Как выбрать аутсорсинговую компанию? Ответственность аутсорсинговой компании перед налоговой

Передача бухгалтерии на аутсорсинг: на что обратить внимание

Эта статья предназначена для тех руководителей, которые уже приняли решениепередать ведение бухучета на аутсорсинг, а также для тех, кто такого решения еще не принял, но хочет заранее изучить весь процесс. Итак, при передаче функций бухучета сторонней организации вам необходимо обратить внимание на следующие важные моменты

аутсорсинг

Что вы передаете на аутсорсинг

В первую очередь определитесь, что вы собираетесь передать на аутсорсинг – всю бухгалтерию или отдельные ее отрезки, например, только подготовку и сдачу отчетности.

Если речь идет о компании, относящейся к малому бизнесу, с небольшим количеством хозяйственных операций и штатом сотрудников от 15 до 100 человек, то имеет прямой смысл полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг. Нередко у владельцев небольших компаний возникает искушение самостоятельно заниматься бухучетом, но, как говорится, овчинка выделки не стоит – экономия получится незначительная, совершенно несообразная потраченному времени и силам.

Если речь идет о компании среднего бизнеса со штатом сотрудников до 250 человек, то в этом случае начать передачу бухгалтерии можно с отдельных отрезков. В некоторых случаях так проще, организационно и психологически. Круг обязанностей аутсорсера можно постепенно расширять, и затем поручить им ведение всего бухучета компании.

Какую модель предпочтительнее внедрить у вас, нужно обсуждать непосредственно с поставщиком услуг. На этом этапе вам требуется найти с аутсорсерам оптимальный баланс, при котором вы 1) сокращаете расходы на содержание бухгалтерии и/или отдела кадров, 2) но сохраняете нужную вам степень контроля над учетными и аналитическими процессами своего бизнеса.

Что отразить в договоре

После того как вы определились с тем, какой объем учетных функций вы предаете сторонней организации, четко пропишите в договоре весь перечень услуг, которые вам будет предоставлять аутсорсер.

Обязательно составьте график основных хозяйственных событий, которые позволят вашей компании нормально функционировать. Например, вы выплачиваете заработную плату два раза в месяц: 25 числа – аванс, 15 числа – окончательный расчет за предыдущий месяц. Значит, ведомости на выплату заработной платы аутсорсер должен предоставить вам на утверждение не позднее 21 и 11 числа.

Договоритесь, какие стоимостные, количественные и временные критерии будут применяться сторонами в оценке качества услуг.

Выясните, каким образом вы сможете отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Сейчас многие бухгалтерские фирмы используют для этого онлайн-системы (CRM). С их помощью в режиме реального времени вы сможете отслеживать ход работ. Впрочем, если вам больше по душе традиционный формат, то можно договориться о том, чтобы отчеты предоставлялись в бумажном виде или присылались по электронной почте.

Важнейший вопрос – конфиденциальность. Причислите в договоре те категории информации, которые считаете конфиденциальными, а также круг лиц, допущенных к такой информации и меры ответственности за ее разглашение.

Обязательно обсудите вопрос хранения документов: где они будут храниться – у вас или у аутсорсера. Если у исполнителя, то какие – все имеющиеся документы с начала деятельности вашей компании или только те, которые появятся после передачи бухучета на аутсорсинг.

Крайне важен вопрос разделения ответственности: за что именно вы несете ответственность, за что исполнитель; с какого момента она наступает. Добросовестные аутсорсеры обычно берут на себя ответственность за те ошибки, которые допущены по их вине. То есть, если, допустим, аутсорсер полностью ведет вашу отчетность, и она была сдана не в срок или с ошибками, то полагающийся за это штраф выплачивает аутсорсер. Вернее, он компенсирует вам размер штрафа, так как по закону платить его должны конкретно вы. Однако если вы вовремя не предоставили необходимые для отчетности данные, и в результате произошла задержка, то это уже ваша вина. Чтобы избежать спорных ситуаций, все эти моменты необходимо четко проговорить. Кроме того, они должны быть прописаны в договоре и понятны вам и исполнителю.

Обратите внимание!

В 2016 году не представляется квартальная бухгалтерская отчетность в контролирующие органы. Но вам квартальная отчетность необходима для оперативного управленческого учета и принятия стратегических решений. Поэтому закрепите в договоре с аутсорсинговой компанией объем внутренней квартальной бухгалтерской отчетности и форму ее представления вам. Это может быть аналитическая записка с указанием всех основных показателей в стоимостном и количественном выражении.

Если вы имеете обязательства перед банками по кредитам, то, скорее всего, банки тоже ждут от вас ежеквартальной отчетности. Об этом вы тоже должны информировать аутсорсера в начале вашего сотрудничества.

Как передать функции бухучета и бухгалтерские документы

Когда договор принят обеими сторонами и подписан, можно переходить непосредственно к передаче бухучета.

Первое, что вам нужно сделать на этом этапе, это оформить приказ о внесении изменений в учетную политику вашей компании. В нем зафиксируйте факт передачи функций бухучета сторонней организации с указанием даты.

Затем вам необходимо провести экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета (как правило, это делает непосредственно аутсорсер). Экспресс-аудит включает в себя ревизию всех первичных и учетных документов, сличение электронной версии бухгалтерии с фактическими первичными документами.

Сделать это нужно обязательно, несмотря на дополнительные временные и возможно финансовые затраты. Дело в том, что в процессе экспресс-аудита могут обнаружиться недочеты в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то, во-первых, возможны конфликтные ситуации. Например, ошибка была допущена еще на этапе до передачи, и она имела некие последствия. Вы вините в этом аутсорсера, тот пытается доказать вам, что не при чем. Возможно, в итоге вы придете к взаимопониманию, но потратите на это время, силы, да и, как говорится, осадок останется. Во-вторых, любые не выявленные вовремя ошибки приводят в итоге к тем или иным потерям.

По результатам экспресс-аудита и документальной ревизии составляется акт, в котором фиксируются фактическое состояние бухгалтерского, налогового и кадрового учета в компании на момент передачи. Также в нем перечисляются искажения фактов хозяйственной жизни (если таковые имеются), несоответствия фактов системе учета, отсутствующие документы, иные выявленные факты. В рекомендательной части акта аутсорсеры фиксируют, что нужно восстановить в учете, какие исправления нужно внести в бухгалтерский, налоговый или кадровый учет организации, чтобы он стал достоверным. Также в ней даются рекомендации по составлению локальных нормативных актов (приказы, распоряжения, внутрифирменные положения), которые восстанавливают логику хозяйственной жизни компании.

После этого вы можете вздохнуть спокойно во всех смыслах: и потому что процесс передачи бухучета закончен, и потому что, наконец, вы полностью или частично свободны от бухгалтерии – этого трудоемкого, хлопотного и непрофильного вида деятельности.

rsf-corp.ru

Кто несет финансовую и юридическую ответственность за ошибки в бухгалтерской и налоговой отчетность при бухгалтерском аутсорсинге — руководитель самой организации или организация, с которой заключен договор на оказание бухгалтерских услуг? - НТВП Кедр

Скачать: Кто несет финансовую и юридическую ответственность за ошибки в бухгалтерской и налоговой отчетность при бухгалтерском аутсорсинге — руководитель самой организации или организация, с которой заключен договор на оказание бухгалтерских услуг?

Распечатать

Ответ:

В соответствии с ч.1 ст.7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (вступил в силу с 1 января 2013 года) ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта. Согласно п. 6 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

При этом законодательство допускает заключение договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета со специализированным юридическим лицом или бухгалтером-специалистом (так называемый «бухгалтерский аутсорсинг»). Такой договор является договором возмездного оказания услуг и заключается в соответствии с пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Однако, в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (далее - НК РФ) именно налогоплательщику – организации, доверившей вести бухгалтерский учет аутсорсеру, в случае обнаружения нарушений придется платить штрафы и пени, поскольку субъектом правонарушения является конкретное юридическое лицо-налогоплательщик, в чьей бухгалтерской отчетности была обнаружена ошибка (ст.106 НК РФ).

Поэтому привлечь к ответственности организацию или физическое лицо-аутсорсера можно, лишь включив в договор пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов и так далее, компенсируются заказчику организацией-аутсорсером. В данном случая суммы штрафов и пени будут взыскиваться заказчиком с организации-аутсорсера в качестве ущерба, причиненного ненадлежащим исполнением обязательств по договору, в порядке гражданского судопроизводства.

Директор юридического агентства «Defence» Е.Ю. ПеревощиковаТел. (3412) 77-11-43, e-mail: [email protected] сайт: юр-дефенс.рф

www.ntvpkedr.ru

Как избежать проблем с аутсорсером

В российском законодательстве нет термина «аутсорсинг», но, согласно статье 421 Гражданского кодекса, юридические лица вправе заключать и не предусмотренные законом договоры. Реклама, бухгалтерский учёт, услуги юристов или переводчиков, охрана и уборка — это далеко не полный перечень задач, которые компании предпочитают отдавать на аутсорс. По своей правовой природе договоры аутсорсинга схожи с договорами оказания услуг. Но есть нюансы.

Не перепутайте аутсорсинг с аутстаффингом

Бывает, компании, которые хотят заключить договор аутсорсинга, прописывают в нём условия, характерные для аутстаффинга. А это разные вещи.

В первом случае вы заказываете выполнение конкретных функций, во втором — по сути, берёте чужих сотрудников в лизинг.

При этом с 1 января 2016 года аутстаффинг, подпадающий под определение заёмного труда (статья 56.1 Трудового кодекса), в России запрещён. Заключение такого договора чревато административной ответственностью за нарушение трудового законодательства.

Как избежать ошибки: В договоре следует чётко сформулировать его предмет — например, можно указать, что аутсорсинговая компания обязуется оказывать услуги по юридическому, финансово-бухгалтерскому сопровождению деятельности заказчика услуг. В этом случае у контролирующих органов не будет повода в чём-то вас подозревать.

Трудовой кодекс предусматривает ряд исключений. Аутстаффинг возможен для личного обслуживания и оказания помощи по ведению домашнего хозяйства (речь о найме сиделок, кухарок, водителей), замещения временно отсутствующего штатного сотрудника, за которым сохраняется место работы (например, в случае ухода собственного сотрудника в декретный отпуск), а также на временных (не более девяти месяцев) работах, связанных с расширением производства.

Согласно статье 341.2 Трудового кодекса в качестве внешних сотрудников ещё можно привлекать студентов-очников, одиноких и многодетных родителей, воспитывающих несовершеннолетних детей, а также лиц, освобождённых из исправительных учреждений.

При аутсорсинге договор регулирует порядок предоставления внешней компанией определённых услуг. Обычно в таких договорах не прописаны конкретные сотрудники, которым предстоит работать. Это второстепенный вопрос для аутсорсинга. При аутстаффинге, напротив, указание на конкретного работника является важным условием соглашения.

Чётко прописывайте предмет договора и объём оказываемых услуг

Если предмет договора и объём оказываемых услуг определены неполно или нечётко, заказчик рискует: договор может быть признан незаключённым или аутсорсер может не выполнить обязательств, которые кажутся сами собой разумеющимися. Например, если в договоре аутсорсинга на оказание юридических услуг будет указано, что заказчик вправе получать консультации подрядчика в сфере гражданского и трудового законодательства, то исполнитель не будет обязан консультировать в уголовной сфере.

Нечёткое определение предмета договора может привести к налоговым проблемам для заказчика. Одним из рисков, связанных с заключением договора аутсорсинга, является непризнание расходов на данные услуги в целях налогообложения прибыли. В соответствии со статьёй 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, понесённые налогоплательщиком.

Как избежать ошибки: Как можно шире и конкретнее обозначьте предмет договора аутсорсинга и точнее опишите оказываемые услуги как в договоре, так и в акте сдачи-приёмки оказанных услуг. Чем лучше вы это сделаете, тем больше шансов, что налоговая признает ваши расходы на аутсорсинг обоснованными.

Обеспечьте конфиденциальность передаваемой информации

Несмотря на то что информация, составляющая коммерческую тайну, охраняется законом, следует детально оговорить условия о конфиденциальности в договоре. Ведь в случае утечки информации (в особенности финансовых показателей компании, информации о новом продукте или новой технологии) под удар попадает сам бизнес заказчика.

Как избежать ошибки: В договоре должен быть определён перечень информации, составляющей коммерческую тайну, порядок обращения с ней, контроль за соблюдением этого порядка, а также порядок учёта лиц, получивших к ней доступ. Там же нужно предусмотреть санкции (возмещение понесённых убытков, выплата неустойки) за случаи разглашения конфиденциальной информации. Ответственность за разглашение должна сохраняться после того, как услуги будут выполнены.

На практике оказалось эффективным включать в договор положение о неустойке как основном виде ответственности за нарушение конфиденциальности. Преимущество неустойки состоит в том, что её легко взыскать при наличии одного факта разглашения конфиденциальной информации. При этом не нужно обосновывать реальный размер причинённого ущерба (в отличие от убытков).

Прописывайте сроки сдачи работ и порядок отчётности аутсорсера

Аутсорсинг обычно длится долго, а передаваемая функция часто предполагает целый комплекс работ, нужных для достижения результата. Некоторые недобросовестные подрядчики всеми способами пытаются избежать отчётности по промежуточным этапам, затягивая или даже саботируя предоставление информации.

Как избежать ошибки: Бесконечные «сдадим завтра» можно минимизировать, включив в договор условия о сроках сдачи отдельных этапов работы, а также о порядке отчётности аутсорсера перед заказчиком. Кроме того, стороны договора должны периодически проводить взаимную сверку по оказанным услугам.

Если аутсорсер причинил вам ущерб, он должен его компенсировать

Кому бы заказчик ни передал свои функции, ответственность перед контрагентами и государством несёт он сам. Особенно это актуально при передаче на аутсорсинг бухгалтерских функций. Например, если компания несвоевременно подала налоговую декларацию или неправильно начислила сумму налога, ответственность будет нести сам налогоплательщик.

Как избежать ошибки: Пропишите в договоре условие о том, что все убытки по вине аутсорсера должны быть им же компенсированы. Логично в договоре прописать размер неустойки (её размер должен быть разумным, учитывающим возможные риски, связанные с деятельностью привлечённого персонала). Если размер реального ущерба превысит сумму неустойки, то заказчик сможет взыскать убытки в большем размере.

Фотография на обложке: Nguyen Huy Kham / Reuters

secretmag.ru

Как выбрать аутсорсинговую компанию? - Статьи и обзоры

Как выбрать аутсорсера и зачем он нужен?

Аутсорсер — специализированная организация класса (B2B), поставщик услуг аутсорсинга, таких как, например, обслуживание компьютеров и серверов. Основными признаками аутсорсинговой организации - выделение в бизнесе ключевого процесса оказания услуг, являющихся для других организаций вспомогательными.

Мария АДЛЕР, старший юрист, руководитель отдела по работе с клиентами

«Чтобы правильно выбрать аутсорсера, определитесь, чего именно вы от него ожидаете — экономии по сравнению с содержанием собственных служб, повышенной ответственности (за результат), удобства в работе или компетентности. Не требуйте всего сразу: одновременное выполнение этих требований в принципе невозможно».

Учетные, налоговые и юридические функции прибыли не приносят и считаются второстепенными. Но их непосредственное влияние на результаты всего предприятия таково, что они определяют устойчивость бизнеса и его перспективы.

Как управлять тем, в чем не являешься специалистом?

От эффективности работы учетных, налоговых и юридических служб зависит все предприятие, а иногда и его существование, поэтому вопрос организации и управления этими функциями должен входить в компетенцию самого высшего руководства наряду с основной, профильной, деятельностью. Как правило, руководитель знает все особенности и нюансы профильной деятельности предприятия, тогда как учет, налоги и право для него — «черный ящик». Реально управлять и контролировать при этом невозможно, поэтому решение доверить функции учета, налогов и юридической защиты наемным специалистам выглядит логичным. Но именно это решение создает для предприятия скрытые и неконтролируемые риски. Очень неприятная для руководителя особенность учета, налоговых и юридических функций состоит в том, что все основные ошибки, способные нанести предприятию значительный ущерб, могут годами никак себя не проявлять до определенного момента (налоговой проверки, судебного иска, нарушения контрагентом обязательств и т.п.). Когда такой момент наступает, поднимать вопрос о виновных и их ответственности за ущерб уже бесполезно. Во-первых, размер ущерба, как правило, таков, что наемный специалист просто не способен его покрыть, а во-вторых, часто оказывается, что ошибка вообще допущена его предшественником. Думать, что ответственность делегирована наемному специалисту — опасная иллюзия для руководителя. Наемный работник не способен принять на себя ответственность, за его ошибки всегда будет расплачиваеться предприятие, независимо от того, понимает это руководитель или нет.

Ответственность

Почему нельзя возложить ответственность на того, кто вырабатывает и принимает решения, т.е. на специалиста? Теоретически наемный специалист может нести материальную ответственность перед работодателем за причиненный ему ущерб; ответственность (административную и уголовную) по закону как должностное лицо; может рисковать профессиональной репутацией в случае некомпетентности (например, увольнение по «нехорошей» статье ТК).

Материальная ответственность. По закону материальная ответственность за причинение вреда вследствие профессиональной ошибки не предусмотрена. Максимум, что может взыскать работодатель, — заработок специалиста, который можно незаконно задержать или не выплатить. Зар-плата высококвалифицированного специалиста в области УНП может быть значительной, но она всегда на порядок меньше возможных последствий ошибок и небрежности. Поэтому в реальной ситуации за него всегда расплачивается предприятие.

Ответственность специалиста как должностного лица не так значительна, как обычно думают. Например, для юриста организации она вообще не предусмотрена. Ответственность за организацию учета и выполнение требований налогового и другого законодательства всегда несет руководитель. Законодатель устанавливает правило — перед контролирующим органом отвечает руководитель, а уже позаботиться о том, как организовать работу так, чтобы выполнялись все требования закона, он должен сам. При этом, закон не дает в руки работодателю практически никаких инструментов. Ответственность за некомпетентность или профессиональную ошибку в Трудовом кодексе не предусмотрена. Фактически Трудовой кодекс устанавливает в отношениях работник — работодатель презумпцию виновности работодателя и предполагает, что все неясности и неоговоренные в контракте, должностных обязанностях и инструкциях случаи трактуются в пользу работника. Четко проработанные должностные обязанности, инструкции и контракты — большая редкость, чем с успехом и пользуются сотрудники в невыгодной для себя ситуации. Суд в конфликтных ситуациях всегда на стороне работника.

Потеря деловой репутации. Опасение скандала, боязнь потерять репутацию в какой-то степени может быть гарантией добросовестности и ответственности. Но далеко не всегда: эта мотивация работает на очень высоком профессиональном уровне (крупный бизнес, узкие и закрытые профессиональные сообщества, специфические сферы деятельности), т.е. когда рынок и специалистов, и работодателей узок, когда все специалисты известны наперечет и находятся на виду. В условиях Москвы, юрист или бухгалтер, работающий в малом или среднем (а иногда и крупном) бизнесе, редко принимает во внимание вопрос репутации, поскольку рынок труда настолько широк, а работодатели настолько беспечны (или точнее, не знают как им следует поступать), что он без особенного труда найдет себе работу, даже если с ним расстались на прежней работе со скандалом.

Что делать?

Для повышения ответственности собственных специалистов предприятия основная задача руководства — обеспечить наличие четко проработанных должностных инструкций и эффективной системы административно-кадрового документооборота. Проблему это не решит, но улучшит мотивацию и контроль. В целом же, чтобы как-то контролировать риски, связанные с функциями учета, налогов и права, руководителю необходимо либо выявлять ошибки специалистов до того, как они нанесут ущерб (т.е. выстроить эффективную систему внутреннего контроля текущей деятельности и состояния дел), либо передать функции исполнителю, способному реально нести ответственность за результат (т.е. самому оплачивать свои ошибки). В противном случае — возникновение проблем в результате ошибок в учете или юридических документах — вопрос времени и удачи.

Система внутреннего контроля

Оперативно контролировать компетентного специалиста может только еще более компетентный специалист, поэтому построение службы текущего контроля (внутреннего аудита) — сложная и дорогостоящая задача, которая по плечу только большим предприятиям. Средний, а тем более малый бизнес, редко может себе это позволить. Решением, доступным для малого и среднего бизнеса, является итоговый контроль — налоговый и юридический аудит истекшего периода (не путать с обязательным аудитом отчетности). Такой контроль является итоговым (т.е. он не предотвратит ошибку, но поможет ее исправить до того как она обратится в убытки). Затраты на такой аудит не составят более 20% от бюджета соответствующей службы за проверяемый период. Во-первых, проверка покажет, насколько оправданно потрачены средства на содержание службы, а во-вторых, учитывая масштаб возможных последствий невыявленных вовремя ошибок, такие затраты не чрезмерны даже для самого малого бизнеса.

Аутсорсер, ведущий ценовую войну с расходами клиента на собственных специалистов, будет приносить в жертву либо ответственность, либо компетентность, либо все сразу.

Аутсорсинг — возможности и опасности

Аутсорсинг позволяет предприятию как решить вопрос организации контроля (оперативного и итогового), так и передачи самих функций на исполнение аутсорсеру, т.к. потенциально имеет ключевое преимущество: на аутсорсера можно возложить ответственность за результат.

Ответственность. На сотрудника нельзя возложить ответственность, а на аутсорсера можно. Значит, появляется возможность полного делегирования с контролем «по результату». Но эта ответственность должна быть детально определена в договоре и подкреплена, как минимум, реальным договором страхования профессиональной ответственности. Компетентность. У специалиста аутсорсинга гораздо больше возможностей специализации, развития профессиональных знаний и исследований, чем у специалистов соответствующих служб самого предприятия. Опыт узкопрофессиональных специалистов может быть объединен и получена синергия. Но это — тоже лишь возможность. Специализация, знания и исследования должны быть очевидны в виде публикаций, научных работ, признания профессионального сообщества, реализованы в виде проектов и подтверждены клиентами. Должны быть технологии объединения и систематизации опыта в виде организационной структуры, аттестационных процедур, внутренних стандартов и т.п.

Гибкость. Аутсорсинг как технология позволяет клиенту быстро изменить масштабы или направления сотрудничества, и при этом заметно сэкономить на затратах на организацию, закупки оборудования, поиски офиса, наем специалистов, или наоборот, — увольнение, сворачивание работы и т.д. При выборе партнера для аутсорсинга следует помнить, что и эти, и почти все другие преимущества аутсорсинга — только возможности, которые еще нужно реализовать. Если эти преимущества не реализованы, то их и нет. В то же время — главный недостаток — степень зависимости аутсорсера от клиента гораздо меньше, чем зависимость сотрудника от работодателя, а «прозрачность» работы гораздо меньше, чем прозрачность собственных служб клиента. Аутсорсер для клиента — «черный ящик». Поэтому, явится аутсорсинг решением или только увеличит риски, зависит от выбора, который сделает предприятие и его руководитель.