Автоматизация системы бюджетирования на предприятии. Автоматизация системы бюджетирования

Системы автоматизации бюджетирования предприятий Laravel 5

Юрий Кузьмин,бизнес-директор ЗАО "АКГ "Развитие Бизнес Систем",кандидат физ.-мат. наук,Опубликовано в журнале "Финансовый директор"

Планировать, анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем, однако наибольшие возможности по бюджетному управлению предприятием предоставляют специальные программы - автоматизированные системы бюджетирования. Мы расскажем о достоинствах и недостатках пяти самых известных западных автоматизированных систем бюджетирования, которые находятся приблизительно в одной ценовой нише, рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны автору, имеющему опыт их внедрения.

Система бюджетирования как модель компании

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой компьютерную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов - производства, инвестиций, продаж, закупок и т.д. Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности, и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, как текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании. В подобном моделировании должны принимать участие как финансовый директор, так и все остальные сотрудники, занимающиеся составлением и исполнением бюджета. Для контроля и анализа в АСБ поступают данные из других корпоративных информационных систем. Поэтому любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:

1. Система бюджетов
2. Средства для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов)
3. Средства для организации коллективной работы
4. Средства для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ часто используется программа Microsoft Excel. Она прекрасно знакома всем финансистам и позволяет вводить любые формулы и строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных.

Вместе с тем, у бюджетирования на основе Excel есть и серьезные недостатки. В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом. Также невозможно составлять несколько вариантов бюджета: для каждого нового варианта приходится заводить свой файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что вызывает большое количество ошибок и несоответствий. Кроме того, практически не разграничиваются уровни доступа к данным (нет гибкого уровня доступа к данным), то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только топ-менеджменту; функции защиты данных от исправлений также отсутствуют.

Наконец, у системы низкая производительность: например, при редактировании бюджета, составленного на 3 года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и очень долго пересчитывать все данные после внесения каждого изменения. Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено.

Тем не менее, Excel до сих пор является любимым инструментом бюджетирования на большинстве российских предприятий. В середине 90-х годов автор принимал участие в создании системы бюджетирования для одной из крупнейших российских нефтяных компаний именно на основе Excel, причем там наблюдались все вышеназванные проблемы. Поэтому со временем эта компания перешла на бюджетирование с использованием одной из специализированных программ, о которых речь пойдет ниже. Впрочем, небольшие предприятия, где незначительное количество центров ответственности, вполне могут использовать Excel в качестве программного средства для бюджетирования.

Специализированные системы бюджетирования

Как правило, в любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования, и приходится задумываться о приобретении специализированной системы. В России сейчас представлены более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей. Все они различаются между собой функциональными особенностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятий, на которых они могут работать.

В последние годы все больше российских компаний предлагает свои системы бюджетирования. Они обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интерированностью с другими российскими пакетами. Например, стоимость внедрения системы бюджетирования питерской компании "Инталев" начинается от 12-15 тысяч долларов США, кроме того, она отлично интегрирована. с самой популярной отечественной бухгалтерской системой "1С". Появляются и российские системы "привязанные" к западным ERP, в том числе самым современным. Например, можно отметить систему ALVA компании Руссо-МС, созданную, прежде всего, для работы с ERP Navision. Цена системы бюджетирования ALVA - около 30000 долларов США.

В то же время средним предприятиям с разветвленной территориальной структурой или большим количеством центров ответственности, а также крупным компаниям лучше использовать более надежные и дорогие западные системы. В рамках данной статьи мы остановимся на пяти западных автоматизированных системах бюджетирования, которые находятся приблизительно в одной ценовой нише, рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны автору (имеется личный опыт участия в проектах по их внедрению):

• Oracle Financial Analyzer (OFA)
• Hyperion Pillar
• Adaytum e.Planning
• EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise
• Comshare MPC

Oracle Financial Analyzer (OFA)

Достоинства. OFA является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности, и проводить многомерный анализ данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за 2 квартал 2002 года по каждому продукту с разбивкой по дилерам региона).

В системе OFA могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для этого необходимо установить в каждом филиале свой сервер, через который будут передаваться данные.

Личный опыт

Алексей Чудопалначальник отдела АФХД ОАО "Красноярскэнерго", г. Красноярск

За время разработки и внедрения бюджетов основного и вспомогательного производства мы протестировали около десятка систем бюджетирования, но в конце концов остановились наOFA. У нас больше 20 филиалов, и каждый из них представляет порядка 28 отчетов, поэтому наиболее важным показателем для нее была быстрая работа системы и возможность загрузки в нее данных из программыExcel. На наш взгляд, это позволяет сделать толькоOFA.

В системе есть гибкий контроль доступа к данным. Например, можно настроить программу таким образом, что руководитель будет видеть только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный - только свои показатели и показатели в целом по компании. Возможно, также разделять финансовую модель на подмодели по подразделениям.

Недостатки. Интерфейс программы не очень нагляден, поэтому работа в OFA требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык - практически весь раздел помощи доступен только в английском варианте.

В OFA не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов - например, получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы. Это серьезная проблема, которая встает особенно остро при смене персонала: если в компании нет аналитика, который занимается описанием всех моделей, объяснить новому сотруднику подробности вашей бюджетной инфраструктуры будет трудно.

Наконец, в OFA полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Учитывая, что система рассчитана на большое количество пользователей, из-за этого сразу появляются определенные трудности: например, начав работать с бюджетом, вы не знаете, внес ли туда свои данные тот или иной отдел. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем простыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись; придется ставить специализированную систему документооборота, например Documentum.

Вывод. OFA - очень мощная и функциональная система, подходит для компаний, у которых сложная взаимосвязь между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней понадобятся сильная IT-служба и штатные аналитики.

Hyperion Pillar

Это первая западная система бюджетирования, появившаяся на российском рынке.

Достоинства. Программа достаточно проста, легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и русифицирована. Система имеет хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкую структуру документооборота - бюджеты можно составлять "сверху вниз", "снизу вверх" и по смешанным схемам.

Недостатки. Однако реализовывать сложные задачи в Hyperion трудоемко из-за наличия некоторых ограничений. Например, число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На первый взгляд, этого более чем достаточно, но на практике при работе с этой системой часто обнаруживается, что все уровни аналитики уже использованы.

Пример

Компания переходит от проектной системы планирования к планированию по регионам. Это означает, что необходимо менять всю аналитику. При этом возникает необходимость переделать все отчеты, которые были созданы с использованием старой аналитики. Для безошибочного решения этой проблемы необходимо привлекать программистов.

Пример

Из-за технологических особенностей производительность системы невысока - когда с файлом работает несколько человек одновременно, процесс замедляется. Кроме того, этот продукт довольно сложно интегрировать с другими базами данных.

Еще один недостаток связан с планированием: планировать в Hyperion можно только по месяцам, а по неделям или декадам - нет. Встроенные средства документирования моделей отсутствуют, как и в Oracle.

Личный опыт

Геннадий Волеговзаместитель генерального директора филиала "Ватойл" ЗАО "ЛУКойл-Пермь" по экономике и финансам

Многие проблемы, возникающие при использовании Hyperion Pillar, как мне кажется, решаемы. Установку недельных и декадных сроков планирования мы просто включили в техзадание, когда проектировали систему бюджетирования и теперь мы можем планировать и понедельно и подекадно. К сожалению, бывают задержки в работе системы, и почти на час - но только при расчете больших объемов информации (у нас в системе 12 рабочих мест). Данные в систему перебрасываются не напрямую - для переноса информации из нашей корпоративной учетной системы Platinum в Hyperion используется MS Excel (возможности Platinum позволяют выгружать данные в формате Excel, а Hyperion может загружать информацию из файлов Excel, а вот напрямую передать данные из Platinum в Hyperion нельзя).

Вывод Хорошая система для предприятий, в которых не очень сложная финансовая структура и финансовая модель. Так как освоить Hyperion очень просто, эта система идеально подходит тем компаниям, где сотрудники негативно реагируют на изменения или у них недостаточно времени на обучение.

Adaytum e.Planning

Достоинства.В этой системе хорошо организовано ведение документооборота: схемы движения документов и регламенты работы можно просто рисовать с помощью мышки. Созданную модель, как и в OFA, можно разделить на подмодели по определенному классу аналитических уровней (например, по ЦФО, по затратам и т.д.), что хорошо для больших предприятий. Очень удобно контролировать исполнение бюджета - в столбцах отражаются плановые и фактические значениями показателей, и темпы их изменения. И сама программа, и раздел "Помощь" русифицированы.

Недостатки. Во-первых, производительность системы несколько ниже, чем, например, у OFA. Во-вторых, с помощью стандартных средств, имеющихся у системы, можно просмотреть либо суммарные значения, либо полностью детализованные. То есть вам доступны либо данные по дебету в целом по нефтяной компании, либо данные по дебету по скважине "Петровская", а данные по дебету по нефтегазодобывающему управлению (НГДУ) "Петровское плюс", в которое входит несколько скважин, посмотреть невозможно. Создание такого отчета "вручную" у опытного специалиста займет не так уж много времени - примерно один час. Однако при любом изменении одной из использованных аналитик (например, скважину причислят к другому НГДУ), придется так же вручную переделывать все отчеты, в которые входили данные по этой аналитике, или же тратить ресурсы ИТ-службы на перепрограммирование.

Личный опыт

Александр Петренко,заместитель финансового директора, начальник финансового отдела ЗАО "Лаверна СПб", Санкт-Петербург

Для нас при выборе системы бюджетирования самым важным ее качеством была возможность удаленной работы с филиалами в Екатеринбурге, Москве, Новосибирске и Самаре.Adaytum решает эти проблемы - наши филиалы подгружают данные в систему черезInternetExplorer.

Стандартные отчетыAdaytum мы не используем, так как гораздо удобнее составлять их вExcel. Правда, мы не используем приложениеAdaytumReporter, позволяющее готовить дополнительные отчеты- вполне возможно, что он обладает большей функциональностью, чем стандартныйAnalyst.

На мой взгляд, основная проблемаAdaytum связана с модулемContributor (модуль, отвечающий за работу с оперативными данными). Это приложение имеет ряд существенных ограничений: проблемы с русификацией, нет возможности вводить комментарии к ячейкам, неудобство настроек. Но в целом системой мы довольны.

ВыводЭта система подойдет предприятиям, в которых самое важное - организация коллективной работы (с участием различных, в том числе удаленных подразделений) над бюджетом.

EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise

Различие между двумя системамиEPS Prophixзаключается в том, что Enterprise предназначен для большего количества пользователей и содержит немного больше функций. В целом же они практически одинаковы, поэтому в рамках данной статьи автор рассматривает их вместе.

Достоинства. Обе системы легки для освоения, их отвечает простой и удобный интерфейс. Можно посмотреть не только результаты, но и с помощью какой формулы они были получены (как и в Excel, подведя указатель мыши к цифре). В системе есть удобные инструменты для поиска информации (они называются Data Mining) - щелкнув по показателю, вы можете перейти на следующий уровень и просмотреть, из какого отчета взяты данные.

Недостатки. Возможности собственно построения моделей ограничены. Так, нельзя сослаться на данные из будущего периода. Это означает, что вы не сможете привязать закупки материалов в феврале, скажем, к планам производства в марте. Для сложных моделей такие ограничения становятся настоящей проблемой, в результате часть данных приходится "перебивать" вручную.

Личный опыт

Евгений Прохоров,финансовый директор компании "Беркут" ("Беркут" является управляющей компанией МК "Уралхиммаш"), Екатеринбург

Выбор системы делался на основе "цена+качество+доступность". Кроме того, для нас была важна простота в эксплуатации и настройке. По поводуProphix я бы сказал, что "средний" пользователь ПК может просто сесть и начать формировать отчеты и заносить данные. Уровень детализации отчетов меня вполне устраивает. Единственная проблема, с которой пришлось столкнуться - это сложности с увязкой системы с бухгалтерской программой. Но с моей точки зрения, проблема заключается не в самомProphix, а просто в том, что у нас разный с экономической точки зрения подход к бюджетным и бухгалтерским данным.

Вывод. Эта программа подойдет предприятиям, у которых нет необходимости создавать сложные финансовые модели.

Comshare MPC

Достоинства. Этот продукт выделяется богатыми возможностями для создания отчетов - к услугам пользователя множество графиков и таблиц. Система очень наглядна - в ней можно задать цветовое выделение отклонений значений от заданных. Например, отклонение на 10% будет выделено розовым, на 15% - зеленым, а на 20% - ярко-красным. При работе с многостраничными консолидированными отчетами это особенно удобно - вы можете обращать внимание только на проблемные показатели. Это касается и показателей, которые вычисляются по формулам, например, оборачиваемости или ликвидности. Кроме того, система позволяет строить довольно сложные модели, и корректно работать с удаленными филиалами.

Недостатки. Comshare устроен не совсем обычно: он состоит из большого числа отдельных модулей, то есть чтобы, например, посчитать оборачиваемость активов, вам придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем - создать отчет и т.д. Через несколько часов работы такая последовательность действий может вызывать раздражение.

Личный опыт

Александр Субботин,директор по экономике Соликамского магниевого завода

Использование системы Comshare MPC удаленными пользователями позволяет своевременно консолидировать финансовые и количественные данные по предприятию, несмотря на его разветвленную структуру. А визуализация данных очень удобна для топ-менеджмента: решения принимаются быстрее и эффективнее.

Вывод Эта система подойдет предприятиям, которым важны подробные и хорошо оформленные отчеты, и которые готовы не экономить на труде работников ИТ-службы и внедренцев.

Как упростить процесс выбора системы

При выборе АСБ следует учитывать, какая корпоративная информационная система установлена на вашем предприятии. Дело в том, что специализированные АСБ производят многие разработчики, и они наилучшим образом интегрируются с их же корпоративными пакетами. Например, если у вас установлена ERP-система Oracle Applications, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Oracle Financial Analyzer (OFA). А для SAP/R3 идеальным решением для бюджетирования будет mySAP Financials или же Business Planning&Simulation. Пользователи "1С" часто отдают предпочтение продуктам, выпускаемым фирмами "Инталев", "Рарус" и некоторыми другими партнёрами 1С, так как они специально разработаны для совместной установки с "1С".

Личный опыт

Игорь Миронов,финансовый менеджер ООО "Калужская пивоваренная компания" и ООО "ТрансМарк",SABMiller

У нас на предприятии установленаERP-системаSAPR/3, а сейчас происходит "обкатка" финансового модуляFundManagement (FM) этой системы, с помощью которого мы автоматизируем систему бюджетирования. Конечно, встречаются ошибки, но они связаны больше с человеческим фактором.SAPR/3 - это система, которая требует, что называется, немецкой пунктуальности, а пока сотрудники не научились этому, приходится сверять данные финансового модуля с данными, поступающими из других источников.

Пока система внедрена только в московском отделении и в Калуге. Региональных дилеров подключать сложнее, поэтому эта работа планируется на несколько ближайших лет. Пока информация от них идет в файлахExcel (раньше все бюджетирование в компании велось в этой программе), а контроль и прогнозирование происходит в Москве.

Взвешенный подход

Несмотря на то что полностью совершенных пакетов не существует, всегда можно подобрать программу, наиболее подходящую именно вам. Однако необходимо помнить: чтобы деньги, израсходованные на внедрение АСБ, окупились, нужно не только приобрести и установить систему, но и предварительно составить адекватную задачам предприятия структуру бюджетов, написать регламенты работы с ней, и связать систему бюджетирования с уже существующими учетными системами. Это - серьезная работа, которая в большинстве случаев требует привлечения профессиональных консультантов.

Олег Краснов, дистрибуторская компания, г. Москва

При внедренииOFA наши консультанты в первую очередь составили "Положение о бюджетном управлении компании". В нем были описаны цели и задачи системы бюджетного управления, положение о Бюджетном Комитете, управленческая учетная политика, определены целевые показатели компании, сформирована финансовая структура, разработана подробная структура бюджетов, а также определены сроки планирования. Кроме того, они же разработали порядок подготовки и утверждения, уточнения и корректировки, контроля и анализа исполнения бюджетов компании, а также указали допустимые расхождения при исполнении бюджетов и ответственность за сверхнормативное расхождение между фактическим и плановым бюджетами подразделений.

В ходе проекта было подробно описано положение о финансовом анализе хозяйственной деятельности компании (вертикальный и горизонтальный анализ финансовых вопросов, анализ безубыточности компании, финансовые коэффициенты рентабельности, ликвидности, эффективности управления, анализ чувствительности) и приведен альбом бюджетных форм, которые впоследствии стали основой для построения финансовой модели, реализованной в OFA. Без всей этой работы внедрение АСБ ничего бы не дало.

Другой важный момент заключается в том, что внедрение АСБ, как и любой другой информационной системы, необходимо рассматривать как инвестиционный проект с соответствующими потоками доходов и расходов. А, как известно, для того, чтобы инвестиционный проект был принят, выгода от внедрения системы должна быть выше, чем стоимость внедрения. Поэтому чем больше размер предприятия, чем сложнее его структура, тем полезнее для него будет АСБ. А небольшой организации с несложными финансовой структурой и с несколькими (а чаще - одним) центрами ответственности вполне достаточно и MS Excel.

Но следует понимать, что в любом случае, автоматизированная система бюджетирования не заменит специалистов и менеджеров, принимающих решения, и ждать чудес от нее не стоит. Задача АСБ - создать общую понятийную и информационную среду, благодаря которой управленческие решения будут приниматься быстрее, спокойнее и точнее.

iteam.ru

как выбрать модель и программу

Как строить и развивать серьезный бизнес, чтобы он был конкурентоспособным? Эффективный способ достичь этой цели – автоматизация бюджетирования. 

Вы узнаете:

• Как автоматизация бюджетирования влияет на эффективность управления и обеспечивает успешность бизнеса.
• Что изменит автоматизация бюджетирования и какие проблемы решит.
• С чего начать и как выбрать программу для вашего предприятия.

Бюджетирование: автоматизация или ручной режим

Бюджетирование – это деятельность предприятия, направленная на оптимизацию расходов и повышение прибылей. Оно является важнейшей частью финансового управления, заключающегося в согласованной работе с бюджетами всех структурных единиц компании. Облегчить этот процесс призвана автоматизация бюджетирования – перевод системы планирования и управления компанией из ручного режима в более эффективный автоматизированный процесс при помощи специальных компьютерных программ.

Итогом этого процесса является создание автоматизированной системы бюджетирования (АСБ), то есть электронной программы, консолидирующей все бюджеты компании. Помимо системы бюджетов она включает дополнительные средства и функции для операций с массивами информации, для одновременной работы нескольких сотрудников, для передачи данных их одного блока учета в другой.

Какие проблемы решает автоматизация бюджетирования

Компьютеризация процесса бюджетирования позволяет решить многие проблемы, которые, так или иначе, возникают при анализе исходных данных для планирования, при выработке концептуальных и управленческих решений, при формировании структуры бюджетов. Вопросы финансирования и инвестирования производства, определения методологических аспектов, учетной политики также могут быть решены рационально для успешного ведения бизнеса.

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Автоматизация системы бюджетирования:

• способствует развитию системы бюджетирования в целом;
• ведет к повышению производительности труда;
• упорядочивает бюджетную дисциплину;
• делает бизнес более прозрачным;
• выводит управленческие решения на новый уровень.

За счет чего автоматизированная система бюджетирования более эффективна

Со временем предприятия сталкиваются с проблемой, когда объемы информации возрастают, достигнув масштабов, которыми сложно оперировать. При автоматизированной системе появляется возможность быстро найти нужные данные, проанализировать их, провести с ними различные операции. Процесс консолидации бюджетов проводится быстрее, проще и качественнее. Специалисты, работающие с информацией, независимо от ее объемов, тратят меньше времени и усилий на аналитическую, учетно-отчетную и иную деятельность.

Модели внедрения автоматизации бюджетирования

Практика выявила два варианта, который используют компании при внедрении автоматизации бюджетирования.

Большинство компаний используют первый вариант, потому что он выглядит проще и быстрее. Но зачастую имеющиеся программы не получается приспособить под работу определенной фирмы, несмотря на потраченные время и средства.

Условия, необходимые для внедрения АБС

Какой бы вариант ни выбрала компания для построения АБС, это становится возможным, только если на предприятии имеются определенные условия:

• есть разделение бухгалтерского и управленческого учета;
• наличие четкой и эффективной финансовой модели функционирования предприятия;
• определены структуры бюджета, режимы их консолидации, регламенты прохождения;
• отлажена система сбора данных;
• сформирована информационная платформа.

Только после этого можно ставить вопрос и заниматься выбором программного обеспечения процесса бюджетирования.

Microsoft Excel – простейший инструмент автоматизации бюджетирования

Одной из первых на российских предприятиях начала внедряться программа Microsoft Excel. В ней финансовые работники вводили бухгалтерские проводки, получали расчеты, строили прогнозы. Достоинством Microsoft Excel стала также возможность вводить данные сразу из текстовых файлов, а также из различных учетных систем, применяемых предприятием.

При всех достоинствах ее слабые места заключаются в следующем:

• В системе с одним файлом невозможно работать одновременно даже двум сотрудникам.
• Чтобы составить несколько вариантов бюджета, надо создавать отдельные файлы. Это ведет к путанице и перегружает сервер.
• Большое количество ошибок и несоответствий появляется при ручной интеграции данных, нет функции их защиты от исправлений, доступ к ним открыт для всех пользователей.
• Низкая производительность не позволяет работать с большим массивом данных.

Удобство работы в программе и невысокая стоимость до сих пор делают ее популярной на многих предприятия нашей страны. Для маленьких компаний с небольшим количеством филиалов или без них она вполне приемлемый инструмент бюджетирования. Крупным организациям она не подойдет, для них необходима специализированная программа, способная выполнять сложные задачи.

Мнение эксперта

На какие возможности программы ориентироваться при ее выборе

Ольга Кляшторная,

эксперт ООО "Русфининвест-Аудит", сотрудник кафедры математической экономики МИЭМ 

Ориентироваться надо на принцип разумной достаточности. Это значит, что не следует брать программу с огромными возможностями, которая и стоить будет соответственно, если их значительная часть не нужна компании, не будут применяться и работать. Каждая компания самостоятельно определяет тот набор возможностей, которые она желает иметь в программе.

Определим универсальные требования к программе:

• Возможность подстроиться к особенностям предприятия, корректироваться при изменении его структуры и стратегий развития;
• Создание единого информационного пространства посредством общей базы данных для ведения бюджетов, что позволит избежать дублирования, противоречивости информации в головном офисе и филиалах.
• Обеспечение возможностей функционирования бюджетной модели и ее быстрая перестройка при изменении требований управления.
• Обработка, хранение и обмен между структурными подразделениями тех объемов информации, которые соответствуют потребностям организации, а также разграничение прав доступа к ним пользователей системы.
• Наличие инструментов для создания графиков, прогнозов, аналитических отчетов в различных временных интервалах.
• Простой и понятный интерфейс, ориентированный на массовые, а не уникальные программные решения и платформы.

Российские программные продукты для автоматизации бюджетирования

На современном рынке программного обеспечения для бизнеса постоянно появляются новые системы бюджетирования, разработанные российскими компаниями. Их общей отличительной особенностью от западных продуктов является более низкая цена и возможность работы в связке с другими российскими пакетами. Рассмотрим некоторые из них.

«Галактика: Финансовый контур»

Из российских систем «Галактика» единственная имеет функции планирования и производства. В целом она предлагает самый большой объем возможностей и подходит для предприятий с любой сложностью организационной структуры. Она позволяет выстроить материальные, финансовые, кадровые ресурсы предприятия. В автоматическом режиме проводятся все операции с бюджетами: планирование, согласование, анализ различных вариантов, отчетность. Есть механизм прогнозирования некоторых видов затрат. Доступ пользователей разграничен. Эффективность использования программы заключается в том, что все ее модули хорошо заряжены на оперативные документы. Любую накладную, счет и т.д. при необходимости можно быстро вытащить и распечатать. Параметры настройки могут быть подстроены под особенности конкретного предприятия. Просты и рациональны в работе настройки расширения форм ввода, генераторы финансовой и табличной отчетности и определения новых справочников.

Среди недостатков системы эксперты отмечают слабую связь или почти ее отсутствие между модулями. Отсутствует механизм контроля выполнения управленческих решений, проведенных операций. Это не дает возможности строить глубокий анализ деятельности, а также чревато расхождениями и неточностями в материальном и финансовом учете.

Тем не менее, система уже достаточно устойчиво работает во многих крупных холдингах и подтвердила свою состоятельность.

«Контур Корпорация. Бюджет Холдинга»

Разработчик Intersoft Lab нацелил свой продукт на предприятия с большим количеством филиалов. По концепции система, установленная в центральном офисе, имеет инструменты для коллективной работы. Удаленные подразделения посылают и согласовывают планы с центром, вся информация стекается в единое хранилище данных.

Программа позволяет применять любую модель бюджетирования, проводить операции по разным бюджетам и по любой их направленности: по продуктам, проектам, контрагентам, разбивать по валютам. Она обеспечивает возможности прогнозирования на основе статистических данных прибыли предприятия. Контур содержит готовые отраслевые шаблоны, которые позволяют произвольно детализировать управленческий учет под задачи предприятия.

Среди минусов – небольшое количество настроенных функций для предприятий, поскольку изначально программа создавалась для банковской сферы. Их можно ввести, но потребуется большая работа программистов.

«КИС: Бюджетирование»

Разработчиком программы выступает ЗАО «Компьютерные информационные системы». Они ориентируют свой продукт на предприятия среднего и крупного бизнеса, работающие в сфере производства. Система успешно внедрена на предприятиях химической, машиностроительной, пищевой и других отраслей.

Программа предоставляет широкие функциональные возможности по формированию показателей всех бюджетов (доходов и расходов, движения денежных средств, материальных запасов, покупок и продаж и т. д.), их корректировку в зависимости от внешних факторов. Планирование деятельности предприятия может осуществляться в любых временных интервалах от одного дня до года детализацией.

Отличительная особенность программы состоит в разделении процесса финансового планирования и бюджетирования на две стадии:

Разработчики позиционирую систему как гибкую, подстраиваемую под задачи конкретного предприятия. Но эксперты считают, что у нее в этом плане ограниченные возможности. Среди прочих недостатков они отмечают отсутствие возможностей обмена данными между филиалами и низкая производительность при работе с большими объемами данных.

«Инталев: Бюджетное управление»

Данная система имеет уже третью версию, в которую питерский разработчик внес существенные улучшения. Взяв за основу свой же продукт «Инталев: Корпоративные финансы», он учел все замечания тех, кто уже апробировал программу. Ее главное преимущество – интеграция в самую распространенную в России и странах СНГ учетную систему «1С: Предприятие 7.7» сохранилось. Ее данные используются в процессе без повторного ввода.

Новая версия типового продукта позволяет формировать три комплекса бюджетов: «Базовый», «Стандарт» и «Проф.». Принцип разработки у них единый, но количество доступных бюджетов разное. Процессы поступления и расходования денежных средств полностью управляемы и прозрачны. Мелкие и средние предприятия, на которых в основном ориентирована программа, отмечают положительным моментом наличие пошагового руководства. Оно открывает возможности для самостоятельного создания модели бюджетного управления и прогнозирования.

Серьезных недостатков, принципиально влияющих на работу программы, эксперты не отмечают, лишь указывают, что бюджетирование ведется от платежных операций, это требует значительной детализации при формировании бюджетов. Наглядность, привычный интерфейс, простота внедрения (не требует значительных временных затрат), универсальность, позволяющая настроить под работу компаний любых отраслей, делают ее весьма востребованной на российском рынке.

Зарубежные автоматизированные системы бюджетирования

Многие холдинги с разветвленной системой удаленных филиалов предпочитают зарубежные разработки. Они опережают российские программы по надежности и функциональным возможностям. Но при выборе следует учитывать тот факт, что их стоимость изначально выше и колеблется в интервале от 40 до 200 тысяч долларов. Необходимость привлечения к процессу настройки специалистов IT-службы существенно увеличивает затраты на их внедрение.

Oracle Financial Analyzer (OFA)

OFA серьезная система с множеством функций и инструментов для работы с бюджетами. Она позволяет делать расчеты любой сложности, проводить сложную аналитику по каждому направлению деятельности, по филиалам, видам продуктов, регионам, поставщикам, периодам.

При условии установки своего сервера каждый филиал имеет полный доступ к коллективной работе, передавать и обмениваться данными. подходит для компаний, у которых сложная взаимосвязь между бюджетами. Администратор имеет возможность определять и контролировать доступ пользователей, отводя им только тот объем информации, который входит в сферу их должностных обязанностей.

Более 100 функций финансового моделирования и оперирования данными, непростой интерфейс потребуют для обслуживания системы большого штата IT-специалистов и аналитиков. К тому же нет полного перевода на русский язык. Есть проблемы и с ведением документооборота, потребуется дополнительное программное обеспечение.

Hyperion Pillar

Одна из самых первых западных систем, раньше других пришла в Россию. Поэтому имеет полную русскую версию, интерфейс понятный, легко воспринимаемый при внедрении, поэтому не потребует много времени на обучение персонала. Позволяет реализовывать разные методики бюджетирования на основе принципа разграничения центров учета. В системе предусмотрено до 12 уровней аналитики. 4 из них уже встроены, остальные можно добавлять по задачам предприятия. Можно вести различные справочники – валют, видов продукции, клиентов, поставщиков, потребителей и другие.

Имеющиеся настройки шаблонов позволяют связывать между собой бюджеты, данные справочников, временные периоды. Поэтому возможно анализировать различные варианты развития, производить расчеты налогов, прибыли, затрат и на их основе осуществлять создание любых отчетов.

Для компаний с несложной структурой эта программа вполне надежный инструмент бюджетирования. Но из-за невысокой производительности не подойдет крупным холдингам. При одновременной работе нескольких человек процесс замедляется. Затруднена интеграция с сторонними базами, периоды планирования ограничены месячным промежутком.

Comshare MPS

Из западных продуктов, самый доступный по цене лицензии. Обладает богатыми функциональными возможностями, позволяет обеспечить связь бюджетирования со стратегическим планированием, хорошо интегрируется с внешними системами. Серьезный инструментарий для аналитической деятельности, для создания отчетов, в том числе в виде цветовых графиков и сложных таблиц. Цветовое выделение особенно удобно при работе большими объемами, когда проблемные показатели отличаются и сразу обращают на себя внимание. Системе доступно построение довольно сложных моделей при работе с удаленными филиалами. Хорошо отлажено разграничение прав доступа и аудита работы системы. Простота настройки позволяет провести ее специалистами предприятия без привлечения внешних консультантов.

В то же время модульное построение системы не совсем удобно, поскольку для подсчета определенных активов придется открывать несколько модулей одновременно. Плоский список бюджетных статей не преобразуется в иерархическую структуру, что делает затруднительной работу с ними.

Каждому руководителю самому решать, необходима ли ему автоматизация бюджетирования, определять методологию, выбирать программу. Но опыт успешных компаний доказал, что это не модная тенденция, а необходимый инструмент управления, который позволяет грамотно планировать, сравнивать и анализировать, каким образом показатели деятельности компании отражаются на ее финансовом состоянии.

www.gd.ru

Автоматизация системы бюджетирования на предприятии

Благодаря появлению компьютерных технологий качественно упростилась жизнь людей. Сейчас в несколько нажатий кнопок мы можем получить любую, интересующую нас, информацию в режиме реального времени. Машина способна обработать огромнейшее количество информации за считанные секунды, но многое зависит и от команд, которые она получает. С развитием технологий появилась новая отрасль в экономике, так называемые IT продукты или, простыми словами, программы для работы компьютерной техники. Речь в нашей статье на cryptopilot.ru пойдет о вариантах программ, благодаря которым происходит автоматизация процесса бюджетирования.

Автоматизация процесса бюджетирования

Такой процесс позволяет любому предприятию, фирме, бизнесу поставить на автомат поток информации о процессах, которые происходят в них. Если более подробно разобраться в ситуации, то каждый вид деятельности представляет собой определенный механизм, в котором происходят различные действия, из них и состоит общий сложный бизнес-процесс.  Первостепенная задача автоматизации заключается в максимальном учете всевозможных моментов, нюансов, которых существует огромное количество в общем механизме работы. Все они влияют на денежные потоки внутри бизнес-механизма. По сути, учет всех мелочей — залог долгосрочной и перспективной работы того или иного предприятия либо же фирмы. Выражение «копейка рубль бережет» как нельзя кстати подойдет для обозначения вышесказанного. Более того, автоматизация позволяет спрогнозировать дальнейший план развития на основании подробных отчетов о работе.  Но проблема в том, что каждый вид деятельности по-своему уникален, и создать единый шаблон для всех, по сути, не реально. Именно поэтому мы можем наблюдать целый ряд различных программ для автоматизации бизнеса и бюджета. Помимо этого, каждый программный продукт требует индивидуальной настройки под конкретный вид деятельности. Но все же можно вывести общий шаблон, по которому осуществляется автоматизация и подбор нужного вам варианта, о чем мы поговорим далее.

Автоматизация системы бюджетирования

Прежде чем рассматривать варианты процесса механизации деятельности предприятия, давайте определим цели, которые преследует автоматизация системы бюджетирования:

• учет всевозможных денежных процессов, происходящих в вашей бизнес-деятельности;
• получение подробных отчетов о работе бизнеса за тот или иной период, что позволит выявить выгодность затрат в конкретном направлении;
• планирование дальнейшей деятельности на основании собранной и упорядоченной информации, расчет последующих выделений из общего бюджета на поддержание и развитие бизнеса;
• отслеживание работы в реальном времени на основании отчетности;
• снижение количества ошибок, которые связаны с выполнением ручной работы;
• уменьшение рутины.

Автоматизация и упорядочивание информации в бизнесе имеет значительные преимущества. Но при этом важно грамотно создать общую систему, алгоритм по которому будет вестись учет и внесение данных в базу. По сути, это основной камень преткновения, который, выражаясь простыми словами, в худшем случае может привести к автоматизированному беспорядку. Именно грамотная отладка общего механизма работы в автоматическом режиме является залогом успеха в продуктивной работе системы.

Существуют различные варианты подхода к вопросу автоматизации, в зависимости от вашей конкретной ситуации. Мы рассмотрим их, начиная с простых и заканчивая более сложными.

Автоматизация бюджетирования

Прежде всего, многое зависит от установленных ранее вами систем автоматизации и от их наличия вообще. Если говорить о небольших предприятиях, то многие используют программу Exel с ее обычными и сводными таблицами, что позволяет качественно упростить учет в целом. Соответственно, на ее основании можно создавать регламент тех или иных микро-процессов в бизнес-механизме, а также порядок внесения данных о них. Благодаря данному программному продукту автоматизация бюджетирования может развиваться на первых порах деятельности компании, а также ее можно использовать для продвижения в малом бизнесе. Но при этом важно отметить, что функциональность значительно уступает своим специализированным конкурентам. В дополнение к ней часто используют программу Palo, в основном, благодаря ее бесплатной платформе. Это, по сути, вторая ступень при организации автоматического режима в бизнес-процессе. Palo более специализирована, имеет доступный интерфейс для пользователей. Также хотелось бы отметить такие программы как: OrganicERP, Инталев, Navision, Infor Performance Management и пр.

Существует два подхода к вопросу отладки автоматизации:

• самостоятельно, путем проб и ошибок, экспериментировать и внедрять новые программные продукты на вашей фирме или предприятии;
• нанять специалистов, которые помогут составить общую последовательность действий при автоматизированной работе, помогут выбрать и настроить подходящее вам программное обеспечение. Но такие услуги далеко не каждому по карману.

Автоматизация бюджетирования на предприятии

Большие бизнес-механизмы отличаются своей сложностью и объёмом. Прежде всего, вопрос состоит в регламентировании общих процессов, происходящих в них. Автоматизация бюджетирования на предприятии, как правило, требует длительного времени и высокого уровня профессионализма специалистов, занимающихся данным вопросом. Как правило, для больших бизнес-механизмов используют специализированное программное обеспечение — 1С Предприятие. Оно не только подходит для крупных предприятий, но и для более мелких. Отличается целой линейкой программных продуктов. Пользуется большим спросом и является одним из вариантов начинания автоматизации, как для мелких, так и для крупных систем бюджетирования.

Прежде всего, хотелось бы отметить, что данная программа требует высокого уровня квалификации специалистов, которые будут ее внедрять. Более того, она отличается солидной стоимостью. Но при этом является одним из лучших решений для крупного бизнеса. Существует целый ряд специализированных компаний, предоставляющих услуги по внедрению данного продукта. Более того, в зависимости от бюджета и возможностей существует вариант проработки собственного программного обеспечения, но, как правило, многие обходятся доработкой 1С Предприятие.

В заключение хотелось бы отметить, что автоматизация бюджетирования — весьма хлопотный процесс, который требует серьёзного подхода и длительного промежутка времени для внедрения. Но при этом позволяет качественно повысить эффективность работы бизнеса. Также на нашем сайте вы можете прочитать статью Актуальность бюджетирования на предприятии.

Автоматизация бюджетирования окупается в течение год

Небольшое видео об автоматизации системы бюджетирования на примере компании Теле2.

cryptopilot.ru

Автоматизация бюджетирования в российских компаниях

От успешной автоматизации бюджетирования зависит, насколько точную и оперативную финансовую информацию будут получать менеджеры и собственники предприятия.

Журнал «Финансовый директор» провел исследование среди российских компаний, использующих различные системы автоматизации бюджетирования, и среди консультантов, оказывающих услуги сопровождения проектов внедрения таких систем. Цель исследования – выяснить особенности автоматизации бюджетного процесса и трудности, которые при этом возникают.

Практически все опрошенные в ходе исследования отметили, что автоматизация бюджетирования возможна только тогда, когда есть что автоматизировать, то есть на предприятии принят порядок составления и утверждения бюджетов и ведется управленческий учет для получения фактических данных об исполнении бюджета. Чаще всего постановка бюджетирования и его первоначальная автоматизация производятся одновременно с помощью Excel. Со временем компанию может перестать устраивать функционал электронных таблиц, поэтому Excel заменяют на специализированный программный продукт для автоматизации бюджетирования или же соответствующий модуль комплексной автоматизированной системы. Обычно этот проект сопровождается пересмотром существующих процессов бюджетирования и их оптимизацией1.

Александр Тихонов, руководитель департамента бюджетирования, менеджер проектов компании Robertson & Blums (Москва)

Существует два варианта построения системы бюджетирования. Первый вариант – текущая бюджетная модель компании представляет собой набор связанных файлов Excel, которые затем перекладываются в специализированную систему бюджетирования. Однако в ходе проекта, а также после прохождения тренинга, который обычно проводят консультанты, заказчики больше узнают о возможностях системы, которая у них внедряется, поэтому предпочитают использовать второй вариант – расширяют имеющуюся бюджетную модель. Чаще всего такое расширение связано с применением методов планирования и прогнозирования, которые сложно реализовать в Excel, например скользящее планирование.

Алгоритм работы

Проект автоматизации бюджетирования независимо от того, осуществляется он в Excel или в специализированной системе, строится по тем же правилам, что и проект внедрения любой автоматизированной системы. Он требует четкой формулировки целей, определения ресурсов, с помощью которых проект может быть реализован, установления сроков и результатов проделанной работы.

Александр Кочнев, генеральный директор компании ITeam (Москва)

Автоматизация бюджетирования состоит из четырех этапов: — Формулировка требований и описание общей концепции системы бюджетирования. — Проектирование, разработка системы «на бумаге» от финансовой структуры до регламентов процессов, выбор системы автоматизации. — Программирование и настройка системы. — Внедрение, обучение участников процесса, разработка инструкций для исполнителей, опытная эксплуатация и доработка системы.

Сначала определяются основные требования к системе: необходимая детализация данных, состав и специфика процессов, которые будут заложены в систему, программный комплекс, с помощью которого будет автоматизироваться бюджетирование. Затем составляется план-график мероприятий по внедрению системы бюджетирования, определяются необходимые (денежные, временные) ресурсы, назначается команда внедрения. Если постановка бюджетирования ведется одновременно с автоматизацией, то формализуется структура центров ответственности и определяются взаимосвязи между ними, а также между бюджетами различных уровней. Иными словами, составляется бюджетная модель компании, разрабатываются внутрифирменные положения о бюджетировании и другие документы, описывающие этот процесс.

Ольга Кущ, руководитель департамента управленческого консалтинга компании PRADO Group (Москва)

В первую очередь необходимо определить общую бюджетную политику компании: кто, когда, какие бюджетные документы и с какой периодичностью заполняет, кто является пользователем информации. Только после этого нужно переходить к определению видов используемых бюджетов, разработке и детализации бюджетных форм и статей.

На следующем этапе правила бюджетного управления перекладываются в систему. Затем система запускается в режиме тестовой эксплуатации; при необходимости в нее загружаются данные предыдущих периодов. Если на предприятии происходит замена системы бюджетирования, то первый бюджет составляется параллельно в старой и новой системах, сравниваются результаты и исправляются существующие ошибки.

Стоимость и сроки автоматизации бюджетирования определяются главным образом сложностью процесса составления и утверждения бюджетов. В среднем продолжительность такого проекта достигает 4–6 месяцев, а затраты на него зависят от стоимости самой системы и услуг консультантов или собственных специалистов.

Александр Тихонов, руководитель департамента бюджетирования, менеджер проектов компании Robertson & Blums (Москва)

По моему опыту, около 50% времени, а следовательно, и стоимости проекта занимают описание существующей бюджетной модели заказчика и требуемая перестройка бизнес-процессов. Остальное время уходит на построение будущей бюджетной модели. Общая продолжительность и соответственно стоимость проекта внедрения зависят от сложности будущей модели, степени участия заказчика в проекте и наличия описанных процессов бюджетирования. На некоторых особенностях автоматизации бюджетирования участники исследования остановились подробнее.

Формулировка целей проекта автоматиации бюджетирования

Программа автоматизации бюджетирования предназначена для создания финансового плана компании на определенный период, сопоставления его с фактическими данными и получения информации о причинах отклонений от запланированного. Она также служит основным инструментом формирования финансовой управленческой отчетности для менеджеров и собственников. Подразумевается, что менеджеры должны знать, какие показатели деятельности компании необходимо отслеживать, а также порядок формирования таких показателей и вид предоставления информации, и закладывать их в систему еще на этапе описания требований к ней. Если это условие не выполняется, систему придется многократно донастраивать, так как менеджмент компании будет требовать все новых и новых отчетов. С такой ситуацией часто сталкиваются компании, имеющие динамичный, быстро меняющийся бизнес. К подобным проблемам может привести и ситуация, когда система выбирается без учета требований финансового директора и других менеджеров к формату сбора, обработки и подачи информации. В этом случае компании вынуждены пользоваться вспомогательными программами, например Access или Excel.

Андрей Безбородов, ведущий специалист плановобюджетного отдела ОАО «Энергостройинвестхолдинг» (Москва)

В системе Prophix, которую мы используем, прежде всего нас не устраивает инструментарий отчетов. Например, затруднено сравнение данных из разных версий бюджетов (особенно если требуется детальный анализ краткосрочных временных периодов по трем-четырем версиям, причем из каждой версии используются не все, а всего лишь одиндва периода), невозможно формировать аналитику по различным признакам по строкам. Например, невозможно построить отчет, в котором по строкам будет стоять общая сумма дохода за период (то есть аналитика в разрезе управленческого плана счетов) с разбивкой по объектам (аналитика по объектам), или же разбить общую сумму производственных затрат (аналитика в разрезе управленческого плана счетов) по филиалам (аналитика по подразделениям). При консолидации данных сложности вызывает исключение внутреннего движения (взаиморасчетов) между дочерними обществами холдинга. Настройка модели, исключающей взаимоотношения между дочерними организациями, в системе Prophix возможна, но поскольку вариантов проведения расчетов множество и они постоянно меняются, проще делать их в Excel. Также очень трудоемким и неудобным представляется процесс моделирования. В нашей компании система Prophix используется в основном для консолидации данных, которые нам предоставляют дочерние организации. Все остальные вопросы, связанные с бюджетированием и финансовым планированием, решаются средствами других программных продуктов.

Определение набора автоматизируемых функций

В систему автоматизации бюджетирования поступают все финансовые показатели деятельности компании. Кроме того, некоторые программные продукты поддерживают движение документов, связанное с бюджетным процессом. Поэтому часто возникает ошибочное представление о том, что с помощью системы автоматизации бюджетирования можно автоматизировать не только процесс составления, исполнения и анализа бюджетов, но и другие функции, например весь управленческий учет. Однако дополнение системы автоматизации бюджетирования несвойственными ей возможностями может обойтись очень дорого.

Александр Тихонов, руководитель департамента бюджетирования, менеджер проектов компании Robertson & Blums (Москва)

Часто клиенты путают бюджетирование с учетом или контроллингом либо просят реализовать, например, транзакционный механизм, то есть составление проводок, в то время как ни одна система автоматизации бюджетирования для этого не предназначена. Иногда заказчик требует, чтобы с помощью такой программы можно было автоматизировать документооборот. Это требование всегда является ошибочным, так как имеющиеся дополнительные функции – это всего лишь надстройка системы, а вовсе не ее главное предназначение. К подобным ошибкам можно отнести и требование полностью поддерживать ведение управленческого учета.

Мария Сергиенко, менеджер решений Microsoft Business Solutions компании Microsoft

Нужно быть готовым к тому, что ни одна стандартная система бюджетирования не покроет потребности компании на 100%. И это понятно, ведь производители софта ориентируются на наиболее распространенные ситуации и процессы. Специфика компании может потребовать доработки системы, но прежде чем принимать решение о модификации, нужно оценить, насколько принципиальными являются расхождения. Иногда бывает проще отказаться от каких-то необязательных функций, чем тратиться на дорогостоящий процесс переписывания программы.

Алиса Шлапакова, руководитель Департамента развития финансовых и управленческих технологий компании PRADO Consulting

Система бюджетирования – это модель, которая как любая другая модель требует упрощений, ограничений, стандартизации реальных процессов. Главное – выделить ключевые моменты, которые необходимо учесть в модели, и отбросить второстепенные, не приносящие видимого экономического эффекта, но перегружающие ее. В результате должна получиться система, которая упрощает процесс управления бизнесом и экономит время руководителей на принятие управленческих решений.

Выбор системы

Когда компания установила или только устанавливает комплексную автоматизированную систему, как правило, встает вопрос: достаточно ли для автоматизации бюджетирования функций самой комплексной системы или необходимо внедрять отдельный продукт?

По мнению Александра Кочнева, «автоматизированную систему лучше выбирать уже после того как пройден этап проектирования и точно известно, что именно требуется от программного обеспечения». Чем более нестандартны, подвижны бизнес-процессы в компании, тем более гибким и модифицируемым должен быть используемый программный продукт, считает Алиса Шлапакова. Отсюда обычно и вытекает решение о том, какой системой пользоваться: специализированной на бюджетировании или комплексной (ERP).

Главным плюсом использования специализированных программных пакетов является их направленность на автоматизацию определенных функций, таких как составление бюджетов, сопоставление плановых и фактических данных, построение прогнозов и т. п. В то же время любая система бюджетирования требует настройки функции обмена данными с существующими в компании учетными системами для сопоставления плановых и фактических показателей. Построение механизма обмена порой является довольно трудоемкой задачей.

Использование соответствующего бюджетного модуля комплексной автоматизированной системы, безусловно, помогает решить проблемы с получением фактических данных. Однако в большинстве таких комплексных систем слабо развит функционал планирования, а также распределенного составления бюджетов и бюджетирования в соответствии с несколькими бюджетными моделями.

Александр Тихонов, руководитель департамента бюджетирования, менеджер проектов компании Robertson & Blums (Москва)

В большинстве ERP-систем реализован процесс планирования по транзакциям (смета расходов, привязанная к проводкам Главной книги), что не является бюджетным планированием в широком смысле этого слова. В большинстве специализированных систем планирование ведется в различных разрезах, оно не привязано к проводкам.

Диана Ромашина, консультант по бюджетированию «Финекс Консалтинг» (Екатеринбург)

Автоматизация бюджетирования относительно проста по сравнению, например, с оперативным учетом на производстве, большинство таких систем может настроить экономист или финансист. Между тем при внедрении бюджетного модуля комплексной системы потребуется квалифицированный штат программистов, так как уровень сложности такого модуля значительно выше, чем отдельной системы бюджетирования. Что же касается двойного ввода (иногда считают, что если система отдельная, то в нее придется вводить данные независимо от основной системы учета) – эта проблема легко решается через автоматическую передачу данных в электронном виде. Причем не имеет значения, какая именно основная учетная система уже установлена на предприятии. Решить проблему стыковки с существующей системой учета относительно несложно, обычно с этим справляется один программист в течение двух-трех недель.

Александр Кочнев, генеральный директор компании ITeam (Москва)

Нередко под бюджетированием понимают в первую очередь оперативный контроль расходов. Его лучше всего строить на основе комплексных автоматизированных систем, так как в них полноценно реализованы транзакционные механизмы. Для холдинговых же структур альтернатив практически нет – им подходят специализированные системы бюджетирования.

Мария Сергиенко, менеджер решений Microsoft Business Solutions компании Microsoft

Различные системы управления обычно стыкуются между собой на уровне импорта-экспорта проводок, поэтому возможность отследить источник тех или иных цифр в таких условиях очень ограниченна. Если целью бюджетирования является не просто предоставление набора отчетов управляющим, а реальное финансовое управление, в том числе возможность отследить факторы, влияющие на исполнение планов, то комплексная система незаменима. Плюсом использования единой системы является и то, что пользователям не нужно вводить информацию дважды и сверять данные разных систем между собой.

Конечно, существуют и взаимодополняемые программы. Например, если в компании используется «1С:Предприятие», то она, скорее всего, выберет решение для автоматизации бюджетирования из линейки продуктов «Инталев», которые также разработаны на платформе «1С», а пользователи Oracle Applications обычно внедряют Oracle Financial Analyzer. В случае с другими программами выбор не столь однозначен.

Финансовый директор одной из московских компаний

Мы используем Microsoft Business-Solution Navision, но для бюджетирования внедрили Oracle Financial Analyzer (OFA). Этот специализированный продукт был выбран по трем основным причинам: — Разделенная база данных. Наш холдинг состоит из большого количества юридических лиц, расположенных в странах СНГ, а OFA позволяет вводить данные сотрудникам разных компаний, блокировать возможность просмотра чужих данных и консолидировать бюджет. Сейчас в системе работают 25 человек. — Наличие сети сертифицированных интеграторов. — Мощный аналитический аппарат.

Александр Машуков, директор по экономике и финансам ОАО «Акрихин» (Москва)

На момент выбора программы для бюджетирования у нас не было комплексной системы автоматизации, а расширять самостоятельно разработанный продукт, который тогда использовался, смысла не было. Определяющим для нас при выборе продукта Comshare MPC стало то, что он может работать с единым OLAP-хранилищем данных, то есть собирать информацию из разных источников. Сейчас в качестве промышленной учетной системы на предприятии используется Microsoft Business-Solution Navision. Однако Comshare по-прежнему востребован, так как позволяет оперативно решать вопросы, связанные с проработкой самих процедур бюджетирования, а также обеспечивает многомерный анализ данных.

Разработка бюджетной модели

От того, насколько детально будет разработана бюджетная модель компании, зависят как продолжительность и стоимость внедрения системы, так и последующее удобство работы с ней. При этом необходимо учесть, что дополнительные возможности бюджетного планирования значительно удорожают внедрение системы2.

Для компаний, имеющих только один вид бизнеса и устойчивые бизнес-процессы, данной проблемы не существует, так как порядок составления и согласования бюджетов у нее, скорее всего, будет единственным.

Андрей Безбородов, ведущий специалист плановобюджетного отдела ОАО «Энергостройинвестхолдинг» (Москва)

Наш холдинг состоит из управляющей компании и ряда дочерних предприятий. Во всех предприятиях установлена система автоматизации бюджетирования Prophix, при этом программы разных компаний не объединены между собой. Дочерние общества высылают нам свои бюджеты и данные об их исполнении по электронной почте. На основе этой информации управляющая компания принимает решение о дальнейшем развитии или продаже обществ и готовит консолидированный бюджет. Бюджет формируется следующим образом. Руководство устанавливает ключевые показатели деятельности и доводит их до дочерних обществ, которые в свою очередь формируют бюджеты так, чтобы достичь этих показателей. Затем эти бюджеты направляются на утверждение в холдинг.

Александр Машуков, директор по экономике и финансам ОАО «Акрихин» (Москва)

Бюджетная модель нашей компании охватывает продажи, производство, расчет нормативной потребности в сырье по стандартам, планирование закупок, расчет переменных затрат и проведение маржинального анализа, разделение всех составляющих номенклатурных позиций сырья, формирование бюджетов расходов центров затрат, инвестиционных и финансовых бюджетов, а также консолидированных бюджетов и форм отчетности. Основные сложности при создании такой модели были связаны с расчетом потребности в сырье и материалах (с точки зрения методологии) и калькуляцией переменных затрат. Однако обе эти проблемы мы успешно решили.

Если же в компании несколько бизнесов (например, производство и торговля), процессы бюджетирования в них могут быть разными. Формирование бюджета усложняется и в случае, когда в компании рассматривается несколько сценариев развития событий, для каждого из которых строится отдельный бюджет. Соответственно необходимо предусмотреть взаимосвязи между различными бюджетами, а также разработать порядок консолидации этих бюджетов в единое целое.

Диана Ромашина, консультант по бюджетированию «Финекс Консалтинг» (Екатеринбург)

Построение бюджета на месяц и на год происходит по разным правилам, что тоже необходимо учесть в бюджетной модели компании. Схема бюджетирования на год создается исходя из ключевых показателей, которые компания должна достичь по истечении этого периода. Помесячные бюджеты составляются исходя из годовой схемы.

Александр Тихонов, руководитель департамента бюджетирования, менеджер проектов компании Robertson & Blums (Москва)

В компании могут быть реализованы несколько механизмов бюджетирования по разным алгоритмам, например «сверху – вниз» и «снизу – вверх». Проанализировав бюджеты, составленные этими способами, компания утверждает третий, финальный бюджет. Реализовать этот функционал в любой системе достаточно трудно, однако для некоторых компаний это единственно возможный вариант.

Вид бюджетной модели может определяться и ограничениями, имеющимися в самой системе. Так, в одних программах существуют преднастроенные механизмы формирования и согласования бюджетов, в других создание дополнительных или детализированных моделей усложняется из-за большого объема данных.

Финансовый директор одной из московских компаний

При разработке бюджетной модели необходимо помнить, что сложная детализированная модель сильно затормаживает проведение расчетов. В нашей компании установлена программа OFA, которая сама по себе достаточно громоздкая, а с учетом сложной системы построения бюджетов процесс моделирования занимает продолжительное время. Поэтому было решено применять дополнительную облегченную модель. Полную модель с самой подробной детализацией данных используют ключевые центры прибыли компании. В облегченной модели для уменьшения количества анализируемых данных они группируются. Облегченная модель не позволяет применять в полной мере инструменты бюджетного контроля, поэтому ее используют юридические лица холдинга, оборот которых невелик. Однако с 2005 года мы рассчитываем избавиться от этого недостатка с помощью комплексной системы автоматизации Navision. Дело в том, что в Navision есть свой модуль бюджетирования, связанный с Главной книгой. Мы планируем наладить обмен данными между учетной и бюджетной системами. Из OFA в модуль бюджетирования Navision будет поступать информация о лимитах по статьям, в результате чего перерасход средств будет блокироваться без авторизации финансового директора компании. Затем из учетной системы в бюджетную будет поступать информация для анализа исполнения бюджета.

Сложность бюджетной модели зависит от текущих и перспективных целей и задач бюджетирования. Если в компании расходы растут быстрее доходов и отсутствует финансовый контроль, целесообразнее настроить и автоматизировать более простую модель бюджетирования, которая позволит в короткие сроки решить основные вопросы.

Не только бюджетирование

В заключение хотелось бы отметить, что для того, чтобы система бюджетирования была успешно внедрена, необходимо оценить множество факторов, которые относятся, скорее, к общему уровню управленческой культуры компании. «Бюджетная система – не только совокупность взаимосвязанных бюджетов, это обязательно и готовность менеджеров брать на себя ответственность, и ориентация на поддержку смежных функциональных подразделений компании. Бюджетирование – это система достаточно жестких порядков или процедур, которые, с одной стороны, облегчают работу, а с другой – требуют от менеджмента дисциплины и подчинения единым правилам», – говорит Алиса Шлапакова из PRADO Consulting. Согласен с ней и Александр Кочнев: «При разработке бюджетной системы важно учитывать управленческую «зрелость» организации. Нельзя перескочить от управления, основанного на ощущениях, к современным технологиям, поэтому начинать лучше с малого. Кроме того, нормальной системы бюджетирования не может быть без нормальных управленческого учета, стратегического управления, системы мотивации. Все эти направления нужно «подтягивать» последовательно, шаг за шагом».

Подготовлено экспертом журнала Анной Нетесовой

«Чтобы понять связь между бизнес-процессами, достаточно пятиминутного изучения данных»

Интервью с финансовым директором ЗАО «Астелит» (Москва) Сергеем Лазаревым

 – Чем была вызвана необходимость автоматизации бюджетирования?

– С 1994 года в компании существовала система управленческого учета на основе MS Access, которая создавалась с учетом жестких требований иностранных собственников к стандартам представления информации. В 2002 году собственники сменились. Новые владельцы потребовали русификации отчетов и изменения их форматов. В Access этого добиться было достаточно сложно, поэтому решили купить новую систему.

– Каким образом выбирали систему бюджетирования и поставщика?

– Мы посетили несколько семинаров по автоматизации бюджетирования, поговорили со специалистами и выяснили, что системы бюджетирования по большому счету делятся на две категории. Первая – дорогие продукты, способные удовлетворить практически любые требования по сбору и анализу данных и составлению отчетов. Вторая категория – системы для массового использования на средних и малых предприятиях, обладающие ограниченным функционалом, однако более простые во внедрении и использовании. Поскольку для нас было принципиальным использование «1С:Бухгалтерии», а среди систем бюджетирования с «1С» совместима «Инталев: Корпоративные финансы», выбор был сделан в ее пользу.

ЗАО «Астелит» было основано в 1992 году как совместное предприятие Российской Федерации в лице Минимущества России и компании «Телеком Италия». Специализация компании – телекоммуникационные услуги (голосовая и факсимильная связь, выделенные каналы, доступ в интернет и т. д.).

Кроме того, мы обращали внимание на количество успешных внедрений. Для этого была собрана соответствующая статистика. После общения с представителями многих предприятий нередко обнаруживалось, что на практике система внедрена, но не работает, или работает, но персонал противится ее использованию. Количество успешных внедрений «Инталев» оказалось значительно выше, чем у других анализируемых программ. Думаю, отчасти это продиктовано простотой данного программного продукта, не претендующего на всеобъемлющий характер, а также большим количеством внедрений, которое объясняется дешевизной системы. Правда, в отрасли телекоммуникаций нам удалось найти только одно более или менее похожее на «Астелит» предприятие, использующее такую систему. Немаловажным фактором стала цена продукта, так как бюджет проекта внедрения был ограничен. Мы оценили возможность внедрения более дорогой системы бюджетирования, а также системы управления ресурсами компании (ERP), но решили, что они сейчас неактуальны, так как в своем развитии компания не опережает рынок, потребности в перестройке основных процессов нет и более масштабный программный продукт «на вырост» в ближайшие годы не понадобится. Что касается поставщика, то мы решили обратиться в компанию «1С:Бухучет и Торговля», которая хорошо себя зарекомендовала при внедрении и сопровождении нашей бухгалтерской программы.

– Почему для вас была критичной совместимость системы автоматизации бюджетирования с бухгалтерской системой? Насколько мне известно, подобные проблемы решаются путем настройки выгрузки данных.

– В нашей компании существуют и другие системы, например сложная система биллинга, которая производит сбор информации с коммутаторов, тарифицирует оказываемые нами услуги и генерирует первичную учетную информацию. Она также должна быть совместима с бухгалтерской системой и системой бюджетирования. При выборе программного продукта, несовместимого с «1С», пришлось бы писать отдельные подпрограммы выгрузки данных, что привело бы к дополнительным затратам. Кроме того, такая выгрузка сопряжена с постоянными ошибками и сбоями.>

– Удалось ли в «Инталеве» решить проблемы предыдущей системы, в частности, с гибким форматом отчетности?

– В целом проблема решена. Текущие отчеты гибко настраиваются, однако сохраняются некоторые проблемы с формами представления информации. Существующие неудобства мы описали специалистам «Инталев» с точки зрения пользователя и надеемся, что к концу года они будут успешно решены. На данном этапе необходимая конечному пользователю форма представления данных достигается с помощью выгрузки данных в MS Excel. Следует учитывать, что параллельное формирование данных на управленческом плане счетов замедляет стандартные процедуры проведения документов в бухгалтерском контуре. Поэтому возрастают требования к аппаратной части информационных систем. Кроме того, сворачивание итогов за год в бухгалтерском контуре затрудняет индексное планирование с горизонтом в несколько лет.

– Что изменилось в управлении компании с точки зрения финансиста?

– Во-первых, изменения произошли в методологии финансового управления. Была добавлена возможность планирования и ведения учета в трех валютах: рублях, долларах и евро. Введены центры финансовой ответственности, планирование и учет по ним (ранее они велись только в разрезе проектов). Стали более удобными процедуры финансового контроля, который теперь осуществляется непосредственно в бюджетной системе. Помимо сценариев плана и факта существует возможность использовать дополнительные сценарии, например сценарии заявок и их исполнения. Заявки на оплату формируют сценарий заявок, и после процедур финансового контроля подтвержденные заявки проводятся на сценарий исполнения заявок. Сравнивая оба сценария, контролер имеет возможность отслеживать платежи на различных этапах их проведения. Во-вторых, процессы компании стали прозрачнее. Теперь, чтобы понять причинно-следственные связи между событиями, не нужно долгих совещаний – достаточно пятиминутного изучения данных. Так, при отклонениях в реализации проекта легко определить, что послужило их причиной – неправильно рассчитанный проект или же его исполнение – и кому поручить исправление ситуации – коммерческому отделу, финансистам или технологам. Кроме того, стала более понятной структура себестоимости услуг, появилось больше возможностей для ее оптимизации в разрезе периодов и отдельных показателей.

– За какой срок удалось реализовать проект внедрения?

– Мы начали изучать этот вопрос в конце лета 2003 года, а первые отчеты получили в марте 2004. Таким образом, внедрение заняло всего около полугода. Думаю, что этим мы во многом обязаны заимствованиям из предыдущей системы бюджетирования. Хорошим подспорьем было и методическое пособие, которое прилагается к программе, так как эта книга дает пошаговое понимание процесса внедрения. Конечно, остались вопросы, которые не решены до конца. Так, не до конца детализирован механизм разнесения части общих производственных затрат по конкретным клиентам: изза специфики деятельности компании данные затраты могут относиться к группе клиентов, хотя планируются и осуществляются в рамках одного проекта. Но эта проблема требует прежде всего методологического решения и не связана с конкретным программным продуктом.

– Что было самым дорогостоящим в проекте внедрения?

– Наибольших затрат потребовал перевод системы с технологической платформы DBF на SQL. Изначально мы выбрали более дешевый формат – DBF, однако даже с нашим небольшим объемом данных (20 тыс. проводок в месяц) система работала медленно, поэтому пришлось делать апгрейд и доплачивать за него более 10 тыс. долл. США. Вся система обошлась в сумму порядка 15 тыс. долл. США без учета оплаты труда консультантов и наших специалистов.

Беседовала Анна Нетесова

1 Подробнее о системах автоматизации бюджетирования см. статьи «Обзор российских систем бюджетирования» («Финансовый директор», 2003, № 11, с. 77) и «Системы автоматизации бюджетирования предприятий» («Финансовый директор», 2003, № 2, с. 76).

2 Подробнее о том, как разработать бюджетную модель, см. статью «Особенности бюджетной модели компании», «Финансовый директор», 2004, № 3, с. 12.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

fd.ru

Автоматизированные системы бюджетирования — ERP CRM WMS

В каждой успешно развивающейся компании рано или поздно наступает момент, когда средств Excel (или другой обычной компьютерной программы) уже не хватает для эффективного и грамотного бюджетирования и приходится задумываться о приобретении специальной системы. Сотрудники экономического, финансового подразделений и даже управленцы тратят огромную часть своего драгоценного времени на решение технических проблем при составлении бюджетов в электронных таблицах, вместо того, чтобы полностью сосредоточиться на содержательных проблемах бюджетного процесса (бюджетирования), повышая его качество и эффективность.

В настоящий момент на одном из предприятий разработан полный пакет документов, регламентирующих бюджетные процессы: «Положение о сводном бюджете», «Положение о планировании», методические рекомендации по составлению бюджетов, «Положение об учетной политике», утверждены формы первичных документов. Возникла необходимость в создании общей для предприятия информационной системы, обеспечивающей полную автоматизацию важных этапов бюджетного процесса: Планирования, Контроля и Анализа

Рабочей группой проекта по автоматизации были сформулированы требования к Автоматизированной Системе Бюджетирования:

• Возможность ведения учета договоров.
• Автоматизация полного цикла бюджетного процесса.
• Гибкость и простота настройки по требованию руководства предприятия и в соответствии с изменениями в законодательстве РФ.
• Возможность консолидации данных как по округам, так и по предприятию в целом.

В результате внедрения системы бюджетирования предприятие получает:

• Четкую и прозрачную система управления финансами предприятия.
• Сокращение сроков и трудозатрат на подготовку отчетности при одновременном повышении надежности итоговых данных.
• Повышение контролируемости расходования и использования денежных средств.

На рынке систем бюджетирования сейчас представлено более десятка программ как отечественных, так и западных производителей. Они отличаются разными функциональными особенностями, стоимостью внедрения, масштабом предприятий или компаний, на которых они могут работать.

Мы рассмотрели наиболее используемые программные продукты в области бюджетирования, как иностранных, так и отечественных разработчиков с высоким показателем успешности внедрения:

1. Инталев – Корпоративные финансы
2. КИС-Бюджетирование
3. СофтПром — PlanDesigner
4. Oracle — Hyperion Planning
5. 1C — «Управление корпоративными финансами»

1. Инталев: «Корпоративные финансы»

Достоинства. Данный софт позволяет создавать собственные бюджеты, отчеты; настраивать алгоритмы расчета различных показателей управленческого учета и т.д. Осуществляет контроль и отражает текущее состояние отдельных бизнес-процессов организации.

Позволяет решить вопрос оперативного получения фактических данных, гибко настраивать модель бюджетирования.

Внедрение «Инталев» предполагает покупку дополнительного ПО «1С: Бухгалтерия 8.1», которое в дальнейшем может быть использовано на предприятии в качестве программы по бухгалтерскому учету как совместно с системой бюджетирования, так и в качестве отдельной программы.

Фирма «Инталев» является старейшей консалтинговой компанией, осуществляющей Комплексный подход к решению различных сложнейших задач. Проводит предпроектную диагностику, обучение команды проекта и пользователей, разработку и оптимизацию методологии, имеет представительства во всех Федеральных округах. Является лидером по количеству успешных внедрений специализированных программ по бюджетированию.

Особый интерес вызвала информация от «Инталева» по внедрению программы «Корпоративные финансы» в ФГП ведомственная охрана железнодорожного транспорта. Предприятие «ФГП ВО ЖДТ» оказывает услуги по сопровождению и охране грузов как основному заказчику РЖД, так и сторонним организациям и имеет разветвленную сеть филиалов.

Как оказалось на практике, программа на предприятии до конца не внедрена, и в настоящий момент не используется. Причины неуспешности в том, что команда, занимающаяся внедрением со стороны «ФГП ВО ЖДТ», уволилась. Для поддержки программы в рабочем состоянии требуется специалист «Инталев».

Недостатки. Связаны, в основном, с функциональной базой (имеется в виду 1С), необходимостью планирования «от проводки» — «бухгалтерская идеология». Поддержка продукта затруднена, т.к. требуется специалист, прошедший курс обучение в фирме «Инталев». Высокая стоимость продукта. Для повышения быстродействия системы рекомендуется работа в терминальном режиме для удаленных пользователей, что предъявляет серьезные требования к аппаратной части, пропускной способности Интернет и влечет покупку дополнительных терминальных лицензий для операционной системы.

Клиенты: Альфа Телеком Инфосервис, Петрозаводск

Винный мир, Москва

Государственный Центральный институт повышения квалификации руководящих работников и специалистов, Обнинск

ГОУ ВПО Воронежская государственная технологическая академия, Воронеж

Дионис-клуб, Москва

Земельная агропромышленная корпорация «ЗНАК», Москва

ОАО «Уральский Научно-исследовательский технологический институт» Екатеринбург

ООО «Агентство Рекламных Услуг», Москва

ООО «Медиа-С», Москва

ООО «Санрайз тур груп», Москва

ЦентрТрансТелеком, Москва

2. «КИС:Бюджетирование»

Программный комплекс «КИС:Бюджетирование» представляет собой специализированное ПО, предназначенное для составления долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов развития предприятия или группы предприятий и контроль их выполнения c заданной степенью детализации. Система позволяет производить расчеты планируемых данных по формулам. Планирование не только снизу вверх, но и сверху вниз.

Достоинства: Существует детально проработанная и документально оформленная процедура установки и внедрения системы, которая апробирована на ряде предприятий. По словам разработчиков, использование этой процедуры позволяет внедрить систему собственными силами за 2-3 месяца, что значительно снижает расходы. В состав ПО дополнительно входит блок по планированию ФОТ. Обеспечивает контроль и регламент процедуры бюджетирования на разных уровнях аналитики. Организована система взаимодействия центров планирования (ЦП), центров финансовой ответственности (ЦФО) и центров затрат (ЦЗ), направленная на составление обоснованных бизнес-прогнозов, формирование на их основе сбалансированных бизнес-заданий, утверждение планов развития и обеспечение контроля исполнения бюджетных показателей. Осуществляет контроль исполнительской дисциплины. Встроенный конфигуратор позволяет расширять реквизиты существующих справочников и документов, а также создавать новые. Продукт «КИС: Бюджетирование» не ограничивает количество пользователей в системе. Работа удаленных пользователей возможна в режиме «толстого клиента», т.е. на компьютере конечного пользователя установлено клиентское ПО, которое позволяет осуществлять доступ к общей базе данных, что не требует покупки терминальных лицензий для серверов.

Недостатки: В систему «КИС-Бюджетирование» заложена бюджетная модель промышленного предприятия. Удаленность разработчика (Волгоградская область).

Клиенты:

ОАО «ГМК «Норильский Никель»

ОАО «ВЗТДиН»

ОАО «Волжский Оргсинтез»

Компания «Сладонеж»

Группа компаний «Пава»

ФГУП «Завод имени Свердлова»

3. СофтПром «PlanDesigner»

Является системой управления предприятием и обеспечивает полную автоматизацию всех важных этапов процесса управления.

Наравне с фирмой Инталев, специалисты фирмы SoftPro оказывают помощь на всех этапах построения эффективной системы бюджетного управления: обучение ключевых пользователей, постановка бюджетного управления (методики, регламентирующие документы), предпроектное обследование, разработка технического задания на автоматизацию, настройка и внедрение в эксплуатацию автоматизированной модели бюджетного управления, техническая поддержка (сопровождение) созданных решений.

Программное обеспечение содержит в себе инструментарий, позволяющий:

— произвести планирование и перепланирование в различных разрезах аналитики, описать все регламентные процедуры;

— Создавать бюджетные модели с любой степенью сложности, гибко выбирая аналитику и структуру бюджетов

— Использовать любое количество сценариев и версий, прогнозируя различные варианты развития внешней и внутренней среды компании, учитывая все риски рынка;

— провести многофакторный анализ, выявить сильные и слабые стороны деятельности компании;

— Формировать консолидированную финансовую/нефинансовую отчетность, в т.ч. и МСФО;

— легко и быстро модифицировать созданные финансовые модели в связи с быстро меняющимися условиями ведения бизнеса;

— Обеспечить многопользовательскую работу, позволив всем участникам бюджетного процесса работать в едином информационном пространстве, одновременно четко разграничить доступ к хранимой информации и соблюсти регламенты и порядок подготовки бюджетов.

Достоинства: PlanDesigner имеет развитый функционал для построения системы бюджетов и расчета плановых показателей и может равноправно конкурировать с крупными зарубежными системами. Преимуществом системы являются наличие средств графического отображения бюджетной модели и взаимосвязей бюджетов. Возможна настройка блока по расчету ФОТ. Содержит полнофункциональный WEB — интерфейс для удаленных пользователей. Выигрывает в соотношении цены и качества.

Недостатки: Программа «PlanDesigner» является гибким конструктором, основанном на OLAP-технологиях, что, с одной стороны – позволяет вести экономический учет по различным измерениям, с другой стороны — затрудняет восприимчивость продукта конечными пользователями. Сложность поддержки продукта заключается в том, что на рынке мало специалистов, владеющих PlanDesigner. До начала процесса внедрения необходимо пройти курс обучения специалистов нашего предприятия. Рекомендуется работа в терминальном режиме для удаленных пользователей, что повышает требования к аппаратной части, пропускной способности Интернет и влечет покупку дополнительных терминальных лицензий для операционной системы.

Клиенты системы:

Счетная палата РФ

НовосибирскНефтегаз

Московский Монетный Двор

Федеральное агенство лесного хозяйства

Вимм-Биль-Дан

Русский Алюминий

Московский институт экономики, менеджмента и права

4. Oracle «Hyperion Planning»

Достоинства. Oracle Hyperion является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности и проводить анализ данных в любом разрезе. Программа достаточно легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и частично русифицирована.

В системе Oracle Hyperion одновременно могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для передачи данных придется установить в каждом филиале отдельный сервер.

Программу можно настроить таким образом, чтобы руководитель видел только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный — только показатели в целом по компании и по участку собственной деятельности. Можно также разделить финансовую модель на модели по подразделениям и работать с ними автономно, не перегружая систему.

Недостатки. Работа в Oracle Hyperion требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык — практически весь раздел «Помощь» доступен только в английском варианте. Наконец, в Oracle Hyperion полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Из-за того что система рассчитана на большое количество пользователей, возникают определенные трудности: например, начав работать с бюджетом, невозможно узнать, внесены ли туда данные того или иного отдела. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем хорошо знакомыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись — придется устанавливать достаточно дорогостоющую специализированную систему документооборота. Так же сложно настроить интеграцию с существующей бухгалтерской программой. Мощная и функциональная система, которая подходит компаниям со сложной взаимосвязью между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней необходимы сильная IT-служб.

Даже для внесения незначительного изменения в бюджетную модель требуется вмешательство специалиста компании-поставщика. Сложный инструментарий анализа, которым располагает такая система, избыточен. Наконец, — высокая стоимость. Поэтому Oracle Hyperion — это, преимущественно, решение для крупных корпораций, а также средних компаний, имеющих много направлений бизнеса. И вопрос престижа компании.

5. 1С «Управление корпоративными финансами»

Программа разработана на базе продукта 1С «Бухгалтерия 8.1», позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет, осуществлять бюджетное планирование и контроль, управлять движением денежных средств, вести учет и контроль исполнения договоров, формировать консолидированную отчетность по указанным направлениям, в том числе и по международным стандартам. Предоставляет возможность составлять бюджеты (БДР, БДДС, прогнозный баланс) на любой период времени с использованием необходимых аналитических разрезов. Осуществляет контроль соответствия плановых и фактических данных, позволяет проводить многомерный анализ.

Достоинства: отсутствие функциональной избыточности, прозрачность системы (открытость кода), простота настройки и обновления, привычная логика (1с 7.7.) работы. Возможность совместной работы отдела бухгалтерии и планово-экономического отдела исключают двойной учет. Реализован платежный календарь, устанавливающий связь между подсистемой планирования и подсистемой бюджетирования. Система позволяет моделировать процессы согласования и утверждения заявок, существляет контроль расходования денежных средств на предмет не превышения бюджетных показателей в заданных разрезах. Позволяет организовать и контролировать процессы управления деятельностью предприятия, связанные с договорными отношениями, вести бухгалтерский и налоговый учёт в соответствии с российским законодательством по всем участкам учёта, вести оперативный учёт фактического движения денежных средств предприятия на расчётных счетах и кассах, программа содержит полную достоверную информацию о финансовом положении предприятия. Обеспечивает взаимодействие со специализированной банковской программой типа «Клиент банка». Существует штатный интерфейс обмена данными между продуктами «1С: Зарплата и Кадры».

Для поддержки работоспособности программного продукта достаточно специалиста «1С».

Программа удовлетворяет всем требованиям специалистов, предъявляемым к программному продукту по бюджетированию.

Недостатки: как в любую программу, основанную на платформе 1С, в «Управление корпоративными финансами» заложена бухгалтерская логика — планирование производится от проводки на конкретную дату. Для повышения быстродействия рекомендуется работа в терминальном режиме для удаленных пользователей, что предъявляет серьезные требования к аппаратной части, пропускной способности Интернет и предполагает покупку дополнительных терминальных лицензий для операционной системы.

Клиенты:

Телекомпания ТВ 3

Телекомпания РЕН ТВ

Центр международный торговли

ОО «Би Ви Девелопмент» (управление инвестициями в сфере недвижимости)

ООО «НОВАТЭК -ТАРКОСАЛЕНЕФТЕГАЗ»- добыча нефти и газа.

ООО «Точка ВКУСА» — оптовая и розничная торговля

ООО «Детройт Пивоваренная Компания,ТОО»

Сеть Поликлиник «Семейный доктор»

«Volgo-Baltic Shipmanagement Limited» Морские и речные грузовые и пассажирские перевозки

ЗАО «Аэрофлот Карго» — грузоперевозки

Выводы:

Специализированные системы бюджетирования наилучшим образом интегрируются с корпоративными пакетами тех же производителей. Например, если установлена ERP-система Oracle Applications, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Oracle Oracle Hyperion, для SAP/R3 идеальным решением при бюджетировании будет mySAP Financials или же Business Planning & Simulation. Продукт, выпускаемый фирмой «Инталев» специально разработан для совместной установки с «1С». «Управление корпоративными финансами» является единой программой, в которой совмещены бухгалтерский, экономический, налоговый, управленческий учет.

При выборе программы мы учитывали, какая корпоративная бухгалтерская система установлена на предприятии. К тому же решения российских разработчиков обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интегрированностью с существующей программой бухгалтерского учета, процесс внедрения более прост. Программные продукты по бюджетированию, основанные на платформе 1С, наиболее привычны по интерфейсу и логике работы, не требуют длительного обучения пользователей. При выборе программы «Инталев» или «Управление корпоративными финансами», при условии организации бухгалтерского, налогового учета в единой программе, не потребуется дополнительных процедур переноса фактических данных, что обеспечит оперативность получения данных и их достоверность, а так же снизит дополнительные затраты по проекту. Продукт на платформе 1С представляется наиболее мотивированным для персонала организации, являясь наиболее используемым на территории РФ.

Однако необходимо учесть: чтобы деньги, израсходованные на внедрение автоматизированной системы бюджетирования, окупились, нужно не только приобрести и установить систему, но и выполнить настройку, установить регламенты работы с ней и связать систему бюджетирования с уже существующими учетными системами (Банк-Клиент, Бухгалтерия, OutLook). Это серьезная работа, которая требует участия профессиональных консультантов или наличия на предприятия выделенной команды проекта.

erp-crm-wms.ru

Автоматизация системы бюджетирования

Cущность и значение автоматизированных систем бюджетирования (АСБ)

Планирование, контроль и анализ бюджетов предприятий в современных условиях возможен при помощи самых различных корпоративных информационных систем. В то же время, максимальные возможности для наиболее эффективного бюджетного управления компанией предоставляют специальные программные продукты – так называемые АСБ (автоматизированные системы бюджетирования).

Определение 1

Автоматизированная система бюджетирования собой представляет финансовую модель фирмы в виде различных бюджетов (производства, закупок, продаж, инвестиций т. д.) которые тесно взаимосвязаны между собой.

Данная модель не только дает возможность планировать финансовые потоки по каждому из центров финансовой ответственности, но также сопоставлять их с фактическими данными, анализировать текущие и будущие изменения ключевых показателей, а также то, как они могут отразиться на финансовом состоянии фирмы и т. д.

Как правило, в подобного рода моделировании принимают участие финансовый директор, а также остальные сотрудники, которые задействованы в исполнении и составлении бюджетов.

Основные функциональные блоки АСБ

В автоматизированные системы бюджетирования данные поступают из различных корпоративных информационных систем.

Любая автоматизированная система бюджетирования должна состоять из таких основных функциональных блоков:

• система бюджетов
• различные средства для взаимодействия с системой бюджетов (редактор отчетов, дополнительные функции и т. д.)
• средства для переноса данных из различных учетных систем.
• инструменты для коллективной работы над системой бюджетов и др.

Основные цели, которые преследует АСБ

Ими являются:

• комплексный учет всех денежных потоков и процессов, происходящих в финансово-хозяйственной деятельности
• формирование отчетов о работе компании за определенный период (это, в частности, дает возможность оценить эффективность того или иного направления деятельности, окупаемость затрат и т. д.)
• планирование деятельности фирмы на основании упорядоченной информации
• прогнозирование средств на развитие и поддержание бизнеса
• мониторинг работы фирмы в реальном времени
• снижение числа ошибок (а также вероятности их возникновения в дальнейшем), связанных с человеческим фактором и рутинными, «ручными» операциями

Ключевые аспекты и существующие на рынке варианты автоматизации бюджетирования на предприятии

Безусловно, рационализация работы с информацией, систематизация и автоматизация последней имеет большое значение. Однако, очень важно, при этом, во избежание «автоматизированного беспорядка», наладить эффективную общую систему (в частности, алгоритм учета и внесения данных в базу).

Возможны самые различные подходы к вопросам автоматизации бюджетирования.

Так, если речь идет о совсем небольшой фирме, то можно вполне обойтись и программой Excel от компании Microsoft (его обычные и сводные таблицы дают возможность несколько упростить и упорядочить учет). Данный программный продукт можно активно использовать на первых порах деятельности фирмы.

Средние и крупные фирмы для автоматизации бюджетирования используют, как правило специализированное ПО (в том числе «1С-Предприятие»).

Замечание 1

Таким образом, автоматизация бюджетирования – довольно хлопотный процесс, требующий максимально серьёзного подхода, а также значительного интервала времени для ее внедрения. В то же время, при помощи АСБ можно вывести на качественно новый уровень эффективность работы фирмы и улучшить состояние ее финансов.

spravochnick.ru

Автоматизация системы бюджетирования

Грамотно составленный бюджет повышает прибыльность организации. В составлении правильного плана доходов и расходов поможет автоматизация системы бюджетирования.

На чем строится бюджетирование?

Бюджет — основа бесперебойной работы предприятия. Без него сложно определить принесет бизнес прибыль или нет. А если грядут серьезные затраты, а вы не спланировали их заранее, то увязнете в долгах и не успеете вовремя перераспределить активы между временными периодами или подразделениями. При этом неважно, что каким предприятием вы руководите — холдингом или сетью из трех магазинов — в бюджетирование нуждаются все.

При составлении бюджета экономист руководствуется всевозможными данными: бухгалтерской и налоговой отчетностью за предыдущий период, производственным планом и прочей финансовой отчетностью. Поэтому можно смело сказать, что на грамотность планирование напрямую влияет достоверность данных и полный доступ к ним специалиста. А если в ручном порядке собирать нужные цифры и документы, то планирование бюджета займет длительный период времени. Экономист может не успеть собрать документы и использовать только часть данных, а необходимая информация затеряется. Поэтому в бюджетировании организации важен упорядоченный подход, который можно достигнуть при помощи специальной программы.

Автоматизация системы бюджетирования

Собранная в одном месте информация обрабатывается специализированной программой для составления бюджета, что дает возможность анализировать виды финансовых планов, используя различные варианты настроек. Несмотря на то, что объемы информации огромные грамотно настроенная и автоматизированная система бюджетирования четко обрабатывает.

Что дает делегирование части полномочий по составлению бюджета программе?

• рост качества составленных бюджетов
• рост доверия к процессу бюджетирования и результатам деятельности со стороны подразделений компании
• улучшение финансовых показателей предприятия
• укрепление управленческих функций
• построение эффективной системы контроля за выполнением финансовых показателей
• рост доходов и снижение расходов

Программное обеспечение позволяет обеспечить легкий и быстрый доступ составителей бюджета к проверенной информации о финансовой деятельности компании. С помощью него также можно проверять и перепроверять любые объемы данных, объединять финансовые планы других подразделений между собой. Кроме того, благодаря программе появляется вы найдете новые нюансы для повышения качества бюджетирования. При помощи автоматизированной системы планирования руководитель может ставить задачи по сбору необходимой информации перед ответственными лицами подразделений, а также наблюдать, просматривать готовые бюджеты и проверять данные и их источники.

Наладить такую систему под силу профессионалам в области программирования и финансов. Такие специалисты работают в CBS group. Наша компания предлагает упорядочить финансовое планирование в организации, сделав его прозрачным, удобным и способным обрабатывать большие объемы данным. Кроме этого, программное обеспечение настраивается согласно потребностям и особенностям деятельности. А значит, отвечает вашим требованиям и позволяет решить большинство проблем, связанных с финансовым планированием.

Что представляет собой программное обеспечение для составления бюджета?

Специализированная программа является системой, повторяющей схему работы предприятия, взаимодействия отделов и подразделений, а также их связь между собой. Благодаря такой запрограммированной модели компьютер отслеживает все финансовые потоки, статьи доходов и расходов, собирает их в базу и сравнивает с существующим бюджетом, отмечая те моменты, по которым реальные результаты работы компании не сходятся с запланированными.

Кроме этого, автоматизированная система бюджетирования умеет анализировать финансовую картину: то есть может представить, как отклонения от запланированного курса повлияют на благосостояние бизнеса в будущем.

Конечно, каждое предприятие индивидуально, но тем не менее есть схожие нюансы. Так и все ПО для составления бюджета имеют общий принцип работы, а значит, у них есть одинаковые функции и категории.

Какие они?

• база финансовых планов и их структура согласно схеме работы предприятия
• раздел, отвечающий за формирование отчетности и предоставляющий возможность анализировать данные
• возможность коллективной деятельности
• инструменты для импорта данных в другие автоматизированные системы

Как выглядит такая программа? Самый простой вариант есть практически на любом компьютере — это редактор таблиц Excel. В ней вы можете аккумулировать необходимые данные и составлять формулы, упрощающие расчет бюджета. Но несмотря на эти преимущества, в Excel неудобно работать вместе, поэтому формирование базы данных получается разрозненным. Конечно, все компании начинают с самой простой программы и, почувствовав узкие рамки возможностей редактора таблиц, переходят к профессиональному ПО. В противном случае, ограниченный функционал Excel негативно скажутся на качестве бюджетирования, а этот факт затормозит развитие бизнеса.

Что предлагает рынок ПО для автоматизации бюджетирования предприятия?

На рынке есть программы как от российских, так и от международных брендов. Они отличаются между собой ценой, наличием гарантии и послепродажного обслуживания, интерфейсом, возможностью импорта данных в другие автоматизированные учетные системы и комфортом для пользователя.

При выборе учитывайте не только эти нюансы, но отзывы покупателей и собственные потребности.

Специалисты CBS group помогут подобрать оптимальный вариант, позвоните нам и задайте интересующие вас вопросы: 8 (495) 636-27-69.

cbscg.ru

• 
  Как самостоятельно избавиться от депрессии
• 
  Адрес в пензе трудовой инспекции
• 
  Вопросы собеседование с руководителем
• 
  Доллар поднимется до 100
• 
  Эквайринг pos терминалы
• 
  Помощь в поиске инвестора
• 
  Нет денег на кредит что делать
• 
  Что нужно для оформления земли в собственность
• 
  Как анонимно пожаловаться в трудовую инспекцию
• 
  Ведение ип документации
• 
  Как кидают в москве с работой