|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Матрица Эйзенхауэра. Несрочные и неважные дела – долгий ящик и павлиний хвост. Важные срочные важные несрочные делакак отличить срочное от важного
На самом деле, существуют инструменты, которые помогают расставить приоритеты и успеть сделать важное. Один из них — матрица Эйзенхауэра: метод, проверенный многими успешными в своей жизни людьми. Руководители компаний используют ее для планирования и мониторинга собственной активности и активности своих подчиненных. Но она так проста и эффективна, что ее можно рекомендовать даже домохозяйке, создающей дизайн своей квартиры. Потренировавшись несколько раз, вы будете почти автоматически «раскидывать» задачи на важные и срочные, на те, что можно сделать позже, и те, которые Должны занимать гораздо меньше вашего внимания. Если позволить себе пафосный слог, то матрица позволяет в рутине нескончаемых срочных дел не забыть про собственную жизненную миссию. Конечно, каждый по-своему понимает и использует этот инструмент. Ниже — один из вариантов эффективного использования матрицы. Читайте, пробуйте и успевайте все, что для вас важно!
Как построить: Разбейте поле на 4 квадранта: Задачи А «Срочно — Важно» (эдакий квадрант «Проснулся!» или «Пожар!»). Задачи Б «Не срочно — Важно» (ключевой, основной рабочий квадрант, в котором не только достигаешь качественного результата, но и развиваешься, делегируешь, празднуешь успех и т. д.). Задачи В «Срочно — Не важно» (это вся суета, которая и не наша часто, а делаем-таки, осознанно или потому что «так повелось»?). Задачи Г «Не срочно — Не важно» (это вообще пустое: решать эти задачи — то же, что отвечать на откровенный спам).
Что «Важно»? Организация, в которой мы работаем, определила эти задачи до нас и за нас. Это, собственно, те задачи, ради исполнения которых нас и пригласили работать в компанию: наши должностные обязанности, задачи, которые ставит нам непосредственный (административный) руководитель или руководитель проекта, в котором мы участвуем. Это не ваше личное понимание: важно это во вселенском масштабе или нет? Все более прозаично: важно то, ради чего вас позвали на эту позицию. И если каждый будет выполнять эти задачи, всем будет счастье.
А что «Срочно»? То, что имеет вполне определенный срок. Чаще всего срочно — когда срок уже оооочень близко.
Как выглядит Матрица?
Что можно сделать прямо сейчас?
Выполните простое упражнение: 1. Перечислите все цели и задачи, которые вы планируете выполнить. Список должен быть пронумерован. 2. Проранжируйте каждое дело по шкале от −5 до 5 в категориях «Срочность», «Важность» в таблице 1. Большие цели («Слонов») делите на отдельные задачи («Бифштексы») и присваивайте ранг «Срочность» и «Важность» каждому отдельному «бифштексу». 3. В таблице 2 распределите все дела по полю, исходя из рангов Срочности и Важности. 4. Определяйте приоритетность задач, двигаясь по полю от правого верхнего угла («Срочно — Важно») к левому нижнему углу («Не срочно — Не важно»). 5. Выполняйте согласно приоритетам. 6. Наслаждайтесь порядком и успехом. Ведь Успех — это еще и успеть. ponedelnikmag.com Матрица ЭйзенхауэраБольшинству из нас не хватает времени, и любые советы по его эффективному использованию всегда вызывают интерес. Этот вопрос серьезно интересовал и тридцать четвертого президента США Дуайта Эйзенхауэра, который использовал для управления своим временем специальную матрицу приоритетов. Эта система до сих пор пользуется популярностью и ее подобия можно встретить в большинстве руководств по управлению временем. Дела при таком подходе оцениваются по важности и срочности, поэтому матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадрантов:
Важные и срочные делаОсновным критерием важности дел является то, что в случае их невыполнения:
В идеале, этот квадрант должен быть пуст. Но на практике по тем или иным причинам, некоторые важные дела нет-нет, да становятся срочными. Важные, но несрочные делаЭто именно те дела, на которых стоит сосредотачиваться. Дело в том, что выполняя их в размеренном темпе, а не на скорую руку, вы можете выполнить их максимально качественно. Именно сосредотачиваясь на этом квадранте, люди выходят вперёд и имеют больше шансов на успех, чем те, кто работает в турбо-режиме. Но следует помнить о том, что невыполнение этих дел быстро переводит их в разряд важных и срочных. Важность этих дел определяется теми же показателями, что и важность срочных, о которых было написано выше. К важным, но несрочным делам могут относиться, например:
Неважные, но срочные делаЭто те дела, которые реально не приближают вас к основным целям, ничего толкового для души, тела и кошелька не дают, но при этом могут маскироваться под важные и необходимые. Часто они лишь отвлекают вас от того, что вам реально необходимо, съедая ваше время впустую. Например, это может быть звонок вашего знакомого с разговором о не интересующих вас вещах, который надолго затягивается и вовлекает вас. Или неожиданное поручение начальника, не относящееся к вашим прямым задачам. Чтобы промониторить дело на важность, спросите себя «Что страшного будет, если я этого не выполню?» Неважные и несрочные делаЭто такие дела, которые вообще не имеют никакого отношения к вашим ключевым интересам, и являются хронофагами, то есть пожирателями времени. К ним как раз можно отнести бесполезную переписку на форумах и в соц. сетях, а также пустые телефонные разговоры. Также к ним относится различная излишняя развлекательная активность. Как использовать эти приемы в работе? Вы можете помещать свои дела на день или на неделю в матрицу и затем уже выстраивать свою деятельность в соответствии с расставленными приоритетами, начиная, конечно, с важных и срочных дел. Матрица приоритетов Эйзенхауэра позволяет добиться увеличения продуктивности в работе и более быстрого достижения поставленных целей. newgoal.ru Матрица Эйзенхауэра в тайм-менджменте: инструмент расстановки приоритетов, примерыПланировать по матрице ЭйзенхауэраПервое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного. Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д. Шаблон матрицы выглядит следующим образом:
Рассмотрим каждый квадрант подробнее. Важные и срочныеИдеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности. Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:
Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом. Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Важно, но не срочноСамые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы. Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А». Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п. Срочно, но не важноЗанятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел. В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени. Не срочно и не важноОт дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться. От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы. Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них. Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах. Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум. Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час». Пример расписания на каждый день может выглядеть так:
Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета. Распределение приоритетовВначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:
Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:
Критерий срочности:
Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается. zhazhda.biz Матрица Эйзенхауэра продолжение
Во времена царя Алексея, отца Петра Первого, в селе Коломенское перед царским дворцом стоял длинный ящик, в который любой мог положить свою жалобу. Однако дождаться какой-то реакции на жалобу удавалось далеко не каждому. И даже «везунчикам», чьи жалобы рассматривались, приходилось ждать решения вопроса месяцы, а то и годы. Отсюда на Руси пошла поговорка про долгий (синоним слова «длинный») ящик. Со временем глагол «положить» заменился на «отложить», подчеркивая затяжной характер такого действия. В современном динамичном мире целесообразность «долгого ящика» поставлена под вопрос. Стоит ли вообще откладывать в него дела? И можно ли научиться этот «долгий ящик» эффективно использовать?
Эксперты, описывающие матрицу Эйзенхауэра, подробно обсуждают, что делать с первыми тремя группами дел. Четвертую же группу они обычно игнорируют. Ведь она несрочная и неважная. Однако она все равно никуда не девается, дела в ней неизбежно накапливаются. Так что с ними делать? А нужен ли «долгий ящик»?Роберт Поузен, успешный топ-менеджер, автор книги «На пике возможностей», категорически против какого-либо откладывания дел. Он предлагает радикальный подход: «По возможности решать низкоприоритетные задачи нужно по мере их появления. Откладывая дела в долгий ящик, вы теряете много времени и переживаете по пустякам. Каждый день вам приходит много сообщений — от коллег, членов семьи, друзей и незнакомцев. Всем им нужно уделить время. Получив сообщение, решите для себя: проигнорировать его или отреагировать. Я считаю, что на 80% писем можно не реагировать: сюда входят спам, ежедневные отчеты филиалов и даже массовые электронные рассылки вашей организации. Иными словами, запрос, не требующий принятия кардинальных решений, можно проигнорировать. Промедление — час, день или неделя — приведет к тому, что общее время на выполнение задачи удвоится или даже утроится. В лучшем случае вам придется перечитать и еще раз обдумать сообщение. В худшем вы потратите массу времени на поиски письма, а потом все равно придется перечитать его и все обдумать. Кроме того, если вы не ответите в течение недели, отправитель расценит это как неуважение». Однако существует и иное мнение. День генеральной уборки… мозговКак это ни парадоксально, чем лучше мы умеем расставлять приоритеты, тем больше несрочных и неважных дел будет накапливаться в «долгом ящике». К сожалению, эти «висяки» способны отбирать у нас энергию. Психоаналитики называют их «энергетическими хвостами». И если отрастить «энергетический хвост» размером с павлиний, вы вряд ли сможете эффективно двигаться вперед. Накопившиеся неважные и несрочные дела будут мешать вам жить и работать. Поэтому «энергетические хвосты» следует периодически отрубать. Сайт Lifehacker утверждает, что эффективный список дел должен обязательно выделять время на расчистку хвостов. Lifehacker называет это «днем генеральной уборки мозгов». Да, в идеале на расчистку накопившихся мелких дел следует выделить целый день, лучше всего, дождливую холодную субботу. Ниже приведены рекомендации Lifehacker по организации такого «субботника»:
4. В конце дня генеральной уборки мозгов вознаградите себя за проделанную работу. Сходите с другом в бар или купите себе что-нибудь бесполезное, но приятное.
Вы удивитесь, насколько у вас прибавится свободной энергии после обрубания «энергетических хвостов»! Вам не нужен этот павлиний хвост, избавьтесь от него, очистите свой «долгий ящик», и вам будет легче двигаться вперед к успеху! Бесплатная подписка по e-mail uspeh-success.ru Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетовКаждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример – названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Д. Эйзенхауэр – гений эффективности
Общее описание матрицы Эйзенхауэра
Первый квадрат: самые важные и срочные дела
Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании – встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка – вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам – все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить). Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения
Третий квадрат: срочные, но неважные делаТретья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. Сломался компьютер во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра - как инструмент расстановки приоритетов - должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха. Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные
Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых. Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра
А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг. fb.ru Правильное использование нашего времени31 Март 2010 Игорь Коваленко Главная страница » Обучение Просмотров: 948Доброго времени суток! Сегодня выпустил рассылку, посвящённую рациональному использованию времени. Тема эта настолько злободневна, что я решил продублировать её, опубликовав на блоге в виде отдельного поста. Многие из нас не умеют правильно использовать своё время. У каждого из нас 24 часа в сутках. И у человека, который имеет прекрасное образование, но, к сожалению, не имеет денег. И у человека, который имеет много денег.  ПРАВИЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАШЕГО ВРЕМЕНИ Человек целенаправленный рано или поздно достигает результатов. Человек без цели — болтается, как лодка без паруса в море. Составьте список дел и разложите их на важные и неважные дела. Важные дела — это те дела, которые приближают Вас к поставленной цели. Важные и неважные дела разбиваем на срочные и несрочные дела. Попробуйте все свои дела разбить на 4 категории. Для удобства сведем их в таблицу:
Что Вы будете делать со срочными и важными делами? Выхода нет! Их нужно срочно, быстро делать! Что будете делать с несрочными важными делами? Несрочные важные дела нужно делать планово. В этом залог успеха! К сожалению, большинство людей думают, что будет время, будут решать свои несрочные важные дела. Вы, наверное, и без меня знаете, что времени всегда не хватает! Что делать со срочными неважными делами? Как сообщается на www.best-shtory.ru — идеальным решением будет делегирование срочных неважных дел. В крайнем случае, если делегировать некому и так припекло, что дальше некуда, то заниматься самим. Что делать с неважными несрочными делами? Вообще ими не заниматься!!! Не делать их!!! Посмотрите на себя честно, откровенно и ответьте на вопрос, что у Вас пожирает время? Повторюсь, что Ваш успех заключается в Ваших несрочных важных делах, которые нужно планово делать.
Главное, чтобы важные несрочные дела не превращались в важные срочные дела.Почему мы топчемся на месте, не достигаем результата? Потому что у нас до несрочных важных дел, как до актива не доходят руки.Какими делами мы занимаемся больше всего? Правильно, неважными срочными или неважными несрочными. Почему мы не занимаемся важными неcрочными делами? Правильно, здесь думать нужно, прежде чем делать. В неважных срочных и несрочных делах думать не нужно. Это имитация бурной деятельности. В результате люди изматываются, но это не приводит их к желанной цели. Составляйте список важных несрочных дел и приступайте к их выполнению. Читайте также:Поделитесь статьей с друзьями в социальных сетях:Метки: Управление временемigorkovalenko.com Таблица Эйзенхауэра: как правильно расставить приоритетыПривет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра. В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?
Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь. Что дает планирование:
Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах. Что такое таблица Эйзенхауэра?
Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям. Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное. Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи. Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть? Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные. Как оформить?1.Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких. 2.Дальше напишите внутри буквы: В, А, а под ними D,C. Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела. data-ad-client="ca-pub-4167948981158684"data-ad-slot="9714848661"> А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая. В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому. С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты. D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект. 3.Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели. Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже. Как правильно расставить приоритеты: практические советы
Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:
Отдельный случай – это мечты. Часто человек оценивает мечту как дело. Он знает, к чему это дело приведет и сколько нужно на него времени, но не делает ничего. Если у вас та же ситуация, прочитайте статью: «Как превратить мечту в реальную задачу с помощью техники постановки целей по SMART». Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D». Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье «Эмперический закон Парето 20/80 для повышения КПД любого человека до 100%» ЗаключениеНужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее. Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности. До новых встреч на блоге!
data-ad-format="autorelaxed"data-ad-client="ca-pub-4167948981158684"data-ad-slot="1338464532">
qvilon.ru
|
Сегодня мы коснемся важного аспекта науки об управлении временем – откладывания дел в долгий ящик. Одним из ключевых навыков тайм менеджмента является расстановка приоритетов, когда мы передвигаем важные и/или срочные дела на первое место в списке дел. Но куда при этом девать не очень важные и не очень срочные дела? Можно ли их откладывать в долгий ящик и как долго их можно там хранить?
Основную часть содержимого «долгого ящика» составляют несрочные и неважные дела, четвертый наименее приоритетный квадрат матрицы Эйзенхауэра, где все дела предлагается делить на:
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.
Дуайт Эйзенхауэр придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую – дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория – все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.
В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.
Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра – это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.
Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.
Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован насыщенный день и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.
