Повышаем эффективность: использование систем тайм-менеджмента. Тайм менеджмент план

Домашний тайм менеджмент: эффективное управление временем

Приветствую всех гостей и постоянных читателей. В этой статье я поделюсь с вами секретами, как успевать делать все и что такое вообще домашний тайм менеджмент. Ведь, наверняка, многие из вас уже устали от постоянного аврала дел, который никогда не заканчивается.

Вместе с тем, копится общая усталость, которая со временем грозит перерасти в серьезную депрессию. Давайте сегодня поговорим о том, как успевать все и при этом не чувствовать себя «загнанной лошадью».

 Зачем нужно домашнее планирование?

Конечно, цели у всех разные. Кто-то хочет разгрузить свое расписание, чтобы оставалось время на общение с близкими людьми, на отдых и на увлечение. Кто-то постоянно зашивается в уборке, готовке и стирке и опаздывает из-за этого на работу. Кого-то утомляет постоянный «день сурка».

Это состояние, когда каждый день напоминает предыдущий, но при этом вы совершенно не получаете отдачу и не достигаете поставленной цели. Домашняя система управления поможет правильно и эффективно организовать время, чтобы успевать все!

Еще один очень важный и эффективный прием тайм менеджмента – это не просто четко следовать поставленному плану, но еще и анализировать то, что вы сделали. Это очень важно для укрепления собственной мотивации и понимания, что вы идете по правильному пути.

Недостаточно просто вычеркнуть в конце недели все пункты домашних дел. Проанализируйте список, мысленно разделив его на 3 группы:

1. За что я могу себя похвалить.
2. Что у меня не получилось сделать и почему?
3. На чем мне следует сосредоточиться на следующей неделе.

Существует большое количество видов тайм менеджмента, но все они они преследуют одну цель «Успеть больше и устать меньше!»

Золотые правила домашнего планирования

• Не нужно просто так писать огромный список дел, который вы никогда в жизни не сможете выполнить за 1 день. Это неэффективный тайм менеджмент, который приведет к потере мотивации. Вы скорее забросите всю систему контроля времени, разуверившись в ней. То есть задача эффективного тайм менеджмента как раз и заключается в рациональном распределении времени, а значит при постановке задачи нужно четко понимать, сколько времени уйдет на ее выполнение. Не обманывайте себя и не «накидывайте» лишнее, тогда вы точно ничего не успеете.
• Четко ранжируйте домашние дела по степени их важности.
• Дробите большое дело, которое месяцами, а то и годами лежит без выполнения, на мелкие части и кусочки. Это может быть переезд, ремонт, генеральная уборка и т.д.
• Совместите сразу несколько дел. (Полезное + супер полезное, приятное + полезное, приятное + приятное). Например, женщина разрывается между кучей глажки, уборкой, необходимостью привести себя в порядок перед мероприятием и желанием отдохнуть за просмотром любимого сериала. Почему бы не организовать свой день таким образом, что с 12-13 вы гладите, при этом можно включить свой любимый сериал или шоу, а потом нанести маску на лицо и в это же время произвести небольшую уборку.
• Выявите своих «пожирателей времени». Что больше отвлекает вас от выполнения рабочих задач (ТВ, социальные сети, телефонные разговоры)? Не нужно навсегда исключать их из своей жизни. Если все эти мелочи доставляют вам удовольствие, то просто отведите на них четкий период времени. К этому правилу, пожалуй, отлично подойдет поговорка: «Сделал дело – гуляй смело!».

• Отводите под домашние дела чуть-чуть времени. Это правило применимо к очень занятым людям, которые пропадают на работе по 10-12 часов времени. В этом случае, как бы ни планировал день, в нем нет 3-4 часов на уборку, готовку, стирку и глажку. Поэтому не мучайте себя и выделите только 30 минут. Обозначьте, что в понедельник вы 30 минут уделяете ванной комнате, во вторник – ровно 30 минут гладите? Не хватает этого времени- еще 30 минут глажки переносите на другой день недели и т.д. Это куда лучше, чем в единственный выходной, с «языком на плече» производить глобальную уборку в доме, одновременно стирать, гладить и готовить на всю неделю. Что вы получите в конце такого выходного дня? Депрессию и жуткую усталость!

Многие женщины жалуются, что приготовление еды занимает у них огромное количество времени, но при этом у них ежедневно паника на работе, что семье нечего будет вечером есть! Это говорит о том, что вы неэффективно управляете временем и неправильно организовали время.

data-ad-client="ca-pub-2802235477177743"data-ad-slot="2794945033"data-ad-format="auto">

Есть даже такой вид тайм менеджмента, как организация домашнего питания. Если коротко, то нужно всегда составлять меню на неделю. Исходя из этого, закупать продукты + продумать по максимуму в выходной день, что можно заготовить из этого меню. А чтобы не чувствовать себя «жертвой домашнего быта», можно совместить воскресную готовку на неделю

 Я итак все успеваю!

Многие, кто впервые сталкивается с новомодным и заморским понятием «тайм менеджмент», машинально отвергают подобную систему управления времени. Мол, зачем мне все эти системы, я итак все успеваю!

Возможно, но подумайте, насколько эффективнее вы могли бы использовать свои ресурсы. Вы смогли бы научиться новому делу, выучить иностранный язык, освоить какую-нибудь специальность или читать больше интересных книг, посещать культурные мероприятия.

Да, возможно вы действительно все успеваете, но какова цена? Вы уставший, приходите домой с одной лишь мыслью лечь поспать? Вы довольны собой, так все сделали, но при этом в вашем дне не было интересных и ярких моментов.

Не ограничивайте свою жизнь одними лишь домашними делами. Эффективная система тайм менеджмента поможет сделать жизнь ярче и избавит вас от общей усталости!

Обязательно отдыхайте!

Это очень важное правило, про которое очень многие либо забывают, либо не придают значение. Я не имею сейчас ввиду сон, когда вы уставший на автомате донесли свое тело до кровати и из последних сил завели будильник.

Я говорю сейчас о полноценном отдыхе, выделить время на который вам поможет один из видов домашнего эффективного тайм менеджмента.

• Составляя план на каждый день, в обязательном порядке представляйте временные ресурсы, которые будут затрачены на выполнение задания.
• Четко обозначьте «рабочее» время и время на отдых.
• Напишите себе виды отдыха, которые для вас идеальны. Это может быть поход в кино, в театр, на выставку, прочтение книги (которую уже год хотите прочитать), просмотр ТВ с любимым человеком, ужин в кафе, прогулка по парку, визит гостей. Почему так важно это выписать? Для того чтобы не было того самого ощущения пресловутого «дня сурка» и для того чтобы вы наглядно убедились, насколько разнообразнее, ярче и насыщеннее может быть ваша жизнь.
• Теперь, когда вы выписали, как хотите отдыхать – составьте краткосрочный план. Ежедневно оставляйте в своем расписании время на любимое дело. На выходные отнесите те, которые требуют большего количества времени (театр, кино, прогулка, пикник). А ежедневно вечером выделяйте 1-2 часа на отдых (фильм, книга, чаепитие с близкими и т.д.)

Успешные бизнес консультанты, преподающий основы эффективного тайм менеджмента утверждают, что нет худшего врага для самого себя, чем хроническая усталость! Ничто так нас не демотивирует, не снижает нашу работоспособность и не препятствует осуществлению поставленных целей, как хроническая усталость. Так вот система тайм менеджмента как раз и направлена на то чтобы избавить вас от этого чувства.

Вообще, говорить об эффективном управлении временем можно еще очень долго, но лучше посетите тренинг по тайм менеджменту, и вы увидите, насколько качественнее может быть ваша жизнь.

Делитесь в комментариях, как вы планируете свои домашние дела, и помогает ли вам подобная система в жизни? Подписывайтесь, кто этого еще не сделала и до новых встреч!

data-ad-client="ca-pub-2802235477177743"data-ad-slot="8649906948"data-ad-format="auto">

alcoraund.ru

Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план Laravel 5

Глеб Архангельский, Генеральный Директор компании "Организация времени", Москва

На какие вопросы Вы найдете ответы в статье "Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план"

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Понедельник. Планирование рабочего времени руководителя

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям "жестких" и "гибких". У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения ("подготовка отчета к пятнице"). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои "жесткие" задач, с правой стороны – "гибкие", не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между "жесткими" задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и "гибким" делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично "жестко" планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет "гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих "гибких" дел – "составить план действий на следующий день".

Вторник. Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования "жестких" и "гибких" дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня "гибких" дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои "гибкие" дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Среда. Целеполагание и "мемуарник"

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение "мемуарника" (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой "мемуарник" следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего "мемуарника". Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Четверг. Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

Пятница. "Слоны" и "лягушки"

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на "лягушек" и "слонов".

"Слоны" - любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно "съесть"). Изначально может показаться, что "съесть такого слона" просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших "бифштексов" для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с "поеданием лягушек". Под термином "лягушка" предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая "лягушка" со временем вполне может стать "слоном", если не "съесть" её своевременно. К примеру, нужно выразить бухгалтерии недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации "лягушки" тоже становятся вкусными "бифштексами", на которые мы разделяли и "слонов". Для использования данной методики на практике – берем "слона", которого делим на части. Затем указываем перечень "лягушек" и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все "бифштексы" и "лягушки" на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Суббота. Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Воскресенье. Побалуйте себя, система управления временем готова 

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.

Источник: Журнал "ГенДиректор"

iteam.ru

Инструменты тайм менеджмента: лучшие из лучших

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

«Помидор»

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

В чем суть?

• Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
• Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
• Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
• Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
• Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
• После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я писал в одном из недавних постов. Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

1. Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
2. Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
3. Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
4. Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
5. Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

Вечером:

• Составляем список задач
• Расставляем приоритеты
• Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
• Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
• Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
• В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

• Записываем самые важные задачи
• Определяем последовательность и нумеруем их
• Работаем над решением задач в заданной последовательности
• Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
• Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
• Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Полезные советы лично от меня

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

А пока делюсь универсальными рекомендациями, которые лично мне сэкономили кучу сил и нервов.

• Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

• Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

• Учитывайте форс-мажоры

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

• Отдых
• Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

capitalgains.ru

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

• Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
• Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
• Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
• Параллельно выполнять несколько дел
• Увеличить свое материальное благополучие
• Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
• Минимизировать влияние стрессов
• Обладать свободой в поступках и выборе
• Иметь четкий план на будущее
• Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

• Первоначальный анализ целей
• Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
• Точное планирование
• Формирование и распределение приоритетов
• Реализация
• Контроль, управление
• Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

• Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
• Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
• Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
• Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
• Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
• Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
• Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
• Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
• Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
• Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

• «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
• «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

Поделиться в социальных сетях:

Зарегистрироваться

premiummanagement.com

5. ПЛАНИРОВАНИЕ В СИСТЕМЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Чем подвижнее и изменчивее внешняя среда, тем больше необходимость планирования как средства разработки определенной линии поведения в этой среде. Американскими исследователями установлена высокая положительная корреляция между планированием и успехом организации.

И действительно, менеджер, четко представляющий, что и когда ему необходимо сделать, имеет очевидные преимущества перед тем, кто вынужден беспорядочно переходить от одного вопроса к другому, не замечая за повседневной сутолокой, что львиная доля времени тратится на решение второстепенных задач, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

…

Планирование – одна из важнейших управленческих функций, от которых зависит успех организации.

…

Планировать нужно лишь тот объем задач, с которыми есть возможность реально справиться.

Планирование осуществляется поэтапно, сначала на продолжительный период времени (несколько лет), затем этот период разбивается на более мелкие временные промежутки. Чем меньше отрезок времени, тем более детальным должен быть план.

После того как составлен план на несколько ближайших лет, составляется план на год, а затем квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым бюджетом.

На основе показателей квартального плана составляется план на месяц и подекадные планы, включающие конкретные количественные показатели, которых необходимо достичь за предстоящий период.

Последним этапом в планировании рабочего времени является дневной план, который представляет собой наиболее важную ступень планирования. Он представляет собой список конкретных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня, а также предполагает разбивку дел на группы по их значимости и выделение задач, исполнение которых необходимо делегировать.

При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных задач.

Планирование рабочего времени не менее важно, чем планирование деятельности организации в целом, и является составной частью самоменеджмента. Такое планирование предполагает постановку целей, оценку способов их достижения и выбор наиболее оптимальной альтернативы использования рабочего времени из всех возможных.

…

Чтобы осуществлять планирование эффективно, необходимо прежде всего четко представить себе свой бюджет времени.

Следующая глава >

self.wikireading.ru

Тайм-менеджмент идеального дня

Проснуться вовремя, без проблем — задача для утреннего тайм-менеджмента.

Первое, что вы должны помнить: чем позже вы легли, тем труднее встанете. Чтобы раньше ложиться, стоит заняться тайм-менеджментом, разобраться, почему вы не успеваете закончить дела часам к десяти вечера и спокойно лечь в 23:00, чтобы встретить утро в 07:00. Это путь непростой, но эффективный.

Если общение в социальных сетях или просмотр захватывающих сериалов ночью вас очень обогащает и помогает обрести смысл жизни, то не стоит и переживать из-за утренних мучений. Вы же знаете, за что страдаете? Но если вы человек разумный, а я знаю немало таких ответственных людей, то каждый вечер вы будете задавать себе вопрос: «Что для меня важнее сейчас: просмотреть новости из жизни моих бесчисленных виртуальных друзей или заняться своей жизнью и выспаться?» Так что проблему со временем отхода ко сну решайте сами в соответствии с вашими приоритетами.

Во сколько бы вы ни легли, в рабочий день проснуться рано все равно придется. Но сколько времени вы потратите на «валяние в постели»? Чтобы его минимизировать (особенно осенью и зимой) и потратить свободные 20 минут, например, на завтрак и контрастный душ, купите себе световой будильник. Он поможет вам просыпаться более комфортно с помощью мощной лампы. Ученые уже доказали, что пробуждение от солнечного света (или его имитации) гораздо более легкое и приятное, чем от различных трелей будильника в темноте.

Когда вы проснулись и добрались до работы, встает важный вопрос дневного тайм-менеджмента: как начать рабочий день? Вот мой вариант начала рабочего дня.

Итак, вы приходите в офис, наливаете себе кофе и устраиваетесь за рабочим столом. Теперь, до того как вы включите компьютер и погрузитесь в изучение социальных сетей, подумайте о планах на день. Чтобы как-то вас мотивировать, скажу, что в 2012 году служба исследований одной крупной компании провела опрос 2147 руководителей и выяснила, что почти половина из них ежедневно планируют свое рабочее время. А раз уж они стали руководителями, имея такую привычку, не грех и нам попробовать внедрить ее в свою повседневную практику.

Мне нравится система «I-образный распорядок дня», которая очень проста и не занимает много времени. Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I) , длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка) и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).

Верхушка I-образного распорядка дня — это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.

И очень важно заранее, прямо с утра, выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.

И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».

Еще один важный пункт — запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкосновенный запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздания партнеров. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

Поэтому оставьте 30% вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться.

Но гениальный план — еще только часть успеха. План надо выполнять. Так что сразу переходите ко второй части I-образного распорядка дня. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете время, отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!), переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов дня. За 10–15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.

Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно: вы завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить. Во-вторых, вы накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.

Корректируя график прошедшего дня, спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования. Например: «Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?», «Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?»

Конечно, я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса. Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий, так как извлечение из прошлого уроков является частью их работы и залогом звездного успеха. Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?

Ну а теперь, после работы или учебы, начинается ваше личное время. И, как ни странно, его тоже нужно планировать. А как это делать, мы поговорим с вами в другом материале.

ponedelnikmag.com

Тайм-менеджмент: планирование дня | PsyLibro

В современном мире рабочий ритм просто сводит с ума и часто не знаешь за что хвататься, какое дело сделать в первую очередь, а что можно отложить на потом. Из-за этого к концу дня люди обнаруживают, что много всего не успели и за месяц таких незаконченных дел накапливается прилично. И как результат — стресс, апатия, желание все бросить и сбежать. А хотите узнать простой способ все успевать, да еще и находить время для себя и своих близких? Давай рассмотрим главные методы управления временем.

Вы наверняка знакомы с людьми, которые все успевают и многого добились. И скорее всего вы думали — «вот бы и мне так», как у них все получается, они такие везучие». А и правда как все успевать? Им помогает трудолюбие? Да. Ум или талант? Вполне возможно. Но все это просто наиболее заметные качества личности, стоящие впереди, за широкими спинами которых скромно притаился инструмент, позволяющий добиться как этих качеств, так и всего остального, чего вы только можете пожелать. Что это за инструмент? Конечно же планирование дня! Каждый человек, когда-либо чего-то добившийся умел правильно распоряжаться своим временем, ставить задачи и достигать их в установленный срок. А вместе с планированием прививается и дисциплина, способная двигать горы.

Планирование на каждый день

Поэтому первое, что требуется, чтобы усвоить управление временем, это каждый вечер планировать свой следующий день. Возьмите ручку, бумагу и записывайте все дела, которые вы хотите сделать. Запомните главное — если вы не записали задачу, ее просто не существует. Не нужно думать, что вы и так запомните. Вопрос не в вашей памяти, вопрос в вашем сознании, которое обязательной считает ту задачу, на запись которой вы потратили немножко времени. Если вам лень ее записать, то откуда возьмется желание эту задачу выполнять?

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.

Джим Рон

Если не хочется искать блокнот, носить его с собой воспользуйтесь современными сервисами. Вам может понравится Google Keep, Google Docs или же Evernote. Доступ к ним вы сможете получить откуда угодно, если с вами ваш смартфон и интернет. Много времени мы проводим за компьютером, так еще проще, добавьте в закладки нужный сервис, чтобы быстро его найти, когда потребуется, записывайте туда важные задачи на день. После их выполнения обязательно вычеркиваете (в Google Keep такая возможность предусмотрена). Это позволит ощущать удовлетворение от проделанной работы, добавляет уверенности в себе и желания достигать новых высот. Вам это обязательно понравится, ведь процесс управления временем должен быть приятным.

Правильная организация рабочего дня требует всегда ставить себе четкие временные рамки. Прямо так и пишите — 10:00 — 12:00 — сделать тот-то. Вы не всегда будете успевать, но сам факт того, что задача записана позволит вам преодолевать лень и инертность. Еще раз акцентирую внимание — все, что вы записываете, повышает важность этого для вашего сознания и подсознания. Это позволит увеличить работоспособность, ведь организм подстроиться для решения задачи, и добавит вам энергии.

Доказано, что такой метод организации своей работы повышает ее эффективность на 30 % в первый же день. Только подумайте, 1/3 вашего успеха зависит от того, будете ли вы записывать задачи или нет. На эту 1/3 часть вам потребуется потрать всего 5 минут в день. Ну как, попробуете?  А вот вам маленький пример того, как можно организовать процесс планирования.

Важность задач

Во время вашего планирования старайтесь оценивать важность каждой задачи. Шкалу важности вы можете придумать самостоятельно. К примеру — 1, 2, 3. Где 1 — это задачи первостепенной важности, и при этом срочные. Задачи под маркером 2 — важные, но могут подождать. Задачи с маркером 3 — не особо важные или срочные и их решение можно отложить до того момента, когда вы разберетесь со всем остальным. Если не нравятся цифры, используйте буквы или цветовую заливку. Так многие делают, ведя свой личный план в Exel, заливая нужные ячейки разными цветами. В общем, группируйте задачи так, как вам удобно. В итоге вы получите примерно такой список:

1. Важная и срочная задача на день.

2. Важная, но не срочная задача.
3. Важная, но не срочная задача.

3. Не срочная и не важная задача.
4. Не срочная и не важная задача.
5. Не срочная и не важная задача.
6. Не срочная и не важная задача.

Неплохо вышло. Если не группировать, то ваше создание увидит аж 7 задач на день и вы почувствуете внутреннее напряжение. Это ж сколько нужно успеть! А так вы видите, что критически важно решить хотя бы одну, главную задачу, помеченную красным цветом. Конечно, это лишь маленькая хитрость, чтобы обмануть подсознание и немного расслабиться. Но такое расслабление позволит вам в хорошем расположении духа выполнять каждую задачу, не думая о том, как все сложно. Это значительно упростит планирование режима дня.

Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда.

Брайан Трейси

Второй плюс подобного подхода в том, что вы сразу видите, какая задача самая сложная. Это важно, потому что сначала дня вы должны решить именно ее, самую сложную задачу. Ведь если ее отложить на потом, то напряженное ожидание будет вас сопровождать весь день. И наоборот, решив задачу сразу, остальной день вы сможете в приподнятом настроении заниматься оставшимися делами. И даже если первый пункт у вас займет весь день, ничего страшного, ведь при любом раскладе на самое главное у вас времени хватило.

Разбивайте задачи на составные части

Если перед вами стоит сложная, многоступенчатая задача, которая может занять не один день, то ее крайне важно разбивать на маленькие подзадачи. Часто ведь бывает, когда мы смотрим на какое-то дело, и понимаем сколько всего нужно успеть, что аж руки опускаются. Работы ведь непочатый край! Хочется удариться головой об стену. Но если разбить такую задачу на составные части, каждая из которых решается легко и быстро, разбросать эти части на неделю или месяц, то не будет никакого напряга. Ведь каждое маленькое дело нам по силам. А спустя месяц вы обнаружите, что в итоге решили и ту сложную задачу, которая казалось нереальной.

Успех на 2/3 зависит от расчета и на 1/3 от удачи.

Наполеон Бонапарт.

Не прерывайте работу

Очень важно понимать, что наилучшего результата вы достигаете, если выполняете задачу непрерывно. Нельзя начать ее решение, а потом прерваться или перейти к другой, а потом вновь вернуться к первой задаче. Такой подход снижает эффективности в несколько раз. Ведь все мы ленивы по своей сути, правда? Так зачем нам усложнять себе жизнь? Можно потратить в 5 раз меньше времени и сделать работу лучше, при условии, что взявшись за нее, вы доведете все  до конца в один заход. Таким образом, вы экономите свое время, улучшаете эмоциональное состояние и при этом делаете работу качественно.

Делайте работу с утра

Когда осуществляете планирования дня, учтите, что наивысший пик активности человека — утро. Именно утром гормоны впрыскиваются в кровь, и ваш организм готов к работе лучше всего. Это еще одна причина, почему самые сложные задачи важно ставить в свой план именно на утро. Второй вариант поздний вечер или ночь, когда эмоциональный шлейф стряхивается с тела, и остается только чистый разум. Многие люд работают ночами как раз по этой причине, потому что разум в этом время суток получает полную свободу, повышая свою эффективность.

Отбросьте все лишнее

Очень важно внимательно следить за тем, что отнимает ваше время. Не занимайтесь глупостями (отдыха это не касается), не придумывайте лишних, ненужных задач. Если вас просят что-то сделать или предлагают встреться тогда, когда подобное может нарушить ваш график, то не стесняйтесь отказывать людям. Только будьте вежливы, предложите перенести задачу или встречу на тот день, когда вам это будет удобно. Ведь организация режима дня нужно для того, чтобы этот режим выполнять.

Порядок — ваш лучший друг

Беспорядок на рабочем столе и горы документов обычно раздражают, снижая работоспособность. Да и поиск нужной бумаги часто занимает много времени, что опять же решению поставленной задачи не способствует. Поэтому, если вы хотите делать все быстро и успевать выполнять ваш дневной план, разгребите свой стол, выбросьте ненужное, а нужное четко структурируйте. Потратьте на это какое-то время, зато после вы удивитесь, сколько времени сможете в итоге сэкономить благодаря хорошей организации рабочего места.

Находите время на отдых

И главное не забывайте уделять время себе, своему отдыху и близким. Ведь по сути, для чего вы работаете? Как раз для того, чтобы потом была возможность провести время так, как вам хочется. Отдых — важная часть вашего нормального функционирования. Если загоняете себя, то организм сам потребует отдыха принудительно, зачем до этого доводить? Поэтому научитесь правильно балансировать между напряжением и расслаблением, а это увеличит вашу трудоспособность и позволить достичь любых высот. И это и есть хорошая организация управления временем.

Вот мы рассмотрели наиболее эффективные способы управления временем. Попробуйте ими воспользоваться и вы сразу заметите, насколько быстро и легко все начнет получаться, к тому же у вас появится много свободного времени. А причина всему — правильная организация дня. Удачи!

Читайте также:

psylibro.ru

• 
  Как вызвать на дом нотариуса
• 
  Как можно взять
• 
  Правила собеседования при приеме на работу
• 
  Как получить деньги с ютуба
• 
  Как создать свою криптовалюту и заработать на ней
• 
  Как создать свою криптовалюту и заработать на ней
• 
  Ведение управленческого учета является
• 
  Ведение управленческого учета является
• 
  Заработок на яйцах без вложений
• 
  Контекстная реклама что это такое примеры
• 
  Заработок на яйцах без вложений