стоимость